PROCESO DE DISPENSACIÓN Código: IPP04 – 9. Fecha

PROCESO DE DISPENSACIÓN
INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE
MEDICAMENTOS DE CONTROL
ESPECIAL REGIONAL ATLÁNTICO
Código: IPP04 – 9.
Fecha Elaboración:
15/12/2011.
Versión: 2.
Página 1 de 5
1. OBJETIVO:
Diseñar un instructivo guía para mantener el control adecuado y permanente de los
medicamentos de control especial desde su llegada hasta su dispensación a los usuarios en
la regional del atlántico.
2. ALCANCE:
Aplica para recepción, inspección, almacenamiento, despacho y dispensación de
medicamentos de control especial en la regional Atlántico.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:
Medicamentos de Control Especial: Preparado farmacéutico cualquiera que sea su
origen, que produce efectos mediatos e inmediatos de dependencia psíquica o física en
el ser humano; aquel que por su posibilidad de abuso, pueda tener un grado de
peligrosidad en su uso, o aquel que haya sido catalogada como tal en los convenios
internacionales y/o aceptada por la Comisión Revisora de medicamentos del Ministerio
de la Protección Social.
Recetario Oficial: Es la formula médica de uso exclusivo para la prescripción de los
medicamentos de control especial; suministrada por las secretarías departamentales o
direcciones de salud, previa inscripción ante el FNE.
Franja Violeta: Es la característica que identifica a los medicamentos de Control
especial.
Monopolio del Estado: Derecho poseído de exclusividad por el estado.
Fondo Rotatorio de Estupefacientes: Es la oficina encargada dentro de la Secretaría,
Instituto o Dirección de Salud a nivel departamental, que ejerce la vigilancia,
seguimiento y control de las entidades públicas, privadas y personas naturales que
procesen, manipulen, sinteticen, fabriquen, distribuyan, vendan, consuman, dispensen
sustancias sometidas a fiscalización y medicamentos que las contengan; así como
garantizar la disponibilidad de medicamentos Monopolio del estado a través de la
dispensación y distribución en su jurisdicción y las demás funciones que le sean
asignadas por el Ministerio de la Protección Social o la Institución competente.
PROCESO DE DISPENSACIÓN
INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE
MEDICAMENTOS DE CONTROL
ESPECIAL REGIONAL ATLÁNTICO
Código: IPP04 – 9.
Fecha Elaboración:
15/12/2011.
Versión: 2.
Página 2 de 5
4. ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD 1: Prohibiciones de medicamentos de control especial según resolución 1478.
RESPONSABLE: Gerente Técnico:






Distribución de muestras de materias primas y muestras de medicamentos de control
especial o sometido a fiscalización.
Entrega de medicamentos sometidos a fiscalización franja violeta al personal de salud
como estrategia de mercado.
Comercialización de sustancias o medicamentos sometidos a fiscalización, no podrá
realizarse a través de Internet, correo u otro medio similar.
Publicidad masiva en cualquier medio de comunicación de los medicamentos de control
especial franja violeta.
La licitación de medicamentos monopolio del estado por cualquier entidad ajena al fondo
nacional de estupefacientes.
La distribución y comercialización Inter. Departamental de los medicamentos monopolio
del estado.
ACTIVIDAD 2: Inscripción de los SAF ante en fondo rotatorio de estupefacientes. RESPONSABLE:
Coordinador técnico:
Previo al manejo y dispensación de los medicamentos de control especial el coordinador técnico
debe hacer la inscripción de todos los SAF que dispensaran estos medicamentos ante el fondo
rotatorio de estupefacientes haciendo la entrega de los siguientes documentos:








Cámara de comercio de Pharmaser con los SAF que se inscribirán.
Listado de medicamentos a manejar.
Carta de solicitud.
Fotocopia de la cedula de representante legal.
Fotocopia de cedula y tarjeta profesional de coordinador técnico.
Contratos.
Acta de la última visita de la secretaria de salud.
Comprobante de pago.
ACTIVIDAD 3: Pedidos de medicamentos de control especial. RESPONSABLE: Auxiliar de servicio
farmacéutico:
Los auxiliares de servicio farmacéutico deben hacer pedidos de medicamentos de control especial
exclusivamente para estos productos. A través del software.
PROCESO DE DISPENSACIÓN
INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE
MEDICAMENTOS DE CONTROL
ESPECIAL REGIONAL ATLÁNTICO
Código: IPP04 – 9.
Fecha Elaboración:
15/12/2011.
Versión: 2.
Página 3 de 5
ACTIVIDAD 4 Traslado de medicamentos de control especial. RESPONSABLE: Auxiliar de almacén /
Coordinador técnico / auxiliar de servicio farmacéutico.
Los auxiliares de almacen solo pueden hacer traslado de medicamentos de control especial desde
la bodega central a los SAF de medicamentos que no son monopolio del estado, el coordinador
regional debe informar previamente de dichos traslados a la secretaria de salud dejando una copia
del traslado con firma de recibido la cual se tendrá archivada en el SAF en orden cronológico como
evidencia de informado.
Los medicamentos monopolio del estado los compra el químico farmacéutico responsable y los
ubica en el SAF para la dispensación correspondiente. Posteriormente envía la factura y recepción
técnica al personal de compras para formalizar en el sistema el trámite correspondiente.
ACTIVIDAD 5: Recepción de medicamentos de control especial en el servicio farmacéutico.
RESPONSABLE: Auxiliar de Servicios Farmacéuticos:
Los traslados de los medicamentos de control especial deben ser independientes y exclusivos, para
la recepción técnica de estos productos el auxiliar de servicio farmacéutico debe seguir el
Procedimiento de Pedido Recepción y Almacenamiento PPP04 – 1, en las actividades asociadas
con la recepción de mercancía.
ACTIVIDAD 6: Almacenamiento de medicamentos de control especial en el servicio farmacéutico.
RESPONSABLE: Auxiliar de Servicio farmacéutico:
Los medicamentos de control especial deben almacenarse en una vitrina bajo llave, cuya custodia
debe ser del auxiliar de servicio farmacéutico y químico farmacéutico, a temperatura
recomendada por el fabricante, ver Procedimiento de Pedido Recepción y Almacenamiento PPP04
– 1.
ACTIVIDAD 7: Dispensación de medicamentos de control especial. RESPONSABLE: Auxiliar de
Servicio farmacéutico:
Verificar que la prescripción de medicamentos de control especial solo se haya realizado en el
recetario oficial previa inscripción ante el FNE; esta fórmula debe ser única para los medicamentos
de control especial, no debe incluir prescripción de medicamentos de otros grupos
farmacológicos. Verificar que la formula médica (Recetario oficial) contenga la información exigida
por el FNE, solo se dispensara para un tiempo de tratamiento no mayor a 30 días, con excepción
del fenobarbital que podrá dispensarse para un tratamiento de 90 días como máximo. Diligenciar
la información correspondiente al servicio farmacéutico en el recetario oficial. Cuando el auxiliar
PROCESO DE DISPENSACIÓN
INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE
MEDICAMENTOS DE CONTROL
ESPECIAL REGIONAL ATLÁNTICO
Código: IPP04 – 9.
Fecha Elaboración:
15/12/2011.
Versión: 2.
Página 4 de 5
de S.F. realice la entrega de los medicamentos de control especial a los usuarios debe hacer las
recomendaciones sobre el uso adecuado, conservación y uso de estos medicamentos.
ACTIVIDAD 8: Registro de movimientos de medicamentos de control especial. RESPONSABLE:
coordiandor técnico:
El químico farmacéutico responsable diligenciar la siguiente información como control de los
medicamentos:






Registro medico.
Nombre del paciente.
No de identificación.
Cantidad de medicamentos que ingresan al SAF.
Cantidad de medicamentos que se le entregan a cada paciente.
Al final de mes debe entregar un reporte a la entidad de control pertinente de todas las
transacciones realizadas.
ACTIVIDAD 9. Traslados de medicamentos de control especial a municipios de atlántico.
RESPONSABLE: director técnico:
Para los casos de los municipios de atlántico tales como, sabana larga, campo de la cruz y
malambo cuando llegan los recetarios estos son enviados al químico farmacéutico para gestionar
la compra, posteriormente se envían los medicamentos a los municipios junto a una copia del
recetario para entregar a los usuarios. Los medicamentos de control especial se descargan en el
sistema desde el SAF de Sevillar.
5. DOCUMENTOS ASOCIADOS:
CÓDIGO
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
FPP04 – 4
NA
FPP04 – 9
DOCUMENTO
Resolución 1478.
Cámara de comercio.
Carta de solicitud.
Contratos.
Actas de visita de secretaria de salud.
Comprobantes de pago.
Traslados.
Formato Relación de pacientes y medicamentos de control especial.
Recetario Oficial Humano.
Informe de movimientos de medicamentos de control especial.
PROCESO DE DISPENSACIÓN
INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE
MEDICAMENTOS DE CONTROL
ESPECIAL REGIONAL ATLÁNTICO
NA
Código: IPP04 – 9.
Fecha Elaboración:
15/12/2011.
Versión: 2.
Página 5 de 5
Libro Foliado.
6. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha
Descripción del cambio
Realizado
Aprobado
Documento
Aprobación
15-dic-2011
Creación del documento, se creó el documento
por solicitud de visita de la secretaria de salud
de Barranquilla para elaborar un instructivo
exclusivo a esta regional.
Modificación del logo por cambio en imagen
corporativa. Cambio en todo el instructivo el
cargo Director de Servicio Farmacéutico a
gerente técnico. Pasa de versión 1 a versión 2.
Ivoneth Pulido.
Asesor
de
Calidad.
Ana
Lucia
Polo. Gerente
General.
Revisión por
la
dirección
año 2011.
Ivoneth Pulido.
Asesor
de
Calidad.
Ana
Lucia
Polo. Gerente
General.
Acta
210615.
Junio 2015
ELABORADO POR
REVISADO POR
Ivoneth Pulido G. Asesor de Dimas Chamorro.
Calidad.
Técnico.
APROBADO POR
Gerente Ana Lucia Polo.
General.
Nº
Gerente