CP Luis Arturo Contreras Duran

UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Facultad de Contaduría y Administración
“PROPUESTA DE CONTROL INTERNO PARA
LA EMPRESA SERVICIOS CONTABLES S.C.”
Tesina
Para obtener el Título de:
Licenciado en Contaduría
Presenta:
Maricruz Vázquez Hernández
Asesor:
C.P. Luis Arturo Contreras Duran
Xalapa-Enríquez, Veracruz
Julio de 2011
UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Facultad de Contaduría y Administración
“PROPUESTA DE CONTROL INTERNO PARA
LA EMPRESA SERVICIOS CONTABLES S.C”
Tesina
Para obtener el Título de:
Licenciado en Contaduría
Presenta:
Maricruz Vázquez Hernández
Asesor:
C.P. Luis Arturo Contreras Duran
Xalapa-Enríquez, Veracruz
Julio de 2011
Agradecimientos
A dios:
Por haberme otorgado una vida llena paz, rodeada de personas maravillosas,
por haber vigilado mi andar y no abandonarme en momentos de desesperación
gracias por permitirme cumplir este sueño.
A mis padres: Manuel Vázquez Manzano y Verónica Hernández Suarez
Por haber sostenido mi mano a cada paso del camino, por ser el mejor ejemplo
que un hijo puede tener, por ser personas respetables y cariñosas, por ser mis
amigos y mis maestros, gracias por sus cuidados, por darme nobleza y carácter,
por haberme hecho una mujer de provecho, gracias por apoyarme cada día,
gracias por amarme, pero sobre todo gracias por darme la vida. Los amo.
A mis hermanos Luz y Max.
Por haberse convertido en mis padres, cuidando mis acciones y por
aconsejarme de la mejor manera, gracias por haberme entendido aun cuando no
tuve la razón, gracias por ser mi fortaleza.
A Piedad, Danae, Xochitl.
Gracias por haberse convertido en mis confidentes, por su apoyo y
comprensión, gracias por cada momento compartido, por permitirme ocupar un
lugar en sus vidas, por haber compartido risas y lagrimas; gracias por existir.
Las quiero.
A Selene y Tete.
Porque fueron mis amigas y me acompañaron en una nueva vida en esta ciudad,
gracias por haber estado en los momentos más tristes de mi vida. Selene: Eres
gran mujer, te respeto y admiro mucho, gracias por comprenderme. Tete: eres
el ejemplo del esfuerzo. Gracias por saberme escuchar y por creer en mí. Las
quiero
A Evelyn, Katia y Yeimy
Evelyn: Mi amiga fiel, la sensata, la que me hizo ver mis errores y me hizo
sonreír, gracias por tu constancia y cercanía, tú siempre serás única. Katia: Mi
incondicional, por acompañarme siempre, gracias por cada consejo y por cada
segundo, eres una mujer excepcional que admiro, te quiero mucho. Yeimy: Mi
serenidad, por que en cada momento, me diste esa paz que una amiga puede
proporcionar, esa calidez y el ejemplo de luchar.
I
A mis amigos Ricardo, Cesar, Alvin, Gabriel y Edgar
Por haber caminado junto a mí, por no permitir que callera, gracias por haber
estado en cada momento necesario, gracias por su lealtad e incondicional apoyo,
gracias por su cariño, las quiero.
A mi asesor: C.P. Luis Arturo Contreras Duran:
Gracias por el tiempo dedicado a revisar este trabajo, gracias por estar
siempre disponible, por su ayuda y por sus consejos.
A mis sinodales:
C.P. Ernesto Cobos Escudero y C.P. Luis Arturo de la Paz Zúñiga
Por haber aportado esfuerzo para que esta tesina se realizara, por su trabajo
en las aulas y por su dedicación, muchas gracias.
A mis maestros:
Por haberme formado de la mejor manera posible, por haberme mostrado la
importancia de ser un profesionista contable, gracias por su dedicación.
A la C.P. Alicia Eguia Casis
Por su dedicación y esfuerzo para que los alumnos aprendan no solo teoría sino
valores y principios para laborar como profesionales honestos y dedicados a
servir. Gracias por ser una maestra llena de entusiasmo, gracias por hacer de
sus clases verdaderas enseñanzas. Gracias por ser nuestro ejemplo.
A JAMB:
Prometí que estarías en estas líneas, y aunque nuestros caminos se separaron
estarás presente en mis pensamientos, gracias por haber cuidado de mí y
gracias también por haberme dado una vida de felicidad. Gracias por haber
llenado un vacio y acompañarme siempre sin preguntar. Te deseo lo mejor.
A todos mis seres queridos, aquellos que se quedaron atrás, aquellos a los que
sigo, gracias por haber formado parte de mi vida y gracias por permitirme
conocerlos. Dios los bendiga hoy y siempre, en especial a ti mi niño.
Con mucho cariño: Mary
II
Índice
RESUMEN
1
INTRODUCCIÓN
3
CAPITULO I. GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO
6
1.1. Concepto de control interno
7
1.1.1. Análisis de los conceptos de control interno
8
1.2. Importancia del control interno
8
1.3. Elementos del control interno
9
1.4. Principios de control interno
14
1.5. Objetivos del control interno
16
1.5.1. Objetivos Generales
16
1.5.2. Objetivos Específicos
16
1.6. Clasificación del control interno
16
1.6.1. Control interno administrativo
16
1.6.2. Control interno contable
17
1.7. Vigilancia y supervisión del control interno
17
1.8. Procedimientos generalmente aceptados para mantener un buen
18
sistema de control interno.
1.9. Características del sistema de control interno
19
1.10. Responsabilidad del control interno
20
1.10.1. Responsabilidades especificas
21
1.11. Diseño del sistema de control interno
22
1.11.1. Organización de la función de control interno
23
1.11.2. Plan de desarrollo de la función de control interno
23
1.12. Riesgos de control interno
24
1.12.1. Definiciones de riesgo
24
III
CAPITULO II: GENERALIDADES DE LA EMPRESA COMO SOCIEDAD CIVIL
26
2.1
Concepto de empresa
27
2.2.
Elementos de la empresa
27
2.3.
Clasificación de la empresa
28
2.3.1. Según su constitución patrimonial
28
2.3.2. Según su naturaleza y propósitos
28
2.3.3. Según el objeto o actividad que desarrollan
29
2.3.4. Según su naturaleza jurídica
30
2.4.
De la sociedad civil
31
2.4.1. Concepto de la sociedad civil
31
2.4.2. Contenido del contrato de la sociedad civil
31
2.4.3. Los socios sus obligaciones y derechos
32
2.4.4. Administración de la sociedad civil
33
2.4.5. Vigilancia de la sociedad civil
34
2.4.6. Disolución y liquidación de una sociedad civil
34
2.5.
Principios generales de la empresa
36
2.5.1. Principios básicos
36
CAPITULO II: SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA
SERVICIOS CONTABLES S.C.
3.1
37
Generalidades de la empresa
38
3.1.1. Antecedentes de la empresa Servicios Contables S.C.
38
3.1.2. Misión
39
3.1.3. Visión
39
3.1.4. Objetivos
39
3.1.5. Servicios que presta Servicios Contables S.C.
40
3.1.6. Estructura organizacional de la empresa
42
3.1.6.1.
Departamentos estructurales de la empresa
43
IV
3.1.7. Catalogo de cuentas
44
3.1.7.1.
Principios
44
3.1.7.2.
Objetivos
44
3.2.
Sistema de control interno
48
3.2.1.
Control interno de caja y bancos
48
3.2.2.
Control interno de inversiones y valores
49
3.2.3.
Control interno de clientes
50
3.2.4.
Control interno de deudores diversos
51
3.2.5.
Control interno de I.V.A. acreditable
52
3.2.6.
Control interno de I.V.A. acreditable por pagar
52
3.2.7.
Control interno de cuentas por cobrar
53
3.2.8.
Control interno de inventarios
54
3.2.9.
Control interno de anticipo a proveedores
54
3.2.10. Control interno de otros anticipos
55
3.2.11. Control interno de terrenos
56
3.2.12. Control interno de edificios
56
3.2.13. Control interno de la depreciación acumulada de edificios
58
3.2.14. Control interno de equipo de transporte
59
3.2.15. Control interno de la depreciación acumulada de equipo de
transporte
3.2.16. Control interno de mobiliario y equipo
60
3.2.17. Control interno de la depreciación acumulada de mobiliario y
equipo
3.2.18. Control interno de equipo de computo
62
3.2.19. Control interno de de la depreciación acumulada de equipo de
computo
3.2.20. Control interno de pagos provisionales
63
3.2.21. Control interno de gastos de organización
65
3.2.22. Control interno de gastos anticipados
66
3.2.23. Control interno de proveedores
66
61
62
64
V
3.2.24. Control interno de acreedores diversos
69
3.2.25. Control interno de prestaciones por pagar
70
3.2.26. Control interno de impuestos por pagar
72
3.2.27. Control interno de intereses por pagar
73
3.2.28. Control interno de I.V.A. trasladado
74
3.2.29. Control interno de I.V.A. por trasladar
74
3.2.30. Control interno de anticipos de clientes
75
3.2.31. Control interno de otros pasivos a largo plazo
76
3.2.32. Control interno de capital social
77
3.2.33. Control interno de reserva legal
78
3.2.34. Control interno de utilidades retenidas
78
3.2.35. Control interno de resultado de ejercicios anteriores
79
3.2.36. Control interno de resultados del ejercicio
79
3.2.37. Control interno de ventas
80
3.2.38. Control interno de devoluciones, descuentos y rebajas sobre
ventas
3.2.39. Control interno de costo de ventas
80
3.2.40. Control interno de compras
82
3.2.41. Control interno de gastos sobre compras
82
3.2.42. Control interno de devoluciones, descuentos y rebajas sobre
compras
3.2.43. Control interno de gastos de administración
83
3.2.44. Control interno de gastos de venta
85
3.2.45. Control interno de gastos financieros
85
3.2.46. Control interno de productos financieros
86
3.2.47. Control interno de otros gastos
87
3.2.48. Control interno de otros productos
87
3.2.49. Control interno de impuestos del ejercicio
88
3.2.50. Control interno de P.T.U. del ejercicio
89
81
84
VI
CONCLUSIONES
90
FUENTES DE INFORMACIÓN
94
VII
Resumen
El objetivo de este trabajo recepcional es presentar al lector la importancia que
tiene la implementación de un sistema de control interno eficiente y oportuno, en la
empresa Servicios Contables S.C., mostrando un panorama de las generalidades
del control interno, los elementos y principios que lo constituyen, los objetivos de
su
adecuada
implementación,
las
características
que
lo
identifican,
su
clasificación, la responsabilidad del personal que lo maneja y la relevancia de su
vigilancia.
Se pretende exponer información referente a las Sociedades Civiles en México,
los elementos y características que identifican a estas sociedades, el contenido de
su contrato y los órganos que posee. Por ultimo se propone un Sistema de Control
Interno a la empresa antes mencionada, proporcionando información sobre su
constitución,
las
actividades
que
realiza
y
su
cultura
organizacional.
1
INTRODUCCIÓN
El control interno es un elemento importante en la administración de las empresas
ya sean públicas o privadas; de servicios, comerciales, manufactureras; o de
cualquier sector económico. Debe ser visto como un instrumento que ayude a la
realización de los objetivos organizacionales de una manera eficaz y eficiente.
De acuerdo con el boletín 5030 de las Normas de Auditoria y Normas para
Atestiguar, la estructura de control interno de una entidad consiste en las políticas
y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de
poder lograr los objetivos específicos de la entidad.
El control interno se clasifica en control interno administrativo y control interno
contable.
Es control interno administrativo cuando los objetivos fundamentales son la
promoción de eficiencia en la operación de la empresa y que la ejecución de las
operaciones se apegue a las políticas establecidas por la administración de la
empresa.
El control interno contable comprende el plan de organización y los procedimientos
y registros que se refieren a la protección de los activos de la empresa y
consecuentemente a la confiabilidad de los registros financieros.
Dichos registros financieros
están diseñados para suministrar seguridad
razonable de que las operaciones se realizan de acuerdo con autorizaciones
generales o especificas de la administración y de que las operaciones se registran
para diversas causas como son permitir la preparación de estados financieros de
conformidad con las Normas de Información Financiera o cualquier otro criterio
aplicable.
3
También para obtener datos relativos a la custodia de activos, el acceso a los
activos solo se permitirá con autorización de la administración de la empresa. Los
datos registrados de los activos son comprobados con los existentes durante
intervalos razonables, tomándose medidas pertinentes y apropiadas de las
diferencias.
Contar con un adecuado sistema de control interno ayudara a la empresa a tener
un orden y disciplina tanto en los departamentos que la integren y en el personal
que la opere. Pueden alcanzarse mediante la elaboración de procedimientos y
políticas que fundamenten el funcionamiento de la empresa. Es de suma
importancia que el control interno sea una cultura para los empleados de la
empresa, involucrarlos puede ser una pieza esencial para lograr que se ejecuten
las medidas establecidas y se respeten aun en ausencia de personal de altos
mandos.
El control interno debe ser visto como una inversión que evite y prevenga posibles
fraudes o perjuicios a la empresa, además de proteger el patrimonio de la misma;
y no como un simple gasto. No debemos olvidar que el “fin justifica los medios”, es
decir, que si lo que desamaos proteger, prevenir y mantener dará beneficios
futuros que puedan solventar la implementación de las medidas no solo de
manera económica, sino también en tiempo. “Costo – beneficio”
Deberá identificarse las acciones existentes que aunque no estén establecidas
estén operando adecuada y eficientemente, y eliminar aquellas que perjudiquen a
la empresa. Es por eso que los encargados de su implementación, deben
responsabilizarse en su adecuada vigilancia.
Una empresa que preste servicios contables debe contar con un correcto,
oportuno y simplificado sistema de control interno, ya que de esto depende el
futuro, estabilidad y desarrollo de la empresa.
4
La implementación de las políticas y procedimientos en una empresa, permitirán el
trabajo eficiente, no solo de los empleados operativos sino de los empleados de
alto mando, ya que es también un marco regulatorio de la conducta de los
empleados, y de ahí nace la importancia de involucrarlos y asentar, que el trabajo
eficiente y correctamente estructurado ayudara a alcanzar los objetivos de la
empresa y los objetivos personales de cada uno de ellos.
Este trabajo recepcional se integrara por tres capítulos:
En el capitulo I, se estudiaran las generalidades del control interno entre las que
encontraremos definiciones, principios, objetivos, vigilancia, supervisión y
clasificación del control interno, contable y administrativo; además de otros
elementos que nos arrojen un panorama mas amplio de su importancia en las
organizaciones.
En el capitulo II, se presentara un marco teórico de las sociedades civiles, los
elementos que definen a estas empresas, su impacto en la economía del país, la
manera en que se estructuran, de acuerdo a la legislación vigente, además de las
funciones que realizan actualmente.
En el capitulo III, se realizara la propuesta de control interno para la empresa
Servicios Contables S.C., puntualizando la importancia que tiene un adecuado
marco que regule, mediante políticas y procedimientos a la empresa; los objetivos
del control interno, quien será el responsable de la supervisión del mismo y todos
los elementos que puedan fortalecerla y conducirla al éxito empresarial.
5
CAPITULO I. GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO
1.1 Concepto de control interno
El control interno “Es un plan de organización entre la contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que adopta una empresa publica,
privada o mixta, para obtener información confiable, salvaguardar sus bienes,
promover la eficiencia de sus operaciones y adhesión de su política
administrativa.” (Moreno, 2004)
Se entiende por control interno el conjunto de planes, métodos y procedimientos
adoptados por una organización, con el fin de asegurar que los activos están
debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos
y que la
actividad de la entidad se desarrolla eficazmente de acuerdo con las políticas
trazadas por la gerencia, en atención a las metas y los objetivos previstos.
(Alonso, 1997)
Según las Normas de Auditoria y Normas para Atestiguar (2011) en su Boletín
3050 define al control interno como: Una estructura que consiste en las políticas y
procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder
lograr los objetivos específicos de la entidad.
El control interno se expresa a través de las políticas aprobadas por los niveles de
administración y dirección de la empresa, mediante la elaboración y aplicación de
técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de
manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de
programas de selección, inducción y capacitación del personal. (Alonso, 1997)
7
1.1.1 Análisis de los conceptos de control interno
Plan de organización: Es decir, el control interno es un programa que precisa el
desarrollo de actividades y el establecimiento de relaciones de conducta entre
personas y lugares de trabajo en forma eficiente. (Moreno, 2004)
Funciones de empleados: Distribución en forma debida de las labores que realizan
los funcionarios y empleados. (Moreno, 2004)
1.2
Importancia del control interno
Cualquier empresa sin importar su giro, debe contar con instrumentos de control
administrativo, tales como un sistema de contabilidad eficiente, con buenos
catálogos de cuentas prácticos, que permita confiar en los conceptos, cifras,
informes y reportes de la información financiera que se generan.
De acuerdo con Abraham Perdomo Moreno (2004), “Un buen sistema de control
interno es importante desde el punto de vista de la integridad física y numérica de
bienes, valores y activos de la empresa, al ser efectivo y practico dificulta la
colusión de empleados, fraudes, etcétera.
El control interno debe ser visto como una inversión que evite y prevenga posibles
fraudes o perjuicios a la empresa, además de proteger el patrimonio de la misma;
y no como un simple gasto.
Deberá identificarse las acciones existentes que aunque no estén establecidas,
estén operando adecuada y eficientemente, y eliminar aquellas que perjudiquen a
la empresa. Es por eso que los encargados de su implementación, deben
responsabilizarse en su adecuada vigilancia.
8
1.3
Elementos del control interno
Las Normas de Auditoria (2011) establecen que la estructura de control interno
consiste en los siguientes elementos:
A. El ambiente del control: Combinación de factores que afectan las políticas
y procedimientos de una entidad, fortaleciendo o debilitando sus controles.
Los factores son:
 Actitud de la administración hacia los controles internos establecidos
 Estructura de organización en la sociedad
 Funcionamiento del consejo de administración y sus comités
 Métodos para asignar autoridad y responsabilidad
 Métodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento al
cumplimiento de las políticas y procedimientos, incluyendo la función de
auditoria interna.
 Políticas y prácticas del personal.
 Influencias externas que afectan las operaciones y practicas de la entidad.
Para Gustavo Alonso Cepeda (1997) “El ambiente del control representa el
entorno de la empresa, conformado por: La filosofía (misión y visión) y estilo de
operación de la gerencia.”
B. Evaluación de riesgos
Una evaluación de riesgos de una entidad en la información financiera es la
identificación, análisis y administración de riesgos relevantes en la preparación de
estados financieros que pudieran evitar que estos estén razonablemente
presentados de acuerdo a las Normas de Información Financiera o cualquier otra
base de contabilidad aceptada. (IMCP, 2011)
9
Riesgos relevantes a la información financiera incluyen eventos o circunstancias
externas e internas que pueden ocurrir y afectar la habilidad de la entidad en el
registro, procesamientos, agrupación o reporte de información, consistente en las
aseveraciones de la administración en los estados financieros. Estos riesgos
pueden sirgar o cambiar, derivado de circunstancias como: (IMCP, 2011)
 Cambios en el ambiente operativo
 Nuevo personal
 Sistemas de información nuevos o rediseñados
 Crecimientos acelerados
 Nuevas tecnologías
 Nuevas líneas, productos o actividades
 Restructuraciones corporativas
 Cambios de las normas de información financiera
 Personal con mucha antigüedad en el puesto
 Operaciones en el extranjero
El auditor deberá obtener un entendimiento suficiente de los procesos de
evaluación de riesgos de la entidad, con el objeto de conocer como la
administración considera los riesgos relevantes respecto a los objetivos de los
informes financieros y que acciones esta tomando para minimizar esos riesgos.
(IMCP, 2011)
Este entendimiento debe incluir en adición a lo mencionado anteriormente, un
conocimiento de cómo la Administración estima los riesgos, como mide la
probabilidad de ocurrencia de los mismos y como los relaciona con los estados
financieros. La administración puede iniciar planes o acciones para mitigar riesgos
específicos o puede decidir aparatar un riesgo por el costo que puede implicar el
corregirlo u otras consideraciones. (IMCP, 2011)
10
C. El sistema de información y comunicación:
Los sistemas de información relevantes a los objetivos de los reportes financieros,
los cuales incluyen el sistema contable, consisten en los métodos y registros
establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y producir
información cuantitativa de las operaciones que realiza una entidad económica.
(IMCP, 2011)
La calidad de los sistemas generadores de sistemas de información afecta la
habilidad de la gerencia en tomar las decisiones apropiadas para controlar las
actividades de la entidad y preparar reportes financieros confiables y oportunos.
(IMCP, 2011)
Para que un sistema contable sea útil y confiable, debe contar con métodos y
registros que:
a) Identifiquen y registren únicamente las transacciones reales que reúnan los
criterios establecidos por la Administración.
b) Describan oportunamente todas las transacciones con el detalle necesario
que permita su adecuada clasificación.
c) Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades monetarias.
d) Registren las transacciones en el período correspondiente.
e) Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los estados
financieros
Los sistemas de comunicación incluyen la forma en que se dan a conocer las
funciones y responsabilidades relativas al control interno de los informes
financieros, por lo que el auditor debe obtener un entendimiento de las formas que
la entidad utiliza para informar las funciones, responsabilidades y cualquier
aspecto importante con relación a la información financiera. (IMCP, 2011)
11
D. Los procedimientos de control:
Los procedimientos y políticas que establece la Administración y que proporcionan
una seguridad razonable de que se van a lograr en forma eficaz y eficientemente
los objetivos específicos de la entidad, constituyen los procedimientos de control.
El hecho de que existan formalmente políticas o procedimientos de control, no
necesariamente significa que éstos estén operando efectivamente. (IMCP, 2011)
El auditor debe evaluar la manera en que la entidad ha aplicado las políticas y
procedimientos, su uniformidad de aplicación, qué persona las ha llevado a cabo
y, finalmente, basado en dicha evaluación, concluir si están operando
efectivamente. (IMCP, 2011)
Los procedimientos de control persiguen diferentes objetivos y se aplican en
distintos niveles de la organización y del procesamiento de las transacciones.
También pueden estar integrados por componentes específicos del ambiente de
control, de la evaluación de riesgos y de los sistemas de Información y
comunicación. Atendiendo a su naturaleza, estos procedimientos pueden ser de
carácter preventivo o detectivo. (IMCP, 2011)
Los procedimientos de carácter preventivo:
Son establecidos para evitar errores durante el desarrollo de las transacciones.
(IMCP, 2011)
Los procedimientos de control de carácter detectivo:
Tienen como finalidad detectar los errores o las desviaciones que durante el
desarrollo de las transacciones, no hubieran sido identificados por los
procedimientos de control preventivos. (IMCP, 2011)
Los procedimientos de control están dirigidos a cumplir con los siguientes
objetivos:
12
a) Debida autorización de transacciones así como de actividades.
b) Adecuada segregación de funciones y, a la par, de responsabilidades.
c) Diseño y uso de documentos y registros apropiados que aseguren el
correcto registro de las operaciones.
d) Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan los activos.
e) Verificaciones independientes de la actualización de otros y adecuada
valuación de las operaciones registradas.
E. La vigilancia:
Una importante responsabilidad de la Administración es la de establecer y
mantener los controles internos, así como el vigilarlos, con objeto de identificar si
éstos están operando efectivamente y si deben ser modificados cuando existen
cambios importantes.
La vigilancia es un proceso que asegura la eficiencia del control interno a través
del tiempo, e incluye la evaluación del diseño y operación de procedimientos de
control en forma oportuna, así como el aplicar medidas correctivas cuando sea
necesario. (IMCP, 2011)
La existencia de un departamento de auditoria Interna o de una persona que
realice funciones similares, contribuye en forma significativa en el proceso de
vigilancia. Este proceso debe incluir el uso de información o comunicaciones
pertenecientes a entidades externas como pueden ser cartas donde los clientes se
quejan o un registro de comentarios, los cuales pueden indicar problemas o
subrayar áreas donde se necesita mejorar. También la Administración, podrá
considerar comunicaciones de los auditores externos relativas al control interno
dentro de las actividades de vigilancia (IMCP, 2011)
13
El auditor debe obtener un entendimiento de los tipos de actividades que la
entidad lleva a cabo para vigilar el adecuado funcionamiento del control Interno
sobre la información financiera, incluyendo cómo esas actividades son utilizadas
para Iniciar acciones correctivas y. en el caso de que requiera evaluar la función
del departamento de auditoria interna, deberá aplicar los procedimientos
establecidos en el Boletín 5040, Procedimientos de auditoria para el estudio y
evaluación de la función de auditoria interna. (IMCP, 2011)
Según Abraham Perdomo Moreno (2004) los elementos del control interno son:
1.
Organización
2.
Catalogo de cuentas
3.
Sistema de contabilidad
4.
Estados financieros
5.
Presupuestos y pronósticos
6.
Entrenamiento, eficiencia y moralidad del personal.
7.
Supervisión.
1.4
Principios del control interno.
1) Separación de funciones de operación
2) Dualidad o plurilateralidad de personas en cada operación
3) Ninguna persona debe tener acceso a los registros contables que controlan su
actividad.
4) El trabajo de los empleados será de complemento y no de revisión
5) La función de registro de operaciones será exclusivo del departamento de
contabilidad. (Moreno, 2004)
14
Para Gustavo Cepeda (1997) los principios son:
a) Igualdad: El SCI debe velar porque las actividades de la organización estén
orientadas efectivamente hacia el interés general, sin entregar privilegios a
grupos especiales.
b) Moralidad: Todas las operaciones se deben realizar no solo atacando las
normas aplicables a la organización, sino los principios e tics y morales que
rigen la sociedad.
c) Eficiencia: Vela porque en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad,
la provisión de bienes y/o servicios se haga al mínimo costo, con la máxima
eficiencia y el mejor uso de los recursos disponibles.
d) Economía: Vigila que la asignación de los recursos sea la mas adecuada en
función de los objetivos y las metas de la organización.
e) Celeridad: Capacidad de respuesta oportuna, por parte de la organización a
las necesidades que atañen a su ámbito de competencia.
f) Imparcialidad y publicidad: Obtener la mayor transferencia en las
actuaciones de la organización, para que nadie se sienta afectado en sus
intereses o ser objeto de discriminación, tanto en oportunidades como en
acceso a la información.
g) Valoración de los costos ambientales: La reducción al mínimo del impacto
ambiental negativo debe de ser un factor importante en la toma de decisiones
y en la conducción de sus actividades rutinarias en aquellas organizaciones en
las cuales su operación pueda tenerlo.
15
1.5
Objetivos del control interno
1.5.1 Objetivos Generales (Moreno, 2004)
 Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y demás activos de
la empresa en cuestión.
 Obtener información administrativa, contable y financiera confiable y oportuna.
 Localizar errores administrativos, contables y financieros.
1.5.2 Objetivos específicos
 Prevenir fraudes.
 Descubrir robos y malversaciones
 Promover la eficiencia del personal. (Moreno, 2004)
 Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones de la
organización, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones
y actividades establecidas.
 Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la gestión de la
organización.
 Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y
corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que pueden
comprometer el logro de los objetivos programados. (Alonso, 1997)
1.6
Clasificación del control interno
De acuerdo con Abraham Perdomo Moreno (2004) El control interno se clasifica
en:
1.6.1 Control interno administrativo: Cuando los objetivos fundamentales
son la promoción de eficiencia en la operación de la empresa y que la
ejecución de las operaciones se apegue a las políticas establecidas
por la administración de la empresa.
16
1.6.2 Control interno contable: Comprende el plan de organización y los
procedimientos y registros que se refieren a la protección de los activos de
la empresa y
a la confiabilidad de los registros financieros que están
diseñados para suministrar seguridad razonable de que:
a) Las operaciones se realizan de acuerdo con autorizaciones generales o
especificas de la administración.
b) Las operaciones se registran:
 Para permitir la preparación de estados financieros de conformidad con
las Normas de Información Financiera o cualquier otro criterio aplicable.
 Para obtener datos relativos a la custodia de activos.
c) El acceso a los activos solo se permitirá con autorización de la
administración de la empresa.
d) Los datos registrados de los activos son comprobados con los existentes
durante
intervalos
razonables,
tomándose
medidas
pertinentes
y
apropiadas de las diferencias. (Moreno, 2004)
1.7
Vigilancia y supervisión del control interno
Para la obtención de la máxima eficiencia del sistema de control interno, es
necesaria su vigilancia periódica y metódica, por parte de:
 Gerente general
 Contralor
 Comisarios o consejo de vigilancia
 Auditores internos
 Auditores externos, etcétera.
17
Una importante responsabilidad de la administración es la de establecer y
mantener controles internos, así como de vigilarlos, con objeto de verificar si estos
están operando efectivamente y si deben ser modificados cuando existen cambios
importantes.
La vigilancia es un proceso que asegura la eficiencia del control interno a través
del tiempo, e incluye la evaluación del diseño y operación de procedimientos de
control de forma oportuna, así de cómo aplicar medidas correctivas cuando sea
necesario. Este proceso se lleva acabo a través de actividades en marcha,
evaluaciones separadas o por la combinación de ambas. La existencia de un
departamento de auditoria interna o de una persona que realice funciones
similares, contribuye en forma significativa en el proceso de vigilancia. (IMCP,
2011)
1.8
Procedimientos generalmente aceptados para mantener un
buen sistema de control interno.
Según Gustavo Alonso Cepeda (1997), algunos procedimientos son:
1) Delimitar las responsabilidades
2) Segregar funciones de carácter importante
3) Dividir el procesamiento de cada transacción
4) Seleccionar funcionarios hábiles y capaces
5) Crear procedimientos que aseguren la exactitud de la información.
6) Crear rotación de deberes
7) Fianzas (pólizas)
8) Dar instrucciones por escrito
9) Utilizar cuentas de control
10) Evaluar los sistemas computarizados
11) Usar documentos pre numerados
18
12) Evitar el uso de dinero en efectivo
13) Usar de manera mínima las cuentas bancarias
14) Hacer depósitos inmediatos e intactos de fondos
15) Mantener orden y aseo
16) Identificar los puntos clave del control en cada proceso.
17) Usar graficas de control
18) Realizar inspecciones técnicas frecuentes
19) Actualizar medidas de seguridad
20) Registrar adecuadamente la información
21) Conservar en buen estado la documentación
22) Usar indicadores
23) Practicar el autocontrol
24) Hacer que la gente sepa por que y para que se hacen las cosas.
25) Definir objetivos y metas claras alcanzables.
26) Realizar tomas físicas periódicas de bienes.
1.9
Características del sistema de control interno
 El SCI esta conformado por los sistemas contables, financieros de
planeación, de verificación, información y operacionales de la respectiva
organización.
 Corresponde a la máxima autoridad de la organización la responsabilidad
de establecer, mantener y perfeccionar el SCI, que debe adecuarse a la
naturaleza, la estructura, las características y la misión de la organización.
 El control interno es inherente al desarrollo de las actividades de la
organización.
 La auditoría interna, o quien funcione como tal, es la encargada de evaluar
de forma independiente la eficiencia, efectividad y aplicabilidad y actualidad
del SCI en la organización y proponer a la máxima autoridad de la
respectiva organización las recomendaciones para mejorarlo.
19
 Debe diseñarse para prevenir errores y fraudes.
 Debe considerar una adecuada segregación de funciones, en la cual las
actividades de autorización, ejecución, registro, custodia y realización de
conciliaciones estén debidamente separadas. (Alonso, 1997)
1.10 Responsabilidad del control interno
El
control
interno
es
fundamentalmente
una
responsabilidad
gerencial,
desarrollada en forma autónoma, que para que rinda verdaderos frutos, debe
ajustarse a las necesidades y requerimientos de cada organización. Además de
que difiere entre organizaciones. (Alonso, 1997)
Es necesario establecer un SCI que permita tener una seguridad razonable de
que sus actuaciones administrativas se ajustan en todo a las normas (legales y
estatutarias) aplicables a la organización. (Alonso, 1997)
Desde el punto de vista del cumplimiento de los objeto social y las funciones
asignadas a las organizaciones, es parte indispensable e indelegable de las
responsabilidad gerencial, ya que esta no termina con la formulación de objetivos
y metas, si no con la verificación de que estos se han cumplido. (Alonso, 1997)
El SCI debe ser un conjunto armonico, conformado por el sistema de planeacion,
las normas, los metodos, los procedimientos utilizados para el desarrollo de las
funciones de la organización y los mecanismos e instrumentos de seguimiento y
evaluacion que se utilicen. (Alonso, 1997)
Esta caracteristica es fundamental, pues es la que permite que todos los
estamentos de la organización participen activamente en el ejercicio de control: la
gerencia a traves de la orientacio general y la evaluacion global de resultados; las
areas ejecutivas a traves del establecimiento de normas y procedimietos para
20
desarrollar sus actividades, y las dependencias de apoyo, mediante el uso
adecuado de procesos administrativos tales como la planeacion, el control de
gestion y la evaluacion del desempeño del recurso humano en la organización.
(Alonso, 1997)
1.10.1
Responsabilidades especificas
a) Definición de autoridad y responsabilidad:
Las empresas deben contar con definiciones y descripciones de las obligaciones
que tengan que ver con funciones contables, de recaudación, contratación, pago,
alta y baja de bienes y presupuesto, ajustadas a las normas que le sean
aplicables. (Alonso, 1997)
b) Segregación de deberes:
Las funciones de operación, registro y custodia deben estar separadas, de tal
manera que ningún funcionario ejerza simultáneamente tanto el control físico
como el control contable y presupuestal sobre cualquier activo, pasivo y
patrimonio.
Las empresas deben establecer unidades de operaciones o de servicios y de
contabilidad, separados y autónomas. Esto con el propósito de evitar
irregularidades o fraudes. (Alonso, 1997)
c) Establecer comprobaciones internas y pruebas independientes:
La parte de comprobación interna reside en la disposición de los controles de las
transacciones para que aseguren una organización y un funcionamiento eficientes
y para que ofrezcan protección contra fraudes. (Alonso, 1997)
21
Para Gustavo Alonso Cepeda (1997) algunas responsabilidades específicas son:
1) La responsabilidad de establecer, mantener y perfecciona el SCI por la
máxima autoridad de la organización.
2) En cada área de la organización, el encargado de dirigirla debe ser el
responsable de acuerdo con los niveles de responsabilidad establecidos.
3) La auditoria interna o la unidad de control interno correspondiente debe ser la
encargada de evaluar de manera independiente el SCI de la organización
proporcionándole a la gerencia las recomendaciones para mejorarlo.
1.11 Diseño del Sistema de Control Interno
Teniendo en cuenta que el Sistema de Control Interno no es un objetivo en si
mismo, un criterio fundamental, al momento de idear o establecer tales sistemas,
es considerar constantemente la relación costo-beneficio.
En particular, el costo del Sistema de Control Interno se debe diferenciar con el
beneficio general, los riesgos que reduce al mínimo y el impacto que tiene en el
cumplimiento de la metas de la organización. El reto es encontrar el justo
equilibrio en el diseño del Sistema de Control Interno; un excesivo control puede
ser costoso y contraproducente. (Alonso, 1997)
Además, las regulaciones innecesarias limitan la iniciativa y el grado de
creatividad de los empleados. Es el gerente de la organización, con ayuda de sus
colaboradores, quien está llamado a definir y poner en marcha dentro de los
parámetros de orden legal y sistemático, el SCI que mejor se ajuste a la misión,
las necesidades y la naturaleza de la organización. (Alonso, 1997)
El diseño debe comprender, entre otros, los siguientes aspectos:
22
1.11.1.
Organización de la Función de Control Interno
Aún cuando en teoría no es necesaria la existencia de una oficina especializada
en el área de control interno, en la práctica, resulta conveniente crearla con el fin
de que lidere el proceso de diseño e implantación del sistema y, posteriormente,
ayude a la administración de la organización a cumplir su obligación. (Alonso,
1997)
Esto es, porque la operación de un Sistema de Control Interno cuya práctica sea
intrínseca al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la
entidad, supone un cambio cultural muy profundo y difícil de lograr a corto plazo,
especialmente si no cuenta con alguien que lidere el proceso y produzca
resultados rápidamente y, consecuentemente, induzca y acelere el cambio de
actitud entre los miembros de la empresa u organización. (Alonso, 1997)
Debemos comprender que la creación de una oficina que tenga como atribución
especial el control interno significa erogación de recursos, por tal razón, en una
empresa individual, sería oneroso establecerlo para la relación costo-beneficio.
(Alonso, 1997)
1.11.2.
Plan de Desarrollo de la Función de Control Interno
El diseño es todo un proceso; no es una acción puntual. Por esta razón es
importante que su desarrollo obedezca a un plan, en el cual se tengan en cuenta
las características propias de la organización y un grado de avance relativo.
Este
plan debe contemplar los siguientes elementos básicos: (Alonso, 1997)
 Definición de la misión de la oficina de control interno.
 Definición del alcance de las funciones de la oficina de control interno en el
área del control de gestión.
23
 División del trabajo entre la línea de la organización y la oficina de control
interno en el desarrollo de las actividades de control.
 Definición y cronograma de desarrollo de las herramientas computacionales
y de otra naturaleza que servirán de apoyo en el ejercicio del control
interno.
 Cronograma de formalización, documentación e implantación de los demás
procesos y procedimientos de la organización. (Diaz, 2007)
1.12 Riesgos de control interno
1.12.1.
Definiciones de riesgo
La palabra riesgo proviene del latín “risicare” que significa: atreverse. En realidad
tiene un significado negativo relacionado con el peligro, daño, siniestro o pérdida.
Etimológicamente la palabra riesgo, significa proximidad de un daño. También es
la contingencia, desgracia o contratiempo. (Diaz, 2007)
En la actualidad el riesgo es todo aquello (positivo y negativo, de origen interno o
externo) que puede (probabilidad) afectar (impacto) un negocio. El riesgo en
contabilidad se puede definir como la posibilidad de que en el trabajo propiamente
contable se den errores, omisiones, incertidumbres o fraudes. (Diaz, 2007)
En términos de auditoría existe el riesgo de que los errores, omisión,
incertidumbres y/o fraudes no sean detectados en el proceso de la ejecución de la
auditoría. (Diaz, 2007)
El riesgo de control interno puede
considerarse como una combinación entre las
posibilidad de la existencia de errores significativos o irregularidades en los
estados financieros y el hecho de que los mismos no sean descubiertos. (Diaz,
2007)
24
De acuerdo con Fuentes, B. (2007) en su monografía “Propuestas para el
mejoramiento de las relaciones interpersonales para la eficiente aplicación del
control interno en el área de ingresos de C.M.A.S. Xalapa, Veracruz.” El riesgo
puede clasificarse en:
 Riesgos puros: Son aquellos que implican la perdida financiera o daños a
las operaciones o bienes.
 Riesgos especulativos: Son aquellos que además de presentar la
tendencia natural de causar pérdidas, también pueden producir utilidades.
Los riesgos van afectar en alguno de los casos:
1. La habilidad de sobrevivencia
2. La capacidad de competencia en su ramo
3. La fortaleza financiera
4. La imagen corporativa
5. La calidad de los servicios y del personal que los imparte.
No es posible reducir el riesgo de la auditoria a cero, pero si puede determinarse y
esforzarse para mantenerlo dentro de los límites
25
CAPITULO II. GENERALIDADES DE LA EMPRESA COMO
SOCIDAD CIVIL
2.1 Concepto de empresa
Establecimiento de relaciones de conducta entre trabajo, funciones, niveles y
actividades de empleados de una empres para lograr su máxima eficiencia dentro
de los planes y objetivos establecidos. (Moreno, 2004)
Empresa es la organización de personal, capital y trabajo, con una finalidad
lucrativa; ya sea de carácter privado, en la que se persigue la obtención de un
lucro para los socios o accionistas; o de carácter estatal, en que se propone
prestar un servicio público o cumplir otra finalidad beneficiosa para el interés
general (Diaz, 2007)
2.2 Elementos de la empresa
De acuerdo con Abraham Perdomo (2004) los elementos de la empresa son:
1. Establecimiento de la estructura optima de la empresa funcional
2. Coordinación adecuada de trabajo y funciones de empleados por áreas
especificas.
3. División de cada proceso en partes o labores.
4. Asignación de las labores correspondientes a cada puesto.
5. Establecimiento de instructivos.
6. Determinación
de
autoridad
y
responsabilidad
de
cada
nivel.
27
2.3 Clasificación de la empresa
Existen diversas formas de clasificar a las empresas, ya sea por la forma en que
se constituye su patrimonio, según su propósito y según la actividad que
desarrollan. (Diaz, 2007)
2.3.1. Según su Constitución Patrimonial
a) Privadas: El capital económico es aportado por la iniciativa privada, son
operadas en cualquiera de las formas que adopte, y se organicen, ya sea
como empresa individual o como sociedades.
b) Estatales: Son las que pertenecen al Estado y que por la naturaleza de su
actividad, el Estado crea, financía y
explota generalmente en forma
monopolista con la finalidad de operarlas eficientemente y a bajo costo,
beneficiando con esto a la colectividad. La tendencia es que sean
autofinanciables
c) Mixtas: Son sociedades, con participación pública y privada, en el aporte de
capital y de gestión. Por lo general el Estado es el socio mayoritario, porque
posee la mayoría del capital y, por consiguiente, el control administrativo.
Generalmente prestan servicios de utilidad pública. (Diaz, 2007)
2.3.2. Según su naturaleza y propósitos
a)
No lucrativas
Son aquellas que adoptan la forma de empresas individuales o sociales, quienes
ejercen a nombre propio y con fines de lucro, actividades
tales como: La
industria dirigida a la producción o transformación de bienes y la prestación de
servicios, la intermediación en la circulación de bienes y a la prestación de
servicios, como la banca, seguros y fianzas. (Diaz, 2007)
28
b)
No lucrativas
El objetivo final de estas empresas es la prestación de algún servicio público, que
puede ser: Cultural, benéfico, deportivo, etc. Independiente del lucro. (Diaz, 2007)
2.3.3. Según el objeto o actividad que desarrollan
a)
Extractivas: Es una empresa industrial que se dedica a extraer materias
primas de la naturaleza (minas, yacimientos, etc.) para su transformación o
consumo.
b)
Manufactureras: Constituyen una rama de la empresa industrial, y son las
encargadas de transformar las materias primas para producir bienes de
consumo.
c)
Mercantiles: Son empresas que se dedican a la distribución de artículos de
uso y consumo, para satisfacer necesidades económicas. Comprende a los
comerciales de toda índole, detallistas e intermediarios.
d)
Financieras:
Son
empresas
especializadas
que
se
dedican
a
la
intermediación financiera, para atender las necesidades financieras de las
empresas o de otros negocios en diversas formas, tales como: Bancos,
Instituciones de Crédito, de Inversión, de Seguros, etc.
e)
Transporte y Comunicación: Se dedican al traslado de mercadería o
personas de un lugar a otro. Utilizan diversas formas o medios de
locomoción, por ejemplo: ferrocarriles, autobuses, camiones, aviones,
embarcaciones fluviales, etc.
f)
Servicios Personales: Se dedican a la prestación de servicios personales o
profesionales.
Ejemplo: los médicos, abogados y notarios, economistas,
contadores públicos y auditores, asesores profesionales, etc. (Diaz, 2007)
29
2.3.4. Según su naturaleza jurídica
a) Individuales:
Son aquellas constituidas por un particular, que teniendo la capacidad para
contratar, hace del comercio su profesión habitual, formando parte de la iniciativa
privada. Tiene como objetivo producir bienes (productos) o prestar servicios a fin
de obtener lucro y recuperar el capital invertido.
b) Sociedades
Comprende la reunión de dos o más personas que aportan dinero, trabajo,
maquinaria, cuyo fin es la explotación de un negocio, que puede ser Industrial,
comercial, prestación de un servicio, o de otro negocio. Las sociedades pueden
dividirse en sociedades mercantiles, la sociedad civil y la asociación civil. (Diaz,
2007)
Las sociedades mercantiles son reguladas por la Ley General de Sociedades
Mercantiles entre las cuales encontramos:
A. Sociedad anónima
B. Sociedad en nombre colectivo
C. Sociedad de responsabilidad limitada
D. Sociedad cooperativa
E. Sociedad en comandita simple
F. Sociedad en comandita por acciones
Las sociedades y asociaciones civiles están reguladas por el Código Civil en su
Titulo decimo primero, apartado I y II respectivamente. (Diaz, 2007)
30
2.4
Sociedad civil
2.4.1. Concepto de sociedad civil
La sociedad civil esta constituida por dos o más personas que ponen en común
dinero, bienes o industria con el propósito de repartir entre si las ganancias. Se
regulan por lo establecido en el contrato suscrito por las partes y en lo no pactado
se estará a lo dispuesto en el Código Civil.
Se entiende como un Convenio celebrado entre dos o más socios, mediante el
cual aportan recursos, esfuerzos, conocimientos o trabajo, para realizar un fin lícito
de carácter preponderantemente económico, sin constituir una especulación
mercantil, obligándose mutuamente a darse cuenta. (Codigo Civil, 1928)
2.4.2. Contenido del contrato de la sociedad civil
El artículo 2693 del Código Civil establece que el contrato de sociedad debe
contener:
I.
Los nombres y apellidos de los otorgantes que son capaces de
obligarse;
II.
La razón social; después se agregara “Sociedad Civil”.
III.
El objeto de la sociedad;
IV.
El importe del capital social y la aportación con que cada socio debe
contribuir; (Codigo Civil, 1928)
El contrato de sociedad debe inscribirse en el Registro de Sociedades Civiles
para que produzca efectos contra tercero, las sociedades de naturaleza civil, que
tomen la forma de las sociedades mercantiles, quedan sujetas al Código de
Comercio.
31
El contrato de sociedad debe constar por escrito; pero se hará constar en escritura
pública, cuando algún socio transfiera a la sociedad bienes cuya enajenación deba
hacerse en escritura pública. (Codigo Civil, 1928)
2.4.3. Los socios, sus obligaciones y derechos
Los socios de la sociedad civil pueden aportar dinero, su industria o bienes
(Codigo Civil, 1928) que pasen a dominio de la empresa. A menos que se haya
pactado en el contrato de sociedad, no puede obligarse a los socios a hacer una
nueva aportación para ensanchar los negocios sociales. Cuando el aumento del
capital social sea acordado por la mayoría, los socios que no estén conformes
pueden separarse de la sociedad. (Codigo Civil, 1928)
Las
obligaciones
sociales
estarán
garantizadas
subsidiariamente
por
la
responsabilidad ilimitada y solidaria de los socios que administren; los demás
socios, salvo convenio en contrario, sólo estarán obligados con su aportación.
(Codigo Civil, 1928)
Podrán ceder sus derechos sin el consentimiento previo y unánime de los demás
coasociados; y sin él tampoco pueden admitirse otros nuevos socios, salvo pacto
en contrario, en uno y en otros casos. (Codigo Civil, 1928)
Los socios gozarán del derecho del tanto. Si varios socios quieren hacer uso del
tanto, les competerá éste en la proporción que representen. El término para hacer
uso del derecho del tanto, será el de ocho días, contados desde que reciban aviso
del que pretende enajenar. Ningún socio puede ser excluido de la sociedad sino
por el acuerdo unánime de los demás socios y por causa grave prevista en los
estatutos. El socio es responsable de la parte de pérdidas que le corresponda, y
los otros socios pueden retener la parte del capital y utilidades de aquél, hasta
concluir las operaciones pendientes al tiempo de la declaración, debiendo hacerse
hasta entonces la liquidación correspondiente. (Codigo Civil, 1928)
32
La asamblea de socios se reunirá cuando menos una vez al año, o en la época
fijada en los estatutos de la sociedad civil, o bien cuando citen a asamblea cuando
menos el 5% de los socios; si no lo hicieran, lo podrá hacer el juez civil, a petición
de cuando menos el 5% de los socios. (Codigo Civil, 1928)
La asamblea de socios resuelve los asuntos contenidos en la Orden del Día de la
convocatoria correspondiente; las votaciones generalmente se toman por mayoría
de votos. (Codigo Civil, 1928)
Ahora bien, cada socio gozará de un voto en las Asambleas Generales, a
excepción de las decisiones en que se encuentre directamente interesado en
forma personal, su cónyuge, ascendiente, descendientes, parientes colaterales
dentro del segundo grado. (Codigo Civil, 1928)
2.4.4. Administración de la sociedad civil
La administración de la sociedad puede conferirse a uno o más socios. Habiendo
socios especialmente encargados de la administración, los demás no podrán
contrariar ni entorpecer las gestiones de aquéllos, ni impedir sus efectos.
El nombramiento de los socios administradores no priva a los demás socios del
derecho de examinar el estado de los negocios sociales y de exigir a este fin la
presentación de libros, documentos y papeles, con el objeto de que puedan
hacerse las reclamaciones que estimen convenientes. No es válida la renuncia del
derecho consignado en este artículo.
El nombramiento de los socios administradores, hecho en la escritura de sociedad,
no podrá revocarse sin el consentimiento de todos los socios, a no ser
judicialmente, por dolo, culpa o inhabilidad. El nombramiento de administradores,
hecho después de constituida la sociedad, es revocable por mayoría de votos.
(Codigo Civil, 1928)
33
2.4.5. Vigilancia de la sociedad civil
La vigilancia de la sociedad civil, corresponde al Órgano de control o consejo de
Vigilancia o Interventor de la sociedad. El nombramiento puede recaer en todos
los socios no administradores, en alguno o algunos socios no administradores, o
bien, en persona o personas ajenas o extrañas a la sociedad, generalmente
profesionales.
La actividad de este consejo, se circunscribe a "vigilar los actos de los
administradores, en cuanto al desempeño de su cargo, informando previo
dictamen, cuando menos una vez al año, al Órgano Supremo o Asamblea General
de Socios".
Tanto el nombramiento, facultades, restricciones, revocación, etc., deben constar
por escrito en Acta de Asamblea General de Socios, protocolizarse ante notario
público en inscribirse en el Registro correspondiente.
2.4.6. Disolución y liquidación de una sociedad civil
A. La sociedad puede disolverse por:
I.
Por consentimiento unánime de los socios;
II.
Por haberse cumplido el término prefijado en el contrato de sociedad;
III.
Por la realización completa del fin social, o por haberse vuelto imposible la
consecución del objeto de la sociedad;
V.
Por la muerte o incapacidad de uno de los socios que tengan
responsabilidad ilimitada por los compromisos sociales, salvo que en la
escritura constitutiva se haya pactado que la sociedad continúe con los
sobrevivientes o con los herederos de aquél. Por la muerte del socio
industrial, siempre que su industria haya dado nacimiento a la sociedad;
34
VI.
Por la renuncia de uno de los socios, cuando se trate de sociedades de
duración indeterminada y los otros socios no deseen continuar asociados,
siempre que esa renuncia no sea maliciosa ni extemporánea;
VII.
Por resolución judicial. (Codigo Civil, 1928)
B. Liquidación de la sociedad civil
Disuelta la sociedad, se pondrá inmediatamente en liquidación, la cual se
practicará dentro del plazo de seis meses, salvo pacto en contrario, la liquidación
debe hacerse por todos los socios, salvo que convengan en nombrar liquidadores
o que ya estuvieren nombrados en la escritura social. (Codigo Civil, 1928)
Si cubiertos los compromisos sociales y devueltos los aportes de los socios,
quedaren algunos bienes, se considerarán utilidades, y se repartirán entre los
socios
en
la
forma
convenida.
Si
no
hubo
convenio,
se
repartirán
proporcionalmente a sus aportes. Cabe mencionar que ni el capital social ni las
utilidades pueden repartirse sino después de la disolución de la sociedad y previa
la liquidación respectiva, salvo pacto en contrario. (Codigo Civil, 1928)
Si al liquidarse la sociedad no quedaren bienes suficientes para cubrir los
compromisos sociales y devolver sus aportes a los socios, el déficit se considerará
pérdida y se repartirá entre los asociados en la forma establecida en el artículo
anterior. Si sólo se hubiere pactado lo que debe corresponder a los socios por
utilidades, en la misma proporción responderán de las pérdidas. (Codigo Civil,
1928)
Si alguno de los socios contribuye sólo con su industria, sin que ésta se hubiere
estimado, ni se hubiere designado cuota que por ella debiera recibir, se
observarán las reglas siguientes:
35
I.
Si el trabajo del industrial pudiera hacerse por otro, su cuota será la que
corresponda por razón de sueldos u honorarios y esto mismo se observará
si son varios los socios industriales;
II.
Si el trabajo no pudiere ser hecho por otro, su cuota será igual a la del
socio capitalista que tenga más;
III.
Si sólo hubiere un socio industrial y otro capitalista, se dividirán entre sí
por partes iguales las ganancias;
IV.
Si son varios los socios industriales y están en el caso de la fracción II,
llevarán entre todos la mitad de las ganancias y la dividirán entre sí por
convenio, y a falta de éste, por decisión arbitral. (Codigo Civil, 1928)
Si el socio industrial hubiere contribuido también con cierto capital, se
considerarán éste y la industria separadamente. Si al terminar la sociedad en que
hubiere socios capitalistas e industriales, resultare que no hubo ganancias, todo el
capital se distribuirá entre los socios capitalistas. Salvo pacto en contrario, los
socios industriales no responderán de las pérdidas. (Codigo Civil, 1928)
2.5 Principios generales de la empresa
Según Abraham Perdomo Moreno los principios generales de una organización se
dividen en principios básicos y en principios de manejo del personal.
2.5.1
Principios básicos
1. De precisión de objetivos: Deben precisarse claramente los objetivos
generales de la empresa.
36
2. De separación de actividades: Debe establecerse una separación de
actividades.
3. De subdivisión de funciones: Cada actividad o política debe subdividirse
en funciones lógicas.
4. De líneas de comunicación y autoridad. En toda empresa debe haber
delegación, de autoridad desde los más altos niveles jerárquicos hasta los
más bajos. Las líneas de responsabilidad deben determinarse en cada
puesto de la empresa.
5. De precisión de autoridad y responsabilidad. Cada puesto debe tener
bien definida su autoridad y conocer con precisión su responsabilidad,
estableciendo la debida jerarquización de puestos.
6. Del campo de acción de ejecutivos y ayudantes. Debe explicarse
claramente el campo de acción de cada ejecutivo y ayudantes, asimismo,
de las actividades que les corresponda, mediante la valuación de
puestos.(Moreno, 2004)
37
CAPITULO III. SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA
EMPRESA SERVICIOS CONTABLES S.C.
3.1
Generalidades de la empresa
3.1.1. Antecedentes de la empresa Servicios Contables S.C.
Con el fin de proteger la identidad de la empresa objeto de estudio, se ha
modificado el nombre, pero la información de sus cuentas y las generalidades que
se mencionan son verdaderas.
La empresa Servicios Contables S.C. es una Sociedad Civil constituida el 26 de
Febrero de 2005, su fundador constituyó la empresa con la finalidad de prestar
servicios contables, fiscales y de arrendamiento financiero, puesto que en su
familia existen empresas relacionadas con el comercio y hoteles. La empresa
cuenta con cuatro Contadores Públicos que cubren cada una de las áreas
estructurales de la empresa: Ingresos, Egresos, Compras, Ventas, Hoteles e
Impuestos.
Servicios Contables S.C. con una visión, misión y objetivos claros de negocio, no
solo ofrece un servicio personalizado, sino que el servicio lleva consigo el deseo
de que el cliente encuentre en un solo lugar, toda la ayuda para satisfacer un sin
número de necesidades. En primer término, la asesoría contable, los resultados de
operación (asesoría fiscal) y la herramienta de arrendamiento financiero; y de esta
manera facilitar la operación de cualquier empresa que solicite sus servicios.
38
Recordemos que el arrendamiento financiero es un contrato mediante el cual la
arrendadora se compromete a otorgar el uso o goce temporal de un bien al
arrendatario, ya sea persona física o moral, obligándose este último a pagar una
renta periódica que cubra el valor original del bien, más la carga financiera, y
los gastos adicionales que contemple el contrato.
3.1.2. Misión
Tener un compromiso con nuestros clientes ofreciéndoles una asesoría inmediata,
por medio de la combinación de los conocimientos, experiencias, esfuerzos y
recursos de los miembros del grupo, permite prestar toda clase de servicios
contables, fiscales y de arrendamiento financiero, con una excelente calidad,
haciendo de nuestro equipo el más completo en el mercado.
3.1.3. Visión
Ser reconocidos como líderes, nacional e internacionalmente, en la asesoría de
servicios contables, fiscales y de arrendamiento financiero, donde se brinde un
servicio de excelente calidad y en donde el mejoramiento continuo en todas las
áreas sean de agrado a nuestros consumidores, de eficiente gestión, competitiva,
con alianzas estratégicas, comprometida con el servicio al cliente, la formación
integral de su recurso humano y tecnológico. Y ser un ejemplo para la sociedad a
lo que se refiere en buen servicio.
3.1.4. Objetivos
1) Brindar servicios integrales y de calidad en las áreas de contaduría,
administración y fiscal con el objetivo de llegar a una solución acorde a la
dimensión y la complejidad de los asuntos de nuestros clientes.
39
2) Ofrecer soluciones a las necesidades expuestas por nuestros clientes y en
conjunto buscar soluciones integrales que permitan mejor las áreas de
impacto.
3) Crecer de la mano de nuestros clientes en la expansión y desarrollo a
través de la toma de decisiones adecuadas que permitan su consolidación
en los mercados nacionales y extranjeros.
4) Intercambiar experiencias y apoyos mutuos con los despachos contables de
mayor prestigio en la República Mexicana.
3.1.5. Servicios que presta Servicios Contables S.C.
1) Asesoría contable:
 Consulta y asesoramiento contable
 Elaboración de informes financieros (Balances, Estado de Resultados,
Estado de Flujo del Efectivo, Movimiento del Patrimonio, etc.)
 Información y tramitación sobre obligaciones formales
 Elaborar conciliaciones bancarias y fiscales.
 Realizar registros contables de las operaciones de la compañía.
2) Asesoría fiscal:
 Declaración de impuestos directos e indirectos
 Contabilidad fiscal
 Determinación de cuotas obrero – patronales y demás relacionadas con la
seguridad social de los trabajadores
40
 Elaborar declaraciones informativas de operaciones con terceros (DIOT).
3) Arrendamiento financiero.
 Elaborar libros de ingresos por arrendamiento.
 Elaborar contratos de arrendamiento
 Adquisición de bienes que intervienen en los contratos de arrendamiento.
41
3.1.6. Estructura organizacional de la empresa
DIRECCIÓN
GENERAL
GERENCIA
DE
VENTAS
SUBGERENCIA
DE
VENTAS
SERVICIO
TÉCNICO
GERENCIA
DE
COMPRAS
RECEPCIÓN
GESTOR
DE
COBRANZA
CONTADOR
GENERAL
INGRESOS
EGRESOS
INTENDENCIA
CUENTAS
POR
COBRAR
LOGÍSTICA
42
3.1.6.1.
1.
Departamentos estructurales de la empresa
Dirección general: Tomar las decisiones más relevantes de la empresa;
fijar sus objetivos, proyecciones y expectativas, y hacer un seguimiento de la
productividad de la misma. Deben ser Accionistas mayoritarios o representantes
de los accionistas minoritarios de la empresa, con autoridad ética y profesional
para tomar decisiones.
2.
Gerencia de ventas: Administrar las ventas a nivel Nacional; supervisar y
recibir informes y solucionar problemas de rango mayor. Es su responsabilidad
cumplir con el mínimo de volumen de ventas establecido por año y para ello debe
además diseñar mecanismos que impulsen la actividad de los vendedores.
3.
Gerencia de compras: Tiene por objetivo realizar las adquisiciones de
materiales en las cantidades necesarias y económicas, en la calidad adecuada al
uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total más
conveniente. Encargado de mantener la continuidad del abastecimiento, pagar
precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada, mantener
existencias económicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la
empresa, evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando calidad
adecuada y buscar fuentes de suministros, alternativas.
4.
Contador general: Encargado de instrumentar y operar las políticas,
normas, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y
seguridad
en
la
captación
y
registro
de
las
operaciones
financieras,
presupuestales y de consecución de metas de la entidad, a efecto de suministrar
información que ayude a la toma de decisiones, a promover la eficiencia y eficacia
del control de gestión, a la evaluación de las actividades y facilite la fiscalización
de sus operaciones, cuidando que dicha contabilización se realice con
documentos comprobatorios y justificativos originales, y vigilando la debida
observancia de las leyes, normas y reglamentos aplicables.
43
3.1.7. Catálogo de cuentas
Relación del rubro de cuentas de activo, pasivo, capital, costos, resultados y de
orden, agrupados
estructuralmente
de
conformidad
adaptado
con
a
un
esquema
las
de
clasificación
necesidades de
una
empresa determinada, para el registro de sus operaciones.
3.1.7.1.
Principios
1. La clasificación debe estar bien fundada.
2. En la clasificación se procederá de lo general a lo particular.
3. El orden del rubro de las cuentas debe ser el mismo que tiene los
estados financieros.
4. Los rubros o títulos de las cuentas deben sugerir la base de clasificación.
5. Debe preverse una futura expansión.
Al proyectarse un catálogo de cuentas, deben tomarse en consideración todos los
aspectos posibles de información que llegarán a necesitarse y planear el rubro de
las cuentas de modo que todos esos aspectos se obtengan sin dificultad,
directamente de los mismos títulos o cuando menos, con un mínimo de análisis. El
esquema de clasificación debe ser proyectado de tal manera que cualquier nueva
cuenta que no se haya incluido en el plan original pueda ser incorporada al mismo
y, en cambio, pueda ser retirada cualquier cuenta obsoleta que ya no se
necesite, todo ello sin alterar el orden general.
3.1.7.2.
Objetivos
1. Registro y clasificación de operaciones similares en cuentas específicas.
2. Facilitar la preparación de estados financieros.
3. Facilitar la actividad del contador general, de costos, auditor, etcétera.
4. Servir de instrumento en la salvaguarda de los bienes de la empresa.
5. Promover la eficiencia de las operaciones respetando las políticas pactadas
44
El catálogo de cuentas que se utiliza en la empresa Servicios Contables S.C. es
un catálogo numérico, que asigna una numeración continua a un grupo de
cuentas, de acuerdo a la estructura de los Estados Financieros de la empresa:
11 ACTVO CIRCUANTE
1110 Caja
1120 Bancos
1130 Inversiones en valores
1140 Clientes
1150 Deudores diversos
1160 I.V.A. acreditable
1161 I.V.A. acreditable por pagar
1170 Cuentas por cobrar
1180 Inventarios
1190 Anticipo a proveedores
1191 Otros anticipos
12 ACTIVO FIJO
1200 Terrenos
1210 Edificios
1211 Depreciciación acumulada de edificios
1220 Equipo de transporte
1221 Depreciciación acumulada de equipo de transporte
1225 Mobiliario y equipo
1226 Depreciciación acumulada de mobiliario y equipo
1230 Equipo de computo
1231 Depreciciación acumulada de equipo de computo
45
13 ACTIVO DIFERIDO
1320 Pagos provisionales
1330 Gastos de organización
1340 Gastos anticipados
21 Pasivo a corto plazo
2110 Proveedores
2120 Acreedores diversos
2130 Prestaciones por pagar
2140 Impuestos por pagar
2145 Intereses por pagar
2150 I.V.A trasladado
2151 I.V.A por trasladar
2160 Anticipos de clientes
22 PASIVO A LARGO PLAZO
2201 Otros pasivos a largo plazo
30 CAPITAL
3110 Capital social
3120 Reserva legal
3130 Utilidades retenidas
3140 Resultados de ejercicios anteriores
3150 Resultado del ejercicio
46
41 VENTAS
4110 Ventas
4120 Devoluciones, descuentos y rebajas sobre ventas
51 COSTO DE VENTAS
5110 Costo de ventas
5120 Compras
5130 Gastos de administración
4004 Devoluciones, descuentos y rebajas sobre compras
61 GASTOS DE OPERACIÓN
6110 Gastos de administración
6120 Gastos de venta
62 GASTOS Y PRODUCTOS FINANCIEROS
6210 Gastos financieros
6220 Productos financieros
63 GASTOS Y OTROS PRODUCTOS
6310 Otros gastos
6320 Otros productos
64 IMPUESTOS Y PTU DEL EJERCICIO
6410 Impuesto del ejercicio
6420 PTU del ejercicio
47
3.2. SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Todas las empresas, sin importar su giro o clasificación, deben contar con
instrumentos de control administrativo, como un buen sistema de contabilidad, un
catalogo de cuentas, eficiente, practico y entendible, además de un adecuado
sistema de control interno, que permita salvaguardar los bienes patrimoniales de la
empresa, optimizar los recursos en las operaciones cotidianas de la misma, pero
sobre todo; que nos proporcione una seguridad razonable de la confiabilidad de
las cifras reflejadas en los Estados financieros, que usualmente se toman como
base para la toma de decisiones de la alta gerencia.
3.2.1. CONTROL INTERNO DE CAJA Y BANCOS
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener información
segura, salvaguardar el efectivo en caja y bancos así como fomentar la eficiencia
de operaciones y adición de la política administrativa de cualquier empresa.

Medidas de control interno de caja y bancos
1. Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro de caja
y bancos.
2. En cada operación de caja y bancos deben intervenir por lo menos dos
personas.
3. Ninguna persona que interviene en caja y bancos debe de tener acceso a los
registros contables que controle su actividad.
4. El trabajo de empleados de caja y bancos será de complemento no de
revisión.
5. La función de registro de operaciones de caja y bancos será exclusiva del
departamento de contabilidad.
48
6. Expedir recibos de caja numerados progresivamente para las entradas a caja
por concepto de cobros de empleados y deudores
7. Deposito integro en instituciones de crédito de todas las entradas a caja en el
siguiente hábil de su percepción, el depósito lo deberá efectuar un empleado
ajeno al cajero.
8. Creación de un fondo fijo de caja para realizar pagos menores que no excedan
al importe máximo establecido por la empresa. Este fondo será restituido por
cheque nominativo a cargo del encargado, el cual deberá presentar
comprobantes de la disminución del fondo.
9. No expedir cheques al portador, expedirlos nominativos y con firmas
mancomunadas de al menos dos funcionarios de alta gerencia, que sean
ajenos a contabilidad.
10. Conciliar mensualmente los saldos y estados de cuenta bancarios, e investigar
diferencias con documentación comprobatoria.
11. Realizar arqueos de caja periódicos y sorpresivos por funcionarios ajenos a
contabilidad y cajas.
12. Afianzar al personal de caja para evitar fraudes y desfalcos.
3.2.2. CONTROL INTERNO DE INVERSIONES Y VALORES
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto proporcionar a los
dueños la seguridad razonable que las inversiones existen, fueron autorizadas y
son propiedad de la empresa en la fecha del Balance General.

Medidas de control interno de inversiones y valores
1. Verificar la autorización y propiedad por medio de la técnica de indagación que
las inversiones realizadas hayan sido debidamente autorizadas por el gerente
financiero.
2. Afianzar al personal responsable de estos valores.
49
3. Depositar los valores en cajas fuertes o en algún banco, que genere confianza
en su seguridad.
4. Obtener comprobación por escrito de las entidades involucradas en las
respectivas inversiones realizadas.
5. Realizar una revisión analítica de los Estados Financieros para confirmar que
la totalidad de las inversiones están contenidas en ellos.
6. Verificar si la base de evaluación se aplica consistentemente, de acuerdo con
la política aprobada por el consejo de dirección.
7. A través de la técnica de reprocesamiento de transacciones verificar que
están registradas correctamente.
8. Evaluar el corte de documentos para determinar si las inversiones están
valuadas correctamente.
9. Comprobar que todos los movimientos en materia de inversiones estén
reflejados en los Estados Financieros.
10. Verificar que los intereses, dividendos y demás a que hayan dado lugar las
inversiones se registren de forma clara y en concordancia con los Normas de
Información Financiera
11. Si alguna de las inversiones ha sido vendida, verificar que el precio de dicha
transacción haya sido autorizado por la Junta Directiva
3.2.3. CONTROL INTERNO DE CLIENTES
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto garantizar a los
dueños que los registros, saldos y documentación de los clientes, están
debidamente respaldados y corresponden con la información que ellos poseen.
Además de que las autorizaciones de cualquier movimiento para clientes, han sido
realizadas por un funcionario responsable y de alto nivel.
50

Medidas de control interno de clientes
1. Asegurarse de que el servicio que se prestara al cliente ha sido solicitado por
el mismo.
2. Utilizar recibos de honorarios previamente numerados para los pagos de los
clientes.
3. Revisar el historial crediticio de clientes futuros antes de otorgar créditos.
4. La autorización de ampliación de créditos deberá ser realizada por un
funcionario de alto nivel.
5. Realizar conciliaciones de saldos con los clientes, al menos una vez al mes.
6. Verificar que el registro de los pagos de clientes correspondan en el monto y
servicio brindado.
7. La persona que custodie la documentación comprobatoria del manejo de
clientes debe ser ajena a los registros contables.
8. Realizar estimación de cuentas incobrables periódicas.
3.2.4. CONTROL INTERNO DE DEUDORES DIVERSOS
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto de proporcionar a
los dueños una seguridad razonable de que las autorizaciones de préstamos a los
empleados
han
sido
soportados
con
documentación
y
registrados
adecuadamente, además de que se lleva un registro de los adeudos y su garantía
de pago.

Medidas de control interno de deudores diversos
1. Establecer
políticas escritas de autorización de adelantos o préstamos a
cuenta de sueldos a los empelados.
2. Garantizar los préstamos autorizados.
51
3. El personal encargado de esta área debe ser ajeno al que maneja ingresos y
registros contables.
4. Elaborar reportes mensuales de antigüedad de saldos que muestren la
antigüedad de saldos, preferentemente de aquellos morosos o de dudoso
cobro.
3.2.5. CONTROL INTERNO DE I.V.A ACREDITABLE
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto el correcto registro
y fundamento del I.V.A. acreditable en las operaciones cotidianas de la empresa.

Medidas de control interno de I.V.A acreditable
1. Se debe estar pendiente de acreditar inmediatamente el impuesto trasladado a
los enteros que se hagan a las autoridades fiscales.
2. El área de finanzas debe de estar pendiente de identificar en las facturas o
recibos de proveedores de bienes y servicios que el importe de la operación
incluya el I.V.A trasladado para efectos de su eventual recuperación.
3. Asegurar que el personal responsable de las compras y pagos de servicios
tenga conocimientos suficientes de la Ley del I.V.A. para gozar de los
beneficios potenciales de ella.
3.2.6. CONTROL INTERNO DE ACREDITABLE POR PAGAR
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto el correcto registro
y fundamento del I.V.A. acreditable en las operaciones cotidianas de la empresa,
de acuerdo a las disposiciones vigentes.
52

Medidas de control interno de I.V.A. acreditable por pagar
1. Asegurar que el registro contable de las transacciones que involucran el
impuesto sean hayan sido realizadas de acuerdo a la Ley del Impuesto al
Valor Agregado.
2. Verificar que los registros contables coincidan con la documentación
comprobatoria de la empresa.
3. Verificar que el saldo del impuesto coincida mensualmente con el del fisco.
4. Asegurar que esta cuenta se cancele al final de cada mes con el pago al fisco
(si correspondiera)
3.2.7. CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR COBRAR
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto garantizar a los
dueños la seguridad de propiedad de los adeudos documentados, su salvaguarda
física y verificación del control de los documentos, su origen y la garantía de pago.

Medidas de control interno de cuentas por cobrar
1. Llevar acabo confirmaciones periódicas de saldos
2. Elaborar registros auxiliares de documentos por cobrar.
3. Comprar periódicamente los saldos de los registros auxiliares con la cuenta
de control de mayor respectiva.
4. Si se establecen políticas de pagos parciales a cuenta, se deberá expedir
recibos pre numerado y llevar un registro de los mismos.
5. Salvaguardar físicamente los documentos.
6. Realizar arqueos periódicos y sorpresivos de los documentos por cobrar.
7. Afianzar al personal que tiene acceso al manejo de los documentos por
cobrar.
8. Elaborar documentos por cobrar nominativos a favor de la entidad.
53
9. Si se cobran intereses por los adeudos documentados, deberá verificarse la
correcta y oportuna contabilización de los mismos.
10. El personal a cargo de los documentos por cobrar deberá ser ajeno a
contabilidad, ni en la prestación de servicios.
3.2.8. CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS
Plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y
procedimientos coordinados, que tienen por objeto obtener información segura, y
que verifique la salvaguarda de la papelería y asegurar la optimización del uso de
la papelería y útiles dentro de la empresa.

Medidas de control interno de inventarios
1. Ninguna persona que interviene en inventarios deberá tener acceso a
los registros contables que controlen su actividad.
2. El trabajo de empleados de almacén de inventarios será de complemento y no
de revisión.
3. La base de valuación de inventarios será constante y consistente.
3.2.9. CONTROL INTERNO DE ANTICIPO A PROVEEDORES
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto proporcionar
seguridad razonable de que los anticipos a proveedores fueron autorizados por
funcionarios responsables, que su registro fue oportuno y de tener en salvaguarda
la documentación que los respalda.
54

Medidas de control interno de anticipo a proveedores
1. Las entregas de dinero por cualquier concepto deben documentarse con un
recibo adecuadamente requisitado por el proveedor.
2. Los anticipos a proveedores deben registrarse oportunamente en la fecha que
se realizaron.
3. Los recibos que comprueben los anticipos deberán anexarse a la póliza de
egresos que lo respalda.
4. Deberán ser autorizados por un funcionario responsable.
5. Revisar mensualmente que no hayan anticipos por los que ya debieran
haberse recibido los bienes o servicios.
6. Verificar que en la liquidación final de proveedores se amorticen los anticipos.
7. Evaluar la posibilidad de afianzar las entregas a proveedores.
3.2.10. CONTROL INTERNO DE OTROS ANTICIPOS
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto proporcionar
seguridad razonable de que los anticipos fueron autorizados por funcionarios
responsables, que su registro fue oportuno y de tener en salvaguarda la
documentación que los respalda.

Medidas de control interno de otros anticipos
1. Cualquier entrega de dinero por cualquier concepto debe documentarse con
un recibo adecuadamente requisitado por el beneficiado.
2. Los anticipos deben registrarse oportunamente en la fecha que se realizaron.
3. Los recibos que comprueben los anticipos deberán anexarse a la póliza de
egresos que lo respalda.
4. Deberán ser autorizados por un funcionario responsable.
55
3.2.11. CONTROL INTERNO DE TERRENOS
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto asegurar a los
dueños que los terrenos propiedad de la empresa están registrados a su valor
histórico original, y que existe documentación comprobatoria que demuestre su
propiedad.

Medidas de control interno de terrenos
1. Adquirir terrenos libres de gravámenes, o identificarlos plenamente si existen.
2. Los terrenos deben ser escriturados a nombre de la entidad.
3. Pagar oportunamente el impuesto predial correspondiente y los derechos
anexos.
4. El personal a cargo de la documentación comprobatoria de las propiedades no
debe intervenir en actividades de compras, ventas, manejo de dinero, ni en los
registros finales de diario general y mayor.
3.2.12. CONTROL INTERNO DE EDIFICIOS
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto asegurar a los
dueños que los edificios son propiedad de la empresa y que existe documentación
comprobatoria que demuestre su propiedad.

Medidas de control interno de edificios
1. Deben identificarse adecuadamente las erogaciones que representen una
inversión de aquellos que por su naturaleza son gastos que deben mandarse a
cuentas de resultados.
56
2. Asegurar el inmueble contra posibles incendios, terremotos, sabotajes,
manifestaciones populares, etcétera.
3. Realizar mantenimientos a los edificios, con la finalidad de mantenerlos en
buen estado y evitar restructuraciones.
4. El personal a cargo de la documentación comprobatoria de las propiedades de
los edificios, no debe intervenir en actividades de compras, ventas, manejo de
dinero, ni en los registros contables.
5. Cuando se adquieran se debe verificar:
a) Determinar la necesidad de la adquisición:
 El propósito de la adquisición
 La estimación de su costo
 El tiempo para lograr su adquisición
 El efecto de las inversión de capital
 El efecto de las nuevas instalaciones en las actuales
 Justificación económica de la inversión de capital propuesta
 Aprobación por parte de la alta administración
b) Revisión y aprobación de la alta administración:
 Potencial de recursos disponibles para inversiones de capital
 Estrategias de la entidad
 Proyección de la rentabilidad de determinado proyecto
 Aceptación de la tasa de recuperación de la inversión
 Asignación de prioridades
c) Adquirían de nuevas instalaciones:
 ¿Compradas?
 ¿Rentadas?
57
 ¿Construidas por la entidad?
d) Administración de las instalaciones durante su vida productiva:
 Experiencia disponible en la entidad
 Habilidad para asegurar la fuerza de trabajo en el momento que
se requiera
 Requerimientos de tiempo
 Nivel de eficiencia en la estimación de costos
 Efecto de las operaciones de la entidad
e) Retiro de edificios o instalaciones sustituidas por otros nuevos:
 Determinación de que una partida debe ser retirada
 Determinar que se va a hacer con la antigua instalación
 Implementar físicamente el retiro
 Implementar la contabilización del retiro
3.2.13. CONTROL INTERNO DE LA DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE
EDIFICIOS
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto asegurar a los
dueños que el método para depreciar los edificios es el correcto y que ha sido
contabilizado correctamente.

Medidas de control interno de la depreciación acumulada de
edificios
1. Llevar un registro de la documentación que acredite la propiedad del activo
fijo, su valor histórico al momento de adquisición y su método de depreciación.
58
2. Registrar oportunamente las depreciaciones del activo de acuerdo a la
normatividad vigente.
3. El personal que tiene en custodia la documentación comprobatoria del activo
fijo, debe ser totalmente ajeno a las actividades de uso del activo.
4. Las autorizaciones por venta o retiro de libros de activos totalmente
depreciados, deberá realizarse por un funcionario de alta gerencia.
5. Cerciorarse de que los créditos recibidos a esta cuenta sean iguales a los de
resultados por concepto de provisión de cada depreciación acumulada del
bien objeto de esta transacción.
3.2.14. CONTROL INTERNO DE EQUIPO DE TRANSPORTE
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto asegurar a los
dueños que el equipo de transporte con que cuenta la empresa es de su
propiedad y que existe la documentación comprobatoria que demuestre su
propiedad.

Medidas de control interno de equipo de transporte
1. Realizar al menos una vez al año un inventario físico que compruebe los
resultados de los registros contables.
2. Informar a los altos mandos las diferencias entre el inventario físico y los
registros contables.
3. Llevar registros minuciosos de los equipos de transporte propiedad de la
empresa en uso, aun cuando estén totalmente depreciados.
4. Responsabilizar a una persona del control y manejo del equipo de transporte.
5. Toda la documentación debe estar debidamente custodiada por personas
ajenas al uso del equipo.
6. Asegurar el equipo de transporte
7. Reponer las unidades en mal estado
59
8. Asegurar que los vehículos no se usen en días inhábiles (fines de semana o
días festivos.
9. Afianzar al personal a cargo del cuidado de la documentación que comprueba
la propiedad de los vehículos.
10. Seguir las sugerencias de adquisición *.
3.2.15. CONTROL INTERNO DE LA DEPRECIACIÓN
DEL EQUIPO DE
TRANSPORTE
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto asegurar a los
dueños que el método para depreciar el equipo de transporte es el correcto y que
ha sido contabilizado correctamente.

Medidas de control interno de la depreciación de equipo de
transporte
1. Llevar un registro de la documentación que acredite la propiedad del activo
fijo, su valor histórico al momento de adquisición y su método de depreciación.
2. Registrar oportunamente las depreciaciones del activo de acuerdo a la
normatividad vigente.
3. El personal que tiene en custodia la documentación comprobatoria del activo
fijo, debe ser totalmente ajeno a las actividades de uso del activo.
Las autorizaciones por venta o retiro de libros de activos totalmente
depreciados
6. Cerciorarse de que los créditos recibidos a esta cuenta sean iguales a los de
resultados por concepto de provisión de cada depreciación acumulada del
bien objeto de esta transacción.
60
3.2.16. CONTROL INTERNO DE MOBILIARIO Y EQUIPO
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto asegurar a los
dueños que el mobiliario y equipo con que cuenta la empresa es de su propiedad y
que existe la documentación comprobatoria que demuestre su propiedad.

Medidas de control interno de mobiliario y equipo
1. Realizar al menos una vez al año un inventario físico que compruebe los
resultados de los registros contables.
2. Informar a los altos mandos las diferencias entre el inventario físico y los
registros contables.
3. Llevar registros minuciosos de que el mobiliario y equipo es propiedad de la
empresa en uso, aun cuando estén totalmente depreciados.
4. El activo fijo más importante debe estar asegurado.
5. Mantener en un lugar seguro la documentación original
que acredita la
propiedad del mobiliario y equipo.
6. Revisar periódicamente el uso del mobiliario y equipo, para cerciorarse de que
se obtiene el óptimo rendimiento de ellos, de su estado físico y mantenimiento,
además de que su uso es el adecuado.
7. El personal que custodia la documentación del mobiliario y equipo deben ser
ajenos a las compras, ventas, manejo de dinero y registros contables.
8. Afianzar al personal que custodia la documentación comprobatoria de la
propiedad del mobiliario y equipo.
9. Las salidas de equipo para su reparación y/o venta, deben ser autorizadas por
escrito.
10. Seguir las sugerencias de adquisición *.
61
3.2.17. CONTROL INTERNO DE LA DEPRECIACIÓN DE MOBILIARIO Y
EQUIPO
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto asegurar a los
dueños que el método para depreciar el mobiliario y equipo es el correcto y que ha
sido contabilizado correctamente.

Medidas de control interno de la depreciación de mobiliario y
equipo
1. Llevar un registro de la documentación que acredite la propiedad del activo
fijo, su valor histórico al momento de adquisición y su método de depreciación.
2. Registrar oportunamente las depreciaciones del activo de acuerdo a la
normatividad vigente.
3. El personal que tiene en custodia la documentación comprobatoria del activo
fijo, debe ser totalmente ajeno a las actividades de uso del activo.
4. Las autorizaciones por venta o retiro de libros de activos totalmente
depreciados
3.2.18. CONTROL INTERNO DE EQUIPO DE COMPUTO
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto asegurar a los
dueños que el equipo de computo con que cuenta la empresa es de su propiedad
y que existe la documentación comprobatoria que demuestre su propiedad.

Medidas de control interno de equipo de cómputo
1. Realizar al menos una vez al año un inventario físico que compruebe los
resultados de los registros contables.
62
2. Informar a los altos mandos las diferencias entre el inventario físico y los
registros contables.
3. Llevar registros minuciosos del equipo de cómputo propiedad de la empresa
en uso, aun cuando esté totalmente depreciado.
4. Mantener en un lugar seguro la documentación original
que acredita la
propiedad del mobiliario y equipo.
5. Revisar periódicamente el uso del equipo de cómputo, para cerciorarse de que
se obtiene el óptimo rendimiento de ellos, de su estado físico y mantenimiento,
además de que su uso es el adecuado.
6. El personal que custodia la documentación del equipo de cómputo deben ser
ajenos a las compras, ventas, manejo de dinero y registros contables.
7. Afianzar al personal que custodia la documentación comprobatoria de la
propiedad de estos activos.
8. Las salidas de equipo para su reparación y/o venta, deben ser autorizadas por
escrito.
9. Seguir las sugerencias de adquisición *.
3.2.19. CONTROL INTERNO DE LA DEPRECIACIÓN DE EQUIPO DE
COMPUTO
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto asegurar a los
dueños que el método para depreciar el equipo de computo es el correcto y que
ha sido contabilizado correctamente.

Medidas de control interno de la depreciación de equipo de
computo
1. Llevar un registro de la documentación que acredite la propiedad del activo
fijo, su valor histórico al momento de adquisición y su método de depreciación.
63
2. Registrar oportunamente las depreciaciones del activo de acuerdo a la
normatividad vigente.
3. El personal que tiene en custodia la documentación comprobatoria del activo
fijo, debe ser totalmente ajeno a las actividades de uso del activo.
4. Las autorizaciones por venta o retiro de libros de activos totalmente
depreciados
3.2.20. CONTROL INTERNO DE PAGOS PROVISIONALES
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto asegurar a los
dueños que el método para depreciar el equipo de computo es el correcto y que
ha sido contabilizado correctamente.

Medidas de control interno de pagos provisionales
1. Registrar los pagos provisionales oportunamente, revisando la documentación
que los compruebe.
2. Realizar conciliación de los pagos realizados al fisco y los registrados en
contabilidad
3. Que la persona que calcula y realiza los pagos provisionales, tenga los
conocimientos suficientes para obtener los mayores beneficios posibles.
4.
Realizar los cálculos de acuerdo con:
 Ley de Impuesto Sobre la Renta (LISR)
 Ley del Impuesto al Valor Agregado (LIVA)
 Ley del Impuesto Empresarial a Tasa Única (LIETU)
 Ley del Impuesto a los Depósitos en Efectivo (LIDE)
 Ley del Impuesto Especial sobre Producción y Servicios (LIEPS)
 Etcétera.
64
5. Salvaguardar la documentación que compruebe su pago ante las autoridades
fiscales.
6. Que el personal encargado de su cálculo y pago este ajeno a su registro
contable.
3.2.21. CONTROL INTERNO DE GASTOS DE ORGANIZACIÓN
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto asegurar a los
dueños que los gastos de organización han sido efectivamente realizados y
amortizados con respecto a los registros contables.

Medidas de control interno de gastos de organización
1. Debe existir autorización de personas facultadas dentro de la entidad para
realizar este tipo de gastos.
2. La inversión debe estar respaldada por la evidencia que permita comprobar su
justificación.
3. Es preciso señalar con claridad los lineamientos que permiten distinguir los
conceptos que corresponden a partidas de balance de aquellos que
correspondan al estado de resultados.
4. Deben existir reglas precisas para poder distinguir las partidas para su
correcta clasificación contable.
5. Deben existir registros que permitan identificar claramente las pastadas, según
su naturaleza y que a su vez, faciliten el cálculo de su aplicación a resultados.
6. El diferimiento de este tipo de gastos debe hacerse en forma acorde con las
disposiciones fiscales en materia, en lo que respecta a su origen, naturaleza y
porcentaje de amortización.
7. No capitalizar partidas que por su naturaleza, concepto e importancia relativa,
deban ser llevadas directamente a cuentas de resultados.
65
3.2.22. CONTROL INTERNO DE GASTOS ANTICIPADOS
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto asegurar a los
dueños que los gastos de organización han sido efectivamente pagados con
respecto a los registros contables por servicios o bienes que aun no se gozan.

Medidas de control interno de gastos anticipados
1. Debe existir autorización de personas facultadas dentro de la entidad para
realizar este tipo de gastos.
2. La erogación debe estar respaldada por evidencia que permita comprobar su
justificación
3. Es preciso establecer lineamientos que permitan distinguir los conceptos que
se refieren a partidas de balance de aquellos que correspondan el estado de
resultados.
4. Deben existir reglas precisas para poder distinguir las partidas para su
correcta clasificación contable.
5. Deben existir registros que permitan identificar claramente las pastadas, según
su naturaleza y que a su vez, faciliten el cálculo de su aplicación a resultados.
6. Amortizar los suministros pagados por anticipado de acuerdo con los
consumos reales. (papelería, artículos de escritorio y consumibles)
3.2.23. CONTROL INTERNO DE PROVEEDORES
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto asegurar a los
dueños que los registros contables corresponden con los saldos de los
proveedores y que existe documentación comprobatoria que los respalden.
66

Medidas de control interno de proveedores
1. Se deben de hacer conciliaciones mensuales entre la cuenta de los
proveedores y los estados de cuenta recibidos entre ellos.
2. Se deben de comparar los estados de cuenta de los proveedores con los
registros contables.
3. No olvidarse de descontar los pagos a proveedores los anticipos entregados.
4. Verificar el pago oportuno a proveedores para evitar el pago de intereses
moratorios.
5. Vigilar las condiciones de pago establecidas por los proveedores con objeto de
beneficiarse con los descuentos por pronto pago o por compras de volumen.
6. La suma de los adeudos a proveedores debe ser igual al saldo que aparece
en la correspondiente cuenta de mayor.
7. En esta cuenta se deben reflejar los adeudos a cargo de la entidad
provenientes del giro de las actividades.
8. Se debe de contar con una buena programación de pagos a proveedores para
lograr una óptima utilización de los recursos de la entidad y una buena imagen
ante los proveedores.
9. Los cortes de caja y las entradas de almacén deben ser congruentes con la
presentación de saldos de estados financieros.
10. Todo saldo deudor que aparezca en esta cuenta, de acuerdo con su
importancia relativa, debe ser reclasificado al activo.
11. Debe de adoptarse la política de afianzar a todo el perdona que interviene en
la función de compras.
12. Establecer perfecta y formalmente los niveles de deuda que puede contraer la
entidad y los niveles de funcionarios facultados para adquirirla.
13. Para optimizar el uso de los recursos financieros y ventajas operacionales de
la entidad, se deben evaluar, cuando las circunstancias lo ameriten, la
alternativa de mucho a bajo precio o comprar poco a precios más altos.
14. Validar en todos los casos, que los bienes o servicios que se vayan a pagar se
hayan recibido.
67
15. En el ejercicio de la función de compras asegurarse que cumpla con su ciclo:
a) Determinación de las necesidades:
 Niveles de inventarios
 Proyectos especiales de inversión;
 Otras necesidades operacionales
b) Autorización de la compra:
 ¿No está disponible en la entidad el bien o servicio que se necesita
adquirir
 ¿Es factible fabricar el artículo en lugar de comprar?
 ¿Puede efectuarse la compra?
 ¿Están acordes los requerimientos del presupuesto?
 ¿Existen problemas financieros?
c) Ejecución de la compra
 Obtener la autorización de la compra;
 Acudir a los registros de proveedores;
 Aclarar dudas al respecto de la compra;
 Solicitar cotizaciones;
 Elegir la mejor cotización;
 Revisar y evaluar la elección del comprador;
 Elaborar la orden de compra;
 Enviar la orden de compra al proveedor y recabar en una copia la
firma de conocimiento y aceptación.
d) Dar seguimiento a la compra.
e) Recibir la compra.
68
f) f) Finiquitar la compra.
16. Evitar, en la medida de lo posible, las copras de emergencia
17. Vigilar la correcta clasificación de los auxiliares y proveedores, para evitar que
un crédito se contabilice en un proveedor y el pago en otro.
18. Mantener permanentemente actualizado el catalogo de proveedores por
productos, línea de suministros o de servicios.
19. En lo referente al pago físico, favor de remitirse a las mismas disposiciones
del control contempladas en la cuenta 1102 Caja y Bancos.
3.2.24. CONTROL INTERNO DE ACREEDORES DIVERSOS
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto asegurar a los
dueños que los registros contables corresponden con los saldos de los acreedores
diversos y que existe documentación comprobatoria que los respalden.

Medidas de control interno de acreedores diversos
1. La alta administración debe estar permanente enterada de toso pasivo
anormal o que no se derive de las operaciones propias de la entidad.
2. Los estados de cuenta de los acreedores deben ser comprados con los
registros de la contabilidad de la entidad.
3. Verificar el pago oportuno a los acreedores diversos con objeto de vitar el
pago de intereses moratorios u otro tipo de sanciones.
4. En lo referente a pago físico, favor de referirse a las mismas disposiciones de
control sugeridas para la cuenta 1102 Cajas y Bancos.
5. La suma de todos los auxiliares de acreedores diversos tiene que ser igual al
saldo de la cuenta de mayor.
69
3.2.25. CONTROL INTERNO DE PRESTACIONES POR PAGAR
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto asegurar a los
dueños que las prestaciones pendientes de pago están a cargo de la empresa,
debidamente registradas y respaldadas de acuerdo con la normatividad vigente.

Medidas de control interno de prestaciones por pagar
1. Se debe de comparar los estados de cuenta de los proveedores con el registro
contable de las cuentas por pagar.
2. No olvidarse de descontar de los pagos de cuentas por pagar los anticipos
entregados.
3. Verificar el pago oportuno de las cuentas por pagar para evitar el pago de
intereses moratorios.
4. Vigilar las condiciones de pago establecidas por los proveedores para
beneficiarse con los descuentos por pronto pago o por compras de volumen.
5. En lo referente al pago físico, favor de remitirse a las mismas disposiciones de
control sugeridas en la cuenta 1102 Cajas y Bancos.
6. La suma de los adeudos consignados en las cuentas por pagar debe ser igual
al saldo que aparece en la cuenta correspondiente de mayor.
7. En esta cuenta se debe de reflejar adeudos a cargo de la entidad proveniente
del giro de actividades.
8. Se debe de contar con una buena programación de pagos de cuentas por
pagar a efecto de obtener la óptima utilización de los recursos de la entidad y
una buna imagen ante los proveedores.
9. Los cortes de caja y entradas al almacén deben ser congruentes con la
presentación de saldos en estados financieros.
10. Debe adoptarse la política de afianzar a todo el personal que interviene en la
función de compras.
70
11. Establecer perfecta y formalmente los niveles de deuda que puede contraer la
entidad y los niveles de funcionarios facultados para adquirirla.
12. Para optimizar el uso de los recursos financieros y ventajas operacionales de
la entidad, se debe evaluar, cuando las circunstancias lo ameriten, la
alternativa de comprar mucho a bajo precio, o poco a precios más altos.
13. Validar, en todos los casos, que los viene o servicios que se vayan a pagar se
hayan recibido.
14. En el ejercicio de la función de compras, asegurarse que se cumpla con su
ciclo:
g) Determinación de las necesidades:
 Niveles de inventarios
 Proyectos especiales de inversión;
 Otras necesidades operacionales
h) Autorización de la compra:
 ¿No está disponible en la entidad el bien o servicio que se necesita
adquirir
 ¿Es factible fabricar el artículo en lugar de comprar?
 ¿Puede efectuarse la compra?
 ¿Están acordes los requerimientos del presupuesto?
 ¿Existen problemas financieros?
i) Ejecución de la compra
 Obtener la autorización de la compra;
 Acudir a los registros de proveedores;
 Aclarar dudas al respecto de la compra;
 Solicitar cotizaciones;
 Elegir la mejor cotización;
71
 Revisar y evaluar la elección del comprador;
 Elaborar la orden de compra;
 Enviar la orden de compra al proveedor y recabar en una copia la
firma de conocimiento y aceptación.
j) Dar seguimiento a la compra.
k) Recibir la compra.
l) f) Finiquitar la compra.
15. Evitar, al máximo las compras de emergencia
16. Vigilar la correcta clasificación de las cuentas por pagar para evitar que un
crédito se contabilicen una cuenta y el pago en otra.
17. Mantener actualizado el catalogo de proveedores por producto, línea de
suministros o de servicios.
18. Se deben de hacer conciliaciones mensuales entre el registro de las cuentas
por pagar y los estados de cuenta recibidos de los proveedores.
3.2.26. CONTROL INTERNO DE IMPUESTOS POR PAGAR
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto asegurar a los
dueños que los impuestos pendientes de pago están a cargo de la empresa,
debidamente registradas y respaldadas de acuerdo con la normatividad vigente.
Además de que el saldo que esta registrado corresponda con el que el fisco
federal reporta.

Medidas de control interno de impuestos por pagar
1. La suma de todos los auxiliares debe ser igual a la cuenta control de mayor.
2. El pago de todo tipo de impuestos, derecho o aprovechamiento a que este
sujeto la entidad, debe ser oportuno para evitar sanciones.
72
3. Es conveniente establecer archivos adecuados para todas las declaraciones
presentadas, clasificadas por cada impuesto, derecho o aprovechamiento.
4. Es indispensable tener un adecuado conocimiento, o bien contar con asesoría
especializada sobre el pago correcto y oportuno de todos los impuestos,
derechos y aprovechamientos a que esta sujeta la entidad para evitar riesgos
o sanciones o perder beneficios por desconocimiento de las leyes, y
disposiciones complementarias o conexas.
5. Contar, permanentemente, con un calendario de obligaciones fiscales.
3.2.27. CONTROL INTERNO DE INTERESES POR PAGAR
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto asegurar a los
dueños que los intereses pendientes de pago están a cargo de la empresa,
debidamente registradas y respaldadas de acuerdo con la normatividad vigente, y
que el saldo que tenemos corresponde con el que las instituciones de crédito y
demás instituciones nos reportan.

Medidas de control interno de intereses por pagar
1. Los intereses por pagar, al igual que los gastos acumulados, son de vital
importancia debido a que representan el instrumento por el cual se afectan los
resultados del ejercicio o periodo contable, no obstante que no se incurra en
un desembolso inmediato.
2. Los cálculos aritméticos tienen que ser efectuados con un máximo de
exactitud.
3. Efectuar las retenciones de acurdo con las disposiciones aplicables en
material fiscal.
4. Los cupones por intereses pagados (tratándose de obligaciones emitidas por
la entidad) deben de ser cancelados y archivados en forma adecuada.
73
5. Mantener estrecha relación entre el manejo de esta cuenta y los documentos
por pagar.
3.2.28. CONTROL INTERNO DE I.V.A TRASLADADO
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto asegurar a los
dueños que el I.V.A. que tenemos registrado para cobro esta debidamente
respaldado y registrado de acuerdo con la legislación vigente, además de que esta
especificado en las facturas que entregamos.

Medidas de control interno de I.V.A trasladado
1. Las facturas expedidas por servicios prestados deben indicar si el IVA está
separado del precio o integrado a él.
2. Mantener un archivo adecuado de todas las declaraciones del IVA presentadas.
3. El pago de esta obligación fiscal debe de ser oportuno para evitar sanciones.
4. Disponer siempre del IVA acreditable a favor de la entidad que se encuentra
registrado en la cuenta del mismo nombre.
5. Se requiere un adecuado conocimiento de la ley para evitar riesgos o sanciones
por ser mala aplicación o no gozar de los beneficios por desconocimiento de
ella.
3.2.29. CONTROL INTERNO DE I.V.A POR TRASLADADAR
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto asegurar a los
dueños que el I.V.A. pendiente de cobro que tenemos registrado esta
debidamente respaldado y registrado de acuerdo con la legislación vigente,
además de que esta especificado en las facturas que entregamos.
74

Medidas de control interno de I.V.A por trasladar
1. Las facturas expedidas por servicios prestados deben indicar si el IVA está
separado del precio o integrado a él.
2. Mantener un archivo adecuado de todas las declaraciones del IVA
presentadas.
3. El pago de esta obligación fiscal debe de ser oportuno para evitar sanciones.
4. Disponer siempre del IVA acreditable en contra de la entidad que se encuentra
registrado en la cuenta del mismo nombre.
5. Se requiere un adecuado conocimiento de la ley para evitar riesgos o
sanciones por ser mala aplicación o no gozar de los beneficios por
desconocimiento de ella.
3.2.30. CONTROL INTERNO DE ANTICIPOS DE CLIENTES
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto proporcionar
seguridad razonable de que los anticipos recibidos de clientes fueron autorizados
por funcionarios responsables, que su registro fue oportuno y de tener en
salvaguarda la documentación que los respalda.

Medidas de control interno de anticipos de clientes
1. Vigilar la trasferencia oportuna a la cuenta de clientes cuando se tenga
conocimiento de que se facturo la mercancía o servicio motivo del anticipo.
2. Debido a que, por lo general, la aceptación de un anticipo lleva implícita una
contraprestación, es necesario cuidar que se cumpla con lo pactado para evitar
el pago de intereses u otro tipo de sanción al cliente en cuestión.
3. Identificar claramente cada anticipo recibido de clientes.
4. Cerciorarse que en total de los anticipos recibidos de clientes sea igual al saldo
mayor.
75
3.2.31. CONTROL INTERNO DE OTROS PASIVOS A LARGO PLAZO
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto asegurar a los
dueños que los registros contables corresponden con los saldos en las cuentas de
mayor, que su autorización fue realizada por un funcionario de la alta gerencia y
que se registraron de acuerdo a la legislación vigente.

Medidas de control interno de Otros pasivos a largo plazo
1. La suma de todos los auxiliares de otros pasivos a largo plazo debe ser igual
al saldo del libro mayor.
2. La contratación de este tipo de pasivos debe ser autorizada por la alta
administración, según la importancia del mismo.
3. Los contratos de compra y arrendamiento a largo plazo deben concertarse en
relación directa con la supervivencia y conveniencia de la entidad.
4. Respecto a las obligaciones por pagar, tener en cuenta lo siguiente:
a)
Que garanticen la obtención de financiamiento barato. Seguro y
oportuno;
b)
Especificar si los rendimientos se pagaran con intereses, partes
alícuotas de utilidades, reinversiones, o inclusive acciones. Además, si
los rendimientos se pagaran contra entrega de cupones;
c)
Especificar si la redención de obligaciones estará sujeta a sorteo o
conforme halla utilidades;
d)
Especificar las garantías colaterales;
e)
Especificar si las obligaciones o al portador;
f)
Evaluar la conveniencia de que la emisión se efectué por medio de una
institución de crédito fiduciaria;
g)
Las restricciones y/o condiciones legales a que este sujeta la emisión;
76
h)
Las obligaciones deben estar numeradas y adecuadamente
contabilizadas;
i)
Los importes de las obligaciones vendidas deben ser propiamente
recibidos, considerados los costos y honorarios incurridos en su emisión
y venta.
3.2.32. CONTROL INTERNO DE CAPITAL SOCIAL
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto asegurar a los
dueños que los registros contables soportan la información sobre la constitución
del capital social, aumentos o movimientos del mismo, que dichos movimientos
son autorizados y notificados, y que existe salvaguarda de la documentación que
respalda su propiedad.

Medidas de control interno de capital social
1. Expedir un certificado por cada parte de inversión en efectivo o en especie que
entreguen los socios.
2. Imprimir las acciones de acuerdo a los términos establecidos en el contrato de
la sociedad, según las practicas contables y legales en vigor.
3. Usar certificados de acciones y talonarios numerados ininterrumpidamente.
4. Guardar los certificados de acciones en caja de seguridad en custodia de un
funcionario autorizado.
5. Llevar un control adecuado de los conceptos que incrementen el capital social.
(Incrementos, nuevas aportaciones, aumento de socios, etc.)
6. Avisar a las autoridades correspondientes los aumentos de capital,
acompañado de la escritura respectiva.
7. Evitar incluir utilidades y pérdidas no provenientes de la operación normal,
salvo que los accionistas lo decidan y la reglamentación lo permita.
77
3.2.33. CONTROL INTERNO DE RESERVA LEGAL
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto asegurar a los
dueños que se ha constituido una reserva legal de acuerdo a las disposiciones
legales, que esta debidamente registrada y respaldada, y que las autoridades
tienen conocimiento de la misma.

Medidas de control interno de reserva legal
1. De acuerdo con la Ley General de Sociedades Mercantiles se deberá restituir
la reserva legal cuando haya disminuido.
2. Respetar las disposiciones de la Ley General de Sociedades Mercantiles
sobre constituirlo con el 5% de las utilidades anuales totales netas de la
sociedad.
3. No rebasar el tope de la quinta parte del capital social.
3.2.34. CONTROL INTERNO DE UTILIDADES RETENIDAS
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto asegurar a los
dueños que los registros contables

Medidas de control interno de utilidades retenidas
1. Cualquier movimiento de esta cuenta debe ser autorizado por el órgano
máximo de autoridad de la sociedad.
2. Basar los movimientos de la cuenta con documentación autorizada (actas del
consejo, actas de asamblea, etc.)
3. Todos los documentos de esta cuenta deben basarse en las disposiciones
legales y fiscales aplicables.
78
3.2.35. CONTROL
INTERNO
DE
RESULTADOS
DE
EJERCICIOS
ANTERIORES
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto asegurar a los
dueños que los movimientos de esta cuenta han sido autorizados por personal
responsable y que su pago es basad en la legislación aplicable.

Medidas de control interno de resultados de ejercicios anteriores
1. Cualquier movimiento de esta cuenta debe ser autorizado por el órgano
máximo de autoridad de la sociedad.
2. Basar los movimientos de la cuenta con documentación autorizada (actas del
consejo, actas de asamblea, etc.)
3. Pagar remanentes en función al monto de cada aportación, durante el tiempo
a que estuvo impuesta cada una de ellas, o al trabajo desarrollado por cada
miembro de la sociedad.
4. Para decretar el pago de remanentes, basarse en las disposiciones legales y
fiscales aplicables.
3.2.36. CONTROL INTERNO DE RESULTADOS DEL EJERCICIO
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto de asegurar a los
dueños que los registros contables de os resultados del ejercicio involucran
operaciones referentes al giro habitual de la empresa y que su saldo es veraz.

Medidas de control interno de resultados del ejercicio
1. La asamblea general de accionistas debe aprobar que aplicación se dará a las
utilidades o pérdidas del ejercicio.
79
2. El principal elemento de control eta constituido por la razonabilidad de las
cifras consignadas en el estado de resultados.
3. Asegurar que no se incluyen en estas utilidades o pérdidas que no provengan
de la operación normal de la entidad.
4. Llevar las cuentas que no provengan de la operación normal de la entidad a
una cuenta ex profeso y presentarla dentro del capital contable.
3.2.37. CONTROL INTERNO DE VENTAS
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener
información segura, oportuna y confiable y promover la eficiencia en las operación
es de ventas.

Medidas de control interno de ventas
1. Separación den funciones de ventas, cobro, registros en contabilidad.
2. Realizar el pedido de clientes de acuerdo a las especificaciones que se
reciban del mismo. Aceptarlo hasta que sea autorizado por el encargado.
3. Elaborar recibo por el servicio prestado, especificando toda la información
necesaria por el cliente, de acuerdo a la orden autorizada.
4. Realizar ajustes por devoluciones, descuentos o rebajas sobre ventas.
3.2.38. CONTROL INTERNO DE DEVOLUCIONES, DESCUENTOS Y REBAJAS
SOBRE VENTAS
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto tanto las
devoluciones, las rebajas o descuentos han sido autorizados por funcionario
responsable, que existe su documentación comprobatoria, y que se analizo el
beneficio de otorgaros o revisarlos.
80

Medidas de control interno de devoluciones, descuentos y rebajas
sobre ventas
a)
Devoluciones:
1. Contar con políticas de aceptación de devoluciones sobre ventas.
2. Ser autorizada por funcionario a cargo respaldada por nota de crédito
3. Recabar documentación soporte de la devolución.
4. Evitar que el personal que maneja ingresos tena relación con el
registro contable y con el manejo de cheques, etc.
b)
Descuento o rebajas:
1. Contar con políticas de aceptación de devoluciones sobre ventas.
2. Ser autorizada por funcionario a cargo respaldada por nota de crédito
3. Recabar documentación soporte de la rebaja o descuento.
4. Evaluar la conveniencia de concederlos directamente al recibo, o al
precio llano y el beneficio otorgarlo mediante nota de crédito.
3.2.39. CONTROL INTERNO DE COSTO DE VENTAS
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener
información segura, oportuna y confiable y que se cuenta con un sistema contable
seguro.

Medidas de control interno de costo de ventas
1. Verificar que el costo de ventas contenga todos los castros atribuidos a las
ventas del ejercicio.
2. Cuidar que las personas que manejan el costo de ventas sean ajenos al
registro de inventarios.
81
3. Implantar un adecuad sistema de contabilidad de costos integrado a la
contabilidad general.
4. Verificar que lo costos provenientes de amortización de cargos diferidos o
depreciación de activos fijos, coincidan con los créditos de las cuentas
correspondientes complementarias del activo.
3.2.40. CONTROL INTERNO DE COMPRAS
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener
información segura, oportuna y confiable, así como promover la eficiencia de
operaciones de adquisición compras.

Medidas de control interno de compras
1. En la compra de cualquier bien o servicio se deberá requisita pro triplicado,
numerada progresivamente, donde constara la cantidad, clase, clasificación y
especificación del bien a pedir.
2. Deberá autorizarse la compra por un funcionario de la alta gerencia.
3. Cotizar toda la información para realizar la orden de compra.
4. Registrar la compra en cuanto este revisada por personal responsable.
5. Realizar comparaciones de facturas contra las existencias físicas de bienes
adquiridos o servicio recibidos.
6. Realizar ajustes por concepto de devoluciones, rebajas o descuentos.
3.2.41. CONTROL INTERNO DE GASTOS SOBRE COMPRAS
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto de obtener
información veraz y oportuna, verifica que los gastos corresponden al ejercicio y
que fueron autorizados por un funcionario de alta gerencia.
82

Medidas de control interno de gastos sobre compras
1. Verificar que los créditos a esta cuenta sean de actividades eminentemente de
compras.
2. Los comprobantes de gastos deben reunir los requisitos fiscales y
administrativos.
3. Todo gasto deberá haber sido autorizado, según las políticas de la
administración.
4. Vigilar que los gastos correspondan al periodo en que se realizaron
5. Verificar que lo gastos provenientes de amortización de cargos diferidos o
depreciación de activos fijos, coincidan con los créditos de las cuentas
correspondientes complementarias del activo.
3.2.42. CONTROL INTERNO DE DEVOLUCIONES, DESCUENTOS Y REBAJAS
SOBRE COMPRAS
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto tanto las
devoluciones, las rebajas o descuentos han sido revisadas y autorizados por
funcionario responsable, que existe su documentación comprobatoria, y que se
analizo el beneficio de recibirlo..

Medidas de control interno de devoluciones, descuentos y rebajas
sobre compras
a)
Devoluciones:
1. Contar con políticas de aceptación de devoluciones sobre compras.
2. Ser autorizada por funcionario a cargo respaldada por nota de crédito
3. Recabar documentación soporte de la devolución.
83
4. Evitar que el personal que maneja ingresos tena relación con el
registro contable y con el manejo de cheques, etc.
b)
Descuento o rebajas:
1. Contar con políticas de aceptación de devoluciones sobre compras.
2. Ser autorizada por funcionario a cargo respaldada por nota de crédito
3. Recabar documentación soporte de la rebaja o descuento.
4. Evaluar la conveniencia de concederlos directamente al recibo, o al
precio llano y el beneficio otorgarlo mediante nota de crédito.
3.2.43. CONTROL INTERNO DE GASTOS DE ADMINISTRACIÓN
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto asegurar a los
dueños que información veraz y oportuna, verifica que los gastos corresponden al
ejercicio y que fueron autorizados por un funcionario de alta gerencia.

Medidas de control interno de gastos de administración
1. Verificar que los cargos a esta cuenta sean de actividades eminentemente de
ventas.
2. Los comprobantes de gastos deben reunir los requisitos fiscales y
administrativos.
3. Todo gasto cargado deberá haber sido autorizado, según las políticas de la
administración.
4. Vigilar que los gastos correspondan al periodo en que se realizaron
5. Verificar que lo gastos provenientes de amortización de cargos diferidos o
depreciación de activos fijos, coincidan con los créditos de las cuentas
correspondientes complementarias del activo.
84
3.2.44. CONTROL INTERNO DE GASTOS DE VENTA
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto de obtener
información veraz y oportuna, verifica que los gastos corresponden al ejercicio y
que fueron autorizados por un funcionario de alta gerencia.

Medidas de control interno de gastos de venta
1. Verificar que los cargos a esta cuenta sean de actividades eminentemente de
ventas.
2. Los comprobantes de gastos deben reunir los requisitos fiscales y
administrativos.
3. Todo gasto cargado deberá haber sido autorizado, según las políticas de la
administración.
4. Vigilar que los gastos correspondan al periodo en que se realizaron
5. Verificar que lo gastos provenientes de amortización de cargos diferidos o
depreciación de activos fijos, coincidan con los créditos de las cuentas
correspondientes complementarias del activo.
3.2.45. CONTROL INTERNO DE GASTOS FINANCIEROS
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener
información veraz y oportuna, verificar que los gastos corresponden al ejercicio,
que son producto de operaciones financieras y que fueron autorizados por un
funcionario de alta gerencia.
85

Medidas de control interno de gastos de financieros
1. Los cargos de esta cuenta debe tener un origen eminentemente financiero.
2. Verificar la procedencia, documentación, soporte, cálculos aritméticos,
etcétera de los cargos.
3. Realizar retenciones de enteros y retenciones de impuestos causados por
intereses pagados.
4. Vigilar que los gastos corresponden al periodo en que sucedieron.
5. Verificar que lo gastos provenientes de amortización de cargos diferidos o
depreciación de activos fijos, coincidan con los créditos de las cuentas
correspondientes complementarias del activo.
3.2.46. CONTROL INTERNO DE PRODUCTOS FINANCIEROS
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto proporcionar
información oportuna y veraz de los producto derivados de operaciones
financieras, y que han sido registrados, de a cuerdo a la normatividad.

Medidas de control interno de productos financieros
1. Los créditos de eta cuenta deben tener un origen eminentemente financiero.
2. Se debe vigilar la procedencia, documentación soporte, cálculos aritméticos,
etc., de cada abono.
3. Pagar los impuestos correspondientes que establece la legislación aplicable,
cuando alguno de estos ingresos estén grabados.
4. Vigilar que los créditos pertenezcan al periodo en que sucedieron.
5. Vigilar que se registren y cobren los ingresos, a que tiene derecho la entidad
(intereses de bonos, valores e inversiones)
86
3.2.47. CONTROL INTERNO DE OTROS GASTOS
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener
información veraz y oportuna de otros gastos, verificar que los gastos
corresponden al ejercicio y que fueron autorizados por un funcionario de alta
gerencia.

Medidas de control interno de otros gastos
1. Los cargos de esta cuenta debe tener un origen eminentemente financiero.
2. Verificar la procedencia, documentación, soporte, cálculos aritméticos,
etcétera de los cargos.
3. Realizar retenciones de enteros y retenciones de impuestos causados por
intereses pagados.
4. Vigilar que los gastos corresponden al periodo en que sucedieron.
5. Realizar pagos oportunos de obligaciones contraídas, para evitar el pago de
intereses moratorios.
6. Verificar que lo gastos provenientes de amortización de cargos diferidos o
depreciación de activos fijos, coincidan con los créditos de las cuentas
correspondientes complementarias del activo.
3.2.48. CONTROL INTERNO DE OTROS PRODUCTOS
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto proporcionar
información oportuna y veraz de los producto derivados de otras operaciones
financieras, y que han sido registrados, de a cuerdo a la normatividad.
87

Medidas de control interno de otros product
1. Los créditos de eta cuenta deben tener un origen eminentemente financiero.
2. Se debe vigilar la procedencia, documentación soporte, cálculos aritméticos,
etc., de cada abono.
3. Pagar los impuestos correspondientes que establece la legislación aplicable,
cuando alguno de estos ingresos estén grabados.
4. Vigilar que los créditos pertenezcan al periodo en que sucedieron.
5. Vigilar que se registren y cobren los ingresos, a que tiene derecho la entidad
(intereses de bonos, valores e inversiones)
3.2.49. CONTROL INTERNO DE IMPUESTOS DEL EJERCICIO
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto asegurar a los
dueños que se cuenta con información oportuna y veraz de los impuestos del
ejercicio y que su calculo, registro y pago, fueron realizados en tiempo y forma
según sus reglamentos correspondientes.

Medidas de control interno de impuestos del ejercicio
1. La suma de todos los auxiliares debe ser igual a la cuenta control de mayor.
2. El pago de todo tipo de impuestos, derecho o aprovechamiento a que este
sujeto la entidad, debe ser oportuno para evitar sanciones.
3. Es conveniente establecer archivos adecuados para todas las declaraciones
presentadas, clasificadas por cada impuesto, derecho o aprovechamiento.
4. Es indispensable tener un adecuado conocimiento, o bien contar con asesoría
especializada sobre el pago correcto y oportuno de todos los impuestos,
derechos y aprovechamientos a que esta sujeta la entidad para evitar riesgos
o sanciones o perder beneficios por desconocimiento de las leyes, y
disposiciones complementarias o conexas.
88
5. Contar, permanentemente, con un calendario de obligaciones fiscales.
6. Conciliar el saldo de la empresa con el del fisco federal y avisar cualquier
diferencia a los funcionarios de la alta gerencia.
3.2.50. CONTROL INTERNO DE PTU DEL EJERCICIO
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tiene por objeto proporcionar a los
dueños una confianza razonable de que las Participaciones a los Trabajadores de
las Utilidades del ejercicio han sido: calculadas, registradas y pagadas en tiempo
y forma de acuerdo a su legislación aplicable.

Medidas de control interno de PTU del ejercicio
1. El pago de las Participaciones a los Trabajadores de las Utilidades, debe ser
oportuno para evitar sanciones.
2. Es conveniente establecer archivos adecuados para todas las declaraciones
presentadas, del pago de las Participaciones a los Trabajadores de las
Utilidades.
3. Es indispensable tener un adecuado conocimiento, o bien contar con asesoría
especializada sobre el pago correcto y oportuno de Participaciones a los
Trabajadores de las Utilidades a que esta sujeta la entidad para evitar riesgos
o sanciones o perder beneficios por desconocimiento de las leyes, y
disposiciones complementarias o conexas.
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CONCLUSIONES
Una vez analizada toda la información referente al control interno se concluye
que el Sistema de Control Interno es un conjunto de planes métodos y
procedimientos que una organización adopta para salvaguardar sus bienes,
obtener información confiable de los registros realizados y de promover eficiencia
en las operaciones por parte del personal de la empresa, de acuerdo con las
políticas trazadas por la gerencia, en atención a las metas y los objetivos
planeados.
El control interno debe ajustarse a las necesidades y requerimientos de cada
organización, debe consistir en un sistema que permita tener una confianza
razonable de que sus acciones y sus registros se ajustan a las normas legales y
estatutarias aplicables a la organización.
Las medidas de control interno son de suma importancia para la organización, es
por eso que debe verificarse que la entidad cuente con un adecuado sistema
contable, además de un catálogo de cuentas claro y oportuno, fácil de usar para
el personal de la empresa.
Debe tenerse cuidado al diseñar este sistema, porque las regulaciones
innecesarias limitan la iniciativa y el grado de creatividad de los empleados,
además de producir una falta de involucramiento por parte de los mismos, lo que
podría causar una apatía al sistema, y un mal uso del mismo.
El costo de un sistema de control interno se debe diferenciar por el beneficio
general que produce al minimizar los riesgos y el impacto que tiene en el
cumplimiento de los objetivos de la empresa; es por esto que, en el proceso de
diseño del sistema de control interno conviene considerar que los procedimientos
que se hacen no resulten onerosos a la entidad.
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Cabe mencionar que la responsabilidad del sistema de control interno recae en el
personal de máxima autoridad en la entidad, y deberá ser delegada en línea
recta al personal de la misma.
Para un mejor uso del sistema de control interno por parte del personal de la
empresa, deberá introducirse una cultura de crecimiento y trascendencia que
permita al empleado, identificarse y optimizarlo en las operaciones diarias que
realice.
Se entenderá como Sociedad Civil al acuerdo entre dos o más socios que unen
recursos, esfuerzos conocimientos y trabajo para realizar un fin lícito de carácter
preponderantemente económico, sin constituir una especulación mercantil,
obligándose mutuamente a darse cuenta.
La importancia de un control interno en las sociedades civiles que prestan
servicios contables es la misma que en empresas mercantiles, la eficiencia de
sus operaciones y el valor de salvaguardar los bienes de la empresa son de
relevancia para ambas. Es por eso que al implementar el sistema de control
interno debemos atender a las siguientes recomendaciones:
Al diseñar un sistema de control interno se recomienda realizar un análisis de los
procesos y funciones de cada una de las áreas o departamentos integrantes de
la organización con el fin de identificar las debilidades de cada una, conocer los
riesgos y, derivado de ello, definir las medidas a utilizar para reducirlos
Establecer niveles jerárquicos en la empresa que permitan un adecuado
funcionamiento
en
la
operación
de
la organización,
y
un
grado
de
responsabilidad para todos los empleados de la misma, con el fin de optimizar el
sistema de control interno.
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Crear procedimientos que aseguren la exactitud de la información, implementar
una adecuada rotación de las actividades del personal de la empresa, afianzar al
personal que realiza actividades claves, establecer una política en la cual las
instrucciones sean dadas por escrito, realizar inspecciones técnicas frecuentes
que permitan un control de las operaciones y establecer al personal la finalidad
de las actividades que se realizan.
Al satisfacer las necesidades especificas de cada departamento se buscara un
funcionamiento sincronizado, en busca que lograrlos objetivos de la empresa.
Cada área deberá responsabilizar a un empleado del correcto uso y vigilancia del
sistema de control.
Para que un sistema de control interno funcione con eficiencia se recomienda
contar
con
programas
de
entrenamiento,
motivación,
participación
y
remuneración apropiada del recurso humano; creando en ella una cultura
empresarial encaminada a evitar operaciones fraudulentas.
Finalmente se concluye que la empresa Servicios Contables S.C. necesita el
sistema de control interno propuesto, puesto que se adecua a sus necesidades
cotidianas, siendo un sistema flexible que permite adaptarse a nuevos
requerimientos de la empresa, y sobre todo que le permitirá contar con
información fidedigna que le permita tomar decisiones acertadas que le permitan
trascender en el mercado, y que le proporcionen una ventaja ante sus
competidores.
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FUENTES DE INFORMACION
1. Alonso Cepeda, Gustavo (1997) “Auditoría y control interno”
1ª Edición Colombia, Editorial Mc Graw Hill
2. Código Civil Federal (1928)
3. IMCP (2011) “Normas De Auditoria Y Normas Para Atestiguar” Boletín 3050
32a Edición. México
4. Perdomo Moreno, Abraham (2004) “Fundamentos de Control Interno”
Novena Edición, México, Editorial Thomson
5. Rojas Díaz, Walter Orlando (2007) “Diseño de un sistema de control interno
en una empresa comercial de repuestos electrónicos” Tesis de titulo de
Contador Público. Universidad de San Carlos de Guatemala.
6. Santillana González, Juan Ramón (2000) “Como hacer y rehacer
una
contabilidad” 7ma Edición, México, Editorial Thomson
7. Santillana González, Juan Ramón (2003) “Establecimiento de medidas de
control
interno”
2da
Edición,
México,
Editorial
Thomson
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