HA Normal

Asistente técnico-administrativo del programa
Salud Sexual y Reproductiva
Objetivo
Esta función es el principalmente responsable de la prestación de apoyo a la supervisión
financiera y administrativa y la ejecución de los Planes Anuales de Trabajo del Área de
Salud Sexual y Reproductiva. Además, su ámbito de responsabilidad incluye la ejecución
de proyectos sobre el VIH / SIDA, proporcionando orientación técnica de un enfoque
multi-sectorial y el apoyo a los esfuerzos de la Oficina de País en el posicionamiento de
estos temas y la agenda del UNFPA en el contexto nacional.
Areas Claves de Resultados
Substantivo
1. Identificar las oportunidades para ejecutar proyectos e iniciativas en las acciones
del UNFPA en el área de SSR y VIH.
2. Coordinar con las contrapartes nacionales, el establecimiento y funcionamiento
de los grupos interinstitucionales para promover acciones de SSR y VIH.
3. Apoyar el desarrollo de iniciativas conjuntas y las cuestiones de fondo sobre
SSR y VIH con los asociados gubernamentales, agencias de las Naciones Unidas,
organizaciones no gubernamentales e instituciones académicas.
4. Proporcionar apoyo al área de Salud Sexual y Reproductiva (SSR) y asociados
en la ejecución de las actividades administrativas y financieras.
5. Mantener actualizados los Planes de Trabajo Anuales (POA) información
financiera exacta y permanentemente actualizado y disponible para contribuir a una
gestión eficiente de los programas.
6. Supervisar los proyectos ejecutados por la contraparte, presupuesto y los gastos
para evitar desviaciones y mantenerlos de acuerdo con las directrices del UNFPA.
Operacional
1. Mantener comunicación fluida con los asociados de ejecución confirmando que toda la
documentación está completa y debidamente aprobada de acuerdo con las normas y
directrices del UNFPA.
2. Asegurar la ejecución de los proyectos dentro de los presupuestos aprobados.
3. Asegurar el manejo del sistema financiero oportuno, registro y la notificación de los
proyectos en las fechas establecidas
4. Asegurar la supervisión administrativa y financiera del proyecto conforme a las
directrices del UNFPA.
Programme Assistant – Sexual and Reproductive Health
Rol
Nivel
Asistente de programas de SSR y VIH
SC-6
Reporta a
Directa

Oficial Nacional de Programas de SSR
Departamento
 Salud Sexual y Reproductiva
Programme Assistant – Sexual and Reproductive Health
Funciones internas
Rol/ entidad
Naturaleza

Asistente de programa

Para la ejecución y asesoramiento en materia
financiera de los programas y planes de trabajo
anuales

Administrativo / Finanzas
Unidad

Asegurar la ejecución financiera del
componente de SSR, y llevar acorde a los
criterios del UNFPA todo lo relativo a los
asuntos financieros, Atlas, reclutamiento y
selección, entre otros

El personal técnico

Preparar la documentación requerida para la
contratación de personal de los proyectos,
asegurando consistencia con las políticas y
procedimientos aplicables.
Dar seguimiento a la ejecución de contratos
de personal y adquisiciones de bienes y
servicios relativos a los proyectos del
componente de salud reproductiva.
Redactar cartas y realizar cualquier otra
tarea
administrativas,
incluyendo
el
mantenimiento de archivo de los proyectos.
Apoyar al componente de Salud en la
organización del archivo físico y digital, por
proyectos con su respectiva documentación
organizada.
Llevar a cabo las acciones de monitoreo de
los proyectos y acciones con las contraparte
de dicho componente.
Las matrices de monitoreo, por proyecto de
ejecución
completadas,
impresas
y
archivadas, según las actividades ejecutadas
por las contrapartes al finalizar cada
trimestre
Hacer requisiciones y ordenes en Atlas
Manejo del archivo administrativo del
componente
Realizar
acciones
de
monitoreo
y
seguimiento de contrapartes
Realización de TDR’s para consultorías y/o
contrataciones de servicios
Elaboración y seguimiento de los Face
Realizar órdenes de compra
Apoyo en la Auditoria del 2012 con las
contraparte
Seguimiento a las actividades de campo













Funciones Externas
Programme Assistant – Sexual and Reproductive Health
Rol/ Entidad
Naturaleza

Las autoridades gubernamentales 
del Ministerio de Salud y los
funcionarios de aduanas
• Para el despacho de importación y final de los
productos

• Proveedores


Expertos / consultores


Las contrapartes de las Naciones
Unidas
Asociados en la ejecución

Para la negociación de la compra de ciertos
artículos o equipos: tiempos de entrega, precios,
etc
Para el seguimiento de las actividades
administrativas necesarias para su contrato •
Expertos / consultores
Para la colaboración en las actividades comunes


Para obtener asistencia técnica en
procedimientos de la ONU y un acuerdo sobre
la entrega de las mercancías
Responsabilidades
Estratégico
 Identificar oportunidades para la asistencia del UNFPA y la intervención en las
áreas de SSR y VIH/SIDA
 Coordinar con las contrapartes nacionales, el establecimiento y funcionamiento de
los grupos interinstitucionales para promover actividades en el campo del SSR
 Participar en grupos inter-institucionales y técnicos si se requiere
 Apoyar el desarrollo de iniciativas conjuntas y las cuestiones de fondo sobre SSR y
prevención del VIH / SIDA con los asociados gubernamentales, agencias de las
Naciones Unidas, organizaciones no gubernamentales e instituciones académicas.
 Promover la colaboración entre los proyectos en el área de responsabilidad.
 Apoyar la implementación proyectos e iniciativas en SSR y VIH, dentro de una
visión integral en el área de Salud Reproductiva y Sexual.
Financiero
 Mantener el área de información de planes de trabajo anuales financiera con
precisión y permanentemente actualizado y disponible.
 Facilitar la zona de operaciones de los POA garantizar el apoyo administrativo y
financiero y la supervisión del cumplimiento con las directrices y procedimientos
del UNFPA.
 Orientar y ayudar al personal del área financiera en el manejo adecuado de las
cuestiones administrativas y financieras de ATLAS y planes de trabajo anuales.
 Participar en el programa de capacitación en temas administrativos y financieros
para el CO es necesario.
 Proporcionar apoyo a los asociados en la ejecución en materia financiera y
administrativa.
 Controlar el presupuesto y los gastos de los proyectos asignados para cumplir con
las regulaciones financieras y las reglas del UNFPA.
 Supervisar el cumplimiento de las normas administrativas y financieras y los
reglamentos sobre fondos asignados.
Programme Assistant – Sexual and Reproductive Health
Operacional
Asistir en la gestión de presupuesto por programas y planes de trabajo anuales de los
proyectos asignados de área SSR.
 Reunir información y documentación elaborada para iniciar las operaciones de
planes de trabajo anuales.
 Colaborar con el Oficial Nacional de Programas - Salud sexual y reproductiva
en la validación apropiada por parte de las contrapartes de los planes anuales de
trabajo según sea necesario. Proporcionar la documentación e información
necesarias para la aplicación de los socios en los procedimientos administrativos
y financieros.
 Participar en talleres de capacitación, encuentros y similares sobre temas de
SSR.
 Revisar revisiones presupuestarias detalladas con funcionarios nacionales y
asociados en la ejecución.
 Monitorear y dar seguimiento a los procesos de contratación de consultores.
Preparar los Términos de Referencia (TdR) para los puestos de consultores / as
requerido.
 Proceso de pagos directos solicitados por los asociados en la ejecución.
Asegúrese de que los pagos se realicen a tiempo.
 Supervisar la adquisición de equipos y seguimiento del proceso de transferencia.
 Recomendar a un proveedor o después de analizar las cotizaciones de diferentes
proveedores.
 Envío de documentación apropiada para el Asociado Administrativo a fin de que el
pedido preparado y autorizado de acuerdo con las directrices del FNUAP.
 Monitor pagos por el PNUD.
 Junto con el Oficial de Programa Nacional de preparar la RHC (productos básicos de
salud reproductiva) Plan de Adquisiciones.
 Coordinar las fechas de entrega y las cantidades de Adquisiciones del UNFPA (PSS) en
Copenhague, Dinamarca.
 Proporcionar apoyo en el proceso de la auditoría anual de los proyectos de ejecución
nacional.
 Asegurar el cumplimiento de los procedimientos de cierre del proyecto.
 Colaborar en la formulación, y llevar a cabo la implementación y revisión periódica de
proyectos y planes de trabajo anuales y presupuestos.
 Preparar la correspondencia de la Oficial Nacional de Programas - SSR.
 Mantener actualizados los registros del proyecto (archivos físicos y electrónicos) del
área de SSR.
 Hacer arreglos de viaje para oficial nacional de programas - SRH cuando sea necesario.
 Programar las citas, mantenga calendario supervisor actualizado.
 Llevar a cabo actividades similares y relacionados según sea necesario.
Programme Assistant – Sexual and Reproductive Health
Desisciones Financieras y Administrativas
N/A
Conocimientos requeridos
 Conocimiento del área de VIH especialmente y de salud sexual y reproductiva,
especialmente en la República Dominicana.
 Conocimiento general de los temas del programa del UNFPA (Género y Población
y el Desarrollo).
 Capacidad para interpretar los estados financieros y presupuestos del monitor.
 Dominio de office, incluyendo la capacidad de preparar presentaciones
(PowerPoint, y similares).
 Capacidad de Análisis, la planificación y la organización.
 Habilidades de comunicación y negociación, entre otros.
 Habilidades de redacción
 Buenas relaciones humanas
Minimum Qualifications
Minimum Experience
 Licenciatura en Ciencias Sociales,
 3 años
Negocio, médico, técnico especialista en
el área VIH y SSR.
Programme Assistant – Sexual and Reproductive Health
Programme Assistant – Sexual and Reproductive Health