manual de justificacion programas mixtos

MANUAL DE JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA
1.
INTRODUCCCIÓN ...................................................................................................... 3
2.
CONSIDERACIONES GENERALES ............................................................................... 4
2.1.
CONTABILIDAD SEPARADA ............................................................................... 4
2.2.
CONTROL DE CONCURRENCIA DE SUBVENCIONES .......................................... 8
2.3.
EXPLICACIÓN DE LOS CRITERIOS DE IMPUTACIÓN .......................................... 9
2.4. GASTOS SUPERIORES A 12.000, O 18.000€ A PARTIR DEL 2 DE DICIEMBRE DE
2011 ........................................................................................................................ 10
2.5.
ELEGIBILIDAD DEL I.V.A .................................................................................. 11
2.6.
GASTOS SALARIALES DEL PERSONAL .............................................................. 13
2.7.
GASTOS DERIVADOS DE LA SUBCONTRATACIÓN DE UNA EMPRESA............. 18
3.
GASTOS DE AMORTIZACIÓN ................................................................................... 20
4.
GASTOS DE PUBLICIDAD ......................................................................................... 23
5.
GASTOS DE ALQUILER ............................................................................................. 23
6.
GASTOS DE SEGURO ............................................................................................... 24
7.
GASTOS DE DESPLAZAMIENTOS: VIAJES FORMATIVOS ......................................... 24
8.
OTROS GASTOS: SUMINISTRO, MATERIALES... ...................................................... 26
9.
JUSTIFICACIÓN DEL PAGO EFECTIVO DE LOS GASTOS ........................................... 28
9.1.
PAGOS BANCARIOS ......................................................................................... 28
9.2.
PAGOS EN EFECTIVO....................................................................................... 28
9.3.
PISTA DE AUDITORÍA ...................................................................................... 29
10.
PERIODO SUBVENCIONABLE Y PLAZO DE PAGO ................................................ 31
10.1.
PERIODO SUBVENCIONABLE ...................................................................... 31
10.2.
PLAZO DE PAGO .......................................................................................... 32
2
1.
INTRODUCCCIÓN
Este manual tiene por objeto facilitar a las entidades beneficiarias la justificación de
ayudas que le han sido concedidas por el Servicio Público de Empleo de Castilla-La
Mancha.
Con el fin de mejorar el proceso de justificación de las subvenciones concedidas, a
continuación se presentan algunas consideraciones sobre la documentación
justificativa y los criterios de control y verificación de los expedientes.
El contenido de estas instrucciones en ningún caso sustituye a la normativa aplicable tanto autonómica, nacional como comunitaria- donde se encuentran detallados todos
los requisitos y normas que serán de OBLIGADO CUMPLIMIENTO para la percepción de
la ayuda. La misión de este documento es únicamente la de orientar a las entidades en
el proceso de justificación dando a conocer los aspectos más relevantes en el control
financiero de los expedientes.
El principal objetivo del control financiero de las ayudas es determinar que todos los
gastos imputados a la subvención son elegibles y se encuentran efectivamente
pagados. Los expedientes económicos presentados por las entidades beneficiarias
deben contener toda la documentación necesaria para verificar que la subvención
concedida se ha invertido en gastos que de manera indubitada responden a la
naturaleza de la subvención, se encuentran dentro de los valores de mercado y que
están efectivamente pagados, todo ello dentro de los plazos establecidos en la
normativa.
3
2.
CONSIDERACIONES GENERALES
2.1.
CONTABILIDAD SEPARADA
Todas las entidades beneficiarias de una subvención cofinanciada por Fondos
Europeos deben acreditar que lleva contabilidad separada o código contable adecuado
para los gastos objeto de subvención. Esta obligación se deriva del art. 60 del
Reglamento (CE) Nº 1083/2006, regula la Funciones de la Autoridad de gestión, entre
las cuales se encuentra el punto d) donde se recoge lo siguiente:“Se asegurará de que
los beneficiarios y otros organismos participantes en la ejecución de las operaciones
mantienen un sistema de contabilidad separado o un código contable adecuado en
relación con todas las transacciones relacionadas con la operación, sin perjuicio de
las normas de contabilidad nacional”.
De acuerdo con lo establecido en dicho apartado, la obligación de llevar a cabo la
contabilidad separada se realizará teniendo en cuenta las normas de contabilidad
nacional. A tal efecto, indicar que las personas físicas como tal no tienen la obligación
de llevar a cabo una Contabilidad, no siendo por tanto exigible la obligación de
contabilidad separada.
El fin de la contabilidad separada es garantizar que los gastos objeto de subvención
están claramente identificados en la contabilidad de la entidad. En ningún caso, el
término “contabilidad separada” exige llevar dos contabilidades distintas a una
entidad.
¿Cómo puedo llevar “contabilidad separada”?
Existen en el mercado programas contables en los que existe la posibilidad de codificar
cualquier asiento contable con un código contable específico. El mismo código nos
permite utilizarlo tanto en los asientos relacionados con gastos como con ingresos,
incluso nos permite imputar el porcentaje de un gasto, sería el caso de costes que no
se imputan 100% a la subvención. Esta opción nos da incluso la posibilidad de
establecer una cuenta de Pérdidas y ganancias enfrentando los gastos y los ingresos
asociados a ese proyecto. En este caso la misma, nunca podría ser positiva. Siempre
arrojaría saldo cero o negativo.
(P ej. Se podría codificar todos los ingresos y todos los gastos, así como los pagos
relacionados con una determinada operación con el código FSE0000001)
4
En el caso en el que se trabajase con otro tipo de programa contable que no ofreciese
dicha posibilidad, sería tan sencillo como trabajar a nivel de subcuentas codificando
todas aquellas subcuentas tanto de gastos como de ingresos individualizándolas
respecto al resto, mediante subclasificaciones. Por ejemplo se podría crear una
primera clasificación, definiendo aquellas ayudas recibidas por Fondo Social Europeo, y
dentro de la misma establecer una subclasificación, indicando o detallando el proyecto
o la operación en concreto.
En definitiva se podrían ir haciendo todas las subclasificaciones que se consideren
necesarias.
En el caso en el que se trabajase con otro tipo de programa contable que no ofreciese
dicha posibilidad, sería tan sencillo como trabajar a nivel de subcuentas codificando
todas aquellas subcuentas tanto de gastos como de ingresos individualizándolas
respecto al resto, mediante subclasificaciones. Por ejemplo se podría crear una
primera clasificación, definiendo aquellas ayudas recibidas por Fondo Social Europeo, y
dentro de la misma establecer una subclasificación, indicando o detallando el proyecto
o la operación en concreto.
En definitiva se podrían ir haciendo todas las subclasificaciones que se consideren
necesarias .P ej. Un proyecto de Albacete.
Ingreso por subvenciones
47080100 Hª Pª deudora por subvenciones concedidas recibidas del Fondo Social
Europeo.
74001000 Subvenciones, donaciones y legados a la Explotación recibidos del Fondo
Social Europeo.
74001001 Subvenciones, donaciones y legados a la Explotación recibidos del Fondo
Social Europeo para el proyectoMIL/2011/02/0005.
El asiento, del reconocimiento de la subvención sería.
(47080100) Hª Pª deudora por subvenciones
concedidas recibidas del Fondo Social Europeo
a (74001001)Subvenciones, donaciones y
legados a la Explotación recibidos del Fondo Social
Europeo para el curso MIL/2011/02/0005
5
El asiento de cobro de la misma sería:
(57200001) Bancos e instituciones de crédito
Caja Castilla la Mancha
a (47080100) Hª Pª deudora por subvenciones
Concedidas recibidas del Fondo Social Europeo
Gastos de personal
En el caso de tener que imputar una cuenta de gastos únicamente en un % (costes
indirectos) en el mismo asiento se podría desglosar la partida de gastos en dos
subcuentas, identificando una de ellas con la parte que está cofinanciada por Fondo
Social Europeo.
Por ejemplo en el caso de imputar únicamente un porcentaje de la nómina.
64000000 gastos de personal
64001000 gastos de personal cofinanciados por Fondo Social Europeo.
64001001 gastos de personal expedienteMIL/2011/02/0005cofinanciado por Fondo
Social Europeo.
46501001 Remuneraciones pendientes de pago de nóminas cofinanciadas por el FSE
expedienteMIL/2011/02/0005.
P. ej. Imputación de un 18% de la nómina del auxiliar correspondiente a una nómina de
1000 euros.
180 (64001001)
820 (64000000)
a (46501001)Remuneraciones pendientes
de pago nóminas cofinanciadas por FSE
expedienteMIL/2011/02/0005
El tratamiento en el resto de gastos imputables al proyecto sería el mismo pero
utilizando las cuentas correspondientes.
6
Pago de la misma:
(46501001) Remuneraciones pendientes de pago
a (57200001) Caja Castilla la Mancha.
En el caso de que el Beneficiario fuese una Entidad Local (como es el caso de Escuelas
Taller, Talleres de Especialización Profesional, etc), la operativa sería la misma, pero
utilizando las cuentas que marque el Plan General de Contabilidad Pública que les sea
aplicable, atendiendo a las Instrucciones o normas específicas para Entidades Locales.
¿Qué debo presentar en mis expedientes de justificación para acreditar que llevo
contabilidad separada o código contable adecuado para los gastos imputados?
En caso de que la entidad esté exenta de la obligación de contabilidad debe
presentar un certificado que acredite dicha exención.
Para el resto de entidades, en el expediente debe figurar un extracto de la
contabilidad de la entidad que permita verificar cómo se han contabilizado los
gastos imputados en la contabilidad de la entidad. Los documentos contables
aportados en el expediente deben permitir:
o Cuentas o subcuentas en los que se han contabilizado los gastos
imputados
o Fechas
o Números de asientos contables.
Si las entidades lo considerasen necesario, los documentos contables pueden ir
acompañados de una breve explicación sobre la sistemática de contabilización
de los gastos.
7
2.2.
CONTROL DE CONCURRENCIA DE SUBVENCIONES
En el artículo 30 de la Ley 38/2003 de la Ley General de Subvenciones se establece
que “Reglamentariamente, se establecerá un sistema de validación y estampillado de
justificantes de gastos que permita el control de la concurrencia de subvenciones”.
Para dar cumplimiento a la normativa de aplicación el Servicio de Conciliación y
Programas Mixtos ha diseñado un modelo de sello de imputación.
Sobre todos los documentos originales justificativos del gasto debe aparecer el sello
que hace referencia a la cofinanciación del Fondo Social Europeo. En este sello debe
figurar el número o números de los expedientes a los que se imputa, el porcentaje de
imputación y la cantidad imputada. El sello también deberá incluir el número de
documento contable que servirá de referencia al contabilizar éste y la fecha del
justificante de pago con el que ha sido pagado.
El sello de imputación debe figurar en todos los documentos justificativos de gasto
originales independientemente de la línea de subvención (ET, CO, UPD, TE, TEPRO, ME,
MIL, PI, Isabel Torres, etc.).
Un modelo sugerido es el siguiente:
Asimismo, se recomienda a las entidades especificar en las facturas al propio Taller de
Empleo/Escuela/Proyecto con su número de expediente y denominación completa.
8
2.3.
EXPLICACIÓN DE LOS CRITERIOS DE IMPUTACIÓN
La Explicación de criterios de reparto es un documento que debe acompañar a todos
los expedientes justificativosen los que se incluyan gastos compartidos, es decir, no
imputados al 100% al proyecto. Las funciones principales de dicho documento son:
Establecer en base a qué criterios o variables se reparten los gastos imputados
a la subvención.
Permitir la verificación y control de los porcentajes imputados.
Criterios en base a los cuales se realiza el reparto
La entidad beneficiaria podrá elegir en base a qué criterios o variables realiza el
reparto de los gastos imputados al expediente, siempre y cuando éstos sean coherente
y guarden relación con las variables que pueden incidir directamente en el proyecto
(número de horas, número de proyectos de la entidad, superficie de las instalaciones
etc.).
Los criterios o variables pueden variar en función de la naturaleza de los diferentes
gastos (docencia, luz, teléfono, seguros, medios y materiales…). En ese caso deberán
especificarse todos los criterios considerados en el porcentaje de imputación de
gastos.
Verificación y control de los porcentajes imputados
La entidad no sólo debe especificar en base a qué criterios o variables ha realizado el
reparto sino que deberá especificar los cálculos realizados para obtener el porcentaje
de imputación. La explicación aportada por la entidad debe reflejar claramente el
cálculo realizado para la determinación de costes unitarios y otros parámetros
utilizados para la imputación de costes.
Por ejemplo, no bastaría presentar un escrito en el que se aclare que el criterio
escogido por la entidad es el número de expedientes, la entidad debe decir el número
de expedientes en base a los cuales está realizando el reparto: 3, por lo que se imputa
el 33,3% a cada curso; 2, por lo que se imputa el 50% a cada curso.
Es decir, la entidad debe facilitar todos los datos que permitan verificar cómo se ha
llegado al porcentaje o cantidad imputada.
9
2.4.
GASTOS SUPERIORES A 12.000, O 18.000€ A PARTIR DEL 2 DE
DICIEMBRE DE 2011
En el apartado 3 del artículo 31 de la Ley General de Subvenciones se establece que
cuando el importe subvencionable supere la cuantía de 12.000€ en el supuesto de
suministro de bienes de equipo o prestación de servicios por empresas de consultoría o
asistencia técnica, el beneficiario deberá solicitar como mínimo tres ofertas de
diferentes proveedores, con carácter previo a la contracción del compromiso para la
prestación del servicio o la entrega del bien, salvo que por las especiales características
de los gastos subvencionables, no exista en el mercado suficiente número de entidades
que lo suministren o presten, o salvo que el gasto se hubiese realizado con anterioridad
a la solicitud de la subvención.
Por esta razón, siempre que un gasto de estas características supere los 12.000€, en el
expediente de justificación deben aparecer las ofertas solicitadas a tres proveedores.
Tal y como se recoge en la normativa citada anteriormente, la entidad debe escoger la
oferta económicamente más ventajosa. Si la elección se realiza de acuerdo a otros
criterios diferentes a eficiencia y economía, la entidad debe justificar su elección
mediante una memoria que detalle los criterios utilizados en dicha elección.
A partir del 2 de diciembre de 2011, el importe pasa de ser 12.000€ a 18.000€.
¿Por qué se modifica este importe?
Con fecha 2 de junio de 2011 salió publicada en el BOE, la Ley 14/2011 de la Ciencia, la
Tecnología y la Innovación que modifica el apartado 3 del artículo 31 de la Ley General
de Subvenciones:
Cuando el importe del gasto subvencionable supere las cuantías establecidas en la Ley
30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector público para el contrato menor, el
beneficiario deberá solicitar como mínimo tres ofertas de diferentes proveedores, con
carácter previo a la contracción del compromiso para la obra, la prestación del servicio
o la entrega del bien, salvo que por sus especiales características no exista en el
mercado suficiente número de entidades que los realicen, presten o suministren, o
salvo que el gasto se hubiere realizado con anterioridad a la subvención.
La elección entre las ofertas presentadas, que deberán aportarse en la justificación, o,
en su caso, en la solicitud de subvención, se realizará conforme a criterios de eficiencia
y economía, debiendo justificarse expresamente en una memoria la elección cuando no
recaiga en la propuesta económica más ventajosa.
10
En la Ley de Contratos del Sector público se establece que para todos los contratos
menores, a excepción del de obras, el importe máximo será de 18.000€.
IMPORTANTE: Las entidades beneficiarias que son Administraciones Locales además
de estar sujetas a la Ley de Contratos del Sector Público, como beneficiarias de las
ayudas están sometidas a la Ley General de Subvenciones, por lo que deberán
disponer de tres ofertas para gastos de suministro de bienes de equipo y de
prestación de servicios que superen los 12.000€ hasta el 2 de diciembre de 2011,
fecha en la que se equiparan los importes en ambas normas.
2.5.
ELEGIBILIDAD DEL I.V.A
El I.V.A es subvencionable para una entidad siempre y cuando sea un gasto para la
misma.
Se pueden plantear las siguientes situaciones:
Para entidades sin ánimo de lucro, administraciones públicas y otras de
carácter social. Estas entidades casi siempre (siempre, en el caso de las AAPP)
están exentas del impuesto, por lo que pueden imputarlo como gasto al 100%
al no poder deducírselo en sus declaraciones. En caso de las entidades sin
ánimo de lucro y similares, generalmente existe un documento emitido por la
Agencia Tributaria en el que se recoge la exención y es lo único que una entidad
necesitaría para probar la elegibilidad del IVA como gasto.
Para entidades con actividades exentas de IVA. Si una entidad desarrolla
únicamente actividades exentas de IVA y así lo acredita su Certificado de
Hacienda en el que figuran las actividades en las que la entidad está dada de
alta, la entidad estará por tanto exenta del IVA y podrá imputarlo como gasto,
sin necesidad de aportar más documentación que dicho certificado. Hay que
recordar que aunque una entidad esté exenta del pago del I.A.E, igualmente
deberá estar dada de alta en las actividades que desempeñe, por lo que el
Certificado debe presentarse siempre.
Para entidades con otras actividades económicas. Si una entidad tiene otras
actividades económicas además de las exentas, existen dos posibilidades:
o Prorrateo del IVA: En el modelo 390 de resumen anual del IVA
aparecerán listadas las diversas actividades económicas que desempeña
la entidad. Al final del documento, generalmente en la página 6,
aparecerá un porcentaje acompañando a la actividad exenta que se
referirá al volumen de operaciones con derecho a deducción. Es decir,
ese porcentaje será la proporción de IVA de cada factura que no es un
11
gasto elegible. Por tanto, con el modelo 390 se podrá justificar la
imputación del IVA correspondiente (solo el IVA elegible).
En este caso, puede suceder que la empresa esté dada de alta en un
epígrafe no exento, pero que no haya facturado ese año por ese
epígrafe. En ese caso, el IVA será totalmente elegible y no aparecerá
ninguna prorrata (el modelo 390 no tendrá página 6).
o Sectores diferenciados: En otras ocasiones, puede haber entidades que
estén sujetas a sectores diferenciados, por lo que la declaración del IVA
es independiente para cada actividad económica. En el modelo 390
aparecerá en la página 6 un porcentaje del 0% para las actividades
exentas y un 100% para las sujetas. Los gastos que sean exclusivos de la
actividad exenta serán 100% elegibles, y aquellos que sean comunes se
imputarán proporcionalmente (prorrateados).
Para entidades sin actividades económicas exentas. En este caso, el IVA no es
elegible. Estas entidades recuperan el IVA soportado deduciéndolo por
completo en sus declaraciones trimestrales y por tanto no se puede recuperar
“de nuevo” con la subvención.
12
GASTOS DE PERSONAL
2.6.
GASTOS SALARIALES DEL PERSONAL
En el expediente deben constar los siguientes documentos:
Contratos del personal.
Nóminas del personal.
TC1 y TC2 de los meses imputados a la subvención. El Modelo TC1 debe estar
mecanizado o sellado por la entidad bancaria y puede ser sustituido por el
Recibo de Liquidación de Cotizaciones, también sellado o mecanizado por el
banco, o por el recibo bancario que acredita el pago de la Seguridad Social por
cada uno de los meses imputados.
Modelo 110/111 y 190
Para probar el pago efectivo de las nóminas imputadas, la entidad debe aportar:
Transferencia bancaria: Debe identificarse el destinatario, el importe y la fecha
de la misma.
Es importante tener en cuenta que no es válida la Orden de Pago, se requiere
el justificante bancario o, en su caso, un certificado bancario en el que se
recojan los apartados mencionados anteriormente, firmado y sellado por la
entidad financiera en cuestión.
REMESAS: En caso de que los justificantes de pago estén por el total de los
trabajadores, deberá presentarse el desglose por trabajador (Ver documento
1).
La entidad puede presentar:
o Certificado bancario que acredite que en la remesa bancaria presentada
se incluyen los pagos de los trabajadores imputados: El certificado debe
detallar el número de remesa, su fecha, los nombres de los
trabajadores, la nómina pagada y su importe.
o Documentos del sistema contable que permitan verificar que los pagos
de dichos trabajadores se incluyen en la remesa. Para ello es necesario
poder identificar que el importe total de los documentos del sistema
contable es el importe que figura en la remesa. La entidad puede omitir
los nombres de los trabajadores no imputados a la subvención si así lo
desea, pero debe permitir visualizar el total de los importes que suman
el importe total de la remesa.
13
También sería posible aportar por parte de la entidad documentos
contables donde se puede identificar al trabajador e importe de la
nómina imputada junto con el número de remesa, de modo que fuese
posible identificar que el pago de dichas nóminas está incluido en la
remesa bancaria.
En ningún caso los cuadros explicativos elaborados por la entidad
beneficiaria se estimaran como un documento del sistema contable. Los
documentos que deben presentar las entidades deben pertenecer a su
sistema contable.
o Algunas entidades bancarias pueden facilitar a las entidades el recibo
bancario de las transferencias individualizadas realizadas a cada
trabajador. Estos documentos servirían para acreditar el pago de las
nóminas.
Pago mediante cheque nominativo o pagaré: La entidad debe aportar copia
del talón nominativo (cheque/pagaré) y copia del extracto bancario que
acredita el cargo.
Gastos derivados de indemnizaciones
En ningún caso se subvencionarán las indemnizaciones por fallecimiento, traslados,
suspensiones, despidos, ceses o finalizaciones de contrato.
Gastos de Seguridad Social a cargo de la empresa
Para probar el pago efectivo de los gastos de Seguridad Social, la entidad debe
aportar:
Documentos TC1 y TC2 en los que aparezca el sello de compensación (sello de pago
efectivo, no de registro o de recepción salvo examen) o el pago efectivo de la entidad
financiera correspondiente. El TC2 podrá no contener el sello de compensación
siempre que venga acompañado de un recibo bancario o de un TC1 o “Recibo de
Liquidación de Cotizaciones” que contengan el sello de compensación.
Cuando los pagos a la Tesorería General de la Seguridad Social se realicen por el
Sistema RED (Remisión Electrónica de Documentos), el pago se justificará de la
siguiente manera:
14
Si el pago se realiza por domiciliación bancaria, mediante el adeudo
realizado en la cuenta bancaria.
Si el pago se efectúa a través de una entidad financiera, mediante el
“Recibo de Liquidación de Cotizaciones” sellado o validado
mecánicamente por la entidad financiera.
Si el pago se realiza a través de otros canales, se justificará mediante
el “Recibo de Liquidación de Cotizaciones” y el justificante bancario
de pago.
Cuando existan bonificaciones, las mismas deberán ser descontadas a las imputaciones
de Seguridad Social, puesto que no puede cofinanciarse la parte de la cuota que ya ha
sido bonificada.
Costes de los trabajadores de baja
Cuando un trabajador cause baja laboral durante la ejecución del proyecto
subvencionado, tanto si es por enfermedad o accidente común, como por enfermedad
o accidente profesional o por maternidad o paternidad, no resultan elegibles para el
Fondo Social Europeo.
Asimismo, la Comisión Europea promueve a través de su cofinanciación Políticas
Activas de Empleo y en el caso de baja por enfermedad o accidente común o
profesional o maternidad o paternidad, estamos hablando de prestaciones, las
cuales no se incluyen dentro de las líneas de promoción de la misma.
Si bien el Fondo Social Europeo no considera elegibles los costes derivados de
trabajadores de baja, la Consejería de Empleo y Economía subvencionará
exclusivamente aquella parte del coste que la empresa está obligada a asumir de
acuerdo a la normativa nacional en materia de Seguridad Social:
Enfermedad Común o Accidente No Laboral
Los tres primeros días no los paga ni la empresa ni la Seguridad Social por lo
que la Consejería de Empleo y Economía no subvencionará ningún gasto
derivado de estos tres días.
Del 4º al 15º día, ambos inclusive, la empresa debe asumir el pago al trabajador
del 60% de su base de cotización. La Consejería de Empleo y Economía
subvencionará exclusivamente el 60% de la base de cotización, si la entidad
decide completar el salario del trabajador hasta el 100%, será la propia entidad
la que asuma el coste adicional.
15
Del 16º al 20º día, ambos inclusive, es la Seguridad Social quien asume el
coste del trabajador (60% de la base de cotización) mediante pago delegado a
la empresa, es decir, la empresa ingresa el salario en la cuenta del trabajador,
pero la Seguridad Social se lo descuenta a la empresa de la cuota que debe
pagar. La Consejería de Empleo y Economía no subvencionará importe alguno
pues el coste para la entidad en este periodo es cero. Si la entidad decide
completar el salario del trabajador hasta el 100%, será la propia entidad la que
asuma el coste.
A partir del 20º día es la Seguridad Social la que continúa asumiendo el coste
del trabajador (75% de la base de cotización en este caso) mediante pago
delegado a la empresa, es decir, la empresa ingresa el salario en la cuenta del
trabajador, pero la Seguridad Social se lo descuenta a la empresa de la cuota
que debe pagar. La Consejería de Economía y Empleo no subvencionará
importe alguno pues el coste para la entidad en este periodo es cero. Si la
entidad decide completar el salario del trabajador hasta el 100%, será la propia
entidad la que asuma el coste.
Maternidad
La Consejería de Empleo y Economía no subvencionará ningún importe
derivado de las bajas por maternidad del personal imputado ya que es la
Seguridad Social asume el 100% del coste de la base reguladora de la
trabajadora. En este caso no hay pago delegado, la Seguridad Social paga
directamente a la trabajadora.
Accidente Laboral o Enfermedad Profesional
Es la Seguridad Social la que asume el coste del trabajador (75% de la base de
cotización en este caso) mediante pago delegado a la empresa, es decir, la
empresa ingresa el salario en la cuenta del trabajador, pero la Seguridad Social
se lo descuenta a la empresa de la cuota que la entidad debe pagarle
mensualmente. La Consejería de Empleo y Economía no subvencionará
importe alguno pues el coste para la entidad en este periodo es cero. Si la
entidad decide completar el salario del trabajador hasta el 100%, será la propia
entidad la que asuma el coste.
16
Gastos de IRPF
Para probar el pago efectivo de los gastos de IRPF, la entidad debe aportar:
Modelo 110 0 111 de retenciones e ingresos a cuenta IRPF del periodo en el
que se desarrolla el proyecto. Este documento es trimestral. Deben figurar
todos los trimestres que engloba el proyecto. En el caso del modelo 111 es un
documento mensual. Deben figurar todos los meses que engloba el proyecto.
Modelo 190 de resumen de retenciones. Si el volumen de trabajadores no
permite remitir la totalidad del documento, la entidad debe remitir al menos
aquellas páginas en las que figuren los trabajadores (alumnos, docentes,
director y técnicos) imputados a la subvención.
En relación a dichos documentos...
MODELO 190La aportación de este documento debe permitir identificar a los
trabajadores imputados. La entidad podrá optar por cualquiera de las siguientes
opciones:
Modelo 190 completo (pueden ocultarse los datos de las personas que no se
hayan imputado a la subvención.
Portada del Modelo 190 acompañado de aquellas páginas en las que figuren las
trabajadoras y trabajadores imputados a la subvención.
Certificados individualizados de con la información fiscal (retenciones
practicadas anualmente) de los trabajadores imputados a la subvención.
MODELO 110La aportación de estos documentos debe permitir verificar que la
entidad ha realizado los pagos del IRPF en todos aquellos trimestres relativos al
periodo o periodos en los que se hayan imputado gastos de personal al Módulo. La
entidad podrá optar por cualquiera de las siguientes opciones:
Modelo/s 110 mecanizado/s o sellado/s por el banco.
Recibos bancarios que acrediten el pago del IRPF.
Modelo 110 (NRC) donde figuran los datos del ingreso realizado.
17
2.7.
GASTOS DERIVADOS DE LA SUBCONTRATACIÓN DE UNA
EMPRESA
En el expediente deben constar los siguientes documentos:
Contrato con la empresa subcontratada.
Factura de la empresa.
Justificante de pago de dicha factura.
En aquellos casos en los que las bases reguladoras de las ayudas así lo permitan, la
entidad podrá subcontratar una empresa para parte de las actividades subvencionadas
¿Puedo subcontratar a una empresa para impartir la docencia en una Escuela Taller,
Taller de Especialización Profesional, Taller de Empleo, Casa de Oficios, etc.?
Tanto para las líneas de subvención de Escuelas Taller/Talleres de
Empleo/TEPRO/Casas de Oficios como para cualquier otra en las que se pueden
imputar gastos de personal, la entidad debe verificar en las bases reguladoras de las
ayudas:
Cuál es el concepto subvencionable.
Qué se especifica en materia de subcontratación.
Qué requisitos se solicitan al personal (mecanismos de selección, cv, etc.)
Siempre que el concepto subvencionable sea “gastos salariales” no estará permitido
imputar gastos derivados de la subcontratación de una empresa, puesto que lo que
se puede justificar son los salarios de los trabajadores, no serán subvencionables los
costes derivados de la contratación de un tercero para la prestación de un servicio.
En el caso de las Ecuelas Taller, Talleres de Empleo, Talleres de Especialización
Profesional y Casas de Oficios son subvencionables exclusivamente los gastos
salariales. Como coste salarial se en entiende el importe total que le va a suponer a
una empresa tener un trabajador contratado laboralmente, y en él está incluido
tanto el salario bruto como los costes sociales a cargo de la empresa. Si la entidad
contrata a una empresa los costes imputados no serán salariales puesto que los costes
no derivan de la contratación de un trabajador sino de la prestación del servicio que
realiza la empresa.
¿Puedo contratar a un trabajador autónomo para impartir la docencia o dirigiruna
Escuela Taller, Taller de Especialización Profesional, Taller de Empleo, Casa de
Oficios, etc.?
No.
18
Tanto en estas líneas de ayudas como en cualquiera de las líneas de subvención sólo
podrán imputarse gastos de trabajadores autónomos si las bases reguladoras de la
ayuda lo permiten.
En las Escuelas Taller, Talleres de Empleo, Talleres de Especialización Profesional y
Casas de Oficios, si la entidad imputa los gastos derivados de un trabajador autónomo
participante en el proyecto y que guarda relación indubitada con el objeto de la
subvención, debe hacerlo en el Módulo B. En el expediente de justificación deben
figurar los siguientes documentos:
Contrato mercantil.
Factura o facturas del trabajador.
Justificante de pago bancario de dicha/s factura/s.
19
3.
GASTOS DE AMORTIZACIÓN
Siempre que las bases reguladoras de la ayuda así lo establezcan, las entidades
beneficiarias podrán imputar gastos de amortización.
Se considerarán elementos amortizables todos los recogidos en las tablas de Hacienda
(Real Decreto 1777/2004, de 30 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del
Impuesto sobre Sociedades).
En el expediente deben constar los siguientes documentos justificativos:
Facturas de compra de los elementos.
Justificante de pago de dichas facturas.
Sobre las facturas o en un documento a parte debe figurar el porcentaje de
amortización aplicado.
Pequeña herramienta
Los útiles y herramientas son elementos amortizables según las tablas de Hacienda por
lo que no podrá imputarse su adquisición a la subvención. Asimismo, su vida útil en
condiciones normales es superior a la duración del periodo subvencionado.
Es posible que debido a la utilidad o coste de adquisición, las entidades beneficiarias
hayan determinado en sus normas de contabilidad que no considerarán algunas
herramientas como elementos amortizables. En estos casos las entidades deberán
acreditar sus criterios mediante alguno de los siguientes documentos:
Procedimientos escritos donde se detallen las normas de contabilidad aplicadas
en esta materia o Normas de contabilidad pública que respalden los criterios
adoptados.
En caso de que la entidad no cuente con un procedimiento escrito aprobado y
vigente en la fecha de realización del expediente, la entidad podrá acreditar
que no considera las herramientas como elementos amortizables mediante
copia del mayor de su contabilidad, adjuntando al menos tres ejemplos en los
que pueda verificarse que las herramientas no forman parte del inmovilizado
de la entidad. Asimismo, se acompañarán las copias de un escrito en el que se
detalle bajo qué criterios no se consideran amortizables las herramientas en la
contabilidad de la entidad (importe, vida útil del elemento, etc.).
Anexo propuesto en el presente con todos los datos correctamente
cumplimentados (ver página 22).
20
Empresas de reducida dimensión
bienes por un valor inferior a 601€, desde 2005, se puede amortizar el 100% en un
año siempre y cuando la entidad beneficiaria sea una empresa de reducida dimensión.
Una empresa de reducida dimensión es aquella cuyo importe neto de la cifra de
negocio habida en el período impositivo anterior sea inferior a 8.000.000 €.
Para
De todos modos, conviene recordar a las entidades beneficiarias que puedan acogerse
a esta fórmula que si el 100% corresponde a un año, a seis meses corresponderá el
50% y 3 meses le corresponderá el 25%.
21
ANEXO DE CRITERIOS DE AMORTIZACIÓN PARA LA PEQUEÑA HERRAMIENTA
D........................................................................................, en representación de la entidad
beneficiaria......................................................................................., con CIF.......................
Certifico que la pequeña herramienta no forma parte del inmovilizado de dicha entidad por lo
que se ha imputado el 100% del coste de adquisición de dichos elementos al proyecto objeto
de subvención.
Por parte de la entidad promotora, la pequeña herramienta no se considera elegible de acuerdo
a los siguientes criterios:
Normas
de
contabilidad
de
contabilidad
pública
que
respalden
los
criterios
adoptados:............................................................................................................................
..................................... (Detallar la normativa aplicada).
Importe del elemento. La entidad promotora no considera amortizables aquellos elementos
cuyo coste de adquisición no supere los 600€.
Vida útil del elemento. La entidad promotora considera que la vida útil del elemento es
inferior a un año debido a la utilización de dicha herramienta en el proyecto objeto de
subvención.
Otros: .............................................................................................................................
...........................................................................................................................
......................................., .... de .... de 20....
22
4.
GASTOS DE PUBLICIDAD
Siempre que las bases reguladoras de la ayuda así lo establezcan, las entidades
beneficiarias podrán imputar gastos derivados de acciones publicitarias desarrolladas
en el marco del proyecto subvencionado.
En el expediente deben constar los siguientes documentos justificativos:
5.
Facturas.
Justificante de pago de dichas facturas.
Copia del soporte publicitario que permita comprobar que se ha hecho
mención a la Consejería de Empleo y Economía, FSE y SPEE (si procede) en las
acciones publicitarias desarrolladas.
GASTOS DE ALQUILER
Siempre que las bases reguladoras de la ayuda así lo establezcan, las entidades
beneficiarias podrán imputar gastos derivados del alquiler de maquinaria, equipos,
instalaciones, etc.
En el expediente deben constar los siguientes documentos justificativos:
Contrato de alquiler.
Factura o facturas de las cuotas de alquiler.
Justificante de pago de dichas facturas.
Al igual que el resto de gastos, la imputación de los mismos se hará de manera
proporcional. Cuando se imputen cuotas de alquiler mensuales y el proyecto inicie o
finalice sin coincidir con el inicio y final del mes, no se podrán imputar las cuotas
mensuales íntegras.
Gastos de alquiler de instalaciones
Siempre que se presenten facturas de alquiler de instalaciones debe figurar en la misma la
retención de IRPF correspondiente (19%).
23
6.
GASTOS DE SEGURO
Siempre que las bases reguladoras de la ayuda así lo establezcan, las entidades
beneficiarias podrán imputar gastos derivados los seguros de los participantes.
En el expediente deben constar los siguientes documentos justificativos:
Copia de la póliza del seguro.
Recibo bancario.
La copia de la póliza del seguro debe detallar el periodo de cobertura el número o
nombre de los asegurados e identificar el nº de expediente o título del proyecto.
7.
GASTOS DE DESPLAZAMIENTOS: VIAJES FORMATIVOS
Siempre que las bases reguladoras de la ayuda así lo establezcan, las entidades
beneficiarias podrán imputar gastos de desplazamientos.
En el expediente deben constar los siguientes documentos justificativos:
Facturas (billetes de tren/autobús, tickets, etc. si procede)
Justificantes de pago.
La factura de justificación de los desplazamientos de los viajes formativos deberá
especificar el origen y el destino del viaje, el número de expediente, la fecha de la
visita y/o cualquier otro dato que permita identificar que se trata de un viaje formativo
relacionado con el objeto de la subvención. Asimismo, si los desplazamientos se
realizan en un medio de transporte en el que se expiden billetes individuales a cada
viajero (tren, autobús, etc.) deben presentarse el total de los billetes imputados para
dar el gasto como correctamente justificado.
En el caso de los TEP se admitirá la justificación en este epígrafe de la compensación
de los gastos de desplazamiento de los alumnos para asistir a los mismos. Los alumnos
deberán presentar tickets o facturas de los gastos realizados en dichos
desplazamientos. Dichos tickets o billetes serán aportados por la entidad beneficiaria
en el expediente de justificación junto con el justificante bancariode haber pagado
dichos gastos al alumno.
24
Desplazamientos del personal
Cuando las bases reguladoras permitan la imputación de gastos de desplazamiento del
personal. La entidad deberá tener en cuenta las siguientes indicaciones:
Si se paga al trabajador gastos de kilometraje o dietas en la nómina, en el
expediente debe figurar copia de dicha nómina acompañada del justificante de
pago bancario que acredite el pago de la misma. Asimismo, debe anexarse una
explicación firmada y sellada por el responsable legal de la entidad en la que se
especifiquen las cuantías unitarias por kilómetro y dieta según convenio, así
como los motivos de los desplazamientos, origen, destino y relación con el
proyecto objeto de subvención.
Si se paga al trabajador gastos de Kilometraje o dietas mediante una nota o
recibo, en el expediente debe figurar dicha nota con las cuantías unitarias por
kilómetro y dieta según convenio, así como los motivos de los desplazamientos,
origen, destino y relación con el proyecto objeto de subvención. Junto a dicha
nota/recibo debe figurar el justificante de pago al trabajador de los gastos
imputados.
Si el trabajador dispone de ticket de gasolina, billetes de tren etc. debe aportar
copia de los mismos para que el beneficiario de la subvención adjunte al
expediente de justificación dichos documentos así como el justificante de pago
bancario de haber pagado al trabajador dichos gastos.
25
8.
OTROS GASTOS: SUMINISTRO, MATERIALES...
Las bases reguladoras de las ayudas pueden prever la imputación de gastos por medios
y materiales didácticos o gastos de suministros como luz, agua, teléfono, internet, etc.
Serán subvencionables todos los gastos de esta naturaleza que la Orden de subvención
detalle.
Con carácter general, En el expediente deben constar los siguientes documentos
justificativos:
Facturas acreditativas del gasto.
Justificantes de pago bancarios.
Gastos de medios y materiales
Para la imputación de gastos de medios y materiales debe tenerse en cuenta lo
siguiente:
Los medios y materiales deben haber sido utilizados durante el periodo
subvencionable del expediente objeto de subvención (fase, proyecto...). En el
caso de ET/TE/TEP/CO durante la propia fase.
Para verificar este extremo se comprobará la fecha de la factura. En caso de
que el proveedor facture con posterioridad, la entidad debe conservar y
presentar, junto con la factura y el justificante de pago, los albaranes de
entrega que permitan comprobar que los materiales han sido suministrados
durante la fase.
En aquellas facturas donde no se detallen los conceptos facturados se solicitará
detalle de los mismos en una relación adjunta a la factura firmada y sellada por
el proveedor.
Siempre que los conceptos de la factura no sean autoexplicativos (por ejemplo
“pieza E2”), la entidad deberá aportar una explicación que permita identificar
que los conceptos facturados son subvencionables de acuerdo a la normativa
de aplicación y puede verificarse su relación con el objeto de la subvención.
26
Gastos de suministro
Para la imputación de gastos de suministro como luz, agua, combustibles, etc. debe
tenerse en cuenta lo siguiente:
Solo serán subvencionables los gastos de agua, luz, teléfono, etc. de
instalaciones en las que se desarrolle el proyecto y siempre que las bases
reguladoras contemplen este tipo de gastos como subvencionables.
Para la imputación de gastos, las entidades deben tener en cuenta el periodo
facturable, no la fecha de la factura. Ya que serán subvencionables
exclusivamente los gastos que han tenido lugar durante el periodo
subvencionable (fase, trimestre, etc.)
En el caso de los gastos de combustible siempre deben ir acompañados de una
explicación del responsable legal de la entidad que especifique el uso de dicho
combustible (calefacción, maquinaria, etc).
27
9.
JUSTIFICACIÓN DEL PAGO EFECTIVO DE LOS GASTOS
Los pagos podrán justificarse a través de diferentes documentos, sin embargo cada
uno de ellos debe cumplir los siguientes requisitos:
9.1.
PAGOS BANCARIOS
Transferencia bancaria: si la forma de pago es una transferencia bancaria esta se
justificará mediante copia del resguardo del cargo de la misma, debiendo figurar en el
concepto de la transferencia el número de factura, o en su defecto, el concepto
abonado.
Cheque nominativo (Copia del cheque + Recibí+ Extracto que acredita el cargo): Si la
forma de pago es un cheque, éste deberá ir acompañado de la siguiente
documentación:
Recibí firmado y sellado por el proveedor en el que se especifique número de
factura pagada, número y fecha del cheque y NIF y nombre de la persona
receptora del cobro.
Copia del extracto bancario del cargo en cuenta correspondiente a la operación
justificada.
Pagaré (Copia del pagaré + Recibí+ Extracto que acredita el cargo): Si la forma de
pago es un pagaré, éste deberá ir acompañado de la siguiente documentación:
Recibí firmado y sellado por el proveedor en el que se especifique número de
factura pagada, número y fecha del cheque y NIF y nombre de la persona
receptora del cobro.
Copia del extracto bancario del cargo en cuenta correspondiente a la operación
justificada.
La fecha del vencimiento del pagaré debe ser anterior a la fecha del cumplimiento de
las condiciones establecidas en la resolución y/o de las condiciones establecidas en la
Orden en materia de justificación y debe haber sido efectivamente pagado.
Tanto en el caso del cheque nominativo como del pagaré, a efectos de fecha de pago,
se estimará la fecha de cargo en cuenta del extracto bancario. En ningún caso se
estimará como fecha de pago efectivo la entrega del cheque al proveedor.
9.2.
PAGOS EN EFECTIVO
Sólo son válidos en importes inferiores a 600€ y siempre que no superen los 3.000€
por expediente.
28
El documento justificativo para gastos de esta naturaleza consistirá en un recibí,
firmado y sellado por el proveedor en el que debe especificarse: Factura a la que
corresponde el pago y su fecha. Junto a la firma del proveedor en dicho recibí debe
aparecer el NIF y el nombre legible de la persona receptora del cobro.
El sello del proveedor debe contener como mínimo el nombre y el CIF del mismo. En
ningún caso se entenderá como sello del proveedor los estampillados con la palabra
“pagado”.
9.3.
PISTA DE AUDITORÍA
Con carácter general, es necesario que la documentación aportada por el beneficiario
permita seguir la pista de auditoría en cada uno de los pagos realizados. Es decir, los
justificantes de pago deben identificar claramente el concepto o conceptos a los que
hacen referencia.
En materia de justificación de pagos, la documentación aportada en el expediente de
justificación debe permitir reconstruir la pista de auditoría entre las facturas y los
documentos de pago: En el concepto del justificante deben figurar en número de
factura o en su defecto su objeto y el número de curso o, en su caso, el concepto
“nómina xxxxxxx (siendo xxxxxxx el nombre del mes de la nómina)”.
Asimismo, en todos los justificantes bancarios deberá identificarse:
El nombre del ordenante.
El beneficiario del pago.
La fecha de la operación.
La entidad bancaria en la que se realiza la operación (papel timbrado, logotipos,
documentos oficiales...): El documento aportado debe permitir verificar que se
trata de un documento bancario.
Pagos realizados previamente por un trabajador
Si un trabajador de una entidad realiza un pago previamente, la entidad beneficiaria
debe abonarlo al trabajador con posterioridad si desea imputar dicho gasto.
Para garantizar la pista de auditoría en estos casos, la entidad beneficiaria debe
aportar la siguiente documentación:
Factura del gasto que se desea imputar.
Justificante de dicha factura por parte del trabajador.
Justificante de pago de la entidad beneficiaria al trabajador.
29
Pagos en los que consta un beneficiario distinto al del beneficiario/proveedor
En caso de que en un documento de pago bancario identifique a un beneficiario
distinto al trabajador de una nómina o al proveedor de una factura, la entidad debe
aportar un certificado bancario que acredite que el trabajador/proveedor es cotitular
de la cuenta que figura en dicho movimiento bancario.
Es decir, la entidad debería presentar:
Nómina o factura.
Justificante de pago bancario de dicha nómina o factura.
Certificado bancario que acredite que el trabajador/proveedor es cotitular de la
cuenta.
Si con la documentación aportada en el expediente de justificación, se puede
comprobar que el número de cuenta que figura en el justificante bancario es el del
trabajador/proveedor, no sería necesario dicho certificado bancario.
30
10. PERIODO SUBVENCIONABLE Y PLAZO DE PAGO
En las bases reguladoras de cada una de las ayudas se establecerá tanto el periodo
subvencionable como el plazo de justificación de las ayudas, que marcará la fecha
límite de pago de los gastos imputados.
10.1. PERIODO SUBVENCIONABLE
De acuerdo al punto 1 del artículo 31 de la Ley General de Subvenciones “se
consideran gastos subvencionables, a los efectos previstos en esta ley, aquellos que de
manera indubitada responden a la naturaleza de la actividad subvencionada, y se
realicen en el plazo establecido por las diferentes bases reguladoras de las
subvenciones”.
Según las diferentes órdenes de subvención se establecen los siguientes periodos
subvencionables:
Escuelas Taller/Talleres de Empleo/Talleres de Especialización Profesional /Casas de
Oficios y Unidades de Promoción y Desarrollo
Serán subvencionables los gastos en los que la entidad haya incurrido durante la fase
objeto de justificación, desde el inicio hasta la finalización de la misma.
Módulos de Integración Laboral (MIL)
Serán subvencionables los gastos en los que la entidad haya incurrido desde el día
siguiente a la presentación de la solicitud del proyecto hasta 1 mes después de la
finalización de la acción.
Isabel Torres
Serán subvencionables el 60% de los gastos derivados de la contratación de las
tecnólogas y tecnólogos del proyecto siempre y cuando la cuantía de la ayuda no
supere los 1.000€ por mes, más una cuantía igual en concepto de paga extra por cada
6 meses, desde el inicio del contrato hasta la finalización del mismo.
31
10.2. PLAZO DE PAGO
Para que los gastos imputados se admitan como correctamente justificados deben
estar efectivamente pagados en la forma y plazo que la normativa de aplicación exige.
De acuerdo al punto 2 del artículo 31 de la Ley General de Subvenciones “Salvo
disposición expresa en contrario en las bases reguladoras de las subvenciones, se
considerará gasto realizado el que ha sido efectivamente pagado con anterioridad a la
finalización del periodo de justificación determinado por la normativa reguladora de la
subvención”. Por lo que tal y como se expone, las entidades
Según las diferentes órdenes de subvención se establecen los siguientes periodos
subvencionables:
Escuelas Taller/Talleres de Empleo/Talleres de Especialización Profesional /Casas de
Oficios y Unidades de Promoción y Desarrollo
Plazo de justificación: 1 mes tras la finalización de la fase, por lo que los gastos
imputados deberán estar pagados hasta un mes después de la finalización de la fase.
Módulos de Integración Laboral (MIL)
Plazo de justificación: 1 mes tras la finalización del proyecto.
Isabel Torres
Plazo de justificación: Aunque las bases reguladoras prevén las justificaciones
trimestrales (a trimestre vencido) se establece como plazo de justificación final 2
meses tras la finalización de la acción.
Respecto al plazo de pago las entidades beneficiarias deben recordar que:
En el caso de los cheques y pagarés, se estimará como fecha de pago la del
extracto bancario que acredita el cargo, no la fecha de firma del talón o la fecha
de entrega al proveedor del mismo.
En caso de que un trabajador de la entidad beneficiaria o uno de los socios de
la misma, hayan realizado un pago de uno de los gastos imputados, la entidad
debe pagarlo al trabajador con anterioridad a la finalización del plazo de
justificación. En caso de que no sea así, aunque el trabajador lo haya pagado en
plazo, se estimará siempre la fecha de pago de la entidad beneficiaria.
32