Ingenio San Carlos

Historia de Éxito | Consumo Masivo | Ingenio San Carlos
SAP Estudio de la Transformación del Negocio | Productos de consumo masivo | J. Macêdo
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Ingenio San Carlos: Un soporte de control
inigualable con SAP®
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Historia de Éxito | Consumo Masivo | Ingenio San Carlos
Resumen Ejecutivo
Compañía
Ingenio San Carlos
Compañía
Industria
Consumo Masivo
Visión
Locación
Ecuador
Por qué SAP
Productos y Servicios
Producción y comercialización de azúcar de caña y sus derivados
Implementación
Soluciones y Servicios SAP®
SAP ERP ECC 6.05 y SAP BI
Solución
Beneficios
Planes futuros
Sitio Web
www.sancarlos.com.ec
Partner
Sonda Ecuador
El Ingenio San Carlos es una empresa dedicada a la producción y comercialización de azúcar de caña
y sus derivados. Está ubicado en la provincia del Guayas y su extensión actual es de aproximadamente
25.000 hectáreas de caña para cosecha, distribuidas en los cantones de Marcelino Maridueña, Naranjito
y El Triunfo. Produce anualmente alrededor de 2.000,000 toneladas métricas de caña, que representa
el 33% del azúcar que el mercado ecuatoriano consume y cumple con cuotas de exportación a Estados
Unidos, Perú y otros países. El Ingenio San Carlos tenía implementadas varias soluciones para su gestión
financiera, administrativa y operativa, todas con diferentes tecnología por lo que se requerían extremos
controles para integrar la información y mantenerla consistente, además con poca posibilidad de
adecuar a las nuevas estrategias del negocio por sus limitaciones y poca escalabilidad.
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Cumpliendo las normas más exigentes de calidad
Resumen Ejecutivo
Compañía
Visión
La Misión del Ingenio San Carlos es producir azúcar de
óptima calidad y a costo competitivo, para satisfacer a
sus consumidores, en un ambiente laboral propicio y así
contribuir al desarrollo agroindustrial del país, generando
trabajo, utilidades y bienestar para todos. Su Visión es
la de ser una empresa altamente productiva de gente
motivada que cumple las normas más exigentes de
calidad y medio ambiente.
Por qué SAP
Implementación
Solución
La empresa se caracteriza por su alto sentido de
responsabilidad social que se refleja en beneficios y
servicios importantes concedidos a sus trabajadores
y sus familias. (Hospital, Comisariato, Escuelas y
Colegios).
Los valores que rigen su funcionamiento son:
•Compromiso con la productividad, calidad y medio
ambiente
•Honestidad y franqueza
•Equidad
•Respeto
•Alegría y motivación
•Desarrollo personal continuo
Beneficios
Planes futuros
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Proyecto ERP, Integrando San Carlos
Resumen Ejecutivo
Compañía
Visión
Por qué SAP
Implementación
Solución
Beneficios
Planes futuros
Para los estándares ecuatorianos, San Carlos es una
organización grande y compleja. Tiene varias empresas
relacionadas, incluyendo una destilería de alcohol,
una planta de papel, cartón corrugado y una planta
de reciclaje. La empresa administra además otras
instalaciones como un hospital, supermercado, escuelas
y albergues.
En 2008, la administración comenzó la búsqueda de
una plataforma para la planificación de los recursos
empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) que
pudiese incluir todas estas organizaciones. El plan
pretendía implementar el nuevo sistema primero en el
ingenio antes de desplegarlo a través de las restantes
empresas de la organización y así generar sinergia entre
todas ellas.
Los objetivos concretos del proyecto fueron:
•Integración de todos los procesos administrativos,
financieros, agrícolas y productivos, bajo una sola
plataforma tecnológica. (SAP – BIOSALC - NOMINA)
•Integración, depuración y unificación de los datos
maestros (calidad de datos)
•Adoptar las mejores prácticas de la industria.
•Crear las bases para escalar hacia nuevas soluciones.
•Cumplir con las IFRS (NIIF : Normas Internacionales de
Información Financiera)
•Normativas de la legislación y tributación ecuatoriana
•Costo real de cada una de las presentaciones de los
productos terminados
•Seguridad de la Información
El ingenio San Carlos tenía clara la necesidad de integrar
y estandarizar todos los procesos: desde las labores
del campo hasta los pagos a los proveedores, y que
este cambio tendría como beneficio aprovecharse de
las mejores prácticas y así modernizar su gestión. Esto
derivó en una gran oportunidad, con muchos cambios
disciplinarios y estructurales, con el gran objetivo de
integrar todas la áreas en una herramienta tecnológica
moderna de clase mundial, así inició el “Proyecto ERP,
Integrando San Carlos”.
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Integrar el ERP a la industria del azúcar
Resumen Ejecutivo
Compañía
Visión
Por qué SAP
Implementación
Solución
Beneficios
Como parte del proceso de selección, San Carlos
necesitaba identificar sus procesos empresariales
dentro de una lista exhaustiva de funcionalidades de
software, enviar esta lista a los proveedores y utilizarla
como base de comparación de las diferentes soluciones;
un proceso que el grupo de selección de San Carlos
pensó que tomaría aproximadamente un año.
Para obtener la ayuda de expertos con su selección de
ERP y para acelerar este proceso, San Carlos recurrió
a Technology Evaluation Centers (TEC), empresa
especializada en este tipo de servicio.
Al comparar las soluciones, San Carlos pudo identificar
debilidades y fortalezas de cada una de ellas,
permitiendo que la empresa tuviese una idea clara de
cómo cada producto podría satisfacer sus necesidades.
Dentro del proceso de selección se identificó la
necesidad de integrar el ERP con una vertical para
la industria azucarera, lo que fue un punto a favor de
SAP, al contar con instalaciones con dicha vertical en
Latinoamérica (BIOSALC).
San Carlos y TEC creó una lista de requisitos que
incluían funcionalidades ERP estándares así como
características y funciones específicas de la industria
agrícola y de la fabricación por procesos, que permitió
comparar y diligenciar una larga lista de soluciones y
emitir peticiones de información (RFI, por sus siglas en
inglés) para recopilar las respuestas de los proveedores.
Planes futuros
“Como parte del proceso de selección de un ERP, San Carlos ya había contratado
a PricewaterhouseCoopers para documentar sus procesos empresariales. Ahora
la empresa necesitaba traducir dichos procesos en una lista de requisitos técnicos
y funcionales que los proveedores de sistemas pudiesen comprender y responder
con precisión”.
Andrés Arosemena Romero, Director de Desarrollo Tecnológico y Sistemas, San Carlos.
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De los keyusers a los usuarios
Resumen Ejecutivo
Compañía
Visión
Por qué SAP
Implementación
Solución
Beneficios
Planes futuros
Para el proceso de implementación se preparó un
equipo conformado por 27 personas por parte de San
Carlos, a quienes denominamos Keyusers, y 20 por
el implementador. Nos regimos estrictamente por la
metodología ASAP durante los once meses que duró el
proyecto, donde se destacó el fuerte compromiso de la
alta gerencia; en especial, de la Gerencia General que
lideró como patrocinador del proyecto.
La capacitación tendría que involucrar a más 200
usuarios SAP y otros 200 de BIOSALC; por lo cual se
desarrollo un plan integral para toda la organización,
ya que la mayoría de sus tareas se verían afectadas. Se
adecuaron varias salas de capacitación en distintivas
localidades (Guayaquil, Duran y Marcelino Maridueña)
con diferentes horarios, coordinando que no afectaran
las labores cotidianas.
San Carlos estaba consciente del gran cambio cultural
que este proyecto acarrearía y, para tal efecto, se
creó una matriz de impacto para identificar las áreas
que mayores obstáculos podrían tener. Con un
plan de comunicación adecuado, continuo y con el
involucramiento de todos los usuarios, sumando un
alto compromiso de mandos medios y soportado con el
alto grado de participación de los gerentes, fue posible
minimizar inconvenientes para los usuarios.
La capacitación fue impartida por cada uno de los
keyusers a sus usuarios respectivos, en las diferentes
áreas de la empresa. Como el conocimiento fue
transferido del consultor a los keyusers, durante todo el
proyecto, se generó confianza en los usuarios, quienes
recibieron el apoyo que esperaban en la Salida en Vivo.
“La participación de nuestro Gerente General, en cada hito importante, generó
confianza y aceptación, los directivos siempre fueron muy visible durante todo el
proyecto”.
Andrés Arosemena Romero, Director de Desarrollo Tecnológico y Sistemas, San Carlos.
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Una solución, múltiples ventajas
Resumen Ejecutivo
Compañía
Visión
Por qué SAP
Implementación
Solución
Beneficios
Planes futuros
La Solución SAP ERP ECC 6.05 tuvo su Salida en
Vivo oficial el 5 de Marzo de 2012. Se implementaron
los módulos de FI, CO, MM, SD, WM, PP, PS, CS. Se
diseñaron dos tipos de interfaces, una con un sistema de
nómina local, y otras con un sistema agroindustrial para
ingenios azucareros, que cubre la gestión del campo,
cosecha, mantenimientos, gestión de fábrica y calidad,
llamado BIOSALC.
La empresa que desarrolló la implementación fue Sonda
del Ecuador, Implementador e integrador con otras
soluciones no SAP (BIOSALC y Nómina).
También en cuestiones de conciliación bancaria se
observan grandes ventajas ya que antes de salir en
vivo, se recibía la información de los bancos de forma
física. Ahora, este proceso es automático, y en SAP
se compensan los valores de forma automática, sin
digitación del personal. Los estados de cuentas llegan
por email de forma diaria y no mensual como era antes.
Esto ha ayudado a tener un mejor control de las cuentan
bancarias, el flujo de caja, y su proyección de pagos.
Luego, la solución de SAP BI tuvo su Salida en Vivo en
Diciembre de 2013.
Son muchas las respuestas que ha brindado el sistema
al Ingenio San Carlos: controlar los pendientes de retiro
de las bodegas manejando variables como fecha de
facturación, clientes, materiales, y tipos de entrega, lo
cual permite información en tiempo real, muy valiosa
para la administración de los despachos y proyecciones
futuras en cuanto a espacios físicos disponibles para el
almacenamiento. Mientras el sistema anterior estaba
configurado para que todo movimiento de materiales
se realice en el momento de la emisión, actualmente
el sistema separa la emisión de la guía con la
contabilización de la salida de materiales, lo cual permite
discriminar la emisión de guías de remisión, solamente
cuando la ley nos obliga.
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de Éxito
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Masivo | Ingenio
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| Servicios
Financieros
| Financiera
Independencia
El mejor soporte para la información
Resumen Ejecutivo
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Implementación
Solución
Beneficios
Planes futuros
El sistema SAP, ha permitido, obtener información estadística
en línea sobre todo el movimiento de transportes de producto
terminado realizados en un determinado periodo. Esta
herramienta brinda la posibilidad de identificar las cantidades
de viajes realizados por los distintos proveedores de
transportes, permitiendo filtrarla por ruta, vehículo, conductor,
material, número de entrega, etc. La herramienta proporciona
adicionalmente, información sobre costos incurridos en cada
transporte, lo cual permite llevar un control real de este rubro
contra lo presupuestado.
También constituye un soporte de información que permite
liquidar nóminas de trabajadores de cuadrilla en forma más
ágil y precisa. El reporte brinda información sobre la cantidad
de sacos movilizados por cada uno de los grupos de cuadrilla,
distinguiendo el material estibado, la entrega correspondiente
a dicha movilización, motivo del movimiento (venta, traspaso,
etc.), fecha o periodo de análisis e inclusive la conversión de
los materiales a unidad de medida alterna (S50), ya que las
tarifas de estiba están determinadas a esta unidad de medida.
SAP ha permitido determinar con exactitud el costo real cada
una de las presentaciones de azúcar (granel y enfundado)
mensualmente, y los costos agrícolas (lotes) actualmente
reciben la totalidad de sus componentes directos e indirectos,
obteniendo un costo más preciso de la caña.
En relación a la aprobación de pedidos, en el sistema anterior,
un pedido de compras, se aprobaba en dos o tres días, ya que
el documento físico era firmado por el Jefe Departamental,
luego viajaba hasta el Departamento de Almacenes y
finalmente a la Gerencia de área. En el Depto. de Almacenes,
la implementación de SAP nos ha permitido reducir el tiempo
de ejecución en el proceso de compras al eliminar el ingreso
de ciertos registros, eliminar algunos procesos como ingresos
y egresos de combustibles, optimizar el proceso de compras
y consumos en consignación, permitiéndonos realizar ciertas
actividades de empleados que se acogieron a la jubilación, sin
necesidad de contratar personal de reemplazo.
Por otro lado el sistema tiene una serie de herramientas y
transacciones, que permiten controlar y obtener información,
sobre los stocks almacenados, no solamente en las Bodegas,
sino que la información puede ser detallada para controlar
los niveles de existencia por Áreas de Almacenamientos
(galpones), lotes de producción, material específico, todo esto
en tiempo real.
“La integración es la piedra angular del proyecto, anteriormente los saldos contables no cuadraban con los físicos, lo que
originaba la creación de débitos y créditos para ajustar valores. Ahora, la cuentas por pagar de proveedores son un reflejo
de los inventarios recibidos, las ventas tienen sus contrapartidas con los despachos y sus cobranzas, las existencias se
actualizan inmediatamente cuando ocurre el evento, los costos de los productos se basan en gastos reales y en la materia
prima consumida, dejando además en evidencia la fecha y el usuario que originó la transacción, sin importar de donde
viene la fuente”.
Andrés Arosemena Romero, Director de Desarrollo Tecnológico y Sistemas, San Carlos.
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Continúa el trabajo con SAP®
Resumen Ejecutivo
Compañía
Ingenio San Carlos está en proceso de
implementación y optimización de BI / BO.
Además continúa con la evaluación de Success
Factors – Selección y Capacitación y BPC.
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Planes futuros
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