Documento 802725

PROCEDIMIENTO
PAGOS
1.
CÓDIGO: GAF-PR-001
VERSIÓN: 00
FECHA: Oct / 14
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OBJETO:
Establecer un procedimiento que regule los pagos a los diferentes proveedores de
La empresa de Acueducto, Alcantarillado y aseo del Tolima S.A. E.S.P oficial,
manteniendo un control en las cuentas y garantizando el pago oportuno.
2.
ALCANCE:
Este procedimiento aplica desde la recepción de las facturas, documentos
equivalentes o cuentas de cobro, contabilización, emisión, elaboración de
transferencias y firma de cheques, hasta el pago a proveedores
3.
DEFINICIONES:
3.1 CUENTA: totalidad de documentos que se requieren para un pago.
4.
CONDICIONES GENERALES:
4.1 Toda factura debe cumplir con los requisitos a que se refieren los Artículos 617 y
618 del Estatuto Tributario (Última modificación Ley 223 de 1995 - Reforma
Tributaria. y la ley 1233 de 17 de julio 2008).
4.2. Se deben tener en cuenta la totalidad de los requisitos establecidos por División
Financiera y Tesorería para el pago de las obligaciones concebidas por la
Empresa de Acueducto, Alcantarillado y aseo del Tolima S.A E.S.P oficial- EDAT
la EDAT así: formato lista de chequeo (GAF-FO-001), adicionalmente se debe
tener en cuenta lo siguiente:
1. Evitar anexar soportes no previstos o no solicitados, ya que esta situación
ocasiona desgastes administrativos en tiempo y otros recursos físicos, que
implican costos adicionales innecesarios.
2. Todos los documentos antes mencionados deben ser totalmente legibles.
3. Si bien se continúa con la presentación de las planillas de Seguridad Social,
su revisión, veracidad y control es de exclusiva responsabilidad de los
supervisores de conformidad con la Ley.
4. Son inadmisibles las enmendaduras, tachones, borrones o cualquier otro tipo
de alteración en la documentación que se presenten para adelantar los
procesos.
ELABORÓ:
Ángela Lezama
Jefe División Financiera
Fecha: 01/09/14
REVISÓ:
Ángela Lezama
Representante Dirección
Fecha: 24/09/14
APROBÓ:
Comité Calidad - MECI
Fecha: 03/10/14
COPIA CONTROLADA
PROCEDIMIENTO
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5. Las cuentas para pago deben ser radicadas en correspondencia por quien
corresponda de la siguiente manera: cuentas pagadas por la EDAT S.A.
E.S.P. OFICIAL en dos originales debidamente organizados. Cuentas
pagadas por el FIA en tres originales debidamente organizados.
6. Las cuentas de pago correspondientes a servicios y suministros deben ser
radicadas con el supervisor asignado para su revisión y autorización, cuando
cumplan con la totalidad de los requisitos serán devueltas al contratista para
que sean radicadas en la recepción de la EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL, para
continuar proceso.
7. Las cuentas de pago correspondientes a contratos de obra deben ser
radicadas con el interventor para su revisión y autorización, quien la radicará
con el supervisor asignado por parte de la EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL para su
revisión, cuando cumplan con la totalidad de los requisitos será radicada en la
recepción de la EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL por parte del supervisor, para
continuar el proceso.
8. El término para revisión y pago de las cuentas en el área financiera será de
tres (03) días hábiles, las cuentas que presenten inconsistencias serán
devueltas y se tendrá el mismo término para su nueva revisión.
9. Las facturación de consorcios y uniones temporales deben cumplir con lo
previsto en el Artículo 11 del Decreto 3050 de 1997, por el cual se reglamenta
el Estatuto Tributario, la Ley 383 de 1997 y se dictan otras disposiciones.
5.
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES:
5.1. CONTROLES A VERIFICAR PREVIOS A LA RADICACIÓN
Este control inicial debe ser realizado por quien haga las veces de secretaria ejecutiva, y
aplican en forma general para todos los pagos y obligaciones contraídas por la Empresa
de Acueducto, Alcantarillado y aseo del Tolima S.A E.S.P oficial- EDAT, adicionalmente
se tendrán en cuenta, los controles enunciados para cada tipo de pago en particular.

Que la factura corresponda a un bien o servicio debidamente tramitado y suscrito
y con el Vo. Bo. y el informe de supervisión.

Que los documentos de la lista de chequeo (GAF-FO-001) sean los realmente
entregados.
.
ELABORÓ:
Ángela Lezama
Jefe División Financiera
Fecha: 01/09/14
REVISÓ:
Ángela Lezama
Representante Dirección
Fecha: 24/09/14
APROBÓ:
Comité Calidad - MECI
Fecha: 03/10/14
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5.2 RECEPCION DE CUENTAS
La Secretaria Ejecutiva de la Empresa de Acueducto, Alcantarillado y aseo del Tolima S.A
E.S.P oficial- EDAT, recibe las cuentas de cobro y/o facturas generadas durante el
periodo respectivo, teniendo en cuenta el lleno total de los requisitos (Ver 4,1 y 4,2),
apoyándose en la lista de chequeo con excepción a las facturas de servicios públicos.
Por efectos de cambio de mes solo se recibirán facturas, documentos equivalentes y
cuentas de cobro, con el lleno total de los requisitos (Ver 4,1 y 4,2) hasta el día 25 de
cada mes, en caso de que la fecha 25 sea un sábado, domingo o festivo se recibirá el día
hábil anterior.
La Secretaria Ejecutiva, radica las facturas, documentos equivalentes y cuentas de cobro,
con el lleno total de los requisitos (Ver 4,1 y 4,2) asignándole un consecutivo de en la
planilla de radicado de cuentas (GAF-FO-002) y esta es remitida a la División Financiera y
de tesorería.
La división financiera y de tesorería recibe las facturas, documentos equivalentes y
cuentas de cobro, con el lleno total de los requisitos (Ver 4,1 y 4,2) y en un término de 3
días hábiles realiza la revisión a cada uno de los soportes que las componen, una vez
revisadas cuentas, si estas cumplen con los requisitos continúan el proceso de pago, si
NO CUMPLEN a cabalidad con los requerimientos exigidos en la lista de chequeo (GAFFO-001), estas son devueltas a la secretaria Ejecutiva, en la planilla de entrega (GAFFO-002), y la secretaria ejecutiva realiza la devolución al supervisor correspondiente en
la planilla de radicado de cuentas (GAF-FO-002).
5.3 VERIFICACIÓN A LA DOCUMENTACIÓN RECIBIDA EN DIVISION FINANCIERA
Con base en la documentación recibida de la recepción, en la división financiera y de
tesorería realiza una revisión así:

Verificar con la lista de chequeo establecida y revisada en la secretaría ejecutiva
que el paquete total contenga los documentos mencionados (GAF-FO-001)
 Verificar los requisitos legales de las facturas documentos equivalentes y cuentas
de cobro.
 Verificar que los ítems/cantidades facturados coincidan con las unidades recibidas
relacionadas en la entrada de inventarios, debidamente sellada y firmada por el
responsable del proceso.
 Verificar el estado de cuenta del tercero y/o proveedor, observando pagos o
anticipos pendientes por legalizar.
ELABORÓ:
Ángela Lezama
Jefe División Financiera
Fecha: 01/09/14
REVISÓ:
Ángela Lezama
Representante Dirección
Fecha: 24/09/14
APROBÓ:
Comité Calidad - MECI
Fecha: 03/10/14
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5.4
CONFIRMACION PARA PAGOS EN LA DIVISION FINANCIERA Y DE
TESORERIA



Revisar las facturas programadas para pago.
Revisar los vencimientos que se generan de las cuentas a pagar, teniendo en
cuenta la disponibilidad de recursos y en casos excepcionales emergencias
sociales y/o direccionamientos específicos que determinen premura para la
realización de pagos.
Pasar a quien haga las veces de contador las cuentas para ser registradas en el
sistema de información contable, teniendo en cuenta
las características
enunciadas en el ítem anterior.
5.5. REGISTRO DE LA INFORMACION Y ELABORACION DEL COMPROBANTE DE
EGRESO.
Con base en las cuentas debidamente autorizadas, se procede a clasificar las facturas,
y/o cuentas de cobro según sea el caso, para luego realizar los respectivos registros
contables, teniendo en cuenta la normatividad vigente para tal fin y así poder emitir el
comprobante de Egreso, el cual se realiza en el sistema de información contable, este
comprobante debe contener las firmas de los funcionarios que ejerzan los cargos de
Contador, Jefe de la División Financiera y tesorería y el Gerente de la Empresa de
Acueducto, Alcantarillado y aseo del Tolima S.A E.S.P oficial- EDAT.
Con los comprobantes de egreso el auxiliar contable realiza la planilla de pago (GAF-FO003) que se remite al jefe de división financiera y tesorería, con la firma de quien la
realiza, para su respectiva revisión y Vo. Bo.
5.6 FORMAS DE PAGO
En la Empresa de Acueducto, Alcantarillado y aseo del Tolima S.A. E.S.P oficial- EDAT
existen 2 formas de pago, en cheque o por transferencia electrónica, esta última a través
de los portales de las diferentes entidades financieras con las que la Empresa de
Acueducto, Alcantarillado y aseo del Tolima S.A E.S.P oficial EDAT tiene productos
financieros.
5.6.1 EN CHEQUE
Se debe verificar que se hayan realizado los respectivos traslados de fondos a las
cuentas emisoras de las diferentes entidades financieras por la cual se va a emitir el
cheque, una vez realizado el cheque se verifica que cumpla con:
Fecha
Beneficiario
Importe
Valor en letras corresponda con el valor en números.
ELABORÓ:
Ángela Lezama
Jefe División Financiera
Fecha: 01/09/14
REVISÓ:
Ángela Lezama
Representante Dirección
Fecha: 24/09/14
APROBÓ:
Comité Calidad - MECI
Fecha: 03/10/14
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Las medidas de seguridad: firmas y sello.
Cumplido lo anterior, se firma el comprobante de egreso en señal de aprobación.
5.6.2 TRANSFERENCIA ELECTRONICA
Si es Transferencia electrónica, se realiza por intermedio de una plataforma previamente
establecida y con el lleno total de los requisitos de seguridad para este fin, quien haga las
veces de jefe de la división financiera debe realizar el ingreso de las planillas que
contienen la información para el giro; imprimirlas y dejarlas listas para la firma y envío del
gerente.
Si por fallas técnicas en la plataforma o circunstancias ajenas al manejo, no se pueden
realizar los pagos por transferencia electrónica, se realizan los pagos con cheque (Ver
5.6.1)
5.6.3 PROCESO DE PAGO EN GERENCIA
El gerente verifica que los pagos relacionados en la planilla de pago (GAF-FO-003)
correspondan a los establecidos en la planilla de la plataforma electrónica, los cheques
elaborados y las cuentas, una vez realizado este proceso se aprueba y firma la planilla
GAF-003, se firman los cheques o se realiza la firma y envío a través de la plataforma
electrónica.
6. DOCUMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS
7.

Lista de chequeo (GAF-FO-001)

Planilla de radicado de cuentas (GAF-FO-002)

Planilla de pago (GAF-FO-003)
CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Fecha de aprobación
ELABORÓ:
Ángela Lezama
Jefe División Financiera
Fecha: 01/09/14
REVISÓ:
Ángela Lezama
Representante Dirección
Fecha: 24/09/14
Descripción de cambios
APROBÓ:
Comité Calidad - MECI
Fecha: 03/10/14
COPIA CONTROLADA