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DG-000-2012
30 de abril del 2012
Señor
Antonio Ayales Esna
Ministro,
MINISTERIO DE HACIENDA
Estimado señor:
La Dirección General de servicio Civil (DGSC), como entidad rectora de la gestión
del empleo y de los recursos humanos regulados por el Régimen de Servicio Civil,
desde hace más tres lustros viene impulsando transformaciones sustanciales en la
manera de gestionar personas y puestos públicos.
En esta tesitura, ha venido promoviendo e implantando una cultura de planificación
estratégica y operativa sustentada en que, siendo ente rector para las instituciones
del Régimen de Servicio Civil (RSC), no le era posible seguir desempeñándose
bajo la óptica cortoplacista de la planificación institucional.
Si bien, desde finales de los años 90 y principios de los 2000, esta Dirección
General logró diseñar y poner en producción el Sistema Automatizado para
Reclutamiento y Selección (SAPRES), con el cual dio señales de su interés por
automatizar y hacer más eficientes todos sus procesos sustantivos, el lenguaje de
programación utilizado y la falta de experiencias en administración de proyectos
informáticos, provocó que, en un lapso de 4 o 5 años, aquél quedara obsoleto.
La atención a los múltiples incidentes que dicho sistema presentó, generó una
respuesta lenta o muy lenta a los usuarios, especialmente, a las Oficinas de
Gestión de Recursos Humanos (OGEREH) que debieron esperar hasta varios
meses para obtener respuestas precisas a los Pedimentos de Personal (P-10) y al
envío y solución de nóminas o ternas. Esta situación nos obligó a buscar opciones
de desarrollo de sistemas más integrales y amistosos, diseñados con lenguajes de
programación más modernos y adaptables a las diferentes necesidades de un
Régimen que está compuesto por cerca de 95.000 servidores o puestos. En
nuestra perspectiva ya se encontraba la idea de “migrar” los datos del SAPRES al,
entonces, hipotético, nuevo sistema de información.
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Estas preocupaciones ocupaban, casi siempre, mucho del tiempo de análisis y
discusión en los Consejos de Jefes y en las reuniones programadas por el Área de
Reclutamiento y Selección de Personal.
Así fue como llegamos a mayo del 2006, fecha de inicio de la Administración Arias
Sánchez, en la que decidimos incursionar y mantenernos en el más alto nivel de
desempeño esperable de una institución pública que, como la nuestra, deseaba
satisfacer las necesidades y aspiraciones de sus usuarios internos y externos,
incluidos las de la ciudadanía, sujeto a estándares de alta calidad.
Ese nivel lo marcó el Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010, en el cual
incorporamos 6 Metas estratégicas; dos de las cuales –desde la óptica política,
quizás las más importantes)-, fueron, a) diseño y puesta en producción del Sistema
de Gestión de Empleo y del Talento Humano (SAGETH) y b) Diseño e
implementación de la plataforma tecnológica para la impartición de actividades de
capacitación e-learning (a distancia).
Con el SAGETH, esta Dirección General quiso manifestarle al Equipo Político
gobernante, a los tomadores de decisiones del Estrato Gerencial del Régimen de
Servicio Civil, a los demás funcionarios de dicho Régimen y a la ciudadanía, su
intención, clara y firme, de reducir sustancialmente los tiempos de espera en los
procesos de concursos públicos, estudios de valoración y clasificación de puestos y
trámites de las Carreras Administrativa, Docente y Artística, de los servidores
públicos.
Por su parte, con la implementación de la plataforma e-learning, buscamos llevar
servicios de capacitación de alta calidad a la mayor cantidad de servidores públicos
del Régimen de Servicio Civil, sin inversiones onerosas ni el tradicional sacrificio de
tiempo que, para las instituciones, significa enviar a sus colaboradores a las
actividades de capacitación que se desarrollan lejos de sus centros de trabajo.
Estas dos Metas, a la par de una política sostenida de dotación de equipo
informático a todo el personal de la DGSC - desde esa fecha, adoptada por el
suscrito-, marcaron el inicio de una nueva forma de gestionar los recursos humanos
en el RSC.
Tanto ha sido nuestro empeño en aumentar la eficiencia administrativa que, en el
nuevo Plan Nacional de Desarrollo, incorporamos tres nuevas Metas Estratégicas,
todas bajo el supuesto de que la DGSC podrá seguir ofreciendo y brindando sus
servicios desde sistemas interoperables e interactivos, a sus distintos usuarios,
incluidos los Jerarcas políticos y técnicos, funcionarios de diversos niveles y a la
ciudadanía.
Una de las Metas aludidas es la que reza así: “Al 2014, al menos el 7.5% de los
servidores del Régimen de Servicio Civil cuentan con su respectivo
expediente electrónico.” Este proyecto es clave en el camino hacia la creación
de un sistema de estadísticas periódicas de empleo público.
En efecto, en el largo plazo, dicho proyecto permitiría que todos los empleados del
RSC cuenten con un expediente en el que, cada uno de los actos administrativos y
acciones propias de la relación de servicios con el Estado, queden debidamente
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registrados. Logrado esto, el sistema “pondría a interactuar” todos los expedientes
entre sí, específicamente en cuanto a las variables de interés estratégico para el
Gobierno y los diferentes tomadores de decisiones gerenciales del RSC. Del
referido sistema se extraería, entonces, la información relativa a variables como
ausentismo, sexo, edad y domicilio de los servidores públicos, flujo de vacantes por
clase de puesto y especialidad en tiempo real, costo efectivo de la planilla según
revaloraciones generales o ajustes técnicos de clases de puestos, entre otras
muchas, cuya oportunidad y precisión podrían incidir en decisiones cruciales de
carácter político, económico y administrativo, a nivel de todas las instancias del
Estado (especialmente, Gobierno Central).
Como puede observar, la sistematización de la información y documentación juega
un papel determinante en el futuro, tanto de esta institución, como de las
instituciones reguladas por el RSC en lo que a gestión de recursos humanos se
refiere.
Esta convicción, convertida en acciones concretas, ha calado profundamente, tanto
en la cultura institucional, como en las de las OGEREH, lo cual implica que ya no
podemos echar marcha atrás. Nuestros usuarios esperan servicios cada vez más
eficientes y la DGSC está comprometida a brindárselos.
ESTADISTICAS DEL CONCURSO DOCENTE 2012
Del lado de los usuarios externos al RSC, podemos traer a colación el concurso
docente PD-01-2012. En dicho concurso, finalizado el 23 de marzo de 2012, el
ciudadano realizó 43.149 ingresos a nuestro Sitio Web, concretándose 38427 citas
de oferentes (en realidad los ciudadanos ingresaron cerca de 113.000 veces pero,
aquí sólo se consigna un ingreso por cada inscripción en el concurso). Las tablas
N° 1 y N° 2, siguiente, revelan la magnitud del referido concurso y la importancia
que revisten hoy los sistemas de información para esta población (la más
numerosa del RSC), en virtud de que ya no es, siquiera, imaginable pensar en
convocarlos a hacer ofertas a diferentes sedes regionales, como se hacía, tan sólo,
unos 6 años antes, en que las filas podían extenderse por varios cientos de metros.
Tabla N° 1: ingresos al sistema, según tipo y cantidad de oferentes
TIPO DE OFERENTE
CANTIDAD
OFERENTES NUEVOS
13797
OFERENTES VIEJOS
29352
INGRESARON AL CONCURSO
43149
Tabla N° 2: Citas otorgadas, según tipo de oferente
TOTAL DE CITAS OTORGADAS
38427
CITAS OFERENTES NUEVOS
10896
CITAS OFERENTES VIEJOS
27531
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INCIDENCIA DEL REGIMEN DE SERVICIO CIVIL EN EL EMPLEO PUBLICO
COSTARRICENSE
En cuanto al proceso de migración de registros de personas calificadas del sistema
SAPRES (de las Carreras Administrativa y Artística) al Sistema SAGETH, los altos
volúmenes de datos reflejan la cantidad, cada vez mayor, de oferentes que siempre
se han presentado a ofrecer sus servicios a las instituciones del RSC.
Los últimos concursos, para llenar puestos de las citadas Carreras, constituyen un
claro manifiesto de que la ciudadanía percibe en las instituciones reguladas por el
RSC una “veta laboral” hacia donde canalizar sus necesidades de empleo en el
Sector Público. De hecho, ningún otro régimen de empleo público alcanza estos
volúmenes de oferentes ni de empleo, por cuanto, éste es el único sustentado en el
enfoque de la profesionalización de los sistemas de empleo público costarricense.
Podríamos decir que no es porque aquellos no puedan alcanzar un volumen
similar, o superior de oferentes y procesos de desarrollo de de la carrera, sino
porque, desde el punto de vista técnico, sus prácticas de recursos humanos distan
mucho de las que se implementan en nuestro Régimen, de donde se deriva que en
Costa Rica se ha llegado a considerar al Servicio Civil como el único Régimen de
Empleo público abierto, objetivo y transparente a través del cual los ciudadanos
confían en someterse a sistemas de reclutamiento y selección de personal justos y
equitativos, y de obtener calificaciones objetivas, al margen de intereses políticos,
favoritismos, clientelismos o juicios de valor que en otros regímenes, en mayor o
menor medida, sí tienen cierto grado de incidencia en las decisiones finales de
nombramiento de servidores.
Esta característica es la que justifica que, cada vez que la DGSC publica un
concurso, por más escasa que sea la cantidad de puestos vacantes en las
diferentes instituciones que conforman el RSC, miles de personas siempre llegan a
ofrecer sus servicios, lo cual hace que nuestro Régimen sea la “cabeza visible” del
empleo público costarricense y, por tanto, donde las grandes mayorías cifran sus
esperanzas de encontrar empleo.
Resulta, por tanto, evidente la gran importancia que tiene para el Estado y el
Gobierno, un Régimen de Servicio Civil técnica y administrativamente fuerte. Las
consecuencias que tienen sobre la gestión del empleo del RSC los defectos,
errores o imprecisiones cometidos, ya sea por la DGSC o las OGEREH, están a la
vista de quienes toman decisiones en el Estado, ya que pueden afectar a cientos, a
miles o a decenas de miles de funcionarios públicos o ciudadanos.
RELEVANCIA DE MANTENER LA SEGURIDAD DE LA INFORMACION ANTE
LA INCONSTANCIA DE LOS SERVICIOS ELECTRICOS.
Es en el mencionado contexto donde los errores no pueden dejarse a la
improvisación de los funcionarios decisores, mucho menos si estos obedecen a
factores externos a sus competencias y posibilidades, como sucede cuando,
durante los procesos de interactividad o interoperabilidad con los usuarios, los
sistemas informáticos sufren “caídas” debidas a descensos o incrementos súbitos o
apagones de corriente eléctrica que afectan todos los servicios informáticos.
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Específicamente, los altibajos de corriente o las suspensiones del fluido eléctrico muy frecuente en el sector de San Francisco de Dos Ríos, han causado (y lo
seguirán causando, de no aplicarse las medidas necesarias), muchas caídas,
parciales o totales, de nuestros sistemas, y daños en los equipos (algunos
irreparables), con efectos impredecibles para la seguridad de la información que se
archiva o transita por la red interna o por la red de Internet, varias de éstas de
nefastas consecuencias para los usuarios y, consecuentemente, para el Gobierno y
para quienes trabajamos en procurar que dichos servicios sean siempre eficientes;
es decir, los funcionarios de la DGSC y de las OGEREH.
Cabe mencionar que, mediante nuestro sistema SAGETH, por ejemplo, se brinda
servicios directos a las OGEREH de las instituciones del RSC por medio de los sub
módulos de pedimentos de personal y gestión de nóminas. Además, se cuenta con
varios servicios que dependen de la interacción de la aplicación SAGETH con el
sistema INTEGRA, localizado en el Ministerio de Hacienda. En otras palabras si,
por causa de la suspensión del fluido eléctrico, el sistema SAGETH deja de
funcionar, los usuarios de INTEGRA, que requieren información de aquél, también
verán interrumpidos sus servicios. En materia de recursos humanos, ambos
(SAGETH e INTEGRA), forman una unidad de servicios informáticos, de ahí la
relevancia de que, por encima de los comunes cortes eléctricos que se dan en el
sector, la DGSC pueda garantizar la continuidad de los servicios a través de su
herramienta SAGETH.
Del lado contrario, cuando el fluido se ha mantenido estable y los servicios de
reclutamiento y selección de personal (que son los que tienen mayor relación con
el ciudadano), se han ofrecido con la celeridad, puntualidad y precisión que
siempre exigen los usuarios, estos salen satisfechos de los servicios recibidos e,
incluso, manifiestan agradecimientos y frases de elogio hacia la DGSC y su
impacto en la gestión gubernamental es, obviamente, favorable.
En la óptica de la eficiencia y la eficacia y del buen gobierno, nuestras intenciones
por colocar a nuestros usuarios en el nivel superior de la estrategia institucional, no
serían factibles de mantener y fortalecer, si nuestros sistemas siguieran expuestos
a los vaivenes de los apagones y suspensiones del fluido eléctrico.
Así, disponer de soluciones efectivas y duraderas ante los comentados impactos,
es la única solución que esta Institución considera para salvar su responsabilidad
permanente con el buen servicio a sus usuarios y seguir brindando soporte efectivo
a la gobernabilidad democrática del país.
SISTEMAS INFORMÁTICOS VIGENTES VERSUS PROYECTOS SUSTANTIVOS
Y ADMINISTRATIVOS DE LA DGSC, EN APLICACIÓN:
En las siguientes tablas y comentarios (extraídos o deducidos del documento
denominado “Formulación, Planeación y Construcción de Data Center para la
Dirección General de Servicio Civil. Octubre 2011”, elaborado por el Área de
Desarrollo Estratégico), se muestran abundantes pruebas o indicios de que la
irregularidad de los servicios eléctricos en el sector de San Francisco de Dos Ríos,
seguirán siendo un factor desestabilizador y limitante de los servicios que presta la
DGSC a los jerarcas políticos y técnicos, a los otros funcionarios públicos y a la
ciudadanía, a través del reclutamiento y selección del personal idóneo, la
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capacitación e-learning (sin límites de ubicación geográfica de los servidores), la
estimación y aplicación precisa y oportuna de valoraciones y revaloraciones de
puestos y sus posibles impactos en la plantilla estatal, la preparación de
estadísticas fundamentales sobre el empleo público en el RSC, entre otras
funciones y actividades bajo su competencia.
En la tabla N° 3 se presenta una lista de los sistemas informáticos vigentes en la
DGSC, liderados por el SAGETH y SAPRES (de reiterada cita en este oficio).
Resaltamos, también, el Sitio Web de la DGSC, en virtud de que éste es el punto
de acceso de los ciudadanos a los concursos públicos y de las OGEREH para
hacer uso de la aplicación SAGETH y a otros servicios de interés y que,
igualmente, al suspenderse el fluido eléctrico, causa serios problemas de gestión a
la DGSC y a las OGEREH, y disgustos e incomodidades a los jerarcas públicos y a
los propios ciudadanos y funcionarios públicos, al no poder satisfacer sus
necesidades informativas o de tramitación de solicitudes.
Tabla N° 3: Sistemas informáticos de la DGSC
No.
Descripción
1
SAGETH
2
SAPRES
3
Sistema de Citas Médicas
4
Web Institucional
5
CompraRed
6
Sibinet
7
Registro Derechos de Autor
8
CISECI
9
INTEGRA
10
Control de Documentación
11
Gestión de Proyectos con Project Server
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E-learning
En la Tabla N° 4 se incluyen los proyectos sustantivos y administrativos de la
DGSC que se encuentran en desarrollo o en mantenimiento y que reflejan la clara
dependencia que tiene esta Institución de las herramientas informáticas para
brindar sus servicios a los usuarios internos y externos.
Tabla N° 4: Proyectos informáticos de la DGSC 2010-2014
No. Descripción
1
Sistema de Expediente Electrónico (EXELIN)
2
Plataforma de servicio y atención al cliente
3
Interfaces web SAGETH - INTEGRA (Salarios, Clasificación de puestos,
Reclutamiento y Selección)
4
Interfaces web SAGETH - TSE
5
Interfaces web SAGETH - Migración
6
Interfaces web SAGETH - Poder Judicial
7
Interfaces web SAGETH - INTEGRA2 (MEP)
8
Cursos de capacitación bajo modalidad E-learning (la meta es capacitar 2.5% de
funcionarios del RSC con dicha herramienta)
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Desarrollo Sistema Inventario Institucional
10
Desarrollo Sistema seguimiento Soporte Técnico
11
Rediseño Centro Información de Servicio Civil (CISECI)
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COSTES ECONOMICOS DE LOS CORTES DEL FLUIDO ELECTRICO
Pero las suspensiones del servicio eléctrico en la zona, no sólo causan trastornos
de gestión o insatisfacción en los usuarios.
También implican un costo
presupuestario muy alto para el Erario pues, al atrasarse los servicios, causan un
impacto en toda la cadena de valor de la gestión del empleo y de los recursos
humanos públicos. En la tabla N° 5 puede verse un resumen de los respectivos
costes-beneficios:
Tabla N° 5: Costes vs Beneficios
Descripción
Coste anual para la DGSC de no contar con fluido eléctrico.
Coste para las OGEREH de no usar SAGETH
Coste para la DGSC por recuperación después de un evento de fluido
eléctrico
Coste para la DGSC por recuperación después de un evento por mal
funcionamiento del aire acondicionado.
Coste (colones)
¢ 44.218.795
¢ 15.468.680
¢ 1.317.363
¢
846.876
En el acápite N° 4 del documento “Formulación, Planeación y Construcción de Data
Center para la Dirección General de Servicio Civil”, se pueden consultar estos y
otros datos relacionados con los costes por rubro, originados en por las averías o
suspensiones del fluido eléctrico. Es claro que el coste no depende de uno sino de
varios factores, todos asociados, directa o indirectamente, a dicho problema a nivel
del RSC, por lo que, entre más tiempo permanezcan apagados los equipos, mayor
incidencia tendrá en los costos del servicio.
EL DATA CENTER COMO SOLUCIÓN:
Sobre la base del impacto que la interrupción del servicio eléctrico tiene sobre la
imagen institucional y del gobierno, así como en los costes en el rubro de gastos no
personales y otros -y renunciando, por el momento, a modernizar nuestra
plataforma tecnológica (redes, equipo, software, etc.), la mayoría de la cual, según
el documento al que venimos aludiendo, se encuentra obsoleta-, vemos como
única solución la adquisición, vía presupuestos extraordinario u ordinario de la
República, de un Data Center, apropiado al volumen de servicios que hoy presta la
DGSC a los ciudadanos y a los funcionarios gerenciales, profesionales y de otros
niveles de la estructura jerárquica.
El Data Center, adicionaría un alto nivel de seguridad al procesamiento electrónico
de la información electrónica, ya que constituye un centro de datos, altamente
protegido de suspensiones del fluido eléctrico y alteraciones del voltaje (picos de
entrada de corriente eléctrica).
Conforme con nuestras necesidades, un centro de datos como éste debe incluir
una infraestructura básica de componentes redundantes, los cuales son
ligeramente menos susceptibles a interrupciones, tanto planeadas como no
planeadas (cuya clasificación en el lenguaje técnico, es la de un TIER II). Estos
data centers cuentan con piso falso, UPS y generadores eléctricos, pero están
conectados a una sola línea de distribución eléctrica. Su diseño es “lo necesario
más uno” (N+1), lo que significa que existe al menos un duplicado de cada
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componente de la infraestructura. La carga máxima de los sistemas en situaciones
críticas es del 100%. La tasa de disponibilidad máxima del data center es 99.749%
del tiempo.
Además, se garantiza que, aunque el fluido eléctrico falle, la institución siempre
contaría con un suministro de electricidad alterno, capaz de dotar a toda la
institución del fluido eléctrico necesario para dar continuidad a sus servicios
físicamente, en oficinas centrales o por medio de la web.
También, evitaríamos los daños que puedan suscitarse en los componentes de los
servidores ya que la regulación ambiental estaría administrada por un equipo
controlador de temperatura acorde con las exigencias del entorno y normas
internacionales.
Otro aspecto relevante que se estaría considerando con esta opción es la debida
atención a varios puntos de las Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las
Tecnologías de Información
Finalmente se inserta una información (Tablas N° 6 y N° 7) que, respectivamente,
resumen los costes de adquisición de un Data Center según los niveles de
seguridad que estos ofrecen y los costos y gastos generados por no disponer de un
data Center. En la tabla N° 6 aparecen dos opciones más (segunda y tercera) -no
comentadas anteriormente-, las cuales pueden consultarse, con más detalle, en el
documento anexo a este oficio. Se trata de la opción 2 y 3 referentes a
administración de nuestros servicios bajo la modalidad - computación en la nube la cual, estaríamos descartando si fuere posible disponer del presupuesto para
adquirir la opción N° 1. Es importante acotar que si las opciones 2 y 3 no fueran
descartadas, las mismas contemplan la opción de computación en la nube como
una alternativa de sitio alterno para los servicios de esta Dirección General, siendo
importante siempre contar con la construcción del Data Center, tal y como se
menciona en el documento anexo.
Paralelo a las opciones del Data Center y computación en la nube, resulta
importante que la DGSC pueda actualizar su infraestructura tecnológica. La gran
limitante que tiene la institución es la grave situación fiscal que atraviesa el país y
que nos impide adquirir equipo de cómputo; de ahí que sea importante buscar
opciones que puedan solventar dicha problemática lo antes posible, debido a que
nuestros equipos están en un punto de caducidad de su vida útil y en este
momento resulta difícil localizar repuestos para sus eventuales reparaciones, lo que
pone en riesgo cualquier proyecto informático en marcha en la institución.
Para solucionar la pronta caducidad de equipamiento alojado en el Centro de Datos
de la Unidad de Tecnologías de Infocomunicación, ofrecemos dos alternativas de
compra: adquisición de tecnología blade o adquisición de tecnología SAN.
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Tabla N° 6: Resumen de opciones de inversión de Data Center (colones)
OPCION DE INVERSION
MONTO
INVERSION DATA CENTER OPCION 1
61.200.000
INVERSION DATA CENTER OPCION 2
COSTO MENSUAL
INVERSION DATA CENTER OPCION 3
COSTO MENSUAL
TECNOLOGÍA SAN
TECNOLOGÍA BLADE
77.472.000
7.408.200
80.472.000
10.039.200
113.000.000
60.000.000
Nota: Para las opciones 2 y 3 es necesaria obligatoriamente contar con la opción 1 ya que si esto no se cumple y sucede
alguna situación fortuita en las instalaciones de la DGSC no podemos comunicarnos con la empresa hosteadora que nos
brinda el servicio de computación en la nube. Además el análisis coste-beneficio realizado demuestra que la DGSC, pese a
realizar un desembolso inicial importante logra obtener beneficios como, el mejoramiento de la imagen institucional,
disminución del riesgo en los componentes de hardware de los equipos institucionales alojados en el centro de datos actual
como en los equipos de escritorio con que cuentan los funcionarios institucionales, no interrumpir la ejecución de los web
services consumidos por INTEGRA 2 y los que hemos de requerir próximamente de ellos y, por último, evitaríamos que el
MEP no pueda proceder con los nombramientos de forma “on line”.
Tabla N° 7: Resumen de costos y gastos generados por no contar con data center
(colones)
INCIDENTES
MONTO
CAIDA DEL FLUIDO ELÉCTRICO - DGSC
CAIDA DEL FLUIDO ELÉCTRICO - OGEREH
44.218.795
15.468.680
RECUPERAR DESPUES DE CAIDA FLUIDO ELECTRICO - DGSC 1.317.363
RECUPERAR DESPUES DE CAIDA FLUIDO
ELECTRICO AIRES ACONDICIONADOS DGSC
846.876
TOTAL GENERAL (COLONES)
61.851.714
Esperando que la información suministrada satisfaga las exigencias técnicas para
justificar la incorporación, en el presupuesto extraordinario de año 2012 o en el
Ordinario del 2013, de una cifra que le permita a esta Dirección General adquirir
un Data Center apropiado a sus necesidades del servicio, suscribe de usted,
Atentamente,
José Joaquín Arguedas Herrera
DIRECTOR GENERAL
C:
Señora Maricela Tapia Gutiérrez, Subdirectora General de Servicio Civil.
Señor Oscar Sánchez Chaves, Director Area de Desarrollo Estratégico, DGSC.
Señor Arnoldo Zambrano Madrigal, Coordinador Unidad Tecnologías de Infocomunicación,
Area Desarrollo Estratégico, DGSC.
Anexo: Formulación, Planeación y Construcción de Data Center para la Dirección General de
Servicio Civil.
JJAH/OSCh