pc difem dg 07

Procedimiento de Calidad para la
Mejora Continua
PC DIFEM DG 07
1. Objetivo
Identificar la posibilidad de mejora en los procesos que intervienen en el Sistema de Gestión de la
Calidad, mediante la revisión y análisis que permita elevar su calidad y eficacia.
2. Alcance
Este procedimiento aplica a los servidores públicos de la Dirección General, de las unidades
administrativas responsables de los procesos involucrados en el SGC y al Representante de la
Dirección.
3. Referencias
a) Norma ISO 9000:2005 Sistemas de Gestión de la Calidad- Fundamentos y Vocabulario, Diario
Oficial de la Federación, 18 de agosto de 2008.
b) Norma ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad- Requisitos, Diario Oficial de la
Federación, 1° de diciembre de 2008.
c) Manual Calidad del DIFEM, Apartado 8.5.1 Mejora Continua, autorizado por la Dirección
General del DIFEM el 01 de enero de 2012.
4. Responsabilidades y Autoridades
Es responsabilidad del Director de Área, Representante de la Dirección y Líderes de los Equipos
de Mejora la implementación de este procedimiento en la revisión y análisis de procesos que
permitan elevar la calidad en el servicio.
Los Titulares de las Áreas Administrativas, los Líderes de los Equipos de Mejora y el personal
involucrado en el SGC tienen autoridad para identificar oportunidades de mejora para los procesos.
Es responsabilidad de cada Director de Area asegurarse de evaluar de manera permanente el
desempeño de sus procesos y la generación de propuestas y acciones que pudieran incrementar
su eficacia.
Cada Equipo de Mejora, a través de su Secretario, deberá de generar una minuta (FO DIFEM DG
19) y resguardarla como evidencia.
El Líder del Equipo de Mejora deberá presentar al Director de Área las propuestas de mejora, para
su autorización.
Una vez que el Director de Área haya autorizado la propuesta de mejora, deberá informar al
Representante de la Dirección para su conocimiento y registro.
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Representante de la Dirección
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Será responsabilidad del Líder del Equipo de Mejora promover que se evalúen de manera
permanente:
·
·
·
·
·
·
·
·
·
Hallazgos y conclusiones de auditorias internas o externas.
Análisis de la Política y Objetivos de Calidad.
Análisis de la Satisfacción del Cliente.
Análisis de Recursos.
Análisis de los Indicadores de Medición
Desempeño de los procesos y conformidad del producto.
Estado de las acciones correctivas y preventivas en su caso.
Acciones de seguimiento de revisiones previas por la Dirección, en su caso.
Análisis, dictamen y seguimiento de mejoras y cambios al SGC.
El Director de Área deberá asegurar que se encuentren definidos indicadores de eficiencia, eficacia
y control de los procesos, que permitan dar seguimiento a su desempeño.
El Representante de la Dirección conjuntamente con el Líder del Equipo de Mejora serán
responsables de verificar la implantación de las acciones tomadas, dando seguimiento a través del
Comité de Calidad y Auditorias de Calidad.
El Representante de la Dirección podrá revisar las mejoras que se implanten en cada proceso y
realizar las observaciones y comentarios que considere convenientes al Líder del Equipo de
Mejora.
Cada Líder de Equipo de Mejora deberá resguardar los registros de las acciones de mejora
implementadas las cuales pueden no estar codificadas.
5. Definiciones
Mejora Continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.
Eficacia: Grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados.
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Comité de Calidad: Grupo conformado por personal designado por el C. Director General del
DIFEM, donde se analizan los asuntos relativos al Sistema de Gestión de la
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Calidad. (ver Procedimiento de Calidad para la Revisión y Evaluación del
Sistema de Gestión de la Calidad PC DIFEM DG 03).
Equipo de Mejora: Grupo de personas que participan en una función, actividad o proceso, que
en conjunto analizan información y datos para proponer acciones que
garanticen la no ocurrencia de problemas, no conformidades, productos no
conformes y la mejora continua de los procesos, productos o servicios del
DIFEM. El Equipo de Mejora es definido por el Director de Área).
6. Insumos
Identificación de Mejora en el Proceso.
7. Resultados
Mejora implementada
8. Interacción con otros Procedimientos
PC DIFEM DG 01 Procedimiento de Calidad para la Elaboración y Control de Documentos.
PC DIFEM DG 02 Procedimiento de Calidad para el Control de Registros.
PC DIFEM DG 03 Procedimiento de Calidad para la Revisión y Evaluación del Sistema de Gestión
de la Calidad.
9. Políticas
En la mejora continua de los procesos que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad
deberá participar:

Personal involucrado en el SGC.

Equipos de Mejora.

Comité de Calidad.

Auditores internos de Calidad.
El Equipo de Mejora sesionará cuando menos una vez al mes y la coordinación estará a cargo de
un Líder, un Realizador y un Secretario.
Las funciones de estas figuras son:
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Líder







Realizador



Secretario




Representar al Equipo de Mejora en toda circunstancia.
Establecer metas cuantificables.
Motivar a los integrantes del Equipo de Mejora para alcanzar las metas
planteadas.
Presentar al director del área las propuestas de mejora del su proceso.
Hacer respetar los compromisos adquiridos por el Equipo de Mejora.
Proponer técnicas de trabajo en equipo.
Elaborar gráficas y su análisis relacionadas con la medición del proceso.
Calendarizar las fechas acordadas de cumplimiento de compromisos adquiridos.
Monitorear el cumplimiento de los compromisos o acuerdos adoptados.
Informar al Líder de las causas de su incumplimiento, en su caso.
Estructurar la agenda de trabajo en coordinación con el Líder.
Elaborar minutas de cada reunión realizada.
Es responsable de la documentación emanada de la operación del Equipo de
Mejora.
Elaborar gráficas y su análisis relacionadas con la medición del proceso.
Los aspectos que pueden ser evaluados en cada reunión son, entre otros:

Propuestas de Mejora.

Acciones Correctivas y/o Acciones Preventivas.

Registros de Calidad.

Controles.

Documentos del SGC.

Mecanismos de Control de los Procesos.

Indicadores.

Resultados sobre la Satisfacción del Cliente.

Resultado de Auditorias Internas.
Cada Equipo de Mejora resguarda los registros de estas acciones, en su carpeta de seguimiento
correspondiente, la cual inclusive puede no estar codificada.
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10. Desarrollo
Descripción
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Puesto/ Unidad Administrativa
Actividad
Líder y
Equipo de Mejora
Detecta un área de oportunidad de conformidad
con el análisis y evaluación de la eficacia del
proceso.
Elabora propuesta de Mejora.
Presenta al Director del área para su revisión y
aprobación.
Director de Area
Recibe propuesta de mejora, revisa y determina.
Director de Area
Si existen correcciones instruye y remite al Líder
del Equipo de Mejora para su atención.
Líder y
Recibe instrucción, elabora modificaciones y
Equipo de Mejora
remite al Director de área.
(Se conecta a la operación 2).
Director de Area
Si no existen correcciones elabora oficio, en
original y copia, dirigido al Representante de la
Dirección enviando propuesta para su análisis,
firma, envía, obtiene acuse de recibo y archiva.
Representante de la Dirección
Recibe propuesta, toma conocimiento, turna e
instruye para su análisis al Jefe del Departamento
de Calidad y Modernización Administrativa.
Jefe del Departamento de Calidad y Recibe propuesta de mejora y conjuntamente con
Modernización Administrativa/ Líder el Líder del Equipo de Mejora analizan y
de Equipo de Mejora
determinan su viabilidad.
Jefe del Departamento de Calidad y
Modernización Administrativa/ Líder
de Equipo de Mejora
Jefe del Departamento de Calidad y
Modernización Administrativa/ Líder
de Equipo de Mejora
10. Director de Área
11. Representante de la Dirección
Si no es viable, lo hace del conocimiento del
Director de área para su análisis. (Se conecta a la
operación 2).
Si la propuesta de mejora es viable, planea y
programa las actividades especificadas en el
proyecto de mejora.
Implementa el proyecto, analiza y evalúa los
resultados.
Evidencia los resultados de la evaluación a la
implementación de la mejora, elabora informe y
entrega al Director de área para su revisión.
Recibe resultados de la evaluación a la
implementación de la propuesta de mejora.
Envía al Representante de la Dirección.
Recibe resultados de la evaluación a la
implementación de la propuesta de mejora.
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Representante de la Dirección
Autorizó
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Director General del DIFEM
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Mejora Continua
PC DIFEM DG 07
Descripción
No.
Puesto/ Unidad Administrativa
12. Representante de la Dirección
13. Representante de la Dirección
14. Representante de la Dirección
Actividad
Analiza y determina conjuntamente con el Director
del área..
Si los resultados no son satisfactorios se regresa
a la actividad 7.
Si los resultados son satisfactorios se formalizan
los cambios correspondientes al Sistema de
Gestión de la Calidad. (Se conecta con
procedimiento de calidad PC DIFEM DG 01
Procedimiento de Calidad para la Elaboración y
Control de Documentos.
PC DIFEM DG 02 Procedimiento de Calidad para
el Control de Registros).
Informa en reunión de revisión o evaluación al
Comité de Calidad sobre las mejoras
implementadas y los resultados alcanzados. (Se
conecta con procedimiento de calidad PC DIFEM
DG 03)
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PROCEDIMIENTO:
De Calidad para la Mejora Continua PC DIFEM DG 07
LIDER Y EQUIPO DE MEJORA
DIRECTOR DEL AREA
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CALIDAD Y
MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA/ LIDER DE EQUIPO DE
MEJORA
INICIO
Detecta un área de
oportunidad, elabora
propuesta de mejora
y presenta
1
Propuesta de
Mejora
Recibe, propuesta,
revisa y determina
2
Propuesta de
Mejora
Recibe, se entera
elabora
modificaciones
y
envía.
Se conecta con la
operación número
dos.
Remite al equipo de
mejora
4
3
SI
¿Existen
Correcciones?
2
Elabora oficio y
envía
con
la
propuesta para su
revisión,
NO
5
oficio
Recibe
propuesta,
toma conocimiento
turna e instruye
6
1
Propuesta de
Mejora
oficio
Recibe propuesta, y
conjuntamente con
el Líder del Equipo
de Mejora analiza y
determina
1
Propuesta de
7
Mejora
Hace del conocimiento
del director de área y
archiva
Se conecta con la
operación 2.
Propuesta de
Mejora
NO
2
8
¿Es viable?
SI
Propuesta de
Mejora
A
PROCEDIMIENTO:
De Calidad para la Mejora Continua PC DIFEM DG 07
LIDER Y EQUIPO DE MEJORA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CALIDAD Y
MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA/ LIDER DE EQUIPO DE
MEJORA
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
DIRECTOR DEL AREA
A
9
Recibe resultados y
envía
al
representante de la
Dirección
Informe
10
Informe
Recibe resultados y
envía
al
representante de la
Dirección
11
Analiza y determina
conjuntamente con
el Director
Informe
Regresa
actividad
siete
a
la
número
12
NO
¡Resultados
satisfactorios?
7
SI
13
Se formalizan
cambios
los
14
Informa en reunión
de
revisión
al
Comité de Calidad
PC DIFEM DG 01
PC DIFEM DG 02
FIN
Indica que es viable
y que proceda e
ejecutar
el
proyecto. Planea y
programa
las
actividades
,
implementa
el
proyecto, analiza y
evalúa
los
resultados, elabora
informe y entrega.
Procedimiento de Calidad para la
Mejora Continua
PC DIFEM DG 07
12. Medición
Número de Propuestas de Mejora aprobadas
Número Propuestas de Mejora identificadas
X 100 =
Porcentaje de Propuestas de Mejora
implementadas
13. Registros de Evidencia
FO DIFEM DG 19 Minuta Reunión de Equipo de Mejora.
Propuestas de Mejora (Formato Libre)
14. Objetivo de Calidad
Implementar el 100% de las propuestas de mejora aprobadas.
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Versión:
Representante de la Dirección
Autorizó
Fecha de Revisión:
Director General del DIFEM
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