MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 20 Carga y contabilización de extractos bancarios Página 1 de 17 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 29 JUN 2011 OBJETIVO: Efectuar el procedimiento de Carga y Contabilización de Extractos Bancarios en el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación II. ALCANCE: Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional, Establecimientos Públicos del Sector Defensa y Policía Nacional cuando así lo requieran. Fecha de emisión: Responsable del documento: Ubicación: Directora Financiera 29 JUN 2011 Ruta: Suite Visión Empresarial > Manuales. Página Web Ruta: www.mindefensa.gov.co / Ministerio / Finanzas / Manuales Financieros / Manual SIIF II. HISTÓRICO DE CAMBIOS VERSIÓN No. 01 FECHA DE EMISIÓN 29 JUN 2011 Dirección Finanzas Elaborado por: Jannette Cárdenas Rodríguez Cargo: Analista Financiero Fecha: 16 JUN 2011 Firma: CAMBIOS REALIZADOS Emisión inicial. Mediante Circular No. 247 MDSGDFGAD-13.3 del 29 de junio/11. DEPENDENCIAS PARTICIPANTES Revisado por: Alexander Romero Castañeda Cargo: Analista Financiero Fecha: 24 JUN 2011 Firma: Revisado por: Harry Norberto Palacios Amado. Cargo: Contratista Fecha: 24 JUN 2011 Firma: Revisado por: Edilse Martínez C. Cargo: Coordinadora Grupo Análisis y Difusión Fecha: 21 JUN 2011 Revisado por: Clara Inés Chiquillo Díaz Cargo: Directora Financiera Aprobado por: Yaneth Giha Tovar Cargo: Viceministra para la Estrategia y Planeación Fecha:29 JUN 2011 Fecha:29 JUN 2011 Firma: Firma: Firma: No Aplica Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 20 Carga y contabilización de extractos bancarios Página 2 de 17 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 29 JUN 2011 TABLA DE CONTENIDO PROCEDIMIENTO No. 20 CARGA Y CONTABILIZACIÓN DE EXTRACTOS BANCARIOS Pág. A. GENERALIDADES 2 B. FLUJOGRAMA 6 I. 1. 6 6 II 1. 1.1 1.2 2. 2.1 2.2 2.3 III. VERIFICACION DE LA INFORMACIÓN Conceptos Utilizados por la Entidad Financiera Homologados al Sistema SIIF Nación: Consulta Cuenta Bancaria – Delimitación Relaciones de Conceptos de Movimiento CARGA EXTRACTO BANCARIO CARGA MANUAL Carga manual de extractos bancarios Contabilización de Extracto Bancario CARGA AUTOMATICA Carga archivo plano Carga extracto bancario Contabilización extracto bancario CARGA PRIMER EXTRACTO BANCARIO A DICIEMBRE 31 DE 2010 8 8 8 10 11 11 13 13 14 IV. CARGA DEL EXTRACTO BANCARIO A PARTIR DE ENERO DE 2011 15 2. 6 1. Archivo plano generado por el Banco en la Estructura Universal de Extractos Bancarios del SIIF Nación. 15 2. Archivo plano diferente a la Estructura Universal de Extractos Bancarios del SIIF Nación. NORMATIVIDAD RELACIONADA 15 C. 17 PROCEDIMIENTO No. 20 A. GENERALIDADES La carga de los extractos bancarios y su contabilización generan dentro del aplicativo Sistema SIIF Nación II un Documento de Recaudo por Clasificar por cada movimiento Crédito con la marca “Afecta Ingresos” registrados en el extracto bancario, el cual puede ser utilizado en el sistema en cualquiera de los siguientes eventos: . Aplicación de Reintegro presupuestal o no presupuestal (Macroproceso de Egresos / Pagos). Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 20 Carga y contabilización de extractos bancarios Página 3 de 17 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 29 JUN 2011 . Imputación de Ingresos (Macroproceso de Ingresos). . Devoluciones no presupuestales (Macroproceso de Pagos). Esta transacción se puede adelantar si anteriormente se han cumplido los siguientes requisitos: 1. La cuenta bancaria de Tesorería se encuentre en estado “Activa” en el Sistema SIIF Nación II. 2. Los Conceptos que utilizan los bancos estén homologados al Concepto SIIF. 3. Que La marca “Afecta Ingresos” en los conceptos banco homologado al concepto SIIF Nación Consignación esté correcta para cada uno de los movimientos crédito de la cuenta bancaria. El “Concepto SIIF” es una definición dada por la Administración SIIF Nación II para homologar de una manera estándar los distintos conceptos que utilizan los bancos para identificar sus operaciones en los extractos bancarios. Es importante tener en cuenta que la carga de extractos bancarios no permite adicionar movimientos por lo tanto, si es necesario efectuar algún ajuste, se debe eliminar siempre y cuando no se ha efectuado la contabilización del extracto. Una vez contabilizado no se puede eliminar por lo tanto se debe tener especial cuidado al efectuar la carga y efectuar la revisión antes de llevar a cabo la contabilización del mismo. La marca de afecta ingresos es la que permite que se genere documento de recaudo por clasificar. El sistema está parametrizado de forma general para todas las entidades del estado de tal forma que todo recaudo es una consignación y por lo tanto genera documento de recaudo por clasificar y las notas crédito que vienen tipificadas en el extracto bancario son traslado por lo tanto no llevan la marca de afecta ingreso, no obstante el sistema también permite efectuar parametrizaciones por cuenta si la entidad lo requiere. El Viceministro General de Hacienda indicó mediante Circular Externa N°45 del 1 de diciembre de 2010 “ASPECTOS A CONSIDERAR PARA GENERAR EXTRACTOS BANCARIOS PARA EL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA - SIIF NACIÓN A PARTIR DEL AÑO 2011”que dentro de la funcionalidad del nuevo aplicativo está la del procesamiento de extractos bancarios provenientes del sector financiero, los cuales deberán ser cargados al aplicativo por cada entidad usuaria del mismo, para lo cual se deben seguir los siguientes parámetros: 1. Los extractos bancarios diarios, deben generarse en la estructura acordada. 2. Los archivos deben generarse con movimientos bancarios definitivos diarios, con tres días hábiles vencidos. 3. Los ajustes que se realicen en el cierre de mes, se incluirán en el archivo que se genere el último día hábil del mes. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 20 Carga y contabilización de extractos bancarios Página 4 de 17 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 29 JUN 2011 4. Los archivos deben generarse diariamente sin importar si hubo o no, movimientos bancarios; en este último caso el archivo no traerá registros de detalle. 5. Cada Entidad Financiera proveerá a sus clientes la funcionalidad en su portal para el descargue de los archivos de extractos diarios. 6. Una entidad del Estado puede descargar únicamente los archivos que correspondan a sus cuentas bancarias. Si existe alguna excepción, se aplican las políticas propias de cada banco. 7. Cada banco aplica sus propias políticas de publicación de información a un cliente. 8. Los códigos de conceptos bancarios que se envíen en el extracto, no se pueden repetir. Si un mismo código de concepto banco aplica para diferentes tipos de cuenta bancaria, o de cualquier otro atributo que lo haga diferente, se tiene que enviar un código compuesto por el concepto más el atributo. 9. La Fecha de Operación del extracto, tiene que estar dentro del rango de la fecha inicial y final del extracto. Esta corresponde a la fecha en la que se reporta el movimiento bancario en el extracto. 10. La Fecha Valor Banco del extracto, puede ser anterior al rango de fecha del extracto, pero no superior a su fecha final. Esta corresponde a la fecha real en que se realizó la transacción bancaria. La estructura que deben llevar dichos archivos es la siguiente: Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia Gerencia Pública Activa PROCEDIMIENTO No. 20 Carga y contabilización de extractos bancarios Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Página 5 de 17 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 29 JUN 2011 Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 20 Carga y contabilización de extractos bancarios Página 6 de 17 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 29 JUN 2011 No obstante, si alguna entidad no cumple con la generalidad planteada se puede efectuar la delimitación de las relaciones de conceptos de movimiento como se explicará más adelante. B. FLUJOGRAMA (No aplica) I. VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN: 1. Conceptos Utilizados por la Entidad Financiera Homologados al Sistema SIIF Nación: Antes de efectuar el cargue de los extractos bancarios por archivo plano o carga manual, es necesario verificar que los conceptos que vienen relacionados en el extracto bancario, se encuentren incluidos para la Entidad Financiera a la cual pertenece la cuenta bancaria del extracto. Para lo cual por la RUTA: Reportes / Rec/ Extractos Bancarios / Relacionar Conceptos de Movimiento PERFIL: Pagador Central o Regional. El reporte presenta los conceptos movimiento de banco homologado a un concepto SIIF, por entidad financiera, el tipo de movimiento que se efectuará en el sistema, si afecta ingresos (es decir, si va a crear un Documento de Recaudo por Clasificar en el sistema) y la fecha de aplicabilidad. Es importante señalar que si uno o varios conceptos banco, no están en el reporte, se debe registrar la novedad en la línea soporte del SIIF Nación enviando la relación de los que faltan con código y descripción del concepto banco, con el fin de que sean creados por la Administración Sistema SIIF Nación. Solamente los conceptos banco que utiliza la Unidad Ejecutora o Establecimiento Público del Sector Defensa. NOTA1: La información que suministra este reporte corresponde a la homologación de los conceptos de banco a un concepto SIIF, por entidad financiera. La cual solo puede ser registrada y/o modificada por la Administración del Sistema. 2. Consulta Cuenta Bancaria - Delimitación Relaciones de Conceptos de Movimiento. Si la Unidad Ejecutora o Establecimiento Público del Sector Defensa después de revisar el reporte anteriormente indicado determina que uno o más conceptos parametrizados por el Administración Sistema SIIF Nación no le aplican, es decir que para una cuenta bancaria específica un concepto marcado como Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 20 Carga y contabilización de extractos bancarios Página 7 de 17 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 29 JUN 2011 “Afecta Ingreso” no lo es o viceversa, no se puede ceñir a la generalidad, debe efectuar la delimitación de los conceptos de movimiento. De igual forma si los conceptos reportados son muchos y la entidad no utiliza sino unos pocos puede efectuar la delimitación de los conceptos que requiere por cuenta bancaria con el fin de facilitar la carga manual de extractos bancarios. Es importante igualmente señalar que si se han delimitado los conceptos y el extracto bancario tiene uno diferente NO se puede cargar el mismo hasta tanto no se adicione lo cual se puede efectuar mediante la transacción de Cuentas Bancarias / Administrar / Modificar que se explica a continuación. Lo anterior quiere decir que una vez se debe efectuar la delimitación de todos los conceptos que se van a manejar en dicha cuenta por cuanto el sistema en el momento del cargue del extracto ya no va a cruzar con la generalidad sino que controla frente a los conceptos delimitados para la cuenta específica. NOTA 2: Si la entidad posee otras cuentas bancarias que si están acorde con la generalidad del sistema, NO es necesario delimitar dichos conceptos por esta transacción. PERFIL: Pagador Central o Regional, RUTA: REC / Cuentas Bancarias / Administrar / Modificar. Utilizando el botón de “Buscar cuenta bancaria” seleccionar la entidad financiera a la cual se va a efectuar la delimitación de los conceptos. En la carpeta Delimitar Relaciones de Conceptos de Movimiento, mediante el botón de búsqueda “Buscar relaciones conceptos de movimiento” seleccionar TODOS los conceptos por los cuales se efectúan consignaciones en dicha cuenta. Una vez seleccionados, el sistema los trae a la carpeta principal y por defecto les coloca la marca “Afecta Ingreso”, por lo tanto se debe tener especial cuidado en seleccionar únicamente los que deben generar un documento de “Recaudo por Clasificar” los otros deben quedar sin la marca de selección, es decir, Si el concepto de movimiento crédito bancario, no debe genera documento de “Recaudo por Clasificar”, desmarcar Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 20 Carga y contabilización de extractos bancarios Página 8 de 17 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 29 JUN 2011 la casilla “Afecta Ingresos”. El sistema no permite cargar un extracto que contenga un movimiento diferente a los que previamente se han delimitado. Al Guardar el sistema emite el mensaje de modificación correcta de la cuenta bancaria. NOTA 3. Si no se delimitaron conceptos de movimiento banco y va a utilizar la carga de extractos Manual se recomienda delimitar los conceptos banco, con el fin de facilitar la búsqueda de los conceptos de movimientos de banco. Para la carga Automática de extractos, no se requiere delimitar conceptos de movimiento bancario, porque cuando el sistema no encuentra conceptos delimitados, lee el total de conceptos banco, homologados por la Administración SIIF para la entidad financiera de la respectiva cuenta bancaria. II. CARGA EXTRACTO BANCARIO: Antes de efectuar la carga de los extractos bancarios se recomienda verificar los saldos en bancos registrados en el Sistema SIIF Nación con el fin de que se encuentren incluidos todos los valores pendientes de conciliar por cuanto al momento de efectuar la carga del extracto y una vez contabilizado el extracto no se pueden agregar más valores por la RUTA: REC/ Extracto bancario/ Control Extractos bancarios en el cual se encuentra discriminado los movimientos efectuados a la o las cuentas corrientes, La carga de los extractos bancarios se puede efectuar de dos formas Manual y Automática. 1. CARGA MANUAL 1.1 Carga Manual de Extractos Bancarios: RUTA: Rec/ Extractos Bancarios/ Carga Manual. PERFIL: Pagador Central o Regional. El sistema presenta la siguiente pantalla sobre la cual se deben diligenciar los siguientes campos: Si se requiere consultar un extracto bancario ya cargado, mediante el botón de consulta “Seleccionar extractos bancarios” se puede efectuar dicha consulta, y si el mismo va a ser objeto de eliminación, una vez consultado se activa el botón de “Eliminar extracto bancario”. Si se va a crear un nuevo extracto se da clic en el botón Adicionar con el sistema presenta la siguiente pantalla: Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 20 Carga y contabilización de extractos bancarios Página 9 de 17 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 29 JUN 2011 Carpeta Extracto Bancario: Mediante el botón “Seleccione la cuenta bancaria” se debe buscar la entidad financiera en la cual se encuentran consignados los recursos y que fueron reportados en el extracto bancario. En el campo Fecha de extracto Inicio y Fin seleccionar la fecha del extracto bancario. Los demás campos se encuentran deshabilitados. Carpeta Movimiento de Extracto Bancario: digitar en los campos correspondientes a Total Débitos, Total Créditos, Saldo Inicial y Saldo Final la información reportada por el banco la cual debe ser igual a la que se encuentra registrada en el Sistema SIIF Nación II. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 20 Carga y contabilización de extractos bancarios Página 10 de 17 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 29 JUN 2011 Dar clic en el botón “Seleccione relaciones de conceptos” con el fin de traer a la pantalla principal uno a uno los conceptos que presenta el extracto bancario. Seleccionar cada uno de los movimientos con el fin de que se activen los campos inferiores. En ellos registrar la información de la “Fecha Valor” y “Valor” que son los campos de obligatorio diligenciamiento; no obstante si se cuenta con la demás información se debe digitar. Dar clic en el botón “Aceptar Cambios” con lo cual la información digitada queda en la parte superior y permite registrar la información de los otros conceptos del extracto bancario. Al finalizar dar clic en el botón “Guardar”, el sistema genera un mensaje de creación correcta del extracto bancario y asigna el número de la transacción. 1.2 Contabilización del Extracto Bancario: RUTA: CNT/ Gestión Contable/ Procesos Especiales/ Contabilización Extracto Bancario/ Crear en Pesos. PERFIL: Pagador Central o Regional ó Perfil Gestión Contable. El sistema presenta la siguiente pantalla: Carpeta Cuenta Bancaria: Mediante el botón de búsqueda de Identificación seleccionar la cuenta bancaria del extracto bancario cargado. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 20 Carga y contabilización de extractos bancarios Página 11 de 17 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 29 JUN 2011 Carpeta Extracto Bancario: Seleccionar el extracto bancario que se va a contabilizar y dar clic en el botón guardar con lo cual el sistema genera un mensaje de generación del Documento de Recaudo por Clasificar. 2. CARGA AUTOMATICA: 2.1 Carga Archivo Plano: Una vez recibidas los archivos planos de los bancos, se comprime y se carga el extracto en el Sistema SIIF Nación por la RUTA: ADM/ Intercambio de Información/ Mecanismos / Entrada-Salida / Cargar o Descargar Archivos. PERFIL: Gestión Presupuesto de Ingresos. El sistema presenta la pantalla de selección si es Carga o Descarga. Seleccionar Carga y dar clic en el botón Aceptar con lo cual se muestra siguiente pantalla: Mediante el botón de búsqueda del campo “Transacción del Sistema” efectuar la siguiente búsqueda: Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 20 Carga y contabilización de extractos bancarios Página 12 de 17 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 29 JUN 2011 Función de Negocio: Gestión de Tesorería – Recaudos. Dar clic en el botón Buscar y seleccionar REC029 “Recibir y registrar extractos de movimientos bancarios de entidades financieras en medio magnético o canal electrónico”. Dar clic en el botón Aceptar. Seleccionar la Entidad Financiera y dar clic en el botón Cargar. El sistema solicita la ubicación del archivo para la carga, seleccionar y se da clic en el botón Aceptar con el fin de que sea cargado el mismo. Al finalizar se muestra un mensaje del resultado de la carga así: Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 20 Carga y contabilización de extractos bancarios Página 13 de 17 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 29 JUN 2011 2.2 Carga Extracto Bancario: Una vez efectuada la carga del Archivo se carga el extracto por la transacción de Recaudos RUTA: REC/ Extractos Bancarios/ Carga Automática. Seleccionar la entidad financiera y el extracto bancario cargado anteriormente. Incluir los datos administrativos y dar clic en el botón guardar con lo cual el sistema genera el mensaje de creación del Extracto Bancario y asigna el número consecutivo al mismo. El resultado de la carga se puede revisar por la ruta de cargue del extracto manual utilizando la opción de “Seleccionar Extracto Bancario” indicada anteriormente en la carga manual. El sistema muestra los movimientos realizados: Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 20 Carga y contabilización de extractos bancarios Página 14 de 17 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 29 JUN 2011 ¡ 2.3 III. Contabilización del Extracto Bancario: RUTA: CNT/ Gestión Contable/ Procesos Especiales/ Contabilización Extracto Bancario/ Crear en Pesos. PERFIL: Pagador Central o Regional ó Perfil Gestión Contable. Para lo cual se debe seguir el procedimiento indicado en el Numeral 1.2 de este procedimiento. CARGA PRIMER EXTRACTO BANCARIO A DICIEMBRE 31 DE 2010 De acuerdo con lo indicado en la Circular Externa Nº 39 de 2010 suscrita por el Administrador del Sistema SIIF, el primer extracto que se debe cargar debe ser construido a partir de un saldo inicial de cero (0) y un saldo final igual al del extracto a diciembre 31 de 2010. Otro aspecto que se debe tener en cuenta es que los movimientos créditos pendientes de imputar por la entidad, así correspondan a años anteriores, deben ser incorporados como un movimiento crédito para que pueda ser utilizado en procesos posteriores. Registro de Datos de Cabecera. Saldo inicial de la cuenta: CeroTotal movimientos crédito: La sumatoria de todos los movimientos crédito. Total movimientos débito: El valor resultante de efectuar el siguiente cálculo: Saldo final del extracto a diciembre 31 de 2010 menos el total de los movimientos crédito Saldo final: El saldo del extracto bancario a diciembre 31 de 2010. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 20 Carga y contabilización de extractos bancarios Página 15 de 17 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 29 JUN 2011 El detalle de los movimientos bancarios, se descompone de la siguiente manera: 1. Un movimiento crédito con concepto de banco homologado al Concepto SIIF “CONSIGNACION” y marca “Afecta Ingresos”, por valor igual a la sumatoria de los valores de los movimientos crédito, pendientes por imputar a 31 de diciembre de 2010, con fecha diciembre 31 de 2010. 2. Un movimiento crédito con concepto de banco homologado a un concepto diferente a “CONSIGNACION” que no tenga la marca “Afecta Ingresos”, por valor igual a la sumatoria de los valores correspondientes a los demás movimientos crédito de extracto, con fecha diciembre 31 de 2010 3. Un movimiento débito con un concepto débito de banco homologado a un concepto SIIF, por valor igual a la diferencia entre el saldo final a diciembre 31 de 2010 y la sumatoria de todos los movimientos crédito del extracto.. IV. CARGA DEL EXTRACTO BANCARIO A PARTIR DE ENERO DE 2011 1. Archivo plano generado por el Banco en la Estructura Universal de Extractos Bancarios del SIIF Nación. Las Tesorerías que recibieron los extractos bancarios en archivo plano con la estructura universal del aplicativo SIIF Nación II, lo deberán cargar por la transacción de carga automática de extractos, acorde con lo indicado en el Numeral 2. Carga Automática del presente procedimiento. 2. Archivo plano diferente a la Estructura Universal de Extractos Bancarios del SIIF Nación Las Tesorerías que no recibieron los extractos bancarios en archivo plano con la estructura universal del aplicativo SIIF Nación II, deben generar un archivo plano con la estructura del archivo del SIIF II y cargarlo acorde con lo indicado en el Numeral 2. Carga Automática del presente procedimiento. No obstante, si los movimientos que contienen los extractos bancarios no son numerosos se puede cargar por la transacción Carga Manual. Para las Unidades o Subunidades que manejan recursos SSF o Recursos Propios cuyos extractos contienen un volumen muy alto de registros, se sugiere como solución alterna cargar los extractos bancarios de 2011, por agregados, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones: * Conservar el extracto original como evidencia documentaria. * Registro de Datos de Cabecera. - Saldo inicial de la cuenta: Saldo inicial primer extracto de enero de 2011 - Total movimientos crédito: La sumatoria de los valores crédito del extracto - Total movimientos débito: La sumatoria de los valores débito del extracto Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 20 Carga y contabilización de extractos bancarios Página 16 de 17 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 29 JUN 2011 - Saldo final: Saldo final del primer extracto de enero de 2011 - El saldo inicial del primer extracto de enero de 2011, debe coincidir con el saldo final del último extracto del mes de diciembre de 2010. * Registro de Datos de Detalle de Movimientos. Sumar los valores de los movimientos crédito con marca “Afecta Ingreso”, con el fin que el sistema genere un solo documento de Recaudo por Clasificar. Este documento de Recaudo por Clasificar puede ser utilizado parcialmente para la clasificación de uno o más ingresos, para la aplicación de uno o más reintegros, o para devoluciones no presupuéstales. El agrupamiento de datos se podría presentar en los siguientes casos: Primer Caso La Unidad o Subunidad que carga el extracto bancario, es la responsable de la clasificación de los documentos de Recaudo por Clasificar, que generan los movimientos crédito del extracto, con marca “Afecta Ingreso”. La cuenta bancaria a la cual corresponde el extracto no tiene identificada un único rubro concepto de ingresos (posición del catálogo de ingresos). En estos casos la agrupación de los movimientos con marca “Afecta Ingreso”, se podría realizar por: a. Concepto de ingreso, siempre y cuando en el extracto bancario no se identifique el tercero consignante. b. Tercero, si el extracto bancario lo identifica. Segundo Caso La Unidad o Subunidad que carga el extracto bancario, es la responsable de la clasificación de los documentos de Recaudo por Clasificar, que generan los movimientos crédito del extracto, con marca “Afecta Ingreso”. La cuenta bancaria a la cual corresponde el extracto tiene identificada una única posición del catálogo de ingresos. El sistema genera los documentos de “Causación y Recaudo simultáneo” siempre y cuando la cuenta bancaria tenga la marca NO en el campo “Utiliza código de referencia” y La Unidad o Subunidad que carga el extracto bancario está identificada en el campo “PCI responsable de la imputación del recaudo”. Si el extracto no trae el tercero consignante, caso en el cual el sistema asigna un tercero genérico y deja los efectos de la causación y recaudo simultáneo lo asocia a ese tercero genérico. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia PROCEDIMIENTO No. 20 Carga y contabilización de extractos bancarios Página 17 de 17 Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01 Vigente a partir de: 29 JUN 2011 Tercer Caso La Unidad o Subunidad que carga el extracto bancario, no es la responsable de la clasificación de los documentos de Recaudo por Clasificar, que generan los movimientos crédito del extracto, con marca “Afecta Ingreso”. La cuenta bancaria a la cual corresponde el extracto tiene identificada una única posición del catálogo de ingresos. El sistema genera los documentos de “Causación y Recaudo simultáneo” siempre y cuando la cuenta bancaria tenga la marca SI en el campo “Utiliza código de referencia”. Para que esta funcionalidad aplique se requiere haber homologado en el sistema el código asignado por el banco a cada subunidad con el código de la(s) Subunidades (PCI(s)) responsable de la imputación del recaudo. Esta homologación la debe realizar la tesorería central de la entidad o cuenta habiente, por la transacción: Si el extracto no trae el tercero consignante el sistema asigna un tercero genérico y en el registro de causación y recaudo simultáneo, lo asocia a ese tercero genérico. C. NORMATIVIDAD RELACIONADA Circular Externa N°45 del 1 de diciembre de 2010 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Circular Externa Nº 39 de 2010 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Decreto 2789 del 31-ago/04 “Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación”. Decreto 4318 del 30-nov/06 “Por el cual se modifica el Decreto 2789 de 2004 que reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF-Nación”. 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