SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO 1 CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 1 de 39 TABLA DE CONTENIDO Contenido 1 TABLA DE CONTENIDO ..............................................................................................................................1 2 INTRODUCCION ...........................................................................................................................................3 3 DEFINICIONES ..............................................................................................................................................4 4 REQUERIMIENTOS LEGALES U OTROS REQUISITOS .....................................................................5 5 OBJETIVOS ....................................................................................................................................................8 6 ALCANCE .......................................................................................................................................................8 7 DESARROLLO ...............................................................................................................................................9 7.1 POLÍTICA INTEGRAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD, AMBIENTAL, SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO HSEQ ........................................................................................9 7.2 POLITICA DE NO ALCOHOL, DROGAS Y TABAQUISMO ........................................................ 10 7.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ............................................................................................... 10 7.3.1 7.4 8 Generalidades de la entidad ..................................................................................................... 10 Procesos, equipos e insumos ........................................................................................................... 19 7.4.1 Principales procesos .................................................................................................................. 19 7.4.2 Materiales Utilizados .................................................................................................................. 22 7.4.3 Organización de trabajo ............................................................................................................. 23 7.4.4 Organización de la Seguridad y Salud en el trabajo ............................................................ 24 7.4.5 Organigrama de la UNGRD ...................................................................................................... 24 RESPONSABILIDAD DE RECURSOS ................................................................................................... 25 8.1 RECURSOS ........................................................................................................................................ 25 8.1.1 Recursos Humanos: ................................................................................................................... 25 8.1.2 Recursos Financieros: ............................................................................................................... 25 8.1.3 Recursos técnicos....................................................................................................................... 26 8.1.4 Recursos locativos ...................................................................................................................... 26 8.2 NIVELES DE RESPONSABILIDAD ................................................................................................. 26 8.2.1 Dirección General ....................................................................................................................... 26 8.2.2 Mandos medios (Responsables de procesos) ....................................................................... 26 8.2.3 Responsabilidad del profesional de Seguridad y Salud en el Trabajo ............................... 27 SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO 8.2.4 CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 2 de 39 Responsabilidad de los funcionarios de la UNGRD. ............................................................. 27 Responsabilidades del COPASO: ............................................................................................................ 28 8.3 DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE CONDICIONES DE TRABAJO Y SALUD .............................. 29 8.3.1 Diagnóstico integral de condiciones de Trabajo .................................................................... 29 8.3.2 Diagnóstico de condiciones de Salud ...................................................................................... 30 8.4 PLANEACION, ORGANIZACIÓN Y EJECUCION ........................................................................ 30 8.4.1 Intervención sobre las condiciones de Trabajo ...................................................................... 30 8.4.2 Intervención sobre las condiciones de salud .......................................................................... 33 8.4.3 Acciones conjuntas sobre las condiciones de trabajo y salud ............................................. 35 INDICADORES ........................................................................................................................................... 36 9 9.1 INDICADOR DE PROCESO / EJECUCIÓN ................................................................................... 37 9.2 INDICADORES DE IMPACTO / RESULTADO .............................................................................. 37 9.3 AUSENTISMO ..................................................................................................................................... 38 10 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ................................................................................................... 39 SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO 2 CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 3 de 39 INTRODUCCION Desde los inicios del ser humano y su posterior evolución, el hombre ha visto la obligación de tener que ejercer ciertas actividades conocidas comúnmente como TRABAJO, mediante el trabajo satisface las necesidades básicas como (teoría de Abraham Maslow), la cual se fundamenta en las necesidades fisiológicas tales como (alimentación, vestido, techo), es la base y fundamento de la vida social e individual. En esta búsqueda de cubrir las necesidades básicas más evidentes, hemos visto la actividad por medio de la cual el hombre se relaciona con la naturaleza para satisfacer sus ausencias en todos los aspectos, y desarrollarse a plenitud; este desarrollo asigna un cierto tipo de actividades que generan como resultado un logro o suplir una necesidad. Dentro del medio laboral, el asociado interactúa con diferentes condiciones de trabajo que pueden afectarlo positiva o negativamente. Por eso se dice que el trabajo puede convertirse en un instrumento tanto de salud como de enfermedad para el individuo, la UNGRD y la sociedad. Se establece, entonces, una relación directa entre la Salud y el Trabajo, entendida como el vínculo del individuo con la labor que desempeña y la influencia que sobre la salud acarrea dicha labor. Este conjunto de variables que definen la realización de la tarea y el entorno en que ésta realiza se denomina Condiciones de Trabajo, constituidas por factores del medio ambiente, de la tarea y de la entidad. Los efectos desfavorables de las condiciones de trabajo son los accidentes de trabajo, enfermedades laborales, ausentismo, rotación de personal y mal clima organizacional, que se traducen en una disminución de la productividad de la entidad y en un deterioro de la calidad de vida de los servidores. La Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) es una actividad multidisciplinaria dirigida a proteger y promover la salud de los servidores mediante la prevención y el control de enfermedades laborales, accidentes de trabajo, y la eliminación de los factores y condiciones que ponen en peligro la salud y la seguridad en el trabajo. Además, procura generar y promover el trabajo sano y seguro, así como buenos ambientes y organizaciones de trabajo; realzar el bienestar físico, mental y social de los servidores y respaldar el perfeccionamiento y el mantenimiento de su capacidad de trabajo. Por tanto la Seguridad y Salud en el Trabajo busca con la intervención de varias disciplinas y con la participación activa de todos los procesos de la entidad, mejorar las condiciones de trabajo y de salud de la población servidora, mediante acciones coordinadas de promoción de la salud, la prevención y el control de los riesgos, de manera que faciliten el bienestar de la comunidad laboral y la productividad de la entidad. Estas acciones se materializan en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo entendido como la planeación, organización, ejecución y evaluación de las intervenciones sobre las Condiciones de Salud (medicina preventiva y del trabajo) y de Trabajo (Higiene y Seguridad SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 4 de 39 Industrial), tendientes a mejorar la salud individual y colectiva de los servidores en sus ocupaciones y que deben ser desarrolladas en sus sitios de trabajo en forma integral e interdisciplinaria. Es muy importante tener en cuenta la salud del servidor y su excelente desarrollo y desempeño de su actividad laboral, igualmente el bienestar del funcionario traerá consigo óptimos beneficios de producción y posteriormente mayor utilidad para la entidad. El no cumplimiento de las normatividades de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional tendrá consecuencias legales tales como multas, sanciones, suspensiones y hasta el cierre total de la entidad. Por todo lo anterior se justifica la elaboración e implementación de un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, que garantice el mejoramiento continuo de las Condiciones de Salud y de Trabajo y el bienestar de los servidores, para que se desempeñen de una manera adecuada y eficiente, permitiendo su crecimiento personal y familiar y, a la vez, el mejoramiento de la productividad de la entidad. Mediante el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres, implementa acciones con el fin de mantener condiciones de trabajo que garanticen el bienestar, la salud de los servidores y la productividad de la entidad. 3 DEFINICIONES ACCIDENTE DE TRABAJO: Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte. Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo. Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador. También se considerará como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la función sindical aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical siempre que el accidente se produzca en cumplimiento de dicha función. De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución de actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en representación del empleador o de la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de empresas de servicios temporales que se encuentren en misión. SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 5 de 39 ENFERMEDAD LABORAL: Es enfermedad laboral la contraída como resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar. El Gobierno Nacional, determinará, en forma periódica, las enfermedades que se consideran como laborales y en los casos en que una enfermedad no figure en la tabla de enfermedades laborales, pero se demuestre la relación de causalidad con los factores de riesgo ocupacional serán reconocidas como enfermedad laboral, conforme lo establecido en las normas legales vigentes. SG-SST: Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. PELIGRO: Un peligro puede ser cualquier cosa (ya sean materiales, equipos, métodos o prácticas de trabajo) que pueda causar un daño. RIESGO: Un riesgo es la posibilidad, alta o baja, de que alguien sufra un daño causado por un peligro. EVALUACION DE RIESGOS: Se entiende por evaluación de riesgos el proceso dirigido a estimar la magnitud de los riesgos para la salud y la seguridad de los servidores derivados del trabajo. La evaluación consiste en un examen sistemático de todos los aspectos del trabajo para determinar: qué puede causar daño o lesión; si los riesgos pueden eliminarse y, si no es el caso, qué medidas de prevención o de protección se han adoptado o deben adoptarse para controlar los riesgos. SEGURIDAD: ausencia de riesgos de daño inaceptables. DESEMPEÑO: resultados medibles del sistema de gestión de la SST, relativos al control por parte de una organización de sus riesgos en la Seguridad y Salud en el Trabajo, basados en su política y objetivos de SST. MEJORA CONTINUA: proceso de intensificación del sistema de gestión de la SST, para alcanzar mejoras en el desempeño general en cuanto a la Seguridad y Salud en el Trabajo, en línea con la política de SST PARTES INTERESADAS: Individuos o grupos interesados en o afectados por el desempeño en seguridad y salud ocupacional de una organización. 4 REQUERIMIENTOS LEGALES U OTROS REQUISITOS LEY 1562 DE 2012: por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional. SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 6 de 39 LEY 9ª DE 1979: ley marco de la salud ocupacional en Colombia en la cual se dictan medidas sanitarias, normas para preservar y conservar la salud de los servidores. RESOLUCIÓN 2400 DE 1979: por el cual el ministerio de trabajo y seguridad establece algunas disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en los lugares de trabajo. DECRETO 614 DE 1984: por el cual se crea las bases para la organización y administración de la salud ocupacional en el país. RESOLUCIÓN 2013 DE 1986: establece la creación y funcionamiento de los comités de medicina, higiene y seguridad industrial en las empresas. RESOLUCIÓN 1016 DE 1989: por el cual se reglamenta la organización, funcionamiento y forma de los sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo que deben desarrollar los patronos o empleadores en el país. RESOLUCIÓN 1792 DE 1990: por la cual se adoptan valores límites permisibles para la exposición ocupacional al ruido. LEY 100 DE 1993: la cual organiza el sistema de seguridad social integral en Colombia. LEY 55 DE 1993: por medio de la cual se aprueba el “convenio número 170 y la recomendación numero 177 sobre la seguridad en la utilización de los productos químicos en el trabajo”, adoptados por la 77ª. Reunión de la conferencia general de la OIT, Ginebra, 1990. DECRETO 1295 DE 1994: que establece la afiliación de los funcionarios a una entidad aseguradora de riesgos profesionales ARL. DECRETO 1772 DE 1994: por el cual se reglamenta la afiliación y las cotizaciones al sistema general de riesgos profesionales. LEY 776 DE 2002: por la cual se dictan normas sobre la organización, administración y prestaciones del sistema general de riesgos profesionales. DECRETO 1607 DE 2002: por el cual se modifica la tabla de clasificación de actividades económicas para el sistema general de riesgos profesionales y se dictan otras disposiciones. RESOLUCIÓN 156 DE 2005: por el cual se adoptan los formatos de informe de accidentes de trabajo y de enfermedad profesional y se dictan otras disposiciones. LEY 1010 DE 2006: por la cual se adoptan medidas para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de las relaciones de trabajo. SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 7 de 39 RESOLUCIÓN 734 DE 2006: por la cual se establece el procedimiento para adaptar los reglamentos de trabajo a las disposiciones de la Ley 1010 de 2006. RESOLUCIÓN 1401 DE 2007: el ministerio de la protección social reglamenta la investigación de incidentes y accidentes de trabajo. RESOLUCIÓN 2346 DE 2007: por la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales. RESOLUCIÓN 2646 DE 2008: se definen responsabilidades para la identificación, evaluación y control de los riesgos psicosociales para la prevención intervención y monitoreo permanente de la exposición a factores de riesgo y que puedan dar origen a patologías causadas por el estrés laboral. RESOLUCIÓN 1157 DE 2008: por la cual se modifica el artículo 13 de la resolución 1016 de 1989, el funcionamiento del comité paritario de salud ocupacional, sin que se requiera su registro ante el ministerio de la protección social. RESOLUCIÓN 3673 DE 2008: por la cual se establece el reglamento técnico de trabajo seguro en alturas. LEY 1335 DE 2009: disposiciones por medio de las cuales se previenen daños a la salud de los menores de edad, la población no fumadora y se estipulan políticas públicas para la prevención del consumo del tabaco y el abandono de la dependencia del tabaco del fumador y sus derivados en la población colombiana. RESOLUCIÓN 1918 DE 2009: por la cual se modifica el artículo 11 de la Resolución 2346 de 2007, sobre la contratación y costo de las evaluaciones médicas ocupacionales. LEY 1429 DE 2010: por la cual se expide la ley de formalización y generación de empleo (se cambian disposiciones sobre registro del reglamento interno de trabajo y COPASO). RESOLUCIÓN 1409 DE 2012: por la cual se establece el Reglamento de Seguridad para protección contra caídas en trabajo en alturas. RESOLUCIÓN 1523 DE 2012: Por la cual se adopta la política nacional de gestión del riesgo de desastres y se establece el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres y se dictan otras disposiciones. SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO 5 CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 8 de 39 OBJETIVOS Promover, mantener y mejorar las condiciones de salud y trabajo en la UNGRD, con el fin de preservar un estado de bienestar físico mental y social de los servidores, a nivel individual y colectivo, que mejore la productividad de la entidad. Desarrollar actividades de prevención de enfermedades labores y accidentes de trabajo a todo nivel en la entidad, con el fin de disminuir las pérdidas por daños a los equipos, materias primas o las generadas por ausentismo laboral. Analizar la magnitud de los factores de riesgos en la entidad e implementar los sistemas de control requeridos para evitar efectos nocivos en los servidores, las instalaciones, la comunidad y el medio ambiente. Elaborar, analizar y actualizar las estadísticas de la información recolectada en los diferentes registros implementados, los cuales permitirán controlar el comportamiento de los factores de riesgo existentes y detectar la presencia de nuevos agentes agresores. Promover las normas internas de seguridad y salud en el trabajo y el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial, para facilitar el control de los factores de riesgo y prevenir la aparición de accidentes y enfermedades laborales. Conformar y fomentar los grupos de apoyo del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo: Comité paritario de seguridad y salud en el trabajo, comité de convivencia, Brigada de Emergencia, los cuales liderarán el desarrollo y adecuado cumplimiento de las metas establecidas por la UNGRD, en beneficio de la salud de los servidores. Elaboración e implementación de los sistemas de vigilancia epidemiológica en los diferentes riesgos identificados. 6 ALCANCE Este Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo (SG-SST) aplica a todos los servidores y contratistas de la UNGRD vinculados directamente o a través de contratos temporales de trabajo o por medio de contratos de aprendizaje y aquellos otros que la Ley establezca, en los diferentes puestos, centros de trabajo y áreas de operación. SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO 7 7.1 POLÍTICA SIPLAG CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 9 de 39 DESARROLLO DEL SISTEMA INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION De conformidad con lo establecido en el Decreto 4147 de 2011 y la Ley 1523 de 2012, la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres – UNGRD, en cumplimiento de su objetivo de dirigir la implementación de la gestión del riesgo de desastres, atendiendo las políticas de desarrollo sostenible, coordinar el funcionamiento y el desarrollo continuo del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres, y en concordancia con el plan de desarrollo, los planes sectoriales y de desarrollo administrativo, el Sistema de Control Interno y los planes estratégicos de la Entidad, se compromete a través de la Dirección, a gestionar los recursos necesarios para: Satisfacer las necesidades y expectativas de la ciudadanía y comunidad en general del Territorio Colombiano con prontitud, eficacia, eficiencia, transparencia y calidad a través de acciones permanentes para el conocimiento, la reducción del riesgo y para el manejo de desastres, con el propósito explícito de contribuir a la seguridad, el bienestar, la calidad de vida de las personas, la mitigación de los impactos ambientales y con el uso responsable de los recursos. Promover el cuidado de la salud individual y colectiva, mejorar las condiciones de trabajo, en el entendido de minimizar, eliminar y/o controlar los diferentes factores de riesgo que puedan generar en sus servidores, visitantes y contratistas, accidentes o enfermedades laborales en las instalaciones de la Entidad y de esta manera ofrecerles unas condiciones de trabajo y de vida seguras, así mismo a divulgar a través de sensibilizaciones, piezas comunicativas y campañas de prevención, temas relacionados con Seguridad y Salud en el Trabajo. Establecer controles y definir responsables para los procesos de mejoramiento en el servicio a la comunidad, en la gestión ambiental y la salud en el trabajo, con el fin de prevenir daños sobre el ambiente, lesiones y/o enfermedades causadas por las condiciones laborales; de igual manera, se compromete a velar por la salud de los trabajadores en todas las ocupaciones. Cumplir con los requisitos legales y de otra índole aplicable a la UNGRD con relación al cuidado del medio ambiente y a la Seguridad y Salud en el Trabajo, de acuerdo a la normatividad legal vigente. Mejorar continuamente el desempeño del Sistema Integrado de Planeación y Gestión –SIPLAG-, por medio del establecimiento, implementación y seguimiento de Políticas, Planes y Programas, para contribuir a la seguridad, el bienestar, la calidad de vida de las personas y con el cuidado del medio ambiente, así como en la gestión de riesgos, la prevención de la contaminación o cualquier aspecto prioritario. SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO 7.2 CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 10 de 39 POLITICA DE NO ALCOHOL, DROGAS Y TABAQUISMO La Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres, ha establecido la política de no alcohol, drogas y tabaquismo, en pro de prevenir, mejorar y conservar el bienestar y la calidad de vida de los servidores y contratistas, fomentando estilos de vida saludable y permitiendo un adecuado desempeño del personal y de la entidad; teniendo en cuenta lo establecido en la resolución 1075 de marzo 24 de 1992. Es política de la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres, mantener los lugares de trabajo en óptimas condiciones que permita alcanzar altos niveles de Seguridad y salud en el trabajo, siendo consciente que el alcoholismo, la drogadicción y el abuso de sustancias alucinógenas y enervantes por parte de los servidores y contratistas, tienen efectos adversos en la capacidad de desempeño y afectan considerablemente la salud, seguridad, eficiencia y productividad de los servidores y de la unidad en general. La indebida utilización de medicamentos formulados, la posesión, distribución o venta de drogas no recetadas, bebidas alcohólicas, sustancias alucinógenas y enervantes dentro de las instalaciones de la UNGRD, en el desarrollo del trabajo y/o durante la ejecución de comisión de servicio está estrictamente prohibida. Presentarse a trabajar bajo el efecto del alcohol, drogas y/o sustancias alucinógenas y enervantes o que creen dependencia, está estrictamente prohibido. LA UNGRD ha designado los recursos financieros y humanos requeridos para dar cumplimiento a esta política y espera por su parte, la colaboración de todos los servidores y contratistas, participando activamente en los programas de sensibilización y capacitación. 7.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 7.3.1 Generalidades de la entidad RAZÓN SOCIAL: Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres. NIT: 900478966-6 ARL: POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. Número Patronal 860011153-6 Número de contrato de Afiliación con ARL: 051232 (11009) RE SEDE PRINCIPAL DIRECCIÓN Avenida Calle 26 # 92-32 Edificio Gold 4 Piso 2 CONNECTA - Ecosistema de Negocios TELÉFONO CIUDAD 5529696 BOGOTÁ SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO SUCURSAL BODEGA CL 90 # 12 – 28 PISO 2 PISO 3 Transversal 93 # 53 - 32 Parque Industrial El Dorado Bodega N°2 CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 11 de 39 6581697 BOGOTÁ NO APLICA BOGOTÁ CLASE O TIPO DE RIESGO ASIGNADO POR LA A.R.L.: I Y V CÓDIGO DE LA ACTIVIDAD ECONÓMICA No. 8890 - Otras actividades de asistencia social sin alojamiento. 7.3.1.1 Antecedentes Una aproximación a la historia de la estructura institucional existente en Colombia para la prevención y atención de desastres (hoy gestión del riesgo de desastres), muestra que la misma ha sido, con algunas excepciones, principalmente el resultado de aprendizajes asociados a los procesos de atención de desastres que por décadas ha tenido que enfrentar el país. Resultado de estos aprendizajes, entre otros instrumentos, el país creó y reglamentó el Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres –SNPAD-, mediante la Ley 46 de 1988 y el Decreto Ley 919 de 1989, respectivamente. El mismo significó para ese momento histórico un avance significativo en la forma en que el estado colombiano enfrentaba las situaciones de crisis derivadas de las situaciones de desastre, siendo esto objeto de reconocimiento internacional. No obstante, en el pasado, el Sistema presentaba algunas debilidades que limitaban su actuación. Entre otros, a partir de diferentes propuestas de análisis y evaluación, se identificaron los siguientes problemas: Los instrumentos legales no fueron completamente regulados. Se presentaban deficientes niveles de coordinación entre los diferentes niveles del sistema, debido principalmente a la ausencia de mecanismos eficientes de interlocución. El Sistema presentaba altos niveles de vulnerabilidad política, hecho que podría relacionarse con el traslado del organismo de dirección y coordinación del Sistema de la Presidencia de la República al Ministerio del Interior. Había una escasa articulación de la temática en los procesos de planificación territorial y sectorial. El Sistema poseía serias deficiencias para emprender procesos de reconstrucción postdesastre de manera autónoma. El Sistema tenía limitaciones financieras para la ejecución de las tareas que debía asumir. En el periodo comprendido entre la creación del Sistema y el presente, además el país ha sufrido transformaciones importantes como el cambio de la Constitución Nacional en el año 1991 y por esta vía, cambios en la legislación, por ejemplo, en temas como la organización de la administración del SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 12 de 39 estado, la planificación y el ordenamiento territorial, la planificación ambiental, la participación ciudadana, etc. Durante dicho periodo, acorde con los contenidos de la Ley 46 de 1988 y el Decreto 919 de 1989, fue la otrora Oficina Nacional para la Atención de Desastres, la entidad responsable de la coordinación del SNPAD. Se trataba de una dependencia creada en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República que posteriormente pasó a ser parte del Ministerio de Gobierno. Esta situación, precisamente, se identificó como una de las principales debilidades de la entidad dado que, como consecuencia de su remoción de la Presidencia de la República y su relegación a un tercer nivel administrativo dentro de la estructura de un Ministerio, pasó a ocupar un lugar subalterno hecho que limitó su capacidad de incidencia en la problemática. De igual manera la relegación de su papel en los procesos de respuesta y recuperación en grandes desastres, siendo desplazada permanentemente por mecanismos ad hoc, contribuyó a deteriorar su capacidad de actuación. No obstante que el Decreto 919 de 1989 en su artículo 58 estableció que la Oficina contaría “con un equipo técnico integrado por funcionarios calificados para dirigir y orientar las áreas de estudio técnico, científico, económico, de financiamiento comunitario, jurídico e institucional”, no presentó una Planta Global adscrita a la institución, que le permitiera cumplir a cabalidad con los objetivos planteados por Ley para el momento histórico mencionado. Con todos estos elementos, y a partir de una reflexión que se inició con el proceso de reconstrucción del Eje Cafetero (Terremoto de Armenia – 1999) se planteó la necesidad de un cambio estructural en el SNPAD, que de forma concreta fue conducido a través del Programa para la Reducción de la Vulnerabilidad Fiscal del Estado ante Desastres. En ese momento se planteó que se hacía necesaria una actualización normativa del Sistema, de su concordancia con la constitución de 1991, de su coherencia en términos de estructura y funciones y desde el punto de vista de políticas que debe desarrollar para cumplir con su misión. No obstante, se tuvo la precaución de advertir que cualquier modificación que se llevara a cabo del SNPAD debería incluir el fortalecimiento de la que para ese entonces se denominaba Dirección Nacional para la Prevención y Atención de Desastres (DNPAD), o mejor aún su transformación en una entidad con las competencias y autonomía suficiente para solucionar la problemática del SNPAD, actualizar la normatividad y de esta manera definir las políticas de gestión del riesgo que requería el país. Consecuentemente, y gracias a los esfuerzos gubernamentales efectuados por el poder Ejecutivo y Legislativo de nuestro país, en concordancia con el actual Director General de Gestión del Riesgo, se logró expedir la siguiente legislación: La Ley 1523 de 2012 “Por la cual se adopta la política nacional de gestión del riesgo de desastres y se establece el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres y se dictan otras disposiciones” y del Decreto 4147 de 2011 “Por el cual se crea la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres”. SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 13 de 39 Posteriormente la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres se reestructuro mediante la resolución 684 del 13 de Junio de 2013 “Por medio del cual se crean los grupos internos de trabajo Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres” y el decreto 2672 del 20 de Noviembre de 2013 “Por el cual se modifica parcialmente la estructura de la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres”. Misión de la UNGRD Somos la Unidad que dirige, orienta y coordina la Gestión del Riesgo de Desastres en Colombia, fortaleciendo las capacidades de las entidades públicas, privadas, comunitarias y de la sociedad en general, con el propósito explícito de contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de las personas y al desarrollo sostenible, a través del conocimiento del riesgo, su reducción y el manejo de los desastres asociados con fenómenos de origen natural, socionatural, tecnológico y humano no intencional. 7.3.1.2 Visión de la UNGRD Al 2017 la Unidad habrá logrado empoderar a las autoridades nacionales e internacionales, entidades públicas o privadas y a la sociedad en general, sobre su responsabilidad en cuanto a la gestión del riesgo de desastres se refiere, impulsando la participación social en la vigilancia del desempeño institucional, promoviendo el uso óptimo de la tecnología en la materia y disminuyendo significativamente las condiciones de riesgo, la pérdida de vidas y los costos asociados a los desastres. 7.3.1.3 Identificación SEDE PRINCIPAL: Avenida Calle 26 # 92-32 Edificio Gold 4 Piso 2- SUCURSAL: CL 90 # 12 – 28 PISO 2 PISO 3 Tabla 2 Datos generales, identificación y localización de la entidad DATOS GENERALES ITEM RAZÓN SOCIAL NIT DIRECCIÓN INFORMACIÓN Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo del Desastre (UNGRD) 900.478.966-6 SEDE PRINCIPAL: Avenida Calle 26 # 92-32 Edificio Gold 4 Piso 2- SUCURSAL: CL 90 # 12 – 28 PISO 2 PISO 3 SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO TELÉFONO/ FAX CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 14 de 39 5529696 Ext. 806 Sede principal Personal de planta- Lunes a Viernes 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Personal sala de radios- Lunes a Viernes: 6:00am a 2:00pm - 2:00pm a 10:00pm-10:00pm a 6:00am Personal sala de crisis- Fines de semana: 8:00am a 1:00 pm – 1:00pm a 6:00pm PERSONAL (En las PERSONAL CONTRATISTA instalaciones) HORARIOS CARGA OCUPACIONAL 98 personas de planta 174 contratistas sede principal 37 contratistas sucursal PERSONAL FLOTANTE (Número máximo de visitantes que puede haber en cualquier momento en las instalaciones, fuera del personal que allí labora) 150 Sede principal 10 Sucursal SEDE PRINCIPAL: Avenida Calle 26 # 92-32 Edificio Gold 4 Piso 2 Tabla 3 Principales vías cercanas Sede Principal Principales vías de acceso o salida Por el Norte: Vía: Avenida José Celestino Mutis No. de calzadas: 2 Comunica: Av José Celestino Mutis con la Av ciudad de Cali Sentido: Oriente – Occidente /Occidente- Oriente Acceso: Vehicular y/o peatonal Estado General: Señalización, demarcación y estado de la calzada. B Por el Sur: Vía: Av. El Dorado Comunica: Av ALO con la Av Ciudad de Cali R M SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO No. de calzadas: 2 CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 15 de 39 Sentido: Oriente – Occidente/Occidente- Oriente Acceso: Vehicular y/o peatonal Estado General: Señalización, demarcación y estado de la calzada. B R M Por el Oriente: Vía: Av Ciudad de Cali No. de calzadas: Comunica: Av el dorado con la Av José Celestino Mutis Sentido: Sur- Norte/ Norte -Sur Acceso: Vehicular y/o peatonal Estado General: Señalización, demarcación y estado de la calzada. B R M Por el Occidente: Vía: Futura ALO No. de calzadas: Comunica: Av el Dorado con la Av José Celestino Mutis Sentido: Norte – Sur / Sur – Norte Acceso: Vehicular y/o peatonal Estado General: Señalización, demarcación y estado de la calzada. En proyección SUCURSAL: CL 90 # 12 – 28 PISO 2 PISO 3 Tabla 4 Principales vías cercanas Sucursal Principales vías de acceso o salida Por el Norte: Vía: No. de calzadas: Carrera 12 1 Sentido: Sur -Norte B R M SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 16 de 39 Acceso: Vehicular y/o peatonal Estado General: Señalización, demarcación y estado de la calzada. B R M B R M B R M B R M Por el Sur: Vía: Carrera 13 No. de calzadas: 1 Sentido: Norte-Sur Acceso: Vehicular y/o peatonal Estado General: Señalización, demarcación y estado de la calzada. Por el Oriente: Vía: No. de calzadas: Calle 92 2 Sentido: Oriente-Occidente / Occidente-oriente Acceso: Vehicular y/o peatonal Estado General: Señalización, demarcación y estado de la calzada. Por el Occidente: Vía: No. de calzadas: Calle 90 1 Sentido: Occidente-Oriente Acceso: Vehicular y/o peatonal Estado General: Señalización, demarcación y estado de la calzada. En proyección SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 17 de 39 7.3.1.4 Descripción de la sede SEDE PRINCIPAL: Avenida Calle 26 # 92-32 Edificio Gold 4 Piso 2 Tabla 5 Elementos constructivos y materiales contenidos Sede Principal Descripción Edificación Elementos Estructurales Estructura: Por las características observadas la estructura es de concreto, con paredes en ladrillo y con acabados de pañete, estuco y pintura. Fachada: Se observa vidrio templado Cubierta superior: Techos descubiertos, tubería a la vista, material estructural concreto Paredes interiores: Estuco y pintura, divisiones en vidrio templado. Puertas: Vidrio. Escaleras: Barandas Metálicas y pasos en granito pulido. Pisos: Zonas en baldosa: brillante y otras áreas en tapete. Material combustible Madera Combustibles Cartón papel ( algunos muebles y escritorios) (cajas, carpetas) Sillas. SUCURSAL: CL 90 # 12 – 28 PISO 2 PISO 3 Tabla 6 Elementos constructivos y materiales contenidos Sede Principal Descripción Edificación Elementos Estructurales Estructura: Por las características observadas la estructura es de concreto, con paredes en ladrillo y con acabados de pañete, estuco y pintura. SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO Fachada: CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 18 de 39 Con paredes en ladrillo y ventanales en vidrio. Cubierta superior: Techos cubiertos, material estructural en concreto. Paredes interiores: Estuco y pintura, divisiones en vidrio templado y en drywall Puertas: Puertas de las oficinas en vidrio Escaleras: Barandas Metálicas y pasos en granito pulido. Pisos: Zonas en baldosa: brillante y otras áreas en tapete. Material combustible Madera Combustibles ( algunos muebles y escritorios) Cartón papel (cajas, carpetas) Sillas. 7.3.1.5 Servicios e instalaciones SEDE PRINCIPAL: Avenida Calle 26 # 92-32 Edificio Gold 4 Piso 2- SUCURSAL: CL 90 # 12 – 28 PISO 2 PISO 3 Tabla 7 Servicios e Instalaciones SUMINISTRO SERVICIO / MEDIO Energía eléctrica: Agua: Alcantarillado: EXTERNO Telefonía: Red de cableado público con acometida y redes internas con polo a tierra. Red de acueducto público y red interna de tubería con suministro a baños (servicios sanitarios). Red interna de recolección y evacuación de aguas negras y aguas lluvias y red de alcantarillado público. Red de cableado telefónico público, con acometidas. Recolección de Empresa de aseo del sector. basuras: INTERNOS Proveedores: Empresas externas especializadas de acuerdo a necesidades. Otros tipos de comunicación: Celulares, Internet. Iluminación: Tubos fluorescentes en las áreas, adosados al techo. SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO SUMINISTRO Versión 01 Página 19 de 39 SERVICIO / MEDIO Servicios Sanitarios: Baterías de baños. Cocina: Ubicada cerca de una de las entradas en la sede principal Otros tipos de comunicación: 7.4 CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Celulares, Radio comunicación. Procesos, equipos e insumos 7.4.1 Principales procesos La actividad de la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo del Desastre (UNGRD), involucra la prestación de servicios a través de los siguientes procesos: SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 20 de 39 Tabla 8 Procesos Desarrollados PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO Gestión Gerencial Direccionar mediante la articulación de planes, programas, proyectos y políticas a la UNGRD en materia de Gestión de Riesgo de Desastres Planeación Estratégica Asesorar, desarrollar y coordinar el diseño, formulación y evaluación de resultados de las políticas estratégicas, planes, programas y proyectos institucionales para el efectivo cumplimiento de las funciones de la UNGRD, conjuntamente coordinar el seguimiento, la evaluación y comunicación al cumplimiento del Plan Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres (PNGRD). Sistema Integrado de Planeación y Gestión Facilitar la planificación, gestión, administración y control, en la Unidad Nacional para la Gestión de Riesgo de Desastres UNGRD, mediante el cumplimiento de los modelos, estándares y demás normas que integran el SIPLAG, con el propósito fortalecer a la Entidad en la implementación de las políticas institucionales, en el logro de los objetivos, en cumplimiento de la misión, haciendo de la UNGRD una entidad laboral, ambiental y socialmente responsable. Gestión de Sistemas de Información Asesorar, desarrollar y coordinar el diseño, formulación y evaluación de las políticas, planes, programas y proyectos de las tecnologías de información de la UNGRD y del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres acordes al marco legal, con el fin de atender las necesidades de información de forma oportuna, confiable y segura. Gestión de comunicaciones Diseñar e implementar estrategias de comunicación que permitan la construcción y fortalecimiento de una cultura de la gestión del riesgo en cada uno de los ejes estratégicos de Comunicación, dispuestos para tal fin y que lleven al cumplimiento de la normatividad existente Gestión de conocimiento del riesgo Fortalecer el conocimiento del riesgo a través de la producción, transformación y transferencia de información para soportar el óptimo desarrollo de los procesos de reducción del riesgo y de manejo de desastres Gestionar la aplicación de medidas de intervención dirigidas a modificar o disminuir las condiciones de riesgo actuales (Intervención correctiva), a Gestión de evitar nuevos riesgos (Intervención prospectiva) y a generar mecanismos Reducción del Riesgo o instrumentos financieros que permitan obtener recursos económicos oportunos para la atención de emergencias y la recuperación (protección financiera). SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 21 de 39 Gestión de Manejo de Desastres Coordinar y ejecutar las actividades de forma eficaz y efectiva para atender los efectos negativos causados por las emergencias, así mismo para la recuperación post-desastre, la ejecución de la respuesta y la respectiva recuperación: rehabilitación y reconstrucción segura, garantizando las necesidades básicas como; alimentación, alojamiento, agua, saneamiento, accesibilidad y transporte entre otros. Gestión de Bienes muebles e inmuebles Administrar los bienes e inventarios de la UNGRD a través de la adquisición, recepción, almacenamiento, identificación, aseguramiento, mantenimiento, suministro y control de los mismos, que contribuyan al óptimo funcionamiento de las actividades que se desarrollan en la UNGRD. Gestión Documental Establecer y normalizar la Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización, Transferencia, Disposición de documentos, recibidos y producidos por la UNGRD, asegurando la conservación y preservación de la memoria institucional, garantizando el cumplimiento de los requisitos legales relacionados con la gestión documental. Gestión Financiera Contribuir en el proceso de Planeación Institucional a través de la programación, organización, control y registro presupuestal y contable, de todos los hechos financieros y económicos necesarios para la correcta ejecución de los recursos, el suministro de información objetiva, consistente, relevante, verificable y comprensible que permita tomar decisiones, emitir juicios y ejercer la función de control. Gestión del Talento Humano Promover el desarrollo integral de los servidores públicos y particulares que desempeñan funciones públicas en la UNGRD, orientados al mejoramiento de la calidad en la prestación del servicio y la generación de un servicio integral que logre la satisfacción de los usuarios. Gestión Jurídica Apoyar a la entidad para que sus actuaciones se ajusten a las normas legales y atender oportunamente todas las consultas trámites y en general actuaciones de contenido jurídico que le correspondan en el desarrollo de su objeto. Gestión Infraestructura Tecnológica Establecer las actividades que soporten la adecuada operación y funcionamiento de todos los componentes que hacen parte la infraestructura tecnológica, en cuanto a redes, comunicaciones, equipos de cómputo electrónico y soporte a usuarios. Gestión del Servicio al Ciudadano Establecer e implementar mecanismos que permitan, orientar, atender, gestionar y dar tratamiento de manera eficaz y eficiente a los diferentes SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 22 de 39 grupos de interés a través de los canales establecidos en la entidad. Gestión de Contratación Orientar, analizar y adelantar los procesos para la adquisición de bienes, prestación de servicios y obras entre otras, requeridas para el desarrollo de la gestión de la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres, a través de los recursos de la UNGRD y los que se administran por el FNGRD en la fase Precontractual y postcontractual. Gestión de control Disciplinario Recibir, orientar, analizar y gestionar los procesos disciplinarios que lleguen por competencia al conocimiento de la secretaria general de la UNGRD. Gestión para la Cooperación Internacional Coordinar acciones de diplomacia humanitaria con el Ministerio de Relaciones Exteriores y gestionar con la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia APC – Colombia recursos financieros, físicos, humanos y técnicos de Cooperación Internacional para el fortalecimiento del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres. Evaluacion y seguimiento Asesorar y evaluar de manera permanente y oportuna a la Alta Dirección en el cumplimiento de los objetivos, metas y planes establecidos, dentro de un proceso retroalimentador, generador de valor agregado y de mejoramiento continuo para la gerencia pública y la lucha contra la corrupción, a fin de que la Alta Dirección tome decisiones asertivas que logren la eficiencia, eficacia, economía y transparencia en el ejercicio de las funciones de la UNGRD en el marco de la Constitución y la Ley como entidad coordinadora del UNGRD, a partir de un enfoque sistémico con actitud dinámica e innovadora, de valoración y verificación objetiva de las evidencias y cumpliendo un papel evaluador y de asesor independiente. 7.4.2 Materiales Utilizados Los materiales utilizados en los procesos desarrollados por la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo del Desastre (UNGRD), son: equipos e insumos, todos inherentes a las actividades que allí se desarrollan. 7.4.2.1 Equipos Tabla 9 Principales equipos con que cuenta la UNGRD AREAS Área Administrativa, EQUIPOS oficinas, Computadores, impresoras, SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO salas, recepción. CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 23 de 39 estabilizadores, teléfonos/fax, celulares, centro de datos. 7.4.2.2 Insumos y residuos En la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres (UNGRD), se cuenta con materias primas e insumos que facilitan el desarrollo de los procesos operativo y administrativo, los principales son: Tabla 10 Principales insumos y residuos de la UNGRD PROCESOS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Tareas Materias Primas / Insumos Residuos Proceso administrativo y de apoyo en gestión al personal, planeación, organización y control de pedidos Papelería, carpetas, AZ, bolígrafos, cartuchos para impresoras, software, CDs, acetatos, cintas, ganchos, clips, etc., otros elementos de oficina. Papel impreso, CDs, vasos desechables, residuos orgánicos. 7.4.3 RESPEL: cartuchos para impresoras, equipos electrónicos en mal estado. Organización de trabajo 7.4.3.1 Forma de contratación de los funcionarios Contratos a término indefinido Contrato civil por prestación de servicios 7.4.3.2 Distribución demográfica Se realiza la evaluacion del perfil socio-demográfico aplicable a los funcionarios de la UNGRD el incluye las siguientes variables (etapa de implementación): SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 24 de 39 Demográficas: edad, sexo, estado civil, raza. Socioeconómicas: escolaridad, procedencia, composición familiar, vivienda, nutrición, ingresos. Culturales: aficiones, manejo del tiempo libre, religión. 7.4.3.3 Horarios de trabajo Tabla 11 Carga Ocupacional PERSONAL Clase Cant. Horario Lunes-Viernes Observaciones 98 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Personal de contratistas 227 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Personal sala de radios 10 6:00 am a 2:00 pm 2:00 pm a 10:00 pm 10:00 pm a 6:00 am Corresponde a 4 personas de la planta contratista. Personal sala de crisis 6 8:00 am a 1:00 pm 1:00 pm a 6:00 pm Fines de semana, corresponden a personal de planta o contratistas. Personal de planta EXTERNOS Visitantes / día 150 Total aproximado con visitantes día. 475 8:00 a.m. a 5:00 p.m. 7.4.4 Organización de la Seguridad y Salud en el trabajo 7.4.5 Organigrama de la UNGRD SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO 8 8.1 CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 25 de 39 RESPONSABILIDAD DE RECURSOS RECURSOS 8.1.1 Recursos Humanos: En la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres se ha designado al proceso de Gestión del Talento humano como el encargado de velar por el diseño, implementación, seguimiento y mejora del Sistema de gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, con responsabilidad del profesional en Seguridad y Salud en el Trabajo 8.1.2 Recursos Financieros: La Dirección General dispone de los recursos necesarios para cumplir con los costos fijos y demás que el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo requiera. Para obtener éstos recursos se cuenta con un presupuesto destinado. La entidad destina un rubro especial para cubrir las necesidades del SG-SST de la UNGRD como: capacitación y entrenamiento a los servidores y contratistas. SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 26 de 39 8.1.3 Recursos técnicos La UNGRD cuenta con normas, procedimientos, programas y demás documentación que permiten dar cumplimiento a los requisitos legales y para evaluar las condiciones de seguridad y salud de los servidores y contratistas. 8.1.4 Recursos locativos La UNGRD, cuenta con un área especial para la administración del SG-SST la cual utiliza para suplir las necesidades; igualmente existe dotación de oficina y equipos de cómputo; de la misma manera la entidad dispone de sus instalaciones locativas para la ejecución de los diferentes espacios de formacion, entrenamiento y/o capacitación a los servidores y contratistas. 8.2 NIVELES DE RESPONSABILIDAD 8.2.1 Dirección General Conocer y liderar el desarrollo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la entidad. Responsabilizarse en la implementación de las actividades planteadas del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la entidad. Incluir en las reuniones los temas referentes al desarrollo de las actividades Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la entidad. Evaluar periódicamente el cumplimiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la entidad. 8.2.2 Mandos medios (Responsables de procesos) Informar al profesional de Seguridad y Salud en el Trabajo sobre los problemas en materia de Medicina Preventiva y del Trabajo, Higiene y Seguridad Industrial, que se presenten en la entidad. Planear y coordinar las actividades establecidas a través del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la entidad. Motivar la participación de todos los miembros de su área en las actividades de capacitación que se programen. Participar activamente en las reuniones donde se traten temas de Seguridad y Salud en el Trabajo Implementar los sistemas necesarios para verificar el cumplimiento de las actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo Verificar el cumplimiento de la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo, por parte de todos los miembros de la entidad. Cumplir las normas y procedimientos de Seguridad y Salud en el Trabajo, establecidos por la entidad. Presentar informes mensuales al profesional de Seguridad y Salud en el Trabajo sobre las actividades desarrolladas. SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO 8.2.3 CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 27 de 39 Responsabilidad del profesional de Seguridad y Salud en el Trabajo Asumir la dirección del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la entidad asesorando a todos los funcionarios de la UNGRD en la formulación de reglas y procedimientos para el desarrollo de las actividades. Plantear soluciones para los problemas en materia de Medicina Preventiva y del Trabajo, Higiene y Seguridad Industrial. Informar periódicamente al director general de la entidad sobre las actividades y situaciones de Seguridad y Salud en el Trabajo que se han desarrollado en la UNGRD. Asegurar el cumplimiento de la política, por parte de todos los funcionarios de la entidad, ayudándolos para que cumplan con su responsabilidad en Seguridad y Salud en el Trabajo. Mantener un programa educativo y promocional de la Seguridad y Salud en el Trabajo para todos los funcionarios. Establecer mecanismos de evaluación para verificar el cumplimiento de las actividades en Seguridad y Salud en el Trabajo. Implementar las leyes, directivas y normas en general, expedidas por las entidades oficiales relacionadas con la Seguridad y Salud en el Trabajo. Establecer campañas de motivación y divulgación de normas y conocimientos técnicos tendientes a mantener un interés activo por la Seguridad y Salud en el trabajo en todo el personal. Participar activamente en las reuniones en donde se traten temas de Seguridad y Salud en el Trabajo. Integrar las actividades de Seguridad y Salud en el trabajo en todos los niveles de la entidad, suministrando a estos ideas e información para el progreso del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo. Verificar que el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el trabajo, esté funcionando y reuniéndose periódicamente, para lo cual se establecerá un control de cada reunión. Evaluar la implementación de los programas en beneficio del cumplimiento de las actividades de Seguridad y Salud en el trabajo. Mantener constante comunicación con entidades asesoras en el tema y tomar parte activa en las actividades programadas por dichas entidades. Coordinar las actividades correspondientes con las entidades relacionadas con la UNGRD: EPS, ARL, IPS de la entidad. 8.2.4 Responsabilidad de los funcionarios de la UNGRD. Cumplir con las normas de Seguridad y Salud en el trabajo establecidas por la ley y por la entidad. Informar al profesional de Seguridad y Salud en el trabajo sobre las condiciones y/o acciones inseguras en los lugares de trabajo y presentar sugerencias de corrección. Participar activamente en las charlas y cursos de capacitación de Seguridad y Salud en el trabajo a que haya sido invitado. Participar activamente en los grupos del apoyo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo que se conformen en la entidad como son: Comité Paritario de Seguridad y SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 28 de 39 Salud en el trabajo, Brigada de Emergencia de la entidad, comité de convivencia laboral y equipo investigador de incidentes y accidentes de trabajo. 8.2.4.1 Dirección del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo. La UNGRD determino que el profesional en Seguridad y Salud en el Trabajo seria el servidor encargado de liderar el diseño, implementación, seguimiento y mejora del SG-SST. 8.2.4.2 Comité paritario de Salud Ocupacional De conformidad con la Resolución 2013 de 1986, el COPASST debe funcionar como Organismo de Promoción y Vigilancia de las Políticas, Normas y Reglamentos de Salud Ocupacional al interior de la empresa, en el tiempo asignado legalmente para sus funciones: Por lo menos una reunión al mes y cuatro (4) horas semanales de trabajo. Este comité se reunirá de manera extraordinaria cuando ocurra un accidente de trabajo o cuando se haya determinado un riesgo, con el responsable del área implicada. En la UNGRD actualmente el Copaso está conformado por: Responsabilidades del COPASO: Proponer y participar en actividades de Salud Ocupacional dirigidas a trabajadores y directivos. SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 29 de 39 Vigilar el desarrollo de las actividades dirigidas al ambiente y al trabajador que debe realizar la empresa de acuerdo con los factores de riesgo prioritarios. Visitar periódicamente los lugares de trabajo, e inspeccionar los ambientes, máquinas, equipos y operaciones realizadas por los trabajadores en cada área o sección, e informar al empleador sobre la existencia de factores de riesgo y sugerir las medidas correctivas y de control. Servir como organismo de coordinación entre el empleador y los trabajadores en la solución de los problemas relativos a la salud ocupacional. Participar en el análisis de las causas de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y proponer al empleador las medidas correctivas a que haya lugar para evitar su ocurrencia. Las demás que indique la normatividad vigente. 8.2.4.3 Procedimientos administrativos La UNGRD ha documentado los procesos que conforman el Sistema Integrado de Planeación y Gestión, incluido las actividades que se desarrollan para dar cumplimiento al SG-SST y a la normatividad legal vigente. El control de esta documentación se realiza por medio de los listados maestros de documentos y listado maestro de registros de cada uno de los procesos 8.3 8.3.1 DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE CONDICIONES DE TRABAJO Y SALUD Diagnóstico integral de condiciones de Trabajo Mediante el diagnóstico se identifican, ubican y valoran los diferentes factores de riesgo existentes en la UNGRD, estableciendo acciones preventivas, hacia la prevención de los accidentes de trabajo y enfermedades laborales. La matriz de riesgos se realiza visitando todos los procesos y sedes de la UNGRD. (etapa de implementación) LA UNGRD, cuenta con un procedimiento para la identificación de peligros, evaluación y control de los riesgos que contemplan actividades rutinarias y no rutinarias. Ver “Procedimiento identificación de peligros, valoración de riesgos y determinacion de los controles”. La identificación, evaluación y priorización de peligros se observa en el formato “Matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos”, teniendo en cuenta la identificación, valoración y establecimiento de estrategias de prevención y control encaminadas hacia la prevención de accidentes y enfermedades laborales, en el desarrollo de tareas por parte del personal administrativo y operativo de la entidad. SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 30 de 39 La UNGRD cuenta con un Diagnóstico de Condiciones de Trabajo, el cual identifica los factores de riesgos a los cuales los servidores y contratistas se encuentran expuestos, así como la identificación de las fuentes generadoras, valoración del riesgo y las acciones a implementar para la prevención y control del riesgo. 8.3.2 Diagnóstico de condiciones de Salud Este diagnóstico se obtiene a través de un proceso de recopilación y análisis de la información sobre los perfiles socio-demográfico y de morbilidad del servidores y contratistas (hallazgos de enfermedades) y la opinión directa de los servidores y contratistas sobre sus condiciones de salud (signos y síntomas), a través de instrumentos como el auto reporte o las encuestas, a partir de las experiencias cotidianas en su entorno de trabajo, al igual que sobre los hábitos que influyen sobre su bienestar y seguridad. La UNGRD desarrollará el diagnóstico de condiciones de salud, que permita identificar el estado de salud de los servidores y contratistas, para así formular e implementar los programas de promoción y prevenciones de patología comunes y profesionales. (Etapa de implementación). El perfil socio-demográfico aplicable a los servidores y contratistas de la UNGRD incluye las siguientes variables: Demográficas: edad, sexo, estado civil, raza. Socioeconómicas: escolaridad, procedencia, composición familiar, vivienda, nutrición, ingresos. Culturales: aficiones, manejo del tiempo libre, religión. Para el perfil de morbimortalidad se llevará un control permanente de: Comportamiento de la morbimortalidad general (cuáles son las causas de muerte y cuáles las enfermedades que se presentan en la entidad). Comportamiento de la morbimortalidad profesional (cuáles son las causas de muerte y cuáles las enfermedades que se presentan en la entidad por accidentes de trabajo y enfermedades derivadas de la actividad que desarrollan los servidores y contratistas) Comportamiento del ausentismo laboral (cuáles son los motivos de inasistencia al trabajo) 8.4 PLANEACION, ORGANIZACIÓN Y EJECUCION 8.4.1 Intervención sobre las condiciones de Trabajo Se busca la identificación, evaluación y control de los factores de riesgo presentes en el ambiente de trabajo que pueden alterar la salud de los servidores, ocasionándoles enfermedades y accidentes de SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 31 de 39 trabajo. Mediante las actividades de este nivel de intervención se establecen todos los mecanismos y medidas de control necesarios para evitar daños o pérdidas humanas y económicas para la UNGRD. SUBPROGRAMA DE HIGIENE INDUSTRIAL Este subprograma tiene un enfoque preventivo identificando, evaluando y controlando los factores de riesgo antes de que se presenten efectos sobre la salud. La implementación de las actividades exige una actuación interdisciplinaria con los subprogramas de Medicina del Trabajo y de Seguridad Industrial. El Subprograma de Higiene Industrial de la UNGRD incluye: Identificación, registro y evaluación de los riesgos que puedan producir enfermedades laborales en los sitios de trabajo. Esto debe hacerse como parte de la “Matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos”. Estudios Ambientales: a los factores de riesgo identificados como prioritarios se les debe realizar mediciones ambientales para determinar el grado de riesgo y compararlos con los límites permisibles. La UNGRD realiza evaluaciones ocupacionales para: -Iluminación: En oficinas. Medida de control: De acuerdo a los resultados de la “Matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos” de la UNGRD y a los resultados de los estudios ambientales se establecen e implementan las medidas de control apropiadas para disminuir la exposición. Las medidas de intervención deben buscar el control del factor de riesgo inicialmente en la fuente que lo genera, en el medio y en la última instancia protegiendo al funcionario con equipos de protección personal. Debe garantizarse que los elementos de protección personal están homologados y sean apropiados para el factor de riesgo específico identificado. SUBPROGRAMA DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Manuales de normas y procedimientos operativos La UNGRD, identifica tareas críticas en los trabajos realizados en la entidad, se documentan procedimientos seguros para el desarrollo de las mismas, así como su divulgación a los servidores y contratistas expuestos. (Etapa implementación). -Dotación de Elementos de Protección Personal. La UNGRD, mantiene registros de la entrega de los elementos de protección personal a los servidores y contratistas. Se realiza inspecciones periódicas para verificar el estado y uso de los elementos de protección personal. SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 32 de 39 Se cuenta con un formato para el control de entrega de los elementos de protección personal. (Ver formato “FR-1601-GTH-05 Entrega de Elementos de Protección Personal”) -Hojas de Seguridad de Materiales y Productos La UNGRD, cuenta con las hojas de seguridad de los productos que se manipulan en la ejecución de las actividades propias de la entidad, así como las de limpieza y aseo general. - Inspecciones La UNGRD, cuenta con un programa para inspecciones de seguridad con el objetivo de identificar de manera proactiva condiciones inseguras en las actividades realizadas por los servidores y/o contratistas de la UNGRD con el fin de corregirlas, controlarlas y minimizar la probabilidad de ocurrencia de lesiones, daños o interrupciones del trabajo. (Ver “Programa de Inspecciones de Seguridad”) La UNGRD cuenta con un formato para la identificación de peligros y riesgos, el cual debe ser retroalimentado por el funcionario al COPASO, o al profesional responsable del SG SST, (Ver “formato identificación de peligros y riesgos”). -Investigación de incidentes y accidentes de trabajo La UNGRD cuenta con un procedimiento para investigación de incidentes y accidentes de trabajo, con el objetivo de establecer la metodología para investigar, reportar y analizar los accidentes e incidentes de Trabajo que se originan en las actividades laborales de la UNGRD y para establecer mecanismos de prevención para la ocurrencia de nuevos eventos. (Ver “procedimiento de Investigación de incidentes y accidentes de trabajo”). Teniendo en cuenta la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo el COPASO realiza documentación de la lección aprendida, la cual se publica y se retroalimenta al proceso involucrado en el incidente o accidente de trabajo. Planes de emergencia y contingencia El Plan de emergencia y ccontingencia es un documento que establece una estrategia de respuesta para atender en forma oportuna, eficiente y eficaz, un derrame, incendio, evento natural o antrópico. En él se definen las responsabilidades de las entidades y personas que intervienen en la operación, se provee información básica sobre posibles áreas afectadas y recursos susceptibles de sufrir consecuencias de la contaminación, también sugiere cursos de acción para hacer frente al evento presentado, de manera que se permita racionalizar el empleo de los servidores y contratistas, equipos e insumos disponibles, para proteger en su orden: la vida humana (servidores, contratistas y comunidad), la infraestructura, bienes (de la entidad y de terceros) y el ambiente (Recursos agua, aire, suelo flora y fauna). Siguiendo los lineamientos de la legislación nacional ( “Ver Plan de SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 33 de 39 emergencias y contingencias”.) 8.4.2 Intervención sobre las condiciones de salud Son actividades de promoción, prevención y control, dirigidas a la identificación oportuna de los riesgos que pueden causar enfermedades en el asociado. SUBPROGRAMA DE MEDICINA PREVENTIVA Y DEL TRABAJO Definición Conjunto de actividades encaminadas a la promoción y control de la salud de los servidores y contratistas. En éste subprograma se integran las acciones de Medicina Preventiva y Medicina del Trabajo, teniendo en cuenta que las dos tienden a garantizar óptimas condiciones de bienestar físico, mental y social de los servidores y contratistas, protegiéndolos de los factores de riesgo ocupacionales. Objetivos Velar por el mejoramiento y mantenimiento de las condiciones generales de salud y calidad de vida de los servidores, a través del fomento de estilos de vida y trabajos saludables. Educar a los servidores para prevenir enfermedades comunes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales. Elaborar programas de bienestar social y formacion para todos los contratistas y sus servidores. Capacitar en factores de riesgo, los efectos sobre la salud y la manera de corregirlos. Prevención primaria Acciones encaminadas a la conservación e incremento de la salud de servidores, al mejoramiento y adecuación del medio ambiente laboral y la vida cotidiana, y la eliminación y control de los agentes potenciales de riesgo. Educación y motivación para la salud Promoción de la recreación y condiciones agradables de trabajo Orientación personal y familiar Educación nutricional Protección específica: Prevención de enfermedades contagiosas, saneamiento ambiental, atención a la higiene personal (física y mental) Prevención secundaria Comprende: diagnóstico precoz y tratamiento oportuno, campañas o jornadas de control de enfermedades crónicas, como son: Hipertensión arterial, diabetes, enfermedades de transmisión sexual, lumbalgias, etc. SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 34 de 39 Rehabilitación Este nivel tiene como características el desarrollo de acciones encaminadas a detener la evolución de las enfermedades, que pueden producir la completa incapacidad del servidor, causada por los cambios anatómicos y fisiológicos producidos por efecto de una enfermedad profesional, o accidente de trabajo. Las medidas a tomar dentro del proceso de rehabilitación son: Adiestramiento y educación para uso máximo de sus capacidades restantes Educación personal sobre el trabajo, trato y capacidades del rehabilitado El Subprograma de Medicina Preventiva y del Trabajo debe incluir: Evaluaciones Médicas Ocupacionales Actividades de Promoción y Prevención en Salud Programas de Vigilancia Epidemiológica (Según el Riesgo) Registros y Estadísticas en Salud. Evaluaciones médicas ocupacionales La UNGRD define el desarrollo de las evaluaciones Médicas Ocupacionales, actividades de Promoción y prevención en Salud, programas de Vigilancia Epidemiológica y registros estadísticos en Salud, de acuerdo a lo establecido en resolución 2346 de 2007 y el decreto 0723 de 2013 Evaluaciones Médicas De Ingreso Examen Médico Ocupacional: Enfocado a evaluar la aptitud y condiciones de salud del candidato, de acuerdo a las características del trabajo a desarrollar y según los Riesgos ocupacionales a los cuales van a estar expuesto. Los criterios de aptitud y de condiciones de Salud están establecidos para cada cargo, a través de los profesiogramas. Las evaluaciones médicas ocupacionales se realizan de acuerdo a lo establecido en la resolución 2346 de 2007 y el decreto 0723 de 2013. Estadísticas de morbilidad y ausentismo: Son registros que lleva la UNGRD y que le permiten conocer las causas de enfermedad de sus servidores y contratistas, con el fin de identificar problemas de los servidores con el trabajo; igualmente, el número de días de ausencia, su frecuencia y los costos que le representan a la UNGRD. (Ver aplicativo para el Control de Ausentismo Laboral.) Investigación de enfermedades laborales.- Con las evaluaciones que se deben hacer sobre las condiciones de salud (física y mental) de los servidores y contratistas, se pueden identificar enfermedades, las cuales deben ser atendidas oportunamente e investigadas para evitar su reaparición. La UNGRD desarrollará el Diagnóstico de Condiciones de Salud a sus servidores y contratistas, con el ánimo de identificar su estado de salud y la aparición de posibles patologías profesionales. SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 35 de 39 Rehabilitación: Busca evitar las secuelas definitivas, en caso de producirse una incapacidad para el servidor. Se orientan para que éste tenga un tratamiento físico o psíquico que le permita, reintegrarse al trabajo y llevar una vida activa en la sociedad. Esta rehabilitación se llevará a cabo por parte de la Administradora de Riesgos Laborales, de acuerdo a lo establecido en la norma colombiana vigente. Reubicación laboral: Permite al servidor utilizar la capacidad laboral disponible de un individuo después de un accidente o enfermedad laboral, posiblemente en un cargo u oficio diferente al que desempeñaba si quedó inhabilitado para desarrollarlo adecuadamente. La UNGRD desarrollará reubicación, teniendo en cuenta los conceptos médicos laborales emitidos por la EPS y la ARL. Programa de prevención de patologías comunes: Son programas específicos que se diseñan para controlar enfermedades frecuentes dentro de los servidores, los programas se elaboran de acuerdo con lo que se detecte en el Diagnóstico de Condiciones de Salud de la entidad. La UNGRD desarrolla acciones de promoción y prevención de patología común, a través de las EPS a la cual se encuentran afiliados sus servidores. Primeros Auxilios: La UNGRD cuenta con Botiquín de primeros auxilios, el cual es inspeccionado periódicamente con el objetivo de identificar que se tengan los suministros necesarios y que todo esté vigente y en buen estado. (Ver Formato inspección de Botiquín.) Fomentos de estilo de vida saludables: La UNGRD desarrolla acciones sobre fomento de estilos de vida saludables de acuerdo a lo establecido en la Resolución 1075 de Marzo 24 de 1992). Se desarrollan Programas que capacitan a los servidores y contratistas sobre hábitos que le permitirán conservar su salud (Alcoholismo, tabaquismo y drogadicción). (Ver cronograma de actividades del SG-SST) Manual de Inducción y reinducción: Se realiza inducción y reinducción a los servidores que ingresan a la Unidad, así como a los contratistas. 8.4.3 Acciones conjuntas sobre las condiciones de trabajo y salud PROGRAMAS DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA Realización del Diagnóstico de Salud de la UNGRD El análisis de ésta información permite determinar patologías más frecuentes, diagnósticos de enfermedades de origen profesional y de enfermedades en fase subclínica, lo que ayuda a la priorización de actividades a realizar. Sistemas de Vigilancia Epidemiológica La vigilancia epidemiológica es información para la acción. Por lo tanto es un sistema que se alimenta principalmente con el registro y análisis de la información de estadísticas de ausentismo, diagnóstico SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 36 de 39 epidemiológico de salud de los servidores de los contratistas, factores de riesgo prioritarios y evaluaciones ambientales, entre otros, con el fin de planear acciones de prevención y control de las enfermedades profesionales, comunes o agravadas por el trabajo o por accidentes. LA UNGRD desarrollará Programas de Vigilancia Epidemiológica para la prevención de alteraciones músculos esqueléticos, y otros programas dependiendo de los resultados obtenidos de la evaluacion de los riesgos, exámenes ocupacionales, diagnósticos de salud entre otros. REGISTROS Y ESTADÍSTICAS EN SALUD El propósito de estos sistemas de información y registro es la obtención de datos que al ser evaluados y analizados permitan decidir, planear y ejecutar acciones tendientes a prevenir y controlar enfermedades generales, laborales y accidentes de trabajo. La importancia de estos registros radica en que son la base para el desarrollo de programas de vigilancia epidemiológica. Estos sistemas de información y registro deben ser evaluados periódicamente en cuanto a funcionamiento, normas, recursos e impacto de las medidas que se han tomado al analizar la información. ACTIVIDADES DE PROMOCION Y PREVENCION EN SALUD Los riesgos relacionados con el trabajo están claramente identificados, presentándose los planes para su control, incluyendo actividades de promoción de la salud y capacitación. Ver “Cronograma de Actividades en SG-SST”, allí se observa la programación de actividades de formacion. De acuerdo a los riesgos relacionados con las diferentes regiones donde los servidores y contratistas realizan sus actividades en misión, se ha contemplado la prevención, el diagnóstico y tratamiento de enfermedades y lesiones relevantes, entre las que deben considerarse las siguientes: Enfermedades trasmitidas por el agua y los alimentos Enfermedades Transmitidas por picadura de insectos Enfermedades de Transmisión Sexual Análisis de los puestos de trabajo: Se realizaran análisis de puestos de trabajo, que permitan identificar las condiciones de trabajo y comportamientos adoptados por parte de los servidores para la implementación de acciones preventivas y correctivas. 9 INDICADORES El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo se evalúa cada 6 meses mediante la aplicación de indicadores que permiten medir el impacto del sistema de gestión sobre el control y/o disminución de los riesgos prioritarios de la UNGRD. SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 37 de 39 Para una adecuada aplicación de los indicadores se debe recopilar mensualmente la siguiente información: Registro de tiempo de ausencia por causas médicas. Incluye número de personas, tiempo, causas. Número total de incapacidades, incluyendo causas, número de días y tipo, registro de licencias de maternidad. Número total de permisos para asistir a consulta médica incluyendo el tiempo empleado para asistir a ésta. Número de accidentes de trabajo con y sin incapacidad. Número de incidentes de trabajo. Horas-hombre trabajadas, programadas y servidores en nómina. Número de participantes en las capacitaciones del programa. Para observar los resultados de la evaluación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo se realizó un condensado de indicadores de la evaluación con el fin de observar las tendencias e impacto de los programas implementados. 9.1 INDICADOR DE PROCESO / EJECUCIÓN Permite evaluar la gestión de la administración con respecto a la elaboración y ejecución del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. Para esto se utilizará el siguiente indicador: Cumplimiento Cronograma de Actividades de SG SST Actividades ejecutadas x 100 Actividades programadas 9.2 INDICADORES DE IMPACTO / RESULTADO En el impacto se evalúa la efectividad y ésta se define como el resultado de las acciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo en los servidores de la UNGRD. Para evaluar la efectividad del sistema de gestión se analiza la situación antes y después de ejecutarlo; esto se hace a través de la comparación de los índices de accidentalidad, ausentismo y las tasas de incidencia y prevalencia de morbilidad profesional y general. A continuación se presentan los indicadores que se utilizarán: Las Horas Hombre Trabajadas en un año se calculan de la siguiente manera: SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 38 de 39 HHT = (XT x HTD x DTM) + NHE – NHA HHT = Número de horas hombre trabajadas XT = # promedio de servidores HTD = Días trabajado en el mes NHE = # total de horas extras y otro tiempo suplementario laborado durante el mes NHA = # total de horas de ausentismo durante el mes Índice General de Frecuencia. Es la relación entre número de incidentes y accidentes de trabajo, y enfermedades laborales registrados o notificados en un año, y el total de Horas – Hombre trabajadas durante el año multiplicado por K, que es igual a 240.000h hombre de exposición. I.F. = # de casos reportados en el período x K HHT en el período Índice de Severidad Global. Se define como la relación entre el número de días perdidos o cargados por los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales durante un año, y el total de Horas – Hombre trabajadas durante el año multiplicado por K, que es igual a 240.000h hombre de exposición. I.S.= # de días perdidos o cargados por casos presentados en el período x K # HHT año El indicador así obtenido se interpretará como el número de días perdidos o cargados durante el último año a causa de todos los casos presentados por cada 240.000h hombre de exposición. Índice de Lesiones Incapacitantes. Corresponde a la relación entre los índices de frecuencia y de severidad de accidentes de trabajo con incapacidad. Es un índice global del comportamiento de lesiones incapacitantes, que no tiene unidades. Su utilidad radica en la comparabilidad entre diferentes secciones de la misma UNGRD, con ella misma en diferentes periodos, con diferentes empresas o con el sector al que pertenece. I.L.I. = I.F. x I.S. 1000 9.3 AUSENTISMO Porcentaje de Ausentismo. Los eventos de ausentismo por causas de salud incluyen toda ausencia al trabajo atribuible a enfermedad común, enfermedad laboral, accidentes de trabajo y consulta de salud. Las prórrogas de una incapacidad no se suman como eventos separados. SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO GESTION DE TALENTO HUMANO CODIGO: PRO – 1601GTH - 01 F.A: 27/06/2014 Versión 01 Página 39 de 39 Tasa de ausentismo por eventos ATEP (Accidentes de Trabajo y Enfermedad Laboral) # hrs perdidas por eventos ATEP que suceden en un periodo de tiempo determinado X 100 # total de horas hombre trabajadas durante ese periodo Tasa de ausentismo por EG (Enfermedad General) # Hrs perdidas por EG que suceden en un periodo de tiempo determinado X 100 # Total de horas hombre trabajadas durante ese periodo 10 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Ver cronograma de actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo (anexo a este programa) ELABORÓ REVISÓ APROBÓ VER FORMATO DE APROBACIÓN DE DOCUMENTACIÓN SIPLAG DEL PROCESO. VER LISTADO DE DOCUMENTOS EN LA HERRAMIENTA TECNOLÓGICA NEOGESTIÓN Nombre: Hugo Nombre: Christian Nombre: Fanny Nombre: Marcela Nombre: Carlos Iván Alberto Tenorio Arévalo Torres Zamudio Márquez Pérez Cargo: Cargo: Profesional Cargo: Consultor de seguridad y Coordinadora Cargo: Profesional Cargo: Director General Especialista salud en el trabajo grupo talento Universitario OAPI UNGRD ISOLUCIONES UNGRD humano 11. CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA 01 Emisión Inicial 27/06/2014