BI-Pr02 Procedimiento ingreso, entrega y traslado de bienes

PROCESO GESTIÓN DE BIENES E INFRAESTRUCTURA
PROCEDIMIENTO PARA INGRESO, ENTREGA Y TRASLADO
DE BIENES
VERSIÓN: 02
FECHA APROBACIÓN:
2015 / 09 / 17
SENADO DE LA REPÚBLICA
1.
CODIGO: BI-Pr02
OBJETIVO
Establecer las actividades para el ingreso, entrega y traslado de bienes de consumo y activos fijos
para satisfacer el normal funcionamiento de la Entidad.
2.
ALCANCE
Este procedimiento inicia con el ingreso de los bienes de consumo y activos fijos provenientes de
las diferentes modalidades de adquisición (donación, comodato, leasing, compra e indemnización)
y termina con su entrega y traslado hacia las dependencias del Senado de la República.
3.
TERMINOS Y DEFINICIONES








Activo fijo: son los bienes que una empresa utiliza de manera continua en el curso normal
de sus operaciones. Para que un bien sea considerado activo fijo debe cumplir las
siguientes características: ser físicamente tangible, tener una vida útil relativamente larga
(por lo menos mayor a un año).
Bien de consumo: son bienes que generan una satisfacción inmediata a una necesidad,
se clasifican en dos tipos: bien de consumo durable, como las cosedoras y bienes de
consumo no perdurable como resmas de papel, bolígrafos, entre otros.
Código contable: es el conjunto de dígitos que permite la identificación de un bien de
consumo o activo fijo, es una representación numérica de la cuenta contable.
Comodato: contrato por el cual se da o se recibe a título gratuito un bien que puede usarse
sin destruirse, para servirse de el con la obligación de restituirlo.
Comprobante de entrada de bienes de consumo: es el documento que acredita el
ingreso de los bienes de consumo a la entidad, se elabora en la Sección de Suministros en
el aplicativo de inventarios y se confirma en la Unidad de Almacén una vez se reciban los
elementos, constituyéndose en el soporte para el movimiento de los registros en el
almacén y en contabilidad.
Donación: son las transferencias recibidas de otras entidades, se dan cuando por voluntad
de una persona jurídica o natural se transfiere gratuita o irrevocablemente la propiedad de
un bien que le pertenece a favor de la entidad, previa aceptación del funcionario
administrativo competente y de acuerdo con la normatividad vigente.
Indemnización: cuando se produzca la baja de un bien por siniestro, se realizan los
trámites legales pertinentes ante la compañía aseguradora, quien está obligada
contractualmente a reponer el bien o bienes.
Ingreso de activos fijos: es el documento que acredita el ingreso de los activos fijos
nuevos a la entidad, se elabora en la Sección de Suministros en el aplicativo de inventarios
y se confirma en la Unidad de Almacén una vez se reciban los elementos, constituyéndose
en el soporte para el movimiento de los registros en el almacén y en contabilidad.
ELABORÓ
REVISÓ
Nombre: L. Batista y H. Sandoval
Cargo: Jefe Sección
Contratista DPS
Suministros
y
APROBÓ
GRUPO EVALUADOR SGC
Nombre: Claudia Elena Renteria
Nombre:
Cargo: Jefe División de Bienes y Servicios
No. Acta y Fecha: 033 del 17 de septiembre de 2015
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




4.
CODIGO: : BI-Pr02
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2015 / 09 / 17
Leasing: Sistema de arrendamiento de bienes de equipo mediante un contrato en el que se
prevé la opción de compra por parte del arrendatario.
Precio de mercado: Es el valor que resulta de la interacción de las fuerzas de oferta y
demanda en el mercado.
Orden de despacho de bienes de consumo: es el documento por medio del cual se
identifica detalladamente la entrega del bien de consumo a la dependencia solicitante. Una
vez se confirme su entrega física, cesa la responsabilidad por la custodia y administración
del bien por parte del almacenista. La confirmación de la orden de despacho es el soporte
para registrar movimientos en los listados de la Unidad de Almacén que sirven de control
de inventarios de elementos de consumo y asientos contables.
Placa: es la etiqueta con código de barras que contiene el número de identificación de un
bien activo fijo, para su respectivo control y seguimiento de vida útil.
Software - dinámica gerencial aplicativo inventario: permite la captura y registro de los
diferentes movimientos que afectan los inventarios, de conformidad con los ingresos y
entregas de los bienes de consumo y activos fijos. El manejo del programa referido a
inventarios está restringido al personal autorizado.
Supervisor o interventor: es la persona designada para que en nombre de la entidad –
dependencia, vigile y controle la ejecución de un contrato, actuación que debe ir hasta
remitir el informe final para la liquidación del mismo.
Traslado de activos fijos nuevos: es el documento por medio del cual se identifica
detalladamente la entrega del activo fijo nuevo a la dependencia solicitante, se elabora en
la Sección de Suministros en el aplicativo de inventarios y se confirma en la Unidad de
Almacén. Una vez se confirme su entrega física, cesa la responsabilidad por la custodia,
administración y conservación del activo fijo por parte del almacenista, y se traslada al
funcionario destinatario del mismo. La confirmación de este traslado constituye el soporte
para el movimiento de los registros en el almacén y en contabilidad.
Traslado de activos fijos en servicio o en uso: es el documento por medio del cual se
identifica detalladamente el traslado del activo fijo en servicio o en uso de una dependencia
a otra solicitante, se elabora y se confirma en almacén. Las dependencias involucradas
deben reportar a la Unidad de Almacén la decisión de efectuar el traslado, para realizar los
registros y legalización de los respectivos inventarios en el proceso del traslado.
RESPONSABLES

Jefe Sección de Suministros: es responsable de: a) Coordina las actividades de los
funcionarios de la sección para que cumplan adecuadamente con las actividades
programadas en el procedimiento ingreso, entrega y traslado de bienes (de consumo y
activos fijos). b) revisar que las solicitudes de ingreso de bienes de consumo o activos fijos
por cualquiera de las diferentes modalidades de adquisición cumplan con los requisitos
establecidos; c) solicitar a la Sección de Contabilidad cuenta y código contable para el
ingreso de los bienes. d) Firmar los comprobantes de entrada, ordenes de despacho,
certificaciones de no existencia y e) socializar la información recibida del almacenista para
la cancelación de ordenes no reclamadas en el tiempo establecido.

Jefe División de Bienes y Servicios: es responsable de: a) realizar verificación y
autorización para ingreso de bienes que provienen de una donación, comodato o leasing
del orden nacional o internacional; b) enviar a la Sección de Suministros comunicación
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oficial en la que autoriza el ingreso de los bienes provenientes de donación, comodato o
leasing del orden nacional o internacional.
5.

Supervisor o interventor de contrato: es responsable de: a) entregar en la Sección de
Suministros formato para el Ingreso de Bienes de consumo y activos fijos, copia de factura
y demás documentos reglamentarios según los bienes adquiridos y su procedencia acordes
con la normatividad vigente; b) verificar que los bienes que van a ingresar a la Unidad de
Almacén cumplan con las condiciones expuestas en el contrato; c) coordinar la entrega de
los bienes que únicamente pueden ser instalados donde se van a utilizar; d). Informar al
almacenista sobre el recibo de estos bienes, para que se proceda a su conteo y
plaqueteado.

Director(a) General Administrativo(a): es responsable de: a) formalizar la adquisición de
bienes de consumo o activos fijos provenientes de donación, comodato o leasing de origen
nacional y/o internacional; b) revisar que los bienes cumplan con lo estipulado en la
normatividad legal vigente; c) enviar a la División de Bienes y Servicios Acto Administrativo
de aceptación de los bienes con el formato para el Ingreso de Bienes de consumo y activos
fijos y los anexos reglamentarios; d) autorizar las dependencias a la cuales se les
entregaran o trasladaran los bienes de consumo o activos fijos según corresponda.

Asistente y Auxiliar Sección Suministros: son responsables de: a) verificar existencia de
elementos en el aplicativo de inventarios; b) emitir certificación de no existencia; c) elaborar
orden de despacho para bienes de consumo; d) cancelar órdenes no reclamadas; e)
Realizar los ingresos de bienes de consumo.

Almacenista: es responsable de: a) verificar las cantidades físicas de los bienes
ingresados al inventario de la entidad; b) confirmar en el aplicativo de inventarios el ingreso
de los bienes de consumo o activos fijos; c) entregar los bienes físicos según orden de
despacho; d) coordinar la entrega y traslado de activos fijos; e) informar a la compañía
aseguradora el ingreso de los bienes provenientes de las diferentes modalidades de
adquisición; f) almacenar los bienes de consumo en bodega; g) elaborar e instalar placas
de activos fijos; h) elaborar documento traslado de activos fijos.
CONDICIONES GENERALES




El supervisor o interventor de contrato debe revisar que los bienes que se reciben en el
Senado de la República se ajusten a las condiciones establecidas contractualmente,
especialmente en lo referente a características y especificaciones de carácter técnico, y
cuando estas no cumplan las especificaciones contractuales se realiza la respectiva
devolución.
El almacenista es responsable de verificar que los bienes que ingresan a la Unidad de
Almacén se entregan en las cantidades que indica el comprobante de entrada y que
exista el visto bueno del supervisor e interventor de contrato, y del Director(a) General
Administrativo con respecto a la calidad de los bienes ingresados.
La aceptación de los bienes por la modalidad de donación podrá ser realizada por los
miembros de la Mesa Directiva o la Dirección General Administrativa.
La autorización para realizar el ingreso al inventario de los bienes por donación,
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




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comodato o leasing se realizará únicamente a través de la Dirección General
Administrativa.
Los funcionarios que pertenece al Senado de la Republica no podrán aceptar, recibir ni
entregar bienes donados en comodato o leasing, sin la autorización de Dirección General
Administrativa.
El supervisor o interventor del contrato, el Director General Administrativo o su Delegado,
debe coordinar con el almacenista la logística para el cumplimento de los protocolos de
seguridad, en el ingreso de los bienes a la Unidad de Almacén del Senado de la
República con el propósito de evitar retrasos en la fecha y hora convenidas para la
entrega final.
Todos los bienes de consumo y activos fijos que se reciben en el Senado de la República
deben ser informados a la Sección de Suministros y a la Unidad de Almacén para realizar
el respectivo ingreso al aplicativo de inventarios y su posterior ingreso físico. Es
pertinente aclarar que el ingreso físico de algunos bienes puede hacerse directamente en
la dependencia donde se van a utilizar, para lo cual, se requiere una autorización por
escrito por parte de la Dirección General Administrativa y/o supervisor del contrato.
El Supervisor o interventor de contrato gestionara el pago al proveedor por los bienes
provenientes de las diferentes modalidades de adquisición de bienes.
Las solicitudes de bienes de consumo de las dependencias que excedan el nivel de
consumo estándar, requiere la autorización por parte del jefe de la División de Bienes y
Servicios.
Los jefes de dependencia y los Senadores son responsables de firmar las solicitudes de
bienes de consumo o de activos fijos que se realicen. En consideración a las actividades
legislativas que ocupan la mayor parte del tiempo de los Honorables Senadores, se acepta
que autoricen mediante oficio a una persona como delegado.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.
Responsable o
rol
INGRESO DE BIENES
IDENTIFICAR LA MODALIDAD DE ADQUISICION
DE LOS BIENES A INGRESAR
Descripción de la actividad
Registro
Para solicitar el ingreso de los bienes o activos a la
Entidad se debe identificar si estos fueron
adquiridos por las siguientes modalidades:
1
1. Comodato, Donación o Leasing
2. Compra o indemnización
Responsable de
En los casos que hayan sido adquiridos por la solicitar el ingreso
modalidad 1 (comodato, donación o leasing) será el de bienes o activos
Director(a) General Administrativo(a) el encargado
de solicitar el ingreso y se deberá continuar con la
actividad No. 2
En los casos que hayan sido adquiridos por la
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Descripción de la actividad
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No.
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Responsable o
rol
Registro
modalidad 2 (compra o indemnización) será el
supervisor o interventor de contrato el encargado de
solicitar el ingreso y se deberá continuar con la
actividad No. 7
FORMALIZAR LA ADQUISICIÓN DE BIENES DE
CONSUMO O ACTIVOS FIJOS (donación,
comodato, leasing).
2
Formalizar los contratos de transmisión de dominio
bajo la figura jurídica de donación, comodato o
leasing de acuerdo a lo establecido en la Director(a) General
normatividad legal vigente.
Administrativo(a) o
su delegado.
Nota: La Dirección General Administrativa es la
encargada de autorizar el ingreso a inventario de la
modalidad de donación. Para el caso de las
modalidades de leasing o comodato la autorización
del ingreso se dará en los términos contractuales.
Autorización
administrativa.
Contrato.
VERIFICAR PROCEDENCIA DE LOS BIENES
3
Revisar que los bienes provenientes de donación, Director(a) General
comodato o leasing de origen nacional y/o Administrativo(a) o
internacional cumplan con lo estipulado en la
su delegado
normatividad legal vigente.
Anexos
reglamentarios
REALIZAR VERIFICACIÒN DE MERCADO
4
En el caso que este acto administrativo y/o convenio
de bienes donados, en comodato o en leasing no
indiquen el valor de los bienes, la Dirección General
Administrativa solicitara a las dependencias que
corresponda (según las características de los
bienes) la realización de una verificación de
mercado para determinar sus valores.
ENVIAR AUTORIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE
BIENES (donación, comodato, leasing).
5
Jefes de
dependencia
(según
corresponda)
Comunicación
interna de solicitud
Informe de
verificación de
mercado
Autorización
administrativa.
Director(a) General
Enviar a la División de Bienes y Servicios la
Contrato.
Administrativo(a) o
autorización
administrativa
de
los
bienes
su delegado
provenientes de donación, comodato o leasing del
Formato para el
orden nacional o internacional con el formato para el
Ingreso de bienes
Ingreso de Bienes de consumo y activos fijos y los
de consumo y
anexos reglamentarios.
activos fijos
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No.
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Responsable o
rol
Descripción de la actividad
Registro
REALIZAR VERIFICACIÓN Y AUTORIZACIÓN
PARA INGRESO DE BIENES
6
Verificar que los bienes que provienen de una
donación, comodato o leasing del orden nacional o
internacional estén respaldados por los documentos
que exige la normatividad legal vigente, además de
Jefe División
la Autorización administrativa que indique Bienes y Servicios
cantidades, especificaciones técnicas y valor.
Jefe Sección de
Nota: Los requerimientos para autorizar el ingreso
Suministros
de donación, comodato o leasing son: a)
Autorización administrativa, b) Factura, c)
Almacenista
Documentos de legalización para elementos
importados, d) Carta de dependencia que autoriza
dicha donación, comodato o leasing.
Comunicación
interna.
Autorización
administrativa
(anexos
reglamentarios).
Contrato
(Se debe continuar la actividad No. 8)
SOLICITAR EL INGRESO DE
CONSUMO O ACTIVOS FIJOS
7
BIENES
DE
El supervisor o interventor del contrato debe
entregar a la Sección de Suministros el formato
para el Ingreso de Bienes de consumo y activos
fijos en el que autorice el ingreso de los bienes o
activos adquiridos por la Entidad mediante compra o
indemnización, anexando una copia de la factura,
además de los documentos reglamentarios según
los bienes adquiridos y su procedencia acordes con
la normatividad vigente.
Formato para el
Ingreso de Bienes
de consumo y
activos fijos
Supervisor o
Interventor de
contrato
Nota: Debe ser entregado y recibido el formato de
ingreso de bienes o activos fijos junto con sus
documentos soportes con por lo menos tres días
hábiles de anticipación a su ingreso físico a las
instalaciones de la Entidad, para que la Sección de
Suministros proceda a realizar el ingreso formal de
los bienes a través de los documentos.
Copia de factura y
demás
documentos
reglamentarios
(Se debe continuar la actividad No. 8)
8
REVISAR LAS SOLICITUDES DE INGRESO DE
BIENES
Jefe Sección de
Suministros
Una vez recibida la solicitud de ingreso de bienes
Asistente de la
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Comunicación
Interna
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Descripción de la actividad
de consumo o activos fijos por cualquiera de las
diferentes modalidades de adquisición el asistente
y/o auxiliar de la sección de suministros debe
revisar que los documentos cumplan con los
requisitos establecidos.
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Responsable o
rol
sección de
suministros
Registro
Auxiliar de la
sección de
suministros
En caso que los documentos se encuentren
incompletos o no cumplan con los requisitos, se
deberán devolver al supervisor o interventor para su
corrección.
SOLICITAR CUENTA Y CÓDIGO CONTABLE
PARA EL INGRESO DE LOS BIENES
9
Consultar a la Sección de Contabilidad la cuenta y
el código contable de los bienes de consumo o
activos fijos provenientes de las diferentes
modalidades de adquisición para realizar su ingreso
en el módulo correspondiente del software de
inventarios.
Jefe Sección de
Suministros
Comunicación
interna
ELABORAR DOCUMENTO DE INGRESO DE
BIENES
Elaborar en el aplicativo de inventarios los Asistente Sección
documentos: a). comprobante de entrada para de Suministros y/o
10 bienes de consumo y/o b). Documento de ingreso
Funcionario
para activos fijos provenientes de las diferentes designado de la
modalidades de adquisición, con base en la
Sección de
información que se recibe de los supervisores o
Suministros
interventores de contratos y/o Director(a) General
Administrativo(a) (según corresponda).
VERIFICAR EL INGRESO
BIENES A LA ENTIDAD
11
FISICO
DE
Ingreso activos
fijos.
LOS
En los casos que los bienes se reciban en la
bodega, el almacenista debe verificar las cantidades
físicas de los bienes ingresados.
En los casos que por su naturaleza los bienes no
ingresen a la bodega, sino que se instalen
directamente en su lugar de uso, el supervisor o
interventor de contrato deberá informar al
almacenista sobre el recibo de estos bienes, para
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Comprobante de
entrada bienes de
consumo.
Almacenista
Supervisor o
interventor
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Responsable o
rol
Registro
Almacenista
Ingreso de activos
fijos y
comprobante de
entrada bienes de
consumo.
que se proceda a su conteo y plaqueteado.
CONFIRMAR INGRESO DE BIENES
Una vez los documentos: a). comprobante de
entrada para bienes de consumo y/o b). Documento
de ingreso para activos fijos estén debidamente
firmados por el Jefe de la División de Bienes y
Servicios, Jefe de la Sección de Suministros,
Almacenista y supervisor/Interventor o Director(a)
General Administrativo(a) (según corresponda la
modalidad de adquisición), el Almacenista confirma
el ingreso de los bienes de consumo o de los
12
activos fijos en el aplicativo de inventarios, con lo
cual, automáticamente se cargan los bienes al
inventario de la Entidad.
En los casos que el ingreso sea de bienes de
consumo se debe continuar con la actividad No.
13
En los casos que el ingreso sea de activos fijos se
debe continuar con la actividad No. 14
ALMACENAR LOS BIENES DE CONSUMO EN
BODEGA
13 Se almacenan los bienes de consumo en la
estantería de la bodega del almacén teniendo en
cuenta que se debe despachar acorde al sistema
(PEPS) primeros en entrar primeros en salir.
Almacenista
Planilla para
Inventario de
Bienes de
consumo
ELABORAR E INSTALAR PLACAS DE ACTIVOS
FIJOS
14
Imprimir las placas que van a ser adheridas junto
con el TAG a los bienes ingresados según
documento: ingreso de activos fijos. La placa
contiene código de barras, numero consecutivo
asignado dentro del inventario y la denominación
del bien.
Funcionario
delegado Unidad
de Almacén.
Ingreso activos
fijos y placas.
Una vez elaboradas las placas, estas deben
instalarse en los activos fijos ingresados tanto en la
bodega como en los lugares de uso donde fueron
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Responsable o
rol
Registro
Almacenista
Comunicación
interna
instalados.
INFORMAR A LA COMPAÑÍA ASEGURADORA
Informar al corredor de seguros el ingreso de los
bienes provenientes de las diferentes modalidades
15
de adquisición para que una vez confirmados en el
inventario de la Entidad, queden amparados por la
póliza de seguros.
ENTREGA DE BIENES
RECEPCIONAR
SOLICITUDES
PARA
SUMINISTRO DE BIENES
1
En el caso de bienes de consumo se reciben las
solicitudes de las diferentes dependencias para el Mensajero Sección
suministro de bienes de consumo o activos fijos de de Suministros.
acuerdo con las necesidades de cada área.
Director (a)
En el caso de activos fijos se recibe oficio de la
General
Dirección General Administrativa, en donde se Administrativo (a)
autoriza la Dependencia a la cual se le entregaran
los bienes.
Comunicación
interna
VERIFICAR EXISTENCIA DE ELEMENTOS EN EL
APLICATIVO DE INVENTARIOS
2
Una vez recibida la solicitud se procede a verificar
en el aplicativo de inventarios de la Entidad la
existencia de los elementos para su asignación.
En los casos que los bienes solicitados NO se
Asistente y/o
encuentren en inventario se debe continuar con la
Auxiliar Sección de
actividad No. 3
Suministros
En los casos que los bienes solicitados SI se
encuentren en inventario se debe continuar con la
actividad No. 4
Asistente y Auxiliar
Sección de
Suministros.
Certificación de no
Certificar la no existencia del bien cuando su
existencia.
adquisición sea urgente y prioritaria, por solicitud
Operadores de las
de los operadores de las cajas menores.
cajas menores
EMITIR CERTIFICACIÓN DE NO EXISTENCIA
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Responsable o
rol
Descripción de la actividad
ELABORAR ORDEN DE
BIENES DE CONSUMO
DESPACHO
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Registro
PARA
Generar la orden de despacho en la que se detalla
la entrega de los bienes de consumo a la
dependencia solicitante. Esta orden debe ser
firmada por el jefe de Suministros y confirmada por Asistente y Auxiliar
el Almacenista para el registro de los movimientos
Sección de
en el inventario.
Suministros
Orden de
despacho para
bienes de
consumo.
Nota: La entrega se debe ajustar teniendo en
cuenta los bienes suministrados en el mes
inmediatamente anterior y con los elementos
existentes en el inventario de la Entidad.
REALIZAR ENTREGA DE BIENES
5
Entregar a la dependencia solicitante los bienes Almacenista
solicitados según orden de despacho.
CANCELAR ÓRDENES NO RECLAMADAS
6
Las órdenes de despacho que no han sido
reclamadas
al final de cada mes deben ser
canceladas en el aplicativo de inventarios según la Asistente y auxiliar
información suministrada por el Almacenista.
sección
suministros.
Nota: Cuando sea cancelada la orden de despacho
de bienes de consumo o activos fijos, esta deberá
Almacenista.
ser cargada en el sistema nuevamente para
mantener el inventario actualizado.
Orden de
despacho para
bienes de
consumo.
TRASLADOS DE ACTIVOS FIJOS
RECEPCIONAR SOLICITUDES DE TRASLADO
DE ACTIVOS FIJOS
1
En los casos de los elementos comprados
(elementos nuevos), el traslado se realiza en la
Sección de Suministros en el momento de recibir la
comunicación
de
la
Dirección
General
Administrativa, en el que autorice el traslado de
activos fijos, detallando cantidades y dependencia
a la cual se trasladaran los bienes.
Almacenista.
Director (a)
General
Administrativo (a)
Comunicación
interna.
Jefe Sección de
Suministros.
En los casos de los elementos usados, almacén
realizará el traslado de los activos fijos según
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Descripción de la actividad
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Registro
solicitud de la dependencia.
ELABORAR DOCUMENTO
ACTIVOS FIJOS
TRASLADO
DE
El Almacenista y/o funcionario designado de la
Sección de Suministros elaborará documento de
traslado de activos fijos para que la unidad de
Almacén confirme el traslado, e imprima la placa y
el TAG que serán adheridos en cada uno de los
activos fijos cuando sean elementos nuevos.
2
Almacenista.
Funcionario
designado de la
Sección de
Suministros.
Traslado de
activos.
Nota:
Con
la
confirmación
se
genera
automáticamente en el aplicativo de inventarios el
registro de los movimientos en el inventario.
REALIZAR EL TRASLADO FISICO DE ACTIVOS
FIJOS
Entregar a la dependencia autorizada físicamente
Almacenista.
los bienes asignados según documento de traslado.
3
Traslado de
activos.
Nota: Los activos fijos que se entreguen deben
tener instalada placa de inventario y TAG.
7.
PUNTOS DE CONTROL

8.





Aplicativo para el manejo de inventarios.
BASE LEGAL
Ley 489 de 1998 que regula el ejercicio de la función administrativa y define los principios y
reglas básicas de la organización y funcionamiento de la Administración Pública.
Decreto 1737 de 1998 por el cual se expiden medidas de austeridad y eficiencia y se
someten a condiciones especiales la asunción de compromisos por parte de las entidades
públicas que manejan recursos del Tesoro Público.
Normas Técnicas de Contabilidad para los activos fijos del Plan General de Contabilidad
Pública.
Ley 872 del 2003, por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama
Ejecutiva del Poder Público.
NTC GP 1000:2009.Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
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ANEXOS



Anexo A: Flujograma ingreso de bienes
Anexo B: Flujograma entrega de bienes
Anexo C: Flujograma traslado de bienes
10. FORMATOS


Formato para el Ingreso de Bienes de consumo y activos fijos
Formato planilla para Inventario de Bienes de consumo.
11. DOCUMENTOS RELACIONADOS
N/A
12. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
FECHA DE
APLICACIÓN
01
Por cambio en la estructura de codificación del SGC esta versión reemplaza los
anteriores documentos “PE05-S02_V04 Subproceso ingreso de bienes y el
PE05-S02_V03 Subproceso salida de bienes”.
Se emite versión para divulgación e implementación.
2014-04-24
02
Está versión se modifico en los siguientes ítems: “Condiciones generales,
incluyendo requerimientos adicionales para el control del ingreso, entrada y
traslado de bienes; Descripción de actividades, en la división de las actividades
de ingreso, entrega y traslado de los bienes”.
2015-09-17
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PROCESO GESTIÓN DE BIENES E INFRAESTRUCTURA
PROCEDIMIENTO PARA INGRESO, ENTREGA Y TRASLADO
DE BIENES
CODIGO: : BI-Pr02
VERSIÓN: 02
FECHA APROBACIÓN:
2015 / 09 / 17
SENADO DE LA REPÚBLICA
ANEXO A: Flujograma ingreso de bienes.
INICIO
INGRESO DE BIENES
Identificar la modalidad de
adquisición de los bienes a
ingresar
FIN
Solicitar el ingreso de
bienes de consumo o
activos fijos
No
Son bienes
adquiridos por
donación, comodato
o leasing?
Informar a la compañía
aseguradora
Si
Almacenar bienes de
consumo en bodega
Formalizar la adquisición
de bienes de consumo o
activos fijos
Si
El ingreso es de
bienes de
consumo?
No
Elaborar e instalar
placas de activos fijos
Verificar procedencia de
los bienes
Confirmar ingreso de
bienes
Se indica el
valor de los
bienes?
Verificar el ingreso físico de
los bienes
No
Si
Si
Realizar verificación de
mercado
Los bienes
ingresan por
almacén?
Enviar autorización
administrativa de bienes
Elaborar documento de
ingreso de bienes
Realizar verificación y
autorización para ingreso
de bienes
Solicitar cuenta y código
contable para el ingreso de
los bienes
Realizar verificación y
autorización para ingreso
de bienes
No
Informar al
almacenista para
realizar el conteo y
plaqueteado
CONVENCIONES
FLUJOGRAMA
Actividades
Documentos relacionados
Si
Los documentos
cumplen con los
requisitos?
Revisar solicitudes de
ingreso de bienes
Conector de documentos
relacionados
Conector de actividades
No
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PROCESO GESTIÓN DE BIENES E INFRAESTRUCTURA
PROCEDIMIENTO PARA INGRESO, ENTREGA Y TRASLADO
DE BIENES
CODIGO: : BI-Pr02
VERSIÓN: 02
FECHA APROBACIÓN:
2015 / 09 / 17
SENADO DE LA REPÚBLICA
Anexo B: Flujograma entrega de bienes.
ENTREGA DE BIENES
INICIO
Recepcionar solicitudes
para suministro de
bienes
Verificar existencia de
elementos en el
aplicativo de inventarios
Los bienes
solicitados se
encuentran en el
inventario?
No
Emitir certificación de
no existencia
No
Cancelar ordenes no
reclamadas
Si
Elaborar orden de
despacho para bienes de
consumo
La orden de
despacho es
reclamada?
CONVENCIONES
FLUJOGRAMA
Actividades
Si
Realizar entrega fisica de
los bienes
Documentos relacionados
Conector de documentos
relacionados
Conector de actividades
FIN
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PROCESO GESTIÓN DE BIENES E INFRAESTRUCTURA
PROCEDIMIENTO PARA INGRESO, ENTREGA Y TRASLADO
DE BIENES
SENADO DE LA REPÚBLICA
CODIGO: : BI-Pr02
VERSIÓN: 02
FECHA APROBACIÓN:
2015 / 09 / 17
Anexo C: Flujograma traslado de bienes
TRASLADO DE ACTIVOS FIJOS
INICIO
Recepcionar solicitudes
de traslado de activos
fijos
Elaborar documento
traslado de activos fijos
CONVENCIONES
FLUJOGRAMA
Actividades
Realizar traslado físico
de activos fijos
FIN
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Documentos relacionados
Conector de documentos
relacionados
Conector de actividades
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