Archivo Nacional Instructivo Para la Gestión

Archivo Nacional
Instructivo Para la Gestión de
Transferencias Documentales al
Archivo Nacional
Edición 2008
Elaborado por :
PATRICIA HUENUQUEO CANALES
Encargada Oficina del Sistema Nacional de Archivos
Índice
1
•
Objetivos
3
•
Alcance
3
•
Definiciones
4
•
Unidades del Archivo Nacional
8
•
Normas aplicables a los productores documentales
9
•
Normas aplicables a las unidades integrantes del AN
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INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN
DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES AL ARCHIVO NACIONAL
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I.
Objetivos
Este instructivo ha sido desarrollado con el propósito de sistematizar todas las
actividades involucradas en el Proceso de Transferencias Documentales al Archivo
Nacional y establecer un mecanismo de control que permita verificar la conformidad
del proceso con lo establecido en el Decreto con Fuerza de Ley N º 5.200 de 1929
y los reglamentos internos del AN.
II.
Alcance
Este procedimiento se aplica a todas las instituciones consignadas en el Art. 14 del
Decreto con Fuerza de Ley N º 5.200 de 1929, así como en general a todos
aquellos organismos públicos que expresen su voluntad en esta materia, y a las
unidades que integran el Archivo Nacional.
Este procedimiento se aplica a los documentos de archivos públicos registrados en
cualquier tipo de soporte.
Este procedimiento no se aplica a los documentos ingresados por donación o
compra.
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III.
Definiciones
La terminología técnica del procedimiento, se utiliza tomando como referencia las
definiciones consignadas en el Diccionario de Terminología Archivística de la
Dirección de Archivos Estatales de España (1993) y la 2da. Versión de la Norma
Internacional General de Descripción Archivística del Consejo Internacional de
Archivos ISAD-(G) (2000).
En los casos en que se hayan formulado precisiones locales, estas han sido
debidamente indicadas entre corchetes [notas locales].
Para todos los efectos aquí señalados, se entenderán como autorizadas las
siguientes definiciones.
Archivo
(1) Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus
funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas.
En función del organismo productor, los archivos pueden ser de la Administración
Central [Ministerios], periféricos [Secretarías Regionales Ministeriales], judiciales,
etc. En función del ámbito de sus fondos: nacionales, regionales, municipales, etc.
En función de la personalidad jurídica de la institución productora: públicos y
privados.
En función del ciclo vital de los documentos pueden ser: archivos de oficina o de
gestión, centrales, intermedios o históricos.
(2) la institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los
conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la
investigación y la cultura.
(3) El archivo también es el local donde se conservan y consultan los conjuntos
orgánicos de documentos.
Archivo Nacional
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Es el archivo constituido por fondos documentales producidos por instituciones cuya
jurisdicción abarca todo el territorio nacional. [En Chile, es la institución pública que
desde 1927 tiene por misión reunir, conservar y difundir la documentación generada
por los organismos de Gobierno, Justicia y Auxiliares de la Administración de
Justicia, consignados en el D.F.L. N º 5.200 de 1929].
Archivo Regional
Es aquel cuyos fondos documentales han sido producidos o reunidos por
instituciones cuya actividad no supera el ámbito regional.
Caja [de archivo]
Contenedor, generalmente en cartón que sirve para la conservación de una o varias
unidades documentales, constituyendo así una unidad de instalación.
Clasificación
Operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos
que reflejan la estructura orgánica y/o funcional del Fondo.
Conservación
Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la
preservación o prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos, y por
otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido.
Depósito
Conjunto de espacios destinados a la conservación de documentos en una
institución archivística.
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Documento de Archivo
Información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y
conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de sus
competencias o en el desarrollo de su actividad.
Expediente
Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y
funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.
Fechas extremas
Son aquellas que indican el momento de inicio y conclusión de un expediente, [serie
y/o fondo documental].
Fondo
Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte,
producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física,
familia o entidad en el transcurso de sus actividades como productor.
Instalación
Ubicación de las unidades de conservación en el depósito, previa organización del
espacio.
Inventario
Instrumento de referencia y consulta que describe las unidades de instalación
[carpetas, legajos, cajas, volúmenes] y/o las unidades documentales de una serie o
series documentales, respetando su estructura.
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Legajo
Atado de documentos a veces protegido por tapas de cartón, con lo que forma una
unidad de instalación. [Conjunto de expedientes de causas judiciales ordenados por
número de rol y año y unidos mediante una cinta de algodón o algún medio que
prevenga daños en el soporte papel].
Ordenación
Operación archivística realizada dentro del proceso de organización, que consiste
en establecer secuencias dentro de las categorías y grupos, de acuerdo con las
series naturales cronológicas y/o alfabéticas.
Organismo productor
Persona física o jurídica, pública o privada, que en el ejercicio de sus competencias
genera un [fondo documental].
Organización
Adaptación material o física de un fondo a la estructura que le corresponde, una vez
realizado el proceso intelectual de identificación. Incluye las fases de clasificación y
ordenación.
Serie
Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma
actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de
procedimiento.
Soporte
Materia física, en la que se contiene o soporta la información registrada (por
ejemplo, tableta de barro, papiro, papel, pergamino, película, cinta magnética).
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Tipo Documental
Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una
competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato,
contenido informativo y soporte es homogéneo [por ejemplo, Decretos Supremos].
Transferencia
Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las
fracciones de series documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de
permanencia fijado por las normas establecidas.
Unidad de conservación - instalación
Es la formada por una o varias unidades documentales homogéneas reunidas para
su conservación y colocación en el depósito en [carpetas, legajos, cajas y
volúmenes, identificados con un código único dentro del Fondo].
IV. Unidades del Archivo Nacional
En lo concerniente a la recepción y depósito de transferencias documentales, las
unidades integrantes del Archivo Nacional son:
•
Archivo Nacional de la Administración. Agustinas 3250 - Comuna de Santiago.
•
Archivo Regional de la Araucanía. Lautaro 1171 - Comuna de Temuco.
•
Archivo Regional de Tarapacá. Avenida Arturo Prat 2120, Comuna de Iquique.
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V. Normas aplicables a los productores documentales
1. De conformidad con lo establecido en el Art. 14 del Decreto con Fuerza de Ley
N º 5.200 de 1929, los organismos de Gobierno, Justicia y Auxiliares de
Administración de Justicia indicados, deben anualmente remitir al Archivo
Nacional los documentos que hayan cumplido
los siguientes plazos de
antigüedad en sus archivos de origen:
ORGANISMOS
AÑOS DE
ANTIGÜEDAD
TIPOS DOCUMENTALES
MINISTERIOS
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DOCUMENTOS EN GENERAL
INTENDENCIAS
60
DOCUMENTOS EN GENERAL
GOBERNACIONES
60
DOCUMENTOS EN GENERAL
MUNICIPALIDADES
60
LIBROS DE ACTAS
NOTARIOS Y
CONSERVADORES DE
BIENES RAÍCES
80
PROTOCOLOS NOTARIALES Y
REGISTROS DE HIPOTECAS,
CONSERVATORIOS DE BIENES RAÍCES,
COMERCIO Y DE MINAS
TRIBUNALES DE
JUSTICIA, NOTARIOS Y
CONSERVADORES DE
BIENES RAÍCES DE
TARAPACÁ,
ANTOFAGASTA, AYSÉN Y
MAGALLANES
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LIBROS COPIADORES DE SENTENCIAS,
EXPEDIENTES JUDICIALES,
PROTOCOLOS NOTARIALES Y
REGISTROS DE HIPOTECAS,
CONSERVATORIOS DE BIENES RAÍCES,
COMERCIO Y DE MINAS
80
LIBROS COPIADORES DE SENTENCIAS Y
EXPEDIENTES JUDICIALES
TRIBUNALES DE JUSTICIA
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2. Aquellos organismos de gobierno no contemplados expresamente en la
legislación vigente, que hayan transferido o en el futuro expresaren su voluntad
de depositar sus registros en unidades del Archivo Nacional, deberán acogerse
a estas mismas normas de procedimiento.
3. En consecuencia, salvo las instituciones existentes en las regiones I y IX, los
demás organismos consignados en la legislación vigente, continuarán
transfiriendo sus documentos al Archivo Nacional de la Administración.
4. Para verificar una transferencia documental por primera vez, las instituciones
localizadas en la Región Metropolitana deberán solicitar una visita en terreno a
la Oficina del Sistema Nacional de Archivos; los organismos públicos de las
regiones de la Araucanía y Tarapacá, deberán contactarse con sus Archivos
Regionales respectivos.
5. Aquellos organismos localizados fuera de la Región Metropolitana y en donde no
existen Archivos Regionales, deberán completar un Catastro de Archivos y
enviarlo a
la dirección electrónica de la Oficina del Sistema Nacional de
Archivos.
6. Sobre la base de la información derivada de la visita/catastro, se remitirá al
organismo productor una comunicación con las recomendaciones técnicas
específicas requeridas para aceptar la transferencia documental, siempre que
esta proceda.
7. Para autorizar una Transferencia Documental, los estándares mínimos de
organización, identificación, inventario y conservación solicitados por el Archivo
Nacional son los que a continuación se indican. Si existiesen situaciones
excepcionales en algunos de ellos, se informarán y acordarán modalidades
especiales de forma previa al traslado de la documentación.
8. Organización
a) En general, los documentos deben clasificarse de acuerdo a las series
documentales existentes y ordenarse cronológicamente por fecha, desde lo más
antiguo hasta lo más reciente, y de acuerdo a su disposición numérica interna.
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b) En el caso de Ministerios y servicios públicos, las series documentales
existentes se ordenaran cronológicamente por tipos documentales de acuerdo a
la siguiente pauta:
•
Decretos Supremos
•
Decretos Exentos
•
Copias de Decretos
•
Resoluciones con Toma de Razón
•
Resoluciones Exentas
•
Copias de Resoluciones
•
Circulares Emitidas
•
Providencias
•
Ordenes Internas
•
Comunicaciones recibidas, como oficios, cartas y solicitudes.
•
Comunicaciones enviadas
•
Otros documentos
c) En el caso de la documentación judicial, ésta debe ordenarse en legajos con
numeración consecutiva. A su vez, cada legajo deberá ordenarse internamente
por el número de causa de cada uno de los expedientes que lo conforman.
9. Identificación
a) Una vez realizados los procesos de organización, la institución productora
procederá a completar los Formularios de Transferencia, en los que se resumirá
la información por cada tipo documental que se transfiere.
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10. Inventario
a) Toda la documentación en proceso de transferencia será debidamente
inventariada en una planilla electrónica Excel o en el sistema proporcionado por
el Archivo Nacional.
b) Para realizar dicho inventario, las instituciones deberán utilizar el Formato de
Inventario correspondiente.
11. Conservación
a) Con excepción de los expedientes judiciales, todos los documentos que
ingresen al Archivo Nacional deben encuadernarse.
b) La encuadernación debe realizarse siguiendo las instrucciones indicadas en las
Normas de Encuadernación de Documentos de Archivo, informadas mediante
Oficio Circular N º 342 de 1979, del Conservador del Archivo Nacional.
c) Por su parte, los expedientes judiciales, deben agruparse en legajos e instalarse
en cajas de archivo, siguiendo las Normas de Conservación para Expedientes
Judiciales.
d) Para su transporte al Archivo Nacional, los volúmenes o cajas, deben ordenarse
correlativamente por años, es decir,
desde lo más antiguo hasta lo más
reciente, y disponerlos en ese orden en las cajas o paquetes de embalaje,
siguiendo a este efecto, las Normas de
Conservación para el Traslado de
Documentos.
12. Según sea la unidad de destino de la transferencia documental, el funcionario
responsable de la entrega debe emitir un oficio dirigido al:
•
Conservador del Archivo Nacional
•
Coordinador del Archivo Regional de La Araucanía
•
Coordinador del Archivo Regional de Tarapacá
a) En dicho oficio, se indicarán los años extremos y volumen de la documentación
entregada, comunicación que acompaña como antecedentes los formularios de
transferencia respectivos.
b) El día del traslado, dichos documentos deben presentarse en un original y una
copia.
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13. Para acordar el día y
hora en que va a efectuarse el traslado de los
documentos, la institución productora se contactará, vía telefónica o por correo
electrónico, con la Oficina del Sistema Nacional de Archivos o su Archivo
Regional respectivo.
14. El traslado, descarga e instalación de los documentos en el área de depósito
reservada por el Archivo Nacional, serán de responsabilidad de la institución
que entrega los documentos.
15. Al momento de verificarse el ingreso de la documentación, el funcionario
encargado entregará copia del expediente de transferencia con timbre de
recepción conforme provisional.
16. Con posterioridad y en un plazo máximo de dos meses, se enviará al organismo
remitente, un oficio de acuse de recibo definitivo, con las indicaciones
específicas correspondientes.
17. El Archivo Nacional se reserva el derecho de no recibir aquellos documentos
que sean transferidos sin atenerse a las presentes instrucciones.
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VI. Normas aplicables a las unidades integrantes del AN
1. El Coordinador de cada unidad de destino del AN, es el funcionario responsable
de vigilar el cumplimiento de las presentes normas de procedimiento y de
mantener al día toda la información relativa al estado del proceso.
2. Sin perjuicio de lo anterior, cada unidad de destino del AN asignará un
funcionario que tendrá a su cargo las transferencias documentales, quién
deberá cumplir las tareas que a continuación se indican:
a) El día del traslado, supervisar la recepción de los documentos y del oficio
conductor con sus respectivos formularios de transferencia.
b) Una vez concluido el traslado, enviar un correo electrónico a la Coordinación de
la Unidad y a la Osinar, con la información provisoria de años extremos y
volumen de la documentación ingresada.
c) Verificar la conformidad de la información declarada en los formularios de
transferencia con los documentos efectivamente depositados y de acuerdo a su
unidad de instalación, esto es, volúmenes, cajas y/o legajos.
d) De forma paralela a la verificación, procederá a ordenar la documentación en
estantería de acuerdo a los criterios definidos por la Unidad de Clasificación y
Descripción de Documentos; vigilando siempre la óptima utilización de la
estantería disponible pero sin afectar la adecuada conservación del material
documental.
e) Redactar el borrador de oficio de acuse de recibo y remitirlo a la Oficina de
Legalizaciones para su numeración, firma autorizada y remisión al destinatario
final, recibiendo una copia del mismo.
f)
En dicho oficio se dejará establecido que la recepción conforme de los
documentos sólo se refiere a la cantidad de encuadernaciones, cajas y/o
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carpetas recibidas y que, por lo tanto, el contenido de cada una de las unidades
de instalación señaladas no es responsabilidad del Archivo Nacional sino del
organismo generador de los archivos.
g) Concluido el proceso de transferencia, enviar a la Unidad de Clasificación y
Descripción copia del Expediente de Transferencia y un Memorándum con la
información final del proceso, a la Coordinación de la Unidad y a la Osinar.
h) Realizadas las comunicaciones de rigor, archivar por procedencia y fecha el
Expediente de Transferencia respectivo, compuesto por los siguientes
documentos:
•
Oficio conductor de la transferencia
•
Formularios de transferencia
•
Oficio de acuse de recibo
3. En general, este procedimiento se aplicará por orden de ingreso de la
transferencia documental respectiva.
4. En el caso de aquellos documentos que se reciban mediante un servicio de
correos, la coordinación de la unidad de destino deberá disponer del personal
necesario para realizar la descarga e instalación del material documental en las
áreas de depósito asignadas.
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