DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO COMUNICACIÓN PÚBLICA

MEDE01.06.18.G01 - SS
SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL
INTEGRADOS
(SISTEDA, SGC y MECI)
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SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
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Versión 1
Código: MEDE01.06.18.G01
Macroproceso: Direccionamiento Estratégico
Proceso: Comunicación Pública.
Subproceso: Comunicación Organizacional – Comunicación Informativa
Junio de 2015
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CONTENIDO
1.
2.
PRESENTACIÓN ........................................................................................................................................ 3
1.1.
Formas de Comunicación .................................................................................................................. 3
1.2.
Mapa de Públicos ................................................................................................................................ 4
COMUNICACIÓN INFORMATIVA ........................................................................................................... 5
2.1.
Introducción .......................................................................................................................................... 5
2.2.
IEC (Información, Educación y Comunicación) .............................................................................. 5
2.3.
Conceptos ............................................................................................................................................ 6
2.4.
Objetivos ............................................................................................................................................... 6
2.5.
Procedimientos .................................................................................................................................... 6
2.5.1.
Producción de noticias o boletines informativos ..................................................................... 6
2.5.2.
Diseño, elaboración y revisión de piezas comunicativas ...................................................... 7
2.5.3.
Realización de ruedas de prensa y agendas de medios ...................................................... 8
2.5.4.
Realización de Rendición de cuentas o informes de avance de gestión a la comunidad
10
2.6.
3.
Acciones por las cuales se desarrollan las estrategias............................................................... 11
COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL ................................................................................................. 13
3.1.
Introducción ........................................................................................................................................ 13
3.2.
La Comunicación Interna ................................................................................................................. 14
3.3.
Objetivo ............................................................................................................................................... 16
3.4.
Procedimientos .................................................................................................................................. 16
3.4.1.
Desarrollo de eventos o campañas Institucionales ............................................................. 16
3.4.2.
Desarrollo de boletines para la intranet e internet ............................................................... 17
3.4.3.
Producción de materiales impresos para comunicación organizacional .......................... 18
3.5.
Acciones por las cuales se desarrollan las estrategias............................................................... 19
4.
GLOSARIO DE TÉRMINOS .................................................................................................................... 22
5.
BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................................................................... 23
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1. PRESENTACIÓN
Como soporte y fortalecimiento de las acciones de la Secretaría de Salud Pública Municipal
en los diferentes territorios, un componente vital es el acompañamiento de la comunicación y
la educación, como soporte y vehículo para reforzar las campañas de salud pública que
implemente esta dependencia. La Organización Panamericana de la Salud (OPS) definió la
comunicación para la salud como una herramienta para “desarrollar conocimiento,
comprensión y habilidades que permiten a la gente llevar a cabo cambios sostenibles en las
condiciones que afectan su salud. Estas condiciones incluyen factores sociales,
medioambientales y económicos, lo mismo que las conductas de los individuos”.
(OPS/Kellogg, 1997)
La comunicación se entiende como la acción de comunicar o comunicarse; mientras que
comunicar es hacer saber a alguien cierta cosa. De estos dos conceptos se desprenden dos
ideas fundamentales. En primer lugar, mediante la comunicación hacemos llegar a otras
personas nuestros pensamientos e ideas, manifestamos nuestros sentimientos y nos
relacionamos. La comunicación es, por tanto, un proceso mediante el cual enviamos y
recibimos mensajes. Es un intercambio de información, de mensajes transmitidos mediante
una serie de códigos que aceptamos y comprendemos. Es así, como se entiende que la
comunicación es la forma más importante de interacción social, es la base de todas las
relaciones humanas.
1.1. Formas de Comunicación
Existen diferentes formas de comunicación dentro de la entidad, lo que hace que la
información que se da al interior de ésta sea más efectiva al momento de su difusión,
pues su aplicación es de libre escogencia, pero pensando siempre en la manera más
correcta y eficaz de transmitir los mensajes.
-
Comunicación Directa: Es la comunicación que se desarrolla entre el emisor y el
receptor o receptores en forma personal, con o sin ayuda de herramientas. Es llamada
también comunicación boca-oído, hablar frente a frente, charlas, conferencias,
etcétera.
-
Comunicación Indirecta: Es aquella donde la comunicación está basada en una
herramienta o instrumento ya que el emisor y el receptor están a distancia. La
comunicación indirecta puede ser personal o colectiva.
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-
Comunicación Indirecta / Personal: Se desarrolla con la ayuda de una herramienta
o instrumento como el teléfono, la comunicación impresa, el correo electrónico, el Chat
por Internet, etcétera.
-
Comunicación Indirecta / Colectiva: Es cuando el emisor se comunica con un grupo
de receptores ayudado por una herramienta o instrumento como los periódicos, la
televisión, la radio, el cine, los libros, la página Web, los videos, etcétera. También se
le conoce como comunicación social o de masas.
1.2. Mapa de Públicos
La identificación y determinación de los públicos a los cuales nos dirigimos, llamado
también target, es ese conjunto de personas a quienes queremos transmitir nuestros
mensajes.
Por eso, al momento de querer llegar a un público objetivo es necesario preguntarse
¿Quiénes son? ¿Dónde están? ¿Qué esperan de nuestra Secretaría?
Debemos tener claro que no tenemos un solo público y que todas las poblaciones con las
que interactuamos como Secretaría de Salud tienen características específicas e
intereses diferentes; es allí cuando podemos pensar que la entidad no tiene una única
imagen sino tantas imágenes como grupos de diferentes públicos.
Cada grupo de público lo podemos identificar por la relación que mantiene con la entidad,
clasificándolo de la siguiente manera según el mensaje o la información que queremos
transmitir:
-
Público Interno: Lo forman nuestros servidores y colaboradores. Es ese grupo de
personas que conforman la entidad y que están directamente vinculados a ella. En el
caso de la Alcaldía, el público interno está conformado por, directivos, funcionarios,
contratistas, proveedores, etcétera.
-
Público Externo: Es la comunidad, el entorno social, los medios de comunicación,
entre otros. Este público está determinado por los usuarios de los servicios de la
Alcaldía, sea ésta geográfica, de productos o servicio.
-
Público intermedio o mixto: Lo constituyen los contratistas, entidades financieras, el
Gobierno Nacional, los ministerios, entre otros.
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No se debe olvidar que los públicos no existen como grupo autónomo, sino en función de
la entidad. Así, lo importante a la hora de planificar la comunicación de la entidad es saber
quién constituye cada uno de esos grupos de público, dónde se encuentran y qué
expectativas e imagen tienen respecto a la entidad.
Las acciones de la Secretaría de Salud Pública Municipal, en torno a comunicaciones
estarán enmarcadas sobre todo por las siguientes:
a) Acciones en medios masivos que se utilicen en la entidad (espacios radiales,
televisivos o escritos)
b) Acciones en medios Internos (carteleras, boletines o publicaciones periódicas,
espacios no convencionales, información en sentido ascendente o descendente, etc.)
c) Campañas Masivas (de carácter publicitario institucional)
d) Campañas Internas (de carácter promocional, a través de los medios internos)
e) Eventos (pedagógicos, lúdicos, sociales, de movilización con la población)
2. COMUNICACIÓN INFORMATIVA
2.1. Introducción
La educación es un factor determinante en la salud. Es bien sabido que quienes están
más predispuestos a tener mala salud no son únicamente los más pobres, sino quienes
tienen el menor nivel de educación. Es más, la experiencia adquirida tanto en los países
en desarrollo, como en los países desarrollados, indica que la alfabetización y los
programas de educación no formal pueden conducir a mejorar la salud y el bienestar
general de modo significativo.
2.2. IEC (Información, Educación y Comunicación)
El modelo de Información, Educación y Comunicación ha sido ampliamente utilizado en
las diferentes estrategias de comunicación y salud a nivel global, teniendo la base de que
son las bases principales de cualquier proceso de intervenciones en comunicación. La
información y educación son los principios que toda comunidad debe poseer antes de
pasar a etapas posteriores de cambios de comportamiento.
El énfasis en este punto, es porque estos primeros aspectos o fases en muchas ocasiones
se pasan por encima, partiendo de que los investigadores o ejecutores de las
intervenciones tienen pleno conocimiento de la comunidad y su problemática. Por
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consiguiente, se elaboran mensajes, productos e intervenciones generales partiendo de
que la comunidad ya está informada y conoce sobre la problemática determinada.
Su objetivo es promover o consolidar cambios de comportamiento o actitudes en
determinadas audiencias, a través de la combinación de tecnologías, enfoques
comunicacionales y procesos de socialización, primordialmente en áreas del desarrollo
tales como salud y educación.
2.3. Conceptos
-
Es un componente vital para el suceso de política integral salud o plan de acción;
El éxito de las estrategias IEC está en el desarrollo de herramientas complementarias
con mensajes ajustados a las audiencias;
Debe combinar instrumentos y modalidades de comunicación
2.4. Objetivos
- Promover estilos de vida saludables, a través de diseminación de información en medios
masivos y comunitarios
- Posicionar las acciones de la Secretaría de Salud Pública Municipal de Santiago de Cali
entre sus grupos de interés, ubicando los temas de las diferentes líneas de trabajo en
la agenda pública de la ciudad
2.5. Procedimientos
2.5.1. Producción de noticias o boletines informativos
Investigación, elaboración y publicación de información noticiosa relacionada con las actividades
de la SSPM
Tareas:
1. Revisar en diferentes fuentes de información (plan de acción de la dependencia,
requerimientos de las diferentes áreas y otros) la prioridades en temáticas de salud
a divulgar durante la vigencia
2. Priorizar temas y definir cronograma previo anual de producción de boletines de
prensa
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3. Consultar servicios de documentación para conseguir datos más precisos, lectura
de documentos que tenga relación con los quehaceres propios de la SSPM.
4. Organizar y seleccionar la información recolectada.
5. Asistir semanalmente al consejo de redacción del Municipio e informar los temas
prioritarios de noticias a desarrollar por la SSPM y solicitar acompañamiento con
equipos cuando se requiera.
6. Dar cubrimiento a los eventos noticiosos de la SSPM
7. Búsqueda de material gráfico para ambientar el diseño de la presentación de la
noticia e indicárselo al responsable de la emisión digital. El material gráfico debe
ser actual y acorde con la temática del artículo.
8. Redacción de la información con especial atención en su contenido, redacción y
estilo, asegurando que ésta contenga variedad de fuentes, que sea oportuna,
veraz, entendible y verificable.
9. Envió del boletín a la oficina de comunicaciones de la alcaldía
10. Verificación de que la noticia ha sido emitida por los diferentes medios
institucionales y medios masivos a los cuales se les envió la información.
11. Realizar monitoreo de medios de comunicación.
12. Elaboración de informe semanal de monitoreo de medios
13. Seleccionar, consolidar y archivar material de monitoreo de medios
14. Conocimiento del grado de divulgación de la nota, según el monitoreo diario o
índice de lectura de la misma en el portal.
15. Recibir recomendaciones por parte de la oficina de comunicaciones de la alcaldía
para mejorar el procedimiento.
16. Medir los indicadores y plantear las acciones de mejora cuando sean necesarias
2.5.2. Diseño, elaboración y revisión de piezas comunicativas
Producción de piezas comunicativas educativas, ya sean impresas o audiovisuales,
como apoyo a las acciones de los diferentes grupos de la SSPM
Tareas:
1. Solicitar a los líderes de procesos los requerimientos de desarrollo de piezas de
comunicación (impresos y audiovisuales)
2. Recibir requerimientos de piezas de comunicación
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3. Definir aspectos técnicos requeridos para cada una de las piezas de comunicación
con cada uno de los líderes de os procesos
4. Consolidar cronograma de trabajo de desarrollo de piezas de comunicación
5. Realizar estudios técnicos para la contratación de la producción de las piezas de
comunicación
6. Revisar estudios técnicos de contratación
7. Solicitar el CDP al proceso de gestión financiera
8. Recibir el CDP del proceso de gestión financiera
9. Remitir estudios técnicos de contratación al proceso de adquisición de bienes,
obras y servicios, con el respectivo CDP
10. Preparar con los grupos de trabajo involucrados con las piezas, la información
necesaria para la construcción de la misma.
11. Consolidar y editar información recolectada
12. Cuando la pieza llega previamente diseñada, se revisa aspectos de imagen
institucional y aspectos de contenido
13. Recolectar nueva información si se requiere
14. obtener aprobación de la pieza por parte del líder de grupo de trabajo que presentó
la solicitud.
15. Diseño de la pieza comunicativa
16. Enviar pieza comunicativa para impresión o producción audiovisual
17. seguimiento y aprobación para la producción de la pieza comunicativa o material
audiovisual
18. Verificar la entrada y aspectos técnicos de las piezas contratadas
19. Medir indicadores del procedimiento
20. Establecer acciones de mejoramiento
2.5.3. Realización de ruedas de prensa y agendas de medios
Planificar, convocar y ejecutar ruedas de prensa y agendas de medios sobre temas
cuya importancia lo requiera
Tareas:
1. Identificar entre los temas priorizados para la vigencia, cuáles requieren de
desarrollo de rueda de prensa o agenda de medios
2. Informar a la oficina asesora de comunicaciones sobre las ruedas de prensa a
realizar
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3. Asignar el periodista encargado de la rueda de prensa o agenda de medios
4. Consultar la agenda del funcionario o vocero para fijar fecha y hora del evento.
5. Investigar ampliamente el tema (qué, cuándo, dónde, cómo, cuánto, para quién,
etc.)
6. Determinar el espacio físico donde se llevará a cabo la rueda de prensa.
7. Solicitar que los grupos de trabajo involucradas con el evento lo agenden y apoyen
con los recursos humanos y físicos necesarios (pendón de la dependencia, video
beam, portátil, porta papel, marcadores de tinta borrable, entre otros).
8. Identificar de los medios de comunicación-periodistas para invitarlos al evento o
solicitar agenda en el medio contactado para visita del vocero.
9. Elaborar la invitación a la rueda de prensa, por lo menos con dos días hábiles de
anticipación; definir fecha de agenda de medios con dos días de anticipación.
10. Remitir a la oficina asesora de comunicaciones de la alcaldía la invitación al menos
con dos días de anticipación para que sea publicada en el portal www.cali.gov.co
11. Contactar telefónicamente o por correo electrónico a los diferentes medios de
comunicación para informarle sobre el evento o rueda de prensa.
12. Elaborar el boletín de prensa sobre el tema de rueda de prensa o agenda de
medios para entregarlo a los periodistas como herramienta para la entrevista al
vocero.
13. Elaborar en conjunto, con el vocero el orden de la rueda de prensa y/o la agenda
de visita a los medios.
14. Entregar comunicado de prensa impreso a los periodistas asistentes o al periodista
visitado.
15. Iniciar el evento o rueda de prensa; presentar al funcionario o vocero e indicar el
orden del día. Primero expone el vocero y posteriormente se responden las
preguntas de los periodistas.
16. Registrar la asistencia de los medios de comunicación.
17. Realizar entrevista al vocero y grabar en video-audio la misma
18. Elaboración de boletín de prensa sobre la noticia principal que se expuso en el
evento o rueda de prensa, para su correspondiente difusión.
19. Contactar nuevamente a los periodistas que se invitaron para ofertar el boletín,
imágenes de apoyo o audio.
20. Proporcionar a los periodistas los productos audiovisuales elaborados por la
SSPM.
21. Consultar los monitores de radio, prensa y televisión para conocer el despliegue
informativo de la noticia central de la rueda de prensa o agenda de medios
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22. Medir indicadores acorde con cronograma de trabajo del plan de comunicaciones
de la SSPM
23. Verificación de si el evento, rueda de prensa o agenda de medios cumplió con los
pasos del procedimiento y lo planeado.
24. Establecimiento de planes de mejoramiento correctivo o preventivo.
2.5.4. Realización de Rendición de cuentas o informes de avance de gestión a
la comunidad
Apoyar la realización de espacios de encuentro con la comunidad, recolectando la
información necesaria, coordinando la realización de los insumos necesarios,
cubriendo el evento y publicando los avances presentados en el mismo.
Tareas:
1. Recepciona la necesidad por parte de la administración central (Oficina Asesora
para la Participación Ciudadana y/o de la Oficina de Planeación) sobre el evento
de consejo comunitario y otros espacios de participación (cabildo, concejo o
reunión de seguimiento).
2. Identificar de acuerdo con los temas requeridos, los responsables de la
información a suministrar.
3. Elaborar oficio con el fin de solicitar información a los respectivos responsables.
4. Enviar el oficio a los respectivos responsables.
5. Asistir a las mesas de trabajo comunitaria organizadas por la Oficina Asesora
de Participación ciudadana, con el fin de ampliar la información de las
solicitudes planteadas por la comunidad previo al concejo comunitario y otros
espacios de participación.
6. Consolidar la información recolectada de los respectivos responsables y de las
mesas de trabajo con la comunidad.
7. Revisar el documento teniendo en cuenta aspectos como: Redacción,
presentación, orden del documento, entre otros
8. Validar la información consolidada con el Secretario de Despacho.
9. Realizar de manera conjunta los ajustes a la información y elaborar el material
y/o producto de comunicación necesarios.
10. Enviar la información final a la Oficina de Asesoría de Participación ciudadana.
11. Preparar el material con el cual el Secretario de Despacho debe tener en cuenta
durante la realización del consejo comunitario y otros espacios de participación,
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teniendo en cuenta: el material elaborado y la documentación requerida de los
responsables.
12. Hacer presencia durante la realización del consejo comunitario y otros espacios
de participación.
13. Realizar las notas periodísticas posteriores sobre la participación de la
Dependencia en el consejo comunitario y otros espacios de participación.
14. Divulgar las notas periodísticas elaboradas a través de los diferentes medios de
difusión institucionales.
15. Dar apoyo logístico al Secretario de Despacho en caso que se requiera durante
la realización del consejo comunitario y otros espacios de participación.
16. Revisar de manera conjunta con la Oficina Asesora de Participación ciudadana
los compromisos adquiridos por la SSPM durante el consejo comunitario y otros
espacios de participación.
17. Dar respuesta de los avances obtenidos sobre los compromisos que se
adquirieron en el consejo comunitario y otros espacios de participación
18. Cuando se requiera, se realiza desplazamiento a las ESE'S o a la comunidad,
con el fin de verificar el avance a los compromisos adquiridos.
19. Elaborar informe de seguimiento a los compromisos adquiridos y el avance
obtenido.
20. Enviar informe a la Oficina Asesora de Participación ciudadana.
2.6. Acciones por las cuales se desarrollan las estrategias
Entrevistas en Medios de Comunicación
Acciones y Manejo: La entrevista periodística es aquella que se realiza para los medios
de prensa, ya sea escrita, o bien, para la radio o la televisión. En ella el periodista realiza
una serie de preguntas a una persona con el fin de obtener información de interés público.
Esta estrategia busca establecer un vínculo permanente entre la Secretaría de Salud y los
medios de comunicación masivos, para que estos sirvan como interlocutores frente a las
necesidades informativas de la comunidad, y al mismo tiempo se conviertan en canales
efectivos de promoción para divulgar consistentemente los mensajes y los programas de
la entidad.
Para su ejecución, se define inicialmente la temática a tratar, se diseña un Plan de Medios
previo en espacios de comunicación radiales, audiovisuales y escritos, se concreta con
los periodistas y los funcionarios de la entidad la asistencia a dichos programas, y se
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realiza asesoría y acompañamiento desde la Oficina Asesora de Comunicaciones y
Sistemas.
Redacción de Comunicados y Organización de Ruedas de Prensa
Acciones y Manejo: Un comunicado de prensa es la forma escrita, oficial y autorizada, que
se entrega a los periodistas a modo de resumen de lo tratado en una rueda de prensa, o
bien de cierta reunión o algún hecho de connotación e interés público.
Una rueda de prensa o conferencia de prensa es un acto informativo convocado por un
organismo o entidad al que están invitados los medios de comunicación para que informen
de lo que allí suceda. Para el caso de la Secretaria de Salud, la vocería inicial siempre la
tendrá el Sr. Secretario de Salud. Esta vocería puede cambiar por decisión del mismo
secretario, ya sea por su ausencia o porque la temática lo requiera y se decida que otro
de los funcionarios de la dependencia sea quien tome la vocería.
Elaboración de Piezas Publicitarias (impresos, radio y televisión)
Acciones y Manejo: Esta acción pretende mantener informada a la comunidad respecto a
los avances alcanzados, planes y programas implementados en la Secretaria de Salud
Pública de Cali, a través de la producción y difusión de productos comunicacionales de
calidad e impacto comunitario.
El proceso parte de la identificación del tema, posteriormente se realiza una estructuración
conceptual de los mensajes, se arma el guion o el diseño final, se graban los audios o se
pone en marcha el plan de rodaje en la parte audiovisual, se hace la postproducción y se
envía el producto a los medios de comunicación y se presenta ante la comunidad.
Estrategia de Free Press (espacios en medios por gestión)
Acciones y Manejo: El propósito de esta acción es la obtención de espacios publicaciones gratuitas y permanentes en los diferentes medios de comunicación locales,
para llegar al público objeto por medio de una comunicación masiva, pero sectorizada.
Esta acción estratégica se fundamenta inicialmente en las buenas relaciones públicas de
la entidad y en la percepción de los periodistas sobre los servicios que ofrece la
dependencia. A partir de allí y de acuerdo a las necesidades temáticas de información de
la Secretaria se realizan contactos con los comunicadores, se definen sosteniblemente
los medios y los espacios escritos, radiales, audiovisuales y de internet (Red de
Periodistas), y las estrategias dirigidas a la opinión pública a través de los medios de
comunicación.
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Producción del Boletín informativo Interno
Acciones y Manejo: Pretende Involucrar al público interno y a la comunidad (asociación
de usuarios), en la divulgación informativa de sus propias acciones, de manera amplia y
con temas que son de interés común. El propósito es poner en marcha un canal de
comunicación de distribución semestral, que sea ágil, con información puntual, dinámica,
con un gran soporte gráfico y que pueda ser publicado en el sitio web de la entidad.
3. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
3.1. Introducción
Comunicar es persuadir y persuadir es buscar efectos. De esta manera la comunicación
se convierte en una herramienta más de gestión orientada a la consecución de los
objetivos estratégicos de la organización. La Comunicación Organizacional se conoce con
denominaciones diferentes: comunicación organizacional, empresarial, institucional,
organizativa, corporativa, todas referidas al mismo fenómeno.
El análisis de esta clase de comunicación se centra en el diagnóstico, organización y
perfeccionamiento de las variables complejas que conforman los procesos comunicativos
en las organizaciones, con el fin de mejorar la interrelación e interacción entre sus
miembros, entre éstos y el público externo y así fortalecer y mejorar la identidad y
desempeño de las instituciones.
La Comunicación Organizacional es el conjunto de técnicas y actividades que llevan a la
realización dinámica y efectiva en los flujos de mensajes que se producen al interior de
una organización, así como entre sus miembros y su medio conllevan varios propósitos
inmersos por ejemplo: influir en las opiniones, intervenir en las aptitudes y actitudes de los
destinatarios, ser capaz de modificar conductas de los públicos, mediar en los procesos
internos y externos de la organización, inclinar la balanza a favor de los intereses
institucionales cuando fuere necesario y hacer figura en dar cumplimiento efectivo, rápido
y sostenido a los objetivos misionales de la organización.
Al producirse la recopilación de procesos, mensajes y medios involucrados en la
transmisión de la información a cargo de la organización, podemos decir que no se refiere
sólo a los mensajes, sino a los actos en general, al comportamiento mediante el cual todas
las asociaciones transmiten información sobre su visión, misión, y forma de hacer las
cosas focalizando su desempeño desde las necesidades y expectativas de sus clientes.
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En resumen la comunicación organizacional y sus políticas son producto también del
aporte participativo de quienes intervienen en la creación de normas, acuerdos y
disposiciones que rigen el buen funcionamiento y la calidad de los servicios de la entidad.
3.2. La Comunicación Interna
La comunicación interna está determinada por la interrelación que se desarrolla entre el
personal de la entidad. Las comunicaciones internas son actividades que se realizan
dentro de una entidad para mantener las buenas relaciones entre los miembros de la
entidad, por medio de la circulación de mensajes que se originan a través de los diversos
medios de comunicación empleados por ella, con el objetivo de proveer comunicación,
unión y motivación para así alcanzar las metas establecidas por la Secretaría.
La comunicación organizacional recoge todo el conjunto de acciones que se generan y se
ejecutan dentro de la entidad, para la creación y mantenimiento de las óptimas relaciones
con y entre los miembros de la misma, para la cual debe emplear diferentes medios de
comunicación que los mantenga informados, motivados e integrados y, de esta forma, el
trabajo, en un clima laboral armónico, contribuya al logro de las metas y objetivos que se
propone la entidad.
La entidad debe ser un espacio abierto, un lugar donde los individuos obtengan el
reconocimiento, la realización personal y profesional que buscan y de esta manera ganan
si se les dan las condiciones y las aprovechan. El sistema de comunicaciones en el ámbito
interno comprende las comunicaciones de tipo formal e informal.
-
Comunicación interna formal: Se constituyen por el conjunto de vías o canales
establecidos por donde circula el flujo de información, relativo al trabajo entre las
diversas poblaciones de la entidad; tiene como objetivo lograr la coordinación eficiente
de todas las actividades distribuidas en la estructura de la Secretaría de Salud.
-
Comunicación interna informal: Constituyen un conjunto de interrelaciones
espontáneas, basadas en preferencias y aversiones de los funcionarios,
independientemente del cargo. En este tipo de información que se transmite puede
tener relación con las actividades de la entidad o a la vez puede no tenerla. El flujo de
la información circula por los canales abiertos de la entidad; el compartir la información
con todos los miembros de la Secretaría tiene como fin que todos estén informados de
lo que deben y desean hacer, es una manera de fomentar la participación, la identidad
y el sentido de pertenencia; de esta manera el ambiente laboral es más favorable para
el bienestar de esta dependencia.
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Mecanismos para la socialización de la comunicación Organizacional
Una de las principales características de la comunicación organizacional, es que siempre
está presente en la entidad, y dado lo accesible que es planificarla tanto desde lo operativo
como desde lo económico, es muy ventajoso y rentable programarla, estableciendo entre
la dirección y el resto del personal un canal de información que promueva el feedback, ya
que el personal debe enterarse de lo que sucede en la entidad de forma oficial y la entidad
debe recibir las opiniones de éstos mediante un canal directo, evitando los rumores y una
comunicación no controlada, la cual perjudica las relaciones entre funcionarios y la
entidad.
Estrategias y Herramientas
Una vez se elige el tipo de comunicación, se eligen las herramientas, teniendo en cuenta
aquellas que generalmente se utilizan con mayor frecuencia y de igual manera resultan
más cómodas, como las llamadas telefónicas, las conversaciones informales, los
memorandos y las notas; pero según su naturaleza cada mensaje requiere de una
herramienta diferente para que éste sea efectivo.
Se tienen herramientas para informar y para comunicar, agrupadas en las más necesarias
para la comunicación organizacional individual y la comunicación organizacional colectiva.
-
Comunicación organizacional individual: Esta comunicación se da de dos maneras,
escrita, a través de cartas, memorando, circulares; y oral como llamadas telefónicas o
conversaciones informales.
-
Comunicación organizacional colectiva: Dentro de esta comunicación, la cual tiene
por principio el informar y por fin, el comprometer a toda la entidad; la encontramos de
carácter periódica o puntual.
Periódicas: jornadas informativas, jornadas de convivencia, formación para
funcionarios (seminarios, convenciones, capacitaciones), presentaciones al personal,
reuniones formales e informales (cenas, comidas), boletín interno, actividades
familiares y de ocio, actividades deportivas.
Puntuales: aniversarios, fiestas de navidad y fin de año, entrevistas personales,
comités, auditorías internas.
-
-
Dentro de la comunicación interna colectiva cabe resaltar la importancia de promover
dentro de las diferentes direcciones de la entidad, comités primarios, como herramientas
para el mejoramiento continuo del clima laboral y de los procesos internos que competen
a cada dirección. La periodicidad de los mismos será establecida según la necesidad de
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director de área quien será el líder de los mismos y dejarán evidencia de los mismos en
el acta correspondiente.
3.3. Objetivo
Generar espacios de encuentro y el flujo de información permanente entre los servidores
públicos de la SSPM, donde se promueva la adopción de hábitos saludables y el fomento
de temas relacionados con los sistemas de gestión del municipio.
3.4. Procedimientos
3.4.1. Desarrollo de eventos o campañas Institucionales
Planeación, colaboración, ejecución y cubrimiento de eventos planeados por alguno
de los grupos de la SSPM dirigidos al público interno
Tareas:
1. Identificar los lineamientos, políticas y/o directrices impartidas por el líder del
proceso (oficina de comunicaciones-comité de comunicación organizacional)
2. Solicitar requerimientos de eventos o campañas institucionales y sus contenidos a
los responsables de grupos de la SSPM.
3. Recepción de requerimientos de eventos o campañas institucionales por parte de
los diferentes grupos de la SSPM
4. Analizar requerimientos recibidos y lineamientos del líder para priorizar las
campañas o eventos institucionales a realizar durante la vigencia
5. Definición de medios para difusión
6. Consolidación del programa anual de campañas o eventos institucionales.
7. Selección y validación de contenidos de las campañas o eventos
8. Diseño de los productos de la campaña o evento institucional
9. Difundir los mensajes previamente identificados a través de diferentes canales de
comunicación interna
10. Identificación de variables y criterios de medición
11. Identificación del medio de evaluación
12. Verificación de la existencia de formatos de evaluación o medición del impacto de
campañas o eventos en el MOP
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13. Si no existe un formato o herramienta de medición por parte del líder del proceso,
realizar la elaboración de instrumento de medición
14. Solicitar al líder del proceso la validación, aprobación, y codificación del instrumento
de medición
15. Determinación de población objeto de la campaña o evento institucional e identificar
muestra representativa.
16. Aplicación de instrumento de medición
17. Tabular información recolectada a través de instrumento de medición
18. Consolidación de informe del impacto de las campañas o eventos institucionales
realizados.
19. Definición de si se aplican estrategias adicionales en caso de que el impacto del
evento o campaña institucional no fue el esperado,
20. Elaboración y validación de nuevas estrategias e implementarlas
21. Verificación del cumplimiento de los indicadores del procedimiento
22. Realizar planes de mejoramiento según la necesidad
3.4.2. Desarrollo de boletines para la intranet e internet
Investigación, elaboración y publicación de temas de interés para los funcionarios y
contratistas de la SSPM a través de los medios masivos internos con que cuenta la
dependencia
Tareas:
1. Recolectar de información de temas a tratar
2. Priorizar de temas a difundir
3. Realizar cronograma de actividades periódicas anuales para el desarrollo de
boletines para internet e intranet, acorde con metas y/o prioridades de la SSPM
4. Investigar ampliamente los temas a tratar (qué, cuándo, dónde, cómo, cuánto, para
quién, etc.)
5. Redacción de la noticia o el informe.
6. Consecución del visto bueno del líder del proceso acerca de la redacción de la
noticia.
7. Consecución del material fotográfico para complementar la noticia o informe.
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8. Diseñar el boletín con la información ya producida y editada.
9. Envió de información para ser publicada en la intranet
10. Publicar información y/o nota en la pág. web, link de la SSPM
11. Llevar registro o evidencia de lo publicado.
12. Llevar record semanal de lecturas, como evidencia de la efectividad de este canal
informativo.
13. Verificar si el procedimiento cumplió con los pasos y ha sido eficaz en la
socialización de información.
14. Establecimiento de planes de mejoramiento correctivo y preventivo tendientes al
sostenimiento de esta herramienta comunicacional.
3.4.3. Producción de materiales impresos para comunicación organizacional
Investigación, elaboración y publicación de materiales impresos educativos al interior
de la dependencia
Tareas:
1. Solicitar a las diferentes oficinas de la SSPM las necesidades de producción de
materiales impresos relacionados con el cliente interno
2. Identificación de los temas para el desarrollo de material impreso
3. Validar de temas a imprimir con el responsable del respectivo grupo de trabajo.
4. Consolidar cronograma de actividades para el desarrollo de impresos en materia
de comunicación organizacional
5. Diseñar material para comunicación interna
6. Revisar que cada pieza de comunicación cumpla con lo estipulado en el Manual de
Identidad Visual Corporativa de la entidad.
7. Actualización en el caso que no se cumpla con lo normado y solicitar los ajustes
necesarios.
8. Aprobar las piezas de comunicación.
9. Realizar la actualización semanal de carteleras institucionales
10. Realizar la entrega de piezas de comunicación organizacional
11. Evaluar permanentemente el impacto de material impreso.
12. Verificar si el procedimiento y el cronograma se cumplió.
13. Establecer el plan de mejoramiento correctivo y preventivo ajustes, tendientes al
sostenimiento de esta herramienta comunicacional.
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3.5. Acciones por las cuales se desarrollan las estrategias
Actualización de la Página Web Institucional
Acciones y Manejo: En un trabajo conjunto con la oficina de sistemas de la Secretaria de
Salud Pública Municipal de Cali, esta acción pretende, a través de la actualización
informativa permanente de los contenidos de salud en la página web de la Alcaldía,
mantener bien informada a la opinión pública sobre las acciones y actividades que realiza
la empresa de conformidad con lo establecido en su misión, visión, política de calidad y
principios corporativos.
Página Web www.cali.gov.co/salud. Es el sitio en el Internet que se encarga de mantener
su audiencia día a día, y actúa como uno de los medios de comunicación e información
alternativos de alto impacto que permite promover y divulgar desde lo misional, las
actividades principales de la Secretaría de Salud Pública Municipal de Santiago de Cali.
Uso del Correo Electrónico Institucional
Acciones y Manejo: Esta estrategia busca generar un flujo informativo más ágil y
dinámico, permitiendo que los procedimientos internos se desarrollen con más rapidez
y con mejores resultados, a partir de una conducta de responsabilidad ambiental antes
de imprimir cualquier documento.
1. Boletín Virtual. Es un informativo con publicaciones periódicas (mensuales) y con temas
de interés. La Secretaría de Salud Pública Municipal de Santiago de Cali cuenta con dos
(2) tipos de Boletines:
a. Boletín Interno “¡En Qué Estamos!”
b. Boletín Interno “La Calidad Empieza Por Mi”
Implementación de la Intranet
Acciones y Manejo: Una Intranet es una red de Área Local que tiene la característica de
ser de exclusivo uso de la empresa u organización que la ha instalado, para compartir
parte de sus sistemas de información y sistemas operacionales.
Correos
masivos
a
través
de
[email protected]
y
[email protected]. Operan como boletines electrónicos ya que van
directamente a una lista de contactos. A diferencia de la web, a través de los correos
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masivos no hay que esperar a que sea visitada, sino que se llega periódicamente. A través
de los correos masivos se refuerza la comunicación organizacional. Es económico en
cuanto a inversión en medios de comunicación comparada con otros medios de
comunicación masiva y se envían directamente a los destinatarios.
Actualización de Carteleras Institucionales Informativas
Acciones y Manejo: RED DE CARTELERAS
Esta herramienta de comunicación consiste en mantener un número determinado de
carteleras institucionales, todas de construcción uniforme, con una visible identidad
corporativa y ubicada en sitios estratégicos, para aprovechar la alta afluencia de usuarios
y sus necesidades de información institucionales.
Desde la Oficina de Comunicaciones se coordinará la actualización y caducidad
informativa de forma periódica y sistemática en la Secretaria de Salud Pública Municipal;
además se orientará la operativización del flujo informativo, conjuntamente con los
comunicadores de las instituciones que componen la red de salud de la ciudad.
Absolutamente ninguna otra persona podrá fijar en las carteleras ningún tipo de
información que este por fuera de los siguientes parámetros temáticos, a no ser que sea
debidamente autorizada por la gerencia.
Anexo 3: Formato para evaluación uso carteleras
Anexo 4: Plan manejo carteleras SSPM
Difusión y promoción de Sistemas de Gestión
Sistemas Integrados de Gestión:
Es el conjunto de actividades que, interrelacionadas y a través de acciones específicas,
permiten definir e implementar los lineamientos generales y de operación de las entidades
públicas. Se entenderá como Sistemas Integrados de Gestión en la Administración Central
Municipal de Santiago de Cali, tres (3) Sistemas: Sistema de Gestión de la Calidad (SGC),
Sistema de Control Interno (MECI) y Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA); y
como herramientas de gestión, estos sistemas tienen por propósito general, aumentar la
capacidad de la entidad para atender las necesidades y requerimientos de los ciudadanos
y operar de manera eficiente, efectiva y eficaz, con controles apropiados en todos nuestros
procesos y bajo el enfoque de la mejora continua.
Sistema de Gestión Documental ORFEO
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Sistema que realiza un seguimiento efectivo al Proceso Gestión Documental, responsable
de la planificación, manejo y organización de la documentación que se produce y recibe,
desde su origen hasta su destino final, esto con el objeto de facilitar su utilización y
conservación; es uno de los tres procesos que conforman el Macroproceso de Apoyo
denominado Gestión Tecnológica y de la Información.
ORFEO permite incorporar la gestión de los documentos a los procesos de cualquier
organización, automatizando procedimientos, con importantes ahorros en tiempo, costos
y recursos tales como tóner de impresora, papel, fotocopias, entre otros, así como el
control sobre los documentos.
Anexo 5: Formato evaluación adopción Sistemas de Gestión
Sistema de Gestión Integral de Residuos Sólidos “Empezando por Casa”
Iniciativa basada en la política pública de establecer que todas las entidades de gobierno
de orden local, departamental o nacional, localizadas en su territorio, deben implementar
Programas de Gestión Integral de Residuos Sólidos, como contribución a la reducción de
los volúmenes de generación y la reincorporación de los residuos sólidos aprovechables
a la cadena productiva del reciclaje, comprometiendo en su desarrollo a los servidores
públicos, contratistas y visitantes de las entidades públicas, en la mitigación de los
impactos ambientales, sociales y económicos que se derivan de la vertiginosa e
incontrolable dinámica de generación de residuos y su manejo inadecuado.
Programa Vive Digital
"Vive Digital" es el plan de tecnología del actual gobierno nacional, que busca que
Colombia dé un gran salto tecnológico mediante la masificación de Internet y el desarrollo
del ecosistema digital nacional.
El Plan responde al reto de alcanzar la prosperidad democrática gracias a la apropiación
y el uso de la tecnología, a través de la masificación de Internet. Está demostrado que hay
una correlación directa entre la penetración de Internet, la apropiación de las Tecnologías
de la Información y las Comunicaciones (TIC), la generación de empleo y la reducción de
la pobreza.
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4. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Comunicación interna: Trabaja en la concepción y el desarrollo de la cultura corporativa, es
decir las ideas y conceptos cualitativos que definen a la organización.
Comunicación externa: Gestiona la imagen que nuestra empresa quiere ofrecer al mercado
o a la sociedad.
Comunicación organizacional: Es el componente de control que orienta la difusión de
políticas y la información generada al interior de la entidad pública, para una clara
identificación de los propósitos misionales y visiónales hacia los cuales se enfoca el accionar.
Entrevista periodística: Es aquella que realiza los medios de prensa, ya sea escrita, o bien,
para la radio o la televisión, en ella el periodista realiza una serie de preguntas a una persona
con el fin de obtener información de interés público.
Piezas publicitarias: Una pieza publicitaria se refiere a una composición visual, auditiva o
audiovisual, su montaje puede variar en soporte y formato según sus necesidades. Se
relaciona muy fuertemente con la publicidad, la cual es usada tanto en vía pública como en
prensa hablada, escrita, televisiva e interactiva.
Intranet: Es una red de Área Local, que tiene la característica, de ser de exclusivo uso de la
empresa u organización que la ha instalado.
Free Press: Acción estratégica de relaciones públicas que busca lograr visibilidad de
contenido en medios masivos sin costo alguno.
Cubrimiento periodístico: Acompañamiento a un evento donde se obtienen evidencias
como audios e imágenes. Dado el caso, con estas evidencias se realiza boletín de prensa.
Acompañamiento a evento: Es el apoyo logístico que se le da a una actividad.
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5. BIBLIOGRAFÍA
1. Manual de Comunicación Organizacional e Informativa. Alcaldía Durania, Norte de
Santander, Colombia. 2008
2. Plan de Comunicación Pública. Empresa Social del Estado Pasto Salud. Pasto,
Colombia. 2012
3. Plan de Comunicaciones. Hospital de USME I Nivel ESE. Alcaldía Mayor de Bogotá.
Bogotá, Colombia. 2009
4. Plan de Desarrollo del Municipio de Santiago de Cali 2012-2015 “CaliDA: Una Ciudad
para todos”. Alcaldía de Cali, Colombia. 2012
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