UNIVERSIDAD TÈCNICA PARTICULAR DE LOJA ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES Y AUDITORÌA MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÒN Y CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS DEL INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL DE LA POLÌCIA NACIONAL. Práctica profesional previa la obtención del título de licenciado en contabilidad y auditaría, contador público auditor AUTOR: MILTON PATRICIO ESTEVEZ PADILLA DIRECTORA: DRA. ISABEL ROBLES VALDÉS CENTRO UNIVERSITARIO QUITO 2011 1 Doctora Isabel Robles Valdés DOCENTE DE LA ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES Y AUDITORÌA CERTIFICA: Que el trabajo de práctica profesional titulado “ MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÒN Y CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS DEL INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL DE LA POLICIA NACIONAL” realizado por el Sr. MILTON PATRICIO ESTEVEZ PADILLA, ha sido orientado y revisado durante su ejecución por lo tanto autorizo su presentación. Loja enero del 2011 Dra. Isabel Robles Valdés ii 2 ACTA DE CESIÒN DE DERECHOS DE TESIS Yo, Milton Patricio Estévez padilla declaro conocer y aceptar la disposición del Art. 67 del Estatuto Orgánico de la Universidad Técnica Particular de Loja que en la parte pertinente textualmente dice:”Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad intelectual de investigaciones, trabajos científicos, técnicos y tesis de grado que realicen a través, o con el apoyo financiero, académico o institucional (operativo) de la Universidad” ……………………………………………………………….. MILTON PATRICIO ESTEVEZ PADILLA CI. 1705131751 iii 3 AUTORIA Las ideas y conceptos, procedimientos y resultados vertidos en el presente trabajo, son de exclusiva responsabilidad del autor. ……………………………………………………………….. MILTON PATRICIO ESTEVEZ PADILLA CI. 1705131751 iv 4 DEDICATORIA A mi querida esposa Gladys compañera de toda la vida quien ha sabido darme el apoyo incondicional en todas mis acciones y a mis hijos Andrés Darío y Santiago Alberto mis amigos del alma. MILTON PATRICIO ESTEVEZ PADILLA V 5 ESQUEMA DE CONTENIDOS RESUMEN EJECUTIVO CAPITULO I 1. DESCRIPCION DE LA ENTIDAD 1.1 Estructura orgánica del Instituto de Seguridad da la Policía Nacional, 1.2 Actividad de la Institución, 1.3 Situación actual en el manejo de activo fijos. CAPITULO II 2.- MARCO TEORICO CONCEPTUAL 2.1. Definiciones Básicas 2.2 Gestión de Activos Fijos 2.1.1 Elementos Generales en la Administración de Activos Fijos CAPITULO III 3.1 MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÒN DE ACTIVOS FIJOS 3.1 Propósito 3.2 Objetivos 3.3 Alcance 3.4 Procedimientos para el ingreso de activos fijos 3.5 Procedimientos para el egreso de los activos fijos 3.6 Procedimientos especiales vi 6 3.7 Administración de activos fijos CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFIA Vii 7 RESUMEN EJECUTIVO El presente MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÒN Y CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS DEL INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL DE LA POLÌCIA NACIONAL. , se lo realizado con la debida autorización por parte de la Dirección General de esta Institución, tomando en consideración que desde su creación no ha contado con un documento que regule la administración de los bienes, así como su control, es así que acatando las disposiciones legales, y reglamentarias, y las recomendaciones de la Contraloría General del Estado, presenté a consideración de las autoridades de la Universidad Técnica Particular de Loja al plan de tesis, previo a la obtención del título de Licenciado en Contabilidad y Auditoría. Para el desarrollo del manual se ha tomado en cuenta inicialmente, la estructura del Instituto, desde el Honorable Consejo Superior, Dirección General, Dirección Económico Financiera, Dirección Administrativa, bodega general, departamento de activos fijos, como las unidades donde de una u otra manera se generan: las autorizaciones para adquisiciones, controles previo, concurrente, y posterior, registros, control, ingresos al patrimonio de la Institución. A continuación se ha descrito la normativa legal y reglamentaria tanto interna como externa en la que se establecen los miramientos para la administración y control de los bienes de larga duración, activos fijos. Entre las disposiciones se encuentran: La Ley orgánica del sistema nacional de contratación pública, en lo que se refiere a los procesos de contratación para la adquisición de los bienes; Seguridad Social de la Policía Nacional, Ley del Instituto de donde se encuentran las disposiciones internas que regulan actividades de sus diferentes jefaturas, los reglamentos tanto de la LOSNCP, como el reglamento general de bienes des sector público, así también el orgánico funcional del Instituto de Seguridad Social de la Policía Nacional, viii 8 Luego se ha tomado en cuenta ya en la parte operativa lo que es las adquisiciones, realizadas por el Sr. Director General a través del departamento de compras públicas, como su presidente, luego viene el almacenamiento, realizado en la bodega del ISSPOL, previa la firma de la entrega recepción correspondiente, al departamento financiero específicamente a contabilidad para su registro en los libros , luego el departamento de control de los activos fijos será quien realice la entrega de los bienes a sus custodios, utilizando para el efecto los documentos internos respectivos. Se ha diseñado varios documentos que servirán para el control, tanto en el ingreso como el egreso de los bienes, en los que se detalla todas las especificaciones de los mismos, previamente habiendo realizado, como se ha manifestado contabilización, y codificación la de los activos, por parte del departamento de contabilidad y el departamento de control de los activos fijos. Por último se ha establecido niveles de control y responsabilidad para los bienes, como lo determinan las disposiciones legales, sin dejas de lado lo correspondiente a las seguridades por parte de la Institución en lo que respecta a la infraestructura física, como al aseguramiento de los activos fijos y a las cauciones al personal que han sido designados para el desempeño de sus funciones. Con estos antecedentes, espero que este documentos permita a la institución una mejor administración de los activos fijos que ha adquirido para la realización de las actividades en cumplimiento de los fines para los cuales se ha creado. Ix 9 CAPITULO I DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD 10 1. DESCRIPCIÒN DE LA ENTIDAD 1.1 Estructura orgánica funcional del Instituto de Seguridad Social de la Policìa Nacional, a) El Consejo Superior; b) La Dirección General; c) La Dirección de Prestaciones; d) La Dirección de Servicio Social; e) La Dirección Económico Financiera; f) La Dirección Administrativa; g) Los Departamentos Técnico-Administrativos dependientes de las Direcciones; h) Auditoría Interna: i) La Junta Calificadora de Servicios Policiales; y, j) La Junta de Médicos. Los niveles de responsabilidad son: Directivo; De apoyo y asesoría; y, Administrativo y operativo. Son órganos directivos: Consejo superior; y, Dirección General. 11 Son órganos de apoyo y asesoría: 1.- DE APOYO: a) Junta calificadora de servicios policiales; b) Junta de médicos; c) Comisión de inversiones d) Comité de Contratación Pública; e) Comité de crédito. 2.- DE ASESORÌA: a) Unidad de planificación, organización y sistemas; b) Auditoría interna; y, c) Asesoría jurídica. Son órganos administrativos y operativos: a) Dirección de prestaciones; b) Dirección de servicios sociales; c) Dirección económico financiera; d) Dirección administrativa; y, e) Agencias provinciales. 12 Fuente: reglamento orgánico del Ispol Elaborado por: Patricio Estévez 13 1.1.1 Orgánico funcional del Instituto de Seguridad Social de la Policía Nacional Consejo Superior.- Es el órgano de mayor jerarquía institucional y tiene a su cargo la determinación, supervisión y evaluación de las políticas y control del régimen de Seguridad Social Policial, así mismo dentro de las principales funciones de este organismo es el de expedir reglamentos, resoluciones y más normas internas, reformarlas o anularlas; Dirección General.- El Director General del ISSPOL desempeñará las funciones, entre otras, las de representante legal de la Institución, con capacidad para contratar, y ser el operador director del Portal de compras públicas, y por ende el responsable ante la LOSNCP, por los proceso de adquisiciones. Comité de Contratación Pública.- El Comité de Contratación Pública del ISSPOL estará integrado por los siguientes miembros: a) El Presidente del Consejo Superior o su delegado ( que por lo general el Sr. Director General) ; b) El Director de Asesoría Jurídica; c) Dos técnicos especialista en el tema a tratarse, designados por el Consejo Superior del ISSPOL; y, d) Un técnico designado por el colegio profesional correspondiente, conforme a la Ley de Contratación Pública. 14 Actuará como Secretario un funcionario del ISSPOL designado por el Comité. El Director Económico-Financiera asistirá a las sesiones del comité en forma obligatoria con voz informativa y sin voto. Dirección Administrativa.- La Dirección Administrativa depende de la Dirección General y tiene a su cargo la ejecución de las políticas administrativas de seguridad social policial, de las resoluciones del Consejo Superior y de las disposiciones de la Dirección General, relativas a secretaría general y archivo, personal, servicios generales y relaciones públicas del ISSPOL. Dentro de las funciones de la Dirección Administrativa relativas al control y administración de los activos fijos serán: Ejecutar y evaluar las actividades relativas a la secretaría general y archivo, personal, servicios generales y bodega del ISSPOL; Preparar los sistemas, normas y procedimientos que contribuyan a optimizar la gestión administrativa, cuidado y conservación de los bienes; Administrar los sistemas de servicios generales y apoyo logístico del Instituto; Departamento de Servicios Generales.- El Departamento de Servicios Generales depende de la Dirección Administrativa y tiene a su cargo los servicios generales y el apoyo logístico a las dependencias del ISSPOL. Según lo determina el reglamento orgánico estructural del ISSPOL, el Departamento de servicios generales está encargado de: Ejecutar y evaluar las actividades relativas al suministro de bienes y servicios y a dar las facilidades a las diferentes dependencias del Instituto; 15 Determinar los requerimientos y brindar el apoyo logístico Indispensable a las diferentes dependencias del Instituto; Planificar, evaluar y ejecutar el aprovisionamiento de recursos materiales indispensables para garantizar la gestión administrativa del Instituto; Realizar la investigación de los requerimientos de materiales y servicios logísticos, en apoyo a la gestión de las diferentes dependencias del Instituto; y, Cumplir las demás funciones y responsabilidades que, en su campo, le fueren asignadas por Ley, en los Reglamentos o por autoridad competente. Dentro de las funciones de asistencia logística se ha tomando en cuenta al Departamento de control de activos fijos, en lo que respecta al control físico de los mismos, entregas recepciones, determinación de custodios, bajas, donaciones, etc. Bodega General.- La Bodega General por su parte será la encargada de registrar el ingreso que por compras de todos los bienes que se realice en el ISSPOL, de acuerdo a lo determinado en el Reglamento General de Bienes del Sector Público, y las Normas de Control Interno para el Área de inversiones en existencias y bienes de larga duración, el ingreso y por ende la constatación física de los bienes generará el Documento “INGRESO A BODEGA”, mismo que se presentará en la Jefatura Financiera conjuntamente con la documentación de respaldo, previo al pago. Departamento de Adquisiciones.- De acuerdo a lo determinado en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, la máxima autoridad de todas las instituciones del sector Público, serán las responsables de poner en ejecución lo 16 dispuesto en la Ley y su Reglamento, en lo que tiene que ver con las adquisiciones de bienes y servicios. Según lo Determinado en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, el Departamento de Adquisiciones con la máxima autoridad como Presidente, realizará la contratación para la adquisición de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios, en las formas establecidas por la Ley y su Reglamento, considerando para ello el tipo de contratación, y, y observando el Plan Anual de Contrataciones. El Sr. Director General o su Delegado será el responsable del manejo de la clave designada a él por parte del INCOP, clave que le permitirá ingresar al sistema para proceder a realizar las adquisiciones de acuerdo a las diferentes formas que posibilita la Ley y el Reglamento. Departamento de Control de Activos fijos, El Instituto de Seguridad Social de la Policía Nacional, se ha creado el Departamento de Control de Activos fijos, como una oficina dependiente de la Dirección Administrativa, este Departamento tendrá a su cargo las siguientes funciones: Realizar el registro, control y la administración de los activos fijos del Instituto. Llevar el registro individualizado de los activos fijos, en lo referente a datos generales y particulares como: marca, tipo, año de fabricación, color, medidas, etc. Entregar a la Dirección Económica Financiera toda la información necesaria para el ingreso de los activos fijos al inventario contable. Realizar las constataciones físicas de los activos fijos por lo menos una vez al año, 17 Realizar las entregas recepciones entre custodios entrantes y salientes, Participar en las entregas recepciones de los Bienes en las adquisiciones de los mismos, Efectuar todos los documentos de ingreso y salida de los bienes, y legalizarlos con las firmas correspondientes, Informar oportunamente acerca de las anormalidades presentadas en las constataciones físicas de los bienes, Instruir a los custodios de los bienes acerca de la responsabilidad que tienen del cuidado y administración de los mismos. Cumplir y hacer cumplir las normas legales que al respecto de los activos fijos se encuentren en vigencia. Dirección Económica Financiera.- La Dirección Económico Financiera depende de la Dirección General y tiene a su cargo la ejecución de las políticas económicofinancieras de Seguridad Social Policial, las resoluciones del Consejo Superior y disposiciones de la Dirección General, pertinentes a la administración de los sistemas presupuestario, contable, de tesorería, inversiones y la administración y control de los bienes, incluidos todos los activos fijos. Dentro de las funciones, relacionadas con la administración de los activos fijos a la Dirección Económico financiera: le corresponde: Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades económico-financieras del ISSPOL, en lo que tiene que ver con la adquisición de bienes de larga duración( activos fijos) Disponer al Departamento de Contabilidad realice el control precio al pago por la adquisición de activos fijos; Emitir los informes correspondientes previos para proceder a la baja de los activos fijos improductivos para el ISSPOL, 18 Contabilidad, registro de los activos fijos, El registro contable de los activos fijos se lo realizará en el Departamento de Contabilidad, el auxiliar de contabilidad designado para el efecto, deberá tomar en cuenta lo siguiente: Que la documentación de sustento de la adquisición de los bienes se encuentre completa, específicamente en lo que tiene que ver con los datos generales como fechas de adquisición, que vendría a ser el costo histórico, valor, tipo de activo para aplicar la depreciación, codificación, en fin, cumpliendo lo determinado en la Norma de Control Interno 210-04 Que el bien adquirido se encuentre en perfectas condiciones, de acuerdo a las especificaciones técnicas establecidas en el informe técnico anterior a la adquisición. El costo del transporte, almacenamiento, etc., se lo cargará al costo del bien. Cuando se cancele reparaciones con cambios de partes importantes en los bienes, (específicamente en reparaciones de vehículos, o equipos mayores) se deberá contabilizar con cargo al activo fijo. 1.2 Actividad de la Institución, La Seguridad Social Policial es un servicio público obligatorio y un derecho irrenunciable para todos y cada uno de sus afiliados y está sustentada en los principios universalidad, cooperación, solidaridad, justicia, equidad, previsión, integralidad y especificidad. Bajo esta concepción, y por la imperiosa necesidad de que la Institución Policial cuente con su propio sistema de Seguridad, mediante Decreto ejecutivo No. 90 se crea el Instituto de Seguridad Social de la Policía Nacional, ISSPOL, como un organismo autónomo, con finalidad social y sin ánimo de 19 lucro, con personería jurídica, patrimonio propio, y domiciliado en la ciudad de Quito. El Instituto de Seguridad Social de la Policía Nacional es el organismo ejecutor de esta Ley. Sus recursos son propios, distintos a los del fisco, 1.3 Situación actual del manejo de los activos fijos El Instituto de Seguridad Social de la Policía Nacional, desde la fecha de su creación se ha venido manejando con un reglamento general de bienes, el mismo que controla todos los aspectos relacionados con lo que tiene que ver las adquisiciones de bienes, control de los activos fijos. La Contraloría General y la Auditoría Interna recomendaciones respecto de la actualización han realizado varias del manual existente, en el sentido de separar lo que se refiere a las adquisiciones y puntualmente al control y administración de los Activos fijos. Al momento lo referente a las adquisiciones se encuentra normada por la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento, mientras que para administración y control de los activos fijos se cuenta en general para el sector público con las leyes antes indicadas, y el Reglamento General sustitutivo para el manejo y administración de bienes del sector público, y en lo particular el presente Manual, que servirá exclusivamente para la administración y control de los activos fijos del ISSPOL . El Consejo Superior del Instituto de Seguridad Social de la Policía Nacional como máxima autoridad de la institución, y como lo determina el Art. 6 literal m que dice “Expedir y reformar los reglamentos internos”. Al momento la única resolución al respecto ha sido el reglamento general de bienes ejecutado desde la creación del ISSPOL, que por lo tanto se encuentra retrasado en cuanto tiene que ver con la normativa vigente. 20 Por su parte la Comandancia General de la Policía Nacional ha dictado políticas y resoluciones sobre la administración y control de los Activos fijos, sin embargo por el ISSPOL una organismo autónomo, para efectos, de la creación de su propio manual, se han tomado como referencia las disposiciones políticas y resoluciones de la Comandancia General. 21 CAPÍTULO ii MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL 22 2. MARCO TEORICO CONCEPTUAL 2.1 Definiciones básicas Dentro del marco teórico es necesario referirse a algunos términos básicos relacionados con los activos fijos materia de este estudio, con la finalidad de comprender su naturaleza y todos aquellos aspectos que configuran los ámbitos de administración, control, registro, pudiendo señalar los siguientes: Activos Fijos Los activos fijos son bienes muebles o inmuebles que la entidad ha adquirido para utilizarlos en el desarrollo habitual de sus actividades, los cuales no están destinados a la venta en el curso normal de la vida de la entidad. Reconocimiento y valoración inicial Los activos fijos se los reconoce por las siguientes características: Tienen vida útil mayor de un año; Se emplean para la operación de la entidad No se adquieren para ser vendidos Tienen un costo superior al 50% del salario básico vigente. Costo de los activos fijos Los bienes que forman parte de los activos fijos se los registra a precio de factura menos los descuentos, mas todos los gastos involucrados para poner el bien en el lugar y estado necesario para el uso, como por ejemplo: fletes, seguro de transporte impuestos, aranceles, costos de instalación entre otros. El valor del activo fijo construido incluye el costo de materiales, suministros, mano de obra y servicios utilizados en la construcción e instalación; y los costos de examen de derecho de propiedad y de registro. 23 Los costos de los terrenos incluyen el precio original pactado de compra venta, obligaciones asumidas o pagos efectuados para desgravar los terrenos hipotecados, impuestos, intereses y otros gastos acumulados en el momento de la compra. Las mejoras en los terrenos ( como por ejemplo las aceras, pavimento y vallado) que pueden originarse a partir de transacciones efectuadas por un municipio, o los gastos efectuados por el comprador deben capitalizarse en el valor del terreno. En los costos de edificios se incluyen el precio pactado de compra venta y aquellos originados por remodelaciones o reparaciones y las obligaciones adquiridas en concepto de impuestos e intereses. Cuando se construye un edificio deben capitalizarse aquellos costos asociados con la construcción del mismo en donde se incluyen los honorarios de arquitectos e ingenieros, permiso de edificación, costos de excavación y de materiales; mano de obra y otros asociados con la construcción. Otros bienes menores, manuales o portátiles que pueden durar varios años pero con frecuencia se desgastan o se pierden, debido a la elevada probabilidad de pérdida y al bajo costo individual se los puede contabilizar de diferente forma al resto de activos o se los carga a una cuenta de gasto. Categorías principales de activos fijos Existen tres grandes categorías de activos fijos: ¨Terrenos Edificios Maquinarias, muebles, equipos y herramientas. De los tres grupos de bienes citados anteriormente se desprende una clasificación adicional de acuerdo con las características que los diferencias, esta es: Bienes Muebles que son aquellos que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a otro, manteniendo su integridad y la del inmueble en el que se encuentran ubicados, como 24 los escritorios, estantes, mesas, vitrinas, máquinas, equipos, etc. Y los bienes inmuebles que son todos aquellos bienes raíces, por tener de común las circunstancia de estar íntimamente ligados al suelo, unidos de modo inseparable, física o jurídicamente al terreno como por ejemplo los edificios. Depreciación La depreciación es la disminución de valor de un bien; y consiste en la distribución del costo de los activos depreciables a lo largo de su vida útil. Es por lo tanto un proceso de distribución y no de valoración. Las causas principales de la depreciación en los activos fijos son el deterioro y la obsolescencia. Deterioro físico Se origina por el uso o el trabajo que realiza el bien, dependiendo de ciertos factores para mantener el bien en buenas condiciones. Vida útil La vida útil de un activo fijo está basado en su período de utilidad esperado. Al determinas la vida útil del activo se deberá utilizar tanto el período de utilidad como la vida física del activo. El período más corto de los dos deberá utilizarse para calcular la depreciación. 25 Métodos de depreciación En el reglamento para la aplicación de la Ley Orgánica del Régimen Tributario Interno, Capítulo IV, artículo 25, numeral 6, se establece lo siguiente: a) La depreciación de los activos fijos se realizará de acuerdo a la naturaleza de los bienes, a la duración de su vida útil y la técnica contable. Para que este gasto sea deducible, no podrá superar los siguientes porcentajes: (I) Inmuebles ( excepto terrenos), naves, aeronaves, barcazas y similares 5% anual. (II) Instalaciones, máquinas, equipos y muebles 10% anual (III) Vehículos, equipos de transporte y equipo caminero móvil 20% anual; (IV) Equipos de cómputo y software 33% anual. Los métodos de depreciación más conocidos y aceptados por la técnica contable son : Método de línea recta, en este método el activo se deprecia por igual a lo largo de la vida útil. Consiste en restar al costo el valor de rescate o residual y dividirlo para el número de años de la vida útil. Método de unidades producidas, este método se basa en el total de unidades que se producirán, en número de horas que trabaje el activo o el número de kilómetros que se recorren. Para calcularlo se resta al costo el valor residual o de rescate y se divide para las unidades estimadas, horas o kilómetros. Método de saldos decrecientes, consiste en duplicar la tasa normal de depreciación y aplicar esta tasa doblada cada año al valor en libros del activo. 26 Este método origina una depreciación acelerada; los cargos por depreciación son acelerados en los primeros años de vida útil del activo y disminuye notablemente en los últimos años. Método de suma de los años dígitos, se calcula multiplicando el costo del activo una vez reatado el valor de rescate o residual por una fracción. El denominador de esta fracción está formado por la suma de los números que representan los años que van desde el uno hasta la vida del activo; el numerador de la fracción es la vida restante del activo. También es un método acelerado en los primeros años y disminuye notablemente en los últimos años. Base de depreciación, la base de depreciación en condiciones normales debe estar basada en el costo menos el valor de rescate esperado o residual. Los términos rescate o residual se refieren a los beneficios que se esperan de la venta de los activos dados de baja. Normas relacionadas con los activos fijos, conforme las NIC 16 propiedades, planta y equipo, el activo fijo se reconocerá como un activo cuando cumple el criterio de reconocimiento, es decir: Que sea probable que la entidad vaya a obtener beneficios económicos futuros asociados al mismo De que su costo o valor pueda determinarse confiabilidad El activo fijo se valorará inicialmente por su costo, que comprenderá el valor razonable de la contraprestación costo directamente entregada para adquirir el activo y cualquier atribuible con la ubicación condiciones necesarias para que del activo en el lugar y en las pueda funcionar de la forma prevista por la administración. La valoración posterior del activo fijo se contabilizará por su costo menos la depreciación acumulada y la perdida por deterioro acumulada ; o por su valor 27 Revalorizado menos la depreciación acumulada y el importe acumulado de las pérdidas por deterioro. El valor depreciable de un activo se distribuirá en forma sistemática a lo largo de su vida útil. Un activo fijo puede constar de partes o componentes cuyas vidas útiles sean diferentes. La amortización deberá calcularse de manera independiente para cada parte en función de su vida útil. Constatación Física de los activos fijos La toma física es un procedimiento que consiste en verificar físicamente los bienes, a una fecha determinada con el fin de asegurar su existencia real, su ubicación. Esta diligencia permite constatar los resultados obtenidos con los registros contables a fin establecer su conformidad y se si requiere , investigar las diferencias que pueda existir y proceder a realizar los ajustes necesarios según sea el caso. Mantenimiento y mejora de los activos fijos Los desembolsos efectuados con el fin de mantener o mejorar posterior a la fecha de adquisición y puesta en uso deben un activo fijo diferenciarse razonablemente al momento de contabilizarlos. Normalmente el mantenimiento y las mejoras cuyo costo no es representativo se conoce como gasto y aquellas mejoras que favorecen o prolongan la vida útil del bien se cargan al costo del activo correspondiente. El mantenimiento es una actividad que tiene la finalidad de prevenir el desgaste o riesgos de que se produzcan desperfectos en los bienes para garantizar el funcionamiento normal o restaurar los beneficios económicos que se esperan del rendimiento original estimado para un determinado bien. 28 Adicionalmente es necesario considerar que el mantenimiento de los bienes se puede levar a cabo dentro de la misma entidad o fuera de ella cuando no se disponga de los recursos necesarios para realizarlo. En el caso de requerir la contratación externa para ejecutar los planes de mantenimiento o reparación, deberán cumplirse con los procedimientos que se hayan determinado para la salida temporal de los bienes al exterior de la entidad. Las mejoras tienen la finalidad de restaurar o prolongar las condiciones de un activo fijo, por encima de la estimación normal del rendimiento hecha originalmente para el mismo. Ingreso de los activos fijos. Continuamos y ahora nos referimos a los conceptos de los recursos materiales necesarios en la entidad. En forma general se pueden presentar ingresos pro: Adquisiciones, Préstamos, Alquiler. En la entidad deberá reglamentarse cada una de estas y otras actividades relacionadas con los recursos materiales, donde conste el responsable de la recepción y la descripción de los documentos necesarios para respaldar tales operaciones, como por ejemplo, actas de entrega recepción. El responsable de la recepción de los bienes que recibe en la entidad, debe tener también la responsabilidad de velar por su mantenimiento y conservación de tal manera que le corresponderá ejecutar algunas acciones como: 29 En forma periódica, o por lo menos una vez al año, deberá realizar una toma física a fin de actualizar el inventario y tener información correcta sobre la ubicación y estado de conservación de los bienes. Como producto de esta actividad se desprenderá un informe en el que se hace conocer las novedades encontradas y los posibles planes de recuperación y mantenimiento según los requerimientos internos que deberán ser aprobados por la máxima autoridad de la entidad para ser ejecutados. Salida de activos fijos. El informe de la toma física puede contar con algunos bienes de la entidad que han dejado de ser útiles para el desarrollo de las actividades , en este caso puede Decidir la salida de tales bienes previa inspección técnica de los mismos. Estas salidas pueden realizarse por medio de: La venta, Cambio, Baja, Donación Temporalmente para ser rapadas o mantenidos En cualquiera de estos casos deberán cumplirse con las formalidades establecidas, de tal manera que no se perjudique en ningún grado a la entidad. Cabe indicar que se justifica la venta, cambio o donación cuando los bienes aún puedan ser utilizados por otras instituciones o personas. Cuando los bienes no están en condiciones de ser utilizados, se los debe dar de baja. 30 Cualquiera de las diligencias anteriores deben quedar documentadas con el fin de identificar a los responsables, los procedimientos aplicados y los valores con los cuales se ejecutó la salida. Finalmente es necesario indicar que en cualquiera de las formas que se haya efectuado la salida es necesario registrar la eliminación del activo fijo o parte de un activo fijo del patrimonio de la entidad. 2.2 Gestión de activos fijos. La gestión de los activos fijos comprende una serie de actividades destinadas a resguardar los bienes de larga duración y constituye uno de los temas muy importantes dentro de la administración de una entidad, que a veces se olvida porque embargo la atención es se centra en necesario reflexionar, el dinero, en las utilidades , por ejemplo, que si no hay etc. Sin buenas instalaciones y equipamiento, el servicio y la atención al cliente interno y externo se verían disminuidos. 2.2.1 Elementos generales de la administración de los activos fijos Es necesarios referirse a los lineamientos básicos necesarios buena equipos, administración de los recursos como: infraestructura física, muebles, maquinarias, terrenos, determinado momento préstamo, alquiler o En sean propios o ajenos y que estén en un bajo la responsabilidad de la entidad, en calidad de cualquier otra figura. la siguiente tabla se determinan fundamentales dentro del manejo consideran tanto en el recurso ya sea para lograr una de los elementos que se consideran los activos fijos. Estos elementos humano que tiene responsabilidades asignadas como custodio o responsable por el buen uso o conservación de los bienes; así como los relacionados a los procedimientos que permiten mantener información sobre tales responsabilidades: 31 TABLA # 1 ELEMENTOS NECESARIOS EN EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS Lo que se establezca como norma dentro salvaguardar los recursos materiales De los sujetos de la entidad para debe ser de aplicación obligatoria para todos los servidores, autoridades, empleados y trabajadores, sin importar su jerarquía. Le corresponde a la máxima autoridad de la entidad dirigir la correcta conservación y cuidado de todos los bienes disponibles, Procedimientos por lo tanto dispondrá el diseño, implementación y uso de manuales de procedimientos que garanticen el buen uso de los bienes de larga duración. La conservación, buen uso y mantenimiento de los bienes es responsabilidad directa del servidor que los haya recibido para el Responsabilidad desempeño de sus labores. Por lo tanto, el daño, la pérdida, o de cada servidor destrucción por negligencia o mal uso es responsabilidad de cada servidor. Se deben mantener registros individualizados por cada bien para llevar el control de la vida útil de los bienes, su costo original, Registros fecha de entrada a la entidad, ubicación, responsable, reparaciones importantes, etc. Los bienes serán empleados exclusivamente para los fines propios de la entidad y no para actividades particulares de quien las usa. uso Fuente: Reglamento de bienes del Sector Público de la Contraloría General del Estado Elaboración: Patricio Estévez 32 CAPÍTULO III MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓ DE ACTIVOS FIJOS DEL ISSPOL 33 3. MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÒN DE ACTIVOS FIJOS DEL INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL DE LA POLICIA NACIONAL 3.1 Propósito Definir normas y procedimientos para las operaciones relacionadas con los activos fijos del Instituto de Seguridad Social de la Policía Nacional. 3.2 Objetivos Conocer y comprender al ámbito de la administración de los activos fijos dentro de la entidad. Aplicar normas, procedimientos políticas para lograr una eficiente gestión de los bienes de larga duración disponibles en la entidad. 3.3 Alcance. El presente documento es aplicable a todos los departamentos o unidades asi como de aplicación obligatoria por parte de todos los funcionarios, trabajadores y empleados del ISSPOL. El documento comprende políticas y procedimientos de adquisición, asignación, depreciación, bajas y control de activos fijos. 3.4 Procedimiento para ingreso de activos fijos 3.4.1 Adquisiciones Los procedimientos generales comienzan desde la decisión bienes, es decir desde para los ingresos de los bienes efectiva de realizar cualquier adquisición de el momento mismo en que la Institución en base al Plan Anual de Contrataciones, PAC, hace de adquisición de bienes de larga efectivo duración, el proyecto observando las disposiciones legales, específicamente lo determinado en la Ley Orgánica del Sistema 34 Nacional de Contratación Pública y su Reglamento, como a continuación se detalla: El Señor Director Administrativo del ISSPOL, receptará de cada uno de sus Departamentos, el requerimiento de bienes de Larga duración, para ubicarlo en el Plan Anual de Contrataciones, que será aprobado por el Señor Director General del ISSPOL. El señor Director General será quien apruebe el PAC interno y dispondrá su publicación en la página Web de la Institución, máximo hasta el 15 de enero del año subsiguiente, como lo dispone el Art. 22 de la Ley y del Reglamento. Una vez aprobado el PAC, el Sr. Director Administrativo solicitará al Sr. Director General el inicio del proceso de adquisición, específicamente de los bienes de larga duración, adjuntando un precio referencial, y la disponibilidad presupuestaria. El señor Director General DEL ISSPOL, como representante de Legal e la Institución, y Administrador de la Clave entregada por el INCOP al ISSPOL, dispondrá a la persona indicada, ( puede ser su representante) o el encargado de manejar el portal de Compras Públicas, para que se inicie el proceso, elaborando los pliegos correspondientes, y de ser necesario la conformación de las subcomisiones que amerite el caso para la elaboración técnica de los pliegos. El encargado el proceso del portal deberá subir al portal de compras públicas de adquisiciones, determinado en la Ley presupuesto referencial y y se lo desarrollará de acuerdo a lo Reglamento, de cada proceso, según el monto del y observado las fechas determinadas en los pliegos, se procederá a realizar la adjudicación. Una vez adjudicado el proceso de adquisición de los bienes de larga duración, el Sr. Director General representante legal de firmará conjuntamente la empresa adjudicada el con el contrato correspondiente, y autorizará el Pago por dicha adjudicación, de acuerdo a las estipulaciones contractuales. 35 Luego de terminado de la empresa el plazo para la entrega de los bienes por parte adjudicada, el Director General, designará a una comisión para realizar la entrega recepción de los bienes , la misma que estará conformada por: el Director Financiero o su delegado, materia de la el adquisición Administrativo, el Director Asesor Jurídico, y el representante un técnico afín a la legal de la empresa adjudicada. El Director Económico Financiero recibe la orden de compra y demás documentos, previo sumilla a contabilidad para que se al compromiso, para realice el estructurado el pago, control proceda correspondiente para control a su vez el Jefe de Contabilidad, dispone al contador, que a base de la orden de compra sustento efectúe el verifique previo a y la disponibilidad de realizar y la documentación de estar presupuestaria, conforme y legalmente el Comprobante posteriormente pasar de a Tesorería Egreso para la ejecución del pago. El Contador General encargado del control y registro de los activos fijos, efectuará respectiva, interbancaria el para control luego previo, realizar contabilización la y codificación transferencia automática y presentará al Director Económico Financiero para que legalice con su firma y proceda a ordenar el pago. El Señor Director Económico Financiero, enviará una copia documentación al Director Administrativo quien de la a su vez ordenará al encargado de la bodega general. Los miembros de la comisión de entrega recepción legalizarán las actas con su firma y rubrica informe al Director y entregarán las mismas mediante un General para el trámite legal de pago. 36 Una vez realizada la entrega recepción y elevada a conocimiento del Director General, con su aprobación y mediante memorando dispondrá el pago correspondiente y el ingreso a los activos de la institución. El encargado de la bodega una vez recibida la orden por parte del Director Administrativo, procede a realizar la recepción de los bienes, ingresando mediante el comprobante de ingreso verificando las especificaciones se encuentren de acuerdo a Bodega, técnicas, marca, modelo, etc. Que con lo establecido en el contrato o la factura proforma correspondiente. En caso de que existan activos fijos que por sus especificaciones técnicas deban ser instalados en forma directa en las dependencias donde prestarán sus servicios, es obligación del Sr. Bodega, o de la Comisión de Entrega encargado de la Recepción, verificar si los bienes cumplen o no con las especificaciones técnicas determinadas en el contrato. Una vez instalados o ubicados los bienes en el lugar donde prestarán el servicio se elaborará el documento “ entrega recepción de activos fijos” firmado conjuntamente con el custodio responsable del bien. El encargado del registro de los activos fijos, una vez realizado el ingreso a bodega y la entrega al funcionario solicitante, realizará conjuntamente con el encargado del control de los activos fijos, la contabilización y codificación de finalmente, ingresarlos definitivamente Utilizando el formulario “Reporte de los bienes comprados, al patrimonio del para ISSPOL. ingresos de activos fijos al patrimonio institucional” 37 No. ………… INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL DE LA POLICIA NACIONAL DEPARTAMENTO DE ACTIVOS FIJOS INGRESO A BODEGA LUGAR Y FECHA …………………………… FACTURA No. …………………………… MEMO DA. No. …………………………… REFERENCIA DESCRIPCION DEL BIEN UNIDAD VALOR CANTIDAD TOTAL VISTO BUENO RECIBI CONFORME ENTREGUE CONFORME DPTO. DE ADQUISICIONES BODEGUERO PROVEEDOR OBSERVACIONES : ………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. 38 39 3.4.2 ingreso de activos fijos por donaciones Se puede presentar públicas el caso que otras instituciones policiales u otras entidades o privadas quieran donar bienes al ISSPOL, para lo cual observarán los siguientes procedimientos: El Director donante General conocerá el documentos y si es conveniente caso contrario Si la para el enviado por la entidad Instituto aceptará la propuesta, lo rechazará y el proceso termina. propuesta de donación administrativo y asesor jurídico es aceptada, notificará al Director para que tomen contacto con la entidad donante y elaboren los documentos correspondientes, Una vez documentada la donación, se procederá a la entrega recepción en la que participarán, además de las autoridades señaladas en el punto anterior, el responsable de los activos fijos y el encargado de bodega, los mismos que suscribirán el acta de entrega recepción. Realizada ingreso la diligencia anterior el encargado de bodega a bodega mediante el documentos realizará el respectivo “ ingreso a bodega”. Una vez realizado el ingreso a bodega, el Director Administrativo ordenará el envío de la documentación al Departamento Financiero y al Departamento del activos Fijos para el registro correspondiente. 40 INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL DE LA POLICIA NACIONAL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS REPORTE DE INGRESOS DE ACTIVOS FIJOS AL PATRIMONIO INSTITUCIONAL Origen del bien: Compra: Fabricación: Donación: Reposición: Referencia de documentos habilitantes: DESCRIPCION DEL BIEN: UNIDAD A LA QUE SE ASIGNA EL BIEN : CUSTODIO DEL BIEN: CODIGO DEL ACTIVO FIJO: CONTABILIDAD DIRECCION ADMINISTRATIVA Observaciones: 41 3.5 Procedimientos para egresos de activos fijos 3.5.1 Enajenación de los activos fijos mediante la baja, Cuando el funcionario o empleado responsable de los bienes determinare que los bienes a su cargo se han vuelto inservibles, obsoletos o hubieren dejado de usarse, comunicara por escrito al director administrativo, quien notificara inmediatamente al director económico financiero, para que personalmente o por delegación realice la inspección correspondiente. Si en el informe de inspección se determine que los bienes todavía son necesarios y pueden utilizarse en el Instituto, que concluirá el trámite y se archivara el expediente, en caso contrario se procederá el expediente, en caso contrario se procederá de acuerdo a los procedimientos siguientes: El director administrativo recibe el informe del custodio principal del bien con el visto bueno del jefe de la unidad, indicando que el bien en mención se ha vuelto inservible. El director administrativo, notificara al director económico financiero para que realice la inspección de los bienes indicado en forma personal o por delegación. Una vez realizada la inspección el director administrativo enviara informe al director general quien autoriza la baja. En la relación de la baja participaran el encargado de los activos fijo por la dirección administrativa, el director económico financiero y el encarga do de bodega, quienes dejaran una acta legalizada, la misma que deberá enviarse a contabilidad y a la dirección administrativa para el registro de baja de los bienes. 42 Fuente: Reglamento orgánico del ISSPOL Elaborado por: Patricio Estévez 43 3.5.2 Enajenación de los activos fijos mediante remate En base al informe de inspección y si se determina que los bienes son susceptibles de venta, el Director Económico Financiero pondrá en conocimiento del director general sugiriendo la baja mediante remate de los bienes. Para que la máxima autoridad resuelva la enajenación de bienes mediante “Remate de Martillo” deberá contar con el expediente de los documentos relativos a la aplicación de los procedimientos generales previos a la enajenación descritos inicialmente y luego considerar los procedimientos básicos para que el efecto dispone el Reglamento General de Bienes del Sector Publico, este es: Se solicite la conformación de la junta de Remates y enviar el expediente para que sean analizados, y conjuntamente con los peritos seleccionados procedan a realizar las evaluaciones que en el caso amerite para proceder al remate. Los peritos nombrados realizaran la inspección de los bienes conforme señala el Reglamento General de Bienes del Sector Público y presentan el informe para conocimiento de la Junta de Remates. La junte de Remates se reunirá, en el día y la hora preestablecida, avocan conocimiento del expediente y señala su precio, lugar, hora, día y hora del remate, la cual será ocho días después del último aviso. Por medio de la secretaria de la Junta de Remate, se procederá a realizar la publicación de uno de los diarios de mayor circulación de la ciudad, o en carteles conformes señala el Reglamento General de Bienes des Sector Publico. 44 El día y hora establecida se reúne, conjuntamente con el martillador designado para el remate. El martillador recepta y pregona posturas, declara el cierre de remate y la adjudicación de los bienes rematados al mejor postor, conforme establece el Reglamento General de Bienes del Sector Público Y emite informe. La Junta de Remates recibe el informe del Martillador y analiza: Si hubo señalaciòn en la primera aceptación, el trámite continua en el numeral 15, para segunda llamada. Si se adjudico en el primer o en el segundo señalamiento, tramite continua en el numeral 10. Si no se adjudico a la segunda llamada, se aplica el procedimiento para venta directa en privado. El tesorero recibe la disposición de la Junta de Remates y procede recaudar el dinero, elabora comprobante de depósito original a contabilidad, copia al adjudicatario, copia a la Junta de Remates y copia retiene para su archivo. Si el adjudicado no cancela el valor total del remate dentro de las 24 horas hábiles siguientes al remate, notifica al secretario de la Junta ; tramite continua en el numeral 17 QUIEBRA DEL REMATE. Recibe peticiones de los oferentes no favorecidos en la adjudicación, para el reintegro de los valores resignados inicialmente y procede a la devolución, conforme a las normas establecidas para los egresos. Elabora acta de remate, conforme establece el Reglamento General de Bienes del Sector Publico y legaliza con las firmas del Martillador, miembros de la junta de adjudicatario, y la distribuye así: El original se archiva en la Junta, primera copia de adjudicatario, segunda copia a la unidad de Activos Fijos 45 para la entrega de los bienes y tercera copia a contabilidad para registro contable. Recibe copia de acta de remate, procede a la entregar los bienes al adjudicatario, legaliza el acta de entrega recepción, conjuntamente con los delegados designados para la diligencia y el adjudicatario el original envía a la Junta, copia a contabilidad para que se realice el comprobante de egresos del valor de los bienes, copia al adjudicatario y copia retiene para el registro interno de archivos. 46 Fuente: Reglamento Orgánico del ISPOL Elaborado: Patricio Estévez 47 3.5.3 Enajenación de los activos fijos mediante venta directa Previa resolución del H. Consejo Superior del ISSPOL, para la enajenación mediante la “venta directa en privado”, deberá cumplirse los “procedimientos generales previos a la enajenación” y que haya ocurrido uno de los supuestos siguientes: A) Que se hubiese llamado por dos veces a remate y no existieren postores o las posturas presentadas no fueren admisibles. b) Que las posturas presentadas no fueran admitidas, y, c) Que los bienes fuesen de tan poco valor y por tanto el producto del remate no satisfaga los gastos del mismo; Los procedimientos básicos para le venta directa son los siguientes: El Director Económico Financiero del ISSPOL. Emitirá u informe al Director General dando a conocer que se a cumplido con lo establecido con los literales a) y b) anteriores y solicitara que por su intermedio se alcance del H. Consejo Superior la Autorización correspondiente para realizar la venta directa de los activos fijo. El H. Consejo Superior conocerá al pedido realizado por el Director General y conforme a los dispuestos en Reglamentó General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público, autorizara la venta directa previa la emisión de una resolución, nombrado además para el efecto, la comisión que se encargara de realizar la venta. De entre los miembros de la comisión designada para la venta directa, se nombrara un presidente, quien en la reunión de la misma dispondrá sus nombre a los peritos y evaluadores, que en caso amerite, quienes elaboran un informe en el cual indica 48 el precio de venta de los bienes, tomando en consideración las siguientes condiciones: a) Sera fijados al 100% del avalúo en caso de no haberse realizado un remate previo; b) Al 50% del avalúo luego de dos señalamientos al remate. El secretario de la comisión realizara la publicación o la elaboración de los carteles dando a conocer la venta directa de los bienes, hora, fecha, lugar de apertura de los sobres con las propuestas, los mismos que será recibidos hasta la fecha y horas señaladas en las publicaciones. De existir ofertas, los miembros de la comisión se reunirán en la fecha y hora señaladas, procederán a la apertura de los sobres en presencia de los interesados, la comisión calificara las propuestas, adjudicara los bienes, siguiendo el orden de preferencia establecidos el Art. 47 del Reglamento General sustitutivo para el manejo y administración de bienes y sectores públicos, se procederá a realizar la recaudación producto de la venta en la Tesorería del ISSPOL. El secretario de la comisión elaborara el Acta de la Venta Directa, en original y tres copias distribuidas para el H. Consejo Superior de las copias para el Departamento de control de Activos Fijos y para el de Contabilidad para el registro correspondiente. 3.6 Procedimientos especiales 3.6.1 Entrega recepción al custodio principal Una vez realizada la adquisición del activo fijo e ingresado a bodega, el encargado del control de los activos fijos, conjuntamente con el jefe o encargado, previo la autorización del director administrativo, procederá a entregar el bien en custodia al funcionario de la dependencia donde se genero el pedido. 49 Como dispone la normativa legal desde la firma de la entrega recepción el custodio principal será el único responsable del cuidado y mantenimiento del activo fijo encargado en el área de sus labores diarias en el Instituto, por ningún concepto deberá utilizar para otros fines los que no sean los ya descrito, tampoco deberá sacar el bien de las instalaciones del Instituto. El documento que respalda esta diligencia se llama ”Entrega recepción de activo fijo”. El director general del instituto como máxima autoridad administrativa, será el responsable de determinar el procedimiento necesario para que la persona encargada de los activos fijos de la dirección administrativa, realice la respectiva “Entrega recepción de los activos fijos “a cada servidor del Instituto, firmando el documento por triplicado . El funcionario custodio de los bienes responderá ´por el uso adecuados los mismos de acuerdo de los mismos de acuerdo a la normativa legal vigente. 3.6.2 Traspaso de activos fijos a otra dependencia del Instituto Los traspasos internos son cambios autorizados, realizados en una unidad administrativa a otra, estos movimientos internos pueden ser temporales no podrán ser mayores a 30 días, mientras que los definitivos serán con cambio de asignación, registrando en el correspondiente formulario “traspaso interno de los activos fijos”, el mismo que será realizado por el encargado del control de Activos y del encargado del ingreso Contable de los activos fijos. Para el movimiento de los activos fijos por traspaso de otra dependencia del instituto, se deberá realizar de mediante el siguiente procedimiento: Cuando existan bienes que no estecen siendo utilizados y sean necesarios en otras dependencias del Instituto, el encargado de los activos fijos habrá conocer mediante un informe sustentado, acerca del particular, al Director Administrativo del ISSPOL, o también en el caso de presente el requerimiento 50 del traslado de los activos fijos de una unidad administrativa a otra del Instituto, en forma temporal o definitiva, a pedido de cualquier jefe Departamental o funcionario que se encuentre realizando el bien se los realizará solicitando la respectiva autorización por escrito al Director Administrativo, quien de la misma manera, mediante un memorando al encargado de los activos fijos, dispondrá que se realice la entrega recepción de los bienes. El director administrativo, una vez conocida el informe del encargados de activo fijos, calificara si es procedentes o no y solicitara al Director General la autorización para proceder con el cambio administrativo de los bienes. El Director General que se realicen todas las diligencias con el custodio actual que va a recibir los bienes, con el fin de que cambie la responsabilidad de los mismos de acuerdo a lo determinado en las leyes y reglamentos respectivos, específicamente lo determinado en la norma de control interno 305-07. En caso de traslado temporal, se lo realizara igualmente con la autorización escrita por parte del director administrativo a manera de préstamo, por un tiempo máximo de 60 días, tiempo en el cual no haberse solicitado, el encargado de los activos fijos procederán a realizar el traspaso definitivo. El traspaso se deberá dejar suscrito en el formulario de “TRASPASO INTERNO DE ACTIVOS FIJOS”. Cuando se produzca un cambio de empleado, por consiguiente los bienes cambien de custodia y responsabilidad, el personal encargado del control y contabilización de los activos fijos, procederá a realizar una constatación física de los bienes asignados al empleado saliente quien participara en la entrega recepción de los bienes al nuevo empleado que será el custodio en adelante. 51 Nro… INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL DE LA POLICIA NACIONAL ENTREGA RECEPCION DE BIENES DETALLES DEL BIEN: MARCA: TIPO: COLOR: SERIE: CODIGO: ESPECIFICACIONES TECNICAS: MEDIDAS: TIPO DE MATERIAL: OTROS: EN LA CIUDAD DE………………. A LOS………. DIAS DEEL MES DE…………… SE REALIZA LA ENTREGA RECEPCION DEL BIEN ANTES DESCRIO ENTRE EL CUSTODIO PRINCIPAL Y EL ENCARGADO DE BODEGA. CUSTODIO PRINCIPAL ENCARGADO DE BODEGA ENCARGADOS DEL ACTIVO FIJO 52 Fuente: Reglamento Orgánico del ISPOL Elaborado por: Patricio Estévez 53 3.6.3 Mantenimiento de los vehículos Los vehículos del ISSPOL, serán de exclusiva utilización para el cumplimiento de las labores oficiales de la entidad, siendo los conductores quienes firmen como responsables y custodios de los mismos, ellos deberán observar las siguientes disposiciones para el mantenimiento de los vehículos: Deberán requerir la orden de movilización de vehículos, por parte de la Dirección General o la Dirección Administrativa. Deberán llevar el historial del vehículo para los mantenimientos y kilometrajes que no determinen a las normas técnicas de los vehículos. Para el mantenimiento deberán solicitar con un tiempo prudencial, El mantenimiento lo realizara en la casa donde se haya realizado el convenio correspondiente, El conductor encargado del vehículo prepara el informe correspondiente para el sustento del pago por este servicio. 3.6.4 Registro contable e ingresos al patrimonio de la institución. Una vez realizado el proceso de adquisición de los activos fijos, mediante el portal de Compras Públicas, a la empresa seleccionada, a la documentación original completa que respalda dicha adquisición queda para ser registrada y archivada en el Departamento de Activos Fijos para el registro y control correspondiente, para lo cual es necesario seguir el siguiente proceso. 54 Previamente a la autorización del pago de la compra, la unidad de contabilidad ya realiza el control previo a la adquisición, con lo cual ya conoce previamente a la operación de compras. Una vez que la comisión entrega recepción designada por el Director General a recibido los bienes de entera satisfacción termina el proceso de adquisición y la documentación completa pasa al Departamento Financiero y Departamento de Activos Fijos para el registro contable y de control. El registro contable se lo realizara como lo determina la Norma de Control Interno 305-04, Sistema de registro, a su costo, en caso de compra a su valor estimado en el mercado, cuando se haya recibido en donación. Los costos por comisiones, Intereses, gastos extras, que se realicen por la adquisición de bienes, se los contabilizara con cargo a estos. Una vez ingresado los registros contables de la institución pasan a ser su patrimonio y se mantendrán y un control individualizado de los mismos, entregando a demás con la responsabilidades del caso a los custodios. En caso de adicciones y mejoras realizadas a los activos fijos, se realizadas a los activos fijos, se registraran como un aumento en valor en libros del activo. Este procedimiento no se llevará a cabo de los casos en que se tenga que cancelar valores normales por mantenimiento de los bienes. 3.6.5 Calculo de depreciaciones La depreciación es la pérdida del valor de los bienes por el transcurso del tiempo de la vida útil estimada, para lo cual se deberá tener en cuenta lo siguiente: 55 Para el cálculo se deberá aplicar el método de la línea recta, el mismo que deberá ser revelado con los estados financieros. La depreciación se acumulara en la cuenta de valoración correspondiente, (Depreciación acumulada), restando al archivo hasta que su valor quede en cero o su valor residual fijado para el bien y se mantendrá hasta que el bien haya sido retirado. 3.7 Administración de activos fijos en la identidad 3.7.1 Niveles de responsabilidad Como lo especifica claramente la normativa legal, (Reglamento General de Bienes del Sector Público, NCI. 110-13) la responsabilidad directa por el uso y mantenimiento de los bienes, corresponde o todos los servidores de las identidades del sector público y a aquellos que por efecto de convenios institucionales se encuentran laborando en la institución y les hayan sido entregados los bienes para el cumplimiento de sus funciones. El titular de cada unidad administrativa será quien disponga a cada uno de los funcionarios de esa unidad las políticas para el buen uso y conservación de los bienes. El funcionarios del instituto a quien fuera entregado en custodia los bienes será el responsable directo del uso adecuado y de la conservación de los mismos, hasta cuando cumplas las funciones en la entidad y se realice la correspondiente entrega recepción, con el nuevo custodio de los bienes. 3.7.2 Responsabilidad en la administración La responsabilidad inicial acerca del control y administración de los bienes le corresponden a la máxima autoridad, quien está en la obligación de velar por la correcta adquisición, conservación y mantenimiento de los bienes institucionales, 56 comparten la responsabilidad los jefes departamentales, directores, y en forma sucesiva los demás miembros de la institución según su grado de jerarquía. 3.7.3 Responsabilidad en el registro El registro y control contable de los bienes, específicamente de los activos fijos se lo realizara en la Dirección Económica Financiera, Departamento de Contabilidad, recayendo la responsabilidad específica de esta labor en el auxiliar de contabilidad designado para el efecto. En cada departamento deberán mantenerse los registros correspondientes acerca de la determinación de la responsabilidad de la custodia de las bienes. Los registros de responsabilidad personal de los bienes los mantendrá el Departamento de Servicios Generales, específicamente el encargado de activos fijos. 3.7.4 Reposición de bienes En caso de presentarse la pérdida de activos fijos, el custodio deberá dar a conocer a la dirección administrativa, mediante un parte informativo, quien a su vez, dará a conocer la Dirección General, para los procesos legales correspondientes. Los bienes desaparecidos o dañados sin justificación, serán sujetos de reposición; esta será en bienes de iguales o similares características al bien perdido o dañado, o en valores a precios actuales de mercado. 3.7.5 Adiciones y mejoras Cualquier desembolso o transferencias realizadas a terceros, que tengan por objeto aumentar la capacidad operativa del activo fijo o alargar su vida útil, deberá registrarse como un aumento al valor en libros del activo fijo. 57 3.7.6 Información computarizada de los activos fijos El departamento de activos fijos, mediante el uso de sistemas informático del ISSPOL, será el encargado de integrar en el mismo los inventarios, con el fin de mantenerlos actualizados, registrados y efectuara el control acerca de los custodios de los bienes. 3.7.7 Reposición de activos fijos en caso de pérdidas, desaparición o robo. Los bienes desaparecidos por hurto, robo, abigeato o por cualquier hecho análogo, solo podrán ser dados de baja cuando llegare a comprobarse al menos la infracción a través del proceso penal o de otras diligencias que arrojen igual o similar fuerza probatoria, siempre que no fuera imputable la desaparición por acción u omisión al servidor inmediatamente encargado de la custodia de los bienes o del control de ellos. Si la baja fuere pérdida o destrucción injustificada de los bienes, sin perjuicio de otras responsabilidades a que pudiese haber lugar por el tal hecho, el servidor responsable deberá reponer el bien con otro de igual naturaleza y características o pagar a su valor de mercado. De no hacerlo se le descontara su valor de las remuneraciones o de cualquier otro valor que tuviere a su favor en la entidad pública. Cuando se presentara lo antes indicado, sin perjuicio de las acciones legales que corresponda, se deberá notificar la particular a la Dirección General para que por su intermedio se informe al Honorable Consejo Superior, adjuntado el informe jurídico correspondiente. 3.7.8.1 Constatación física de los activos fijos Al realizar la constatación física de los activos fijos, se persiguen los siguientes objetos: 58 a) Mantener actualizados en forma de permanente los inventarios de activos fijos de la institución. b) Confirmar la ubicación existencial real de los bienes y de la nomina de los responsables de su tenencia. c) Conciliar los saldos físicos con los contables, tomando en consideración los registros tanto del encargado de control de activos fijos como el encargado de la contabilización de los mismos cuadrando con los mayores y auxiliares contables. d) Realizar los trámites legales y reglamentarios pertinentes y aplicar las acciones correctivas necesarias tan pronto se establezcan faltantes de la existencia de bienes obsoletos o inservibles. 3.7.8.1 alcance y periodicidad Las constataciones de los activos fijos podrán realizarse en forma general y su periodicidad estará en función de los montos involucrados movimientos, naturaleza y posibilidades de extravió o desaparición, siendo recomendables que se lo practique en corte de cuenta al 31 de diciembre de cada año. También podrá efectuarse en forma parcial, sobre la base de rotación o por requerimiento de determinada unidad administrativa o autoridad Competente, así como, cuando se produzca cambios de custodio de los bienes. 3.7.8.2 Planificación y ejecución La dirección administrativa con su unidad de activos fijos continuamente con la Dirección Financiera y la asesoría de la unidad de Auditoría Interna, planificara las 59 diligencias de las constataciones físicas, y en que intervendrán servidores independientes de las funciones de registros, autorización y custodia de los activos fijos, una vez que cuente con la aprobación de la Dirección General, dispondrá su ejecución, cuyos resultados se presentaran en el acta o informe correspondiente con sus respectivos anexos. 3.7.8.3 Presentación de resultados Una vez designados a los grupos de trabajo, establecido flechas, dotado de los materiales, previsto los gastos a incurrirse, y dado las instrucciones generales correspondiente conforme a lo planificado, a cada equipo de trabajo, para la verificación y se entregara un ejemplar realizado del “Inventarios de Activos Fijos” correspondiente a la unidad o unidades administrativas asignadas, el cual servirá de guía y base legal para la determinación de los resultados. También se les entregara los formularios para la constatación física de activos fijos” cuyo formato podrá ser similar al formulario “Inventarios de Activos Fijos por la Unidad Educativa”, en los que se consignaran los resultados de la diligencia, y servirá como anexos del acta con los siguientes títulos según corresponda: a) Detalle de activos fijos existentes según inventario. b) Detallen de activo fijo existentes, que no constan en el inventario. c) Detalle de activo fijos faltante según inventario. d) Detalle de activo fijos obsoletos, en desuso o inservibles. e) Detalles de los bienes que serán reclasificados con el Reglamento para el control administrativo de los bienes no considerados activos fijos, publicado en el registro oficial No. 26 de septiembre 16 de 1996. 3.7.8.4 Consideraciones generales 60 Mientras se realice la constatación física, no se autorizan ingresos, traspasos, baja de cualquier otra operación referente a los activos fijos, que pudiera afectar a lo exactitud e los resultados obtenidos, concepto en casos especiales dispuestos por autoridad competente. Los bienes que se registren en el inventario como activos fijos, de referencia se reconocerán como unidades independientes. En lo posible se evitara la identificación de juegos o unidades compuestas, a menos que le falta un componente imposible su uso o funcionamiento correcto. Los bienes muebles que se encuentre clavados, empotrados, atornillados o pegados en un inmueble, contablemente se consideran como parte de esta ultimo, no obstante el servidor responsable de los bienes en cada unidad administrativa para efectos de control llevara un listado detallado de estos bienes. Los bienes que no reúnan las condiciones para ser clasificados como activos fijos, pero tengan una vida superior a un año, tales como ciertos útiles de oficina, utensilios de cocina, vajilla, lencería, instrumental médico, instrumento de laboratorio, libros, discos, videos y herramientas menores, estarán sujetos a la medida de control interno que establezca cada entidad pública, en base al “Reglamento para el control administrativo de los bienes no considerados activos fijos” R.O. 26 de (16-09-96). 3.7.8.5 Procedimientos generales para la constatación física de los activos fijos. Los encargados del control de los activos fijos del Instituto, procederán a la verificación de existencia de numero de cedula de identidad no consta en el inventario, se registraran en el anexo correspondiente, debiendo tomarse en cuenta, si estos corresponden a adquisiciones, donaciones, traspaso no legalizado, etc.; lo cual se anotara en la 61 columna de observaciones, y si los casos ameritan se adjuntara documentación de sustento. Para los bienes que no tengan inscrito su código se pondrá el que le corresponda según el detalle respectivo, preparando para el efecto para el Departamento de Control de Activos Fijos, de que se consignara en la columna código actual de anexos; también se anotara el valor que consten en dos documentos respectivos. Mientras que para los bienes que si tengan inscrito, este se convertirá en “código anterior” se inscribirá el “actual”, se anotaran su especificaciones y su valor quedara pendiente hasta la Unidad de activos Fijos, analice su procedimiento en base de su tarjeta 2Control de Activos Fijos por bien”. El detalle de activos fijos establecidos como faltantes se registra en el anexo correspondiente, destacándose en la columna de observaciones los motivos que han originado tal faltante, adjuntándose según corresponda la siguiente información: a) Dependencia, jefatura o subjefatura, b) Nombre del funcionario responsable los bienes faltantes, c) Función que desempeña d) Numero de cedula de identidad El anexo en referencia tendrá el carácter de provisional hasta que la unidad de activo fijo, en base del análisis y depuración de los resultados generales establezca los faltantes definitivos. Esta información también servirá para seguir los trámites previstos en el presente manual, relativo a las bajas de los activos fijos. El detalle de activo fijo que el equipo de trabajo considere como obsoletos, en desuso o inservibles, se hará constar en el anexo respectivo, en el además se surgirá que, en base a 62 las disposiciones legales, el Sr. Director Financiero emita por si o por delegación, el informe correspondiente para proceder a la modalidad de enajenación o baja. Este anexo con la parte pertinente del acta de constatación física documentos suficientes para proceder con el trámite de enajenación o baja correspondiente, consecuentemente suple al procedimiento de inspección previa prevista para estos casos. La colocación de la etiqueta adhesiva en la inscripción, del pintado, u otra modalidad de anotarse el código de identificación en los bienes, será de aplicación de informe, conforme a lo establecido por la Dirección Administrativa. Será la obligación de cada equipo de trabajar o dejarlos bienes constatados, con sus códigos e identificación actual, es decir, si en algunos de ellos no constan, no le corresponden al inventario o no es legible su código, se pondrá el que corresponda, para lo cual en cada equipo de trabajo se le dotara de los implementos necesarios En el anexo “Constatación Física de Activos Fijos”, se anotara el código anterior y el actual, entendiéndose por anterior que el constante al momento de constatación física. Los anexos de la constatación física de activos fijos se presentaran valorados en base al costo histórico de los bienes registrados en el respectivo inventario, además se tendrá en consideración los siguientes aspectos. a) Si los bienes adquiridos, aun no figuran el inventario, se registraran los valores que consten en los documentos del sustento, como son las facturas, o nota de venta. b) Si existen bienes recibidos en donación sin sus valores, se estimara su costo en relación con los precios de mercado y estado de los bienes, salvo en casos en que por su monto y complejidad deba hacerlo la Dirección Administrativa, previo el asesoramiento técnico que corresponda. 63 c) En el anexo se anotaran los precios de los bienes constatados, que no figuran el inventario que sirve de guía para la constatación y que entre otros obedezcan a traspaso no legalizados, susceptibles de que la unidad de activos fijos, en base de análisis posterior, determine lo que corresponda. d) Para la constatación de bienes inmuebles, la dirección administrativa, solicita la colaboración de la unidad de vivienda para que con sus profesionales realicen la constatación física, analizando toda la constatación para verificar con los documentos de origen y legalizar el informe respectivo. 3.7.8.6 Actualización de la tarjeta “Control de activos fijos por bien” Tomando en cuenta los procedimientos básicos para la constatación física de activos fijos, una vez realizados, se procederá a la actualización de la tarjeta individual de ser necesario y si los bienes han sido de alguna oportunidad traspasado a otra dependencia interna del instituto. 64 INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL DE LA POLICIA NACIONAL DEPARTAMENTO DE ACTIVOS FIJOS TARJETA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS DENOMINACION DEL BIEN: CODIGO DEL BIEN: VALOR HISTORICO: AÑOS DE VIDA UTIL: UBICACIÓN DEL BIEN: AÑOS DEP. ANUAL DEP. ACUM. VALOR EN LIBROS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 OBSERVACIONES: 65 3.7.8.7 Elaboración de actas de la constatación física Las actas e informes resultantes de la constatación física se presentaran a la Dirección Administrativa, y esta al H. Consejo Superior del Instituto, con sus correspondientes anexos debidamente legalizados con las firmas de conformidad, de los servidores participantes. .3.7.8.8. Resultados finales de la constatación física La Dirección Administrativa por medio de la unidad de activos fijos, una vez que disponga de las actas de la contratación física, remitido por los equipos de trabajos, previo al análisis determina los resultados finales y pondrá a conocimiento de la dirección para su aprobación. De inmediato notificara a cada unidad administrativa de los ajustes realizados tendientes a precisar datos, como códigos, descripción, valor, custodios, etc. De confirmarse los faltantes se determinara la baja conforme a los procedimientos constante a los procedimiento constante en capitulo V de esta manual. Procederá también a consolidar los inventarios parciales (Unidades Administrativas). 3.7.9 Control de activos fijos a nivel de departamento. El director o jefe del departamento, será el responsable a realizar el control de los bienes entregados a los funcionarios de este departamento, para esto, deberá difundir la normativa creada para el efecto, y el presente Manual, con el fin de evitar pérdidas, salida de bienes sin autorización, cambios de custodia, etc. Problemas que en lo posterior podrían ser causa de responsabilidades. 66 3.7.10 Control de activos fijos por usuario. El funcionario, a quien para efecto del desempeño de las funciones, desempeñadas en el Instituto, se le haya sido entregado bienes, será el director responsable de su custodia, mantenimiento y buen uso, de existir alguna novedad respecto a los bienes entregados para su custodia, deberá notificar al inmediato superior, quien deberá así mismo notificar a la dirección Administrativa, para que se tome las acciones que correspondan, en base a la normativa legal vigente, y esta manual. 3.7.11 Constatación física a nivel de dependencia Como ya se ha notado, por lo menos una vez al año, los encargados de los activos fijos del Instituto, tanto físico como contables, serán los responsables de realizar la constatación física, previo a una planificación aprobada por la Dirección Administrativa. Una vez realizada la constatación física, de existir novedades, inmediatamente hará conocer a la superioridad, mediante una acta detallada acerca de la constatación, siguiendo los procedimientos generales para descritos para las constataciones físicas de los activos fijos. 3.7.12 Requerimiento y traspaso de bienes. El servidor responsable del control de los bienes de cada unidad, se encarga además, de tramitar ante la Dirección Administrativa los requerimientos de activos fijos para uso de la unidad, y los requerimientos de activos fijos para uso de la unidad, y los relacionados con el mantenimiento y reparación; así como de transmitir el traspaso y entregas-recepciones de bienes. Debiendo mantener un archivo de todos los tramites realizados y especialmente de los inventarios de la dependencia. 67 3.7.13 Mantenimiento y medidas de control de los activos fijos Mantenimiento preventivo y correctivo, La dirección administrativa, a través del Departamento de Servicios Generales y los empleados encargados del control y custodia de los activos fijos, velara por el mantenimiento y salvaguarda de todos los bienes inmuebles de la que se encontrare bajo su administración. El mantenimiento puede ser preventivo correctivo. El preventivo consiste en la ejecución periódica de revisión y control y custodia de los activos fijos, velaran por el mantenimiento y salvaguarda de todos los bienes muebles e inmuebles de la Institución que se encontrare bajo su administración. El mantenimiento puede ser preventivo y/o correctivo. El preventivo consiste en le ejecución periódica de revisión y control de los activos los mismos que evitaran cualquier daño posterior, mientras que el mantenimiento correctivo será el que una empresa especializada lo realice para la reparación de un bien que debido a su actividad productiva, o por causa imprevista se haya dañado. Es responsabilidad de la máxima autoridad del Instituto de los bienes en lo que a su mantenimiento se refiere, a fin de conservar da la mejor manera a sus bienes, y no afecta sus condiciones operativas. 3.7.14 Responsabilidad de los custodios, Cada empleado y miembro de la institución será responsable de la custodia, y cuidado de los bienes entregados a él para el desempeño normal de sus actividades, y por ningún motivo podrá utilizar estos bienes para otro fin, podría ser personal o particulares, o trasladarlos a un lugar donde cumple sus funciones. 3.7.15 Responsabilidades especiales para custodios de los vehículos. 68 Los vehículos en cualquier institución, son el medio de apoyo sumamente importante para las labores diarias, por consiguiente, su cuidado y conservación tendrá la misma importancia, es así que, su responsabilidad deberá ser entregada al conductor que posea la técnica y practica necesaria para su conducción, aparte de los documentos legales correspondientes, como son las licencias otorgadas por el consejo nacional de transito. La entrega se realizara tomando en cuenta el estado del vehículo, el detalle de los mantenimientos que se los a realizado, y, los más importantes, la entrega del libro de vida del vehículo, donde se hará contar en detalle todos los mantenimientos y reparaciones realizadas al automotor, desde su adquisición. La utilización de los vehículos del Instituto, fuera del horario de normas de trabajo, se la realizara previo a la autorización del director general. 3.7.16 Medidas de seguridad para los activos fijos. Con el fin de evitar cualquier siniestro, robo, perdida de los bienes institucionales, la máxima autoridad deberá crear un sistema de control y responsabilidad para todo el edificio, donde se den las disposiciones claras para efectuarlos. El personal de guardia del ISSPOL, será el responsable fuera de las horas normales de labores del personal, realizando para el efecto el control a todo el personal que ingrese y egrese al edificio, controlando que todas las oficinas queden con las debidas seguridades. En lo que se refiere a las seguridades de las instalaciones del Instituto, y sus respectivos bienes, la Dirección General dispondrá que la Dirección Administrativa, que se dote de los implementos necesarios tales como candados, 69 cerraduras, etc. Para que cada uno de los departamentos cuenten con la seguridad necesaria. Así mismo el director general deberá alcanzar del Honorable Consejo Superior, la autorización para la contratación del seguro de fidelidad de todos los bienes del instituto, convocando para el efecto de las empresas aseguradoras que garanticen con su prestigio la cobertura de todos los bienes del ISSPOL. Funcionarios que deben presentar caución.- Tomando en consideración el reglamento general de los servidores públicos que desempeñan las funciones de recepción, custodia administración de bienes y valores, deberán rendir una caucion al momento de iniciar sus funciones. La exoneración de no presentar caución, no exime de responsabilidad al momento de determinarse inapropiada manipulación, descuido o perdida de bienes entregados a su custodia. En los casos de erogaciones que se necesitan para mantenimiento normal de los activos fijos, no se realizara el procedimiento anterior. 70 Conclusiones y recomendaciones 71 Conclusiones: Hasta la presente del ISSPOL, ha estado utilizando el reglamento interno para efectos de adquisiciones y otras actividades relacionadas con entradas y salidas de activos fijos como mantenimientos, venta, baja, etc. El mismo que contiene algunas Instituciones muy generales lo cual permite ejercer un control efectivo de los bienes. En el ISSPOL no se ha brindado capacitación al personal dedicado a la función de control y custodia de los bienes del Instituto. No existe un espacio físico y el material necesario para que el personal del control de los activos fijos desempeñe a cabalidad sus funciones. Desde la creación del instituto no se ha realizado levantamientos físicos, por lo tanto no se encuentra con un inventario razonable, por tal motivo era necesario que se elabore lo más urgente posible un manual interno para la administración y control de los activos fijos. La falta de un manual ha sido la causa para que no se tenga en cuenta los procedimientos a realizarse para los ingresos y egresos de los bienes del Instituto, en tal virtud se ha realizado estos procedimientos sin tener ninguna base. 72 RECOMENDACIONES: El presente manual tiene por objetivo normar las actividades y control y administración de bienes del ISSPOL, por lo que se recomienda poner en funcionamiento y que todas las personas involucradas en las actividades de administración y control tomen en cuenta los procedimientos descritos para cada una de las actividades. La Dirección General deberá impartir las disposiciones del caso para que todo el personal del personal del instituto preste la debida colaboración para el departamento de control de activos fijos realice su trabajo tanto en los ingresos, egresos o verificación física de los activos fijos. La Dirección de Recursos Humanos deberá programar los cursos necesarios y la contabilización de los activos fijos, de ser factible se acceda a los cursos dictados por la Contraloría General del Estado. La Dirección Administrativa deberá proveer del espacio físico, equipos y materiales necesarios para que el buen funcionamiento del departamento de control de activos fijos. La Dirección Administrativa debe disponer que el encargado del control de los activos fijos en coordinación con el responsable de la contabilización de los activos fijos realice el levantamiento de los activos fijos, por lo menos una vez al año. 73 BIBLIOGRAFIA: CORPORACION DE ESTUDIO Y PUBLICACIONES. (2002): Ley Orgánica de la contraloría General del Estado: 2002-73(29/05/2002). R.O. (12/06/2002). CORPORACION DE ESTUDIOS Y PUBLICACIONES, (2008): Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contraloría Pública, LOSNCP, Suplemento R.O. 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