658.87-G897p-Capitulo II

CAPÍTULO II
Marco Teórico
II. MARCO TEÓRICO SOBRE ADMINISTRACIÓN, PROCEDIMIENTOS,
EFICIENCIA, CRÉDITOS, CUENTAS POR COBRAR (COBROS) Y
RENTABILIDAD
A. ADMINISTRACIÓN
1. Definiciones de Administración
Administración es la ciencia, técnica o arte que por medio de los recursos humanos,
materiales y técnicos, pretende el logro óptimo de los objetivos mediante el menor
esfuerzo para lograr una mayor utilidad
“Administración es el proceso de planificación, organización, dirección y control del
trabajo de los miembros de la organización y de usar los recursos disponibles de la
organización para alcanzar las metas establecidas.”1/.
“La administración es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que,
trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos”2/.
“Administración consiste en coordinar las actividades de trabajo de modo que se
realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas.” 3/
1
JAMES A F. STONER; R. EDWARD FREEMAN; DANIEL R. GILBERT, JR. Administración, 6ª. Edición.México, PRENTICEHALL, 1996,p. 7
2
HAROLD KOONTZ; HEINZ WEIHRICH Administración, Una Perspectiva Global, 12ª. Edición, México, MC GRAW HILL, 2004.
p. 6.
3
STEPHEN P. ROBBINS; MARY COULTER. Administración, 8ª Edición, México, PEARSON Prentice Hall, 2005. p. 8
38
CAPÍTULO II
Marco Teórico
2. Antecedentes históricos de la Administración4/
Los emprendimientos organizados y encabezados por personas responsables de
planear, organizar, dirigir y controlar
las actividades, han existido desde hace
milenios. Por ejemplo, Las pirámides de Egipto y la Gran Muralla China son pruebas
palpables de que mucho antes de la edad contemporánea se emprendían proyectos
de tremenda envergadura en los que participaban miles de personas. Las pirámides
son un ejemplo particularmente llamativo.
La construcción de una sola pirámide daba ocupación a más de 100,000 trabajadores
durante 20 años. ¿Quién decía a cada cual lo que tenia que hacer? ¿Quién verificaba
que hubiera suficientes piedras en el sitio de construcción para que los trabajadores
no se quedaran de brazos cruzados? La respuesta es que fueron los gerentes.
Como quiera que se llamaran en esa época alguien tenia que planear las labores,
organizar a las personas y materiales, instruir y dirigir a los albañiles y ver imponer
que todo se hiciera según lo planeado.
Otras prácticas administrativas tempranas se desarrollaron en el siglo XV en la
ciudad de Venecia, Italia, importante centro de la economía y el comercio en aquella
época.
Los venecianos desarrollaron una forma temprana de empresa comercial y llevaban
a cabo muchas actividades similares a las que realizan las organizaciones de hoy,
tales como: la línea de ensamble que estandarizó la producción; un sistema de
almacén e inventario para vigilar las reservas; las funciones de personal
(administración de recursos humanos) necesarias para dirigir a la fuerza de trabajo, y
un sistema de contabilidad que les permitía llevar la cuenta de sus ingresos y sus
costos.
4
STEPHEN P. ROBBINS; MARY COULTER ob. cit #11, p. 26
39
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Dos hechos históricos significativos influyeron para promover el estudio de la
administración. El primero de esos acontecimientos sucedió en 1776, cuando Adam
Smith publicó una doctrina económica clásica, The Wealth of Nations (La riqueza de
las naciones), en la cual especificó las ventajas económicas que las organizaciones y
la sociedad podían obtener mediante la división del trabajo.
La conclusión de Smith es que la división del trabajo eleva la productividad porque
acrecienta las habilidades y destrezas de cada uno de los trabajadores, ahorra el
tiempo que éstos pierden generalmente al pasar de una tarea a otra, y propicia la
creación de nuevos inventos y máquinas para ahorrar esfuerzo.
La segunda influencia, y tal vez la más importante, sobre la administración antes del
siglo XX fue la Revolución Industrial. Iniciada en el siglo XVIII en Gran Bretaña, la
revolución cruzó el Atlántico y llegó a los Estados Unidos en el siglo XIX.
Su principal contribución fue la sustitución de la fuerza del hombre por la fuerza de la
máquina, lo cual, a su vez, hizo que la fabricación de bienes en fábricas fuera más
económica que en el hogar. Esas grandes y eficientes fábricas que utilizaban equipo
motorizado requerían habilidades administrativas.
La llegada de la fuerza de la máquina, la producción en masa, la reducción de los
costos de transporte por la rápida expansión de los ferrocarriles, y la ausencia casi
total de reglamentos del gobierno favorecieron también el desarrollo de grandes
corporaciones.
La necesidad de contar con una teoría formal que sirviera como guía para que los
administradores ejercieran la dirección de sus organizaciones había empezado a
sentirse.
3. Proceso Administrativo
El proceso administrativo es el conjunto de decisiones y actividades de trabajo que
los gerentes realizan en forma continua al planificar, organizar, integrar, dirigir y
controlar los esfuerzos de los miembros de la organización, y el empleo de todos los
demás recursos, para lograr objetivos organizacionales establecidos.
40
CAPÍTULO II
Marco Teórico
3.1 Planeación5/
a) Concepto de planeación
La planeación precede a las demás etapas del proceso administrativo, ya que
planear implica tomar las decisiones más adecuadas acerca de lo que habrá de
realizarse en el futuro.
La planeación establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo.
La eficiencia en la ejecución depende en gran parte de una adecuada planeación, y
los buenos resultados no se logran por sí mismos; es necesario establecer
los
objetivos que se persiguen con anticipación.
El primer paso en un buen proceso de planeación radica en seleccionar objetivos
útiles. Luego, se mide la posición inicial en relación con el objetivo, se identifican las
actividades y los resultados específicos. Se implementan las herramientas y los
métodos requeridos para alcanzar el objetivo. Finalmente, se revisan las actividades
y objetivos, tomando como base los resultados intermedios.
b) Importancia de la planeación
La planeación es la herramienta que ayuda a los administradores a desarrollar
nuevas aptitudes y procedimientos para encarar los negocios de mañana. Aunque
también proporciona a la empresa muchas otras cosas valiosas, su mayor aportación
radica en hacer frente al cambio.
c) Ventajas y desventajas de la Planeación
¾ Las ventajas de la planeación pueden resumirse en los siguientes puntos:
•
Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de uso racional de
los recursos.
5
JAVIER BENAVIDES PAÑEDA. Administración, México, MC GRAW- HILL, 2004. p. 38-41
41
CAPÍTULO II
•
Marco Teórico
Reduce los niveles de incertidumbre que se puedan presentar en el futuro,
aunque no los elimina.
•
Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten,
con las mayores garantías de éxito.
•
Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.
•
Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
•
Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador
magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
•
Reduce el trabajo improductivo.
¾ Desventajas de la Planeación
•
No se puede contar con datos precisos sobre el futuro.
•
En algunos casos, su costo puede exceder a su utilidad.
•
En ocasiones paraliza la iniciativa individual.
•
Puede retardar la acción.
3.2 Organización
a) Concepto de Organización
Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de
los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y
agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del
grupo social.
b) Importancia de la Organización
Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:
•
Es de carácter continuo; jamás se pude decir que ha terminado, dado que la
empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión,
contratación, nuevos productos, entre otros), lo que provoca la necesidad de
efectuar cambios en la organización.
42
CAPÍTULO II
•
Marco Teórico
Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
•
Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e
incrementando la productividad.
•
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.
3.3 Integración 6/
a) Concepto y naturaleza de la Integración
Para operar con eficacia, toda organización, sin importar su magnitud requiere
recursos de carácter humano, material, financiero y técnico, los cuales deben
obtenerse, integrarse, conservarse y desarrollarse de manera correcta, de no ser así,
pueden convertirse en grandes limitantes para la obtención de los resultados de
máxima eficacia que se espera alcanzar.
b) Elementos de la Integración
•
Recursos humanos. La administración debe poner especial interés en los
recursos humanos, pues el hombre es el factor primordial en la marcha de una
empresa.
De su habilidad, de su fuerza física, de su inteligencia, de sus conocimientos y
experiencia, depende el logro de los objetivos de la empresa y el adecuado
manejo de sus otros elementos.
•
Recursos materiales. Son los bienes tangibles propiedad de la empresa.
•
Recursos financieros. Son los elementos monetarios propios y ajenos con que
cuenta una organización y se usan con el objeto de adquirir bienes y servicios
para la organización. Son indispensables para la ejecución de sus decisiones.
6
Ibídem #13, P. 178,182
43
CAPÍTULO II
•
Marco Teórico
Recursos técnicos. Bienes intangibles propiedad de la empresa, sirven como
herramienta e instrumentos que auxilian en la coordinación de los recursos
humanos, materiales y financieros.
CUADRO Nº 7
Recursos que integran la organización
RECURSOS
MATERIALES
RECURSOS
HUMANOS
ORGANIZACIÓN
RECURSOS
FINANCIEROS
RECURSOS
TÉCNICOS
Fuente: JAVIER BENAVIDES PAÑEDA. Administración, México, MC GRAW- HILL, 2004. Pág. 178
3.4 Dirección7/
a) Concepto y Naturaleza
Esta etapa del proceso administrativo es trascendental para el éxito de toda
organización, ya que implica la consecución de una forma determinada el
comportamiento por parte del recurso humano que integra la empresa, de tal manera
que todo el personal realice una contribución real a los propósitos de la institución, y
exige de quienes la dirigen, un adecuado ejercicio del liderazgo, el establecimiento
de un sistema de comunicación oportuno que posibilite a todo el personal el trabajo
en equipo y la coordinación de todos sus esfuerzos.
7
Ibídem #13, Pág. 202 - 204
44
CAPÍTULO II
Marco Teórico
La dirección, implica influir o inducir a los subordinados a que observen determinados
comportamientos; se centra en el ejercicio del mando sobre el personal de la
empresa, para que coopere en la consecución de los objetivos; para ello intenta
motivar a ese personal a dar los más altos niveles de desempeño.
La dirección
puede definirse como el conjunto de relaciones interpersonales en
evolución continua, por las que el dirigente de un grupo busca guiar los esfuerzos y
auspiciar la motivación de sus colaboradores, a fin de que sus actitudes y aptitudes
se orienten al logro de los objetivos de la institución.
b) Importancia de la dirección
•
Pone en marcha los lineamientos establecidos en la planeación y la
organización.
•
A través de ella se logran las conductas más deseables por parte de los
miembros de la organización.
•
Una dirección eficiente repercute directamente en la productividad de la
empresa.
•
Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, en la calidad de los productos y
servicio que se ofrecen a la comunidad y, por último, en la calidad de vida
laboral de todos los que integran una organización.
•
Las personas y su dirección son el factor diferencial más importante en las
empresas de hoy, y su gestión se ha convertido en el principal factor capaz de
generar ventajas competitivas.
45
CAPÍTULO II
Marco Teórico
3.5 Control 8/
a) Naturaleza y Fundamentos
En la administración, al control no debe atribuírsele este sentido restrictivo. En lugar
de ello, debe considerársele como el instrumento apropiado para alcanzar la mejora
continua de las operaciones, ya que su esencia es verificar si las actividades de la
empresa están o no alcanzando los resultados esperados, verifica también que se
siga el proceso hacia los objetivos organizacionales, restableciendo el curso si éstos
cambian, identifica las afectaciones del ambiente a los planes por su alta variabilidad
para adaptarse a las condiciones variantes y, en su caso, corregir las desviaciones.
Al asumir las medidas correctivas a consecuencia del proceso del control, se está
replaneando, reorganizando y redirigiendo. El control es, de esta manera, la función
administrativa que señala los errores incurridos en las otras funciones. Si una
organización mantiene un proceso continuo de control, normalmente los errores se
notan a tiempo y pueden tomarse las medidas para corregirlos antes de que ocurra
algún daño serio para la organización.
Esto permite señalar que el control se realiza en todo momento de las actividades de
una empresa.
b) Importancia del Control
Se basa en los siguientes puntos que establece medidas para corregir las
actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.
•
Se aplica a todo: a los objetos, a las personas y a las acciones.
•
Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones,
para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
•
Localiza los sectores responsables de la administración, desde el momento en
que se establecen las medidas correctivas.
8
Ibídem #13, p. 298,300-301
46
CAPÍTULO II
•
Marco Teórico
Proporciona datos acerca del estatus de la ejecución de los planes, lo que sirve
como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.
•
Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
c) El proceso básico de control
Este proceso implica tres grandes pasos:
•
Establecimiento de normas o estándares de rendimiento.
•
Medición del desempeño real y comparación con las normas y estándares
establecidos.
•
Corrección de las variaciones respecto de normas y planes.
Los directivos de la empresa definen los niveles de desempeño apropiados para la
empresa cuando se establecen los resultados que se esperan y deben alcanzar
(objetivos), cuando se determinan los criterios que han de seguirse en las decisiones
cotidianas (políticas), cuando se señalan las conductas que deben tener los
miembros de la empresa (reglas).
Cuando se determina la secuencia ideal y más apropiada para realizar las
actividades así como los tiempos en que han de realizarse (procedimientos y
programas) y los recursos a utilizarse, entre otros.
Cuando se compara lo real con lo planeado, se pueden presentar las siguientes
alternativas:
•
Que lo planeado y lo real sean coincidentes.
•
Que lo planeado supere al resultado real.
•
Que lo planeado sea inferior a los resultados logrados.
La corrección de desviaciones es el punto donde el control realiza el proceso
cíclico de la administración, ya que al corregir las desviaciones se reinicia el proceso
administrativo, es decir, los directivos deberán planear nuevamente.
47
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Los administradores pueden corregir desviaciones rediseñado sus planes o
modificando sus metas.
Una vez establecidas las metas (función de planificación), formulados los planes
(función de planificación), determinados los arreglos estructurales (función de
organización) en conjunto con los demás recursos de la empresa (función de
integración)
y contratado, capacitado y motivado al personal (función de dirección),
todavía es posible que algo resulte mal. Para asegurarse de que las cosas funcionen
correctamente, los gerentes deben vigilar el rendimiento, el cual debe ser comparado
constantemente con las metas establecidas inicialmente. Si se presentan
desviaciones significativas, la tarea de la gerencia consiste en lograr que el
rendimiento del trabajo vuelva a la normalidad. (Función de control).
4. Características de la administración
Para comprender mejor la administración y su naturaleza única, se mencionan
algunas de sus
•
características9/:
Su universalidad
Existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una
empresa industrial que en el ejército o en un hospital.
Todos los elementos esenciales
en todas esas clases de administración
serán los mismos, aunque lógicamente existan variables accidentales.
•
Amplitud de ejercicio
Se aplica en todos los niveles o subsistemas de un organismo social.
•
Su especificidad
Aunque la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas,
tiene
características propias que le proporcionan su carácter específico; es decir, no
puede confundirse con otras disciplinas afines.
17. ibídem #13, p. 6
48
CAPÍTULO II
•
Marco Teórico
Su unidad temporal
Aunque para fines se distinguen diversas fases y etapas en el proceso
administrativo esto no significa que exista aisladamente.
La administración es un proceso dinámico en el que todas sus partes existen
simultáneamente.
•
Su unidad jerárquica
Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en
distintos grados y modalidades, de la misma administración.
•
Valor instrumental
La finalidad de la administración es eminentemente práctica, por ello resulta ser
un medio para lograr un fin y no un fin en sí misma. Es decir mediante ella se
busca obtener determinados resultados.
•
Interdisciplinariedad
La administración es afín a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la
eficiencia en el trabajo.
•
Flexibilidad
Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada
grupo social en donde se apliquen. La rigidez en la administración es inoperante.
5. Importancia de la Administración
Pocas empresas pueden tener éxito duradero si no utilizan una administración
efectiva.
Una empresa se mantiene y prospera
en cualquier medio si sus dirigentes
tienen la capacidad para encausar las aptitudes y energías humanas hacia el
logro de una meta establecida.
Por medio de la administración, los eventos aparentemente aislados, se integran; la
información objetiva se une, y así obtienen relaciones significativas.
49
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Algunos de los argumentos que demuestran la importancia de la administración son:
a) La universalidad de la administración demuestra que ésta es imprescindible
para
el
adecuado funcionamiento
de cualquier organización
social
aunque
lógicamente sea más necesaria en los grupos grandes.
b) Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos para
lograr mayor rapidez y efectividad.
c) La productividad y eficiencia de cualquier empresa, están en relación directa
con la aplicación de una buena administración.
d) A través de sus principios, la administración contribuye al bienestar de la
comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento
de los recursos.
Para las grandes empresas, la administración técnica o científica es incuestionable y
esencial, ya que por su magnitud y complejidad, no podrían actuar si no fuera a base
de una administración sumamente técnica.
Para las pequeñas y medianas empresas, también, ya que podría asegurarse que su
única posibilidad de prevalecer ante otros competidores, es el mejoramiento de su
administración, es decir, obtener una mejor coordinación de sus elementos.
6. Escuelas y representantes de la Administración
6.1 Escuela de la Administración Científica
La teoría de la Administración científica surgió por la necesidad de elevar la
productividad. A principios del siglo XX en Estados Unidos, en especial, había poca
oferta de mano de obra. La única manera de aumentar la productividad era elevando
la eficiencia de los trabajadores.
50
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Así fue como Frederick Taylor, Henry L. Gantt y Frank y Lilian Gilbreth; inventaron el
conjunto de principios que se conocen como la teoría de la Administración
científica.10/
6.1.1 Frederick Taylor
Frederick Winslow Taylor es considerado uno de los primeros pensadores de la
administración gerencial. Con su obra “PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN
CIENTÍFICA”, da los primeros pasos del pensamiento administrativo. Los estudios
realizados antes y después de la publicación de ese libro consagraron a Taylor como
el "padre" de la administración científica.
Afirma que "el principal objetivo de la administración debe ser asegurar el máximo de
prosperidad, tanto para el empleador como para el empleado".
Para el empleador, el máximo de prosperidad no significa la obtención de grandes
beneficios a corto plazo, sino el desarrollo de todos los aspectos de la empresa para
alcanzar un nivel de prosperidad.
Para el empleado, el máximo de prosperidad no significa obtener grandes salarios de
inmediato, sino un desarrollo personal para trabajar eficazmente, con calidad y
utilizando sus dones personales.
El gran aporte de Taylor fue el haber propuesto desarrollar una ciencia del trabajo y
una Administración Científica a partir de los siguientes principios:11/
a) Organización Científica del Trabajo:
Este criterio se refiere a las actividades que deben utilizar los administradores para
remplazar los métodos de trabajo ineficientes y evitar la simulación del trabajo,
teniendo en cuenta tiempos, demoras, movimientos, operaciones responsables y
herramientas.
10
11
JAMES AF. STONER; R. EDWARD FREEMAN; DANIEL R. GILBERT, JR ob. Cit #9, p. 36
[en línea] [citado 23 de abril de 2006]
Disponible en<:http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos.htm>
51
CAPÍTULO II
Marco Teórico
b) Selección y entrenamiento del trabajador:
La idea es ubicar al personal adecuado a su trabajo correspondiente según sus
capacidades, propiciando una mejora al bienestar del trabajador.
Cuando el trabajo se analiza metódicamente, la administración debe precisar los
requisitos mínimos de trabajo para un desempeño eficiente del cargo, escogiendo
siempre al personal más capacitado.
c) Cooperación entre directivos y operarios:
La idea es que los intereses del obrero sean los mismos del empleador, para lograr
esto se propone una remuneración por eficiencia o por unidad de producto, de tal
manera que el trabajador que produzca más, gane más y evite la simulación del
trabajo.
Taylor propone varios mecanismos para lograr dicha cooperación:
• Renumeración por unidad de trabajo.
• Una estructura de jefes o capataces
• División del trabajo entre directivos y operarios
d) Responsabilidad y especialización de los directivos en la
planeación del trabajo:
Los gerentes se responsabilizan de la planeación, del trabajo mental, y los operarios
del trabajo manual, generando una división del trabajo más acentuada y mayor
eficiencia.
6.1.2 Henry L. Gantt12/
Henry L. Gantt
(1861-1919). Trabajó con Taylor en varios proyectos.
Empero,
cuando empezó a trabajar por su cuenta dando asesorías como ingeniero industrial,
Gantt empezó a reanalizar el sistema de incentivos de Taylor.
12
JAMES A. F. STONER; R. EDWARD FREEMAN; DANIEL R. GILBERT, JR ob. Cit #9, p. 37
52
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Presentó otra idea. Cada uno de los trabajadores que terminara la porción de trabajo
diaria que se le hubiera asignado, obtendría una bonificación de cincuenta centavos.
Además aumentó otro aliciente. El supervisor obtendría una bonificación por cada
uno de los trabajadores que cumpliera con la ración diaria, más otro bono
extraordinario si todos los trabajadores lo hacían.
Gantt fue el iniciador de las gráficas para calendarizar la producción; la “gráfica de
Gantt” se sigue usando en estos días. Además juntó las bases en dos instrumentos
para graficar, que fueron inventados para ayudar a planificar, administrar, y controlar
administraciones complejas: el método de ruta crítica, inventado por Du Pont y la
técnica para la revisión y evaluación de programas, desarrollado por la armada de
Estados Unidos.
6.1.3 Los Gilbreth
Frank B. y Lilian M. Gilbreth contribuyeron al movimiento de la Administración
científica en equipo, colaboraron con estudios sobre la fatiga y el movimiento y se
concentraron en como mejorar el bienestar del trabajador individual.
Para ellos, el fin último de la Administración científica era ayudar a los trabajadores a
desarrollar todo su potencial humano.
6.2
Escuela de la Teoría clásica de la Administración
La Administración científica se preocupó por elevar la productividad de las fábricas y
el trabajador individual. La teoría clásica de la organización surgió de la necesidad
de encontrar lineamientos para administrar organizaciones complejas.13/
6.2.1 Henry Fayol
Él fue quien describió la administración como un conjunto universal de funciones,
entre las cuales figuraban: planificación, organización, mando, coordinación y control.
13
Ibídem #20, p. 38
53
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Fayol escribió en la misma época que Taylor, con la diferencia que Taylor era un
científico y Fayol, el director administrativo de una gran empresa francesa dedicada
a la minería del carbón, era un profesional en servicio activo.
Los 14 principios de Fayol
A continuación se mencionan los principios que Henry Fayol estableció dentro de la
administración moderna.
•
División del trabajo.
•
Autoridad.
•
Disciplina.
•
Unidad de mando.
•
Unidad de dirección.
•
Subordinación de los intereses del individuo al interés general.
•
Remuneración.
•
Centralización.
•
Jerarquía.
•
Orden.
•
Equidad.
•
Estabilidad del personal en sus puestos.
•
Iniciativa.
•
Solidaridad o unión del personal.
6.2.2 Max Weber
El sociólogo alemán Max Weber, pensando que toda organización dirigida a alcanzar
metas, y compuesta por miles de individuos, requería un estrecho control de sus
actividades, desarrolló una teoría de la administración de burocracias, que subrayaba
la necesidad de una jerarquía definida en términos muy estrictos y regidos por
reglamentos y líneas de autoridad definidos con toda claridad.
54
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Consideraba que la organización ideal era una burocracia
con actividades y
objetivos establecidos mediante un razonamiento profundo y con una división del
trabajo detallada explícitamente.
14
/
La burocracia ideal de Weber:
a. División del trabajo. Los trabajos se subdividen en tareas simples, habituales y
bien definidas la burocracia ideal.
b. Jerarquía de la autoridad. Los cargos o empleos están organizados en una
jerarquía en la que todos los puestos inferiores están bajo el control y supervisión de
un puesto superior.
c. Selección formal. Todos los miembros de la organización deberán ser
seleccionados en función de las calificaciones técnicas que hayan demostrado a
través de la capacitación, la educación o un examen formal.
d. Reglas y reglamentos formales. Con el fin de garantizar la uniformidad y regular
los actos de los empleados, los gerentes tienen que depender intensamente de
reglas formales de organización.
e. Impersonalidad. Las reglas y controles se aplican uniformemente, evitando
involucrarse con las personalidades y las preferencias personales de los empleados.
f. Orientación de carrera. Los gerentes son funcionarios profesionales y no los
dueños de las unidades a las cuales dirigen.
6.3 Reseña de aportes de Teóricos de la Administración
Elton Mayo, quien formó parte de la escuela del comportamiento humano o
behaviorismo (conductismo, llamado también psicología objetiva).
El resultado más importante de su análisis es que los factores psicosociales, como el
reconocimiento y la conciencia de pertenecer a un grupo, son más importantes para
el nivel de producción, que las condiciones físicas de trabajo y los incentivos
salariales.
14
Ibídem #20
55
CAPÍTULO II
Marco Teórico
También, de la escuela behaviorista, Lewin propuso los grupos de trabajo como
factor clave para mejorar la productividad. Otro exponente de esta escuela es
Maslow quien observó que la motivación es muy importante para mejorar la
productividad de los individuos, quienes se mueven siempre en busca de satisfacer
necesidades que se encuentran jerarquizadas.
Otro behaviorista es Herzberg quien enunció que la manera de motivar al empleado
debe ser a través del enriquecimiento de la tarea, asignando tareas que constituyan
un desafío a los empleados para que asuman una mayor responsabilidad.
Otra escuela es la japonesa, el justo a tiempo, el kaizen, la teoría Z y el Kanban son
algunos de sus aportes. Uno de los representantes más importantes de esta escuela
es Ouchi, quien propuso que no hay cabida en las organizaciones para el
egocentrismo ni para los individuos demasiado sensibles (el interés general debe
estar sobre el particular). La intimidad y la confianza son las piedras angulares de la
cultura organizacional dentro y fuera del ámbito que rodea a la empresa.
Dentro de la escuela americana se tienen representantes como McGregor, quien
promovió la “teoría Y” como respuesta a la administración tradicional o “teoría X”,
esta teoría expone que la motivación, el potencial para el desarrollo, la capacidad
para asumir responsabilidad, la disposición para encaminar la conducta hacia metas
organizativas, se hallan, todas, presentes en las personas. Es responsabilidad de la
administración el hacer posible que los individuos reconozcan y desarrollen por si
mismos estas características humanas.
Finalmente aparece la planeación estratégica,
que consiste básicamente en el
proceso de desarrollar y mantener una adecuada estrategia entre metas y
capacidades de una organización y los cambios en sus oportunidades de mercado.
Buscando, de esta manera, lograr una ventaja competitiva sostenible en el largo
plazo.
Han sido muchos los
aportes de las diferentes escuelas de la administración,
teniendo como resultado varias y diferentes teorías, las cuales para
una mayor
comprensión se detallan en el cuadro N°8
56
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Administración
Administración
Escuela
Escuela
científica
empírica
ambiental
comportamient
del
Neohumano
AUTOGESTIÓN
Relacionismo
Escuela
Ecléctica
del
sistema social
o humano
Frederic
Representantes
Winslow
George
Taylor
Peter f. Drucker
Henry r. Towne
Ernest dale
Henry l. Gantt
Lawrence apley
Elton Mayo
Elton
Douglas mc. Gregor
Pjulick
Escuela de la
Escuela de la
Escuela de la
administración
teoría
medición
de sistemas
decisiones
de
las
Teoría z
cuantitativa
Henry Fayol
Max Weber
March y simon
Herbert a. Simon
A. Kauffman
William g. Ouchi
Mayo
Abraham Maslow
Mary parket follet
Chester barnard
Murdick
Von Newman
Norbert wiener
Shigeru
Robert owen
Rensis likert
Lindall f. Urwick
Frank oliver
Joel Ross
Bowman
Irwin d.j. Bross
kobayashi
George terry,
Sheldon
West churchman
Hutchinson
Etc.
Chris argyris
Frank b. Gilbreth
Charles Babbage
Henry metcalf
Fundamentos
Racionalización de
Orientación
Condicionar
la mano de obra y
francamente
ambiente
ahorro
práctica
de
de
la
el
del
Se deduce que
Los objetivos de la
Participación
Aplicación
no
empresa
son
activa de todos
diversos
son
los
de
un
administración
conjunto
de
el
administración
administración
es una entidad
valores
son
en base a la
lógica
humanizados:
Toma
expresable
enfoca
desde
en
punto
de
vista
proceso
social
o
de
la
materiales, sino
los del trabajador, a
los trabajadores
cada
escuela
los psicológicos
través
en los procesos
base
al
producción.
y sociales que
participación en la
de
administrativo.
Decisiones en la
contribuyen más
fijación y logro de
toma
de
experiencia
en
los mismos.
decisiones,
así
por
Implica
de
de
eficiencia de la
sugerida
La
de
conocimientos
aumentar
de
Racionalización
se
y cada uno de
fundamenta
Toma
proceso
correlacionados con
administración, se
utilidades.
El punto básico
administrativo
factores
incrementar
la
El
trabajador para
materiales, a fin de
las
los
el
el
crecimiento
pasado reciente.
de
su
de
análisis
como
y
la
los
sistemas.
relaciones
la
de
Decisiones.
través
interculturales.
a
Empleados
de
largo plazo.
a
símbolos
Desarrollo
de
matemáticos.
carreras
no
la
especializadas.
la productividad
participación
Autocontrol
del trabajo.
igualitaria en los
personal.
del
ingresos de la
Participación
empresa
colectiva en la
Toma
de
Decisiones.
Técnicas
Técnicas
de
Producción.
Tiempos
y
Intuición.
Psicológicas
Psicológicas
Experiencia
Sociológicas
Sociológicas
Psicológicas
Costumbre.
Empíricas
Decisionales
Psicológicas
Movimientos.
Sistemas
Humanísticas
Decisionales
de
Aportaciones
más
Se determina que
Al mejorarse el
Definición
perfectos
de
la
ambiente
de
trabajo
y
es
estudio
administración,
medida
Mejoramiento de:
Sistema
de
Lineal
Autorrealización
Psicológicas
simulación
de
Teoría
logro
del
Método
Humanísticas
experimental
Económicas, etc.
Durkheim y Walson.
Se
bienestar social
aplica
establece
un
actividad
planeación.
a través de la
lógico
importante en el
Relaciones
autorrealización
actividades,
procesos de trabajo
arte
se
condiciones
hombre,
humanas
del trabajador y
mediante
la
en la producción,
aprende más con
físicas
de
aplicación
del
especialización
la
obrero.
el
reconocimiento
democracia
la
en
proceso
de
y
orden
una
como
Económicas.
Modelos
se
del
Sociológicas
electrónica.
las
la
Autorrealización
Programación
grafos.
mejoran
de
Humanísticas
matemáticas.
Matemáticos
trabajo
ayuda
Técnicas
Decisionales
-
un
así
Técnicas
Matemáticas
considerable
que
de
computación
El
de
Técnicas
Matemática de los
organización de los
e
en
del
como
Teoría
Modelos
Incentivos
Métodos
Sociológicas
las
Los
de
fenómenos
conducta
de
Juegos
PERT, etc.
Conocimientos
El
sociales (dentro y
importantes para
decisiones y sus
pensamiento
trabajadores en
fuera
el
técnicas
ordenado.
el proceso de la
de
empresa)
la
influyen
en la organización
manejo
de
proceso
de
como
Fomento
grandes
esenciales en la
Técnicas
empresas.
administración.
valiosas
del
a
Toma
en
de la misma.
solución
La
problemas.
administración
Implicar
la
de
57
Decisiones.
los
de
CAPÍTULO II
Marco Teórico
instrucción de los
práctica que de la
de
obreros, así como
teoría.
importancia
el
sistema
de
las
salarios por pieza.
la
la empresa.
administrativo.
debe
de
relaciones
sociales
lograr
equilibrio
de
un
los
intereses de grupo.
e
individuales.
Inconvenientes
Se prefiere el éxito
Los
económico
al
obtenidos
son
bienestar físico del
mediocres
o
personal.
Fundamentos
no
científicos
para
aumentar
la
resultados
Los
factores
El
idealismo
institucionales
Económico
de
Enfoque demasiado
Descuida
el
En ocasiones se
No es aplicable
Se requiera de
sociológico
aspecto humano
limita al enfoque
a
una
establecimiento
conocimientos
administración.
de la empresa.
económico
humanos de la
concientización
Dificultad para su
dadas
científicos.
administración.
de
implantación
condiciones
las
sociales
incertidumbres.
inciden
relaciones
organización.
definitivamente
directamente en
humanas
en
malos.
la productividad.
ocasiones
es
Económico
en
tiempo
para
Económico
para
administradores con
cambios
inoperante.
Dificultad
su
respecto de las
productividad.
Valores
Requiere
ambientales no
la
por
necesario
que
se
las
Requiere
de
de
la
y
razonamiento de
problemas
alta
los
existentes.
obtengan
Posible
resultados.
burocratización.
Económico
Económico
Social
Económico
Económico
Económico
Económico
Económico
Económico
Social
Social
Organizacional.
Organizacional
Social
Organizacional
Organizacional
Organizacional
Social
Organizacional.
Económico
CUADRO N°8 RESUMEN DE LAS ESCUELAS
altos
niveles
Organizacional
Organizacional
Fuente: [en línea] http://www.monografias.com/trabajos5/esad/esad.shtml- consulta 23 de abril de 2006
58
CAPÍTULO II
Marco Teórico
B. PROCEDIMIENTOS
1. Definición de Procedimientos
Los procedimientos son guías de acción que detallan la forma exacta bajo la cual
ciertas actividades deben cumplirse.
Son planes en cuanto establecen un método habitual de manejar actividades futuras.
Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, determinación de
tiempos de métodos de trabajo y de control para lograr el oportuno y eficiente
desarrollo de las operaciones.
Un procedimiento es la presentación por escrito, de cada una de las operaciones
que se realizan para cumplir determinado fin o actividad, explicando en qué
consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los
responsables de llevarlas a cabo.
2. Importancia de los procedimientos
La importancia de los procedimientos consiste en que establecen, por escrito, el
orden lógico que deben seguir las actividades, promueven la eficiencia y la
optimización, fijan la manera como deben ejecutarse las actividades, quién debe
ejecutarlas y cuándo.
3. Características de los procedimientos
Los procedimientos poseen diferentes características mediante las cuales se facilita
su aplicación, de manera que se utilicen idóneamente.
59
CAPÍTULO II
Marco Teórico
a) No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada
situación en particular.
b) Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la
aplicación continua y sistemática.
c) Son flexibles, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.
d) No constituye un método individual de trabajo. Refiriéndose específicamente a
como un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo.
e) No constituye una actividad específica, que es la que realiza un empleado
como parte de su trabajo en su puesto.
4. Beneficios de los procedimientos
Los procedimientos administrativos, además de determinar el accionar de los
integrantes de la organización en el desarrollo de sus funciones, por escrito, permite
adaptar las mejores soluciones para los problemas y contribuye a llevar una buena
coordinación y orden de las actividades de la organización, incrementando el
desempeño de los trabajadores.
Algunos de los beneficios más importantes de los procedimientos, podrían ser:
a) Aumento del rendimiento laboral.
b) Permite adaptar las mejores soluciones a los problemas.
c) Contribuye a llevar una buena coordinación y orden en las actividades de la
organización.
d) Facilitan el control interno.
e) Determinan responsabilidades.
f) Evitan el empleo de tiempo y dinero en inducciones al nuevo personal.
60
CAPÍTULO II
Marco Teórico
5. Definición de procesos y procedimientos
Es común que las personas tiendan a pensar, que estos dos términos, significan lo
mismo. Pero, a pesar de que están íntimamente relacionados, no son iguales.
Proceso es el conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno u operación /15
Mientras que procedimiento es el método de llevar a cabo o ejecutar alguna
actividad.16/
Podría decirse entonces que el procedimiento es la especificación del desarrollo de
un proceso.
Para controlar los procesos es necesario definirlos a través de procedimientos los
cuales se desprenden y dan cumplimiento al subproceso. Dentro de estos se
incluyen las acciones que permiten ejercer el control del proceso y subproceso.
CUADRO N° 9
ESTRUCTURA SIMPLE DE LOS PROCESOS
RED DE PROCESOS
Proceso 1
Subproceso 1
Procedimiento 1
Procedimiento 2
Procedimiento 3
Procedimiento 4
Fuente: Seminario taller documentación de procedimientos. Impartido por la secretaria de la contraloría general, dirección de
desarrollo administrativo. Mayo 2005
15
16
Diccionario enciclopédico océano. Grupo editorial Océano. España Edición 1996.Pág. 1311
Ibídem # 23
61
CAPÍTULO II
Marco Teórico
6. Clases de procedimientos
La elaboración de los procedimientos se realiza de acuerdo a la necesidad de cada
organización para determinar la manera idónea de llevar a cabo una actividad.
Permite una rápida y sencilla identificación de los problemas. Así como la rápida
resolución de los mismos.
Por mencionar algunos procedimientos:
•
Jurídicos y/o judiciales
•
Médicos
•
Financieros
•
Organizativos
•
Administrativos, entre otros.
7. Elaboración de los procedimientos
Los procedimientos existen a todo lo largo de una organización, aunque, se vuelven
cada vez más inflexibles en los niveles bajos, mas que todo por la necesidad de un
control riguroso para detallar la acción de los trabajos rutinarios llega a tener una
mayor eficiencia cuando se ordenan de un solo modo. Los procedimientos
representan la forma ordenada de proceder a realizar los trabajos administrativos
para su mejor función en cuanto a las actividades dentro de la organización.
Cuando la descripción del procedimiento es general, y comprende varias áreas, debe
anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de
una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el
puesto responsable de cada operación.
62
CAPÍTULO II
Marco Teórico
CUADRO N°10
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Descripción
del procedimiento
Formato Elaboración
de procedimientos
Formatos e
Instructivos
Diagrama de
Flujo
Inventario
de Registros
Lista de
Verificación
de Procedimientos
Verificación de
la Ejecución
del
Procedimiento
Fuente: Seminario taller documentación de procedimientos. Impartido por la secretaria de la contraloría general, dirección de
desarrollo administrativo. Mayo 2005.
8. Documentación de Procedimientos
La documentación de los procedimientos no debe ser un fin en sí mismo, sino que
debe ser una actividad que aporte valor.
Un procedimiento puede documentarse a través de distintos medios, ya sea papel o
por medio electrónico.
Será de vital importancia documentar aquellos procedimientos que:
•
Impactan en la calidad del servicio.
•
Por su complejidad deban documentarse.
•
Implican un riesgo económico.
•
Por Ley o Reglamento deban existir.
•
Impactan en la eficiencia y eficacia.
•
Están relacionados con la competencia del personal.
63
CAPÍTULO II
•
Marco Teórico
Puedan provocar insatisfacción del cliente.
Estos procedimientos deben estar sujetos a revisión para que, una vez
implementados, se verifiquen constantemente para detectar fallas, áreas de
oportunidad, o se adapten a los nuevos requisitos, lo cual permitirá su mejora
continua.
9. Estructura de los procedimientos administrativos
Todos los procedimientos, deben cumplir las expectativas y necesidades del resto
de procesos de la organización. La responsabilidad de la mejora del proceso, y los
procedimientos que se llevan a cabo para su
ejecución corresponde a los
integrantes del mismo, en conjunto con el resto de la organización.
C. EFICIENCIA
1. Definiciones de eficiencia
Eficiencia es el uso racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un
objetivo predeterminado; la capacidad de alcanzar los objetivos y metas
programadas con el mínimo de recursos disponibles y tiempo, logrando su
optimización. 17/
Eficiencia significa “hacer correctamente las cosas” y eficacia significa “hacer las
cosas correctas”.18/
17
18
[En Línea] [citado 5 de mayo de 2006] Disponible en: < http://www.definicion.org/eficiencia> 2006
JAMES A F. STONER; R. EDWARD FREEMAN; DANIEL R. GILBERT, JR. Ob. cit #20 Pág. 9
64
CAPÍTULO II
Marco Teórico
2. Generalidades de eficiencia
La eficiencia es una parte vital de la administración. Se refiere a la relación entre
insumos y productos. Si se puede obtener más producto con una cantidad dada de
insumos, habrá incrementado la eficiencia. Asimismo, si logra obtener el mismo
producto con menos insumo, habrá incrementado también la eficiencia. En virtud de
que los gerentes trabajan con pocos recursos en materia de insumos (sobre todo
personas, dinero y equipo), les interesa usar en forma eficiente dichos recursos. Por
lo tanto, trata de de minimizar los costos de los mismos. Desde esta perspectiva, la
eficiencia se describe como "hacer bien las cosas", es decir, no desperdiciar
recursos.
Sin embargo, no basta con ser eficientes. La administración también se ocupa de
completar las actividades, a fin de que las metas de la organización puedan
alcanzarse; es decir, a la administración le interesa la eficacia.
3. Análisis de los conceptos
Eficacia Es la relación existente entre el producto y los resultados, durante el
proceso estructurado de conversión de productos en resultados; esta relación se
establece por la calidad del producto al presentar el máximo de efectos deseados y
mínimo de indeseados. Evitando así repetir los procesos, el trabajo y el desperdicio,
dentro de la posibilidad prevista.
Al entender la calidad como el grado de satisfacción del cliente o usuario, según el
caso, se puede visualizar la diferencia entre producto y resultado, como la brecha
existente entre el producto y las expectativas que se tienen de este, para lograr
variaciones o invariaciones en la situación o estado del sistema.
Eficacia se define como ' La capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera'
y eficaz como ‘que produce el efecto propio o esperado’.
65
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Este adjetivo, se aplica preferentemente a cosas. Pero también puede aplicarse a
personas, con el sentido de ‘competente’, que cumple perfectamente su función. 19/
La eficiencia y la eficacia están relacionadas entre sí. Es más fácil ser eficaz si se
pasa por alto la eficiencia.
Por otra parte, la efectividad es la cuantificación del cumplimiento de la meta, no
importa si ésta se logra en forma eficiente o en forma efectiva.
Así como la eficiencia se enfoca en los medios para lograr que se hagan las cosas, la
eficacia se enfoca en los fines, es decir, el logro de las metas de la organización.
Cuando los gerentes alcanzan las metas de la organización, se dice que son
eficaces.
La eficiencia y la efectividad son dos adjetivos de naturaleza cualitativa, ambos
aplicables a los procesos logísticos o cualquier área en general, pues en condiciones
ordinarias se apega a la optimización; lo que implica eficiencia y en condiciones
extraordinarias se debe cumplir la misión aún a costa de los medios.
Es importante entender, que la eficacia no es un defecto, pues una alta eficiencia
depende de seguir estrictamente los lineamiento de la planificación, la cual debe ser
flexible, pues existen variables influyentes, especialmente las del entorno que
producen cambios que de no poder afrontarse, podrían producir el fracaso, es en
estas eventualidades donde la eficacia se impone.
4. Términos específicos de eficiencia20/
Son las diferentes acepciones de eficiencia, o términos íntimamente ligados a ella.
Algunos de los cuales sirven para crearla, medirla o efectuarla.
19
[En línea] [citado 2 de mayo de 2006] Disponible en: < http:// www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtml>
20
[en línea] [citado 23 de abril de 2006]Disponible en: < http:// www.lachsr.org/es/thesaurus/0000011.htm>,
66
CAPÍTULO II
Marco Teórico
a) Mejoramiento del desempeño
b) Análisis del desempeño
c) Asignación de recursos
d) Capacidad de gestión
e) Control de calidad
f) Eficacia
g) Eficiencia en la gestión
h) Eficiencia organizacional
i) Evaluación del desempeño
j) Productividad
k) Racionamiento de los servicios
l) Reasignación de recursos
m) Reingeniería
5. Principios de eficiencia de Emerson21/
Emerson fue el hombre que popularizó la administración científica y desarrolló los
primeros
trabajos
sobre
selección
y
entrenamiento
de
los
empleados.
Buscó simplificar los métodos de estudios y de trabajo de su maestro (Taylor),
creyendo que aun perjudicando la perfección de la organización, sería más razonable
realizar menores gastos en el análisis del trabajo
Los principios de rendimiento difundidos son:
•
Trazar un plan objetivo y bien definido, de acuerdo con los ideales.
•
Establecer el predominio del sentido común.
•
Mantener orientación y supervisión competente.
•
Mantener disciplina.
•
Mantener honestidad en los acuerdos, o sea, justicia social en el trabajo.
•
Mantener registros precisos, inmediatos y adecuados.
21
[En línea] [En línea] [citado 2 de mayo de 2006] Disponible en: < http:// www.monografias.com/trabajos7/act/act.shtml>
67
CAPÍTULO II
Marco Teórico
•
Fijar remuneración proporcional al trabajo.
•
Fijar normas estandarizadas para las condiciones de trabajo.
•
Fijar normas estandarizadas para el trabajo.
•
Fijar normas estandarizadas para las operaciones.
•
Establecer instrucciones precisas.
•
Fijar incentivos eficientes al mayor rendimiento y a la eficiencia.
D. CRÉDITOS
1. Definiciones del crédito
¿Qué es el crédito? Casi todos los escritores que tratan el tema, tienen elaborada
su propia definición. John Stuart Mill, en su Economía Política, definió al crédito como
el permiso para usar el capital de otro. Joseph French Johnson, en El Dinero y la
Circulación, lo llama "el poder para obtener bienes o servicios por medio de la
promesa de pago en una fecha determinada en el futuro".
Una definición de las más ampliamente aceptadas, establece que el crédito es un
derecho presente, a pago futuro.22/
El crédito, como un medio de cambio puede ser llamado "dinero futuro". Como tal,
provee el elemento tiempo en las transacciones comerciales que hacen posible a un
comprador, satisfacer sus necesidades a pesar de su carencia de dinero para pagar
en efectivo.
En principio, los términos usuales como "comprando a crédito" o "extendiendo
crédito", implican el cambio de un valor presente, por una promesa de pago en un
tiempo especificado en el futuro.
22
R.P.ETTINGER, D.E. GOLIEB. Créditos y Cobranzas , 5ª edición, México 2003. P. 26
68
CAPÍTULO II
Marco Teórico
2. Orígenes del crédito
La palabra crédito proviene del latín credo, credidi, créditum, que significa creer.
Por consiguiente, la materia prima de un crédito no es el dinero, sino la fe.
Para los que por sí mismos no son "dignos de crédito", el aval o fiador es en realidad
quien concede el crédito, quien tiene fe en aquel a quien avala; porque la entidad de
crédito procede exactamente como si aquel a quien ha entregado su dinero, y a
quien debe perseguir por tanto si no se lo devuelve, fuese el avalista.
Quizá lo que pretenda castigar en él sea la supuesta mala fe con la que ha
procedido, al declarar digno de crédito a alguien que, a la vista, no merecía ningún
crédito.
3. Historia del crédito
A lo largo de toda la evolución del riesgo crediticio y desde sus inicios el concepto
de análisis y criterios utilizados han sido los siguientes: desde principios de 1930 la
herramienta clave del análisis ha sido el balance. A principios de 1952, se
cambiaron al análisis de los estados de resultados, lo que más importaba eran las
utilidades de la empresa. Desde 1952 hasta la actualidad el criterio utilizado ha sido
el flujo de caja.
Se otorga un crédito si un cliente genera suficiente caja para pagarlo, ya que los
créditos no se pagan con utilidad, ni con inventarios, ni menos con buenas
intenciones, se pagan con caja. 23/
El análisis de créditos se considera un arte, ya que no hay esquemas rígidos, por el
contrario, es dinámico y exige creatividad por parte del analista de crédito.
23
Manfredo Añez [En línea] [citado 25 de abril de 2006]. Disponible en < http://www.gestiopolis.com>
69
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Sin embargo es importante dominar las diferentes técnicas de análisis de créditos y
complementarla con experiencia y buen criterio, así mismo es necesario contar con la
información precisa y suficiente, que permita minimizar el número de incógnitas para
poder tomar la decisión correcta.
En la actualidad un empresario minorista se encuentra en la siguiente situación:
1- No tiene crédito bancario
2- No tiene crédito con una sola firma
3- No tiene línea alguna de financiamiento bancario
4- No utiliza la factura de crédito porque no tiene aceptación ni aplicabilidad.
5- El único canal de financiación que le queda es la que le otorga el proveedor.
Es por eso que es tan importante el papel del crédito comercial en el quehacer
económico de El Salvador.
El crédito comercial se refiere a la venta de bienes o servicios que no son de
contado, entre empresas u entidades que ejercen el comercio, los cuales pueden ser
personas naturales.
4. Clases de Crédito24/
El crédito puede dividirse en las siguientes categorías:
•
Crédito al detallista.
•
Crédito de préstamos individuales.
•
Crédito mercantil.
•
Crédito comercial bancario.
•
Crédito industrial.
•
Crédito de inversiones.
•
Crédito del mercado abierto.
•
Crédito agrícola.
•
Crédito público.
24
R.P.ETTINGER, D.E. GOLIEB. Ob. Cit #30. P. 45
70
CAPÍTULO II
•
Marco Teórico
Crédito de exportación.
a) Crédito al detallista
El crédito al detallista cae dentro de dos principales categorías cuenta abierta y
crédito a plazos. El primero es a menudo considerado crédito por conveniencia el
pago se hace mensual. El crédito a plazos, es aquel donde el pago parcial se hace a
intervalos establecidos y en periodos de semanas o meses. Usualmente se basa en
la necesidad; el consumidor sería incapaz de hacer importantes compras sin él.
Un servicio o intereses por cobrar o ambos generalmente se agrega al costo inicial
de compras a plazos.
b) Crédito de préstamos individuales
La expansión excesiva de las ventas a crédito al menudeo no ha sido suficiente para
mantener el paso de las necesidades siempre crecientes del consumidor.
Casi todos a un tiempo necesitan dinero de inmediato más allá de sus propios
recursos, u obtenerlos directamente, sin necesidad de dinero.
c) Crédito mercantil
El crédito mercantil es aquel que se usa para asegurar bienes para reventa a cambio
de una promesa de pago en un tiempo futuro específico. Los bienes involucrados
pueden ser materias primas productos parcial o totalmente acabados; las personas
que intervienen son comerciantes, distribuidores (intermediarios y mayoristas),
productores intermedios o fabricantes.
El principal objetivo del crédito mercantil es que se usa en un intercambio de bienes
destinados para reventa.
El crédito mercantil es el medio principal de cambio entre la producción y la
distribución de los bienes del consumidor hacia el punto de entrega al comerciante en
pequeño.
71
CAPÍTULO II
Marco Teórico
4.1 Otra Clasificación de los créditos
Los créditos se pueden clasificar de acuerdo a los siguientes puntos:
•
Créditos para grandes y medianas empresas (Corporativos)
•
Pequeñas empresas y comercio(Créditos PYME)
•
Crédito de personas (créditos de consumo)
4.2 Tipos de crédito
Existen dos tipos de crédito principales: rotativo y a plazos.
•
Crédito rotativo
Crédito rotativo significa que el deudor tiene la opción de pagar el saldo por entero o
en pagos repartidos en un período de tiempo extendido. El monto adeudado puede
incrementarse según un individuo compre más o puede reducirse según los pagos
que se hagan.
•
Crédito a plazos
En un crédito a plazos, una cantidad definida es adeudada y después es pagada en
un número de pagos también definidos, dicho crédito es cerrado.
5. Evaluación del crédito
Todo crédito debe pasar por una etapa de evaluación previa:
- Todo crédito por fácil, bueno y bien garantizado que parezca, tiene riesgo
- El análisis de crédito no pretende acabar con el 100% de la incertidumbre del
futuro.
- Es necesario e importante contar con buen criterio y sentido común.
5.1 Condiciones de Crédito
Son convenios en los que la empresa y el cliente se ponen de acuerdo y se
comprometen en cumplir y llevar a cabo la forma y tiempo de pago de una
determinada operación.
72
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Las empresas conceden créditos a fin de incrementar las ventas.
Las condiciones de crédito, en general, ayudan a la empresa a obtener mayor
cantidad de clientes, pero se debe tener mucho cuidado ya que se pueden ofrecer
descuentos que en ocasiones podrían resultar nocivos para la compañía.
Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crédito de la empresa
pueden tener efectos en su rentabilidad total.
Los factores positivos y negativos relacionados con tales cambios se presentan a
continuación: 25/
a) Descuentos por pronto pago
Cuando una empresa establece o aumenta un descuento por pronto pago pueden
esperarse cambios y efectos en las utilidades, esto, porque el volumen de ventas
debe aumentar, ya que si una empresa está dispuesta a pagar al día, el precio por
unidad disminuye.
También el periodo de cobro promedio debe disminuir, reduciendo así el costo del
manejo de cuentas por cobrar. La disminución en cobranza proviene del hecho de
que algunos clientes que antes no tomaban los descuentos por pronto pago ahora lo
hagan.
La estimación de las cuentas incobrables debe disminuir, pues como en promedio los
clientes pagan a tiempo, debe disminuir la probabilidad de una cuenta mala.
Este argumento se basa en el hecho de que mientras más se demore un cliente en
pagar, es menos probable que lo haga.
Mientras más tiempo transcurra, hay más oportunidades de que un cliente se declare
técnicamente insolvente o en bancarrota.
Tanto la disminución en el periodo promedio de cobro como la disminución en la
estimación de cuentas incobrables deben dar como resultado un aumento en las
utilidades.
25
Seminario sobre créditos, cobros y aspectos legales. Albatros Consulting 22 de marzo de 2006.
73
CAPÍTULO II
Marco Teórico
El aspecto negativo del aumento de un descuento por pronto pago es una
disminución en el margen de utilidad por unidad, ya que hay más clientes que toman
el descuento y pagan un precio menor.
La disminución o eliminación de un descuento por pronto pago tendría efectos
contrarios.
b) Período de descuento por pronto pago
Cuando se aumenta un periodo de descuento por pronto pago hay un efecto positivo
sobre las utilidades porque muchos clientes que en el pasado no tomaron el
descuento ahora lo hacen, reduciendo así el periodo medio de cobros.
Sin embargo hay también un efecto negativo sobre las utilidades cuando se aumenta
el periodo del descuento por que muchos de los clientes que ya estaban tomando el
descuento por pronto pago pueden aún tomarlo y pagar más tarde, retardando el
periodo medio de cobros.
c) Período de crédito
Los cambios en el periodo de crédito también afectan la rentabilidad de la empresa.
Pueden esperarse efectos en las utilidades por un aumento en el periodo de crédito
como un aumento en las ventas, pero es probable que tanto el periodo de cobros
como la estimación de cuentas incobrables también aumenten, así el efecto neto en
las utilidades puede ser negativo.
d) ¿Cómo se determina el monto del crédito utilizado?
El grado de utilización del crédito depende, en gran parte, de dos factores, la
posibilidad de pago del comprador y la necesidad de un medio de cambio. El primer
factor, puede decirse que depende de la confianza.
El crédito será usado en un mayor grado en aquellos países que dispongan de
facilidades bien desarrolladas para recaudar y transmitir información crediticia, que
en aquellos que cuentan con pocas facilidades.
74
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Por otro lado como acreedor
es muy importante estar protegido contra la falsa
confianza; el grado en que se usa el crédito en cualquier país, dependerá de la
protección ofrecida contra aquellos que intencional o negligentemente abusen del
crédito. La necesidad del crédito como un medio de cambio, varía con el estado
general del negocio. A su vez, el monto del crédito dentro de la economía juega un
papel determinado, ya sea que los negocios prosperen o declinen.
5.2 Aspectos necesarios en la evaluación de un crédito26/
Evaluar un crédito o solicitud de crédito es una labor que conlleva el análisis y la
integración de todos los aspectos necesarios para poder determinar el riesgo/
beneficio de otorgarlo, para lo cual se mencionan algunos puntos que deben ser
tomados en cuenta:
- En el proceso de evaluación de un crédito para una empresa se debe contemplar
una evaluación profunda tanto de sus aspectos cualitativos como cuantitativos.
- Es necesario considerar el comportamiento pasado del cliente, tanto como cliente
de la misma empresa como de las demás empresas.
- La decisión crediticia se debe tomar en base a antecedentes históricos y
presentes.
- En lo que se refiere a casos de garantía, debe tratarse en la mejor forma posible,
tener la mejor garantía y que tenga una relación con el préstamo, esto con el fin de
poder cubrir ampliamente el crédito.
El análisis de los créditos se conforma tanto de aspectos objetivos o información
comprobable, como de aspectos subjetivos o medibles a través de la observación y/o
solicitud de datos adicionales que no necesariamente son imprescindibles para
respaldar el crédito.
Estos aspectos pueden ser:
- Seriedad
- Simulación de capacidad de pago
- Situación patrimonial
26
Manfredo Añez [En línea] [citado 25 de abril de 2006]. Disponible en < http://www.gestiopolis.com>
75
CAPÍTULO II
Marco Teórico
- Garantías
5.3 Modelos de calificación crediticia
Con el objetivo de cubrir las necesidades de medidas cuantitativas y objetivas que
permitan llevar a cabo una gestión precisa, las herramientas y técnicas aplicadas en
el crédito comercial han buscado apoyo en metodologías matemáticas y estadísticas,
las cuales han permitido la elaboración de los llamados modelos de calificación
crediticia.
El resultado que se exige a estos modelos es la evaluación de la cartera de clientes
actuales y de clientes potenciales en términos de capacidad de pago mediante la
asignación de un grado o calificación crediticia.
Esto permite hacer frente a las primeras decisiones del crédito comercial en cuanto a
la admisión o denegación de un cliente nuevo o de mantenimiento de uno
ya
existente.
Evidentemente, el tratamiento de la admisión o rechazo de una venta a crédito
mediante una calificación crediticia no es un hecho nuevo.
En general, la práctica habitual consiste en hacer uso de la información interna
disponible del cliente, bien por disponer de ella, o bien bajo petición previa en caso
de nuevos clientes, añadiendo a esto la solicitud de informes puntuales a agencias
comerciales especializadas en otorgar calificaciones, para posteriormente y en
función a criterios internos asignar una valoración propia al cliente.
Esta fase del desarrollo permite, a través de la información histórica de la compañía,
calcular las clasificaciones crediticias de los clientes durante periodos anteriores, así
como los incumplimientos producidos durante esos periodos.
En los casos en que las compañías no dispongan internamente de la información
necesaria para elaborar el modelo, se emplean las probabilidades de incumplimiento
que asocian las agencias de calificación crediticia a cada grado. Esta opción supone
la realización de un estudio de la correspondencia entre los segmentos de la clientela
obtenidos con el sistema de nivel construido y la segmentación por grado que hacen
las agencias de calificación crediticia.
76
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Una vez obtenido el modelo se tendrá, por tanto, a disposición uno de los dos
parámetros necesarios para la medición del riesgo de crédito comercial, la calidad del
riesgo. El otro parámetro clave es la cantidad del riesgo, el cual mide la exposición y
que se mide como el valor actual de los flujos que se devengarán durante el periodo
de la financiación.
Tanto la cantidad, como la calidad, son dos indicadores de gestión fundamentales
para la toma de decisiones del encargado de créditos.
Para el caso específico de la metodología utilizada en general por las empresas en
El Salvador, para la evaluación de la persona que solicita crédito, la mayoría de
empresas cuenta con la herramienta primordial de la consulta a bases de datos,
previa afiliación de la empresa. La cual consiste en ingresar el nombre y número de
documento único de identidad (DUI) o
Número de identidad tributaria (NIT) del
solicitante en el sistema de la entidad autorizada (DICOM- equifax y Procrédito,
entre otras).
Dichas empresas constituyen entidades dedicadas a la investigación y publicación de
información crediticia, no
solo
de y en El Salvador, sino en varios países.
Proporcionan el porcentaje específico de riesgo que representa otorgar crédito a
dicho cliente, además de detallar el historial crediticio con otras entidades y sus
calificaciones. (Ver anexo 2 Y 3 del documento)
Dicha evaluación, podrá anexarse a la solicitud de crédito, para dejar constancia de
la investigación del cliente y como referencia posterior al analista.
6. Políticas de crédito
Es el conjunto de medidas originadas por los principios que rigen los créditos en una
empresa, que determinan lo que se ha de aplicar ante un caso concreto para obtener
resultados favorables para la misma.
Como por ejemplo: período de crédito de una empresa, las normas de crédito, los
procedimientos de cobranza y los documentos ofrecidos.
77
CAPÍTULO II
Marco Teórico
La política de crédito de una empresa da la pauta para determinar si debe
concederse crédito a un cliente y el monto de éste. La empresa no debe solo
ocuparse de los estándares de crédito que establece, sino también de la utilización
correcta de estos estándares al tomar decisiones de crédito.
Las políticas referentes al otorgamiento de créditos implican encontrar un equilibrio
entre el riesgo y el rendimiento de la empresa.
En el grado en que se otorguen créditos y se amplíen los plazos de cobro a clientes,
se estarán inmovilizando fondos en cuentas por cobrar y peligrará la capacidad de la
empresa para liquidar sus pasivos. Esto, sin embargo, tiene la ventaja de facilitar la
venta de productos y mejorar las utilidades de la empresa
Deben desarrollarse fuentes adecuadas de información y métodos de análisis de
crédito. Cada uno de estos aspectos de la política de crédito es importante para la
administración exitosa de las cuentas por cobrar de la empresa.
La ejecución inadecuada de una buena política de créditos o la ejecución exitosa de
una política de créditos deficientes no producen resultados óptimos.
6.1 Principios básicos de política crediticia27/
•
El tipo de cliente debe corresponder al mercado objetivo definido por la empresa,
la evaluación y administración es completamente distinta
•
El mercado objetivo debe al menos definir un mercado objetivo de clientes a
operar, el riesgo que está dispuesto a aceptar, la rentabilidad mínima con que se
trabajará, el control y seguimiento que se tendrá.
•
Políticas Generales a tomar en cuenta:
-
Riesgo de la cartera
-
Riesgo por cliente
-
Posición respecto al destino
-
Requerimiento de información
27
Manfredo Añez [En línea] [citado 25 de abril de 2006]. Disponible en < http://www.gestiopolis.com>
78
CAPÍTULO II
Marco Teórico
6.2 Documentación requerida para Análisis De Crédito. Empresa
A continuación se presenta un detalle de la documentación e
información
generalmente requerida al solicitante, la cual puede estar sujeta, según el criterio de
la empresa que otorga el crédito, al monto solicitado y nivel de confianza creado con
el solicitante al momento de la generación de la cuenta al crédito.
Esto último se refiere a los antecedentes que tenga el cliente con la empresa, si ya
es cliente de contado por mucho tiempo, por ejemplo.
a) Solicitud de crédito original firmada y sellada.
b) Copia de escritura de constitución de la sociedad.
c) Copia de la tarjeta de IVA.
d) NIT de la sociedad.
e) Credencial de representante legal.
f) Copia de DUI y NIT del representante legal.
g) Últimos tres Estados Financieros de la sociedad
h) Balances.
i) Estados de Resultados.
j) Estados de Cuenta Bancarios.
k) Declaraciones de IVA.
l) Ultima Declaración del Impuesto Sobre La Renta.
m) Dos Referencias bancarias originales.
n) Copias de recibos (Agua, Energía Eléctrica y Teléfono).
6.3 Documentación requerida para Análisis De Crédito. Personas
naturales
En el caso de los créditos solicitados por personas naturales, la documentación
suele ser menor en comparación a los créditos de empresas y no es tan explicita,
sin embargo, y por el mismo motivo, el análisis de las referencias personales como
crediticias,
debe ser exhaustivo y el respaldo a la deuda debe asegurarse con
garantías que puedan ser exigibles en los casos en que el cliente incumpliera a su
compromiso con la empresa. Los requisitos son:
79
CAPÍTULO II
Marco Teórico
a) Solicitud de crédito original firmada.
b) Copia de DUI y NIT.
c) Dos referencias personales.
d) Tres referencias crediticias.
e) Copias de recibos (Agua, Energía Eléctrica y Teléfono).
f) Copia de constancia de sueldo.
g) Certificado patronal (taco del seguro).
h) Copia de DUI, NIT y todos los demás documentos iguales del co-deudor.
6.4 Incrementos del límite de crédito
Para incrementos de la línea de crédito, el cliente debe:
a) Tener un buen movimiento de crédito de la cuenta
b) Estar al día con sus pagos (promedio de pago menor a los siete días de vencida
la factura).
c) Presentar documentación financiera actualizada.
d) Presentar últimos tres estados de cuenta bancarios (para empresa).
e) Llenar una nueva solicitud y firmar pagaré por el nuevo límite de crédito.
7. Riesgo crediticio
En términos muy simples existe riesgo en cualquier situación en que no se sabe con
exactitud lo que ocurrirá a futuro.
El riesgo se constituye o existe en toda situación que conlleve incertidumbre, es la
dificultad de poder predecir lo que ocurrirá.
En toda operación de crédito, las empresas corren el riesgo de que la promesa de
pago a un futuro no se cumpla, ya que no existe la seguridad de que se realice, pues
los deudores más solventes y dignos de confianza pueden dejar de pagar totalmente
sus obligaciones, en virtud de las numerosas contingencias que puedan
presentárseles. De ahí que la empresa acepte como parte de la operación a crédito,
la probabilidad de que el cliente no cumpla con su promesa de pago.
80
CAPÍTULO II
Marco Teórico
7.1 Determinación de los Riesgos del Crédito
En la mayor parte de los ramos de negocios, a medida que suben las ventas, el costo
de unidad disminuye y el margen de utilidades se incrementa. Así, las ventas más
grandes dan por resultado mayores utilidades. Sin embargo, las grandes ventas
frecuentemente dependen de la extensión de mayor crédito. Tratando de aumentar
las utilidades mediante el incremento de ventas, será inútil si ese aumento resulta
desproporcionado con las pérdidas de crédito.
Los riesgos del crédito pueden determinarse a partir de la primera impresión del
analista de créditos, además de la simple consulta de las referencias, pero para
determinar riesgos mas palpables puede ampliarse la consulta de bases de datos
especializadas y hasta la investigación del cliente con la visita a su domicilio.
7.2 Principales factores que determinan el riesgo
•
Factores internos, que dependen directamente de la administración propia y/o
capacidad de los ejecutivos de cada empresa. Entre los factores internos están:
-Volumen de crédito: a mayor volumen de créditos, mayores serán las
pérdidas por los mismos.
-Políticas de créditos: cuanto más agresivo es la política crediticia, mayor
es el riesgo crediticio.
•
Factores externos, que no dependen de la administración; tales como inflación,
desastres climáticos, crisis económicas y/o políticas, entre otros.
7.3 Riesgo desde el punto de vista de un crédito
El riesgo desde el punto de vista del crédito es la incertidumbre
asociada a la
solicitud de crédito que una persona o empresa presenta a la institución o empresa,
y que a pesar de tomar en cuenta todos los criterios necesarios en el análisis de
datos y proceso de otorgamiento
no puede garantizarse el cumplimiento o no
cumplimiento del compromiso por parte del cliente.
• Riesgo como viabilidad de retorno.
81
CAPÍTULO II
Marco Teórico
• Riesgo como probabilidad de pérdida.
En la gestión de riesgos pueden adoptarse mecanismos preventivos o defensivos y
mecanismos curativos.
Dentro de los procesos preventivos, que tienen el objetivo de evitar la elevación de
riesgos por encima de la política de la empresa, se incluyen; el análisis previo del
cliente, la vigilia de riesgos, los informes comerciales, los sistemas de análisis
financiero, el control de la deuda del cliente, los sistemas de control de límites, la
calificación del cliente, entre otros.
En los mecanismos curativos, tendentes a asegurar la recuperación de la deuda
en las condiciones pactadas con el cliente, pueden incluirse los sistemas de
cobertura, las fianzas, garantías, los seguros de crédito, los sistemas de aviso de
vencimiento, la gestión proactiva de incidencias, los sistemas de recobro y las
acciones jurídicas.
Para llegar a fijar un límite de riesgo, que es el resultado final del proceso de análisis,
han de tomarse en consideración aspectos tales como la clasificación del cliente, su
volumen de negocio, su relevancia comercial respecto a la empresa, la rentabilidad
final que genera y su solvencia técnica, resumida en su comportamiento histórico de
pagos, en su comportamiento externo, y el resultado de un análisis económicofinanciero, el balance, la cuenta de resultados, la información externa de empresas
especializadas, entre otros.
¾ Riesgo Del Crédito28/
El riesgo es principal factor en el otorgamiento de créditos
es por eso que a
continuación se presentan algunos de los que provocan mayor impacto.
28
Manfredo Añez [En línea] [citado 25 de abril de 2006]. Disponible en < http://www.gestiopolis.com>
82
CAPÍTULO II
Marco Teórico
•
Riesgo como viabilidad de retorno del crédito
•
Riesgo como probabilidad de pérdida
•
Riesgo de sector
•
Riesgo financiero
•
Riesgo de mantenimiento de valor de la moneda Vrs. Precios
•
Riesgo de fluctuaciones de las tasas de interés
•
Riesgo de mercado
•
Riesgo de eficiencia (costos)
•
Riesgo de cobranza
•
Riesgo de seriedad y moralidad
•
Adulteración de información
•
Actos ilegales
•
Riesgo de las garantías
8. Análisis de créditos
Es muy importante realizar la evaluación del solicitante del crédito, para poder
determinar el nivel de riesgo que puede significar otorgarlo.
a) Generalidades
- Todo crédito debe pasar por una etapa de evaluación por más simple y rápida que
esta sea.
- Todo crédito tiene riesgo por fácil, bueno y bien garantizado que parezca.
- El análisis de crédito no pretende acabar con el 100% de la incertidumbre del futuro,
sino que solo disminuya, por eso en materia de crédito no hay que pretender ser
infalible, pues podría no equivocarse nunca pero dejaría de ser un analista, por su
excesivo conservatismo.
- Dado que en las decisiones de crédito no se está actuando con variables exactas,
debe jugar un rol muy importante el buen criterio y sentido común.
83
CAPÍTULO II
Marco Teórico
b) Antecedentes generales anteriores al crédito:
En este punto es necesario saber cual es el destino que se le dará al crédito
solicitado, para ello existen cuatro motivos principales:
- Para comprobar la coherencia con las políticas de créditos de la institución.
- Para poder evaluar correctamente el crédito
- Para poder fijar condiciones acordes con las necesidades
- Para poder ejercer un control al deudor
c) Fuentes de pago y estructura
Aquí surge la pregunta ¿con que recursos se pagará el crédito?, es decir, cual es la
fuente de donde se obtendrán los recursos para cancelar el crédito.
Estos pueden ser:
- Primera fuente de pago: se refiere al flujo propiamente de una empresa o ingresos
de la persona.
- Fuentes intermedias de pago: ante una complicación de la primera fuente de pago
se puede tener refinanciamiento, obteniendo créditos de otros acreedores, eso
dependerá de la habilidad de los directivos de la empresa así como sus influencias
y/o contactos.
-Fuentes externas: obtener financiamiento de fuentes externas tales como aportes de
capital y/o accionistas nuevos; valor de liquidación patrimonial cuando se liquide la
totalidad de sus activos puede pagar la totalidad de sus pasivos.
d) Seriedad y moralidad:
Es importante considerar los años que la empresa o persona trabaja con la institución
ya que se puede contar con un historial crediticio y financiero de la empresa, es decir
cumplimiento histórico, solicitud de incrementos inusuales o excesivos, falta de
programación en sus pagos, cumplimiento de pago en tiempos difíciles, entre otros
aspectos.
84
CAPÍTULO II
Marco Teórico
El análisis de crédito debe contemplar un análisis
de los aspectos cualitativos
(honorabilidad, administración, mercado de producción, competencia, entre otros.) y
cuantitativos (balances, estado de perdidas y ganancia, flujo de caja).
La decisión de crédito definitiva es prever si un cliente podrá pagar o no en
determinadas condiciones.
8.1 Bases del crédito
Tres factores determinan la aceptación de crédito de un candidato: personalidad,
capacidad y capital.
Al analizar los riesgos del crédito, el gerente debe observar un equilibrio conveniente
entre las consideraciones morales y materiales. Debe preguntarse a sí mismo
respecto de cada posible cliente: ¿pagará? (Esto comprende a la personalidad
únicamente). Si está satisfecho de que el solicitante será buena paga, deberá
preguntarse; ¿podrá pagar? (Esto comprende tanto a la capacidad como al capital).
a) Personalidad
La personalidad constituye la principal consideración para determinar los riesgos del
crédito, para el analista significa responsabilidad moral, honradez e integridad.
Determinar la personalidad es una difícil, si no imposible tarea. La personalidad
implica apariencia, y ésta puede ser engañosa. Una presunción razonable de la
personalidad, basada totalmente en la apariencia, es lo mejor que un gestor de
crédito puede esperar hacer.
Por consiguiente, debe usar todo recurso a su disposición para asegurarse de que
cada candidato para crédito, tiene las cualidades de honorabilidad e integridad que le
harán estar siempre bien dispuesto y determinado a pagar sus deudas.
b) Capacidad
El hombre con personalidad cumplirá sus obligaciones si puede. El gerente de crédito
debe preguntar ahora: ¿puede pagar?
85
CAPÍTULO II
Marco Teórico
El crédito es una herramienta potente en negocios bancarios, comerciales y
personales. Usada con conocimiento y habilidad, sirve provechosamente tanto al
acreedor como al deudor; usada sin experiencia, puede traer el desastre a ambos.
Un deudor debe tener capacidad para cumplir sus obligaciones.
Si no se tiene capacidad de pago, las buenas intenciones para pagar no sirven de
nada.
c) Capital
La capacidad contesta a ¿puede pagar? Sí, con limitaciones, o no.
Si la respuesta es "sí", el capital sustituirá la respuesta a, ¿Cuánto puede pagar?
El capital es importante cuando se solicitan créditos relativamente grandes; en la
mayoría de esos casos debe ofrecerse alguna garantía como una condición de
crédito.
Como elemento que determina los riesgos del crédito, constituye la condición
financiera del solicitante.
9. Títulos de Crédito y Garantía
9.1Títulos de crédito29/
Un título de crédito es una promesa o una orden, para pagar una suma definida o
determinada de dinero al portador, a una persona específica o a su orden.
Cada tipo de crédito tiene su propia forma o formas especiales de títulos de crédito,
pero todos ellos tienen tres aspectos esenciales, que los distinguen de otros
documentos de hecho o de derecho:
a) Una promesa u orden de pago futuro
29
Del original: '"Credit Instruments" (Instrumentos de Crédito) que se traduce como "Títulos de Crédito" apegándose a lo
dispuesto en la LEY GENERAL DE TÍTULOS Y OPERACIONES DE CRÉDITO, y sus reformas del 27 de agosto de 1932,
expedida en México. N. del T.
86
CAPÍTULO II
Marco Teórico
b) Riesgos
c) El establecimiento de relaciones deudor-acreedor
Los títulos de crédito de aceptación limitada incluyen todas las formas en las que se
manifiesta que el crédito ha sido extendido.
Éstas pueden dividirse en promesas de pago y órdenes de pago.
Las principales promesas de pago son: cuentas corrientes, pagarés y bonos.
Las principales órdenes de pago son: cheques, aceptaciones comerciales,
aceptaciones bancarias, giros, letras de cambio y cartas de crédito.
9.1.1 Promesas de pago
a) Cuenta corriente o en libros.
Es propiamente una memoria o apunte que hace el acreedor como parte de su
procedimiento regular de contabilidad.
De cada venta, él hace una partida en el libro mayor, cargándolo a cuenta del monto
del crédito extendido al cliente. La "partida en el libro" es a menudo la única
evidencia escrita de una transacción comercial de crédito; esta forma de control ha
evolucionado en la mayoría de empresas a través de los sistemas contables.
¾ Ventajas de la cuenta corriente. La ventaja más notable de esta cuenta es su
flexibilidad. El vendedor puede prolongar el tiempo para el pago o hacer otros
cambios en las condiciones de las cuenta sin problemas y sin perder derecho
alguno. La transacción se completa con facilidad y rapidez.
Este sistema tiene decididamente la ventaja de halagar al cliente, le demuestra
confianza en su capacidad individual y de negocios.
Estimula las ventajas de fabricantes, comerciantes al mayoreo y al menudeo.
Además ahorra al comprador el tiempo requerido para hacer pequeños pagos en
efectivo y evita la molestia, algunas veces peligrosa, de llevar consigo dinero
suficiente para pagar sus compras.
87
CAPÍTULO II
Marco Teórico
¾ Desventajas de la cuenta corriente. La desventaja más seria de esta cuenta
consiste en el caso de existir desacuerdo entre vendedor y comprador, ya que no
hay evidencia de las condiciones de la venta.
En ausencia de un completo acuerdo entre las partes que intervienen en la
transacción; las partidas o anotaciones en libro mayor constituyen una prueba
concluyente de la deuda.
b) Pagaré. Un pagaré es una promesa escrita para cubrir incondicionalmente una
suma determinada de dinero a solicitud o en fecha futura especificada. Es firmado
por el girador, la persona que promete pagar. La persona a quien debe pagarse el
documento es el tenedor.
Puede ser entregado por un comprador en pago de bienes, o girado por una persona
a cambio de dinero o de crédito de cualquier individuo, empresa o un banco.
Si son pagaderos a la orden de una persona en particular o al portador, son
negociables; es decir, pueden ser transferidos por endoso o a la entrega.
¾ Uso de los pagarés.
Los préstamos personales de dinero, o créditos altos, se extienden casi siempre
sobre las bases de una forma especial de pagaré el cual estipula las condiciones
del pago a plazos, o con pagarés firmados en blanco o con una cantidad x de
dinero detallada, que ampara al comerciante, la recuperación del crédito en el
tiempo del contrato o durante el tiempo transcurrido en que se tiene negocios con
la empresa o persona.
Los pagarés utilizados con el fin de amparar la deuda, suelen devolverse o
destruirse a la terminación del trato entre ambas partes, dado que ya no se tiene
ningún compromiso.
Los pagarés son algunas veces empleados para prolongar el tiempo de pago de
una cuenta corriente. Un acreedor puede conceder esa ampliación, con la
condición, que el deudor extienda un pagaré por el monto de la deuda.
88
CAPÍTULO II
Marco Teórico
¾ Ventajas de un pagaré
Un pagaré tiene las siguientes ventajas:
1. Es evidencia de la deuda.
2. Establece definitivamente la cantidad que el comprador adeuda al vendedor y
evita mayores discusiones sobre la fecha de pago o descuentos al cliente.
(Letras a plazos).
3. Asegura el pago puntual. Un deudor puede frecuentemente ser negligente para
pagar cuentas corrientes, el día de su vencimiento, pero un deudor que desea
mantener su crédito establecido hará todo lo posible por cubrir el pagaré a su
vencimiento.
4. Un pagaré es más fácilmente transferible que una cuenta corriente. El
poseedor del pagaré puede endosarlo a su banco y así reunir fondos.
5. Es un documento con el cual puede procederse legalmente en caso de
incumplimiento. (Si la cantidad lo amerita. En cualquier momento, siempre y
cuando no haya vencido o si no detalla fecha).
¾ Desventajas del pagaré
Las principales desventajas de requerir un pagaré de un cliente, es que en
muchos ramos de negocios hay una suposición general de que los pagarés son
exigidos únicamente a riesgos crediticios deficientes. En muchos ramos, un vendedor que exige que sus clientes den un pagaré riesgoso, los ofende y además, si
al cliente no le parece esta medida, puede perder la oportunidad de hacer trato
con ellos.
El público en general tiene aversión a firmar cualquier cosa,
especialmente documentos legales. Otra desventaja aunque menor, del uso de
pagarés es, que si se transfieren, generalmente sufren un descuento.
c) Bonos
Son, generalmente, emitidos por grandes corporaciones, para reunir fondos en la
compra de inmuebles y equipo o para reunir capital para trabajo permanente.
89
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Son promesas de pago de una cierta suma de dinero en una fecha futura
determinada, después de la emisión del bono.
No es un título de crédito; es la evidencia de propiedad, no de deuda.
9.1.2 Órdenes de pago
a) Cheques
La más importante y más generalizada orden de pago es el cheque.
Es orden escrita girada contra un banco por un librador, solicitándole el pago de una
suma determinada de dinero a la orden de alguna persona o sociedad, nombrada en
el cheque.
El dinero es utilizado por la mayoría de la gente, solamente para el pago de
pequeñas cantidades; los cheques se emplean casi exclusivamente para la
destinación de cantidades más grandes.
En los negocios, los cheques se usan casi exclusivamente para hacer asignaciones.
Aquí, tienen la ventaja adicional de que los comprobantes cancelados son la
evidencia conclusiva de pago.
Un cheque es un título negociable y fácilmente transferible. Es una orden para que
pague el banco, pero si éste rehúsa a pagarlo puede ser porque quien lo expide no
tiene suficientes fondos, por la no coincidencia de la firma autorizada, o por otras
razones, que suelen ser por la inseguridad de la realización del desembolso, para el
librador o para el banco mismo, o en última instancia, por solicitud del propio dueño
de la cuenta u otras veces debido a políticas del banco.
•
Cheques certificados. Cuando un librador deba establecer fuera de duda que el
banco pagará su cheque, el banco tiene que "certificarlo".
El cajero o el empleado que reciba, sella con "certificado", cuando se endose
correctamente sobre el cheque, y firma con su nombre o iniciales.
90
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Ésta es en efecto la garantía, del banco, que el librador tiene suficientes fondos
para cubrir el cheque, pero reserva la cantidad estipulada, de la cuenta del
librador. Los cheques subsecuentes girados serán pagados solamente si hay
suficientes fondos en depósito por y sobre el valor nominal de todos los cheques
certificados por cobrar.
Un cheque certificado es aceptable como dinero en efectivo en la mayor parte de
las transacciones mercantiles.
•
Cheques de caja. Un cheque de caja es una orden a un banco, firmado por el
cajero o un funcionario del banco emisor.
Esta forma es ordinariamente usada por una institución bancaria en pago de sus
propias obligaciones, pero puede ser emitido a un cliente por un cargo pequeño, y
en tal caso sirve como cheque certificado.
•
Giro bancario. Un giro bancario es muy similar a un cheque.
Un cheque es una orden girada por una persona contra un banco en el cual tiene
fondos depositados; un giro bancario es una orden escrita de un banco a otro
para pagar dinero a la persona designada en el giro, a petición. Los bancos
conservan depósitos en bancos de otras ciudades, así, pueden girar contra ellos
según se requiera.
b) Letras de cambio y libranzas Una letra de cambio es un título girado por
una persona ordenando a otra el pago de una cantidad de dinero determinada a una
tercera persona, a la vista (letras a la vista).
La letra de cambio es uno de los más antiguos títulos de crédito. Actualmente, rara
vez se utiliza como evidencia de una transacción crediticia. La libranza es usada, sin
embargo, por algunos acreedores como un medio para cobrar cuentas vencidas.
Cartas comerciales de crédito. Importación y Exportación de Mercancías son
financiadas, principalmente, mediante cartas comerciales de crédito.
91
CAPÍTULO II
Marco Teórico
9.2 La garantía
La garantía es alguna cosa de valor, fácil de convertirse en dinero, depositado como
una fianza con el acreedor para garantizar el pago de una obligación. Un título de
crédito escrito siempre asegura el préstamo mediante garantía. Si el deudor por
cualquier razón no cumple la obligación de un título de crédito garantizado, el
acreedor es libre de vender la garantía y cobrarse del producto de la venta.
La garantía a menudo es requerida para asegurar préstamos bancarios comerciales.
Algunas clases de garantías son un factor en el crédito de préstamos individuales y
en ventas a plazos; pero la garantía no fácilmente se utiliza en transacciones de
crédito mercantil.
Documentos como garantía. Los documentos o títulos que evidencian la propiedad
de mercancías o productos manufacturados o terminados son la forma de garantía
más frecuentemente usada para préstamos comerciales.
E. RECUPERACIÓN DE LOS CRÉDITOS (CUENTAS POR COBRAR,
COBROS, COBRANZAS)
1. Definición de Cuentas por Cobrar
Las cuentas por cobrar de las medianas empresas dedicadas a la venta de
computadoras en el municipio de San Salvador, juegan un papel muy importante, ya
que en dicha cuenta se registran todos los movimientos de la recuperación del
crédito comercial.
•
Las Cuentas por Cobrar representan derechos exigibles originados por ventas,
servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto similar.
92
CAPÍTULO II
•
Marco Teórico
Son derechos legítimamente adquiridos por la empresa que, llegado el momento
de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo o cualquier otra
clase de bienes y servicios.
•
Es
el conjunto de acciones estratégicamente planeadas
y ejecutadas
de
manera acorde con el fin de obtener la cancelación total o pago parcial de una
cantidad debida.
•
La gestión de cobranza puede conceptualizarse como el conjunto de operaciones
necesarias para transformar un activo exigible - documentado o no - (Créditos) en
un activo líquido (Disponibilidades).
Comienza con la existencia de un derecho representado en una cuenta o un
documento a cobrar, y trae como resultado el ingreso de dinero o algún título
representativo de dinero - cheque u orden de pago. 30/
También se interpreta como Cobranza a la documentación de un crédito que ya
existe.
2. Clasificación de las cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas de manera sencilla, según el criterio
del gestor de cobros, según su funcionalidad, pero una de las clasificaciones más
comunes o simples es por días de mora.
2.1 Gestión según los niveles de mora
Para controlar con mayor facilidad la cartera de cuentas por cobrar, es importante
seccionarla o separarla en diferentes grupos, según el nivel o antigüedad de la mora.
30
[En línea [citado el 28 de abril de 2006] Disponible en:
<http://www.monografias.com/trabajos14/pagoscobranzas/pagoscobranzas.shtml>
93
CAPÍTULO II
Marco Teórico
a) Mora de 1- 30 días
En este rubro de mora el cliente no paga en sus fechas y genera mora que no
sobrepasa los 30 días.
Se recomienda revisar el histórico de pagos, verificar que la mora sea real y no error
del sistema, actualización o aplicación.
La gestión debe ser muy amigable y cortés, pues no evidencia absolutamente ningún
rasgo de comportamiento que merezca tomar acciones más allá del buen tono y
consideración. Si es vía correspondencia debe ser en términos de recordatorio,
confirmando la promesa de pago y controlando que ésta se efectúe.
b) Mora de 30-60 días
Este rango de mora es “delicado” y
se debe
tomar acciones de “alerta” para
investigar las causas del retraso. El encargado de cobros debe empezar a
involucrarse más, en este tipo de mora es necesario que las gestiones de cobro
para cliente y fiadores estén bien documentadas.
Se debe
cambiar la gestión y generar un poco de alerta en el cliente, la
correspondencia debe ir encaminada a implantar una conciencia más seria de la
deuda, y debe incrementarse el número de gestiones, controlando las promesas de
pago. Además de subir un poco más el volumen en la exigencia del pago.
c) Mora de 60-90 días
En este nivel de mora la cobranza ya implica visitar al cliente y codeudor (en los
casos en que los haya). La visita se realiza a la empresa o lugar de domicilio y la
correspondencia se envía por igual a ambos.
El contacto personal es fundamental en esta etapa.
Se concientiza al cliente de las consecuencias generándole mayor alerta para él y su
fiador, o la garantía realizable, dependiendo de cual sea, y se negocia el arreglo más
conveniente para ambas partes. Debe evitarse que llegue a mora mayor de 90 días.
94
CAPÍTULO II
Marco Teórico
En esta etapa de mora, la fortaleza de cobro esta basada en exponer al cliente que
perderá su record crediticio, que le afectará grandemente en un futuro al igual que al
codeudor.
d) Mora de 90 días ó más
Se tienen que establecer acciones para reducir la mora “vigente”; en cuanto más
crezca su saldo pendiente, más difícil será que lo cancele de una vez.
Se opta por ofrecer refinanciamiento, de lo contrario se verá perjudicado en pagar
costos procesales y demás honorarios de abogados, por lo que se le sugiere arregle
administrativamente con la empresa para ahorrarle costos adicionales.
Se intensifica la negociación y se mantiene al cliente bajo constante control.
2.2 Tipos de clientes
También es importante conocer al cliente y saber a donde podemos llegar con él, en
cuanto a la gestión de la mora.
Básicamente existen dos tipos de clientes en mora:
•
Los que no pueden pagar
-
Por diferentes causas externas, ajenas a las disposiciones del cliente
-
Desempleo
-
Embargo o cualquier otro tipo de insolvencia eventual.
-
Fuerza mayor
•
Los que no quieren pagar
Quienes a pesar de que están en capacidad de cancelar al día sus cuentas, no lo
hacen.
-
La costumbre de no pagar (diagnosticar la intención de evadir el pago)
-
Simple capricho (investigar las causas y tomar acciones encaminadas a
remediarlo), en el cliente sucede a menudo por malas gestiones.
95
CAPÍTULO II
-
Marco Teórico
Financiamiento. Existen casos en que los clientes pueden tomarse el crédito
comercial como fuente de financiamiento, dejan de cancelar sus cuotas en un
lapso de más de 60 o 90 días (o más), y debido a que a veces el crédito comercial
no genera altos intereses,
o recargo por mora, los clientes aprovechan esta
situación.
2.3 Cómo organizar la cartera de cobros
Organizar la cartera de cobros conlleva un trabajo cuidadoso y sobre todo continuo,
la llave de una cartera sana se encuentra en el seguimiento que se le da a la mora
con los diferentes tipos de gestión y el control de los compromisos de pago
realizados por el cliente, además de las acciones que se llevan a cabo en el caso de
que falle en su promesa.
Para iniciar
la organización de la cartera de cobros deberá recopilarse toda la
información necesaria del cliente, tal como: ¿donde vive?, ¿donde trabaja?, ¿donde
trabajó?, ¿tiene hijos, esposa?, entre otros.
Y mantener registros exactos y
actualizados.
Los registros deben ser detallados, precisos y completos, y deben mantenerse al día
en todo momento. Debe conocerse exactamente la cantidad que cada cliente adeuda
a la compañía en un momento dado.
Tales registros deben estar permanentemente actualizados de modo que se reflejen
los pagos tan pronto como se efectúen, a fin de evitar malos entendidos con el
cliente, o provocar situaciones que puedan disgustarlo, como decirle que adeuda
más de lo que en realidad debe.
Debe establecerse una rutina regular para la revisión de las cuentas por cobrar, con
el
propósito de eliminar los problemas potenciales, identificarlos lo más pronto
posible y luego centrar la atención en ellos y decidir las acciones que se llevarán a
cabo.
96
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Debe llevarse un control con parámetros como:
Cuentas estratificadas de mora
a) Por saldos.
b) Por el nivel de mora.
c) Por zonas si efectúo visitas de campo.
d) Por los distintos tipos de cliente, entre otros.
Escalas de gestión.
a) Recordatoria 1-30 días.
b) Propositiva 30-60 días.
c) De presión 60-90 días.
d) Coercitiva Dpto. jurídico.
e) Embargo.
3. Estándares de crédito
3.1 Variables relacionadas a los estándares del crédito
Al realizar el análisis de los estándares de crédito se deben tener en cuenta una serie
de variables fundamentales como los gastos de oficina, inversión en cuentas por
cobrar, la estimación de cuentas incobrables y el volumen de ventas de la empresa.
¾ Gastos de oficina
Si los estándares de crédito se hacen más flexibles, más crédito se concede.
Los estándares de crédito flexibles aumentan los costos de oficina, por el
contrario, si los estándares de crédito son más rigurosos se concede menos
crédito y por ende los costos disminuyen.
97
CAPÍTULO II
Marco Teórico
¾ Inversión de cuentas por cobrar
Hay un costo relacionado con el manejo de cuentas por cobrar.
Mientras más alto sea el promedio de cuentas por cobrar de la empresa, es más
costoso su manejo y viceversa.
Si la empresa hace más flexibles sus estándares de crédito, debe elevarse el
nivel promedio de cuentas por cobrar, en tanto que si se presentan restricciones
en los estándares por ende deben disminuir.
¾ Cuentas malas o incobrables
Las cuentas malas o incobrables, se originan por la imposibilidad de cumplir las
obligaciones corrientes, o por la insolvencia del deudor, debiendo hacerse una
provisión para estas pérdidas mediante el establecimiento de una reserva.
Entre los casos más comunes en los que existe notoria imposibilidad de recuperación
de un crédito se tiene:
•
Cuando el deudor no posee bienes embargables.
•
Cuando el deudor ha fallecido o desaparecido sin dejar bienes a su nombre.
•
Cuando se compruebe que el deudor ha sido declarado en quiebra.
¾ Estimación de cuentas incobrables
La probabilidad o riesgo de adquirir una cuenta de difícil cobro aumenta a medida
que los estándares de crédito se hacen más flexibles y viceversa.
Esto, en conjunto con el estudio que se hace de los clientes y su capacidad de
pago en el corto y largo plazo.
Las estimaciones para cuentas incobrables, descuentos, bonificaciones, entre
otros. Deben ser mostradas en el balance general como deducciones a las
cuentas por cobrar.
98
CAPÍTULO II
Marco Teórico
¾ Volumen de ventas
A medida que los estándares de crédito se hacen más flexibles se espera que
aumenten las ventas y las restricciones disminuyen, se tiene entonces que los
efectos de estos cambios tienen incidencia directa con los costos e ingresos de la
empresa y por ende la utilidad esperada.
3.2 Evaluación de estándares de crédito
Para determinar si una compañía debe establecer estándares de crédito más
flexibles, es necesario calcular el efecto que tengan éstos en las utilidades
marginales en las ventas y en el costo de la inversión marginal en las cuentas por
cobrar.
Costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar
El costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar se puede calcular
estableciendo la diferencia entre el costo de manejo de cuentas por cobrar antes y
después de la implantación de estándares de crédito más flexibles.
Se debe calcular primero la razón financiera de promedio de cuentas por cobrar.
Promedio de CxC =
Ventas anuales a crédito
Rotación de cuentas Por cobrar
Después se calcula la inversión promedio en cuentas por cobrar, calculando el
porcentaje del precio de venta que representan los costos de la empresa y
multiplicarlo por el promedio de cuentas por cobrar.
Por último debe calcularse el costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar
realizando la diferencia entre la inversión promedio en cuentas por cobrar con el
programa propuesto y el actual.
La inversión marginal representa la cantidad adicional de dinero que la empresa debe
comprometer en cuentas por cobrar si hace más flexible su estándar de crédito.
99
CAPÍTULO II
Marco Teórico
4. Función de Cobros
Poco se gana vendiendo mucho si finalmente no se cobra a tiempo, ya que las
cuentas por cobrar siempre las debe financiar
consecuencia, debe otorgársele
dedicarle
mayor
la propia
organización. En
importancia a la actividad de cobrar,
esfuerzo con inteligencia y profesionalismo, ser
creativo y flexible.
4.1 Formas de cobranzas31/
La cobranza puede asumir diversas formas; en función del tipo de empresa que se
trate, de las características de los deudores, de la radicación de los montos a cobrar,
del volumen de operaciones, entre otros.
Es probable que en una empresa se puedan aplicar más de un tipo de cobranza para
lograr la cancelación de los créditos.
a) Cobranza por cobradores
En este caso, personal de la empresa sale a efectuar la cobranza directamente en el
domicilio del deudor. Allí se recibe el dinero, los cheques o los pagarés que firma el
deudor.
b) Cobranza en Caja
En este caso es el cliente quien se traslada hasta la empresa para realizar el pago de
su deuda. Esta forma suele emplearse en los comercios minoristas que venden sus
mercaderías a crédito, generalmente cancelables al cabo de un número determinado
de cuotas.
31
[En línea [citado el 28 de abril de 2006] Disponible en:
<http://www.monografias.com/trabajos14/pagoscobranzas/pagoscobranzas.shtml>
100
CAPÍTULO II
Marco Teórico
c) Cobranza por depósito bancario
En algunos casos, el deudor efectúa su pago depositando el importe adeudado en la
cuenta corriente bancaria del acreedor. El banco, hace llegar a su cliente una copia
de la transacción para hacerle saber a éste de la cobranza que se ha realizado.
d) Cobranza de documentos por medio de un banco (factoraje)
Entre los servicios que ofrecen los bancos se encuentra el de Cobranza de
Documentos. En estos casos los documentos a cobrar son entregados al banco.
Cuando el deudor paga, el banco acredita el importe recibido en la cuenta de su
cliente y notifica a éste del éxito de la gestión de cobranza. Si el documento no fuera
cancelado a su vencimiento, el banco puede encargarse del protesto del mismo.
4.2 Tipos de cobro:
•
Extrajudicial. (capacidad de negociación, de gestión, de persuasión)
•
Judicial o legal. (coacción, fuerza, tribunales)
4.3 Circuito de Cobranzas
La secuencia de operaciones de un procedimiento de cobranzas consiste en:
Fase 1: Identificación de oportunidades de cobro
La cobranza surge de una operación previa de ventas, que, a su vez, originó un
proceso de facturación.
Esto significa que en el momento de la cobranza ya se dispone de registros dentro de
un sistema de cuentas por cobrar con información almacenada (fecha de
vencimiento) que permitirá identificar, en el momento correspondiente, las distintas
oportunidades en las que deben iniciarse las gestiones de cobro.
101
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Por lo tanto, el sistema recorrerá periódicamente el archivo de saldos de los clientes
pendientes de cancelación detectando cuáles se encuentran en mora.
Fase 2: Preparación de la gestión de cobro
La gestión de cobro (cuando se realiza por medio de cobradores) debe estructurarse
según la distribución geográfica de los deudores, de manera que cada cobrador será
responsable de su zona asignada.
Por lo tanto, el sistema procesará la información almacenada en archivos y emitirá
listados (diarios) ordenados por zona, las cuales contengan la identificación de los
comprobantes, cuya cobranza será responsabilidad de cada cobrador.
Deberán presentarse avisos de cobro, a fin de informar al cliente de manera sutil,
pero directa del monto adeudado con la empresa, el cual ha llegado a su fecha de
vencimiento y cuyo pago se exige hacer efectivo a la brevedad posible.
Fase 3: Gestión de cobro
Cualquiera sea el resultado de la gestión de cobro, el cobrador lo dejará registrado
en el listado que se le entregará para realizar el tramite (o en su caso, una copia del
aviso de cobro, firmado de recibido) y si la cobranza es exitosa, deberá detallarse el
tipo de pago, número de cheque, banco, importe y número de recibo (de ingreso).
Fase 4: Reporte de la cobranza
Los cobradores deberán reportar diariamente los resultados de la función que han
cumplido. Esto significa comunicar al encargado o en la caja qué valores, de los que
planificó cobrar, fueron percibidos, y bajo qué forma: en cheque, remesa o efectivo, y
también cuáles no se pudieron cobrar (y la causa de ello).
Fase 5: Control y registro de la cobranza
El departamento de contabilidad será el responsable de controlar la consistencia de
toda la información generada de la gestión de cobranza.
102
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Luego de la verificación, podrá elaborar los respectivos asientos en la contabilidad
general y en el reporte de Ingresos y Egresos.
4.4 Políticas de cobro
Las políticas de cobro de la empresa son los procedimientos que ésta sigue para
recuperar sus cuentas por cobrar a su vencimiento. La efectividad de las políticas de
cobro de la empresa se puede evaluar parcialmente examinando el nivel de
estimación de cuentas incobrables.
Este nivel no depende solamente de las políticas de cobro sino también de la política
de créditos en la cual se basa su aprobación. El aumento en los gastos de cobro
debe reducir la estimación de cuentas incobrables y el periodo medio de cobros,
aumentando así las utilidades.
Los costos de esta estrategia puede incluir la pérdida de ventas además de mayores
gastos de cobro si el nivel de la gestión de cobranza es demasiado intenso; en otras
palabras, si la empresa apremia demasiado a sus clientes para que paguen sus
cuentas, estos pueden molestarse y llevar sus negocios a otra parte, reduciendo así
las ventas de la empresa.
La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestión de
cobros, si los pagos no se reciben en la fecha de su vencimiento, debe esperar un
periodo razonable antes de iniciar los procedimientos de cobro.
4.5 Herramientas de cobro
La cobranza puntual es vital para el éxito de cualquier negocio que vende a crédito.
Cualquiera que sea la magnitud del negocio, las utilidades dependen principalmente
del ciclo de la frecuencia de reinversión del capital.
El ciclo frecuente, difícilmente puede ser acoplado con cobranzas lentas; éstas
niegan a una firma el uso de su propio capital. No importa qué tan generoso sea él, ni
103
CAPÍTULO II
Marco Teórico
cuan grande sea el volumen de ventas, las utilidades no pueden ser
proporcionalmente grandes a menos que la cobranza se haga puntualmente.
Para ello las empresas se valen de varias herramientas:
•
Cartas: Después de cierto número de días contados a partir de la fecha de
vencimiento de una cuenta por cobrar, normalmente la empresa envía una carta en
buenos términos, recordándole al cliente su obligación. Si la cuenta no se cobra
dentro de un periodo determinado después del envío de la carta, se envía una
segunda carta más fuerte.
•
Llamadas telefónicas: El gerente de créditos o el asistente
de la empresa
puede llamar al cliente y exigirle el pago inmediato. Si el cliente tiene una excusa
razonable, se puede hacer arreglos para prorrogar el periodo de pago.
•
Utilización de agencias de cobros: Una empresa puede entregar las cuentas
incobrables a una agencia de cobros o a un abogado para que las haga efectivas.
Normalmente los honorarios para esta clase de gestión de cobro son bastante altos y
puede ser posible reciba un porcentaje mucho menor del que espera recibir.
•
Procedimiento legal: Este es el paso más estricto en el proceso de cobro. Es
una alternativa que utiliza la agencia de cobros. El procedimiento legal es no
solamente oneroso, sino que puede obligar al deudor a declararse en bancarrota,
reduciéndose así la posibilidad de futuros negocios con el cliente y el pago de la
deuda.
Una cuenta no debe ponerse en manos de un abogado o agencia de cobranzas sino
hasta que se hayan agotado otras medidas y el acreedor esté preparado para romper
las relaciones comerciales con el deudor. Es bien sabido que la cuenta más antigua
es la más difícil de cobrar y por esta razón, cuando las circunstancias lo justifican, el
acreedor no debe vacilar en realizar esta acción final drástica.
104
CAPÍTULO II
Marco Teórico
5. Ejemplos de programas electrónicos para cobros
Los programas de cobros, hoy en día son una herramienta esencial para el control de
la cartera de mora, ya que permiten
vigilar de cerca el comportamiento de los
clientes. Detallando a través de los diferentes reportes, toda la información necesaria
para tomar medidas preventivas ante el retraso de los pagos.
A continuación se mencionan brevemente algunos de los programas existentes en el
mercado y las funciones principales de cada uno.
a) PROGRAMA CESIN 32/
Este programa lleva procesos básicos
•
Consulta de cartera
•
Amplias opciones de solicitud: Clientes, vencimientos, situación.
•
Remesas de cobro
•
Incluye remesas electrónicas para los bancos
•
Emisión cartas para los clientes
•
Reclamación cobros a clientes
•
Análisis de riesgos
b) PROGRAMA SANTA TECLA 33/
El programa permite conocer en todo momento la situación de la cartera de Cobros y
Pagos generada automáticamente a partir del proceso de facturación al permitirle
definir la forma de pago en las propiedades de los clientes / proveedores, evitando
así tener que introducirlo manualmente en cada factura.
El programa le proporciona información de su cartera de Cobros y Pagos, por Banco,
Cliente, Proveedor, Importe, Vencimiento, Tipo de Cobro / Pago, Generación
automática de cartera de efectos a Cobrar / Pagar, Control de riesgos de clientes;
entre otros.
32
[En línea] [citado el 3 de mayo de 2006] Disponible en <http://www.icesin.com/cobros/htm>
[En línea] ] [citado el 3 de mayo de 2006] Disponible en <http://www.santatecla.es/caracteristicas.cash.htm>
33
105
CAPÍTULO II
Marco Teórico
El programa contempla la posibilidad de asignar un riesgo por cliente. Al generar
operaciones que superen el riesgo asignado el sistema emitirá un aviso por pantalla
solicitando la autorización por parte del usuario.
Control de situación en vencimientos
Consulta de vencimientos generados por las distintas formas de pago. Es posible
asignar un plazo de demora por cliente.
Al generar operaciones si existen cobros de clientes demorados el sistema emitirá
un aviso por pantalla notificándoselo al usuario.
•
Generación automática de cartera de efectos a cobrar
CUADRO Nº 11
MENU PRINCIPAL DEL MENU DE COBROS PROGRAMA SANTA TECLA
Fuente: sitio Web del programa. http://www.santatecla.es/caracteristicas/cash.htm citado en 3 de mayo de 2006
•
Impresión de informes
El módulo de Cobros / Pagos posee una amplia colección de informes con los que
el usuario podrá obtener una gran cantidad de listados con todo tipo de rangos,
ordenaciones y restricciones para satisfacer las necesidades particulares de cada
empresa.
•
Enlace con Contabilidad
Si posee el programa de contabilidad es posible el traspaso automático de los
asientos de remesas, cobros y pagos emitidos, según sea cada tipo de remesa.
106
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Los ficheros de Cobros / Pagos permiten asociar imágenes o fotografías en
formato JPEG (JPG). Asociar una imagen a un Cobro o un Pago es tan sencillo
como guardar el fichero JPEG usando como nombre el código de cobro / pago y
la extensión JPG en el directorio /imágenes / pagos de la aplicación.
CUADRO N° 12
PANTALLA DE CONTRO DE PAGOS PROGRAMA SANTA TECLA
Fuente: sitio Web del programa. http://www.santatecla.es/caracteristicas/cash.htm citado en 3 de mayo de 2006
c) PROGRAMA FISON34/
Planifica los vencimientos de los cobros y pagos e imprime resaltando los importes
pendientes de pago y aquellos ya pagados.
El programa contiene además una libreta de direcciones con la que se puede
recuperar fácilmente la información necesaria para contactar a clientes y
proveedores. Libreta de direcciones Privada. Útil función de protección de datos
mediante contraseña para garantizar la privacidad.
34
[En línea] [citado 3 de mayo de 2006] Disponible en : <http://www.acuista.com >
107
CAPÍTULO II
Marco Teórico
d) PROGRAMA DE EFFCOS35/
Effective Collection System es una aplicación multiusuario desarrollada para el
ambiente Cliente Servidor, Internet, Intranet, orientada al apoyo de la gestión de
cobro de las obligaciones morosas en todas sus etapas, la cual permite documentar y
controlar la información de gestión registrada por cada uno de los agentes.
Effective Collection System permite el registro de los contactos de los clientes por
diferentes fuentes: llamadas telefónicas, carta, fax, formularios de páginas Web y
presentación personal.
Effcos permite agilizar la gestión de cobro evitando realizar llamadas a teléfonos
inexistentes, envío de cartas a domicilios incorrectos, no contar con el historial de los
contactos realizados a un deudor, gestionar el mismo caso de forma repetida o lo que
es peor olvidar de gestionarlo, no seguir un procedimiento establecido de forma
automática, no poder medir la productividad de su equipo.
El sistema toma como estrategias de cobro y/o ventas los parámetros definidos en
éste, que pueden ser modificados según las necesidades en el proceso de cobros.
El sistema facilita la atención oportuna y personalizada de cada uno de los clientes y
el seguimiento controlado de cada caso expuesto por ellos, direccionando de manera
automática a los agentes responsables de cada caso ingresado en el sistema,
controlando fechas de vencimiento, análisis de gestión, entre otros servicios y
posibilidades.
De esta forma se garantiza que toda la información de cada uno de los clientes esté
certificada por rangos de fechas, ubicación geográfica, contacto, entre otros.
Automáticamente programa las gestiones a realizar tales como llamadas y visitas,
realiza el seguimiento de los compromisos y genera correspondencia de manera
automática de acuerdo a los parámetros establecidos.
35
[En línea] [citado el 28 de abril de 2006] Disponible en: <http://effcos.com/productos.html >
108
CAPÍTULO II
Marco Teórico
El sistema distribuye automáticamente el trabajo de los agentes, creando diariamente
listas con los datos de los clientes a los cuales se les debe realizar la respectiva
gestión, reporta el desempeño de los agentes para controlar efectivamente la
operación de cobro o Tele venta y conserva la información actualizada de toda la
gestión realizada sobre cada uno de los clientes.
e) PROGRAMA ISIS36/
Cuentas a Cobrar y Clientes: Permite la carga de clientes, codificada numérica o
alfanuméricamente, hasta 10 caracteres. Puede incluirse en su ficha, entre otros
datos, la cuenta contable deudora propia del cliente, su denominación habitual y su
razón social legal. Categoriza a los clientes en grupos para filtrar por listados; indica
los vendedores asociados; manejo de múltiples lugares de entrega; comentarios
adicionales y contactos con el grado de detalle tan amplio sea necesario. Ingresa
las cobranzas viendo la cuenta corriente depurada (facturas y saldos pendientes), e
imputando sus formas de cobro (efectivo, cheques propios o de terceros, entre otros),
así como las retenciones pertinentes (IVA, Ingresos Brutos, Ganancias, entre otros).
Dispone además del historial de deuda del cliente, viendo entre otros, los días para el
vencimiento, días de mora y saldos.
F. RENTABILIDAD
1. Concepto de rentabilidad
Rentabilidad es un elemento que se aplica a toda acción económica en la que se
movilizan medios, materiales, humanos y financieros con el fin de obtener
resultados.
En sentido general “se denomina rentabilidad a la medida del rendimiento que en un
determinado periodo de tiempo producen los capitales utilizados en el mismo.
36
[En línea] [citado 28 de abril de 2006] Disponible en < http:// www.datahousecompany.com.ar/comercial1.html>
109
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Esto supone la comparación entre la renta generada y los medios utilizados para
obtenerla con el fin de permitir la elección entre alternativas o juzgar la eficiencia de
las acciones realizadas”.37/
La rentabilidad es uno de los indicadores más relevantes, si no el más relevante para
medir el éxito de un negocio.
Los conceptos más usados para medir rentabilidad son:
− Rentabilidad Neta: como la línea final del Estado de Resultados de acuerdo a
prácticas contables aceptadas.
− Ganancias antes de intereses, impuestos, depreciaciones y amortizaciones
(EBITDA por su sigla en inglés): es el Resultado Neto ajustado por algunos
ítems que no implican ingresos o egresos de caja como son las depreciaciones y
amortizaciones (ya que son estimaciones y no pérdidas reales pagadas), y otros
ítems que no están directamente vinculados al negocio principal de la empresa
como lo son los intereses e impuesto.
− Flujo de caja después de operaciones: corresponde al EBITDA más/menos los
cambios en el Capital de Trabajo y otras cuentas corrientes. Refleja la capacidad
de la empresa de generar fondos, correspondiente a su actividad principal.
− Retorno sobre Patrimonio (ROE por su sigla en inglés): es el Resultado Neto
expresado como porcentaje del Patrimonio. Es una estimación del resultado de la
compañía en términos de tasa.
− Valor Económico Agregado (EVA por su sigla en inglés): es el Resultado
Operativo después de impuestos menos el capital por el costo de capital. Es una
medida alternativa de medir rentabilidad en términos económicos.
37
SÁNCHEZ BALLESTA, JUAN PEDRO[En línea] "Análisis de Rentabilidad de la empresa", 2002[citado el 23 de abril de 2006]
Disponible en: <http://www.5campus.com/leccion/anarenta>,
110
CAPÍTULO II
Marco Teórico
2. Importancia de la rentabilidad
Incrementar la rentabilidad, es uno de los objetivos esenciales que buscan las
compañías, es la búsqueda de cómo crear valor que compense el uso de sus
recursos. La globalización junto a las nuevas tecnologías e innovaciones, han
permitido que los capitales se muevan de un lugar a otro casi sin restricciones ni
demoras.
Sin mencionar todos los factores que pueden contribuir a atraer capitales en el corto
plazo, la rentabilidad es uno de los elementos más evidentes para atraer capitales en
el largo plazo. Claro, va relacionada a un nivel de riesgo, ésta es la rentabilidad
ajustada por riesgo.
La importancia del análisis de la rentabilidad viene determinada porque, aún
partiendo de la mezcla de objetivos a que se enfrenta una empresa, basados unos en
la rentabilidad o beneficio, otros en el crecimiento, la estabilidad e incluso en el
servicio a la sociedad, en todo análisis empresarial el centro de la discusión tiende a
situarse en la polaridad entre rentabilidad y seguridad o solvencia como variables
fundamentales de toda actividad económica.
Los límites económicos de toda actividad empresarial son la rentabilidad y la
seguridad, normalmente objetivos contrapuestos, ya que la rentabilidad, en cierto
modo, es la retribución al riesgo y, consecuentemente, la inversión más segura no
suele coincidir con la más rentable.
Sin embargo, es necesario tener en cuenta que, por otra parte, el fin de solvencia o
estabilidad de la empresa está íntimamente ligado al de rentabilidad, en el sentido de
que la rentabilidad es un condicionante decisivo de la solvencia, pues la obtención de
rentabilidad es un requisito necesario para la continuidad de la empresa.”38/
38
SÁNCHEZ BALLESTA, JUAN PEDRO [en línea] "Análisis de Rentabilidad de la empresa",2002 [citado 3 de mayo de 2006]
111
CAPÍTULO II
Marco Teórico
3. Niveles de análisis de la rentabilidad empresarial
Un primer nivel de análisis conocido como rentabilidad económica o del activo, en
el que se relaciona un concepto de resultado conocido o previsto, antes de intereses,
con la totalidad de los capitales económicos empleados en su obtención, sin tener en
cuenta la financiación u origen de los mismos, por lo que representa, desde una
perspectiva económica, el rendimiento de la inversión de la empresa.
Y un segundo nivel, la rentabilidad financiera, en el que se enfrenta un concepto de
resultado conocido o previsto, después de intereses, con los fondos propios de la
empresa, y que representa el rendimiento que corresponde a los mismos.
La relación entre ambos tipos de rentabilidad vendrá definida por el concepto
conocido como apalancamiento financiero, que, bajo el supuesto de una estructura
financiera en la que existen capitales ajenos, actuará como amplificador de la
rentabilidad financiera respecto a la económica siempre que esta última sea superior
al costo medio de la deuda, y como reductor en caso contrario.
4. La rentabilidad en empresas comerciales
Aunque en simples palabras rentabilidad es igual a la generación de riqueza en un
período de tiempo, la valuación de esa magnitud es frecuentemente imprecisa, y en
muchos casos, no determina el desempeño real de las empresas.
Como punto de partida, las empresas consideran al resultado neto – la línea final del
Estado de Resultados – como el equivalente a rentabilidad. Sin embargo, este valor
es simplemente el resultado de la aplicación de normas contables, que busca
distintos objetivos al mismo tiempo, siendo la determinación de la rentabilidad tan
solo uno de ellos.
En la mayoría de los casos, se tienen que realizar determinados ajustes al Resultado
Neto antes de analizar a la rentabilidad concebida como creación de riqueza.
112
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Algunos de los ajustes más comunes son los vinculados a la depreciación del activo
fijo, previsión por incobrables, gastos por reestructura, amortización de intangibles
(marca, investigación y desarrollo, publicidad), entre otros.
Es esencial para las empresas enfocarse en incrementar la rentabilidad, o en otras
palabras, en como crear valor que compense el uso de sus recursos. El primer paso
hacia un mayor y más barato acceso al capital es la definición de que es la
rentabilidad y que va hacer la empresa para hacerla crecer.
Ya sea el método EVA (valor económico agregado) u otro método valido para medir
rentabilidad/desempeño, es esencial para las compañías, que se involucren tanto los
empleados como gerentes y directores. La globalización va a continuar y los
capitales se trasladarán de inversiones no rentables a rentables.
Aquellos que entiendan el concepto de agregar valor económico, y adopten métodos
eficientes de medirlo y mejorarlo, atraerán capitales y continuarán creciendo.
Tanto los accionistas, directores, gerentes y empleados en general, deben entender
donde están los elementos fundamentales de su negocio, y que deben hacer de
manera de poder agregar valor económico a sus inversiones.
5. Métodos de razones y proporciones financieras39/
Uno de los instrumentos más usados para realizar análisis financiero de entidades es
el uso de las Razones Financieras, ya que éstas pueden medir en un alto grado la
eficacia y comportamiento de la empresa.
Éstas presentan una perspectiva amplia de la situación financiera, puede precisar el
grado de liquidez, de rentabilidad, el apalancamiento financiero, la cobertura y todo lo
que tenga que ver con su actividad.
39
[En línea] [citado el 23 de abril de 2006] Disponible en
<www.gestiopolis.com/canales/articulos/no%201/analisisfinanciero.htm>
113
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Las Razones Financieras, son comparables con las de la competencia y llevan al
análisis y reflexión del funcionamiento de las empresas frente a sus rivales, a
continuación se explican los fundamentos de aplicación y cálculo de cada una de
ellas.
5.1 Los Ratios o Razones Financieras40/
Matemáticamente, un ratio es una razón, es la relación entre dos números. Son un
conjunto de índices, resultado de relacionar dos cuentas del Balance o del estado de
Pérdidas y Ganancias. Los ratios proveen información que permite tomar decisiones
acertadas a quienes estén interesados en la empresa, sean éstos sus dueños,
banqueros, asesores, capacitadores, el gobierno, o quien la solicitare.
Por ejemplo, si se compara el activo corriente con el pasivo corriente, se conocerá
cuál es la capacidad de pago de la empresa y si es suficiente para responder por las
obligaciones contraídas con terceros.
Sirven para determinar la magnitud y dirección de los cambios sufridos en la empresa
durante un periodo de tiempo.
Fundamentalmente los ratios están divididos en 4 grandes grupos:
A. Índices de liquidez. Evalúan la capacidad de la empresa para atender sus
compromisos de corto plazo.
B. Índices de Gestión o actividad. Miden la utilización del activo y comparan la
cifra de ventas con el activo total, el inmovilizado material, el activo circulante o
elementos que los integren.
C. Índices de Solvencia, endeudamiento o apalancamiento. Ratios que relacionan
recursos y compromisos.
D. Índices de Rentabilidad. Miden la capacidad de la empresa para generar riqueza
(rentabilidad económica y financiera).
40
[En línea] [citado el 17 de junio de 2006] Disponible en<http://www.monografias.com/trabajos28/ratios-financieros/ratiosfinancieros.shtml>
114
CAPÍTULO II
Marco Teórico
5.2 El Análisis
a) Análisis de Liquidez
Miden la capacidad de pago que tiene la empresa para hacer frente a sus deudas de
corto plazo.
Es decir, el dinero en efectivo de que dispone,
para cancelar las
deudas. Expresan no solamente el manejo de las finanzas totales de la empresa,
sino la habilidad gerencial para convertir en efectivo determinados activos y pasivos
corrientes.
Facilitan examinar la situación financiera de la compañía frente a otras, en este caso
los ratios se limitan al análisis del activo y pasivo corriente.
Una buena imagen y posición frente a los intermediarios financieros, requiere:
mantener un nivel de capital de trabajo suficiente para llevar a cabo las operaciones
que sean necesarias para generar un excedente que permita a la empresa continuar
normalmente con su actividad y que produzca el dinero suficiente para cancelar las
necesidades de los gastos financieros que le demande su estructura de
endeudamiento en el corto plazo. Estos ratios son cuatro:
1a)
Ratio de liquidez general o razón corriente
El ratio de liquidez general se obtiene dividiendo el activo corriente entre el pasivo
corriente. El activo corriente incluye básicamente las cuentas de caja, bancos,
cuentas y letras por cobrar, valores de fácil negociación e inventarios.
Este ratio es la principal medida de liquidez, muestra qué proporción de deudas de
corto plazo son cubiertas por elementos del activo, cuya conversión en dinero
corresponde aproximadamente al vencimiento de las deudas.
[1]
LIQUIDEZ GENERAL=
ACTIVO CORRIENTE
= veces
PASIVO CORRIENTE
115
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Ejemplo:
[1]
LIQUIDEZ GENERAL=
2'449,060
=2.72 veces
900,630
Esto quiere decir que el activo corriente es 2.72 veces más grande que el pasivo
corriente; o que por cada UM de deuda, la empresa cuenta con UM 2.72 para
pagarla. Cuanto mayor sea el valor de esta razón, mayor será la capacidad de la
empresa de pagar sus deudas.
2a)
Ratio prueba ácida
Es el indicador que al descartar del activo corriente cuentas que no son fácilmente
realizables, proporciona una medida más exigente de la capacidad de pago de una
empresa en el corto plazo. Es algo más severa que la razón corriente y es calculada
restando el inventario del activo corriente y dividiendo esta diferencia entre el pasivo
corriente. Los inventarios son excluidos del análisis porque son los activos menos
líquidos y los más sujetos a pérdidas en caso de quiebra.
[2]
PRUEBA ACIDA=
ACTIVO CORRIENTE - INVENTARIOS
= veces
PASIVO CORRIENTE
Ejemplo:
[2]
PRUEBA ACIDA=
2'449,060 - 1'452,419
= 1.11 veces
900,630
Esta razón se concentra en los activos más líquidos, por lo que proporciona datos
más correctos al analista.
116
CAPÍTULO II
3a)
Marco Teórico
Ratio prueba defensiva
Permite medir la capacidad efectiva de la empresa en el corto plazo; considera
únicamente los activos mantenidos en Caja y Bancos y los valores negociables,
descartando la influencia de la variable tiempo y la incertidumbre de los precios de
las demás cuentas del activo corriente.
Indica la capacidad de la empresa para operar con sus activos más líquidos, sin
recurrir a sus flujos de venta. Se calcula este ratio dividiendo el total de los saldos de
caja y bancos entre el pasivo corriente.
[3] PRUEBA DEFENSIVA=
CAJA BANCOS
= %
PASIVO CORRIENTE
Ejemplo:
[3] PRUEBA DEFENSIVA=
194,196
=0.2156
900,630
Es decir, se cuenta con el 21.56% de liquidez para operar sin recurrir a los flujos de
venta.
4a)
Ratio capital de trabajo
Como es utilizado con frecuencia, se define como una relación entre los Activos
Corrientes y los Pasivos Corrientes; no es una razón definida en términos de un rubro
dividido por otro. El Capital de Trabajo, es lo que le queda a la compañía después de
pagar sus deudas inmediatas, es la diferencia entre los Activos Corrientes menos
Pasivos Corrientes.
Es como el dinero que le queda para poder operar en el día a día.
[ 4] CAPITAL DE TRABAJO = ACT. CORRIENTE - PAS. CORRIENTE= UM
117
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Ejemplo:
[ 4]
CAPITAL DE TRABAJO= 2'449,060 - 900,630 = UM 1'548,430
En este caso, está indicando que se cuenta con capacidad económica para
responder a obligaciones con terceros.
Decir que la liquidez de una empresa es 3, 4 veces a más no significa nada.
5a)
Ratios de liquidez de las cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar son activos líquidos sólo en la medida en
que puedan
cobrarse en un tiempo prudente.
⎡⎣5⎤⎦
PERIODO PROMEDIO DE COBRANZA =
CUENTAS POR COBRAR×DIAS EN EL AÑO
= días
VENTAS ANUALES A CREDITO
Ejemplo:
[5 ]
PERIODO PROMEDIO DE COBRANZA=
741,289×360
= 61 días
4'363,670
El índice está señalando, que las cuentas por cobrar están circulando a 61 días, es
decir, indica el tiempo promedio que tardan en convertirse en efectivo.
[ 6]
ROTACION DE LAS CTAS. POR COBRAR=
VENTAS ANUALES A CREDITO
= veces
CUENTAS POR COBRAR
Ejemplo:
[ 6]
ROTACION DE LAS CTAS. POR COBRAR=
4'363,670
= 5.89
741,289
118
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Las razones anteriores son recíprocas entre sí. Si se divide 360 días que tiene el
año comercial o bancario entre el período promedio de cobranzas, se obtiene la
rotación de las cuentas por cobrar 5.89 veces al año.
Asimismo, el número de días del año dividido entre el índice de rotación de las
cuentas por cobrar, da el período promedio de cobranza.
b) Análisis de la Gestión o actividad
Miden la efectividad y eficiencia de la gestión, en la administración del capital de
trabajo, expresan los efectos de decisiones y políticas seguidas por la empresa, con
respecto a la utilización de sus fondos. Evidencian cómo se manejó la empresa en lo
referente a cobranzas, ventas al contado, inventarios y ventas totales. Estos ratios
implican una comparación entre ventas y activos necesarios para soportar el nivel de
ventas.
Expresan la rapidez con que las cuentas por cobrar o los inventarios se convierten en
efectivo. Son un complemento de las razones de liquidez, ya que permiten precisar
aproximadamente el período de tiempo que la cuenta respectiva (cuenta por cobrar,
inventario), necesita para convertirse en dinero.
Miden la capacidad que tiene la gerencia para generar fondos internos, al administrar
en forma adecuada los recursos invertidos en estos activos.
1b)
Ratio rotación de cartera (cuentas por cobrar)
Miden la frecuencia de recuperación de las cuentas por cobrar. Su propósito es
medir el plazo promedio de créditos otorgados a los clientes y, evaluar la política de
crédito y cobranza.
El saldo en cuentas por cobrar no debe superar el volumen de ventas.
Cuando este saldo es mayor que las ventas se produce la inmovilización total de
fondos en cuentas por cobrar, restando a la empresa, capacidad de pago y pérdida
de poder adquisitivo.
119
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Es deseable que el saldo de cuentas por cobrar rote razonablemente, de tal manera
que no implique costos financieros muy altos y que permita utilizar el crédito como
estrategia de ventas.
Período de cobros o rotación anual:
Puede ser calculado expresando los días promedio que permanecen las cuentas
antes de ser cobradas o señalando el número de veces que rotan las cuentas por
cobrar. Para convertir el número de días en número de veces que las cuentas por
cobrar permanecen inmovilizados, se divide entre los 360 días que tiene un año.
Período de cobranzas:
[7] ROTACION DE CARTERA=
CUENTAS POR COBRAR PROMEDIO ∗ 360
= días
VENTAS
Ejemplo:
⎛ 741,289 + 809,514 ⎞
⎜
⎟ ∗ 360
2
⎠
= 63.97 días
[7] ROTACION DE CARTERA= ⎝
4' 363, 670
Rotación anual:
360
= 5.63 veces rota al año
63.97
Esto quiere decir que la empresa convierte en efectivo sus cuentas por cobrar en
63.97 días o rotan 5.63 veces en el período.
La rotación de la cartera un alto número de veces, es indicador de una acertada
política de crédito que impide la inmovilización de fondos en cuentas por cobrar.
Por lo general, el nivel óptimo de la rotación de cartera se encuentra en cifras de 6 a
12 veces al año, 60 a 30 días de período de cobro.
120
CAPÍTULO II
2b)
Marco Teórico
Rotación de los Inventarios
Cuantifica el tiempo que demora la inversión en inventarios hasta convertirse en
efectivo y permite saber el número de veces que ésta inversión va al mercado, en un
año y cuántas veces se repone.
Existen varios tipos de inventarios.
Una industria que transforma materia prima, tendrá tres tipos de inventarios: el de
materia prima, el de productos en proceso y el de productos terminados. Si la
empresa se dedica al comercio, existirá un sólo tipo de inventario, denominado
contablemente, como mercancías.
Período de la inmovilización de inventarios o rotación anual:
El numero de días que permanecen inmovilizados o el número de veces que rotan
los inventarios en el año.
Para convertir el número de días en número de veces que la inversión mantenida en
productos terminados va al mercado, se divide por 360 días que tiene un año.
Período de inmovilización de inventarios:
[ 8]
ROTACION DE INVENTARIOS=
INVENTARIO PROMEDIO ∗ 360
= días
COSTO DE VENTAS
Ejemplo:
⎛ 1'452,419 + 1'347,423 ⎞
⎜
⎟ ∗ 360
2
⎠
= 172 días
[8] ROTACION DE INVENTARIOS= ⎝
2'929,287
Rotación anual:
360 = 2.09 veces de rotación al año
172
121
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Esto quiere decir que los inventarios van al mercado cada 172 días, lo que
demuestra una baja rotación de esta inversión, en este caso, 2.09 veces al año.
A mayor rotación mayor movilidad del capital invertido en inventarios y más rápida
recuperación de la utilidad que tiene cada unidad de producto terminado.
Para calcular la rotación del inventario de materia prima, producto terminado y en
proceso se procede de igual forma.
Se puede también calcular la rotación de inventarios, como una indicación de la
liquidez del inventario.
[ 9]
ROTACION DE INVENTARIOS=
COSTO DE VENTAS
= veces
INVENTARIO PROMEDIO
Así:
[ 9]
ROTACION DE INVENTARIOS=
2'929,287
= 2.09 veces
(1'452,419+1'347,423)
2
Indica la rapidez con que cambia el inventario en cuentas por cobrar por medio de las
ventas. Mientras más alta sea la rotación de inventarios, más eficiente será el manejo
del inventario de una empresa.
3b)
Período promedio de pago a proveedores
Este indicador permite obtener indicios del comportamiento del capital de trabajo.
Mide específicamente el número de días que la compañía, tarda en pagar los
créditos que los proveedores le han otorgado.
Una práctica usual es buscar que el número de días de pago sea mayor, aunque
debe tenerse cuidado de no afectar la imagen de «buena paga» con los proveedores
de materia prima.
En épocas inflacionarias debe descargarse parte de la pérdida de poder adquisitivo
del dinero en los proveedores, comprándoles a crédito.
122
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Período de pagos o rotación anual: Este índice puede ser calculado como días
promedio o rotaciones al año para pagar las deudas.
[10]
PERIODO PAGO A PROV=
CTAS. x PAGAR (PROMEDIO) ∗ 360
= días
COMPRAS A PROVEEDORES
Ejemplo:
162,215 + 149,501
∗ 360
2
= 21.34 días
[10] PERIODO PAGO A PROV=
2'629,024
Rotación anual:
360
= 16.87 veces de rotación al año
21.34
Los resultados de este ratio deben interpretarse de forma opuesta a los de cuentas
por cobrar e inventarios. Lo ideal es obtener una razón lenta (es decir 1, 2 ó 4 veces
al año) ya que significa que se está aprovechando al máximo el crédito que ofrecen
los proveedores de materia prima. Este ratio está muy elevado.
4b)
Rotación de caja y bancos
Dan una idea sobre la magnitud de la caja y bancos para cubrir días de venta. Se
obtiene multiplicando el total de Caja y Bancos por 360 (días del año) y dividiendo el
producto entre las ventas anuales.
[11] ROTACION DE CAJA BANCOS=
CAJA Y BANCOS x 360
= días
VENTAS
Ejemplo:
[11]
ROTACION DE CAJA Y BANCOS=
194,196 ∗ 360
= 16 días
4'363,670
123
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Interpretando el ratio, puede decirse que se cuenta con liquidez para cubrir 16 días
de venta.
5b)
Rotación de Activos Totales
Tiene por objeto medir la actividad en ventas de la compañía. O sea, cuántas veces
la empresa puede colocar entre sus clientes un valor igual a la inversión realizada.
Para obtenerlo se dividen las ventas netas por el valor de los activos totales:
[12]
ROTACION DE ACTIVOS TOTALES=
VENTAS
= veces
ACTIVOS TOTALES
Ejemplo:
[12]
ROTACION DE ACTIVOS TOTALES=
4'363,670
= 1.23 veces
3'551,344
Es decir que para el ejemplo, la empresa está colocando entre sus clientes 1.23
veces el valor de la inversión efectuada.
Esta relación indica qué tan productivos son los activos para generar ventas, es
decir, cuánto se está generando de ventas por cada UM invertido.
6b)
Rotación del Activo Fijo
Esta razón es similar a la anterior, con el agregado que mide la capacidad de la
empresa de utilizar el capital en activos fijos. Mide la actividad de ventas de la
empresa. Dice, cuántas veces puede colocarse entre los clientes un valor igual a la
inversión realizada en activo fijo.
[13]
ROTACION DE ACTIVO FIJO=
VENTAS
= veces
ACTIVO FIJO
124
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Ejemplo:
[13]
ROTACION DE ACTIVO FIJO=
4'363,670
= 5.40 veces
808,805
Es decir, se esta colocando en el mercado 5.40 veces el valor de lo invertido en
activo fijo.
c) Análisis de solvencia, endeudamiento o apalancamiento
Estos ratios, muestran la cantidad de recursos que son obtenidos de terceros para el
negocio. Expresan el respaldo que posee la empresa frente a sus deudas totales.
Dan una idea de la autonomía financiera de la misma. Combinan las deudas de corto
y largo plazo.
Permiten conocer qué tan estable o consolidada es la empresa en términos de la
composición de los pasivos y su peso relativo con el capital y el patrimonio.
Miden también el riesgo que corre quién ofrece financiación adicional a una empresa
y determinan igualmente, quién ha aportado los fondos invertidos en los activos.
Muestra el porcentaje de fondos totales aportados por el dueño(s) o los acreedores
ya sea a corto o mediano plazo.
El analista debe tener claro que el endeudamiento es un problema de flujo de
efectivo y que el riesgo de endeudarse consiste en la habilidad que tenga o no la
administración de la empresa para generar los fondos necesarios y suficientes para
pagar las deudas a medida que se van venciendo.
1c)
Estructura del capital (deuda patrimonio)
Es el cociente que muestra el grado de endeudamiento con relación al patrimonio.
Este ratio evalúa el impacto del pasivo total con relación al patrimonio.
Se calcula dividiendo el total del pasivo por el valor del patrimonio:
[14]
ESTRUCTURA DEL CAPITAL=
PASIVO TOTAL
=%
PATRIMONIO
125
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Ejemplo:
[14]
ESTRUCTURA DEL CAPITAL=
1'590,010
= 0.81
1'961,334
Esto quiere decir, que por cada UM aportada por el dueño, hay UM 0.81 centavos o
el 81% aportado por los acreedores.
2c)
Endeudamiento
Representa el porcentaje de fondos de participación de los acreedores, ya sea en el
corto o largo plazo, en los activos. En este caso, el objetivo es medir el nivel global
de endeudamiento o proporción de fondos aportados por los acreedores.
[15]
RAZON DE ENDEUDAMIENTO=
PASIVO TOTAL
=%
ACTIVO TOTAL
Ejemplo:
[15]
RAZON DE ENDEUDAMIENTO=
1'590,010
= 0.4474 ó 44.74%
3'551,344
El 44.77% de los activos totales es financiado por los acreedores y de liquidarse
estos activos totales al precio en libros quedaría un saldo de 55.23% de su valor,
después del pago de las obligaciones vigentes.
3c)
Cobertura de gastos financieros
Este ratio indica hasta que punto pueden disminuir las utilidades sin poner a la
empresa en una situación de dificultad para pagar sus gastos financieros.
[16]
COBERTURA DE GG.FF.=
UTILIDAD ANTES DE INTERESES
= veces
GASTOS FINANCIEROS
126
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Ejemplo:
[16]
COBERTURA DE GG.FF.=
436,673
= 4.69 veces
93,196
Una forma de medirla es aplicando este ratio, cuyo resultado proyecta una idea de la
capacidad de pago del solicitante.
Es un indicador utilizado con mucha frecuencia por las entidades financieras, ya que
permite conocer la facilidad que tiene la empresa para atender sus obligaciones
derivadas de su deuda.
4c)
Cobertura para gastos fijos
Este ratio permite visualizar la capacidad de supervivencia, endeudamiento y también
medir la capacidad de la empresa para asumir su carga de costos fijos. Para
calcularlo se divide el margen bruto por los gastos fijos.
El margen bruto es la única posibilidad que tiene la compañía para responder por
sus costos fijos y por cualquier gasto adicional, como por ejemplo, los financieros.
[17]
COBERTURA DE GASTOS FIJOS =
UTILIDAD BRUTA
= veces
GASTOS FIJOS
Ejemplo:
[17]
COBERTURA DE GASTOS FIJOS =
1'434,383
= 1.44 veces
997,710
Para el caso se considera como gastos fijos los rubros de gastos de ventas,
generales y administrativos y depreciación. Esto no significa que los gastos de ventas
corresponden necesariamente a los gastos fijos. Al clasificar los costos fijos y
variables deberá analizarse las particularidades de cada empresa.
127
CAPÍTULO II
Marco Teórico
d) Análisis de Rentabilidad
Miden la capacidad de generación de utilidad por parte de la empresa.
Tienen por objetivo apreciar el resultado neto obtenido a partir de ciertas decisiones y
políticas en la administración de los fondos de la empresa. Evalúan los resultados
económicos de la actividad empresarial.
Expresan el rendimiento de la empresa en relación con sus ventas, activos o capital.
Es importante conocer estas cifras, ya que la empresa necesita producir utilidad para
poder existir. Relacionan directamente la capacidad de generar fondos en
operaciones de corto plazo.
Indicadores negativos expresan la etapa de desacumulación que la empresa está
atravesando y que afectará toda su estructura al exigir mayores costos financieros o
un mayor esfuerzo de los dueños, para mantener el negocio.
Los indicadores de rentabilidad son muy variados, los más importantes son: la
rentabilidad sobre el patrimonio, rentabilidad sobre activos totales y margen neto
sobre ventas.
1d)
Rendimiento sobre el patrimonio
Esta razón se obtiene
dividiendo la utilidad neta entre el patrimonio neto de la
empresa. Mide la rentabilidad de los fondos aportados por el inversionista.
[18]
RENDIMIENTO SOBRE EL PATRIMONIO=
UTILIDAD NETA
=%
CAPITAL O PATRIMONIO
Ejemplo:
[18]
RENDIMIENTO SOBRE EL PATRIMONIO=
63,687
= 0.0325 ó
1'961,334
3.25%
128
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Esto significa que por cada UM que el dueño mantiene en el año, genera un
rendimiento del 3.25% sobre el patrimonio. Es decir, mide la capacidad de la
empresa para generar utilidad a favor del propietario.
2d)
Rendimiento sobre la inversión
Se obtiene dividiendo la utilidad neta entre los activos totales de la empresa, para
establecer la efectividad total de la administración y producir utilidades sobre los
activos totales disponibles. Es una medida de la rentabilidad del negocio como
proyecto independiente de los accionistas.
[19]
RENDIMIENTO SOBRE LA INVERSION=
UTILIDAD NETA
=%
ACTIVO TOTAL
Se tiene:
[19]
RENDIMIENTO SOBRE LA INVERSION=
Quiere decir,
63,687
= 0.01787
3'551,344
ó
1.787%
que cada UM invertido en los activos produjo
en ese año un
rendimiento de 1.79% sobre la inversión.
Indicadores altos expresan un mayor rendimiento en las ventas y del dinero invertido.
3d)
Utilidad activo
Este ratio indica la eficiencia en el uso de los activos de una empresa, se calcula
dividiendo las utilidades antes de intereses e impuestos por el monto de activos.
[20]
UT. ACTIVO=
UT. ANTES DE INTERSES E IMPUESTOS
= %
ACTIVO
129
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Ejemplo:
[20]
UT. ACTIVO=
436,673
= 0.1230
3'551,344
Está indicando que la empresa genera una utilidad de 12.30% por cada UM invertido
en sus activos
4d)
Utilidad de ventas
Este ratio expresa la utilidad obtenida por la empresa, por cada UM de ventas. Se
obtiene dividiendo la utilidad antes de intereses e impuestos entre ventas.
[21]
UT. VENTAS=
UT. ANTES DE INTERSES E IMPUESTOS
= %
VENTAS
Ejemplo:
[21]
UT. VENTAS=
436,673
= 0.10
4'363,670
Es decir que por cada UM vendida se ha obtenido como utilidad el 10.01% en el
año.
5d)
Utilidad por acción
Ratio utilizado para determinar las utilidades netas por acción común.
[22]
UTILIDAD POR ACCION=
UTILIDAD NETA
= UM
NUMERO DE ACCIONES COMUNES
Ejemplo:
[22]
UTILIDAD POR ACCION=
63,687
( 459,921/5.50 )
= UM 0.7616
130
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Este ratio está indicando que la utilidad por cada acción común fue de UM 0.7616.
6d)
Margen bruto y neto de utilidad
Margen Bruto
Este ratio relaciona las ventas menos el costo de ventas con las ventas.
Indica la cantidad que se obtiene de utilidad por cada UM de ventas, después de que
la empresa ha cubierto el costo de los bienes que produce y/o vende.
[23]
MARGEN DE UTILIDAD BRUTA=
VENTAS - COSTOS DE VENTAS
=%
VENTAS
Ejemplo:
[23]
MUB=
4'363,670 - 2'929,287
= 0.3287
4'363,670
ó
32.87%
Indica las ganancias en relación con las ventas, deducido los costos de producción
de los bienes vendidos. Dice también la eficiencia de las operaciones y la forma
como son asignados los precios de los productos.
Cuanto más grande sea el margen bruto de utilidad, será mejor, pues significa que
tiene un bajo costo de las mercancías que produce y/ o vende.
Margen Neto
Relaciona la utilidad líquida con el nivel de las ventas netas. Mide el porcentaje de
cada UM de ventas que queda después de que todos los gastos, incluyendo los
impuestos, han sido deducidos.
Cuanto más grande sea el margen neto de la empresa tanto mejor.
[24]
MARGEN NETO DE UTILIDAD=
UTILIDAD NETA
=%
VENTAS NETAS
131
CAPÍTULO II
Marco Teórico
Ejemplo:
[24]
MARGEN NETO DE UTILIDAD=
63,687
= 0.0146 ó 1.46%
4'363,670
Esto quiere decir que en el año por cada UM que vendió la empresa, obtuvo una
utilidad de 1.46%.
Este ratio permite evaluar si el esfuerzo hecho en la operación durante el período de
análisis, está produciendo una adecuada retribución para el empresario.
5.3 Limitaciones de los ratios
No obstante la ventaja que proporcionan los ratios, éstos tienen una serie de
limitaciones, como son:
•
Dificultades para comparar varias empresas, por las diferencias existentes en los
métodos contables de valorización de inventarios, cuentas por cobrar y activo fijo.
•
Comparan la utilidad en evaluación con una suma que contiene esa misma
utilidad. Por ejemplo, al calcular el rendimiento sobre el patrimonio se divide la
utilidad del año por el patrimonio del final del mismo año, que ya contiene la
utilidad obtenida ese periodo como utilidad por repartir. Ante esto es preferible
calcular estos indicadores con el patrimonio o los activos del año anterior.
•
Siempre están referidos al pasado y no son sino meramente indicativos de lo que
podrá suceder.
•
Son fáciles de manejar para presentar una mejor situación de la empresa.
•
Son estáticos y miden niveles de quiebra de una empresa.
132