1 PROCEDIMIENTO: Producción de materiales gráficos

POL/PRO-COM03
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE COMUNICACIONES
Nomenclatura:
POL/PRO-COM03
PROCEDIMIENTO: Producción de materiales gráficos
Versión: 1
Noviembre 2014
Dirigido a: Junta Directiva, órganos adscritos (Juntas Regionales, Tribunales, Comisiones, etc.) Dirección Ejecutiva,
departamentos y unidades del Colegio.
Revisado por: Recursos Humanos, Auditoría Interna, Dirección Ejecutiva y Junta Directiva
Fecha de emisión: Octubre 2014
Reemplaza a: Ninguno
Creado por: Departamento de Comunicaciones
Aprobado para entrar en vigencia: Acuerdo 07 sesión
ordinaria de Junta Directiva 097-2014 del 27 de
octubre 2014
Referencia:
OBJETIVO:
Optimizar y estandarizar el proceso de elaboración de los medios de comunicación gráficos del Colegio,
según las pautas indicadas en el Libro de Marca, el cual pretende mejorar la imagen corporativa de la
institución, tanto interna como externa.
POLÍTICAS GENERALES:
1. Todo material gráfico producido por el Colegio o en colaboración con otra organización debe seguir
los lineamientos establecidos por el Libro de Marca o Manual de Identidad Corporativa y aprobado
por el Departamento de Comunicaciones.
2. Todo medio impreso elaborado para los/as colegiados/as debe tener un tono respetuoso y ético,
según los valores de la Corporación.
3. Los materiales impresos deben contener la información que responda al objetivo para el cual es
solicitado. La información debe ser actual según lo solicita la fuente y con una correcta utilización del
lenguaje escrito.
POLÍTICAS ESPECÍFICAS:
1. Todo material requerido debe solicitarse mediante el F-COM 01 Solicitud de Trabajo disponible en
intranet y según se considere, se podrá solicitar la autorización de la jefatura del departamento
solicitante
2. En el caso que se requiera impresión y entrega de materiales no contemplados dentro del
presupuesto de Comunicaciones, el departamento solicitante asumirá el costo de la producción del
material.
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POL/PRO-COM03
3. El solicitante de la publicación de la información será responsable de la veracidad en todos los
términos y condiciones, eximiendo al Departamento de Comunicaciones de toda responsabilidad por
errores en la información enviada
*** FIN DE LA POLÍTICA ***
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
No.
Actividades
Responsable
1.
2.
Llena el formulario de solicitud de trabajo F-COM-01
Recibe el formulario de solicitud de producción del material
impreso y el contenido que facilite la persona interesada. Valora,
ordena, recolecta la información faltante (si es necesario), corrige
y redacta.
Propone el diseño estratégico y con base en él, determina las
características del producto a elaborar: tamaño, material, cantidad
de ejemplares, tintas, acabado, confección o no del arte, entre
otros aspectos.
Aprueba el diseño estratégico y las especificaciones técnicas para
la compra.
Llena la solicitud de compra con base en el diseño estratégico
aprobado y la envía a la Unidad de Compras
Convoca a las empresas proveedoras, elabora el cuadro
comparativo y lo presenta a Dirección Ejecutiva o Junta Directiva,
según sea el valor del material a producir.
Aprueba la compra del material
Persona interesada
Asistente del Departamento
de Comunicaciones
3
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Elabora la orden de compra respectiva y notifica al Departamento
de Comunicaciones el proveedor electo por Dirección Ejecutiva o
Junta Directiva, de acuerdo con el valor cotizado y según lo
establece la política de compra de bienes y servicios (POL/PROCMP-01) y la de emisión de pagos (POL/PRO-TES02)
Si la compra no incluye el arte, lo elabora. De lo contrario, se
reúne con el proveedor electo para que lo elabore
Mantiene una comunicación constante con el proveedor electo,
para coordinar observaciones, tiempos de entrega y detalles del
proceso
Una vez aprobado el arte, supervisa el proceso de impresión final.
11.
Recibe, revisa y ordena el material producido.
12.
13.
2
Envía a la Unidad de Contabilidad la factura con el visto bueno
para que la mercadería sea ingresada al sistema de control de
inventarios.
Llena el formulario de solicitud de pago y lo envía a la Gestora de
Asistente del Departamento
de Comunicaciones
Jefatura del Departamento de
Comunicaciones
Asistente del departamento de
Comunicaciones
Gestora de Compras
Dirección Ejecutiva o Junta
Directiva, según sea el monto
del mismo
Gestora de Compras
Asistente Departamento de
Comunicaciones
Asistente Departamento de
Comunicaciones
Asistente Departamento de
Comunicaciones
Encargado de servicios
generales
Encargado de servicios
generales
Asistente Departamento de
POL/PRO-COM03
14.
15.
16.
Compras para iniciar el proceso de pago respectivo o realiza el
pago de caja chica si el monto lo permite el manual respectivo.
Comunicaciones
Coordina la distribución de los materiales en el caso de aquellos
que requieran la circulación inmediata.
Recibe los materiales enviados si es el interesado directo o los
distribuye si pertenece a la red de distribución.
Jefatura de Comunicaciones
Juntas Regionales, encargados
de las plataformas de servicios
de las juntas, coordinadores
institucionales y regionales
HISTÓRICO DE VERSIONES
Versión
3
Fecha de
cambio
Breve descripción del cambio
Solicitado por