BEN.F5.DH.1.1.Guía Contabilidad

GUÍA RÁPIDA
CONTABILIDAD
Versión 4000
México, D. F., Agosto del 2014
Actualización realizada por:
Lourdes Valencia
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INDICE
1 INTRODUCCION ........................................................................................................................................ 3
1.1 OBJETIVO ............................................................................................................................................... 3
2. INFORMACIÓN REQUERIDA ..................................................................................................................... 3
2.1 FLUJOS DE MOVIMIENTOS ..................................................................................................................... 4
3 DESCRIPCIÓN DE MOVIMIENTOS .............................................................................................................. 4
3.1 PANTALLA DE CAPTURA ......................................................................................................................... 4
3.2 MOVIMIENTO DIARIO ............................................................................................................................ 6
3.3 MOVIMIENTO INGRESOS ....................................................................................................................... 6
3.4 MOVIMIENTO EGRESOS ......................................................................................................................... 6
3.5 MOVIMIENTO CIERRE ............................................................................................................................ 6
4. REPORTES ................................................................................................................................................ 6
4.1 REPORTE BALANZA DE COMPROBACIÓN ............................................................................................... 6
4.2 REPORTE LIBRO MAYOR ........................................................................................................................ 7
4.3
REPORTE DIARIO GENERAL ............................................................................................................ 7
4.4 AUXILIARES ............................................................................................................................................ 8
4.6
ACUMULADOS ............................................................................................................................... 9
5 HERRAMIENTAS ........................................................................................................................................ 9
5.1 TRASPASAR MOVIMIENTOS ................................................................................................................... 9
5.2 PÓLIZA CIERRE ..................................................................................................................................... 10
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1 INTRODUCCION
El Módulo de Contabilidad se utiliza para registrar la información y actividades involucradas con la actividad contable de la
empresa, en donde se maneja información primordial para mantener una empresa sana y un buen control de los activos de la
misma.
Entre las ventajas que proporciona el un módulo de Contabilidad están:
Control diario de movimientos.
Administración confiable de los Ingresos y Egresos.
Facilidad para la generación de cierres por sucursal o por empresa.
Control de presupuestos.
Permite generar reportes rápidamente sin necesidad de realizar ajustes y sin invertir gran cantidad de tiempo.
Concentra información de otros módulos, afectando su funcionamiento.
Generación rápida de pólizas.
Permite transportar datos a Excel® y Acrobat®.
Los movimientos del módulo de contabilidad reciben datos directamente de ventas, inventarios, Contabilidad, cuentas por
pagar, cuentas por cobrar, nómina y todo aquel módulo que involucre un movimiento contable generado por clientes,
proveedores y personal.
Al seleccionar Abrir o Nuevo aparece una forma Tipo Movimiento para generar/consultar/modificar Pólizas. Los Tipos de
Pólizas con los que cuenta el Sistema por omisión son:
Diario
Ingresos
Egresos
Cierre
1.1 Objetivo
Por medio de la concentración de toda la información de la empresa en una sola base de datos, tener control contable
preciso, con información actualizada y segura, obteniendo reportes y control contable en tiempo real, con gran exactitud y
confiabilidad.
2. INFORMACIÓN REQUERIDA
Para que el módulo de Contabilidad funcione es necesario dar de alta en el sistema lo siguiente:
Consecutivos: Definir los números de los consecutivos que se llevarán para el control de los movimientos.
Tipos de Movimientos: Determinar las condiciones de los tipos de movimientos. Se pueden personalizar los nombres
de los movimientos de acuerdo a los requerimientos del Cliente, es decir se puede cambiar el nombre del
movimiento pero la clave de afectación no se deberá cambiar ya que el sistema no podrá reconocer los movimientos
generados.
Situaciones: Establecer las Situaciones que regirán el curso del Movimiento hacia su conclusión. Las situaciones son,
por definirlas de alguna manera, sub. status preestablecidos en los que se puede encontrar un Movimiento. Las
Situaciones frenan el flujo de una operación lo que hacen es requerir la validación de algún usuario en específico
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para poder continuar con el flujo, por ejemplo que un Gerente Administrativo valide o autorice para que un usuario
final lo concluya.
Conceptos: Definir los conceptos para categorizar los movimientos que se registren del mismo tipo.
Contabilidad Automática: Se selecciona el tipo de pólizas a utilizar por módulo del sistema. Estatus contable de cada
unos de los movimientos. Y Se determinan los tipos de contactos.
Conexión Contable: Consta del Listado de Cuentas, el tipo de cuentas y el Generador de Pólizas. Datos necesarios
para el correcto funcionamiento del módulo y su adecuación a la empresa.
Cuentas Contables: Lista de cuentas con las que se manejará la operación de la empresa.
Centros de Costos: Centros a los que se les asignarán los costos de acuerdo al tipo de operación.
Conceptos de Gastos: Son todas aquellas actividades que generan un gasto o lo justifican.
Nota: Para dar de alta los requerimientos anteriores, consulte el Manual de Configuración MI-MC-CONF y el Manual de
Cuentas MI-MC-CTAS
2.1 Flujos de Movimientos
Movimientos Independientes o sin relación con otro movimiento
Movimiento Normal
Movimineto Recurrente
Movimiento que
proviene de Ventas
Diario
Ingresos
Egresos
Presupuesto
Cierre
3 DESCRIPCIÓN DE MOVIMIENTOS
3.1 Pantalla de Captura
La ventana de captura de los Movimientos se dividen en dos partes: “Encabezado y el Detalle”. La pantalla de captura por así
decirlo es el formato donde se registra la información para la realización de los movimientos.
Utiliza la siguiente ruta para ingresar a la pantalla de captura del módulo de Contabilidad.
Ruta de Acceso
Paso 1
Ir al Menú principal y hacer clic en Procesos
Paso 2
Seleccionar el Módulo de Contabilidad
Paso 3
Presionar el botón Nuevo en el Tablero de Control.
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Encabezado
Detalle
Campos del Encabezado
Movimiento: Campo donde se establece el nombre del movimiento a realizar dentro del
módulo de Contabilidad.
Proyecto:
Campo para seleccionar el proyecto que está relacionado al movimiento.
UEN:
En este campo se debe establecer la Unidad Estratégica del Negocio al que se
desea vincular el movimiento.
Moneda:
Campo para determinar el tipo de moneda con la que se realizara el movimiento.
Fecha
Campo donde se indica la fecha en que se emite el movimiento, generalmente
Emisión:
aparece automáticamente la fecha del cliente (PC) o del Servidor.
Fecha
Campo para indicar la fecha en que se realizo el movimiento contable.
Contable:
Concepto:
Campo para establecer el concepto por el cual se esta realizando el movimiento.
Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el cual se podrá capturar
información referenciada al movimiento.
Observacion Campo para registrar las observaciones referentes al movimiento.
es:
Cuenta
Concepto
Debe
Haber
Sucursal
Campos del Detalle
En este campo se registra la cuenta contable a la afectara el registro.
Previamente se debió haber dado de alta el catálogo de cuentas contables.
Campo para registrar el concepto asociado a la cuenta contable.
Campo para registrar los cargos del movimiento.
Campo para registrar los abonos del movimiento.
Este campo es útil para relacionar la sucursal a la que aplicara el
movimiento.
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3.2 Movimiento Diario
Es un movimiento que se utiliza para registrar todas las demás operaciones de la empresa que, al efectuarse, no implique
movimiento de fondos en efectivo, sino que afecten a otros valores de activo, pasivo o resultados, distintos al numerario.
La ruta para ingresar a los movimientos del módulo de Contabilidad es la siguiente:
Ruta de Acceso
Paso 1
Ir al Menú principal / Procesos
Paso 2
Seleccionar el Modulo de Contabilidad
Paso 3
En la pantalla <Tablero de Control-Contabilidad>, dar Clic en el botón Nuevo y
posteriormente seleccionar el Movimiento Diario
La información que puede registrarse en la pantalla de captura se describe en el punto 3.1 de este documento.
Una vez registrado el asiento de diario afecta el movimiento para concluirlo.
3.3 Movimiento Ingresos
Es un movimiento que se utiliza para registrar las operaciones de dinero, es decir, aquellas que dan lugar a un movimiento por
la entrada de dinero a bancos o caja.
Una vez capturados los campos necesarios, presionar el botón
estatus Concluido.
o la tecla de función F12, el movimiento tendrá ahora el
3.4 Movimiento Egresos
Es un movimiento que se utiliza para registrar las operaciones de dinero, aquellas que dan lugar a un movimiento de salida de
efectivo de las cuentas de bancos o caja.
3.5 Movimiento Cierre
Es un movimiento que se utiliza para registrar los asientos contables necesarios para concluir un periodo tal como el traspaso
de la cuenta “Resultado del Ejercicio” al Balance General.
4. REPORTES
Los Reportes son informes fijos que tienen un conjunto de búsquedas específicas (Formas Previas) para las cuales fueron
ideados y la información que despliegan puede enviarse a Excel® y Acrobat®. El módulo de Contabilidad cuenta con los
reportes que se describen en los siguientes puntos.
4.1 Reporte Balanza de Comprobación
Es un reporte que muestra el resumen de todos los cargos y abonos hechos a cada una de las cuentas de mayor para
comprobar la igualdad, sumándolos en columnas separadas; esto del hecho de que el registro de toda operación requiere el
asiento de débitos y créditos de una operación que suman igual importe, resulta obvio que el total de débitos de todas las
cuentas debe ser igual al total de los créditos.
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La balanza de comprobación sirve para localizar errores dentro de un período identificado de tiempo y facilita el encontrarlos
en detalle y corregirlos. También permite conocer el saldo inicial y final de las operaciones.
Ruta de Acceso
Paso 1
Ir al Menú principal / Reportes Contables
Paso 2
Seleccionar el Modulo de Contabilidad
Paso 3
Seleccionar Balanza de Comprobación
Al ingresar al reporte “Balanza de Comprobación” se despliega la forma previa para establecer las variables que deberá
considerar el reporte para el desglose de la información.
4.2 Reporte Libro Mayor
Este reporte despliega la suma de cargos y abonos hechos en el libro diario por cuenta del respectivo mes.
El reporte a Mayor se puede visualizar de forma General o a nivel Detalle.
4.3 Reporte Diario General
Es un libro principal de Contabilidad, en él se registran en orden cronológico todas las operaciones realizadas por la empresa
durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros
débitos y créditos, trasladándolos al libro mayor.
En este libro se encuentra información como:
La fecha completa del día en el cuál se realizo el comprobante de diario.
La descripción del comprobante.
La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta
Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor.
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La Forma Previa de este reporte esta compuesta de tres
campos y los iconos de tarea rápida, los campos a
configurar para presentar la información son el rango
de fechas que son dos y el Movimiento que interesa al
usuario.
Al seleccionar el botón <Preliminar>, se despliega el
Reporte, presentando en el encabezado los datos de la
empresa, el Modulo al cual pertenece el reporte, y el
desglose del moviendo el cual se selecciono durante el
periodo delimitado.
4.4 Auxiliares
Genera un reporte de los auxiliares, en donde se presenta un resumen de los movimientos realizados.
La Forma Previa esta compuesta de diez
campos, seleccionando primero el rango de
fechas deseadas así como un rango de las
Cuentas, la presentación de la información
se puede ver mas detallada al seleccionar
los agrupadores de éstas, también se puede
seleccionar el Movimiento y el Nivel de la
Cuenta seleccionada, en la parte inferior se
presenta el titulo del Reporte.
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4.6 Acumulados
El Reporte presenta en la parte superior, los datos
de la empresa y el tipo de reporte que es junto
con el modulo correspondiente, despliega la
información con base a las cuentas seleccionadas
y al ejercicio que se seleccionó, de éstas se
despliegan los Cargos, los Abonos y el Saldo Final,
así como los Cargos acumulados y los Abonos
Acumulados., en la parte inferior se presenta el
Total de los Cargos, Abonos y Saldos Finales.
Entre otros de los reportes que se pueden obtener del módulo de Contabilidad en el grupo de reportes contables: Reporte de
Catálogo de Cuentas y Reporte de Pólizas.
En los reportes financieros encontramos: Estado de posición financiera, Estado de Resultados, Estado de Resultados (Anual),
Estado de Resultados (Presupuesto) y el de Origen y Aplicación de Recursos.
5 HERRAMIENTAS
Las herramientas son procesos útiles para reducir el tiempo de realización de algunos procedimientos dentro del Módulo de
Contabilidad, al igual que simplifica los pasos para ejecutar algún movimiento, concentrando varios movimientos en uno solo.
A continuación se describen las herramientas del módulo de Contabilidad.
5.1 Traspasar Movimientos
Esta herramienta se utiliza para pasar los saldos finales de
las cuentas al siguiente Ejercicio.
Al darle clic al botón de Ejecutar, a parecerá la siguiente
pantalla:
Al darle clic al botón “Si”, se concluye el traspaso.
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5.2 Póliza Cierre
Esta herramienta permite realizar el cierre del ejercicio e iniciar uno nuevo. Al ingresar a esta herramienta se despliega la
pantallas siguiente y pulsar el botón Generar, el sistema generará automáticamente un movimiento de Cierre en el módulo de
contabilidad y desplegará una pantalla de información.
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