proceso de debida diligencia

PROCESO DE DEBIDA DILIGENCIA
CUESTIONARIO DE EVALUACION DE LA CAPACIDAD ORGANIZACIONAL
CON LISTADO DE DOCUMENTOS A ADJUNTAR
La aceptación de una donación crea un deber al donatario de utilizar los fondos con base en el acuerdo
firmado. El propósito de este cuestionario es proveer la información necesaria para valorar la capacidad
institucional, financiera y contable para que el manejo de los fondos donados se adhiera a este acuerdo.
Cada pregunta de este cuestionario deberá ser respondida completamente y se debe de adjuntar la
información solicitada.
I. Contactos e Información General
Favor completar esta sección con información general de su organización.
Nombre jurídico de la organización ________________________________________________________________
Dirección postal completa
___________________________________________________________________
Dirección Física (si es diferente a la Postal) __________________________________________________________
Teléfonos __________________________________
Números de Fax ________________________________
Correo electrónico ______________________________________________________________________________
1.
Por favor provea un documento que describa su organización, su misión y su historia.
Adjunta ____ No Adjunta _____ (explique)
2.
Por favor liste los nombres de las siguientes personas y provea un organigrama. Indique el tiempo que tiene
cada una de las personas en el puesto y sus calificaciones.
3.
Presidente: ________________________________
Tesorero: ______________________________________
Administrador: ____________________________
Director Ejecutivo: ______________________________
Financiero: ________________________________
Contador: ______________________________________
Liste el número de empleados que tiene su organización:
Empleados a tiempo completo: _____ Empleados a tiempo parcial: _____ Consultores: _____
4.
Indique el comienzo y el fin del año fiscal de su organización:
De (Mes/Día): ______________ A (Mes/Día): ______________
5.
¿Tiene su organización alguna disputa legal pendiente, o tenido una recientemente? (en el último año)
No ____ Si _____
6.
Si la respuesta 7 es sí, Complete:
La disputa es: Laboral _____
documentación)
Fiscal _____
Comercial _____
Otra _____
(Explique, Adjunte
7.
Adjunte su último presupuesto operativo. Explique abajo las principales fuentes de financiamiento.
8.
¿Mantiene la organización algún nivel de endeudamiento?
No ____ Si _____ Detalle las principales deudas pendientes.
Monto
Plazo
_________________________________________
______________________________________________
_________________________________________
______________________________________________
II Controles Internos
1.
¿Tiene su organización un manual de políticas y procedimientos?
Si: _____ No: _____
a.
2.
Si la respuesta es sí, por favor provea una copia.
Indique el nombre, posición y calificaciones de las personas responsables por lo siguiente:
a. Manejo de efectivo:
________________________________________
b. Abrir /cerrar cuentas bancarias
________________________________________
c. Manejar las cuentas bancarias:
________________________________________
d. Revisar y aprobar los gastos:
________________________________________
e. Conciliar los informes bancarios con los registros contables: _______________________________________
f. Preparar los reportes financieros:
_________________________________________
3.
g. Preparar los reportes narrativos:
_________________________________________
h. Compras:
_________________________________________
i. Control de activos fijos y suministros:
_________________________________________
j. Preparar nómina, deducciones y beneficios:
_________________________________________
Describa los tipos de conciliaciones que se realizan y con qué frecuencia:
Tipo de conciliación
Frecuencia
_________________________________________
______________________________________________
4.
¿Se indica el salario de cada empleado en un contrato de trabajo? Si ___ No ___
5.
Las políticas y prácticas de su organización, en particular a la compensación de prestaciones y las
retenciones, ¿Se hacen conforme con la ley laboral? Adjuntar copia de últimas planillas reportadas a la
C.C.S.S. Si: _____ No: _____ (explique)
6.
¿Tiene su organización un sistema para aprobar y autorizar las adquisiciones?
Si: _____ (por favor descríbalo) No: _____ (por favor explique)
III Sistema Contable
1.
Describa el sistema contable de su organización. Como mínimo describa:
a) Cualquier libro mayor que se utilice para registrar transacciones manualmente (Libro mayor, libro de
desembolsos en efectivo, libro de cuentas a pagar, etc.)
b) Cualquier sistema contable computarizado que se utilice (por favor indique el tipo y los módulos que
incluye).
2.
¿Tiene su organización un manual de políticas y procedimientos contables? Si :____ No: ____
Si la respuesta es si, por favor provea una copia.
3.
¿Son los reportes financieros formalmente revisados y aprobados por el Director? Si _____ No: _____
4.
¿Los registros contables pueden identificar los recibos y los pagos de una donación de los recibos y pagos de
otras actividades? Si ____ No ____
5.
¿Coloca su organización un sello de cancelado sobre las facturas y recibos para prevenir un doble pago?
Si: _____ No: _____
6.
¿Pueden los registros contables resumir los pagos por categoría presupuestaria y por proyecto? Explique.
7.
¿Se mantienen facturas y recibos para todos los pagos realizados con los fondos de la donación?
Si _____ No _____
8.
Describa brevemente el sistema que utiliza su organización para archivar y mantener la documentación de
soporte:
IV Control del Fondo
1.
¿Se puede abrir una cuenta bancaria por separado para diferentes proyectos/donantes?
Si _____ No _____
Si no, ¿Cómo planea recibir los fondos para una posible donación?
2.
¿Todas las cuentas bancarias y todos los individuos que firman los cheques están autorizados por la Junta
Directiva?
Si _____ No _____
3.
¿Se mantendrá efectivo fuera del banco? (Ej. Caja Chica, etc.) Si _____ No _____
Si la respuesta es si, por favor indicar la cantidad de fondos que se mantendrá, el propósito y la persona
responsable de salvaguardar estos fondos.
V Auditoría
1.
¿Se han llevado a cabo auditorías de los estados financieros de su organización por auditores externos en
forma regular?
Si: _____ (por favor provea copia más reciente) No: _____
a. Si la respuesta es sí, ¿Quiénes desarrollaron la auditoría?
b.
¿Con qué frecuencia son desarrolladas las auditorías?
Trimestral: _____ Anual: _____ Cada dos años: _____ Otras: _____ (explique)
2. Si su organización no tiene una auditoría actualizada de sus estados financieros, favor de proveer una copia de
la siguiente información financiera:
a. Un balance general del año más reciente y del año anterior
b. Un estado de Ingresos y Gastos del año más reciente y del año anterior.
c. Presupuesto Operativo
PÁGINA DE FIRMA Y REVISIÓN DE LA LISTA
Se requiere que su organización presente un número de documentos junto con este cuestionario.
Complete esta página para asegurarse que toda la información solicitada ha sido incluida.
Complete la revisión:
____ Papeles de incorporación o Certificado de registro.
____ Documentación de soporte sobre la declaratoria de interés público.
____ Documentación de soporte de estar al día con la C.C.S.S.
____ Documentación de soporte de tener los permisos de salud y/o patentes para funcionar.
____ Documentación de cualquier disputa legal pendiente o reciente.
____ Información describiendo su organización (misión, visión, plan estratégico).
____ Documentación sobre los principales logros de la organización y las experiencias previas en
proyectos similares.
____ Organigrama de la organización.
____ Presupuesto operativo de la organización.
____ Manual de políticas y procedimientos, si está disponible.
____ Manual de políticas y procedimientos contables, si está disponible.
____ Copia de la más reciente auditoría (Estados Financieros y Carta de Gerencia) de la organización.
____ Si no hay auditoría reciente, un "Balance General" y "Estado de Ingresos y Gastos" del año más
reciente y del año anterior.
____ Copia de la más reciente declaración de impuestos presentada a tributación (si aplica).
____ Todas las preguntas han sido respondidas totalmente.
____ Una persona autorizada ha firmado y fechado esta página.
El cuestionario debe ser firmado y fechado por la persona que revisó este proceso.
Aprobado por:
Nombre completo en letra imprenta
Firma
Cargo
Fecha