ul normas de conducta de proveedores globales

Título: NORMAS DE CONDUCTA DE PROVEEDORES GLOBALES
Número de documento: 00-LE-P0027 – Versión 2.2
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UL NORMAS DE CONDUCTA DE PROVEEDORES GLOBALES
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ÍNDICE
1.0 PROPÓSITO ................................................................................................................................ 4 2.0 ALCANCE .................................................................................................................................... 4 3.0 DEFINICIONES ............................................................................................................................ 4 4.0 PRÁCTICAS LABORALES ......................................................................................................... 5 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 TRABAJOS FORZADOS ......................................................................................................... 5 TRABAJO DE MENORES ....................................................................................................... 5 DISCRIMINACIÓN Y ACOSO.................................................................................................. 5 SALUD Y SEGURIDAD ........................................................................................................... 5 LIBERTAD DE ASOCIACIÓN Y CONVENIOS COLECTIVOS DE TRABAJO ........................ 5 HORARIO DE TRABAJO Y COMPENSACIONES .................................................................. 5 5.0 CUMPLIMIENTO LEGAL Y NORMATIVO .................................................................................. 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 ANTISOBORNO Y ANTICORRUPCIÓN ................................................................................. 6 COMPETENCIA JUSTA .......................................................................................................... 6 CONTROLES COMERCIALES................................................................................................ 6 LEYES AMBIENTALES ........................................................................................................... 6 OTROS REQUISITOS LEGALES ............................................................................................ 6 6.0 PRÁCTICAS COMERCIALES ..................................................................................................... 6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 PRECISIÓN DE REGISTROS COMERCIALES ...................................................................... 7 CONFIDENCIALIDAD .............................................................................................................. 7 CONFLICTO DE INTERESES ................................................................................................. 7 OBSEQUIOS Y ATENCIONES ................................................................................................ 7 PROPIEDAD INTELECTUAL................................................................................................... 8 7.0 SUPERVISIÓN Y CUMPLIMIENTO ............................................................................................. 8 7.1 7.2 7.3 Diligencia debida ...................................................................................................................... 8 SUPERVISIÓN INTERNA DEL CUMPLIMIENTO ................................................................... 8 EXPECTATIVAS DE UL .......................................................................................................... 9 8.0 COMUNICACIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES.............................................................. 9 8.1 COMUNICACIÓN CON LOS EMPLEADOS Y SOCIOS COMERCIALES DEL PROVEEDOR
.................................................................................................................................................. 9 CÓMO HACER PREGUNTAS Y PLANTEAR INQUIETUDES ................................................ 9 8.2 Título: NORMAS DE CONDUCTA DE PROVEEDORES GLOBALES
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UL NORMAS DE CONDUCTA DE PROVEEDORES
UN MENSAJE DE KEITH WILLIAMS, PRESIDENTE Y DIRECTOR EJECUTIVO
En UL, nuestro principio fundamental es la integridad. Durante más de 110 años, en UL
hemos forjado una reputación de integridad e independencia basadas en una política de
estricto cumplimiento de la ley y las más rigurosas normas de conducta ética y moral. La
reputación de UL respecto de la conducta legal y ética es crucial para nuestra Misión de
Seguridad Pública, nuestra empresa y nuestro compromiso con la Responsabilidad Social
Corporativa. Las Normas de Conducta Empresarial de UL establecen nuestros estándares de
ética empresarial global que rigen para todos los empleados de UL.
Los proveedores desempeñan una función importante a la hora de ayudar a UL a cumplir con
su Misión de Seguridad Pública. Un proveedor de UL es cualquier empresa o individuo, entre
ellos, subcontratistas, agentes, fabricantes, distribuidores y consultores, que proporcione
bienes y servicios a UL o a cualquier subsidiaria o filial de UL o que actúe en representación
de UL. UL se compromete a comerciar solamente con empresas que negocien de manera
justa, abierta y honesta. UL no negociará con una empresa si esta no está comprometida a
negociar sin sobornos. Los proveedores deben operar de total conformidad con las leyes,
normas y reglamentaciones de los países y las comunidades en las que operan. UL
solamente realiza negocios con aquellos proveedores que demuestren altos niveles de
comportamiento comercial ético.
Aunque nuestros proveedores sean entidades independientes, sus acciones y decisiones al
negociar con UL, o en representación de esta, pueden impactar en nuestra empresa y
reputación de integridad. UL espera que los proveedores se adhieran a su compromiso con la
integridad y los altos niveles de conducta ética y moral. Se espera que todos los proveedores,
sus empleados, agentes y subcontratistas cumplan con las Normas de Conducta de
Proveedores Globales y la Política contra Soborno y Corrupción de UL.
A través del cumplimiento de estas normas, nuestros proveedores ayudan a mantener
nuestra reputación de excelencia, independencia e integridad. Sin embargo, estas normas
definen solo los requisitos mínimos respecto de la comercialización ética con UL o en
representación de esta. Alentamos a nuestros proveedores para que vayan más allá de estos
requisitos mínimos a fin de cumplir con la letra y el espíritu de estas normas.
Keith Williams
Presidente y director ejecutivo
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PROPÓSITO
UL solamente realiza negocios con aquellos proveedores que demuestren altos niveles de
comportamiento comercial ético y que solo puedan negociar con aquellos proveedores que
operen de manera justa, abierta y honesta. UL no negociará con una empresa si esta no está
comprometida a negociar sin sobornos. Aunque nuestros proveedores sean entidades
independientes, sus acciones y decisiones al negociar con UL, o en representación de esta,
pueden impactar en nuestra empresa y reputación de integridad. UL espera que los
proveedores se adhieran a su compromiso con la integridad y los altos niveles de conducta
ética y moral. Se espera que todos los proveedores, sus empleados, agentes y subcontratistas
cumplan con las Normas de Conducta de Proveedores Globales y la Política contra Soborno y
Corrupción de UL.
2.0
ALCANCE
Las afirmaciones sobre requisitos de conducta empresarial incluidas en el presente documento
han sido esbozadas a fin de guiar la conducta de cualquier empresa o individuo, entre ellos,
subcontratistas, agentes, fabricantes, distribuidores y consultores, que proporcione bienes y
servicios a UL, o a cualquier subsidiaria o filial de UL, o que actúe en representación de UL.
Los proveedores deben operar de total conformidad con las leyes, normas y reglamentaciones
de los países y las comunidades en los que operan. UL solamente realiza negocios con
aquellos proveedores que demuestren altos niveles de comportamiento comercial ético.
3.0
DEFINICIONES
Soborno: un soborno es una oferta, un pago, una promesa o una autorización para pagar con dinero,
obsequios o cualquier artículo de valor, incluidos, entre otros, sobornos, atenciones, pagos de incentivo,
pagos corruptos o cualquier tipo de beneficio, directo o indirecto, a cualquier persona o empresa, ya sea
una persona o empresa privada o pública, a fin de inducir el desempeño inapropiado de las
responsabilidades o para obtener, retener o asegurar una ventaja indebida en la conducta empresarial de
UL. Además, un soborno incluye una solicitud o aceptación, por parte de cualquier empleado, contratista
u otro agente de UL, de cualquier pago u otro beneficio según lo definido anteriormente en relación con el
desempeño de cualquier tipo de servicio u otra actividad en representación de UL.
Menor: el término “menor” hace referencia a cualquier persona menor de 15 años de edad o a
cualquier persona que esté por debajo de la edad legal de empleo en el país donde opera el
proveedor; la edad que sea mayor.
Información confidencial: información sobre UL, sus clientes, proveedores y otras partes con
quienes negociamos, que no sea de conocimiento público o se encuentre fácilmente disponible
para el público. La información confidencial puede obtenerse (y divulgarse indebidamente) de
diversas maneras, entre ellas, en forma verbal, física (p. ej., documentos en papel/copia
impresa o muestras de productos) y electrónicamente (p. ej., correo electrónico, documentos
en Word, PDF y PowerPoint, transferencias de archivos, etc.).
Conflicto de intereses: un conflicto de intereses puede surgir en situaciones en las que un
empleado de UL o un familiar es contratado en la empresa del proveedor o tiene intereses
financieros en esta.
Ventaja impropia: hace referencia a algo a lo que la empresa claramente no tenía derecho.
Proveedor: cualquier empresa o individuo, entre ellos, subcontratistas, agentes, fabricantes,
distribuidores y consultores, que proporcione bienes y servicios a UL o a cualquier subsidiaria
o filial de UL o que actúe en representación de UL.
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PRÁCTICAS LABORALES
En UL creemos que es necesario tratar con respeto y dignidad y de manera justa a los
empleados, a los clientes y a todos aquellos con quienes interactuamos. Esperamos que
nuestros proveedores cumplan con todas las leyes y reglamentaciones laborales vigentes,
entre las que se incluyen:
4.1
TRABAJOS FORZADOS
Los proveedores no deberán usar trabajos forzados o involuntarios, ya sea en la forma de
trabajo con contrato de cumplimiento forzoso, trabajo en régimen de servidumbre, trabajo
penitenciario o servidumbre por deuda.
4.2
TRABAJO DE MENORES
Ningún proveedor de UL deberá usar el trabajo de menores. El término “menor” hace
referencia a cualquier persona menor de 15 años de edad o a cualquier persona que esté por
debajo de la edad legal de empleo en el país donde opera el proveedor; la edad que sea
mayor.
4.3
DISCRIMINACIÓN Y ACOSO
Los proveedores deben comprometerse a mantener un entorno laboral libre de acoso y
discriminación ilegal. Los proveedores no deberán discriminar en base a creencias o
características personales, como raza, color de piel, religión, país de origen, sexo, orientación
sexual, edad o discapacidad.
4.4
SALUD Y SEGURIDAD
Los proveedores deberán proporcionar entornos laborales seguros y saludables para sus
empleados.
4.5
LIBERTAD DE ASOCIACIÓN Y CONVENIOS COLECTIVOS DE TRABAJO
Los proveedores deberán respetar los derechos de los empleados de asociarse legalmente o
de no asociarse con grupos de su elección. Los proveedores deberán reconocer los derechos
legítimos de sus empleados de elegir o no elegir la representación en convenios colectivos de
trabajo. Los proveedores no deberán interferir con actividades legítimas relacionadas, ni
tampoco podrán obstruirlas ni prevenirlas.
4.6
HORARIO DE TRABAJO Y COMPENSACIONES
Las compensaciones pagadas por los proveedores deberán cumplir con todas las leyes
vigentes que rijan horario y salario, incluidas las que estén relacionadas con los salarios
mínimos, las horas extras y los beneficios exigidos por ley.
5.0
CUMPLIMIENTO LEGAL Y NORMATIVO
UL cumple con las normas éticas más estrictas en todas las transacciones comerciales
mundiales. Si bien en UL respetamos las costumbres comerciales y las prácticas del mercado
locales, no permitimos ni participamos en prácticas comerciales corruptas. UL espera que sus
proveedores dirijan sus empresas con UL, o en representación de esta, sin actividades
corruptas o ilegales.
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ANTISOBORNO Y ANTICORRUPCIÓN
Los proveedores no deberán solicitar, aceptar, ofrecer ni pagar sobornos, ni participar en otras
prácticas corruptas en el desempeño de actividades en representación de UL, y deberán
cumplir con todas las leyes anticorrupción vigentes, como la Ley de Prácticas Corruptas en el
Extranjero (Foreign Corrupt Practices Act) de EE. UU. o la Ley contra Sobornos (Bribery Act)
del Reino Unido, en los países en los que operan. Además, los proveedores deberán cumplir y
cooperar con la Política contra Soborno y Corrupción de UL.
5.2
5.1.1
5.1.2
Los proveedores deben cumplir con todas las leyes antisoborno.
Los proveedores no deberán ofrecer, recibir, prometer pagar ni autorizar, directa o
indirectamente, el pago de dinero ni ningún elemento de valor a ningún individuo o
empresa con el fin de influir en alguna decisión que podría ayudar a que UL obtenga o
retenga algún negocio o asegurar alguna ventaja comercial indebida, ni inducir ningún
tipo de desempeño indebido de las responsabilidades.
5.1.3
Los proveedores no deberán solicitar ni aceptar dinero ni ningún otro elemento de
valor, directa o indirectamente relacionado con el desempeño de algún servicio u otra
actividad para UL, o en representación de esta, que no sean las tarifas negociadas por
los servicios prestados por el proveedor y/o el reembolso de gastos comerciales
razonables directamente relacionados con su desempeño.
COMPETENCIA JUSTA
UL está firmemente comprometida con la competencia libre y abierta. Uno de los mayores
intereses de UL es promover la competencia vigorosa en un mercado libre. Los proveedores
de UL deben cumplir con todas las leyes vigentes antimonopólicas y de competencia justa.
5.3
CONTROLES COMERCIALES
UL no permite ni participa en la transferencia de tecnología prohibida. UL espera que todos los
proveedores cumplan con las reglamentaciones y leyes de exportación, reexportación e
importación vigentes.
5.4
LEYES AMBIENTALES
UL hace negocios de una manera que respeta y protege el medioambiente, y espera que sus
proveedores cumplan con todas las reglamentaciones y leyes ambientales vigentes en los
países donde ellos operan.
5.5
OTROS REQUISITOS LEGALES
UL espera que los proveedores cumplan con todas las leyes vigentes que no se encuentren
establecidas en las presentes normas. Las “leyes vigentes” incluyen todas las leyes, los
códigos, las normas y las reglamentaciones locales, estatales, provinciales y nacionales al
igual que todos los tratados vigentes.
6.0
PRÁCTICAS COMERCIALES
UL espera que sus proveedores negocien con integridad, en total cumplimiento de las leyes
vigentes y de conformidad con las obligaciones surgidas en virtud de cualquier acuerdo
específico que mantengan con UL. Esto implica el cumplimiento de las siguientes prácticas
comerciales:
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PRECISIÓN DE REGISTROS COMERCIALES
6.1
Se espera que los proveedores de UL mantengan registros comerciales precisos y honestos
en total cumplimiento de los requisitos legales y normativos. Los proveedores no deberán
falsificar en ninguna circunstancia documentos, registros ni información comercial.
6.2
CONFIDENCIALIDAD
Se espera que los proveedores protejan la información confidencial de UL y la de sus clientes.
Para ello, deberán guardarla en una ubicación segura y limitar el acceso a quienes necesiten
verla a fin de poder realizar sus trabajos. La información confidencial es información que no se
conoce generalmente o que no está disponible para otros y puede pertenecer a UL o a sus
clientes. Puede incluir planes comerciales o de marketing, información financiera, registros de
pruebas, informes de pruebas, estado de pruebas de productos, información de clientes,
planos o esquemas de clientes, correspondencia interna de la empresa, planes de adquisición,
asociación o alianza con otras empresas, planes de productos o servicios nuevos o actuales, o
presentaciones de políticas confidenciales a gobiernos extranjeros o al gobierno
estadounidense.
La obligación de salvaguardar la información confidencial de UL es continua, incluso después
de que finalice la relación comercial entre el proveedor y UL. Para obtener información
adicional, lea la Política de Información Confidencial y Secretos Comerciales de UL.
6.3
CONFLICTO DE INTERESES
Se espera que los proveedores tomen decisiones comerciales para el beneficio de UL. Un
conflicto de intereses puede surgir en situaciones en las que un empleado de UL o un familiar
es contratado en la empresa del proveedor o tiene intereses financieros en esta. Los
empleados de UL deben dar conocimiento de inmediato de todos los conflictos de intereses
posibles o existentes. Los empleados de UL no pueden actuar en calidad de ejecutivos,
directores, empleados, agentes o consultores de un proveedor, salvo bajo consentimiento de la
gerencia de UL en consulta con el asesor general de UL. Tales tipos de divulgaciones serán
revisados por caso. El asesor general de UL dictará la determinación final sobre la relación
comercial. Los proveedores deben dar conocimiento de inmediato a la gerencia de UL sobre
conflictos de intereses posibles o existentes, incluidos, cualquier tipo de relación comercial y/o
intereses financieros de un empleado de UL en una empresa del proveedor. Para obtener
información adicional, consulte la Política de Intereses de Conflictos de UL.
6.4
OBSEQUIOS Y ATENCIONES
Los obsequios, los favores o las atenciones no son necesarios para negociar con UL. UL
reconoce que la práctica de brindar obsequios y atenciones puede variar en diferentes culturas
y países.
Sin embargo, la aceptación de atenciones y obsequios inapropiados de terceros podría hacer
que otras partes cuestionen nuestra independencia e integridad. Los empleados de UL no
deben hacer lo siguiente:

Solicitar obsequios, entretenimiento o favores de ningún valor de personas o firmas con las
que UL negocia o pueda negociar en el futuro.

Actuar de manera que coloque a un proveedor o cliente en una posición en que se sienta
obligado a realizar un obsequio, ofrecer entretenimiento o favores personales para poder
negociar o continuar negociando con UL.

Aceptar obsequios en dinero de ningún valor. Si se recibe un obsequio en dinero, debe
entregarse al supervisor del empleado de UL e informar a la Oficina de Ética y Cumplimiento.
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
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Los obsequios que no sean en dinero, sean poco frecuentes y tengan un valor nominal
(p. ej. lapiceras promocionales, camisas, calendarios, objetos conmemorativos, etc.) se
pueden aceptar siempre que dichos obsequios cumplan con los siguientes criterios:






Que el regalo sea coherente con las costumbres locales y las prácticas empresariales
usuales.
Que no se considere un soborno o corrupción, ni se entregue a cambio de un servicio.
Que no infrinja ninguna ley y, a saber del empleado, no viole las reglas de la empresa
que lo entrega.
Que no avergüence a UL si se divulga al público.
Que las ofertas de obsequios que superen un valor nominal se informen al supervisor
del empleado y a la Oficina de Ética y Cumplimiento de UL.
Que estos obsequios no superen ningún límite de valor específicamente establecido
por la gerencia local.
Además, determinados tipos de atenciones, cortesías u otras formas de eventos sociales son
normales y una parte apropiada de la relación de UL con otras partes. El personal de UL debe
rechazar gentilmente las invitaciones a funciones de cierto valor o magnitud que se pudieran
considerar que tienen la intención de influir en el juicio independiente de UL, o de un tipo que
UL no pudiera o deseara devolver en especie.
Los proveedores deben comunicarse inmediatamente con UL si consideran que la conducta de
cualquier empleado de UL ha violado potencialmente o no cumple con la Política de Obsequios
y Atenciones.
Finalmente, se espera que el personal del proveedor siga normas similares en relación con los
obsequios, las comidas y las atenciones cuando trabaje para UL o en representación de esta.
6.5
PROPIEDAD INTELECTUAL
Los proveedores de UL deberán cumplir con los derechos de propiedad intelectual de UL y
otros, entre ellos, derechos de autor, patentes, marcas comerciales y secretos comerciales. El
proveedor deberá usar software, hardware y contenido solo de conformidad con la licencia y
las condiciones de uso correspondientes.
7.0
SUPERVISIÓN Y CUMPLIMIENTO
7.1
Diligencia debida
El proveedor deberá cumplir con todos los requisitos de la Política Contra Sobornos y
Corrupción de UL, entre ellos, donde corresponda, rellenar un formulario de Diligencia Debida
de Terceros contra Sobornos y Corrupción, y colaborar con la compleción del cuestionario de
Diligencia Debida de Terceros.
7.2
SUPERVISIÓN INTERNA DEL CUMPLIMIENTO
Se espera que los proveedores de UL supervisen a nivel interno el cumplimiento de estas
normas de conducta. Los proveedores también deben saber que UL participará en diversas
actividades de supervisión para confirmar que se cumpla con estas normas. Estas actividades
pueden implicar la auditoría del cumplimiento del proveedor.
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EXPECTATIVAS DE UL
UL espera que todos los proveedores cumplan con estas normas, cooperen con toda
investigación o confirmación de cumplimiento y corrijan las prácticas que no se adhieran a
estas. El incumplimiento y la desobediencia de estas normas por parte de un proveedor
pueden provocar la conclusión de la relación comercial del proveedor con UL. Asimismo,
sumado a cualquier otro derecho que UL pueda tener en virtud de su acuerdo con el
proveedor, que incluye daños contractuales u otras medidas correctivas según corresponda,
UL puede solicitar la remoción inmediata de cualquier representante del proveedor cuya
conducta sea ilegal o no se rija de conformidad con estas normas o cualquier política de UL.
8.0
COMUNICACIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
8.1
COMUNICACIÓN CON LOS EMPLEADOS Y SOCIOS COMERCIALES DEL
PROVEEDOR
UL espera que los proveedores comuniquen los requisitos de las normas a sus empleados y
socios comerciales, entre los que se incluyen agentes, subcontratistas y consultores, y se
aseguren de que sus empleados y socios comerciales comprenden y cumplen con estas
normas.
8.2
CÓMO HACER PREGUNTAS Y PLANTEAR INQUIETUDES
Se espera que los proveedores informen de inmediato sobre cualquier tipo de incumplimiento
de estas normas. Los proveedores pueden realizar preguntas, plantear inquietudes o informar
sobre incumplimientos mediante la comunicación con el responsable de abastecimiento global
en materia de suministros de UL o comunicándose con UL a [email protected]. Para realizar
preguntas, plantear inquietudes o informar sobre incumplimientos de manera anónima, los
proveedores pueden comunicarse con la Línea de Atención de Ética Global confidencial de UL
al 1-800-715-7482 (Norteamérica), o para obtener información adicional, visite el sitio web de
Ética Global de UL.