Solicitud Pública de Ofertas

COMPAÑÍA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y
TELEMATICOS S.A. ESP. – COLVATEL
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS
No. 001 – 2015
SELECCIÓN COMPAÑÍAS ASEGURADORAS
PROGRAMA DE SEGUROS PARA LA VIGENCIA 2015 - 2017
Bogotá D.C., Febrero de 2015
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TABLA DE CONTENIDO
SECCION I: INSTRUCCIONES GENERALES Y REQUISITOS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
DEFINICIONES
OBJETO
ALCANCE DE LA OFERTA
NATURALEZA DE LA SOLICITUD
REGIMEN JURIDICO
LOS OFERENTES
IDIOMA
INSPECCION DE RIESGOS
PRESENTACION DE LAS OFERTAS
CRONOGRAMA
PRORROGAS
ACLARACIONES Y MODIFICACIONES
PLAZO PARA LA PRESENTACION DE LAS OFERTAS
MODALIDAD DE COTIZACION
FORMA DE PRESENTACION DE LA OFERTA
CAUSALES DE RECHAZO
VALIDEZ DE LA OFERTA
EXPEDICION DE LAS POLIZAS
CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO
RESERVAS ESPECIALES
PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN DE OFERENTE (S)
SECCION II: ESPECIFICACIONES DEL BIEN O SERVICIO
1. GENERALIDADES
SECCION III: CRITERIOS Y METODOLOGIA DE EVALUACION DE LAS OFERTAS
1. GENERALIDADES
2. METODOLOGIA PARA EVALUACION Y CALIFICACION
3. METODOLOGIA DE EVALUACION
3.1. ANALISIS JURIDICO
3.2. ANALISIS FINANCIERO
3.3 ANALISIS TECNICO
3.4. ANALISIS ECONOMICO.
4. NEGOCIACIÓN
SECCION IV: PRESENTACION Y FORMATOS DE LA SOLICITUD PUBLICA DE OFERTAS
ANEXOS Y FORMATOS
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ANEXO 1:
ANEXO 5:
SLIP SOLICITUD DE COTIZACION CONDICIONES TECNICAS BÁSICAS OBLIGATORIAS Y
COMPLEMENTARIAS.
EXPERIENCIA SINIESTRAL
FORMULARIO DE SOLICITUD DE SEGURO DE INFIDELIDAD Y RIESGOS FINANCIEROS
FORMULARIO DE SOLICITUD DE SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL DIRECTORES Y
ADMINISTRADORES
ESTADOS FINANCIEROS DE COLVATEL S.A.
FORMATO 1:
FORMATO 2:
FORMATO 3:
FORMATO 4:
FORMATO 5:
FORMATO 6:
FORMATO 7:
FORMATO 8:
FORMATO 9:
FORMATO 10:
FORMATO 11:
CARTA DE PRESENTACION DE LA OFERTA
RESUMEN DE LA OFERTA
INFORMACION GENERAL DEL OFERENTE
INFORMACION GENERAL DEL REPRESENTANTE
ESTADOS FINANCIEROS DEL OFERENTE
OFERTA ECONOMICA
CAPITAL DE TRABAJO
INDICE DE LIQUIDEZ
NIVEL DE ENDEUDAMIENTO
DECLARACION DEL OFERENTE
ANEXOS DE LA PROPUESTA
ANEXO 2:
ANEXO 3:
ANEXO 4:
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SECCION I
INSTRUCCIONES GENERALES Y REQUISITOS
1.
DEFINICIONES
Los siguientes términos, tendrán para efectos de este DOCUMENTO, el significado que se define a
continuación:
1.1. CONTRATISTA: Calidad del OFERENTE seleccionado una vez suscribe el CONTRATO.
1.2. CONTRATO: Acuerdo de voluntades que se suscribe entre las partes como producto del PROCESO.
Para efectos del presente proceso, el contrato será la póliza acordada y las condiciones generales y
particulares de la misma.
1.3. DOCUMENTO: Se refiere al documento de solicitud de ofertas, sus adendas y demás comunicaciones
que produzca LA EMPRESA en desarrollo del PROCESO.
1.4. EMPRESA: Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos COLVATEL
S.A. ESP
1.5. OFERTA: Propuesta presentada por el OFERENTE en atención a la solicitud contenida en el
DOCUMENTO.
1.6. OFERENTE: Personas jurídicas, nacionales o extranjeras, que presenten oferta de manera individual o
conjunta mediante consorcio, o cualquier otra forma de asociación habilitada para presentar OFERTAS
y aceptada por LA EMPRESA para este PROCESO, exclusivamente las Compañías de Seguros
legalmente establecidas en Colombia.
1.7. PROCESO: Etapas previstas en el DOCUMENTO para la selección de un OFERENTE o
CONTRATISTA, incluidos los trámites contractuales internos de la EMPRESA.
1.8. GARANTIA SERIEDAD DE OFERTA.
Para garantizar la seriedad de la oferta, es necesario constituir a favor de la Compañía Colombiana de
Servicios de Valor Agregado y Telemáticos SA. ESP.- Colvatel., una póliza expedida por una entidad
bancaria o compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia y diferente al
oferente, en favor de particulares, cuyo valor asegurado deberá corresponder al 10 % del valor de la
oferta presentada.
La póliza debe acompañarse de las condiciones generales del contrato de seguro a favor de
particulares, así como del recibo o certificado de pago de prima. Estos documentos deben presentarse
en original y debidamente firmados por el representante legal.
La garantía debe estar vigente por un periodo de tres (3) meses a partir de la fecha indicada para la
presentación de ofertas. Cuando los plazos establecidos en el presente documento sean prorrogados,
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el oferente se obliga a ampliar la vigencia de la póliza hasta la fecha a la cual se desplaza la firma del
contrato.
2.
OBJETO.- La EMPRESA, se encuentra interesada en recibir OFERTAS comerciales para la selección
del CONTRATISTA o CONTRATISTAS para la contratación de las pólizas de seguros requeridas para
amparar y proteger la operación, los activos y los intereses patrimoniales de propiedad de la
COMPAÑIA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y TELEMATICOS S.A. ESP. –
COLVATEL S.A. ESP. de conformidad con las presentes instrucciones y especificaciones técnicas
señaladas en este DOCUMENTO establecidas en la Sección II – Condiciones particulares y
especificaciones técnicas de este DOCUMENTO.
Las pólizas que conforman el programa de seguros objeto de la presente solicitud pública, son las
siguientes:
GRUPO
POLIZA
1
TODO RIESGO DAÑOS MATERIALES
PÓLIZA DE TODO RIESGO - CORRIENTE DÉBIL – TELEFONÍA
PÚBLICA
PÓLIZA DE TODO RIESGO - TRANSPORTE DE MERCANCÍAS
PÓLIZA DE TODO RIESGO - TRANSPORTES DE VALORES
MANEJO GLOBAL COMERCIAL
RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL
MANEJO GLOBAL COMERCIAL
2
INFIDELIDAD & RIESGOS FINANCIEROS
RC DIRECTORES & A DMINISTRADORES
Nota: Para este grupo no obstante que lo conforman dos pólizas, las
aseguradoras podrán cotizarlas en forma independiente.
NOTA 1: Los oferentes PODRÁN presentar oferta para uno, varios o todos los grupos de pólizas, ya sea en
forma independiente, en Consorcio o en Unión Temporal.
NOTA 2: Las ofertas presentadas para cualquier grupo de pólizas DEBERÁN comprender todas y cada una
de las pólizas que conforman cada grupo. No se aceptan ofertas parciales para cada uno de los grupos de las
pólizas, so pena de rechazo.
3.
ALCANCE DE LA OFERTA.- La descripción detallada del contenido que debe incluir la OFERTA se
encuentra en la Sección II del DOCUMENTO.
4.
NATURALEZA DE LA SOLICITUD.- La SOLICITUD y el PROCESO no constituyen oferta comercial ni
obligan a la EMPRESA a aceptar las OFERTAS recibidas, ni a suscribir contratos con los OFERENTES.
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5.
REGIMEN JURIDICO.- La SOLICITUD, el PROCESO, la OFERTA y el CONTRATO, se rigen los
Códigos Civil y de Comercio, así como por las disposiciones especiales que les sean aplicables por la
naturaleza de la actividad de la EMPRESA
Los OFERENTES deberán someterse a las leyes vigentes durante el PROCESO y la ejecución del
CONTRATO, en los aspectos laborales, de ingeniería, tributarios, cambiarios, de industria y comercio,
de importación y exportación, de transportes, construcción, ambientales, de seguridad y de salud
ocupacional y en general en la legislación que le sea aplicable, en relación con las actividades
ejecutadas en cada país.
La OFERTA presentada por los OFERENTES, se regirá por los términos del artículo 845 y siguientes del
Código de Comercio Colombiano y demás normas concordantes.
6.
LOS OFERENTES.- Podrán presentar oferta exclusivamente las Compañías de Seguros que estén
debidamente autorizadas por la Superintendencia Financiera de Colombia para ejercer la actividad
aseguradora en cada uno de los ramos incluidos en la OFERTA. Para el efecto deberán acreditar su
capacidad así:
6.1. Personas jurídicas:
6.1.1.Las personas jurídicas nacionales y extranjeras con sucursal en Colombia deberán acreditar su
existencia y representación legal con el certificado expedido por la Cámara de Comercio
correspondiente cuya expedición a la fecha de presentación de LA OFERTA no podrá ser
superior un (01) mes.
Así mismo debe acreditar que su duración no será inferior al plazo de ejecución de LA OFERTA
o CONTRATO, más la vigencia de la garantía de mayor duración pactada en EL CONTRATO.
No se evaluarán las OFERTAS presentadas por personas jurídicas que se encuentren incursas
en liquidación. Solamente se evaluarán las OFERTAS presentadas por personas jurídicas en
causal de disolución, cuando se certifique el órgano de administración competente ha decidido
enervar la causa de disolución estando dentro del término previsto en el Código de Comercio
para ello, y siempre que tal causal se enerve definitivamente antes de la firma del CONTRATO.
En caso de ser necesario de acuerdo con los estatutos sociales vigentes, debe acreditar la
autorización al representante legal por parte de Junta Directiva, Asamblea, Junta de Socios u
órgano competente, según corresponda para comprometer a la sociedad por el valor de LA
OFERTA y del CONTRATO.
El acta de autorización correspondiente deberá estar debidamente asentada en los libros de
actas, y la copia aportada deberá ser autorizada por el secretario o por el representante de la
sociedad.
En el evento de estar próximo el vencimiento de la duración de la sociedad indique si se
encuentra en trámite alguna extensión y señale el estado en que se encuentra.
6.1.1.
Certificado de Existencia y Representación Legal de la Superintendencia Financiera de Colombia, con
fecha de expedición no mayor a 60 días.
6.1.2.
Acreditar que la duración de la sociedad no será inferior al plazo del CONTRATO y dos (2) años más.
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6.1.3.
En caso de ser necesario, LOS OFERENTES deberán acreditar la autorización al Representante
Legal por parte de Junta Directiva para comprometer a la sociedad por el valor de la OFERTA.
6.1.3.1.1.
6.1.3.1.2.
6.1.3.1.3.
6.1.3.1.4.
6.1.3.1.5.
6.1.3.1.6.
Propuestas Presentadas en forma Conjunta (Consorcios y Uniones Temporales):
Tipo de Asociación.
Obligaciones – actividades a cargo de cada uno de los asociados en la ejecución del contrato, las
cuales no podrán ser modificadas sin el consentimiento previo de COLVATEL S.A. E.S.P.
Porcentaje de participación el cual debe ser acorde con lo anterior.
Designación de la persona que, para todos los efectos representará a la asociación, con
facultades amplias y suficientes para obligar a todos sus integrantes en la presentación y
negociación de la oferta, suscripción y ejecución del contrato, así como judicial y
extrajudicialmente. El representante designado deberá manifestar su aceptación.
La duración de la asociación conformada deberá ser mínimo por el lapso comprendido entre el
recibo de ofertas del proceso de invitación, la liquidación del contrato y al menos dos (2) años
más, una vez realizada la liquidación del contrato. Lo anterior, sin perjuicio de que con
posterioridad, los integrantes del oferente conjunto estén llamados a responder por hechos u
omisiones ocurridos dentro de la ejecución del contrato.
6.1.3.2. Cada una de las personas jurídicas integrantes del Consorcio o Unión Temporal deberán tener una
duración igual al término de ejecución del contrato y cinco (5) años más.
6.1.3.3. Ninguno de los integrantes, ni sus socios o representantes legales puede encontrarse incurso en las
causales de inhabilidad o incompatibilidad fijadas por la Constitución y la Ley.
6.1.3.4. Ninguno de los integrantes puede encontrarse incurso en algunas de las causales de disolución o
liquidación de sociedades contempladas en la Ley.
6.1.3.5. En todo caso, los asociados responden en forma solidaria frente a COLVATEL por la presentación
de la oferta, la suscripción del contrato y su ejecución.
6.1.3.6. De conformidad con el literal anterior y en atención al régimen jurídico de COLVATEL, las sanciones
por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta presentada por la unión temporal
o consorcio NO se aplicarán en proporción al porcentaje de participación de cada uno de los
integrantes del mismo como lo dispone la Ley 80 del 93 para Uniones Temporales y Consorcios (esta
normatividad no rige para COLVATEL); sino que por el contrario, se establece la solidaridad de los
integrantes del consorcio o unión temporal sin excepción, como se explica a continuación:
COLVATEL no es parte del acuerdo de consorcio o unión temporal, y en consecuencia, no contrae
obligaciones respecto de las estipulaciones en él contenidas.
En consecuencia, sin perjuicio de las estipulaciones que convengan los miembros del consorcio o
unión temporal sobre la forma de asumir entre sí las sanciones en caso de incumplimiento del
contrato que llegare a celebrarse, COLVATEL no las aplica de acuerdo con la participación de cada
uno de los asociados, pues incluso en este aspecto la responsabilidad es solidaria.
6.1.3.7. En la garantía de seriedad de la oferta debe figurar como tomador y afianzado el consorcio o unión
temporal junto con cada una de las personas que lo integran. La garantía debe estar debidamente
suscrita por el representante legal del consorcio o unión temporal.
6.2. Los OFERENTES deberán cotizar los seguros y amparos de acuerdo con el alcance, descripción y
especificaciones técnicas establecidas en la Sección II – Condiciones particulares y especificaciones
técnicas (slip de solicitud de cotización), de esta SOLICITUD DE OFERTA.
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7.
IDIOMA.- El idioma oficial del PROCESO, el CONTRATO y la totalidad de las comunicaciones en
desarrollo de los mismos es el español.
8.
INSPECCION DE LOS RIESGOS
a. Se convoca a las aseguradoras interesadas a cotizar las pólizas para asistir el 06 de Febrero de 2015
a las 08:00 horas, a una visita de inspección a la sede principal de COLVATEL y la presentación del
objeto social de la compañía. Las aseguradoras interesadas en la visita de inspección, deberá
comunicar mediante correo electrónico a más tardar el día anterior antes de las 12 M, el nombre del
funcionario autorizado, indicando el número de identificación, a los siguientes correos:
Darío Calderon Yepes [[email protected]];
Erica Páez Sierra ([email protected])
Alberto Jiménez ([email protected]) y
Ross Lyda González Rojas ([email protected].)
9.
PRESENTACION DE LAS OFERTAS.- Las secciones técnica y económica de LA OFERTA se
presentarán en original y dos (2) copias físicas y una copia en medio magnético, en sobres separados.
La copia incluirá toda la información de la propuesta original. En caso de discrepancias entre la copia y
el original de LAS OFERTAS, primará esta última sobre aquella.
10.
CRONOGRAMA
El cronograma proyectado para el presente proceso de invitación es el siguiente:
ETAPA
Aviso y publicación de la invitación en
un medio de circulación nacional y en
la página web de la Compañía:
www.COLVATEL.com
Audiencia
de
entendimiento
y
aclaraciones a la invitación formulada
por COLVATEL y visita de inspección
Sede Principal.
Plazo
máximo
para
solicitar
aclaraciones a los términos de
referencia.
Plazo para dar respuesta a las
solicitudes recibidas.
Fecha y hora límite para presentación
de Ofertas
Plazo de evaluación de Ofertas y
solicitud de aclaraciones por parte de
FECHA INICIAL
FECHA FINAL
04/02/2015
06/02/2015
04/02/2015
10/02/2015
12/02/2015
20/02/2015
20/02/2015
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27/02/2015
COLVATEL
Negociación
04/03/2015
Adjudicación o declaratoria de
desierto
Adjudicación positiva- Expedición nota
de cobertura a partir de las 00:00 del
16 de Marzo de 2015
Suscripción del Contrato (Expedición
pólizas)
09/03/2015
12/03/2015
12/03/2015
20/03/2015
Los plazos y etapas establecidos en estos términos podrán ser modificados en cualquier momento
por parte de COLVATEL.
11. PRÓRROGAS
Los plazos establecidos en el presente capítulo podrán ser prorrogados antes de su vencimiento por
el tiempo que COLVATEL considere conveniente. Para el cómputo de los mismos, el sábado se
considera día no hábil.
12.
ACLARACIONES Y MODIFICACIONES.- Si existen dudas sobre el contenido y alcance del
DOCUMENTO o se encuentran incongruencias, errores u omisiones o si se requiere la modificación en
el mismo, se deberá hacer la correspondiente petición de aclaración, por escrito a la EMPRESA dentro
del plazo previsto en el cronograma fijado anteriormente.
13.
PLAZO PARA LA PRESENTACION DE LAS OFERTAS.- Las propuestas deben ser presentadas en
medio físico, en original y dos copias, en sobres cerrados dirigidos a la, Gerencia Financiera de
COLVATEL S.A. ESP, ubicada Diagonal 23K No. 96F-62 Interior 2 – Parque Industrial “La Cofradía”, a
más tardar el 20 de Febrero de 2015 antes de las 15:00 horas. Igualmente deberán suministrar la
propuesta en medio magnético, en USB o CD.
14.
MODALIDAD DE COTIZACIÓN: Los precios se cotizarán en pesos colombianos. En LA OFERTA, EL
OFERENTE deberá discriminar el IVA. De no discriminarse se entenderá incluido.
En el evento en que LA OFERTA sea presentada en cualquier otra moneda, se hará el cálculo en moneda
legal colombiana según la TRM del día de la presentación de la misma para efectos de realizar la
comparación económica de las OFERTAS.
15.
FORMA DE PRESENTACION DE LA OFERTA
15.1. CONDICIONES BÁSICAS OBLIGATORIAS
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Las condiciones Básicas Obligatorias se encuentran contenidas en el SECCIÓN II (slip de cotización), de la
presente solicitud pública de ofertas y corresponden a los términos de las coberturas, cláusulas y demás
condiciones particulares mínimas exigidas, que por sus especiales características requieren de una exigencia
particular de cumplimiento que no puede obviarse y por lo tanto los oferentes deben con base en éstas,
formular sus ofertas.
16.
CAUSALES DE RECHAZO.- Son causales para que una OFERTA no sea considerada por la
EMPRESA:
Que el OFERENTE se encuentre incurso en alguna de las causales de inhabilidad, incompatibilidad o
impedimento previstas por la Ley, así mismo que el OFERENTE, los miembros de su Junta Directiva,
los Representantes Legales o el Revisor Fiscal se encuentren incluidos en las listas OFAC (CLINTON) o
ONU.
16.1. Que se haya comprobado que el OFERENTE usó información privilegiada, o que incurrió en un acto de
competencia desleal o conflicto de interés de acuerdo con lo establecido en la Ley
16.2. Que la carta de presentación de la OFERTA no se presente o no se encuentre suscrita por el
representante legal o apoderado, facultados previamente para comprometer al OFERENTE.
16.3. Que la OFERTA se presente en un lugar diferente al determinado por la solicitud de OFERTAS o
extemporáneamente.
16.4. Que la OFERTA presente deficiencias que no puedan ser aclaradas o que impidan su comparación.
16.5. Que el OFERENTE no acepte las condiciones técnicas básicas obligatorias al grupo o grupos de pólizas
a los cuales presenta oferta, establecidas en la sección II.
16.6. Que el oferente presente ofertas parciales por grupo de pólizas.
16.7. Que el OFERENTE no presente ó no subsane la presentación de la totalidad de documentos o
requisitos solicitados en este DOCUMENTO, dentro del plazo indicado por LA EMPRESA para tal fin.
17.
VALIDEZ DE LA OFERTA.- Las tasas, primas y condiciones ofrecidas en la OFERTA deberán tener
una validez mínima de noventa (90) días calendario a partir de la fecha de entrega de la misma a la
EMPRESA.
18.
EXPEDICION DE LAS POLIZAS.- El OFERENTE seleccionado, deberá otorgar los respectivos
contratos de seguros (pólizas) dentro de los siete (7) días hábiles siguientes a la fecha en que le sea
comunicada la aceptación de su OFERTA.
No obstante lo anterior, las Aseguradoras a quien se adjudique cada uno de los grupos de pólizas ó
pólizas para el Grupo 1, deberán emitir la nota de cobertura correspondiente, dentro de los dos (2) días
hábiles siguientes a la fecha de la comunicación en que la EMPRESA notifique la aceptación de la oferta
y en todo caso antes de la fecha de vencimiento de cada una de las pólizas.
19.
CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO
19.1.
Plazo de vigencia de los contratos de seguros (pólizas): Todos los ramos de los dos grupos
deberán cotizarse por una vigencia de 12 Y 24 meses.
La contratación de los seguros será por 12 o 24 meses contados a partir de las 00:00 horas del 16
de marzo de 2015, excepto para la póliza de infidelidad de riesgos financieros que inicia a partir de
las 00:00 de 17 de marzo de 2015
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19.2.
Forma de Pago de la prima + IVA: Para adjudicación de 12 meses la prima + IVA
generados por la expedición serán cancelados a los 60 días contados a partir de la fecha
de inicio de la vigencia.
Si la adjudicación es por 24 meses, las primas + IVA serán cancelados, así:
Los primeros 12 meses se cancelarán a los 60 días contados a partir de la fecha de inicio
de la vigencia, los doce (12) meses restantes se cancelarán a más tardar el 16 de julio de
2016.
19.3.
Intermediario de Seguros: Los OFERENTES se comprometen a aceptar Aon Colombia S.A. Y
JLT & Valencia Iragorri Corredores de Seguros, como Intermediarios de Seguros seleccionados
por la EMPRESA, o a quien COLVATEL designe como corredor de seguros..
19.4.
Responsabilidad del CONTRATISTA: Correrán por cuenta del CONTRATISTA los daños que le
sean imputables durante el término de vigencia de los contratos por acción, omisión, operación,
error técnico, negligencia o descuido suyo o de cualquiera de quienes integran su equipo de trabajo.
De acuerdo con lo previsto por los artículos 2341 y 2342 del Código Civil Colombiano, también
correrá por su cuenta cualquier reparación, ordenada legal o judicialmente, por daño o perjuicio
causado a un tercero o al personal de la EMPRESA con ocasión de la ejecución de los contratos.
La EMPRESA repetirá o podrá compensar las sumas de dinero que cancele directamente por daños
imputables al CONTRATISTA, incluidos los gastos y costos ocasionados cuando así lo ordene una
autoridad judicial o administrativa.
19.5.
Impuestos: En el valor de la OFERTA y de las correspondientes facturas cuando se esté
ejecutando el CONTRATO se debe discriminar el IVA.
El IVA que debe facturar el CONTRATISTA cuando pertenece al régimen común será retenido
por la EMPRESA en el porcentaje vigente, establecido por la ley para el efecto y el saldo será
pagado con el valor de la correspondiente factura, excepto en los casos en que el
CONTRATISTA sea agente retenedor del IVA. Si el CONTRATISTA pertenece al régimen
simplificado, no debe facturar el IVA.
La EMPRESA practicará las retenciones por el impuesto al valor agregado IVA, a menos que el
CONTRATISTA este clasificado como gran contribuyente o agente retenedor del IVA, mediante
resolución de la DIAN.
20.
RESERVAS ESPECIALES.- En la etapa de análisis de las OFERTAS y de selección del
CONTRATISTA, la EMPRESA se reserva el derecho de aceptar, total o parcialmente las OFERTAS por
grupos o de no aceptar ninguna OFERTA. De igual forma, la EMPRESA se encuentra facultada para
adjudicar por Grupos, buscando siempre el mejor de los intereses para la EMPRESA.
21.
PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN DE OFERENTES.- Se realizará siguiendo la metodología
establecida en la Sección III - Criterios y metodología de evaluación de las ofertas, de esta Solicitud de
Ofertas.
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SECCION II
ESPECIFICACIONES DEL BIEN O SERVICIO
1.
GENERALIDADES
El OFERENTE deberá presentar oferta para uno, varios o todos los Grupos de pólizas que a continuación se
indican:
GRUPO
POLIZA
1
TODO RIESGO DAÑOS MATERIALES
PÓLIZA DE TODO RIESGO - CORRIENTE DÉBIL – TELEFONÍA
PÚBLICA
PÓLIZA DE TODO RIESGO - TRANSPORTE DE MERCANCÍAS
PÓLIZA DE TODO RIESGO - TRANSPORTES DE VALORES
MANEJO GLOBAL COMERCIAL
RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL
MANEJO GLOBAL COMERCIAL
2
INFIDELIDAD & RIESGOS FINANCIEROS
RC DIRECTORES & A DMINISTRADORES
Nota: Para este grupo no obstante que lo conforman dos pólizas, las
aseguradoras podrán cotizarlas en forma independiente.
Los OFERENTES deberán presentar oferta para uno, varios o todos los Grupos; no obstante, la OFERTA
presentada deberá comprender la totalidad de las pólizas que conforman cada Grupo, so pena de rechazo de
la OFERTA. En el evento que la OFERTA presentada excluya una de las pólizas que hacen parte del
respectivo Grupo, o no cumpla con todos los aspectos y condiciones solicitadas en este DOCUMENTO, la
misma no será tenida en cuenta para los efectos de la calificación.
Las CONDICIONES TECNICAS BÁSICAS OBLIGATORIAS para cada una de las pólizas que conforman
cada uno de los Grupos establecidos en este DOCUMENTO, junto con la información detallada de los
intereses objeto del seguro y la respectiva experiencia siniestral de los últimos cinco (5) años, se encuentran
incorporadas en el anexo No. 1 SLIP DE COTIZACION CONDICIONES TÉCNICAS BÁSICAS
OBLIGATORIAS, como parte de la sección II de este documento.
En relación con las pólizas de Infidelidad y Riesgos Financieros y Responsabilidad Civil para Directores y
Administradores los OFERENTES interesados en presentar oferta para estos Grupos, deberán acoger la
información contenida en los formularios de solicitud.
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SECCION III
CRITERIOS Y METODOLOGIA DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS
1. GENERALIDADES.- La EMPRESA efectuará los estudios y análisis comparativos del caso, para asegurar
la selección con criterios objetivos de la OFERTA más favorable para ella.
La evaluación para verificar el cumplimiento de los requisitos indicados en el DOCUMENTO se hará en dos
(2) fases: la primera contiene dos (2) etapas de análisis: 1. Jurídico, 2. Financiero y la segunda fase
comprende el análisis técnico y económico de las OFERTAS recibidas.
La EMPRESA no responderá frente a los OFERENTES cuyas OFERTAS no sean aceptadas.
El OFERENTE debe detallar todos los aspectos que a su juicio clarifiquen las condiciones económicas
de su OFERTA.
Los costos que se causen por la preparación de la OFERTA serán en su totalidad de cargo exclusivo
del OFERENTE y la EMPRESA en ningún caso reconocerá costos por este concepto.
Después del plazo de entrega de las OFERTAS, no se aceptarán modificaciones o aclaraciones
motivadas por los OFERENTES. Sin embargo, la EMPRESA podrá, si lo considera necesario, solicitar
por escrito la información adicional y las aclaraciones que estime pertinentes con relación a las
OFERTAS recibidas.
2. METODOLOGIA PARA EVALUACION Y CALIFICACION.- Se realizará teniendo en cuenta el
cumplimiento de los requisitos jurídicos, técnicos y financieros establecidos en EL DOCUMENTO y la
evaluación y calificación económica de las respectivas OFERTAS.
3. METODOLOGIA DE EVALUACION
REQUISITOS HABILITANTES - FACTORES DE VERIFICACIÓN.
Una vez efectuada la apertura de las ofertas, el Comité Evaluador remitirá las mismas a las instancias
pertinentes para verificar la capacidad jurídica, condiciones de experiencia y capacidad financiera de los
documentos que las integran, con el fin de verificar el cumplimiento de estos requisitos, de conformidad con lo
establecido en el presente DOCUMENTO.
Son factores de verificación que debe cumplir la oferta los siguientes:
FACTORES
ANÁLISIS JURÍDICO
ANÁLISIS FINANCIERO
CUMPLIMIENTO
CUMPLE O NO CUMPLE
CUMPLE O NO CUMPLE
La EMPRESA comprobará la exactitud de la información consignada en cada oferta y podrá solicitar en
cualquier momento las aclaraciones que considere pertinentes; dichas aclaraciones y demás solicitudes que
para efecto de la verificación realice la EMPRESA, deberán ser resueltas por el oferente en el plazo indicado
por ésta.
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La verificación del cumplimiento de la información contenida en los documentos aportados con la oferta, se
realizará en relación con los requisitos exigidos en el DOCUMENTO, en consecuencia es necesario e
indispensable consignar y adjuntar toda la información detallada que permita su análisis.
Si existe discrepancia entre la información de la oferta, al tenor de literales, cifras y ofrecimientos contra la
documentación aportada, la EMPRESA, se abstendrá de realizar cualquier tipo de interpretación, razón por la
cual se calificará como NO CUMPLE.
I FASE DE EVALUACION
3.1. Análisis Jurídico: Consiste en verificar que las OFERTAS recibidas cumplan los requisitos exigidos en
el DOCUMENTO.
En esta etapa se analizan los documentos de carácter legal que deben adjuntar los OFERENTES en su
OFERTA.
a) Certificado de existencia y representación legal vigente o el documento que acredite la existencia
y la personería de sus representantes, de acuerdo con las leyes de su país de origen.
b) Autorización al representante legal para comprometerse en la cuantía ofrecida, si excede sus
facultades estatutarias.
c) El estudio jurídico de las desviaciones y aclaraciones a las condiciones establecidas en EL
DOCUMENTO.
d) Carta de presentación debidamente suscrita por el representante legal o apoderado.
e) En el evento en que se presenten consorcios y/o uniones temporales, los documentos exigidos
en la sección primera, de requisitos.
f) Documentos que acrediten el cumplimiento de las obligaciones parafiscales.
De igual forma se analizan en esta etapa los requerimientos mínimos para poder contratar, en lo que
respecta a las inhabilidades, incompatibilidades e impedimentos, lo cual debe manifestarlo EL
OFERENTE expresamente en la Carta de Presentación. Así mismo, se analizarán las manifestaciones
que haga el OFERENTE respecto a las demandas, multas y/o sanciones.
En caso de no cumplir con los anteriores requisitos mínimos, la OFERTA no podrá continuar en el
PROCESO, hasta que las observaciones realizadas sean ajustadas, salvo que alguna de ellas se
encuentre prevista como causal de rechazo de la OFERTA.
3.2. Análisis financiero:
En este análisis solamente se considerarán las ofertas que cumplan con los requisitos jurídicos.
El análisis financiero del OFERENTE determinará si está calificado para cumplir con EL CONTRATO de seguro
(póliza) en forma satisfactoria. Este análisis se realizará por medio de los siguientes indicadores, con base en el
balance general del último año, con corte al 31 de diciembre de 2013 o año más reciente si se dispone de otro,
los cuales deberán discriminar adecuadamente lo concerniente al Activo Corriente y al Pasivo Corriente. Estos
deben adjuntarse a su OFERTA, debidamente firmados por el representante legal, por su contador y por el
revisor fiscal.
Las copias de los estados financieros solicitados a los oferentes, deben entregarse a LA EMPRESA en copias
legibles, en formatos corporativos y deben mencionar de manera explícita la unidad de expresión de las cifras
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(miles, millones, según corresponda) y la moneda en que están cuantificadas (Pesos, Dólares, u otra moneda
según corresponda).
3.2.1.
Indicadores de liquidez:
3.2.1.1. Capital de trabajo (CT):
El resultado debe ser:
(1)
CT = AC - PC
(2)
CT>= $5.000.000.000=, en donde:
CT
AC
PC
=
=
=
Capital de Trabajo
Activo Corriente
Pasivo Corriente
Se otorgará un máximo de cincuenta puntos (50) para quien cumpla el requisito previsto
en la ecuación (2) y para resultados inferiores a éste, en forma proporcional al indicador
particular derivado de la propuesta.
3.2.1.2. Razón de Liquidez (RL)
El resultado debe ser:
(3)
RL = AC / PC
(4)
RL ≥ 1.5 en donde:
RL
AC
PC
=
=
=
Razón de Liquidez
Activo Corriente
Pasivo Corriente
Se otorgará un máximo de veinte puntos (20) para quien cumpla el requisito previsto en la
ecuación (4) y proporcionalmente si el indicador es inferior, de tal forma que si el indicador
es inferior a 1.0 el puntaje será cero.
3.2.2.
Indicadores de solidez
3.2.2.1. Nivel de Endeudamiento (NE)
El resultado debe ser:
(6)
NE = PT / AT
(7)
NE ≤ 0.7, en donde:
NE
PT
AT
=
=
=
Nivel de Endeudamiento
Pasivo Total
Activo Total
Se otorgará un máximo de treinta (30) puntos para quien cumpla el requisito previsto en la ecuación
(7), inversamente proporcional si el indicador es superior de tal forma que sea cero (0) para quien
tenga un indicador igual o superior a uno (1).
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3.2.3.
Requisitos Financieros Mínimos: EL OFERENTE que obtenga en el Análisis Financiero una calificación
total inferior a SETENTA (70) puntos de los CIEN (100) puntos posibles será considerado no apto
financieramente para la ejecución del CONTRATO y por tanto, su OFERTA no se tendrá en cuenta
para las siguientes etapas de evaluación y calificación.
Cuando el proponente sea un Consorcio o Unión Temporal, el análisis financiero se practicará sobre
la consolidación de los estados financieros individuales de quienes lo componen.
II FASE DE EVALUACION
3.3. Análisis Técnico:
EVALUACION TECNICA - FACTORES DE EVALUACIÓN:
1.000 PUNTOS
CRITERIOS DE EVALUACION
La evaluación se realizará sobre la base de las ofertas básicas que presenten los oferentes, las cuales
deberán ajustarse a todas las exigencias y requerimientos mínimos establecidos en los presentes
términos de condiciones. Las ofertas que presenten condiciones técnicas y económicas, superiores a las
que se exigen en los términos, no exime a los oferentes de la obligación de presentar la oferta básica.
En el evento de que los proponentes ofrezcan alternativas, diferentes a las solicitadas, las mismas no
serán objeto de asignación de puntaje, sin embargo el informe técnico recomendará, previo estudio de
las mismas su adjudicación, si fueren favorables para la COMPAÑIA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE
VALOR AGREGADO Y TELEMATICOS - COLVATEL S.A. ESP. , siempre y cuando el proponente
hubiere presentado una propuesta básica que cumpla con lo requerido en los términos de condiciones.
La EMPRESA a través del Comité Evaluador efectuará la evaluación y el análisis comparativo para
adjudicar el Programa de Seguros al(los) oferente(s) cuya(s) oferta(s), previo al cumplimento de los
requisitos de capacidad jurídica, capacidad financiera y capacidad de experiencia, sea(n) la (s) más
favorables para la EMPRESA y se ajuste (n) a la presente invitación pública.
La evaluación se realizará sobre la base de las ofertas básicas, las cuales deberán ajustarse a todas las
exigencias y requerimientos mínimos establecidos en el presente documento.
Estos criterios serán analizados por Grupos (1 y 2), teniendo en cuenta el cumplimiento de los siguientes
factores, sobre un puntaje total por Grupo de 1.000 puntos.
FACTOR TODOS LOS GRUPOS
PUNTAJE
PARCIAL
FACTOR ECONÓMICO
PUNTAJE
TOTAL
900
A – Menor Prima
B – Menores Deducibles
FACTOR DE CONDICIONES TECNICAS
A- Mayores límites asegurados en coberturas básicas y
clausulas y condiciones básicas obligatorias.
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700
200
100
85
B- Tiempos de Respuestas (Reclamos y Producción)
para cada pólizas
TOTAL
15
1.000
TIEMPOS DE RESPUESTA MINIMOS ESTABLECIDOS PARA CADA RAMO.
El oferente que mejore estos tiempos será objeto de evaluación de acuerdo con los siguientes
criterios:
ACTIVIDAD
Respuesta para solicitar documentos en los reclamos
Presentación de liquidación una vez sustentado
Tiempo de indemnizar una vez firmada la liquidación
Tiempo de entrega de nuevos documentos de producción.
Total puntaje Tiempos de Respuestas
No. Días
hábiles
Puntaje
6
7
7
6
3
4
5
3
15
El máximo puntaje por cada póliza será de 1.000 puntos, al igual que el puntaje para cada Grupo será de
1.000 puntos, razón por la cual es necesario hacer una ponderación o indicar un porcentaje de participación
para cada póliza que conforman el grupo 1, el cual se aplicará a los resultados obtenidos por cada póliza, a
fin de conocer el mayor puntaje de cada oferente por grupo, así:
GRUPO No. I
TODO RIESGO DAÑOS MATERIALES
% DE PARTICIPACION
X%
MANEJO GLOBAL COMERCIAL
X%
RESPONSABILIDAD
CIVIL
EXTRACONTRACTUAL
PÓLIZA DE TODO RIESGO - CORRIENTE
DÉBIL – TELEFONÍA PÚBLICA
PÓLIZA DE TODO RIESGO –
TRANSPORTE DE MERCANCÍAS
PÓLIZA DE TODO RIESGO –
TRANSPORTES DE VALORES
GRUPO II
X%
X%
X%
X%
% DE PARTICIPACION
INFIDELIDAD & RIESGOS FINANCIEROS
X%
RC DIRECTORES & A DMINISTRADORES
X%
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3.4. Análisis Económico –
FACTOR ECONÓMICO
Grupos No. 1, 2 – Menor prima
La menor prima por póliza incluido IVA (si aplica), para los Grupos No. 1 y 2 tendrá una calificación de
setecientos (700) puntos y las demás, una calificación proporcional inferior, utilizando una regla de tres simple
inversa.
Se aclara que en caso de presentar oferta económica en dólares, se utilizará para la comparación de las
ofertas, la tasa representativa del mercado a la fecha de cierre del presente proceso.
3.4.1.
Menores Deducibles (200 puntos) Grupos 1 y 2
El presente ítem se evaluará de acuerdo con las tablas diseñadas para cada póliza, advirtiendo que para el
ramo de responsabilidad civil directores y administradores, la condición obligatoria es el ofrecimiento de NO
aplicación de deducibles, y en consecuencia, los puntos que se hubieran otorgado por deducibles, se
sumarán al ítem de menor prima.
3.4.2.
Mayores límites asegurados en coberturas básicas y clausulas y condiciones básicas obligatorias (100) puntos
a. Cláusulas que Requieren Indicar un Límite o Sublímite:
Los límites y sublimites anotadas en el SLIP DE TÉRMINOS Y CONDICIONES TÉCNICAS para
cada uno de los ramos, son de carácter obligatorio. La oferta que mejores los límites, sublimites y
oferte clausulas adicionales aplicables a la necesidad de COLVATEL, será objeto de evaluación
de acuerdo con los “Criterios de Evaluación General”, adjunto.
No se aceptarán en este tipo de cláusulas y/o condiciones, comentarios o limitaciones, en caso
de efectuarse se otorgará cero puntos
b. DEDUCIBLES
Los deducibles anotados en el presente documento para cada ramo son de carácter obligatorio.
La oferta que los mejore será objeto de evaluación., de acuerdo con los criterios y metodología de
evaluación de las ofertas.
4. NEGOCIACION:
Previo a la adjudicación, COLVATEL podrá invitar a los dos (2) oferentes que hayan obtenido los mayores
puntajes de evaluación, para proponer mejoras económicas y/o técnicas de sus propuestas.
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SECCION IV
PRESENTACIÓN Y FORMATOS DE LA SOLICITUD PUBLICA DE OFERTAS
Los OFERENTES deberán suministrar toda la información que se solicita en esta sección. La OFERTA debe
constar de las siguientes partes:
1. INDICE GENERAL DE LA OFERTA.
2. CARTA DE PRESENTACION DE LA OFERTA. (Formato No. 1)
Deberá estar suscrita por el Representante Legal o persona legalmente autorizada para ello.
3. RESUMEN DE LA OFERTA. (Formato No. 2.)
4. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
Original del certificado de existencia y representación legal de la compañía, vigencia de la Sociedad,
expedido por la Cámara de Comercio correspondiente, con no más de 30 días calendario de
antelación a la fecha de cierre de la presente licitación.
5. CERTIFICADO DE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA
Certificado de inscripción y autorización para operar los ramos objeto de la licitación de la compañía
aseguradora, expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia, con fecha no anterior a
sesenta (60) días calendario anteriores al cierre de la Licitación.
6. DOCUMENTO CONSORCIAL
Documento que acredite la conformación del Consorcio o la Unión Temporal y su representación.
7. INFORMACION GENERAL DEL OFERENTE (Formato No. 3)
Diligenciar el Anexo 6 y adjuntar el Organigrama General y Organigrama de la sucursal que atenderá
los requerimientos del programa de seguros del GRUPO, con la relación del personal directivo del
OFERENTE que atenderá en forma directa la cuenta, anexando sus hojas de vida.
8. INFORMACIÓN GENERAL DEL REPRESENTANTE (Formato No. 4)
9. ESTADOS FINANCIEROS DEL OFERENTE (Formato No. 5)
10. INDICADORES FINANCIEROS (Formato No. 7, 8. 9 y 10)
Capital de trabajo, índice de liquidez y nivel de endeudamiento.
El OFERENTE debe presentar certificación expedida por el Contador Público y por el
legal, sobre los indicadores financieros solicitados.
representante
La EMPRESA se reserva el derecho de verificar los datos y demás información suministrada por los
oferentes así como a solicitar las aclaraciones y explicaciones que se estimen indispensables.
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11. OFERTA ECONÓMICA
Diligenciar el Formato No 6 y en el cual debe señalar claramente el costo de las primas por cada
póliza, el IVA y las tasas aplicables.
La omisión de los anexos y/o de las cláusulas particulares, afectará la calificación de la oferta en la
forma establecida en este DOCUMENTO.
12. EJEMPLARES DE LA PÓLIZA Y SUS ANEXOS
El oferente deberá presentar los ejemplares de las pólizas para las cuales presenta oferta.
El oferente deberá adjuntar con su oferta, copia de las condiciones generales que serán aplicables al
contrato que llegue a suscribirse, las cuales no podrán ser modificadas unilateralmente por la
aseguradora, excepto que las mismas vayan en beneficio de la EMPRESA. Se aclara que las
condiciones técnicas básicas obligatorias prevalecen sobre los condicionados generales presentados
como ejemplares de las pólizas para cada uno de los ramos.
No se aceptarán textos que incluyan obligaciones del asegurado para con los reaseguradores o
corredores de reaseguro, al igual que no se aceptarán textos en inglés o en cualquier otro idioma
distinto al castellano.
NOTA: Las condiciones generales presentadas por el oferente tendrán vigencia durante el plazo de la
adjudicación y en consecuencia no podrán ser variadas ni modificadas por el oferente ni por el
adjudicatario durante la ejecución del contrato, salvo que los cambios o modificaciones sean
benéficas para la EMPRESA, y se incorporarán mediante anexo a la póliza o pólizas que sean del
caso.
13. DOCUMENTOS SOPORTES PARA SUSTENTACION DE RECLAMOS
Para cada ramo de los dos Grupos, las aseguradoras deben listar los documentos básicos razonables
requeridos para sustentar las reclamaciones.
14. AJUSTADORES
Relacionar las firmas de Ajustadores con los cuales operará para efectos de avaluar las pérdidas e
indemnizaciones que se presenten. La selección del Ajustador se realizará de común acuerdo con
COLVATEL S.A. ESP.
NOTA: Los formularios y cuadros suministrados en el presente DOCUMENTO, deben adjuntarse a la
OFERTA, totalmente diligenciados. En caso de ser insuficiente el espacio suministrado, podrán anexarse
hojas para completar la información.
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ANEXO 1
SLIP DE COTIZACION CONDICIONES TÉCNICAS BÁSICAS OBLIGATORIAS Y
COMPLEMENTARIAS
ANEXO 2
EXPERIENCIA SINIESTRAL
ANEXO 3
FORMULARIOS DE SOLICITUD DE SEGURO IRF
ANEXO 4
FORMULARIOS DE SOLICITUD DE SEGURO RC D&O
ANEXO 5
ESTADOS FINANCIEROS DE COLVATEL S.A. ESP.
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FORMATO No. 1
CARTA DE PRESENTACIÓN
(Lugar y fecha)
Señores
COMPAÑÍA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y TELEMATICOS
S.A. ESP. – COLVATEL
Diagonal 23K No. 96F-62 – Parque Industrial La Cofradía
Bogotá, D.C.
Colombia
Asunto:
Solicitud Pública de Ofertas No.xxxxx
Estimados señores:
Atendiendo su solicitud para participar en la Solicitud Pública, de Ofertas No. xxxxxxxxxxxxx, para el (señalar
el objeto de la solicitud), el (los) suscrito(s) (nombre del representante legal del OFERENTE) en representación
de (Nombre del oferente), por medio de la presente somete(n) a su consideración la propuesta No.
…………………………la cual es válida hasta el día ____ de ____ de 200_.
Así mismo, el (los) suscrito(s) declara(n) que:


Tiene(n) poder legal para firmar y presentar oferta.
Esta oferta y los contratos que llegaren a celebrarse, comprometen totalmente a la firma que
legalmente representa(n) y los contratos serán firmados por la(s) siguiente(s) persona(s) en su
representación:
NOMBRE
__________
CÉDULA
____________
CARGO
_________
NOMBRE DE LA FIRMA
_____________________
(Aquí deberá indicarse el nombre completo y el documento de identidad de la(s) persona(s) que representan
al Oferente. Cuando el Oferente actúe en su propio nombre, así constará. Si la oferta es presentada bajo la
modalidad de la representación, el contrato podrá ser firmado por el Oferente o su representante, en este
último evento se debe presentar para la firma del CONTRATO, un poder especial que reúna todos los
requisitos legales).




He estudiado cuidadosamente los documentos de la presente solicitud Pública de ofertas y renuncio
a cualquier reclamación por ignorancia o errónea interpretación de los mismos.
He revisado detenidamente la oferta adjunta y no contiene ningún error u omisión.
La firma que legalmente represento no está inhabilitada o impedida para contratar, de conformidad
con la ley y el estatuto de contratación de LA EMPRESA. Cuando sobrevenga alguna de las causales
de inhabilidad o incompatibilidad establecidas en la ley durante el proceso de selección renunciaré a
la participación y a los derechos surgidos del mismo.
De igual manera manifiesto que la firma no está impedida para contratar con LA EMPRESA por
situaciones de relaciones comerciales o de parentesco con quienes ostentan la calidad de
administradores de LA EMPRESA.
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





Manifiesto no encontrarme en las listas OFAC (Clinton) y ONU; así mismo, los miembros de la Junta
Directiva o Junta de Socios, los Representantes Legales y el Revisor Fiscal, tampoco se encuentren
en dichas listas.
Manifiesto que he revisado los documentos
Manifiesto no estar incurso en causal de disolución y liquidación de la EMPRESA.
Manifiesto estar en capacidad legal, financiera y técnica para presentar OFERTA y en el evento de
resultar adjudicatario de la misma ejecutar el CONTRATO correspondiente.
Entiendo y acepto que la presente OFERTA es irrevocable. Por ello, no la podré retirar, modificar o
condicionar los efectos y alcance de su oferta durante el proceso de petición de ofertas.
He recibido la suficiente información sobre “preguntas y respuestas” y los siguientes adendas a la
presente solicitud Pública de ofertas:
No. __________________ Fecha _______________________
En la eventualidad de que resulte elegido como EL OFERENTE seleccionado, me comprometo a:
a) Firmar el CONTRATO y realizar, dentro del plazo estipulado, todos los trámites necesarios para su
legalización, en el momento que LA EMPRESA lo solicite.
b) Mantener vigente la garantía de seriedad de la oferta hasta tanto se expidan las pólizas adjudicadas.
c) Constituir y presentar oportunamente las demás garantías y pólizas exigidas en el CONTRATO.
d) Prestar los bienes y/o servicios objeto del CONTRATO de acuerdo con los términos y condiciones
contractuales dentro del plazo estipulado.
Atentamente
___________________________________
Nombre completo del Oferente
Dirección comercial
Firma
NOTA: Este es el modelo de la carta de presentación de LA OFERTA. Utilice papel membreteado. Si en EL
PROCESO de selección no se dieran Adendas ni informes sobre “Preguntas y Respuestas” omita el literal
respectivo. No agregue comentarios ni aclaraciones.
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FORMATO No. 2
RESUMEN DE LA OFERTA
Solicitud Pública de Ofertas:
OFERENTE:
Oferta No.:
Representante Legal:
Representante comercial en Colombia:
Domicilio Legal:
Teléfono (s):
FAX:
E-mail:
Fecha hasta la que es Válida LA OFERTA:
XXXXXX________________
________________________
________________________
________________________
________________________
________________________
________________________
________________________
________________________
________________________
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FORMATO No. 3
INFORMACIÓN GENERAL DEL OFERENTE
DESCRIPCIÓN DE LA FIRMA OFERENTE
NOMBRE O RAZÓN SOCIAL:
______________________
C.C. O NIT:
______________________
DIRECCIÓN
______________________
TELÉFONO
______________________
CIUDAD / DEPARTAMENTO:
______________________
Impuesto sobre la
renta
Contribuyente
Grandes contribuyentes:
Resolución:
Personas Jurídicas:
Personas Naturales:
Autoretenedor:
Retención en la
Fuente
Responsable
Impuesto a las
ventas
Si ( ) No ( )
Resolución :
Régimen Común:
Régimen Simplificado:
No responsable:
Impuesto de
Industria y Comercio
Actividad Económica:
CAPITAL
AUTORIZADO:
_______________
SUSCRITO: _______________
PAGADO: _______________
LÍMITE DE LA FACULTAD DEL REPRESENTANTE LEGAL PARA COMPROMETER A LA SOCIEDAD:
ILIMITADAMENTE
SI ( )
NO ( )
LIMITADO HASTA LA SUMA DE: ___________________
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Si las facultades del REPRESENTANTE LEGAL están por debajo del valor de la Oferta, debe presentarse
una autorización del órgano competente donde se le autorice para presentar la Oferta y firmar el
correspondiente contrato en caso de celebrar contrato.
TIPO DE SOCIEDAD:
NACIONAL
( )
EXTRANJERA
(
)
MIXTA
(
)
ESCRITURA DE CONSTITUCIÓN No _____ NOTARIA _____ DE ______________
MATRICULA MERCANTIL No. ____________________
CÁMARA DE COMERCIO
____________________
CLASE DE SOCIEDAD:
ANÓNIMA ( )
LIMITADA
( )
OTRA:______________
VIGENCIA DE LA SOCIEDAD ____________________
DURACIÓN:
DESDE _____________ HASTA
______________
EN EL EVENTO DE ESTAR PRÓXIMO EL VENCIMIENTO DE LA DURACIÓN DE LA SOCIEDAD INDIQUE
SI SE ENCUENTRA EN TRÁMITE ALGUNA EXTENSIÓN Y SEÑALE EL ESTADO EN QUE SE
ENCUENTRA
PERSONA AUTORIZADA PARA FIRMAR EL CONTRATO:
NOMBRE:
__________________________
CARGO:
__________________________
DOCUMENTO DE IDENTIDAD TIPO _____ No. ______________
DE _____________
La anterior información debe ser suministrada completamente por EL OFERENTE. En caso de requerir cualquier
aclaración debe hacerse a continuación.
NOTA: Se deben anexar los siguientes documentos y certificaciones:





Certificados de existencia y representación legal o su equivalente para personas jurídicas extranjeras sin
sucursal en Colombia.
Fotocopia del documento de identificación
Poder (si aplica)
Autorización de la Junta Directiva, Asamblea o Junta de socios (si aplica)
Si es consorcio o Unión Temporal los documentos correspondientes que demuestren su existencia y
representación.
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FORMATO No. 4
INFORMACIÓN GENERAL DEL REPRESENTANTE
Este formulario debe ser diligenciado cuando se represente en la presente contratación a otra sociedad.
Señalar qué tipo de contrato o vínculo jurídico tiene el REPRESENTANTE con la sociedad representada.
Apoderado o Representante
Sucursal
Comisión
( )
( )
( )
Contrato de agencia comercial
Mandato con representación
OTRO (Especificar)
( )
( )
( )
DATOS DE LA SOCIEDAD REPRESENTANTE
DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL: ______________________________
DIRECCIÓN: ___________________________________________________
CIUDAD: ______________________________________________________
TELÉFONO:
______________________
NIT:
______________________
TEL/FAX:
______________________
ESCRITURA DE CONSTITUCIÓN No: ___ NOTARIA: ___ DE: ______________
MATRICULA MERCANTIL No: ___________________________
CÁMARA DE COMERCIO DE: ___________________________
REPRESENTANTE LEGAL:
___________________________
CLASE DE SOCIEDAD:
ANÓNIMA ( )
LIMITADA
( )
OTRO:_________________
VIGENCIA DE LA SOCIEDAD ____________________
DURACIÓN:
DESDE _____________ HASTA
______________
La anterior información debe ser suministrada completamente siempre que la oferta se presente en
representación de otra persona, natural o jurídica. En caso de requerir cualquier aclaración, debe hacerse a
continuación.
Se deben anexar los poderes de representación y certificaciones que sean pertinentes.
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FORMATO No. 5
ESTADOS FINANCIEROS DEL OFERENTE
El Oferente debe adjuntar aquí el balance y los estados financieros dictaminados del año 2013 o 2014 si ya
están disponibles (Conforme el DOCUMENTO) para el análisis financiero de la propuesta.
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FORMATO No. 6
OFERTA ECONÓMICA
GRUPO No. 1
POLIZAS DE SEGUROS
DEDUCIBLES
PRIMA INCLUIDO IVA
PRIMA TOTAL
GRUPO No. 2
POLIZAS DE SEGUROS
DEDUCIBLES
N/A
N/A
PRIMA TOTAL
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PRIMA TOTAL
FORMATO No. 7
CAPITAL DE TRABAJO
(A DICIEMBRE 31 de 2014)
Certificamos que las cifras registradas en este anexo, son producto de cálculos realizados a partir de los
datos contenidos en los estados financieros, de los cuales se derivan y revelan de manera fidedigna la
situación de la ENTIDAD a DICIEMBRE 31 de 2013 y/o 2014.
Capital de trabajo = Activo Corriente - Pasivo Corriente
______________________
Representante Legal
_____________
Contador T. P.
Nota: DILIGENCIAR EL FORMATO EN SU TOTALIDAD.
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FORMATO No. 8
INDICE DE LIQUIDEZ
A DICIEMBRE 31 de 2.014
Certificamos que las cifras registradas en este anexo, son producto de cálculos realizados a partir de los
datos contenidos en los estados financieros, de los cuales se derivan y revelan de manera fidedigna la
situación de la ENTIDAD a DICIEMBRE 31 de 2013 y/o 2014.
Activo Corriente
Índice de Liquidez = -------------------------- = No. De veces
Pasivo Corriente
______________________
Representante Legal
_____________
Contador T. P.
Nota: DILIGENCIAR EL FORMATO EN SU TOTALIDAD.
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FORMATO No. 9
NIVEL DE ENDEUDAMIENTO
A DICIEMBRE 31 de 2.014
Certificamos que las cifras registradas en este anexo, son producto de cálculos realizados a partir de los
datos contenidos en los estados financieros, de los cuales se derivan y revelan de manera fidedigna la
situación de la ENTIDAD a DICIEMBRE 31 de 2013 y/o 2.014.
Pasivo Total – Reservas Técnicas
Nivel de Endeudamiento = -----------------------------------------Activo Total
______________________
Representante Legal
_____________
Contador T. P.
Nota: DILIGENCIAR EL FORMATO EN SU TOTALIDAD
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FORMATO No. 10
DECLARACIÓN DEL OFERENTE
El oferente declara conocer el DOCUMENTO DE SOLICITUD PUBLICA DE OFERTAS y declara su
aceptación al mismo.
Firma
Representante legal
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FORMATO No. 11
ANEXOS DE LA PROPUESTA
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