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INFORME DE AUDITORÍA
CORPORACIÓN PARA EL DESARROLLO SOSTENIBLE DEL ARCHIPIÉLAGO
DE SAN ANDRES, PROVIDENCIA Y SANTA CATALINA ISLAS – CORALINA
PROYECTO: ADMINISTRACIÓN FONDO DE COMPENSACIÓN AMBIENTAL
PROTECCIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS RECURSOS DE LA
BIODIVERSIDAD Y DE LOS ECOSISTEMAS ESTRATÉGICOS DENTRO DE LA
RESERVA DE BIOSFERA SEAFLOWER
VIGENCIA 2011
CGR-CDMA – No. 008
Junio de 2012
CORPORACIÓN PARA EL DESARROLLO SOSTENIBLE DEL ARCHIPIÉLAGO
DE SAN ANDRES, PROVIDENCIA Y SANTA CATALINA ISLAS – CORALINA
PROYECTO: ADMINISTRACIÓN FONDO DE COMPENSACIÓN AMBIENTAL
PROTECCIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS RECURSOS DE LA
BIODIVERSIDAD Y DE LOS ECOSISTEMAS ESTRATÉGICOS DENTRO DE LA
RESERVA DE BIOSFERA SEAFLOWER
Contralor Delegado para el Medio Ambiente
Jorge Enrique Cruz Feliciano
Director de Vigilancia Fiscal
Mauricio Alberto Peñarete Ortiz
Supervisor
Julieta Arias González
Responsable de auditoría
Juan Felipe Zapata Álvarez
Equipo de Auditores:
Líder de Auditoría
Georlett Sofía Gordon Ramos
Integrantes del Equipo Auditor
Luis Carlos Lamadrid Molina
Olga Sánchez Alava
(Apoyo Técnico)
TABLA DE CONTENIDO
Página
1. CARTA DE CONCLUSIONES
5
2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
6
2.1
7
GESTIÓN Y RESULTADOS
2.1.1. Gestión
7
2.1.1.1 Análisis Indicadores de Desempeño
7
2.1.1.2 Ejecución Presupuestal
9
2.1.2. Resultados
14
2.1.2.1 Ejecución de Metas y Actividades
14
2.1.2.2 Seguimiento funciones de Advertencia
20
2.1.3 Legalidad
2.1.3.1 Proceso de Contratación
23
23
2.1.4 Financiero
32
2.1.4.1 Administración de los Recursos
32
2.1.5 Sistema de Control Interno
41
Doctora
ELIZABETH TAYLOR JAY
Directora de la Corporación para el Desarrollo
Sostenible del Archipiélago de San Andrés,
Providencia y Santa Catalina
CORALINA
San Andrés Islas
La Contraloría General de la República, con fundamento en las facultades
otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría a la
Corporación para el Desarrollo Sostenible del Archipiélago de San Andrés,
Providencia y Santa Catalina – CORALINA, Proyecto de Inversión “Protección y
conservación de los recursos de la biodiversidad y de los ecosistemas estratégicos
dentro de la reserva de biosfera Seaflower”, a través de la evaluación de los
principios de la gestión fiscal: economía, eficiencia, eficacia y valoración de los
costos ambientales con que administró los recursos puestos a su disposición y los
resultados de su gestión en las áreas, actividades o procesos examinados.
La auditoría incluyó la comprobación de que las operaciones financieras,
administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales,
estatutarias y de procedimientos aplicables.
Es responsabilidad de la administración el contenido de la información
suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría General de la República;
La responsabilidad de la Contraloría General de la República consiste en producir
un informe integral que contenga el concepto sobre el examen practicado.
La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental
colombianas (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditoría –
(NIA´s) y con políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría
General de la República. Tales normas requieren que se planifique y efectúe la
auditoría para obtener una seguridad razonable para fundamentar nuestro informe.
La auditoría a que se refiere el presente informe tuvo el siguiente alcance:
Evaluar la gestión adelantada por la Corporación en la ejecución de recursos del
proyecto “Administración fondo de compensación Ambiental Protección y
Conservación de los Recursos de la Biodiversidad y de los Ecosistemas
Estratégicos dentro de la Reserva de Biosfera Seaflower”, así como la
confiabilidad de los mecanismos de Control Interno implementados por el sujeto
de control sobre los procesos a evaluar y el seguimiento a las funciones de
advertencia emitidas por la CGR, referentes al manejo de los recursos de ola
invernal, incendios forestales y encargos y nombramientos de personal.
En el trabajo de auditoría no se presentaron limitaciones que afectaran el alcance
de nuestra auditoría.
Los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la entidad dentro del
desarrollo de la auditoría
1.1
CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS DE EFECTUADO
La Contraloría General de la República como resultado de la auditoría adelantada,
conceptúa que la gestión en el proyecto auditado, es DESFAVORABLE, debido a
una calificación ponderada de 78 puntos, por cuanto no cumple con los principios
evaluados (economía, eficiencia, eficacia y valoración de los costos ambientales).
 Evaluación de la Gestión y Resultados
El proyecto de auditado contempla actividades recurrentes de la entidad, ya que
constituyen actividades misionales de gran importancia, como lo es la
conservación de la biodiversidad, manejo de áreas protegidas y monitoreo del
borde costero, entre otros. La ejecución de las metas presenta resultados positivos
frente a los indicadores de desempeño y actividades establecidas en el proyecto,
sin embargo, se evidencian falencias en su ejecución como son:
Debilidades en el proceso de contratación, en lo que concierne a la revisión de los
documentos requeridos en la etapa pre contractual, así como en la formulación de
la necesidad de la contratación en los estudios previos y las labores de
supervisión de los documentos soportes para el pago.
Falta de efectividad en los mecanismos de control interno aplicados a la ejecución
presupuestal de los recursos del proyecto, ya que se evidencia de manera
recurrente el pago de obligaciones, cuyo objeto no guarda relación con las metas y
actividades del proyecto.
 Gestión Financiera
La administración de los recursos, presenta algunas debilidades derivadas de la
falta de efectividad de los mecanismos de control interno implementados como
son:
No se realizan oportunamente los ajustes derivados de las conciliaciones
bancarias.
Se suscriben contratos de adquisición de bienes y servicios, cuya ejecución pasa
de una vigencia a otra, al considerar que constituyen reservas presupuestales.
Se asume con cargo a los recursos del proyecto, algunas obligaciones de las
cuales no se observa su relación con el mismo.
Se presentan imputaciones presupuestales que no corresponden al concepto del
gasto.
1.2
RELACIÓN DE HALLAZGOS
En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron ocho (8) hallazgos
administrativos, de los cuales cinco (5) corresponde a hallazgo con presunto
alcance disciplinario, dos (2) a hallazgos con presunta incidencia penal, los cuales
serán trasladados ante la autoridad competente, ninguno de los hallazgos
presenta alcance fiscal.
1.3 PLAN DE MEJORAMIENTO
La entidad debe presentar un Plan de Mejoramiento con acciones y metas, que
permitan solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor y que
se describen en el presente informe.
El Plan de Mejoramiento debe ser reportado a través del Sistema de Rendición de
Cuentas e Informes – SIRECI a la Gerencia departamental de San Andrés, dentro
de los 15 días hábiles siguientes al recibo del informe, de conformidad con la guía
de Auditoria. Sobre dicho plan, la Contraloría General de la República no emitirá
pronunciamiento de coherencia e integridad.
Bogotá, D. C,
JORGE ENRIQUE CRUZ FELICIANO
Contralor Delegado Sector Medio Ambiente
DVF: Mauricio Alberto Peñarete Ortiz
Supervisor: Julieta Arias González
2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
2.1 EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS
La evaluación de la gestión y resultados se fundamenta en los sistemas de control
de: Gestión, Resultados, Legalidad y Control Interno; evaluados con base en la
metodología prevista en la Guía de auditoría, cuyo resultado arroja una calificación
ponderada de 78, que la ubica bajo el concepto de DESFAVORABLE.
2.1.1. Gestión
Este componente presenta una calificación de 78, que corresponde a un concepto
Desfavorable, ya que no obstante el nivel de cobertura y el resultado de los
indicadores de desempeño, se observaron falencias en el manejo presupuestal y
bancario de los recursos, como se detalla en los hallazgos relacionados en cada
una de las actividades evaluadas.
2.1.1.1
Análisis Indicadores de desempeño
En el siguiente cuadro se describen los principales resultados a 31 de diciembre
de 2011, de algunos indicadores de gestión formulados en la ficha técnica del
proyecto. Es de anotar, que la ejecución del proyecto fue ampliada hasta junio/12,
razón por la cual a la fecha aún se encuentran en ejecución algunas actividades.
Tabla No. 1
Análisis indicadores de desempeño
META
Meta 1
Avance 60%
INDICADORES DE GESTIÓN
Número de acciones y programas
desarrollados en el marco de la
implementación del plan de manejo y de
sostenibilidad financiera del Parque
Natural Regional Johnny Cay.
Número de plan de manejo del Parque
Natural Regional The Peak, formulado.
Número documento evaluativo sobre la
implementación de los programas,
estrategia y acciones en el marco del
Plan de Ordenamiento de los manglares
en la isla de San Andrés y Providencia.
PRINCIPALES RESULTADOS
5 programas desarrollados: Monitoreo de flora y macro
fauna (aves, reptiles, moluscos, crustáceos) de la parte
emergida del Parque Regional Johnny Cay, capacitación
en Manipulación de Alimentos a 37 prestadores de
servicios del Parque e instalación de un sistema de
tratamiento de aguas residuales.
Un plan formulado, pendiente de adopción. El plan de
manejo es una guía técnica para la conservación,
protección, uso y manejo del área definida y se
constituye en una importante herramienta de
planificación.
Un documento evaluativo.
Documento final sobre Ordenamiento de Manglares de
Acuerdo con la solicitud del MADS. En la visita al Parque
Natural Regional Old Point, se observó un bosque de
Manglar recuperado, según lo reportado por los técnicos,
debido a la modificación de las condiciones
fisicoquímicas de las aguas, lo que a su vez genera una
reactivación de los beneficios eco sistémicos que brinda,
como anidación de aves, presencia de peces que habían
disminuido, moluscos en las raíces del mangle y en
general un ecosistema conservado.
Número
de
acciones
específicas
continuadas de las Áreas Marinas
Protegidas Seaflower.
Meta 2
Avance:
Tres
(3)
especies
invasoras y
exóticas con
estrategia
de control
Número de acciones desarrollada de
control y erradicación de las especies
invasoras "María Mulata, Lobo Pollero y
Pez León" en la Islas de San Andrés,
Providencia y Santa Catalina.
Número de proyectos demostrativos para
el aprovechamiento y uso del Pez León
dentro de la Reserva de Biosfera
Seaflower, diseñados y desarrollados.
Meta 3:
Dos
(2)
programas
para
la
recuperació
n
de
especies
amenazada
s,
vulnerables
y claves con
acciones
Número de acciones desarrolladas y
consolidada sobre los mecanismos
económicos y financiero como piloto para
la conservación y uso sostenible del
Cangrejo Negro en la Reserva de
Biosfera Seaflower.
Meta 4
Avance:
Cinco
(5)
documentos
e informes
técnico
Número de proyectos de recuperación,
conservación y uso sostenible del caracol
pala en la Reserva de Biosfera Seaflower
continuado.
Desarrollar actividades de recuperación e
implementar estrategias de conservación
de la vegetación de borde costero como
medida para disminuir los procesos
erosivos en las zonas costeras de la isla
de San Andrés
Número de especies de flora y fauna
borde costero monitoreados en el borde
costera en las islas de San Andrés y
Providencia haciendo, dando énfasis en
los objetos de conservación identificados.
Número de especies de flora y fauna
monitoreado en la porción emergida de
bolívar y Alburquerque y complementar
la caracterización de macrofauna en los
cayos del norte.
Fuente: Informes de gestión del proyecto.
Tres (3) acciones continuadas y en implementación
(actividades de control y vigilancia; instalación de boyas
de demarcación en el complejo arrecifal de Bolívar; firma
de 5 convenios interinstitucionales para adelantar
acciones de: manejo adaptativo, monitoreo biofísico,
control y vigilancia, en el marco de otros proyectos de la
Corporación.
Entre mayo y diciembre de 2011, se eliminaron 380
María mulatas, 681 lobos polleros y 407 individuos pez
león durante las actividades de monitoreo de los
ecosistemas marinos en los últimos 6 meses.
Un proyecto diseñado y desarrollado.
Se trabaja de manera conjunta con de MAVDT,
INVEMAR, PNN y CORALINA en la formulación del plan
de acción nacional para el manejo del pez león en el
Caribe colombiano.
Una acción
A través del contrato servicios No. 230 de 2011 Se
elaboró el documento denominado “la actividad de la
captura y mejores prácticas de manufactura del cangrejo
negro (gecarcinus ruricola) en la isla de san Andrés,
reserva de biósfera seaflower”.
Un proyecto
Convenio 027/11 suscrito con el Departamento y la
Universidad Nacional, donde uno de sus objetivos es
determinar abundancia y distribución de caracol pala,
incluyendo evaluación de Calidad de hábitat.
Acciones conjuntas con la Secretaria de Agricultura para
la recolección de juveniles y adultos de caracol pala en
Serrana para proceso de repoblamiento de la especie en
el complejo arrecifal de Providencia
Dos programas de reforestación vegetal en borde costero
en implementación
25 especies de especies de flora y fauna de borde
costero monitoreados. Se realizó el primer registro para
un país Sur Americano, primero para Colombia y para la
Reserva de Biosfera Seaflower de la especie Aristolochia
pentandra
Cuatro (4) especies de flora y fauna monitoreados.
De lo anterior, se observa que la entidad ha ejecutado cada una de las metas y
actividades previstas en el proyecto, evidenciando un desempeño positivo a la
fecha de la presente auditoria.
2.1.1.2
Ejecución presupuestal
El Proyecto auditado fue aprobado por $483.966 miles, de los cuales a 31 de
diciembre de 2011, se ejecutó la suma $464.781miles, que corresponde al 96.04%
del presupuesto aprobado. De los compromisos adquiridos se realizaron pagos
por $127.758 miles, presentado una ejecución del 27.5%.
De otra parte, al cierre de la vigencia se constituyeron Cuentas por Pagar por
$87.201miles y Reservas Presupuestales por $249.822 miles, de las cuales se
han cancelado con corte a abril de 2012, el 97.6% y 48% respectivamente. El bajo
nivel de pago de las Reservas Presupuestales, se debe a que corresponden en
gran parte, a contratos de prestación de servicios que aún se encuentran en
ejecución.
Hallazgos
Hallazgo 1. Anualidad
El principio de Anualidad del Sistema Presupuestal, señala que el año fiscal
comienza el 1° de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Así mismo el
Artículo 3 del Decreto 4836/11, señala que para pactar la recepción de bienes y
servicios en vigencias siguientes a la de la celebración del compromiso, se debe
contar previamente con una autorización por parte del CONFIS o de quien este
delegue, de acuerdo con lo establecido en la ley, para asumir obligaciones con
cargo a presupuestos de vigencias futuras. Para tal efecto previo a la expedición
de los actos administrativos de apertura del proceso de selección del contratista
en los que se evidencie la provisión de bienes o servicios que superen el 31 de
diciembre de la respectiva vigencia fiscal, deberán contar con dicha autorización.
De otra parte, el Ministerio de Hacienda a través del documento “Aspectos
Generales del Proceso Presupuestal Colombiano” numeral 3.8 Constitución de
Reservas Presupuestales y en diversas asesorías1, enfatiza que los recursos
apropiados en cada vigencia deben ejecutarse al 31 de diciembre y que las
reservas solo son el resultado de un hecho de fuerza mayor que obligue su
constitución, que debe ser explicado por la entidad. Cada peso que se deje en
reserva debe justificarse.
1
Asesorías a entes territoriales basadas en el ordenamiento constitucional y Nacional (Estatuto Orgánico de
Presupuesto) Asesoría No. 024142-09 del 25 de agosto de 2009. Concepto reiterado mediante la asesoría No.
2-2011-030850 del 22 de septiembre de 2011.
No obstante lo anterior, analizada la constitución de reservas presupuestales a 31
de diciembre de 2011, se evidenció de manera recurrente, el pago de contratos
suscritos en dicha vigencia, pero que la recepción de los bienes y servicios se ha
dado en la vigencia 2012, debido a que son contratos cuyo plazo de ejecución
sobre pasa de una vigencia a otra, lo cual contraviene el principio de anualidad y
las normas sobre afectación de vigencias futuras, generando una inadecuada
constitución de reservas presupuestales. Esta situación se presenta al parecer por
la interpretación que la entidad le ha dado al concepto de Reservas
presupuestales.
La entidad en su respuesta señala:
“Si bien es cierto, la vigencia fiscal va de Enero 1 a Diciembre 31, el Decreto 4836
de Diciembre 21 de 2011, establece en el artículos 6 sobre las Reservas
presupuestales y cuentas por pagar lo siguiente: “A través del Sistema Integrado
de Información Financiera SIIF Nación, se definirán cada vigencia y con corte a 31
de diciembre de la vigencia fiscal anterior, las reservas presupuestales y cuentas
por pagar de cada una de las secciones del Presupuesto General de la Nación”.
Igualmente el artículo 7° prevé que: “A más tardar el 20 de enero de cada año, los
órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación constituirán las
reservas presupuestales y cuentas por pagar de la respectiva sección
presupuestal correspondientes a la vigencia fiscal anterior, de conformidad con los
saldos registrados a 31 de diciembre a través del Sistema Integrado de
Información Financiera SIIF Nación”.
De otra parte, la Corte Constitucional en sentencia C-502 de 1993 concluyó que:
“las reservas de apropiación y las reservas de Caja permiten que los gastos
previstos en el Presupuesto para el año respectivo, se ejecuten, así ello ocurra
después del 31 de diciembre. No se está, se repite, vulnerando el principio de la
anualidad, pues de todos modos los gastos a los cuales corresponden las
reservas, se hacen con cargo al mismo presupuesto en el cual estaban incluidos”.
Con respecto a lo determinado en la Ley 819 de 2003, para muchos tratadistas es
claro que dicha ley no derogó ni tácita ni expresamente el régimen de reservas de
la ley 225 de 1995 y por tanto cuando se presenta la circunstancia allí descrita de
encontrarse a 31 de diciembre un compromiso perfeccionado, sin que se haya
recibido a satisfacción los bienes, servicios u obras, se deberá constituir la
correspondiente reserva presupuestal.
Ahora bien, con respecto al artículo 3 del decreto 4836/11, este hace referencia a
la solicitud de autorización ante el CONFIS para afectar recursos de vigencias
futuras, más no para modificar los compromisos legalmente constituidos a 31 de
diciembre. Teniendo en cuenta lo anterior, es claro para la entidad que los órganos
que conforman el Presupuesto General de la Nación pueden constituir reservas de
apropiación, las cuales a 31 de diciembre del año siguiente deben estar
canceladas”.
Analizada la respuesta de la entidad, se concluye que esta no desvirtúa el
hallazgo, toda vez que éste no se refiere a la legalidad de constituir reservas
presupuestales, sino al concepto de dicha figura, que como lo mencionan las
normas citadas y reiteradas por el Ministerio de Hacienda en diversas asesorías,
enfatiza que los recursos apropiados en cada vigencia deben ejecutarse al 31 de
diciembre y que las reservas solo son el resultado de un hecho de fuerza mayor
que obligue su constitución, que debe ser explicado por la entidad.
Hallazgo 2. Imputación presupuestal (D)
El artículo 18 del Acuerdo 4/10 – Manejo Presupuestal y Contable, señala que la
ejecución presupuestal y la contabilidad de los recursos del Fondo de
Compensación Ambiental se regirán por las normas establecidas por el Gobierno
Nacional y por el Plan General de Contabilidad Pública.
Se evidencia el registro de algunos contratos con cargo a rubros presupuestales
que no corresponden al objeto de los mismos, lo cual denota debilidades en la
expedición de los CDP y afecta la adecuada ejecución presupuestal de los
recursos del proyecto. Estos son
 Contrato 173 de Nov. 16/11. Cuyo objeto es la adquisición de equipos de
cómputo, se registra un valor de $4.200 miles con cargo al rubro
2012BIOR16 – Insumos y materiales, cuyo concepto presupuestal no
corresponde a la naturaleza de los bienes adquiridos (equipos de cómputo,
televisor e impresoras).
La entidad en su respuesta señala lo siguiente:
“En relación con esta observación, y atendiendo que dentro de los procesos de
contratación de equipos de cómputo, accesorios, tintas etc., se proyectan procesos
simultáneos de las compras globales de la entidad y los recursos provienen de
certificados de disponibilidad presupuestal que se generan de cada uno de los
proyectos que se están ejecutando. Al parecer, al solicitar las respectivas
contrataciones (equipos e insumos para los equipos de cómputo) se presentó una
confusión en la distribución de las certificaciones, generándose el lamentable error
presentado, que se constituye en un hecho aislado, frente a la cual la entidad
reforzará los mecanismos de control”.
 El contrato de prestación de servicios profesionales No. 131 de septiembre
7/11, mediante el cual se contrató un Biólogo, fue amparado
presupuestalmente bajo dos rubros: 1024BIOR16 – Mano de obra calificada
y 1023BIOR16 – mano de obra No calificada.
La entidad en su respuesta señala lo siguiente:
“Los compromisos establecidos para la contratación de la profesional se hicieron
conforme las obligaciones establecidas por la entidad con el Fondo de
Compensación Ambiental –FCA-, para quienes existe un solo rubro global de
mano de obra. A criterio de la entidad se viene haciendo una discriminación entre
mano de obra calificada y no calificada, en algún momento se optó por este
mecanismo con el fin de facilitar la distribución de los recursos para las
contrataciones del personal, aspecto que terminó en la confusión detectada por el
ente de control, pero como se dijo anteriormente, en nada altera los compromisos
de ejecución de los recursos del FCA. Como correctivo la entidad unificará los
diferentes tipos de rubros que utilizan los proyectos, con el fin de facilitar el manejo
financiero y administrativo de los mismos”.
 Contrato 028/11. Cuyo objeto es la contratación de servicios profesionales
de una Bióloga Marina, se registra bajo el rubro 1023BIOR16 – Mano de
Obra no calificada.
La entidad en su respuesta señala lo siguiente:
“Los compromisos establecidos para la contratación de la profesional se hicieron
conforme las obligaciones establecidas por la entidad con el Fondo de
Compensación Ambiental –FCA-, para quienes existe un solo rubro global de
mano de obra. A criterio de la entidad se viene haciendo una discriminación entre
mano de obra calificada y no calificada, en algún momento se optó por este
mecanismo con el fin de facilitar la distribución de los recursos para las
contrataciones del personal, aspecto que terminó en la confusión detectada por el
ente de control, pero como se dijo anteriormente, en nada altera los compromisos
de ejecución de los recursos del FCA. Como correctivo la entidad unificará los
diferentes tipos de rubros que utilizan los proyectos, con el fin de facilitar el manejo
financiero y administrativo de los mismos”.
 Contrato 105 de agosto 1/11. Cuyo objeto es la prestación de servicios
profesionales como abogado, fue adicionado mediante CDP 844 bajo el
rubro 1023BIOR16 – Mano de obra no calificada
La entidad en su respuesta señala lo siguiente:
“Para el proyecto se fijó la prestación de servicio de un abogado para desarrollar
actividades que incluye el proceso de implementación de los planes de manejo de
los Parques Regional Naturales The Peak, Old Point y Johnny Cay. Entre las
obligaciones pactadas con el contratista, se resaltan los numerales 5, 6 y 7, que se
refieren a participar en las reuniones de coordinación de actividades del equipo de
trabajo del proyecto, proyectar con base a los insumos técnicos que suministre la
Subdirección de Costas y Mares, los actos administrativos por medio de los cuales
se adoptan los planes de manejo ambiental de los parques regionales, The Peak,
Old Point y Johnny Cay, en el marco de la Decreto 2372 de 2010, en el cual se
obliga la homologación de las áreas protegidas en el Archipiélago.
En conclusión y como se puede notar de la descripción de las actividades, es claro
que las mismas si estaban enmarcadas dentro del proyecto Protección y
Conservación de los recursos de la Biodiversidad y de los ecosistemas
estratégicos dentro de la “Reserva de Biosfera seaflower”.
 Contrato 127 de septiembre 5/11. Cuyo objeto es prestación de servicios de
apoyo administrativo y financiero, se registra con cargo a dos rubros:
1024BIOR16 – Mano de obra calificada y 1023BIOR16 Mano de obra no
calificada.
La entidad en su respuesta señala lo siguiente:
"El rubro presupuestal para la contratación de servicios técnicos, por lo general se
hace bajo del rubro de mano de obra calificada y mano de obra no calificada. Los
apoyos administrativos se contratan bajo el rubro de mano de obra calificada y se
enmarca igualmente en la mano de obra no calificada, ya que los servicios que
prestan no requieren un alto grado de calificación para cumplir con sus objetos
contractuales”.
 Contrato 217 de Dic. 27/11. Cuyo objeto es la realización de obras
constructivas para la implementación de un sistema de cerramiento, se
registra bajo el rubro 2012BIOR16 Insumos y materiales.
La imputación inadecuada de los rubros presupuestales precitados, podría generar
un presunto hallazgo con incidencia disciplinaria, acorde con los deberes del
servidor público, señalados en el artículo 34 de la Ley 734/00.
La entidad en su respuesta señala lo siguiente:
“Dentro del objeto contratado, así como las actividades a desarrollar por parte del
contratista no implican la construcción de una obra en concreto propiamente dicho,
sino por el contrario, es una intervención de tipo blanda, donde de manera primaria
consiste en el cerramiento de una zonas previamente definidas, para lo cual, un
componente muy alto dentro del objeto contractual, consistía en la adquisición de
una serie de insumos necesarios e indispensables para la consecución de dicho
objeto”.
2.1.2. Resultados
Este componente presenta una calificación de 92, que corresponde a un concepto
Favorable, derivado principalmente del nivel de cumplimiento de las metas del
proyecto y su coherencia con los objetivos misionales y el Plan Nacional de
Desarrollo.
2.1.2.1
Ejecución de Metas y Actividades
La ejecución del proyecto “Protección y conservación de los recursos de la
biodiversidad y de los ecosistemas estratégicos dentro de la reserva de biosfera
Seaflower“, es de gran impacto para la gestión de la entidad, ya que las
actividades adelantadas son recurrentes y se orientan al cumplimiento de la misión
de la Corporación, razón por la cual el proyecto se adelanta año tras año desde el
2005.
Para su financiación se cuenta con varias fuentes, entre ellas la asignación de
recursos del Fondo de Compensación Ambiental, que para el 2011 aportó la suma
de $483.966 miles, el Presupuesto General de la Nación, recursos propios y
recursos de donaciones internacionales. Adicionalmente con la implementación
del Plan de Manejo y de Sostenibilidad Financiera del Parque Natural Regional
Johnny Cay, este cuenta con recursos propios para garantizar su sostenibilidad en
el mediano y largo plazo, a través del cobro de la tarifa ecológica por el ingreso al
parque.
El análisis realizado al proyecto auditado permite determinar que su formulación y
los productos de las actividades propuestas, se encuentran orientados a generar
conocimiento del estado de los componentes de los ecosistemas que conforman la
Reserva, lo que genera insumos y lineamientos para establecer prioridades en el
seguimiento, monitoreo y manejo integrado los diferentes ecosistemas que la
integran de tal forma que redunden en la formulación de políticas de manejo,
conservación y recuperación de la biodiversidad en la Reserva de Biosfera
Seaflower.
En términos generales la ejecución del proyecto contempla las siguientes
acciones:
Tabla No. 2
Metas y Actividades del Proyecto
META
ACTIVIDADES
Desarrollar acciones y programas en el marco de la implementación del plan de
manejo y de sostenibilidad financiera del Parque Natural Regional Johnny Cay.
Continuar con las acciones para la protección y conservación de los ecosistemas
mangláricos y asociados al Parque Natural Regional Old Point e incorporar el
Implementar planes y
programas que conlleven plan de sostenibilidad financiera del parque dentro del esquema general de
financiamiento de las áreas protegidas del Archipiélago.
a los objetivos de
Realizar actividades de educación y sensibilización sobre el uso sostenible y
conservación,
conservación en el Parque Natural Regional The Peak en la Isla de Providencia,
recuperación y uso
sostenible de los recursos zona de núcleo de la Reserva de Biosfera Seaflower.
naturales y ecosistemas Diseñar de forma participativa el plan de manejo y buscar mecanismos de
presentes en las áreas
manejo en nuevas áreas del Parque Natural Regional The peak.
protegidas de la Reserva Desarrollar y evaluar la implementación de los programas, estrategia y acciones
de Biosfera Seaflower.
s en el marco del Plan de Ordenamiento de los manglares en la isla de San
Andrés y Providencia.
Continuar con algunas acciones específicas de implementación de las Áreas
Marinas Protegidas Seaflower.
Ejecutar acciones de control de las especies introducidas "María Mulata", "Lobo
Pollero" y "pez león" en las Islas de San Andrés, Providencia y Santa Catalina.
Implementar programas Implementar acciones integrales para el control y manejo de la especie invasora
de prevención y control de marina "pez león" en la Reserva de Biosfera Seaflower.
especies introducidas e
Realizar un diagnóstico y proponer estrategias y acciones de control sobre las
invasoras dentro de la
nuevas especies de fauna introducidas y que amenazan la biodiversidad en la
Reserva de Biosfera
Reserva de Biosfera Seaflower.
Seaflower.
Realizar campañas educativas para la prevención de introducción de especies de
flora y fauna, y la promoción para el manejo de especies locales de de flora y
fauna.
Desarrollar y consolidar acciones sobre los mecanismos económicos y financiero
como piloto para la conservación y uso sostenible del Cangrejo Negro en la
Reserva de Biosfera Seaflower.
Desarrollada acciones de Continuar con los proyectos de recuperación, conservación y uso sostenible del
prevención, recuperación caracol pala en la Reserva de Biosfera Seaflower
Continuar con la participación de CORALINA en el marco de la formulación e
y protección de áreas
asociadas a ecosistemas implementación de las políticas pesqueras que afecten el AMP Seaflower.
Formular medidas administrativas y de control para la conservación, protección y
estratégicos y la
uso sostenible de la especie "Cittarium pica" en las islas de San Andrés y
biodiversidad , y el uso
Providencia.
sostenible de especies
Continuar con el desarrollo de actividades de educación y sensibilización y
vulnerables y claves
presentes en la Reserva control comunitario durante la veda del cangrejo negro en la Isla de ProvidenciaReserva de Biosfera Seaflower.
de Biosfera Seaflower-
Monitoreados especies de
flora y fauna borde costero
en las islas de San Andrés
y Providencia dentro de la
Reserva de Biosfera
Seaflower.
Desarrollar actividades de recuperación e implementar estrategias de
conservación de la vegetación de borde costero como medida para disminuir los
procesos erosivos en las zonas costeras de la isla de San Andrés.
Continuar los monitoreos de flora y fauna borde costera en las islas de San
Andrés y Providencia haciendo, dando énfasis en los objetos de conservación
identificados.
Realizar el monitoreo de flora y fauna de la porción emergida de cayo Bolívar y
complementar la caracterización de macrofauna en los cayos del norte.
Fuente: Ficha técnica del proyecto
No obstante los resultados positivos evidenciados en la ejecución del proyecto, se
observan algunos aspectos que pueden ser objeto de mejora como son:
Si bien es cierto, las actividades adelantadas por Coralina para el desarrollo del
proyecto, se encuentran enmarcadas en su misión, visión y direccionamientos
establecidos en el PAT de la corporación, considera la CGR que es necesario que
ésta, establezca estrategias o mecanismos para lograr una adecuada articulación
con los diferentes actores a nivel local, regional y nacional, dado que su accionar
de alguna forma incide y permite materializar los resultados obtenidos de las
investigaciones realizadas, al igual que garantizaría la sostenibilidad en el tiempo
de los mismos, lo que se verá reflejado en el largo plazo en el cumplimiento de los
objetivos de conservación y recuperación de los componentes de los ecosistemas
de la reserva.
Dadas las características del proyecto, los objetivos de conservación propuestos
en los planes de manejo generados, sólo serán viables si existe una real
articulación de las diferentes entidades públicas, privadas y organizaciones no
gubernamentales que desarrollan gestión en la Reserva de Biosfera, lo que a su
vez demanda altos esfuerzos en consecución de recursos económicos de
diferentes fuentes, que permitan garantizar que las actividades necesarias para el
desarrollo del proyecto se puedan adelantar de manera continua mientras se
ejecutan todos los componentes del proyecto, lo que finalmente se verá reflejado
en el estado de conservación de los ecosistemas de ésta.
Referente al conocimiento obtenido sobre las condiciones biológicas, sociales,
ecológicas de la región, es importante que Coralina enfatice la promoción y
divulgación del conocimiento obtenido para que tanto las comunidades de la
región, cómo las entidades que ejercen alguna actividad en ella, interactúen en el
territorio atendiendo los principios de conservación y uso sostenible de los
recursos naturales.
Sobre el Plan de Manejo del Parque Peak, se observa que algunos plazos
asignados para el desarrollo de actividades iniciales como es la conformación de
junta asesora para la administración del Área protegida, es muy amplio, frente al
asignado para el desarrollo de actividades como tal. De otra parte, aunque no es
claro para la CGR el cronograma establecido para el desarrollo de algunas
actividades del Plan, falta mayor señalización de actividades adelantadas y
fundamentalmente articulación con la administración local.
La Zonificación establecida como Áreas Marinas Protegidas (AMP), es
concordante con los parámetros establecidos, sin embargo, considera la CGR que
no obstante encontrarse definidas las áreas protegidas, el reducido personal para
desempeñar las labores necesarias y la falta de articulación con las entidades
relacionadas, afectan la efectividad del control.
-
Ejecución del proyecto en el municipio de Providencia
Durante la visita efectuada al Municipio de Providencia, se realizó una encuesta
dirigida a estudiantes, dueños de restaurantes, hoteles y amas de casa, entre
otros, con el fin de verificar la gestión adelantada por la entidad mediante la
implementación del proyecto auditado, de lo cual se observó:
Aunque sólo el 57% de los entrevistados indican que no han asistido a un evento o
capacitación organizada por Coralina, el 100% de las personas asegura conocer lo
que hace la entidad y la finalidad de las acciones de control implementadas,
especialmente las referidas a la captura del cangrejo negro, el caracol pala y el
manejo del pez león. Afirman que conocen la gestión de la entidad por cuanto han
presenciado algunos operativos de control como retenes y visitas a
establecimientos o a través de sus hijos que son constantemente capacitados por
funcionarios de la Corporación que visitan los colegios.
El 87% de los entrevistados consideran que la información recibida ha sido clara y
resaltan la importancia de conservar las especies y de garantizarle a las
generaciones futuras la existencia de dichos recursos. Así mismo indican que el
mensaje recibido ha generado cambios en su actitud frente al manejo de dichas
especies, lo que se ha visto reflejado en respetar las vedas o capturar solo lo
necesario para el consumo, otros afirman que durante dicho periodo se dedican a
actividades diferentes, los restaurantes promocionan nuevos menús y promueve el
respeto de las normas ambientales. Sin embargo, el 13% de los entrevistados,
afirma no estar de acuerdo con las políticas implementadas por la Corporación,
argumentando que la entidad exagera en la aplicación de las normas, su acción es
muy restrictiva, lo cual resta oportunidades de trabajo y de sustento a las familias
cuya economía depende de la captura de dichas especies.
En el siguiente gráfico, se ilustra la opinión de la comunidad respecto a la gestión
que adelanta la Corporación para la recuperación, conservación y uso sostenible
de especies vulnerables y zonas marinas protegidas.
Grafico No. 1
Evaluación de la Gestión en Providencia y Santa Catalina
Fuente: Tabulación encuestas
*Incluye preguntas sobre el control del recurso pesquero en dichas zonas
De lo anterior se concluye que la gestión de la entidad en materia de educación
ambiental en especial lo referente al manejo y control de especies invasoras y
proyectos de recuperación, conservación y uso sostenible de especies
vulnerables, ha sido efectiva, toda vez que la comunidad reconoce a Coralina
como autoridad y aunque se sienten afectados por algunas de las medidas de
control adoptadas, la gran mayoría de los entrevistados son conscientes de la
importancia de la conservación de las especies vulnerables y de la necesidad de
garantizarle el recurso a las futuras generaciones.
Sin embargo, los resultados de las encuestas y de la inspección ocular realizada,
también evidencian algunas debilidades que afectan la gestión de la entidad y que
podrían ser objeto de mejora como son:
 Todos los entrevistados tienen conocimiento que Coralina realiza
actividades con la comunidad, incluso algunos han recibido invitación pero
por cuestiones de trabajo u otras ocupaciones no han podido asistir, por lo
que consideran importante que la Corporación diseñe un mecanismo de
socialización de las conclusiones de dichas reuniones, ya sea a través de
visitas puerta a puerta, circulares informativas, folletos, entre otros, que les
permita a todos conocer los temas tratados, participar activamente en la
formulación de iniciativas y por ende en la toma de decisiones que
involucran a su comunidad.
 La mayoría de los habitantes de Providencia, devengan su sustento de
actividades turísticas o de la venta de comidas típicas a base de cangrejo y
caracol principalmente, por lo que consideran que se deben formular
alternativas en la época de veda, que les permita subsistir, ya sea con base
en existencias máximas de productos o actividades diferentes, pero que en
todo caso les permita ofrecer la gastronomía local tradicional en armonía
con las normas ambientales.
 No es posible realizar un efectivo control y seguimiento durante la época de
vedas, dadas las limitaciones de recurso humano para llevarlo a cabo,
adicionalmente, desde que no se establezca un compromiso real de las
autoridades locales, un soporte efectivo y permanente de la infantería de
marina y demás actores que pueden ayudar a desarrollar un eficiente
control, éste no se puede realizar y los capturadores continúan ejerciendo
un alta grado de presión sobre el cangrejo, poniendo en riesgo su
permanencia
 Evidencian debilidades en la periodicidad y tiempo de los controles
establecidos como retenes y vigilancia sobre zonas de captura de
cangrejos, ya que muchas personas conocen los horarios y zonas, y
esperan que el personal de Coralina se marche para entrar de manera
masiva a capturarlos. Igual situación se presenta en la zona donde están
ubicadas las jaulas de caracol en la isla de Santa Catalina.
 Falta señalización en el Parque Peak, para evitar que algunos turistas que
ascienden a la cima sin guías, se extravíen o tomen caminos de difícil
acceso que puedan generar accidentes. Afirman los residentes de la zona,
que aunque no es frecuente, si se han presentado casos, en que ha sido
necesario ayudar a los turistas a descender por el camino correcto.
 De otra parte, se observó que se presentan dificultades en las labores
conjuntas de la Corporación y la Alcaldía en el mantenimiento del sendero,
toda vez que el funcionario de la Alcaldía ha venido podando algunas
especies locales, en contraste con el proceso de reforestación que adelanta
la Corporación. Afirman los funcionarios de la entidad, que no obstante las
gestiones adelantadas, no ha sido posible lograr el apoyo efectivo de la
administración local.
 La comunidad entrevistada no tiene claro a que se refiere el plan de manejo
del Parque Peak y se confunde con el proyecto mosaico que se adelanta en
la actualidad, razón por la cual aseguran no haber asistido a reuniones
sobre el tema de formulación y/o socialización del plan de manejo del
Parque.
 En cuanto a las zonas marinas protegidas, las personas afirman que no se
ejerce un control equitativo, ya que se prohíbe a los pescadores artesanales
trabajar en las zonas demarcadas, pero han observado embarcaciones,
algunas incluso extranjeras, que extraen los recursos en gran cantidad. Se
observa que las personas consideran que la Corporación es la autoridad en
la conservación de todos los recursos naturales, desconociendo las
competencias de la Corporación en el tema pesquero. Esta falta de claridad
afecta la imagen de la Corporación, ya que se le atribuyen omisiones en el
control de la pesca, cuya competencia es de otro ente. Es importante
señalar que según lo indicado por los funcionarios de la entidad, se
presenta dificultades para adelantar los controles respectivos debido a la
falta de una Secretaria de Pesca en el Municipio, así como la poca
colaboración brindada por la Alcaldía.
2.1.2.2
-
Seguimiento funciones de advertencia
Ola invernal
El Archipiélago en el año 2011, no fue catalogado como área afectada por la ola
invernal, razón por la cual no se le adjudicaron recursos destinados para prevenir,
mitigar o atender desastres.
En cumplimiento de las normas emanadas de la declaratoria del Estado de
Emergencia, la entidad adoptó el Plan de Acción de la Emergencia y la Mitigación
de sus efectos de la Reserva de Biosfera Seaflower, mediante Acuerdo No. 004
del 9 de marzo/11. Se evidenciaron soportes que permiten verificar la realización
de diferentes acciones en cumplimiento de dicho plan, como son los talleres de
educación ambiental en temas de manejo de riesgos, la asesoría a los entes
territoriales sobre el manejo de residuos sólidos, aguas residuales,
restablecimiento de servicios públicos y relocalización de asentamientos humanos,
brindado también a los prestadores de servicios públicos.
En el Plan de Acción, se describe detalladamente la declaración del problema, sus
causas, efectos e impactos, tanto para los procesos erosivos como las
inundaciones, considerados como los principales eventos naturales que han
afectado las islas en el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica
declarado por el Gobierno Nacional. En el capítulo denominado Afectaciones de la
Situación de Emergencia, se describe el resultado de las encuestas aplicadas por
CORALINA para conocer cuáles fueron las personas afectadas por la ola invernal,
ocurrida entre Octubre del 2010 a Enero del 2011, y su magnitud en el
Departamento Archipiélago. Con base en el diagnóstico, la información sobre las
afectaciones de la emergencia y las directrices del Gobierno Nacional, la entidad
definió en el plan acciones, actividades, metas e indicadores.
De otra parte, la entidad ha realizado actividades de prevención a través de
acciones de sensibilización en el tema de cambio climático y gestión de riesgo, en
el marco de la implementación de los proyectos: “Gestión y Prevención de Riesgo
y Adaptación al Cambio Climático en el Proceso de Ordenamiento Territorial” y el
de “Estrategia de sensibilización, capacitación y formación educativa de la
comunidad insular para mitigar los impactos del cambio climático en la reserva de
Biosfera Seaflower”, los cuales tienen como uno de sus objetivos brindarle a la
comunidad en general y a la vulnerable, información que le permita emprender
trabajos que protejan su integridad ante la amenaza y comprender mejor la
dinámica de la gestión del riesgo. Sobre este proceso se evidencian las listas de
asistencias a los talleres y visitas puerta a puerta realizadas durante el 2010 y
2011, dirigidas a estudiantes, amas de casa, funcionarios públicos y comunidad en
general en diversos sectores de las islas.
Se efectuó el diagnóstico correspondiente de las áreas con alto grado de
vulnerabilidad al riesgo por inundación; se establecieron y ejecutaron estructuras
para el control erosión en cauces en la isla de Providencia y reforestación de
áreas erosionadas. Así mismo se han realizado requerimientos a los entes
territoriales para que se ejecuten acciones para evitar la obstrucción del flujo
normal de los drenajes naturales y/o artificiales.
De otra parte, la Corporación ha asesorado técnicamente al Departamento en los
diagnósticos de zonas de riesgos, teniendo en consideración los determinantes
ambientales y asesoría en cuanto a las zonas o áreas con fenómenos recurrentes
de inundación, inclusión del tema de riesgo en la planificación y apoyo técnico en
diagnósticos ambientales, durante los cuales se han evaluado las áreas
inundables en los periodos lluviosos y se han realizado gestiones de carácter
técnico con entes nacionales para la actualización de los estudios de riesgo
asociados con procesos erosivos e inundaciones para ambas islas, los cuales
están en progreso.
-
Incendios forestales
La entidad informa que durante la vigencia del 2011, se reportó un evento de
incendio forestal en la isla de Providencia, ante lo cual se inició un proceso
administrativo sancionatorio, que a la fecha se encuentra para notificación la
decisión de Fondo adoptada mediante Resolución 232 de abril 26/12, mediante la
cual se determina una sanción de 150 Salarios mínimos legales mensuales
vigentes y medida de compensación de sembrar 97 árboles frutales a cada uno de
los sancionados.
De otra parte, se indica que en desarrollo de las acciones de control y vigilancia,
durante la vigencia 2011, se identificaron diez (10) eventos de quema de material
vegetal en las zonas rurales de las islas; ante lo cual la entidad viene adelantando
los procesos respectivos, evidenciando el trámite de varios procesos
sancionatorios.
En cuanto a las actividades de prevención y/o educación ambiental sobre
incendios forestales, la Corporación realizó jornadas de sensibilización en el tema
de residuos sólidos y quemas, para lo cual fueron capacitados los estudiantes
aprendices del SENA del programa de Tecnología en Recursos Naturales, quienes
conjuntamente con los promotores de CORALINA, realizaron las jornadas de
sensibilización a la comunidad.
-
Encargos y nombramientos transitorios
Durante la vigencia 2011 y a la fecha, la entidad ha realizado 3 nombramientos
ordinarios para cubrir cargos de libre nombramiento y remoción como son
Secretaria General, Tesorero y Subdirector de Mares y Costas, los cuales aún
permanecen en sus cargos.
Se han realizado encargos al personal de planta, para cubrir novedades como
vacaciones, licencias o permisos, por periodos cortos de tiempo entre 2 y 23 días,
evidenciando sólo dos casos de encargo por 6 meses, para los cuales se cuenta
con la autorización de la Comisión Nacional del Servicio Civil. De otra parte, se
han realizado 23 nombramientos provisionales para cubrir vacancias definitivas y
temporales, por periodos de 6 o 10 meses en general.
Revisadas las hojas de vida de los funcionarios nombrados, se evidenció el
nombramiento provisional de un Auxiliar Administrativo, código 4044, Grado 13
mediante Resolución No. 482 del 28 de junio de 2011, que de acuerdo con los
documentos soportes de afiliación a pensión y fecha de nacimiento, podría ser el
caso de personas que laboran su último periodo relevante de servicios con
incidencia en el valor de la pensión y que con el nombramiento realizado por la
entidad, podría estar incurriendo en los riesgos advertidos por la Contraloría
General de la República en su función de advertencia del 21 de febrero del año en
curso. Es de aclarar que el citado nombramiento se dio con antelación a la
comunicación de la función de advertencia en mención y se dio por terminado
mediante Resolución 1048 de 27 de diciembre del 2011.
2.1.3. Legalidad
Este componente presenta una calificación de 72, que corresponde a un concepto
Desfavorable, derivado principalmente de las falencias detectadas en el proceso
de contratación.
2.1.3.1 Proceso de Contratación
Para la ejecución del proyecto la entidad suscribió treinta (30) contratos, por valor
de $309.147 miles. Es de anotar, que algunos se financiaron con recursos de
varios proyectos, según la entidad para facilitar la contratación de bienes y/o
servicios comunes.
Tabla No. 3
Proceso de Contratación 2011
(Miles de $)
NATURALEZA
Prestación de servicios
Suministro
Venta de servicios
Obra publica
TOTAL
No.
CONTRATOS
19
5
5
1
30
VALOR TOTAL
180.329
71.942
40.655
16.220
309.147
Fuente: Relación de contratos suministrado por la entidad
De otra parte, con recursos del proyecto se adicionaron 15 contratos por valor de
$68.106 miles, los cuales inicialmente habían sido suscritos con recursos propios
ante la falta de disponibilidad de los recursos del Fondo o porque su objeto
contractual constituía una necesidad transversal de varios proyectos.
Hallazgos
Hallazgo 3: Revisión documentos (DP)
Los diferentes contratos suscritos por la entidad, señalan en una de sus cláusulas,
la obligación del contratista de acreditar la afiliación al sistema de salud y de
pensión, ordenado en la Ley 100/93, al momento de firmar el contrato y pagar
puntualmente los aportes de acuerdo al valor del contrato, como lo ordena los
artículos 3 y 4 de la Ley 797/03, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 23
de la Ley 1150/07. De otra parte, la Ley 610/00 en el Artículo 60, señala la
obligación de consultar el Boletín de Responsables Fiscales.
Analizados los documentos requeridos para la adjudicación y/o suscripción de los
contratos (etapa pre contractual), se observó que algunos presentan
inconsistencias frente a los requisitos legales y/o formales de su expedición. Lo
anterior, denota falencias en el proceso de revisión de los mismos y genera
riesgos sobre la cobertura de las garantías, así como de suscribir contratos sin el
lleno de los requisitos legales. Los contratos observados a la fecha son:
 Contrato 156 de Noviembre 2/11. El certificado de antecedentes fiscales no
está diligenciado, se encuentra en blanco omitiendo los datos de
identificación del oferente.
La entidad en su respuesta señala lo siguiente:
“En cuanto al Certificado de Responsabilidad Fiscal aludido, igualmente queremos
precisar que la situación descrita por el ente de Control, obedeció a fallas
netamente del sistema de información implementada por la Contraloría, que
imprimía los certificados con algunos campos en blanco, aun cuando en pantalla
era posible conocer y verificar la información solicitada. La CGR más que nadie
sabe que es imposible generar un reporte sin diligenciar aquellos campos
obligatorios, que como el tipo y número de documento de identificación, son
indispensables para proseguir con la consulta, y que de no incluirse se imposibilita
automáticamente continuar con la operación.”.
 Contrato 104 de julio 25 de 2011. El certificado de antecedentes fiscales
corresponde al boletín con corte a marzo 31/11, el cual no estaba vigente
para la fecha de la firma del contrato. De otra parte, no se evidencia en la
propuesta ni en el comprobante de pago (único pago), que se presentará la
certificación sobre afiliación al sistema de seguridad social.
La entidad en su respuesta señala lo siguiente:
“Como se puede observar el certificado anexado (folio 43), por el contratista tiene
vigencia hasta la publicación del Boletín número 66, según lo indicado en el mismo
certificado, se efectuaría en el mes de Julio de 2011; así las cosas el contrato
aludido fue suscrito dentro de este término. Sin embargo, es preciso aclarar que el
contratista no contaba, ni cuenta actualmente con antecedente fiscal alguno, como
consta claramente en el certificado que se aporta. Por lo que de manera muy
especial, solicitamos el retiro de este hallazgo.”
 Contrato 155 de Noviembre 27/11. Presenta tarjeta de residencia (requisito
para contratar en el departamento), expedida con tarjeta de identidad.
La entidad en su respuesta señala lo siguiente:
“Es preciso aclarar que el requisito para laborar en el Departamento, es tener
resuelta la residencia ante la oficina de la OCCRE. La tarjeta no es un documento
constitutivo de un derecho sino declarativo. Como lo evidencia el documento que
se encuentra en la carpeta, la persona es nacida en la isla de San Andrés, con lo
cual según las normas vigentes tendría derecho a su residencia. Además la tarjeta
aportada no tiene fecha vencimiento por lo que debe entenderse válido”.
.
 Contrato 217 de Dic. 27/11. Según acta de comité de evaluación contractual
se indica que la propuesta de Iván Herrera Jay cumple con el requisito de
afiliación al sistema de seguridad social, sin embargo, se observa que el
oferente certifica dicha situación mediante carta firmada por el mismo.
La entidad en su respuesta señala lo siguiente:
“Dentro de los pliegos de condiciones invitación pública se estableció claramente
que para los requisitos numeral 9.1.6 capacidad jurídica: “que en el caso de las
personas naturales deberá acreditar afiliación como cotizante al sistema de
seguridad social en salud y pensión y/o; carta donde se compre a vincularse a
tales sistemas antes de la adjudicación del contrato”.
Ahora bien, a folio 56 del expediente contractual obra la certificación expedida por
el contratista, bajo la gravedad de juramento, donde afirma que para la fecha de
presentación de la oferta, se encontraba al día con sus obligaciones de aportes al
sistema de salud, tal y como se solicita en los pliegos de condiciones. La entidad,
con el fin de validar dicha carta le solicito al proponente remitir las planillas de
seguridad correspondientes a los meses de Noviembre y Diciembre de 2011, de
los cuales se puede evidenciar su afiliación al sistema de salud y pensión. (Se
anexa dichos documentos).”
 Contrato 173 de Nov. 16/11. Se establece en el contrato la suscripción de
garantías por defectos en la calidad del bien por plazo igual al contrato y
dos años más (2 años, 1 mes y 15 días). Sin embargo se observa en la
póliza suscrita (No. 1011291 de Nov. 21711), que el amparo es sólo por dos
años a partir de su expedición (Nov. 21/11 a Nov. 21/13). Es de anotar, que
a partir de la comunicación de la observación, la entidad requirió al
contratista, quien subsanó la situación.
De otra parte, mediante oficio de fecha enero 3/12, el contratista solicita
prorroga de 30 días para la entrega de algunos bienes, los cuales según
comprobante de entrada a almacén No. ED-12-003 se reciben el 6 de
marzo/12 (65 días después del vencimiento del contrato), sin embargo, no
se evidencia la aprobación de la prórroga ni la modificación de la póliza de
calidad.
La entidad en su respuesta señala lo siguiente:
“Teniendo en cuenta, que la entidad requirió al contratista para modificar la
garantía prestada, el contratista subsano dicha situación mediante póliza No.
1011291 del 2 de mayo del 2012, ampliando la cobertura, tal como se puede
corroborar en el anexo.”
 Contrato 221 de Dic. 28/11. Cuyo objeto es el suministro de refrigerios, se
observa que el acta de inicio es de fecha 6 de enero de 2012, sin embargo,
en la certificación de recibo a satisfacción del 13 de febrero/12, se observa
el reconocimiento de servicios prestados con anterioridad al inicio de
ejecución del contrato (3 y 4 de enero/12).
La entidad en su respuesta señala lo siguiente:
“Por el monto del contrato, el régimen aplicable al mismo era el establecido en el
Decreto 2516 del 2011, que pretendía la simplificación de los trámites
contractuales por medio de la implementación del mecanismo de selección
denominado mínima cuantía, para aquellos cuyo valor no excedan del 10% de la
menor cuantía de la respectiva entidad; así las cosas, para este caso particular, el
contrato, nace a la vida jurídica y se perfecciona con la propuesta presentada por
parte del contratista, así como con la comunicación de aceptación de la oferta.
Esta comunicación se le notificó al contratista por medio de correo electrónico
enviado el día 28 de diciembre de 2011 como consta en los folios 48, 49 y 51, por
lo que a partir de esa fecha, era válida la ejecución del mismo.”
 Contrato 105 de agosto 1/11. En los soportes de los pagos Nos. 4 y 5
realizados mediante comprobante No. 23786 de Dic. 27/11, no se anexa la
respectiva planilla en el contrato ni en el egreso. Es de anotar, que en su
respuesta la entidad indica que requirió al contratista quien canceló en
Febrero 12/12.
La entidad en su respuesta señala lo siguiente:
“Reiteramos la respuesta dada; la situación esbozada obedeció a un error
involuntario; sin embargo, una vez la administración se percató de tal situación, se
requirió al contratista para que allegara la constancia de cotización del periodo
correspondiente (Noviembre de 2011), tal como puede ser constatado por el ente
de control a folio 58. Es importante precisar que si bien se presentó un retraso por
parte del contratista, el mismo se encuentra a paz y salvo por concepto de los
aportes al sistema de seguridad social en salud y pensión.”
 Contrato 127 de septiembre 5/11. Según comprobante de egreso No. 23164
de Oct. 26/11, se realiza el primer pago, por el periodo comprendido entre
Sept. 6 a Oct. 5/11, sin embargo, la planilla de aportes a seguridad del
periodo correspondiente al pago (2011-09) figura cancelado en Marzo
13/12.
La entidad en su respuesta señala lo siguiente:
“Habiendo reconocido el error la entidad adoptó las acciones correctivas para
evitar que este tipo de situaciones se repitan en la entidad”.
 Contrato 156 de Nov. 2/11, se inicia la ejecución del contrato el día 27 de
Dic./11, según acta suscrita por las partes, sin embargo, se observa que se
canceló el anticipo con antelación a dicha acta, mediante comprobante de
pago No. 23690 de Diciembre 19/11.
La entidad en su respuesta señala lo siguiente:
“Los pagos que por concepto de anticipo la entidad ha realizado, cumplen con
todos los requisitos establecidos en la Ley como son: no superar el 50% del valor
establecido en el contrato, haber constituido y aprobado la póliza de buen manejo
y correcta inversión del anticipo (visible a folio 41). Por su propia naturaleza, en los
casos en que se pacta desde los documentos precontractuales la figura del
anticipo, lo usual en la administración pública por parte de las entidades estatales,
es que el contratante le entregue al contratista un porcentaje del valor del contrato
en calidad de anticipo para que este pueda iniciar la ejecución del objeto
contractual, dado que este anticipo constituye un factor económico importante y
determinante para el impulso y ejecución del objeto y de las actividades
previamente contratadas; es así como el desembolso de dichos recursos
constituye la pauta para su iniciación, tal como lo ha manifestado el Consejo de
Estado, sección tercera, expediente No. 13436”.
 Contrato 217 de Dic. 27/11, se inicia la ejecución del contrato el día 20 de
Febrero/12, según acta suscrita por las partes, pero se observa que se
canceló el anticipo con antelación a dicha acta, mediante comprobante de
pago No. 24200 de Febrero 14/12.
La entidad en su respuesta señala lo siguiente:
“Los pagos que por concepto de anticipo la entidad ha realizado, cumplen con
todos los requisitos establecidos en la Ley como son: no superar el 50% del valor
establecido en el contrato, haber constituido y aprobado la póliza de buen manejo
y correcta inversión del anticipo (visible a folio 41). Por su propia naturaleza, en los
casos en que se pacta desde los documentos precontractuales la figura del
anticipo, lo usual en la administración pública por parte de las entidades estatales,
es que el contratante le entregue al contratista un porcentaje del valor del contrato
en calidad de anticipo para que este pueda iniciar la ejecución del objeto
contractual, dado que este anticipo constituye un factor económico importante y
determinante para el impulso y ejecución del objeto y de las actividades
previamente contratadas; es así como el desembolso de dichos recursos
constituye la pauta para su iniciación, tal como lo ha manifestado el Consejo de
Estado, sección tercera, expediente No. 13436”.
 Contrato 154 de Oct. 20/11. El certificado de antecedentes fiscales, se
presenta con corte a junio 30/11, el cual no estaba vigente para la fecha de
firma del contrato. De otra parte, el certificado expedido por el jefe de
personal, señala la insuficiencia de personal para realizar la labor a
contratar pero bajo otro proyecto el de “Mitigación del riesgo ambiental en
los ecosistemas estratégicos en las islas de Providencia y Santa Catalina”,
razón por la cual la certificación aportada no era válida para el presente
contrato.
Las situaciones presentadas en los contratos 156, 104, 217 y 173 en el segundo
componente, presentan una presunta incidencia disciplinaria, acorde con los
deberes del servidor público señalados en el artículo 34 de la Ley 734/00.
De otra parte, la observación sobre el contrato 154, podría generar un presunto
hallazgo con incidencia disciplinaria y penal.
La entidad en su respuesta señala lo siguiente:
“Como se observa en los documentos precontractuales, desde la elaboración de
los estudios previos, posteriormente las condiciones del contrato e inclusive el
comunicado remisorio, ésta contratación se encuentra amparada y soportada bajo
el proyecto “Protección y conservación de la Biodiversidad y los ecosistemas
estratégicos de la Reserva de Biosfera Seaflower” (anexo folios 1-6); lo que denota
que la certificación expedida por el jefe de personal constituyó un error en la
transcripción del mismo”.
Hallazgo 4. Determinación de propuesta única en procesos de selección de
mínima cuantía (DP)
Se observan debilidades en la determinación de existencia de única propuesta en
los procesos de selección de mínima cuantía, en aplicación del párrafo 4 del
artículo 4 del Decreto 2516/11, que indica que la entidad podrá adjudicar el
contrato cuando solo se haya presentado una oferta y esta cumpla con los
requisitos habilitantes exigidos, siempre que la oferta satisfaga los requerimientos
contenidos en la invitación pública. No obstante lo anterior, se observó en los
siguientes contratos que se determinó la existencia de única propuesta, no
obstante las inconsistencias señaladas a continuación. Esta situación genera
riesgos de legalidad sobre los procesos efectuados y en el caso particular del
contrato 221, afecta la proyección de las cantidades unitarias esperadas por la
entidad basada en el presupuesto oficial.
 Contrato 221 de Dic. 28/11. Según acta de evaluación contractual No. 083
del 22 Dic./11, se determina aplicar lo estipulado en la norma precitada, al
señalar una única propuesta, sin embargo se observa en el expediente del
proceso, que se presentaron dos, pero una fue rechazada por cuanto la
contratista no tenía establecimiento de comercio en la isla de Providencia,
requisito que el Comité consideró imprescindible para el cumplimiento del
contrato, sin embargo no se observa, en los estudios previos ni en la
invitación pública o en el pliego de condiciones, que se señalara dicha
condición, para participar en el proceso.
Es de anotar, que la propuesta rechazada cumplía con el precio promedio
por refrigerio señalado en la invitación pública, mientras que la aceptada
sobrepasaba dicho valor en varios ítems, los cuales fueron efectivamente
cobrados como se observa en la certificación de recibo a satisfacción de los
servicios prestados a febrero/12, de los cuales en sólo dos de los nueve
eventos realizados, el contratista ha ofrecido el precio promedio indicado en
la invitación pública.
La entidad en su respuesta señala lo siguiente:
“La propuesta aceptada cumple con todas las exigencias y actividades solicitadas
para brindar el servicio: tales como garantizar la entrega de productos amigables
con el medio ambiente, la entrega oportuna del servicio y hacer la entrega del
servicio en el lugar definido por el supervisor del contrato: el lugar de ejecución
indicado en la invitación pública es la isla de Providencia. De acuerdo al certificado
de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio (folio
16), la actividad económica de Distribuciones Pagaly es la venta al por mayor de
alimentos, víveres y abarrotes, ranchos y licores. Igualmente el lugar de ubicación
del establecimiento de comercio es la isla de San Andrés y la proponente no
manifestó ni indicó en su propuesta (folio 14) que se acogía a lo establecido en la
invitación pública en lo que respecta al lugar de ejecución, así como tampoco que
los costos asociados al transporte de dichos bienes estuvieran incluidos en el valor
ofertado. Por su parte la propuesta económica (folio 32) presentada por el señor
Martin Quintero indica que el precio de venta de cada producto incluye la bebida y
el servicio de transporte; además que su actividad económica de acuerdo al
certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de
Comercio obrante al folio 33, es el servicio de restaurante en general. Es así como,
es deber del Comité de Evaluación Contractual, realizar una selección objetiva de
aquella propuesta que mejor satisfaga las necesidades de la entidad.
Por su parte, en lo que respecta al valor aproximado $4.000 por persona, es
preciso aclarar que este monto sirvió como un dato indicativo para la entidad al
momento de elaborar los estudios previos, más no constituyó una obligación de
cumplimiento así como tampoco se contempló la posibilidad de que constituyera
como una causal de rechazo el superar dicho valor ”.
 Contrato 155 de Noviembre 2/11. Selección de mínima cuantía. Según
acta No. 039 de octubre 26/11, se realiza la evaluación contractual a la
única propuesta presentada. Se establece que el oferente no presenta la
totalidad de los documentos requeridos, al faltar la certificación expedida
por la EPS y Fondo de Pensiones. Teniendo en cuenta que la propuesta se
encuentra dentro del presupuesto oficial y cumple con los requisitos
mínimos técnicos establecidos, se concede plazo de un día para subsanar
la situación.
El contratista anexa la documentación el día 31 de octubre/11, según sello
de radicación, pero sólo presenta copia del carné de la EPS y de afiliación a
ARP, pero no a pensiones.
No obstante no cumplir con uno de los requisitos habilitantes cual era la
acreditación de afiliación como cotizante al sistema de seguridad social en
pensión o carta donde se compromete a vincularse antes de la adjudicación
del contrato, se suscribió el contrato con el proponente.
De otra parte, revisados los pagos efectuados, el contratista sólo anexa la
afiliación a salud como empleado de una empresa, cuyo IBC resulta inferior
al 40% del valor del contrato, tampoco anexa afiliación a pensiones.
Las situaciones presentadas en los contratos precitados, podría generar un
presunto hallazgo con incidencia disciplinaria, acorde con los deberes del servidor
público señalados en el artículo 34 de la Ley 734/00. Por su parte, lo referente al
contrato 221, podría constituirse en un presunto hallazgo con alcance penal.
La entidad en su respuesta señala lo siguiente:
“La desafortunada situación descrita como observación del ente de control se constituye
en un hecho aislado, toda vez que la entidad ha sido particularmente cuidadosa en sus
procesos contractuales velando por el lleno de todos los requisitos exigidos, tan es así
que la entidad solicitó que el proponente subsanará los requisitos habilitantes, sin
embargo con la carga laboral natural del final de año y por descuido involuntario paso
desapercibido la omisión referida.”.
Hallazgo 5. Debilidades en el manejo presupuestal
La ficha técnica del proyecto establece que le objetivo del mismo es Implementar
acciones para conservar, recuperar y proponer estrategias para el uso sostenible
de la biodiversidad y de los ecosistemas estratégicos en la Reserva de Biosfera
Seaflower.
Se observan debilidades en la elaboración de los estudios previos de algunos
contratos, toda vez que se describe la necesidad a satisfacer con la contratación,
a partir de un proceso o proyecto específico, no obstante que en la práctica es un
requerimiento común o transversal a varios proyectos. Por tal razón, al momento
de expedir los certificados de disponibilidad presupuestal para amparar la
contratación, se involucran varios proyectos, generando dificultad para establecer
la relación de las fuentes involucradas frente al objeto a contratar, por situaciones
como las siguientes:
1. Se presentan algunos contratos, que durante todo el proceso precontractual
(desde la solicitud interna de iniciar la contratación), se menciona que el
objeto se enmarca dentro de un proyecto determinado, sin embargo, se
registra presupuestalmente y se cancela con recursos del proyecto de
Biodiversidad, sin que se evidencie aclaración o justificación de dicha
situación. A manera de ejemplo se citan los contratos 196 de Dic. 19/11 y
245 de Diciembre 30/11
La entidad en su respuesta señala lo siguiente:
“A continuación de absuelven en una sola explicación los casos anteriormente
planteados. En muchos de los casos, y con el fin de maximizar los esfuerzos y
recursos institucionales, los proyectos desarrollan actividades conjuntas para
cumplir con los alcances de los mismos, razón por la cual cuando se inicia un
proceso precontractual, el coordinador del proyecto que está impulsando la
contratación recibe los CDPs de los otros proyectos para financiar actividades a
ser incluidas en sus respectivos contratos, y así aunar esfuerzos para satisfacer
necesidades conjuntas de cada uno de los proyectos, sin embargo la persona que
realiza los estudios previos, omite involuntariamente el origen de los otros fondos
para incluir dentro de los mismos los alcances de los proyectos que aportan dichos
recursos. A pesar de esta situación, las actividades se desarrollan sin poner en
riesgo el logro de los objetivos y meta delos proyectos a partir de los cuales
surgieron los soportes presupuestales como es el caso del proyecto objeto de la
auditoría, para el cual se cumplieron los objetivos buscados con la contratación
mencionada”.
2. Se presentan contratos que inicialmente fueron suscritos con recursos de
otros proyectos o recursos propios, cuyas adiciones son registradas con
cargo al proyecto de Biodiversidad, sin que se evidencie documentalmente
la justificación o la necesidad del objeto contratado frente a las metas y
actividades del proyecto. A manera de ejemplo se citan los contratos 11 de
marzo 10, 18 de abril 8 y 115 de agosto 23/11, entre otros.
Según lo informado por la entidad esta situación se presenta porque el proyecto
de Biodiversidad posee diversas fuentes de financiación, por lo que en algunos
casos se inicia la contratación con recursos propios y cuando se reciben los
recursos del FCA, se realizan las adiciones requeridas. De otra parte, se realiza
una única contratación para satisfacer necesidades comunes de varios procesos o
proyectos, pero el trámite del contrato lo realiza un área determinada, proyectando
los estudios previos con base en sus necesidades específicas, omitiendo
involuntariamente el origen de los otros fondos para incluir dentro de los mismos
los alcances de los proyectos que aportan dichos recursos.
La entidad en su respuesta señala lo siguiente:
“Sobre el particular, se reitera lo ya expresado al grupo auditor”.
2.1.4. Financiero
2.1.4.1
Administración de los recursos
Mediante Resolución No. 0897 del 18 de mayo de 2011 se aprueba la distribución
de recursos del Fondo de Compensación Ambiental, asignándole a la Corporación
la suma de $1.449.910 miles, correspondiente a cuatro (4) proyectos de inversión,
cuya distribución se puede observar en el siguiente cuadro:
Tabla No. 4
Proyecto financiados con recursos del FCA
(Miles de $)
CONCEPTO
Estrategia de Sensibilización, Capacitación y Formación Educativa de la
Comunidad Insular para Mitigar los Impactos del Cambio Climático en el
Departamento de San Andrés, Providencia y Santa Catalina.
Gestión del Riesgo y Adaptación al Cambio Climático en el Proceso de
Ordenamiento Territorial en el Archipiélago de San Andrés, jurisdicción CORALINA
Protección y Conservación de los Recursos de la Biodiversidad y de los
Ecosistemas Estratégicos dentro de la Reserva de Biosfera Seaflower. CORALINA
Mitigación del Riesgo Ambiental en los Ecosistemas Estratégicos en las Islas de
Providencia y Santa Catalina.
Total Entidad.
Fuente: Resolución 0897/11
Posteriormente fueron aprobados los siguientes tres (3) proyectos:
APORTE
NACIONAL
480.000
204.050
483.966
291.894
1.449.910
Tabla No.5
Nuevos proyectos aprobados por el FCA
(Miles de $)
CONCEPTO
Equipamiento y Mobiliario de la nueva sede de CORALINA.
Diseño e Implementación del sistema de seguridad de la información para
CORALINA.
Protección y Manejo del Recursos Hídricos en el Archipiélago de San Andrés,
Providencia y Santa Catalina.
Total Entidad
APORTE
NACIONAL
235.681
169.830
422.200
827.711
De lo anterior, se observa que para la vigencia 2011, el Fondo de Compensación
Ambiental aprobó recursos para la Corporación por $2.277.621 miles, de los
cuales a 31 de diciembre de 2011 se recibieron $1.786.895 miles, que
corresponde a una ejecución presupuestal de ingresos del 78.45%, como se
muestra en la siguiente tabla:
Tabla No. 6
Ejecución de Ingresos
(Miles de $)
EJECUCION DE LOS INGRESOS DE LOS RECURSOS DEL FONDO DE
COMPENSACION AMBIENTAL
JULIO
AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL
449,923
491,723
0
366,500
0
366,500
112,249
562,172
491,723
0
366,500
0
366,500 1,786,895
Fuente: Extractos bancarios
Es de anotar, que dado el manejo de los recursos en una misma cuenta bancaria,
según lo estipula el párrafo tercero del artículo 14 del Acuerdo 04/10, no es posible
determinar la ejecución presupuestal de los ingresos del Proyecto de
Biodiversidad, ya que según lo manifestado por la entidad, los giros se efectúan en
forma global sin estipular la asignación por proyectos y adicionalmente la entidad
tampoco realiza desagregación o registro de la asignación de recursos por
proyectos.
Durante la vigencia 2011, las actividades del proyecto de Biodiversidad, se
ejecutaron con recursos de varias fuentes como se observa en el siguiente gráfico,
teniendo en cuenta que son recurrentes y transversales a varios procesos de la
entidad:
Grafico No. 2
Fuentes de Financiación del Proyecto Biodiversidad
Fuente: Informe de ejecución presupuestal del Proyecto
Hallazgos
Hallazgo 6. Manejo bancario. La resolución No. 357 de 2008, establece en el
numeral 3.8 – Conciliaciones de información, que para un control riguroso del
disponible y especialmente de los depósitos en instituciones financieras, las
entidades contables públicas deberán implementar los procedimientos que sean
necesarios para administrar los riesgos asociados con el manejo de las cuentas
bancarias, sean éstas de ahorro o corriente. Manteniendo como principal actividad
la elaboración periódica de conciliaciones bancarias, de tal forma que el proceso
conciliatorio haga posible un seguimiento de las partidas generadoras de
diferencias entre el extracto y los libros de contabilidad.
Analizadas las conciliaciones bancarias de las cuentas donde se manejan los
recursos recibidos del Fondo de Compensación Ambiental, se observan las
siguientes debilidades frente al cumplimiento de la normatividad aplicable, lo cual
dificulta analizar el manejo de los mismos, generando riesgos de no detectar en
forma oportuna inconsistencias que podrían acarrear sanciones. Estas son:
 No se realizan oportunamente los ajustes derivados de las conciliaciones
bancarias, ya que se arrastran diferencias que datan del 2010.
La entidad en su respuesta señala lo siguiente:
“La entidad en los últimos años ha venido desarrollando un proceso de
saneamiento contable, motivo por el cual se contrató un técnico contable para el
apoyo del área de contabilidad y tesorería, esta contratista ha venido haciendo
conciliaciones periódicas, y ha detectado montos que son motivo de ajustes
contables y hasta no determinar la procedencia de las cuantías, estas se mantiene
en conciliación.
En este caso se hizo efectiva la corrección, en el momento de tener la certeza de
la transacción, se realiza el ajuste pertinente”.
 Se presentan sobregiros bancarios en la cuenta corriente, debido a la falta
de controles efectivos para determinar el saldo diario en bancos.
La entidad en su respuesta señala lo siguiente:
“Por políticas del FCA, los recursos se mantienen en una cuenta de ahorros, para
efectos de que estos generen rendimientos que se deben reintegrar
periódicamente a dicho Fondo. Con el fin de facilitar el manejo de los recursos por
parte de la tesorería, los mismos se trasladan periódicamente a una cuenta
corriente, para así garantizar oportunidad en el pago de las obligaciones
establecidas dentro del proyecto.
Los sobregiros observados, situación no habitual en el manejo de los recursos del
FCA, de ninguna manera han representado inexistencia de PAC para los pagos,
toda vez que el FCA trasfiere periódicamente suficiente PAC para garantizar que
ningunos de sus proyectos tengan situaciones de no pago, principalmente porque
el Ministerio es consciente que las Corporaciones de menores recursos
dependemos de estos recursos para avanzar la gestión institucional. La situación
presentada se debe a que por errores en el manejo del saldo de la cuenta
corriente, por el mismo volumen de operaciones existentes en la tesorería, se
realizaron traslados para cubrir los desembolsos, los cuales solo se reflejaron
hasta el día siguiente, generando la situación de sobregiro detectada, mientras se
hicieron efectivos los traslado entre las cuentas, lapsos de tiempo que pueden ser
verificados por el ente de control que no superaron un día hábil”.
 Se evidencio demora en el reintegro de los rendimientos financieros
generados en el mes de septiembre y noviembre (girados el 25 de
noviembre/11 y 20 de enero/12 respectivamente), los cuales fueron
reintegrados casi dos meses después de ser abonados, contraviniendo lo
estipulado en el artículo 17 del acuerdo 04 de 2010, modificado por el
artículo 2 del acuerdo 05 de 2011.
La entidad en su respuesta señala lo siguiente:
“Esta situación se presenta por la demora en la recepción física de los extractos
bancarios recibidos por partes de la entidad financiera, lo que no permite que los
reintegros sean efectuados al mes siguiente, la entidad, inmediatamente recibe
dicho documento procede a realizar los reintegros necesarios. La Corporación ha
procurado hacer las consultas respectivas por el sistema en línea con los bancos,
sin embargo ha encontrado que la información suministrada por esa vía no es
confiable, por esta razón está atada a los extractos bancarios que llegan vía correo
normal”.
 Se presentan limitaciones para determinar la ejecución de ingresos por
proyecto, debido a que según lo informado por la entidad, los giros del
Fondo se reciben en forma global, de otra parte, la entidad no lleva registro
de los recursos internamente asignados a cada proyecto, informando que
se prioriza dependiendo de la gestión del ejecutor. Esta situación genera
riesgo que se demore la ejecución de un proyecto, debido a la falta de
disponibilidad de recursos en un momento determinado, aunque la entidad
en su respuesta manifiesta que esta situación nunca se ha presentado.
La entidad en su respuesta señala lo siguiente:
“Las políticas de manejo de recursos del FCA, así lo establecen, la entidad, tiene
el control de acuerdo a las ejecuciones presentadas por cada proyecto, lo que no
genera riesgo, y que además ha resultado en una medida efectiva para garantizar
el cumplimiento oportuno de los compromisos contractuales que adquiere la
entidad. A esto se aúna, la juiciosa planificación por parte de los proyectos que
permite que siempre se hagan las previsiones de los recursos que se necesitan
para cumplir con las obligaciones asumidas. El ente de control puede verificar que
históricamente no se ha presentado inconveniente ni demoras en los pagos que
deben generarse con esta fuente de financiación”.
Hallazgo 7. Ejecución de gastos (D)
El artículo 18 del Acuerdo 4/10 – Manejo Presupuestal y Contable, señala que la
ejecución presupuestal y la contabilidad de los recursos del Fondo de
Compensación Ambiental se regirán por las normas establecidas por el Gobierno
Nacional y por el Plan General de Contabilidad Pública. El Artículo 18 – Principio
de Especialización del Decreto 111/96, señala que las apropiaciones deben
referirse en cada órgano de la administración a su objeto y funciones, y se
ejecutaran estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas.
Por su parte, el numeral 9 de la ficha técnica del proyecto, señala que el objetivo
del mismo es implementar acciones para conservar, recuperar y proponer
estrategias para el uso sostenible de la biodiversidad y de los ecosistemas
estratégicos en la Reserva de Biosfera Seaflower. Concordante con lo señalado
en el literal B.9 de los requisitos y Guía metodológica del FCA.
No obstante lo anterior, al analizar los comprobantes de egresos con cargo a los
recursos del proyecto, se observaron pagos por valor de $29,795 miles, cuyo
concepto no guarda relación con las metas y/o actividades del mismo, debido a
que se refieren al reconocimiento de viáticos y gastos de viajes a invitados y
funcionarios para asistir a eventos o capacitaciones no relacionados con el tema o
asignados a otros proyectos de inversión, así mismo incluye la contratación de
servicios profesionales para atender labores propias del área administrativa de la
entidad. Esta situación se presenta por las debilidades evidenciadas en la
elaboración de los estudios previos de los contratos y en los soportes de la
ejecución de los recursos, que no señalan que dichos gastos son transversales a
varios proyectos, lo cual afecta la disponibilidad de los recursos y genera riesgos
de asumir gastos de funcionamiento con cargo al proyecto de Biodiversidad. Estos
son:
 Contrato 104 de Julio 25/11. Cuyo objeto es la Prestación de servicios
profesionales en calidad de químico para la realización de una auditoría
interna al laboratorio de la Corporación, para verificar el cumplimiento de los
requisitos de la norma ISO/IC 17025. Esta contratación se fundamenta
según los estudios previos, en el compromiso de la entidad con la mejora
continua y la continuidad en la implementación del Sistema de Gestión de
Calidad del laboratorio, lo cual constituye un proceso propio del
funcionamiento de la entidad y no del proyecto de Biodiversidad.
La entidad en su respuesta señala lo siguiente:
“El proyecto contempla actividades que debe garantizar la continuidad en la
gestión de las áreas marinas protegidas. Dentro de dichos programas recurrentes
se vienen realizando los monitoreo de la matriz agua físico-químico que hacen
parte de la red nacional de calidad de agua marino-costera, que cubre las islas de
San Andrés y Providencia. Este sistema de monitoreo se contempla en los
protocolos de monitoreo del sistema de áreas marina protegidas y para conocer la
calidad del agua se requiere realizar los respectivos análisis de laboratorio,
procesos que debe cumplir los requisitos de gestión de la norma y todos los
requisitos técnicos para las metodologías de análisis como Ph, conductividad,
entre otros parámetros que se requiere.
Como quiera que los sistemas de monitoreo de calidad de aguas de la
Corporación son el fundamento no solo para la toma de decisiones importantes
dentro del área marina y costera, sino que también son referente para los estudios
científicos que desarrolla nuestra entidad, es crucial que los mismos se enmarquen
dentro criterios confiabilidad y certeza, con el más mínimo rango de error. La
contratación era necesaria como contrapartida a las actividades pactadas con los
organismos internacionales, en relación con el ajuste y fortalecimiento de los
protocolos de monitoreo”.
 Contrato 106 de agosto 8/11. Su objeto es la contratación de servicios
profesionales de un Contador como apoyo al área financiera, ejecutando
actividades netamente administrativas.
La entidad en su respuesta señala lo siguiente:
“CORALINA a través del proyecto “Protección de la Biodiversidad en la Región
Suroccidental del Caribe” se comprometió con los organismos internacionales que
iba a proporcionar la contrapartida necesaria para garantizar que la ejecución del
proyecto fuera viable. Desde sus inicios, se ha presupuestado que el proyecto que
aportaría las contrapartidas seria el proyecto objeto de la auditoria, razón por la
cual dentro de la cual se incluyó la actividad “Continuar con algunas acciones
específicas de implementación de las Áreas Marinas Protegidas Seaflower”.
Así las cosas, dentro del proyecto se contempla la contratación de personal que
impulse el proceso administrativo del mismo, especialmente en la parte contable y
financiera, toda vez que para el caso específico de ejecución del proyecto
“Protección de la Biodiversidad en la Región Suroccidental del Caribe”, se
generaron necesidades adicionales en materia contable que superaron la
capacidad institucional instalada, a raíz de las exigencias del Banco Inter
Americano de Desarrollo y de sus empresas auditoras, las cuales fueron suplidas
con la contratación que se desarrolló, que se repite si estaban contempladas en el
proyecto objeto de la auditoria”.
 Contrato 157 de Nov.2/11. Su objeto es la adquisición de materiales y
suministros (elementos de aseo y cafetería).
La Adquisición de bienes y servicios, cuyo concepto no guarda relación con
las metas y/o actividades del proyecto, podría incurrir en las prohibiciones
señaladas en el numeral 1 del artículo 35 de la Ley 734/02
La entidad en su respuesta señala lo siguiente:
“El Contrato de suministro No. 157 de 2011, cuenta con varias fuentes de
financiación, entre los cuales están los recursos provenientes de Fondos
Especiales de la Nación-FCA. La Corporación realiza un solo contrato de
suministro de elementos de aseo y cafetería para toda la entidad (incluye recursos
con fuentes para gastos de funcionamiento y para cumplir con los proyectos de
inversión la Corporación), sin embargo, en virtud del principio de economía y con
el fin de no incurrir en fraccionamiento, y evitar la celebración de varios contratos
con el mismo objeto, el proyecto aportó los recursos necesarios para cumplir con
la adquisición de elementos de aseo para el Parque Regional Johnny Cay, ya que
dentro de los planes operativos del plan de manejo, se establece la prestación de
servicios de aseo en zonas comunes del área y de algunas infraestructuras tales
como los baños secos de compostajes, entre otras”.
.Hallazgo 8. Austeridad en el gasto. (D)
El Acuerdo 04 de 2010, mediante el cual se hace un ajuste al reglamento
operativo del Fondo de Compensación Ambiental, señala en el artículo 7 parágrafo
2, que las solicitudes presentadas por las Corporaciones para acceder a los
recursos del FCA, deberán tener en cuenta las disposiciones sobre austeridad y
eficiencia del gasto.
Por su parte, el Artículo 5 del Decreto 2209/98, modificatorio del artículo 11 del
Decreto 1737/98, sobre normas de Austeridad en el Gasto, indica que las
entidades objeto de la regulación de este decreto, no podrán con recursos
públicos celebrar contratos que tengan por objeto el alojamiento, alimentación,
encaminadas a desarrollar, planear o revisar las actividades y funciones que
normativa y funcionalmente le competen. Además señala que cuando reuniones
con propósitos similares tengan ocurrencia en la sede de trabajo los servicios de
alimentación podrán adquirirse exclusivamente dentro de las regulaciones
vigentes en materia de cajas menores. Lo previsto en este artículo no se aplica a
los seminarios o actividades de capacitación que de acuerdo con las normas
vigentes se deban ofrecer u organizar, y que sea necesario desarrollar con la
presencia de los funcionarios que permanecen a las sedes o regionales de los
organismos, entidades, entes públicos y personas jurídicas de otras partes del
país. En este caso el ordenador del gasto deberá dejar constancia de dicha
situación en forma previa a la autorización del gasto2.
No obstante lo anterior, se evidencian los siguientes contratos cuyo objeto es el
suministro de refrigerios para talleres y eventos realizados por la Corporación y
dirigidos a la comunidad en general, principalmente en las actividades de
educación ambiental, cuyo concepto se aparta de lo establecido en las normas
precitadas.
 Contrato 221 de Dic. 28/11. Su objeto es el suministro de refrigerios para
talleres y eventos realizados en Providencia.
 Contrato 112 de agosto 22/11, cuyo objeto es el suministro por parte del
contratista de refrigerios necesarios para la realización de talleres y eventos
de CORALINA, dirigidos a la comunidad del Departamento de San Andrés
en el marco e implementación, seguimiento y evaluación de los planes,
programas y proyectos que adelanta la Corporación.
 También se observa la adquisición de alimentos y alojamiento en la
ejecución del contrato 210 de Dic. 27/11, cuyo objeto es la venta de
servicios consistente en la organización logística de talleres y eventos en el
marco e implementación, seguimiento y evaluación de los planes,
programas y proyectos que adelanta la Corporación.
2
Cursiva y subrayado fuera de texto
La entidad en su respuesta señala lo siguiente:
“Sobre este particular, debemos precisar que los contratos 210/11, 221/11 y
112/11, deben entenderse enmarcados en las excepciones a que hace referencia
el mismo artículo 5º del Decreto 2209 de 1998, toda vez que con dichos contratos
de apoyo logístico, se suplen necesidades de las distintas sedes de la entidad,
donde por nuestra misión debemos organizar talleres o seminarios con la
comunidad y con la participación de funcionarios de ambas sedes e incluso de
funcionarios de otras entidades del país.
En este caso debemos apelar al sentido racional de la norma, bajo el entendido de
que la prohibición aludida, lo es para evitar el derroche de las entidades en lujos o
extravagancias, que nada tienen que ver con el desarrollo de sus actividades; pero
de ninguna manera puede ser visto como una limitación absoluta, máxime para
entidades que como CORALINA lideran permanentemente procesos de
capacitación e interlocución comunitaria, como parte primordial de sus labores
misionales, y no solo con actores nacionales, sino también con actores
internacionales que selecciona la isla como sede para el desarrollo de seminarios,
talleres y eventos ambientales de carácter internacional, donde CORALINA funge
como anfitriona; aspecto éste último, que también se encuentra excluido de la
prohibición establecida en la norma, pues atendiendo el inciso final de la misma,
debe entenderse excluido del ámbito de aplicación de la disposición, las
actividades que se deban adelantar o programar cuando se es sede de reuniones
o de grupos de trabajo internacionales.
Por último, debemos discrepar abiertamente de la observación, en cuanto asimila
incorrectamente, las actividades de bienestar social (dirigidas a funcionarios) y que
por ley debemos adelantar como parte de los planes de capacitación y bienestar
social de la entidad; con fiestas, agasajos o conmemoraciones, cuando a todas
luces se trata de dos conceptos diferentes. El Contrato 210 de 2011, tuvo
involucrados recursos para bienestar social, y el desarrollo de actividades de ese
tipo, no solo son perfectamente legales en nuestro ordenamiento jurídico, sino que
son imperativas para las entidades públicas, así las cosas solicitamos que la
presente observación sea levantada”.
Analizada la respuesta de la entidad, se concluye que ésta no desvirtúa el
hallazgo, toda vez que como se afirma en el primer párrafo, la misión de la
Corporación requiere la organización de talleres o seminarios con la comunidad,
siendo esta una de las prohibiciones establecidas, por constituir una actividad que
funcionalmente le compete, de otra parte, no se evidencia que en aquellos casos
que pudieran estar dentro de las excepciones, se haya dejado la constancia
referida en la norma.
La omisión de las normas aplicables al manejo de los recursos, podría constituir
un presunto hallazgo disciplinario, acorde las prohibiciones señaladas en el
numeral 1 del artículo 35 de la Ley 734/02.
2.1.5. Sistema de Control Interno
La evaluación de controles se realizó a partir de la identificación de procesos
claves para el cumplimiento de las metas del proyecto y los riesgos asociados a su
incumplimiento. De dicho análisis se obtuvo un puntaje de 1.619 que corresponde
a una calificación CON DEFICIENCIAS, como se observa en el siguiente cuadro:
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
GUÍA DE AUDITORÍA
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
AUDITADO: PROYECTO PROTECCION Y CONSERVACION DE LOS RECURSOS DE LA
BIODIVERSIDAD Y DE LOS ECOSISTEMAS ESTRATEGICOS DENTRO DE LA RESERVA DE
BIOSFERA SEAFLOWER
PRIMERA CALIFICACIÓN
Proceso 1:
GESTION
FINANCIERA
Proceso 2:
GESTION Y
RESULTADOS
TOTAL
CALIFICACIÓN
PONDERADA
SEGUNDA CALIFICACIÓN
Ítems
evaluados
Puntos
Calific
30%
Ítems
evaluados
Puntos
Calific
70%
8
11
1.375
13
16
21
27
Ítems
evaluados
Calific
0.413
8
17
2.125
1.488
8
1.900
1.231
0.369
13
20
1.538
1.077
13
1.446
1.286
0.386
21
37
1.762
1.233
21
1.619
Rangos
Calificación
De 1 a < 1,5
De =>1,5 a <2
De =>2 a 3
Eficiente
Con deficiencias
Ineficiente
Esta evaluación se fundamenta en los resultados de la verificación de la
efectividad de los controles, en la cual se observaron, entre otras, las siguientes
debilidades:
 No se reciben de manera oportuna los recursos, ya que para la vigencia
2011 los proyectos presentados al Fondo de Compensación fueron
aprobados en mayo 18/11 y los recursos se giraron a partir de julio/11. Es
de anotar, que esta situación no es atribuible a la entidad, sin embargo,
afecta la oportuna ejecución de los recursos, incidiendo en la inadecuada
constitución de reservas presupuestales.
 Dadas las condiciones del manejo bancario de los recursos del FCA, según
lo señalado en el párrafo 3 del Artículo 14 del Acuerdo 4/10, la entidad
maneja los todos los recursos provenientes del Fondo, en una misma
cuenta de ahorros para giros y una corriente para pagos, lo cual dificulta
realizar seguimiento al manejo financiero de un determinado proyecto.
 No obstante que las conciliaciones bancarias se realizan mensualmente, no
se realizan oportunamente los ajustes contables derivados de dichas
conciliaciones, presentándose saldos por depurar que venían de la vigencia
2010.
 Aunque presupuestalmente los recursos del proyecto tienen una
identificación presupuestal independiente, se presenta en la ejecución de
gastos, el registro de pagos por conceptos que no guardan relación con las
metas y actividades del proyecto.
 La constitución de reservas presupuestales al cierre de la vigencia,
corresponde en gran medida a contratos, en los cuales se pactó la
recepción de bienes o servicios en la siguiente vigencia, lo cual contraviene
el principio de anualidad del sistema presupuestal.
 La entidad no cuenta en su planta de personal, con funcionarios que tengan
el perfil profesional requerido para la ejecución de las actividades técnicas
del proyecto, especialmente Biólogos, enfrentando dificultades para
contratar el personal en la isla. Esta situación representa un riesgo, si se
tiene en cuenta que las actividades especializadas se realizan con
contratistas, que han adquirido una amplia experiencia y conocimiento a
través de los diversos proyectos que ejecuta la entidad.
 No obstante que en todos los contratos se establece como mecanismo de
control la asignación de un supervisor, se evidenciaron debilidades en la
revisión de los documentos soportes para el pago, como son las
certificaciones de afiliación al sistema de seguridad social.