Presentación del Sistema de Administración de Activos Fijos (SAAF

Presentación del Sistema de Administración de Activos Fijos (SAAF)
Inicio del sistema y seguridad del mismo
Es de vital importancia la seguridad en los sistemas, llevar a cabo el uso
y control de inicios de sesión con su password o contraseña correspondiente
para así asegurarnos que es una persona fiable la que va a utilizar el sistema
a la cual ya se le ha asignado con anterioridad una autorización en la base de
datos del sistema.
Después de acceder al sistema tanto el nombre de usuario como la
contraseña, se nos presentara una menú de Unidades a las cuales tenemos
acceso y debemos de seleccionar en la cual vamos a trabajar, paso seguido se
abrirá una ventana de menús a los cuales podremos acceder a una opción
dependiendo de la que deseemos llevar a cabo.
Captura de Catálogos iniciales:
Un catálogo proporciona una relación ordenada de información a partir
del cual se posibilita el acopio de datos en una forma uniforme en la cual se
van clasificando y nos van permitiendo la formación del cruce de la información.
Captura y modificación de catalogo de Artículos.
En esta parte es donde damos de alta los componentes del catálogo de
los artículos que llegan a conformar una de nuestras partes más importantes
del sistema ya que la clave del articulo va a conformar una parte de las dos que
conforman la llave única del articulo existente dentro de la Universidad.
Este catálogo se conforma en grupos y subgrupos llamados comúnmente
catalogo padre y sub-catálogo hijo, se da inicio a este catálogo tomándolo de la
Secretaria de la función pública.
En esta pantalla se podrá eliminar, modificar o dar de alta las
definiciones de los artículos y se les irá asignando un número de clave que
formara parte de la clave principal en el número de código de barras
En esta pantalla se capturan los espacios físicos de las unidades
inventariadas
Captura de Inventario de la Universidad Autónoma de Zacatecas .
•
Captura, modificación y eliminación de artículos de la Universidad
En la actualidad hay muchos activos de mobiliario que no cuentan con
una factura correspondiente, por lo tanto se deben de dar de alta en el sistema
para ir conformando nuestra base de datos, pero así mismo ir dándoles un
precio según sea el artículo y de acuerdo a la ley de depreciación que se rige
para el mobiliario y el equipo.
Se debe de ir asignándoles el espacio físico al cual van a ser asignados
y varias características del artículo como son: la calve anterior, Costo, Estado
del Articulo (si esta en uso o sin uso), Estado Físico (Bueno, Malo, Regular),
Condiciones
(Obsoleto,
destruido,
Hurtado,
préstamo
ó
reparación
y
mantenimiento), marca, modelo, serie y algunas observaciones que podríamos
anotar referente al articulo, al insertar y grabar este artículo se le asignara una
clave única que irá compuesta por la calve asignada a la descripción del
artículo mas la clave asignada del numero consecutivo de articulo compuesto
por cinco cifras.
Esta es la pantalla que se utiliza para la captura de artículos, en la cual
se pueden ir asignando de uno o varios artículos a la vez.
•
Captura de Artículos de la Institución con referencia a una Factura.
En esta parte del sistema se darán de alta los artículos que tienen como
referencia una factura y que has sido expedida por un proveedor., esta se dará
de alta por los directores de centros o de unidades. Los artículos quedaran
registrados en la base de datos tantos como sean, pero a los cuales en un
momento siguiente se asignaran a un espacio físico registrados por el
departamento de Activos Fijos.
Figura 17
Pantalla de captura de facturas de los artículos de activos fijos a inventariar
Es en este momento cuando se asignan los artículos hacia el personal
de la Universidad, en los cuales incluimos al Director de la unidad, al personal
de resguardo, el cual va a ser el responsable directo del activo, la persona que
llevo a cabo el levantamiento del inventario, y asignamos también al
responsable del Dep. de activos fijos de la unidad, anteponiendo la fecha de
inicio de asignación del bien.
En esta pantalla se asignan los artículos provenientes de una factura
hacia el personal de la Universidad, lo anterior en un estatus temporal, esto es
hasta que el Dep. de Activos fijos le asigna al artículo un espacio físico, la
etiqueta y el resguardo fijo de la Universidad, la finalidad de este resguardo
temporal es de no perder el control interno de la Unidad.
•
Captura de personal encargado de resguardo de los artículos
inventariados.
En esta ventana se le asignaran los artículos al personal responsable de
los mismos durante el periodo que le sean asignados para desarrollar sus
funciones dentro de la Universidad, asignándose también el responsable ó
director de la Unidad y el responsable de levantamiento, así como una fecha de
inicio de asignación de resguardo con la cual iniciara ó continuará el histórico
de asignación.
Impresión de control
Es aquí donde se va a ir implementando el uso del código de barras para
su mejor control y levantamiento posterior que nos dan la identificación del
número del artículo de inventario, esta impresión se puede llevar a cabo por un
listado existente en un determinado espacio físico, o por una selección de
artículos de la preferencia necesaria.
•
Impresión del control de etiquetas basado en el manejo de código de
barras.
Tira de etiquetas de un espacio físico resultantes del sistema
Se agregará a la etiqueta lo siguiente:
•
El nombre de la Universidad
•
Número en código de barras
•
El número normal de clave que le corresponde al artículo
•
La descripción del Artículo
•
Clave Anterior del Artículo
•
Número de serie