Manual de Procedimiento de la Municipalidad
Provincial De Ilo
I. INTRODUCCIÓN
El Manual de Procedimientos Administrativos, se realiza con el fin de ayudar la gestión interna que
uniforma, reduce, simplifica y unifica el trámite de procedimientos administrativos, ya que contiene
la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos o más de ellas.
Debe incluir además los puestos o unidades administrativas que intervienen, descritas en el MOF,
la cual precisa su responsabilidad y participación. También contiene ejemplos de formularios
o documentos necesarios que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la
empresa.
El MAPRO facilita las labores de control interno por lo que respecta a la descripción de tareas y
supervisión del control de costos en recursos humanos y recursos materiales, análisis de tiempo,
delegación de autoridad, etc. Mostrando además si las labores realizadas se están realizando o no
adecuadamente.
Ayuda en la realización de análisis de las labores de todo el personal, para uniformar y controlar el
cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria, aumentando así la eficiencia
de los empleados y construye la base para el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y
métodos.
II. OBJETIVOS
Los principales objetivos a alcanzar con la elaboración de este manual son:
Presentar los procedimientos de todas las dependencias de la MPI (incluye Gerencias, Sub
Gerencias, Oficinas internas y externas) en forma compendiada en formato CP1 y CP2
para permitir que su aplicación sea de manera eficiente y práctica.
Todos los procedimientos son mostrados en flujogramas, ya que permiten la visualización
de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada, o
sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan
con mucha holgura.
Permitir definir responsabilidades, comprensión de las tareas a ser desarrolladas y
direccionar su ejecución.
Lograr establecer todos los procedimientos de las Sub-Gerencias, que permita que los
resultados finales de su trabajo sean los esperados por la Alta Dirección de la
Municipalidad y los Organismos Gubernamentales correspondientes.
Describir cada procedimiento desarrollando secuencialmente las tareas que correspondan,
incluyendo los formularios y los puestos que intervienen durante su ejecución.
III. BASE LEGAL: NORMAS DE CARÁCTER GENERAL
Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público
Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto
Ley No 27444, Ley de Procedimientos Administrativos
Normatividad de la Municipalidad Provincial de Ilo.
LEY N° 29951 - Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2013
Ley N° 27972.- Ley Orgánica de Municipalidades. (27/05/2003)
Ley 29151 Ley General del Sistema de Bienes Estatales.
IV. ALCANCE Y ACTUALIZACIÓN
Los procedimientos comprendidos en el presente manual son de uso y aplicación obligatoria de
todo el personal de la MPI, de acuerdo al órgano y/o unidad orgánica a la que pertenecen.
Para la realización de las actualizaciones del presente manual, cada dependencia deberá hacer
llegar sus propuestas a la Gerencia de Planeamiento Estratégico por medio de la Sub-Gerencia de
Desarrollo Organizacional.
También la Sub Gerencia de Planeamiento Estratégico podrá realizar sugerencias a partir de los
estudios realizados de costos y tiempos a partir del presente manual de procedimientos, para
posteriormente llevarlos a una mesa de discusión por todos los integrantes de la SGPE y Gerencia
Municipal.
La Gerencia de Planeamiento Estratégico preparará el documento correspondiente determinando
si es modificación o actualización del manual.
Aprobada la modificación y/o actualización del manual, Alcaldía emitirá, la resolución
correspondiente la cual deberá ser oportuna y debidamente difundida precisando la fecha de
vigencia de los cambios.
La edición y difusión será de responsabilidad de la Gerencia de Planeamiento Estratégico.
V. SIMBOLOGIA A UTILIZAR
Un diagrama de flujo es una representación gráfica de los pasos que seguimos para realizar un
proceso; partiendo de una entrada, y después de realizar una serie de acciones, llegamos a una
salida.
Para representar la información, necesitamos una serie de símbolos básicos que emplearemos en
la confección de diagramas de flujo:
Símbolo
Significado
Aplicación
Terminal
Indica el inicio o terminación
del procedimiento
Operación
Representa el espacio para
describir una actividad del
procedimiento
Desición o alternativa
Documento
Archivo
Conector interpágina
Conector de página
Indica un punto del
procedimiento o donde se
toma una decisión entre dos
opciones (si o no)
Representa cualquier tipo de
documento que se utilice o se
genere en el documento. El
documento podrá tener copias.
Representa un archivo común
y corriente de oficina donde se
guarda un documento de
forma temporal permanente
Representa una conexión o
enlace de una parte del
diagrama de flujo, con otra
parte lejana del mismo
Representa un enlace o
conexión de una página a otra
Conexiones de pasos o
flechas
Muestran dirección y sentido
del flujo del proceso,
conectando los símbolos.
Almacenamiento de datos
Acción de almacenamiento de
datos en una tabla o archivo
de datos.
Base de datos
Indica la existencia de un
conjunto de tablas con datos
almacenados previamente.
Procedimiento
Se utiliza para representar
procesos ya definidos tales
como llamada a
procedimientos o funciones y
el inicio mismo
VI. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
La parte descriptiva de cada procedimiento se efectuará en los formatos CP1, CP2 y Flujogramas
siguientes:
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