Nombre Cargo Oficina de Asesoria Jurídica 11/05/2010 09-Dic

Proceso gestión Integral
Procedimiento De Identificación y Evaluación de los Requisitos Legales
Código
PR-GI-09
Versión
3
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Resolución de Aprobación N° 368
9 septiembre de 2011 (por derogarce resolución anterior)
Fecha
Control de Cambios
Descripción
11/05/2010
Adopción del procedimiento a través de resolución 098 del 11 mayo de 2010 (V1)
09-Dic-10
no se modifica, solamento por derogarce la anterior resolución - resolución 379 del 9 diciembre de 2010 (V2)
Elaboró
Autorizaciones
Nombre
John Dairo Bermeo / William Mahecha Hernández
Cargo
Equipo de Gestión de Calidad
Revisó
Diana Mireya Parra Cardona
Oficina de Asesoria Jurídica
Aprobó
Letty Leal Maldonado
Dirección de Gestión Corporativa
PR-GI-09
Proceso gestión Integral
Procedimiento De Identificación y Evaluación de los Requisitos Legales
Código
PR-GI-09
Versión
3
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1. Objetivo
Establecer los lineamientos y Directrices necesarias para, Identificar, evaluar, actualizar el normograma general y los requisitos legales aplicables a la Gestión por Procesos del Sistema Integrado de
Gestión de la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico.
2. Alcance
El procedimiento de identificación de los requisitos legales aplica a todos los procesos de la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico que hacen parte de los Sistemas Integrados de Gestión
(Calidad, MECI y Plan Institucional de Gestión Ambiental -PIGA), iniciando con la actualización del Normograma por parte de la Oficina de Asesoria Jurídica, el cual será actualizado y evaluado con la
información que se recibe de las diferentes áreas, Sedes y finaliza con la respectiva divulgación.
3. Responsabilidades
• Es responsabilidad de la Oficina de Asesoria Jurídica generar, mantener actualizado y Evaluar el normograma general que aplique a la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico.
• Es responsabilidad de la Oficina de Asesoria Jurídica, establecer y mantener implementada la normatividad de carácter constitucional, legal, reglamentaria y de autorregulación que le sea aplicable a los
programas, procesos, procedimientos, productos y servicios, de la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico.
• Es responsabilidad del Jefe de la Oficina de Control Interno, velar por el cumplimiento de los requisitos legales contemplados en los procesos, procedimientos y Planes Internos del PIGA del Sistema
Integrado de Gestión.
• Es responsabilidad de todas las Sedes de la Secretaria de Desarrollo Económico, actualizar los requisitos legales aplicables a sus procedimientos y reportar su actualización a la Oficina de Asesoria
Jurídica.
• Es responsabilidad de las dependencias y Sedes de la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico, cumplir con los requisitos legales contemplados en los procesos, procedimientos y Planes Internos
del PIGA.
• Es responsabilidad de todos los Jefes de área y Sedes de la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico, tomar las medidas necesarias para establecer y mantener implementada la normatividad de
carácter constitucional, legal, reglamentaria y de autorregulación que le sea aplicable y sirva de soporte a sus programas, procesos, procedimientos, productos y servicios.
• Es responsabilidad de todos los servidores Públicos y Contratistas de Prestación de Servicios profesionales, contribuir en el cumplimiento de todos los lineamientos y especificaciones de la
identificación de los requisitos legales establecidos en este procedimiento.
• Es responsabilidad del comité del Sistema Integrado de Gestión, divulgar y hacer cumplir todas las especificaciones descritas en el presente procedimiento.
4. Definiciones y Siglas
• Normograma: es la señalización del régimen jurídico de la entidad extraído del universo jurídico Colombiano y plasmado en un gráfico sustentado mediante una metodología suficientemente clara y
breve de fácil comprensión y aprehensión. constituye la guía de operación jurídica en cada uno de los macroprocesos, procesos o subprocesos, en la línea secuencial debida en la iniciación, desarrollo y
culminación de cada uno y para el efectivo ejercicio de la función pública a cargo de la Entidad, que lógicamente relacionados y tomados en su conjunto, generan un resultado de interés público y social
en el Distrito Capital con proyección nacional.
Esta herramienta de trabajo está integrada por los principios generales del derecho, los principios constitucionales y legales, los principios, valores, directrices y compromisos éticos acogidos por la
SDDE en el Código de Ética.
• Constitución: es la expresión de la voluntad política del pueblo colombiano, que recoge en su texto la voluntad del Constituyente y sienta el principio de seguridad jurídica indispensable para el orden
normativo de la República. Es considerada por la jurisprudencia de la Corte Constitucional, el máximo organismo que vela por su supralegalidad y posibilita el libre ejercicio del derecho que tiene cada
nacional o residente del Estado Colombiano de ser titular de la misma y de las garantías y derechos que ella contiene, como el estatuto supremo y necesario de la organización estatal; es ante todo un
acto de carácter político, en cuanto se deriva del ejercicio soberano del poder del pueblo quien es su titular, y que partir de su decisión de promulgarla, se erige y tiene el carácter de norma básica en la
cual se funda y sostiene todo el régimen jurídico del Estado.
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• Función Legislativa: Corresponde al Congreso de la República ejercer la función legislativa consistente en hacer las leyes. Artículos 150 y siguientes de la Constitución Política.
Es de observar que la enunciación y definición aproximada que se presenta en este documento no es exhaustiva sino que se trata apenas de aproximar a la entidad y a todos sus funcionarios al sistema
jurídico Colombiano.
• Ley: declaración de la voluntad soberana manifestada en la forma prevenida en la Constitución Política y su carácter general, es mandar, prohibir, permitir, sancionar o castigar. Se origina en
cualquiera de las dos cámaras a propuesta de sus miembros, del gobierno nacional, por iniciativa popular en los casos que indica la Carta Política; o de la Corte Constitucional, el Consejo Superior de la
Judicatura, la Corte Suprema de Justicia, el Consejo de Estado, el Consejo Nacional Electoral, el Procurador General de la Nación y el Contralor General de la República en materias relacionadas con
sus funciones.
• Leyes Ordinarias: Se caracterizan porque no requieren para su expedición y vigencia de requisitos especiales sino únicamente aquellos indicados para su formación y promulgación, en los artículos
150 y siguientes de la Constitución Política, regula situaciones generales de manera impersonal abstracta y obligatoria, su relación con las demás leyes es horizontal dentro del sistema jurídico.
Corresponde al Congreso proferirlas.
• Leyes Estatutarias: Por esta clase de normatividad se desarrollan los textos constitucionales que reconocen y garantizan los derechos fundamentales.
Se caracterizan porque para su aprobación, modificación o derogación, requieren del voto de la mayoría absoluta de los miembros que conforman cada una de las comisiones y plenarias del Congreso,
por lo que debe dejarse constancia del número de senadores o representantes que así lo decidieron.
• Decreto: La potestad reglamentaria tiene como finalidad suplir la necesidad práctica de hacer entendible y concreta la ley general, por lo que es una facultad reconocida a las autoridades
administrativas y según el nivel u organismo será de diferente contenido. Es decir, una norma reglamentaria es la especificación de una norma Constitucional en una ley o un decreto, o de una ley por un
decreto, un acuerdo, una resolución; también, el régimen jurídico interno de una organización en determinada materia, tal como ocurre con los manuales de funciones, de contratación, etc, que existen en
la Entidad y que se adoptan por resolución. En otras palabras, siendo el decreto la norma reglamentaria por excelencia, también es la individualización de una ley general para su aplicación concreta.
• Decreto Reglamentario: Son propios de la función presidencial en virtud del ejercicio de la potestad reglamentaria consagrada en el artículo 189 numeral 11 de la Carta.
• Decreto Administrativo: En el orden nacional existe el ejercicio de la potestad reglamentaria por disposición Constitucional a cargo del Presidente de la República como Jefe de Estado, Jefe de
Gobierno y Suprema Autoridad Administrativa, que la ejerce mediante la expedición de los decretos, resoluciones y órdenes necesarios para la cumplida ejecución de las leyes conforme a las
previsiones del artículo 189 numeral 11 de la Constitución Política.
• Decreto Constitucionales: Los dicta el Presidente de la República para ejercer funciones que le otorgado directamente la Constitución Política.
Desde el punto de vista orgánico o formal son actos administrativos porque los dicta el Presidente de la República, en tanto que desde el punto de vista material pueden ser o actos administrativos o
legislativos dado su carácter individual o general.
• Decreto Ejecutivo Compiladores: Desde el punto de vista de su formación, estos decretos no tienen la fuerza de una ley, toda vez que se limitan a compilar unas normas legales sin cambiar su
redacción y contenido con el fin de facilitar la consulta de las disposiciones agrupadas.
• Decretos legislativos: Se originan en la complejidad de la actividad del Estado moderno y por la necesidad para el Presidente de tomar medidas rápidas de carácter más técnico que político.
• Decretos Reglamentarios Ejecutivos de la Ley: Se caracterizan porque son dictados por las autoridades nacionales, seccionales o locales.
• Decretos con Fuerza de Ley: Aquellos que dicta el Presidente al asumir temporalmente una potestad legislativa que en principio corresponde al Congreso, ya sea durante los estados de excepción o
por expresa habilitación jurídica.
• Resolución: Actos Administrativo contentivos de una decisión de la administración en cualesquiera de sus niveles y materia. En estas se manifiesta la actuación administrativa debidamente
documentada en su forma y con la suficiente motivación para acreditar la decisión que ha tomado el funcionario público competente, por lo que mientras esté vigente es de obligatorio cumplimiento.
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• Resoluciones Reglamentarias: Generalmente proferidas para el ejercicio de las funciones de los ministerios, departamentos administrativos, las superintendencias, los establecimientos públicos, las
empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta; sus disposiciones son de carácter general o individual.
• Acuerdos: Documentos que recogen las decisiones que se toman por las juntas o consejos directivos de los organismos descentralizados del orden nacional se denominan acuerdos. Igualmente, están
constituidos por las decisiones tomadas en las sesiones de los Concejos Municipales o de otras corporaciones y a los que por su naturaleza se sujetan otros actos administrativos de carácter más concreto
como ocurre con las resoluciones. Artículo 23 Ley 136 de 1994
• Circular: Se trata de cartas o avisos de una orden que una autoridad superior dirige a todos o gran parte de sus subalternos o, a diversas personas para hacerles conocer algo.
• Programas: Elemento de control, que permite modelar la proyección de la entidad a corto, mediano y largo plazo e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas y los resultados previstos.
• MECI: Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano.
• Parte interesada: Persona o grupo que tiene interés o esta afectado por el desempeño de una Entidad.
5. Base Legal
• Ver normograma de la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico
• Ver Normatividad Asociada a la Gestión Ambiental de la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico
6. Políticas de Operación
• La Oficina de Asesoria Jurídica debe consolidar toda la normatividad vigente que regula las actuaciones, competencias, responsabilidades, funciones, relaciones con otras entidades, disposiciones que
regulan todos los aspectos internos y las demás que se deben tener en cuenta para el desarrollo de la gestión de los procesos de la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico.
• Los jefes de las dependencias de la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico, deben comunicar a la Oficina de Asesoria Jurídica cuando tengan conocimiento de nuevas normatividades vigentes
que le sea aplicable a los procesos o procedimientos a su cargo para el respectivo ajuste del Normograma de la Entidad.
• La Oficina de Asesoria Jurídica debe velar por el cumplimiento de los lineamientos legales, con el fin de dar transparencia a los procesos de la Entidad en función de la misión institucional.
• La Oficina de Asesoria jurídica debe actualizar cuando sea necesario los requisitos legales de la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico.
• El Comité del sistema Integrado de Gestión debe crear estrategias para facilitar la consulta a los servidores públicos y contratistas de prestación de servicios Profesional de la SDDE, sobre los
requisitos legales y su aplicación en la Gestión de los Procesos.
6.1. Políticas de Operación Ambiental
• En cumplimiento a la Política Ambiental y el Plan Institucional de Gestión Ambiental – PIGA de la SDDE; todos los documentos generados por cada una de las dependencias deben ser direccionados
para su revisión y aprobación a través de medio magnético (Outlook) los cuales podrán serán impresos únicamente para las respectivas firmas y para su destino final”
7. Anexos
• FT-01-PR-GI-09 Normograma
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8. Flujograma de Procedimientos
N°
Actividades
Símbolo
Cargo
Responsable
Área
Responsable
Punto de
Control
Tiempo
Estándar Registros de Calidad
(Hr)
Observaciones
INICIO
Elaborar y actualizar el normograma general
de los requisitos Legales aplicable a los
1
procesos del Sistema Integrado de Gestión de
la SDDE.
Abogado
Asignado
Solicitar información a cada una de las áreas
2 de los requisitos legales aplicables a la
Gestión de sus Procesos.
Abogado
Asignado
Oficina de
Asesoria Jurídica
Oficina de
Asesoria Jurídica
80,00
Se define la información de entrada
necesaria la cual aplica a los programas,
procesos, procedimientos, productos,
servicios y necesidad que se cubrirá como
impacto a los usuarios, de la entidad.
8,00
El Abogado asignado solicita a los jefes
de cada área de la SDDE las información
sobre las normas aplicables a procesos,
procedimientos, productos y servicios de
La Entidad.
Designar el responsable para la identificación
y actualización de las normas de carácter
3 constitucional, legal, reglamentaria y
autorregulación que apliquen a la Gestión de
sus Procesos.
Jefe inmediato
Áreas de la
SDDE
2,00
La identificación corresponde los
requisitos legales y otros requisitos
asociados a los aspectos ambientales de
sus procesos.
Identificar fuentes de información primarias
4 para la consulta de las normas aplicables a su
Gestión de procesos.
Jefe inmediato
Áreas de la
SDDE
16,00
Página de la Alcaldía Mayor de Bogotá
D.C.,
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/
Enviar información de las normas aplicables
5 de sus procesos a la Oficina de Asesoria
Jurídica
Profesional
Especializado
Áreas de la
SDDE
4,00
Esta información se envía por correo
electrónico
Abogado
Asignado
Oficina de
Asesoria Jurídica
8,00
Incluye la identificación de los requisitos
legales del PIGA
6
Verificar información solicitada acerca de los
requisitos legales.
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1
La información de los requisitos legales es
7
aplicable a sus procesos?
8
SI
No
Enviar solicitud de cambios a las áreas
pertinentes
9 Ajustar cambios de normatividad solicitada.
10
Actualizar el Normograma general de la
SDDE.
11
Las normas implica cambios o ajustes a los
procedimientos y/o procesos de la SDDE?.
Abogado
Asignado
Oficina de
Asesoria Jurídica
2,00
Profesional
Especializado
Áreas de la
SDDE
8,00
Abogado
Asignado
Oficina de
Asesoria Jurídica
8,00
El Abogado Asignado de acuerdo a los
Ajustes remitidos actualiza el
normograma que aplica a los programas,
procesos, procedimientos, productos y
servicios, de la entidad.
4,00
El Jefe Inmediato solicita la
modificación por medio de un me
morando explicando los cambios
pertinentes para la actualización.
El equipo del Sistema Integrado de
Gestión realiza las modificaciones
pertinentes e informa de los cambios a las
Dependencias solicitantes
No
SI
Solicitar a la Oficina Asesora de planeación y
12 sistemas la modificación de los procesos y
procedimientos respectivos.
Jefe inmediato
Áreas de la
SDDE
Modificar los cambios pertinentes a los
13 procedimientos y/o procesos del sistema
Integrado de Gestión.
Equipo del
Oficina Asesora
Sistema Integrado de Planeación y
de Gestión
Sistemas
16,00
Informar a las dependencias pertinentes de los
14 cambios realizados por el Equipo del Sistema
Integrado de Gestión.
Equipo del
Oficina Asesora
Sistema Integrado de Planeación y
de Gestión
Sistemas
8,00
Realizar el control de las versiones de los
15 procesos, procedimientos del Sistema
Integrado de Gestión
Equipo del
Oficina Asesora
Sistema Integrado de Planeación y
de Gestión
Sistemas
8,00
16
Archivar la documentación de la
actualización del normograma.
Abogado
Asignado
Oficina de
Asesoria Jurídica
2,00
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2
Desarrollar estrategias de comunicación para
17 socializar los cambios en cuanto a las normas
y su aplicación en sus respectivos procesos.
Equipo del
Oficina Asesora
Sistema Integrado de Planeación y
de Gestión
Sistemas
40,00
Divulgar y sensibilizar al personal de las
18 diferentes dependencias de la SDDE sobre la
actualización del normograma general.
Equipo del
Oficina Asesora
Sistema Integrado de Planeación y
de Gestión
Sistemas
80,00
Solicitar a la Oficina Asesora de Control
Interno la evaluación del cumplimiento de los
19
requisitos legales para cada uno de los
procesos del Sistema Integrado de Gestión.
Equipo del
Oficina Asesora
Sistema Integrado de Planeación y
de Gestión
Sistemas
8,00
Incorporar en el programa de auditoria la
20 evaluación del cumplimiento de los requisitos
legales.
Equipo auditor
Oficina Asesora
de Control
Interno
8,00
Realizar la auditoria para evaluar el
cumplimiento de los requisitos legales y otros
21
aplicables a la Gestión de los procesos del
SIG.
Equipo auditor
Oficina Asesora
de Control
Interno
40,00
Retroalimentar el cumplimiento de los
22
requisitos legales a cada uno de las áreas.
Equipo auditor
Oficina Asesora
de Control
Interno
8,00
Enviar informe del cumplimiento de los
requisitos legales a la Oficina de Asesoria
23 Jurídica y a la Oficina Asesora de Planeación
y Sistemas para retroalimentar el ajuste de los
procesos.
Equipo auditor
Oficina Asesora
de Control
Interno
8,00
Archivar la documentación de la Evaluación
24
de los requisitos legales.
Equipo auditor
Oficina Asesora
de Control
Interno
2,00
FIN
Tiempo Mínimo
Tiempo Máximo
45 días
60 días
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