Código : SGC-PR-03 Página : 1 de 2 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD Versión: 4 PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS Vigente a partir de: 2010-11-11 1. OBJETIVO : Prevenir la ocurrencia y mitigar los efectos de las no conformidades potenciales 2. ALCANCE : Identificar las potenciales no conformidades hasta la implementación, el seguimiento y cierre de acciones preventivas 4.b INSUMOS Administración de Riesgos Nivel de satisfacción del cliente Objetivos de Calidad Indicadores de los procesos Revisión por la dirección Cambios que afecten el Sistema de Gestión de Calidad. Propuestas de mejora 5.a RESULTADOS : Plan de acciones preventivas Acciones preventivas implementadas 5.b INSUMOS Comunidad Universitaria Comunidad Universitaria C O N TR O LA D A 3. RESPONSABLE : Líderes de Procesos 4.a PROVEEDOR Líderes de Procesos Líderes de Procesos – Comunidad Universitaria Gestión de Calidad Líderes de Procesos Rector Universidad y Región Comunidad Universitaria N O 6. REQUISITOS LEGALES: -Ley 872 de 2003, Sistemas de Gestión de Calidad -Decreto 4110 de 2004 -Norma Técnica de Gestión de Calidad, NTCGP 1000 : 2009 – Numeral 8.5.3 Acción preventiva -MECI 1000: 2005 -Norma NTC ISO 17025 -Norma NTC ISO 9001: 2008 – Numeral 8.5.3 Acción preventiva C O PI A 7. DOCUMENTOS QUE SE DEBEN UTILIZAR: - Procesos y procedimientos documentados - Administración de Riesgos - Nivel de satisfacción del cliente - Objetivos de Calidad - Indicadores de los procesos - Revisión por la dirección - Cambios que afecten el Sistema de Gestión de Calidad. - Propuestas de mejora - Plan de Mejoramiento - Acta de Reunión - Formato Acciones - Informe Estadístico de Acciones de Mejora 8. REGISTROS QUE SE DEBEN GENERAR: -Formato: Plan de acción para el tratamiento de las causas del riesgo SGC-FR-07 -Informe Estadístico de Acciones de Mejora Cod. SGC-FR-31 -Solicitud de Acciones, código: SGC-FR-08 9.a. NOMBRE DEL INDICADOR % de acciones preventivas implementadas 9.b. FÓRMULA Número de acciones preventivas implementadas / Número de acciones preventivas planeadas * 100 9.c. FRECUENCIA Semestral Código : SGC-PR-03 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS Página : 2 de 2 Versión: 4 Vigente a partir de: 2010-11-11 INICIO No Líder del Equipo de Calidad Elaborar el Plan de Acciones Preventivas Líder del Proceso Implementar la Acción preventiva N O Líder del Proceso / Asesor de Calidad C O PI A Analizar Causas y Definir La Acción preventiva Esta actividad incluye diligenciar el Formato Solicitud de Acciones, código: SGC-FR-08, que contiene: Actividades a realizar para eliminar las causas del potencial problema, responsable y plazo. El análisis de causas debe ejecutarse teniendo en cuenta el instructivo Correspondiente y conservar los registros pertinentes. C O N TR O LA D Líder del Proceso / Equipo de Calidad Identificar las potenciales no conformidades o problemas A Líder del Proceso / Líder de Calidad Los problemas o no conformidades potenciales se identifican en un Acta, mediante la revisión de las siguientes fuentes: -Administración de Riesgos -Nivel de satisfacción del cliente -Objetivos de Calidad -Indicadores de los procesos -Revisión por la dirección -Cambios que afecten el Sistema de Gestión de Calidad. -Propuestas de mejora Líder del Proceso / Líder Equipo de Calidad Hacer seguimiento a la Acción preventiva ¿La acción fue eficaz? Esta actividad implica consolidar los Problemas Potenciales que ameritan la implementación de Acciones preventivas y diligenciar el Se verifica si las acciones fueron realizadas, si fueron efectivas y si el problema se previene, Durante la ejecución del plan se revisa que las acciones se cumplan y sean eficaces, diligenciando el Formato: PLAN DE ACCIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LAS CAUSAS DEL RIESGO SGC-FR-07 El líder del Proceso Diligencia el formato mencionado, y lo reporta cada tres meses, aclarando el estado de avance de las acciones, para que el Asesor de Calidad ejecute el seguimiento global, diligenciando el Informe Estadístico de Acciones de Mejora, código SGC-FR-31 Sí Cerrar la Acción Preventiva y presentar el informe Esta actividad implica Verificar que todas las acciones se hayan cumplido eficazmente. Se cierra el Plan de Acción Formato Plan de Mejoramiento PLD-GDC-FR-01 y se entrega a Rectoría el Informe Estadístico de Acciones de Mejora Cod. SGC-FR-31, el cual es elaborado por el Líder del Equipo de Calidad. FIN ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: CARGO: Profesional Universitario Representante de la Dirección SIGC Director de Planeación y Desarrollo NOMBRE: Frank Fajardo Romo Víctor W. Pantoja Víctor W. Pantoja FIRMA: FECHA: Original firmado Original firmado Original firmado 2010-11-11 2010-11-11 2010-11-11 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN No. 1 FECHA DE APROBACIÓN 2010-02-24 2 2010-05-11 3 4 2010-09-27 2010-11-11 DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Creación del Documento Cambio y actualización de Gestión de Calidad a Sistema Integrado de Gestión de Calidad -SIGCAdición NTC ISO 17025 Adición NTC ISO 9001