OBJETIVOS: 1 LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA CARGA DE

PROCEDIMIENTO CARGA DE EXTRACTOS
BANCARIOS
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OBJETIVOS:
1. Definir los lineamientos generales para la carga de extractos en el SIIF Nación.
2. Establecer las directrices para la carga del extracto a diciembre 31 de 2010, con el
fin de generar los documentos de Recaudo por Clasificar pendientes de imputar a
dicha fecha.
3. Presentar alternativas para cargar extractos a partir del mes de enero de 2011.
1
1.1
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA CARGA DE EXTRACTOS
Pre- requisitos
La Unidad o Subunidad debe verificar que:
1. La cuenta bancaria de la Tesorería en estado „Activa‟
2. Los Conceptos banco estén homologados al Concepto SIIF.
3. La marca „Afecta Ingresos‟ en los conceptos banco homologados al concepto SIIF
Consignación, esté correcta para cada uno de los movimientos crédito de la
cuenta bancaria.
NOTA: El Concepto SIIF es una definición propia del sistema que se utiliza para
homologar de una manera estándar los distintos conceptos que utilizan los bancos para
identificar sus operaciones en los extractos bancarios.
1.2 Generar el reporte “Relacionar Conceptos de Movimiento”.
Ruta: Reportes / Recaudos / Extractos Bancarios / Relacionar Conceptos de
Movimiento.
Se debe verificar que los conceptos que vienen relacionados en el extracto bancario que
va a cargar en el sistema, por archivo plano o carga manual, se encuentren incluidos en el
reporte mencionado para la Entidad Financiera a la cual pertenece la cuenta bancaria del
extracto.
Si uno o alguno(s) de los conceptos banco, no aparece(n) en el reporte, la entidad debe
comunicar a la línea soporte del SIIF Nación enviando la relación de los que faltan con
código y descripción del concepto banco. Solo deben enviarse los conceptos banco que
utiliza la Entidad.
Nota: La información que suministra este reporte corresponde a la homologación de los
conceptos de banco a un concepto SIIF, por entidad financiera.
Esta información solo puede ser registrada
Sistema.
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y/o modificada por la Administración del
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1.3. Consultar la cuenta bancaria y la carpeta „Delimitación Relaciones de
Conceptos de Movimiento‟.
Ruta : REC / Cuentas Bancarias / Administrar / Modificar.
1.3.1 Si al consultar la cuenta bancaria, tiene delimitado algún(os) concepto de
Banco:
Verifique y si es del caso, complete la información con la selección de todos los conceptos
que contenga el extracto bancario que va a cargar.
Nota: El sistema no permite cargar un extracto que contenga un movimiento diferente a
los que previamente se han delimitado.
Revise para cada uno de los conceptos con marca „Afecta Ingresos‟, si realmente deben
generar o no, un documento de „Recaudo por Clasificar‟.
Si el concepto de movimiento crédito bancario, no debe genera documento de “Recaudo
por Clasificar”, desmarque la casilla „Afecta Ingresos‟.
Un documento de “Recaudo por Clasificar”, puede ser utilizado en el sistema en
cualquiera de los siguientes eventos:
 Aplicación de Reintegro presupuestal o no presupuestal (Módulos de
Egresos / Pagos)
 Imputación de Ingresos (Módulo de Ingresos)
 Devoluciones no presupuestales (Módulo de Pagos)
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1.3.2 Si al consultar la cuenta bancaria, no tiene delimitado ningún concepto de
Banco.
Si no se delimitaron conceptos de movimiento banco y va a utilizar la carga de extractos
Manual se recomienda delimitar los conceptos banco, con el fin de facilitar la búsqueda
de los conceptos de movimientos de banco.
Para la carga Automática de extractos, no se requiere delimitar conceptos de movimiento
bancario, porque cuando el sistema no encuentra conceptos delimitados, lee el total de
conceptos banco, homologados por la Administración SIIF para la entidad financiera de la
respectiva cuenta bancaria.
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CARGA DEL EXTRACTO BANCARIO A DICIEMBRE 31 DE 2010
De acuerdo con lo indicado en la circular 39 de 2010, el primer extracto que se debe
cargar debe ser construido a partir de un saldo inicial de cero (0) y un saldo final igual al
del extracto a diciembre 31 de 2010.
Otro aspecto que se debe tener en cuenta es que los movimientos créditos pendientes de
imputar por la entidad, así correspondan a años anteriores, deben ser incorporados como
un movimiento crédito para que pueda ser utilizado en procesos posteriores.
Registro de Datos de Cabecera.
Saldo inicial de la cuenta:
Cero-
Total movimientos crédito:
La sumatoria de todos los movimientos crédito.
Total movimientos débito:
El valor resultante de efectuar el siguiente cálculo:
Saldo final del extracto a dici 31 de 2010 menos el
total de los movimientos credito
Saldo final:
El saldo del extracto bancario a diciembre 31 de
2010.
El detalle de los movimientos bancarios, se descompone de la siguiente manera:
 Un movimiento crédito con concepto de banco homologado al Concepto SIIF
„CONSIGNACION‟ y marca „Afecta Ingresos‟, por valor igual a la sumatoria de los
valores de los movimientos crédito, pendientes por imputar a 31 de diciembre de 2010,
con fecha diciembre 31 de 2010.
 Un movimiento crédito con concepto de banco homologado a un concepto
diferente a „CONSIGNACION‟ que no tenga la marca „Afecta Ingresos‟, por valor igual
a la sumatoria de los valores correspondientes a los demás movimientos crédito de
extracto, con fecha diciembre 31 de 2010
 Un movimiento débito con un concepto débito de banco homologado a un concepto
SIIF, por valor igual a la diferencia entre el saldo final a diciembre 31 de 2010 y la
sumatoria de todos los movimientos crédito del extracto..
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3.1
CARGA DEL EXTRACTO BANCARIO A PARTIR DE ENERO DE 2011
Archivo plano generado por el Banco en la
Extractos Bancarios del SIIF Nación.
Estructura Universal de
Las Tesorerías que recibieron los extractos bancarios en archivo plano con la estructura
universal del aplicativo SIIF Nación II, lo deberán cargar por la transacción:
Carga automática de extractos, según instructivo.
VER ANEXO ILUSTRACION DEL PROCEDIMIENTO PARA LA
GENERACION DE EXTRACTOS BANCARIOS ubicado en la página web
SIIF Nación
CARGA
DE
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3.2
Archivo plano diferente a la
Bancarios del SIIF Nación
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Estructura Universal de Extractos
Las Tesorerías que no recibieron los extractos bancarios en archivo plano con la
estructura universal del aplicativo SIIF Nación II, deben generar un archivo plano con la
estructura del archivo del SIIF II y cargarlo en el sistema por el procedimiento adjunto en
el numeral 3.1
Si los movimientos que contienen los extractos bancarios no son numerosos se puede
cargar por la transacción Carga Manual.
Para las Unidades o Subunidades, (No aplica para la DTN) que sus extractos contienen
un volumen muy alto de registros, la Administración del Sistema sugiere como solución
alterna cargar los extractos bancarios de 2011, por agregados, teniendo en cuenta las
siguientes recomendaciones:
1. Conservar el extracto original como evidencia documentaria.
2. Registro de Datos de Cabecera.
Saldo inicial de la cuenta:
Saldo inicial primer extracto de enero de 2011
Total movimientos crédito:
La sumatoria de los valores crédito del extracto
Total movimientos débito:
La sumatoria de los valores débito del extracto
Saldo final:
Saldo final del primer extracto de enero de 2011
El saldo inicial del primer extracto de enero de 2011, debe coincidir con el saldo final del
último extracto del mes de diciembre de 2010.
3. Registro de Datos de Detalle de Movimientos.
Sumar los valores de los movimientos crédito con marca „Afecta Ingreso‟, con el fin que el
sistema genere un solo documento de Recaudo por Clasificar.
Este documento de Recaudo por Clasificar puede ser utilizado parcialmente para la
clasificación de uno o más ingresos, para la aplicación de uno o más reintegros, o para
devoluciones no presupuéstales.
La implementación de esta propuesta queda a criterio de la Entidad, y debe ser analizada
antes de tomar la decisión, pues no es de aplicabilidad general y depende de la(s)
clasificación(es) que debe registrar la Unidad o Subunidad de sus documentos de
Recaudo por Clasificar y de la información que contenga el extracto bancario.
El agrupamiento de datos se podría presentar en los siguientes casos:
Primer Caso
 La Unidad o Subunidad que carga el extracto bancario, es la responsable de la
clasificación de los documentos de Recaudo por Clasificar, que generan los
movimientos crédito del extracto, con marca „Afecta Ingreso‟.
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 La cuenta bancaria a la cual corresponde el extracto no tiene identificada un único
rubro concepto de ingresos (posición del catálogo de ingresos).
En estos casos la agrupación de los movimientos con marca „Afecta Ingreso‟, se podría
realizar por:
a. Concepto de ingreso, siempre y cuando en el extracto bancario no se identifique el
tercero consignante.
b. Tercero, si el extracto bancario lo identifica.
Segundo Caso
 La Unidad o Subunidad que carga el extracto bancario, es la responsable de la
clasificación de los documentos de Recaudo por Clasificar, que generan los
movimientos crédito del extracto, con marca „Afecta Ingreso‟.
 La cuenta bancaria a la cual corresponde el extracto tiene identificada una única
posición del catálogo de ingresos.
 El sistema genera los documentos de “Causación y Recaudo” simultáneo” siempre
y cuando la cuenta bancaria tenga la marca NO en el campo “Utiliza código de
referencia” y La Unidad o Subunidad que carga el extracto bancario está
identificada en el campo “PCI responsable de la imputación del recaudo”+.
 Si el extracto no trae el tercero consignante, caso en el cual el sistema asigna un
tercero genérico y deja los efectos de la causación y recaudo simultáneo lo asocia
a ese tercero genérico.
Tercer Caso
 La Unidad o Subunidad que carga el extracto bancario, no es la responsable de la
clasificación de los documentos de Recaudo por Clasificar, que generan los
movimientos crédito del extracto, con marca „Afecta Ingreso‟.
 La cuenta bancaria a la cual corresponde el extracto tiene identificada una única
posición del catálogo de ingresos.
 El sistema genera los documentos de “Causación y Recaudo” simultáneo” siempre
y cuando la cuenta bancaria tenga la marca SI en el campo “Utiliza código de
referencia”. Para que esta funcionalidad aplique se requiere haber homologado en
el sistema el código asignado por el banco a cada subunidad con el código de la(s)
Subunidades (PCI(s)) responsable de la imputación del recaudo.
Esta homologación la debe realizar la tesorería central de la entidad o cuenta
habiente, por la transacción:
REC / Extractos Bancarias / Homologar entidades recaudadoras
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 Si el extracto no trae el tercero consignante el sistema asigna un tercero genérico
y en el registro de causación y recaudo simultáneo, lo asocia a ese tercero
genérico.
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