Cruce de documentos

SIIGO WINDOWS
Cruces de Documentos
Cartilla
I
Tabla de Contenido
1.
2.
3.
4.
5.
Presentación
¿Qué es Cruzar Documentos?
¿Qué Documentos Intervienen en el Proceso de Cruces?
¿Cuáles son los Posibles Cruces que se Pueden Presentar y Cual es su Efecto?
Explicación de los Cruce de Documentos
5.1
Orden de Compra (Tipo Y) – Nota de Entrada – Compra
5.2
Orden de Compra (Tipo Y) – Compra
5.3
Nota de Entrada – Compra
5.4
Orden de Compra (Tipo M) – Compra
5.5
Compra Sin Cruce
Presentación
La presente cartilla explica los diferentes documentos que se pueden cruzar en el
proceso de compras, los parámetros que se deben tener en cuenta en la definición de
cada uno de los documentos para su correcto funcionamiento y se indicara el efecto
contable de cada documento elaborado.
CRUCES DE DOCUMENTOS
¿Qué es Cruzar Documentos?
Los cruces de documentos es una funcionalidad que tiene SIIGO en donde permite
actualizar de forma automática la información de un tipo documento, previamente
digitado a otro. En esta función es posible realizar el enlace de dichos documentos
desde la Definición de los mismos
¿Qué Documentos Intervienen en el Proceso de Cruces?
En el proceso de facturación los documentos que intervienen para realizar cruces son:




Orden de Compra (Documento Tipo Y)
Orden Compra (Documento Tipo M)
Nota de Entrada (Documento Tipo E)
Compra (Documento Tipo P)
¿Cuáles son los Posibles Cruces que se Pueden Presentar y Cual
es su Efecto?
A continuación se realizara un explicación de los posibles cruces que se pueden realizar
en el proceso de compras y cuál es el efecto en el programa debido a que se están
manejando documentos contables y extracontables
Importante:
Orden de Compra
Orden Compra
Nota de Entrada
Compra
Tipo Y
Tipo M
Tipo E
Tipo P
Documento Extracontable
Documento Extracontable
Documento Contable
Documento Contable
DOCUMENTO
DOCUMENTO
DOCUMENTO
Orden de Compra
(Y)
Entrada
Compra
Orden de Compra
(Y)
Compra
Orden de Compra: Solo
genera informes.
Compra: Carga los productos
al Inventario, Contabiliza
valores en el Inventario,
Proveedores o Formas de Pago,
Impuestos, Descuentos y
Cargos
Entrada
Compra
Entrada: Carga los productos
al Inventario.
Compra: Contabiliza valores
en el Inventario, Proveedores o
Formas de Pago, Impuestos,
Descuentos y Cargos
Orden de Compra
(M)
Compra
Orden de Compra: Solo se
habilita cuando se tiene el
Modulo de Activos Fijos.
Compra: Causa la compra de
Activos Fijos, Contabiliza valor
de la Compra, Proveedores o
Formas de Pago Impuestos,
Descuentos y Cargos
Compra
EFECTO
Orden de Compra: Solo
genera informes.
Entrada: Carga los productos
al Inventario.
Compra: Contabiliza valores
en el Inventario, Proveedores o
Formas de Pago, Impuestos,
Descuentos y Cargos
Compra: Carga los productos
al Inventario, Contabiliza
valores en el Inventario,
Proveedores o Formas de Pago,
Impuestos, Descuentos y
Cargos
EXPLICACION DE LOS CRUCES DE DOCUMENTOS
1. Orden de Compra – Nota de Entrada – Factura de Compra
(Tipo Y)
Para que este cruce sea de forma automática en SIIGO se debe:
a. Ingresar a los parámetros de documentos, seleccionar el Documento E – Nota
de Entrada, marcar la opción Cruza con Orden de
Compra
, luego seleccionar la casilla Obliga Cruce,
en caso que sea obligatorio primero realizar la Orden de Compra para luego ser
cruzada por la Nota de Entrada.
b. También en los parámetros del Documento E - Nota de Entrada se debe digitar
en la opción Cruce Factura Compra/No cruza (C/N) la letra C de Factura de
Compra
ser cruzada por la Factura de Compra.
, para que la Nota de Entrada pueda
c. Por último se debe ingresar a los parámetros de documentos, seleccionar el
Documento P - Factura de Compra y digitar en la opción cruce o. Compra / Nota
de Entrada / No cruza / o. Activos (C,E,N,M) la letra E de Nota de Entrada
, luego marcar la casilla obliga
cruce en caso que sea obligatorio primero realizar la Nota de Entrada para
luego ser cruzada por la Factura de Compra.
Importante:
En este tipo de Cruce se utilizan los tres documentos; en donde es
importante resaltar que la Orden de Compra es un documento
extracontable que no mueve cantidades en el inventario ni realiza
ningún tipo de contabilización, solo se utiliza a nivel informativo para
control de la mercancía solicitada a los proveedores y genera
informes; en este caso la Nota de Entrada es la que carga las
cantidades en el Inventario y la Factura de Compra actualiza los
valores en la cuenta de Inventarios, las cuentas de Impuestos, los
Descuentos, los Cargos y la Cuenta por Pagar o Forma de Pago.
2. Orden de Compra – Factura de Compra
(Tipo Y)
Para que este cruce sea de forma automática en SIIGO se debe:
a. Ingresar a los parámetros de documentos, seleccionar el Documento P - Factura
de Compra y digitar en la opción cruce o. Compra / Nota de Entrada / No cruza
/ o. Activos (C,E,N,M) la letra C de Orden de Compra
, luego marcar la casilla obliga
cruce en caso que sea obligatorio primero realizar la Orden de Compra para
luego ser cruzada por la Factura de Compra.
Importante:
En la definición del documento Factura de Compra cuando cruce
con la Orden de Compra, se debe seleccionar la opción de Actualiza
Inventario, de lo contrario no lo actualizara.
Importante:
En este tipo de Cruce se utilizan dos documentos en donde es
importante resaltar que la Orden de Compra es un documento
extracontable que no mueve cantidades en el inventario ni realiza
ningún tipo de contabilización, solo se utiliza a nivel informativo para
control de la mercancía solicitada a los proveedores y genera
informes; en este caso la Factura de Compra es la que carga las
cantidades en el Inventario y actualiza los valores en la cuenta de
Inventarios, las cuentas de Impuestos, los Descuentos, los Cargos y la
Cuenta por Pagar o Forma de Pago.
3. Nota de Entrada – Factura de Compra
Para que este cruce sea de forma automática en SIIGO se debe:
a. Ingresar a los parámetros de documentos, seleccionar el Documento E - Nota
de Entrada se debe digitar en la opción Cruce Factura Compra/No cruza (C/N)
la letra C de Factura de Compra
la Nota de Entrada pueda ser cruzada por la Factura de Compra.
, para que
b. Luego se debe ingresar a los parámetros de documentos, seleccionar el
Documento P - Factura de Compra y digitar en la opción cruce o. Compra / Nota
de Entrada / No cruza / o. Activos (C,E,N,M) la letra E de Nota de Entrada
, luego marcar la casilla obliga
cruce en caso que sea obligatorio primero realizar la Nota de Entrada para
luego ser cruzada por la Factura de Compra.
Importante:
En este tipo de Cruce se utilizan dos documentos; en donde es
importante resaltar que los dos son documentos contables; en este
caso la Nota de Entrada es la encargada de cargar las cantidades del
Inventario y la Factura de Compra actualiza los valores en la cuenta de
Inventarios, las cuentas de Impuestos, los Descuentos, los Cargos y la
Cuenta por Pagar o Forma de Pago.
4. Orden de Compra – Factura de Compra
(Tipo M)
Para que este cruce sea de forma automática en SIIGO se debe:
a. Ingresar a los parámetros de documentos, seleccionar el Documento P - Factura
de Compra y digitar en la opción cruce o. Compra / Nota de Entrada / No cruza
/ o. Activos (C,E,N,M) la letra M de Orden Compra (Tipo M - Activos Fijos)
, luego marcar la casilla obliga
cruce en caso que sea obligatorio primero realizar la Orden Compra (Tipo M Activos Fijos) para luego ser cruzada por la Factura de Compra.
Importante:
En este tipo de Cruce se utilizan dos documentos en donde es
importante resaltar que la Orden Compra (Tipo M – Activos Fijos) es
un documento extracontable que no mueve cantidades en el
inventario ni activos fijos, ni realiza ningún tipo de contabilización,
solo se utiliza a nivel informativo para control de los activos
solicitados a los proveedores; en este caso la Factura de Compra es la
que carga las cantidades en el Inventario de ser necesario y actualiza
los valores en la cuenta de Inventarios o compras, las cuentas de
Impuestos, los Descuentos, los Cargos y la Cuenta por Pagar o Forma
de Pago.
5. Factura de Compra
Para realizar la Factura de Compra en SIIGO sin ningún tipo de cruce se debe:
a. Ingresar a los parámetros de documentos, seleccionar el Documento P - Factura
de Compra y digitar en la opción cruce o. Compra / Nota de Entrada / No cruza
/ o. Activos (C,E,N,M) la letra N de No Cruza
, al igual que se debe
seleccionar la casilla de actualiza inventario
.
Importante:
En este caso la Factura de Compra es la que carga las cantidades en el
Inventario y actualiza los valores en la cuenta de Inventarios, las
cuentas de Impuestos, los Descuentos, los Cargos y la Cuenta por
Pagar o Forma de Pago