P-CAL-02-Control de Registros

PROCEDIMIENTO
Código:
Rev.:
Fecha:
Página:
Control de Registros
P-CAL-02
03
Agosto 2013
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INDICE
1.
OBJETIVO
2.
ALCANCE
3.
RESPONSABILIDADES
4.
DEFINICIONES
5.
METODOLOGÍA
6.
REGISTROS
7.
REFERENCIAS
8.
CONTROL DE CAMBIOS
9.
DISTRIBUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
10.
ANEXOS
REALIZADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
Nombre
Constanza Osorio C.
Nombre
Gabriel Díaz
Nombre
Gabriel Díaz
Cargo
Fecha
ESG
06-Agosto-2013
Cargo
Fecha
Administrador
06-Agosto-2013
Cargo
Fecha
Administrador
06-Agosto-2013
Firma
Firma
Firma
Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción del original
PROCEDIMIENTO
Código:
Rev.:
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Control de Registros
1.
P-CAL-02
03
Agosto 2013
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OBJETIVO:
El objetivo de este procedimiento es establecer la metodología para controlar la
identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y
disposición final de los registros de COMERCIAL, ASESORIAS Y SERVICIOS DE
SOFTWARE Y OTROS SERVICIOS INFORMATICOS LTDA.
2.
ALCANCE:
Este procedimiento se aplica a todos los registros generados para proporcionar
evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del
Sistema
de
Gestión de
COMERCIAL,
ASESORIAS
Y
SERVICIOS
DE
SOFTWARE Y OTROS SERVICIOS INFORMATICOS LTDA.
3.
RESPONSABILIDADES:
Los Jefes de Área que emiten registros son responsables de:

Elaborar, archivar y controlar sus registros.

Registrar modificaciones y notificar al Encargado de SG para la actualización
de documentos.

Mantener completos los sectores del documento reservados para cada dato.

Controlar que el formulario esté validado o generado por la persona
autorizada.

Emplear la revisión actual del formulario.
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Control de Registros

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Archivar los registros ya sea en forma impresa o electrónica, en los sitios
establecidos.

Devolver al responsable para su corrección, en caso de encontrar algún
registro inadecuado.

Archivar los registros en el servidor de la empresa.

Limitar el acceso a los archivos de registros a personas autorizadas.
El Encargado de SG es responsable de:

Controlar el cumplimiento de este Procedimiento

Elaborar la Lista Maestra de Registros y mantenerla actualizada.
4.
DEFINICIONES

Documento: Información más el medio que la soporta.

Registro: Toda aquella información necesaria y suficiente para demostrar la
eficacia del sistema de gestión y/o el cumplimiento de un requisito.
Los registros se generan por la implementación de la documentación del
sistema y pueden estar en papel o medios electrónicos.
 Identificación: Forma en que se denomina un registro, puede ser por medio de
un título que describa la función del registro, por ejemplo “Control de
asistencia” y/o el código que se le asigna: RG-ADM-01.

Almacenamiento: Lugar virtual en el que se almacena el registro.

Protección: Medio en que se va a guardar el registro, por ejemplo en una
carpeta, en el servidor, disco compacto.
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Control de Registros

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Recuperación: Se refiere a la forma en que se ordena la información por ej.
por correlativo, fecha, orden alfabético, por cliente o la ruta a seguir si se trata
de un registro electrónico.

Tiempo de Retención: Periodo en el cual el registro se encuentra almacenado
y disponible.

Disposición: Se refiere a qué se hace con el registro una vez expirado el
tiempo de retención por ej. guardar en bodega principal, destruir, etc.
5.
METODOLOGÍA
5.1
Son registros del Sistema de Gestión los documentos que entregan
evidencia objetiva de actividades efectuadas o resultados obtenidos en el
cumplimiento
de
los
requerimientos
normativos,
del
cliente,
los
reglamentarios aplicables y de la organización. Los registros se encuentran
disponibles para demostrar que las actividades establecidas en el Sistema
Gestión son efectivamente realizadas. Su almacenamiento y conservación
garantiza que no se dañen durante los períodos establecidos para su
mantención.
5.2
El control de los Registros se define en el punto Nº 6, “Registros”, de cada
uno de los Procedimientos e Instructivos de Trabajo del Sistema de Gestión
de COMERCIAL, ASESORIAS Y SERVICIOS DE SOFTWARE Y OTROS
SERVICIOS INFORMATICOS LTDA., en donde se detalla la identificación,
almacenamiento,
protección,
recuperación,
tiempo
de
retención
disposición final de los mismos.
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y
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Control de Registros
5.3
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Sin perjuicio de lo anterior todos los registros del SG deben ser incluidos en
el registro “Lista Maestra de Registros RG-CAL-02” (Anexo1), emitido por el
Encargado de SG.
5.4
En caso que un registro, no este asociado a un documento en específico,
su control se explicitará en la “Lista Maestra de Registros”.
5.5
En esta Lista Maestra de Registros se encuentran identificados todos los
formularios aplicables al alcance del SG, por ende cualquier formato y su
respectiva revisión que no se encuentre en esta Lista maestra, es
considerado no aplicable y debe ser eliminado.
5.6
La lista maestra de registros contiene la siguiente información:

Código del formulario

Identificación del formulario

Protección del registro

Almacenamiento

Recuperación

Tiempo de Retención

Disposición final del registro
5.7
El formulario Lista Maestra de Registros a su vez tiene la categoría de
registro, por lo que debe ser listado en la Lista Maestra de Registros bajo la
identificación “RG-CAL-02”.
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5.8.
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Cuando se requiere modificación del control (tiempo de retención, acceso,
etc.), el Encargado del SG correspondiente genera una nueva lista maestra
de registros.
5.9.
Codificación de los registros
Para su identificación a cada registro se le asigna un código de referencia y un
número de revisión para un mejor control.
RG
-
Iniciales de la
palabra Registro
XXX
Sigla del Área a la que
pertenece el Registro
-
00
Numeración correlativa a la
cantidad de Registros del Área
5.10. El encabezado de cada formulario contiene un recuadro con la siguiente
información:

Logotipo de la Empresa: Ubicado en la parte inferior izquierda del encabezado.

La palabra Registro: Ubicado en el centro del recuadro superior del
encabezado en mayúsculas.

Nombre del formulario: Se escribe en el centro del recuadro inferior del
encabezado.

Código o Identificación del Documento: Se escribe en el extremo superior
derecho del recuadro del encabezado.

Número de Revisión: Se escribe bajo el recuadro del código.

Fecha: Se escribe bajo el recuadro del N° de Revisión.

Página: Se escribe bajo el recuadro de la fecha de creación del Registro.
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6.
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REGISTROS
Los registros emanados de la aplicación de este procedimiento se controlan de la
siguiente forma:
Identificación
Lista Maestra de Registros
7.
Protección
Almacenamiento
Recuperación
Tiempo De
Retención
Disposición
Final
Digital
Servidor
Correlativo
Vigencia
Eliminar
REFERENCIAS
Norma ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad – Requisitos.
Norma ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad – Fundamentos y
Vocabulario.
8.
CONTROL DE CAMBIOS
Rev.
Fecha
Modificación
01
Junio 2013
Se modificó el nombre del procedimiento de “Control de Registros de la
Calidad” a “Control de Registros”
02
Julio 2013
En el punto 6 se modifica la protección a Digital y Almacenamiento a
Servidor
03
Agosto 2013
Cambio de Logo
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PROCEDIMIENTO
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Rev.:
Fecha:
Página:
Control de Registros
9.
10.
DISTRIBUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Cargo
Formato
Administrador
Digital
Encargado SG
Digital
ANEXOS
Anexo 1: “Lista Maestra de Registros” (RG-CAL-02).
Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción del original
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03
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Anexo N°1: Lista Maestra de Registros
REGISTRO
Lista Maestra de Registros
CÓD.
IDENTIFICACIÓN
PROTECCIÓN
ALMACENAMIENTO
RECUPERACIÓN
Cód.:
Rev.:
Fecha:
Pág.
RG-CAL-02
00
Diciembre 2012
1 de 1
TIEMPO DE
RETENCIÓN
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DISP. FINAL