Por el cual se reglamentan los artículos 616-1, 617 y

REPÚBLICA DE COLOMBIA
MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PÚBLICO
DECRETO NÚMERO
(
DE 2007
)
Por el cual se reglamentan los artículos 616-1, 617 y siguientes del
Estatuto Tributario.
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA
En uso de sus facultades legales, conferidas por el artículo 189 numeral
11 de la Constitución Política de Colombia y
CONSIDERANDO:
Que los artículos 616-1 y 617 del Estatuto Tributario atribuyen al
Gobierno Nacional la facultad de reglamentar la utilización de la factura
electrónica y los documentos equivalentes a la factura de venta y en
general los requisitos de las facturas y documentos equivalentes.
Que la Ley 527 de 1999, definió y reglamentó, entre otros aspectos, el
acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las
firmas digitales.
Que la Ley 962 de 2005, con el propósito de concretar en este
instrumento los principios de equivalencia funcional y neutralidad
tecnológica, amplió el ámbito de utilización de la factura electrónica.
DECRETA:
ARTÍCULO 1. Definiciones. Para la aplicación e interpretación del
presente decreto se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
a) Factura electrónica: Es el documento equivalente a la factura que
soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios que para
efectos fiscales debe ser emitida, enviada, recepcionada y
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almacenada por y en medios electrónicos en forma de mensajes de
datos de conformidad con lo establecido en este decreto, incluidos
los documentos que la afectan como son las notas crédito y débito.
b) Emisor de Factura Electrónica: Es la persona natural o jurídica
obligada a facturar, que expide facturas por medios electrónicos y
las envía a través de un medio de intercambio electrónico de datos
en un mensaje de datos a un receptor de factura electrónica.
c) Receptor de Factura Electrónica: Es la persona natural o jurídica
que está en capacidad de recibir y confirmar por medios
electrónicos, el recibo de las facturas expedidas por un emisor de
factura electrónica, recibidas en un mensaje de datos a través de un
medio de intercambio electrónico de datos.
d) Medio de intercambio electrónico de datos: Canales y/o redes
públicos o privados de transmisión electrónica a través de los
cuales el emisor de factura electrónica envía al receptor de factura
electrónica la factura electrónica en un mensaje de datos, y acusa
el recibo de tales documentos.
e) Número de la Factura Electrónica: Es el numero que obedece a un
sistema de numeración consecutivo y a las características técnicas
establecidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,
con el cual el emisor de factura electrónica numera cada factura
electrónica.
f) Contingencia: Evento por el cual se adopta un procedimiento
alternativo cuando se interrumpe el envío de la factura electrónica
desde un emisor de factura electrónica a un receptor de factura
electrónica.
ARTÍCULO 2. Principios Básicos de Autenticidad e Integridad. Se
considera que el mensaje de datos que contiene la factura electrónica
es auténtico e íntegro si cumple con lo dispuesto en los artículos 8,9
16 y 17 de la Ley 527 de 1999.
Se garantiza el cumplimiento de los principios básicos señalados en el
inciso anterior, cuando:
-
Se utiliza el mecanismo de firma con certificado digital emitido por
certificadoras avaladas por la Superintendencia de Industria y
Comercio o quien haga sus veces.
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-
Se utilizan procedimientos, sistemas y/o mecanismos electrónicos
de calidad y seguridad informática normados por el ICONTEC,
certificados por esta entidad o por organismos avaladas por ella.
ARTÍCULO 3. Contenido de la Factura Electrónica y de las notas
debito y crédito. La factura electrónica como mínimo deberá contener
los requisitos señalados en el articulo 617 del Estatuto Tributario y las
normas que lo modifiquen o complementen, salvo la obligación de incluir
el nombre o razón social y NIT del impresor así como la preimpresión de
los requisitos que según dicha norma deben estar preimpresos.
Tratándose de importadores, deberán incluir en la factura donde registren
la primera venta, el número y fecha de la declaración de importación.
Parágrafo 1. Cuando se emita en forma electrónica la “factura cambiaria
de compraventa”, la misma se denominará de esta forma.
Parágrafo 2. Las notas débito y crédito electrónicas deben corresponder
a un sistema de numeración consecutiva solicitada a la Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales y deben contener como mínimo el
número y fecha de la factura a la cual hacen referencia, la fecha de la
nota, número de unidades, descripción, valor unitario y valor total.
ARTICULO 4. Contenido técnico de la Factura Electrónica, de las
notas débito y crédito y de los acuses de recibo. La factura
electrónica, los acuses de recibo y las notas débito y crédito de las
mismas por parte de los receptores, deberán contener información
técnica de control con las características, requisitos y condiciones que
establezca la Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales.
ARTICULO 5. Representación Impresa de la Factura Electrónica. En
caso de requerirse la representación impresa de la Factura Electrónica
ésta se realizará en papel, incluyendo el contenido mínimo fiscal
establecido y el contenido técnico de la factura electrónica, reflejando las
condiciones en que fue emitida, enviada y recepcionada obedeciendo a
los requisitos que establezca la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales.
ARTÍCULO 6. Conservación y Archivo de la Factura Electrónica. El
emisor y receptor de factura electrónica deberán conservar el original o
copia de la factura electrónica durante los mismos términos y plazos que
las facturas en soporte papel. Las facturas electrónicas deberán ser
archivadas en forma de mensaje de datos asegurando que cumplan las
siguientes condiciones:
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- Que la factura electrónica sea accesible para su posterior consulta;
- Que la factura electrónica sea conservada en el formato que se haya
generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar
que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida,
y
- Que se conserve, toda la información que permita determinar el origen,
el destino de la factura electrónica, la fecha y la hora en que fue
producida, enviada y/o recibida la factura electrónica;
Todo lo anterior, conforme lo establecido en los artículos 12 y 13 de la
Ley 527 de 1999.
ARTÍCULO 7. Acuerdo para la Emisión - Recepción de Facturas
Electrónicas. Sólo se podrá usar la factura electrónica cuando la parte
que debe recibir la factura electrónica lo haya aceptado expresamente, de
manera que se comprometa con el emisor de factura electrónica,
definiendo entre otros aspectos, el formato, intervinientes, los servicios
informáticos que emiten, y acusan el recibo, así como los medios de
intercambio electrónico de datos, de conservación , y asegurando, en
todo caso, que se garantizan los principios básicos enunciados en el
presente decreto.
Parágrafo: Entre emisor y receptor de factura electrónicas solo podrá
expedirse factura en papel en eventos de contingencia. Lo anterior sin
perjuicio que el emisor y receptor de facturas electrónicas puedan emitir y
recibir de personas naturales o jurídicas, en relación con las cuales no
tengan acuerdos de emisión, transmisión y recepción de facturación
electrónica, facturas en papel o documentos equivalentes de acuerdo con
las normas sobre la materia.
ARTÍCULO 8. Control de emisión de Factura Electrónica y
autorización de numeración para la factura electrónica. La persona
natural o jurídica obligada a facturar, que estuviere interesada en utilizar
la factura electrónica, registrará la responsabilidad de facturar
electrónicamente en el Registro Único Tributario en las formas y demás
condiciones que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
establezca.
En dicho registro se deberá actualizar las distintas situaciones
relacionadas con el uso de la Factura Electrónica, como agotamiento de
numeración, contingencias, retiro de esta forma de facturación, aspectos
que reglamentará la DIAN.
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ARTÍCULO 9. Entrega de información a la DIAN
Los emisores y receptores de facturas electrónicas deberán entregar a la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el contenido y en las
condiciones de tiempo, modo, lugar, y especificación técnica que señale
la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la siguiente
información:
a) Información de contenido fiscal y del contenido técnico de las
facturas electrónicas incluidas las notas debito y crédito.
b) Reporte de transacciones de compras y ventas con facturas
electrónicas y no electrónicas tanto del emisor como del receptor,
incluidas las compras y ventas de adquirentes y vendedores no
electrónicos, generadas y/o recibidas en un período de tiempo, en
forma detallada o resumida.
c) Facturas en el mismo formato en que fueron generadas y recibidas,
sin perjuicio de requerir información relativa al formato utilizado.
d) Información de contenido fiscal y contenido técnico de los acuses
de recibo de las facturas electrónicas.
ARTÍCULO 10. Procedimiento para el uso de la Factura Electrónica.
El uso de la factura electrónica seguirá el siguiente procedimiento:
a) Una vez efectuado en forma expresa el acuerdo para la
Emisión/Recepción de Facturas Electrónicas entre la persona
natural o jurídica obligada a facturar y los receptores de las mismas,
este procederá a registrar la responsabilidad de facturar
electrónicamente ante la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales, para obtener los rangos de numeración que
posteriormente deben ser usados de acuerdo a la sucesión de las
transacciones comerciales dentro del acuerdo entre emisor y
receptor; así como las condiciones que exija la DIAN para control.
Los números asignados deben ser utilizados por una sola vez, lo
contrario supone doble facturación.
b) El receptor de la factura electrónica deberá acusar recibo al emisor
de factura electrónica de los documentos recibidos en los mensajes
de datos dentro de un plazo máximo de veinticuatro (24) horas,
siguientes a su recibo.
c) Si la factura electrónica de venta o de compra es anulada, o tienen
lugar devoluciones o rescisiones deberá emitirse el comprobante, la
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nota crédito o débito, según corresponda, indicando el número de la
factura electrónica que se anula o que es afectada con la
devolución o rescisión, las cuales deben incorporarse en el archivo
electrónico de ventas y compras. Los rangos de facturas anuladas
no podrán ser utilizados nuevamente.
d) Los documentos electrónicos emitidos, recibidos y los acuses de
recibos correspondientes se conservarán de acuerdo a lo
establecido en el presente Decreto.
e) El emisor de factura electrónica y el receptor de factura electrónica
procederán a entregar la información en la forma y condiciones
establecidas por la DIAN, y la pondrán a su disposición cuando
esta lo requiera.
f) El emisor de factura electrónica actualizará el registro ante la DIAN,
con la información relativa a los acuerdos con receptores de factura
electrónica y de las eventualidades que afecten la emisión, envío y
recepción de la factura electrónica y de la numeración autorizada,
entre otros aspectos.
ARTÍCULO 11. Obligaciones Generales
Los emisores y receptores de factura electrónica deberán realizar todas
las actividades que permitan cumplir lo dispuesto en este Decreto así
como:
a) Tener disponibles y actualizados todos los registros en el
domicilio social o asiento principal de los negocios según el caso.
b) Registrar en la contabilidad las operaciones efectuadas
electrónicamente.
c) Abstenerse de registrar en la contabilidad las facturas
rechazadas por el receptor electrónico al igual que las Notas
Débito o Crédito para corregir el error.
d) Rechazar los documentos electrónicos que no cumplan con las
especificaciones técnicas establecidas por la Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales.
e) Llevar un archivo electrónico de compras y ventas efectuadas
electrónicamente por documento y resumen del período, de
modo que cada vez que se emita o reciba un documento
electrónico correspondiente a compras y ventas o ajustes a las
operaciones, se registre la información en el archivo electrónico
respectivo. Al finalizar el período tributario se debe incorporar en
este archivo la información correspondiente a los documentos no
electrónicos emitidos o recibidos y generar el resumen del
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período. Este archivo deberá tener en cuenta el contenido
mínimo fiscal y las especificaciones técnicas que fije la Dirección
de Impuestos y Aduanas Nacionales.
ARTÍCULO 12. Factura Cambiaria de Compraventa: La factura
cambiaria de compraventa podrá expedirse, transmitirse y recibirse en
forma electrónica y su contenido fiscal y técnico será el señalado en el
presente Decreto.
La factura cambiaria de compraventa deberá ser firmada digitalmente.
ARTÍCULO 13. Factura Electrónica en Exportaciones. Los
exportadores podrán facturar electrónicamente conforme a lo establecido
en el presente Decreto, y la representación impresa de las facturas
deberá ceñirse al contenido mínimo señalado, sin perjuicio de que se
establezcan requisitos adicionales atendiendo a las operaciones de
exportación y a las especificaciones técnicas establecidas por la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
ARTÍCULO 14. Transitorio. Los contribuyentes que venían operando en
el esquema de factura electrónica establecido por el Decreto 1094 de
1996, podrán continuar utilizándolo hasta tanto la Dirección de Impuestos
y Aduanas Nacionales, reglamente los temas de su competencia.
ARTÍCULO 15. Vigencia. El presente decreto deroga en su totalidad el
Decreto 1094 de 1996 y demás disposiciones que le sean contrarias y
entrará en vigor a partir de la fecha de su publicación.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Bogotá, a los
ALBERTO CARRASQUILLA BARRERA
Ministro de Hacienda y Crédito Público