ABC de las redes sociales - Fasecolda Encuesta de Medios de

MODELO DE ACTA DE REUNIÓN
Dirección de Comunicaciones y Mercadeo
Fecha: 10 de mayo de
2013
No. de acta: 46
Lugar: Fasecolda (Piso 11)
Agenda de la Reunión:
ABC de las redes sociales - Fasecolda
Encuesta de Medios de Comunicación
Consideraciones y Varios
Participantes
Compañía
Generali
Colombia
Qbe Seguros
Allianz
Compañía de
Seguros
Positiva
Compañía de
Seguros
Nombre
Ricardo Mora Velásquez
Valeria Aveiro
Compañía
Seguros del
Estado
Ace Seguros
Juliana Ferrer
Ace Seguros
William Cruz
Patricia Constain
Aseguradora
Solidaria
Johanna Garzón
Luz Angela González Parra
Nombre
Jahir Canro
Colpatria
Julian Ricardo Bernal Perez
Alfa
Segurexpo de
Colombia
RSA
Suramericana
de Seguros
QBE Seguros
Juana Masiel Sabogal
Skandia Seguros
de Vida
Liberty Seguros
Catalina Prieto
Equidad Seguros
Viviana Paola Torres
María Alejandra Gómez
Mapfre Seguros
Sergio Andrés Cáceres
Adriana Martínez
Generali Colombia
Carlos Sánchez
Colmena ARP
Paola Machado
Luis Infante
Juliana Pareja
Ana María López
Asistentes Fasecolda
Ingrid Vergara
Felisa Pérez
Angelica Sánchez
Héctor Galvis/ Investigador G2
1. Verificación del Quórum
Observaciones: Antes de dar inicio a la reunión se verifico el Quórum para dar comienzo a la tercera
reunión del comité del año 2013
2. Aprobación del Acta
Observaciones_____________________________________________________________
1. Tema: ABC de las redes sociales - Fasecolda
Desarrollo:
Héctor Galvis, investigador de G2, agencia de marketing digital que trabaja con Fasecolda desde hace
más de 2 años, realizo a todos los asistentes del comité una presentación sobre la importancia de las
Redes Sociales en la implementación de estrategias de marketing y comunicaciones.
La Presentación incluye una mirada actual a Internet, el comportamiento del mercado de dicho canal a
nivel mundial, algunas definiciones que establecen una Red Social, y las definiciones de Facebook,
Twitter, su funcionamiento y algunos ejemplos claros de cómo se deben manejar las estrategias y
mensajes para cada uno de estos canales.
La exposición resulto ser de gran relevancia para los participantes, quienes pidieron algunas
recomendaciones y consideraciones al momento de incluir una compañía en las Redes Sociales.
La conferencia también contó con algunos ejemplos representativos de lo que actualmente están
haciendo las empresas en las redes sociales y vislumbro un camino que muchas de las compañías de
seguros aún no han recorrido por su inexperiencia en estos nuevos medios alternativos o por el temor de
enfrentar al nuevo consumidor digital.
Para mayor profundización sobre el tema se adjunta a esta acta la presentación correspondiente, la cual
podrán revisar y encontrar también en la página web de Fasecolda en la sección del comité de
comunicaciones.
Conclusiones/Recomendaciones:
Frente al tema de Redes Sociales G2 y FASECOLDA invitaron a todas las compañías de seguros a
vincularse a estos canales de comunicación y conectarse con el nuevo consumidor digital no sin antes
olvidar la preparación adecuada para enfrentar estos medios alternos y contar con el personal idóneo para
el manejo de redes sociales en cada compañía, pues es importante establecer que al frente de estos
medios digitales debe estar una persona de tiempo completo que responda en línea las inquietudes de los
seguidores e internautas y mantenga la identidad y personalidad de la marca.
Compromisos / Decisiones
Responsable
Plazo de ejecución
2. Tema: Fasecolda - Encuesta de Medios de Comunicación Compañías de Seguros para
Compañías- Intermediarios
2
La Dirección de Comunicaciones de Fasecolda dio a conocer la encuesta que se adelanto la semana del
6 al 10 de mayo sobre los medios de comunicación que las compañías utilizan para comunicarse con sus
empleados e intermediarios del sector, al respecto los resultados obtenidos fueron:
No de Encuestas Enviadas: 24
No de Encuestas que se respondieron: 17
(Alfa, Colpatria, Bolívar, Allianz, RSA, Cóndor, Mundial, Positiva, Solidaria, Suramericana, Estado,
Pan American Life, Estado, Liberty, Ace Seguros, Skandia, Segurexpo)
Hallazgos
Comunicaciones Empleados Compañías de Seguros:
•
Todas las compañías coinciden en el Correo Electrónico, como el medio de comunicación más
utilizado para enviar información a los empleados, seguido de la intranet y revistas
institucionales.
•
La mayoría de las compañías envían información a diario a sus empleados acerca de Planeación
Estratégica, Información Comercial, Información Interna de las compañías. Sin embargo no se
contempla el envío a los empleados de información gremial y noticias del sector que impactan la
labor ejercida por cada uno de estos.
•
Las áreas de Recursos Humanos, Gerencia Comercial y de Comunicaciones, son las
encargadas de realizar este proceso dentro de las compañías.
•
Aunque a las personas encuestadas les resulta de gran utilidad la información que Fasecolda
publica en el boletín de noticias, este boletín no se replica a los empleados de las compañías de
seguros, situación que no permite que las personas que hacen parte del sector se enteren de las
actividades que el gremio realiza a favor del sector.
Comunicaciones Intermediarios de Seguros
•
La mayoría de las compañías que responden la encuesta coinciden con medios como el Correo
Electrónico y una sección en la página web de la compañía para realizar comunicación dirigida al
canal de la intermediación.
•
La frecuencia con la que los intermediarios reciben información de las compañías de seguros es
a diario o en la mayoría de los casos de manera mensual.
•
Los intermediarios reciben información por parte de las compañías de seguros de temas como:
Nuevos productos, información comercial y financiera, convenciones de ventas, programas de
capacitación y canales de distribución.
•
En la mayoría de los casos la Vicepresidencia Comercial y la Gerencia de Mercadeo son las
áreas encargadas de enviar información al canal de intermediación.
Sala de Prensa- Información Fasecolda
•
La mayoría de las compañías encuestadas conocen y reciben el boletín de noticias Fasecolda y
consideran que la información que se registra en este es relevante.
•
A pesar de ser un medio informativo del gremio al servicio de las compañías afiliadas, estas
pocas veces envían información de su compañía de interés general para que sea replicada en
este medio de comunicación. Todas las compañías encuestadas coinciden en haber enviado
información de su compañía menos de (3) veces en el año.
•
En lo que se refiere a la sala de prensa que se encuentra a disposición en la página web, las
personas encuestadas afirman conocerla y creen que la información que allí se registra es de
gran utilidad. Sin embargo, esta no es replicada a sus públicos de interés. Esta misma situación
se replica con los comunicados de prensa.
•
Al preguntar sobre el conocimiento de las actividades que realiza Fasecolda en pro del sector
asegurador colombiano, la mayoría de personas que contestaron la encuesta afirman conocer
dichas actividades, sin embargo es prescindible ahondar en el tema para establecer una
comunicación más directa con los miembros del comité y generar acciones de comunicación que
permitan replicar las actividades del gremio a empleados e intermediarios de la industria
aseguradora.
Al respecto de estos hallazgos llama la atención que aunque a la mayoría de las personas encuestadas
las resulte de gran utilidad la información que Fasecolda emite para el sector asegurador, esta no es
replicada a los empleados de las compañías de seguros e intermediarios de seguros, quienes son las
personas que en mayor proporción conforman el sector asegurador colombiano.
Por estas razones Fasecolda insistió a los miembros del comité cumplir con las funciones de este entre
las que se encuentran:
•
Posicionar la comunicación como un elemento estratégico que direcciona y da control a todos los
procesos de divulgación en beneficio de la imagen y reputación del sector.
•
Mejorar la comunicación en general entre los miembros la industria construyendo una red de
información frente a las cámaras y sus presidentes.
•
Difundir oportunamente la información del gremio entre los sus grupos de interés, y ser el
contacto directo con la alta gerencia para la toma de decisiones en temas relacionados.
•
Administrar medios y acciones de comunicación dentro de su organización, para que de esta
manera el público de sus compañías y los intermediarios se mantenga informados de todos los
sucesos relevantes del gremio y que son de interés del sector asegurador .
Además sugirió a las compañías que no han contestado la encuesta enviar sus respuestas cuanto antes
para de esta manera generar un medio alterno o una estrategia que permita enviar información de manera
directa a los empleados e intermediarios del sector sobre las tareas adelantadas por el gremio en pro del
sector asegurador colombiano. Cabe aclarar que cualquier medio alterno o estrategia en este aspecto
contará con un plan de seguimiento que permita determinar el alcance y las tareas adelantadas por los
miembros del comité respecto a la implementación de la misma.
Por otro lado la Dirección de Comunicaciones y Mercadeo de Fasecolda, realizo una presentación
institucional sobre Fasecolda a los asistentes al comité para que estos conocieran a fondo las distintas
actividades que realiza el gremio a través de cada una de sus áreas, al igual que su distribución, y los
diversos medios de comunicación con los que cuenta el gremio para llegar a todo el sector asegurador y
aquellas entidades y sectores con los que tiene una relación directa.
La presentación en detalle sobre Fasecolda se adjunta a esta acta.
Conclusiones/Recomendaciones:
Para concluir esta sección de la reunión se recomendó a las compañías de seguros tener una
comunicación más directa con el gremio a través de sus diversos medios de comunicación (Página Web,
Revista Fasecolda, Boletín de Noticias, comunicados de prensa, reporte de noticias, etc) los cuales
pueden ser replicados a sus públicos de interés Empleados- para de esta manera establecer una sinergia
entre el sector que permita el beneficio de este en pro del desarrollo del país.
Compromisos / Decisiones
Las compañías que aún no han diligenciado la
encuesta se comprometieron a enviar sus
respuesta para de esta manera tomar una decisión
sobre la estrategia de comunicación a seguir para
empleados e intermediarios
3. Tema: Varios
Responsable
Compañías de
Seguros
Plazo de ejecución
20 días
En esta sección Fasecolda informo a los miembros del comité la designación por parte de los presidentes
de cada una de las compañías de seguros de las personas que deben asistir a las cámaras y comités de
Fasecolda y sus correspondientes suplentes. Las personas designadas por los presidentes son en su
mayoría Gerentes de Mercadeo y Comunicaciones que debe tener voz y voto en cada una de las
decisiones que se tomen durante la realización de dichas reuniones.
Al respecto la Directora de Comunicaciones de Fasecolda enviará la lista de las personas que deben
asistir a los Comités de Comunicaciones y Mercadeo que se realizan de manera mensual y sus
correspondientes suplentes.
Por otro lado se informó a los participantes del Comité sobre la realización del Torneo de Golf de
Fasecolda 2013, el cual convoca a Presidentes y Vicepresidentes de las compañías de seguros,
corredores de seguros, reaseguros, oficinas de representación y proveedores del sector y se presento el
plan de patrocinios para las compañías, para que estas puedan elegir la mejor opción para su exhibición
de marca. Al respecto se adjunta al acta el plan de patrocinios correspondiente.
Además se anunciaron los (2) eventos institucionales próximos que se refieren al Seminario Internacional
de Seguros de Vida que se realizará el 23 y 24 de Julio en la ciudad de Bogotá y la Convención
Internacional de Seguros que se llevará a cabo los días 11,12 y 13 de septiembre en la ciudad de
Cartagena. Respecto a estos eventos Fasecolda enviará las opciones de patrocinios muy próximamente.
Hacia las 10:00 a.m. se dio por terminada la reunión.
Ingrid Vergara
Directora de Comunicaciones y Mercadeo
Fasecolda
Acta elaborada por: Ana Felisa Pérez
Revisada por: Ingrid Vergara C.