UNIDAD DE GESTIÓN GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN

UNIDAD DE GESTIÓN GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
NORMAS Y PROCEDIMIENTO PARA EL USO
DE MENSAJERIA LOCAL
Código: D-1-C-L-11
Versión: 00 / 10.07.2015
División: Logística
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1.
OBJETIVO
Establecer las normas y el procedimiento para el uso del servicio de mensajería local en la
Universidad Peruana Cayetano Heredia (UPCH).
2.
ALCANCE
La presente directiva será de cumplimiento obligatorio para todas las instancias y dependencias
de la UPCH que requieran hacer uso del servicio de mensajería local. Esta disposición no
aplica para las Consultorías y los Proyectos de Investigación.
3.
BASE LEGAL
- Estatuto de la Universidad Peruana Cayetano Heredia
- Reglamento General de la Universidad Peruana Cayetano Heredia
4.
DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
4.1 Tarifario aprobado
Es el tarifario único aprobado por la UPCH que regula el precio del servicio de mensajería
local. La tarifa o precio unitario se establece según el tipo de servicio, tiempo de entrega,
peso de la documentación o paquete y la zona de reparto.
El Tarifario aprobado se muestra en el Anexo 02 de la presente Directiva.
4.2 Proveedores autorizados
Son aquellos proveedores evaluados, aprobados y autorizados por el Comité de
Adquisiciones de la UPCH para brindar el servicio de mensajería a los usuarios de la
Universidad.
Los datos de los proveedores autorizados se detallan en el Anexo 03.
5.
DISPOSICIONES GENERALES
5.1 El servicio de mensajería local debe ser programado y solicitado por el usuario con la
debida anticipación haciendo uso preferentemente de las tarifas más económicas (tiempo
de entrega en 2, 3 o 4 días).
5.2 Los servicios con tiempo de entrega menor o los llamados “URGENTES” (entrega en 1 día,
8 horas y 3 horas) deben ser visados por el Jefe de la Unidad de Gestión o Área Operativa y
autorizados por el Director General de Administración.
5.3 El servicio de mensajería no podrá ser requerido para realizar envíos de correspondencia,
paquetes y documentos entre los Campus Norte, Miraflores y La Molina. Para este fin, se
debe hacer uso de la Movilidad Intercampus. Los horarios y frecuencias de salida, así
como los envíos a través de este medio, deben ser coordinados con la División de Servicios
Generales.
5.4 No está autorizado el uso del servicio de mensajería para enviar correspondencia interna
entre dependencias ubicadas en el mismo Campus o Sede Docente.
Elaboración:
Revisión:
Aprobación:
División de Logística
Comité Técnico del SGC de la DGA
Director General de Administración
Lic. Luis Kawashima Higa
Dr. Juan Mauricio Pachas
Dr. Juan Miyahira Arakaki
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6.
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 El usuario que requiera hacer uso del servicio de mensajería local, podrá comunicarse
directamente con cualquiera de los proveedores autorizados presentados en el Anexo 03.
El tarifario del servicio es ÚNICO para la UPCH (Anexo 02); por lo tanto, el usuario podrá
elegir indistintamente la empresa de mensajería autorizada.
6.2 El proveedor recibirá el requerimiento del usuario y llenará una “Orden de Pedido”, de
acuerdo al modelo de llenado del formato (Anexo 04). La Orden de Pedido debe contar con
la autorización del Jefe de la Unidad de Gestión o Área Operativa; en el caso de envíos
“urgentes” de 1 día, 8 horas o 3 horas, deben tener autorización del Director General de
Administración.
6.3 La Orden de Pedido debe llenarse consignando información del usuario solicitante (Unidad
de Gestión, Área Operativa, Centro de Costos, Contacto y Fecha del pedido). Asimismo,
debe consignarse la cantidad de documentos y envíos a realizar según el tiempo de
entrega, peso del paquete y zona de reparto. El importe puede ser calculado y constatado
por el propio usuario en base al Tarifario aprobado (Anexo 02).
6.4 El proveedor se llevará el ejemplar original de la Orden de Pedido y entregará una copia al
usuario solicitante para su control interno.
6.5 Finalizado el servicio, el proveedor presentará el cargo de entrega al usuario y solicitará su
firma de conformidad en el recuadro inferior izquierdo de la Orden de Pedido (Anexo 04).
6.6 El proveedor acumulará las Órdenes de Pedido (con la conformidad) por los servicios
realizados durante el mes a las diferentes dependencias de la Universidad y emitirá una
única factura mensual por Campus.
6.7 El proveedor deberá acompañar la factura con una relación de los servicios realizados en el
mes clasificados por Unidad de Gestión, Área Operativa y Centro de Costos (en archivo
Excel versión impresa y versión digital). El período de facturación deberá corresponder a
los servicios realizados del primer al último día calendario del mes.
6.8 Las facturas, las órdenes de pedido y la relación de servicios deben ser entregados en
mesa de partes de la Dirección General de Administración (División de Logística) dentro de
los primeros cinco (5) días útiles del mes siguiente.
7.
RESPONSABILIDADES
Son responsables del cumplimiento de la presente directiva, los Jefes de las Unidades de
Gestión y Jefes de las Áreas Operativas de la Universidad.
8.
SANCIONES
El incumplimiento de las normas y el procedimiento regulado en la presente directiva, será
considerado falta, dando lugar a las sanciones que pudieran corresponder conforme a lo
establecido en el Reglamento Interno de Trabajo.
9.
VIGENCIA
La presente directiva entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación y difusión por
cualquier medio interno de la Universidad.
10. DISPOSICIONES FINALES
Las situaciones no contempladas en la presente directiva, serán resueltas por la Dirección
General de Administración.
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11. ANEXOS
-
ANEXO 01: Flujograma
ANEXO 02: Tarifario aprobado (página 1)
Tarifario aprobado (página 2)
ANEXO 03: Proveedores autorizados
ANEXO 04: Modelo de llenado del formato “Orden de Pedido”
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ANEXO 01
Usuario / Jefatura U.G.
Director DGA
Proveedor Autorizado
Mesa de Partes DGA
(Logística)
INICIO
Servi ci o
"urgente" con
entrega a 1 día o
menos ?
Si
Eva l úa y emite
opi nión
No
Sol icita el envío
con ta ri fa
económica
No
Autori za ?
Si
Coordi na a tención /
Ll ena Orden de
pedido / Entrega a l
us uario copia para
control interno
Recepciona el
ca rgo de entrega /
Eva l ua el s ervicio /
Emi te opinión
Rea liza el servicio /
Entrega el ca rgo /
Sol icita conformidad
Servi ci o
conforme ?
Cons olida Ordenes
de pedido con
conformidad / Emite
Fa ctura / Elabora y
entrega relación de
pedidos
(i mpreso y di gital)
Si
1
No
1
Reci be Factura,
Ordenes de Pedido y
Rel ación de pedidos
(i mpreso y di gital) y
procesa el pago
FIN
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ANEXO 02 (página 1)
TARIFARIO APROBADO
( Servicio de Mensajería Local )
Envío de correspondencia simple (hasta 300 gr.):
Tiempo de entrega en:
4 días
3 días
2 días
1 día
8 horas
3 horas
Envío de revistas y paquetes:
De 301 a 500 gr.
De 501 gr. a 1 kg.
De 1.1 a 2 kg.
De 2.1 a 4 kg.
1 - 4 unid.
S/. 5.00
S/. 6.00
S/. 7.00
S/. 8.00
S/. 12.00
S/. 15.00
ZONA URBANA
5 - 30 unid.
S/. 2.50
S/. 4.00
S/. 5.00
S/. 6.00
S/. 10.00
S/. 12.00
> 30 unid.
S/. 2.00
S/. 3.00
S/. 4.00
S/. 5.00
S/. 9.00
no aplica
1 - 4 unid.
S/. 8.00
S/. 9.00
S/. 10.00
S/. 11.00
S/. 15.00
S/. 20.00
ZONA PERIFÉRICA
5 - 30 unid.
> 30 unid.
S/. 3.50
S/. 3.00
S/. 5.00
S/. 4.50
S/. 6.00
S/. 5.00
S/. 8.00
S/. 6.00
S/. 13.00
S/. 12.00
S/. 15.00
no aplica
1 - 2 unid.
S/. 6.00
S/. 8.00
S/. 12.50
S/. 25.00
ZONA URBANA
3 - 10 unid.
S/. 3.50
S/. 4.50
S/. 7.00
S/. 10.00
> 10 unid.
S/. 3.00
S/. 4.00
S/. 6.00
S/. 8.00
1 - 2 unid.
S/. 9.00
S/. 11.00
S/. 15.00
S/. 30.00
ZONA PERIFÉRICA
3 - 10 unid.
> 10 unid.
S/. 4.50
S/. 4.00
S/. 5.50
S/. 5.00
S/. 8.00
S/. 7.00
S/. 12.00
S/. 10.00
* Pa quetes > 4 kg. s e a di ci ona rá S/.5 por ca da ki l o
Trámites especiales:
Gestión de firmas, valores, compras,
pagos, cobros, otras gestiones con
espera (tarifa por punto de atención)
ZONA URBANA
ZONA PERIFÉRICA
S/. 15.00
S/. 18.00
Los precios están expresados en Nuevos Soles y NO incluyen el IGV.
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ANEXO 02 (página 2)
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ANEXO 03
PROVEEDORES AUTORIZADOS
Los proveedores autorizados por el Comité de Adquisiciones de la UPCH para brindar el servicio de mensajería
local son:
EL OLAM
Teléfono 1:
940-143-750 (María Flores Paucar)
Teléfono 2:
940-143-755 (Víctor Flores Paucar)
Teléfono 3:
332-5314
Correo electrónico: [email protected]
Horario de atención: Lunes a Viernes de 08:00 a 17:00
HAZ DE LUZ
Teléfono 1:
993-963 469 (Félix Santiago Sulca López)
Teléfono 2:
423-5241
Correo electrónico: [email protected]
Horario de atención: Lunes a Viernes de 08:00 a 17:00
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ANEXO 04
PROVEEDOR
N°
LOGO DEL PROVEEDOR
001-000001
ORDEN DE PEDIDO
(Servicio de Mensajería Local)
Unidad de Gestión / Facultad
Facultad de Medicina Alberto Hurtado
Área Operativa
Dirección de Planificación, Gestión y Administración
Centro de Costos:
1020404 - FME DIRECCION DE PLANIFICACION, GESTION Y ADMINISTRACION
Contacto
Sra. Rosa Gómez (anexo 2344)
Fecha
10-jul-15
Envío de correspondencia simple (hasta 300 gr.):
Tiempo de entrega en:
ZONA URBANA
ZONA PERIFÉRICA
Importe del Servicio
Cantidad de Documentos
4 días
2 días
S/. 25.00
10 (sobres) S/.2.50 c/u
3 días
S/. 18.00
S/. 25.00
2 (sobres) S/.9.00 c/u
5 (sobres) S/.5.00 c/u
1 día
8 horas
3 horas
Sub Total
Envío de revistas y paquetes:
ZONA URBANA
ZONA PERIFÉRICA
S/. 68.00
Importe del Servicio
Cantidad de Revistas y/o Paquetes
De 301 a 500 gr.
10 (revistas) S/.3.50 c/u
De 501 gr. a 1 kg.
S/. 35.00
2 (paquetes) S/.11.00
S/. 22.00
De 1.1 a 2 kg.
De 2.1 a 4 kg.
Sub Total
Trámites especiales:
ZONA URBANA
ZONA PERIFÉRICA
S/. 57.00
Importe del Servicio
Cantidad de Servicios
Gestión de firmas, valores, compras, Compra de pasajes terrestres
pagos, cobros, otras gestiones con
en empresa Cruz del Sur
espera (tarifa por punto de destino)
(Centro de Lima)
Importes NO incluyen el IGV.
S/. 15.00
Sub Total
S/. 15.00
Total
S/. 140.00
CONFORMIDAD DEL SERVICIO
_______________________
______________________
Usuario / Solicitante
Jefe Unidad de Gestión
(Autorización)
Director DGA
(Autorización)
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