Errores frecuentes en los proyectos de Captura de Datos

ArtÍculo TÉcnico
Errores frecuentes en los
proyectos de Captura de Datos
Por captura de datos se entiende la acción de obtener la información directamente,
en el punto donde ésta se origina, por medio de equipos portátiles y tecnologías de
comunicaciones. Sin embargo, para lograr el máximo provecho de estos equipos hay que
tener especial cuidado con el diseño e implementación de estos proyectos en un proceso,
por ejemplo, logístico. En este artículo, revisamos algunos de los errores más frecuentes
que se encuentran en los proyectos de captura de datos.
E
n el campo de la captura de datos,
entran a colaborar entre sí múltiples tecnologías, especialmente
móviles, que nos permiten obtener
información desde una fuente dentro
del proceso. Estos elementos pueden
tener distintas capacidades (lector de
código de barras, RFID, transmisión de
datos Wi-Fi o GPRS, etc.), estar asociados
a dispositivos que nos permitan integrar
esta información al sistema, y una interfaz de usuario que le permita introducir
los datos que no se puedan obtener de
forma automática.
En este sentido, estas tecnologías buscan dotar al usuario de un elemento
que le permita incorporar estos datos
al sistema sin transcribirlos, sólo transfiriéndolos. Además, la captura de datos
incorpora la validación de la información, es decir, un dato ingresado en el
punto de origen puede ser validado
para evitar cualquier error posterior.
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En la etapa de
conceptualización
El problema más frecuente es la mala
concepción del sistema. Muchas veces,
se conceptualiza el sistema “automatizando” el procedimiento manual de
ingreso de información. Sin embargo,
esta práctica mantiene las ineficiencias
del proceso y, como la automatización
pasa normalmente por eliminar las estructuras tradicionales de validación del
dato, puede resultar en un aumento
importante en los errores que aparecen
en etapas posteriores del proceso de
negocios.
En este sentido, se debe considerar la
captura de datos como una herramienta
que permite modificar la operación para
hacerla más eficiente, con una toma de
decisión más oportuna. Estructuralmente, el procedimiento debe desarrollarse
en función de las herramientas y tecnologías que vayan a usar, no en base a los
procedimientos existentes. De lo contrario, sólo se están agregando costos
y haciendo desaparecer estructuras de
validación del dato.
Otro error es conceptualizar la captura de datos como una forma de eliminar personal. Si bien estas tecnologías
permiten hacer más productivas a las
personas, no necesariamente se debe
asumir que el hecho de usar capturadores de datos, generará una reducción
de costos en personas y, de esa forma,
pagar la inversión. Por lo general, estos
sistemas ofrecen un retorno sobre la inversión asociado al aumento de la pro-
ductividad, la disminución de la tasa de
error y de los tiempos de obtención del
dato. En otras palabras, la información
del proceso es más eficiente.
Otro problema frecuente en el diseño
de este tipo de proyectos, es escoger
los equipos equivocados. Es necesario
saber en qué ambiente y bajo qué exigencias se usarán las máquinas. Los capturadores de datos no son herramientas
económicas y varias organizaciones
tratan de ahorrar comprando equipos
más baratos e inadecuados para la actividad. Resultado: el equipo falla antes
de tiempo.
En la implementación
Estos proyectos pueden ser muy invasivos de los procedimientos, y durante
su puesta en marcha se pueden generar cambios que, con la inercia de los
procedimientos tradicionales, tienden
a complicar el desarrollo de la implementación de estas tecnologías. Por lo
tanto, es recomendable que se le de la
importancia correspondiente al proyecto dentro de la compañía.
En este sentido, no se trata de agregar
“maquinitas” al proceso. Al contrario, es
un cambio en la concepción de los procesos operativos, de la forma de trabajo,
que implica un flujo de información en
tiempo real. Por ende, hay que considerar qué otros procesos y áreas también
se pueden ver impactados por el proyecto. Estos efectos normalmente se
producen porque otras áreas no están
listas para enfrentar el mayor flujo de
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trabajo que produce el alza de productividad que implica la implementación
de estos servicios.
Recomendaciones
Al momento de concebir el proyecto,
hay que entender que la captura de datos modifica los procedimientos actuales, aportando valor a la operación. En
este sentido, hay que recordar que los
datos capturados deben ser validados
en el punto de origen y que el usuario
debe tener capacidad de acceder a la
información necesaria para validar dichos datos. En otras palabras, se le está
dotando de un sistema que le permite
capturar, controlar y verificar la información que se genera y se entrega en
terreno.
Además, es importante que los equipos
seleccionados sean apropiados para
el uso de una persona y en el proceso
donde se encuentran. Se necesita un
equipo que se adecúe de forma correcta a las condiciones de trabajo que, en
general, se desempeña ese operario. Es
una herramienta, no un elemento a cuidar y, por lo tanto, debe ser adecuado a
esa función.
Finalmente, la solución de software
debe ser simple, eficiente y capaz de ir
adecuándose en el tiempo a los diferentes requerimientos que vayan naciendo.
Un sistema de captura de datos puede
comenzar de forma muy tímida, pero ir
generando paulatinamente nuevas opciones.
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Por Pablo Briceño, Gerente Comercial Desarrollos Tecnológicos & RFID de Demarka.
www.demarka.cl
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