vistos considerando decreto - Municipalidad de Nueva Imperial
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Reglamento N° 3 DECRETO EXENTO Nº 7 Nueva Imperial, Enero 18 de 2010. 1. Lo dispuesto por el artículo 65 letra j) de la Ley N°18.695 Orgánica Constitucional de Municipalidades. 2. El Acuerdo N° 137 de fecha 06 de Enero de 2010, adoptado por el Honorable Cuerpo de Concejales. 3. Las facultades y atribuciones que me confiere la Ley. Que es necesario el otorgar el respaldo administrativo y jurídico a la estructura de la Municipalidad de Nueva Imperial y a la asignación de funciones de las respectivas unidades, con el fin de procurar su efectivo y coordinado ejercicio tendiente a cumplir los objetivos que fija la Ley, considerando el crecimiento de nuestra organización y por lo tanto la nueva estructura Municipal. Apruébese el siguiente texto del reglamento Nº 3 de INVENTARIO DE LA MUNICIPALIDAD DE NUEVA IMPERIAL que se señala a continuación, a contar de la fecha del presente Decreto. ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 CAPITULO I ART. 2° MARCO REGULATORIO PATRIMONIO Y RÉGIMEN DE BIENES Patrimonio y financiamiento municipales Algunos conceptos ¿De qué bienes y recursos se compone el patrimonio de las Municipalidades Régimen de bienes Adquisición, administración y disposición de bienes inmuebles Municipales Adquisición, administración y disposición de bienes muebles Municipales Las concesiones y permisos municipales CAPITULO II CONCEPTO Y CLASIFICACION DE BIENES MUEBLES MUNICIPALES PARA LOS EFECTOS DEL INVENTARIO FISICO DE LA ILUSTRE MUNICIPALIDAD DE NUEVA IMPERIAL ART. 3º BIEN MUNICIPAL Bienes muebles de uso Bienes muebles de consumo CAPITULO III ADQUISICION DE BIENES MUEBLES MUNICIPALES ART. 4º INCORPORACIÓN DE UN BIEN MUNICIPAL EN EL INVENTARIO GENERAL ART. 5º CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES PARA SU INCORPORACIÓN AL INVENTARIO FÍSICO ART. 6º DE LOS BIENES PERSONALES ART. 7º ASPECTOS A CONSIDERAR PARA LA INCORPORACIÓN DE UN BIEN MUNICIPAL AL INVENTARIO ADMINISTRATIVO Valores que se consignan en la incorporación Depreciación CAPITULO III INVENTARIO GENERAL ART. 8º CONFECCIÓN DEL INVENTARIO ADMINISTRATIVO Definición del concepto de unidad operativa Formularios en los que se deben registrar los bienes CAPITULO IV VARIACIONES DEL INVENTARIO ADMINISTRATIVO ART. 9º ALTAS O INCORPORACIÓN 20 Adquisiciones Donaciones Reasignación ! "#!!!$ $ % # & $ 4 4 4 4 5 6 6 7 8 13 13 13 13 14 14 14 15 15 15 15 16 16 16 16 20 20 20 20 Reglamento N° 3 ART. 10º ART. 11º ART. 12º ART. 13º CAPITULO V ART. 14º ART. 15º CAPITULO VI ART. 16º ART. 17º CAPITULO VII ART. 18º ART. 19º ART. 20º CAPITULO VIII CAPITULO IX CAPITULO X ! "#!!!$ BAJAS O ELIMINACIONES Bajas con enajenación Bajas sin enajenación Material de desecho MODIFICACION TRASLADO DISPOSICIONES LEGALES Y DE CARÁCTER NORMATIVO QUE RIGEN A LOS VEHÍCULOS MOTORIZADOS: Adquisición de vehículos Incorporación al inventario: Traslado de vehículo fiscal dentro de unidades operativas de una misma área Cuando se puede dar de baja un vehículo motorizado fiscal Procedimiento para dar de baja un vehículo fiscal ADMINISTRACION Y CONTROL DE BIENES MUEBLES MUNICIPALES UNIDADES Y FUNCIONARIOS A QUIENES CORRESPONDE LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES FISCALES ORIGEN DE CONTROLES Y RACIONALIZACIONES PERIÓDICAS DE BIENES EN LAS UNIDADES OPERATIVAS Procedimiento a seguir al detectar especies faltantes con motivo del control de existencia Situaciones que se deben tener presentes en la aplicación de las normas señaladas RESPONSABILIDADES Y FISCALLZACION DE BIENES FISCALES RESPONSABILIDAD DE LOS BIENES MUEBLES ASIGNADOS A LAS UNIDADES OPERATIVAS DEL MUNICIPIO DE NUEVA IMPERIAL FISCALIZACIÓN DEL PROCESO INVENTARIAL ENTREGA - RECEPCION DE BIENES CORPORALES DE USO PROCEDIMIENTO A SEGUIR ANTE UNA ENTREGA -RECEPCION DE BIENES CORPORALES DE USO FUNCIONARIOS QUE PARTICIPAN EN EL ACTO ADMINISTRATIVO DE ENTREGA-RECEPCION CANALIZACION DE LA DOCUMENTACION ELABORADA EN UNA ENTREGA RECEPCION DISPOSICIONES RELATIVAS AL SUBSISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL -CONTABILIDAD DE BIENES CORPORALES DE USO FORMULARIOS DISPOSICIONES FINALES $ % # & $ 21 21 22 23 23 23 24 24 24 25 25 26 27 27 28 28 29 29 30 31 32 32 33 33 34 35 40 Reglamento N° 3 : El presente Reglamento DE INVENTARIO Municipal, regula las funciones generales y especificas asignadas a esta unidad y sus correspondientes coordinaciones internas. El presente capítulo está orientado a recordar las normas relativas al patrimonio y financiamiento municipales, tratadas en el Párrafo 3º del Título I de la Ley de Municipalidades, y el régimen de bienes, contenido en el Párrafo 5º del mismo Título. Dos temas que están íntimamente relacionados. Toda municipalidad, dada su condición legal de corporación autónoma de derecho público y con personalidad jurídica y como ocurre con todas las personas jurídicas, dispone de un patrimonio propio. Dicho patrimonio es el que permite financiar los gastos y servicios municipales y, en definitiva, cumplir con los objetivos que la Constitución y la ley le han encomendado a estos órganos de la Administración del Estado. Patrimonio es el conjunto de derechos y obligaciones de una persona, esto es, todo lo que tiene (activo) y todo lo que debe (pasivo). Se entiende como una universalidad jurídica. El patrimonio, por lo tanto, está integrado por bienes, que pueden consistir en cosas corporales o incorporales, y por deudas. ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 Cosas corporales son las que tienen un ser real y pueden ser percibidas por los sentidos, como una casa, un libro. Las cosas corporales, por su parte, pueden ser muebles o inmuebles. Cosas muebles son las que pueden transportarse de un lugar a otro, sea moviéndose ellas mismas como los animales (semovientes) o moviéndose por una fuerza externa (inanimadas) como una silla, un teléfono o un vehículo. Cosas inmuebles son las que no pueden transportarse de un lugar a otro; como las tierras y minas, y las que adhieren permanentemente a ellas, como los edificios, los árboles. Cosas incorporales son las que consisten en meros derechos. Las cosas incorporales, por su parte, pueden consistir en derechos reales o derechos personales. Derecho real es el que tenemos sobre una cosa sin respecto a determinada persona, como el dominio, la herencia, el usufructo, la prenda y la hipoteca: estos derechos los podemos hacer valer frente a cualquier persona. Derecho personal es aquél que sólo puede reclamarse de ciertas personas, como el derecho que tiene un acreedor para exigir el pago de lo debido a su deudor o el que tiene un hijo contra el padre por alimentos. La Ley de Municipalidades se encarga de enumerar, taxativamente, los bienes y recursos que constituyen el patrimonio de las municipalidades. Estos bienes y recursos son los siguientes: b. 1. Los bienes corporales o incorporales que la municipalidad adquiera a cualquier título. b. 2. El aporte que le otorgue el gobierno regional respectivo. b. 3. Los ingresos provenientes de su participación en el Fondo Común Municipal. b. 4. Los derechos que cobren por los servicios que presten y por los permisos y concesiones que otorguen. b. 5. Los ingresos que perciban con motivo de sus actividades o de las de los establecimientos de su dependencia. b. 6. Los ingresos que recauden por los tributos que la ley permita aplicar a las autoridades comunales, dentro de los marcos que la ley señale, que graven actividades o bienes ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 que tengan una clara identificación local, para ser destinados a obras de desarrollo comunal, comprendiéndose dentro de ellos, tributos tales como el impuesto territorial, el permiso de circulación de vehículos, las patentes de vehículos y las patentes que establece la Ley Sobre Expendio y Consumo de Bebidas Alcohólicas. b. 7. Las multas e intereses establecidos a beneficio municipal, y b. 8. Los demás ingresos que les correspondan en virtud de las leyes vigentes. La ley utiliza la palabra “régimen” para indicar que la adquisición, administración y disposición de los bienes municipales está sujeta al cumplimiento de normas. ! La Ley de Municipalidades dispone que la adquisición del dominio de los bienes inmuebles (bienes raíces) debe sujetarse a las normas del derecho común, esto es, las mismas que se aplican a los particulares. No obstante, para dar cumplimiento al plan regulador comunal, las municipalidades están facultadas para adquirir bienes raíces por expropiación, los que para estos efectos se declaran de utilidad pública y debe contarse con el acuerdo del concejo. Asimismo, la ley declara de utilidad pública los inmuebles destinados a vías locales y de servicios y a plazas que hayan sido definidos como tales por el concejo municipal a propuesta del alcalde, siempre que se haya efectuado la provisión de fondos necesarios para proceder a su inmediata expropiación. Las referidas causales están admitidas por la Constitución Política de la República (artículo 19, Nº24, inciso 3º). Cualquier otro tipo de expropiación requiere de ley especial o general. La expropiación, cuando proceda, se efectuará según las normas ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 " del Decreto Ley Nº2.186, de 1978, Procedimiento de Expropiaciones. Ley Orgánica de La administración de los bienes municipales corresponde a la municipalidad y, concretamente al alcalde, que es la autoridad que tiene la atribución legal de administración de ellos. En todo caso para adquirir, enajenar, gravar, arrendar por un plazo superior a cuatro años o traspasar a cualquier título, el dominio o mera tenencia de bienes inmuebles municipales, el alcalde requiere el acuerdo del concejo. Asimismo, cabe señalar que los bienes inmuebles municipales sólo pueden ser enajenados, gravados o arrendados en caso de necesidad o utilidad manifiesta. La Ley de Municipalidades dispone que el procedimiento a seguir en los casos de enajenación es el remate o licitación pública y siempre el valor mínimo del bien raíz será el avalúo fiscal. Por otra parte, corresponde indicar que la jurisprudencia administrativa de la Contraloría General de la República ha señalado que es posible transferir gratuitamente bienes raíces municipales con acuerdo del concejo, conforme al DFL Nº789, de 1978, del ex - Ministerio de Tierras y Colonización, actual Ministerio de Bienes Nacionales, previo decreto supremo. Para sostener esa interpretación se basa en el artículo 65, letra e), de Ley de Municipalidades, que autoriza al alcalde, con acuerdo del concejo, para "traspasar a cualquier título" el dominio de los citados bienes. Similar situación ocurre con el Decreto Ley Nº1.056, de 1975, que autoriza, cumplidas ciertas condiciones, la enajenación de toda clase de bienes de las instituciones descentralizadas del sector público, entre ellas las municipalidades, que no sean imprescindibles para el cumplimiento de los fines de la entidad respectiva, requiriéndose para tal efecto la autorización previa mediante decreto supremo fundado expedido por intermedio del Ministerio de Hacienda. ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 # ! La adquisición, administración y disposición de los bienes muebles municipales es una atribución que la Ley de Municipalidades entrega en forma exclusiva al alcalde. En estas situaciones no se requiere acuerdo del concejo, sin perjuicio de la facultad general de fiscalización que tienen sus integrantes sobre todos los actos municipales. El alcalde, en estos casos, también debe proceder conforme a las reglas del derecho común. En todo caso, es preciso señalar que la Ley de Municipalidades dispone que la regulación de los procedimientos administrativos de contratación que realicen las municipalidades debe ajustarse a la Ley Nº19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios y su reglamento contenido en el Decreto Supremo Nº250, de 2004, del Ministerio de Hacienda. En lo relativo a la disposición de bienes muebles corresponde indicar que en forma previa deben ser dados de baja para enseguida proceder a su remate público. La ley autoriza al alcalde con acuerdo del concejo, en casos calificados, para donar estos bienes a instituciones públicas o privadas de la comuna que no persigan fines de lucro. $ Las concesiones y permisos municipales son dos especies de contratos administrativos, mediante los que una municipalidad entrega a un tercero -persona natural o jurídica- un servicio, establecimiento o bien, para que lo explote o lo use bajo las condiciones que establezca la propia municipalidad. La diferencia fundamental entre concesión y permiso radica, esencialmente, en que estos últimos son menos amplios y más precarios que los primeros. ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 % Toda municipalidad está legalmente habilitada para entregar en concesión lo siguiente: Se refiere a la facultad municipal para entregar a un tercero la ejecución de un determinado servicio, en el ámbito de su territorio, no obstante que podría prestarlo directamente en consideración a ser una materia que la ley ha puesto bajo su exclusiva atribución. Es el caso, por ejemplo, del aseo y ornato de la comuna. !" ! La Contraloría General de la República ha dictaminado que la concesión de establecimientos involucra la entrega en administración de una universalidad jurídica, esto es, un conjunto de bienes muebles e inmuebles que constituyen un todo armónico, distinto de aquellos que lo conforman, en el cual se desarrolla alguna actividad respecto de la cual la municipalidad tiene competencia. Así este órgano contralor ha tenido la posibilidad de dictaminar, por ejemplo, que es posible que las municipalidades puedan entregar en concesión un establecimiento educacional, siempre que ello no signifique el traspaso de funciones o potestades municipales a los particulares; que pueden otorgar concesiones para la administración de establecimientos que posean o tengan a cualquier título, como podría ser un centro comunitario, y; que también es posible entregar en concesión los lugares para depósito de los vehículos retirados de circulación en los casos que la ley lo disponga. " ! #! $ ! Bienes municipales son todos aquellos de propiedad municipal. Bienes nacionales de uso público o bienes públicos son aquellos cuyo dominio pertenece a la nación toda y su uso a todos los habitantes, como las calles, plazas, puentes y caminos, el mar adyacente y sus playas. Estos últimos bienes, por disposición de la ley, son administrados por la municipalidad, salvo que por su naturaleza o fines y de conformidad a la ley corresponda ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 & que sean administrados por otro órgano de la Administración del Estado. El otorgamiento de las concesiones debe hacerse previa licitación pública si el total de los derechos o prestaciones que deba pagar el concesionario es superior a las cien unidades tributarias mensuales. De ser inferior a dicho monto pueden concederse vía licitación privada. Se puede seguir este último procedimiento, además, cuando concurran imprevistos urgentes u otras circunstancias debidamente calificadas por el concejo, en sesión especialmente convocada al efecto y con el voto favorable de la mayoría de los concejales en ejercicio. El alcalde debe informar al concejo, sobre la adjudicación de las concesiones, en la primera sesión ordinaria que se celebre con posterioridad a la adjudicación. El otorgamiento de las concesiones, su renovación y término requiere del acuerdo del concejo. En todo caso, las renovaciones sólo pueden acordarse dentro de los seis meses anteriores a su expiración, aun cuando se trate de concesiones reguladas en leyes especiales. Se puede poner término a las concesiones en cualquier momento, cuando sobrevenga un menoscabo o detrimento grave al uso común o cuando concurran otras razones de interés público. El concesionario, en caso de término anticipado de la concesión, tendrá derecho a indemnización, salvo que se haya producido por incumplimiento de las obligaciones de aquél. La Ley de Municipalidades establece disposiciones particulares sobre las concesiones para construir y explotar el subsuelo. En cuanto a los permisos municipales, corresponde señalar que su otorgamiento, renovación y término, es una atribución que la Ley de Municipalidades entrega al alcalde. Sólo se pueden otorgar permisos de esta naturaleza sobre bienes municipales o nacionales de uso público, incluido su ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 subsuelo, que administre la municipalidad. Son esencialmente precarios y pueden ser modificados o dejados sin efecto, sin derecho a indemnización. Es preciso dejar establecido que el uso de un bien nacional de uso público, por concesión o permiso, sólo puede otorgarse siempre que no se impida el uso y goce por parte de todos los ciudadanos. Así, por ejemplo, no es posible conceder a un particular el uso exclusivo de una plaza, pero es factible autorizarlo para que instale un quiosco. Estos bienes están fuera del comercio humano por lo que no son susceptibles de enajenación mientras conserven dicho carácter. Para concluir, debemos señalar que las políticas municipales sobre concesiones y permisos deben ser aprobadas por el concejo. También se requiere de esta aprobación para establecer los respectivos derechos. " ! % ! ! Los bienes municipales destinados al funcionamiento de sus servicios y los dineros depositados a plazo o en cuenta corriente son inembargables. La ejecución de toda sentencia que condene a una municipalidad debe efectuarse mediante la dictación de un decreto alcaldicio; acto administrativo que debe entenderse obligatorio para la municipalidad. Con todo, tratándose de resoluciones recaídas en juicios que ordenen el pago de deudas por parte de una municipalidad o corporación municipal y correspondiere aplicar la medida de arresto prevista en el artículo 238 del Código de Procedimiento Civil, ésta sólo procede respecto del alcalde en cuyo ejercicio se hubiere contraído la deuda que dio origen al juicio. ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 " !% % Las cauciones son garantías para asegurar el cumplimiento de una obligación. Son especies de caución: la fianza, la prenda y la hipoteca. La Ley de Municipalidades exige a las personas que contraigan obligaciones contractuales con una municipalidad por una suma no inferior a dos unidades tributarias mensuales, la rendición de una caución, precisamente, con el propósito de asegurar que se cumplirá lo pactado o para precaver cualquier posible daño o perjuicio. Normalmente se cumple esta obligación, cuando se trata de contratos, exigiendo boletas de garantías por montos adecuados. La jurisprudencia de Contraloría ha determinado que se debe exigir caución cuando el contrato celebrado con el particular afecte a un bien municipal y siempre que queden obligaciones pendientes. ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 Es toda especie que pasa a formar parte del patrimonio de las diferentes Unidades Operativas, tanto de las áreas MUNICIPAL, SALUD, EDUCACION Y CEMENTERIO, ya sea por adquisición directa de este municipio, o por donaciones de particulares o de Órganos Internacionales. Se entiende por BIENES MUEBLES, los que pueden trasladarse de un lugar a otro sin que pierdan su individualidad, ya sea moviéndose por sí mismos (semovientes) o por una fuerza externa (inanimados). LOS BIENES MUEBLES MUNICIPALES PARA LOS EFECTOS DE SU INVENTARIO SE CLASIFICAN EN: Son aquellos que no se extinguen por el simple empleo de ellos, siendo según su naturaleza de una duración prolongada. Son los que se extinguen o destruyen por su uso natural. De tal forma y definido ya el concepto de Bienes Muebles municipales queda establecido, el objetivo básico y fundamental del sistema inventarial como “EL INSTRUMENTO ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 QUE PERMITE REGISTRAR, CONTROLAR Y SUPERVISAR LA CORRECTA ADMINISTRACIÓN Y BUEN USO DEL PATRIMONIO MUNICIPAL ASIGNADO A LAS DIFERENTES UNIDADES Y DEPENDENCIAS MUNICIPALES”. En la incorporación de los bienes muebles en el inventario administrativo, se deberán tener presente aspectos fundamentales que permitan la correcta individualización en sus registros, como existencias reales y efectivas de la Unidad Operativa, que facilite la labor de cautelar el patrimonio municipal a través de la rápida identificación del mismo en casos determinados. De acuerdo con su naturaleza y características, los bienes se dividen en SEIS (6) familias, los que deben ser incorporados en forma individual o por grupos cuando sean de iguales características y un mismo estado de conservación, en forma separada según la familia que corresponda, y estos son los que se individualizan a continuación: Se debe considerar además la forma de operar que en particular se establece para cada sistema de Información y en este caso específico, para el Sistema de Inventario de SMC que entrega la opción de trabajar por grupos y subgrupos de bienes, los que son creados de acuerdo a la realidad de cada sector ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 FAMILIA VEHICULOS MOTORIZADOS Autos, camionetas, furgones, etc FAMILIA MAQUINARIAS E INSTRUMENTOS TECNICO Impresoras, computadores, escáner FAMILIA MAQUINAS DE OFICINA calculadoras grandes, fotocopiadoras FAMILIA MOBILIARIO DE OFICINA Y OTROS Escritorios, sillas, lamparas, etc. FAMILIA OBRAS DE ARTES DE CONTROL INTERNO Fungibles o Control Interno Teléfonos, corcheteras, etc Libros Biblioteca, Herramientas Menores. Si por necesidad del Servicio, un funcionario tiene uno o más bienes de carácter personal en la Unidad Operativa a la que pertenece, esta permanecencia debe ser autorizada por el Jefe de la Unidad correspondiente y deberán ser incorporados al final de la "Cartola Mural" sin número de inventario y colocar en columna observaciones la frase "Bienes Personales". ! Los bienes municipales deben ser incorporados de acuerdo a sus características más relevantes, llámense estas: dimensiones, tipo de material de confección, etc., y todo aquello que permita su correcta identificación y evite su confusión con bienes semejantes. EJEMPLO DETALLE DE LA ESPECIE Escritorio de madera, dos cajones laterales lado izquierdo y uno bajo de la cubierta color burdeo, 1,30xO,70xO,70 cms. ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 Al incorporar un bien fiscal al inventario, debe ser con los valores de adquisición que figuren en facturas; si se tratare de una especie usada (con años de uso), deberá asignársele un valor estimativo, tomando como base los existentes en plaza y aplicándosele un factor de depreciación de acuerdo a los años de vida útil. Es el procedimiento para expresar el menor valor que experimente un bien en el curso de su vida útil, como consecuencia del uso y desgaste de operación, tales como agentes atmosféricos obsolescencia técnica u otros. Es aquel que contiene la relación completa de los bienes muebles de uso de una Unidad Operativa. " En el registro o inventario administrativo, deberá considerarse la existencia total, real y efectiva en sus respectivos rubros, de que dispone la Unidad Operativa para su funcionamiento. Este, estará a cargo del funcionario(a) Encargada de Inventario, nombrado mediante Decreto Alcaldicio. Se entenderá por Unidad Operativa; la Dirección, Departamento, Sección u Oficina, a cuyo nivel se practica el Registro o Inventario Físico de los bienes muebles de uso. ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 " Para la confección del Inventario Computacional: Este formulario debe ser diseñado en base al proceso de alta del programa SMC,(Sistema de Información que el municipio tiene como Servicio de Mantención en la Actualidad contratado con una empresa Particular) en donde se señala el tipo de alta, la dependencia que será destinado, el Nº de orden de compra y su fecha correspondiente, nº de factura y su fecha, su valor unitario, vida útil, estado y características propias del bien”. Además es conveniente adjuntar imágenes del proceso de altas del sistema para ejemplificar el proceso. Para la confección del Inventario Físico (Manual): Existe un formulario que consta de varias columnas en las que se debe consignar toda la información que se exige. Cada familia de especies, tendrá una numeración semejante pero independiente. A continuación un ejemplo del Formulario. Inicialmente el encargado de inventario inspeccionará y registrará cada bien, directamente en la unidad operativa que lo usa si este ya ha sido dado de Alta, o en su defecto lo revisará en bodega si es que es un bien recién adquirido y que aun no ha sido dado de Alta. Posteriormente, el encargado de inventario ingresará la información directamente al sistema computacional destinado para tales efectos. EJEMPLO FORMULARIO DE INGRESO MANUAL Nº Orden Especie ! "#!!!$ Nº de piezas $ Estado Valor Unitario % Valor Total # Fecha Orden Recibo, Entrega o Factura & Observaciones $ Reglamento N° 3 # Fecha____de_____________de 20__ NOMBRE COMPLETO Y FIRMA NOMBRE COMPLETO FIRMA Y TIMBRE Encargado de Inventario Jefe de Unidad Operativa ' ( ( ) a) Columna N° de orden o correlativo: La numeración de Orden, debe reflejar la cantidad de bienes de un mismo rubro que, conforme a su estado de conservación se agruparán para su registro y, por ende les corresponderá un mismo valor unitario. b) Columna Especies: Corresponde a la individualización del bien o bienes agrupados, con todas sus características más relevantes, medidas, material, marca, número de serie cuando corresponda a máquinas o equipos técnicos, etc. c) Números de piezas: ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 % Esta columna, está íntimamente ligada al número del Orden, ya que en ella se consigna la cantidad de especies que en cada caso se registra y la suma total de ella, debe ser la misma que el último número de Orden registrado. d) Estado: En este caso, se considera el estado de conservación de la o las especies, éstas se globalizan cuando se trata de bienes iguales y un mismo estado de conservación: este puede ser bueno, malo o regular; será Bueno si está en un 100% de su utilidad; Regular un 75% de su utilidad y Malo; de un 50% y menos de su utilidad. e) Valores: Consta de dos columnas, una específica el valor individual de la especie, y la segunda, el valor total de las especies globalizadas. f) Fecha de recepción: En esta columna, se registra la fecha en: día, mes y año de recepción del bien en la Unidad Operativa, en el caso de no existir documento que certifique esta situación, se pondrá: "Se desconoce fecha de Recepción" g) Orden Recibo de Entrega: Se anotará el tipo y número de documentación (Recibo; Guía de entrega, etc.) con que se recibió la especie en la Unidad Operativa, y su procedencia h) Observaciones: Debe ser utilizada para efectuar todo tipo de anotaciones que permitan una mayor claridad e identidad de la especie registrada i) Firmas que debe llevar el inventario físico: El inventario administrativo, debe ser firmado por el Encargado de Inventarios y el Jefe de la Unidad respectiva. j) Inventarios que debe llevar cada Unidad Operativa En cada Unidad Operativa, existirá un sólo inventario administrativo y los bienes estarán numerados correlativamente del 01 en delante de acuerdo al Rubro. ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 & Ejemplo Familia B Nº de orden 01 al 120 Familia C Nº de orden 01 al 015 Familia D Nº de orden 01 al 786 k) Hoja Mural Es Obligación ineludible mantener en forma permanente y en un lugar visible la hoja mural en que figura la relación de todos los bienes muebles de uso existentes en cada una de las oficinas o dependencia de la unidad operativa en la que se deben registrar todas y cada una de las especies existentes en ella, de acuerdo al número de orden que les corresponde en el inventario y su estado de conservación. Esta hoja Mural será firmada en duplicado por el jefe o funcionario de mayor grado que labore en la oficina por el encargado del inventario y jefe de la Unidad Operativa. Se entenderá por variaciones del inventario, a todo movimiento de bienes muebles municipales registrados en los inventarios administrativos de cada Unidad Operativa y se producirán de acuerdo a las siguientes consideraciones: Altas o Incorporaciones, Bajas o Eliminaciones, Modificaciones, Transformaciones y Traslados. # Es la operación mediante la cual se registra la incorporación física de un bien mueble al inventario o Registro. Las operaciones que originan un Alta o Incorporación, posterior a la confección del inventario son: ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 De acuerdo a necesidades de Servicio, corresponde a los Directores o Jefes de Unidad, determinar la adquisición de bienes muebles de uso, que se adquirirán conforme a las disponibilidades presupuestarias y previa racionalización de sus existencias reales de conformidad con las Leyes y/o Reglamentos Orgánicos vigentes. 2. Es el acto por el cual una institución o Servicio, persona natural o jurídica transfiere en forma gratuita e irrevocablemente uno o varios bienes al Municipio. Estas donaciones, serán percibidas mediante un Decreto de aceptación elaborada por la Unidad de Inventario y visada por el Administrador Municipal, según corresponda, en el caso de especies menores, y con la autorización previa del Sr. Alcalde en el caso de especies mayores, salvo que leyes, ordenanzas o Reglamentos dispongan un procedimiento distinto. Esta se produce si al revisar una Unidad Operativa se detectaren bienes excedentes, vale decir, que la existencia sea superior a la necesidad, originando una inmediata racionalización que permita redistribuir y/o reasignar las especies en otras unidades del mismo Servicio. $ % Es el acto mediante el cual se procede a eliminar un bien que estaba incorporado al inventario, al ser considerado en mal estado de conservación y funcionamiento por deterioro como consecuencia de su desgaste natural, en su uso legítimo. Así mismo se dará de baja una especie que se detectare como faltante previa instrucción de Investigación Sumaria para determinar responsabilidades, salvo que ésta sea repuesta por otra de iguales características y utilidad. Las bajas o eliminación, pueden ser con y sin enajenación. ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 La baja con enajenación se produce con la venta o remate del mueble de acuerdo con las formalidades legales. Los Directores de Departamentos, deberán solicitar la exclusión de los bienes muebles que no se requieran para las necesidades del Servicio. El Departamento de Administración autorizará y la Unidad de Inventario registrará las bajas correspondientes y actualizará el inventario específico de cada unidad y a la vez el general. (Se adjunta Formulario Nº1) ' ( ( ) % ) * '# Existirá un Reglamento de Enajenación de Bienes o Remates, en el cual se detallará todo el procedimiento a seguir una vez que el bien se ha dado de baja. Este trámite, de carácter administrativo, será realizado íntegramente por el Encargado de Inventario, y con participación del Tesorero Municipal quien efectuará las funciones de martillero. Los bienes deteriorados o destruidos, que no se puedan reparar, y los que ofrecidos en remates no se hubieren enajenado por no existir interés en adquirirlos, podrán ser dados de baja sin enajenación, mediante Decreto Exento. (Se adjunta Formulario Nº2) * + , - , - ) Las especies dadas de baja sin enajenación o los residuos de ellas podrán ser donadas a otras instituciones del Estado, entidades gremiales, Juntas de Vecinos, o cualesquiera otra ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 entidad similar, sin ánimo de lucro y que persiga fines de interés social. En casos calificados, los bienes podrán ser donados a pobladores, y será el Sr. Alcalde quien determinará si procede o no su donación. ' Estas donaciones se perfeccionarán mediante un Acta de Entrega y Aceptación suscrita por el jefe de la Unidad Operativa o el Encargado de Inventarios y la persona o entidad favorecida con ella. La especie deberá ser claramente individualizada en dicha Acta. Lo anterior previa dictación del Decreto Exento de baja sin enajenación. (Se adjunta Formulario Nº 3) ' - + ) Las bajas sin enajenación de bienes muebles fiscales ordenadas en los Decretos o Resoluciones que ponen término a sumarios administrativos por: pérdidas, robos, incendios, etc. deben ser comunicadas por parte del Administrador Municipal, al Encargado(a) de Inventario quien a su vez, la hará extensiva al Encargado de la Unidad Operativa. El material de desecho se someterá al siguiente procedimiento: ( . / ) Se considerará como material de desecho a aquel que ha perdido las condiciones que lo hacían útil o aprovechable para el Servicio respectivo. Podrán tener esta condición, por ejemplo: el papel, la cartulina, el cartón, los archivos o cualesquier otro elemento en desuso no aprovechable. ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 0 - . / ) La enajenación del material de desecho y archivos en desuso, será ejecutado directamente por el Departamento de Administración .El producto de tales enajenaciones tendrá el carácter de ingresos propios del Servicio. : Consiste en registrar en los inventarios todo cambio practicado sobre un bien mueble por el cual se cambia alguno de sus elementos o características, sin que por ello pierda su individualidad. Es el traspaso de una especie desde una Unidad Operativa a otra dentro de la misma área o servicio, acto que debe regularizarse mediante un Acta de entrega y recepción de bienes, firmada por el administrador municipal para el área Municipal; para el área de Salud, la Jefe Técnico Administrativo; y para el departamento de Educación, el D.A.E.M. Director de Departamento o establecimiento que recibe, Director de Departamento o establecimiento que entrega y Encargado de Inventario. (Se adjunta Formulario Nº 4) & ' ( ) Dentro de los Bienes Corporales de Uso sujetos a inscripción en los registros inventariales, mención especial merecen los vehículos motorizados, los que están sujetos a control en sus diferentes situaciones de uso y circulación, considerando su naturaleza, funcionamiento y asignación. ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 De acuerdo a la legalización vigente corresponde a cada Area o Servicio elaborar los procesos de adquisición, de vehículos motorizados. Toda petición de adquisición de un vehículo debe contar con la aprobación del Departamento de administración y la autorización del Director de la unidad respectiva. Todo lo anterior, de acuerdo al Reglamento de Adquisiciones y refrendado por el Director de Control, en los casos que corresponda. Una vez recepcionado el vehículo fiscal, debe ser incorporado al Inventario correspondiente incluyendo en ese registro todo detalle que signifique su clara descripción, esto es: 1. CARACTERISTICAS DETALLE TIPO DE VEHICULO CAMIONETA MARCA NISSAN MODELO PICK UP D81 STD MD4201 D/CAB AÑO FABRICACION 2001 COLOR BLANCA Nº MOTOR K8792586 A Nº CHASIS 333333333333333 Nº PATENTE YD-2393-9 KILOMETRAJE AL 05 DE OCTUBRE 45.598 Kms. 2. ACCESORIOS ! "#!!!$ GATA CON BARROTE LLAVE DE RUEDAS ENCENDEDOR RADIO CASSETE 4 PARLANTES MANUAL PROPIETARIO 3 LUCES DE FRENOS BUTACAS 5 CINTURONES DE SEGURIDAD 3 ESPEJOS RETROVISOR $ % # & $ Reglamento N° 3 2 PLUMILLAS PARABRISAS 2 CENICEROS 4 TAPAS DE RUEDAS 1 RUEDA REPUESTO 2 LLAVES DE CONTACTO 4 NEUMATICOS 1 JUEGO SEGURIDAD 1 JUEGO PISOS DE GOMA 3 DOCUMENTACION 1 COMPROBANTE PERMISO CIRCULACION Nº 078954 DE POLIZA DE SEGURO OBLIGATORIO “BCI” Nº 888572-0 CERTIFICADO DE HOMOLOGACION Nº 000005698 COMPROBANTE DE INSCRIPCION EN EL REGISTRO CIVIL Nº 02548 Para esta situación se debe seguir el mismo procedimiento que se detalla en el Artículo 13º del presente Reglamento. Al materializarse este traslado deberá elaborarse un Acta de entrega recepción, conteniendo la razón que motivó el traslado y número de la resolución que lo autoriza, la que será firmada por los funcionarios que lo entregan y reciben. (Se adjunta Formulario Nº 5) ! " Existen dos procedimientos mediante los cuales se determina la Baja de un vehículo: - Siniestro Total: Determinado por la Compañía de Seguros - Determinado por el Servicio &' ( Si la Compañía de seguro, declara siniestro total al vehículo que ha participado en un accidente de tránsito, éste será entregado a la compañía aseguradora, mediante un acta a lo cual dicha Compañía retribuirá con el valor promedio de ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 " mercado del vehículo. Lo mismo ocurre en el caso de un robo, para ello el Departamento de Mantención, procederá a elaborar los documentos Administrativos que correspondan. + ) Cuando un vehículo cuyo estado de uso y conservación se encuentran en un grado que es imposible utilizarlos en forma normal. El Departamento de Mantención levantará un Informe Técnico acerca del estado del Vehículo en donde se detallarán los siguientes criterios para determinar si un vehículo debe ser enajenado: Obsolencia tecnológica, vida útil y característica geográfica del lugar al cual estuvo asignado. # Mediante Decreto Alcaldicio y previo Informe Técnico del Vehículo en cuestión, emitido por el Departamento de Mantención, para luego seguir el procedimiento de envío del bien a la unidad administrativa correspondiente para los trámites pertinentes. ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 # Siendo el objetivo principal en que se sustenta el proceso inventarial, el cautelar el patrimonio municipal asignado y entregado para su uso a las diferentes Unidades Operativas, se hace necesario señalar las responsabilidades que les corresponde asumir a todos y cada uno de los funcionarios que tienen a su cargo Bienes Corporales de Uso. ' La administración de los bienes muebles de uso corresponderá a los Jefes de las Unidades Operativas, en que se encuentran inventariados, quienes velarán por el estricto cumplimiento de las normas legales y reglamentarias de la Municipalidad de Nueva Imperial, como asimismo, de las instrucciones que impartan, el Ministerio de Bienes Nacionales y la Contraloría General de la República. La Dirección de Administración, a través de la unidad de Inventario será el organismo encargado de revisar, aprobar y autorizar todo movimiento de bienes de las Unidades Operativas del Municipio de Nueva Imperial, al igual que, en casos necesarios, podrá efectuar controles en las Unidades Operativas de los servicios Traspasados. El control y administración de los bienes fiscales a Nivel Institucional, será responsabilidad del Encargado (a) de Inventario de cada una de las áreas municipales, quien (es) estará(n) a cargo de la revisión y aprobación de todos y cada uno de los inventarios de las Unidades Operativas de su dependencia, los que deberán ser confeccionados en el Formulario de Inventario General, correspondiente en ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 % original y tres copias, reflejando las existencias reales y efectivas de cada Unidad Operativa y Areas Traspasadas. De estos inventarios, remitirán un ejemplar a la Sección Administración Municipal, un Segundo ejemplar para el Departamento de Mantención y el tercero, a las Unidades de Inventario de cada una de las áreas municipales. Serán además, las Unidades de Inventario de cada una de las áreas municipales, de acuerdo a sus facultades, las encargadas de las revisiones y aprobaciones de planillas de altas posteriores a los inventarios de las Unidades Operativas de su dependencia al igual que de la dictación de los respectivos Decretos Exentos que autoricen bajas con y sin enajenación, traslado de bienes fiscales, debiendo remitir copia de ellas al Departamento de Mantención, para su control y registro del patrimonio. ) : Para el aprovechamiento de los recursos materiales y presupuestarios, los Directores de cada unidad operativa municipal o de áreas traspasadas, deberán efectuar periódicos controles de racionalización, de bienes procediendo a reasignar aquellos que resultaren excedentes en unidades operativas que los necesitaren propendiendo con ello al normal funcionamiento de todas las Unidades dentro de una misma área o servicio. En el supuesto caso que los bienes excedentes detectados, no sean necesarios dentro de su Dirección, Departamento u Oficina, deberán ser puestos a disposición de la Dirección de Administración quien ordenará a la Oficina de Inventario la nueva destinación. ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 & $ Si a través de este control de existencia de bienes muebles conforme a registro de inventarios se detectaren especies faltantes, no obstante agotar todas las posibilidades para determinar física y documentalmente su destino o ubicación, corresponderá instruir el sumario administrativo pertinente. % Para aplicar las normas que se indican en el punto precedente, se deben tener presente dos situaciones: a) Hechos que constituyen delito y, b) Los que son infracción a las normas administrativas. 1 / ) En este caso, debe iniciarse el Sumario Administrativo correspondiente y simultáneamente dar cuenta a la Justicia Ordinaria. 2.2. 2 ( 3 + ) También en este caso, debe iniciarse un Administrativo, para determinar responsabilidades. Sumario *) Sobre esta materia, el Decreto Reglamentario 577/78, del Ministerio de Bienes Nacionales señala lo siguiente: ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 Decreto Reglamentario 577/78 ARTICULO 33°: "Los funcionarios que tengan a su cargo bienes muebles fiscales serán responsables de su uso, abuso, empleo ilegal y toda pérdida o deterioro de los mismos que les sean imputables, sin perjuicio de la responsabilidad del Jefe de la Unidad Operativa cuando se compruebe negligencia en su fiscalización". Decreto Reglamentario 577/78 ARTICULO 34°: Todos los funcionarios que laboren en oficina o dependencia de una Unidad Operativa estarán obligados a velar por el cuidado de las especies registradas en la Hoja Mural y serán responsables en los términos del Artículo anterior. Decreto Reglamentario 577/78 ARTICULO 35° Todo traslado físico de un funcionario obliga a éste a entregar a su sucesor o a su Jefe Directo los bienes muebles de uso que hayan estado a su cargo. Este hecho se pondrá en conocimiento del Encargado de inventarios. Decreto Reglamentario 577/78 ARTICULO 36° El Jefe Superior de cada Servicio deberá disponer visitas inspectivas a las Unidades Operativas de su dependencia a fin de revisar el inventario y los registros reglamentados precedentemente. Decreto Reglamentario 577/78 ARTICULO 37° Sin perjuicio de las facultades que competen a la Contraloría General de la República, corresponderá a la Dirección de Bienes Nacionales velar por el cumplimiento de este Reglamento y podrá, con este fin, concurrir a todas las oficinas y Servicios de la Administración del Estado. Analizando lo expresado precedentemente, el Municipio de Nueva Imperial, ha estimado oportuno determinar con mayor precisión en las responsabilidades que les asiste a los funcionarios responsables de los Bienes Corporales de Uso y Consumo, en las respectivas Unidades Operativas dependientes de esta ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 Corporación Edilicia. Responsabilidad funcionaria, para personal de Planta y Contrata. Corresponderá al jefe de la Unidad Operativa la responsabilidad de tenencia de los bienes; al Encargado de Inventarios le asistirá la responsabilidad de la custodia, conservación y buen uso de esos bienes; igualmente será responsable de la permanencia de los bienes en cada dependencia de la Unidad Operativa, el funcionario de mayor grado que labore en ella y en igualdad de grado, esa responsabilidad recaerá en el de más antigüedad. ' ( 4 - 2+ ) 5 * ! Corresponderá al Encargado de Inventario, elaborar las correspondientes planillas de Altas, en los diferentes rubros por especies recibidas; igual procedimiento deberá adoptar para la elaboración de planillas de traslado que significan disminución del Inventario General individual físico administrativo correspondiente a la Unidad Operativa; similar procedimiento seguirá en caso de planillas de bajas por mal estado de uso y conservación como consecuencia de su uso legítimo. No obstante, en este caso, y a fin de no obstaculizar el normal desarrollo de las actividades de la Unidad Operativa, éstas podrán elaborarse y tramitarse en otras fechas, teniendo en consideración la cantidad de especies en mal estado. ! ) El proceso de Altas o incorporaciones; bajas o disminuciones; traslados o traspasos de bienes de Unidades Operativas será fiscalizado por la Dirección de Administración, o quien sea designado por el (la) Administrador(a) Municipal, quienes previa visualización de los bienes concederán su autorización o procederán a su reubicación, atendiendo al procedimiento de racionalización y al mejor y mayor aprovechamiento de los ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 recursos materiales disponibles, efectuando las reparaciones necesarias de acuerdo a las disponibilidades presupuestarias de que se disponga. " El Departamento de Mantención, realizará periódicas visitas de supervisión orientadas al reforzamiento de la correcta aplicación de las disposiciones legales al igual que a la atención de las necesidades del Servicio que pudiere presentarse como dificultad, en la correcta aplicación de las normas que cautelan el patrimonio fiscal de este servicio. & Especial importancia se asigna a la entrega-recepción de Bienes Corporales de Uso de las diversas Unidades Operativas y al acto administrativo ineludible que opera cada vez que se producen cambios de Jefaturas; fusión o creación de nuevas Unidades; cambios de nombre o denominación de éstas, de suplencias o subrogancias muy extensas. '( & En forma inmediata, el Jefe del Departamento de Mantención para el área Municipal y Cementerio; El D.A.E.M. para el área de Educación; y el(la) Director(a) del Departamento de Salud, deberá proceder a la designación de un Interventor para que actúe como Ministro de Fe en la operación , en la cual se debe levantar un Acta en relación con las especies que figuran en los Inventarios Generales individuales físico - administrativo y planillas de altas posteriores al igual que deberá considerarse las disminuciones por bajas o traslados y los bienes registrados en formatos presentados. ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 Si existiera disconformidad entre los documentos de Inventarios y las existencias reales que se entregan y reciben, deberá dejarse constancia en el Acta de los bienes detectados como faltantes y los que aparecen fuera del inventario, por los cuales, deberá remitirse junto con la documentación de entrega-recepción, planillas de alta y/o Resoluciones de Bajas. Si como resultado del acto administrativo de entrega-recepción se detectaren especies faltantes, operará lo señalado en numeral 1 del Artículo 16º, del Capítulo V del presente manual, según corresponda. )( & La documentación elaborada con motivo de una entrega-recepción de Bienes Corporales de Uso, deberá ser firmada por el funcionario que recibe, el que entrega y el Interventor designado por el Servicio, quien deberá tener igual o superior Grado que los otros participantes. Bajo estas circunstancias, la persona que recibe, para salvar responsabilidades, podrá levantar un Acta firmada por él y dos testigos que pueden ser: el Director del Departamento o el Funcionario de mayor grado de la Dirección a la que pertenece el funcionario que entrega y el Encargado de Inventarios o el Jefe de Mantención o quien cumpla tales funciones. En caso de omisión del Acta referida, se entenderá recibido el cargo con todos los bienes registrados en los inventarios generales individuales físicoadministrativo y planillas de altas posteriores. ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 *( +" Corresponderá a la unidad de Inventario, recepcionar, revisar, registrar y/o formular todas las observaciones que correspondan en el caso que las hubiere, de todas las Unidades Operativas de su dependencia remitiendo copia de la documentación elaborada en la oportunidad al Departamento de Administración General, Sección Administración Interna para su control y registro. & Con la dictación del Decreto Ley 1.939, de 1977, del Ministerio de Bienes Nacionales, se entregó a los Servicios el control interno y externo de los bienes que con el mero concepto genérico de Bienes Corporales de Uso y Consumo de propiedad fiscal poseían conforme a registros de inventarios, reservándose para Contraloría General de la República y Dirección de Bienes Nacionales la supervisión y control externo, vale decir el terreno. Simultáneamente, entró en vigencia la aplicación de la Resolución 758 de 30.08.77, de la Contraloría General de la República que dice relación con la información física y financiera que de los Bienes corporales de Uso debe proporcionarse anualmente a dicho Organismo Contralor para los efectos del Subsistema de Contabilidad de Bienes de los Servicios Públicos. Posteriormente, a contar de 1983, Contraloría General de la República impartió nuevas instrucciones, las que limitaban la información financiera en el sentido de que los Servicios proporcionaran el detalle de todas las especies que tuvieran un valor individual igual o superior a cincuenta Unidades Tributarias Mensuales (50 U.T.M.). ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 $ ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 " ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 # ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 % ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 & ! "#!!!$ $ % # & $ Reglamento N° 3 $ , Guárdese y manténgase un ejemplar del presente reglamento, en la Secretaría Municipal, Dirección de Administración, y Oficina de Procedimientos. , Encárguese a la Dirección de Administración Municipal, la difusión e información de la presente normativa, a todos los departamentos y funcionarios municipales. , Publíquese el texto íntegro del presente Reglamento, en el sitio Web Corporativo de la Municipalidad de Nueva Imperial. - MANUEL MUÑOZ LAGOS SECRETARIO MUNICIPAL ! "#!!!$ $ MANUEL SALAS TRAUTMANN ALCALDE % # & $ Reglamento N° 3 MSS/OVM/jsr Distribución: - Alcaldía Secretaría Municipal Direcciones Municipales(8) Juzgado de Policía Local Oficina de Procedimientos ! "#!!!$ $ % # & $
