Manual de acogida al P - Plan de Comunicación Interna

Manual de acogida al P.A.S de la
de la Universidad de Sevilla
Sevilla, Septiembre de 2010
Carta de bienvenida a la Biblioteca: (apuntes para Sonsoles)
La Biblioteca de la Universidad de Sevilla le da la más cordial bienvenida a nuestra
Institución y le anima a integrarse en nuestro equipo humano formado en la
actualidad por más de 300 personas.
La Biblioteca, dependiente orgánicamente del Vicerrectorado de Investigación, es
dentro de nuestra Universidad, uno de los servicios de más impacto para la
enseñanza, la docencia y la investigación. En consecuencia, es una exigencia de ésta
ofrecer un servicio de calidad, alineado siempre con los objetivos de nuestra
Universidad. Y esto, precisamente, es posible gracias al equipo humano que
formamos. Todo lo que la Biblioteca hace, ofrece y logra pasa por el talento y
disposición de sus profesionales, por su saber hacer y por su querer hacer.
Aquí podrá encontrar un ambiente dinámico y moderno que le permitirá su
desarrollo personal y profesional al más alto nivel. Por nuestra parte, le animamos a
que utilice todos los sistemas de comunicación interna para hacernos llegar sus
comentarios y sugerencias y poder así seguir mejorando día a día nuestros servicios y
productos.
El propósito de este Manual es proporcionarle la información elemental que le
facilite tanto conocernos como iniciar sus relaciones laborales con nosotros. Desde
ahora ponemos a su disposición una serie de procedimientos, instrumentos, etc.
para conseguir que, en la misma dirección y objetivos, consigamos alcanzar nuestras
expectativas personales y profesionales.
Forma parte usted ya de nuestro equipo que reúne a 236? personas, entre
Facultativos, Ayudantes, Administrativos y Auxiliares administrativos, Técnicos
auxiliares y especialista e informáticos, más un número variable de becarios.
Todos juntos le damos nuevamente la bienvenida, le deseamos buena suerte en su
nueva travesía profesional y le recordamos que la Biblioteca, nosotros, estamos a su
disposición para orientarle en todas las dudas que le surjan durante y después de la
lectura de este manual.
Sonsoles Celestino Angulo
Directora de la Biblioteca de la Universidad de Sevilla
Índice
Le recomendamos que, antes de comenzar esta lectura, consulte el Manual de Acogida de la Universidad
para el PAS que aporta información, no incluida aquí, para evitar duplicidades
1. Un poco de historia
2. Misión, visión y valores de la Biblioteca
3. Normativa
4. Organigrama
5. Puntos de servicio
6. Infraestructuras
7. Portal web e Intranet
8. Fama: mucho más que un catálogo
9. Servicios
10. Procesos
11. Herramientas de trabajo
12. Herramientas de comunicación
13. Principales magnitudes
14. La Biblioteca verde
15. Calidad
1. Un poco de historia
El origen de nuestra Biblioteca, como su Universidad, data de comienzos del siglo XVI.
Concretamente en el Colegio de Sta. María de Jesús, fundado por el Arcediano Maese
Rodrigo Fernández de Santaella en 1505.
El germen de la Biblioteca fue el núcleo de libros
primitivos donados por Santaella, al cual se fueron
uniendo donaciones y adquisiciones hechas con
ayudas económicas de colegiales distinguidos.
Retrato de Maese Rodrigo, de
Alejo Fernandez, en el retablo
Más tarde, cuando el Colegio y la Universidad.
de la capilla de Santa Maria de
Jesús (Sevilla)
Ya emprendida la actividad independiente de la
Universidad, la formación de una colección
Bula del Papa Julio II autorizando el 12 de
julio de 1505 la erección del Colegio de
Santa María de Jesús y la anexión a dicho
Colegio de los Beneficios de Alocaz,
Gómez Cardeña, San Lorenzo de Sevilla,
San Nicolás del Puerto y la Parra. En la
bula, entre otras disposiciones, se permitía
la enseñanza de Artes, Lógica, Filosofía,
Teología, Derecho Canónico y Civil. Otra
bula de 1508 añadió Medicina y le dio una
orientación más universitaria al Colegio.
bibliográfica propia se vio favorecida por la incorporación de las
Bibliotecas de Colegios de los Jesuitas y de la misma Casa Profesa de la
Compañía.
Con posterioridad se unirían Bibliotecas pertenecientes a las demás
órdenes religiosas establecidas en Sevilla y su provincia, que se vieron
afectadas por la Desamortización de Mendizábal. Donaciones
posteriores de Bibliotecas Públicas o de particulares continuaron
enriqueciendo los fondos bibliográficos de la Biblioteca.
La progresiva evolución de la Universidad de Sevilla, con la creación de nuevas Facultades y Escuelas, sólo
fue posible mediante la dispersión geográfica de los centros por toda la ciudad. Esta dispersión de centros
universitarios, ha dado como resultado una dispersión similar de sus respectivas Bibliotecas.
No obstante, a lo largo de los últimos años, se han articulado estrategias que han contribuido a reforzar la
idea de una Biblioteca única, que permitiese superar las dificultades que se generan de una excesiva
descentralización y que facilitase llevar a cabo decisiones colegiadas.
Unido a la Biblioteca por Real orden de 7 de Agosto de 1895 se encuentra también el fondo documental
correspondiente al Archivo Histórico Universitario, la mejor fuente histórica para el estudio de la institución.
Curiosidades son las Pruebas de Legitimidad aportadas por los graduados, y las de limpieza de sangre que
habían de presentar colegiales y familiares, así como el primer libro de registro de matrículas.
Como puedes imaginar el prestigio de la Biblioteca de la Universidad de Sevilla viene avalado en buena parte
por la importancia del fondo antiguo que conserva y custodia.
Más información:
http://bib.us.es/sobre_la_biblioteca/mas/historia-ides-idweb.html
2. Misión, visión y valores
Misión
La Biblioteca de la Universidad de Sevilla tiene como misión gestionar los recursos de información, facilitar
su acceso y llevar a cabo su difusión, así como colaborar en los procesos de creación del conocimiento, a fin
de contribuir a la consecución de los objetivos de la Universidad y asegurar un servicio de excelencia a la
sociedad.
Visión
La Biblioteca de la Universidad de Sevilla está orientada a la prestación de servicios de calidad con capacidad
para poner a disposición de la Comunidad Universitaria los recursos de información necesarios para la
generación y transmisión del conocimiento. La Biblioteca está vinculada a los objetivos de aprendizaje,
docencia e investigación de la Universidad de Sevilla en el marco del Espacio Europeo de Educación Superior,
volcada en la sociedad para contribuir a la formación permanente de sus individuos y está reconocida en el
ámbito universitario nacional como marca de calidad.
Valores
Profesionalidad: que se manifiesta en su orientación al cliente, sentido de
responsabilidad y eficacia.
Compromiso: con dos vertientes


compromiso con la institución, entendido como
lealtad y compromiso con la consecución de los
resultados
compromiso social, que engloba respeto,
tolerancia y cortesía.
Comunicación: que implica cooperación, saber escuchar y
trabajo en equipo.
3. Normativa
La Biblioteca es definida en el Estatutos de la Universidad de Sevilla (Tít. V, Cap. II, sec. 1ª · Artículo 122) de
la siguiente forma:
“La Biblioteca Universitaria es un centro de recursos para el aprendizaje, la docencia, la investigación y las
actividades relacionadas con el funcionamiento y la gestión de la Universidad en su conjunto.
La Biblioteca tiene como misión facilitar el acceso y la difusión de los recursos de información y colaborar en
los procesos de creación del conocimiento, a fin de contribuir a la consecución de los objetivos de la
Universidad. “
El Consejo de Gobierno de la Universidad de Sevilla aprobó el Reglamento de
la Biblioteca en su sesión de 22 de julio de 2009 (acuerdo 6.1.1 y 6.1.2/CG,
BOUS 8-9-2009).
Este nuevo texto incorpora en su desarrollo normativo las Normas de
Préstamo y las Normas para uso y conservación de los fondos antiguos y
valiosos de la Biblioteca.
La Biblioteca cuenta también
- Carta de derechos y deberes de los usuarios, en relación al personal, recursos de
información, servicios e instalaciones.
http://bib.us.es/sobre_la_biblioteca/gestion_y_organizacion/normas/common/carta_dere
chos.pdf
- Carta de servicios http://bib.us.es/sobre_la_biblioteca/carta_servicios/index-idesidweb.html
Textos completos y más información en la Intrabus:
http://intrabus.us.es/planificacion_y_organizacion/normativa/index-ides-idweb.html
4. Organigrama
Para más información sobre
recursos humanos:
- Horario del personal
- Organigrama
- Funciones y tareas
- Calendario laboral
- Acuerdos de homologación
- Complemento de Productividad para la
mejora de la Calidad
- Trámites y consultas
- Directorios
- Oposiciones y concursos
- Formación
- Quejas y sugerencias
Más información
http://intrabus.us.es/recursos_humanos/
funciones_y_tareas/index-ides-idweb.html
5. Puntos de servicio
La Biblioteca la forman 20 puntos de servicio repartidos entre Facultades y Escuelas de la Universidad,
además de los Servicios Centrales, ubicados en el edificio de El Rectorado en la calle San Fernando
Más información
Portal: http://bib.us.es/sobre_la_biblioteca/bibliotecas-ides-idweb.html
Intrabus: http://intrabus.us.es/unidades/index-ides-idweb.html
6. Infraestructuras
Nuestros 20 puntos de servicio,
todos con red Wifi, cuentan con
distintos espacios destinados al
estudio, el aprendizaje o la
investigación, según las distintas
necesidades de nuestros usuarios y
nuestras posibilidades espaciales:
salas de lectura, de investigación, de
consulta de audiovisuales, para
autoformación, de trabajo en grupo,
seminarios…
La Biblioteca, en todos ellos, ofrece
materiales y equipos de autoservicio
que facilitan el uso de los servicios
(máquinas de autopréstamo,
impresoras, ordenadores, lectores
de microfilm, scanner, pantallas
interactivas, etc.)
Conscientes de las necesidades específicas de algunos de nuestros
usuarios hemos diseñado y dotado zonas especiales en todas nuestras
instalaciones para que las personas con discapacidad visual puedan
acceder a la información.
La Biblioteca fija su estrategia en cuanto a infraestructura tecnológica en su Plan Tecnológico anual con el
objetivo de asegurar que la dotación de ésta cubra las necesidades de la comunidad universitaria, facilitando
la gestión y acceso a los recursos electrónicos ofrecidos por la Biblioteca.
Más información
Portal: http://bib.us.es/servicios/espacios_equipos/index-ides-idweb.html
Intrabus: http://0-intrabus.us.es.fama.us.es/infraestructura/index-ides-idweb.html
7. Portal web e Intranet
Nuestro sitio en internet está en http://bib.us.es
… y nuestro sitio interno de trabajo y comunicación, nuestra intranet, está en ¡Error! Referencia de
hipervínculo no válida. desde el trabajo) o en http://0-intrabus.us.es.fama.us.es/ desde casa. Se llama
Intrabus
8. Fama: mucho más que un catálogo
Fama, catálogo en línea de la BUS, es nuestra interfaz personalizada basada en el software de gestión
bibliotecaria Millenium de la empresa Innovative Interfaces.
Sus funcionalidades son muy variadas, destacando en los últimos tiempos la incorporación de muchas de las
herramientas de la web social que permiten a nuestros usuarios participar y comunicarse con la Biblioteca
más fácilmente. Tanto desde el catálogo Fama como desde el portal web de la BUS nuestros usuarios
disponen de buzón de sugerencias, servicio de consulta en tiempo real (chat), encuestas, rss, wikis, blogs,
etc.
Además de las opciones tradicionales en todo catálogo como la búsqueda simple o avanzada, Fama dispone
de la opción “Mi cuenta”, un espacio personal para nuestros usuarios en el que, tras identificarse, pueden
realizar operaciones (reservar y renovar libros, consultar historial de préstamos o búsquedas, sugerir la
compra de libros, etc.) o modificar datos personales (modificar PIN, perfil, recibir mensajes...).
Más información
Portal: http://bib.us.es/aprendizaje_investigacion/guias_tutoriales/otras_guias/catalogos-ides-idweb.html
Intrabus: http://intrabus.us.es/sistema_millenium/index-ides-idweb.html
9. Servicios
La Biblioteca cuenta con una carta de servicios que incluye sus compromisos de calidad y en la que se
reflejan los principales servicios que ofrecemos, desde casa o en las salas de lectura:
Información y asesoramiento
1. Acceso a Internet
2. Catálogo Fama
3. Información bibliográfica. Asesoramiento sobre evaluación de la producción científica
Préstamo de documentos y de equipos informáticos y audiovisuales
4. Autopréstamo
5. Préstamo Intercampus
6. Préstamo a domicilio. Reservas. Renovaciones
7. Préstamo interbibliotecario
Consulta y reproducción de materiales
8. Equipos de micro formas
9. Estaciones audiovisuales
10. Fotocopiadoras de autoservicio
11. Impresoras para utilización de los usuarios
12. Escáneres para utilización de los usuarios
Sugerencias
13. Comentarios y sugerencias
14 Solicitud de compra de nuevos títulos
Estudio individual y en grupo
15. Áreas de autoaprendizaje
16. Puestos de trabajo individual y Salas de trabajo en grupo
17. Salas de consulta
Formación
18. Cursos para nuevos alumnos
19. Formación en competencias informacionales e informáticas
Más información:
Portal: http://bib.us.es/servicios/index-ides-idweb.html
Intrabus: http://0-intrabus.us.es.fama.us.es/servicios/index-ides-idweb.html
10. Procesos
Más información
Intranet: http://0-intrabus.us.es.fama.us.es/planificacion_y_organizacion/gestion/index-ides-idweb.html
11. Principales herramientas de trabajo
Millenium, de la empresa Innovative Millenium, es la principal. Es nuestro sistema integrado de gestión
que abarca procesos internos (adquisiciones, catalogación,…) y servicios (circulación, calendario de eventos y
cursos,..)
Más información: http://0-intrabus.us.es.fama.us.es/sistema_millenium/cliente_millenium/index-idesidweb.html
DotProject es nuestra herramienta de trabajo en grupo para la planificación y seguimiento de los objetivos
estratégicos y operacionales
Universitas XXI.Económico es el sistema integrado y automatizado de gestión económica
Reco es programa de desarrollo interno para la gestión de recursos humanos, visitas externas y formularios
de la web
Serial Solutions gestiona las revistas electrónicas suscritas por la Biblioteca
12. Herramientas de comunicación
Mailman Listas de correo
Éstas son algunas de las listas que tiene la Biblioteca. Para suscribirse hay que entrar en la lista, incluir el
correo electrónico en la casilla correspondiente y pulsar el botón "Subscribir"
 Biblus : Lista de distribución global de la BUS
 Busdirce : Directores de Centro
 Buspan : responsables de la gestión de las pantallas informativas.
 Busweb : responsables del mantenimiento de las páginas web de la BUS
 fondoant : personas encargadas del Fondo Antiguo de la BUS
 Rev-e : responsables de revistas electrónicas
 Busfusu : responsables de formación de usuarios
Más información:
http://intrabus.us.es/planificacion_y_organizacion/organizacion/lista-distribucion-ides-idweb.html
Ximdex
Gestor de contenidos de la BUS para su intranet, portal web y noticias
Más información
Intrabus: http://intrabus.us.es/biblioteca_digital/portal_web/intrabus.us.es/index-ides-idweb.html
Portal web: http://intrabus.us.es/biblioteca_digital/portal_web/bib.us.es/herramientas-ides-idweb.html
XimNews: http://intrabus.us.es/biblioteca_digital/portal_web/intrabus.us.es/common/manual_ximNEWS_2.7.pdf
Oculus
Sistema de gestión de las pantallas informativas de la BUS
Más información: http://oculus.us.es/acceso.php
Redes Sociales:
Twitter: http://twitter.com/biblioteca_us
Facebook: http://www.facebook.com/biblioteca.universidad.sevilla
Tuenti: http://www.tuenti.com/#m=Profile&func=index
Library Help Chat:
Nuestro sistema de atención virtual en tiempo real, atendido por bibliotecarios de todos los Centros en
horario laboral
Mas información:
Portal: http://bib.us.es/servicios/pregunte/ayuda_chat-ides-idweb.html
Intrabus: http://0-intrabus.us.es.fama.us.es/servicios/Referencia_Inf_bibliografica/index-ides-idweb.html
Blog de la BUS: Blog mantenidos por las Bibliotecas de Centro o Servicios Centrales, como herramientas de
comunicación y participación
Más información: http://bib.us.es/aprendizaje_investigacion/guias_tutoriales/blogs-ides-idweb.html
13. Principales magnitudes
La Biblioteca en cifras
Monografías impresas
Monografías electrónicas
1.556.829
356.484
Revistas impresas
20.246
Revistas electrónicas
23.049
Fondo Antiguo
76.804
Puntos de servicio
Plazas de lectura
Superficie de instalaciones
Horas de apertura (media semanal)
20
5.796
21.465
66
En cuanto a sus fondos la Biblioteca ocupa una posición prominente que le permite estar preparada para
cubrir sobradamente las necesidades de información de sus alumnos, profesores o investigadores: es la
primera biblioteca a nivel andaluz en número de monografías impresas (1.556.829) o electrónicas (356.484),
la segunda en número de publicaciones periódicas y la tercera en número de publicaciones periódicas
electrónicas por pago. Por algo es la primera biblioteca andaluza en gasto en recursos de información y la
cuarta a nivel nacional.
En cuanto a su Fondo Antiguo ocupa el segundo lugar entre las bibliotecas andaluzas universitarias en
número de manuscritos.
Su catálogo en línea, FAMA, puesto al día permanentemente en cuanto a servicios en línea y herramientas
2.0, es el más consultado de todas las bibliotecas andaluzas, ocupando el cuarto lugar a nivel nacional. Casi
igual ocurre con su página web, que es la más visitada entre los portales de Andalucía y la sexta más vista a
nivel nacional.
Más información
Portal: http://bib.us.es/sobre_la_biblioteca/gestion_y_organizacion/memorias/index-ides-idweb.html
Intrabus: http://0-intrabus.us.es.fama.us.es/planificacion_y_organizacion/datos_y_analisis/index-ides-idweb.html
14. La Biblioteca verde
La Biblioteca de la Universidad de Sevilla apoya, defiende y promueve su compromiso medioambiental
dentro del marco general del Plan estratégico de la Universidad de Sevilla, contribuyendo de forma activa al
establecimiento de políticas para avanzar en el respeto al Medio Ambiente y dar visibilidad a las actuaciones
implantadas por su Institución.
La Biblioteca se esfuerza por minimizar el impacto ambiental de todas sus actividades, productos y procesos.
En líneas generales se pretende reducir el consumo de papel, agua y energía mediante la aplicación,
económicamente más viable, de la mejor tecnología disponible, así como la eliminación responsable de los
residuos, enmarcando todo esto en el conjunto de valores que la Universidad pretende potenciar, difundir y
fomentar.
Se espera por tanto que todas las personas que forman parte de la Biblioteca realicen su trabajo de forma
compatible con la política y objetivos ambientales de la Biblioteca y de la Universidad
Más información:
Intrabus. http://intrabus.us.es/noticias/common/medidas_ahorro_energetico.pdf
Intrabus: http://intrabus.us.es/noticias/news/intrabus_100709_ahorro_pcs-ides-idweb.html
15. La calidad en la BUS
La gestión de la Biblioteca de la Universidad de Sevilla responde a los conceptos de la calidad total, en el
convencimiento de que sólo puede considerarse que el servicio es óptimo cuando se adecua al uso del
cliente y le proporciona un grado de satisfacción aceptable.
En esta línea, superó su primer proceso de evaluación a lo largo de 2005, pasando las preceptivas etapas de
Autoevaluación , Evaluación Externa e Informe final con el correspondiente Plan de Mejora para dos años y,
en mayo de 2006, recibió el Certificado de Calidad , por Resolución de la Secretaría de Estado de
Universidades e Investigación.
En abril de 2010 la Biblioteca ha obtenido el reconocimiento del Sello de Excelencia Europea 300+, que
concede el Club de Excelencia en Gestión.
La concesión de este sello significa un reconocimiento de los logros alcanzados por la Biblioteca en su
camino hacia la excelencia y es un importante respaldo para el compromiso, asumido por el equipo que
forma la Biblioteca, con la implantación y desarrollo de una cultura de calidad en nuestra Universidad.
Más información
Portal: http://bib.us.es/sobre_la_biblioteca/gestion_y_organizacion/calidad/index-ides-idweb.html
Intrabus: http://0-intrabus.us.es.fama.us.es/planificacion_y_organizacion/calidad/index-ides-idweb.html
Despedida
Miramos, como siempre lo hemos hecho, al futuro. Nuestra Biblioteca ha caminado mucho desde el
siglo XV y no va dejar de hacerlo en los próximos años. Los esfuerzos se dirigen ahora hacia nuevos
retos. En primer lugar depurar nuestra biblioteca digital con el objetivo de ofrecer la información de
más calidad y pertinente para nuestras titulaciones; en segundo lugar, incrementar los servicios de
apoyo a la investigación y, en tercer lugar, seguir trabajando para sacar adelante nuestra apuesta más
innovadora: la evolución de la BUS hacia un modelo más acorde con las nuevas necesidades de
nuestros usuarios y los nuevos modos de enseñanza y aprendizaje.
Confiamos en que nuestros retos se conviertan también en los tuyos para que juntos podamos
cumplir con éxito la misión que la Biblioteca tiene encomendada.
Somos conscientes de que uno de los pilares básicos para ello es contar con un equipo de
profesionales altamente cualificado. De ahí que la Biblioteca en sus líneas estratégicas haya priorizado
el Plan de Formación de sus profesionales en dos direcciones fundamentales:
la adquisición de competencias relacionadas con las tecnologías de la información y la
comunicación y
las competencias derivadas de las nuevas necesidades impuestas por el EEES.
Te recomendamos, por tanto, que te mantengas alerta sobre los cursos de formación que nuestra
Universidad ofrece a sus miembros (http://www.r2h2.us.es/index.php?page=forpas) y de los que, en
nuestro ámbito profesional, se ofrecen a nivel nacional o internacional.
Todos los que formamos la BUS, y yo en particular como Directora de la Biblioteca, volvemos a
reiterarte nuestra más cordial bienvenida y a desearte una fructífera y divertida travesía junto a todos
nosotros. Sobra decir que estaremos a tu disposición para solucionarte todas las dudas que te surjan
durante y después de la lectura de este Manual.
Un saludo y ¡buena suerte!
Sonsoles Celestino Angulo
Directora de la Biblioteca de la Universidad de Sevilla