SERIN 511i5liAi. die"SANA DEI ECUADOR nuaxcwi 'n'ERAL 1 Al) UA NA C)Ri. ECUADOR 20'12 RECIBID! 140,AttEÁ.A. 4U. Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 PARA: Sr. Econ. Pedro Xavier Cárdenas Moncayo Director General ASUNTO: COMUNICACIÓN DE RESULTADO FINAL, EVALUACIÓN INTEGRAL AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL 1 DE NOVIEMBRE DE 2011 AL 31 DE OCTUBRE DE 2012 De mi consideración: En uso de la facultad conferida en los artículos 12 literal c) y 14 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, la Dirección Nacional de Auditoría Interna del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, realizó la Evaluación Integral del Sistema de Control Interno, actividad que estuvo prevista en el Plan Anual de Control Año 2012, con corte al 31 de octubre de este año y que fue aprobada por el señor Contralor General del Estado. El propósito general de la evaluación fue determinar el grado de confiabilidad de los controles establecidos por la entidad para el funcionamiento de sus procesos e identificar las debilidades o condiciones reportables que requieran acciones correctivas para mejorar su gestión y lograr los objetivos de la Institución. La evaluación integral de control interno se realizó de acuerdo con las normas ecuatorianas de auditoría gubernamental, emitidas con Acuerdo 019-CG de 5 de septiembre de 2002. El trabajo desarrollado consistió básicamente en evaluar los controles existentes en la institución, pues de conformidad con el artículo 9 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y las "Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos" emitidas con Acuerdo 039-CG, publicado en Registro Oficial 78 y Suplemento 87 de 1 y 14 de diciembre de 2009, respectivamente, el diseño, implantación, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento y evaluación del control interno es responsabilidad de la máxima autoridad, de los directivos y demás servidoras y servidores de la entidad, de acuerdo con sus competencias, con la finalidad de proteger los recursos públicos y alcanzar los objetivos de la entidad. En función de los objetivos definidos para la evaluación, a continuación se exponen los resultados obtenidos por cada componente de control interno analizado: AMBIENTE DE CONTROL Itegridad y valores éticos Servicio Nacional de Aduana del Ecuador www.aduana.gob.ec Dirección General — Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 ' Documento generado por Ouipux 1 /6 6 ADUANA ont. ccuAnon Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 La entidad no cuenta con . un Código de Ética, aprobado por la máxima autoridad, alineado a su misión y visión, que recoja las normas propias que perduren en el tiempo, y que fijen los principios y valores éticos que deben regir la conducta de los servidores; los que si bien han sido tomados como referente, y divulgados en la página web, no crean el vínculo suficiente de los servidores, hacia un compromiso fuerte con la institución. Al respecto, con memorando SENAE- DNA-2012-0807-M de 17 de agosto de 2012, la Auditoría Interna solicitó información al Director Nacional de Talento Humano, quien responde con memorando SENAE-DIB-2012-0275-M de 22 de agosto de 2012, manifestando: ... En cuanto al avance del Código de Ética, el mismo se encuentra en un 95%..." Si bien es cierto que los servidores, al ingresar al SENAE, reciben inducciones de las diferentes direcciones, en donde se les señala los lineamientos a seguir, éstos se verían más fortalecidos si se les incentivara el acatamiento del Código de Ética. Por no contar con un código de ética, no se ha podido difundir ni incorporarlo a los sistemas de evaluación en los procesos de reclutamiento y selección de personal, para contribuir al buen uso de los recursos públicos y combate a la corrupción. Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 200-01 Integridad y valores éticos, lo que se debe a la falta de priorización del referido documento, lo cual produce actitudes personalistas en los servidores, que no promueven el sentido de identidad con la institución. Acciones tomadas Es de mencionar que mediante oficio 30093 DAI de 15 de noviembre de 2012, el Contralor General del Estado acusa recibo de oficio SNTG-DES-2012-0472 de 7 de noviembre de 2012, dirigido por el Secretario Nacional de Transparencia de Gestión, quien le manifiesta que se encuentra implementando un proyecto para la construcción y aprobación de un código de ética aplicado a las instituciones de la función ejecutiva, por lo que solicita sea considerado en la presente acción de control. El Contralor responde dicha petición indicando que ha impartido las instrucciones necesarias para que sea atendido su requerimiento, lo que fue presentado como justificativo por el Analista de Talento Humano. al Conclusión La falta de asignación prioritaria para la elaboración de un código de ética, no ha permitido que la entidad cuente con dicho documento que involucre a todos los servidores hacia un objetivo común, en un marco de mística y vocación de servicio. Servicio Nacional de Aduana del Ecuador www.aduana.gob.ec Dirección General — Av. 25 de julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 ' Documento generado por Outpux 111n11 J. 1 n 2/66 3 r ADUANA DEE .;„ ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 Recomendación Al Director Nacional de Talento Humano 1. Dispondrá que se culmine, apruebe y difunda el Código de Ética, con normas que contribuyan al buen uso de los recursos públicos y al fomento de la cultura del control interno. Políticas y prácticas de talento humano Se evidenció que la entidad cuenta con un número importante de servidores contratados, que sobrepasa el porcentaje determinado en el artículo 58 de la LOSEP, debido a la escasez de personal en la generalidad de los distritos; lo que afecta el ambiente de control interno, dado que el personal contratado, en el que además, se invierte en capacitación, no puede permanecer más de dos años en la entidad, en atención a la legislación vigente, pues culminado dicho período, debe volverse a contratar personal nuevo. orno ejemplo se cita la situación de varios distritos: Servicio Nacional de Aduana del Ecuador www.aduana.gob.ec Dirección General — Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 • Documento generado por Quipux 3/66 ADUANA DIE1, ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 Servidores contratados Distrito Total servidores Tulcán 29 Huaquillas Loja Puerte Bolívar Esmeraldas Garantías Quito Aforo físico Quito Aforo documental Quito Total Porcentaje 11 38 17 18 9 28 19 25 15 4 3 10 5 50 7 70 3 60 10 Regímenes Especiales Quito 5 7 68 25 Por más de 2 años 7 50 5 68 2 2 60 75 La escasez de personal obliga además a recargar al personal existente, con funciones adicionales a las previstas para el cargo, incidiendo en la conducta laboral, y dificultando las labores de supervisión y de seguimiento. En informe técnico de planificación del talento humano remitido por la máxima autoridad al Ministerio de Relaciones Laborales el 10 de abril de 2012 se planificó la contratación de 60 servidores para cubrir las vacantes generadas en virtud del Decreto Ejecutivo 813, y se plantea la creación de 301 partidas adicionales, para satisfacer las necesidades de personal. Se menciona además la programación de concursos repartidos en tres procesos en abril, julio y noviembre de 2012, para cubrir 160 partidas. Adicionalmente en los contratos de servicios ocasionales, se observan los siguientes textos: • Servicio Nacional de Aduana del Ecuador www.aduana.gob.ec Dirección General — Av. 25 de julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 • Documento generado por Outpux 4111111IMPleu mlio j, álf" 4/66 111 I ni 111, A r ADUANA ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M' Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 Cláusula tercera.- Descripción de actividades a desarrollar "...en calidad de ... deberá cumplir las actividades descritas en el Manual de descripción, Valoración y Clasificación de los Puestos del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador aprobado mediante Resolución N° MRL-2011-000155 de fecha 25de Mayo de 2011 y las demás que le sean asignadas..." Cláusula octava.- Excepciones: "... No se le otorgará permiso para estudios regulares según lo determinado en el inciso primero del artículo 33 de la citada norma..." Al respecto, la Resolución invocada en la cláusula tercera no contiene la descripción de las actividades o funciones de los puestos; mientras que la excepción de la cláusula octava, se contrapone con su real objetivo direccionado 'a las o los servidores que laboren en jornada especial', debido a errores en su elaboración, produciendo confusión y riesgo de que sobrevengan reclamos posteriores. Por último, no se ha se ha logrado cumplir con lo dispuesto en el artículo 64 de la LOSEP, de cubrir la nómina con una cantidad de personas discapacitadas, de hasta el 4% de su total, debido a una falta de política institucional en cuanto a la infraestructura requerida para ciertos de estos casos, y otros aspectos relacionados con la inclusión laboral de este sector de la población. Todas las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 200-03 Políticas y prácticas de talento humano. Conclusiones La necesidad de personal en los distritos a causa de la normativa vigente que obliga a las entidades a emprender en procesos de reestructuración, optimización y racionalización del talento humano, ha producido que se contrate personal que en ocasiones acceden a partidas vacantes. Los errores en el texto de los contratos producen confusión y riesgo de reclamos laborales. La ausencia de una política institucional referida a la inclusión de este sector en la vida laboral, no ha permitido el cumplimiento de la exigencia legal. Servicio Nacional de Aduana del Ecuador www.aduana.gob.ec Dirección General— Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 Documento generado por Ouipux 5/66 ) ) ADUANA DEL ECUADOR 4 ) ) ) Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 ) 1 Recomendaciones AL DIRECTOR NACIONAL DE TALENTO HUMANO 1 Continuará con la gestión de las correspondientes partidas presupuestarias a fin de efectuar los concursos de oposición y mérito acorde a las disposiciones legales vigentes, y se cumpla con el porcentaje de personal contratado que dispone la ley. 1 Dispondrá las modificaciones en el texto de los contratos por servicios ocasionales, a fin de que se ajusten a las disposiciones legales vigentes. 4. Diseñará las políticas necesarias a fin de que el reclutamiento de personal con capacidades reducidas sea contratado acorde a las disposiciones de ley. ) Estructura organizativa ) La entidad no posee un Manual de organización, en el que se asignen responsabilidades, acciones y cargos, y se establezcan niveles jerárquicos y funciones para cada uno de sus servidores. ) El servidor encargado de Desarrollo Institucional dentro de la Dirección Nacional de Talento Humano, en entrevista realizada el 29 de mayo de 2012, indicó que se manejan a través de flujogramas, que indican el procedimiento para realizar las tareas asignadas a cada servidor, por medio de acciones de personal emitidas en Guayaquil. 3 3 3 Con memorando SENAE- DNA-2012-0807-M de 17 de agosto de 2012, la Auditoría Interna solicitó información relacionada, al Analista de Talento Humano, quien responde mediante memorando SENAE-DIB-2012-0275-M de 22 de agosto de 2012, lo siguiente: 3 3 3 ... Respecto a este punto, vale indicar que dentro de los perfiles de puesto del SENAE aprobado por el MRL., se detallan las funciones de manera general para cada uno de los puestos; no obstante, no existe un manual de funciones en el que se detalle el proceso que debe aplicar para realizar sus funciones, proyecto que sugerimos sea llevado a cabo por la Jefatura de Mejora Continua de la Dirección de Mejora Continua y Tecnología de la Información..." 3 3 3 Dentro del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la entidad se observan errores u omisiones, como se describe a continuación: Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General — Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 www.aduana.gob.ec 6/66 3 1119,11, 11 114 11 • 11,,,11 ADUANA DEL ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 Se han omitido los Organigramas de los Distritos de Puerto Bolívar y Tulcán. En el acápite de Administrativo — Financiero de las Direcciones Distritales, dentro del artículo 6, se han desarrollado las atribuciones y funciones, sin especificar los productos, como ejemplo: "...I) Elaborar la proforma presupuestaria de la Dirección Distrital.- m) Administrar y controlar la gestión de permisos ocasionales, licencias, traslados administrativos internos de los funcionarios del Distrito respectivo, excepto sobre el personal responsable de atención al usuario y de soporte técnico..." En las áreas Administrativo — Financiero y Secretaría General de los distritos, y en la Dirección Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de la Información, entre otras, se describen funciones, especificadas como productos, así: Financiero: Certificación de deuda pendiente con la institución. RRHH: Apoyo logístico para la gestión de talento humano. Secretaría General: Documentación y Archivo: Certificación de actos administrativos y normativos de la institución en el ámbito de su jurisdicción. Custodio de archivo y supervisión del adecuado funcionamiento del Archivo General. Registro y control de préstamos de documentos. Registro y control de información generada para atención de requerimientos de usuarios y organismos de control. Notificación: Servicio Nacional de Aduana del Ecuador www.aduana.gob.ec Dirección General — Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX1 (04) 2480640 ' Documento generado por Outpux 7/66 7" 1 ADI. ANA DEI. ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 Registro y razón de notificación los actos administrativos generados por la institución. Registro y control de CDAs generados. Registro y control de publicaciones en el Registro Oficial. Sistemas de Información General: Administración y mantenimiento de la página web y el portal de la institución. En el punto 6.4.3.1.2 Estructura de las Direcciones Distritales, no se ha establecido un área Administrativo Financiero para el Distrito de Cuenca; sin embargo, existe un servidor en el Distrito que cumple con las funciones de Técnico en Garantías y Cobranzas. Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 200-04 Estructura organizativa. Lo detallado deviene de una falta de cuidado en la elaboración de los documentos institucionales y por falta de continuidad en la elaboración de un manual de funciones y responsabilidades. Conclusiones La falta de un control de calidad apropiado en la elaboración del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, produjo que se deslizaran errores u omisiones en su contenido. La falta de un Manual de funciones no permite la asignación equitativa de labores, en términos de su valor y del grado de responsabilidad. Recomendaciones Al Director General Dispondrá a la Subdirección General de Gestión Institucional, la revisión y actualización del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional. Dispondrá a las Direcciones Nacionales de Talento Humano y Mejora Continua y Tecnologías de la Información sean coordinadas las acciones tendientes a la creación de un Manual de Funciones y Responsabilidades, complementario a la Estructura Orgánica, estableciendo los niveles jerárquicos y funciones para cada uno de sus servidores, que contenga al menos: identificación del cargo; objetivo del cargo; funciones del cargo; pypcedimientos relacionados; responsabilidades; preparación académica y experiencia. Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General — Av. 25 de julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 Documento generado por °nigua, www.aduana.gob.ec 8/66 ADUANA DEI, ECU:ADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 Coordinación de acciones organizacionales El SENAE no cuenta con un Reglamento del Sistema Integral de Administración de Recursos Humanos actualizado, que contenga disposiciones administrativas dirigidas a normar la conducta de los servidores, y a comprometerse en la consecución de los objetivos de la entidad; puesto que el reglamento existente fue elaborado en atención a la LOSSCA, derogada tras la promulgación de la Ley Orgánica del Servicio Público. El Director Nacional de Talento Humano, en memorando SENAE-DIB-2012-0275-M de 22 de agosto de 2012, mencionó lo siguiente: "... En cuanto a las reformas al Reglamento Interno del Sistema Integral de Administración de Recursos Humanos del SENAE, es importante señalar que tal proyecto tiene un avance del 75%..." Lo expuesto ratifica lo comentado, pues la falta de un reglamento interno, acorde con la legislación actual, ocasiona que los servidores no tengan una guía para el normal desenvolvimiento de sus actividades. Además, no existen políticas claras de coordinación entre áreas interdependientes, lo que se denota en el área jurídica de la Dirección Distrital de Cuenca, en que se evidenció lo siguiente: No cuenta con un registro automatizado de los procesos jurídicos a su cargo, y su estado actual. Carece de un archivo físico de los expedientes que maneja, los cuales permanecen en cajas de cartón. No existe acta de entrega - recepción entre el Abogado que fue desvinculado en marzo de 2012, y el abogado entrante, ocasionando que no se conozcan los procesos pendientes de resolver. No envían a la Dirección Nacional de Asesoría Jurídica, el reporte mensual del estado de los procesos. La asignación del número de expediente es controlada en hojas simples, sin fijar un responsable para cada expediente que se va iniciando, sean estos por Receptación Aduanera, por Reclamo Administrativo, Coactivo, Contencioso, entre otros. En memorando SENAE-DNJ-2012-0324 de 8 de noviembre de 2012, la Directora Nacional Jurídica Aduanera manifestó: ...que las diferentes Direcciones disirilales no dependen administrativamente de la Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General— Av. 25 ele Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 • Documento generado por Ouipux www.aduana.gob.ec 9/66 ADUANA DEI. ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 suscrita, y sus áreas jurídicas responden directamente ante cada Director Distrito!; la supervisión se realiza mediante el contacto permanente con los abogados de los diferentes Lo antes expuesto evidencia la resistencia de las Direcciones Nacionales a comprometerse con los problemas de los distritos, ocasionando que las actuaciones de los servidores sea discrecional. Las observaciones citadas en el presente comentario están relacionadas con la NCI 200-07 Coordinación de acciones organizacionales. Conclusiones La falta de un Reglamento del Sistema Integral de Administración de Recursos Humanos, actualizado, no permite a los servidores conocer los lineamientos para el desempeño y coordinación de sus actividades, de igual forma la falta de seguimiento y del sentido de pertenencia con la entidad, producen un manejo disperso de la gestión, con criterios individualistas, en las distintas áreas. Recomendaciones Al Director Nacional de Talento Humano Dispondrá la actualización y difusión del Reglamento Interno del Sistema Integral de Administración de Recursos Humanos, el mismo que debe estar acorde a la legislación vigente. Dispondrá que se soliciten a los responsables de los procesos de mayor relevancia, señalen las dificultades enfrentadas en su área, y sugieran mecanismos de control, mismos que deberán registrarse, compartirse con otros distritos, debatirse e implementarse, en caso de ser viables. 9. Desplazará sus esfuerzos hacia la consecución de factores motivadores para que las Direcciones Nacionales se compenetren con los problemas de los distritos y estudien conjuntamente las soluciones, lo cual debe percibirse y reciprocarse. EVALUACIÓN DEL RIESGO En la herramienta Gobierno por Resultados (GPR), se observa que en las Direcciones Nacionales y Distritales no se han incluido los riesgos ni las opciones de respuestas, como procesos y acciones a implementarse ante la probabilidad de amenaza al cumplimiento de los objetivos institucionales. Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General— Av. 25 de julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 ' Documento generado por Ouipux www.aduana.gob.ec 10/66 ADUANA DEL ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 El Director de Planificación y Control de Gestión Institucional, remite en memorando SENAE-DPC-2012-0450-M de 30 de octubre de 2012, el mapa de riesgo, como reflejo de la herramienta Gobierno por Resultados GPR, cuyo despliegue "... terminó en Agosto de 2012 con la firma del Plan Anual Comprometido (PAC)...- , la información del Plan de Mitigación de Riesgos no se encuentra ingresada..." Mediante memorando SENAE-DNT-2012-0508-M de 13 de noviembre de 2012, el Director Nacional de Mejora Continua y Tecnología de la Información, manifestó: "...En cuanto a la descripción de los riesgos potenciales detectados en las operaciones realizadas en la dirección a su cargo, le manifiesto que dentro de la herramienta informática gubernamental GPR (Gestión por Resultados) existe el registro de los procesos de la Dirección a mi cargo, que permite identificar los que tengan problemas y generar un plan de acción, tanto para llevar indicadores de procesos como para establecer proyectos de mejora para los mismos; de esta manera los riesgos potenciales son intrínsecamente identificados y mitigados..." Dentro del plan anual comprometido que adjunta el Director Nacional de Mejora Continua y Tecnología de la Información, no se contemplan los riesgos identificados, ni se encuentra expresada la valoración del riesgo en la planeación de la administración de los riesgos, a fin de reducir el efecto negativo y alertar a la entidad respecto de su adaptación a los cambios, más aun cuando la reorganización interna, y; los nuevos sistemas y tecnologías constituyen un riesgo potencial. La Directora Nacional Jurídica Aduanera, mediante memorando SENAE-DNJ-2012-0324 de 8 de noviembre de 2012, manifestó: "... Para mejorar la gestión jurídica en las Direcciones Distritales de Cuenca y Huaquillas se ha procurado brindar el apoyo con abogados de la Dirección Nacional Jurídica Aduanera, sin embargo, una solución a largo plazo implica necesariamente la estructuración de departamentos jurídicos; ... Al respecto, la Subdirección General de Gestión Institucional ha sido informada respecto a la importancia de este requerimiento, obteniendo la apertura del caso, por lo que la atención dependerá de la disponibilidad presupuestaria.- La Dirección Nacional de Asesoría Jurídica, como proceso habilitante, con función eminentemente adjetivo dentro de la estructura ..., podemos señalar como riesgos potenciales, principalmente aquellos relacionados con el talento humano. Puesto que la labor es intelectual, con un alto componente de experiencia..., la alta rotación y desvinculaciones, resultan en un riesgo cuya mitigación escapa al alcance de la esta Dirección; sin embargo, se ha realizado las gestiones pertinentes... para que se d garrolle mecanismos que permitan mitigar estos riesgos..." Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General — Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 • Documento generado por Ouipux www.aduana.gob.ec 1 1/6 6 ADUANA 5 ECUADOR. 5 5 Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M 5 Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 5 5 De lo expresado por la Directora Nacional Jurídica Aduanera, y del análisis de la plantilla del GPR 'Evaluación de Riesgos 2012', se desprende lo siguiente: 5 Este componente no se ha identificado en el PAC; sin embargo, en algunos proyectos se ha configurado el riesgo "Falta de personal CAUSARÍA...", que no contempla una estrategia de gestión para su mitigación. Dos de los riesgos identificados son similares; notando que la denominación del riesgo no es un nombre concreto, como señala la Guía de llenado de la información dentro de la herramienta GPR, confundiéndose con la descripción. 5 La información proporcionada para el análisis de la Evaluación del Riesgo de la entidad es limitada, ya que no todas las áreas han identificado los factores a los cuales son vulnerables, ni se han valorado en todos los casos dichos factores, debido a la implementación de la herramienta Gobierno por Resultados (GPR), en plazos reducidos, lo cual dificultó recopilar toda la información a nivel nacional, y realizar un análisis completo sobre la identificación, valoración y respuesta al riesgo determinado por cada unidad administrativa. 5 .5 Las observaciones citadas están relacionadas con las NCI 300 Evaluación del riesgo, 300-01 Identificación de riesgos, 300-02 Plan de mitigación de riesgos, 300-03 Valoración de los riesgos, y 300-04 Respuesta al riesgo. Conclusión 5 5 Los tiempos previstos para adecuarse a esta nueva concepción de gobierno por resultados, ha ocasionado que no se hayan identificado con mejor precisión los riesgos, así como la elaboración de un plan de mitigación con respuestas que ayuden a reducir o evitar los riesgos. 5 5 Recomendaciones Al Director de Planificación y control de Gestión Institucional Reportará a la Dirección General los controles realizados continuamente en la herramienta Gobierno por Resultados, en el que incluirá la elaboración de un plan de mitigación para los riesgos identificados, disponiendo la aplicación de procedimientos que aseguren el cumplimiento del proyecto y sus resultados. Revisará y perfeccionará la matriz de riesgos institucional en la medida en que se vaya analizando el comportamiento de los riesgos identificados. Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General — Av. 25 de julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. Pl3X: (04) 2480640 ' Documento generado por Omputt www.aduana.gob.ec 12/66 ADUANA DEL ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 ACTIVIDADES DE CONTROL Separación de funciones y rotación de labores De la revisión pertinente en varias Direcciones Distritales, se observó en las acciones de personal emitidas para asignar funciones adicionales a los servidores, en la casilla de EXPLICACIÓN, un texto que invoca la norma de control interno derogada 140-02, corno se describe a continuación: "...EN SUJECIÓN A LO QUE ESTABLECE LA NORMA DE CONTROL INTERNO QUE SON APLICADAS EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL SECTOR PÚBLICO QUE SE ENCUENTRAN BAJO EL ÁMBITO DE COMPETENCIA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO NORMA 140- 2, PÁRRAFO 4 DONDE MENCIONA NINGUNA PERSONA DESEMPEÑARÁ SIMULTANEAMENTE MÁS DE UN CARGO DE LA MISMA INSTITUCIÓN, EXCEPTO AL CARECER DE PERSONAL SUFICIENTE. AL SERVIDOR ARRIBA INDICADO SE LE ASIGNAN ADEMAS DE SUS FUNCIONES HABITUALES LAS FUNCIONES DE... EN EL ÁREA..." Latacunga y Esmeraldas Acción Fecha de la Rige de acción Desde personal 3417 Puesto Hasta 2011-08-09 2011-08-09 2011-09-02 Situación propuesta Funciones Asignadas Técnico Control de Zona Área Aforo Operador Primaria/Aforo Universal Cuenca Acción de Fecha de la Rige Personal acción Desde Puesto Situación propuesta Funciones Asignadas Hasta 0079 2012-01-20 2012-01-20 no indica Oficinista Administrativo Oficinista Financiero 1179 2012-06-11 2012-06-11 2012-06-22 Oficinista Administrativo Técnico Operador Financiero 1253 2012-06-22 2012-06-25 2012-07-20 Oficinista Administrativo Técnico Operador Financiero Servicio Nacional de Aduana del Ecuador www.aduana.gob.ec Dirección General— Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 Documento generado por Quipur 13/66 ADUANA DEL ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 Manta Acción Fecha de de acción Personal Rige Puesto Desde Hasta Situación propuesta Funciones Asignadas 1554 2010-07-28 2010-07-30 no indica Dirección de Ténico Despacho y Operador Control de Zona Primaria 4265 2011-10-25 2011-10-26 no indica Ténico Control de Zona Operador Primaria/Aforo Área Aforo documental 0188 2012-01-23 2012-01-23 no indica Ténico Control de Zona Operador Primaria Guardalmacén Jefe 0402 2012-02-22 2012-02-23 2012-02-23 Control de Zona Ténico Primaria/Recepción Oficinista Operador Documental Control de Zona Primaria Puerto Bolívar Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General — Av. 25 de julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 ' Documento generado por anpur www.aduana.gob.ec 14/66 ADUANA DE1, 1 ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 Acción Fecha de de la acción Personal Rige Puesto Desde Situación Hasta 1195 2012-06-15 2012-06-15 2012-06-15 Técnico Exportaciones Operador 1195 2012-06-15 2012-06-15 2012-06-15 Técnico Zona Primaria Operador 1240 2012-06-21 2012-06-21 2012-06-22 Técnico Zona Primaria Operador 1080 2012-05-23 2012-05-23 2012-05-24 Jefe de Técni co .0 Documentación i Operador y Archivo 0296 4391 3406 Regímenes Técnico Especiales y Operador Garantías Regímenes Técnico 2011-11-21 2011-11-28 2011-12-09 Especiales y Operador Garantías Técnico 2011-08-05 2011-08-05 2011-08-05 Exportaciones Operador 2012-02-07 2012-02-07 2012-02-17 Funciones asignadas Aforo Universal Ténico Operador en Regímenes Especiales Aforo Universal Técnico de Gestión fr cobranzas y garantías 2 Exportaciones Exportaciones Aforo Documental Loja - Macará Acción de Fecha de personal Acción 0818 1050 Rige Desde Hasta Puesto Técnico Operador Técnico 2012-05-16 2012-05-17 2012-05-17 Operador 2012-03-28 2012-04-02 2012-04-13 . Funciones Situación asignadas Aforo Física Aforo Física Regímenes Expeciales Aforo Documental /anta Servicio Nacional de Aduana del Ecuador www.aduana.gob.ec Dirección General — Av. 25 de julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 Documento generado por Quipux 15/66 5 ADUANA DEI. ECUADOR 5 5 Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M 5 5 Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 Rige Acción de Personal Fecha de acción Desde 0188 2012-01-23 2012-01-23 no indica 1050 2012-05-16 2012-05-17 2012-05-17 Hasta Puesto ., Funciones Situación Asignadas Técnico Operador Aforo Físico Regímenes Especiales Técnico Operador Aforo Físico Aforo Documental 5 5 5 5 5 El referido texto hace referencia a una Norma de Control que no se encuentra vigente; por haber sido derogada mediante las Normas de Control Interno, publicadas en el registro oficial 87 de 14 de diciembre de 2009. 5 5 De forma complementaria a la asignación de funciones adicionales, mediante acciones de personal, se evidenció en la Dirección Distrital de Puerto Bolívar, que el Director Distrital asigna perfiles adicionales a través de un memorando dirigido al servidor, refiriendo el "Manual Específico para la solicitud, asignación, creación y modificación de perfiles operativos de usuarios internos", de septiembre de 2010, que consiste en conceder los privilegios en el sistema, para el cumplimiento de las nuevas tareas, como se detalla a continuación: Servidor ausente Servidor por uno o más reemplazante días Regímenes especiales y Zona Exportaciones Primaria Por ingreso inventarios Exportaciones bodegas al sistema informático Memorando Fecha DDP-0067 2012-04-04 DDP-0086 2012-04-13 DDP-0141 2012-05-28 Zona Primaria Zona Primaria DDP-0164 2012-06-14 Aforo Universal Exportaciones DDP-0167 2012-06-15 Zona Primaria Zona Primaria DDP-0174 2012-06-19 Exportaciones DDP-0177 2012-06-21 Aforo Universal Directora Despacho Zona Primaria Servicio Nacional de Aduana del Ecuador www.aduana.gob.ec 5 5 5 5 5 5 Perfiles adicionales 5 Zona Primaria Zona Primaria Regímenes Especiales Aforo Regímenes Especiales Exportaciones Aforo Dirección General — Av. 25 de julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. 1)13X: (04) 2480640 ' Documento generado por Quieta, 1 6/6 6 AD UA N A DEL ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 En el oficio de asignación se invoca lo referente a Políticas y consideraciones generales, literal j), numeral 2 que señala: "Asignación de funciones adicionales dentro de la misma dirección", mismo que se copia al Director Nacional de Talento Humano, y al analista informático del distrito. Esta asignación de funciones adicionales con perfiles adicionales, no se enmarca en la rotación o intercambio de tareas, señalada en la NCI 401-01, como una práctica sana para mejorar el ambiente de control, es decir trasladar una determinada actividad que realiza un servidor, para que la desempeñe otro servidor, siempre y cuando no sea incompatible, incrementando la carga de trabajo para los servidores, debido a la falta de personal suficiente, ya que no existe en la entidad un plan o cronograma que defina los puestos en donde sea necesario aplicar la rotación sistemática de labores, entre quienes desarrollan funciones afines, sin afectar la segregación de responsabilidades de autorización, ejecución, registro y custodia. Adicionalmente se evidenció la falta de un guardalmacén en las Direcciones Distritales de Esmeraldas (con bodega propia), y de Tulcán (sin bodega propia), siendo manejada la mercancía retenida de terceros por un servidor con cargo de oficinista, para el caso de Esmeraldas; y por 6 miembros de la Unidad de Vigilancia Aduanera, en el distrito de Tulcán, que rotan cada uno, semanalmente, en una bodega provisional de 20 metros cuadrados, que funciona en la planta baja del edificio que sirve de comedor y dormitorios de estos servidores, bajo el mando del Director de la Zona 1 de la UVA, hasta que se llena y es trasladada parte de la mercancía a las bodegas privadas de almacenamiento temporal, como lo expresa el mencionado Director de Zona en memorando SENAE-UVAT-2012-0900-M de 26 de agosto de 2012; debido a que no existen procedimientos que esbocen y cuiden la separación de funciones incompatibles, ocasionando en estos casos que un mismo servidor participa al menos en tres de ellas: registro, custodia y control. Lo expuesto también está relacionado con la NCI 401-01, antes mencionada. Conclusión La escasez de personal en los distritos, y la falta de procedimientos no permiten una correcta asignación de tareas y responsabilidades, y por ende una adecuada rotación de labores. Recomendaciones Al Director Nacional de Talento Humano 12. Diseñará y difundirá procedimientos para actuar en estos casos, cuidando de que los Servicio Nacional de Aduana del Ecuador www.aduana.gob.ec Dirección General— Av. 25 de julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 • Documento generado por Dula. 1 7/6 6 ADUANA DEI. ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 servidores solo puedan realizar funciones compatibles. 13.Circulará a los niveles de dirección y jefatura, solicitando que diseñen, como una actividad de control, y de creerlo conveniente, la rotación de las tareas de los servidores bajo su dependencia, entre funciones afines, de acuerdo a un plan, determinando el período de aplicación. Administración Financiera.- PRESUPUESTO Control previo al devengado El área Financiera no efectúa controles aleatorios sobre la existencia del proveedor y del servicio que presta, como visitar el establecimiento comercial y confirmar su actividad comercial y participación en los diferentes procesos de contratación a través de ínfima cuantía, en base a la Ley Orgánica del Sistema de Contratación Pública; observación que guarda relación con la NCI 402-03 Control previo al devengado. Lo expuesto se debe a la falta de rigor al momento de ejercer el control previo, produciendo que no haya una total transparencia en el manejo de documentos, lo que impide una leal competencia entre proveedores. Conclusión La falta de rigor al momento de ejercer el control previo, causa que no haya una total transparencia en el manejo de documentos, impidiendo una leal competencia entre proveedores. Recomendación A la Directora de Contratación Pública 14. Dispondrá la verificación aleatoria de los documentos presentados por los proveedores registrados en los cuadros de cotizaciones, a fin de comprobar la existencia física, ubicación y lugar, constatar números telefónicos, RUC, correos electrónicos, antes y después de la invitación para participar en los procesos de ínfima cuantía. Administración Financiera.- TESORERÍA Verificación de los ingresos Diariamente los servidores encargados proceden a la constatación de los ingresos depositados en los diferentes bancos corresponsales, por concepto de recaudaciones, en el módulo de liquidaciones manuales del sistema informático, a fin de verificar que todas las Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General — Av. 25 de julio Km. 4.5 vía Puerco Marítimo. 103X: (04) 2480640 ' Documento generado por Clutpux www.aduana.gob.ec 1 8/6 6 ADUANA DEL ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 liquidaciones pagadas, se encuentren con estatus de confirmadas; no obstante, en los reportes analizados de dicho módulo, se observó que liquidaciones generadas hasta el 20 de septiembre de 2012, por un total de 1 374 063,07 USD, se encuentran en estado de habilitadas, esto es pendientes de pago, como se detalla a continuación: Liquidaciones manuales en estado de habilitadas Desde el 1 de noviembre del 2011 hasta el 20 de septiembre del 2012 Dirección Distrital Tipo de liquidación Total por años 2011 2012 Quito Suman 1 186 048,41 Importación Exportación Paquetes Postales Multas Rectificación de Tributos Courier Sala de Arribo 391 119,20 61 822,68 27 676,51 565 183,66 23 219,72 85 029,45 31 997,19 Tulcán 15 984,87 Multas 15 984,87 Esmeraldas 111 837,38 Importaciones Multas Rectificación de Tributos 550,83 396,00 110 494,55 396,00 Huaquillas 60 192,41 Importación 60 192 41 TOTAL 1 374 063,07 La Técnico en Cobranzas y Garantías, encargada del área Financiera del Distrito Esmeraldas, mediante memorando SENAE-ADFE-2012-0123-M de 2 de agosto del 2012, manifestó: "...el Departamento Administrativo Financiero no ha sido informado ni notificado sobre la creación de las liquidaciones manuales que se detallan en el oficio. Todas las liquidaciones informadas a Financiero, se ha realizado la gestión de cobro, las mismas que están en el sistema como confirmadas...". Con memorando SENAE-AFFH-2012-0229-M de 2 de julio de 2012, el Técnico Operador del distrito Huaquillas, responsable de la emisión de las liquidaciones Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General — Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 invento generado por Quipux www.aduana.gob.ec 19/66 ADUANA DEI. ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 manuales, manifestó: "...Las liquidaciones antes detalladas, fueron ingresadas con el código 59 correspondiente a "importación", no necesariamente como tipo DAS; sino a trámites originados por importaciones a consumo de licores, que deben ser declaradas al Régimen 10, pero que el suscrito realizo un cálculo dando cumplimiento a lo dispuesto en los Boletines SENAE, emitidos por la Dirección General de la SENAE y por ende se generó una liquidación complementaria para cada uno de los refrendos, por cálculo del ICE.- Las liquidaciones manuales complementarias de importación llevan atadas un número de refrendo, mientras que las liquidaciones manuales por concepto de DAS, no llevan atado ningún número de refrendo.- 1. En las declaraciones aduaneras a régimen 10 a consumo de las mercancías que declaren bebidas alcohólicas, el Agente de Aduana declara en DAU "C", el impuesto a los consumos especiales ICE, que les corresponden cancelar para este tipo de mercancías, pero al momento de liquidar el trámite el sistema no lo calcula, citando 2 casos a continuación. 2. DAU's con refrendo 082-11-10-007775, liquidación complementaria de importación (082-2012-59-000367) y 082-12-10-002815, liquidación complementaria de importación (082-2012-59-002625), con canal de aforo documental, en las cuales se puede observar en la liquidación que el Agente de Aduana genera la DAU "C", los tributos por concepto de ICE, pero que una vez revisado el trámite por el área de Aforo Universal, el sistema no valida el ICE en la liquidación final. 3. Por lo que los funcionarios responsables de la revisión de las declaraciones que contengan mercancías de Bebidas Alcohólicas, en aplicación de la Ley de Fomento Ambiental y Optimización de los Ingresos del Estado publicada en el Registro Oficial N° 583 del 24/11/2011; y que en Boletín N° 51 SENAE del 05/03/2012, indica que se realizara el cálculo mediante el uso del cuadro Excel adjunto, para establecer el monto a pagar por los tributos ICE al consumo de bebidas alcohólicas por ítem, es por esta manera que se debe generar una liquidación complementaria de importación por este rubro y también relacionados con Boletines SENAE N° 2 del 03/01/2012; N° 38 del 15/02/2012; N° 51 del 05/03/2012; y Resolución N° NAC-DGERCGC11-00461 del Servicio de Rentas Internas publicada en el Registro Oficial N° 608 del 30/12/2011, indicando además que está metodología debe ser aplicada de forma estandarizada para todos los Distritos del País...". En tanto, el Técnico en Gestión de Cobranzas y Garantías responsable del área Financiera del Distrito Huaquillas, en memorando SENAE-ADFH-2012-0080-M de 27 de junio del 2012, indicó: ...en base a la información registrada en el módulo de liquidaciones manuales del sistema informático de la entidad, en que diariamente procedo a la constatación de los ingresos depositados en los bancos corresponsales, por concepto de recaudaciones generadas por Declaraciones Aduaneras Simplificadas DAS, multas, reliquidaciones, tasas, a fin de verificar que todas las liquidaciones manuales pagadas en los Bancos, se wntren con estatus de canceladas a fin de que el funcionario que las emitió pueda Servicio Nacional de Aduana del Ecuador www.aduana.gob.ec Dirección General — Av. 25 de julio Km. 4.5 Vía Puerto Maritin-lo. PBX: (04) 2480640 • Documenlo generado por Cluipux 20/66 r ADUANA DEI. ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 confirmadas (le dé el seguimiento pertinente).- En el módulo de las liquidaciones... que se encuentran pendientes de pago, es decir permanecen en estado de "emitida".- Las liquidaciones antes detalladas, frieron ingresadas con el código 59 correspondiente a "importación", no necesariamente como tipo DAS; sino a trámites originados por importaciones a consumo de licores, que deben ser declaradas al régimen 10, pero que el funcionario de Aforo Universal, ..., realizó un cálculo y liquidación complementaria atada a cada uno de los refrendos, por ajuste de liquidaciones...". Lo expuesto se debe a que no ha existido una supervisión apropiada para detectar a nivel nacional las declaraciones pendientes de recaudación, retardando su ingreso a las arcas fiscales. Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 403-04 Verificación de los ingresos. Conclusión La falta de seguimiento en el sistema, por parte de un nivel de supervisión, ha ocasionado que no se recauden con oportunidad, los valores por concepto de tributos y multas. Recomendación A la Directora Nacional de Capitales y Servicios Administrativos 15. Dispondrá a los servidores responsables de las áreas Financieras de los distritos, realizar las gestiones necesarias, a fin de proceder al cobro inmediato de los valores que se mantienen pendientes en el módulo de liquidaciones manuales del sistema informático, generando reportes e informando las novedades. Medidas de protección de las recaudaciones Los servidores de la Dirección de Despacho y Zona Primaria y los miembros de la Unidad de Vigilancia Aduanera del distrito Tulcán, que durante el período sujeto a análisis, han prestado servicios en los puntos de control del Puente de Rumichaca, recaudan dinero en efectivo por concepto de tributos, los que mantienen en su poder durante la jornada laboral, en canguros que portan atados a su cintura, sin adoptarse mecanismos de seguridad, como guardar el dinero en la caja fuerte que existe en esa oficina; posteriormente proceden a transportarlo sin seguridad hasta las oficinas del Distrito, para entregarlo a la servidora del área Financiera, quien luego de la revisión documental que respalda el efectivo receptado, efectúa el depósito en la entidad bancaria. De no ser posible efectuar el depósito el mismo día, la responsable de Financiero guarda el dinero en el archivador aéreo del departamento. Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General — Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 :omento generado por Ourpux www.aduana.gob.ec 21/66 ADUANA DEl. ECUADOR Memorando Nro. SENAS-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 Cabe señalar que el servidor responsable lleva el dinero recaudado los fines de semana, a su domicilio, manteniéndolo en su poder hasta entregarlo a la servidora de Financiero, el siguiente día hábil. El Inspector de Vigilancia Aduanera 2, encargado de efectuar la recaudación tributaria en las oficinas del DAS de Tulcán, indicó: ...Una vez realizado el cálculo de tributos, el usuario firma el informe de aforo y se recibe el dinero de la liquidación, entregándole el Declaración Aduanera Única —DAS Rumichaca, con el status de PAGO AUTORIZADO.- Al final del turno se realiza el reporte de recaudaciones y se entrega el dinero en el Departamento Financiero del Distrito en la ciudad de Tulcán... para que sea depositado en el banco..." sic. No se halló evidencia documental sobre disposición administrativa relacionada con la utilización de la caja fuerte para guardar el efectivo recaudado y la necesidad de custodia durante el traslado del efectivo. De igual manera, miembros de la Unidad de Vigilancia Aduanera que laboran en el Destacamento de Chacras de la Dirección Distrital Huaquillas, guardan el dinero en efectivo recaudado, en el cajón bajo llave del archivador, sin utilizar una pequeña caja fuerte asignada al área, por estar dañada. Al término de la jornada el servidor traslada el dinero a su habitación, hasta el día siguiente en que es depositado en el Banco Pichincha de la ciudad de Huaquillas, por el mismo personal de la UVA, utilizando el vehículo destinado a patrullaj es. La ausencia de claras disposiciones sobre el manejo y control del dinero en efectivo recaudado en los distritos de Tulcán y Huaquillas, produce riesgo en la custodia y transporte de las recaudaciones. Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 403-05 Medidas de protección de las recaudaciones Conclusión La falta de medios de seguridad corno cajas fuertes, e instrucciones apropiadas, ocasionan una ineficiente custodia del dinero efectivo, expuesto a riesgo de pérdidas, en los distritos de Tulcán y Huaquillas. Recomendación A los Directores Distritales 16. Dispondrán que se verifique el estado de las cajas fuertes, para que el dinero Servicio Nacional de Aduana del Ecuador www.aduana.gob.ec Dirección General— Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 ' Documento generado por Ouipux 22/66 .ADUANA DEIECUADOR Memorando Nro. SENA E-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 permanezca guardado bajo llave hasta su traslado a las oficinas o dependencias bancarias, procurando que éste sea con el acompañamiento de miembros de la empresa de seguridad. Pagos a beneficiarios El 18 de enero de 2010, la ex jefe de Documentación y Archivo del distrito Tulcán, solicitó autorización al Director Distrital para sacar copias con un proveedor externo que brinda servicios de fotocopiado, para atender requerimiento urgente de la Fiscalía de Pichincha, Unidad de Lavado de Activos, de copias certificadas de 483 trámites de exportación. El 28 de enero de 2010, el Gerente Distrital de Tulcán solicita a la unidad ejecutora en Quito, la emisión de la certificación presupuestaria, lo que es insistido en diferentes fechas, mediante correos electrónicos enviados por la ex Administrativa Financiera de Tulcán; sin embargo, es recién el 24 de septiembre de 2010 que se emite certificación presupuestaria por 600,00 USD con cargo a la partida 530299 para la reproducción de documentos. El 14 de octubre de 2010 se remite el trámite para el pago, a la Subdirección de Apoyo Regional, Unidad Ejecutora para esa jurisdicción, mismo que es devuelto el 22 de octubre de 2010 a la ex Administrativo Financiero, haciendo referencia a un valor de 372,00 USD, observando entre otros aspectos, la diferencia de tiempo entre la solicitud de la Fiscalía, 16 de noviembre de 2009, y el pedido de autorización el 18 de de enero de 2010; y el retraso de 8 meses en la emisión de la certificación presupuestaria. La primera de las observaciones es justificada por el Director Distrital, dentro del proceso investigativo de Asuntos Internos, al indicar que el oficio de la Fiscalía ingresa a la Secretaría General de la Dirección General en Guayaquil, el 24 de noviembre de 2009, y es derivado al Distrito Tulcán el 18 de diciembre de 2009, en que el Gerente ordena buscar la información solicitada, lo que se culmina el 18 de enero de 2010; sin embargo las gestiones posteriores para que se realice dicho pago, no han tenido resultados favorables. Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 403-09 Pagos a beneficiarios. Los hechos narrados se originaron por la falta de voluntad para resolver los incumplimientos de formalidades previo al pago, lo que no permite cumplir las obligaciones con terceros, afectando la imagen de la entidad. Conclusión La falta de un nivel de supervisión sobre las unidades ejecutoras, no permite detectar y da solución a obligaciones pendientes a proveedores de bienes o servicios, afectando el Servicio Nacional de Aduana del Ecuador www.aduana.gob.ec Dirección General — Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 Documento generado por Quipux 23/66 ADUANA UCUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-20112-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 buen nombre de la entidad. Recomendación A la Directora Nacional de Capitales y Servicios Administrativos 17. Dispondrá que se elabore un instructivo con disposiciones a los administrativos financieros de las Unidades Ejecutoras para que se solicite reportes a los distritos de su jurisdicción sobre las obligaciones pendientes, y se estudien las soluciones en conjunto, para su cumplimiento. Flujo de caja en la programación financiera De la evaluación al área de Tesorería se evidenció la falta de un Flujo de Caja, acorde a lo dispuesto en la NCI 403-11 Utilización del flujo de caja en la programación financiera, sobre lo cual el Tesorero expuso en memorando SENAE-JAC-2012-0600-M de 30 de julio de 2012: "...elaborar un Estado de Flujo de Caja para nuestra institución no procedía por las siguientes razones: Pasamos a ser parte del Gobierno Central.- A partir del 01 de enero del 2011, el Servicio Nacional de Aduana del Ecuador (antes Corporación Aduanera Ecuatoriana), pasó a formar parte de las instituciones que pertenecen al Gobierno Central, por lo cual, todo lo que tenga relación con los recursos de fuentes de ingresos fiscales (Fuente 001), lo realiza el mismo Ministerio de Finanzas, por lo cual no se realizan programaciones de los flujos de ingresos y gastos de esa fuente, en virtud de que todas las obligaciones que serán canceladas por la dicha Fuente se encuentra debidamente financiada a través del Presupuesto General del Estado.- Para el año 2012, el SENAE se encuentra financiado en un 90% con ingresos de Fuente 001 y apenas un 10% con ingresos de Fuente 002, por lo cual resulta inaplicable el desarrollo de un Estado de Flujo de Caja para evaluar únicamente un ingreso que equivale a dicha proporción, entendiéndose que el financiamiento se encuentra claramente establecido y el único problema de flujo de efectivo provendría de que el Gobierno Central no ha enviado los recursos necesarios para atender las obligaciones.- Las reuniones que se realizan semanalmente corresponden al análisis de prioridades del pago que se realiza por parte de la Dirección Nacional de Capitales y Servicios Administrativos, por cuanto es necesario analizar cuáles son las necesidades por criterio de vencimiento, obligatoriedad y disponibilidad existente.-... En virtud de que el Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, solo maneja el flujo de ingresos provenientes de la Autogestión, y al no mantener un flujo de ingreso por aporte de accionistas ni de financiamiento, el frujo de ingreso que se maneja es únicamente el de Fuente 002.- Con fecha 02 de febrero del 2012, en reunión realizada en la Dirección Financiera Aduanera, se dispuso que todos los ingresos recaudados por Fuente 002, sean destinados únicamente para cubrir los • promisos generados por los contratos CUPIA y la Remodelación del Edificio de la cr Servicio Nacional de Aduana del Ecuador www.aduana.gob.ec Dirección General — Av. 25 de julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. P13X: (04) 2480640 ' Documento generado por Ourpux 24/66 -'' - ADUANA DEL ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 Dirección Distrital Guayaquil.- No existe herramienta informática para la elaboración del Estado de Flujo de Caja.- El modelo conceptual del sistema de administración financiera adoptado por las entidades que conforman el Gobierno Central, tiene como su principal característica la centralización contable, la administración de la cuenta corriente única, es decir, la centralización de los recursos públicos, la descentralización presupuestaria, dirigida por el Ministerio de Finanzas, en el cual se emiten los políticas y normas.- Este modelo organizacional agrupa la información utilizando una plataforma tecnológica en WEB, que permite la generación de la información financiera automática a través del registro de los hechos económicos en la etapa de ejecución presupuestaria, obteniendo una contabilidad centralizada para todo el gobierno central, fundamentado en los Principios y Normas de Contabilidad Gubernamental vigentes.- Por lo expuesto, el eSigef, no contempla la posibilidad de cada entidad emita estados financieros, sino únicamente información sobre los saldos de las cuentas que utiliza.- Cumplimiento periódico y constante de las disponibilidades efectivas de fondos.- Pese a las explicaciones realizadas con anterioridad se mantuvo la recomendación señalada, por lo que esta Jefatura y la Dirección Financiera Aduanera continuaron realizando las reuniones periódicas para realizar los controles debidos de las disponibilidades...-. Lo expuesto por el servidor ratifica la observación en cuanto a la no utilización de la herramienta flujo de caja para la programación financiera, lo cual no permite tener una previsión sobre los fondos que la entidad obtendrá durante el ejercicio fiscal. Conclusión La entidad no utiliza para la elaboración de su programación financiera flujos de caja, lo cual no le permite tener una previsión sobre los flujos de recursos que tendrá durante el ejercicio fiscal. Recomendación A la Directora Nacional de Capitales y Servicios Administrativos 18. Dispondrá la elaboración del flujo de caja para los recursos financieros que prevea la entidad, a fin de que sirva como herramienta de programación financiera. Control y custodia de garantías En las Direcciones Distritales de Quito y Tulcán, los documentos originales de las Garantías específicas, se encuentran anexados a cada uno de los expedientes que ampararon su emisión; y custodiados en archivadores bajo llave, en un área común para los servidores que efectúan tareas concernientes a las áreas de Aforo Documental y Físico, Regímenes Especiales y Garantías, Despacho, Control de Zona Primaria, , Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General — Av. 25 de Julio Km. 4.5 va Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 Documento generado por Quipux www.aduana.gob.ec 25/66 ADUANA ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 Exportaciones, Secretaria General y Archivo. En la Dirección Distrital de Esmeraldas las garantías originales son archivadas por orden de vencimiento en una carpeta que permanece en el escritorio de la servidora responsable de Garantías y Regímenes Especiales. El servidor responsable del área de Garantías, en Tulcán, en memorando SENAE-REGT-2012-0065-M de 24 de septiembre del 2012, indicó: "...Sobre la custodia y seguridad me permito indicar que las garantías aduaneras se encuentran archivadas en el mueble de oficina designado para esta Unidad, que tiene seguridades físicas como son: llave de cada uno de los compartimientos, en las mismas se encuentran organizadas y ordenadas por régimen aduanero, fecha de vencimiento...". El Instructivo de trabajo sobre el Manejo Operativo de Garantías Específicas del SENAE señala, entre los procedimientos que debe aplicar el responsable de la custodia de Garantías: "...Ordena las garantías originales recibidas por entidad emisora y por fecha de vencimiento y las almacena en una caja fuerte...". La falta de procedimientos estandarizados en armonía con el sistema informático de reciente implementación y con el nuevo marco legal que rige a la entidad, ocasiona que los servidores en las diferentes dependencias, manejen las garantías en atención a su criterio personal. En cuanto al control de vencimientos, se pudo evidenciar que en el Distrito de Aduana de Esmeraldas, las Garantías numeradas desde la 1007070 hasta la 1007074, emitidas por Colonial Compañía de Seguros y Reaseguros S.A., a favor del importador Acería del Ecuador C.A. - ADELCA, por un monto total de 1 042 709,55 USD, fueron notificadas sobre su vencimiento al Operador de Comercio Exterior, a través de oficio SENAE-DDE-2012-0238-OF, de 29 de mayo de 2012; y al representante legal de la Compañía de Seguros, mediante oficio SENAE-DDE-2012-0242-OF, de 31 de mayo de 2012; esto es, después de cinco y siete días de su caducidad. Aunque al corte de nuestra acción de control, dichas garantías se encuentran renovadas, se hace notar la existencia de un riesgo de control, debido a que no se notificó oportunamente a los usuarios, respecto al vencimiento de las garantías. La falta de cuidado para detectar con oportunidad los vencimientos de las garantías, ocasiona que, eventualmente, las obligaciones incumplidas de los operadores se queden sin,respaldo. cr, Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General — Av. 25 de julio Km. 4.5 Vía Puerto Marius-no. PBX: (04) 2480640 * Documento generado por Outpux www.aduana.gob.ec 26/66 r ADUANA ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 403-12 Control y custodia de garantías Conclusiones La falta de procedimientos estandarizados en los diferentes distritos ocasiona que los servidores, manejen las garantías en atención a su criterio personal, de igual forma el control de los vencimientos de las garantías, puede causar que la entidad quede desprotegida ante un incumplimiento de parte de los operadores de comercio exterior. Recomendaciones A los Directores Distritales Gestionarán la adquisición de cajas fuertes, que serán utilizadas por los servidores del área de Garantías, para custodiar en debida forma los documentos originales, presentados por parte de los OCE, anexando una copia a cada expediente. Dispondrán a los servidores encargados de la custodia de Garantías, generen y presenten un reporte mensual de las pólizas que vencerán en dicho mes, informando las notificaciones efectuadas a los operadores para su renovación. Administración Financiera.- CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL Formularios y documentos La mercancía de terceros retenida por diferentes causas, genera un ingreso a bodega, hasta que el operador demuestre la propiedad, legalidad y veracidad de la misma, y cumpla con el pago de tributos; en cuyo caso, se formulará un egreso de bodega, mismo que también funciona en el evento de una donación, subasta o para ser destruidos. Estos movimientos se formalizan mediantes actas de entrega recepción. En el distrito Quito (Bodega de Calderón) se verificó actas de entrega recepción por manejo de las referidas mercancías, sin número; mientras que en los otros distritos examinados, las actas tienen un número asignado manualmente, es decir, no es prenumerado. Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 405-07 Formularios y documentos y se produjeron por la falta de atención y de instrucciones para el manejo de las bodegas de de terceros, ocasionando que los formularios utilizados para el ingreso y . egreso de mercancías no cumplan con la formalidad de la prenumeración. Conclusión 1; Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General— Av. 25 de julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 ' Documento generado por Quipux www.aduana.gob.ec 27/66 ADUANA DEL ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 La ausencia de formularios estandarizados y prenumerados no permite un control y seguimiento apropiado de la mercancía de terceros. Recomendación A la Directora Nacional de Capitales y Servicios Administrativos 21. Coordinará con las áreas involucradas el diseño de un formato estandarizado de ingreso y salida de bodegas, debidamente prenumerado, considerando las firmas de responsabilidad de la cadena de valor en función de la naturaleza de la operación; e instruirá que los formatos de salida hagan referencia al número del comprobante de ingreso correspondiente. Administración Financiera.- ADMINISTRACIÓN DE BIENES Unidad de administración de bienes De la evaluación realizada a la Unidad de administración de bienes se detectaron las siguientes observaciones: No se incluyen controles (claves) en los procesos para la administración de los bienes muebles e inmuebles, pues, eventualmente, las operaciones o transacciones no son registradas oportunamente en el sistema, citando a manera de ejemplo, los eventos de cambios de custodio o traspasos observados en diferentes direcciones Distritales, cuyas actas no se remiten al área de Control de Bienes; o certificaciones de actas por parte de esta área, que no son remitidas a los custodios en su debido momento. Por tanto, el flujo de información no es el más adecuado, ocasionando que al momento de realizar constataciones físicas, se detecten casos de bienes con custodios diferentes o ubicados en otras áreas. A pesar de contar con un Manual de Procedimiento para el Inventario, Verificación y Manejo de Activos Fijos, aprobado en junio de 2007, y otras disposiciones impartidas por la máxima autoridad, no se han definido políticas de seguimiento interno, que permitan precisar si las actividades a ejecutar se están cumpliendo, esto es a corto, mediano y largo plazo; así como, identificar acciones de mejoramiento, es decir, no se establecen indicadores para medir la gestión del área, ni se evalúa periódicamente las necesidades para mantener actualizada su estructura, debido a que no se ha prestado la atención necesaria a la unidad, produciendo que la información generada no haya sido de mayor utilidad. No se definen claramente las responsabilidades ni son conocidas por el personal del área, debido a que no existe un manual de funciones, ocasionando que no se hayan separado debidamente las tareas. Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General — Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 Documenlo generado por Capo', www.aduana.gob.ec 28/66 ADUANA DEL ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 Ausencia en medidas de protección y seguridad para los bienes, como por ejemplo uso de cordones de seguridad para laptops, puertas cerradas de los accesos, etc., debido a la falta de previsión, ocasionando peligro de pérdida o destrucción. El área de Control de Bienes cuenta con un sistema informático que no permite mantener un registro adecuado sobre los aspectos claves del proceso de administración y control de bienes; entre ellos la depuración de códigos, ubicación de bienes, actualización de la información, y generación de reportes y formatos con numeraciones pre impresas, lo que no ha permitido contar con información histórica confiable. Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 406-01 Unidad de administración de bienes. En relación a los hechos anotados el Jefe de Servicios Generales y Control de Activos Aduaneros, a través del memorando SENAE-JSG-2012-0132-M, indicó: ... Todas las compras que realice el SENAE a partir del 01 de Enero de 2012, se registrarán y validarán en el Módulo de Bienes y Existencias, con los comprobantes Únicos de Registro (CUR'S)...- El sistema informático del Ministerio de Finanzas tiene pendiente todavía procesos para finalizar su implementación, los mimos que siguen su desarrollo con las observaciones que realizan los funcionarios de la Capacitación a Nivel Nacional...- La Unidad de Control de Bienes deberá registrar los bienes de la Institución...hasta Marzo de 2013...se necesita crear un registro individual para cada bien...el proceso podría requerir un poco más de tiempo...esta Jefatura se encuentra elaborando un cronograma tentativo para de esta manera llegar hasta la fecha indicada..." Lo expuesto por el servidor denota la predisposición de la entidad a tomar acciones correctivas lo cual ratifica lo comentado. Conclusión La falta de una adecuada estructura organizacional para la administración de bienes, no ha permitido delinear y delimitar las acciones que deben realizar cada uno de sus servidores, para lograr sus objetivos de salvaguarda de los recursos, de una manera eficiente y efectiva. Recomendaciones A la Directora Nacional de Capitales y Servicios Administrativos 22. Analizará, en conjunto con el Director Nacional de Mejora Continua, los procesos establecidos en el sistema de bienes y existencias creado por el Ministerio de Finanzas, para estructurar procedimientos específicos internos, idóneos a nivel nacional, que se 4 Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General — Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 • Documento generado por Qumux www.aduana.gob.ec 29/66 3 5 1 r. tA1)ti,'ANA ) rea ' .,... ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 sujeten a la estructura organizacional de la entidad. Presentará, a través de la Dirección Administrativa Aduanera, informes periódicos sobre las gestiones realizadas, como actas generadas, actas remitidas a las Direcciones Distritales, dentro de un tiempo de atención programado para la recepción y su despacho, bienes constatados, bienes dados de baja, y demás funciones inherentes al área; verificando que las actas cumplan con los requisitos de ley. Elaborará, a través de la Dirección Administrativa Aduanera, políticas dirigidas al personal asignado para la vigilancia, sobre las medidas de protección y seguridad de los bienes de uso común, y los de uso individual que se encuentren en las dependencias, considerando las horas no laborables. Cuidará, con el concurso de la unidad de Servicios Generales, a nivel nacional, de aplicar procedimientos para dotar, de forma oportuna, de las seguridades físicas, adicionales como: candados, cerraduras, alarmas, claves, reforzamiento de puertas y ventanas de acceso, muros, a fin de salvaguardar los bienes de fácil transportación o portátiles, en las horas no laborables. Al Director Administrativo Aduanero Dispondrá a los servidores asignados en los Distritos, la entrega de información periódica, que deberá ser validada con el área de Control de Bienes. Establecerá metodologías para evaluar la aplicación del manual interno, y el conocimiento de la normativa vigente relacionada al control de los bienes, así como procedimientos que permitan controlar y evidenciar las acciones tomadas, posterior a las reuniones mantenidas, con el objeto de medir su cumplimiento. Al Director Nacional de Mejora Continua Mantendrá comunicación con el área de soporte tecnológico del Ministerio de Finanzas, a fin de garantizar la utilidad de la herramienta, de acuerdo a la estructura orgánica del SENAE, y conocer todas sus bondades. Planificación Los procedimientos efectuados para establecer las cantidades a adquirir, de existencias, se basan en el historial de los requerimientos realizados por las diferentes Direcciones Nacional y Distritales, a través del área de proveeduría de la Dirección Administrativa, lo que no ha permitido establecer una adecuada planificación previendo mínimos y máximos de existencias, generando por tanto, adquisiciones en cantidades no apropiadas, Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General — Av. 25 de julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 www.aduana.gob.ec 3 0/6 6 ADUANA DEI, ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 que producen exceso o desabastecimiento. Se comprobó en el Sistema de Compras públicas diferencias entre lo asignado y lo planificado en las unidades ejecutoras de la Dirección General y Distrito de Quito, debido a una inadecuada planificación, como se detalla: Unidades ejecutoras Asignado Total compra planificadaDiferencia DIRECCIÓN GENERAL23 898 715,868 144 699,57 15 754 016,29 DISTRITO QUITO 133 109,86 54 553,62 187 663,48 Fuente: Portal de Compras Públicas, fecha de consulta 2012-11-05 Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 406-02 Planificación. Conclusión La falta de implementación de procedimientos para establecer máximos y mínimos en la planificación de las adquisiciones de materiales, no permitió garantizar un suministro adecuado de los mismos durante el ciclo de pedidos a fin de prevenir el exceso y evitar el desabastecimiento de existencias, conllevando a la generación de diferencias entre los montos asignados y planificados. Recomendación Al Director Administrativo Aduanero 29. Mejorará la metodología, en base a un estudio técnico, para establecer mínimos y máximos dentro de la planificación, previo a la adquisición de bienes y existencias. Contratación Los procesos de contratación no son solicitados, autorizados y ejecutados con la debida anticipación, a pesar de que en Boletín Interno 2, de 2 de febrero de 2012, se comunicó el tratamiento a seguir al vencimiento de los contratos, observándose que se suscriben Acuerdos de obligaciones, para la contratación de bienes y servicios, mientras se tramita la renovación del contrato original, llegando éstos a operar hasta por 6 meses. "... En caso de persistir la necesidad de adquirir bienes y/o servicios de contratos que encuentren vigentes, la documentación antes mencionada se deberá remitir con 3 meses de anticipación al vencimiento del mismo..." Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General— Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 Documento generado por Ouipux www.aduana.gob.ec 31/66 3 ADUANA DEL ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 Corno ejemplo de ello, se citan dos casos detallados a continuación: Fecha requerimiento de renovación Fecha publicación nueva contratación Prestación de servicio de mantenimiento preventivo, correctivo y soporte técnico de la 2012-02-09 unidad de almacenamiento de datos SAN HITACHI modelo THUNDER 9570V 2012-01-03 2012-02-09 Servicio de mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo de generadores eléctricos 2012-04-04 2012-05-28 Objeto de contratación Fecha terminación del contrato 2012-05-20 La inadecuada aplicación de las disposiciones institucionales causa que no se soliciten oportunamente las renovaciones de contratos, generando un desfase entre la terminación y la renovación de los contratos. Adicionalmente no se considera el consumo real, la capacidad de almacenamiento, la conveniencia financiera y el tiempo para su trámite, corno se detectó en la adquisición de suministros (toners) al contratarse por encima de lo que realmente requería la entidad para abastecer el consumo de las dependencias y distritos, evidenciando que no hubo un análisis cuidadoso de los rendimientos de tales suministros, en armonía con la disponibilidad de equipos y con los consumos históricos, produciendo un dispendio. Un erróneo cálculo de máximos y mínimos de suministros, se pone de manifiesto en la bodega de la Dirección General, al existir 61 toners y cartuchos, obsoletos, para baja, los mismos que ascienden a 4 290,19 USD, según detalle: Servicio Nacional de Aduana del Ecuador www.aduana.gob.ec Dirección General — Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 ' Documento generado por OLnpux 32/66 ADUANA DE1, ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 Descripción de toner Cantidad Valor unitario Valor total USD USD HP laser jet Q1338A (4200) 13 148,71 1 933,23 HP laser jet Q1338A (4200) 28 65,52 1 834,56 Cartucho Canon BX-3 26,12 522,40 Total para baja 20 4 290,19 La falta de un análisis técnico previo a la contratación de adquisición de suministros, produce dispendio de recursos. Las observaciones citadas en el presente comentario están relacionadas con la NCI 406-03 Contratación. Conclusión La falta de una adecuada planificación y cuidado, ha ocasionado que se contraten suministros en exceso, y que no se renueven oportunamente los contratos con proveedores de bienes o servicios. Recomendaciones A la Directora Nacional de Capitales y Servicios Administrativos Dispondrá a las áreas involucradas en el proceso de contratación, que reporten los contratos que hay que renovar, por lo menos tres meses antes de su vencimiento. Dispondrá a la Dirección de Contratación que realice el seguimiento a las contrataciones efectuadas, recordando a los administradores de los mismos con tres meses de anticipación el trámite respectivo previo a su vencimiento. Al Director Administrativo Aduanero 32. Previo al proceso de contratación, incluirá en el informe técnico de requerimiento, el análisis de los consumos reales, en función de los equipos en servicio; y estudios técnicos, cuando amerite, de los rendimientos del bien o suministro, mismo que se referirá en el respectivo contrato Almacenamiento y distribución Debido al ámbito nacional de la entidad, los bienes adquiridos para uso y custodia de los Servicio Nacional de Aduana del Ecuador www.aduana.gob.ec Dirección General — Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 Documento generado por Qutpux 33/66 ADUANA DEL. ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 distritos ubicados en otras ciudades diferentes de la oficina central en Guayaquil, no ingresan físicamente a la bodega principal en esta ciudad, debiendo para el efecto, trasladarse el servidor delegado de Control Bienes al lugar donde se recibe el bien, como se evidenció en Alta de Bien 2012-013, por entrega de mobiliarios en el Distrito Cuenca, produciendo un retraso en los registros. Por su naturaleza y facultades, la entidad a nivel nacional, retiene mercancías a los operadores de comercio exterior que no cumplen con las formalidades aduaneras; por lo que requiere contar con instalaciones seguras, ubicadas adecuadamente, y con espacio físico necesario para su funcionamiento; sin embargo esto no se encuentra solucionado en todos los distritos, observando precariedad en las ubicadas en locales propios o alquilados; y distritos corno Tulcán y Huaquillas, que utilizan los espacios físicos de bodegas privadas de almacenamiento temporal, autorizadas por la entidad a guardar mercancías de los operadores, mientras dura el trámite de nacionalización. Por lo que en estos casos, se mezcla la mercancía retenida por la entidad bajo su responsabilidad, con la mercancía legalmente ingresada al país, lo que produce que se pierda el control directo sobre ella. En los distritos de Huaquillas y Puerto Bolívar, se evidenció que no se cuenta con sistemas de alarmas o circuito cerrado para la seguridad de las mercancías almacenadas, habiéndose producido un siniestro de robo durante el transcurso del examen, el cual se encuentra en etapa de Indagación Previa. En las bodegas destinadas a mercancía de terceros, además se almacenan bienes de la entidad, que son retirados del servicio, o que llegan nuevos, y archivo pasivo de documentos; mientras que en las dependencias sin bodegas, los bienes pueden permanecer en pasillos o en lugares improvisados del distrito, ocasionando riesgos de pérdida o destrucción. Las bodegas de Autoridad Portuaria, utilizadas por el distrito de Manta, no son funcionales y no reúnen las condiciones que aseguren que la mercancía se va a conservar en buen estado; por lo que se prefiere almacenar en áreas desocupadas del edificio de la Dirección Distrital, la mercancía aprehendida. No existe un procedimiento estandarizado, apropiado para la conservación, seguridad, control, abastecimiento y distribución de los suministros o existencias que administran las Direcciones Distritales, utilizando diferentes formas de respaldar esta actividad, como correos electrónicos con los que el servidor realiza el requerimiento, y en donde suscribe la recepción; concluyendo en registros manuales elaborados por el custodio de la bodega de proveeduría, debido a una falta de revisión de los mecanismos de control interno, lo que produce confusión y desorden. Los directivos no han establecido un sistema apropiado para la conservación, seguridad, CX Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General — A y . 25 de julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2460640 ' Documento generado por Oulpux www.aduana.gob.ec 34/66 ADUANA ECUADOB Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 manejo y control de los bienes almacenados en las bodegas, los que no se encuentran distribuidos técnicamente, ni clasificado de acuerdo a su origen, como: aprehensiones, abandono, decomiso administrativo ni al tipo de bien. Al respecto, con oficio DDQ-ZP-C-2012-017 se informan los avances de la empresa Pamaux contratada para el inventario y organización de los bienes de terceros de las bodegas de abandonos y remates en Guayaquil, Quito y Huaquillas, sobre lo cual aun no hay resultados. El Guardalmacén o Bodeguero no sustenta con documentos suficientes y estandarizados (acta), su conformidad con los bienes que ingresan y egresan, en lo que se refiere a mercancía de terceros, pues se elaboran actas sin numeración, y se describe la mercancía por lotes o bultos, como se evidencia en acta de entrega recepción de mercadería declarada en abandono definitivo, con fecha 28 de mayo de 2012, según providencia DDQ-2012-0183-PV, debido a que no existen instrucciones escritas y una buena inducción. El Guardalmacén no concilia las características de los bienes recibidos con los registrados en la solicitud del área requirente y en el contrato de adquisición, para verificar si se ajustan a las especificaciones técnicas solicitadas, existiendo casos de bienes que han sido recibidos, con defectos; lo que ha llevado a la terminación unilateral de los contratos y a la ejecución de las garantías, debido a una falta de cuidado e instrucciones, lo que produce desperdicio y reclamos de los usuarios. En la Dirección Distrital de Cuenca, se determina que el sistema informático no cuenta con una opción que permita consultar las mercancías que caen en abandono, debiendo efectuar el tonteo de los días en exceso, en base a los documentos de transporte, de manera manual a través de una hoja en Excel. Por ser un proceso manual, existe el riesgo de cometer errores, tal como se describe a continuación, con manifiestos reflejados en el SICE, de almaceneras no operativas, encontrados en el proceso de inventario, en el Distrito Puerto Bolívar: Servicio Nacional de Aduana del Ecuador www.aduana.gob.ec Dirección General — Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 • Documento generado por Ocia, 35/66 ADUANA ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 DOC. DE IMPORTADORRÉGIMENESTADO TRANSPORT. ADM. TEMP. NO CON ASOCIADO 064-2003-01-000126V34-PBV001 PETER HAUG REEXP. A DAU EN ALGUNA MISMO ESTADO NO ASOCIADO SIN CARTOPEL 064-2002-01-000411PAPB-2 RÉGIMEN A DAU ALGUNA CODIGOMANIFIESTO 7011 7013 Fuente: Memorando No. SENAE-EXPP-2012-0012 No existe armonía al momento de consultar información en el sistema, tanto por servidores, como por usuarios externos, almacenes temporales, citando el caso de DHL EXPRESS (ECUADOR) S.A., contenido en oficio sin número de 8 de marzo de 2012, adjunto a memorando SENAE-DZPA-2012-0258, suscrito por el Director de Control de Zona Primaria de Guayaquil, de 2 de noviembre de 2012, en el que expone: "Que pese a que hemos tratado de obtener información en el sice, para ...cruzar las guías que están registradas en el sistema aduanero, vs nuestro inventario, el sistema de aduanas no nos ha dado esa información, por la cantidad de guías y carga que se maneja en el deposito" sic. Los decomisos administrativos efectuados por los servidores de la UVA, en el distrito Cuenca, mediante actas de aprehensión muestran dificultades para ser consultados en el sistema para el debido control, por parte de Zona Primaria. En memorando SENAE-DDZE-2012-0035-M de 11 de julio de 2012 se evidencia que en el distrito Esmeraldas no existe un reporte o una base automatizada de los movimientos de entrada y salida de mercancías. ... el control de entrada y salida se llevaba mediante actas de entrega-recepción al funcionario designado por la Dirección Distrital par cada caso ..., esto en virtud de que no había un funcionario que realice las funciones de Guardalmacén...". En memorando SENAE-GUAQ-2012-0027 de 18 de julio de 2012, la Dirección de Control de Zona Primaria del Distrito Quito, indica que existen mercancías retenidas en los destacamentos Amazonas y Yahuarcocha de la Unidad de Vigilancia Aduanera, que no,han sido trasladadas por falta de peritaje y avalúo. 7• Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General — Av. 25 de julio Km. 4.5 \ T ía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 Documento generado por Outpur www.aduana.gob.ec 36/66 ADUANA DEI. ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 No se han implementado controles y restricciones de acceso a las bodegas, para el ingreso de terceras personas o ajenas a la entidad, en los casos de revisión de mercancías relacionadas con los procesos de subasta, o personal delegado por la fiscalía, incluyendo al personal activo de la institución. Las deficiencias del sistema informático, falta de infraestructura, de personal, de capacitación y formación, produce improvisación y un inadecuado manejo de las bodegas de mercancías de terceros, observaciones relacionadas con la NCI 406-04 Almacenamiento y distribución. Conclusión La falta de infraestructura necesaria, de servidores titulares con cargo de guardalmacén, y de tecnología apropiada, y de capacitación adecuada, produce improvisación y un inadecuado manejo de las bodegas de mercancías de terceros, sin cuidar la separación adecuada de funciones incompatibles. Recomendaciones Al Subdirector de Operaciones A través del área correspondiente, se gestionará la construcción o alquiler de locales que sirvan de bodega en los distritos que carecen de ellas, y mejorará la funcionalidad de las existentes. Estandarizará procedimientos para el personal de Despacho y Zona primaria, en relación a la verificación y control de las mercancías en los almacenes temporales, y en las bodegas propias. A los Directores Distritales Desarrollarán procedimientos que permitan llevar un control sobre la entrada y salida de personas y mercancías de las bodegas. A través del área competente, se estandarizarán y perfeccionarán los sistemas para el ingreso y egreso de las mercancías, de acuerdo a su origen de operación: aprehensiones, abandonos, decomiso administrativo, donaciones, subasta, y otros 37. Coordinarán con las áreas involucradas el diseño de un formato estandarizado de ingreso y salida de bodegas, debidamente pre numerado, considerando las firmas de responsabilidad de la cadena de valor en función de la naturaleza de la operación; e instruirá que los formatos de salida hagan referencia al número del comprobante o Servicio Nacional de Aduana del Ecuador www.aduana.gob.ec Dirección General— Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 Documento generado por Ourpux 3 7/6 6 ADUANA ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 documento de ingreso correspondiente. Al Director Administrativo Aduanero Delegará un servidor por dependencia, en casos excepcionales reglamentados, para que legalice el ingreso de los bienes al momento de su recepción física en otro lugar diferente a la bodega, a quien se le brindará la capacitación necesaria. Gestionará la asignación de un guardia de seguridad en cada una de las instalaciones, quien llevará un control de bitácora para registrar ingresos y salidas de personas y mercancías. Gestionará que se estandaricen y perfeccionen los sistemas para un debido control de los bienes de la entidad y de terceros Instruirá que el bodeguero, en su informe de conformidad, registre cantidad, y características, luego de que el servidor requirente haya dado su aceptación con su rúbrica; e informe sobre los casos en que se hayan originado inconvenientes, para la toma de acciones oportunas. Sistema de registro Los bienes no son registrados en auxiliares individualizados, o por grupos de bienes de iguales características, y la aplicación informática utilizada para la administración de bienes no se encuentra en línea para el control contable tanto de las existencias como de los bienes de larga duración, debido a que el sistema es limitado, y no se ha previsto el registro manual, asumiendo que los bienes constan en actas de traslado a los servidores para su uso diario, lo que dificulta la identificación de los registros con valores que permitan controlar las bajas de los bienes. Los registros de bienes a cargo de los servidores, en el sistema SIA, no se encuentran actualizados, encontrándose inconsistencias en la constatación física de bienes realizada a una servidora del Distrito Cuenca, debido a que no existen políticas definidas por escrito, lo que no permite que haya una continuidad en los procesos, cada vez que ocurren cambio de servidores. Los resultados de la verificación física quedan sustentados en actas individuales por puesto de trabajo, por lo que no sirven de insumo para que el contador concilie con los registros contables; existiendo si una preocupación en conjunto entre la unidad de Control de Bienes y Contabilidad, para conciliar saldos año a año, lo que se refleja en memorando DFI-0497 de 21 de junio de 2012, en el cual la Directora Financiera Aduanera informa a la Directora de Capitales que se ha conciliado los saldos correspondientes al ejercicio 2011. Esto se debe a que no existen procedimientos específicos, dejando que los /7' Servicio Nacional de Aduana del Ecuador www.aduana.gob.ec Dirección General — Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 • Documento generado por Ouiptp 3 8/6 6 1: ADUANA 1)1 1, D Lel:M.)01k Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 servidores procedan de acuerdo a su criterio. Los bienes obtenidos por comodato, donación y contratos de arrendamiento, no se encuentran codificados por la entidad, debido a que en el sistema de activos fijos no se considera una aplicación para el control permanente de los bienes inmuebles, lo cual no permite obtener información oportuna al respecto. Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 406-05 Sistema de registro Conclusión Las deficiencias del área de Control de Bienes inciden en la información que debe recibir el área contable, para realizar un correcto registro y control. Recomendaciones A la Directora Nacional de Capitales y Servicios Administrativos Dispondrá al servidor responsable del registro que se lleven auxiliares por unidades o grupos de bienes de iguales características, con toda la información adicional, tal como ubicación, custodio, estado. Dispondrá al Contador General que en coordinación con la unidad de Control de Bienes aseguren que el sistema a ser implementado por el Ministerio de Finanzas cuente con una interfase entre los sistemas de bienes y contable, afectando oportunamente las cuentas que correspondan, tanto de los bienes de la entidad como de mercancía de terceros, y por tanto, información en línea. Designará un servidor de área contable para que al menos 3 veces al año, revise la información proveniente de Bienes y de Zona Primaria, y actualice los saldos Dispondrá que se abran mayores auxiliares de activos fijos, con información de ubicación, características, custodio, estado. Dispondrá al Guardalmacén Aduanero que se revise y depure la información registrada en el SIA, y sus resultados conciliados con los de las verificaciones físicas, sean remitidos a Contabilidad para la respectiva conciliación con los saldos contables, informando las novedades a la máxima autoridad, para la toma de acciones. Dispondrá al Contador General que se aperture la cuenta de orden para registrar bienes de larga duración, no considerados activos fijos, con información adicional como ubicación y custodio, tomando como respaldo las actas de control administrativo. Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General— Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 Documento generado por Ouipux www.aduana.gob.ec 39/66 r Memorando Nro. SENAS-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 Dispondrá al Guardalmacén Aduanero que los bienes recibidos en comodato, donados o en calidad de arriendo, sean codificados con simbología acorde con su naturaleza. Identificación y protección En las diferentes áreas de la entidad existen bienes con códigos de activo adheridos en lugares no visibles, encontrando algunos fijados al cable de accesorios, doblados, y que se han ido deteriorando y borrando, debido a la falta de cuidado al momento de las verificaciones físicas, lo que dificulta su lectura e identificación, de igual forma los bienes que no son de propiedad de la entidad, no son fácilmente identificables al momento de una constatación, debido a que no cuentan con una codificación especial, en razón de su origen, lo que produce confusión. Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 406-06 Identificación y protección. Conclusión Los códigos de identificación deteriorados y borrosos no permiten identificar todos los bienes. Igual situación se genera en los bienes que no son de la entidad, ya que no están adecuadamente identificados. Recomendaciones Al Guardalmacén Aduanero Dispondrá que se incorpore en lugar visible del bien, la respectiva codificación fechada con mes y año, para que se distinga de codificaciones antiguas. Mantendrá registros de los bienes en forma individual, numerada y debidamente organizados Diseñará una codificación y numeración especial para identificar los bienes que no pertenecen a la entidad, y su origen. Custodia No evidenciaron controles internos que permitan detectar si estos bienes son utilizados para otros fines para los que no fueron adquiridos, tales como laptop, cámaras fotográficas, radios, dispositivos electrónicos, ya que los servidores no han previsto la implementación de mecanismos para ese control. Eje el distrito Quito se evidenció que un equipo de computación es utilizado por 5 ' Servicio Nacional de Aduana del Ecuador www.aduana.gob.ec Dirección General — Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 • Documento generado por Outpux 40/66 ADUANA DEL. ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 conductores en los momentos que están en oficina, y por 1 técnico en mantenimiento, sin definirse su custodia, debido a la falta de estaciones de trabajo, lo que produce bajos rendimientos del personal. No se ha revisado lo dispuesto en Oficio Circular GGN 0001 de 18 de enero de 2010, que adjunta 'Manual de Buen uso de equipos de oficina', mediante el cual, el Gerente General dispone su estricto cumplimiento, debido a la falta de seguimiento y monitoreo, que propicia la no adhesión de los servidores. Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 406-07 Custodia. Conclusión La falta de acciones oportunas y concretas, y de procedimientos, permiten un descontrol de los bienes que no son retirados, creando confusión en las constataciones físicas, y riesgo de pérdidas. Recomendaciones Al Director Administrativo Aduanero Dispondrá a las áreas administrativa financiera de cada dependencia y distritos, que programen verificaciones aleatorias y sorpresivas en sus respectivas unidades, en relación al uso de los bienes de la entidad, reportando las novedades a la Dirección Nacional de Capitales. Actualizará y difundirá el 'Manual de Buen uso de equipos de oficina', acorde a las disposiciones legales vigentes. A la Directora Nacional de Capitales y Servicios Administrativos 54. Que se revise y programe el financiamiento para la renovación gradual del parque informático, para dotar al personal de acuerdo a sus necesidades. Constatación física de existencias y bienes de larga duración De la evaluación institucional relacionada con la NCI 406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración, se detectaron observaciones que afectan al control i mo institucional, las cuales se detallan a continuación: Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General— Av. 25 de julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. P13X: (04) 2480640 • Documento generado por Quin. www.aduana.gob.ec 41/66 I' 11 ADUANA DEI. ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 El Manual de procedimientos para el inventario, verificación y manejo de activos fijos, vigente desde junio de 2007 no contempla aspectos como la constatación y control de existencias en los distritos, la forma y frecuencia en que debe aprovisionarse y distribuirse, además de los formatos a utilizar, encontrándose evidencia de requerimientos, con tachones, enmendaduras y anotaciones a lápiz a los costados, en señal de que el suministro no hay en stock o se entrega menos de lo requerido; debido a que no se ha dispuesto su revisión y actualización, dificultando su seguimiento. En las verificaciones físicas no se retiran todos los bienes en mal estado o fuera de uso, debido a las dificultades en la transportación en las áreas separadas geográficamente, ocasionando que no se tenga concentrado en un solo registro, el detalle de esos bienes con sus características. No se deja evidencia de las verificaciones que se efectúan a los almacenes temporales, salvo el caso que se presenten novedades en las mercancías, por no estar instituida la forma y frecuencia con la que se deben cumplir estas actividades, causando que no se conserve la historia de estas labores. No se han establecido procedimientos internos para realizar constataciones físicas de mercancías de terceros en los almacenes privados, y en las bodegas de la entidad, debido a la falta de interés, lo que produce resultados no confiables. Conclusión La falta de validación de las constataciones físicas pasadas, no permiten realizar en lo sucesivo, verificaciones que puedan demostrar diferencias en mas o en menos. Recomendaciones A los Directores Distritales Establecerán procedimientos específicos en que se determine la metodología para realizar las verificaciones físicas efectuadas a los almacenes temporales y bodegas de la entidad, que contenga al menos: frecuencia con la que deben efectuarse; servidores que deben participar, ajenos a los encargados del registro y la custodia; documentos del último inventario realizado, proporcionados por el Guardalmacén; documentos o reportes del movimiento de ingresos y egresos ocurridos posteriormente al último inventario, proporcionados por el Guardalmacén; informe de los resultados (identificando sobrantes y faltantes); servidor a quien deben reportar los resultados; y, comunicación a la Dirección Nacional de Capitales para la conciliación y ajustes en los registros contables. A la Directora Nacional de Capitales y Servicios Administrativos Dispondrá que se revise y actualice el contenido del Manual de procedimiento para el Servicio Nacional de Aduana del Ecuador www.aduana.gob.ec Dirección General — Av. 25 de julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 ' Documento generado por Ouipux 42/66 ADUANA DEL ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 inventario, verificación y manejo de activos fijos de junio de 2007, incorporando temas como el control de existencias, en las diferentes dependencias de la entidad, y de los bienes de larga duración que no pueden ser considerados activos fijos, en razón de su costo. 57. Dispondrá al Guardalmacén aduanero que se elabore un solo listado de los bienes inservibles con información adicional de distrito, custodio, tiempo de antigüedad y se reporte a la máxima autoridad y al Contador, para iniciar los pasos subsiguientes. Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto Los bienes en mal estado o que han dejado de utilizarse, son acumulados y tomados en cuenta para la baja al momento que se realizan las constataciones físicas; en el caso de activos fijos no se cuenta en forma oportuna con informes técnicos de los encargados de mantenimiento de bienes, lo que no permite respaldar el trámite de solicitud de baja. En la base existente de bienes para la baja proporcionada por la Dirección Administrativa Aduanera, se observan inconsistencias, pues algunos de ellos, ubicados en la bodega del batallón, se registran en buen estado, debido a que no se ha depurado tal registro, causando dilatación en el proceso de baja. Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 406-11 Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto. Conclusión La falta de trámite oportuno para la baja de bienes en mal estado; y errores en su registro, dan lugar a su acumulación, utilizando espacio físico. Recomendaciones A la Directora Nacional de Capitales y Servicios Administrativos Exigirá que luego de concluido cada proceso de verificación física, se reporten los bienes encontrados obsoletos o destruidos, sin posibilidad de ser reparados, para la toma oportuna de decisiones que conduzca al proceso correspondiente de baja por donación, destrucción o cualquier otra figura permitida por la normativa vigente. Dispondrá a los Directores Nacionales, Distritales, y de áreas, llevar un registro de control de los activos fijos susceptibles para la baja, el que deberá ser informado, semestralmente, a la unidad de Control de Bienes. Al Director Administrativo Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General — Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 ' Documento generado por Quipux www.aduana.gob.ec 43/66 ADUANA DEL ECUADOR Memorando Nro. SENAS-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 Implementará un procedimiento de fácil aplicación para deshacerse de los bienes no considerados activos fijos, que se encuentren destruidos, haciendo referencia al Acta de control administrativo en el que se encuentren registrados, y a la cuenta de orden. Mantenimiento de bienes de larga duración La institución cuenta con un área de Servicios Generales, que se encarga de elaborar los planes de mantenimiento de los bienes de larga duración, contemplados en el PAC; sin embargo, no se evidenció que hayan sido puestos en conocimiento del nivel jerárquico superior, controles sobre la eficiencia de los programas de mantenimiento que se efectúan a nivel nacional; debido a la falta de exigencias de presentar informes, que permita tomar las respectivas medidas correctivas. No existen para cada bien de larga duración, los registros respectivos que permitan conocer los eventos ocurridos a lo largo de su vida útil, como reparaciones, mantenimientos, daños, revalorizaciones, y los valores gastados o invertidos; indicando el Guardalmacén Aduanero, que el sistema de Activos Fijos sólo genera formatos para la impresión de la etiqueta de los códigos del bien; debido a las debilidades del sistema, y a la falta de iniciativa para controlar estos incidentes. Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 406-13 Mantenimiento de bienes de larga duración. Conclusión Las limitaciones del sistema utilizado y la no emisión de informes oportunos han incidido en la ejecución oportuna de los planes de reparaciones y mantenimiento de los bienes Recomendaciones Al Guardalmacén Aduanero Llevará un registro de eventos para cada bien, como pérdidas, reparaciones, revaloraciones, cambios de custodio A la Directora Nacional de Capitales y Servicios Administrativos 62. Adoptará políticas para la solicitud y autorización de reparación y mantenimiento de los bienes que, permita justificar y fundamentar la programación. ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO Servicio Nacional de Aduana del Ecuador www.aduana.gob.ec Dirección General — Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. P13X: (04) 2480640 ' Documento generado por Ouipux 44/66 ADUANA DEL ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 Promociones y ascensos No existe una reglamentación específica interna para promociones y ascensos, complementaria a la LOSEP que regule por ejemplo el tiempo mínimo que debe permanecer un servidor en un determinado cargo, antes de acceder a una plaza que resultare vacante; o los niveles a los que puede aspirar, de acuerdo a sus capacidades o destrezas, lo cual limita las promociones se den al personal de la entidad. La observación citada guarda relación con la NCI 407-05 Promociones y ascensos. Conclusión La falta de una reglamentación específica interna para promociones y ascensos limita el acceso del personal a cargos de mayor jerarquía. Recomendación Al Director Nacional de Talento Humano 63. Diseñará un reglamento específico para promociones y ascensos, que guíe y brinde oportunidades al personal que debe ser promovido en base a sus méritos. Capacitación y entrenamiento continuo La entidad cuenta con un Plan de Capacitación hasta el 2014, lo cual es ratificado por el Director Nacional de Talento Humano, quien indicó en memorando SENAE-2012-0275 —M de 22 de agosto de 2012, que: GL ... Hasta el mes de julio de 2012, se ha cumplido con el 41% del Programa de Capacitación para el presente periodo. Esta información ha sido registrada en el Sistema Gobierno por Resultados-GPR..." Sin embargo, no se suscriben compromisos con los servidores beneficiarios de programas de estudio en el país o en el exterior, financiados parcial o totalmente, que le obliguen al servidor a laborar en la entidad por el tiempo establecido en las normas legales pertinentes. Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 407-06 Capacitación y entrenamiento continuo. Lo expuesto se debe a que no se ha prestado atención a la normativa prevista para este aspecto, ocasionando que personal altamente capacitado busque mejores perspectivas para su desarrollo, en otras entidades. Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General— Av. 25 de julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 Documento generado por Quipux www.aduana.gob.ec 45/66 ADUANA DEL ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 Conclusión La falta de aplicación de la normativa y de registro de estos casos, ocasiona, por lo general, que personal capacitado en el exterior se retire de la entidad, sin devolver o replicar los conocimientos adquiridos. Recomendación Al Director Nacional de Talento Humano 64. Diseñará un formato convenio entre la o el servidor que viaje al exterior a realizar estudios superiores, en el cual se estipule el tiempo que duren los estudios, con la salvedad de que si cesa en sus funciones deberá compensar a la entidad de forma proporcional por el tiempo no devengado. Rotación de personal La entidad no cuenta con políticas ni con un plan de rotación, basados en criterios técnicos y dentro de períodos preestablecidos, en áreas similares, de tal manera que no afecte la operatividad institucional; sin embargo de no contar la entidad con Políticas y Reglamentación interna para el manejo del recurso humano en lo referente a rotación y/o movimientos de personal, se realizan movimientos frecuentes de servidores en las Direcciones de Despacho y Zona Primaria de las Direcciones Distritales, en las cuales se manejan los procesos de inspección, aforo y custodia de mercancías; nomenclatura arancelaria, valoración, liquidación y recaudación de tributos. Al respecto el Líder de Desarrollo y Gestión de Talento Humano expresó lo siguiente: ...No contamos por el momento con lo detallado a continuación: Políticas y reglamentación interna establecida para el manejo del recurso humano en lo referente a rotación y/o movimientos de personal por diversos motivos.- Definición de los cargos y puestos que ameritan rotación de personal..." El Supervisor de Aforo Documental en memorando JADQ-2012-0146-M de 7 de junio de 2012 expresó que no existen políticas claras para la rotación del personal. El Director Distrital de Esmeraldas señala en memorando SENAE-DDE-2012-0382-M de 2 de agosto de 2012, lo siguiente: "...La rotación realizada en el Distrito se generó por diferentes causas como la no renovación de contratos, por destitución y renuncia de algunos funcionarios, quedando en el distrito algunas vacantes, las cuales fueron motivo para hacer cambios estratégicos en el área operativa..." 4. Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General — Av 25 de julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo PBX: (04) 2480640 ' Documento generado por QuIpux vvww.aduana.gob.ec 46/66 ADUANA DEL ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 La Directora de Despacho y Control de Zona Primaria de la Dirección Distrital de Tulcán, en la entrevista realizada manifestó lo siguiente: "...En la mayoría de los casos los servidores son rotados por carga de trabajo y por necesidad de aprendizaje, dependiendo del perfil, agilidad, destrezas y necesidades operativas del Distrito; especialmente en las áreas operativas de zona primaria a despacho y viceversa, con el propósito de que el personal se encuentre debidamente entrenado para enfrentar algún tipo de contingencia o cambio inesperado....- Cada funcionario termina la operación a la cual fue delegado, sin embargo para concluir con el proceso aduanero como tal, intervienen vanos funcionarios responsables, en base al Orgánico de Gestión por procesos, Descripción y Perfil de Puestos del SENAE.Considero que la etapa neurálgica en el proceso de recaudación, lo constituye el área de DESPACHO en el proceso de NACIONALIZACIÓN, AFORO Y LIQUIDACION DE TRIBUTOS (Valoración de las mercancías). En lo referente a la designación de los aforos fisicos y documentales; cuando se designa este último solo tienen acceso el Aforador documental y cuando toca físico, el servidor tiene acceso inclusive al documental..." Para las operaciones realizadas en las oficinas del DAS de la Dirección Distrital de Tulcán, se han designado cuatro grupos de trabajo, cada uno conformado por tres personas, quienes en forma alternada realizan las siguientes funciones: Liquidaciones y cobro de tributos. Control de vehículos, aforo físico de mercancías, control de mercancías en tránsito, peritajes de mercancías. Cuadre de las recaudaciones. Custodia y traslado del efectivo Control de exportaciones. Cada miembro del grupo rota diariamente en cada una de las actividades reseñadas, observando además que todos los servidores tienen clave de acceso al módulo de Liquidaciones Manuales, para generar la liquidación de tributos. El Inspector de Vigilancia Aduanera 2, que realiza labores en las oficinas del DAS de Tulcán, en memorando SENAE-CZPT-2012-0280-M de 18 de agosto de 2012, expresó: "...En Ruin se trabaja cuatro grupos de tres personas cada uno, en turnos rotativos las veinticuatro horas del día, todos los días del año.-...En los espacios que no se ejerce el control de exportaciones o existan liquidaciones que realizar, el servidor cumple con las demás funciones del grupo...". Servicio Nacional de Aduana del Ecuador www.aduana.gob.ec Dirección General — Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 ' Documento generado por Ouipux 47/66 ADUANA. 11•);CEtliND011 Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 Por falta de diseño de un Reglamento aprobado por la máxima autoridad, que establezca las directrices generales para rotar al personal de manera racional, los grupos de servidores asignados a las oficinas del DAS en el Puente de Rumichaca, participaron con una rotación diaria (alta) en todas las etapas del proceso de control de las mercancías, esto es revisión de vehículos, aforo de mercancías, liquidación de tributos, cuadre de las recaudaciones efectuadas, custodia y traslado del efectivo, que incluye la generación de las liquidaciones manuales; contando para tal efecto, con los privilegios de acceso al módulo del sistema informático, que les permite emitir las liquidaciones de tributos. La Directora de Despacho responde nuestro memorando SENAE-DNA-2012-0921-M de 20 de setiembre de 2012, con memorando SENAE-DDZT-2012-0066 de 29 de octubre de 2012, indicando en lo pertinente: "Del total de las 14 atribuciones y responsabilidades, ..., que los Técnicos en Zona Primaria deben cumplir, y por tratarse de distribución de trabajo y tomando en consideración que ellos laboran específicamente en el Puente Internacional de Rumichaca, aproximadamente cumplen con el 50%.- ...Peritaje de mercancías:.Proceso previo a lo estipulado en las sanciones a las infracciones aduaneras, según Capítulo III del COPCI, casi el 90% de la mercancía que aprenden o retiene el UVA, las ubican en la bodega de sus instalaciones es decir en Rumichaca, por lo tanto es más práctico que el peritaje lo realicen los funcionarios mismos que laboran en el Puente, con la finalidad de ganar tiempo, por cuestión de afluencia vehicular, aproximadamente de una a dos horas se demoraría si el jiincionario que labora en las oficinas centrales se traslada a Rumichaca a realizar el peritaje correspondiente, sin embargo la mercancías que ya pasa a un Depósito Temporal, el peritaje lo realizan los técnicos de Zona Primaria que laboran en las oficina principales, quitándoles esta responsabilidad a los técnicos que laboran en el Puente, por la misma finalidad por ahorrar tiempo.- Tercer punto: Control de exportaciones.- Esta actividad ya no la están realizando los compañeros del DAS, desde el 30 de Agosto 2012, se delegó a un grupo de trabajo compuesto por 5 .funcionarios los mismo que de igual manera trabajan en horarios rotativos. (Adjunto respaldo)" De igual manera la Directora de Despacho, en relación a la consulta planteada sobre las personas que pueden generar las liquidaciones manuales del sistema, manifestó en correo electrónico de 14 de agosto del 2012, lo siguiente: "...Todos pueden hacerlo, por cuanto cada uno de ellos tienen el mismo perfil, sin embargo, por cuestión de organización ellos mismos coordinan esta emisión por turnos, es decir si el uno liquida un día, el otro liquida el siguiente día, y es de igual manera para las demás operaciones, el uno inspecciona un día y el otro al siguiente...". L1 entidad no cuenta con un Reglamento Interno para Rotación de Personal que contenga á-. Servicio Nacional de Aduana del Ecuador www.aduana.gob.ec Dirección General — Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 • Documento generado por Ouipux 4 8/6 6 ADUANA DEI. ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 lineamientos y políticas que propendan a un adecuado manejo del personal en cargos y puestos de trabajo, vinculados con procesos de inspección, aforo y custodia de mercancías; nomenclatura arancelaria, valoración, liquidación y recaudación de tributos. Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 407-07 Rotación de personal. Conclusión La falta de una adecuada política de rotación de personal, en base al estudio de áreas de riesgo, no permite un manejo correcto del personal dirigido a la consecución de los objetivos institucionales. Recomendaciones Al Director Nacional de Talento Humano Coordinará con los Directores Distritales, la definición de aquellas áreas susceptibles de riesgos donde se haga necesario la rotación periódica de personal, con el propósito de mantener un idóneo y apropiado control concurrente en las áreas operativas. Dispondrá que la rotación del personal se realice en base a una planificación adecuada y en atención a las necesidades institucionales, cuidando de separar adecuadamente las funciones incompatibles. Al Director Distrital de Tulcán 67. Dispondrá al Director de Despacho, delinear las actividades efectuadas por los servidores asignados a las oficinas del DAS en el Puente de Rumichaca, cuidando que un mismo servidor no tenga a su cargo todas las etapas claves en las operaciones del tráfico de mercancías, que ameritan la generación de liquidaciones manuales, definiendo los privilegios de acceso al módulo del sistema informático, y otorgando las claves, únicamente para los servidores asignados a cumplir dicho proceso. Asistencia y permanencia del personal No existe evidencia de programaciones para realizar visitas sorpresivas, a las diferentes áreas para verificar la presencia física de los servidores; aunque la responsabilidad de supervisar e informar, se traslada a cada jefe departamental. Sin embargo, existen unidades desconcentradas y tipos de servidores que en virtud de su cargo, realizan operaciones fuera de oficinas, como los miembros de la Unidad de Vigilancia Aduanera (UVA). La falta de programación de operativos frecuentes, en especial en áreas alejadas como Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General — Av. 25 de julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 ' Documenlo generado por Ouip. www.aduana.gob.ec 49/66 1 ' ' ADUANA ,-, DEL ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 puertos privados, o residencias para miembros de la UVA, no ha permitido contar con un registro de ellos con sus resultados. Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 407-09 Asistencia y permanencia del personal. Conclusión La falta de una programación de controles sorpresivos de personal, no permite contar con un registro de ausencias o novedades no previstas. Recomendaciones Al Director Nacional de Talento Humano Diseñara una programación de visitas, en la que se consideren todos los ámbitos de la entidad, turnos de horarios, los que se dispondrán el mismo día al delegado de Talento Humano en las dependencias que se encuentren en otras ciudades. Cotejará con los reportes del responsable de la UVA en cada jurisdicción, e informará sobre las ausencias no justificadas y registradas. Información actualizada del personal Los expedientes del personal no contienen la información relacionada con el ámbito laboral de cada uno de los servidores, en cuanto a delegaciones se refiere, lo que se pudo evidenciar en el área de Despacho de la Dirección Distrital de Quito, donde algunos de ellos actúan por delegación, en virtud de la Resolución DDQ-DJJQ-RE-01112 de 7 de septiembre de 2011, que fue entregada a cada servidor a quien se delega la responsabilidad; sin embargo la Analista de Talento Humano 2, manifiesta en oficio SENAE-TAHQ-2012-0014-M de 18 de julio de 2012, que ... en el área de Talento Humano del Distrio Quito no se mantiene archivo alguno sobre las Delegaciones, en cuanto a los encargos de las Direcciones y Jefaturas las actas de entrega recepción se las manejan internamente en cada departamento (sic.) Además no existen registros automatizados capaces de ofrecer información ágil y oportuna, al momento que se requiera conocer los diferentes servidores que han ocupado determinado cargo. Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 407-10 Información actualizada del personal. Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General— Av. 25 de j- ulio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 Documento generado por Ougaux WWW.aduana.gob.ec 50/66 ADUANA ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 Esto se debe a la falta de previsión para aprovechar el avance de la tecnología, lo cual no ha permitido garantizar que la información referente al personal se obtenga de forma ágil y confiable. Conclusiones Las Resoluciones emitidas para transferir responsabilidades no se archivan de manera concentrada, dentro del área o dependencia administrativa, o quien haga sus veces; dificultando el seguimiento que debe hacerse en los casos de cambio o separación de los servidores delegante y delegado; o en cualquier momento que se desee realizar un cambio o término de la delegación transferida. La falta de mecanismos automatizados incide en la oportunidad para la entrega de información a los usuarios internos y externos. Recomendaciones Al Director Nacional de Talento Humano Dispondrá que se actualice la información y se mantenga un registro automatizado que permita filtrar, ingresando con la opción del cargo, los servidores que han desempeñado dicho puesto, en un período determinado. Dispondrá a los emisores de delegaciones que remitan copia de sus resoluciones al área administrativa de su respectiva dependencia. Dispondrá a las áreas que realizan labores administrativas financieras conserven debidamente organizados y archivados las diferentes delegaciones emitidas en sus respectivas dependencias y/o distritos, y elaboren un registro automatizado con la información pertinente, como los nombres de los servidores delegante y delegado, número de Resolución, fecha de inicio y término, y funciones delegadas, lo que reportarán frecuentemente a la Dirección de Talento Humano, en donde se mantendrá centralizada y actualizada la información. Dispondrá que cada delegación personalizada se adjunte a la hoja de vida laboral del servidor delegado. GESTIÓN AMBIENTAL Organización de la unidad ambiental entidad no cuenta con una unidad de gestión ambiental que participe o verifique los Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General — Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 • Documento generado por Cluipux www.aduana.gob.ec 51/66 ADUANA • DEL ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 estudios de Impacto Ambiental (EIA) y Plan de Manejo Ambiental (PMA) que se elaboran previo al inicio de una obra, y la Auditoría Ambiental (AA) que se realiza durante la ejecución de un proyecto en cumplimiento del EIA y PMA; sin embargo los proyectos de inversión cumplen los requerimientos de la guía metodológica del SENPLADES. Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 409-02 Organización de la unidad ambiental. La entidad por ser una empresa de servicios al comercio exterior no se la considera en mayor medida, atentatoria al medio ambiente, razón por la que no se ha estudiado la necesidad de crear una unidad para el efecto. Conclusión La falta de una unidad de gestión ambiental no ha permitido medir el probable impacto que pueda producir la entidad en su gestión de controlar mercancías que entran y salen del país. Recomendación Al Director General 74. Dispondrá que se estudie la necesidad en coordinación con el Ministerio de Relaciones Laborales y con el Ministerio de Ambiente, de crear una unidad de gestión ambiental. TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Organización informática La unidad de Tecnología de Información no cuenta con una estructura orgánica, que defina las diferentes áreas encargadas de los proyectos y de la infraestructura tecnológica, y del soporte tanto a los usuarios internos como a los externos; sus niveles jerárquicos, y cantidad de personal; sin embargo de que en el Manual de Descripción y Clasificación de Puestos, constan los de: 'Proyectos Aduaneros', 'Jefe de Infraestructura Tecnológica', y `Jefe de Análisis Funcional'. Y en el Estatuto Orgánico constan como procesos agregadores de valor: 'Proyectos', 'Desarrollo', 'Soporte Técnico de hardware y software', 'Centro de Cómputo', 'Seguridades', 'Comunicación y Redes', 'Base de datos y servidores de aplicación', 'Soporte funcional', y 'Soporte Técnico Distrital'; la observación antes citadas se relaciona con la NCI 410-01 Organización informática. Lo expuesto se debe a que no se ha prestado atención a la importancia de contar con una Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General— • Documento generado por ()tupo,' Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 www.aduana.gob.ec 5 2/6 6 ADLANA I)F1 ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 estructura orgánica, debidamente aprobada, en la que se definan unidades debidamente separadas, de tal manera que no se presenten mezclas o superposición de funciones. Conclusión La falta de una estructura orgánica del área informática no permite conocer las unidades debidamente separadas, que se encarguen de tareas y competencias específicas. Recomendación Al Director General Dispondrá al Director Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de la Información, que se diseñen las áreas con sus respectivos niveles jerárquicos, jefaturas y cantidad de personal operativo dependiente, de acuerdo a las responsabilidades de cada una de ellas. Segregación de funciones El personal de la unidad no realiza informes periódicos de las actividades ejercidas en base a su rol o función, que permitan eliminar la dependencia de personal clave, adicionalmente, no están debidamente delineadas las funciones de la Unidad de Tecnología de Información, con información acerca de los deberes, responsabilidades, habilidades y experiencia, para cada uno de los puestos de trabajo, por lo que no se puede determinar la existencia de funciones incompatibles. Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 410-02 Segregación' de funciones. Lo expuesto se debe a que no existe un manual de funciones para el área, en armonía con la estructura orgánica, lo que no permite detectar si están debidamente separadas las funciones de autorización, ejecución, aprobación, registro, custodia y control. Conclusión La falta de un manual de funciones no permite una ordenada y equitativa distribución de las mismas, y la eliminación de personal imprescindible. Recomendación Al Director General Dispondrá que la Dirección Nacional de Mejora Continua y Tecnología de la Información, elabore su correspondiente Manual de funciones detallado, para cada uno de Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General— Av. 25 de julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 ' Documento generado por Ouipux www.aduana.gob.ec 53/66 ADUA N'A DEL ECUADOR Memorando Nro. SENAS-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 los puestos de trabajo, el que servirá para que se incorpore al Manual de funciones de la entidad. Plan informático estratégico de tecnología No se evalúa con frecuencia la ejecución técnica y presupuestaria de Tecnologías de Información para determinar su grado de avance, y poder tomar las medidas correctivas necesarias; debido a que no se ha asignado la tarea a uno de los servidores, lo que no permite saber si los posibles desfases obedecen a falta de recursos financieros o incumplimiento de los cronogramas de trabajo. Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 410-03 Plan informático estratégico de tecnología. Conclusión La falta de asignación de tareas para el seguimiento al plan informático no permite conocer si se lograron, efectivamente, los objetivos y las causas de los probables desfases. Recomendación Al Director General 77. Dispondrá que la Dirección de Tecnologías de la Información realice evaluaciones trimestrales de las aplicaciones informáticas que desarrolla, reportando a la máxima autoridad las novedades, con la finalidad de tornar las medidas correctivas necesarias. Políticas y procedimientos Las políticas y procedimientos que permiten organizar apropiadamente el área de Tecnología de información y asignar el talento humano calificado e infraestructura tecnológica necesaria, no fueron aprobados formalmente por la máxima autoridad; y por tanto no se definieron, documentaron y difundieron las políticas, estándares y procedimientos. Al no estar definidos, éstos no son actualizados peii ianentemente, ni incluyen las tareas, los responsables de su ejecución, los procesos de excepción, el enfoque de cumplimiento y el control de los procesos que están normando, así como, las sanciones administrativas a que hubiere lugar si no se cumplieran; no contienen los temas de calidad, seguridad, confidencialidad, controles internos, propiedad intelectual, firmas electrónicas, mensajería de datos, legalidad del software, entre otros, ni mantienen consistencia con conexas emitidas por los organismos competentes y estándares de tecnología de la le Servicio Nacional de Aduana del Ecuador www.aduana.gob.ec Dirección General — Av. 25 de julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo PBX: (04) 2450640 Documento generado por Quipux 54/66 ADUANA ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 información Los procedimientos de comunicación, difusión y coordinación que permitan relacionar adecuadamente las atribuciones, competencias, procesos técnicos, actividades y productos desarrollados por tecnología de información y los de la organización, no han sido establecidos. Lo expuesto se debe al desconocimiento de la normativa, que produce que se desarrollen las tareas con discrecionalidad. Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 410-04 Políticas y procedimientos. Conclusión El desconocimiento de la normativa, no ha permitido que se cuente con un documento necesario para el desarrollo armónico y ordenado de las tareas en esta área técnica. Recomendación Al Director General 78. Dispondrá que la Unidad de Tecnología de la Información prepare un manual de Políticas, Estándares y Procedimientos, el cual será debidamente aprobado, difundido y actualizado permanentemente. Modelo de información organizacional El modelo de información no incluye reglas de validación, con la identificación de los sistemas o módulos que lo conforman, sus relaciones y los objetivos estratégicos a los que apoyan, lo cual se relaciona con la NCI 410-05 Modelo de información organizacional Esto se debe a que arquitectura del sistema informático de la entidad está conformada por "n" capas, donde las validaciones del negocio son colocadas exclusivamente en la capa del negocio, lo que dificulta el mantenimiento, pues se debe revisar uno a uno el código fuente. Conclusión El tipo de arquitectura del sistema informático diseñado por capas, hace que la información quede dispersa en cada código fuente, dificultando el mantenimiento. Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General — Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 Documento generado por Ouipux www.aduana.gob.ec 55/66 ADUANA o vi. ECUADOR Memorando Nro. SENAS-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 Hechos subsecuentes Al término de la presente acción de control se ha implementado la Integridad Referencia) en el modelo de los datos. Recomendación Al Director General 79. Dispondrá al Director de Tecnologías de la Información que incluya reglas de validación en el diccionario de datos de la entidad. Mantenimiento y control de la infraestructura tecnológica La unidad de Tecnología de información no elaboró e implementó formalmente el plan de mantenimiento preventivo y/o correctivo de la infraestructura tecnológica sustentado en revisiones periódicas, monitoreo, en las necesidades organizacionales, estrategias de actualización de hardware y software, riesgos, evaluación de vulnerabilidades y requerimientos de seguridad. No se mantuvo una bitácora de las modificaciones realizadas a los procesos de tecnología, y a los manuales técnicos y de usuario, por cada cambio o mantenimiento realizado, ni se informó a los usuarios finales relacionados, ni se estableció su publicación permanente. No se controlaron los bienes informáticos a través de un inventario actualizado con el detalle de las características y responsables a cargo, conciliado con los registros contables y los registros de Control de Bienes. No se registraron y controlaron las versiones del software que pasan a producción. Lo expuesto se debe a la falta de ordenamiento que no permite contar con información histórica válida para tomar decisiones acertadas, observaciones que están relacionadas con la NCI 410-09 Mantenimiento y control de la infraestructura tecnológica. Conclusión La falta de organización no permite contar con información histórica confiable que ayude a la alta gerencia a tomar decisiones apropiadas. Hechos subsecuentes Servicio Nacional de Aduana del Ecuador www.aduana.gob.ec Dirección General - Av. 25 de julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 ' Documento generado por °tumor 56/66 ADUANA DEIMECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 Al término de la presenta acción de control la entidad ha tomado las siguientes acciones: Implementó el formato "Términos de Referencia para el mantenimiento de los servidores en el SENAE". Elaboraron contratos e informes de mantenimientos de servidores, sistemas de almacenamiento, racks autosuficientes, entre otros. Se han difundido los cambios en Boletines del correo electrónico institucional. Se han elaborado y difundido manuales técnicos del nuevo sistema informático ECUAPASS. Implementaron registros en hoja Excel, del inventario de los servidores y equipos informáticos de la entidad. Se utiliza la herramienta CVS para el control de las versiones de los objetos de los programas modificados por el área de Desarrollo. Recomendación Al Director General 80. Dispondrá a la Dirección de Tecnologías de la Información lo siguiente: Elaborar planes de mantenimientos preventivos para los equipos tecnológicos asignados a los servidores para el desarrollo de sus actividades. Implementar y difundir una Bitácora de las modificaciones realizadas a los procesos de tecnologías, y de las actualizaciones realizadas a los manuales técnicos y operativos del sistema informático. Implementar un registro centralizado del inventario de todos los bienes informáticos de la entidad, con sus respectivas características, mismo que deberá ser conciliado con los registros del área de Control de Bienes, y con los registros contables. Implementar una Bitácora del control de las versiones del software que pasan a producción; identificados por motivo o requerimiento. Plan de contingencias En concordancia con la aplicación del nuevo sistema ECUAPASS, la entidad analizó la implementación de un Plan que permita la continuidad del servicio que brinda a los operadores de Comercio Exterior, ante una avería o evento de desastre total o parcial (DRP), a través de un Centro de Cómputo Alterno, el mismo que se fijó en el Distrito de Manta; sin embargo, a pesar de contar con la estructura física no se encuentra elaborado y aprobado un plan de contingencia en el que se describan las acciones a tornar, en caso de una emergencia o suspensión en el procesamiento de la información, por problemas en Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General — Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 Documento generado por Quipux www.aduana.gob.ec 57/66 ADUANA DEL ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 los equipos, programas o personal relacionado. Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 410-11 Plan de contingencias, debido a la falta de un plan de contingencia no se permite responder efectivamente ante la ocurrencia de un desastre. Conclusión La falta de un plan de contingencia no permite conocer el nivel de confianza ante el evento de un desastre. Recomendaciones Al Director Nacional de Mejora Continua y Tecnología de la Información 81. Definirá, implementará y aprobará: Un Plan de Contingencias, que describa las acciones a tomar en caso de una emergencia o desastre, mismo que será difundido a los servidores responsables de su ejecución. Un Plan de respuesta a los riesgos, que describan la definición y asignación de roles críticos, escenarios de contingencias, y responsabilidad de la seguridad de la información. Un Plan de control de cambios que asegure la actualización del plan de continuidad Un Plan de Continuidad de las Operaciones, que describa la puesta en marcha de un Centro de Cómputo Alterno. Un Plan de Recuperación de Desastres, que describa las actividades previas, durante y después del desastre. 82. Designará un Comité responsable de la ejecución de Plan de Contingencias, categorizando el mismo como confidencial, será informado a los servidores responsables de la ejecución. 83. Dispondrá la realización de pruebas y evaluaciones periódicas, documentadas, del plan, que aseguren que tiene un nivel aceptable de recuperación de las operaciones. Sitio web, servicios de internet e intranet En el documento Normas Generales de Seguridad Informática y Uso de Equipos de Computación de la Corporación Aduanera Ecuatoriana, aprobado el 17 de diciembre de 2009, no se contempla los procedimientos referentes a la instalación, configuración y uso de los servicios de internet, intranet, correo electrónico y sitio web, de la entidad, debido a la falta de revisión en detalle, lo que no permite una buena comunicación entre usuarios ilernos y externos. Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 410-14 Sitio Servicio Nacional de Aduana del Ecuador www.aduana.gob.ec Dirección General — Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 ' Documento generado por Quipux 58/66 1 ADUANA DEI. ,,- ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 web, servicios de internet e intranet. Conclusión La falta de un instructivo actualizado y detallado de los procedimientos para instalación, configuración y uso de los servicios de internet, intranet, correo electrónico y sitio web, no permite una óptima comunicación entre el usuario interno y el externo. Recomendación Al Director General 84. A través de la Dirección de la Tecnología de la Información, actualizará los procedimientos e instructivos de instalación, configuración y uso de los servicios de internet, intranet, correo electrónico y sitio web del SENAE, el mismo que una vez aprobado efectuará su difusión. Capacitación informática La contratación del Desarrollo e implantación de un nuevo sistema aduanero de gestión para las operaciones de comercio exterior, con la empresa coreana CUPIA, contempla la transferencia completa de conocimientos sobre la tecnología y arquitectura informática del sistema ECUAPASS, para el personal involucrado, para su posterior seguimiento y mantenimiento, tales como bases de datos, herramienta de desarrollo, mantenimiento de software y hardware; los que han sido derivados a la parte técnica, sin considerar a los usuarios finales aplicadores del proceso diario. Esto se debe a la falta de un plan de capacitación direccionado al usuario interno, tanto de los nuevos sistemas como de las mejoras a los ya existentes, que producen desconocimiento, observaciones que se encuentran relacionadas con la NCI 410-15 Capacitación informática. Conclusión La falta de un plan de capacitación direccionado al usuario interno, referente a los nuevos sistemas implementados, así como las mejoras realizadas a los ya existentes, crea insatisfacción y desconocimiento de las bondades de los mismos, así como la aplicación en las diferentes áreas. Recomendaciones A la Dirección de Tecnologías de la Información Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General — Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 Documento generado por Oulpux www.aduana.gob.ec 59/66 ADUANA DEL ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 Elaborará un Plan de Capacitación Informática para los usuarios internos, referente al uso y bondades de los sistemas informáticos, a nivel institucional, en el que especifique los aplicativos de interacción entre áreas. Elaborará actas en las que se haga referencia el nivel de satisfacción de los usuarios, de los cursos que se realicen. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Controles sobre sistemas de información Mediante el "formato de requerimiento de información" se establecen los controles pertinentes a fin de garantizar la calidad de la información y de la comunicación, en base al Manual de Políticas de Solicitud - Entrega de Información emitido el 10 de agosto de 2004, que se encuentra publicado en la intranet del SENAE; sin embargo ésta es administrada por el área de Tecnología de la Información, en lugar de la Dirección de Comunicación. Mediante resolución GGN-GAJ-DNC-297 de 12 de abril de 2006, el Gerente General Encargado de la Corporación Aduanera Ecuatoriana, de ese entonces, clasifica como reservada, cierta información, disponiéndose el conocimiento de la misma a las Gerencias Nacionales, Gerencias Distritales, y Secretaría General; sin embargo, no se evidenció que la entidad haya difundido a los servidores, el contenido de tal resolución, mismo que se encuentra al momento, desactualizado. Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 500-01 Controles sobre sistemas de información. Es de citar que el Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones, en el Libro V "De la Competitividad Sistemática y de la Facilitación Aduanera", Título II "De la Facilitación Aduanera para el Comercio de lo Sustantivo Aduanero", Capítulo III "De las Contravenciones", artículo 190 "Contravenciones", literal d; publicado en el Suplemento del Registro Oficial 351 de 29 de diciembre de 2010, refiere: "d.- Entregar información calificada como confidencial por las autoridades respectivas, por parte de los servidores públicos de la administración aduanera, sin perjuicio de las demás sanciones administrativas a que haya lugar" La falta de revisión de la normativa, no permite conocer la documentación que debe tratarse como confidencial. Cpnclusión Servicio Nacional de Aduana del Ecuador www.aduana.gob.ec Dirección General— Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 Documento generarle por Quieta 60/66 ADUANA DEL ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-20I2-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 La falta de actualización de las políticas internas, en que se determine la información calificada como confidencial, conlleva a que los servidores de la entidad puedan afectar el normal flujo de comunicación hacia los usuarios externos e internos. Recomendaciones Al Director de Planificación Realizará una revisión a la resolución GGN-GAJ-DNC-297, con la finalidad de actualizar la información que el SENAE considere deben ser clasificada como confidencial. Realizar la actualización del Manual de Políticas de Solicitud — Entrega de Información, así como su difusión. Al Director General 89. Dispondrá la difusión y publicación, por los medios de comunicación con los que cuenta el SENAE: correo electrónico, intranet y sitio web; de la información clasificada como confidencial, con el objetivo de que los servidores apliquen los controles pertinentes al momento de procesar o entregar dicha información. Canales de comunicación abiertos El Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, utiliza, para la difusión y publicación de la información, tanto a los usuarios internos corno externos, diversos medios de comunicación corno correo electrónico, intranet, sitio web, chat corporativo, redes sociales, línea telefónica para atención al cliente; sin embargo su administración es asumida por diversos entes. Es así que el instructivo de trabajo "Publicación de boletines internos y externos en página web de la Aduana", elaborado y aprobado en septiembre de 2009, por la Coordinación General de Proyectos y Sistemas, indica entre otros aspectos que el control de su cumplimiento, y el mantenimiento de los procesos, subprocesos y estados de los boletines, así como su contenido, será responsabilidad de la Coordinación General de Proyectos y Sistemas. La actualización de la información que se publica en la página web del SENAE, es realizada por la Dirección de Tecnologías, a solicitud de los usuarios, mediante oficio canalizado por el aplicativo Quipux. La cuenta del buzón electrónico ([email protected] ) es administrada y procesada por la Dirección de Atención al Usuario, para la recepción y respuesta de todas las 7 Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General— Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 • Documento generado por Quipux www.aduana.gob.ec 61/66 ADUANA Dl/a_ ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 consultas, quejas, reclamos y recomendaciones. Como parte de un estrategia comunicacional, el SENAE ha implementado una cuenta en la red social Twitter @SENAE Aduana, y una nueva línea telefónica 1-800-ADUANA para el Centro de Información y Atención al Usuario. Al respecto, el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del SENAE, en su artículo 6 "Estructura Organizacional", numeral 6.5.2.2.1 "DIRECCION NACIONAL DE MEJORA CONTINUA Y TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION"; consta corno un "Producto" del área Sistemas de Información General, el siguiente: "Administración y mantenimiento de la página web y el portal de la institución." En el mismo artículo 6 "Estructura Organizacional", numeral 6.3.3.1.2 "Comunicación", consta como un "Proceso Interno" de la Dirección de Comunicación, el siguiente: "Comunicación institucional y redacción." En el numeral 6.5.3.1.2 "Comunicación"; consta como "misión" de la Dirección de Comunicación, la siguiente: "Apoyar e informar permanentemente a la Dirección General, usuarios internos y externos, sobre eventos, hechos y disposiciones, así como el manejo de la comunicación interna y externa en forma abierta e interactiva y de calidad, posicionando los planes, programas, proyectos y acciones conforme a sus objetivos estratégicos, velando por la identidad institucional en cada uno de los instrumentos publicitarios y de comunicación." Lo que revela incoherencia entre la misión y proceso de la Dirección de Comunicación, y el producto del área Sistemas de Información General de la Dirección Nacional de Mejora Continua, que ocasiona confusión respecto de las atribuciones de cada área o dependencia. Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 500-02 Canales de comunicación abiertos. La Directora de Comunicación expresa su conformidad con que debe ser el área a su cargo quien administre el contenido de la página web, e indica que la INTRANET no se está usando, porque, posiblemente sea reemplazada por una nueva herramienta, llamada SAC (sistema de administración de conocimiento), del nuevo sistema Ecuapass, lo que se encuentra en análisis. relusión Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General — Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puertn Marítimo. PBX: (04) 2480640 ' Documento generado por Ouippe www.aduana.gob.ec 62/66 1 ADUANA CCUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 Las disconformidades anotadas con relación al Estatuto Orgánico causan confusión respecto de las competencias de las diferentes Direcciones de la entidad. Recomendaciones Al Director General Dispondrá la revisión del orgánico funcional, en lo que concierne a la competencia de la administración de la página web del SENAE, que debe estar bajo la Dirección de Comunicación. Dispondrá que la Dirección de Comunicación sea la que administre la información que el SENAE difunde por medio de los canales de comunicación con los que cuenta, para conocimiento general de los usuarios internos (servidores) y externos (Operadores de Comercio Exterior y ciudadanos en general); con la finalidad de implementar filtros de control en cuanto a la ortografía, semántica, organización, forma de presentación, actualización y oportunidad; antes de que la información salga al aire. Dispondrá que se actualice el Instructivo para la Emisión y Publicación de los Boletines Internos y Externos; consistente con el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, en el que se cita que la responsabilidad de la administración de los boletines, es competencia de la Dirección de Comunicación. Dispondrá la elaboración de un Instructivo de Trabajo para la difusión de la información que se realiza por medio de las cuentas de correo asignadas a las diferentes unidades administrativas. Dispondrá que la Dirección de Comunicación administre la cuenta de correo electrónico del buzón de quejas, reclamos y recomendaciones; con la finalidad de dar respuesta oportuna y satisfactoria a los usuarios externos, implementando mecanismos ágiles de coordinación con las diferentes dependencias. Dispondrá la elaboración de un Manual de Políticas para la Comunicación Interna y Externa, así como su correspondiente difusión. Seguimiento Los directivos de la entidad no han establecido procedimientos de seguimiento continuo y evaluaciones periódicas para asegurar la eficacia del control interno. No se ejecutaron actividades continuas de seguimiento en los distintos niveles de la entidad para determinar la efectividad de los controles existentes Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General — Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 * Documento generado por Quipux www.aduana.gob.ec 63/66 AM. 'A N A ECUADOR ) Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 No se han identificado los controles débiles o insuficientes en la gestión integral de la entidad, que requieren ser reforzados. ) Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 600 Seguimiento, y obedece a que no se presta la atención necesaria al control interno, produciendo falta de adhesión en los servidores. Conclusión La ausencia de procedimientos y de actividades de seguimiento continuo del control interno, causa que los servidores generalmente desconozcan sus lineamientos y no se adhieran. Hechos subsecuentes Los directivos de las distintas dependencias de la entidad, promueven reuniones semanales con su personal, por lo general orientadas a resolver problemas de origen operativo, contable, entre otros, lo cual queda sentado en actas, pero no se tratan precisamente los temas de control interno. La entidad ha emitido en diferentes momentos, instrucciones para mejorar el control interno, que se quedan dispersas y no se evalúan, ejemplo Circular DDG-DSGG-OF.(i)-00872 de 7 de abril de 2011, y Circular DGN-OF-055-2011 de 6 de julio de 2011. Recomendaciones Al Director General Que se elabore un instructivo de procedimientos de control interno implementados, mismo que deberá irse actualizando, a medida que uno o varios de ellos, sea detectado como ineficiente. Dispondrá que las Subdirecciones y las Direcciones Nacionales exijan a las áreas desconcentradas de su competencia, informes, en función de lo que se defina en el manual de procedimientos, a fin de conocer si los controles existentes están siendo efectivos, y tomar las medidas necesarias. 98. Dispondrá que las diferentes áreas administrativas, operativas, financieras, técnicas, id ntifiquen los controles débiles y los refieran en sus informes. Servicio Nacional de Aduana del Ecuador www.aduana.gob.ec Dirección General — Av. 25 de ulio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 • Documento generado por Dolo. 64/66 ADUANA DEL ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 Evaluaciones periódicas No se realizan autoevaluaciones periódicas del control interno de la institución, a causa de que no existen procedimientos e inducciones para adaptarse con su normativa, lo que incide en el desconocimiento de la efectividad de los controles implantados. Las observaciones citadas están relacionadas con la NCI 600-02 Evaluaciones periódicas. Conclusión La falta de autoevaluaciones periódicas del control interno, no permite conocer el buen funcionamiento de los controles implantados, y la necesidad de sustituirlos, si fuere el caso. Recomendaciones Al Director General 99. Dispondrá que se elabore un manual de procedimientos que contenga la metodología y formatos para que cada área se autoevalúe respecto de los mecanismos de control interno implantados, calificándolos y sugiriendo otros, de ser necesario. Con comunicaciones SENAE-DNA-2012-1062-M, SENAE-DNA-2012-1064-M, SENAE-DNA-2012-1072-M, SENAE-DNA-2012-1078-M, SENAE-DNA-2012-1080-M y SENAE-DNA-2012-1081-M de 8, 12 y 14 de noviembre de 2012, se dieron a conocer los resultados provisionales de la evaluación de control interno, así como las recomendaciones respectivas para su implementación, a la Directora Nacional de Capitales y Servicios Administrativos, al Director Nacional de Talento Humano, al Director de Planificación y Control de Gestión Institucional, a la Directora de Comunicación, y al Subdirector General de Operaciones. A través de memorandos SENAE-DNA-2012-0577-M, SENAE-DNA-2012-0589-M, SENAE-DNA-2012-0692-M y SENAE-DNA-2012-0932-M, de 27 y 29 de junio; 27 de julio; 25 de septiembre de 2012, respectivamente, se comunicaron resultados a los servidores de los Distritos Quito, Tulcán, Esmeraldas y Huaquillas; de igual forma con memorandos SENAE-DNA-2012-0661-M, SENAE-DNA-2012-0682-M y SENAE-DNA-2012-0904-M de 18 y 19 de julio, 14 de septiembre del 2012, respectivamente, se comunicaron resultados a los servidores responsables de las áreas de Garantías, en Quito, Esmeraldas y Tulcán; Finalmente, con el objeto de fortalecer el sistema de control interno de la entidad, Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Dirección General — Av. 25 de Julio Km. 4.5 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 Documento generarlo por Cluipux www.aduana.gob.ec 65/66 ADUANA ECUADOR Memorando Nro. SENAE-DNA-2012-1173-M Guayaquil, 18 de diciembre de 2012 agradeceré disponer a los servidores responsables de cada una de las áreas la implementación inmediata de las recomendaciones resultantes de la presente evaluación y solicitar se informe a esta Dirección de Auditoría Interna, las acciones adoptadas. Con esta evaluación la Dirección Nacional de Auditoría Interna cumple con la responsabilidad establecida en el artículo 12 literal c) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, que estipula que "... la unidad de auditoría interna será responsable del control posterior interno ante las respectivas autoridades..." contribuyendo de esta manera, al mejoramiento de la gestión institucional. Atentamente, Documento firmado electrónicamente Lcda. Wendy Mabel Enríquez Salazar DIRECTORA NACIONAL DE AUDITORÍA INTERNA kmgr Servicio Nacional de Aduana del Ecuador www.aduana.gob.ec Dirección General — Av. 25 de julio Km. 45 Vía Puerto Marítimo. PBX: (04) 2480640 ' Documento generado por CM..x 66/66