POLÍTICA NO: FECHA DE VIGENCIA: SOMAR-CC-POL

POLÍTICA NO:
FECHA DE
VIGENCIA:
SOMAR-CC-POL-007
01 Dic 2015
Versión #: 1.1
PROPIETARIO:
Corporate Compliance & Business Practices
TÍTULO:
Prestación de Servicios de Profesionales de la Salud
1. PROPÓSITO
Definir las normas y proporcionar orientación para que Grupo Farmacéutico SOMAR así como
cualquiera de las compañías del grupo, en adelante “SOMAR” o “la Empresa”, lleve a cabo la
contratación de Profesionales de la Salud (“PS”) para la prestación de servicios con base en una
justificación válida y legítima de negocios y con el objetivo de satisfacer una necesidad de la
Empresa cumpliendo con las leyes, reglamentos y códigos de la industria aplicables.
2. ALCANCE
Esta política aplica para todos los empleados de SOMAR, Terceros Intermediarios (“TI”),
Consultores y otros representantes de la Empresa que estén involucrados en la contratación de PS
para la prestación de servicios. Esto incluye a los involucrados en la planeación, revisión y
aprobación de servicios y pagos, la contratación de PS, los procesos de pago y el cumplimiento con
los requisitos de documentación aplicables.
Esta política no aplica para la contratación de PS para estudios de investigación y desarrollo.
3. DEFINICIONES
a. Consultor – Es una persona (física o moral) que la Empresa contrata con el propósito de buscar
una asesoría especializada, guía, información y/o retroalimentación.
b. Contrato de servicios de PS – Es un acuerdo escrito por medio del cual la Empresa contrata a
un PS para que preste servicios a la misma (por ej. ponente/conferencista, participante de un
Advisory Board, etc.) que describe claramente los servicios y obligaciones de ambas partes, así
como el pago de honorarios de acuerdo al Valor Razonable de Mercado (“VRM”).
c. Líder de Opinión, (por sus siglas en inglés “KOL”) – También conocido como Experto en
Medicina, es un PS que tiene experiencia en el tema de la investigación médica y/o la práctica
médica para una enfermedad o área terapéutica, que lo/la distingue dentro de un grupo de
colegas y lo/la hace un recurso valioso y clave para las necesidades de negocio de la Empresa.
d. Funcionario Gubernamental (“FG”) – Cualquier empleado del gobierno, funcionario elegido o
designado, partido político, candidato a un cargo público (incluso si no está actualmente en
funciones); PS que trabaje en un programa de cuidado de la salud público o patrocinado por el
gobierno (por ej. Hospital de una Universidad del estado, un programa financiado por el
gobierno, etc.); un consultor, conferencista o vocero contratado por la Empresa que sea un
empleado del gobierno; un funcionario del gobierno que es contratado por la Empresa para
actividades de investigación; un funcionario o empleado de una organización internacional
pública o no gubernamental (algunas veces referidas como “ONG”) tales como las Naciones
Unidas, la Cruz Roja, el Fondo Monetario Internacional y el Banco Mundial o empleado de una
agencia pública y otras empresas u organizaciones parcial o totalmente controladas por un
gobierno.
e. Paquete de pago – Es un grupo de documentos compilado por el Solicitante (o a quien éste
designe) que contiene la documentación necesaria para generar un pago por servicios prestados
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por un PS. Como mínimo, toda la documentación del paquete de pago debe incluir: un contrato
escrito firmado, factura (o recibo de honorarios) del PS, prueba del servicio y la orden de
compra (dentro del sistema Dynamics).
f. Profesional de la Salud (“PS”) – Cualquier miembro de las profesiones médica, dental,
farmacia o enfermería o cualquier persona que en el curso de sus actividades profesionales
pueda prescribir, recomendar, comprar, arrendar, suministrar, utilizar o administrar productos
farmacéuticos o dispositivos médicos.
g. Promoción – Es una actividad, material, encuentro o evento realizado por la Empresa (o por un
TI en nombre y representación de la Empresa), en relación a un producto comercializado que
pretende influir en la potencial prescripción o los hábitos de compra de un individuo o entidad.
h. Prueba del servicio – Es la documentación que demuestra que un PS ha prestado los servicios
detallados en el contrato de prestación de servicios.
i. Solicitante – Es el empleado de SOMAR que inicia una solicitud para contratar a un PS para la
prestación de servicios.
j. Tercero Intermediario (“TI”) – Cualquier individuo o entidad ajeno a la Empresa que es
contratado para fungir como intermediario entre la Empresa y otro tercero. Los TI pueden
incluir, de manera enunciativa más no limitativa, distribuidores, corredores aduanales,
mayoristas, revendedores, agentes aduanales, agentes de transportes y aduanas, agentes de
viajes, lobistas o cabilderos, y similares.
k. Valor Razonable de Mercado (“VRM”) – El precio, expresado en términos de equivalentes de
efectivo, en los cuales una propiedad cambiaría de manos entre un comprador dispuesto y un
vendedor dispuesto, que actúan en condiciones de plena competencia en un mercado abierto e
irrestricto, cuando ninguna de las partes está obligada a comprar o vender y cuando ambas
tienen el conocimiento razonable de los hechos relevantes.
4. ROLES Y RESPONSABILIDADES
Solicitante
Área Médica
 Proporciona al Área Médica la evaluación de necesidades y justificación
del PS, adjunta el CV completo y cédula profesional de los PS
seleccionados y obtiene la aprobación de parte del Área Médica;
 Gestiona la firma del acuerdo con el PS utilizando el modelo de contrato
que le sea provisto por el Área Legal;
 Se apega a los honorarios a VRM establecidos en el tabulador de
honorarios autorizado;
 Obtiene toda la documentación del Paquete de Pagos, incluyendo la
Prueba del Servicio y registra en el sistema Dynamics que el servicio
fue recibido para procesar su pago.
 Evalúa las necesidades y justificación para contratar a un PS así como
su selección de acuerdo con los lineamientos de esta política;
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 Verifica la correcta clasificación del PS de acuerdo a las categorías del
Tabulador de Honorarios a VRM.
 Revisa y autoriza que los honorarios a pagarse a PS estén alineados con
los conceptos del Tabulador de Honorarios y que en su caso, las horas
a invertirse sean razonables;
 En conjunto con el Área de Compliance, realiza la revisión del
Tabulador de Honorarios a VRM de acuerdo con los lineamientos de
esta política.
Área de Compliance  En conjunto con el Área Médica, realiza la revisión del Tabulador de
Honorarios a VRM de acuerdo con los lineamientos de esta política.
5. POLÍTICAS
5.1 En el curso normal de sus operaciones SOMAR puede celebrar contratos de prestación de
servicios con PS cuando se ha identificado la clara existencia de una necesidad de negocio que
puede ser satisfecha con la participación de un PS, considerando lo siguiente:
a. La selección del PS a ser contratado para el servicio se basa en criterios directamente
relacionados con los servicios a ser prestados;
b. Los contratos de servicios con PS cumplen con las leyes, reglamentos y códigos de la
industria aplicables;
c. Al PS se le paga un honorario a VRM por su trabajo y se firma un contrato que delinea
los servicios a ser prestados y la compensación por los mismos, incluyendo las
declaraciones y garantías anticorrupción. Dicho acuerdo deberá ser debidamente
firmado antes de que los servicios sean prestados.
5.2 Los servicios objeto de esta política pueden incluir, de manera enunciativa más no limitativa:
que el PS participe como ponente o conferencista en nombre y representación de SOMAR en
un contexto promocional o científico, que participe en Advisory Groups, grupos focales (focus
group) o investigación de mercado, capacitación y educación a los empleados sobre los
productos de la Empresa y sus áreas terapéuticas, o prestar asesoría científica o médica.
5.3 Los contratos de servicios de PS y cualquier pago asociado no deben ser utilizados para
incentivar a los PS a prescribir los productos de la Empresa ni para recompensar o influenciar
el volumen o valor pasado, presente o futuro del negocio que pueda ser generado por éstos,
incluyendo cualquier compra, recomendación, utilización o acuerdo para comprar cualquier
producto o servicio de SOMAR.
5.4 SOMAR no podrá comprometer o contratar a un PS que esté enlistado como inhabilitado,
suspendido, excluido o inelegible para ejercer una licencia profesional.
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5.5 Ni SOMAR ni cualquiera de sus empleados o TI podrán proporcionar dinero en efectivo o un
cheque personal como pago a un PS. Los pagos únicamente pueden ser efectuados a través de
las transacciones de la Empresa y de conformidad con los términos del contrato firmado entre
las partes.
5.6 No están permitidos los pagos anticipados para PS.
5.7 Evaluación de Necesidades e Identificación del PS para prestar los servicios:
a. El empleado de SOMAR que busque la contratación de servicios por parte de un PS, es
decir, el Solicitante, debe contactar al Área Médica describiendo lo siguiente:
i. La justificación de la necesidad del servicio para la contratación;
ii. Criterios de elegibilidad del PS requeridos para prestar los servicios y por qué las
actividades o tareas no pueden ser llevadas a cabo con recursos internos
existentes.
iii. Descripción de los servicios a ser prestados.
iv. El resultado esperado o producto resultante de los servicios y cómo será utilizado
ese producto.
b. El Área Médica evaluará e identificará los PS con base en las calificaciones y
experiencia para prestar los servicios requeridos, (por ej. experiencia en la práctica
médica, grados académicos o especialidades, conocimiento, experiencia en la actividad
específica y reputación).
c. El número de PS seleccionados debe ser consistente con el propósito del negocio para el
que se está solicitando.
d. El criterio utilizado para evaluar a un PS no debe estar basado en el volumen de
prescripción, compra pasado y/o futuro o en la influencia que el PS pueda tener en la
compra de los productos de SOMAR.
e. El Solicitante también es responsable de obtener del PS, la información respecto a sus
credenciales para justificar que reúne los criterios de elegibilidad (como mínimo debe
obtenerse su CV completo y cédula profesional, cuyas copias deben ser mantenidas por
el Solicitante)
5.8 Determinación del VRM para el pago a PS:
a. Los contratos con PS deben incluir una compensación que esté de acuerdo con el VRM,
la cual debe ser consistente con su nivel de experiencia y preparación (por ej. médico
general, especialista, etc.) y con el tipo y la duración del servicio que se estará
prestando.
b. Todos los honorarios a ser pagados de conformidad con el contrato de prestación de
servicios de PS deben ser aprobados por un representante del Área Médica antes de
proponerlos en un contrato escrito. Cualquier excepción a las directrices de VRM
establecidas debe ser revisada y aprobada por las Direcciones de Finanzas y de
Compliance antes de contratar al PS.
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c. En el Anexo A de esta política se encuentra el Tabulador de Honorarios que se
encuentran a VRM aprobado para las contrataciones de PS.
d. El Tabulador de Honorarios a VRM se basa en estudios comparativos independientes
que reflejan el costo de los servicios de los diferentes tipos de PS en el país. El
Tabulador de Honorarios deberá contar con una vigencia máxima de 2 años, después de
la cual deberán determinarse nuevamente.
5.9 Requisitos de contratación:
a. Se deberá utilizar un modelo de contrato estándar aprobado por el departamento Legal e
incluir como mínimo:
i. La identificación del Consultor que presta los servicios;
ii. Plazo del contrato;
iii. El tipo y la cantidad de cualquier compensación, incluyendo los gastos
reembolsables admisibles (si aplica);
iv. Una descripción detallada de los servicios a ser prestados por el PS bajo ese
contrato;
v. Cláusulas de confidencialidad y privacidad de datos aplicables;
vi. Declaraciones y garantías:
1) Del cumplimiento con las leyes y los reglamentos locales e internacionales
aplicables, incluyendo anticorrupción;
2) De los requisitos para declaraciones, incluyendo la representación por parte
del PS u otro tercero con respecto a cualquier afiliación con las entidades
gubernamentales;
3) De la elegibilidad del PS para realizar los servicios (por ej. que cuenta con
la debida licencia para ejercer);
4) De la no existencia de incentivos por parte de la Empresa hacia el PS para
prescribir, recomendar, comprar, suministrar o administrar un producto de
la Empresa;
5) Declaración por parte del PS si es un PS o FG que mantiene una posición
para influenciar las decisiones significativas que impacten a la Empresa;
b. Todos los términos y condiciones contractuales para la prestación de servicios por parte
de PS y cualquier modificación subsecuente deben ser negociados, revisados y aprobados
por el Departamento Legal antes de su ejecución.
5.10
Prueba del servicio:
La prueba de servicio debe documentarse y resguardarse para todos los contratos con PS. La
prueba de servicio puede incluir:
a.
b.
Agendas, minutas de reuniones o materiales de conferencias
Facturas detalladas
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c.
d.
e.
Producto final del trabajo
Hojas de asistencia firmadas, cuando aplique
Otra evidencia del trabajo realizado bajo el contrato con el PS.
5.11
Pago de honorarios y reembolso de gastos:
a. El Solicitante debe asegurarse de contar con la Prueba del servicio de acuerdo con esta
política para registrar en el sistema Dynamics que el servicio ha sido recibido y de esta
forma generarse el pago al PS.
b. Todos los honorarios aprobados deben ser pagados directamente al individuo
contratado y no pueden ser hechos a ninguna otra entidad como alternativa al pago del
individuo directamente.
c. Los gastos razonables en que se incurra en la prestación de los servicios por parte del
PS (por ej. viaje, comidas y hospedaje) pueden ser pagados siempre y cuando hayan
sido pre-aprobados y estén especificados en el contrato firmado, además de estar en
cumplimiento con la Política de viajes de SOMAR.
d. Los pagos al PS y gastos relacionados deben ser registrados de conformidad con los
procedimientos del departamento de Finanzas.
5.12
Mantenimiento de documentación y registros:
La siguiente documentación debe ser mantenida por cada contrato con PS:
a. CV del PS;
b. Contrato firmado con el PS;
c. Documentación de la prueba del servicio;
d. Recibos de gastos de comida, transportación y alojamiento reembolsados;
5.13
Requisitos de capacitación:
Todos los empleados de SOMAR, TI, Consultores y otros representantes de la Empresa
que son responsables de llevar a cabo actividades relacionadas a Prestación de Servicios
por parte de Profesionales de la Salud deben ser capacitados sobre esta política.
5.14
Informes sobre violaciones:
Los empleados de SOMAR, TI, Consultores y otros representantes de la Empresa son
responsables de reportar cualquier violación potencial de esta política. Cualquier informe
de violación potencial debe ser reportado al departamento de Compliance.
6. REFERENCIAS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS




Código de Conducta ENDO
Política de Interacciones con Profesionales de la salud e Instituciones de salud
Política Anticorrupción
Política de Terceros Intermediarios
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7. APROBACIONES
Nombre
Guillermo Ibarra
Título
Director General
Maria Eugenia Ojeda
Directora de Administración y
Finanzas
José Antonio Vargas
Director Médico
Gilberto Nuñez
Director Comercial
Gabriel Figueroa
Director de Compliance
Firma
Fecha
Firma en expediente
1-dic-2015
Firma en expediente
1-dic-2015
Firma en expediente
1-dic-2015
Firma en expediente
1-dic-2015
Firma en expediente
1-dic-2015
8. HISTORIA DEL DOCUMENTO Y CONTROL DE LA VERSIÓN
#
1
Fecha
01 Dic 2015
Versión
#
1.0
Creada/modificada
por:
Gabriel Figueroa
Descripción de los cambios
Nueva política
pág. 7
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Prestación de Servicios de Profesionales de la Salud
ANEXO A
GRUPO SOMAR
Tabulador de Honorarios a Profesionales de la Salud (PS)
Cantidades expresadas en Moneda Nacional netas de Impuestos y Retenciones
Honorarios por presentación (presentando material) Notas (1), (2), (5) y (6)
Local
Profesional de la Salud
Nota (7)
Médico General
Especialista (Tier 1)
Especialista (Tier 2- KOL)
Otro (Enfermería, Psicólogía, etc.)
Presentación
ya existente
2,000
3,000
5,000
1,500
El PS prepara
el material
3,000
4,500
7,000
2,250
Fuera de residencia Nota (3)
Presentación
ya existente
4,000
6,000
8,000
3,000
El PS prepara
el material
5,000
7,500
10,000
3,750
Fuera de residencia c/estancia
Notas (3) y (4)
Presentación
ya existente
6,000
8,500
10,500
4,500
Cuota por hora
El PS prepara
para otros
el material servicios Nota (8)
7,000
1,000
10,000
1,500
12,500
2,000
5,250
750
Notas:
(1) Para utlizarse las cuotas de este tabulador, la sesión del PS deberá tener una duración al menos de 40 minutos, de lo contrario,
tendrá que pagarse un 50% de los montos establecidos.
(2) En caso de proporcionarse más de una presentación en un mismo día, los montos aquí establecidos sólo serán aplicables a la primer
presentación. La segunda presentación en el mismo día se pagará al 50% y una tercera o más se pagarán al 25%.
(3) Lugar de residencia se considera la ciudad en donde el PS radica, incluyendo el área metropolitana de la misma (por ej. D.F. y área
metropolitana que incluye municipios aledaños)
(4) Estas cuotas se utilizarán únicamente si el horario en que el PS participará hace necesaria su estadía por una o más noches fuera de su
lugar de residencia.
(5) Estas cuotas incluyen los honorarios de los PS así como sus gastos de transportación terrestre en su lugar de residencia, la Empresa
cubrirá los gastos relacionados con la transportación fuera de su lugar de residencia, así como el hospedaje y la alimentación en el lugar del evento.
(6) Estas cuotas son netas de impuestos, es decir para determinar el monto de honorarios brutos habrá que "piramidarse" para que el neto
después de aplicar los impuestos y retenciones sean las cantidades mostradas, mismas que deberán estar claramente estipuladas en el
contrato correspondiente.
(7) Deberá documentarse la categoría en que un PS será colocado con base en su CV que acredite su especialidad. Para que un PS sea
considerado un Tier 2 (KOL/líder de opinión), éste deberá ser calificado según parámetros establecidos y evaluados por el área médica.
(8) Las cuotas por hora serán aplicables a actividades tales como participación en Advisory Board, entrevista, focus group o investigación
de mercados, y deberá ser cuantificado y documentado con evidencia que sustente el tiempo real invertido por el PS, y ser pagada con
exactitud (por ej. a un médico general en un focus group de 90 minutos se le pagan $1,500 y una entrevista con Especialista Tier 2 de 25 minutos
se pagan $833).
pág. 8