instituto distrital de recreación y deporte oficina de control

INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE
OFICINA DE CONTROL INTERNO
INFORME FINAL DE EVALUACIÓN DEL PROCESO IDRD-STRD-SAS-015-2014
Y CONTRATO IDRD-CTO-1554-2014
“Realizar por el sistema de precios fijos unitarios la prestación del servicio de vallas
de seguridad y separación, que serán utilizadas para el cerramiento de las zonas
especiales en las actividades masivas organizadas y dirigidas por los proyectos
“Acciones Metropolitanas Para La Convivencia, Tiempo Libre Tiempo Activo,
Pedalea por Bogotá y Bogotá ParticipActiva en el lugar determinado por el IDRD”
Bogotá octubre de 2015
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INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE
Director General
Aldo Enrique Cadena Rojas
Jefe Oficina de Control Interno
Luis Francisco Cante Céspedes
Roberto Peñaranda Gómez
Evaluador de Control Interno - Contratista
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Contenido
1. HECHOS Y ANTECEDENTES...........................................................................................................5
1.1. Proceso de selección abreviada por subasta IDRD-STRD-SAS-015-2014........................................................5
1.2. Contrato de prestación de servicios No. 1554 de 2014...................................................................................8
2. ANÁLISIS Y OBSERVACIONES.......................................................................................................9
2.1. No hubo requerimiento al proponente para sustentar el precio ofrecido.....................................................9
2.2. El contrato contempla obligaciones ya previstas en otros contratos...........................................................14
2.2.1 Contratos de operadores logísticos.................................................................................15
2.2.2. Contratos de transporte de carga...................................................................................17
2.3. ETAPA CONTRACTUAL....................................................................................................................................20
2.3.1. ORDEN DE PAGO DEL 2 DE DICIEMBRE DE 2014............................................................20
2.3.2. ORDEN DE PAGO DEL 27 DE ENERO DE 2015............................................................28
2.3.3. ORDEN DE PAGO DEL 26 DE MARZO DE 2015................................................................32
3. CONCLUSIONES PRELIMINARES.................................................................................................38
4. OBSERVACIONES Y HALLAZGOS.................................................................................................40
4.1. Observación 1................................................................................................................................................40
4.2. Observación 2................................................................................................................................................43
4.3. Observación 3................................................................................................................................................44
4.4. Observación 4................................................................................................................................................46
4.5. Observación 5................................................................................................................................................46
4.6. Hallazgo 1.......................................................................................................................................................47
4.7. Hallazgo 2.......................................................................................................................................................51
4.8. Hallazgo 3.......................................................................................................................................................52
3
4.9. Hallazgo 4.......................................................................................................................................................54
4.10. Hallazgo 5.....................................................................................................................................................56
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1. HECHOS Y ANTECEDENTES
1.1. Proceso de selección abreviada por subasta IDRD-STRD-SAS-015-2014
El 3 de junio de 2014 se publicó en el SECOP el aviso de convocatoria al proceso
de selección abreviada por subasta IDRD-STRD-SAS-015-2014, cuyo objeto es
“Realizar por el sistema de precios fijos unitarios la prestación del servicio de
vallas de seguridad y separación, que serán utilizadas para el cerramiento de las
zonas especiales en las actividades masivas organizadas y dirigidas por los
proyectos “Acciones Metropolitanas Para La Convivencia, Tiempo Libre Tiempo
Activo, Pedalea por Bogotá y Bogotá ParticipActiva en el lugar determinado por el
IDRD”. El presupuesto oficial ascendió a la suma de TRESCIENTOS NOVENTA Y
TRES MILLONES DE PESOS M. LEGAL ($393.000.000.00), respaldados con los
certificados de disponibilidad presupuestal Nos. 471, 475, 480 Y 484 del 17 de
febrero de 2004.
En los estudios previos se contempló que “los proyectos de Inversión “ACCIONES
METROPOLITANAS PARA LA CONVIVENCIA”, “TIEMPO LIBRE TIEMPO
ACTIVO” y “BOGOTÁ PARTICIPACTIVA”... están dirigidos a todos los habitantes
de Bogotá D.C. y el cumplimiento de sus objetivos exigen la realización de
diferentes actividades de índole lúdico y deportivo que se desarrollan en Parques y
escenarios del Distrito, en las cuales se encuentra la contratación del servicio de
vallas de seguridad y separación, para ofrecer, a los usuarios de los programas
adscritos a los anteriores proyectos de inversión, una mayor seguridad y
delimitación adecuada, que garanticen el perímetro de la zona de producción o
zonas especiales, para los diferentes conciertos y actividades deportivas y
recreativas realizadas; además se debe cumplir con los requerimientos de "DEPAE"
para este tipo de eventos, permitiendo el adecuado aprovechamiento del tiempo
libre y el espacio público en Bogotá, con todo su soporte logístico implementario y
complementario, utilizado dentro de los proyectos de los proyectos antes
mencionados”. Allí se definió la selección abreviada por subasta inversa como
modalidad de selección y como modalidad, se describió el menor precio como
factor único de selección.
Las condiciones generales fijadas en los estudios previos pueden sintetizarse de la
siguiente manera:
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En la ficha técnica se determinó que se requieren hasta trescientas cincuenta (350)
vallas de separación y cien (100) vallas de seguridad de manera simultánea por
grupo. Las especificaciones técnicas serían las siguientes:
1) Vallas de separación al público de 2.00 X 1.40 metros con marco en Tubo
Perimetral de 1 ½ pulgadas, con un peso aproximado con tolerancias de 42 kilos,
lámina galvanizada de 2X1 metros calibre 22, dos ganchos de varilla de ½ pulgada
para enganchar en argollas de tubo galvanizado de 3/4, dos ángulos de 1 ½
pulgadas de 3/16 para sostener la lámina, todo el marco pintado en esmalte
plateado, que incluya el transporte, instalación cargue y descargue en el lugar
requerido por el Instituto en Bogotá D. C.
2) Valla de seguridad con un tamaño desde 1.20 X 1.20 metros y/o hasta 1.23 X
1.23 metros aproximadamente con un peso aproximado con tolerancias de 85 kilos
para cada valla.
En los pliegos de condiciones se acogieron los siguientes criterios generales:
La unidad de medida se tomará de la siguiente manera para la prestación del
servicio de
alquiler de vallas de separación y seguridad:
No.
CONCEPTO
MEDIDA
1
Vallas de separación al público.
DÌA DE SERVICIO
2
Valla de separación día adicional.
DÌA DE SERVICIO
3
Valla de seguridad.
DÌA DE SERVICIO
4
Valla de seguridad día adicional.
DÌA DE SERVICIO
En cuanto al plazo del contrato se estableció que “El contrato terminará cuando se
agote el valor del presupuesto asignado, no obstante para efectos de constitución
de garantía y vigencia el plazo se estima en DIEZ (10) MESES o hasta agotar el
presupuesto disponible, contados a partir de la firma del acta de iniciación, la cual
se suscribirá previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y
6
ejecución del contrato”.
Se estableció que podrían participar en el proceso las personas naturales o jurídicas,
Consorcios o Uniones Temporales que cuenten con la inscripción, calificación y
clasificación contenidas en el clasificador de bienes y servicios de la Organización de
Naciones Unidas (UNSPSC), dando aplicación a los Artículos 10 y 13 del Decreto 1510 de
2013, deberán estar registrado bajo los siguientes códigos:
CODIGO UNSPSC 321518
PRODUCTO Dispositivos de control de seguridad
CODIGO UNSPSC 321500
PRODUCTO Dispositivos y componentes y accesorios de control de automatización
Índices financieros:
Indice de Liquidez Mayor o Igual 1
Indice de Endeudamiento Menor o Igual 65%
Razón Cobertura de intereses Mayor o Igual 0
Capacidad organizacional:
Rentabilidad del Patrimonio Mayor o Igual al 7%
Rentabilidad del Activo Mayor o Igual al 3%
Experiencia:
Igual o superior al treinta por ciento (30%) del valor del presupuesto oficial en
máximo diez (10) contratos iniciados, ejecutados y terminados en los últimos
CINCO (5) años contados retroactivamente a partir de la fecha del Acto de Apertura
del presente proceso.
La propuesta económica se constituirá en la oferta inicial anterior a la subasta
inversa y el porcentaje de descuento ofrecido no podría ser inferior al 1% .
Luego del proceso de verificación de requisitos habilitantes, a la audiencia de
subasta acudieron tres proponentes habilitados: Publiseñales S:A:, HPC marketing
y Eventos S.A. y OPEN GROUP BTL LTDA. Realizada la subasta inversa, se
adjudicó el proceso a OPEN GROUP BTL LTDA quien ofreció un descuento del
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53% sobre el valor unitario oficial. Debe anotarse que no fue publicada en el
SECOP el acta de la audiencia de subasta.
1.2. Contrato de prestación de servicios No. 1554 de 2014
El 30 de julio de 2014 se suscribió el Contrato de prestación de servicios No. 1554
de 2014 celebrado entre el Instituto Distrital de Recreación y Deporte y Open Group
BTL Ltda cuyo objeto es “ Realizar por el sistema de precios fijos unitarios la
prestación del servicio de vallas de seguridad y separación, que serán utilizadas
para el cerramiento de las zonas especiales en las actividades masivas
organizadas y dirigidas por los proyectos “Acciones Metropolitanas Para La
Convivencia, Tiempo Libre Tiempo Activo, Pedalea por Bogotá y Bogotá
ParticipActiva en el lugar determinado por el IDRD”. Su duración se pactó hasta
“cuando se agote el valor del presupuesto asignado, no obstante para efectos de
constitución de garantía y vigencia el plazo se estima en DIEZ (10) MESES o hasta
agotar el presupuesto disponible”. El valor del contrato se estableció en trescientos
noventa y tres millones de pesos ($393.000.000), con una tasa de descuento del
53%, de conformidad con la oferta económica presentada por el contratista,
incluidos todos los gastos, impuestos y descuentos en que deba incurrir el
contratista. No queda claro si la tasa de descuento se aplica al valor allí indicado,
pues en ese caso el valor del contrato sería de $208.290.000. Sin embargo, al
remitirnos a los documentos del proceso de selección del contratista, selección
abreviada subasta inversa IDRD-STRD-SAS-0015-2014, el mencionado porcentaje
de descuento se refiere a los precios unitarios oficiales consignados en el Anexo 15
“propuesta económica” de los pliegos de condiciones, así:
ITEM
DESCRIPCION
Vallas de separación al público de 2.00 X 1.40 metros con marco en Tubo
Perimetral de 1 ½ pulgadas, con un peso aproximado con tolerancias de 42 kilos,
lámina galvanizada de 2X1 metros calibre 22 pintada en vinilo gris, dos ganchos de
varilla de ½ pulgada para enganchar en argollas de tubo galvanizado de 3/4, dos
ángulos de 1 ½ pulgadas de 3/16 para sostener la lámina, todo el marco pintado
en esmalte plateado, que incluya el transporte, instalación cargue y descargue en
1 el lugar requerido por el Instituto en Bogotá D. C
2 Vallas de separación día adicional
Valla de seguridad con un tamaño desde 1.20 X 1.20 metros y/o hasta 1.23 X 1.23
metros aproximadamente con un peso aproximado con tolerancias de 85 kilos
3 para cada valla.
4 Vallas de seguridad día adicional
PRECIO UNITARIO
OFICIAL IDRD
PORCENTAJE
VALOR
DE
UNITARIO
DESCUENTO CONTRATADO
$10.271
$6.832
53%
53%
$5.444
$3.621
$31.883
$20.998
53%
53%
$16.898
$11.129
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2. ANÁLISIS Y OBSERVACIONES
De acuerdo con la información disponible tanto en la carpeta física como en el
expediente virtual, así como de información recabada por esta Oficina, se ha
podido establecer lo siguiente.
2.1. No hubo requerimiento al proponente para sustentar el precio ofrecido
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 28 del Decreto 1510 de 2013 1, se trataría
de una propuesta artificialmente baja puesto que la sumatoria de los precios
unitarios oficiales suman $69.984 y fue contratado por $37.092. No existe, sin
embargo, constancia alguna de que el IDRD haya requerido a Open Group para
sustentar el precio ofrecido. El hecho de que a esa cifra se haya llegado después
de una larga puja en la subasta inversa realizada no exime a la entidad contratante
de esta obligación.
Analizando los contratos anuales celebrados por el IDRD para este mismo
propósito, se encontró que en los últimos cinco años se ha seleccionado el mismo
contratista a través de subastas que han arrojado ofertas finales de descuento
sobre el presupuesto oficial que fluctúan entre el 6% y el 57%, así:
1 Decreto 1510 de 2013. Artículo 28. Oferta con valor artificialmente bajo. Si de acuerdo con la información
obtenida por la Entidad Estatal en su deber de análisis de que trata el artículo 15 del presente decreto, el
valor de una oferta parece artificialmente bajo, la Entidad Estatal debe requerir al oferente para que explique
las razones que sustentan el valor ofrecido. Analizadas las explicaciones, el comité evaluador de que trata el
artículo anterior, o quien haga la evaluación de las ofertas, debe recomendar rechazar la oferta o continuar
con el análisis de la misma en la evaluación de las ofertas.
Cuando el valor de la oferta sobre la cual la Entidad Estatal tuvo dudas sobre su valor, responde a
circunstancias objetivas del oferente y de su oferta que no ponen en riesgo el cumplimiento del contrato si
este es adjudicado a tal oferta, la Entidad Estatal debe continuar con su análisis en el proceso de evaluación
de ofertas.
En la subasta inversa esta disposición es aplicable sobre el precio obtenido al final de la misma.
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Contrato
IDRD-CTO-0463-2010
IDRD-CTO-1463-2011
IDRD-CTO-1200-2012
IDRD-CTO-1260-2013
IDRD-CTO-1554-2014
Valor
Contratista
$163.812.600 OPEN GROUP BTL LTDA
$171.639.300 OPEN GROUP BTL LTDA
$190.451.150 OPEN GROUP BTL LTDA
$381.000.000 OPEN GROUP BTL LTDA.
$393.000.000 OPEN GROUP BTL LTDA,
Porcentaje
de
descuento
57,00%
51,00%
6,00%
6,00%
53,00%
Precio
Precio
unitario
Precio
unitario
oficial valla Precio unitario
unitario
contratado
de
contratado valla oficial valla
valla de
separación de separación de seguridad seguridad
$9.800
$4.214
$32.900
$14.147
$9.800
$4.802
$32.900
$16.121
$10.464
$9.836
$32.480
$30.531
$10.076
$9.471
$31.276
$29.399
$10.271
$4.827
$31.883
$14.985
Del comportamiento de los precios unitarios contratados para el alquiler de vallas,
puede observarse que el IDRD ha pagado por el día de alquiler de la vallas de
separación desde $4.214 hasta $10.464 y de vallas de seguridad desde $14.147
hasta $30.531. Puede observarse también que desde 2010 a la fecha el
presupuesto oficial ha permanecido prácticamente invariable, a pesar de que las
sucesivas subastas han arrojado precios finales muy diferentes.
Contratos de alquiler de vallas 2010-2014
Descuento obtenido en subasta inversa
0,60,57
0,53
0,51
0,5
0,4
0,3
0,2
0,1
0,06
0,06
0
IDRD-CTO-1463-2011
IDRD-CTO-1260-2013
IDRD-CTO-0463-2010
IDRD-CTO-1200-2012
IDRD-CTO-1554-2014
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Los valores finales obtenidos cada año fueron los siguientes.
Contratos de alquiler de vallas 2010-2014
Valores unitarios oficiales y contratados
$30.000
$26.250
$26.250
$26.704
$25.714
$26.213
$25.000
$20.184
$19.435
$20.000
$15.000
$10.462
$9.906
$9.181
$10.000
$5.000
$0
IDRD-CTO-0463-2010 IDRD-CTO-1463-2011 IDRD-CTO-1200-2012 IDRD-CTO-1260-2013 IDRD-CTO-1554-2014
Presupuesto oficial promedio
Valor unitario promedio
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Por su parte, al IDRD le ha costado el alquiler de vallas $163.812.600 en 2010
mientras en 2014 le costó $393.000.000, es decir, que este gasto se ha
incrementado en más del 240% en cuatro años
Contratos de alquiler de vallas 2010-2014
Valor anual contratado
$450.000.000
$400.000.000
381.000.000
393.000.000
$350.000.000
$300.000.000
$250.000.000
$200.000.000
163.812.600
190.451.150
171.639.300
$150.000.000
$100.000.000
$50.000.000
$0
IDRD-CTO-1463-2011
IDRD-CTO-1260-2013
IDRD-CTO-0463-2010
IDRD-CTO-1200-2012
IDRD-CTO-1554-2014
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Lo anterior quiere decir que el número de vallas/día contratados anualmente
muestra el siguiente comportamiento:
Contratos de alquiler de vallas 2010-2014
Vallas solcicitadas y contratadas
Vallas/día contratadas
Vallas/día solicitadas
45.000
39.673
40.000
35.000
30.000
25.000
17.843
20.000
19.604
16.406
15.000
10.0006.240
6.539
14.817
14.993
9.436
7.132
5.000
0
IDRD-CTO-1463-2011
IDRD-CTO-1260-2013
IDRD-CTO-0463-2010
IDRD-CTO-1200-2012
IDRD-CTO-1554-2014
Lo anterior indica que la demanda de servicios de alquiler de vallas por parte del
IDRD responde más a las vicisitudes de la subasta inversa que del comportamiento
de la necesidad de alquilar vallas, que se muestra errático. En otras palabras, el
menor precio unitario obtenido como resultado de la subasta inversa no se ve
reflejado en un menor costo del alquiler de vallas para el Instituto ya que aumenta
inexplicablemente el número de vallas contratadas.
Adicionalmente, el 27 de diciembre de 2013 se suscribió el contrato IDRD-CTO2368-2013 con TORCAR LTDA, cuyo objeto es “Suministrar por el sistema de
precios fijos unitarios VALLAS DE SEPARACION que serán utilizadas para el
cerramiento de las zonas especiales en los eventos deportivos masivos
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organizados y/o apoyados pro el proyecto Jornada Escolar 40 Horas Semanales”
por valor de $300.000.000 a un precio unitario de $457.139 por cada valla de
separación, es decir, se adquirieron 300 vallas aproximadamente. A pesar de esta
adquisición el valor que representa para en Instituto el alquiler de estos elementos
no descendió, antes bien la suma cancelada por este concepto siguió en aumento,
como se explicó más arriba.
2.2. El contrato contempla obligaciones ya previstas en otros contratos
De acuerdo con lo estipulado en los contratos de alquiler de vallas, el contratista se
obliga para con el IDRD a:
1. Cumplir con el objeto contratado en el tiempo y forma establecida, de conformidad con estos
pliegos de condiciones y la propuesta presentada por el Contratista y aceptada por el IDRD.
2. Contar con las vallas de separación y seguridad de conformidad con el requerimiento técnico
establecido, las cuales deben estar disponibles para cuando el IDRD lo requiera para realizar las
actividades de la Subdirección de Recreación y Deportes.
3. Tener capacidad instalada para cumplir con el alquiler de vallas de separación y seguridad
cuando éste sea requerido en sitios diferentes simultáneamente para eventos masivos y según la
cantidad establecida en la presente ficha técnica.
4. Prestar el servicio de transporte que sea necesario para el desplazamiento de las vallas al lugar
donde lo requiera el IDRD.
5. Proporcionar el personal necesario y suficiente para el manejo, cargue y descargue de las vallas
que garanticen la instalación del cerramiento según las indicaciones establecidas por el Supervisor
del contrato.
6. Prestar el servicio durante las horas requeridas.
7. Garantizar la instalación de las vallas con la anterioridad requerida según la especificación técnica
del servicio antes de realizarse el evento, el Supervisor del Contrato realizará la respectiva
programación con dos (2) días de anticipación, igualmente el tiempo de anticipación con que se
deben colocar las vallas será determinado por la entidad de control correspondiente.
8. Contar con el personal necesario y calificado de acuerdo con lo señalado en la ficha técnica con el
conocimiento técnico de los equipos ofrecidos para prestar la asesoría técnica en los sitios que se
requiera.
9. Prestar el servicio de Lunes a Domingos sin que los dominicales y festivos impliquen costo
adicional por el servicio; el horario se determinará según las necesidades del Instituto Distrital para
la Recreación y el Deporte reservándose el derecho de modificarlos en jornadas de veinticuatro (24)
14
horas diarias.
10. Disponer como mínimo de la cantidad de vallas determinadas en la presente ficha técnica tanto
de seguridad como de separación, para la realización de actividades de carácter simultáneo y se
solicitará para la prestación del servicio desde veinte (20) vallas de separación y diez (10) vallas de
seguridad, hasta las cantidades requeridas en la presente ficha, de conformidad con las
especificaciones determinadas por el supervisor del contrato. (En la ficha técnica se especifica que
el contratista deberá contar con hasta trescientas cincuenta (350) vallas de separación y cien (100)
vallas de seguridad de manera simultánea por grupo).
11. Realizar el cargue y descargue de las vallas antes y de spués del evento respectivamente en los
horarios determinados por el Supervisor del Contrato.
12. Reemplazar en forma inmediata en caso de daño o falla eventual, los elementos utilizados o en
su defecto el equipo completo, en la ejecución de la prestación de algún servicio.
13. Presentar el informe de las actividades realizadas cuando el supervisor del contrato lo requiera
donde se efectué un análisis detallado y las recomendaciones correspondientes a la prestación del
servicio en cada uno de los puntos o lugares asignados.
14. El representante legal de la compañía o su delegado, deberá asistir personalmente a las
reuniones periódicas que convoque el IDRD durante el desarrollo del contrato, con el objeto de
atender reclamaciones o sugerencias y tomar decisiones relativas al servicio, las cuales quedaran
consignadas en actas y serán de obligatorio cumplimiento.
15. En caso que el montaje requiera ser instalado con uno o más días de anterioridad el proponente
deberá responsabilizarse del cuidado y vigilancia de los equipos.
16. Aceptar y cumplir las instrucciones y consignas tanto verbales como escritas que le sean
impartidas por el IDRD a través de su Supervisor.
17. Asumir el pago de los salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones de carácter laboral, del
personal que contrate para la ejecución del objeto contratado, de conformidad con lo establecido en
la Ley.
18. Las demás que le asigne el IDRD mediante comunicación escrita y que correspondan a la
naturaleza del servicio contratado.
2.2.1 Contratos de operadores logísticos
Ahora bien, analizando también los contratos celebrado desde 2010, nos
encontramos que anualmente se han venido celebrando contratos cuyo objeto es la
“prestación del servicio de operadores logísticos que apoyaran la seguridad
preventiva en la zona de producción y seguridad de artistas en los eventos
15
desarrollados por los proyectos del IDRD”, así:
IDRD-STRD-LP-010-2010
IDRD-STRD-LP-026-2011
IDRD-STRD-SAS-010-2012
IDRD-STRD-LP-006-2013
IDRD-STRD-SAS-010-2014
IDRD-CTO-434-2010
IDRD-CTO-1513-2011
IDRD-CTO-1149-2012
IDRD-CTO-1618-2013
IDRD-CTO-1481-2014
$435.635.800 OPEN GROUP BTL LTDA,
$447.937.775 OPEN GROUP BTL LTDA,
$631.693.504 OPEN GROUP BTL LTDA.
$711.580.000 OPEN GROUP BTL LTDA.
$730.000.000 OPEN GRUOP BTL LTDA.
Al analizar las obligaciones contractuales de estos contratos anuales nos
encontramos con lo siguiente:
1. Prestar el servicio con una cantidad máxima de mil quinientos (1.500) operadores logísticos para
cubrir eventos de manera simultánea y un mínimo de un (1) operador logístico.
2. Prestar el servicio con el personal capacitado, disponible, necesario y que cuente con los equipos
requeridos para desempeñar la función encomendada dando cumplimiento a los parámetros
establecidos en el Decreto No. 599 de 2013 y de conformidad con las regulaciones establecidas en
la resolución No. 671 del 15 de septiembre de 2011 y los Decretos, Leyes o normas reglamentarias
que los modifique o amplíen.
3. Ejecutar todas las acciones logísticas y operativas en la cantidad de operadores logísticos
solicitados por el Supervisor del Contrato antes, durante y después del evento, dichas acciones
corresponden al montaje y desmontaje de vallas, imagen institucional, sillas, mesas, carpas,
instalación de publicidad, señalización, andamios, muro de contención y todo lo necesario para el
desarrollo de los eventos realizados y/o apoyados por el IDRD.
4. Garantizar que el servicio cumpla con el número de elementos requeridos por la FOPAE, en
perfecto estado de funcionamiento y de conformidad con las exigencias establecidas para la
atención de aglomeraciones.
5. Cumplir con los requisitos básicos, perfil del personal, capacitación y contextura física
establecidos en el Decreto No. 599 de 2013 y Decreto 599 del 26 de Diciembre de 2013 y de
conformidad con las regulaciones establecidas en la resolución No. 671 del 15 de septiembre de
2011 los cuales serán verificados por el encargado del evento según las condiciones que este
establezca para tal fin.
6. Programar la cantidad de operadores logísticos establecidos por el supervisor del contrato en
cuanto a número de hombres y mujeres requeridos para la prestación del servicio según las
condiciones del evento.
7. El Contratista garantizará que los operadores logísticos que prestan el servicio deben estar
identificados con carné de la empresa que presta el servicio, dicho carné debe estar visible y
utilizado con porta escarapela antes, durante y después del evento con el fin de identificar el talento
16
humano perteneciente a la empresa prestadora del servicio.
8. Realizar los trámites necesarios con las entidades distritales correspondientes, para obtener los
permisos requeridos para el desarrollo de eventos con aglomeraciones de público donde sean
exigidos.
Además de que evidentemente estos contratos siempre han sido adjudicados al
mismo contratista, llama la atención que en las obligaciones de unos y otros
coincide la obligación para el contratista de montaje y desmontaje de vallas, lo que
sugiere que posiblemente el IDRD está pagando dos veces por el mismo servicio
con el mismo operador.
2.2.2. Contratos de transporte de carga
También anualmente, la Subdirección Técnica de Recreación y Deporte ha venido
celebrando contratos para el transporte de carga, cuyo objeto es “Prestar por el
sistema de precios unitarios fijos el servicio público integral de transporte terrestre
automotor de carga, que incluya el servicio de operarios, instalación, cargue y
descargue de las vallas y en general todas las señales y elementos que el IDRD
requiera transportar, para el cumplimiento y desarrollo de las actividades que
adelanta la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes, en el lugar que se
indique del Distrito Capital? cuya adjudicación se llevará a cabo por zonas de
conformidad con las condiciones señaladas en los presentes pliegos de
condiciones”, así:
IDRD-STRD-LP-014-2010
IDRD-STRD-SAS-035-2012
IDRD-STRD-SAS-007-2013
IDRD-STRD-SAS-003-2014
IDRD-CTO-449-2010
IDRD-CTO-1982-2012
IDRD-CTO-1306-2013
IDRD-CTO-1478-2014
$755.185.400 TRANSPORTES Y MUDANZAS CHICO SA
$1.012.963.717 TRANSPORTES Y MUDANZAS CHICO SA
$1.732.026.576 TRANSPORTES Y MUDANZAS CHICO SA
$603.337.987 TRANSPORTES Y MUDANZAS CHICO SA
Las obligaciones específicas del contratista se pactaron así:
1. Cumplir con el objeto del contrato en la forma y tiempo pactado de acuerdo a la ficha técnica, la
propuesta presentada y el contrato de tal forma que contribuya al logro de los resultados con dicha
contratación.
2. Suministrar el personal requerido para la prestación de los servicios, de acuerdo con la
programación establecida por el Supervisor del Contrato.
17
3. El personal requerido para la prestación del servicio deberá ser reemplazado, cuando haya lugar,
por otro que cumpla con los requisitos mínimos, garantizando el desarrollo normal del servicio.
4. Suministrar el material necesario de señalización vial requerido para estacionar el vehículo, que
deberá ser instalado de manera obligatoria cuando el vehículo se detenga para realizar la prestación
del servicio.
5. Ejecutar todas las acciones logísticas y operativas asignadas por el Instituto en la cantidad de
operarios solicitados por el instituto antes, durante y después del evento, tales como: traslado,
instalación, montaje y desmontaje de tarimas y todos los elementos requeridos para el desarrollo de
los eventos donde sean programados por el Supervisor del Contrato.
6. El contratista deberá dotar, al personal de acuerdo con las normas de seguridad industrial
exigidas para este tipo de servicio, sin que genere costo adicional para el IDRD.
7. Dotar los vehículos con un sistema de comunicación, celular o avantel que deberá estar en
servicio antes, durante y después de la prestación del servicio.
8. Realizar el mantenimiento a los elementos de señalización de Ciclovía utilizados para el
cerramiento de los corredores viales, módulos de servicio y tarimas, dicho mantenimiento
consistente en soldadura, reemplazo de tornillería faltante, lavado y limpieza, en el lugar, fecha y
horario determinado por el Supervisor del Contrato con los operarios establecidos por el Contratista
que asegure el mantenimiento a la totalidad de los elementos, este servicio no generará un costo
adicional para el Instituto y éste será asumido por el Contratista.
9. El contratista deberá disponer simultáneamente del número de camiones asignado por zona, con
la capacidad señalada en la ficha técnica.
10. Garantizar que los vehículos que prestan el servicio se encuentren en perfecto estado mecánico,
latonería, pintura, higiene y funcionamiento.
11. Prestar los servicios de acuerdo con las indicaciones del supervisor del contrato, en las fechas y
horas solicitadas por el mismo.
12. Pagar los gastos de combustible y mantenimiento del parque automotor.
13. El contratista deberá garantizar el adecuado traslado y manipulación de los elementos
entregados por el Instituto para la prestación del servicio, en caso de comprobar que los elementos
fueron manipulados de manera inadecuada el Contratista asumirá el costo de reposición o
reparación del elemento averiado.
14. El Contratista asumirá el costo de los daños que se ocasionen a las bodegas del IDRD o a los
lugares donde realice el cargue, descargue o traslado de elementos y realizará las reparaciones
correspondientes.
15. Entregar al supervisor del contrato, el respectivo soporte del servicio el día hábil siguiente a la
prestación de este.
18
16. El contratista deberá reemplazar o sustituir en forma inmediata el vehículo que presente daño o
falla eventual, el cual debe cumplir con las mismas especificaciones técnicas en un plazo máximo de
treinta (30) minutos.
17. Poseer y transportar con elementos de protección para los bienes transportados, tales como
fieltros, mantas, cuerdas, etc.
18. Prestar el servicio de transporte de carga con vehículos que cumplan con las especificaciones
técnicas establecidas en la ficha técnica.
19. Prestar los servicios de transporte de carga en Bogotá y su área metropolitana bajo las
condiciones establecidas en la ficha técnica y con prioridad en la zona asignada.
20. Recibir por acta los elementos que estarán bajo su custodia y manejo una vez cumplidos los
requisitos de ejecución.
21. Constituir las garantías exigidas para la ejecución del contrato.
22. Constituyen derechos y deberes del contratista para efectos del contrato los contenidos en el
artículo 5° de la Ley 80 de 1993.
23. Participar con la calidad y oportunidad requerida en la implementación y mejoramiento continuo
del sistema de gestión de calidad – SGC y del modelo estándar de control interno - MECI, dentro de
los parámetros de la norma técnica y de acuerdo a las directrices de la administración del IDRD.
24. Las demás que le asigne el Instituto mediante comunicación escrita, por conducto del supervisor
del contrato y que correspondan a la naturaleza del servicio contratado.
Tenemos de nuevo que en los contratos anuales de transporte de carga, está
prevista la obligación de transporte, instalación, cargue y descargue de vallas, lo
que sugiere que posiblemente el IDRD está pagando nuevamente por la realización
de una actividad ya prevista en otros casos, así:
Contratos de alquiler de vallas:
Contratos de logística:
Contratos de transporte:
- Prestar el servicio de transporte que sea necesario para el - Montaje y desmontaje de vallas,
desplazamiento de las vallas al lugar donde lo requiera el IDRD.
muro de contención …
- Proporcionar el personal necesario y suficiente para el manejo, cargue
y descargue de las vallas que garanticen la instalación del cerramiento
según las indicaciones establecidas por el Supervisor del contrato.
- Contar con el personal necesario y calificado de acuerdo con lo
señalado en la ficha técnica con el conocimiento técnico de los
equipos ofrecidos para prestar la asesoría técnica en los sitios que se
requiera.
- Realizar el cargue y descargue de las vallas antes y después del
evento respectivamente en los horarios determinados por el Supervisor
del Contrato.
- Servicio de operarios, instalación, cargue y
descargue de las vallas
- Traslado, instalación, montaje y desmontaje
de tarimas y todos los elementos requeridos
para el desarrollo de los eventos donde sean
programados por el Supervisor del Contrato.
- Servicio de operarios, instalación, cargue y
descargue de las vallas
19
En conclusión, en los contratos de alquiler de vallas se contrata el suministro de las
vallas, su transporte, cargue y descargue y montaje y desmontaje. Pero el
transporte, cargue y descargue y montaje y desmontaje están también contratadas
en otros contratos, por lo que se corre el riesgo de que el IDRD llegue a pagar mas
de una vez por los mismos servicios, teniendo en cuenta que los contratos se
ejecutan simultáneamente.
2.3. ETAPA CONTRACTUAL
Para el momento de realización de la presente evaluación, con cargo al contrato
1554 de 2014 se habían tramitado tres pagos así:
Num
Fecha
Valor Orden de pago N° factura Valor factura Valor pagado
1 2 de dic de 14
$125.139.913
6863 $126.593.831 $125.139.913
2 27 de ene de 15
$153.117.010
7149 $153.117.010 $153.117.010
7357 $16.977.400
3 26 de mar de 15
$50.331.840
$50.331.840
7358 $33.354.440
TOTAL
$328.588.763
$330.042.681 $328.588.763
Teniendo en cuenta que el valor total del contrato fue de $ 393.000.000, en el
momento el saldo es de $64.411.237.
Analizando cada uno de estos pagos, esta oficina encuentra los siguiente:
2.3.1. ORDEN DE PAGO DEL 2 DE DICIEMBRE DE 2014
Esta orden se tramitó para el pago de la factura N° 6863 de 2014. Todas las
solicitudes de vallas que se pagan con esta factura corresponden a la realización
del Festival de Verano, realizado entre el 1° y el 10 de agosto de 2014. Como se
puede observar en el cuadro precedente, esta factura aparece por valor de
$109.132.613 por concepto de un (1) “ALQUILER DE VALLAS DE CERRAMIENTO
Y MURO DE CONTENCION (SIC) SEGÚN CONTRATO” y $17.593.831 por IVA,
para un total de $ 126.593.831. El pago, sin embargo, se tramitó por $
125.139.913. aparece un documento denominado “NOTA CREDITO” por valor de $
1.453.918 sin que se especifique a qué corresponde. La factura no cumple con los
requisitos establecidos por la DIAN. No se especifican los valores unitarios:
20
Junto con la factura, aparece un documento que contiene una hoja de de cálculo,
sin firma, con problemas de legibilidad y con columnas “FECHA DEL SERVICIO
“EVENTO”, “LUGAR”, “PROGRAMA”, “QUIEN SOLICITA”, “VALLA SEPARACIÓN”,
“ADICIONAL VALLA SEPARACIÓN”, MURO O VALLA SEGURIDAD”, “ADICIONAL
MURO O VALLA SEGURIDAD” y “TOTAL SERVICIO”. No se especifica el valor
21
unitario de cada uno, ni el valor total de los servicios relacionados. El cuadro anexo
con el cual se soporta el valor de la factura no es claro, no especifica los valores
unitarios, no está firmado, no presta ningún mérito probatorio.
22
23
Los soportes de los servicios (“FORMATO DE VERIFICACIÓN -SERVICIO DE
VALLAS) son extremadamente deficientes: No cuentan con el nombre o con la
identificación de quien da fe del número de vallas instaladas, no establece si se
trata de primer día de vallas o de días adicionales. No existe manera de verificar si
efectivamente ese número de vallas fue utilizado.
24
Esta Oficina revisó estos formatos de verificación del servicio de alquiler de vallas
con que se soporta la factura. El resultado de esta verificación se presenta a
continuación:
25
De acuerdo con los términos contractuales, el valor a pagar debía calcularse de la
siguiente manera.
NUM
1
2
3
4
5
6
SUBTOTAL
DIA
SUBTOTAL
VALLA
ADICIONAL
ADICIONAL
VALLAS
SEPARACIÓ
VALLA
SEPARACIÓ
VALLA DE
FECHA
ACTIVIDAD ESCENARIO SEPARACIÓN
N
SEPARACIÓN
N
SEGURIDAD
01/08/14 CONCIERTO INAUGURAL
PARQUE SIMON BOLÍVAR
1200
$6.532.800
$0
400
02/08/14 TENIS DE MESA
UDS
$0
150
$543.150
02/08/14 SOFTBOL FEMENINO
UDS
40
$217.760
$0
02/08/14 CONICROSS PARQUE SIMON BOLÍVAR
400
$2.177.600
$0
02/08/14 CIRCUITO YOMASA
USME
600
$3.266.400
$0
02/08/14 CONCIERTO AMBIENTAL
PARQUE EL LAGO
330
$1.796.520
$0
60
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
02/08/14 DUNT
PARQUE EL TUNAL
100
$544.400
02/08/14 DUNT
PARQUE EL TUNAL
$0
02/08/14 FESTIVAL GASTRONOMICO
PARQUE SIMON BOLÍVAR
200
$1.088.800
02/08/14 FESTIVAL LENOVO
PUENTE CLL 108 CRA 9 60
$326.640
04/08/14 PLAYA DE VERANO
PARQUE SIMON BOLÍVAR
$0
02/08/14 FESTIVAL DE PARQUE
VERANO EL TUNAL
20
$108.880
03/08/14 TENIS DE MESA
UDS
$0
03/08/14 CONICROSS PARQUE SIMON BOLÍVAR
$0
03/08/14 DUNT
PARQUE EL TUNAL
$0
03/08/14 FESTIFANTASÍA
PARQUE EL LAGO
20
$108.880
03/08/14 FESTIVAL GASTRONOMICO
PARQUE SIMON BOLÍVAR
$0
03/08/14 FESTIVAL LENOVO
PUENTE CLL 108 CRA 9
$0
03/08/14 GUINESS RECORD
PARQUE SIMON BOLÍVAR
100
$544.400
03/08/14 PLAYA DE VERANO
PARQUE SIMON BOLÍVAR
$0
03/08/14 RUTA CICLISTICA
PARQUE
DE LANACIONAL
MUJER
450
$2.449.800
03/08/14 FESTIVAL DE PARQUE
VERANO EL TUNAL
20
$108.880
03/08/14 BOXEO
PARQUE EL TUNAL
40
$217.760
04/08/14 TENIS DE MESA
UDS
150
$816.600
04/08/14 FESTIVAL AL COLEGIO
PARQUE SIMON BOLÍVAR
100
$544.400
04/08/14 FESTIFANTASÍA
PARQUE EL LAGO
$0
04/08/14 FESTIVAL GASTRONOMICO
PARQUE SIMON BOLÍVAR
$0
04/08/14 PLAYA DE VERANO
PARQUE SIMON BOLÍVAR20
$108.880
05/08/14 TENIS DE MESA
UDS
$0
05/08/14 CICLOVIA NOCTURNA
KRA 7 CLL 21
$0
05/08/14 CICLOVIA NOCTURNA
AV BOYACA CLL 11
30
$163.320
05/08/14 COLEGIOS ALTALUD
FESTIVAL
100
$544.400
05/08/14 FESTIFANTASÍA
PARQUE EL LAGO
$0
05/08/14 FESTIVAL GASTRONOMICO
PARQUE SIMON BOLÍVAR
$0
05/08/14 PLAYA DE VERANO
PARQUE SIMON BOLÍVAR
$0
05/08/14 SHOW PIROTÉCNICO
PARQUE SIMON BOLÍVAR
1200
$6.532.800
06/08/14 TENIS DE MESA
UDS
$0
06/08/14 DUNT
VELODROMO
40
$217.760
06/08/14 FESTIFANTASÍA
PARQUE EL LAGO
$0
06/08/14 FESTIVAL GASTRONOMICO
PARQUE SIMON BOLÍVAR
$0
06/08/14 FESTIVAL DE CAMPIN
PORRAS
1000
$5.444.000
06/08/14 PARTIDO DE LAS
ESTADIO
ESTRELLAS
DE TECHO
350
$1.905.400
06/08/14 PLAYA DE VERANO
PARQUE SIMON BOLÍVAR
$0
07/08/14 AJEDREZ AL PARQUE
PARQUE SIMON BOLÍVAR20
$108.880
07/08/14 CARRERA DE TALUD
AVENTURAS
40
$217.760
07/08/14 DUNT
VELODROMO
$0
07/08/14 FESTIVAL COMETAS
PARQUE EL TUNAL
400
$2.177.600
07/08/14 KARTS
PRD
2400 $13.065.600
07/08/14 FESTIVAL GASTRONOMICO
PARQUE SIMON BOLÍVAR
$0
07/08/14 PLAYA DE VERANO
PARQUE SIMON BOLÍVAR
$0
07/08/14 TEATRO DE VERANO
PARQUE EL TUNAL
20
$108.880
07/08/14 AJEDREZ AL PARQUE
PARQUE SIMON BOLÍVAR
$0
08/08/14 DUNT
VELODROMO
$0
08/08/14 FESTIFANTASÍA
PARQUE EL LAGO
$0
08/08/14 KARTS
PRD
$0
08/08/14 FESTIVAL GASTRONOMICO
PARQUE SIMON BOLÍVAR
$0
08/08/14 YO ME LLAMO
PALACIO DE LOS DEPORTES
250
$1.361.000
08/08/14 PLAYA DE VERANO
PARQUE SIMON BOLÍVAR
$0
09/08/14 AJEDREZ AL PARQUE
PARQUE SIMON BOLÍVAR
$0
09/08/14 BMX COLOMBIA
UDS
40
$217.760
09/08/14 ENCUENTRO CULTURAL
PARQUE EL TUNAL
400
$2.177.600
09/08/14 ENDURO CROSS
PEPS
700
$3.810.800
09/08/14 FESTIFANTASÍA
PARQUE EL LAGO
$0
09/08/14 KARTS
PRD
$0
09/08/14 FESTIVAL GASTRONOMICO
PARQUE SIMON BOLÍVAR
$0
09/08/14 HASSAN
PALACIO DE LOS DEPORTES
250
$1.361.000
09/08/14 PADRINOS MÁGICOS
COLISEO EL CAMPIN
117
$636.948
09/08/14 PLAYA DE VERANO
PARQUE SIMON BOLÍVAR
$0
09/08/14 TEATRO DE VERANO
PARQUE EL TUNAL
$0
10/08/14 AJEDREZ AL PARQUE
PARQUE SIMON BOLÍVAR
$0
10/08/14 BMX COLOMBIA
UDS
$0
72
73
74
75
76
77
10/08/14 CIRCUITO CICLISTICO
BARRIO 77 DE
DE AGOSTO
AGOSTO
10/08/14 CONCIERTO CLAUSURA
PARQUE EL TUNAL
400
10/08/14 ENDURO CROSS
PEPS
10/08/14 KARTS
PRD
10/08/14 FESTIVAL GASTRONOMICO
PARQUE SIMON BOLÍVAR
10/08/14 PADRINOS MÁGICOS
COLISEO EL CAMPIN
78
10/08/14 PLAYA DE VERANO
PARQUE SIMON BOLÍVAR
79
10/08/14 TRIATLON
TOTAL
$0
$2.177.600
$0
$0
$0
$0
20
20
40
$0
$362.100
$0
$0
$0
$0
$543.150
$1.448.400
$362.100
$0
$724.200
$217.260
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$72.420
$724.200
$0
$543.150
$0
$0
$0
$72.420
$724.200
$72.420
$0
$543.150
$0
$72.420
$724.200
$0
$0
$72.420
$0
$0
$144.840
$0
$0
$724.200
$72.420
$0
$72.420
$144.840
$72.420
$8.690.400
$724.200
$0
$0
$72.420
$0
$0
$0
$72.420
$8.690.400
$724.200
$0
$0
$0
$72.420
$72.420
$144.840
700
2400
200
117
$0
$0
$2.534.700
$8.690.400
$724.200
$423.657
100
150
400
100
200
60
20
200
150
20
200
20
150
20
200
20
40
200
20
20
40
20
2400
200
20
20
2400
200
$0
BIBLIOTECA VIRGILIO BARCO
600
$3.266.400
12207 $66.454.908
70
20
33
120
300
40
20
30
40
73
300
$0
11237
$0
$40.689.177
1506
DIA
ADICIONAL
SUBTOTAL
SUBTOTAL
VALLA DE
ADICIONAL
SEGURIDAD SEGURRIDAD SEGURIDAD
$6.759.200
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$1.013.880
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$1.182.860
$337.960
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$557.634
$0
$0
$0
$0
$0
$2.027.760
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$5.069.400
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$675.920
$337.960
$0
$0
$506.940
$0
$0
$0
$0
$675.920
$1.233.554
$0
$0
$0
$0
$0
$5.069.400
$0
$0
$0
$0
20
300
300
20
$0
$0
$0
$0
$222.580
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$3.338.700
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$3.338.700
$0
$0
$0
$222.580
$0
$0
$0
$544.400
$362.100
$1.088.800
$326.640
$222.580
$108.880
$543.150
$1.448.400
$362.100
$108.880
$724.200
$217.260
$1.727.260
$337.960
$2.449.800
$108.880
$217.760
$816.600
$544.400
$72.420
$724.200
$108.880
$543.150
$557.634
$163.320
$544.400
$72.420
$724.200
$72.420
$8.560.560
$543.150
$217.760
$72.420
$724.200
$5.444.000
$1.905.400
$72.420
$108.880
$217.760
$144.840
$2.177.600
$18.135.000
$724.200
$72.420
$108.880
$72.420
$144.840
$72.420
$12.029.100
$724.200
$2.036.920
$337.960
$72.420
$217.760
$2.684.540
$3.810.800
$72.420
$12.029.100
$724.200
$2.036.920
$1.870.502
$222.580
$72.420
$72.420
$144.840
$0
$7.247.000
$2.534.700
$12.029.100
$724.200
$1.236.074
$222.580
73
$0
$0
$0
$3.338.700
$0
$812.417
$0
20
$222.580
$0
$25.448.388
1033
300
TOTAL
$13.292.000
$543.150
$217.760
$2.177.600
$3.266.400
$2.810.400
$0
$3.266.400
$11.496.257 $144.088.730
26
El número de vallas en algunos eventos parece absolutamente desproporcionada.
Por ejemplo en el evento “kars”, según dichos documentos, se utilizaron 2.700
valla, 2.400 de separación y 300 de seguridad, es decir, se hicieron cerramiento de
más de cinco kilómetros, una distancia equivalente a la existente en la avenida 698
desde la calle 13 hasta la calle 100. Únicamente por este ítem el valor del alquiler
de vallas es de alrededor de $ 110 millones de pesos, mientras que el costodel
evento en general rondó los $ 320 millones.
En algunos de los formatos de verificación se registraron anotaciones que no
fueron tomados en cuenta por la supervisión en relación con el desarrollo del
contrato, así:
•
•
•
•
•
•
•
2 de agosto de 2014. Anotación del responsable: (Antonio Talero): “Al igual
que la mayoría de los servicios, hubo inconvenientes con la llegada, Sin
embargo la instalación se hizo oportunamente y sin contratiempos”.
2 de agosto: Pista de patinaje Tunal: “se solicitaron 150 vallas” y se registran
100
instaladas.
- 5 de agosto: “El encargado confirma que las vallas de sepación son las
mismas de seguridad.
7 de agosto: “El día 7 de agosto el contratista responsable de Open Group
desplaza 23 vallas restantes de las 200 de softball para completar los
cerramientos propuestos y utilizar 40 vallas”
10 de agosto: Circuito ciclístico 7 de agosto. 2Se solicitó para el evento 70
vallas y no llegó ninguna. Se hace descuento por la no prestación del
servicio 50%” Olga Díaz.
10 de agosto:”Se recibieron 300 vallas el día viernes 8 de agosto a las 13.00
y las 300 restantes el sábado 9 de agosto a las 20:40 h después de
numerosas llamadas y solicitudes al proveedor”.
De acuerdo con los términos establecidos en los pliegos de condiciones, se
contratarían hasta 350 vallas de manera simultánea, pero de acuerdo con este
informe se llegaron a instalar hasta 4975 vallas de manera simultánea, como
sucedió el 10 de agosto de 2014 desbordando en más de quince veces la
capacidad solicitada. En efecto, en la ficha técnica del proceso de contratación
IDRD-STRD-015-2014 se lle lo siguiente.:
27
Sin embargo, de acuerdo con la relación de vallas utilizadas diariamente durante el
Festival de verano, encontramos los siguiente:
NUM
FECHA
lun 04/ago 14
mar 05/ago 14
mié 06/ago 14
jue 07/ago 14
vie 08/ago 14
sáb 09/ago 14
dom 10/ago 14
Total
DIA
DIA
VALOR DIA
ADICIONAL
VALOR DIA
ADICIONAL
ADICIONAL
VALLAS
VALOR DIA
VALLA
DÍA
VALLA DE
VALLA DE
VALLA DE
VALLA DE
SEPARACIÓN SEPARACIÓN SEPARACIÓN ADICIONAL SEGURIDAD SEGURIDAD SEGURRIDAD SEGURRIDAD
$25.347
$77.903
120
$38.108
40
0
$118.286
0
$32.589
$100.161
1280
$48.996
300
120
$152.082
0
$21.726
$66.774
1410
$32.664
20
0
$101.388
0
$43.452
$133.548
2880
$65.328
280
300
$202.776
0
$32.589
$100.161
270
$48.996
2699
40
$152.082
300
$57.936
$178.064
1727
$87.104
2520
103
$270.368
340
$28.968
$89.032
655
$43.552
3720
270
$135.184
330
$336.753
$1.034.997
12117
$506.292
10509
1363
$1.571.514
970
TOTAL
TOTAL
VALLAS
VALOR
160
$798.120
1.700 $10.082.380
1.430
$7.748.460
3.460 $21.762.000
3.309 $15.257.579
4.690 $24.051.062
4.975 $25.270.970
24.959 $137.845.141
Por último, es importante anotar que la gran mayoría de los formatos de verificación
está firmado por Yesid Díaz, supervisor del contrato. Como, observando las fechas
y logares de prestación del servicio, es imposible que se encontrara físicamente en
todos los lugares en que se prestaron estos servicios, no aparece claro para esta
oficina qué herramientas de verificación fueron utilizadas para verificar las
condiciones en que se prestó el mismo y, en consecuencia, para determinar el
monto del pago a realizar.
2.3.2. ORDEN DE PAGO DEL 27 DE ENERO DE 2015
Esta orden de pago se tramitó para el pago de la factura N° 7149 por valor de
$153.117.010. Cubre servicios prestados entre el 13 de septiembre y el 7 de
diciembre de 2014, así:
28
La factura 7149 del 9 de de diciembre de 2014 no cumple con los requisitos
exigidos por la DIAN para esta clase de documentos: no discrimina los servicios
prestados ya que se limita a consignar: 1 “ALQUILER DE VALLAS Y MURO DE
CONTENCIÓN SEGÚN RELACIÓN ADJUNTA Y CONTRATO”, por valor de $
131.997.422. IVA por $ 21.119.588 para un total de $153.117.010.
La relación adjunta a que se refiere la factura consiste en una hoja de cálculo sin
ninguna firma y en donde se discrimina el número de vallas alquilado sin que se
distinga para cada evento cual de ellas corresponde a día de alquiler y cual a día
29
adicional, que tiene precios sustancialmente diferentes:
30
Los soportes de los servicios (“FORMATO DE VERIFICACIÓN -SERVICIO DE
VALLAS) son extremadamente deficientes: No cuentan con el nombre o con la
identificación de quien da fe del número de vallas instaladas, no establece si se
trata de primer día de vallas o de días adicionales. No existe manera de verificar si
efectivamente ese número de vallas fue utilizado. Esta Oficina revisó estos
formatos de verificación del servicio de alquiler de vallas con que se soporta la
factura. El resultado de esta verificación se presenta a continuación:
NUM
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
FECHA
ACTIVIDAD
ESCENARIO
SEPARACIÓN SEGURIDAD
12/09/14 ECOYOGA PARQUE EL LAGO
450
210
13/09/14 ECOYOGA PARQUE EL LAGO
450
210
03/10/14 SUPERATE CPMPLEJO ACUÁTICO
700
18/10/14 ECOYOGA PARQUE EL LAGO
450
180
19/10/14 ECOYOGA PARQUE EL LAGO
450
180
19/10/14 SUPERMARATON
ENTRE
AEROBICA
53 Y 63
1200
350
03/11/14 CIERRE 40X40CAMPIN
1900
150
04/11/14 CIERRE 40X40CAMPIN
1900
150
09/11/14 MOUNTAIN BIKE
PARQUE NACIONAL
800
14/11/14 PEDALEA POR
PEEPSB
BOGOTÁ
15/11/14 PEDALEA POR
GRAN
BOGOTÁ
ESTACIÓN
15/11/14 VELODROMOVELODROMO
16/11/14 PEDALEA POR
GRAN
BOGOTÁ
ESTACIÓN
16/11/14 PEDALEA POR
GRAN
BOGOTÁ
ESTACIÓN
17/11/14 PEDALEA POR
GRAN
BOGOTÁ
ESTACIÓN
23/11/14 ACCIONES AFIRMATIVAS
ESTADIO CENTRAL
23/11/14
ESTADIO SERVITÁ
28/11/14 LANZAMIENTOPLAZA
NAVIDAD
DE BOLÍVAR
29/11/14 APOYO INSTITUCIONAL
PLAZOLETA ALFILES
29/11/14 APOYO INSTITUCIONAL
PLAZOLETA ALFILES
29/11/14 LANZAMIENTOPLAZA
NAVIDAD
DE BOLÍVAR
30/11/14 ECOYOGA PARQUE EL LAGO
30/11/14 ECOYOGA PARQUE EL LAGO
06/12/14 NOCHE DE VELITAS
PARQUE SIMON BOLIVAr
07/12/14 NOCHE DE VELITAS
PARQUE SIMON BOLIVAr
FORO AMBIENTAL
GRAN ESTACIÓN
TOTAL
1200
450
380
600
400
400
491
950
1950
390
390
1950
450
450
1900
1900
450
23001
INICIO
06:00:00
06:00:00
FINAL
18:00:00
18:00:00
06:00:00
06:00:00
18:00:00
18:00:00
OBSERVACIONES
LAS VALLAS SE RETIRAN
EL 15 DE NOV A LAS
18:00 DE ACUERDO A LAS
SOLICITUD
450
450
180
180
580
580
150
4000
Con la información de los soportes y de acuerdo con los términos contractuales, el
valor a pagar debía calcularse de la manera que se presenta en el siguiente
cuadro, y que Esta oficina comparó los valores allí contenidos, que son los que se
muestran en el cuadro anterior. De Acuerdo con esto, el valor de las vallas
alquiladas correspondería a $ 168.324.780, valor diferente al expresado en la
factura.
31
NUM
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
FECHA
ACTIVIDAD
12/09/14 ECOYOGA
13/09/14 ECOYOGA
03/10/14 SUPERATE
18/10/14 ECOYOGA
19/10/14 ECOYOGA
19/10/14 SUPERMARATON AEROBICA
03/11/14 CIERRE 40X40
04/11/14 CIERRE 40X40
09/11/14 MOUNTAIN BIKE
14/11/14 PEDALEA POR BOGOTÁ
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
15/11/14 PEDALEA POR BOGOTÁ
15/11/14 VELODROMO
16/11/14 PEDALEA POR BOGOTÁ
16/11/14 PEDALEA POR BOGOTÁ
17/11/14 PEDALEA POR BOGOTÁ
23/11/14 ACCIONES AFIRMATIVAS
23/11/14
28/11/14 LANZAMIENTO NAVIDAD
29/11/14 APOYO INSTITUCIONAL
29/11/14 APOYO INSTITUCIONAL
29/11/14 LANZAMIENTO NAVIDAD
30/11/14 ECOYOGA
30/11/14 ECOYOGA
06/12/14 NOCHE DE VELITAS
07/12/14 NOCHE DE VELITAS
FORO AMBIENTAL
TOTAL
ESCENARIO
PARQUE EL LAGO
PARQUE EL LAGO
CPMPLEJO ACUÁTICO
PARQUE EL LAGO
PARQUE EL LAGO
ENTRE 53 Y 63
CAMPIN
CAMPIN
PARQUE NACIONAL
PEEPSB
GRAN ESTACIÓN
VELODROMO
GRAN ESTACIÓN
GRAN ESTACIÓN
GRAN ESTACIÓN
ESTADIO CENTRAL
ESTADIO SERVITÁ
PLAZA DE BOLÍVAR
PLAZOLETA ALFILES
PLAZOLETA ALFILES
PLAZA DE BOLÍVAR
PARQUE EL LAGO
PARQUE EL LAGO
PARQUE SIMON BOLIVAR
PARQUE SIMON BOLIVAR
GRAN ESTACIÓN
SEPARACIÓN
450
SEPAD
SEGURIDAD DIA AD SEG
210
450
210
700
450
180
450
1200
1900
180
350
150
1900
150
800
1200
450
380
600
400
400
490
950
1950
390
450
390
1950
450
450
180
450
1900
180
580
1900
450
15110
7890
580
150
2250
1750
TOT
$5.998.380
$3.966.540
$3.810.800
$5.491.440
$3.632.670
$12.447.100
$12.878.300
$8.549.250
$4.355.200
$6.532.800
$2.449.800
$2.068.720
$3.266.400
$2.177.600
$1.448.400
$2.667.560
$5.171.800
$18.219.900
$2.123.160
$1.412.190
$12.069.000
$5.491.440
$3.632.670
$20.144.440
$13.334.720
$4.984.500
$168.324.780
2.3.3. ORDEN DE PAGO DEL 26 DE MARZO DE 2015
Esta orden de pago se tramitó para pagar las facturas Nos 7357 del 4 de marzo de
2015 por valor de 16.977.400 y 7358 del 4 de marzo de 2005 por $33.354.440 para
un total de $ 50.331.840. Contempla el pago de servicios prestados entre el 16 de
diciembre de 2014 y el 12 de enero de 2015, relacionados especialmente con la
novena de navidad, apoyo a las actividades del Parque Nacional y en Monserrate.
La factura 7357 contempla el pago de “6 caminones tiempo completo y un
operario”, “SERV 16 CAMINONES TIEMPO COMPLETO CADA UNO CON 4
OPERARIOS Y 2 OPERARIOS ADICIONAL PARA RECREOVÍA” Y “4
OPERARIOS ADICIONALES PROGRAMA RECREOVÍA”. Como soporte de la
prestación de estos servicios se encuentra una certificación fechada el 5 de marzo
de 2015, es decir, un día después de emitida la factura, suscrita por Francy Bibiana
Sarmiento Prieto, Coordinadora Programa Ciclovía, Luis Carlos Baracaldo Prieto,
Gestor Operativo Programa Ciclovía y Yesid Antonio Díaz, Supervisor del contrato.
En este documento se certifica que el contratista prestó los servicios señalados en
32
la Factura 7357 por valor de $ 15.477.380, con la anotación de que “este valor en
neto (sic) por la prestación del servicio, no tiene incluido el valor de los impuestos
aplicables”. La factura 7357 se emitió por valor de $ 16.977.400, por lo que no
corresponde a los servicios certificados y no contempla pago de IVA.
33
La Factura 7357 se emite por la prestación de servicios que no corresponden al
objeto del contrato, que como se explicó en el análisis de la fase precontractual,
corresponde única y exclusivamente al alquiler de vallas. Los precios ofrecidos por
el contratista en desarrollo de la selección abreviada por subasta inversa,
corresponden única y exclusivamente a los valores de alquiler de valla por día, no
contemplan la posibilidad de pago de camiones ni de operarios, servicios que
corresponden a los contratos de transporte y logística, según el caso. Se
pagaron,entonces, servicios no contemplados y posiblemente se destinaron dineros
al pago obligaciones deferentes a las que estaba previsto contractual y
presupuestalmente, tal como se expuso en el aparte 1.2. de este informe.
Por su parte, la factura 7358 se expide por “ALQUILER DE VALLAS DE
CERRAMIENTO Y MURO” por valor de $ 28.753.828 y $4.600.612 por IVA, para un
total de $33.354.440. Nuevamente, la factura no refleja el detalle de los servicios
34
prestados, ni el valor unitario de cada uno:
35
La relación anexa, nuevamente sin ninguna firma ni totalizada, ni discriminada, es
como sigue:
De nuevo, el detalle de los servicios prestados no corresponde al valor consignado
en la factura. No discrimina los servicios por día de alquiler y día adicional, lo que
hace imposible determinar el valor real a pagar de acuerdo con las condiciones
contractuales.
36
Los soportes de los servicios (“FORMATO DE VERIFICACIÓN -SERVICIO DE
VALLAS) son extremadamente deficientes: No cuentan con el nombre o con la
identificación de quien da fe del número de vallas instaladas, no establece si se
trata de primer día de vallas o de días adicionales. No existe manera de verificar si
efectivamente ese número de vallas fue utilizado. Esta Oficina revisó estos
formatos de verificación del servicio de alquiler de vallas con que se soporta la
factura. El resultado de esta verificación se presenta a continuación:
NUM
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
FECHA
ACTIVIDAD
ESCENARIO
SEPARACIÓN SEGURIDAD
16/12/14 NOVENA NAVIDAD PARQUE LA GAITANA
240
120
17/12/14 NOVENA NAVIDAD CANDELARIA LA NUEVA
240
120
18/12/14 NOVENA NAVIDAD PARQUE LA AURORA
240
120
19/12/14 NOVENA NAVIDAD PARQUE CAYETANO CAÑIZALES 240
120
20/12/14 NOVENA NAVIDAD PARQUE ATAHUALPA
240
120
21/12/14 NOVENA NAVIDAD PARQUE SAN CRISTÓBAL
240
120
21/12/14 APOYO PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
100
22/12/14 NOVENA NAVIDAD PARQUE BOSQUE SAN CARLOS 240
120
22/12/14 APOYO PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
100
23/12/14 NOVENA NAVIDAD PARQUE VILLA LUZ
240
120
23/12/14 APOYO PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
100
24/12/14 APOYO PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
100
25/12/14 APOYO PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
100
26/12/14 APOYO PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
100
27/12/14 APOYO PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
100
28/12/14 APOYO PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
100
29/12/14 APOYO PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
100
30/12/14 APOYO PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
100
31/12/14 APOYO PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
100
01/01/15 APOYO PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
100
02/01/15 APOYO PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
100
03/01/15 APOYO PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
100
04/01/15 APOYO PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
100
04/01/15 APOYO PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
100
05/01/15 APOYO PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
100
06/01/15 APOYO PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
100
07/01/15 APOYO PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
100
08/01/15 APOYO PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
100
09/01/15 APOYO PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
100
10/01/15 APOYO PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
100
11/01/15 APOYO PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
100
11/01/15 APOYO MONSERRATE
MONSERRATE
180
12/01/15 APOYO MONSERRATE
MONSERRATE
180
12/01/15 APOYO PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
100
TOTAL
4680
960
INICIO
FINAL
OBSERVA
37
Con la información de los soportes y de acuerdo con los términos contractuales, el
valor a pagar debía calcularse de la manera que se presenta en el siguiente
cuadro, y que Esta oficina comparó los valores allí contenidos, que son los que se
muestran en el cuadro anterior. De Acuerdo con esto, el valor de las vallas
alquiladas sería como presenta a continuación:
NUM
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
FECHA
ACTIVIDAD
16 de dic de 2014 NOVENA NAVIDAD
17 de dic de 2014 NOVENA NAVIDAD
18 de dic de 2014 NOVENA NAVIDAD
19 de dic de 2014 NOVENA NAVIDAD
20 de dic de 2014 NOVENA NAVIDAD
21 de dic de 2014 NOVENA NAVIDAD
21 de dic de 2014 APOYO PARQUE NACIONAL
22 de dic de 2014 NOVENA NAVIDAD
22 de dic de 2014 APOYO PARQUE NACIONAL
23 de dic de 2014 NOVENA NAVIDAD
23 de dic de 2014 APOYO PARQUE NACIONAL
24 de dic de 2014 APOYO PARQUE NACIONAL
25 de dic de 2014 APOYO PARQUE NACIONAL
26 de dic de 2014 APOYO PARQUE NACIONAL
27 de dic de 2014 APOYO PARQUE NACIONAL
28 de dic de 2014 APOYO PARQUE NACIONAL
29 de dic de 2014 APOYO PARQUE NACIONAL
30 de dic de 2014 APOYO PARQUE NACIONAL
31 de dic de 2014 APOYO PARQUE NACIONAL
1 de ene de 2015 APOYO PARQUE NACIONAL
2 de ene de 2015 APOYO PARQUE NACIONAL
3 de ene de 2015 APOYO PARQUE NACIONAL
4 de ene de 2015 APOYO PARQUE NACIONAL
4 de ene de 2015 APOYO PARQUE NACIONAL
5 de ene de 2015 APOYO PARQUE NACIONAL
6 de ene de 2015 APOYO PARQUE NACIONAL
7 de ene de 2015 APOYO PARQUE NACIONAL
8 de ene de 2015 APOYO PARQUE NACIONAL
9 de ene de 2015 APOYO PARQUE NACIONAL
10 de ene de 2015 APOYO PARQUE NACIONAL
11 de ene de 2015 APOYO PARQUE NACIONAL
11 de ene de 2015 APOYO MONSERRATE
12 de ene de 2015 APOYO MONSERRATE
12 de ene de 2015 APOYO PARQUE NACIONAL
TOTAL
ESCENARIO
PARQUE LA GAITANA
CANDELARIA LA NUEVA
PARQUE LA AURORA
PARQUE CAYETANO CAÑIZALES
PARQUE ATAHUALPA
PARQUE SAN CRISTÓBAL
PARQUE NACIONAL
PARQUE BOSQUE SAN CARLOS
PARQUE NACIONAL
PARQUE VILLA LUZ
PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
PARQUE NACIONAL
MONSERRATE
MONSERRATE
PARQUE NACIONAL
SEPARACIÓN
240
SEPAD
240
240
240
240
240
SEGURIDAD DIA AD SEG
120
120
120
120
120
120
100
240
100
240
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
120
120
180
180
100
520
120
TOT
$3.334.320
$2.204.520
$2.204.520
$2.204.520
$2.204.520
$2.204.520
$544.400
$2.204.520
$362.100
$2.204.520
$362.100
$362.100
$362.100
$362.100
$362.100
$362.100
$362.100
$362.100
$362.100
$362.100
$362.100
$362.100
$362.100
$362.100
$362.100
$362.100
$362.100
$362.100
$362.100
$362.100
$362.100
$979.920
$651.780
$362.100
$29.270.360
3. CONCLUSIONES PRELIMINARES
De lo anteriormente expuesto, esta Oficina concluye de manera preliminar que:
3.1. Los precios obtenidos luego del desarrollo de la subasta inversa indican la
posible presencia de ofertas con precios artificialmente bajos, al registrar
variaciones en los precios finales de hasta un 57%,sin que se haya requerido al
oferente para que sustente dichos precios desconociendo la obligación establecida
en Artículo 28 del Decreto 1510 de 2013 e incumpliendo el deber de análisis
38
establecido en el artículo 15 del mismo decreto.
3.2. El contrato 1554 de 2014, contempla obligaciones que ya habían sido
incluidas en los contratos de apoyo logístico vigentes de manera simultánea y
suscritos con el mismo contratista, desconociendo los fines de la contratación
estatal establecidos en el artículo 3° de la Ley 80 de 1993 e incumpliendo las
obligaciones establecidas en el numeral 1° del artículo 26 de la misma ley,
desconociendo el principio de responsabilidad establecido en dicha norma.
3.3. El contrato 1554 de 2014 contempla así mismo obligaciones que ya habían
sido incluidas en los contratos de transporte vigentes de manera simultánea,
desconociendo los fines de la contratación estatal establecidos en el artículo 3° de
la Ley 80 de 1993 e incumpliendo las obligaciones establecidas en el numeral 1°
del artículo 26 de la misma ley, desconociendo el principio de responsabilidad
establecido en dicha norma.
3.4. A pesar de que el IDRD adquirió en propiedad 300 vallas en 2013, dicha
adquisición no redundó en la disminución del valor que le significó el alquiler de las
mismas, antes bien, el valor del alquiler continuó en aumento. Esto quiere decir
que no se logró la finalidad perseguida al suscribir el Contrato IDRD-CTO-23682013 con TORCAR LTDA cuyo objeto es “Suministrar por el sistema de precios
fijos unitarios VALLAS DE SEPARACION que serán utilizadas para el cerramiento
de las zonas especiales en los eventos deportivos masivos organizados y/o
apoyados pro el proyecto Jornada Escolar 40 Horas Semanales”
3.5. Las facturas no discriminan las cantidades, valores unitarios y valores totales
de los servicios prestados y facturados por lo que resulta imposible determinar con
exactitud qué servicios se están pagando.
3.6. Las facturas hacen referencia a reportes sin firma contenidos en hojas de
cálculo que no aportan la información necesaria para determinar el monto a pagar.
No se especifica el valor unitario de los servicios prestados, no se indica si se está
cobrando el día inicial o el día adicional del alquiler de vallas, no se indican
subtotales.
3.7. Los soportes de los pagos consisten en un formato llamado “FORMATO DE
VERIFICACIÓN .- SERVICIO DE VALLAS” en donde no se consigna claramente
quién verificó la prestación del servicio, ni cual es su cargo o identificación, ya que
únicamente se plasman firmas ilegibles. No se anotan las horas de llegada y de
recogida de las vallas. Se encuentran formatos firmados por el supervisor del
contrato respecto de eventos simultáneos en donde resulta imposible su presencia
39
para verificar la prestación del servicio. En general, no existen los soportes
suficientes para ordenar los pagos.
3.8. Verificados los formatos de verificación del servicio de vallas, la información
contenida en ellos difiere de los datos contenidos en las hojas de cálculo que
acompañan las facturas y a la información contenida en las mismas facturas. En
suma, no se reúnen los requisitos necesarios para adelantar los pagos
correspondientes, a pesar de lo cual los pagos se han efectuado.
3.9. En la factura 7357 del 4 de marzo de 2015 no se discrimina el IVA generado.
3.10. En la factura 7357 del 4 de marzo de 2015 se incluyen servicios que no
fueron contratados. Se registraron pagos por servicios ajenos al contrato 1554 de
2013, con lo cual se destinaron dineros comprometidos para aplicarlos al pago de
obligaciones diferentes a las adquiridas a través de este contrato.
3.11. Las anteriores circunstancias ameritan la solicitud de explicaciones a los
responsables de los procesos involucrados.
4. OBSERVACIONES Y HALLAZGOS
4.1. Observación 1
CONDICIÓN
Los precios obtenidos luego del desarrollo de la subasta inversa indican la posible
presencia de ofertas con precios artificialmente bajos, al registrar variaciones en
los precios finales de hasta un 57% sin que se haya requerido al oferente para que
sustente dichos precios.
CRITERIO
Decreto 1510 de 2013. Artículo 15: Deber de análisis de las Entidades Estatales.
La Entidad Estatal debe hacer durante la etapa de planeación el análisis necesario
para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación desde la
perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de análisis de
riesgo. La Entidad Estatal debe dejar constancia de este análisis en los
Documentos del Proceso. Decreto 1510 de 2013. Artículo 28: Oferta con valor
artificialmente bajo. Si de acuerdo con la información obtenida por la Entidad
40
Estatal en su deber de análisis de que trata el artículo 15 del presente decreto, el
valor de una oferta parece artificialmente bajo, la Entidad Estatal debe requerir al
oferente para que explique las razones que sustentan el valor ofrecido. Analizadas
las explicaciones, el comité evaluador de que trata el artículo anterior, o quien haga
la evaluación de las ofertas, debe recomendar rechazar la oferta o continuar con el
análisis de la misma en la evaluación de las ofertas.
CAUSA
Falta de aplicación de la norma.
EFECTO
Riesgo de contratación a precios fuera del mercado. Riesgo de cumplimiento del
contrato por oferta artificialmente baja.
OBSERVACIONES DE LA SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECREACIÓN Y
DEPORTES
“REQUERIMIENTO AL PROPONENTE PARA SUSTENTAR EL PRECIO OFRECIDO.
Estima la oficina de Control interno que toda vez que el oferente ofreció en la subasta un
descuento del 53% de los valores establecido por la Entidad, se trataría de una propuesta
artificialmente baja, por lo tanto se debió seguir el procedimiento establecido el el artículo
28 del Decreto 1510 de 2013, que estipula "...la Entidad Estatal debe requerir al oferente
para que explique las razones que sustentan el valor ofrecido...", norma que se considera
violada toda vez que al momento de la revisión del expediente por parte de la Oficina de
Control no se pudo evidenciar el cumplimiento de la misma.
En primer lugar quiero informar que al momento de la realización de la Audiencia de
subasta, esto es 21 de Julio de 2014, no me encontraba ejerciendo el cargo de Subdirector
de Recreación y Deportes, lo que no significa que revisadas las observaciones realizadas
por la Oficina de Control Interno no pueda proceder a dar respuestas a las misma despues
de realizar las investigaciones pertinentes. Si bien es cierto lo que se establece a folios 8
del informe, parágrafo primero, no ha sido publica en el SECOP el acta de la Audiencia de
Subasta, no es menos cierto que la misma existe en medio magnético en la Oficina de
contratación, audio que da constancia del cumplimiento de la norma que se estima como
violada por parte de la Oficina de Control interno, en el audio se evidencia que por parte del
funcionario correspondiente por parte del IDRD se pidió el explicación respectiva al
oferente por el precio ofrecido; en tal virtud se recomienda solicitar a la oficina de
contratación el audio de la Audiencia en mención y como medida correctiva se sugiere que
41
la oficina de Contratación una vez termine la audiencia respectiva, proceda a la
transcripción de la misma en los casos en los que las diligencias sean gravadas y no
transcritas en el momento de su realización. De igual manera debe tenerse en cuenta que
en el SECOP por Ley deben publicarse cada una de las actas que hacen parte del proceso
contractual a más tardar a los tres días siguientes a su ocurrencia”.
RESPUESTA
El acta de la audiencia debe reflejar la realidad de lo sucedido en una audiencia de
adjudicación, consignando los hechos relevantes que allí ocurren. Solicitar al
proponente explicaciones sobre el precio ofrecido por considerar que posiblemente
se trata de un precio artificialmente bajo constituye el cumplimiento de un a
obligación legal y debe quedar constancia de ello en el acta, más en un caso como
estos en donde el precio ofrecido por el servicio es un 53% más bajo que el
presupuesto oficial estimado. En el acta de la audiencia no se consignó esta
circunstancia. Es importante precisar que una oferta de descuento de más del 50%
en el precio oficial del servicio subastado puede constituir o bien una lesión enorme
para el contratista, lo cual comprometería la responsabilidad del Instituto o bien un
error mayúsculo en el cálculo del precio oficial de este servicio.
OBSERVACIONES DE LA SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECREACIÓN Y
DEPORTES
“PORCENTAJE DE DESCUENTO PRESUPUESTO OFICIAL. Para dar claridad a la
inquietud presentada a folio 8, parágrafo 2, item 1.2., correspondiente a que el presupuesto
oficial corresponde a la suma de $393.000.000 millones, con una tasa de descuento del
53% de conformidad con la oferta económica presentada y no se indica si el descuento se
aplica al valor del presupuesto oficial quedando en $208.290.000 millones o si es a cada
uno de los items del contrato.
La clausula tercera del contrato N° 1554 de 2014, establece "El valor del presente contrato
es por la suma de $393.000.000 millones de pesos, con una tasa de descuento del 53%,
de conformidad con la oferta económica presentada por el contratista, incluidos todos los
gastos, impuestos y descuentos", clausula que da claridad a que se aplica el descuento
ofertado, esto es, a cada uno de los ítems qué conforman el contrato, es decir, con la tasa
de descuento ofertado se conseguirá la optimización de los recursos presupuestados, toda
vez que si el contrato se encontraba estipulado para cubrir los eventos realizados por el
42
IDRD durante el tiempo de 10 meses, éste se extenderá más allá y abarcará nuevos
eventos que no se encontraban inicialmente presupuestado por la falta de recursos
públicos, por ende, es la misma clausula 2a del contrato en mención que estipula: "El plazo
es de 10 meses o hasta agotar el presupuesto oficial...". (Anexo 1).
Lo anterior conlleva a concluir que en la medida en que se oferte un mayor descuento en
los procesos de selección, se obtendrán más servicios, servicios que son necesarios para
la Entidad, toda vez que permanentemente se realizan actividades por cada uno de los
proyectos que se manejan en la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes, lo que no
significa que no se sepa que se va a hacer con el recurso obtenido con el descuento
ofertado, ya que con él se cubren eventos que se realizan constantemente y no contaban
con disponibilidad presupuestal.”.
RESPUESTA
Aunque, este punto no fue incluido en el informe preliminar como observación ni
hallazgo, lo que se anota en este punto es que de la redacción de la estipulación
contractual no queda claro a qué cifra se aplica el descuento del 53%.
4.2. Observación 2
CONDICIÓN
El contrato 1554 de 2014 contempla obligaciones que ya habían sido incluidas en
los contratos de apoyo logístico vigentes de manera simultánea y suscritos con el
mismo contratista
CRITERIO
ARTÍCULO 3o. DE LOS FINES DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL. Los servidores
públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de
los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua
y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e
intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos
fines. Los particulares, por su parte, tendrán en cuenta al celebrar y ejecutar
contratos con las entidades estatales que colaboran con ellas en el logro de sus
fines y cumplen una función social que, como tal, implica obligaciones. ARTÍCULO
43
26. DEL PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD. En virtud de este principio: 1o. Los
servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la
contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los
derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse
afectados por la ejecución del contrato.
CAUSA
Se desconoce
EFECTO
La contratación de las mismas obligaciones en diferentes contratos afecta la
eficiente asignación de recursos y de la prestación del servicio.
4.3. Observación 3
CONDICIÓN
El contrato 1554 de 2014 contempla así mismo obligaciones que ya habían sido
incluidas en los contratos de transporte vigentes de manera simultánea.
CRITERIO
ARTÍCULO 3o. DE LOS FINES DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL. Los
servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la
ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines
estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la
efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con
ellas en la consecución de dichos fines. Los particulares, por su parte, tendrán en
cuenta al celebrar y ejecutar contratos con las entidades estatales que colaboran
con ellas en el logro de sus fines y cumplen una función social que, como tal,
implica obligaciones. ARTÍCULO 26. DEL PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD.
En virtud de este principio: 1o. Los servidores públicos están obligados a buscar el
cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del
objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los
terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato.
CAUSA
Se desconoce
44
EFECTO
la contratación de las mismas obligaciones en diferentes contratos
afecta la eficiente asignación de recursos y de la prestación del servicio.
OBSERVACIONES DE LA SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECREACIÓN Y
DEPORTES
“CONTRATO OBLIGACIONES SIMILARES. Como bien dice el informe presentado por la
oficina de control interno, ademas del contrato N° 1554 de 2014 cuyo objeto es "Realizar
por el sistema de precios fijos unitarios la prestación del servicio de vallas de seguridad y
separación, que serán utilizadas para el cerramiento de las zonas especiales en las
actividades masivas organizadas y dirigidas por los proyectos Acciones Metropolitanas
para la ,Convivencia, Tiempo Libre tiempo Activo, Pedalea por Bogotá Y Bogotá
ParticipAtiva en el lugar que determine el IDRD, existen otros contratos que se relacionan a
continuación que tienen una obligación similar: - Contrato Operadores Logísticos: Objeto:
"Prestar el servicio de Operadores. Logísticos que apoyarán la seguridad preventiva en la
zona de producción y seguridad de artistas en los eventos desarrollados por el IDRD".Contrato de Transporte de Carga: "Prestar por el sistema de precios unitarios fijos el
servicio público integral de transporte terrestre automotor de carga, que incluye el servicio
de operarios, instalación, cargue y descargue de las vallas y en general todas las señales y
elementos que el IDRD requiera transportar para el cumplimiento y desarrollo de las
actividades que adelanta la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes, en el lugar
que se indique en el Distrito capital". Si bien es cierto, los tres contratos mencionan en sus
obligaciones acciones para el montaje y desmontaje de vallas, las vallas a que se refiere el
contrato de transporte son vallas de propiedad del IDRD para el programa de la ciclovía,
programa que funciona los domingos y festivos en el Distrito Capital, vallas que deben ser
recogidas por el contratista donde permanecen guardadas, transportarlas e instalarlas en el
lugar indicado por el supervisor del contrato”.
RESPUESTA
En lo que se refiere al contrato de transportes que incluye el transporte de vallas, esta
Oficina considera que ni en el texto del contrato ni en los documentos previstos se
especifica que dicho transporte se refiere exclusivamente al transporte de las vallas de
propiedad del IDRD, por lo que la observación se mantiene.
Ahora, en lo que se refiere al contrato de operadores logísticos, esta oficina encuentra
identidad en la obligación de montaje y desmontaje de vallas contenido en este contrato y
en el contenido en el contrato de vallas, sin que del texto de los respectivos contratos
pueda colegirse que se trata de objetos diferentes en cada caso, por lo que se mantiene la
45
observación.
4.4. Observación 4
CONDICIÓN
A pesar de que el IDRD adquirió en propiedad 300 vallas en 2013, dicha
adquisición no redundó en la disminución del valor que le significó el alquiler de las
mismas, antes bien, el valor del alquiler continuó en aumento.
CRITERIO
No se logró la finalidad perseguida al suscribir el Contrato IDRD-CTO-2368-2013
con TORCAR LTDA cuyo objeto es “Suministrar por el sistema de precios fijos
unitarios VALLAS DE SEPARACION que serán utilizadas para el cerramiento de
las zonas especiales en los eventos deportivos masivos organizados y/o apoyados
pro el proyecto Jornada Escolar 40 Horas Semanales” ARTÍCULO 3o. DE LOS
FINES DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL. Los servidores públicos tendrán en
consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las
entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente
prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de
los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines.
CAUSA
Las vallas no han sido destinadas para prestar el servicio para el cual fueron
adquiridas.
EFECTO
Recursos públicos no aplicados al servicio público.
4.5. Observación 5
CONDICIÓN
Las vallas alquiladas no son bienes ni
características técnicas uniformes.
servicios de común utilización y
46
CRITERIO
Decreto 1510 de 2013. Disposiciones especiales – Título I Capítulo II:
Disposiciones comunes para la Selección Abreviada para la adquisición de Bienes
y Servicios de Características Técnicas Uniformes
CAUSA
Se utilizó un proceso de selección establecido para la adquisición de bienes y
servicios de común utilización y características técnicas uniformes.
EFECTO
No se utilizaron criterios de selección diferentes al menor precio.
4.6. Hallazgo 1
CONDICIÓN
Las facturas N°s. 6883, 7149, 7357 y 7358, expedidas por Open Group para
obtener el pago correspondiente al contrato 1554 de 2014 no cumplen con los
requisitos exigidos para esta clase de documentos.
CRITERIO
Código de Comercio, artículo 772: “ Factura es un título valor que el vendedor o
prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario
del servicio.”.
Código de comercio, Art. 774. Requisitos de la factura. La factura deberá reunir,
además de los requisitos señalados en los artículos 621 del presente Código, y 617
del Estatuto Tributario Nacional o las normas que los modifiquen, adicionen o
sustituyan, los siguientes:
1. La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 673. En
ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se
47
entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días calendario siguientes a la
emisión.
2. La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o
firma de quien sea el encargado de recibirla según lo establecido en la presente
ley.
3. El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el
original de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las
condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligación están sujetos los
terceros a quienes se haya transferido la factura.
No tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de los
requisitos legales señalados en el presente artículo. Sin embargo, la omisión de
cualquiera de estos requisitos, no afectará la validez del negocio jurídico que dio
origen a la factura.
En todo caso, todo comprador o beneficiario del servicio tiene derecho a exigir del
vendedor o prestador del servicio la formación y entrega de una factura que
corresponda al negocio causal con indicación del precio y de su pago total o de la
parte que hubiere sido cancelada.
La omisión de requisitos adicionales que establezcan normas distintas a las
señaladas en el presente artículo, no afectará la calidad de título valor de las
facturas.
Artículo 617 del Estatuto Tributario: Requisitos de la factura de venta. Para efectos
tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en
entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:
a. Estar denominada expresamente como factura de venta.
b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios,
junto con la discriminación del IVA pagado.
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de
facturas de venta.
48
e. Fecha de su expedición.
f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
g. Valor total de la operación.
h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y
h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos
o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un
sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión
efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión
previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas
y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.
Paragrafo. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte no será
obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia
de la misma.
Parágrafo. Para el caso de facturación por máquinas registradoras será admisible
la utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un
sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca
cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o
alfanuméricos o mecanismos similares.
Lo contemplado en el artículo 617, son los requisitos que debe cumplir quien expide
la factura (vendedor), pero para quien compra, para que la factura pueda constituir
prueba de sus costos o gastos, es suficiente con que la factura contenga como
mínimos los siguientes requisitos:
Estatuto tributario, Art. 771-2.” Procedencia de costos, deducciones e impuestos
descontables. Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la
renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se
requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los
literales b), c), d), e), f) y g) de los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario.
49
Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos
contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario.
Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el
documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos,
deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que
el Gobierno Nacional establezca.
Parágrafo. En lo referente al cumplimiento del requisito establecido en el literal d)
del artículo 617 del Estatuto Tributario para la procedencia de costos, deducciones
y de impuestos descontables, bastará que la factura o documento equivalente
contenga la correspondiente numeración”.
Adicionalmente, quien expida la factura debe contar con la resolución de
autorización de la numeración respectiva expedida por la Dian, autorización que
debe estar impresa en la factura.
CAUSA
Se desconoce.
EFECTO
Se pagó una obligación sin la documentación mínima exigida por la ley.
OBSERVACIONES DE LA SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECREACIÓN Y
DEPORTES
“DEFICIENCIA INFORMACION EN LAS FACTURAS. Referente a la manifestación que las
facturas no cumplen con los requisitos establecidos por la DIAN, se indica por parte del
supervisor y del apoyo financiero de la Subdirección que las mismas son las que han sido
avaladas por el área de tesorería de la Entidad, por lo tanto se recomienda que de estar
por fuera de lo legalmente establecido, se realice mejora con el área de tesorería para que
indiquen los mínimos de ley que deben contener las mismas.
Revisadas las facturas, se observa que a las mismas se anexa un cuadro de verificación
por parte de el supervisor donde se da fe de la prestación del servicio y de los valores a
pagar por cada evento, cuadro que es de fácil entendimiento en su contenido y cuyo
original reposa en la carpeta original del contrato.
50
RESPUESTA
No es fácil entender qué se está cobrando ni la factura cumple con los requisitos
de ley, tal como se expone en el informe. Falta la descripción específica de los
servicios prestados, exigencia contenida en el artículo 617 del Estatuto Tributario.
Los “cuadros de verificación” a que hace referencia en sus observaciones,
consisten en cuadros en excell sin firma alguna, frecuentemente con anotaciones y
correcciones manuscritas que no ofrecen ninguna confiabilidad. Se trata de
listados confusos que no indican el concepto facturado claramente (si se trata del
primer día o día adicional, por ejemplo), no se indica el valor unitario sino que se
anotan valores globales.
4.7. Hallazgo 2
CONDICIÓN
Las órdenes de pago de pago individual de 17/10/14, 12/12/14 y 06/03/05 no están
soportadas en documentos que acrediten en debida forma la prestación del servicio
pactado en el contrato 1554 de 2014.
CRITERIO
Contrato 1554 de 2014: CLÁUSULA CUARTA.- FORMA DE PAGO: El IDRD
pagará al contratista, el valor del contrato en mensualidades vencidas dentro de los
diez (10) días hábiles siguientes a la presentación de la factura y recibo a
satisfacción entregado por el Supervisor del contrato.
CAUSA
Se desconoce.
EFECTO
Se efectuaron pagos por la prestación de servicios que no fueron debidamente
acreditados.
51
OBSERVACIONES DE LA SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECREACIÓN Y
DEPORTES
“FIRMA DE VERIFICACIÓN DE FORMATOS POR EL SUPERVISOR. Se manifiesta que la
gran mayoría de los formatos están firmados por el supervisor del contrato, a lo cual el
supervisor informa que la verificación de la instalación del servicio se hace de uno a dos
días antes de la ejecución del evento, momento en que se revisan las condiciones de
seguridad de cada una de las actividades y la verificación de condiciones de los eventos,
para lo cual se hace un recorrido conjuntamente con el contratista y en algunos casos con
el coordinador del evento, hecho que da garantía del funcionamiento normal del evento
para así salvaguardar la seguridad humana de los asistentes, organizadores y en algunos
casos las instalaciones de los escenarios. Es de anotar que existen los registros
fotográficos de los montajes y las vallas instaladas”.
DEFICIENCIA FORMATO DE VERIFICACIÓN DE SERVICIOS. Los formatos actuales de
verificación de servicios, en la parte inferior indican "nombre y firma del responsable", se
tendrá en cuenta la observación presentada para que en adelante se tenga cuidado en que
a parte de la firma de la persona quien lo suscribe escriba su nombre en letra legible.
Igualmente se realiza acción de mejora en el formato para identificar si el servicio
corresponde a el primer día o a el día adicional. Se debe tener en cuenta que algunas
veces el proveedor instala el objeto del servicio el día anterior del evento, sin que esto
genere costo adicional para el IDRD.
RESPUESTA:
Deficiencias en el formato de verificación de servicios. Se mantiene.
4.8. Hallazgo 3
CONDICIÓN
Con cargo a los recursos reservados para el pago de las obligaciones adquiridas a
través del contrato 1554 se pagaron servicios de camiones y operarios, diferentes a
los ofrecidos y contratados y cobrados con la factura 7357 del 04/03/15.
CRITERIO
Contrato
1554
de
2014:
CLÁUSULA
SEXTA:
OBLIGACIONES
DEL
52
CONTRATISTA: “...2. Contar con las vallas de separación y seguridad de
conformidad con el requerimiento técnico establecido, las cuales deben estar
disponibles para cuando el IDRD lo requiera para realizar las actividades de la
Subdirección de Recreación y Deportes.
(...)
4. Prestar el servicio de transporte que sea necesario para el desplazamiento de las
vallas al lugar donde lo requiera el IDRD.
5. Proporcionar el personal necesario y suficiente para el manejo, cargue y
descargue de las vallas que garanticen la instalación del cerramiento según las
indicaciones establecidas por el Supervisor del contrato.
(...)
8. Contar con el personal necesario y calificado de acuerdo con lo señalado en la
ficha técnica con el conocimiento técnico de los equipos ofrecidos para prestar la
asesoría técnica en los sitios que se requiera.
CAUSA
Se desconoce.
EFECTO
Con dineros destinados para ello, se efectuaron pagos de obligaciones diferentes a
la de alquiler de vallas.
OBSERVACIONES DE LA SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECREACIÓN Y
DEPORTES
“PAGO DE SERVICIOS DE TRANSPORTE MEDIANTE CONTRATO N° 1554 DE 2014. A
folio 48 , item 4.8. se contempla que se pagaron con cargo a los recursos reservados para
el pago de obligaciones adquiridas por el contrato N°1554 de 2013, servicios de camiones
y operarios, Contrato que corresponde a la Prestación del Servicio de Vallas de Seguridad
y Separación, no correspondiendo así lo pagado con los items contemplados en el contrato
principal.
Si bien el objeto del contrato N° 1554 de 2014 corresponde al servicio de vallas de
seguridad y de separación, el mismo dentro de las obligaciones del contratista contempla
53
"prestar el servicio de transporte que sea necesario....", por lo tanto, por la necesidad del
servicio de uno de los proyectos dirigidos por la Subdirección Técnica de Recreación y
Deportes, que es la Ciclovía de dominicales y festivos perteneciente a Acciones
Metropolitanas para la Convivencia, se requirió transportar las vallas de propiedad del
IDRD a las Zonas donde opera el programa, toda vez que en el momento no se contaba
con el contrato de transporte , decisión que fue estudiada y avalada por el comité de
contratación del IDRD, quien conceptúo que no existía inconveniente alguno teniendo en
cuenta que el contrato N° 1554 de 2014 contemplaba el transporte de vallas y el mismo
está respaldado con recursos pertenecientes al mismo proyecto de Acciones
Metropolitanas para la conveniencia; así las cosas, se determino que el contratista
transportará las vallas propiedad del IDRD al lugar indicado por el Supervisor del contrato
ajustándose el servicio a los valores establecido por la oficina de costos del IDRD para
dicho servicio”.
RESPUESTA
De la respuesta dada a la observación formulada en el aparte 4.8 del informe
preliminar se desprende claramente el fundamento de la observación, pues queda
claro que con cargo a ese contrato se pagó un servicio no contemplado en las
obligaciones contractuales ni en el proceso de contratación se contemplaron
precios oficiales, ni los participantes en el proceso de contratación ofertas ni se
pujó por la prestación del servicio de transporte.
De los documentos del proceso de contratación se desprende claramente que el
contratista se compromete a prestar el servicio de alquiler de vallas, que incluye
tanto el transporte de las mismas como su montaje y desmontaje. La oferta
económica se refiere única y exclusivamente al valor del descuento ofrecido por
unidad de media, es decir, por cada día de alquiler de las vallas, sin que se haya
ofrecido servicio de transporte para las vallas de propiedad del IDRD. Antes bien,
esta respuesta ratifica lo afirmado en el punto anterior según el cual existen varios
contratos con obligaciones idénticas para un mismo periodo de tiempo. Por lo
tanto, se mantiene el hallazgo.
4.9. Hallazgo 4
El número de vallas en algunos eventos parece absolutamente desproporcionada.
Por ejemplo en el evento “kars”, según dichos documentos, se utilizaron 2.700
vallas, 2.400 de separación y 300 de seguridad, es decir, se hicieron cerramiento
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de más de cinco kilómetros. Únicamente por este ítem el valor del alquiler de vallas
es de alrededor de $ 110 millones de pesos, mientras que el costo del evento en
general rondó los $ 320 millones.
De acuerdo con los términos establecidos en los pliegos de condiciones, se
contratarían hasta 350 vallas de manera simultánea, pero de acuerdo con este
informe se llegaron a instalar hasta 4975 vallas de manera simultánea, como
sucedió el 10 de agosto de 2014 desbordando en más de quince veces la
capacidad solicitada. En efecto, en la ficha técnica del proceso de contratación
IDRD-STRD-015-2014 se lee lo siguiente:
Sin embargo, de acuerdo con la relación de vallas utilizadas diariamente durante el
Festival de verano, encontramos los siguiente:
NUM
VALLAS
VALOR DIA
FECHA
SEPARACIÓN SEPARACIÓN
lun 04/ago 14
120
$38.108
mar 05/ago 14
1280
$48.996
mié 06/ago 14
1410
$32.664
jue 07/ago 14
2880
$65.328
vie 08/ago 14
270
$48.996
sáb 09/ago 14
1727
$87.104
dom 10/ago 14
655
$43.552
Total
12117
$506.292
DIA
DIA
ADICIONAL
VALOR DIA
ADICIONAL
VALLA
VALLA DE
DÍA
VALLA DE
VALLA DE
SEPARACIÓN ADICIONAL SEGURIDAD SEGURIDAD SEGURRIDAD
$25.347
40
0
$118.286
0
$32.589
300
120
$152.082
0
$21.726
20
0
$101.388
0
$43.452
280
300
$202.776
0
$32.589
2699
40
$152.082
300
$57.936
2520
103
$270.368
340
$28.968
3720
270
$135.184
330
$336.753
10509
1363
$1.571.514
970
VALOR DIA
ADICIONAL
VALLA DE
SEGURRIDAD
$77.903
$100.161
$66.774
$133.548
$100.161
$178.064
$89.032
$1.034.997
TOTAL
VALLAS
160
1.700
1.430
3.460
3.309
4.690
4.975
24.959
TOTAL
VALOR
$798.120
$10.082.380
$7.748.460
$21.762.000
$15.257.579
$24.051.062
$25.270.970
$137.845.141
Por último, es importante anotar que la gran mayoría de los formatos de verificación
está firmado por Yesid Díaz, supervisor del contrato. Como, observando las fechas
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y logares de prestación del servicio, es imposible que se encontrara físicamente en
todos los lugares en que se prestaron estos servicios, no aparece claro para esta
oficina qué herramientas de verificación fueron utilizadas para verificar las
condiciones en que se prestó el mismo y, en consecuencia, para determinar el
monto del pago a realizar”.
OBSERVACIONES DE LA SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECREACIÓN Y
DEPORTES
DESPROPORCIÓN VALLAS UTILIZADAS. Según reporte del supervisor del contrato de
vallas, señor Yecith Diaz, en el contrato se estima un número total de vallas a utilizar, pero
excepcionalmente, como lo es en el Festival de Verano, por necesidad del servicio y por
condiciones de seguridad humana se hace necesario utilizar un número más a las con
frecuencia usadas, las cuales son necesarias para la seguridad humana y la mitigación de
riesgos de los eventos; como por ejemplo Festival de Kars del Festival de verano 2014. que
fue realizado en la ciclo-ruta interna de PRD, cuya distancia es de 1450 metros, en donde
se requirió realizar el cerramiento total del circuito en ambos costados, haciendo doble
cerramiento en lugares de riesgo, a una distancia de cada dos metros, con ayuda de pie de
amigo cada dos y tres vallas en la totalidad del cerramiento, con la finalidad de prestar
mayor seguridad; adicionalmente se debieron hacer cerramientos de la zonas de pits,
almacenamiento de combustible, carpas, zonas de producción y zonas de atención de
emergencias. Servicio que ascendió a la suma de $48.081.600 (1 día 16.080.300, del 2 al 4
día 10.667.100) y no a lo observado en el informe preliminar.
RESPUESTA
Ante las consideraciones de la Subdirección es del caso anotar que de acuerdo con
la ficha técnica del servicio para este proceso de contratación se estableció lo
siguiente. “NECESIDAD MÁXIMA DE MANERA SIMULTÁNEA. REQUERIMIENTO.
Hasta trescientas cincuenta (350) vallas de separación y cien (100) vallas de
seguridad de manera simultánea por grupo”. En lo respecta a los costos del
mencionado servicio, los datos fueron tomados de la orden de pago presentada por
el contratista el 2 de diciembre de 2014.
4.10. Hallazgo 5.
En algunos de los formatos de verificación se registraron anotaciones que no
fueron tomados en cuenta por la supervisión en relación con el desarrollo del
contrato, así:
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•
•
•
•
•
•
2 de agosto de 2014. Anotación del responsable: “Al igual que la mayoría de
los servicios, hubo inconvenientes con la llegada, Sin embargo la instalación
se hizo oportunamente y sin contratiempos”.
2 de agosto: Pista de patinaje Tunal: “se solicitaron 150 vallas” y se registran
100 instaladas.
5 de agosto: “El encargado confirma que las vallas de separación son las
mismas de seguridad”.
7 de agosto: “El día 7 de agosto el contratista responsable de Open Group
desplaza 23 vallas restantes de las 200 de softball para completar los
cerramientos propuestos y utilizar 40 vallas”
10 de agosto: Circuito ciclístico 7 de agosto. “Se solicitó para el evento 70
vallas y no llegó ninguna. Se hace descuento por la no prestación del
servicio 50%”.
10 de agosto:”Se recibieron 300 vallas el día viernes 8 de agosto a las 13.00
y las 300 restantes el sábado 9 de agosto a las 20:40 h después de
numerosas llamadas y solicitudes al proveedor”.
OBSERVACIONES DE LA SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE RECREACIÓN Y
DEPORTES
ANOTACIONES NO TENIDAS EN CUENTA POR PARTE DEL SUPERVISOR PARA LOS
RESPECTIVOS DESCUENTOS. Informa el supervisor del contrato, señor Yecith Díaz, que
cada una de las anotaciones que aparecen en la verificación del servicio fueron tenidas en
cuenta, para lo cual anota:
• 3 de Agosto: Las vías ya se encontraban cerradas por eso los proveedores tuvieron
inconvenientes para la entrega de los servicios a la hora indicada pero la ubicación se
realizo oportunamente, persona responsable Monica Talero .
• 2 de agosto: Se realizó descuento al proveedor del 50% de las 50 vallas que no
presentaron para el evento.
• 5 de Agosto: Las vallas solicitadas son de separación.
• 10 de Agosto. Se realizo el descuento por no prestación de el servicio.
• 10 de Agosto: La instalación se realizo desde el día 8 de Agosto y las vallas fueron
solicitadas para el día 10 de agosto.
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La clausula tercera del contrato especifica: Valor a pagar " ...con una tasa de descuento del
53% de conformidad con la oferta económica..." es decir que el valor a pagar por valla de
separación es de $4.827, para la valla de separación día adicional $3.211, para la valla de
seguridad $14.985, para la valla de seguridad día adicional $9.869.
RESPUESTA
Anotaciones no tenidas en cuenta. No existe en la documentación contractual
prueba de lo afirmado. Por lo tanto, se mantiene la observación.
De acuerdo con lo anterior y teniendo en cuenta que no se realizaron
observaciones respecto de la observación 4 del informe, según la cual “a pesar de
que el IDRD adquirió en propiedad 300 vallas en 2013, dicha adquisición no
redundó en la disminución del valor que le significó el alquiler de las mismas, antes
bien, el valor del alquiler continuó en aumento” y el hallazgo 2, según el cual “Las
órdenes de pago de pago individual de 17/10/14, 12/12/14 y 06/03/05 no están
soportadas en documentos que acrediten en debida forma la prestación del
servicio pactado en el contrato 1554 de 2014”, el informe preliminar presentado
adquiere el carácter de informe final..
LUIS FRANCISCO CANTE CÉSPEDES
Jefe Oficina Control Interno IDRD
Proyectó: Roberto Peñaranda Gómez – Contratista OCI
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