Introducción a Google Docs

Introducción a Google Docs
Breve guía sobre algunas de sus funcionalidades
destacables.
17/03/2011
Centro de Servicios de Informática y Redes de Comunicaciones
Nodo Cartuja
Introducción a Google Docs
Contenido
1. Introducción .............................................................................................................................. 2
2. Uso de Google Docs .................................................................................................................. 2
2.1. Requisitos previos .............................................................................................................. 2
2.2. Acceso a Google Docs......................................................................................................... 2
2.3. Creación de un documento ................................................................................................ 4
2.4. Subir un documento a Google Docs ................................................................................... 4
2.5. Asignar permisos de escritura a un documento ................................................................ 5
CSIRC
Página 1
Introducción a Google Docs
1. Introducción
Google Docs es un programa gratuito basado en Web para crear documentos en línea
con la posibilidad de colaborar en grupo. Incluye un procesador de textos, una hoja de
cálculo, un programa de presentación básico y un editor de formularios destinados a
encuestas.
2. Uso de Google Docs
2.1. Requisitos previos
Para comenzar a usar Google Docs únicamente necesitamos tener una cuenta en Gmail. A
través de ésta tenemos acceso a todos los servicios que ofrece Google (servicio de agenda o
calendario, de alojamiento y creación de blogs, etc.), además del servicio de correo electrónico
de Google.
2.2. Acceso a Google Docs
Una vez dispongamos de una cuenta a Gmail, podemos acceder a Google Docs de dos formas
distintas:
1. Accedemos a nuestra cuenta en Gmail y hacemos clic sobre el enlace Docs de la
esquina superior izquierda de la ventana.
Imagen 2.2.1: Página principal de Gmail
CSIRC
Página 2
Introducción a Google Docs
2. A través del link http://docs.google.com. Si optamos por esta segunda opción
sólo nos resta introducir nuestro correo y contraseña Gmail.
Imagen 2.2.2: Autentificación en Google Docs
Llegados a este punto, visualizaremos el escritorio principal de Google Docs, desde el
que tendremos acceso a toda la funcionalidad y recursos. En la siguiente imagen
destacamos los apartados más relevantes:
Nuestras carpetas
Lista de archivos en nuestra
cuenta de Google Docs
Crea un documento en la Web
Subir un documento a Google Docs
Permisos del archivo seleccionado. En
este caso, “sm_web”
Imagen 2.2.3: Escritorio principal de Google Docs
CSIRC
Página 3
Introducción a Google Docs
2.3. Creación de un documento
Para crear un documento nuevo hacemos clic sobre “Create new” y seleccionamos el
tipo de documento deseado que aparece en la lista desplegable. Tenemos la
posibilidad de crear los siguientes documentos (mostrados en el orden que aparecen
en la lista desplegable):






Documento de texto
Documento presentación
Documento de hoja de cálculo
Documento formulario
Documento de edición de imágenes
Nueva carpeta
Imagen 2.3.1: Lista desplegable
2.4. Subir un documento a Google Docs
Si queremos subir un documento pulsamos sobre el botón “Upload”.
Selección del archivo a subir
Permisos de acceso al documento
Carpeta de destino
CSIRC
Imagen 2.4.1: Menú de subida de archivos
Página 4
Introducción a Google Docs
Podemos subir varios archivos, enviarlos a cualquiera de nuestras carpetas de Google
Docs, darle permisos de lectura, etc. Los permisos que nos permite asignar son:



Público en la web: Cualquiera con acceso a Internet puede acceder al
documento.
Cualquiera con el link: Cualquiera que tenga el link puede acceder al
documento.
Privado: Sólo personas con permisos explícitamente concedidos puede acceder
al documento.
Imagen 2.4.2: Menú de subida de archivos
2.5. Asignar permisos de escritura a un documento
Si abrimos un documento cualquiera, aparecerá una ventana similar a esta:
Permisos actuales
Imagen 2.5.1: Apertura de un documento
CSIRC
Página 5
Introducción a Google Docs
Hacemos clic en “Share” (Indicado por la flecha roja en la imagen 2.5.1) y luego en “Sharing
settings” para acceder al menú de permisos.
Enlace al documento
Permisos actuales
Imagen 2.5.2: Menú de permisos (1)
Es importante conocer el enlace al documento, pues a través de éste otros usuarios podrán
acceder a nuestro documento y editarlo. Pulsamos sobre “Change” (Indicado por la flecha roja
en la imagen 2.5.2) y finalmente podremos asignar permisos de escritura al documento y/o
cambiar los de lectura actuales.
Permiso de escritura (No marcado = no permitido)
Imagen 2.5.2: Menú de permisos (2)
CSIRC
Página 6
Introducción a Google Docs
Una vez hayamos asignado permisos de escritura a nuestro documento, otros usuarios
tendrán la capacidad de modificarlo. Dichas modificaciones se realizarán en tiempo
real.
CSIRC
Página 7