1 City Tours OnLine Manual de Uso Página de Comienzo (Opciones

City Tours OnLine
Manual de Uso
Página de Comienzo (Opciones)
• Request Account (Abrir Cuenta) – Envíe pedido via e-mail a ventas
• Account Statement (Estado de Cuenta) – Requiere clave especial
• About Us (City Tours)
• Contact Us – Nombres, e-mails y números de telefono
•
Log On
1. Account Number :
2. Code
:
- Número de cuenta
- Clave
“Submit” = “Envíe”
•
Main Page (Opciones)
• “Services”
• “Circuits”
• “View Past Reservations”
• “View Active Reservations”
- Adicionar servicios terrestres
- Adicionar circuitos (escursiones en autobus)
- Vea reservas pasadas (Facturadas o Canceladas)
- Vea reservas activas
“Agency”
“Reservation Number”
- Nombre de la agencia
- Número de reserva (New Booking = Nueva Reserva)
Para buscar disponibilidad en los hoteles
Seleccione :
1. Data Source
• City Tours
• Hilton Direct
2. Destination (Destino)
3. Dates (Fechas)
• Arrival (Llegada)
• Departure (Salida)
4. Passenger Profile
5. Find
“Go” – “Envie”
- hoteles contratados por City Tours. Precios de venta incluyen impuestos.
- coneccion directamente con Hilton. Precios no incluyen impuestos.
- seleccione de las ciudades mas populares o de la lista “City List …”
- Cantidad de adultos, jovenes (10-16) y niños (1-9) que ocuparan la habitacion
** jovenes mayores de 17 se deberan ingresar como adultos
- Comenzar el proceso
Nota: Se permite reservar 2 habitaciones por referencia
•
Search Results Page (Resultados)
Category
Hotel
Room Type
ADR
Book
Notes
Policy
- Categoría del hotel
- Nombre del hotel
- Tipo de habitación
- Tarifa promedía.. presione sobre la tarifa para ver detalles por día
- Presione para reservar
- Informacion del hotel
- Politica de cancelacion
1
•
Passenger Information Page (Informacion de la agencia y del pasajero - todos los campos deben ser completados)
1. Agency Data
a. Agency Reference
b. Agent Name
2. Guest Data
a. First Name
b. Last Name
- Referencia usada por la agencia
- Nombre del agente haciendo la reserva
- Primer nombre del pasajero (Máximo 15 caracteres)
- Apellido del pasajero (Máximo 25 caracteres)
“Submit” = ”Envíe”
•
- Enviar el pedido
Reservation Details Page (Detalles de la reserva )
“Agency”
“Reservation Number”
“Status”
•
•
•
•
- Nombre de la agencia
- Número de la reserva(sistema de City Tours)
- El estado de la reserva
“FP” – Requiere prepago… fecha de prepago se podra ver en ‘View Active
Reservations’…en la columna ”Action Date” bajo el número de la reserva
“RQ” – Requiere confirmacion por la agencia antes de la fecha indicada por el
“Action Date” en “View Active Reservations”
“KK” – Reserva confirmada
“QY” – Es solo una cotizacion …Hoteles y servicios estan sujeto a confirmacion
El estado de la reserva que devuelve el sistema es determinado por las condiciones comerciales de la agencia.
Opciones:
1. Log Off
2. New Reservation
3. Main
4. Add Services
5. Add Hotels
6. Print Summary
- Cerrar sistema
- Comenzar nueva reserva… cierra la reserva actual y comienza una nueva
- Cierra la reserva actual y lo devuelve a la página principal
- Adicionar servicios
- Adicionar noches de hotel
- Imprima una copia de los detalles
2
Add Services (Adicionar servicios terrestres)
• Services Request Page
1. Select the City
2. Select the Date
3. Passenger Profile
a. Lead Passenger
- Seleccione la ciudad
- Seleccione la fecha
- Este campo se encontrara vacio si no hay pasajeros registrados en la reserva.
Teniendo un pasajero registrado , tendra la opcion de seleccionar el pasajero
registrado o un nuevo pasajero (“New Passenger”).
- Seleccione la cantidad de adultos, jovenes (13-17) y niños (1-12) que tomaran
el servicio ** jovenes mayores de 17 se deberan ingresar como adultos
- Con 2 pasajeros registrados, seleccionando la opcion “All” asigna a todos los
pasajeros registrados al servcio tomado
“Go” = “Envíe”
Esta accion devuelve los servicios ofrecidos en la ciudad y con las fechas indicadas….
Los precios son netos y reflejan las condiciones de descuento de la agencia, si los hubiera …
1.
2.
3.
4.
5.
City Selected
- Ciudad seleccionada
Date Selected
- Fecha seleccionada
Select the Service
- Seleccione el servicio
Additional Information
- Informacion adicional (informacion del pasajero, destino, etc…)
Flights Information
- Información de los vuelos
a. Marque “Arrival”(Llegada) o “Departure” (Salida), la fecha y horario
b. Marque “Arrival”(Llegada) o “Departure” (Salida), la fecha y horario
Para informar solo un vuelo (llegada o salida) use la opcion 5a..
Las opciones 6 y 7 no se mostraran cuando hay 2 pasajeros con servicios registrados
6. Agency Data
c. Agency Reference
d. Agent Name
7. Passenger Data
a. First Name
b. Last Name
- Informacion de la agencia
- Referencia usada por la agencia
- Nombre del agente haciendo la reserva
- Primer nombre del pasajero (Máximo 15 caracteres)
- Apellido del pasajero (Máximo 25 caracteres)
“Go” = “Envíe”
3
Add Hotels (Adicionar un hotel)
• Main Page
• “View Past Reservations”
• “View Active Reservations”
“Agency”
“Reservation Number”
Seleccione :
1. Data Source
a. City Tours
b. Hilton Direct
2. Destination (Destino)
3. Dates (Fechas)
a. Arrival (Llegada)
b. Departure (Salida)
4. Passenger Profile
- Vea reservas pasadas (Facturadas o Canceladas)
- Vea reservas activas
- Nombre de la agencia
- Número de reserva
- hoteles contratados por City Tours. Precios de venta incluyen impuestos.
- coneccion directamente con Hilton. Precios no incluyen impuestos.
- seleccione de las ciudades mas populares o de la lista “City List …”
- Cantidad de adultos, jovenes (10-16) y niños (1-9) que ocuparan la habitacion
** jovenes mayores de 17 se deberan ingresar como adultos
5. Find
“Go” = “Envie”
- Comenzar el proceso
4
Add Circuits (Adicionar un circuito)
• Circuit Request Page
1. Select Departure Point (Coast)
2. Selected Circuit Name
3. Selected Departure Month & Year
- Seleccione costa (East) este u oeste (West)
- Seleccione el circuito
- Seleccione el mes y el año de partida
Nota: La temporada de muchos de los circuitos comienzan en un año y teminan el proximo año.
“Next” = “Continue”
Proxima pagina – (Resultados)
“Circuit Selection”
1. Name
2. Date
3. Rooms
4. Show
- Nombre del circuito – (seleccione un salida)
- Fecha de salida
- Habitaciones disponibles
- Muestra el itinerario
“Room Profile Selection”
1. Lead Passenger
- Pasajero principal
2. Adults/ Juniors/ Children
- Cantidad de adultos/jovenes/niños que ocuparan la habitacion
3. Select
- Seleccione el pasajero que ocupara la habitacion
Nota: Las opciones de Lead Passenger y Select solo se muestran cuando hay un pasajero registrado
“Hotel Rooms Details”
1. Type
2. Price
3. Net
4. Capacity
5. Adults
6. Children
7. Beds
8. Note
- Tipo de habitacion
- Precio de la habitacion por pasajero
- Precio neto a la agencia(con descuento)
- Capacidad maxima de la habitacion
- Maximo numero de adultos en la habitacion
- Maximo numero de jovenes/niños en la habitacion
- Maxima cantidad de camas
- Nota: Maxima edad del niño
“Cancellation Policy”
1. Days
2. Adult
3. Child
4. No Show
- Condiciones de cancelacion
- Numero de dias
- Gasto por adulto
- Gasto por niño
- Gasto de cancelacion cancelando el dia de llegada
“Next” = “Continue”
•
Circuit Passenger Info
“Circuit Name”
“Departure Date”
1. Agency Data
a. Agency Reference
b. Agent Name
2. Passenger Data
c. First Name
d. Last Name
“Lead Passenger”
- Nombre del circuito
- Fecha de salida
- Referencia usada por la agencia
- Nombre del agente haciendo la reserva
- Primer nombre del pasajero (Máximo 15 caracteres)
- Apellido del pasajero (Máximo 25 caracteres)
- el nombre del pasajero principal
Nota: Los hoteles de los circuitos requieren todos los nombres de los pasajeros que ocuparan una habitacion. El sistema
mostrara un registro para cada pasajero indicado en la pagina anterior (Circuit Request Page).
5
“Next” = “Continue”
Resumen:
“Agency”
“Reservation Number”
“Circuit Name”
“Departure Date”
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
Passenger
Type
Qty
Room
Type
Rate
SubTotal
Discount
Total
- Nombre de la agencia
- Número de reserva
- Nombre del circuito
- Fecha de salida
- Nombre del pasajero
- Tipo de pasajero (adulto / niño)
- Cantidad de pasajeros
- Cantidad de habitaciones
- Tipo de habitacion
- Precio
- Suma de los precios
- Descuento aplicado
- Total neto de los servicios
“Submit” = “Envie”
View Past Reservations
•
Inactive Reservations List Page
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Reservation
Passenger
Agent
Reference
Action Date
Status
- Presione sobre el número de la reserva para ver los detalles
- Nombre del pasajero
- Nombre del agente que inicio la reserva
- Referencia de la agencia
- Fecha en que se facturo o cancelo la reserva
- ‘CC’ : Facturado; ‘XA’ o “XC’ : Cancelado
View Active Reservations
•
Active Reservations List Page
1.
2.
3.
4.
5.
Reservation
Passenger
Agent
Reference
Action Date
– Presione sobre el número de la reserva para ver los detalles
– Nombre del pasajero
– Nombre del agente que inicio la reserva
– Referencia de la agencia
– Indica la fecha:
‘KK’ : De cancelación sin gastos
‘FP’ : Prepago o Cancelación
‘RQ’ : Reconfirmación de la agencia o Cancelación
6.
Status
- ‘KK’ : Confirmado; ‘
- ‘FP’ : Requiere Prepago;
- ‘RQ’ : Requiere reconfirmación de la agencia;
6
7. Action
8. Arrival Date
- ‘QY’ : Solo una cotización
- Acciones que se pueden tomar sobre esta reserva
• None
– No se permite tomar accion en este status
• Cancel
– Solo se puede cancelar en este status
Presione ‘Cancel’ . y le saldra un cartel pidiendo su nombre
Presionando ‘OK’ enviara un pedido de cancelación cambiando
la accion ‘Cancel’ a ‘Cxl Rqst’ y ‘Arrival Date’ a la fecha que se pidio la
cancelación .
Nota: Esta accion solo pide la cancelación… el proceso tarda hasta 24
horas para completar la cancelación. Si despues de 24 horas la reserva
sigue en el mismao ‘Status’, favor comunicarse con nuetro dpto. de
reservas.
• Confirm
– Solo se permite confirmar en este status
- Fecha de llegada del pasajero
Buscar por numero de reserva:
Usted puede encontrar la reserva que busca mas rapido utilizando la casilla “List From” y presionando “Go”
•
Vouchers (Cupones)
Para imprimir cupones para los hoteles y servicios de una reserva, seleccione “View Active Reservations” desde la pagina “Main
Page”. Encuentre y seleccione el numero de la reserva. Se abrira una pagina con los detalles de la reserva. La palabra “Voucher”
estara escrita al lado de cada hotel y servicio. Ciertos servicios, como las entradas a Disney, no tendran esta opcion.
Disney : Para imprimir cupones
• Pasajeros hospedados en un hotel de Disney World
Las admisiones seran cargadas electronicamente a la llave de su habitacion
• Pasajeros hospedados en hoteles afuera de Disney World
Unos dias antes de la llegada del pasajero, nuestro departamento de operaciones enviara un e-mail a su agencia con el
link electronico al sitio de Disney. El link le permitira a imprimir el cupon en su oficina. El cupon es valido y no
reembolsable.
Agregar Servicios: Para agregar servicios a una reserva existente, favor enviar su pedido a [email protected]
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