DNP-UEER-002-05. CC de los IER elaborados por las DDRR

CODIGO: DNP-UEER-002-05
VERSION: PRIMERA
AREA:
DIRECCION NACIONAL DE PREVENCION
UNIDAD DE ESTUDIOS Y EVALUACION DE RIESGOS
TITULO:
CONTROL DE CALIDAD DE LOS INFORMES DE
EVALUACION DE RIESGOS ELABORADOS
POR LAS DIRECCIONES REGIONALES DE
DEFENSA CIVIL
RUBRO
NOMBRE
FIRMA
Formulado por:
Equipo de Elaboración del Manual
de Procedimientos (MAPRO) - OPP
Aprobado por:
Dirección Nacional de Prevención
VºBº por:
Oficina
de
Presupuesto
Planificación
y
FECHA
INDECI
PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE CALIDAD DE LOS INFORMES DE EVALUACION
DE RIESGOS ELABORADOS POR LAS DIRECCIONES
REGIONALES DE DEFENSA CIVIL
Sede Central
1.
COD: DNP-UEER-002-05
FECHA: 19/07/2005
OBJETIVO
Realizar el control de calidad y llevar un control estadístico e informático de las
Evaluaciones de Riesgos realizadas por las Direcciones Regionales de Defensa
Civil, con la finalidad de conocer en detalle los avances que cada Dirección ejecuta
en esta materia.
2.
ALCANCE
Las Direcciones Regionales de Defensa Civil del INDECI, que elaboran las
Evaluaciones de Riesgos a solicitud de los Gobiernos Regionales; teniendo en
cuenta que sobrepasan la capacidad de respuesta de los Gobiernos Regionales.
Describe las actividades desde la solicitud de Evaluación de Riesgos del Gobierno
Regional a la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente, hasta la
presentación de informes consolidados de avances de parte del Responsable de
Planificación y Presupuesto al Director de la Dirección Nacional de Prevención.
3.
BASE LEGAL
3.1
Decreto Supremo N° 059-2001-PCM, aprueba el Reglamento de Organización
y Funciones del INDECI, del 22MAY01, modificado por Decreto Supremo
N° 005-2003-INDECI, del 07ENE03.
3.2
Decreto Ley N° 19338, aprueba Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil, y
sus modificatorias aprobadas mediante Decretos Legislativos Nos. 442, 735 y
905, y Ley N° 25414.
3.3
Decreto Supremo N° 005-88-SGMD, que aprueba el Reglamento del Sistema
Nacional de Defensa Civil.
Ley N° 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales, Artículo 61°.
Decreto Legislativo N° 905, Ley que precisa Funciones del Instituto Nacional
de Defensa Civil, del 02JUN98.
3.4
3.5
4.
REQUISITOS DEL PROCESO
Solicitud del Gobierno Regional a la Dirección Regional de Defensa Civil del
INDECI, correspondiente, para que realice la evaluación de riesgos.
5.
6.
RESPONSABLES DEL PROCESO
5.1
Unidad de Estudios y Evaluación de Riesgos de la Dirección Nacional de
Prevención.
5.2
Dirección Regional de Defensa Civil que ha ejecutado la Evaluación de
Riesgos.
CONSIDERACIONES
6.1
Como parte de la descentralización y la aplicación de la Ley Orgánica de
Gobiernos Regionales se viene delegando a los Gobiernos Regionales la
elaboración de las evaluaciones de riesgo, con asesoramiento de la Dirección
Regional de Defensa Civil correspondiente.
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INDECI
Sede Central
7.
PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE CALIDAD DE LOS INFORMES DE EVALUACION
DE RIESGOS ELABORADOS POR LAS DIRECCIONES
REGIONALES DE DEFENSA CIVIL
COD: DNP-UEER-002-05
FECHA: 19/07/2005
6.2
En el caso de que el Gobierno Regional solicite una evaluación de riesgos a la
Dirección Regional de Defensa Civil, en situaciones de peligro inminente y
ésta no pueda ejecutarla porque sobrepasa su capacidad de respuesta,
entonces la deberá derivar a la Sede Central de INDECI para ser atendida por
la Dirección Nacional de Prevención.
6.3
Los Informes de Evaluación de Riesgos que realizan las Direcciones
Regionales de Defensa Civil deben ser remitidos a la Sede Central del Instituto
Nacional de Defensa Civil – Dirección Nacional de Prevención para su revisión
y verificación de acuerdo a las recomendaciones especificadas en esta
materia.
6.4
El Ingeniero responsable de Planificación y Presupuesto constatará la
información proporcionada por las Direcciones Regionales de Defensa Civil
mediante llamadas o vía correo electrónico y presentará consolidado de
informes mensuales al Director Nacional de Prevención, para que éste tome
las acciones correspondientes, como son las Exposiciones sobre avances
trimestrales de la Unidad de Estudios y Evaluación de Riesgos.
6.5
Las Direcciones Regionales de Defensa Civil deben elaborar las evaluaciones
de riesgos aplicando la metodología emitida por la Unidad de Estudios y
Evaluación de Riesgos de la Dirección Nacional de Prevención.
6.6
En los casos que la Unidad de Evaluación de Riesgos de la Dirección Nacional
de Prevención detecte informes de evaluación de riesgos que presenten
carencias respecto a la metodología empleada coordinará con la Dirección
Regional de Defensa Civil, correspondiente, realizando las recomendaciones y
el seguimiento respectivo.
CONSIDERACIONES
7.1. DDRR: Direcciones regionales de Defensa Civil.
7.2. DNP: Dirección Nacional de Prevención.
7.3. DRDC: Dirección Regional de Defensa Civil.
7.4. IER: Informes de Evaluación de Riesgos.
7.5. INDECI: Instituto Nacional de Defensa Civil.
7.6. SGII: Secretaría General e Imagen Institucional.
7.7. UEER: Unidad de Estudios y Evaluación de Riesgos.
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INDECI
PROCEDIMIENTO:
Sede Central
8.
COD: DNP-UEER-002-05
CONTROL DE CALIDAD DE LOS INFORMES DE EVALUACION
DE RIESGOS ELABORADOS POR LAS DIRECCIONES
REGIONALES DE DEFENSA CIVIL
FECHA: 19/07/2005
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
UNIDAD
ORGANICA
RESPONSABLE
DRDC
Director
SGII
Secretaría
General
Secretaria
DNP
Técnico
Administrativo
Director
Secretaria
Jefe
DNP /
UEER
Evaluador
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Viene del proceso de “Evaluación de Riesgos
realizadas por Dirección Regional de Defensa
Civil”, el que se ejecuta en las DDRR.
1. Envía memorándum dirigido a la Dirección
Nacional de Prevención presentando
relación de Evaluaciones de Riesgos y los
informes respectivos realizadas por la
Unidad de Prevención de la DRDC.
Ir al proceso de “Administración del Proceso de
Trámite Documentario”, el que concluye con la
entrega de los documentos para la DNP.
2. Recibe relación de Evaluaciones de Riesgos
y sus Informes respectivos, firma cargo,
registra en cuaderno de cargo DNP y
entrega al Técnico Administrativo.
3. Registra en Base de Datos IER (Informes
de Evaluación de Riesgos): número de hoja
de trámite, fecha de ingreso a INDECI,
fecha de ingreso a DNP, entre otros.
Entrega a Director.
4. Recibe documentos, designa personal que
procesará la información, entrega a
Secretaria.
5. Registra personal de destino, entrega
Informes de Evaluación de Riesgos a Jefe
de la UEER.
6. Recibe Informes, firma cuaderno de cargo,
entrega Evaluador. Los Informes deben
estar registrados en la Base de Datos IER
(Informes de Evaluación de Riesgos).
7. Revisa Informes de Evaluación de Riesgos,
coordina con la Dirección Regional de
Defensa Civil, vía telefónica, verificando que
se estén ejecutando las recomendaciones
del Informe, en caso de existir carencias
señala las observaciones.
8. Entrega Relación e Informes de Evaluación
de Riesgos a Ingeniero.
INDECI
PROCEDIMIENTO:
Sede Central
DNP /
UEER
COD: DNP-UEER-002-05
CONTROL DE CALIDAD DE LOS INFORMES DE EVALUACION
DE RIESGOS ELABORADOS POR LAS DIRECCIONES
REGIONALES DE DEFENSA CIVIL
Ingeniero
Director
DNP
Secretaria
SGII
Secretaría
General
JEFATURA
Jefe del INDECI
FECHA: 19/07/2005
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9. Constata la información recibida y realiza
seguimiento,
vía
telefónica,
correo
electrónico, a las DDRR, así como a los
Gobiernos Regionales que solicitaron la
evaluación de riesgos. Debe asegurarse
que se remitan todos los informes de
Evaluación de Riesgos registrados en la
relación adjuntada.
10. Registra las Evaluaciones de Riesgos
efectuadas por cada DRDC, en la Base de
Datos IER (Informes de Evaluación de
Riesgos). Así también se lleva un registro
de las Evaluaciones de Riesgo que son
realizadas por la UEER.
11. Elabora y presenta al Director consolidado
de avances de las Evaluaciones de Riesgo
realizadas por las DDRR y memorándum
dirigido a la Jefatura del INDECI.
12. Revisa el consolidado de avances de
Evaluaciones de Riesgos presentado por el
Ingeniero.
Consolidado de avances NO es conforme
13. Realiza las observaciones correspondientes
y entrega a Ingeniero para su corrección. Ir
a la actividad 11.
Consolidado de avances es conforme
14. Firma el memorándum dirigido a la Jefatura
para remitir el consolidado de avances
mensuales y/o trimestrales en materia de
Evaluación de Riesgos por parte de las
DDRR, deriva a secretaria DNP.
15. Registra
en
cuaderno
de
cargos
memorándum dirigido a Jefatura para
conocimiento. Se da por finalizado el
proceso.
Se inicia el proceso “Administración del
Proceso de Trámite Documentario”, que
concluye con la entrega de los documentos en
la Jefatura.
16. Recibe memorándum y toma conocimiento
de consolidado de avances.
9.
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL DE CALIDAD DE LOS INFORMES DE EVALUACION DE RIESGOS ELABORADOS POR LAS DIRECCIONES REGIONALES
INDECI
DNP
SGII
DRDC
SECRETARIA
GENERAL
Secretaria
Técnico Administrativo
Director
UEER
Jefe
Evaluador
Inicio
Evaluación de
Riesgos realizada
por Dirección
Regional de
Defensa Civil
1
Presenta Relación de
Evaluaciones de Riesgos
y sus informes respectivos
a la DNP
Administración del
Proceso de Trámite
Documentario
2
Recibe relación de
Evaluaciones de Riesgos e
informes, firma cargo,
registra, entrega a Técnico
Administrativo
3
Registra en BD,
entrega a Director
IER
4
Designa personal,
entrega a Secretaria
5
Registra personal,
destino, entrega a l
Jefe de la UEER
6
Recibe informe, firma
cargo y entrega a
Evaluador
7
Coordina la ejecución de las
recomendaciones de los
informes
7
Revisa informes de
Evaluaciones de Riesgos,
coordina y hace
recomendaciones a las
DDRR
8
Entrega Informe y la
relación de Evaluaciones de
Riesgos al Ingeniero
α
CONTROL DE CALIDAD DE LOS INFORMES DE EVALUACION DE RIESGOS ELABORADOS POR LAS DIRECCIONES REGIONALES
INDECI
SGII
JEFATURA
SECRETARIA
GENERAL
Director
DNP
UEER
Evaluador
Jefe
Ingeniero
α
9
Constata información de
Evaluación de Riesgos
10
Registra Evaluación de
Riesgos en Base de Datos
IER
11
Elabora y presenta al Director
el consolidado de avances de
Evaluaciones de Riesgos de
las DDRR y memorándum
dirigido al Jefe del INDECI
12
Revisa consolidado de
avances de
Evaluaciones de Riesgos
Es
Conforme
?
Si
No
13
Realiza
observaciones y
devuelve
14
Firma memorándum y
entrega a la Secretaria,
adjunta consolidado de
avances de acciones en
Evaluaciones de Riesgos
15
Recibe y toma
conocimiento
Fin
Administración del
Proceso de Trámite
Documentario
15
Registra, entrega
informe con
memorandum a
Jefatura para su
conocimiento