Gestión Administrativa y Financiera

1 de 23
COMISION DE REGULACION DE COMUNICACIONES
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMISIÓN DE REGULACIÓN DE COMUNICACIONES
OFICINA PRODUCTORA / UNIDAD RESPONSABLE: GESTION ADMINISTRATIVA / FINANCIERA
CÓDIGO
OP
S
SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES
Ss
Tiempo de
Retención
(Años)
AG
AC
Soporte
F
E
Nivel de Disposición
Seguridad
Final
P
I
C
CT E
D
PROCEDIMIENTO
S
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Contratos operadores
6001
ADMINISTRACIÓN DE
LINEAS CELULARES
4
Reclamaciones
2
20
Acta de asignación línea
6001
ADMINISTRACIÓN DEL
EDIFICIO
5
Oficios
2
20
Invitación al evento internacional
23
01
Comisiones al Exterior
COMISIONES
6001
23
36
02
01
Comisiones al Interior
CONTROLES Y REGISTROS
Registro de Información
Pasantes
X
X
X
X
X
Informe Comisión
X
X
Decreto de Presidencia
X
X
Formato de autorización de Presidencia
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Resolución Comisión al Exterior
2
23
Aprobación de Comisión por el comité de
Expertos CRC
Registro
Convenio
Oficios
2
2
23
20
Tarjeta de propiedad
Póliza de seguro
Seguro obligatorio de accidentes
Recibos de pago de impuestos
Inventario individual del vehículo
2
20
Los documentos guardan relación con la operación de la relación
contractual, por lo anterior se tiene en cuenta la prescripción de las
acciones civiles de acuerdo a la ley 80 de 1993 art. 55 "De la
Prescripción de las Acciones de Responsabilidad Contractual La
acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren
los artículos 50, 51, 52 y 53 de esta ley prescribirá en el término de
veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos.
La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal
prescribirá en veinte (20) años".
X
X
X
Certificado de Matricula
49
X
X
Manifiesto aduana
6001
X
X
Factura Compra
EXPEDIENTES DE
VEHÍCULOS
X
X
Invitación al evento
6001
X
X
Aprobación de Comisión por el comité de
Expertos CRC
Permiso Ministerio Relaciones Exteriores
(si se requiere)
6001
X
Los expedientes se conforman por vigencia, finalizado el tiempo de
retención en archivo central se realizará una selección cualitativa,
conservando solo aquellas que correspondan a Directores.
X
X
X
El tiempo de retención se aplica de acuerdo a lo dispuesto en la ley
610 de 2000 art. 9 "Caducidad y prescripción. La acción fiscal
caducará si transcurridos cinco (5) años desde la ocurrencia del
hecho generador del daño al patrimonio público, no se ha proferido
auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal. Este
término empezará a contarse para los hechos o actos instantáneos
desde el día de su realización, y para los complejos, de tracto
sucesivo, de carácter permanente o continuado desde la del último
hecho o acto. La responsabilidad fiscal prescribirá en cinco (5)
años, contados a partir del auto de apertura del proceso de
responsabilidad fiscal, si dentro de dicho término no se ha dictado
providencia en firme que la declare".
Finalizado el tiempo de retención en Archivo Central los
documentos se eliminan
X
Los expedientes cierran una vez el Vehículo deja de formar parte
de los activos de la Entidad, a partir de ahí empieza el tiempo de
retención en Archivo de Gestión. Finalizado el tiempo de retención
en Archivo Central se selecciona una muestra representativa para
conservación, los documentos que no hagan parte de la muestra se
eliminan.
X
X
Lo documentos de Vehículos tienen relación con las transacciones y
activos de la entidad por lo cual el tiempo de retención se asigna
teniendo en cuenta lo dispuesto en la ley 962 de 2005 articulo 28
"Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por
un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del
último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el
efecto, a elección del comerciante, su con conservación en papel o
en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice
su reproducción exacta."
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COMISION DE REGULACION DE COMUNICACIONES
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Los expedientes cierran una vez el Vehículo deja de formar parte
de los activos de la Entidad, a partir de ahí empieza el tiempo de
retención en Archivo de Gestión. Finalizado el tiempo de retención
en Archivo Central se selecciona una muestra representativa para
conservación, los documentos que no hagan parte de la muestra se
eliminan.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMISIÓN DE REGULACIÓN DE COMUNICACIONES
OFICINA PRODUCTORA / UNIDAD RESPONSABLE: GESTION ADMINISTRATIVA / FINANCIERA
6001
OP
CÓDIGO
EXPEDIENTES DE
SERIE DOCUMENTAL
VEHÍCULOS
49
S
SUBSERIE DOCUMENTAL
TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES
Ss
Tiempo de
Retención
2(Años)20
AG
AC
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Reclamaciones seguro
X
X
Oficios
Certificado de emisión de gases
Runt
50
FACILITATIVO
Oficios
2
20
Diagnostico ambiental
6001
53
GESTIÓN AMBIENTAL
E
Nivel de Disposición
Lo documentos de Vehículos tienen relación con las transacciones y
Seguridad
Final
PROCEDIMIENTO
X
X
activos de la entidad por lo cual el tiempo de retención se asigna
teniendo en cuenta lo dispuesto en la ley 962 de 2005 articulo 28
P
I
C CT E D S
"Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por
X
un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del
último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el
X
efecto, a elección del comerciante, su con conservación en papel o
en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice
X
su reproducción exacta."
X
X
X
X
X
X
X
2
Medición y Monitoreo medio ambiental
F
X
Control de seguimiento y mantenimiento
6001
Soporte
Finalizado el tiempo de retencin en el archivo central la serie se
eliminara puesto que no adquiere valores secundarios que ameriten
otra disposicion
X
Los expedientes documentales se conforman por vigencia,
Finalizado el tiempo de retención se conservan solo aquellos que
reflejen criterios ambientales de alto impacto de acuerdo a la NTC
ISO - 14001 "Cuando se genera información relacionada con
aspectos ambientales significativos, la organización debería
considerar la necesidad de conservar la información con propósitos
históricos, al igual que usarla en el diseño e implementación de su
sistema de gestión ambiental."
X
20
X
X
X
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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMISIÓN DE REGULACIÓN DE COMUNICACIONES
OFICINA PRODUCTORA / UNIDAD RESPONSABLE: GESTION ADMINISTRATIVA / FINANCIERA
CÓDIGO
OP
S
SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES
Ss
Tiempo de
Retención
(Años)
AG
AC
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Informe a presidencia
6001
6001
58
60
08
INFORMES
01
INVESTIGACIONES
ACTUACIONES INTERNAS
6001
60
6001
72
02
POLIZAS DE SEGUROS
Informe a Contraloría
Informe a Ministerio de las TIC
Informe al Departamento Administrativo
Informes a Entidades del
de la Función Pública
Estado y de Control
Informe a Comisión Nacional del Servicio
Civil
Informe al Ministerio de Hacienda y
Crédito Público
Informe al Departamento Nacional de
Planeación
Resolución de apertura del proceso
Antecedentes
Investigación
Investigaciones Disciplinarias
Citación a Descargos
Acta de Descargos
Acto administrativo resolutorio
Resolución de apertura del proceso
Antecedentes
Investigaciones Actuaciones Investigación
Administrativas
Citación a Descargos
Acta de Descargos
Acto administrativo resolutorio
Póliza Global de Manejo
Pólizas de bienes Muebles e inmuebles
Póliza corriente débil
2
23
2
30
2
30
2
30
Soporte
F
E
Nivel de Disposición
Seguridad
Final
P
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
I
C
CT E
D
S
Finalizado el tiempo de retencin en el archivo central la serie se
eliminara puesto que no adquiere valores secundarios que ameriten
otra disposicion
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
PROCEDIMIENTO
X
Documentos que por su valor histórico son de conservación total.
X
Documentos que por su valor histórico son de conservación total.
X
X
Se realiza una muestra selectiva, conservándose únicamente
aquellas pólizas que han sido objeto de reclamación.
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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMISIÓN DE REGULACIÓN DE COMUNICACIONES
OFICINA PRODUCTORA / UNIDAD RESPONSABLE: GESTION ADMINISTRATIVA / FINANCIERA
CÓDIGO
OP
S
SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES
Ss
Tiempo de
Retención
(Años)
AG
Soporte
AC
F
E
Nivel de Disposición
Seguridad
Final
P
I
C
CT E
D
PROCEDIMIENTO
S
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
GESTIÓN
HUMANA
Finalizado el tiempo de retención en Archivo Central, se toma una
muestra representativa para conservación.
Finalizado el tiempo de retención en Archivo Central, se toma una
muestra representativa para conservación.
6002
1
01
Actas de Comité de
Capacitación
Actas
2
30
X
X
X
X
6002
1
02
Actas de Comité Paritario de
Seguridad y Salud en el
trabajo (COPASST)
Actas
2
30
X
X
X
03
Actas de Comité de
Incentivos
Actas
2
30
X
X
X
X La retención se establece de acuerdo con el Decreto 1072 2015
Artículo 2.2.4.6.13. "Deben ser conservados por un periodo mínimo
de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la
relación laboral del trabajador con la empresa".
Finalizado el tiempo de retención en Archivo Central, se toma una
X
muestra representativa para conservación.
Actas de Comité de
Convivencia
Actas
2
30
X
X
X
X
Actas
2
30
X
X
Actas
2
30
X
X
X
X
ACTAS
6002
1
6002
1
04
6002
1
05
6002
1
06
6002
17
CIRCULARES INTERNAS
Circulares
10
10
6002
32
CONSTANCIAS Y
CERTIFICACIONES
Constancias y certificaciones
1
9
6002
47
EXAMENES MEDICOS
OCUPACIONALES
Examenes medicos ocupacionales
2
30
6002
57
Actas de Posesión
Actas de Comisión de
Personal
HISTORIAS LABORALES
Comunicación Comisión Nacional del
Servicio Civil
Comunicaciones Departamento
Administrativo de la Función Pública
Publicación Presidencia Hoja de Vida
Resolución de Nombramiento
Certificación de Disponibilidad
Presupuestal
Oficio de Comunicación Nombramiento
Oficio de Aceptación de Nombramiento
Hoja de Vida
Fotocopia de Documento de Identidad
Fotocopia Libreta Militar
Certificados (judicial, antecedentes
disciplinarios, y fiscal)
Declaración de Bienes y Rentas DAFP
Declaración Juramentada Obligaciones
de Familia
Análisis y Cumplimiento de Requisitos
Acta de Posesión
Manual de Funciones
Certificaciones de Estudio y Experiencia
Afiliaciones seguridad social (salud,
pensión caja de compensación familiar,
cesantía y ARL)
Registros de Inducción y entrenamiento
X
X
X
X
X
X
X
X
Finalizado el tiempo de retención en Archivo Central, se toma una
muestra representativa para conservación.
Documentos de Carácter histórico.
Finalizado el tiempo de retención en Archivo Central, se toma una
muestra representativa para conservación.
Finalizado el tiempo de retencion en el archivo central la serie se
conservara totalmente ya que tiene valores secundarios de
importancia para la entidad
Documentos de apoyo a la operación finalizado el tiempo de
retención en archivo central, se eliminan
Finalizado el tiempo de retencion en el archivo central la serie se
eliminara puesto que no adquiere valores secundarios que ameriten
otra disposicion
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
2
80
X
X
X
X
X
X
X
Finalizado el tiempo de retención en archivo central, se seleccionan
X las historias laborales de los Directores Ejecutivos para
conservación.
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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMISIÓN DE REGULACIÓN DE COMUNICACIONES
OFICINA PRODUCTORA / UNIDAD RESPONSABLE: GESTION ADMINISTRATIVA / FINANCIERA
6002
57
HISTORIAS LABORALES
CÓDIGO
OP
S
SERIE DOCUMENTAL
73
01
PROGRAMAS
6002
77
01
REGISTRO
6002
80
AG
AC
F
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Registros de Novedades
Licencias
Permisos
Inscripción Carrera Administrativa
Amonestaciones y Sanciones
Renuncia/Insubsistencia
Resolución de reconocimiento de
prestaciones
Encargos
omisión de servicios
Prima Técnica
Incapacidades
Certificaciones de Capacitación
Declaración Juramentada DAFP anual
Compensatorio Electoral
Evaluación de Desempeño
Programa
Programas de Clima y Cultura Planes
2
10
Organizacional
Informes
Presentaciones
Registro de Incapacidades y
Registro
2
30
Licencias
X
X
X
X
X
X
SUBSERIE DOCUMENTAL
TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES
Ss
6002
RESOLUCIONES
ADMINISTRATIVAS
83
Resoluciones
10
Planes
SEGURIDAD Y SALUD EN
EL TRABAJO
87
2
E
P
I
C
CT E
Actividades de Brigadas de Emergencia
S
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Documentos electrónicos que se conservan en el sistema de
información del proceso, finalizado el tiempo de retención en
archivo central se eliminan, por perder sus valores administrativos.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Finalizado el tiempo de retención en archivo central, se selecciona
una muestra representativa.
Documentos históricos de conservación total.
Finalizado el tiempo de retención en Archivo Central, se toma una
muestra representativa para conservación.
30
Informes
D
X
10
Programa
6002
Finalizado el tiempo de retención en archivo central, se seleccionan
X
X las historias laborales de los Directores Ejecutivos para
Nivel de Disposición conservación.
Soporte
Seguridad
Final
PROCEDIMIENTO
2
Tiempo de
Retención
(Años)
X
X La retención se establece de acuerdo con el Decreto 1072 2015
Artículo 2.2.4.6.13. "Deben ser conservados por un periodo mínimo
de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la
relación laboral del trabajador con la empresa".
CONTRATACIÓN
6003
6003
1
3
07
01
ACTAS
ACUERDOS
Actas de Comité de
Licitaciones y Contratos
Acuerdos Marco de Precios
Acta
2
18
X
X
Estudios previos
X
X
Acuerdo Marco De Precios
Otros documentos del AMP
(Modificaciones, Fichas
X
X
X
X
Catalogo y/o Simulador de precios
X
X
Solicitud de Compra
X
X
Respuesta Cotizaciones (si es el caso)
Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
Acta de Comité de Compras, Licitaciones
y Contrato
X
X
X
X
X
X
Orden de Compra
X
X
Certificación Cuenta Bancaria
X
X
RUT
X
X
2
18
X
Documentos de históricos de Conservación total.
Los documentos se digitalizan en Gestión, finalizado el tiempo de
retención en archivo central, los documentos físicos se eliminan y
se conservan los digitalizados en la herramienta destinada para
dicho fin.
X X
El tiempo de retención se asigna teniendo en cuenta lo dispuesto
en la Ley 80 de 1993 Artículo 55: "De la Prescripción de las
Acciones de Responsabilidad Contractual La acción civil derivada de
las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y
53 de esta ley prescribirá en el término de veinte (20) años,
contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción
disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal
prescribirá en veinte (20) años."
6 de 23
Los documentos se digitalizan en Gestión, finalizado el tiempo de
retención en archivo central, los documentos físicos se eliminan y
se conservan los digitalizados en la herramienta destinada para
dicho fin.
COMISION DE REGULACION DE COMUNICACIONES
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMISIÓN DE REGULACIÓN DE COMUNICACIONES
6003
3PRODUCTORA
01
ACUERDOS
AcuerdosGESTION
Marco de Precios
OFICINA
/ UNIDAD RESPONSABLE:
ADMINISTRATIVA / FINANCIERA
CÓDIGO
OP
S
SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES
Ss
2
18
Tiempo de
Retención
(Años)
AG
AC
X
Aviso de Supervisión del contrato
X
01
CONTRATOS
Contratos de Prestación de
Servicios
E
P
X
X
X
Proyecto de pliego de condiciones
Convocatoria
Respuesta a las observaciones
Audiencia de Aclaración de Pliego de
Condiciones
Informe de evaluación
Observaciones al informe de evaluación
Respuesta al informe de evaluación
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Audiencia de Conformación de lista Corta
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Observaciones al proyecto (si es el caso)
X
X
Adenda y/o Respuestas
Estudios de mercado (si es el caso)
Hoja de Vida Función Publica
Certificaciones de experiencia (si es el
caso)
X
X
X
X
X
X
X
X
Acto administrativo conformando lista
corta
Acto de Apertura, Pliegos definitivos.
Acta de cierre propuesta técnica y
económica
Acta de Comité de Compras
Oferta Seleccionada
Registro presupuestal
Garantía
Memorando supervisión
Memorando aprobación póliza /o
garantía
Acta de inicio (si es el caso)
Solicitud de adición - prorroga modificación
Otro si
Informes de supervisión
Certificaciones de pago
Constancia publicación
Anexo Técnico
Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
Audiencia Publica Adjudicación
Acta o resolución de Adjudicación
Contrato
Aviso de supervisión
Modificación garantía y publicación
Aprobación modificación garantía
Liquidación
Manifestaciones de Interés
2
30
I
C
CT E
D
S
X
X
Estudios previos
33
F
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Registro Presupuestal
Otros Documentos del Contrato
6003
El tiempo de retención se asigna teniendo en cuenta lo dispuesto
en la Ley 80 de 1993 Artículo 55: "De la Prescripción de las
Acciones de Responsabilidad Contractual La acción civil derivada de
las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y
53 de esta ley prescribirá en el término de veinte (20) años,
X X
contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción
Nivel de Disposición disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal
Soporte
prescribirá en veinte (20) años."
Seguridad
Final
PROCEDIMIENTO
X X
Los documentos se digitalizan en Gestión, finalizado el tiempo de
retención en archivo central, los documentos físicos se eliminan y
se conservan los digitalizados en la herramienta destinada para
dicho fin.
El tiempo de retención se asigna teniendo en cuenta lo dispuesto
en la Ley 80 de 1993 Artículo 55: "De la Prescripción de las
Acciones de Responsabilidad Contractual La acción civil derivada de
las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y
53 de esta ley prescribirá en el término de veinte (20) años,
contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción
disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal
prescribirá en veinte (20) años."
7 de 23
COMISION DE REGULACION DE COMUNICACIONES
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMISIÓN DE REGULACIÓN DE COMUNICACIONES
Contratos
de Prestación
de
OFICINA
/ UNIDAD RESPONSABLE:
GESTION
ADMINISTRATIVA
/ FINANCIERA
6003
33PRODUCTORA
01
CONTRATOS
Servicios
CÓDIGO
OP
S
SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES
Tiempo de
Retención
(Años)
Ss
AC
AG
Soporte
F
E
Nivel de Disposición
Seguridad
Final
P
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
RUT
Boletín De Responsabilidad Fiscal
(Contraloría)
Antecedentes Disciplinarios Vigentes
(Procuraduría
Antecedentes Judiciales vigentes (Policía
Nacional
Constancia cuenta bancaria
Cámara de Comercio Vigente
Fotocopia de la C.C. del Representante
Legal
Certificación de Parafiscales y/o
Seguridad Social
Fotocopia de la cedula de identificación
Fotocopia de la Libreta Militar (si es el
caso)
Certificación estudios y/o tarjeta
profesional
Afiliación Seguridad Social
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Certificación de Idoneidad (si es el caso)
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Resolución Contratación Directa (si es el
caso)
Certificado de pagos (si es el caso)
Invitación Publica
Observaciones y Respuestas a la
Invitación Publica
Acta de cierre y presentación de ofertas
Ficha técnica
Solicitudes de Limitación a Mi Pyme.
Resolución de apertura
Constancia Sorteo
Memorandos Comité Evaluador
Subasta inversa presencial
Acta subasta inversa presencial
Comunicación oferentes informando
adjudicación
Estudios previos
Proyecto de pliego de condiciones
Convocatoria
Respuesta a las observaciones
Audiencia de Aclaración de Pliego de
Condiciones
Informe de evaluación
Observaciones al informe de evaluación
Respuesta al informe de evaluación
Audiencia de Conformación de lista Corta
Acto administrativo conformando lista
corta
Acto de Apertura, Pliegos definitivos.
Acta de cierre propuesta técnica y
económica
2
30
I
C
CT E
X
D
X
S
PROCEDIMIENTO
8 de 23
2
30
X
X
COMISION DE REGULACION DE COMUNICACIONES
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMISIÓN DE REGULACIÓN DE COMUNICACIONES
OFICINA PRODUCTORA / UNIDAD RESPONSABLE: GESTION ADMINISTRATIVA / FINANCIERA
CÓDIGO
OP
6003
S
33
SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES
Ss
02
Tiempo de
Retención
(Años)
AG
CONTRATOS
Contratos de Arrendamiento
AC
Soporte
F
E
Nivel de Disposición
Seguridad
Final
P
GESTIÓN
Acta de Comité de
Compras ADMINISTRATIVA
Oferta Seleccionada
Registro presupuestal
Garantía
Memorando supervisión
Memorando aprobación póliza /o
garantía
Acta de inicio (si es el caso)
Solicitud de adición - prorroga modificación
Otro si
Informes de supervisión
Certificaciones de pago
Constancia publicación
Anexo Técnico
Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
Audiencia Publica Adjudicación
Acta o resolución de Adjudicación
Contrato
Aviso de supervisión
Modificación garantía y publicación
Aprobación modificación garantía
Liquidación
Manifestaciones de Interés
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Observaciones al proyecto (si es el caso)
X
X
Adenda y/o Respuestas
Estudios de mercado (si es el caso)
Hoja de Vida Función Publica
Certificaciones de experiencia (si es el
caso)
RUT
Boletín De Responsabilidad Fiscal
(Contraloría)
Antecedentes Disciplinarios Vigentes
(Procuraduría
Antecedentes Judiciales vigentes (Policía
Nacional
Constancia cuenta bancaria
Cámara de Comercio Vigente
Fotocopia de la C.C. del Representante
Legal
Certificación de Parafiscales y/o
Seguridad Social
Fotocopia de la cedula de identificación
Fotocopia de la Libreta Militar (si es el
caso)
Certificación estudios y/o tarjeta
profesional
Afiliación Seguridad Social
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Certificación de Idoneidad (si es el caso)
X
X
I
C
CT E
D
PROCEDIMIENTO
S
Se digitaliza en Gestión durante la ejecución del proceso en base.
Los documentos se digitalizan en Gestión, finalizado el tiempo de
retención en archivo central, los documentos físicos se eliminan y
se conservan los digitalizados en la herramienta destinada para
dicho fin.
El tiempo de retención se asigna teniendo en cuenta lo dispuesto
en la Ley 80 de 1993 Artículo 55: "De la Prescripción de las
Acciones de Responsabilidad Contractual La acción civil derivada de
las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y
53 de esta ley prescribirá en el término de veinte (20) años,
contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción
disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal
prescribirá en veinte (20) años."
Los documentos se digitalizan en Gestión, finalizado el tiempo de
retención en archivo central, los documentos físicos se eliminan y
se conservan los digitalizados en la herramienta destinada para
dicho fin.
El tiempo de retención se asigna teniendo en cuenta lo dispuesto
en la Ley 80 de 1993 Artículo 55: "De la Prescripción de las
Acciones de Responsabilidad Contractual La acción civil derivada de
las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y
53 de esta ley prescribirá en el término de veinte (20) años,
contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción
disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal
prescribirá en veinte (20) años."
prescribirá en veinte (20) años."
9 de 23
COMISION DE REGULACION DE COMUNICACIONES
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMISIÓN DE REGULACIÓN DE COMUNICACIONES
OFICINA PRODUCTORA / UNIDAD RESPONSABLE: GESTION ADMINISTRATIVA / FINANCIERA
CÓDIGO
OP
S
SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES
Ss
Tiempo de
Retención
(Años)
AG
AC
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
Resolución Contratación
Directa
(si es el
caso)
Certificado de pagos (si es el caso)
Invitación Publica
Observaciones y Respuestas a la
Invitación Publica
Acta de cierre y presentación de ofertas
Ficha técnica
Solicitudes de Limitación a Mi Pyme.
Resolución de apertura
Constancia Sorteo
Memorandos Comité Evaluador
Subasta inversa presencial
Acta subasta inversa presencial
Comunicación oferentes informando
adjudicación
Estudios previos
Proyecto de pliego de condiciones
Convocatoria
Respuesta a las observaciones
Audiencia de Aclaración de Pliego de
Condiciones
Informe de evaluación
Observaciones al informe de evaluación
Respuesta al informe de evaluación
Audiencia de Conformación de lista Corta
Acto administrativo conformando lista
corta
Acto de Apertura, Pliegos definitivos.
Acta de cierre propuesta técnica y
económica
Acta de Comité de Compras
Oferta Seleccionada
Registro presupuestal
Garantía
Memorando supervisión
Memorando aprobación póliza /o
garantía
Acta de inicio (si es el caso)
Solicitud de adición - prorroga modificación
Otro si
Informes de supervisión
Certificaciones de pago
Constancia publicación
Anexo Técnico
Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
Audiencia Publica Adjudicación
Acta o resolución de Adjudicación
Contrato
Aviso de supervisión
6003
33
03
CONTRATOS
Contratos
Interadministrativos
2
30
Los documentos se digitalizan en Gestión, finalizado el tiempo de
retención en archivo central, los documentos físicos se eliminan y
se conservan los digitalizados en la herramienta destinada para
Nivel de Disposición dicho fin.
Soporte
Seguridad
Final
PROCEDIMIENTO
El tiempo de retención se asigna teniendo en cuenta lo dispuesto
en
la
Ley
80
de
1993
Artículo
55: "De la Prescripción de las
F
E
P
I
C CT E D S
Acciones de Responsabilidad Contractual La acción civil derivada de
X
X
las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y
53 de esta ley prescribirá en el término de veinte (20) años,
X
X
contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción
X
X
disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal
X
X
prescribirá en veinte (20) años."
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Los documentos se digitalizan en Gestión, finalizado el tiempo de
retención en archivo central, los documentos físicos se eliminan y
se conservan los digitalizados en la herramienta destinada para
dicho fin.
X X
El tiempo de retención se asigna teniendo en cuenta lo dispuesto
en la Ley 80 de 1993 Artículo 55: "De la Prescripción de las
Acciones de Responsabilidad Contractual La acción civil derivada de
10 de 23
COMISION DE REGULACION DE COMUNICACIONES
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMISIÓN DE REGULACIÓN DE COMUNICACIONES
OFICINA PRODUCTORA / UNIDAD RESPONSABLE: GESTION ADMINISTRATIVA / FINANCIERA
CÓDIGO
OP
S
SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES
Ss
Tiempo de
Retención
(Años)
AG
AC
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
Modificación garantía
y publicación
Aprobación modificación garantía
Liquidación
Manifestaciones de Interés
6003
33
03
CONTRATOS
Contratos
Interadministrativos
Soporte
F
E
Nivel de Disposición
Seguridad
Final
P
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Adenda y/o Respuestas
Estudios de mercado (si es el caso)
Hoja de Vida Función Publica
Certificaciones de experiencia (si es el
caso)
RUT
Boletín De Responsabilidad Fiscal
(Contraloría)
Antecedentes Disciplinarios Vigentes
(Procuraduría
Antecedentes Judiciales vigentes (Policía
Nacional
Constancia cuenta bancaria
Cámara de Comercio Vigente
Fotocopia de la C.C. del Representante
Legal
Certificación de Parafiscales y/o
Seguridad Social
Fotocopia de la cedula de identificación
Fotocopia de la Libreta Militar (si es el
caso)
Certificación estudios y/o tarjeta
profesional
Afiliación Seguridad Social
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Certificación de Idoneidad (si es el caso)
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Observaciones al proyecto (si es el caso)
Resolución Contratación Directa (si es el
caso)
Certificado de pagos (si es el caso)
Invitación Publica
Observaciones y Respuestas a la
Invitación Publica
Acta de cierre y presentación de ofertas
Ficha técnica
Solicitudes de Limitación a Mi Pyme.
Resolución de apertura
Constancia Sorteo
Memorandos Comité Evaluador
Subasta inversa presencial
Acta subasta inversa presencial
Comunicación oferentes informando
adjudicación
Estudios previos
Proyecto de pliego de condiciones
Convocatoria
Respuesta a las observaciones
2
30
I
C
CT E
D
PROCEDIMIENTO
S Los documentos se digitalizan en Gestión, finalizado el tiempo de
retención en archivo central, los documentos físicos se eliminan y
se conservan los digitalizados en la herramienta destinada para
dicho fin.
X X
El tiempo de retención se asigna teniendo en cuenta lo dispuesto
en la Ley 80 de 1993 Artículo 55: "De la Prescripción de las
Acciones de Responsabilidad Contractual La acción civil derivada de
las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y
53 de esta ley prescribirá en el término de veinte (20) años,
contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción
disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal
prescribirá en veinte (20) años."
11 de 23
COMISION DE REGULACION DE COMUNICACIONES
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMISIÓN DE REGULACIÓN DE COMUNICACIONES
OFICINA PRODUCTORA / UNIDAD RESPONSABLE: GESTION ADMINISTRATIVA / FINANCIERA
CÓDIGO
OP
S
SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES
Ss
Tiempo de
Retención
(Años)
AG
AC
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
Audiencia de Aclaración
de Pliego
de
Condiciones
Informe de evaluación
Observaciones al informe de evaluación
Respuesta al informe de evaluación
Audiencia de Conformación de lista Corta
Acto administrativo conformando lista
corta
Acto de Apertura, Pliegos definitivos.
Acta de cierre propuesta técnica y
económica
Acta de Comité de Compras
Oferta Seleccionada
Registro presupuestal
Garantía
Memorando supervisión
Memorando aprobación póliza /o
garantía
Acta de inicio (si es el caso)
Solicitud de adición - prorroga modificación
Otro si
Informes de supervisión
Certificaciones de pago
Constancia publicación
Anexo Técnico
Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
Audiencia Publica Adjudicación
Acta o resolución de Adjudicación
Contrato
Aviso de supervisión
Modificación garantía y publicación
Aprobación modificación garantía
Liquidación
Manifestaciones de Interés
6003
33
04
CONTRATOS
Contratos de Obra
Observaciones al proyecto (si es el caso)
Adenda y/o Respuestas
Estudios de mercado (si es el caso)
Hoja de Vida Función Publica
Certificaciones de experiencia (si es el
caso)
RUT
Boletín De Responsabilidad Fiscal
(Contraloría)
Antecedentes Disciplinarios Vigentes
(Procuraduría
Antecedentes Judiciales vigentes (Policía
Nacional
Constancia cuenta bancaria
Cámara de Comercio Vigente
2
30
Soporte
F
E
Nivel de Disposición
Seguridad
Final
P
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
I
C
CT E
D
PROCEDIMIENTO
S
Los documentos se digitalizan en Gestión, finalizado el tiempo de
retención en archivo central, los documentos físicos se eliminan y
se conservan los digitalizados en la herramienta destinada para
dicho fin.
X X
El tiempo de retención se asigna teniendo en cuenta lo dispuesto
en la Ley 80 de 1993 Artículo 55: "De la Prescripción de las
Acciones de Responsabilidad Contractual La acción civil derivada de
las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y
53 de esta ley prescribirá en el término de veinte (20) años,
contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción
disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal
prescribirá en veinte (20) años."
Los documentos se digitalizan en Gestión, finalizado el tiempo de
retención en archivo central, los documentos físicos se eliminan y
se conservan los digitalizados en la herramienta destinada para
dicho fin.
6003
33
04
CONTRATOS
Contratos de Obra
2
30
El tiempo de retención se asigna teniendo en cuenta lo dispuesto
en la Ley 80 de 1993 Artículo 55: "De la Prescripción de las
Acciones de Responsabilidad Contractual La acción civil derivada de
las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y
53 de esta ley prescribirá en el término de veinte (20) años,
contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción
disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal
prescribirá en veinte (20) años."
X X
COMISION DE REGULACION DE COMUNICACIONES
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMISIÓN DE REGULACIÓN DE COMUNICACIONES
OFICINA PRODUCTORA / UNIDAD RESPONSABLE: GESTION ADMINISTRATIVA / FINANCIERA
CÓDIGO
OP
S
SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES
Ss
Tiempo de
Retención
(Años)
AG
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
Fotocopia de la C.C.
del Representante
Legal
Certificación de Parafiscales y/o
Seguridad Social
Fotocopia de la cedula de identificación
Fotocopia de la Libreta Militar (si es el
caso)
Certificación estudios y/o tarjeta
profesional
Afiliación Seguridad Social
Certificación de Idoneidad (si es el caso)
Resolución Contratación Directa (si es el
caso)
Certificado de pagos (si es el caso)
Invitación Publica
Observaciones y Respuestas a la
Invitación Publica
Acta de cierre y presentación de ofertas
Ficha técnica
Solicitudes de Limitación a Mi Pyme.
Resolución de apertura
Constancia Sorteo
Memorandos Comité Evaluador
Subasta inversa presencial
Acta subasta inversa presencial
Comunicación oferentes informando
adjudicación
Estudios Previos
Proyecto de pliego de condiciones
Convocatoria
Respuesta a las observaciones
Audiencia de Aclaración de Pliego de
Condiciones
Informe de evaluación
Observaciones al informe de evaluación
Respuesta al informe de evaluación
Audiencia de Conformación de lista Corta
Acto administrativo conformando lista
corta
Acto de Apertura, Pliegos definitivos.
Acta de cierre propuesta técnica y
económica
Acta de Comité de Compras
Oferta Seleccionada
Registro presupuestal
Garantía
Memorando supervisión
Memorando aprobación póliza /o
garantía
Acta de inicio (si es el caso)
AC
Soporte
F
E
Nivel de Disposición
Seguridad
Final
P
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
I
C
CT E
D
S
PROCEDIMIENTO
12 de 23
13 de 23
COMISION DE REGULACION DE COMUNICACIONES
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMISIÓN DE REGULACIÓN DE COMUNICACIONES
OFICINA PRODUCTORA / UNIDAD RESPONSABLE: GESTION ADMINISTRATIVA / FINANCIERA
CÓDIGO
OP
S
SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES
Ss
Tiempo de
Retención
(Años)
AG
AC
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
Solicitud de adición
- prorroga
modificación
Otro si
Informes de supervisión
Certificaciones de pago
Constancia publicación
Anexo Técnico
Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
Audiencia Publica Adjudicación
Acta o resolución de Adjudicación
Contrato
Aviso de supervisión
Modificación garantía y publicación
Aprobación modificación garantía
Liquidación
Manifestaciones de Interés
6003
33
05
CONTRATOS
Contratos de Consultoría
Soporte
F
E
Nivel de Disposición
Seguridad
Final
P
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Adenda y/o Respuestas
Estudios de mercado (si es el caso)
Hoja de Vida Función Publica
Certificaciones de experiencia (si es el
caso)
RUT
Boletín De Responsabilidad Fiscal
(Contraloría)
Antecedentes Disciplinarios Vigentes
(Procuraduría
Antecedentes Judiciales vigentes (Policía
Nacional
Constancia cuenta bancaria
Cámara de Comercio Vigente
Fotocopia de la C.C. del Representante
Legal
Certificación de Parafiscales y/o
Seguridad Social
Fotocopia de la cedula de identificación
Fotocopia de la Libreta Militar (si es el
caso)
Certificación estudios y/o tarjeta
profesional
Afiliación Seguridad Social
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Certificación de Idoneidad (si es el caso)
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Observaciones al proyecto (si es el caso)
Resolución Contratación Directa (si es el
caso)
Certificado de pagos (si es el caso)
Invitación Publica
Observaciones y Respuestas a la
Invitación Publica
Acta de cierre y presentación de ofertas
Ficha técnica
2
30
I
C
CT E
D
PROCEDIMIENTO
S
Los documentos se digitalizan en Gestión, finalizado el tiempo de
retención en archivo central, los documentos físicos se eliminan y
se conservan los digitalizados en la herramienta destinada para
dicho fin.
El tiempo de retención se asigna teniendo en cuenta lo dispuesto
en la Ley 80 de 1993 Artículo 55: "De la Prescripción de las
Acciones de Responsabilidad Contractual La acción civil derivada de
las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y
53 de esta ley prescribirá en el término de veinte (20) años,
contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción
disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal
prescribirá en veinte (20) años."
14 de 23
COMISION DE REGULACION DE COMUNICACIONES
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMISIÓN DE REGULACIÓN DE COMUNICACIONES
OFICINA PRODUCTORA / UNIDAD RESPONSABLE: GESTION ADMINISTRATIVA / FINANCIERA
CÓDIGO
OP
6003
S
33
SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES
Ss
06
Tiempo de
Retención
(Años)
AG
CONTRATOS
Contratos de Compraventa y
Suministro
AC
Soporte
F
E
Nivel de Disposición
Seguridad
Final
P
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
Solicitudes de Limitación
a Mi
Pyme.
Resolución de apertura
Constancia Sorteo
Memorandos Comité Evaluador
Subasta inversa presencial
Acta subasta inversa presencial
Comunicación oferentes informando
adjudicación
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Estudios Previos
X
Proyecto de pliego de condiciones
Convocatoria
Respuesta a las observaciones
Audiencia de Aclaración de Pliego de
Condiciones
Informe de evaluación
Observaciones al informe de evaluación
Respuesta al informe de evaluación
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Audiencia de Conformación de lista Corta
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Acto administrativo conformando lista
corta
Acto de Apertura, Pliegos definitivos.
Acta de cierre propuesta técnica y
económica
Acta de Comité de Compras
Oferta Seleccionada
Registro presupuestal
Garantía
Memorando supervisión
Memorando aprobación póliza /o
garantía
Acta de inicio (si es el caso)
Solicitud de adición - prorroga modificación
Otro si
Informes de supervisión
Certificaciones de pago
Constancia publicación
Anexo Técnico
Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
Audiencia Publica Adjudicación
Acta o resolución de Adjudicación
Contrato
Aviso de supervisión
Modificación garantía y publicación
Aprobación modificación garantía
Liquidación
Manifestaciones de Interés
Observaciones al proyecto (si es el caso)
Adenda y/o Respuestas
2
30
I
C
CT E
D
PROCEDIMIENTO
S
X X
Los documentos se digitalizan en Gestión, finalizado el tiempo de
retención en archivo central, los documentos físicos se eliminan y
se conservan los digitalizados en la herramienta destinada para
dicho fin.
El tiempo de retención se asigna teniendo en cuenta lo dispuesto
en la Ley 80 de 1993 Artículo 55: "De la Prescripción de las
Acciones de Responsabilidad Contractual La acción civil derivada de
las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y
53 de esta ley prescribirá en el término de veinte (20) años,
contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción
disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal
prescribirá en veinte (20) años."
15 de 23
COMISION DE REGULACION DE COMUNICACIONES
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Los documentos se digitalizan en Gestión, finalizado el tiempo de
retención en archivo central, los documentos físicos se eliminan y
se conservan los digitalizados en la herramienta destinada para
dicho fin.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMISIÓN DE REGULACIÓN DE COMUNICACIONES
OFICINA PRODUCTORA / UNIDAD RESPONSABLE: GESTION ADMINISTRATIVA / FINANCIERA
CÓDIGO
6003
33
06
OP
S
Ss
SERIE DOCUMENTAL
CONTRATOS
SUBSERIE
Contratos
de DOCUMENTAL
Compraventa y
Suministro
TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES
Tiempo de
Retención
(Años)
2
30
AG
AC
Soporte
F
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
Estudios de mercado
(si es el
caso)
Hoja de Vida Función Publica
Certificaciones de experiencia (si es el
caso)
RUT
Boletín De Responsabilidad Fiscal
(Contraloría)
Antecedentes Disciplinarios Vigentes
(Procuraduría
Antecedentes Judiciales vigentes (Policía
Nacional
Constancia cuenta bancaria
Cámara de Comercio Vigente
Fotocopia de la C.C. del Representante
Legal
Certificación de Parafiscales y/o
Seguridad Social
Fotocopia de la cedula de identificación
Fotocopia de la Libreta Militar (si es el
caso)
Certificación estudios y/o tarjeta
profesional
Afiliación Seguridad Social
X
X
Certificación de Idoneidad (si es el caso)
Resolución Contratación Directa (si es el
caso)
Certificado de pagos (si es el caso)
Invitación Publica
Observaciones y Respuestas a la
Invitación Publica
Acta de cierre y presentación de ofertas
Ficha técnica
Solicitudes de Limitación a Mi Pyme.
Resolución de apertura
Constancia Sorteo
Memorandos Comité Evaluador
Subasta inversa presencial
Acta subasta inversa presencial
Comunicación oferentes informando
adjudicación
X
X
E
Nivel de Disposición
El tiempo de retención PROCEDIMIENTO
se asigna teniendo en cuenta lo dispuesto
Seguridad
Final
en la Ley 80 de 1993 Artículo 55: "De la Prescripción de las
P
I
C CT E D S Acciones de Responsabilidad Contractual La acción civil derivada de
las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y
X
53 de esta ley prescribirá en el término de veinte (20) años,
X
contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción
X
disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal
prescribirá en veinte (20) años."
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
16 de 23
COMISION DE REGULACION DE COMUNICACIONES
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMISIÓN DE REGULACIÓN DE COMUNICACIONES
OFICINA PRODUCTORA / UNIDAD RESPONSABLE: GESTION ADMINISTRATIVA / FINANCIERA
CÓDIGO
OP
6003
S
33
SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES
Ss
07
Tiempo de
Retención
(Años)
AG
CONTRATOS
Contratos
Interadministrativos
Adeciones
AC
Soporte
F
E
Nivel de Disposición
Seguridad
Final
P
Estudios Previos GESTIÓN ADMINISTRATIVA
2
8
Proyecto de pliego de condiciones
Convocatoria
Respuesta a las observaciones
Audiencia de Aclaración de Pliego de
Condiciones
Informe de evaluación
Observaciones al informe de evaluación
Respuesta al informe de evaluación
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Audiencia de Conformación de lista Corta
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Observaciones al proyecto (si es el caso)
X
X
Adenda y/o Respuestas
Estudios de mercado (si es el caso)
Hoja de Vida Función Publica
Certificaciones de experiencia (si es el
caso)
RUT
Boletín De Responsabilidad Fiscal
(Contraloría)
Antecedentes Disciplinarios Vigentes
(Procuraduría
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Acto administrativo conformando lista
corta
Acto de Apertura, Pliegos definitivos.
Acta de cierre propuesta técnica y
económica
Acta de Comité de Compras
Oferta Seleccionada
Registro presupuestal
Garantía
Memorando supervisión
Memorando aprobación póliza /o
garantía
Acta de inicio (si es el caso)
Solicitud de adición - prorroga modificación
Otro si
Informes de supervisión
Certificaciones de pago
Constancia publicación
Anexo Técnico
Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
Audiencia Publica Adjudicación
Acta o resolución de Adjudicación
Contrato
Aviso de supervisión
Modificación garantía y publicación
Aprobación modificación garantía
Liquidación
Manifestaciones de Interés
I
C
CT E
D
PROCEDIMIENTO
S
X
Son contratos interadministrativos elaborados y gestionados con
otras entidades y la custodia de los documentos no compete a la
CRC, se conserva copia del Contrato para fines de consulta y
tramite.
17 de 23
6003
33
07
CONTRATOS
Contratos
Interadministrativos
Adeciones
Son contratos interadministrativos elaborados y gestionados con
otras entidades y la custodia de los documentos no compete a la
CRC, se conserva copia del Contrato para fines de consulta y
tramite.
COMISION DE REGULACION DE COMUNICACIONES
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMISIÓN DE REGULACIÓN DE COMUNICACIONES
OFICINA PRODUCTORA / UNIDAD RESPONSABLE: GESTION ADMINISTRATIVA / FINANCIERA
CÓDIGO
OP
S
SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES
Ss
Tiempo de
Retención
(Años)
AG
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
Antecedentes Judiciales
vigentes
(Policía
Nacional
Constancia cuenta bancaria
Cámara de Comercio Vigente
Fotocopia de la C.C. del Representante
Legal
Certificación de Parafiscales y/o
Seguridad Social
Fotocopia de la cedula de identificación
Fotocopia de la Libreta Militar (si es el
caso)
Certificación estudios y/o tarjeta
profesional
Afiliación Seguridad Social
Certificación de Idoneidad (si es el caso)
Resolución Contratación Directa (si es el
caso)
Certificado de pagos (si es el caso)
Invitación Publica
Observaciones y Respuestas a la
Invitación Publica
Acta de cierre y presentación de ofertas
Ficha técnica
Solicitudes de Limitación a Mi Pyme.
Resolución de apertura
Constancia Sorteo
Memorandos Comité Evaluador
Subasta inversa presencial
Acta subasta inversa presencial
Comunicación oferentes informando
adjudicación
AC
Soporte
F
E
Nivel de Disposición
Seguridad
Final
P
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
I
C
CT E
D
S
PROCEDIMIENTO
18 de 23
COMISION DE REGULACION DE COMUNICACIONES
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMISIÓN DE REGULACIÓN DE COMUNICACIONES
OFICINA PRODUCTORA / UNIDAD RESPONSABLE: GESTION ADMINISTRATIVA / FINANCIERA
CÓDIGO
OP
6003
6004
S
SERIE DOCUMENTAL
24
6004
30
CONVENIOS
01
Comprobantes de Egreso
6004
61
6004
79
02
04
Tiempo de
Retención
(Años)
Notas Contables
CONCILIACIONES
Conciliaciones de Balance
LIBROS OFICIALES
Reportes de Certificación de
ingreso y retenciones en la
Fuente
01
REPORTES
Soporte
Nivel de Disposición
Seguridad
Final
AC
F
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
2
30
Comunicación Externa
X
X
Documentos de Representación Legal
X
X
Convenio
X
X
Memorando de Supervisión
X
X
Acta de Inicio
X
X
Informe de Supervisión
X
Acta de Terminación y/o liquidación
X
CONTABILIDAD
Comprobante de Egreso
Factura o cuenta de cobro
Registro Ingreso Almacén
Certificación del supervisor
Causación contable
Copia contrato
Certificación parafiscales o aportes al SSSI
Registro Presupuestal (cuando se requiera"
Recibo de caja menor
Liquidación de Retención
Nomina y parafiscales
Consignaciones
Salidas de almacén
Entradas por compras
Valorización del portafolio
Notas Bancarias
Depreciaciones
Diferidos
Provisiones
Comprobante de contabilidad
Conciliación Bancaria
Conciliación de Portafolio
Conciliación de Cuentas por Cobrar
Conciliaciones cuentas por pagar
Conciliaciones activos fijos
Conciliaciones diferidos
Conciliación de Provisiones
Conciliaciones Contratos
Conciliaciones de demandas
Cierre Trimestral
Libro Mayor y Balances
Libro Inventario y Balance
Libro Diario
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
AG
COMPROBANTES
CONTABLES
6004
TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES
Ss
37
24
SUBSERIE DOCUMENTAL
Reporte de Certificación de ingreso y
retenciones en la Fuente
2
2
30
20
2
20
2
20
1
4
E
P
I
C
CT E
X
S
Los documentos se digitalizan en Gestión, finalizado el tiempo de
retención en archivo central, los documentos físicos se eliminan y
se conservan los digitalizados en la herramienta destinada para
dicho fin.
El tiempo de retención se asigna teniendo en cuenta lo dispuesto
en la Ley 80 de 1993 Artículo 55: "De la Prescripción de las
Acciones de Responsabilidad Contractual La acción civil derivada de
las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y
53 de esta ley prescribirá en el término de veinte (20) años,
contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción
disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal
prescribirá en veinte (20) años."
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
D
PROCEDIMIENTO
X
X
El tiempo de retención se asigna teniendo en cuenta lo dispuesto
en la ley 962 de 2005 articulo 28 "Los libros y papeles del
comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10)
años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o
comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del
comerciante, su con conservación en papel o en cualquier medio
técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción
exacta."
X
X
El tiempo de retención se asigna teniendo en cuenta lo dispuesto
en la ley 962 de 2005 articulo 28 "Los libros y papeles del
comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10)
años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o
comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del
comerciante, su con conservación en papel o en cualquier medio
técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción
exacta."
X
Documentos que por su valor histórico son de conservación total.
X
Documentos electrónicos conservados en el servidor de
contabilidad.
19 de 23
COMISION DE REGULACION DE COMUNICACIONES
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMISIÓN DE REGULACIÓN DE COMUNICACIONES
OFICINA PRODUCTORA / UNIDAD RESPONSABLE: GESTION ADMINISTRATIVA / FINANCIERA
CÓDIGO
OP
S
SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES
Ss
AG
79
02
6004
40
01
6004
6004
6004
40
02
40
03
40
04
Reportes de Operaciones
Reciprocas
DECLARACIONES DE
IMPUESTOS
Comunicaciones oficiales enviadas
Declaraciones de Retenciones Declaración con el sello de pago
en la Fuente
Auxiliar contable
Declaraciones de Retenciones Declaración con el sello de pago
IVA
Auxiliar contable
Declaraciones Medios
Información transmitida
Magnéticos
Reporte de Transmisión
Declaraciones de Impuestos Declaración con el sello de pago
Prediales
Auxiliar contable
Orden de comisión
6004
23
03
COMISIONES
AC
Soporte
F
E
Nivel de Disposición
Seguridad
Final
P
I
C
CT E
D
PROCEDIMIENTO
S
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
REPORTES
6004
Tiempo de
Retención
(Años)
Comisiones que no generan
costo
2
10
2
20
2
20
2
20
2
20
2
10
Autorización
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Memorando con soportes de legalización
X
X
X
X
Documentos electrónicos conservados en el servidor
El tiempo de retención se asigna teniendo en cuenta lo dispuesto
en la ley 962 de 2005 articulo 28 "Los libros y papeles del
comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10)
años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o
comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del
comerciante, su con conservación en papel o en cualquier medio
técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción
exacta."
El tiempo de retención se asigna teniendo en cuenta lo dispuesto
en la ley 962 de 2005 articulo 28 "Los libros y papeles del
comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10)
años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o
comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del
comerciante, su con conservación en papel o en cualquier medio
técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción
exacta."
TESORERÍA
6005
1
08
ACTAS
Actas de Inversiones
Actas
Oficios
2
30
X
X
X
X
X
Documentos que contiene decisiones sobre las inversiones de la
Entidad, por lo cual adquieren valor histórico y deben ser
conservadas de forma permanente.
20 de 23
COMISION DE REGULACION DE COMUNICACIONES
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMISIÓN DE REGULACIÓN DE COMUNICACIONES
OFICINA PRODUCTORA / UNIDAD RESPONSABLE: GESTION ADMINISTRATIVA / FINANCIERA
CÓDIGO
OP
S
SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES
Ss
Tiempo de
Retención
(Años)
AG
AC
Soporte
F
E
Nivel de Disposición
Seguridad
Final
P
I
C
CT E
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
6005
6
6005
30
6005
39
6005
40
ADMINISTRACIÓN SIIF
(SISTEMA DE
INFORMACIÓN
FINANICERA)
01
CONCILIACIONES
40
6005
79
6005
50
05
03
01
6006
30
02
6006
6006
REPORTES
Reporte de Información
Estadística.
AUDITORIAS
Auditorias Financieras
Conciliaciones de Ingresos
CONCILIACIONES
03
50
48
Declaración contribución
Fonsecon
Declaración
Extracto Bancario
Oficios
Correo Electrónico
Declaración
Oficios
Correo Electrónico
Formulario de Envió
FACILITATIVO
12
6006
Comunicaciones Enviadas y Recibidas
Declaración Estampilla Pro
Universidades
06
6006
30
Conciliaciones de Caja Menor Conciliación
CUENTA ÚNICA NACIONAL
DECLARACIONES
6005
Comunicaciones Enviadas y Recibidas
Conciliaciones de Cartera
Oficios Enviados y Recibidos
FACILITATIVO
Expedientes Emplazamiento
para Corregir
01
EXPEDIENTES DE
FÍSCALIZACIÒN
CONTRIBUCIÓN
Estados Financieros y notas (pdf)
Anexo explicativo de Ingreso (excel)
Declaración de Renta (PDF)
Auditoria (excel)
Reporte Ingresos
Conciliación mensual
Conciliación Mensual
Balances
Declaración de contribución
Recibo de pago
Estados financieros y notas
Declaración de Renta
Análisis de auditoria
emplazamiento
Respuestas del emplazamiento
10
X
2
10
2
10
2
10
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
10
X
X
x
2
10
2
20
2
20
2
20
2
20
5
S
Los documentos relacionados con la administración del SIIF,
reflejan el cumplimiento de los procesos para la administración del
dinero público.
2
2
D
PROCEDIMIENTO
10
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
El tiempo de retención se asigna teniendo en cuenta lo dispuesto
en la ley 962 de 2005 articulo 28 "Los libros y papeles del
comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10)
años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o
comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del
comerciante, su con conservación en papel o en cualquier medio
técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción
exacta."
X
X
X
X
X
X
x
x
X
X
El tiempo de retención se asigna teniendo en cuenta lo dispuesto
en la ley 962 de 2005 articulo 28 "Los libros y papeles del
comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10)
años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o
comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del
comerciante, su con conservación en papel o en cualquier medio
técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción
exacta."
X
X
X
X
X
Finalizado el tiempo de retencio en el archivo central la serie se
eliminara puesto que no adquiere valores secundarios que ameriten
otra disposicion
X
Los documentos de las auditorias son conservados en el servidor
CORETE.
X
Las conciliaciones se realizan de forma mensual. Y finalizado el
tiempo de retencion en el archivo central la serie se elimina puesto
que no adquiere valores secundarios que ameriten otra disposicion
X
Finalizado el tiempo de retencio en el archivo central la serie se
eliminara puesto que no adquiere valores secundarios que ameriten
otra disposicion
X
Prescripción de acciones Civil y penal (verificar con la DIAN y UGPP
21 de 23
COMISION DE REGULACION DE COMUNICACIONES
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMISIÓN DE REGULACIÓN DE COMUNICACIONES
OFICINA PRODUCTORA / UNIDAD RESPONSABLE: GESTION ADMINISTRATIVA / FINANCIERA
CÓDIGO
OP
6006
S
48
SERIE DOCUMENTAL
48
TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES
Ss
02
6006
42
DEVOLUCIONES Y/O
COMPENSACIONES
6006
64
NORMATIVIDAD Y
CONCEPTOS
CONTRIBUCIÒN
74
01
6006
19
01
6006
19
02
Expedientes Requerimientos
especial
Expediente Liquidación de
revisión
03
6006
Tiempo de
Retención
(Años)
PROYECTOS
COBROS PERSUASIVOS
Proyecto de Corrección
Cobros Persuasivos Primera
instancia
Cobros Persuasivos Segunda
instancia
Soporte
AC
F
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Declaración de contribución
Recibo de pago
Estados financieros y notas
Declaración de Renta
5
10
Análisis de auditoria
Emplazamiento
Respuesta del Operador
Requerimiento
Respuesta al Requerimiento
Declaración de contribución
Recibo de pago
Estados financieros y notas
Declaración de Renta
Análisis de auditoria
5
10
emplazamiento
Respuesta del Operador
Requerimiento
Respuesta al Requerimiento
Resolución de Liquidación
Solicitud del Operador
Declaración de contribución
Recibo de pago
Estados financieros y notas
Declaración de Renta
5
10
Análisis de auditoria
emplazamiento
Respuestas del emplazamiento
Resolución
Comprobante de Giro
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Normas
x
Solicitud del Operador
Nota contable
Declaración de contribución
Recibo de pago
Estados financieros y notas
Declaración de Renta
Análisis de auditoria
emplazamiento
Respuestas del emplazamiento
Resolución
Nueva Declaración
Oficio de Cobro
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
AG
EXPEDIENTES DE
FÍSCALIZACIÒN
6006
SUBSERIE DOCUMENTAL
Oficio de Respuesta
Oficio de Cobro
Oficio de Respuesta
5
5
10
10
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
E
Nivel de Disposición
Seguridad
Final
P
I
C
CT E
D
PROCEDIMIENTO
S
X
Finalizado el tiempo de retencin en el archivo central la serie se
eliminara puesto que no adquiere valores secundarios que ameriten
otra disposicion
x
Finalizado el tiempo de retencin en el archivo central la serie se
eliminara puesto que no adquiere valores secundarios que ameriten
otra disposicion
X
Finalizado el tiempo de retencin en el archivo central la serie se
eliminara puesto que no adquiere valores secundarios que ameriten
otra disposicion
Documentación de apoyo a la operación que no se transfiere a
archivo central
X
Finalizado el tiempo de retención en el archivo central la serie se
eliminara puesto que no adquiere valores secundarios que ameriten
otra disposición
X
Cuando se inicia el cobro persuasivo los documentos se llevan al
expediente de cobros coactivos, Se crea expediente por vigencia y
cumplido el tiempo de retención en el archivo central la serie se
elimina ya que no adquiere valores secundarios que ameriten otra
disposición
22 de 23
COMISION DE REGULACION DE COMUNICACIONES
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMISIÓN DE REGULACIÓN DE COMUNICACIONES
OFICINA PRODUCTORA / UNIDAD RESPONSABLE: GESTION ADMINISTRATIVA / FINANCIERA
CÓDIGO
OP
S
6006
20
6006
68
6006
68
SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES
Ss
02
6007
1
09
6007
15
01
6007
15
02
6007
15
03
6007
15
04
6007
15
05
6007
15
06
6007
36
02
OMISOS DE
CONTRIBUCIÒN
ACTAS
BASES DE DATOS
CONTROLES Y REGISTROS
Requerimientos Omisos de
Contribución
F
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Oficio de invitación a Declarar
5
10
GESTIÓN DOCUMENTAL
Actas de Comité
Actas de Comité de Desarrollo
2
Administrativo
Actas de Eliminación Documental
Control de Préstamos para
Consulta de Documentos
20
6007
INSTRUMENTOS DE
CONTROL Y CONSULTA
59
73
02
PROGRAMAS
CÓDIGO
S - Serie
Ss - Subserie
SERIES: NEGRILLA MAYUSCULA
SOSTENIDA
X
X
X
30
X
X
X
30
30
X
X
X
Base de datos
30
30
X
X
X
Base de datos
30
30
X
X
X
Base de datos
30
30
X
X
X
Base de datos
30
30
X
X
X
Cuadro de Control
30
30
X
X
5
25
X
X
X
X
Inventario Transferencias Documentales
X
X
X
Correspondencia y comunicaciones
Diagnostico Integral
Plan Institucional de Archivo
Programa de Gestión Documental
Cronograma de Implementación PGD
Modelo de Requisitos de Documentos
Electrónicos
Sistema Integrado de Conservación
Procesos y Procedimientos de Gestión
Documental
X
X
X
X
X
5
25
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
TIEMPO DE
RETENCIÓN
AG - Archivo Gestión
Subserie: Negrilla Mayúscula Inicial
X
30
SERIES,SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
OP -Oficina Productora
X
Base de datos
Cuadro de Clasificación Documental
Programa de Gestión
Documental
E
Base de datos
Tabla de Retención Documental
6007
Cuando se inicia el cobro persuasivo los documentos se llevan al
Nivel de Disposición expediente de cobros coactivos, Se crea expediente por vigencia y
Seguridad
Final
PROCEDIMIENTO
cumplido el tiempo de retención
en el archivo central la serie se
elimina ya que no adquiere valores secundarios que ameriten otra
P
I
C CT E D S disposición
AC
Oficio
Emplazamiento para Declarar Resolución
Declaración
Bases de Datos del Sistema
de Información Documental
Bases de Datos de Control de
Proyectos
Base de Datos Conflictos y
Proyectos Asociados
Base de Datos Contratos de
Interconexión
Bases de Datos Inventario
Documental
Bases de Datos Procesos
Judiciales
Soporte
Oficio de Cobro GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Oficio de Respuesta
Documentos Demanda
5
10
Documentos de Embargo
AG
COBROS COACTIVOS
01
Tiempo de
Retención
(Años)
* Tipos Documentales: *antecede
AC - Archivo Central
Se genera una expediente por vigencia anual.
Finalizado el tiempo de retención en el archivo central la serie se
conservara permanentemente puesto que adquiere valores
secundarios para entidad de gran importancia
Las bases de datos del sistema de Gestión Documental se
conservan en la herramienta ONBASE.
X
Finalizado el tiempo de retención en el archivo central la serie se
conservara permanentemente puesto que adquiere valores
secundarios para entidad de gran importancia
X
Se realiza transferencia secundaria de los documentos físico y se
conserva el electrónico en la CRC.
X
Finalizado el tiempo de retención en el archivo central la serie se
conservara permanentemente puesto que adquiere valores
secundarios para entidad de gran importancia
NIVEL DE
TRADICIÓN DOCUMENTAL SEGURIDA DISPOSICIÓN FINAL
D
F - Documento Físico
P - Público
CT- Conservación Total
I - Interno
E- Documento Electrónico
CE - Eliminación
Confidencial
S - Selección
D- Digitalización
23 de 23
COMISION DE REGULACION DE COMUNICACIONES
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMISIÓN DE REGULACIÓN DE COMUNICACIONES
OFICINA PRODUCTORA / UNIDAD RESPONSABLE: GESTION ADMINISTRATIVA / FINANCIERA
CÓDIGO
OP
S
SERIE DOCUMENTAL
Ss
Aplica a documentos Recibidos y/o producidos a partir
de:
SUBSERIE DOCUMENTAL
TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES
Tiempo de
Retención
(Años)
AG
AC
Soporte
F
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Acta de Comité:
E
Nivel de Disposición
Seguridad
Final
P
I
C
CT E
D
S
Fecha:
PROCEDIMIENTO