UNIDAD DE GESTIÓN GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NORMAS Y PROCEDIMIENTO PARA EL USO DE MENSAJERIA LOCAL Código: D-1-C-L-11 Versión: 00 / 10.07.2015 División: Logística Página : 1 de 8 1. OBJETIVO Establecer las normas y el procedimiento para el uso del servicio de mensajería local en la Universidad Peruana Cayetano Heredia (UPCH). 2. ALCANCE La presente directiva será de cumplimiento obligatorio para todas las instancias y dependencias de la UPCH que requieran hacer uso del servicio de mensajería local. Esta disposición no aplica para las Consultorías y los Proyectos de Investigación. 3. BASE LEGAL - Estatuto de la Universidad Peruana Cayetano Heredia - Reglamento General de la Universidad Peruana Cayetano Heredia 4. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS 4.1 Tarifario aprobado Es el tarifario único aprobado por la UPCH que regula el precio del servicio de mensajería local. La tarifa o precio unitario se establece según el tipo de servicio, tiempo de entrega, peso de la documentación o paquete y la zona de reparto. El Tarifario aprobado se muestra en el Anexo 02 de la presente Directiva. 4.2 Proveedores autorizados Son aquellos proveedores evaluados, aprobados y autorizados por el Comité de Adquisiciones de la UPCH para brindar el servicio de mensajería a los usuarios de la Universidad. Los datos de los proveedores autorizados se detallan en el Anexo 03. 5. DISPOSICIONES GENERALES 5.1 El servicio de mensajería local debe ser programado y solicitado por el usuario con la debida anticipación haciendo uso preferentemente de las tarifas más económicas (tiempo de entrega en 2, 3 o 4 días). 5.2 Los servicios con tiempo de entrega menor o los llamados “URGENTES” (entrega en 1 día, 8 horas y 3 horas) deben ser visados por el Jefe de la Unidad de Gestión o Área Operativa y autorizados por el Director General de Administración. 5.3 El servicio de mensajería no podrá ser requerido para realizar envíos de correspondencia, paquetes y documentos entre los Campus Norte, Miraflores y La Molina. Para este fin, se debe hacer uso de la Movilidad Intercampus. Los horarios y frecuencias de salida, así como los envíos a través de este medio, deben ser coordinados con la División de Servicios Generales. 5.4 No está autorizado el uso del servicio de mensajería para enviar correspondencia interna entre dependencias ubicadas en el mismo Campus o Sede Docente. Elaboración: Revisión: Aprobación: División de Logística Comité Técnico del SGC de la DGA Director General de Administración Lic. Luis Kawashima Higa Dr. Juan Mauricio Pachas Dr. Juan Miyahira Arakaki Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin la autorización de la Dirección General de Administración de la Universidad Peruana Cayetano Heredia - UPCH UNIDAD DE GESTIÓN GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NORMAS Y PROCEDIMIENTO PARA EL USO DE MENSAJERIA LOCAL 6. Código: D-1-C-L-11 Versión: 00 / 10.07.2015 División: Logística Página : 2 de 8 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 El usuario que requiera hacer uso del servicio de mensajería local, podrá comunicarse directamente con cualquiera de los proveedores autorizados presentados en el Anexo 03. El tarifario del servicio es ÚNICO para la UPCH (Anexo 02); por lo tanto, el usuario podrá elegir indistintamente la empresa de mensajería autorizada. 6.2 El proveedor recibirá el requerimiento del usuario y llenará una “Orden de Pedido”, de acuerdo al modelo de llenado del formato (Anexo 04). La Orden de Pedido debe contar con la autorización del Jefe de la Unidad de Gestión o Área Operativa; en el caso de envíos “urgentes” de 1 día, 8 horas o 3 horas, deben tener autorización del Director General de Administración. 6.3 La Orden de Pedido debe llenarse consignando información del usuario solicitante (Unidad de Gestión, Área Operativa, Centro de Costos, Contacto y Fecha del pedido). Asimismo, debe consignarse la cantidad de documentos y envíos a realizar según el tiempo de entrega, peso del paquete y zona de reparto. El importe puede ser calculado y constatado por el propio usuario en base al Tarifario aprobado (Anexo 02). 6.4 El proveedor se llevará el ejemplar original de la Orden de Pedido y entregará una copia al usuario solicitante para su control interno. 6.5 Finalizado el servicio, el proveedor presentará el cargo de entrega al usuario y solicitará su firma de conformidad en el recuadro inferior izquierdo de la Orden de Pedido (Anexo 04). 6.6 El proveedor acumulará las Órdenes de Pedido (con la conformidad) por los servicios realizados durante el mes a las diferentes dependencias de la Universidad y emitirá una única factura mensual por Campus. 6.7 El proveedor deberá acompañar la factura con una relación de los servicios realizados en el mes clasificados por Unidad de Gestión, Área Operativa y Centro de Costos (en archivo Excel versión impresa y versión digital). El período de facturación deberá corresponder a los servicios realizados del primer al último día calendario del mes. 6.8 Las facturas, las órdenes de pedido y la relación de servicios deben ser entregados en mesa de partes de la Dirección General de Administración (División de Logística) dentro de los primeros cinco (5) días útiles del mes siguiente. 7. RESPONSABILIDADES Son responsables del cumplimiento de la presente directiva, los Jefes de las Unidades de Gestión y Jefes de las Áreas Operativas de la Universidad. 8. SANCIONES El incumplimiento de las normas y el procedimiento regulado en la presente directiva, será considerado falta, dando lugar a las sanciones que pudieran corresponder conforme a lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo. 9. VIGENCIA La presente directiva entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación y difusión por cualquier medio interno de la Universidad. 10. DISPOSICIONES FINALES Las situaciones no contempladas en la presente directiva, serán resueltas por la Dirección General de Administración. Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin la autorización de la Dirección General de Administración de la Universidad Peruana Cayetano Heredia - UPCH UNIDAD DE GESTIÓN GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NORMAS Y PROCEDIMIENTO PARA EL USO DE MENSAJERIA LOCAL Código: D-1-C-L-11 Versión: 00 / 10.07.2015 División: Logística Página : 3 de 8 11. ANEXOS - ANEXO 01: Flujograma ANEXO 02: Tarifario aprobado (página 1) Tarifario aprobado (página 2) ANEXO 03: Proveedores autorizados ANEXO 04: Modelo de llenado del formato “Orden de Pedido” Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin la autorización de la Dirección General de Administración de la Universidad Peruana Cayetano Heredia - UPCH UNIDAD DE GESTIÓN GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Código: D-1-C-L-11 Versión: 00 / 10.07.2015 División: Logística NORMAS Y PROCEDIMIENTO PARA EL USO DE MENSAJERIA LOCAL Página : Página 4 de 8 ANEXO 01 Usuario / Jefatura U.G. Director DGA Proveedor Autorizado Mesa de Partes DGA (Logística) INICIO Servi ci o "urgente" con entrega a 1 día o menos ? Si Eva l úa y emite opi nión No Sol icita el envío con ta ri fa económica No Autori za ? Si Coordi na a tención / Ll ena Orden de pedido / Entrega a l us uario copia para control interno Recepciona el ca rgo de entrega / Eva l ua el s ervicio / Emi te opinión Rea liza el servicio / Entrega el ca rgo / Sol icita conformidad Servi ci o conforme ? Cons olida Ordenes de pedido con conformidad / Emite Fa ctura / Elabora y entrega relación de pedidos (i mpreso y di gital) Si 1 No 1 Reci be Factura, Ordenes de Pedido y Rel ación de pedidos (i mpreso y di gital) y procesa el pago FIN Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin la autorización de la Dirección General de Administración de la Universidad Peruana Cayetano Heredia - UPCH UNIDAD DE GESTIÓN GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NORMAS Y PROCEDIMIENTO PARA EL USO DE MENSAJERIA LOCAL Código: D-1-C-L-11 Versión: 00 / 10.07.2015 División: Logística Página : 5 de 8 ANEXO 02 (página 1) TARIFARIO APROBADO ( Servicio de Mensajería Local ) Envío de correspondencia simple (hasta 300 gr.): Tiempo de entrega en: 4 días 3 días 2 días 1 día 8 horas 3 horas Envío de revistas y paquetes: De 301 a 500 gr. De 501 gr. a 1 kg. De 1.1 a 2 kg. De 2.1 a 4 kg. 1 - 4 unid. S/. 5.00 S/. 6.00 S/. 7.00 S/. 8.00 S/. 12.00 S/. 15.00 ZONA URBANA 5 - 30 unid. S/. 2.50 S/. 4.00 S/. 5.00 S/. 6.00 S/. 10.00 S/. 12.00 > 30 unid. S/. 2.00 S/. 3.00 S/. 4.00 S/. 5.00 S/. 9.00 no aplica 1 - 4 unid. S/. 8.00 S/. 9.00 S/. 10.00 S/. 11.00 S/. 15.00 S/. 20.00 ZONA PERIFÉRICA 5 - 30 unid. > 30 unid. S/. 3.50 S/. 3.00 S/. 5.00 S/. 4.50 S/. 6.00 S/. 5.00 S/. 8.00 S/. 6.00 S/. 13.00 S/. 12.00 S/. 15.00 no aplica 1 - 2 unid. S/. 6.00 S/. 8.00 S/. 12.50 S/. 25.00 ZONA URBANA 3 - 10 unid. S/. 3.50 S/. 4.50 S/. 7.00 S/. 10.00 > 10 unid. S/. 3.00 S/. 4.00 S/. 6.00 S/. 8.00 1 - 2 unid. S/. 9.00 S/. 11.00 S/. 15.00 S/. 30.00 ZONA PERIFÉRICA 3 - 10 unid. > 10 unid. S/. 4.50 S/. 4.00 S/. 5.50 S/. 5.00 S/. 8.00 S/. 7.00 S/. 12.00 S/. 10.00 * Pa quetes > 4 kg. s e a di ci ona rá S/.5 por ca da ki l o Trámites especiales: Gestión de firmas, valores, compras, pagos, cobros, otras gestiones con espera (tarifa por punto de atención) ZONA URBANA ZONA PERIFÉRICA S/. 15.00 S/. 18.00 Los precios están expresados en Nuevos Soles y NO incluyen el IGV. Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin la autorización de la Dirección General de Administración de la Universidad Peruana Cayetano Heredia - UPCH UNIDAD DE GESTIÓN GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NORMAS Y PROCEDIMIENTO PARA EL USO DE MENSAJERIA LOCAL Código: D-1-C-L-11 Versión: 00 / 10.07.2015 División: Logística Página : 6 de 8 ANEXO 02 (página 2) Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin la autorización de la Dirección General de Administración de la Universidad Peruana Cayetano Heredia - UPCH UNIDAD DE GESTIÓN GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NORMAS Y PROCEDIMIENTO PARA EL USO DE MENSAJERIA LOCAL Código: D-1-C-L-11 Versión: 00 / 10.07.2015 División: Logística Página : 7 de 8 ANEXO 03 PROVEEDORES AUTORIZADOS Los proveedores autorizados por el Comité de Adquisiciones de la UPCH para brindar el servicio de mensajería local son: EL OLAM Teléfono 1: 940-143-750 (María Flores Paucar) Teléfono 2: 940-143-755 (Víctor Flores Paucar) Teléfono 3: 332-5314 Correo electrónico: [email protected] Horario de atención: Lunes a Viernes de 08:00 a 17:00 HAZ DE LUZ Teléfono 1: 993-963 469 (Félix Santiago Sulca López) Teléfono 2: 423-5241 Correo electrónico: [email protected] Horario de atención: Lunes a Viernes de 08:00 a 17:00 Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin la autorización de la Dirección General de Administración de la Universidad Peruana Cayetano Heredia - UPCH UNIDAD DE GESTIÓN GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NORMAS Y PROCEDIMIENTO PARA EL USO DE MENSAJERIA LOCAL Código: D-1-C-L-11 Versión: 00 / 10.07.2015 División: Logística Página : 8 de 8 ANEXO 04 PROVEEDOR N° LOGO DEL PROVEEDOR 001-000001 ORDEN DE PEDIDO (Servicio de Mensajería Local) Unidad de Gestión / Facultad Facultad de Medicina Alberto Hurtado Área Operativa Dirección de Planificación, Gestión y Administración Centro de Costos: 1020404 - FME DIRECCION DE PLANIFICACION, GESTION Y ADMINISTRACION Contacto Sra. Rosa Gómez (anexo 2344) Fecha 10-jul-15 Envío de correspondencia simple (hasta 300 gr.): Tiempo de entrega en: ZONA URBANA ZONA PERIFÉRICA Importe del Servicio Cantidad de Documentos 4 días 2 días S/. 25.00 10 (sobres) S/.2.50 c/u 3 días S/. 18.00 S/. 25.00 2 (sobres) S/.9.00 c/u 5 (sobres) S/.5.00 c/u 1 día 8 horas 3 horas Sub Total Envío de revistas y paquetes: ZONA URBANA ZONA PERIFÉRICA S/. 68.00 Importe del Servicio Cantidad de Revistas y/o Paquetes De 301 a 500 gr. 10 (revistas) S/.3.50 c/u De 501 gr. a 1 kg. S/. 35.00 2 (paquetes) S/.11.00 S/. 22.00 De 1.1 a 2 kg. De 2.1 a 4 kg. Sub Total Trámites especiales: ZONA URBANA ZONA PERIFÉRICA S/. 57.00 Importe del Servicio Cantidad de Servicios Gestión de firmas, valores, compras, Compra de pasajes terrestres pagos, cobros, otras gestiones con en empresa Cruz del Sur espera (tarifa por punto de destino) (Centro de Lima) Importes NO incluyen el IGV. S/. 15.00 Sub Total S/. 15.00 Total S/. 140.00 CONFORMIDAD DEL SERVICIO _______________________ ______________________ Usuario / Solicitante Jefe Unidad de Gestión (Autorización) Director DGA (Autorización) Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin la autorización de la Dirección General de Administración de la Universidad Peruana Cayetano Heredia - UPCH