legalizacion de libros oficiales. nueva obligacion: presentacion

Circular Gral./Zirk.orok.: 65
Circular Part./Norb.zirk.: 9
Refª./Errefer.: AG/AA
Fecha/Data: 10-03-2015
LEGALIZACION DE LIBROS OFICIALES.
NUEVA OBLIGACION: PRESENTACION TELEMATICA.
VENCIMIENTO DEL PLAZO: 30/04/2015
La normativa mercantil exige a los/as empresarios/as la llevanza de una serie de libros obligatorios: los
exigidos por la normativa contable (Diario, Cuentas Anuales, etc.),y en el caso de las sociedades, un libro
de Actas que recojan las actas de Junta General de socios/accionistas y un Libro Registro de socios o,
en caso de la SA, un Libro Registro de acciones nominativas. Estos libros deben ser legalizados ante el
Registro Mercantil.
Hasta ahora, la legalización podía hacerse de dos formas: bien con carácter previo a su utilización (libros con
hojas en blanco prelegalizados, sistema utilizado habitualmente para los libros de Actas y Registro de
Socios) o bien legalizados después de su confección (sistema habitual para legalizar los libros contables)
Se implanta ahora, tanto la obligación de llevar estos libros exclusivamente en soporte
electrónico como de que además, sean legalizados de forma telemática. Desaparece por tanto el
sistema de Prelegalización de hojas en blanco.
1. ENTRADA EN VIGOR
Ejercicios iniciados a partir del 29/09/2013. No obstante, con carácter general, para las empresas cuyo
ejercicio coincida con el año natural, será de aplicación para el ejercicio 2014, cuyos libros deberán
legalizarse antes del 30 de abril de 2015.
2. LLEVANZA DE LIBROS Y LEGALIZACION
Todos los libros deberán cumplimentarse exclusivamente en soporte electrónico y deberán ser enviados por
vía telemática, dentro de los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio social (Generalmente, antes del 30 de
abril de cada año)
2.1. Prelegalización.
Para los ejercicios iniciados a partir del 29/09/2013 no podrá legalizarse ningún tipo de libro en blanco para
su posterior utilización.
2.2. Libros en blanco ya prelegalizados.
Si la empresa dispone de libros encuadernados en blanco y ya legalizados, sólo podrán ser utilizados para
contabilidades, contratos y actas de ejercicios referidos a periodos anteriores al 29/09/13.
Una vez finalizado este último ejercicio social, (a partir del 1/1/2014) se procederá al cierre de los
mismos. Para ello se deberá habilitar una diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de
dichos libros (abril de 2015).
Si se hubiera incluido cualquier tipo de información con posterioridad al cierre del ejercicio, se procederá
igualmente al cierre del libro en cuestión, trasladando dichos asientos, contratos o actas, al libro
correspondiente, que deberá enviarse telemáticamente.
Desde la fecha de referencia este documento se encuentra en:
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3. LIBRO DE ACTAS
Todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, (Actas de Junta
General y Actas del Consejo de Administración), celebradas a partir del 29/09/2013 (en general a partir del
01/01/14) deberán reflejarse en soporte electrónico y deberán ser presentados de forma telemática para
su legalización dentro de los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio social.
La legalización de este libro deberá realizarse todos los años. (Este es un gran cambio con respecto a
la normativa anterior).
El criterio del Registro Mercantil de Bizkaia es que todas las Actas aprobadas durante 2014, incluida la de la
Junta General Ordinaria de Socios que aprueba las cuentas de 2013, deberán legalizarse telemáticamente
antes del 30/04/2015 en un nuevo libro electrónico de Actas.
4. LIBRO DE SOCIOS
En el caso de los libros registros de socios o de acciones nominativas, se procederá de forma similar a la
anteriormente establecida para los libro de actas.
Los libros registros de socios o de acciones nominativas ya legalizados en blanco, podrán ser objeto de
utilización para las acciones celebradas con anterioridad al 29 de septiembre de 2013.
En todo caso, una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, se deberá legalizar un libro, en el que
conste la titularidad inicial de los fundadores.
5. SOCIEDADES SIN LIBRO DE ACTAS
En caso de que la empresa no disponga de Libro de Actas legalizado, o de Socios (para SL) o el Acciones
nominativas (para SA) podrán legalizarse, aunque no se disponga de un libro inicial.
En este caso, podrán incluir en los primeros libros presentados telemáticamente, todas las actas y vicisitudes
de la sociedad desde la fecha de su constitución hasta la fecha de cierre (con un procedimiento específico
para ello).
6. PERDIDA DE LOS LIBROS
En caso de pérdida o extravío, se podrá legalizar un libro con el contenido de los libros inutilizados, siempre
que se acredite por denuncia policial o por acta notarial los hechos anteriormente señalados.
7. FORMA DE ENVÍO TELEMATICO DE LOS LIBROS
Los libros se enviarán telemáticamente mediante la plataforma de tramitación telemática del Colegio de
Registradores, en la web registradores.org en un soporte electrónico, atendiendo a los requisitos técnicos
que se especifican en el anexo I de la Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los
Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios.
8. NORMATIVA
Instrucción de 12/02/2015, de la Dirección Gral.de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros
de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los
emprendedores y su internacionalización. BOE Núm. 40. Lunes 16 de febrero de 2015.
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