CENTRO EDUCATIVO HORIZONTES Municipio de Puerto Gaitán

CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META
Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal
Informe Definitivo
Auditoría Gubernamental con Enfoque
Integral Modalidad Especial,
Vigencia 2012
CENTRO EDUCATIVO HORIZONTES
Municipio de Puerto Gaitán
Mayo 2013
Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial al Centro Educativo Horizontes, Vigencia 2012
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Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal
INFORME DEFINITIVO AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE
INTEGRAL MODALIDAD ESPECIAL AL CENTRO EDUCATIVO HORIZONTES,
MUNICIPIO DE PUERTO GAITÁN, VIGENCIA 2012
Contralora Departamental del Meta
DORIS SEGUNDA GÓMEZ RIVEROS
Secretario General
NÉSTOR FABIÁN CASTILLO PULIDO
Contralora Auxiliar de Auditoría
y Control Fiscal Participativo
YOLANDA CARDONA ÁVILA
Responsable de la entidad
FEIBER TORO TORO
Equipo Auditor
LUZ DENITH CASAS GÓMEZ
Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial al Centro Educativo Horizontes, Vigencia 2012
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CONTENIDO
2.
RESULTADOS DE LA AUDITORÍA........................................................................... 7
2.1
PROCESO CONTRACTUAL ..................................................................................... 7
2.1.1 Definición de la muestra. .............................................................................................. 7
2.1.2 Observaciones Particulares a los Contratos de Suministro de Víveres ...................... 9
2.1.3 Observación Particular al Contrato de Suministro de Papelería................................ 12
2.1.4 Observaciones Generales a contratos de selección abreviada................................. 15
2.1.5 Contratos inferiores a 20 SMLMV............................................................................... 15
2.2 RESPUESTA A LOS NUMERALES DE LA DENUNCIA .............................................. 19
3. ANEXOS........................................................................................................................... 21
3.1 TABLA DE HALLAZGOS ............................................................................................... 21
3.2 BENEFICIOS DE AUDITORIA....................................................................................... 22
3.3 MATRIZ EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE CONTRATACIÓN ........................... - 23 -
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CARTA DE CONCLUSIONES
Licenciado
FEIBER TORO TORO
Centro Educativo Horizontes
Puerto Gaitán, Meta
Respetado licenciado Toro:
La Contraloría Departamental del Meta con fundamento en las facultades
otorgadas por el artículo 272 de la Constitución Política, la ley 42 de 1993, la ley
610 de 2000 y la Ley 330 de 1996, practicó Auditoria Gubernamental con Enfoque
Integral en la Modalidad Especial al Centro Educativo Horizontes, a través de la
evaluación al proceso de Contratación.
Tomando como insumo principal la información suministrada por el Centro
Educativo Horizontes, esta Contraloría Departamental evaluó los procedimientos y
ejecución de recursos en los procesos auditados, produciendo el presente informe
sobre el acatamiento de la normatividad vigente por parte de la Entidad.
Dicha evaluación se llevó a cabo atendiendo a las Normas de Auditoria
Gubernamental Colombianas NAGC, compatibles con las Normas Internacionales
de Auditoria NIAS y con políticas y procedimientos de Auditoria Gubernamental
con Enfoque Integral prescritos por la Contraloría Departamental del Meta; ello
permite que la planeación y ejecución del trabajo proporcione una base razonable
para fundamentar concepto aquí emitido.
El proceso de auditoria fundamenta su examen, sobre la base de pruebas
selectivas, evidencias y documentos que soportan el proceso auditado y el
cumplimiento de las disposiciones legales. Asimismo los estudios y análisis se
encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, que reposan en
los archivos de la Contraloria Auxiliar de Auditoría y Control Fiscal Participativo.
1.1 ALCANCE DE LA AUDITORIA.
a) Proceso Contractual
Se auditó lo expuesto en la denuncia Nº 180 de 2012, relacionada con:
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•
Contratos Nº 009 y 010 cuyo objeto es suministro de víveres y abarrotes
celebrados con la señora María Nilsa Celis y Alexandra Oviedo,
•
Contrato Nº 012 de 2012 cuyo objeto es el suministro de papelería suscrito
con el señor Javier Osorio Pinto.
•
Contratos de transporte Nº 03, 13, 17 y 21, los cuales no superan los 20
SMMLV.
•
Contrato Nº 013 de suministro de papelería, suscrito con la señora Mary
Pinto de Osorio.
1.2 CONCEPTO SOBRE EL ANALISIS EFECTUADO
La Contraloría Departamental del Meta como resultado de la auditoria adelantada
conceptúa que la gestión de los procesos auditados es la siguiente:
a) Proceso contractual
La gestión del proceso contractual es deficiente, como consecuencia de los
siguientes hechos:
En los estudios previos no se evidenció documento alguno que permitiera
determinar las variables
utilizadas para calcular el valor del contrato,
contraviniendo lo dispuesto en el artículo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012.
En los expedientes de los contratos números 003, 013, 021 de 2012 se evidenció
que el contratista se afilio al sistema de seguridad social posteriormente a la firma
del contrato, además el Centro Educativo en el momento del pago no exigió la
planilla ni la consignación de pago de seguridad social por parte del contratista,
infringiendo el numeral 2.4 del titulo IV del Acuerdo Nº 002 de 2012.
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'Unidos por (a transparencia en
~.3 RELACiÓN
a) Hallazgos
er control
de (a gestión fiscal
DE HALLAZGOS
Negativos
;
,
I
En el desarrollo
de la presente
auditorla
se establecieron
6 hallazgos
administrativos,
de los cuales 5 fueron :de alcance disciplinario
que serán
trasladados
a la autoridad competente.
b) Beneficios
de Auditoria
Dentro del proceso .auditor
se logró un beneficio de auditoria
$1.212 miles, en razón a que el contratista, dentro del proceso
las deficiencias encontradas
en la visita de campo.
cuantificado
en
auditor, subsanó
PLAN DE MEJORAMIENTO
La entidad debe elaborar un plan de mejoramiento,
con acciones y metas que
permitan solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor y que
se describen en el informe. El Plan de Mejoramiento ajustado debe ser entregado
a la Contraloría Departamental del Meta dentro de los 15 días hábiles siguientes al
recibo del informe, de acuerdo con la Resolupión 378 de 2010.
I
Dicho plan de mejoramiento
debe conteher
las acciones y metas que se
implementarán por parte de la entidad, las duales deberán responder a cada una
de las debilidades detectadas y comunicada~ por el equipo auditor, el cronograma
para su lmplementación y los responsables die su desarrollo.
I
Villavicencio,
06 de junio 2013
Cordialmente,
'/~
YOLAN
/CARDONA AVILA
Contr .ora Auxiliar de Auditoria
Cont ~01 Fiscal Participativo
1)~2ditoria
Gubernamental
y
con Enfoque Integral Modalidad Especial ~I Centro Educativo Horizontes,
.
I
I
Vigencia 2012
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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
2.1 PROCESO CONTRACTUAL
Esta Contraloria adelantó auditoria con enfoque integral modalidad especial al
proceso de Contratación del Centro Educativo Horizontes del Municipio de Puerto
Gaitán correspondiente a la vigencia 2012, con la finalidad de investigar los
señalamientos expuestos en la denuncia Nº 180 de 2012, interpuesta por el señor
Carlos Alberto Loaiza, supervisor de la Secretaria de Educación, donde adujo en
el informe de supervisión, presuntas irregularidades en la contratación, como se
describe a continuación:
1. Se evidencia que los procesos contractuales superiores a los 20 SMMLV no
se ajustan a la Ley 80 de 1993 y demás Decretos reglamentarios.
2. Al revisar la página del Secop se observa contratos de víveres adjudicados
con el mismo objeto social pero diferente contratista.
3. La oficina de la Dirección Rural funciona en la cabecera municipal de Puerto
Gaitán pero la realización de las audiencias se citan a atreves del Secop en la
vereda Alto de Manacacías Km. 35 Vía Rubiales.
4 Y 5 Los contratos de Transporte presentan la seguridad social del régimen
subsidiado.
6. La información sobre la contratación del segundo semestre de 2011 es similar
a la descrita en este informe.
2.1.1 Definición de la muestra.
Teniendo en cuenta que dentro de la denuncia se allego el listado de los contratos
suscritos en la vigencia 2012 por el Centro Educativo, razón por la cual, esta
Contraloría definió la muestra basados en los rubros más representativos de la
ejecución de gastos de la Institución, para tomar de estos rubros los contratos
relacionados en la denuncia.
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El Centro Educativo Horizontes durante la vigencia 2012, comprometió recursos
por valor de $811.665 miles, destinados a atender gastos de funcionamiento en
su totalidad. Los rubros con mayor participación son víveres, papelería y
transporte, dentro de estos rubros se seleccionaron los contratos más
representativos relacionados en la denuncia.; así mismo aquellos contratos
ejecutados por el mismo contratista, quedando definida la muestra en 8 contratos
que equivalen al 45.13% del presupuesto, como se evidencia en el siguiente
cuadro:
Cuadro 1. Relación de la muestra por rubros
Descripción
Objeto
Funcionamiento
Suministro de
Víveres
Papelería
Transporte
Nº
Nº de
Contrato
Funcionamiento
108,333,072
Suministro de víveres y abarrotes
Suministro de víveres y abarrotes
9
2
Suministro de papelería
Suministro de papelería
10
2
13
3
Servicio de Transporte
13
Servicio de Transporte
17
Servicio de Transporte
4
8
Valor del
Contrato
% Part. Rubro
Presupuestal
0
196,563,850
358,766,050
12
Servicio de Transporte
Total de la muestra
Valor Rubro
Presupuesto
195,298,858
149,258,000
21
811,655,980
24.22
46,000,000
5.67
80,600,000
9.93
10897250
1.34
9,464,000
1.17
3,767,000
0.46
9,630,000
1.19
9,394,000
1.16
366,316,100
45.13
La modalidad utilizada por el Centro Educativo en la muestra seleccionada
corresponde a selección abreviada en tres (3) contratos por valor de $323.163
miles, el restante $43.152 miles. Se celebraron por contratación directa conforme
al procedimiento establecido en el manual de contratación del centro educativo por
ser inferior a 20 SMMLV.
El informe contiene la evaluación de la gestión en contratación realizada por el
Centro Educativo en las etapas precontractual, contractual y postcontractual
conforme a los principios de transparencia, selección objetiva, economía y
responsabilidad establecidas en la Constitución Política, en las leyes 80 de 1993,
1150 de 2007, decretos reglamentarios y demás normas vigentes, como del
manual de contratación del centro educativo, teniendo en cuenta lo establecido en
el artículo 13 de la Ley 715 de 2001, el cual señala “…Los actos y contratos de cuantía
superior a veinte (20) salarios mínimos mensuales se regirán por las reglas de la contratación
estatal, teniendo en cuenta su valor y naturaleza, y las circunstancias en las que se celebren. El
Gobierno Nacional podrá indicar los casos en los cuales la cuantía señalada en el presente inciso
será menor.
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El rector o director celebrará los contratos que hayan de pagarse con cargo a los recursos
vinculados a los Fondos, en las condiciones y dentro de los límites que fijen los reglamentos…”.
Así mismo, el Decreto 4791 de 2008 señaló en el Articulo 17 “…Si la cuantía es
inferior a los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes se deben seguir los
procedimientos establecidos en el reglamento expedido por el consejo directivo, de conformidad
con lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 715 de 2001, y en todo caso siguiendo los principios de
transparencia, economía, publicidad, y responsabilidad, de conformidad con los postulados de la
función administrativa…”
Teniendo en cuenta lo anterior, el Centro Educativo Horizontes mediante Acuerdo
02 de 2012, reglamentó los procedimientos a aplicar en los procesos contractuales
inferiores a 20 SMMLV. Por lo tanto, esta Contraloria evaluó la muestra de
contratos inferiores a 20 SMMLV conforme a lo señalado en su estatuto interno de
Contratación del Centro Educativo, y los superiores a 20 SMMLV se evaluarán
conforme a la Ley 80 de 1996, Ley 1150 de 2007 y sus Decretos reglamentarios.
2.1.2 Observaciones Particulares a los Contratos de Suministro de Víveres
Teniendo en cuenta lo expuesto en la denuncia se analizaron dos (2) contratos de
víveres, teniendo el siguiente resultado.
2.1.2.1 Contrato Nº 009
OBJETO:
LUGAR:
VALOR CONTRATO:
ADICIÓN:
TOTAL DEL
CONTRATO:
CONTRATANTE:
CONTRATISTA:
FECHA DE
SUSCRIPCIÓN:
Suministro de víveres y abarrotes para los internados
Horizontes, Alto Tillava, Fundaciones Murujuy, Puerto
Trujillo, Rubiales, Primavera del Centro Educativo
Horizontes del Municipio de Puerto Gaitán.
Centro Educativo Horizontes
$150.000.000
$ 46.563.850
$196.563.850
Centro Educativo Horizontes
María Nilsa Celis Lozano
25 de Julio de 2012
El contrato 009 de 2012 fue suscrito para garantizar la manutención de la
población estudiantil del Centro Educativo Horizontes que están en calidad de
internos en las diferentes sedes rurales del Municipio de Puerto Gaitán.
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La modalidad de selección del contratista se efectuó a través de Selección
abreviada por subasta inversa presencial y el presupuesto oficial para el proceso
contractual fue por valor de $150.000.000.
2.1.2.2 Contrato Nº 010
OBJETO:
LUGAR:
VALOR
CONTRATO:
CONTRATANTE:
CONTRATISTA:
FECHA DE
SUSCRIPCIÓN:
Suministro de víveres y abarrotes para el internado el Tigre
del Centro Educativo Indígena del Municipio de Puerto
Gaitán
Centro Educativo Horizontes
$46.000.000
Centro Educativo Horizontes
Alexandra Oviedo
25 de Julio de 2012
El contrato 010 de 2012 fue suscrito para garantizar la manutención de la
población estudiantil del Centro Educativo Horizontes que están en calidad de
internos en las diferentes sedes rurales del Municipio de Puerto Gaitán.
La modalidad de selección del contratista fue selección abreviada por subasta
inversa presencial y el presupuesto oficial para el proceso contractual fue por
valor de $46.000.000.
Revisados los documentos de los expedientes de los contratos Nº 009 y 010 de
2012, se encontraron las siguientes observaciones:
•
En los estudios previos no se evidenció documento alguno que permita
determinar las variables utilizadas para calcular el valor del contrato,
contraviniendo lo dispuesto en el artículo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012.
•
El Centro Educativo no elaboró ni publicó en el Secop el aviso de
convocatoria pública conforme lo exige el Artículo 2.2.1 del Decreto 734 de
2012.
•
La modalidad de contratación registrada en el acto administrativo de apertura
del proceso de selección no corresponde a la modalidad aplicada por la
Institución Educativa, aunque el proceso contractual se desarrolló bajo los
preceptos fijados en el articulo 2.2.2 del decreto 734 de 2012.
•
La entidad publicó el proyecto de pliego de condiciones y el acto de apertura
el mismo día (9 de julio de 2012), infringiendo el articulo 2.2.6 del Decreto 734
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de 2012, donde estipula “…El proyecto de pliego de condiciones se publicará cuando
menos con diez (10) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena su apertura, en
el caso de la licitación y concurso de méritos con Propuesta Técnica Detallada (PTD), y con
una antelación no inferior a cinco (5) días hábiles a la misma fecha, en la selección abreviada y
concurso de méritos con Propuesta Técnica Simplificada (PTS). La publicación del proyecto de
pliego de condiciones no genera obligación para la entidad de dar apertura al proceso de
selección.
•
Los pliegos definitivos exigió en el numeral 4.6 las Garantías a favor del
Centro Educativo Horizontes, así:
•
•
De cumplimiento; por un monto equivalente al 10% del valor total del contrato, por el
término de ejecución del mismo y 4 meses más.
Póliza de calidad de los bienes: Por un monto del 20% del valor total del contrato, por el
término de ejecución del mismo y 6 meses más, contados a partir del recibo de satisfacción
por parte del supervisor del contrato con el apoyo del funcionario responsable del Almacén.
Sin embargo, al revisar la cláusula undécima del contrato Nº 009 de 2012 en
ésta no se exigió lo indicado en los pliegos de condiciones, el Centro Educativo
solamente solicitó al contratista el amparo de cumplimiento. Con esta
actuación vislumbra incumplimiento a los pliegos de condiciones que fue
elaborado por el mismo Centro Educativo, además dejó al libre albedrío del
contratista la calidad de los alimentos a suministrar.
•
En el expediente del contrato se evidenció que el contratista no acreditó el
pago de aportes parafiscales como de Sena, ICBF y Cajas de Compensación
Familiar tal como lo establece el Artículo 8.1.16. del Decreto 734 de 2012 el
cual señala”… Para la realización de cada pago del contrato estatal, además de verificar lo
anterior y el cumplimiento satisfactorio del objeto contratado, la entidad pública verificará que el
contratista acredite que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al
Sistema de Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas
de Compensación Familiar…”
•
Esta Contraloria cotejó los ítems de las facturas y los del contrato, donde se
evidenció modificaciones a éstos sin una justificación por parte del Centro
Educativo. Se observa que la Entidad no deja trazabilidad que justifique las
modificaciones que puedan aparecer durante la ejecución del contrato, con
ello se denota desorden administrativo que podría generar en una gestión
antieconómica. Al igual se evidenció la falta de seguimiento por parte del
supervisor del contrato, incumpliendo con ello el artículo 84 de la Ley 1474 de
2011.
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2.1.3 Observación Particular al Contrato de Suministro de Papelería
Teniendo en cuenta lo expuesto en la denuncia se analizaron dos (2) contratos de
papelería, teniendo el siguiente resultado.
2.1.3.1 Contrato 012 de 2012
OBJETO:
Suministro de elementos de papelería para las sedes del centro
educativo indígena Unuma y la dirección del mismo
LUGAR:
VALOR
CONTRATO:
Centro Educativo Horizontes
$80.600.000
CONTRATANTE:
Centro Educativo Horizontes
CONTRATISTA:
FECHA DE
SUSCRPCION:
Javier Osorio Pinto
25 de Julio de 2012
El contrato 012 de 2012, fue suscrito para proveer materiales y papelería
Centro Educativo.
al
La modalidad de selección utilizada fue la selección abreviada de menor cuantía, y
el presupuesto oficial para el proceso contractual fue por valor de $80.600.000. El
presente contrato fue suscrito el 25 de julio de 2012.
Revisado los documentos del expediente del
encontraron las siguientes observaciones:
contrato Nº 012 de 2012, se
•
En los estudios previos no se evidenció documento alguno que permita
determinar las variables utilizadas para calcular el valor del contrato, como
tampoco el requerimiento de la necesidad por parte de las diferentes sedes
que conforman el centro educativo, contraviniendo lo dispuesto en el artículo
2.1.1 del Decreto 734 de 2012.
•
El Centro Educativo no elaboró ni publicó en el Secop el aviso de convocatoria
pública conforme lo exige el Artículo 2.2.1 del Decreto 734 de 2012.
•
La modalidad de contratación registrada en el acto administrativo de apertura
del proceso de selección no corresponde a la modalidad aplicada por la
Institución Educativa, aunque el proceso contractual se desarrolló bajo los
preceptos fijados en el articulo 2.2.2 del decreto 734 de 2012.
•
La entidad publicó el proyecto de pliego de condiciones y el acto de apertura
el mismo día (11 de julio de 2012), infringiendo el articulo 2.2.6 del Decreto
Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial al Centro Educativo Horizontes, Vigencia 2012
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CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META
Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal
734 de 2012, donde estipula “…El proyecto de pliego de condiciones se publicará
cuando menos con diez (10) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena su
apertura, en el caso de la licitación y concurso de méritos con Propuesta Técnica Detallada
(PTD), y con una antelación no inferior a cinco (5) días hábiles a la misma fecha, en la
selección abreviada y concurso de méritos con Propuesta Técnica Simplificada (PTS). La
publicación del proyecto de pliego de condiciones no genera obligación para la entidad de dar
apertura al proceso de selección.
•
Los pliegos definitivos exigió en el numeral 9.6.1 las Garantías a favor del
Centro Educativo Horizontes, así:
•
•
De cumplimiento; por un monto equivalente al 20% del valor total del contrato, por el
término de ejecución del mismo y 4 meses más.
Póliza de calidad de los bienes: Por un monto del 20% del valor total del contrato, por el
término de ejecución del mismo y 6 meses más, contados a partir del recibo de satisfacción
por parte del supervisor del contrato con el apoyo del funcionario responsable del Almacén.
Sin embargo, al revisar la cláusula undécima del contrato Nº 012 de 2012 no
se exigió lo indicado en los pliegos de condiciones, el Centro Educativo
solamente solicitó al contratista el amparo de cumplimiento. Con esta
actuación vislumbra incumplimiento a los pliegos de condiciones que fue
elaborado por el mismo Centro Educativo, además dejó al libre albedrío del
contratista la calidad de la compra de equipos, papelería y demás elementos
a suministrar.
•
En el expediente del contrato se evidenció que el contratista no acreditó el
pago de aportes parafiscales como de Sena, ICBF y Cajas de Compensación
Familiar tal como lo establece el Artículo 8.1.16. del Decreto 734 de 2012 el
cual señala”… Para la realización de cada pago del contrato estatal, además de verificar lo
anterior y el cumplimiento satisfactorio del objeto contratado, la entidad pública verificará que el
contratista acredite que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al
Sistema de Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas
de Compensación Familiar…”
•
En la ejecución del contrato Nº 012 se suministraron bienes no acordados en el
contrato, es decir se efectuó modificación al objeto contractual sin constar por
escrito, vulnerando el artículo 41 de la Ley 80 de 1993.
BENEFICIO DE AUDITORIA
Durante la visita se encontró que los precios facturados no corresponden a los
presentados en la propuesta, ocasionado por deficiencias en la facturación del
contratista referente al doble cobro de Iva, de la misma manera se facturaron
elementos que no estaban dentro de la propuesta, de la siguiente manera:
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•
Balón de futbol, Molten: La propuesta indicaba que cada balón tendría un
valor de $ 81.896 + IVA, es decir $94.999 por pertenecer al régimen común,
al cotejarlo con la factura 584 se evidenció que cada balón tenía un precio
de $97.000 + IVA, es decir, $115.250, por lo tanto se presentó un mayor
valor en cada balón de $17.521 que al multiplicarse por las 12 unidades
facturadas, se obtuvo un presunto detrimento por valor de $ 210.247.
•
Balón de Basquetbol Molten Nº 07: Similar situación a la anterior, la
propuesta indicaba que el balón tenía un valor de $76.724 + IVA, es decir
$89.000, pero al cotejar la factura Nº 584, se evidenció que se facturó en
$89.000 + IVA es decir que producto costó $103.240, por consiguiente se
presentó un mayor valor de $14.240 que al multiplicarse por 20 unidades,
facturadas, se obtuvo un presunto detrimento por valor de $170.882.
•
Reloj de pared: La propuesta indicaba un valor de $34.482 + IVA, es decir
$40.000 al confrontarlo con la factura Nº 583, se observó que facturaron
$40.000 + IVA, es decir un mayor valor de $ 128.018 lo cual indica un
presunto detrimento patrimonial por dicho valor.
•
Respecto al tablero acrílico se evidencia que no estaba incluido dentro de la
propuesta, sin embargo en la factura Nº 578 aparece por valor de $410.000
+ IVA, es decir $475.600. Al multiplicar dicho valor por las 10 unidades
adquiridas se obtiene la suma de $4.756.000, valor que se considera
presunto detrimento, teniendo en cuenta que no se justificó la necesidad
de dichos elementos en los estudios previos, ni existe documento por parte
del Centro Educativo autorizando la adquisición de dichos elementos. Este
ente de control alude que para efectos de adquirir un nuevo elemento el
Centro Educativo debió iniciar otro proceso contractual.
•
Por último, se halló factura por concepto de bandera de uso exterior
sencilla tricolor, por $100.000 + Iva, es decir $116.000 por cada bandera,
mientras que en la propuesta figuraba $86.206 + IVA, es decir $100.000, lo
cual indica una diferencia de $16.000 por unidad que al multiplicarse por las
31 unidades adquiridas se obtiene un presunto detrimento patrimonial de
$496.032.
Posteriormente en las observaciones al informe preliminar allegan a esta
Contraloría la consignación Nº 17699033 del Banco Agrario por valor de $1.212
miles, y argumenta que los $6.078 miles corresponden a la modificación generada
en sustento a la petición del Director Rural del Centro Educativo Indígena Unuma,
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sin embargo esta respuesta no es acogida por este Órgano de Control, dado que
es claro que no hubo modificación al contrato con las novedades efectuadas
Como quiera que los elementos no incluidos en la propuesta fueron recibidos por
la Institución Educativa, se considera que no se ha generado un daño al
patrimonio en la suma de $7.181.023, pues de una parte se reintegró la suma de
$1.212 miles y de la otra, los elementos y se encuentran al servicio de los
estudiantes. Por lo tanto, este Ente de Control considera un beneficio de auditoria
el valor de $1.212 miles por haberse subsanado la deficiencia dentro del proceso
auditor.
2.1.4 Observaciones Generales a contratos de selección abreviada
En los contratos suscritos de selección abreviada se presentaron observaciones
comunes, así:
El Centro Educativo desarrolló procesos de Selección Abreviada de menor
cuantía en los contratos 009, 010, 012, para la adquisición de bienes de
características técnicas uniformes y de común utilización, (alimentos y papelería)
infringiendo 3.2.1.2 del decreto 734 de 2012 en donde establece: “Sin consideración
a la cuantía del contrato a realizar, si el bien o servicio requerido por la entidad es de
características técnicas uniformes y de común utilización deberá hacerse uso de procedimientos de
subasta inversa, compra por acuerdo marco de precios o adquisición a través de bolsas de
productos.”
Por otra parte se evidencia que la documentación publicada en el Secop cita la
vereda Alto de Manacacías Km. 35 Vía Rubiales, sin embargo la oficina de la
Dirección Rural funciona en la cabecera municipal de Puerto Gaitán.
Esta contraloría le hace un llamado de atención al Centro Educativo Horizontes
con el fin de que el acuerdo Nº 002 de 2012 sea actualizado a la normatividad
vigente,
2.1.5 Contratos inferiores a 20 SMLMV
El Consejo Directivo del Centro Educativo Horizontes, a través del Acuerdo Nº 002
de 2012, reglamentó los procedimientos, formalidades y garantías para los
contratos que no superan los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales
vigentes (SMLMV), dando cumplimiento a lo estipulado en el numeral 6 del artículo
5 del Decreto 4791 de 2008.
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15
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En la presente auditoría se evaluaron (5) contratos de mínima cuantía que suman
$42.852 miles. El proceso auditor se orientó a revisar la etapa contractual y post
contractual, conforme al manual de contratación del centro educativo.
2.1.5.1 Contratos inferiores a 20 SMLMV para transporte de alimentos
En el expediente del contrato Nº 003, 013, 021 de 2012 se evidenció que el
contratista se afilio al sistema de seguridad social posteriormente a la firma del
contrato, además el Centro Educativo en el momento del pago no exigió la planilla
ni la consignación de pago de seguridad social por parte del contratista,
infringiendo el numeral 2.4 del titulo IV del Acuerdo Nº 002 de 2012.
Revisados los expedientes de estos contratos se pudo evidenciar el cumplimiento
del objeto contractual sin embargo, no se evidencia un informe donde se deje
constancia quien recibió los elementos en cada una de las sedes del Centro
Educativo.
Se evidenció que el Centro Educativo liquidó y pagó a los contratistas, el valor
indicado en el contrato.
2.1.5.2 Contrato Nº 003 de 2012
OBJETO:
El transporte de víveres, abarrotes, frutas, gas, gasolina para los
internados fundaciones, Rubiles y Murujuy y elementos para el
restaurante escolar Mobiliario para la sede la sabana del Centro
Educativo Horizontes.
LUGAR:
Centro Educativo Horizontes
VALOR CONTRATO:
$9.464.000
CONTRATANTE:
Centro Educativo Horizontes
CONTRATISTA:
Yhon Fredy González Santos
FECHA DE SUSCRIPCIÓN: 08 marzo de de 2012
El contrato 003 de 2012, fue suscrito con el fin de transportar los suministros
adquiridos por el Centro Educativo a las sedes.
La modalidad de selección del contratista se efectuó a través de Contratación
Directa, y el presupuesto oficial para el proceso contractual fue por valor de
$9.464.000. El presente contrato fue suscrito el 08 de marzo de 2012.
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El valor del contrato fue cancelado con el cheque Nº 703 y 012 del Banco Agrario
de Colombia, soportado con el comprobante de egreso Nº 020 y 032 del 2012, del
con fechas 13 de marzo y del 13 de abril del 2012 respectivamente.
El contrato se liquidó el 16 de junio de 2012.
2.1.5.3 Contrato Nº 017 de 2012
OBJETO:
El transporte de víveres, abarrotes, frutas y verduras, gas y
gasolina para los internados Alto Tillava y Puerto del Centro
Educativo Horizontes y el Tigre del Centro Educativo Indígena
Unuma.
LUGAR:
Centro Educativo Horizontes
VALOR CONTRATO:
$9.630.000
CONTRATANTE:
Centro Educativo Horizontes
CONTRATISTA:
Carlos German Torres Zabala
FECHA DE SUSCRIPCIÓN:
05 de julio de 2012
El valor del contrato fue cancelado con el cheque Nº 042 y 062 del Banco Agrario
de Colombia, soportado con el comprobante de egreso Nº 085 y 123 del 18 de
julio y 20 de septiembre de 2012 respectivamente.
El contrato se liquidó el 09 de octubre de 2012.
2.1.5.4 Contrato Nº 021 de 2012
OBJETO:
El transporte de víveres, abarrotes, frutas, gas, gasolina y otros
elementos para los internados de Horizontes, Alto Tillava,
Fundaciones, La Primavera, Puerto Trujillo, Murujuy y Rubiales
pertenecientes al Centro Educativo Horizontes Unuma de Puerto
Gaitán.
LUGAR:
Centro Educativo Horizontes
VALOR CONTRATO:
$9.394.000
CONTRATANTE:
Centro Educativo Horizontes
CONTRATISTA:
Yhon Fredy González Santos
FECHA DE SUSCRIPCIÓN: 30 de octubre de 2012
El valor del contrato fue cancelado con el cheque Nº 073 y 080 del Banco Agrario
de Colombia, soportado con el comprobante de egreso Nº 085 y 123 del 31 de
octubre y 29 de noviembre de 2012 respectivamente.
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El contrato se liquidó el 22 de enero de 2013.
2.1.5.5 Contrato Nº 013 de 2012
OBJETO:
El transporte de víveres, abarrotes, frutas, gas, gasolina y otros
elementos
para los internados Rubiales y
Murujuy
pertenecientes al Centro Educativo Horizontes, Alto Tillava,
Fundaciones, La Primavera, Puerto Trujillo, Murujuy y Rubiales
pertenecientes al Centro Educativo Horizontes Unuma de Puerto
Gaitán.
LUGAR:
Centro Educativo Horizontes
VALOR CONTRATO:
$3.767.000
CONTRATANTE:
Centro Educativo Horizontes
CONTRATISTA:
Yhon Fredy González Santos
FECHA DE SUSCRIPCIÓN: 12 de mayo de 2012
El valor del contrato fue cancelado con el cheque Nº 030 y 073 del Banco Agrario
de Colombia, soportado con el comprobante de egreso Nº 056 y 079 del 2012, del
con fechas 25 de mayo y del 05 de julio del 2012 respectivamente.
El contrato se liquidó el 01 de agosto de 2012.
2.1.6 Contratos inferiores a 20 SMLMV para papelería
2.1.6.1 Contrato Nº 013 de 2012
Suministro de elementos de papelería para las 16 sedes y oficina
de la dirección del Centro Educativo Horizontes
OBJETO:
LUGAR:
Centro Educativo Horizontes
VALOR CONTRATO:
$10.897.250
CONTRATANTE:
Centro Educativo Horizontes
CONTRATISTA:
Mary Pinto de Osorio
FECHA DE SUSCRIPCIÓN: 02 Agosto de de 2012
El contrato 013 de 2012, fue suscrito para apoyar a los docentes para el buen
desempeño de sus actividades pedagógicas con los estudiantes que pertenecen a
las sedes del Centro Educativo Horizontes en el área rural del Municipio de
Puerto Gaitán.
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La modalidad de selección del contratista se efectuó a través de contratación
directa y el presupuesto oficial para el proceso contractual fue por valor de
$10.897.250.
En los estudios previos del contrato se evidenció que la descripción del objeto esta
dado solo en cantidades, sin un análisis que soporte el valor estimado del
contrato, ni las variables utilizadas para calcular el presupuesto. Sumado a esto
no indican el lugar en donde se podrán consultar los estudios y documentos
previos tal como lo estipula el numeral 4 del artículo 3.4.1.1 del Decreto 734 de
2012.
El contrato no contempla quien ejercerá la supervisión del mismo, pues al día
siguiente se le cancelo a la contratista mediante la orden de pago Nº 101 de 2012
con el cheque Nº 746.
2.2 RESPUESTA A LOS NUMERALES DE LA DENUNCIA
En desarrollo de esta auditoria este ente de control logro determinar las siguientes
objeciones respecto a la denuncia 180 de 2012, tal como se muestran a
continuación
1. Se evidencia que los procesos contractuales superiores a los 20 SMMLV no
se ajustan a la Ley 80 de 1993 y demás Decretos reglamentarios.
La muestra seleccionada con cuantía superior a 20 SMMLV correspondió a tres
(3) contratos, los Nº 009, 010, 012, de 2012, en el análisis efectuado se evidenció
incumplimiento de los procedimiento contractuales conforme a lo establecido en el
decreto 734 de 2012, observaciones que se describen en los numerales 2.1.2 y
2.1.3 de este informe...
2.
Al revisar la página del Secop se observa contratos de víveres adjudicados
con el mismo objeto social pero diferente contratista.
Revisados los contratos de víveres publicados en el Secop para la vigencia 2012,
se evidencio dos procesos contractuales corresponden a los contratos Nº 09 y
010 de 2012, los cuales fueron objeto de la auditoria y sus observaciones se
encuentran en el numeral 2.1.2 de éste informe. Sin embargo dichos procesos
fueron adjudicados a diferente contratista, se realizó en la misma fecha debido a
que estos víveres tenían diferente destino, pues el contrato Nº 010 de 2012 el
destino de su objeto era para las sedes que corresponde a las comunidades
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indígenas, y el objeto del contrato Nº 09 de 2012 fue para las demás sedes del
Centro Educativo, por lo tanto, a juicio de éste Ente de Control no se evidencia
ningún incumplimiento a la normatividad de contratación.
3.
La oficina de la Dirección Rural funciona en la cabecera municipal de Puerto
Gaitán pero la realización de las audiencias se citan a atreves del Secop en
la vereda Alto de Manacacías Km. 35 Vía Rubiales.
Esta Contraloria en los proyectos y pliegos de condiciones de los procesos para
seleccionar el contratista de los contratos Nº 009, 010, 012 de 2012, los cuales
fueron objeto de análisis en este informe, se pudo observar que efectivamente
solicitaron que las propuestas fueran entregadas
en la Vereda Alto de
Manacacías Km. 35 Vía Rubiales, sin embargo los interesados en participar en el
proceso no objetaron esta exigencia, si se tiene en cuenta a que la dirección de la
sede principal del Centro Educativo es la vereda descrita anteriormente,
5. Los contratos de Transporte presentan la seguridad social del régimen
subsidiado.
Esta Contraloria analizó los contratos Nº 03, 017, 021 y 013 de 2012 inferiores a
20 SMMLV, los cuales se encuentran en el numeral 2. 1. 5 de éste informe, donde
se evidenció que efectivamente se presentó un incumplimiento a la norma.
6. La información sobre la contratación del segundo semestre de 2011 es similar
a la descrita en este informe.
Este Ente de Control no se pronuncia al respecto debido que la auditoria
corresponde solo a la vigencia 2012.
Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial al Centro Educativo Horizontes, Vigencia 2012
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3. ANEXOS
3.1 TABLA DE HALLAZGOS
CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DEL META
TABLA DE HALLAZGOS DE AUDITORIA
ENTIDAD AUDITADA: Centro Educativo Horizontes, Municipio de Puerto Gaitán
VIGENCIA: 2012
CLASIFICACIÓN DE HALLAZGOS
No.
A.
D.
F.
P.
DESCRIPCIÓN
PRESUNTO
DETRIMENTO
PATRIMONIAL
EVALUACIÓN
DEL
HALLAZGO
LÍNEA: PROCESO CONTRACTUAL
1
X
2
X
3
X
X
x
Se evidencia en los contratos Nº 009 y 010 de 2012 que los
estudios previos no anexan documento alguno que permita
determinar las variables utilizadas para calcular el valor del
contrato, contraviniendo lo dispuesto en el artículo 2.1.1 del
Decreto 734 de 2012.
La modalidad de contratación registrada en el acto
administrativo de apertura del proceso de selección no
corresponde a la modalidad aplicada por la Institución
Educativa, aunque el proceso contractual se desarrolló bajo
los preceptos fijados en el articulo 2.2.2 del decreto 734 de
2012.
El Centro Educativo emitió los pliegos de condiciones y el
acto de apertura el mismo día, tal es el caso del contrato Nº
10 (9 de julio de 2012) y el contrato Nº 12 (11 de julio de
2012) infringiendo el articulo 2.2.6 del Decreto 734 de 2012,
10
10-12
10
En el contrato Nº 009 y 010 el numeral 4.6 del pliego de
condiciones exige 2 Garantías: cumplimiento y calidad de los
bienes, sin embargo el Centro Educativo solamente solicitó
al contratista el amparo de cumplimiento.
4
x
x
5
x
x
6
x
x
La misma situación se presento en el contrato Nº 012 en el
pliego de condiciones en el numeral 9.6.1 se exigió 2
Garantías: cumplimiento y calidad de los bienes, sin embargo
el Centro Educativo solicitó al contratista únicamente el
amparo de cumplimiento. En virtud de lo estipulado en el
artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012.
En la ejecución del contrato Nº 012 se suministraron bienes
no acordados en el contrato, es decir se efectuó modificación
al objeto contractual sin constar por escrito, vulnerando el
artículo 41 de la Ley 80 de 1993.
En el expediente del contrato Nº 003, 013 y 021 de 2012 se
evidenció que el contratista se afilio al sistema de seguridad
social con posterioridad a la firma del contrato. Además, en el
momento del pago no se exigió al contratista la planilla ni la
Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial al Centro Educativo Horizontes, Vigencia 2012
11-12
13
16
21
CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META
Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal
consignación de pago de seguridad social, infringiendo el
numeral 2.4 del titulo IV del Acuerdo Nº 002 de 2012 del
Centro Educativo.
A.
Hallazgos administrativos
6
D.
F.
P.
Hallazgos disciplinarios
Hallazgos fiscales
Hallazgos penales
5
0
0
TOTAL HALLAZGOS
6
DP.
VALOR HALLAZGOS FISCALES
0.0
3.2 BENEFICIOS DE AUDITORIA
CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DEL META
TABLA BENEFICIOS DE AUDITORÍA
ENTIDAD AUDITADA: Centro Educativo Horizontes
VIGENCIA: 2012
No.
1
DESCRIPCIÓN
El contrato Nº 012 del 2012 se establece como beneficio de auditoria,
ya que la entidad allegó a este ente de control la consignación del
Banco Agrario y la carta del contratista; indicando el reintegro del
dinero a favor del Centro Educativo, por concepto de Iva doblemente
pagado.
NUMERO TOTAL BENEFICIOS DE AUDITORÍA
VALOR BENEFICIOS DE AUDITORÍA
VALOR
PAGINA DEL
INFORME
1.212.883
14
1
1.212.883
Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial al Centro Educativo Horizontes, Vigencia 2012
22
CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META
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3.3 MATRIZ EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE CONTRATACIÓN
CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DEL META
CÓDIGO: 600.02.459
VERSIÓN 1.0
MATRIZ EVALUACIÓN GESTIÓN
AUDITORIAS ESPECIALES
ENTIDAD AUDITADA: Centro Educativo Horizontes
VIGENCIA 2012
LÍNEA DE
AUDITORIA
CRITERIOS
% CON DEFICIENCIAS
CONCEPTO
Cumplimiento de la normatividad en la
contratación
100.0
Deficiente
0.0
Excelente
100.0
Deficiente
0.0
Excelente
100.0
Deficiente
Cumplimiento
contractual
de
la
programación
Cumplimiento de la ejecución contractual
CONTRATACIÓN
Liquidación de contratos
Labores de interventoría y supervisión
Otros: cual?
GESTIÓN PROMEDIO (%)
60.0
EVALUACIÓN SOBRE LA GESTIÓN
DEFICIENTE
ELABORÓ:
REVISÓ:
LUZ DENITH CASAS GOMEZ
YOLANDA CARDONA ÁVILA
Profesional Universitario
Contralora Auxiliar
Participativo
de
Auditoría
y
Control
Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial al Centro Educativo Horizontes, Vigencia 2012
Fiscal
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