Manuales de Procedimiento Despacho Superior

INDICE
No.
Título
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.8.1
Ejecución de Agenda
Envío de Correspondencia
Correspondencia Recibida
Atención y Protocolo Interno
Atención y Protocolo Externo
Evento Protocolario
Adquisición Boletos Aéreos
Reservación de Hoteles en el Extranjero
Reservación Boletos Aéreos para el Extranjero
Glosario
Página
2
4
7
10
13
16
19
23
26
29
1.1 EJECUCIÓN DE AGENDA
i.
Definición del Procedimiento
Es el control de horario y la disponibilidad en Agenda del señor Secretario para
audiencias del Despacho a su cargo.
ii.
Objetivos
Efectuar control exhaustivo en las citas del señor Secretario para coordinar
audiencias o en su defecto re-programaciones.
Mantener informado al señor Secretario de las actividades, así como, la
organización de las mismas.
iii.
Normas
De las reuniones: El señor Secretario autorizará la inclusión o no de reuniones
a su Agenda.
El señor Secretario notificará disponibilidad para atención de Agenda o en su
defecto re-programación de reuniones bajo el surgimiento de emergencias.
Las Asistentes de Despacho procederán a llevar la Agenda del señor Secretario
y Sub-secretario.
RESPONSABLE
PASO
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Asistente de Despacho
01
Recibe información para agendar del Señor
Secretario.
Verifica fechas para confirmar con los
solicitantes la información.
Secretario
02
Confirma agenda diaria con Asistente, en el
caso de sufrir modificaciones la Agenda del
Secretario.
Si (confirma y pasa al paso 04)
No (pasa al paso 03)
Asistente de Despacho
03
Cancela Cita o Reprograma y regresa al paso
01
Secretario
04
Se reúne con solicitante
FIN DE PROCEDIMIENTO
1.2 ENVÍO DE CORRESPONDENCIA
i.
Definición del Procedimiento
Es la Redacción y envío de correspondencia del Despacho Superior.
ii.
Objetivos
Estandarizar la estructura del envío de correspondencia en cuanto a la
redacción y forma.
Ejercer un control en el envío de correspondencia generada en el Despacho
Superior.
iii.
Normas
De la autorización: Todo documento que sea extendido en despacho debe
llevar el sello de la Secretaría y firma original del Secretario y/o Sub-Secretario
Todo documento debe llevar nomenclatura
Todo documento debe ser redactado en hoja membretada de la Secretaría
Todo documento deberá tener firma de recibido.
RESPONSABLE
PASO
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Secretario
01
Solicita redacción de documento.
Traslada a Asistente para la elaboración del
mismo.
Asistente
02
Recibe información.
Consulta datos.
Asigna correlativo de documento.
Procede a redactar.
Asistente
03
Traslada a firma de Secretario o SubSecretario
Secretario
04
Verifica información y procede a firmar
Traslada a Asistente
Asistente
05
Sella
Saca Copia
Procede a enviar la correspondencia
Mensajero
06
Remite Copia Recibida por
Institución/persona
Asistente
07
Procede a archivar documento por correlativo
FIN DE PROCEDIMIENTO
1. 3 CORRESPONDENCIA RECIBIDA
i.
Definición del Procedimiento
Correspondencia trasladada al Despacho Superior
ii.
Objetivos
Realizar una depuración previa de la correspondencia a ser revisada por el
Secretario y/o Sub-secretario.
Ejercer un control en el envío de correspondencia generada en el Despacho
Superior.
iii.
Normas
De la autorización: Todo documento que sea extendido en despacho debe
llevar el sello de la Secretaría y firma original del Secretario y/o Sub-Secretario
Todo documento debe llevar nomenclatura
Todo documento debe ser redactado en hoja membretada de la Secretaría
Todo documento deberá tener firma de recibido.
RESPONSABLE
PASO
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Asistente
01
Recibe documentación y la revisa previo a
trasladar a Señor Secretario
Si Corresponde al Secretario: Traslada para
su revisión y continúa paso 02
No Corresponde al Secretario: Traslada a
Unidad y/o Dirección Correspondiente
Secretario
02
Lee documentación y genera instrucciones
para seguimiento
Asistente
03
Si hay solicitud de traslado elabora
documento con correlativo (Consultar
Procedimiento 02)
No hay solicitud de traslado sigue con paso
04
Asistente
04
Separa Documentos Internos y Externos y
los archiva por fecha de recibido en carpetas
diferentes
FIN DEL PROCEDIMIENTO
1.4 ATENCION Y PROTOCOLO INTERNO
i.
Definición del Procedimiento
Protocolo a seguir con las personas que visitan al señor Secretario y Subsecretario
ii.
Objetivos
Estandarizar la forma adecuada de recibir y atender a las visitas del Despacho
Superior.
iii.
Normas
De la atención: Los visitantes deberán requerir con anticipación cita previa que
esté registrada dentro de la Agenda del Secretario o Sub-secretario.
Excepciones: Personas autorizadas por Secretario ó Sub-secretario
El protocolo en la bienvenida debe mantenerse
RESPONSABLE
PASO
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Recepcionista de
Despacho
01
Recibe visitantes.
Consulta el objeto de la visita.
Procede a inscribir en bitácora de visitas.
Consulta agenda con Asistente
Si: Ofrece bebida e indica que espere en sala
de Recepción, sigue a paso 3
No: Se traslada información al visitante para
indicar que Asistente atender
Asistente
02
Se agendará para próxima visita
Es atendido por otros funcionarios dentro de
la Institución, avalado por el señor Secretario
o Sub-secretario
Asistente
03
Informa al Secretario de la audiencia, espera
confirmación para ingreso del visitante
Secretario
04
Recibe información
Confirma la recepción del a persona
Informa a la Asistente
Secretario
05
Se presenta con la persona
Le da la bienvenida
Traslada a oficina del Despacho
FIN DEL PROCEDIMIENTO
1.5 ATENCION Y PROTOCOLO EXTERNO
i.
Definición del Procedimiento
Cotización de montaje de evento externo de la Secretaría
ii.
Objetivos
Describir los pasos necesarios para poder realizar un evento patrocinado por la
Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia
iii.
Normas
De la Actividad: El señor Secretario será la única persona que podrá autorizar
actividad de este tipo.
Deberán seguirse las órdenes de Precedencia
RESPONSABLE
PASO
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Secretario
01
Informa a Asistente sobre actividad a realizar
Asistente
02
Recibe información sobre actividad
Procede a cotizar lugares para montaje de
evento, alimentación entre otras,
Elabora informe
Traslada a Secretario información para la
toma de decisión y aprobación.
Secretario
03
Recibe la información, la verifica
Toma la decisión
Y aprueba
Asistente
04
Recibe información del Secretario
Traslada a la Directora Financiera el trámite,
Directora General
04
Recibe información
Verifica la propuesta
Gestiona financieramente
Traslada a Asistente
Asistente
05
Confirma con el proveedor,
Visita instalaciones y degusta alimentos
Procede a convocar a la actividad
FIN DEL PROCEDIMIENTO
1.6 EVENTO PROTOCOLARIO
i.
Definición del Procedimiento
Coordinación de actividades y validación de insumos en evento organizado por
la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia
ii.
Objetivos
Verificar que todos los requerimientos realizados durante la cotización y
confirmación con Proveedor sean proporcionados antes, durante y al finalizar la
actividad
Proporcionar atención adecuada con estructura protocolaria a las personas
invitadas al evento.
iii.
Normas
De la Actividad: La Asistente debe visitar el lugar del evento para poder verificar
espacio físico e instalaciones
La Asistente se presentará por lo menos una hora de anticipación al inicio del
evento para verificar que todo esté organizado según el requerimiento realizado
a proveedor.
RESPONSABLE
PASO
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Asistente
01
Verifica con anticipación el montaje de evento
en las instalaciones donde se habilitará la
actividad.
Rectifica que la organización está como se
solicitó.
Recibe invitados.
Verifica que estén en listado de Asistentes.
Da bienvenida.
Toma asistencia.
Ubica a los invitados en lugares previstos
según orden de Precedencia.
Se ejecuta la actividad conforme a lo
planificado.
Se despide a los invitados y presta atención a
consultas e inquietudes de invitados.
FIN DE PROCEDIMIENTO
1.7 ADQUISICIÓN BOLETOS AÉREOS
i.
Definición del Procedimiento:
Es la cotización y adquisición de boletos aéreos con la finalidad de trasladar al
Equipo de Trabajo de la Secretaría con nombramiento para participar en Giras
Internacionales.
ii.
Objetivo:
Planificar la compra de boletos en base a los nombramientos que se otorguen
cumpliendo con los pasos sugeridos en este procedimiento.
iii.
Normas:
Debe procederse a realizar cotizaciones hasta cuando ya exista un
nombramiento por escrito en la Secretaría.
Si el Equipo de Trabajo cambia itinerario por razones personales, deberá
asumir la diferencia y/o penalidad que de este cambio se derive.
Cuando una reservación sea cancelada, deberá adjuntarse una carta
indicando los motivos por los que se canceló la cobertura de la gira de trabajo.
El Equipo de Trabajo, deberá reintegrar a la Secretaría la totalidad de los
viáticos asignados en el caso de cancelación de cobertura de gira de trabajo.
RESPONSABLE
PASO
No.
DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
SEÑOR PRESIDENTE
01
Emite nombramiento a
Secretario de Comunicación
Social.
SEÑOR SECRETARIO
02
Conforma Equipo de
Trabajo.
Solicita la elaboración de
nombramiento de Equipo de
Trabajo a Asistente de
Despacho.
Indica personas particulares
(art. 31 Reglamento de
viáticos) para enviar
invitación.
ASISTENTE DE DESPACHO
03
Redactan nombramientos al
Equipo de trabajo y lo
trasladan a Sub-Secretario.
SUB SECRETARIO
04
Firma nombramiento
ASISTENTE DE DESPACHO
05
Redacta carta de invitación
a personas particulares.
Traslada a Señor
Secretario para firma.
SEÑOR SECRETARIO
06
Firma documento.
Indica a Asistente solicitar
itinerario de viaje según
destino.
ASISTENTE DE DESPACHO
07
Se comunica con líneas
Aéreas para que le
trasladen vía e-mail.
Presenta opciones a Señor
Secretario.
SEÑOR SECRETARIO
08
Aprueba itinerario acorde a
gira.
ASISTENTE DE DESPACHO
09
Confirma boleto vía correo
electrónico.
RESPONSABLE
PASO
No.
DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
1.8 RESERVACIÓN DE HOTELES EN EL EXTRANJERO
i.
Definición del Procedimiento:
Es la reservación de Hoteles para la estadía de Equipo de Trabajo de la
Secretaría con nombramiento para cobertura en giras internacionales.
ii.
Objetivo:
Planificar la reservación de Hoteles conforme la confirmación del boleto aéreo
para la estadía del Equipo de Trabajo de la Secretaría.
iii.
Normas:
Debe procederse a realizar cotizaciones hasta cuando ya exista un
nombramiento por escrito en la Secretaría.
Si el Equipo de Trabajo cambia itinerario por razones personales, deberá
asumir la diferencia y/o penalidad que de este cambio se derive.
Cuando una reservación sea cancelada, deberá adjuntarse una carta
indicando los motivos por los que se canceló la cobertura de la gira de trabajo.
El Equipo de Trabajo, deberá reintegrar a la Secretaría la totalidad de los
viáticos asignados en el caso de cancelación de cobertura de gira de trabajo.
RESPONSABLE
PASO
No.
DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
SEÑOR PRESIDENTE
01
SEÑOR SECRETARIO
02
ASISTENTE DE DESPACHO
03
SUB SECRETARIO
04
Emite nombramiento a
Secretario de Comunicación
Social.
Conforma Equipo de Trabajo.
Solicita elaborar
nombramiento de Equipo de
Trabajo a Asistente de
Despacho.
Indica personas particulares
(art. 31 Reglamento viáticos)
para enviar invitación.
Redactan nombramientos al
Equipo de trabajo y lo
trasladan a Sub-Secretario.
Firma nombramiento
ASISTENTE DE DESPACHO
05
Redacta carta de invitación a
personas particulares.
Traslada a Señor Secretario
para firma.
SEÑOR SECRETARIO
06
ASISTENTE DE DESPACHO
07
SEÑOR SECRETARIO
08
Firma documento.
Indica a Asistente solicitar
itinerario de viaje según
destino.
Confirmado el boleto procede
a cotizar estadías en Hoteles
en el destino de forma
directa.
Autoriza.
ASISTENTE DE DESPACHO
09
Realiza reservaciones.
EQUIPO DE TRABAJO
10
Se hospedan. Pagan a salir
del Hotel con viáticos
otorgados. Liquida con
encargado de viáticos
FIN
RESPONSABLE
PASO
No.
DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
SEÑOR PRESIDENTE
01
SEÑOR SECRETARIO
02
ASISTENTE DE DESPACHO
03
SUB SECRETARIO
04
Emite nombramiento a
Secretario de Comunicación
Social.
Conforma Equipo de Trabajo.
Solicita elaborar
nombramiento de Equipo de
Trabajo a Asistente de
Despacho.
Indica personas particulares
(art. 31 Reglamento viáticos)
para enviar invitación.
Redactan nombramientos al
Equipo de trabajo y lo
trasladan a Sub-Secretario.
Firma nombramiento
ASISTENTE DE DESPACHO
05
Redacta carta de invitación a
personas particulares.
Traslada a Señor Secretario
para firma.
SEÑOR SECRETARIO
06
ASISTENTE DE DESPACHO
07
Firma documento.
Indica a Asistente solicitar
itinerario de viaje según
destino.
Confirmado el boleto procede
a cotizar en Agencias de
Viajes
SEÑOR SECRETARIO
08
Autoriza.
ASISTENTE DE DESPACHO
09
Reserva.
RESPONSABLE
ASISTENTE DE DESPACHO
PASO
No.
DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
10
Entrega boleto a cada
persona particular por escrito.
Solicita que cuando regrese
proporcione a Secretaría
copia de pasaporte con sello
de entrada y salida del país.
Trasladan documentación a
Jefe de Adquisiciones.
FIN
AUDIENCIA: Acto en el que un soberano u otra autoridad recibe a las personas que
quieren hablar con él, generalmente para reclamar o solicitar alguna cosa: conceder
audiencia.
DESPACHO SUPERIOR: Confirmado por Secretario y Sub secretario Comunicación
Social de la Presidencia y sus asistentes.
REPROGRAMACIÓN: Acción de reformular los programas mediante la verificación y
análisis del proceso de programación que permite la selección adecuada y oportuna de
las medidas correctivas necesarias propiciando con ello un desarrollo adecuado de las
actividades conforme a lo programado.
REDACCIÓN: Es la composición de textos escritos. Redactor es quien desarrolla un
contenido escrito producto de un raciocinio, un escritor, un profesional de la escritura, que
toma en cuenta todos los requisitos de la escritura y de la composición correcta. En
contextos periodísticos es una categoría profesional dentro de los medios de
comunicación y de difusión. La palabra redacción proviene del latín redactio. Hace
referencia a la acción y al efecto de redactar un tema.
CORRESPONDENCIA: Medio de comunicación utilizado por el hombre desde hace
muchos años para comunicarse con personas o individuos que están a larga distancia o
cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se han ido perfeccionando sus
normas y sus estilos hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail que es la forma más
rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario.
CORRELATIVO: Orden o relación entre sí; ya se trate de números, personas, conceptos,
imágenes o cosas en general.
DOCUMENTO EXTERNO: Se elabora para enviarlo fuera de la institución o para
información de personas que no están dentro de la institución (informes contables,
memoria anual, documentos de publicidad e información, respuestas a consultas,
documentos para licitaciones o concursos públicos, declaración de impuestos, etc.)
DOCUMENTO INTERNO: Se elabora dentro de la empresa y circula solo dentro de ella
(memorandos, informes de producción, acciones de personal, circulares, etc.)
CARPETA: Objeto utilizado comúnmente para archivar cualquier tipo de información con
facilidad.
PROTOCOLO: Ciertas reglas establecidas para las ceremonias oficiales o trato social.
BITACORA: Un cuaderno o publicación que permite llevar un registro escrito de diversas
acciones. Su organización es cronológica, lo que facilita la revisión de los contenidos
anotados.
COTIZACIÓN: La acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo
en relación con un fin, pagar una cuota). El término suele utilizarse para nombrar al
documento que informa y establece el valor de productos o servicios.
MONTAJE: Proceso de diseño, planificación y producción de congresos, festivales,
ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede
tener diferentes finalidades.
EVENTO: Una reunión de personas para celebrar un acontecimiento, y que, por lo
general, suele acompañarse de comida, bebida y a menudo también de música.
PRECEDENCIA: Orden que asigna el protocolo a las autoridades, organismos o
instituciones en actos oficiales, bajo la idea de precedencia, es decir, qué persona u
organismo es prioritario sobre otro. Este orden está regulado por leyes o reglamentos de
forma estricta, de manera que no haya lugar a discusión o conflicto. A nivel diplomático, la
precedencia de los embajadores, generalmente está determinada por la antigüedad que
tienen en ese país, es decir, por el orden cronológico de presentación de las cartas
credenciales.
PROVEEDOR: Cada una de las empresas exteriores que abastecen a otra, en materias
primas, materiales de consumo, servicios, etc.