Obtención y maximización del ROI de un archivo de correo

ADMINISTRACIÓN DE
LA INFORMACIÓN
INFORME BREVE
Obtención y maximización del ROI de un archivo
de correo electrónico con EMC SourceOne Email
Management
Fecha:
Abril de 2009
Autor:
Brian Babineau, analista senior
Resumen: la investigación de ESG indica que las organizaciones con implementaciones de archivo de correo
electrónico experimentan varios beneficios medibles, entre ellos, costos de almacenamiento más bajos y
operaciones de protección de datos, descubrimiento electrónico y cumplimiento de normas más eficientes.
Aquellas organizaciones que desean mejorar la administración de mensajes y aún deben invertir en una
solución de archivo de correo electrónico deben asignar valores a estos beneficios por medio del ROI. La
evaluación de las soluciones, como EMC SourceOne Email Management, dentro de este contexto ayudará a
aclarar qué capacidades maximizarán las ganancias al menor costo posible.
Introducción
Por ahora, debe quedar claro que la adquisición de una solución de archivo de correo electrónico es una
inversión lógica. Sin embargo, a fines de 2007, ESG estimó que aproximadamente dos tercios de las
organizaciones aún debían adquirir una solución específica de archivo de correo electrónico. 1 Aunque es
probable que dicha cifra haya disminuido en los últimos 14 meses, muchas de las empresas siguen
administrando el correo electrónico con métodos obsoletos que comprenden el cumplimiento de cuotas de los
buzones de correo, la retención de mensajes en cintas de backup y la adquisición constante de más
almacenamiento y servidores para soportar las aplicaciones de correo electrónico. Una investigación reciente
de ESG confirma que estas empresas representan casi la mitad de las 550 organizaciones encuestadas que
afirman que el correo electrónico afectaría considerablemente el gasto en infraestructura de almacenamiento
y servidores durante los dos años siguientes. 2
ESG considera que una de las razones por las que las empresas aún deben realizar una inversión en archivo de
correo electrónico es la escasa información, lo que da como resultado cálculos desequilibrados del retorno de la
inversión (ROI), un proceso que experimentan la mayoría de las empresas antes de realizar cualquier compra
de TI. Algunas organizaciones no logran tener en cuenta todos los beneficios que se pueden obtener mediante
el archivo de correo electrónico, lo que limita la métrica de “ganancias” en un ejercicio de modelo de ROI.
Un modelo de ROI impreciso puede provocar la toma de decisiones sin fundamento acerca de las soluciones
de archivo de correo electrónico, lo que a menudo genera que los clientes mantengan la situación actual en
cuanto a la administración de mensajes. Este resultado puede ser realmente mucho más costoso a largo
plazo, ya que la capacidad de almacenamiento del correo electrónico quedará fuera de control, el
performance de las aplicaciones de correo electrónico finalmente disminuirá y los costos de asuntos legales y
de auditoría y el cumplimiento de normas aumentarán de manera exponencial. Por lo tanto, es sumamente
importante que los clientes comprendan todos los factores que se deben incluir en un ejercicio de ROI de
archivo de correo electrónico.
Asimismo, es fundamental que los clientes conozcan qué soluciones de archivo de correo electrónico pueden
ofrecer todos los beneficios que a la larga proporcionan “ganancias” y minimizan la “inversión”. Este
documento se ha diseñado para ayudar a los clientes a crear modelos de ROI de archivo de correo
electrónico más informados, sin importar si están buscando una nueva adquisición o si desean reemplazar
una implementación existente. Además, destaca cómo la solución EMC SourceOne Email Management
permite lograr los resultados que ayudan a los clientes a justificar una adquisición en primer lugar.
1
2
Fuente: informe de ESG Research, 2007 E-mail Archiving Survey, noviembre de 2007.
Fuente: informe de ESG Research, Medium-Size Business Server & Storage Priorities, junio de 2008.
Copyright © 2009, The Enterprise Strategy Group, Inc. Todos los derechos reservados.
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Recordatorio: desafíos relacionados con la administración de correo electrónico
Dos factores entrecruzados convierten la administración del correo electrónico en un desafío continuo para la
mayoría de los departamentos de TI, es decir, el crecimiento y la retención de datos.
•
Es poco probable que disminuya el crecimiento de datos de correo electrónico, ya que las
aplicaciones de mensajería constituyen el principal medio de colaboración y uso compartido de
información en casi todas las empresas. ESG estima que el crecimiento de datos corporativos
generales será del 25% en 2009 3 (el correo electrónico comprende un poco más del 20% de los datos
corporativos). 4 Debido a que el tamaño de los archivos adjuntos es cada vez más grande (medios
enriquecidos, etc.) y a que se está implementando Sistemas de Comunicación Unificados, existe una
gran probabilidad de que en el futuro el correo electrónico crezca de dos a tres veces más rápido que
la información corporativa general, lo que obliga a TI a encontrar una manera de administrar y
almacenar cada vez más mensajes de manera constante.
•
La mayoría de las organizaciones ahora retienen el correo electrónico por períodos más
prolongados para el cumplimiento de reglamentaciones, el descubrimiento electrónico, el buen
manejo y control corporativo y la administración de conocimientos. Dado que muchos negocios
se realizan mediante correo electrónico, los mensajes y los archivos adjuntos ahora sirven como
registros de negocios y, por lo tanto, están sujetos a las leyes que rigen la retención de dicha
información. Las industrias de cuidado de la salud, energía, gobiernos locales, educación,
telecomunicaciones y otros organismos gubernamentales están incorporando reguladores de
servicios financieros para emitir interpretaciones sobre las reglas existentes de retención de registros que
incluyen el correo electrónico. Además, ESG estima que el 80% de las consultas de descubrimiento
electrónico incluyen el correo electrónico 5 , indudablemente, el tipo de datos que más se solicita.
Como consecuencia, las empresas deben identificar y preservar un subconjunto de todos los
mensajes y archivos adjuntos relevantes en función del alcance de la consulta de descubrimiento. 6
El hecho de no guardar los registros de negocios correctos ni de preservar la evidencia puede
generar multas o resultados jurídicos desfavorables.
Algunas organizaciones conservan voluntariamente los mensajes en apoyo a las iniciativas de
administración de conocimientos y buen manejo y control corporativo. Por ejemplo, las empresas
retienen la correspondencia de fusión y adquisición entre un equipo financiero y un banquero de
inversión externo. Si se pospone un acuerdo de negocio y se reanuda unos meses más tarde, los
empleados de finanzas pueden determinar qué tareas se han realizado y quiénes eran los contactos del
banquero líder. Otras organizaciones retienen correos electrónicos relacionados con el servicio al cliente
y los ponen a disposición de los equipos de ventas. De este modo, dichos equipos pueden estar al tanto
de los problemas que pueden estar ocurriendo con sus respectivos clientes. Estas empresas adoptan
un enfoque proactivo con respecto a la retención de correo electrónico porque valoran el contenido
nuevo e histórico, y consideran que guardar este contenido es lo correcto, ya que proporciona beneficios
a las principales partes interesadas mientras optimiza la productividad del empleado.
Cuando el crecimiento de datos se combina con los períodos de retención promedio de correo electrónico
(consulte la Figura 1), TI enfrenta de repente costos de almacenamiento fuera de control, operaciones de
backup y recuperación más prolongadas, y performance deficiente de las aplicaciones de correo electrónico.
Mientras tanto, los funcionarios encargados del cumplimiento de normas, los asesores corporativos y los
gerentes de registros deben implementar políticas de administración de correo electrónico, además de
acceder a los sistemas de mensajería periódicamente para realizar sus propios trabajos. Es posible que los
empleados deban administrar sus propias bandejas de entrada para guardar los datos que vale la pena
conservar. De este modo, se pierden horas de productividad muy valiosas si los expertos en el tema no
pueden ubicar fácilmente los mensajes y los archivos adjuntos nuevos y antiguos.
3
Fuente: informe de ESG Research, Enterprise Storage Survey, noviembre de 2008.
Fuente: informe de ESG Research, Medium-Size Business Server & Storage Priorities, junio de 2008.
5
Fuente: informe de ESG Research, 2007 E-mail Archiving Survey, noviembre de 2007.
6
Ibíd.
4
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FIGURA 1. PERÍODO PROMEDIO Y MÁXIMO QUE SE CONSERVA EL CORREO ELECTRÓNICO ARCHIVADO
Fuente: informe de ESG Research, 2007 E-mail Archiving Survey, noviembre de 2007.
Los métodos antiguos no funcionan
La manera fácil de resolver los desafíos de almacenamiento de correo electrónico es mediante la eliminación
de datos, lo que no siempre es posible debido a los requisitos legales y reglamentarios mencionados
anteriormente. Un proceso que deriva de la eliminación de correos electrónicos es la cuota del buzón de
correo. TI crea una política que establece el tamaño máximo de un buzón de correo. En caso de que se
produzca una infracción, es posible que un empleado no pueda enviar ni recibir mensajes hasta que se
reduzca el tamaño de la bandeja de entrada, lo que básicamente obliga a los empleados a administrar sus
propias bandejas de entrada. Los empleados pueden optar por eliminar mensajes o crear archivo personal.
Esta última opción complica los procesos de descubrimiento electrónico, ya que los abogados deben realizar
búsquedas en cada archivo personal cuando desean localizar mensajes relevantes después de recibir una
consulta. El archivo personal tampoco resuelve el problema de almacenamiento de correo electrónico, sino
que simplemente lo modifica, ya que los empleados guardan estos mensajes en equipos o file servers
compartidos. Asimismo, si se roba un equipo portátil que contiene estos datos, o se viola su seguridad, existe
un riesgo importante de que el archivo personal (archivos PST y NSF) esté expuesto a peligros, lo que genera
posibles preocupaciones con respecto a la seguridad y el robo de propiedad intelectual.
Las cuotas del buzón de correo pueden tener poco impacto en el ambiente general de almacenamiento de
correo electrónico, aunque pueden obstaculizar la productividad del empleado al tener que dedicar más
tiempo a administrar bandejas de entrada que a crear y responder las comunicaciones críticas del negocio.
Otro método ineficiente de administración de correos electrónicos es el uso de cintas de backup para retener
y preservar mensajes por períodos prolongados. A continuación, se detallan las razones:
•
Las empresas guardan más información de la que necesitan: se guardan todos los mensajes de
una cinta específica, aunque algunos no sean necesarios. Las empresas no pueden seleccionar qué
datos de la cinta se pueden eliminar y cuáles se deben conservar. Asimismo, todos los mensajes
de la cinta se retienen por el mismo período, y la cinta se guardará por el período de retención más
prolongado (es decir, si algunos mensajes se deben guardar por 90 días y otros por dos años, la cinta
se deberá conservar durante dos años). El almacenamiento de más datos de los necesarios (o la
conservación de datos durante más tiempo del que se necesitan) aumenta los costos de almacenamiento,
ya que se necesitan más medios para retener todos los datos. Los gastos por descubrimiento electrónico
también aumentan, dado que los asesores corporativos tienen más datos en los que deben realizar
búsquedas.
•
No se puede acceder fácilmente a las cintas ni se pueden realizar búsquedas en ellas, lo que
puede resultar costoso si los asesores corporativos deben buscar mensajes antiguos: si las cintas
se encuentran fuera del sitio, las empresas deben pagarle a un proveedor de servicios para recuperarlos.
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Con suerte, las cintas aún existen, lo que no es una garantía si los datos son más antiguos; es posible
que, con el correr de los años, los medios se terminen perdiendo. Por lo tanto, los departamentos de TI
deben hacer restore de los datos desde la cinta, indexarlos y entregárselos a los abogados, quienes
entonces pueden buscar los correos electrónicos relevantes. Es habitual que el personal de TI no cuente
con los recursos para completar este ejercicio en un período breve, lo que los obliga a contratar servicios
externos (una propuesta costosa, ya que los proveedores de servicios pueden cobrar entre US$ 500 y
US$ 2.000 por cinta de backup, según el tamaño y el formato de los datos).
Medición del ROI de un archivo de correo electrónico
Las soluciones de archivo de correo electrónico permiten a los clientes transferir o copiar correos electrónicos
a un tercer ambiente (un archivo), lo que hace posible controlar la manera en que se retienen y administran
estos datos. Los usuarios pueden determinar en qué almacenamiento se guardan los mensajes archivados,
establecer permisos de acceso para el contenido, y aplicar consistentemente políticas de retención con la
información que ahora está centralizada. Con los datos en un ambiente de archivo de correo electrónico, las
organizaciones pueden lograr lo siguiente:
•
•
•
•
•
•
•
•
Optar por imponer cuotas a los buzones de correo dentro del ambiente de correo electrónico principal,
aunque deben transferir los mensajes más antiguos al archivo (en lugar de eliminarlos) o eliminar
completamente las cuotas de los buzones de correo al transferir continuamente los mensajes al
archivo. Una vez en el archivo, los mensajes se pueden almacenar en sistemas con costos más
bajos y los empleados pueden seguir teniendo acceso a ellos.
Eliminar la necesidad de que los empleados administren sus propias bandejas de entrada al crear
archivo personal para evitar cuotas o simplemente para guardar mensajes para consulta futura.
Minimizar los costos de almacenamiento a largo plazo al establecer una única instancia de mensajes
duplicados e implementar sistemas de más bajo costo para retener el contenido en archivo (un
concepto que se denomina almacenamiento en niveles).
Implementar programas de administración de registros electrónicos consistentes al retener de manera
precisa un subconjunto de mensajes basados en el remitente o el destinatario, la fecha y otros criterios.
Guardar mensajes en archivo “a prueba de manipulaciones” como políticas de retención que se
pueden aplicar para satisfacer el cumplimiento de normas, la retención legal y las disposiciones de
buen manejo y control corporativo. Los clientes pueden controlar quién tiene acceso a los mensajes
e impedir la eliminación o la modificación de contenido sin autorización.
Facilitar un descubrimiento electrónico más eficaz, ya que los asesores corporativos cuentan
con una ubicación central para la búsqueda de mensajes relevantes tras recibir una solicitud
de descubrimiento.
Mejorar el performance de las aplicaciones de correo electrónico al transferir los datos más antiguos
al archivo.
Reducir el tiempo que se tarda en completar las operaciones de backup y restore de las aplicaciones
de correo electrónico, ya que en el ambiente principal hay menos datos para copiar.
Para crear un modelo de ROI de archivo de correo electrónico preciso, los clientes deben traducir estos
beneficios en métricas que afecten sus negocios. Algunas de las métricas que los clientes deben incluir en su
ROI son las siguientes:
•
•
Ahorro de tiempo
o Los empleados ya no tienen que administrar sus propias bandejas de entrada debido a las
cuotas del buzón de correo.
o TI puede realizar rápidamente búsquedas en los archivos para identificar todos los mensajes
y los archivos adjuntos que cumplen con los requisitos de alcance de una solicitud de
descubrimiento electrónico, en lugar de buscar en el ambiente de mensajes principal, en
varios equipos y espacios compartidos (para archivo de correo personal) del empleado y
en cintas de backup (para mensajes más antiguos).
o Los asesores corporativos dedican más tiempo a revisar la evidencia en lugar de esperar a
que TI la recopile.
o TI no ajusta constantemente los servidores ni ejecuta servidores adicionales para mejorar el
performance de las aplicaciones de correo electrónico.
Reducción de los gastos de capital
o Almacenar un subconjunto de información durante un período apropiado, en lugar de guardar
todo por un tiempo ilimitado.
o Guardar una sola copia de un mensaje y un archivo adjunto.
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Evitar adquirir más servidores simplemente para optimizar el performance de las aplicaciones
de correo electrónico.
o Almacenar los mensajes más antiguos en sistemas de almacenamiento de menor costo, pero
que sigan estando disponibles.
Reducción de riesgos
o Evitar multas al guardar todos los registros de negocios durante el período de retención requerido.
o Moderar las posibilidades de alteración de documentos de evidencia y resultados o acuerdos
desfavorables al preservar correctamente los correos electrónicos con retención legal.
o
•
Para completar un modelo de ROI, los clientes deben comprender también el porcentaje de “inversión” de la
ecuación. Esta medición trasciende el costo de adquisición inicial del software de archivo de correo
electrónico. Asimismo, deben tener en cuenta el almacenamiento y los servidores adicionales necesarios para
ejecutar el software de archivo y almacenar el contenido, incluido el índice que se utiliza para soportar las
búsquedas de archivo.
Además, se debe tener en cuenta la inversión operacional que deben realizar los clientes para configurar,
monitorear y mantener el ambiente de archivo. Los clientes deben encontrar métodos para disminuir estos
costos operacionales con el paso de los años, porque un ambiente de archivo no constituye una
implementación de uno o dos años. Los períodos de retención más prolongados implican que el ambiente de
archivo se deberá actualizar a medida que la infraestructura de soporte quede obsoleta o sin garantía. Por lo
tanto, las empresas deben analizar las características de archivo de correo electrónico que permiten el
almacenamiento de datos en varios sistemas de almacenamiento y que posibilitan la transferencia del
catálogo a distintos dispositivos si se debe actualizar o reemplazar un sistema. De hecho, estas capacidades
reducen la métrica de “inversión” que debe estimar una empresa al crear el ROI.
Otro parámetro de la métrica de “inversión” que se debe tener en cuenta es lo fácil que resulta a los
empleados autorizados utilizar el software de archivo de correo electrónico y acceder al contenido dentro del
ambiente de archivo. Los empleados deben poder trabajar de manera transparente con los mensajes
archivados de sus bandejas de entrada, independientemente de la conexión o el dispositivo. Además, una
solución de archivo debe soportar varias funciones de búsqueda, ya que los empleados solo deben ver sus
mensajes, pero es posible que los funcionarios encargados del cumplimiento de normas y los asesores
corporativos deban consultar todo el archivo. Es muy difícil para las empresas poner un valor a la experiencia
del usuario final, pero vale la pena idear una clasificación para este porcentaje de medición de la inversión.
No tiene sentido retener mensajes si nadie puede tener acceso a ellos.
El impacto de EMC en el cociente del ROI del archivo de correo electrónico
Después de que una organización explica todas las mediciones potenciales que debe contener un modelo de
ROI del archivo de correo electrónico, la etapa siguiente es evaluar soluciones que puedan maximizar los
retornos y, al mismo tiempo, reducir la inversión total. Este es un concepto simple; sin embargo, muchas
empresas rara vez conectan las funciones de la solución de archivo de correo electrónico con los posibles
beneficios o ahorros de costo y actualizan sus cálculos de ROI. Si se omite esta etapa, es posible que la
solución de archivo de correo electrónico no genere las ganancias anticipadas originalmente. Las
organizaciones pueden corregir esta falta de alineamiento simplemente mediante la enumeración de todos los
beneficios y las inversiones requeridas, junto con sus mediciones asociadas, y, luego, mediante la
construcción de un ROI para cada producto. Algunas soluciones presentarán funciones que aumentarán los
beneficios, pero con un alto costo de adquisición y administración. Es posible que otras soluciones no
ofrezcan tantas funciones, pero sean más económicas.
Si un Cliente implementa EMC SourceOne Email Management, la oferta de archivo de correo electrónico
anunciada recientemente por la empresa, mediante este ejercicio, podrá darse cuenta de que varios de los
beneficios de la solución pueden lograrse con un costo mínimo. Entre los beneficios que pueden experimentar
los clientes al implementar EMC SourceOne Email Management se encuentran:
•
Opciones flexibles de archivo de mensajes. SourceOne soporta los ambientes Exchange y Lotus,
y archiva los correos electrónicos de tres maneras: mediante una función de registro diario incorporada
en estas aplicaciones de mensajería, al permitir que los usuarios transfieran los mensajes a archivo
directamente desde la bandeja de entrada o mediante la ejecución automática de políticas de archivo
en la aplicación de mensajería principal (es decir, archivo de los mensajes con más de 90 días de
antigüedad). Estas opciones permiten a los clientes realizar archivo del contenido fácilmente para
fines reglamentarios o de descubrimiento. La opción de registro diario es la más adecuada para estos
casos. Para las implementaciones de administración de registros y buzones de correo, los enfoques
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de aplicación de políticas de archivo automatizados o basados en el usuario resultan ideales para
ayudar a controlar el tamaño de la bandeja de entrada o para categorizar un subconjunto de
mensajes como registros del negocio no regulados para fines de administración del conocimiento
o buen manejo y control corporativo.
Además, EMC SourceOne Email Management soporta la recopilación automática de archivo personal,
como archivos PST y NSF, lo que permite a las empresas realizar rápidamente búsquedas y archivo
de estos mensajes en función de políticas. Esto ayuda a los clientes a centralizar todos sus mensajes
históricos, a fin de que los abogados no deban realizar búsquedas en cada equipo para encontrar
archivos PST y NSF, y para que TI no deba preocuparse por hacer backup de estos archivos como
parte de las operaciones de protección de datos en espacio compartido o en equipos portátiles/de
escritorio.
•
Administración enriquecida de políticas de retención. Los clientes pueden archivar los mensajes
en función de distintos criterios de metadatos de mensajes, que incluyen el remitente/destinatario, el
departamento en el que trabaje el remitente/destinatario (basado en Active Directory u otra agrupación
de LDAP) y el momento en que se envió/recibió el mensaje. Además, los clientes pueden establecer
distintas políticas de retención para una categoría de mensajes. Por ejemplo, todos los mensajes
enviados por el equipo ejecutivo pueden guardarse durante un año, mientras que los mensajes que
envía el departamento legal pueden conservarse durante tres años. Para las retenciones legales,
los clientes pueden archivar la información a partir de un conjunto de custodios (empleados) por un
período indefinido. Para reducir los costos de almacenamiento, los clientes pueden simplemente
archivar todos los mensajes que tengan más de 90 días y guardarlos por un año. Al contar con la
capacidad de archivar mensajes basado en varios criterios y de establecer distintos períodos de
retención, los clientes de EMC SourceOne Email Management pueden archivar la información
para cumplir con diversos requisitos del negocio y de TI.
•
Menores costos de almacenamiento. El catálogo de SourceOne Email Management puede
almacenarse en una multitud de dispositivos de almacenamiento, lo que les brinda a los clientes
varias opciones para implementar sistemas de menor costo para soportar el ambiente de archivo
de correo electrónico. Uno de los sistemas de almacenamiento soportado es EMC Centera, que
puede configurarse para almacenar los datos en formato WORM. El almacenamiento WORM puede
utilizarse para cumplir con reglamentaciones específicas de servicios financieros (Norma 17a-4 de la
SEC) o para otras implementaciones, incluidas situaciones de retención legal, en las que los clientes
deseen impedir la modificación o la eliminación del contenido durante el período de retención
asignado por el software de archivo SourceOne Email Management.
•
Procesos de descubrimiento electrónico más eficaces. SourceOne Discovery Manager, una
oferta complementaria de EMC que se integra con el producto SourceOne Email Management, ofrece
una interfaz separada de flujo de trabajo legal y búsqueda que permite al asesor corporativo consultar
todo el catálogo de archivo (o varios catálogos) en busca de contenido pertinente. Además, Discovery
Manager permite al asesor corporativo etiquetar los mensajes como privilegiados o con capacidad de
respuesta, o agregarles un identificador de casos. Estas etiquetas permiten filtrar o agrupar los mensajes y
archivos adjuntos. De este modo, luego pueden ejecutarse consultas en un subconjunto específico de
mensajes con el objetivo de permitir siempre al asesor corporativo comprender rápidamente cuántos
datos existen y reducir la cantidad de datos que deben analizarse. SourceOne Discovery Manager
proporciona a los asesores corporativos y a sus equipos su propio espacio de trabajo dentro de un
archivo de correo electrónico, a fin de que puedan ser más productivos.
•
Oportunidades para crear un archivo de contenido integrado. Debido a su crecimiento, sus
requisitos reglamentarios y su popularidad como fuente de evidencia electrónica, las empresas deben
comenzar a archivar los proyectos con correo electrónico. Sin embargo, existen muchos tipos de
contenido además del correo electrónico (entre ellos, archivos de las aplicaciones corporativas y
formularios de páginas Web) que pueden considerarse registros del negocio o solicitarse como parte
de un descubrimiento electrónico. Esta información puede ser extremadamente valiosa para los
procesos del negocio y los programas de administración de conocimiento si se mantiene accesible
durante períodos más prolongados. En cierto punto, es posible que los clientes deseen archivar estos
datos junto con el correo electrónico para unificar sus estrategias de retención de información. Esas
organizaciones pueden implementar SourceOnce Email Management para comenzar y, luego, otras
soluciones de EMC SourceOne, que permiten a los clientes archivar otros tipos de contenido. Con la
inversión de EMC en XML, búsqueda federada y otras tecnologías de unificación, se prevé que los
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clientes finalmente podrán administrar y retener la información desde un solo catálogo de EMC. Este
catálogo haría posible establecer y aplicar, consistentemente, políticas de retención en varios tipos de
contenido. Además, los empleados (incluidos los asesores corporativos, los gerentes de registros y
los trabajadores con conocimientos) fácil y rápidamente podrán encontrar todos los datos pertinentes.
Los clientes también deben sopesar la inversión que deben realizar para adquirir y ejecutar SourceOne Email
Management. El cálculo de los costos de adquisición es bastante sencillo; el precio de SourceOne Email
Management se fija en función de la cantidad de buzones de correo. SourceOne Discovery Manager requiere
una licencia adicional y su precio se establece en función de la cantidad de buzones de correo buscados
(también denominados por custodio o “per custodian”). Estos costos de adquisición totales pueden ser
compensados por muchos de los elementos de la arquitectura subyacente de SourceOne Email Management,
que permiten reducir los costos operacionales y de infraestructura de archivo totales, además de minimizar el
espacio de almacenamiento. Algunos de los ahorros operacionales pueden atribuirse a:
•
Una arquitectura de aplicaciones escalable, que disminuye los costos de la infraestructura
de archivo de correo electrónico. Un solo servidor de archivo SourceOne Email Management
puede soportar miles de buzones de correo. Mientras menos hardware se necesite para ejecutar un
ambiente de archivo de correo electrónico, más simple será administrar la implementación general.
Una cantidad menor de servidores también reduce los gastos de capital iniciales que se requieren
para la implementación inicial de archivo.
•
Una arquitectura distribuida que mantiene la alta disponibilidad en la infraestructura de
archivo. Los clientes pueden implementar SourceOne Email Management en varios servidores
físicos o en servidores virtuales (“huéspedes”) de un único servidor. Con varios servidores, es posible
distribuir las tareas de archivo (captura de mensajes, indexación, búsqueda, etc.) y mejorar el
performance general del ambiente de archivo. Lo que es más importante, si se produce una falla en
un servidor, otro servidor de aplicaciones realizará automáticamente las tareas del servidor fallido. La
aplicación SourceOne Email Management también cuenta con la capacidad de aislar las tareas con
fallas, de modo que el servidor no siga reintentando ejecutar la operación y afecte, en consecuencia,
el performance del ambiente de archivo general.
•
La capacidad de integrarse de manera no disruptiva con ambientes de correo electrónico
existentes reduce la carga de implementación para TI. SourceOne Email Management no requiere
realizar ningún cambio en el ambiente de mensajería principal; solo es necesario que un administrador
active la función de registro diario en Exchange o Domino. Otras soluciones pueden requerir
modificaciones en la configuración, como las plantillas de correo de Lotus Notes.
Las capacidades de almacenamiento en archivo de correo electrónico crecen de manera exponencial y
obligan a los clientes a adquirir y ejecutar continuamente cada vez más dispositivos de almacenamiento.
SourceOne Email Management puede generar ahorros incrementales al ayudar a los clientes a reducir el
espacio de almacenamiento en archivo general mediante:
•
Instancias únicas de contenido redundante en todos los servidores de archivo de correo
electrónico y compresión de mensajes y archivos adjuntos antes de su almacenamiento.
Se eliminarán todos los mensajes o archivos adjuntos duplicados que se envíen al catálogo de
SourceOne Email Management, lo que garantiza que los clientes solo guarden una copia de un
correo electrónico o archivo. Asimismo, el software de archivo comprime todo el contenido antes
de guardarlo en el disco.
•
Varias opciones de indexación. Los clientes pueden elegir crear o no una indexación de texto
completo o de metadatos en una implementación de SourceOne Email Management. Las opciones
de indexación permiten a los clientes alinear los requisitos de acceso a la información con los costos
de almacenamiento, ya que una indexación de metadatos consume menos almacenamiento que una
indexación de texto completo. Por ejemplo, si los clientes usan SourceOne Email Management para
propósitos de retención legal, es posible que simplemente deseen filtrar los mensajes por empleado
e intervalo de fechas en SourceOne Discovery Manager. Para completar esta tarea se requiere una
indexación de metadatos. En comparación, si los mensajes se retienen por razones de administración
del conocimiento y los empleados deben realizar búsquedas en el archivo mediante palabras clave
que se encuentren en el cuerpo de un mensaje o archivo adjunto, los administradores del archivo de
correo electrónico deben activar la indexación de texto completo. Además, los clientes pueden activar
la opción de “caché del contenido”, que crea una indexación adicional mediante un archivo de texto.
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Si se daña la indexación principal, los clientes pueden reconstruirla rápidamente a partir del archivo
de texto, en lugar de tener que procesar nuevamente todos los mensajes y archivos adjuntos,
operación que puede demorar varias horas y afectar el performance general del archivo.
•
Eliminación fácil y consistente del contenido. Una vez que vence el período de retención de un
mensaje o archivo adjunto de SourceOne Email Management, la aplicación de archivo puede eliminar
automáticamente el contenido del catálogo o notificar a los administradores del archivo sobre los
elementos que han alcanzado su vencimiento. Esto evita que los clientes guarden los datos durante
más tiempo que el necesario, lo que permite ahorrar capacidad de almacenamiento. Lo que es más
importante, permite a las organizaciones eliminar consistentemente la información una vez que vence
el período de retención durante el curso normal del negocio, a fin de moderar riesgos legales. Este
proceso cumple con las Reglas Federales de Procedimiento Civil de los Estados Unidos enmendadas
(procesos civiles, incluidos los requisitos de descubrimiento electrónico).
Una métrica de inversión que, por lo general, se pasa por alto durante el proceso de modelado de ROI es la
capacidad que posee la solución para facilitar el acceso al archivo. No tiene mucho sentido retener mensajes
y archivos adjuntos si los empleados autorizados no pueden buscarlos y recuperarlos fácilmente. SourceOne
Email Management permite a los empleadores acceder al contenido desde los clientes de aplicaciones de
correo electrónico nativos (Outlook y Lotus Notes) y desde cualquier navegador Web mediante Outlook Web
Access y Domino Web Access. Al ejecutar Exchange con clientes Mac, también es posible acceder a los
mensajes desde Entourage. Cuando los mensajes se colocan en stub en las implementaciones de
administración de buzones de correo, SourceOne aprovecha una función denominada “URL universal”. Esta
dirección URL permite a un empleado acceder a un mensaje archivado desde la bandeja de entrada mediante
su equipo, un dispositivo móvil o cualquier navegador Web. En los ambientes Exchange, los clientes pueden
almacenar en caché los mensajes archivados, a fin de que los datos se encuentren disponibles incluso
cuando los empleados no estén conectados al archivo. Para los usuarios de Lotus Notes, el uso de la réplica
local de Notes facilita el uso de accesos directos al mensaje incluso cuando están offline.
Muchas de estas capacidades de SourceOne Email Management ayudan a disminuir la inversión total en la
solución de archivo de correo electrónico, ya que TI no debe cambiar considerablemente el ambiente principal
de mensajería para comenzar a retener los mensajes, los empleados pueden acceder al contenido archivado
desde prácticamente cualquier lugar sin necesidad de demasiada capacitación para ello y, además, se
encuentran disponibles varias opciones para ayudar a controlar los costos de almacenamiento relacionados
con archivos.
Al elaborar una lista de beneficios y posibles “ganancias”, junto con métricas de “inversión” en adquisición y
operaciones, las empresas pueden tomar decisiones más informadas antes de comprar archivo de correo
electrónico. Además, pueden medir su propia eficacia al comparar los resultados reales con los modelos de
ROI luego de implementar una solución de archivo de correo electrónico. Este ejercicio puede ayudar a
optimizar las implementaciones para obtener beneficios adicionales o disminuir los costos operacionales.
El resultado
Cualquier organización que piense que el archivo de correo electrónico debe conocer todos los beneficios que
experimentan los clientes actuales (consulte la Figura 2). Estos datos deben servir como un catalizador para
ubicar un proyecto de archivo de correo electrónico como prioridad en la lista de cualquier ejecutivo de TI.
Dicho proyecto debe obtener apoyo y, posiblemente, presupuesto de los departamentos legales y de
cumplimiento de normas, ya que ellos también se benefician con el archivo de correo electrónico.
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FIGURA 2. BENEFICIOS DEL ARCHIVO DE CORREO ELECTRÓNICO INFORMADOS POR LOS USUARIOS ACTUALES
Fuente: informe de ESG Research, 2007 E-mail Archiving Survey, noviembre de 2007.
La siguiente etapa lógica es crear un modelo de ROI; sin embargo, este es un ejercicio inútil si la empresa no
toma en cuenta todos los beneficios y costos que implica una implementación de archivo de correo
electrónico. Asimismo, las empresas deben desarrollar un modelo de ROI que sea específico para cada oferta
individual que evalúen, ya que algunas soluciones no ofrecen las capacidades necesarias para obtener todos
los beneficios y otras presentan costos operacionales más elevados.
EMC, con la solución SourceOne Email Management, que incluye capacidades de optimización del
almacenamiento y una arquitectura escalable y con alta disponibilidad, cambiará el rumbo de la tendencia que
indica que las soluciones de archivo de correo electrónico con más funcionalidades son más difíciles de
operar a largo plazo. Además, gracias a las numerosas incorporaciones y mejoras de características, y a una
nueva arquitectura que reduce los costos operacionales y la infraestructura de archivo de correo electrónico,
todo parece indicar que EMC va camino a lograr su objetivo de maximizar las ganancias del archivo de correo
electrónico con la menor inversión posible. La evidencia final se reflejará en las cifras.
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