P 094 CGC 002 Procedimiento Selección Personal Administrativo

Procedimiento para la Selección de
Personal Administrativo
DIVISION DE TALENTO HUMANO
Código
P 094 CGC 002
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Proceso: ADMISIÓN DE PERSONAL
Revisión del
Documento
Responsable de
proceso
Director División de
Talento Humano
Versión del
documento
Fecha de aplicación
02
Mayo de 2012
01
CAMBIOS A ESTA VERSIÓN
Número de
revisión
Fecha de la
actualización
Descripción del cambio /
-
Actualización del procedimiento.

CONTROL DE EMISIÓN
Elaboró
Nombre
Cargo
Revisó
-Ángela Johana
Rodríguez Barragán
-María Fernanda
Bedoya Ayerbe
-Jorge Orlando
Jácome.
- Dr. Claudia Toscano del
Cairo
- Ángela Johana
Rodríguez Barragán
- Leidy Patricia Rodríguez
Bernal
-Jorge Orlando Jácome.
-María Fernanda Bedoya
Ayerbe
Dra. Claudia Toscano del Cairo
-Coordinador de
Gestión de cargos y
selección.
-Profesional de
Gestión de Cargos y
Selección
-Profesional de
Estructuras y Procesos
-Directora de Talento
Humano.
- Coordinadora de Gestión
de Cargos y Selección
- Coordinadora de
Estructuras y Procesos.
-Profesional de
Estructuras y Procesos.
- Profesional de Gestión
de Cargos y Selección
-Directora Talento Humano
18 / 05 /2012
30 / 05 / 2012
Firma
Fecha
Autorizó
Procedimiento para la Selección de
Personal Administrativo
DIVISION DE TALENTO HUMANO
Código
P 094 CGC 002
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Personal Administrativo
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P 094 CGC 002
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1.0 OBJETIVO
Estudiar las necesidades de la Universidad Católica de Colombia para captar y seleccionar el Talento Humano
idóneo con el fin de desarrollar sus competencias, facilitando el cumplimiento de los objetivos estratégicos.
2.0 ALCANCE
Inicia con la identificación de la necesidad y el requerimiento por parte del Director de la Unidad Administrativa o
Académica y finaliza con la selección del candidato idóneo para ocupar el cargo.
3.0 GLOSARIO
3.1 Assessment center: Metodología de selección, que sirve para analizar las habilidades o competencias de los
candidatos, en una variedad de situaciones que simulan lo que podría ser trabajar en la Universidad.
3.2 Candidato: Persona que aspira a obtener algún cargo administrativo dentro de la Universidad.
3.3 Convocatoria: Anuncio o aviso que realiza la Universidad para informar sobre una vacante, con el fin de
captar hojas de vida que cumplan con el perfil.
3.4 Perfil: Conjunto de capacidades y competencias que identifican la formación de una persona para asumir en
condiciones óptimas las responsabilidades propias del desarrollo de funciones y tareas de un determinado cargo.
3.5 Vacante: hace referencia a aquel cargo que está sin ocupar o sin proveer.
3.6 Vacante definitiva: Para efectos de su provisión se considera que un cargo está vacante definitivamente: por
renuncia aceptada, despido, invalidez absoluta del empleado, jubilación, traslado o ascenso, o por muerte del
empleado y por creación de nueva plaza.
3.7 Vacante temporal: Para efectos de su provisión se produce vacancia temporal superior a dos (2) meses,
cuando quien lo desempeña se encuentra en: licencia, comisión, incapacidad o suspensión.
4.0 RESPONSABLES Y RESPONSABILIDADES
4.1 Director Unidad Académica y Administrativa.
4.1.1 Solicitar el requerimiento del cargo vacante, suministrar las pruebas de conocimientos específicos a la
Coordinación de Gestión de Cargos y Selección y realizar la entrevista a los candidatos preseleccionados en el
formato establecido para ello.
4.1.2 Director Administrativo y Financiero.
4.1.3 Aprobar la requisición del cargo vacante.
4.2 Director de Talento Humano.
4.2.1 Gestiona la requisición de personal solicitada por los Directores de Unidad.
4.3 Coordinador de Gestión de Cargos y Selección
4.3.1 Garantizar que el proceso de selección suministre el talento humano idóneo, que contribuya al cumplimiento
de los objetivos estratégicos.
4.3.2 Divulgar los cambios al proceso de selección a las partes interesadas.
4.4 Candidato.
4.4.1 Proporcionar la hoja de vida con los soportes documentales autenticados.
4.4.2 Presentarse a entrevista y a las pruebas exigidas por la Universidad en el proceso de selección.
4.4.3 Practicarse los exámenes de ingreso de laboratorio y específicos cuando se requieran.
5.0 LINEAMIENTOS DE OPERACIÓN.
5.1
Las adiciones de cargos que modifiquen la estructura de cargos administrativa y la planta de cargos,
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serán aprobadas por el Consejo Superior. Para tal efecto el Director Administrativo es el único facultado para
presentar estas solicitudes ante dicha instancia.
5.2
La División de Talento Humano a través de la Coordinación de gestión de cargos y Selección es la única
Unidad responsable de administrar el proceso de selección de personal en la Universidad para la provisión de
cargos administrativos.
5.3
Se inicia el proceso de selección sólo con los cargos que tengan el perfil definido y validado por el
Director de la Unidad además de formato de requisición aprobado por la Dirección Administrativa.
5.4
La postulación de trabajadores a convocatorias internas, estará condicionado a los resultados de la
evaluación de desempeño.
5.5
Los trabajadores de la Universidad que participen en convocatorias internas, deberán solicitar previa
autorización al jefe inmediato.
5.6
De acuerdo con la exigencia del perfil que se requiera para cubrir la vacante, se podrá contar con
empresas externas como apoya al proceso de selección.
5.7
Todos los candidatos que aspiren a ocupar una vacante definitiva o temporal en la Universidad, deberán
participar en el proceso de selección, con el fin de garantizar la transparencia y selección del candidato que haya
obtenido la mayor calificación por méritos propios.
5.8
En todos los casos, se asegurará que el candidato sea egresado de instituciones reconocidas por el
Ministerio de Educación Nacional o la Secretaría de Educación para las carreras técnico laboral, por lo cual se
deberá verificar la autenticidad de los títulos de las personas que aspiren a vincularse con la Universidad. Para el
caso de extranjeros, deberá seguir el procedimiento de contratación P 094 CCC 005
5.9
Los resultados de pruebas serán confidenciales y se socializaran únicamente al Director de la Unidad
y/o Directivos comprometidos en la toma de la decisión.
5.10
Las pruebas de conocimientos específicos se realizarán teniendo en cuenta el banco de pruebas creado
por los Directores de Unidad.
5.11
Las etapas del proceso de selección son eliminatorias teniendo en cuenta la ponderación obtenidas en
cada una.
5.12
No podrán participar en el proceso de selección para cargos administrativos candidatos que tengan
parentesco por consanguinidad, afinidad o civil con trabajadores de la Universidad, salvo caso de autorización
expresa por Presidencia.
5.13
El proceso de vinculación dará inicio solo si el cargo tiene el puesto de trabajo y los recursos necesarios,
que deben ser suministrados por la División de Servicios Generales y TIC.
5.14
La requisición de personal en cargos nuevos debe ser aprobado por el Consejo Administrativo para que
se pueda iniciar el proceso de selección, según el procedimiento cargos nuevos Código P 094 CGC 006
5.15
La Coordinación de gestión de cargos y selección es la única unidad encargada de definir y realizar la
visita domiciliaria a los candidatos que aspiren a ocupar cargos administrativos.
6.0 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secuencia de
Etapas
1) Requisición de
personal
Actividad
Responsable
Tiempo
a) Diligencia formato de requisición de personal.
b) Detalla los recursos físicos y técnicos (mobiliario y
tecnológico, software) para el cargo (indicando los Director Unidad Según
que hacen falta).
requerimiento
c) Entrega formato al Director de la División de
Talento Humano
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2) Divulgación y
Reclutamiento
Código
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d) Recibe y envía al Coordinador de Gestión de
Cargos y Selección la solicitud de la requisición
para su estudio con copia a la Dirección de
Planeación- Estructuras y procesos para su
estudio, cuando se requiera.
Director de
Talento
Humano.
Según
requerimiento
e) Realiza estudio requisición para cargos nuevos o
modificación de plazas (ver procedimiento estudio
de cargos nuevos Código: P 094 CGC 006).
f) Continúa con la etapa de Divulgación y
Reclutamiento.
Estructuras y
Procesos.
Según
requerimiento
a) Aplica estrategias para la divulgación de la
convocatoria a nivel interno en la institución.
b) Solicita a la División de Comunicaciones y
Mercadeo la publicación de la convocatoria en la Coordinador de
Gestión de
página web Institucional.
Cargos y
c) Espera la recepción de hojas de vida en medio
Selección
físico o magnético a través del correo
[email protected].
d) Continúa con la etapa de Análisis de Hoja de Vida.
2 días
hábiles
a) Recibe y estudia las Hojas de Vida.
3) Análisis de
Hojas de Vida
¿Los candidatos cumplen con el perfil de cargo
solicitado?
Si
b) Informa a los candidatos preseleccionados
presentarse a entrevista con el psicólogo en el
lugar, fecha y hora establecida, con los soportes
de la hoja de vida y documentos requeridos.
Continúa con la etapa de entrevista con el
psicólogo.
No
c) Realiza convocatoria a nivel externo a través de
las herramientas establecidas (Banco de hojas
de vida existentes y plataformas web de:
Elempleo.com y Computrabajo.com).
d) Vuelve a la actividad c) de la etapa 2) de
Divulgación y Reclutamiento.
Profesional de
Gestión de
Cargos y
Selección
3 días
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a) Aplica pruebas psicológicas del cargo a los
candidatos preseleccionados.
b) Realiza entrevista por competencias a los
candidatos preseleccionados.
c) Diligencia Formato evaluación entrevista
psicólogo F 094 CGC 005.
d) Califica las pruebas aplicadas a los candidatos.
4) Entrevista con el
Psicólogo
¿Los candidatos aprobaron la etapa de entrevista
con el psicólogo?
Sí.
e) Informa a los candidatos el lugar y la hora de la
aplicación de las pruebas específicas y la
entrevista con el jefe inmediato. Continúa con
la etapa de aplicación de pruebas específicas
y entrevista con Jefe Inmediato.
Coordinador y
Profesional de
Gestión de
Cargos y
Selección
3 días
hábiles
No
f) Informa vía e-mail a los candidatos que no
fueron seleccionados.
g) Finaliza el procedimiento.
Coordinador y
Profesional de
Gestión de
Cargos y
Selección
1 día
c) Realiza entrevista a los candidatos
preseleccionados.
d) Diligencia Formato F 094 CGC 013 de
entrevista jefe inmediato.
e) Genera
concepto
y
envía
formato
diligenciado a la Coordinación de Gestión de Jefe Inmediato
Cargos y Selección de
los candidatos
preseleccionados.
f) Sugiere al (os) candidato (s) más idóneo (s)
para el cargo.
g) Continúa con la etapa de Referenciación.
2 días
a) Recibe formato de entrevista con el concepto
dado por el jefe inmediato.
¿El concepto del jefe inmediato es
aprobado?
NO.
b) Deja en espera a los candidatos
preseleccionados
para
informarles
posteriormente el estado del proceso y
3 días
a) Aplica pruebas específicas del cargo a los
candidatos preseleccionados.
b) Califica las pruebas aplicadas.
5) Aplicación de
pruebas
específicas y
entrevista con
Jefe Inmediato
6) Referenciación
Profesional de
Gestión de
Cargos y
Selección
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continua con la actividad b) de la etapa 10).
SI.
c) Verifica
las
referencias
personales,
familiares y laborales suministradas en la
hoja de vida.
d) Diligencia formato de referencias laborales
código F 094 CGC 007 y formato de
referencias personales y familiares código
F 094 CGC 008 y continua con la etapa de
exámenes de ingreso.
a) Entrega la remisión de exámenes de
laboratorio y médico ocupacional, al
candidato mejor evaluado.
Profesional de
Gestión de
Cargos y
Selección
Ver procedimiento exámenes de ingreso
7)
Exámenes de
ingreso
(Esta etapa puede
resumirse
remitiendo al
candidato
preseleccionado
al procedimiento
de exámenes de
ingreso)
b) Asiste a los exámenes de laboratorio.
c) Reclama resultados de los exámenes de
laboratorio.
d) Solicita cita en el servicio médico de la
Candidato preUniversidad.
seleccionado
e) Asiste a la cita con el médico ocupacional.
f) Entrega los resultados de los exámenes de
laboratorio al médico de la universidad.
g) Entrega el certificado de aptitud suministrado
por el médico ocupacional a la Coordinación
de Gestión de Cargos y Selección.
¿El candidato preseleccionado es apto?
Sí.
h) Continúa con la etapa de visita domiciliaria
en caso de que sea necesario.
No.
i) Remite al candidato a exámenes específicos
según valoración médica e informa a la
Coordinación de Gestión de Cargos y
Selección.
j) Espera resultados de los exámenes
solicitados al candidato.
k) Recibe y verifica resultados de los exámenes
específicos.
l) Emite certificado de aptitud médica
ocupacional si los resultados de los
exámenes
específicos fueron aptos y
3 días
Profesional
Gestión de
Cargos y
Selección
Según
requerimiento
Médico
ocupacional
Procedimiento para la Selección de
Personal Administrativo
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Código
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continua con la etapa de la visita domiciliaria.
NOTA: En caso de que los resultados de los
exámenes específicos NO sean aptos o
aprobados termina el procedimiento.
m) Informa
al
siguiente
candidato
preseleccionado que obtuvo la mejor
calificación en la etapa 5) para que continúe
el proceso de selección con la etapa 6).
8)
Visita domiciliaria
a) Contacta al candidato preseleccionado para
informar la fecha y hora de la visita
domiciliaria.
b) Realiza la visita domiciliaria al candidato
preseleccionado.
c) Diligencia el formato de visita domiciliaria
F 094 CGC 009.
¿El estudio de la Visita Domiciliaria es
aprobado?
NO.
Informa al candidato que el proceso de
selección ha terminado.
Informa
al
siguiente
candidato
preseleccionado que obtuvo la siguiente
mayor calificación en la etapa 5) para que
continúe el proceso de selección con la
etapa 6).
SI.
Continúa con la etapa de consolidación de
resultados y entrega de documentación.
Profesional
Gestión de
Cargos y
Selección.
Según
requerimiento
Profesional
Gestión de
Cargos y
Selección
a) Informa al candidato que fue seleccionado
para ocupar el cargo con el fin de que
continúe con el proceso.
9) Consolidación de
resultados y
entrega de
documentación.
¿Él candidato seleccionado acepta el
cargo?
a)
b)
c)
d)
SI.
Solicita al candidato seleccionado los
documentos para su vinculación.
Revisa la autenticación de los documentos
entregados según formato requisitos para la
vinculación de personal administrativo F 094
CGC 002.
Verifica con la División de Servicios
Generales que las condiciones del puesto de
trabajo estén ergonómicamente dadas.
Presenta al candidato seleccionado a la
Coordinación
de
Contratación
y
Coordinación
de Gestión de
Cargos y
Selección
4 días
Procedimiento para la Selección de
Personal Administrativo
Código
P 094 CGC 002
Página: 9 de 10
DIVISION DE TALENTO HUMANO
Compensación para iniciar el procedimiento
de vinculación.
e) Entrega a la unidad de contratación y
compensación reporte “Acta asuntos de
Talento Humano” y continua con la etapa
10).
f)
10) Cierre proceso de
selección
NO.
Informa
al
siguiente
candidato
preseleccionado que obtuvo la siguiente
mayor calificación en la etapa 5) para que
continúe el proceso de selección con la
etapa 6).
a) Diligencia, firma y archiva el formato de
resultados proceso de selección con código
F094 CGC 006.
b) Informa vía e-mail a los candidatos que no
fueron seleccionados que el procedimiento
de selección ha terminado.
c) Finaliza el procedimiento.
Coordinación
de Gestión de
Cargos y
Selección
1 día
7.0 Documentos de Referencia
Documento
Código (cuando aplique)
Estatutos de la Universidad Católica de Colombia Art. 64
Procedimiento estudio de cargos nuevos o modificación de plazas.
Procedimiento Exámenes de ingreso.
N.A
P 094 CGC 006
P 094 CSO 001
8.0 REGISTROS
Código
Nombre
N.A
Hoja de vida
F 094 CGC 002
Nivel
De Acceso
Restringido
Almacenamie
nto
Responsable
Físico / Digital
División de Talento
Humano
Formato requisitos
para la vinculación de
personal
Administrativo
Físico / Digital
División de Talento
Humano
F 094 CGC 005
Formato evaluación
entrevista psicólogo
Físico / Digital
División de Talento
Humano
F 094 CGC 006
Formato resultados
proceso de selección
Físico / Digital
División de Talento
Humano
Procedimiento para la Selección de
Personal Administrativo
DIVISION DE TALENTO HUMANO
Código
P 094 CGC 002
Página: 10 de 10
F 094 CGC 007
Formato referencias
laborales
Físico / Digital
División de Talento
Humano
F 094 CGC 008
Formato referencias
personales y
familiares
Físico / Digital
División de Talento
Humano
F 094 CGC 009
Formato visita
domiciliaria
Físico / Digital
División de Talento
Humano
F 094 CGC 013
Formato entrevista
jefe inmediato
Físico / Digital
División de Talento
Humano
9.0 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
10.0 OPCIONES DE MEJORA




Asegurar las condiciones requeridas en el puesto de trabajo para el personal administrativo seleccionado.
La División de Comunicaciones y Mercadeo debe apoyar oportunamente la publicación de convocatorias
internas que se requieran.
Las vacantes que surjan deben ser suplidas a través de proceso de selección. Los jefes inmediatos
podrán postular a posibles candidatos para que participen en dicho proceso.
Para proveer un cargo administrativo es necesario realizar la convocatoria a nivel interno, con el fin de
promover el plan de carrera o planes de sucesión de los trabajadores.