Manual de Organización y Funciones
Anuncio
MANUAL ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CÓDIGO 001_17-OM-06-2002 ELABORACION : REVISION : División de Organización y Métodos Órgano de Control Institucional Oficial de Cumplimiento Oficial de Cumplimiento Normativo Área Legal Departamento de Inspectoría Área de Desarrollo Área de Riesgos Área de Finanzas Área Comercial Área de Administración CONFORMIDAD : Gerencia General APROBACION Directorio Sesión N°290-2013 Acuerdo N° 2274-09-2013 VIGENCIA : : Octubre 2013 Modificaciones Se elimina como función del Dpto. de Marketing: Tener bajo su cargo el servicio de atención al cliente, mediante el cual se atiende, canaliza y ayuda a solucionar los reclamos de clientes, contestar las consultas solicitadas y considerar las sugerencias y recomendaciones planteadas. Se adiciona como función de la Oficialía de Atención al Usuario: Coordinar con la Gerencia General la implementación de las medidas necesarias para el adecuado funcionamiento del Sistema de Atención al Usuario, de acuerdo a las políticas generales establecidas por el Directorio, en cumplimiento de las disposiciones legales sobre protección al consumidor, transparencia en la información y atención al usuario. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO INDICE INDICE CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 1 INDICE I. INTRODUCCION ................................................................................................................................................... 3 OBJETIVO ........................................................................................................................... 3 DEFINICIONES ..................................................................................................................... 3 ALCANCE............................................................................................................................ 4 APROBACIÓN ...................................................................................................................... 4 II. FINALIDAD DEL BANCO ..................................................................................................................................... 5 1. ROL ................................................................................................................................... 5 2. MISIÓN ............................................................................................................................... 5 3. VISIÓN ............................................................................................................................... 5 4. VALORES............................................................................................................................ 5 III. CONSTITUCIÓN DEL BANCO .............................................................................................................................. 7 1. CONSTITUCIÓN ................................................................................................................... 7 2. BASE LEGAL ....................................................................................................................... 7 3. DEFINICIÓN......................................................................................................................... 7 4. AUTORIDAD ........................................................................................................................ 8 5. NIVELES ORGANIZATIVOS .................................................................................................... 8 IV. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ....................................................................................................................... 9 CONFORMACIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA .................................................................... 9 V. FUNCIONES DE LOS ÓRGANOS DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA ............................................................ 11 1. ÓRGANOS DE DIRECCIÓN................................................................................................... 11 2. ÓRGANOS DE CONTROL ..................................................................................................... 11 3. ÓRGANOS DE APOYO Y ASESORÍA ...................................................................................... 12 4. ÓRGANOS DE LÍNEA .......................................................................................................... 12 5. ÓRGANOS NO ESTRUCTURADOS ........................................................................................ 13 VI. FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGÁNICAS ............................................................................................... 14 1. ÓRGANOS DE DIRECCIÓN................................................................................................... 14 A. DIRECTORIO.................................................................................................................. 14 De conformidad con lo establecido en el literal r) del artículo 30 y a propuesta del Gerente General, el Directorio: ................................................................................................................................................................... 16 B. GERENCIA GENERAL ...................................................................................................... 18 2. ÓRGANOS DE CONTROL ..................................................................................................... 20 A. ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL ............................................................................ 20 B. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO............................................................................................. 24 C. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO NORMATIVO .......................................................................... 26 D. ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA ......................................................................................... 27 3. ÓRGANOS DE APOYO ........................................................................................................ 29 A. ÁREA LEGAL .................................................................................................................. 29 B. ÁREA DE DESARROLLO .................................................................................................. 33 C. ÁREA DE RIESGOS ......................................................................................................... 44 D. DEPARTAMENTO DE INSPECTORÍA .................................................................................. 53 1. 2. 3. 4. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO INDICE INDICE 4. CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 2 ÓRGANOS DE LÍNEA .......................................................................................................... 54 A. ÁREA COMERCIAL .......................................................................................................... 54 B. ÁREA DE FINANZAS ........................................................................................................ 60 C. ÁREA DE ADMINISTRACIÓN ............................................................................................. 66 D. DEPARTAMENTO DE FIDEICOMISO ................................................................................... 72 VII.- DEL MARCO NORMATIVO ................................................................................................................................ 74 a. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES “MOF” .............................................................. 74 b. AUTONOMIA Y REGIMEN DE PODERES ............................................................................. 74 c. CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL “CAP” ................................................................. 75 d. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS “MNP” .............................................................. 75 e. REGLAMENTOS/CATALOGOS ........................................................................................... 75 f. CIRCULARES ................................................................................................................. 76 g. INSTRUCTIVOS NORMATIVOS DE GERENCIA ..................................................................... 76 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL AGROBANCO CAPITULO I INTRODUCCIÓN CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Enero 2004 Octubre 2013 3 I. INTRODUCCION 1. OBJETIVO El propósito del Manual de Organización y Funciones Institucional es definir la estructura orgánica del Banco Agropecuario, y establecer las líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación que son indispensables para que exista un orden administrativo en la Institución así como tener establecidas las funciones asignadas a cada una de las unidades orgánicas, con la finalidad de que se logren los objetivos para los que ha sido creado el Banco. Los principales objetivos de este Manual son: Definir la estructura orgánica del Banco, las funciones, responsabilidades y líneas de autoridad. Establecer la conformación, ubicación y dependencia administrativa de las distintas unidades orgánicas de la Institución, definiendo la relación y coordinación que debe existir entre éstas. . Describir los roles y funciones generales de cada unidad orgánica. Definir el marco normativo, así como los niveles autorizados a aprobar la confección y actualización de políticas, normas y procedimientos que garanticen el buen funcionamiento del Banco. Servir de herramienta de consulta sobre la organización del Banco y las funciones y responsabilidades de las diferentes unidades orgánicas. 2. DEFINICIONES La estructura orgánica es la base de la organización del Banco sobre la cual se establecen los niveles de jerarquías, dependencias, responsabilidades y se integran y relacionan cada una de las unidades orgánicas individuales. Se ha definido cinco tipos de agrupaciones orgánicas en AGROBANCO, de acuerdo al tipo de funciones que realizan: de dirección, de control, de línea, de apoyo y asesoría, y las no estructuradas. Las funciones son el conjunto de tareas, actividades y responsabilidades, definidas en concordancia con los objetivos generales de la institución, para cada una de las unidades orgánicas individuales y que deben ser cumplidas en forma obligatoria por todos los trabajadores del Banco. El incumplimiento será sancionado de acuerdo a lo normado en el Reglamento de Trabajo del Banco. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL AGROBANCO CAPITULO I INTRODUCCIÓN 3. CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Enero 2004 Octubre 2013 4 ALCANCE El ámbito de este manual comprende a todos los funcionarios y empleados que forman parte de la estructura orgánica de AGROBANCO. 4. APROBACIÓN El Manual de Organización y Funciones del BANCO AGROBANCO, ha sido aprobado por el Directorio. Este Documento Normativo debe ser revisado periódicamente por los Gerentes del Banco, quienes propondrán sus modificaciones al Gerente General, a través del Área de Desarrollo. Por su naturaleza, confidencialidad y la importancia administrativa que reviste el presente Manual, es patrimonio institucional por lo que está prohibida su divulgación y/o reproducción parcial o total fuera del ámbito institucional, salvo que se cuente con la autorización de la Gerencia General. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO II. II FINALIDAD DEL BANCO CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Enero 2004 Octubre 2013 5 FINALIDAD DEL BANCO 1. ROL AGROBANCO es en esencia un Banco de Desarrollo Agropecuario. Banco de Desarrollo que apoya con servicios financieros y asistencia técnica a pequeños y medianos productores que generan excedentes económicos en el sector agropecuario, preferentemente asociados, y promueve su desarrollo e inserción en la economía. 2. MISIÓN Brindar soluciones financieras innovadoras, competitivas y efectivas para el desarrollo de los empresarios agropecuarios, promoviendo la asistencia técnica y la capacitación. 3. VISIÓN Ser los aliados estratégicos en el desarrollo del sector rural, haciendo del productor agropecuario un empresario del campo. 4. VALORES La política de AGROBANCO establece que sus negocios se deben conducir de acuerdo a sus objetivos con la mayor eficiencia y dedicación posible, acorde con los estándares éticos y profesionales más elevados, a fin de merecer la confianza de sus clientes y del público en general. El trabajador del Banco Agropecuario conducirá los negocios y funciones encomendadas, a todo nivel, conforme a las metas y objetivos prefijados, distinguiendo en todos los casos sus asuntos particulares. AGROBANCO hace suyos los siguientes valores, que interioriza en su operatividad y desarrollo: Orientación al Cliente, La actuación del personal aplicando correctamente las políticas de atención, de negocios y de riesgos, se debe dirigir a satisfacer al cliente de AGROBANCO, asesorándolo de manera efectiva para lograr la atención de sus demandas, escuchando sus requerimientos para entenderlo y conocer sus necesidades e innovar continuamente para lograr una calidad de servicio reconocida por su trato cordial, sumamente profesional de respuesta rápida y eficaz. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO II FINALIDAD DEL BANCO CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Enero 2004 Octubre 2013 6 Vocación de Servicio, El profesionalismo, la honestidad en el desarrollo de todas las labores que realiza el personal lo caracterizan por el desempeño de una gestión eficiente con alto compromiso ético, una alta motivación por superar las dificultades materiales , técnicas , culturales caracterizan al personal de Agrobanco, cada quién da todo lo que puede dar de sí para contribuir al desarrollo de la organización el aprendizaje continuo y el mantener vigentes sus capacidades y competencias que pretende siempre el logro de la excelencia como hábito de acción para brindar el mejor servicio a los clientes.. Trabajo en Equipo, La mística de servicio, la solidaridad y el trabajo conjunto caracterizan al personal de AGROBANCO, los resultados que se obtienen son producto de la actuación de todos, donde cada quién realiza eficientemente sus labores y colabora de manera franca con sus colegas aportando positivamente con críticas constructivas para mejorar continuamente, la intensidad y entusiasmo deben caracterizar al personal de AGROBANCO, alineado a la proactividad y al sentido de colaboración tanto interna como externa. Transparencia (Honestidad), La idoneidad moral, la actuación técnica sustentada objetivamente aplicando el conocimiento y experiencia del personal idóneo seleccionado con transparencia en función de sus meritos profesionales, permiten una alta capacidad de gestión eficaz y eficiente en las decisiones de negocios y administrativas, actuando con claridad tal que permita el entendimiento de colegas y clientes para lograr los objetivos de servicio. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL AGROBANCO CAPITULO III CONSTITUCIÓN DEL BANCO CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 7 III. CONSTITUCIÓN DEL BANCO 1. CONSTITUCIÓN El BANCO AGROBANCO fue constituido mediante Escritura Pública de fecha 17 de Junio del 2002, otorgada ante el Notario Público Leonardo Bartra Valdivieso e inscrita en la Ficha 11382875 del Registro de Personas Jurídicas de la Oficina Registral de Lima y Callao, con fecha 20 de Junio del 2002, al amparo de la Ley de Creación del Banco Agropecuario Nº 27603. 2. BASE LEGAL Ley N° 27603, Ley de Creación del Banco Agropecuario. Ley N° 28590, Ley que modifica diversos Artículos de la Ley N° 27603. Ley de Creación del Banco Agropecuario. Ley N° 28818, Ley que modifica la Ley N° 27603 y deroga el artículo 5° de la Ley N° 28590. Ley N° 28881, Ley que modifica el Artículo 7° de la Ley de Creación del Banco Agropecuario, ampliando el capital. Ley N° 29064, Ley de relanzamiento del Banco Agropecuario – AGROBANCO. Decreto Supremo 214-2006 – EF, Aprobación de Lineamientos del Banco Agropecuario. Decreto de Urgencia N° 007-2008 “Modifican la Ley de Relanzamiento del banco AgropecuarioAGROBANCO”. Decreto Legislativo Nº 26702, Ley General del Sistema Financiero y del Sistema de Seguros y Orgánica de la Superintendencia de Banca y Seguros. Decreto Legislativo 995 que modifica Ley 29064 “Ley de Relanzamiento del Banco Agropecuario”. 3. DEFINICIÓN El BANCO AGROBANCO es una Persona Jurídica de derecho privado, de capital mixto. Las actividades del Banco están sujetas al régimen de la Ley N° 26702, Ley General del Sistema Financiero y del Sistema de Seguros y Orgánica de la Superintendencia de Banca y Seguros, la Ley General de Sociedades y a las disposiciones establecidas en la Ley N° 29064, Ley de relanzamiento del Banco Agropecuario – AGROBANCO así como en el Decreto Legislativo N° 995. . AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO III CONSTITUCIÓN DEL BANCO 4. CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 8 AUTORIDAD Los Órganos de Dirección del Banco son: La Junta General de Accionistas El Directorio Gerencia General 5. NIVELES ORGANIZATIVOS Los niveles organizacionales definidos en relación a las funciones, atribuciones, responsabilidades y nivel de interrelación en AGROBANCO son los siguientes: NIVELES ORGANIZATIVOS Directorio Gerencia General Área División Departamento Sección Unidad AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO IV ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL IV. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL CONFORMACIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Directorio Órgano de Control Institucional Oficial de Cumplimiento Oficial de Cumplimiento Normativo Área de Auditoría Interna Gerencia General Área Legal Área de Desarrollo Área de Riesgos Departamento de Inspectoría Área Comercial Área de Finanzas Área de Administración Departamento de Fideicomiso (*) Ver Organigrama en anexo adjunto. CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 9 AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO IV ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 10 ORGANIGRAMA Órgano de Control Institucional Comité de Auditoria Oficial de Cumplimiento * Directorio Comité de Riesgos Oficial de Cumplimiento Normativo ** Auditoria Interna Gerencia General Área Legal Área de Desarrollo Departamento de Inspectoría Área de Riesgos Área Comercial Área de Finanzas Área de Administración Departamento de Fideicomiso * Función realizada a tiempo parcial por la Gerencia Legal ** Función realizada a tiempo parcial por la Gerencia de Desarrollo AGROBANCO Acuerdo de Directorio N° 2086-04-2013 Sesión 277-2013 29/04/13 Leyenda: Estructura Orgánica Elaborado por: Servicio de OyM Revisado por: Gerencia General Aprobado por: Directorio AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO V ÓRGANOS DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA FUNCIONES DE LOS ÓRGANOS CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 11 V. FUNCIONES DE LOS ÓRGANOS DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA La estructura orgánica del Banco Agropecuario se ha definido y agrupado en: órganos de dirección, de control, de apoyo y asesoría, de línea y en órganos no estructurados. 1. ÓRGANOS DE DIRECCIÓN Los Órganos de Dirección tienen la misión de guiar y conducir al Banco al logro de los objetivos de la institución. Estos órganos, definen la misión y visión del Banco, formulando las políticas y estrategias a seguir por los responsables de las unidades orgánicas. También evalúan el cumplimiento de dichos objetivos y aprueban los ajustes pertinentes para el óptimo funcionamiento del Banco y la consecución de los objetivos, así como los niveles de riesgos y los controles requeridos. En AGROBANCO, los Órganos de Dirección están estrechamente vinculados con los demás órganos de la institución haciendo participes a todos los trabajadores que conforman el equipo de AGROBANCO en la consecución de los objetivos trazados, así como en el desarrollo de la cultura y valores institucionales. Los órganos de Dirección de BANCO AGROBANCO son: la Junta General de Accionistas, el Directorio y la Gerencia General. Los actos y atribuciones de la Junta General de Accionistas se establecen en el Estatuto como en el Reglamento de Organización y Funciones respectivamente. 2. ÓRGANOS DE CONTROL Los Órganos de Control son las unidades encargadas de medir y controlar el cumplimiento de los planes, la eficiencia y efectividad de los procedimientos y procesos, y de recomendar medidas para corregir las desviaciones que permitan asegurar el logro de los objetivos trazados. También evalúan el cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos, así como el sistema de control interno. Si bien en AGROBANCO existen unidades especializadas en funciones de control interno, todas las unidades orgánicas del Banco están obligadas a ejercer continuamente la función de control para garantizar el correcto funcionamiento de éste. Los Órganos de Control elaboran los informes que permiten a los Órganos de Dirección medir el progreso, e identificar las desviaciones ocurridas en los planes para adoptar las acciones correctivas necesarias. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO V ÓRGANOS DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA FUNCIONES DE LOS ÓRGANOS CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 12 La misión fundamental de las unidades de control es prevenir y minimizar los riesgos a los que está expuesto el Banco. Ellas identifican y evalúan los diferentes riesgos, recomendando oportunamente las medidas y acciones correctivas pertinentes. En AGROBANCO los órganos de control son: Órgano de Control Institucional, el Oficial de Cumplimiento, el Oficial de Cumplimiento Normativo y el Área de Auditoría Interna. 3. ÓRGANOS DE APOYO Y ASESORÍA Los Órganos de Apoyo y Asesoría son las unidades encargadas de brindar el soporte necesario en aspectos legales, de asesoría, consultoría y otros requeridos por las demás unidades para la realización de sus actividades. Su misión es permitir que el Banco funcione adecuadamente, previendo, programando y cubriendo todos los aspectos relacionados con su actividad, tanto desde el punto de vista interno como del externo. Los Órganos de Apoyo de AGROBANCO son: Área Legal, Área de Desarrollo, Área de Riesgos y el Departamento de Inspectoría. 4. ÓRGANOS DE LÍNEA Los Órganos de Línea son las unidades encargadas de la generación de los negocios rentables, del manejo eficiente de las operaciones bancarias y de la administración de los recursos del Banco. Su misión principal es la de generar ingresos que permitan cubrir los costos operativos y generar excedentes que aseguren la continuidad futura del Banco, mediante la colocación o inversión de los recursos disponibles asumiendo riesgos razonables. Para la realización de sus actividades y la consecución de sus objetivos, los órganos de línea desarrollan relaciones comerciales con clientes y son los encargados directos de manejar todos los procesos bancarios relacionados con el otorgamiento y la recuperación de los créditos y de las inversiones de recursos disponibles; así como el manejo de los procesos operativos, contables y administrativos de soporte a todas las unidades orgánicas del Banco. En AGROBANCO los Órganos de Línea son: Área Comercial, Área de Administración, Área de Finanzas y Departamento de Fideicomiso. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO V ÓRGANOS DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA FUNCIONES DE LOS ÓRGANOS 5. CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 13 ÓRGANOS NO ESTRUCTURADOS Los órganos no estructurados son las unidades que tienen como objetivo fundamental proteger los intereses del Banco, evitando delegar demasiada autoridad en un solo Funcionario, para la toma de decisiones complejas, mediante la conformación de los Comités. Los comités tienen la misión de informar, evaluar y adoptar en forma coordinada decisiones colegiadas principalmente por consenso, estimulando de esta manera el intercambio de ideas y exposición de motivos y alternativas. Se cuenta con los siguientes comités: Directorio Comité de Gerencia Comité de Auditoria Comité de Riesgos Comité de Créditos De acuerdo a las circunstancias y ante la complejidad de las situaciones, el Directorio del Banco como la Gerencia General disponen la conformación de otros comités o comités especiales, cuya vigencia pueden o no tener carácter permanente y sus actividades varían de acuerdo al fin para el cual han sido conformados. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL AGROBANCO CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE DIRECCIÓN DIRECTORIO CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 14 VI. FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGÁNICAS 1. A. ÓRGANOS DE DIRECCIÓN DIRECTORIO MISIÓN El Directorio es la Unidad Orgánica de mayor jerarquía, responsable ante la Junta General de Accionistas y tiene por misión la dirección y el control general sobre las operaciones financieras y administrativas del Banco. Son atribuciones y obligaciones del Directorio: a. Aprobar los reglamentos, documentos y manuales que estime necesarios para el adecuado funcionamiento del banco, incluyendo el código de ética o documentos similares que regulen los conflictos de intereses, los cuales deben estar conforme a los lineamientos aprobados por la Junta General de Accionistas. El Directorio podrá delegar esta facultad en el Gerente General, siempre que las leyes de la materia o los lineamientos aprobados por la Junta General de Accionistas no asignen esta función de manera exclusiva al Directorio.; b. Aprobar, modificar y supervisar la implementación del plan estratégico del Manual de Organización y Funciones del banco, de los manuales de políticas y procedimientos, así como de la política de seguimiento, control y manejo de riesgos, los cuales deben estar conforme a los lineamientos aprobados por la Junta General de Accionistas. El Directorio podrá delegar esta facultad en el Gerente General, siempre que las leyes de la materia o los lineamientos aprobados por la Junta General de Accionistas no asignen esta función de manera exclusiva al Directorio”; c. Aprobar, modificar y supervisar la implementación del Plan Estratégico, del Manual de Organización y Funciones del Banco, de los manuales de políticas y procedimientos, así como de la política de seguimiento, control y manejo de riesgos, los cuales deben estar conformes con los lineamientos aprobados por la Junta; d. Designar y remover al Gerente General y demás Gerentes, establecer sus facultades y fijar sus remuneraciones; e. Designar a los apoderados del Banco y establecer sus facultades; AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE DIRECCIÓN DIRECTORIO f. CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 15 Autorizar el establecimiento de sucursales, agencias, Oficinas Regionales, Centros Especiales de Atención Remota, Servicios de Orientación y Asistencia Rápida y otras oficinas, así como su traslado, conversión, transformación o cierre; para lo cual se deberá cumplir con los requisitos y procedimientos establecidos por la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones; g. Dirigir y administrar los negocios de la sociedad, acordando las medidas que estime adecuadas, así como pronunciarse en los casos particulares que le someta la gerencia o en los que juzgue conveniente intervenir; h. Autorizar la celebración de los actos y contratos que requiera el desenvolvimiento de los negocios de la sociedad, pudiendo delegar dicha facultad en otras instancias del Banco, salvo aquellos que constituyan atribución específica de las Juntas Generales de Accionistas conforme a ley y al presente Estatuto; i. Aprobar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones; j. Proponer a la Junta General de Accionistas la emisión de obligaciones por el Banco; k. Aprobar la contratación de créditos con instituciones financieras del país y del exterior, previo acuerdo del Ministerio de Economía y Finanzas; pudiendo delegar esta facultad a las distintas instancias del Banco; l. Formular y someter a la Junta General de Accionistas, la memoria, los estados financieros auditados y la propuesta de aplicación de utilidades; m. Comunicar a la Junta General de Accionistas las vacancias que se produzcan en su seno; n. Autorizar la venta, permuta o transferencia en cualquier otra forma onerosa de los bienes muebles e inmuebles del Banco cuyo valor contable no supere el quince por ciento (15%) del monto del capital social, así como el establecimiento de gravámenes sobre ellos, fijando los términos y condiciones de tales operaciones; o. Efectuar donaciones dentro del marco legal aplicable, respecto de los bienes muebles e inmuebles cuyo valor contable no supere el quince por ciento (15%) del monto del capital social; y aceptar donaciones; p. Conocer de los informes de la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones y de la Contraloría General de la República referidos a la actividad del Banco, así como de los emitidos por los Auditores, y disponer la adopción de las medidas correctivas a que hubiere lugar; AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE DIRECCIÓN DIRECTORIO CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 16 q. Autorizar viajes al exterior del Presidente del Directorio, los otros directores, el Gerente General y los demás funcionarios y trabajadores del Banco, cuando se originen y fundamenten en el servicio de éste, determinando el monto de los viáticos y de cualquier otro gasto en el que sea necesario incurrir, dentro del marco legal aplicable; r. Aprobar las operaciones de crédito, pudiendo delegar esta facultad a las distintas instancias del Banco. Estas operaciones se deberán otorgar conforme a las modalidades, condiciones y plazos que fije el Directorio en el reglamento que apruebe de manera previa; s. Autorizar, de manera excepcional, el otorgamiento de créditos a los micro y pequeños productores que acrediten la conducción del predio mediante certificado de posesión, siempre que presenten un proyecto viable y cuenten con sus garantías; t. Velar por la integridad de los sistemas de contabilidad y la existencia de los debidos sistemas de control, en particular, control de riesgos financieros y no financieros y cumplimiento de la ley, así como establecer los incentivos, sanciones y medidas correctivas que fomenten el adecuado funcionamiento del sistema de control interno del Banco; u. Designar a los funcionarios que, conforme a lo previsto en el artículo 22 de la Ley de Relanzamiento del Banco Agropecuario – AGROBANCO – Ley No. 29064 tendrán la facultad de autenticar y dar fe pública de los actos en los que intervenga el Banco y establecer los procedimientos y las formalidades para el ejercicio de dicha facultad; v. Pronunciarse sobre los asuntos no comprendidos en los incisos anteriores que pudieran someterle el Presidente del Directorio o el Gerente General; w. Conceder licencia a los Directores y al Gerente General; x. Supervisar los negocios y operaciones del Banco, velar por el cumplimiento del Estatuto, de las disposiciones de la Junta General de Accionistas y del propio Directorio; y. Establecer los lineamientos para el otorgamiento de créditos destinados a los pequeños productores agropecuarios asociados de las zonas rurales de extrema pobreza; z. Ejercer las demás atribuciones y obligaciones que le correspondan por ley o conforme a este Estatuto; entre las cuales se encuentran las señaladas en los artículos 18º y 19º de la Ley de Relanzamiento del Banco Agropecuario - Ley No. 29064. De conformidad con lo establecido en el literal r) del artículo 30 y a propuesta del Gerente General, el Directorio: AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE DIRECCIÓN DIRECTORIO CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 17 a. Determina los parámetros para categorizar a los productores agropecuarios; b. Aprueba y modifica las políticas y lineamientos generales aplicables para el otorgamiento de Créditos; c. Determina las restricciones e impedimentos para que una persona pueda realizar operaciones con el Banco; d. Aprueba el tarifario general del Banco, el cual requiere opinión favorable de la Gerencia de Finanzas; e. Determina las políticas y las condiciones en las que procede tomar un seguro agropecuario por los créditos que vaya a otorgar el Banco para cubrir los riesgos originados por factores exógenos o ajenos al prestatario; f. Aprueba anualmente una línea especial de financiamiento para el otorgamiento de préstamos a favor de los pequeños agricultores de las zonas de extrema pobreza, cuyo monto no podrá exceder de dos (2) Unidades Impositivas Tributarias, debiendo considerar condiciones de crédito preferenciales, incluidas las garantías, plazo y tasas distintas y más favorables que las aplicables a los créditos ordinarios. Para el otorgamiento de dichos créditos, el Banco Agropecuario dará preferencia a los agricultores asociados; g. Reservará una línea de crédito de hasta el veinticinco por ciento (25%) de los fondos del Banco para destinarla a los pequeños productores agropecuarios de las zonas rurales de extrema pobreza; y h. Aprueba la política de canalización de recursos a través de las instituciones financieras supervisadas por la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE DIRECCIÓN GERENCIA GENERAL CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 18 B. GERENCIA GENERAL MISIÓN La Gerencia General tiene por misión administrar las actividades del Banco, así como de resolver los asuntos que requieran su intervención, de acuerdo a las resoluciones del Directorio, teniendo la representación judicial y administrativa del Banco. Son atribuciones y obligaciones del Gerente General: a. Planificar, programar, organizar y supervisar las actividades y las operaciones de las dependencias del Banco, según las políticas establecidas por el Directorio, pudiendo para tal fin delegar en parte su autoridad en otros funcionarios de gerencia de la Oficina Principal o en los jefes de las agencias descentralizadas (Gerentes Regionales). b. Representar a la sociedad, con las facultades generales y especiales previstas en el Código Procesal Civil. c. Ejecutar y hacer ejecutar los acuerdos de la Junta General y del Directorio, así como las disposiciones de este último. d. Proponer al Directorio, el nombramiento de los gerentes de línea. e. Proporcionar al Directorio la información, estudios y recomendaciones que se requiera para facilitar sus decisiones y darle cuenta de los asuntos que corresponda. f. Decidir sobre la contratación o remoción del personal del Banco, con sujeción a la política que establezca el Directorio y las facultades que éste le asigne. Aplicar sanciones y ejecutar otras acciones relacionadas con la administración del Banco. g. Conceder licencias con o sin goce de haber a los funcionarios y demás trabajadores del Banco y designar a sus reemplazantes mientras dure la licencia. h. Decidir sobre la compra de equipos, muebles y enseres y autorizar los gastos propios del funcionamiento del Banco, ciñéndose al Plan Anual de Adquisiciones y a las respectivas autorizaciones presupuestales. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE DIRECCIÓN GERENCIA GENERAL CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 19 i. Dar y tomar en arrendamiento o comodato bienes inmuebles, en función de las necesidades operativas del Banco. j. Participar con voz en las sesiones de Junta General de Accionistas y de Directorio y actuar en ellas como Secretario, salvo que dichos órganos de gobierno hayan designado a otro funcionario con ese objeto o acuerden que la reunión tenga carácter reservado. k. Llevar la custodia de los Libros de Actas de Juntas Generales de Accionistas, de las Sesiones del Directorio, de la Matrícula de Acciones y de los demás libros de la sociedad; asimismo de expedir constancias y certificaciones respecto del contenido de los libros y registros de la sociedad. l. Formular el presupuesto, cuadro de metas y planes operativos de la institución. m. Firmar el Balance General y los demás estados financieros, así como todo otro documento que le corresponda autorizar por razón de su cargo, según el Estatuto o disposiciones legales o reglamentarias; y las demás que le señalen la Ley General de Sociedades, otras normas legales, el Estatuto, los reglamentos internos, y el Directorio. n. Designar a los jefes de las oficinas descentralizadas; o. Proponer al Directorio los límites máximos de las líneas de crédito destinadas a atender a los pequeños productores agropecuarios en zonas de extrema pobreza, en cumplimiento de lo señalado en el artículo 23 de la Ley de Relanzamiento del Banco Agropecuario – AGROBANCO - Ley No. 29064; y, p. Las demás que le señalen la Ley General de Sociedades – Ley No. 26887, otras normas legales, este Estatuto, los reglamentos internos y el Directorio. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE CONTROL ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL - OCI CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 20 2. ÓRGANOS DE CONTROL A. ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL MISIÓN Como órgano del Sistema Nacional de Control regulado por la Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, es misión del Órgano de Control Institucional promover la correcta y transparente gestión de los recursos y bienes del Estado asignados o dados en administración al Banco, cautelando la legalidad y eficiencia de sus actos y operaciones, así como el logro de sus resultados, mediante la ejecución de acciones y actividades de control, para contribuir con el cumplimiento de los fines y metas institucionales; y como Unidad de Auditoría Interna, forma parte del control del Sistema Financiero regulado por la Resolución de la Superintendencia de Banca y Seguros N° 11699-2008, y en apoyo a la labor de supervisión y control que realiza dicha entidad, es misión del Órgano de Control Institucional del Banco, cautelar la adecuada implantación y funcionamiento de un Sistema de Control Interno efectivo y eficiente, elemento vital para una administración bancaria prudente. Asimismo efectúa evaluaciones de la gestión integral de riesgos, debiendo sujetarse a las disposiciones especificas que regulan su actividad en el Reglamento de Auditoría Interna. UBICACIÓN El Órgano de Control Institucional es una unidad de control que reporta en forma directa al Directorio. FUNCIONES Ejercer el control interno posterior a los actos y operaciones del Banco, sobre la base de los lineamientos y cumplimiento del Plan Anual de Control, a que se refiere el Artículo 7° de la Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, así como el control externo a que se refiere el Artículo 8° de la citada Ley, por encargo de la Contraloría General. Efectuar auditorias a los estados financieros y presupuestarios de la entidad, así como a la gestión de la misma, de conformidad con las pautas que señale la Contraloría General así como la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP u otras Entidades de Control. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE CONTROL ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL - OCI CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 21 Ejecutar las acciones y actividades de control a los actos y operaciones del Banco, que disponga la Contraloría General, así como las que sean requeridas por el Presidente del Directorio, la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP u otras Entidades de Control, dentro del ámbito de su competencia. Cuando estas últimas tengan carácter de no programadas, su realización será comunicada a la Contraloría General por el Jefe del Órgano de Control Institucional. Se consideran actividades de control, entre otras, evaluaciones, diligencias, estudios, investigaciones, pronunciamientos, supervisiones y verificaciones. Efectuar control preventivo sin carácter vinculante, al órgano de más alto nivel del Banco con el propósito de optimizar la supervisión y mejora de los procesos, prácticas e instrumentos de control interno, sin que ello genere pre-juzgamiento u opinión que comprometa el ejercicio de su función, vía el control posterior. Remitir los informes resultantes de sus acciones de control a la Contraloría General, así como, al Presidente del Directorio, la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP. Actuar de oficio, cuando en los actos y operaciones del Banco, se advierten indicios razonables de ilegalidad, de omisión o de incumplimiento, efectuando exámenes especiales, informando al Directorio para que adopte las medidas correctivas y las acciones de control correspondientes. Recibir directamente la denuncia de acuerdo al ámbito de su competencia y de orientar al ciudadano que requiera acogerse a los alcances de la Ley N° 29542, debiendo derivar con inmediatez la denuncia a la CGR para su trámite correspondiente. Formular, ejecutar y evaluar el Plan Anual de Control aprobado por la Contraloría General y el Directorio del Banco, de acuerdo a los lineamientos y disposiciones emitidas para el efecto. Efectuar el seguimiento de las medidas correctivas, como resultado de las acciones y actividades de control ejecutadas por los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control, por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP y las Sociedades de Auditoría, comprobando su materialización efectiva, conforme a los términos y plazos respectivos. Dicha función comprende efectuar el seguimiento de los procesos judiciales y administrativos derivados de las acciones de control. Apoyar a las Comisiones que designe la Contraloría General, Superintendencia de Banca, Seguros y AFP u otra Entidad de Control, para la ejecución de las acciones de control en el ámbito del Banco. Asimismo, el Jefe del Órgano de Control Institucional y el personal de dicho Órgano colaborarán, por disposición de la Contraloría General, en otras acciones de control externo, por razones operativas o de especialidad. Formular y proponer el presupuesto anual del Órgano de Control Institucional para su aprobación correspondiente por el Banco, en base a la normatividad y lineamientos impartidos por la Alta Dirección. Cumplir diligentemente con los encargos, citaciones y requerimientos que le formule la Contraloría General, Superintendencia de Banca y Seguros u otra Entidad de Control. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE CONTROL ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL - OCI CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 22 Realizar acciones y actividades de control a los sistemas y procesos implantados por el Banco para la administración, ejecución y control de sus operaciones y negocios. Otras funciones que le asignen la Contraloría General, la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP y el Directorio, que se encuentren dentro del ámbito de su competencia. El Órgano de Control Institucional tiene los siguientes procesos y actividades definidas: AUDITORIA OPERATIVA Desarrollar las acciones y actividades de control de su competencia, establecidas en el Plan Anual de Control del Órgano de Control Institucional, y otras acciones de control asignadas por el nivel inmediato superior o los órganos de control correspondientes. Recibir directamente la denuncia de acuerdo al ámbito de su competencia y de orientar al ciudadano que requiera acogerse a los alcances de la Ley N° 29542, debiendo derivar con inmediatez la denuncia a la CGR para su trámite correspondiente, cautelando la reserva de la identidad del denunciante y el contenido de la denuncia. Verificar que las Unidades Auditadas cumplan con las políticas, normas y procedimientos implantados para dichas unidades así como con el sistema de control interno establecidos por el Banco. Analizar los procesos y recomendar cuando fuere pertinente, las modificaciones de procedimientos y controles que permitan minimizar riesgos y elevar la calidad del servicio al cliente, sin que ello genere prejuzgar o generar opinión que comprometa su posterior participación fiscalizadora. Desarrollar las acciones y actividades de control para determinar si el registro contable de las operaciones se efectúe de acuerdo al Plan de Cuentas autorizado por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP y con sujeción a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Auditar las operaciones relacionadas con la actividad financiera que realiza el Banco, tanto con recursos propios como con recursos que administra y que estas se enmarquen dentro de los contratos establecidos y normas de los organismos reguladores y de control. Verificar que los recursos humanos y equipos, sean utilizados adecuadamente. Evaluar la confidencialidad, elementos de protección y la eficiencia de los Sistemas de Información. Redactar y elevar al nivel inmediato superior, los informes de los exámenes realizados, planteando las recomendaciones correspondientes para la corrección de las desviaciones detectadas en las áreas evaluadas, a fin de fortalecer los controles existentes y prevenir riesgos. Hacer el seguimiento a las observaciones y recomendaciones efectuadas. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE CONTROL ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL - OCI CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 23 Realizar otras funciones que le sean encomendadas por el nivel inmediato superior dentro del ámbito de su competencia. AUDITORIA DE CRÉDITOS Desarrollar las acciones y actividades de control de su competencia, establecidas en el Plan Anual de Control del Órgano de Control Institucional, y otras acciones de control asignadas por el nivel inmediato superior o los órganos de control correspondientes. Verificar que las Unidades Auditadas cumplan con las políticas, normas y procedimientos crediticios y similares implantados, así como con el sistema de control interno establecidos por el Banco. Desarrollar las acciones y actividades de control, para determinar si las carpetas de los deudores cumplen con los requerimientos mínimos establecidos por los entes de control, así como, su correcto registro en el sistema mecanizado; verificando que en ambos casos se encuentren actualizadas, documentadas y en orden. Auditar las operaciones relacionadas con la actividad financiera, tanto con recursos propios como con recursos que administra y que estas se enmarquen dentro de los contratos establecidos y normas de los organismos reguladores y de control. Redactar y elevar al nivel inmediato superior, los informes de los exámenes realizados, planteando las recomendaciones correspondientes para la corrección de las desviaciones detectadas en las áreas evaluadas, a fin de fortalecer los controles existentes y prevenir riesgos. Hacer seguimiento a las observaciones y recomendaciones efectuadas. Realizar otras funciones que le sean encomendadas por el nivel inmediato superior dentro del ámbito de su competencia. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE CONTROL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 24 B. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO MISIÓN Coordinar, vigilar y controlar el sistema de prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, verificando el cumplimiento de las normas y procedimientos de acuerdo a las leyes vigentes. . UBICACIÓN La Oficialía de Cumplimiento es una unidad de control que reporta en forma directa al Directorio. FUNCIONES Verificar la adecuada aplicación de las normas y procedimientos diseñados por el Banco para prevenir y/o detectar operaciones inusuales y/o sospechosas. Reportar al Directorio las posibles señales de alerta, operaciones inusuales y/u operaciones sospechosas que comprometan la responsabilidad del personal del Banco. Actuar como interlocutor válido ante las autoridades y organismos supervisores competentes. Mantener informado al Directorio y al personal del Banco, sobre las modificaciones normativas, de leyes y de reglamentos; y su adecuación a la normativa interna del Banco, respecto al sistema de prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo. Informar al Directorio su actuación en esta materia y proponer sistemas de control adecuados. Coordinar la realización de programas de divulgación y formación del personal en esta materia; así como, vigilar el cumplimiento de estos programas. Recibir los informes de operaciones inusuales y/o sospechosas; así como la lista de clientes exceptuados que remita el personal del Banco. Llevar un control de las señales de alerta detectadas por el software de monitoreo, así como las comunicadas por el personal; tomando contacto, según corresponda, con los responsables de la atención y gestión del clientes. Revisar y evaluar las operaciones inusuales identificadas; así como la(s) lista(s) de cliente(s) propuestos a ser exceptuados del Registro de Operaciones. Si el caso lo amerita, el Oficial de Cumplimiento convocará al Comité de Prevención de Lavado de Activos. Dar respuesta a las informaciones requeridas por la Unidad de Inteligencia Financiera del Perú, sobre personas naturales y jurídicas investigadas o procesadas por temas vinculados al lavado de activos y financiamiento del terrorismo. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE CONTROL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 25 Identificar, en atención a los procedimientos establecidos en el manual de prevención del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, a las personas naturales o jurídicas que tengan la condición de clientes sensibles. Presentar al Directorio informes trimestrales y semestrales sobre la situación del sistema de prevención de lavado de activos y su cumplimiento dentro del Banco. Elaborar un Plan Anual de Trabajo, el mismo que deberá ser presentado para su aprobación en el Directorio antes del 31 de diciembre de cada año. Brindar las facilidades y proporcionar la información necesaria requerida por Auditoría Interna, Auditores Externos, Superintendencia de Banca y Seguros, Clasificadoras de Riesgos u otra Entidad competente en materia de prevención del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo. Verificar la adecuada conservación y custodia de los documentos relacionados al sistema de prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, tales como: Registro de operaciones, revisión de operaciones inusuales, reportes de operaciones sospechosas, entre otros. Proponer, de ser el caso, la implementación de nuevas señales de alerta para que sean incorporadas en el Manual de prevención de Lavado de Activo y el financiamiento del terrorismo. Velar y vigilar el adecuado cumplimiento del sistema de prevención, para detectar operaciones inusuales y/o sospechosas de lavado de activos y de financiamiento del terrorismo, respecto de todos aquellos fondos o comisiones de confianza que el Banco mantenga en administración a la fecha, así como aquellos por crearse y que el Banco asuma en administración en el futuro. Cumplir con las demás funciones que le asigne el Directorio, dentro del ámbito de su competencia. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE CONTROL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO NORMATIVO CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 26 C. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO NORMATIVO MISIÓN Vigilar el cumplimiento normativo aplicable al Banco, así como orientar al personal del Banco respecto a la importancia del cumplimiento normativo, y de las responsabilidades que se derivan en caso de incumplimiento. . UBICACIÓN El Oficial de Cumplimiento es una unidad de control que reporta en forma directa al Directorio. FUNCIONES Asesorar al Directorio del Banco en el manejo efectivo del cumplimiento de normativa aplicable a nuestra institución. Informar de manera continua y oportuna al Directorio y a la Gerencia General respecto a las acciones necesarias para un buen cumplimiento normativo y las posibles brechas existentes, así como de los principales cambios en el ambiente normativo que puedan producir un impacto en las operaciones del Banco. Vigilar el cumplimiento normativo aplicable al Banco. Informar semestral al Directorio y a la Gerencia General sobre el progreso de la implementación de las medidas de adecuación normativa. Orientar al personal del Banco respecto a la importancia del cumplimiento normativo, y de las responsabilidades que se derivan en caso de incumplimiento. Asegurar la existencia de procedimientos y controles para garantizar que el personal cumple las decisiones adoptadas y las funciones encomendadas. Brindar seguridad razonable al Directorio y al Gerencia General de que las políticas y procedimientos relacionados con el cumplimiento normativo logrando que el Banco cumpla con los requerimientos regulatorios. Proponer para la aprobación del Directorio antes del 31 de diciembre de cada año, un programa de cumplimiento anual que exponga las actividades programadas y la implementación de éstas y sus recomendaciones, el cual deberá estar a disposición de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP. Proponer al Directorio medidas correctivas en caso de presentarse fallas en la aplicación de la función de Cumplimiento Normativo. Cumplir con las demás funciones que le asigne el Directorio, dentro del ámbito de su competencia. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE CONTROL ÁREA DE AUDITORIA INTERNA CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 27 D. ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA MISIÓN Promover la correcta y transparente gestión de los recursos y bienes del Banco, cautelando la legalidad y eficiencia de sus actos y operaciones; así como el logro de sus resultados mediante la ejecución de acciones y actividades de control para contribuir con el cumplimiento de los fines y metas institucionales. UBICACIÓN Auditoría Interna es una unidad de control que reporta en forma directa al Directorio. FUNCIONES Elaborar y proponer al Directorio para su aprobación, por medio de la Gerencia General, el Plan Anual de Control; evaluando y asegurando su cumplimiento, de acuerdo a los lineamientos y disposiciones emitidas para tal efecto. Presentar el Plan de Trabajo Anual de Auditoría al Directorio para su aprobación. Evaluar el eficiente funcionamiento de los sistemas de control interno del Banco, sobre la base de los lineamientos y cumplimiento del Plan de Trabajo Anual de Auditoría Asegurar la oportuna y adecuada elaboración y emisión de informes que le sean solicitados por los organismos internos y externos competentes, sobre la base del resultado de las acciones y actividades de control realizadas. Actuar de Oficio cuando en los actos y operaciones del Banco se adviertan indicios razonables de ilegalidad, de omisión o de incumplimiento, informando al Titular para que adopte las medidas correctivas pertinentes. Efectuar el control preventivo con el propósito de contribuir al mejoramiento de los sistemas administrativos, de gestión y de control interno, sin que en ningún caso conlleve a interferencia con el control posterior que corresponda. Garantizar la revisión de los procedimientos administrativos, operativos, financieros y las actividades que realizan las unidades orgánicas del Banco, a través de auditorías y exámenes AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE CONTROL ÁREA DE AUDITORIA INTERNA CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 28 especiales en concordancia con la Ley, el Estatuto del Banco, Reglamentos y demás disposiciones legales y administrativas. Evaluar continuamente el cumplimiento de los manuales de políticas y procedimientos y demás normas internas de la empresa, así como proponer modificaciones a los mismos. Efectuar el seguimiento a la implementación de las medidas correctivas que adopte el Banco, como resultado de las acciones y actividades de control ejecutadas por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP y las Sociedades de Auditoría, y otras por encargo de la Alta Dirección comprobando su materialización efectiva, conforme a los términos y plazos respectivos. Dicha función comprende efectuar el seguimiento de los procesos judiciales y administrativos derivados de las acciones de control. Verificar la adecuada administración de la tecnología de información y políticas de seguridad de la información. Verificar el cumplimiento del sistema de prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo. Efectuar arqueos generales de caja y valores, de cuyo resultado dejará constancia en los registros correspondientes. Ejecutar acciones y actividades a los actos y operaciones del Banco, que sean requeridas por el Directorio, el Gerente General o lo estime por conveniente el Auditor Interno. Evaluar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en los reglamentos, directivas o normas específicas emitidas por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP que le son aplicables al Banco, como es el caso de los relacionados con la Evaluación de Cartera de Créditos, Riesgo País, Basilea II o el Sistema de Atención al Usuario, entre otros. Cumplir con las demás funciones que le asigne el Directorio, dentro del ámbito de su competencia. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL AGROBANCO CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE APOYO ÁREA LEGAL CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 29 3. ÓRGANOS DE APOYO A. ÁREA LEGAL MISIÓN Prestar asesoría en todos los actos institucionales que tengan implicancia de orden legal, con el fin de que los negocios y operaciones del Banco se realicen de acuerdo a la legislación vigente y la normatividad inherente. UBICACIÓN La Oficina Legal es una unidad de asesoría que reporta en forma directa a la Gerencia General. FUNCIONES Formular el presupuesto anual del área, en base a la normatividad y lineamientos impartidos por la Alta Dirección, que permita la preparación del planeamiento estratégico y el presupuesto anual del Banco. Asesorar en los actos de carácter legal, permitiendo que los negocios y operaciones del Banco se realicen conforme a las disposiciones legales vigentes. Asistir, a requerimiento de la Alta Dirección, a los Directorios y Juntas de Accionistas, dando el soporte legal necesario. Redactar las actas de las Juntas Universales de Accionistas, estableciendo con FONAFE la Agenda y los acuerdos correspondientes. Estudiar, calificar y presentar los informes del análisis resultante de la titulación y demás documentos de orden legal que presenten los clientes para la obtención de créditos. Intervenir, redactar, revisar y opinar sobre acuerdos, convenios, contratos privados o por escritura pública y cualquier otro documento o acto con consecuencias legales en el que participe el Banco. Redactar contratos de carácter crediticio, específicamente de créditos y/o de otorgamiento de garantías. Patrocinar al Banco en las acciones judiciales que se inicien en su contra y, en general, en toda acción judicial en que estén comprendidos los intereses del Banco. No se incluyen los procesos judiciales de recuperación de créditos, los que se encuentran a cargo de la Subgerencia de Recuperaciones. Tampoco se incluyen aquellos procesos penales supervisados o tramitados directamente por la Unidad de Inspectoría. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE APOYO ÁREA LEGAL CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 30 Estudiar e interpretar las normas legales relacionadas con las actividades de la institución, en especial las inherentes al sector agropecuario; coordinando su difusión con las unidades involucradas. Llevar el control e inscribir en los Registros Públicos los mandatos, poderes y revocatorias que el Banco otorgue. Supervisar a los Estudios Abogados Externos por la prestación de los servicios y actividades legales derivadas que contrate la Oficina Legal. Sistematizar, compilar, actualizar y difundir la legislación relacionada con la Institución y las actividades que desarrolla. Propender el estudio y análisis de temas legales relacionadas con nuestra actividad dentro del marco general del sistema financiero. Levantar observaciones que formulen los Registradores Públicos de los contratos presentados para su inscripción. Visar contratos o convenios que celebre la institución. Gestionar ante instituciones y organismos públicos y privados las reclamaciones de orden administrativo legal correspondiente. Tener bajo su cargo al Oficial de Atención al Usuario y al Responsable de Atención de Reclamos. Cumplir con las demás funciones que le asigne la Gerencia General, dentro del ámbito de su competencia. La Oficina Legal tiene los siguientes procesos y actividades definidas: UNIDAD DE CONTRATOS Estudiar la titulación de los documentos legales que presentan los solicitantes de créditos, formulando las observaciones y proponiendo las subsanaciones correspondientes. Elaborar contratos tipo relacionados con créditos directos (Primer Piso) y su revisión permanente para mantenerlos actualizados a los nuevos dispositivos legales o su perfeccionamiento. Elaborar contratos especiales, con organismos internacionales o entidades locales (como las IFIS – Segundo Piso) y asesorar a las Gerencias involucradas en la negociación de los términos contractuales, cuidando los intereses del Banco. Elaborar contratos para nuevos productos, de acuerdo a las políticas que el Banco disponga. Elaborar contratos de servicios del Banco, para la adquisición de Bienes y Servicios. Estudiar los poderes de los clientes y preparar un informe dando la conformidad respectiva. Atender todo lo referente a Garantías, constitución, ampliación, modificación, reducción, levantamiento, etc. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE APOYO ÁREA LEGAL CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 31 Supervisar y calificar a los Estudios Abogados Externos por la prestación de los servicios de estudios de títulos y poderes. Dar apoyo a la Gerencia del área en temas de gestión e informes de carácter jurídico, actas u otros de similar naturaleza. Revisar los dispositivos legales, efectuando los comentarios sobre su implicancia en el desarrollo de las actividades del Banco. Asesorar a las Gerencias en los asuntos legales que le sean solicitados. Cumplir con las demás funciones que le asigne el nivel inmediato superior dentro del ámbito de su competencia. OFICIALÍA DE ATENCIÓN AL USUARIO Velar por la implementación y el cumplimiento de las normas vigentes en materia de protección al consumidor, transparencia de información, atención al usuario y demás disposiciones establecidas por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP (SBS). Velar porque el Banco cuente con un óptimo sistema de atención de reclamos. Coordinar con las unidades organizacionales del Banco la implementación de las políticas y procedimientos para el funcionamiento del sistema de atención al usuario y su debido cumplimiento. Proponer medidas que permitan al Banco mejorar el funcionamiento del sistema de atención al usuario y sus elementos mínimos. Verificar que los medios de difusión de tasas de interés, comisiones y gastos, así como de las operaciones y servicios que utilice la institución cumplan con la normativa vigente. Verificar que el personal encargado de brindar asesoría a los usuarios con relación a las operaciones y servicios que brinda la empresa, así como con relación a las materias contenidas en los contratos, cumpla con los requerimientos de capacitación establecidos en el marco normativo vigente. Comprobar que el contenido de los formularios contractuales utilizados por la institución cumpla con las disposiciones señaladas en el Reglamento de Transparencia de Información y Contratación con Usuarios del Sistema Financiero. Velar porque la institución remita las comunicaciones periódicas as sus clientes en los plazos pactados, así como que las comunicaciones previas referidas a las modificaciones contractuales sean remitidas según lo dispuesto en el Reglamento de Transparencia de Información y Contratación con Usuarios del Sistema Financiero. Verificar que el Banco difunda las fórmulas y programas de liquidación de intereses y de pago de conformidad a lo dispuesto en el Reglamento de Transparencia de Información y Contratación con Usuarios del Sistema Financiero. Coordinar con la Superintendencia, el INDECOPI y cualquier otra entidad pública o privada que tenga que ver con temas de protección al consumidor. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE APOYO ÁREA LEGAL CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 32 Remitir a la SBS un informe anual referido al funcionamiento del sistema de atención al usuario, según lo indicado en el Reglamento de Transparencia de Información y Contratación con Usuarios del Sistema Financiero. Elaborar un Plan Anual de Trabajo señalando la metodología utilizada para las verificaciones y revisiones del grado de cumplimiento del sistema de atención al usuario y las actividades a realizarse, incluyendo el cronograma de ejecución. Atender las observaciones del Órgano de Control Institucional – OCI, de la Unidad de Auditoría Interna, y de los Auditores externos y demás órganos de control y supervisión. Coordinar directamente con la Plataforma de Atención al Usuario (PAU), cuando se trate de requerimientos y acciones efectuadas por ésta, en atención a las consultas y denuncias presentadas ante dicho órgano por los usuarios de las empresas supervisadas o por terceros. Velar por la implementación y cumplimiento de las políticas y procedimientos del Banco, referidos a la atención de reclamos. Elaborar los informes trimestrales sobre evaluación de atención de reclamos, cumpliendo con los requisitos establecidos por la normativa SBS. Coordinar con la Gerencia General la implementación de las medidas necesarias para el adecuado funcionamiento del Sistema de Atención al Usuario, de acuerdo a las políticas generales establecidas por el Directorio, en cumplimiento de las disposiciones legales sobre protección al consumidor, transparencia en la información y atención al usuario. Cumplir con las demás funciones asignadas, dentro del ámbito de su competencia. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE APOYO ÁREA DE DESARROLLO CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 33 B. ÁREA DE DESARROLLO MISIÓN Proponer las estrategias de desarrollo del Banco en concordancia con los objetivos establecidos por el Directorio. Dirigir y procesar la formulación del Plan Estratégico del Banco, así como su monitoreo y medición. Diseñar estrategias de mercadeo, desarrollo de productos y calidad de servicio que permitan el posicionamiento de la institución hacia nuestro cliente y público objetivo, con productos acorde a sus requerimientos. Administrar los procesos de transparencia de información, coordinando con las diferentes unidades orgánicas del Banco el cumplimiento y control de los principios establecidos. Diseñar, proponer y ejecutar la estrategia de imagen y comunicación del Banco, midiendo su posicionamiento y la calidad de los servicios que ofrece para lograr mayor presencia y un elevado nivel de satisfacción de los clientes. Planificar, dirigir y llevar a cabo el presupuesto anual, llevando el control del mismo durante cada ejercicio. Proveer la gestión de tecnologías de información a nivel Banco, proporcionando servicios de información a las distintas unidades y niveles de la organización, mediante la implantación de una arquitectura de sistemas y una plataforma tecnológica y de telecomunicaciones que permita atender las operaciones del Banco y brindel soporte de información para la toma de decisiones. Desarrollar sistemas y diseñar procesos operativos, administrativos y de negocios óptimos, que funcionen con altos estándares de calidad y seguridad a costos razonables. UBICACIÓN El Área de Desarrollo es un órgano de apoyo y reporta a la Gerencia General. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE APOYO ÁREA DE DESARROLLO CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 34 FUNCIONES Formular el programa anual de trabajo y el presupuesto del área, en base a la normatividad y lineamientos impartidos por la Alta Dirección, así como de las políticas impartidas por los órganos de control. Elaborar la estrategia de comercialización y canales de distribución, coordinando la unidad de Planeamiento Comercial. Planificar campañas para incrementar la venta de los productos de acuerdo a las prioridades definidas por el Banco así como la preparación de eventos y/o ferias que tienen relación directa con los negocios del Banco. Dirigir estudios de investigación de mercados que permita establecer oportunidades de negocios y brindar nuevos productos. Detectar oportunidades de mejora y proponer de manera sistemática ideas y conceptos a fin de contar con productos competitivos, liderando los proyectos. Coordinar con otras áreas del Banco las acciones correctivas necesarias para preservar la calidad de la información de los clientes a fin de lograr el conocimiento de los mismos en cuanto a comportamiento en el uso de productos bancarios, perfil económico y potencial de negocios. Diseñar y desarrollar nuevos productos y servicios bancarios, efectuando el seguimiento correspondiente y evaluando la rentabilidad de los mismos, proponiendo ajustes y mejoras. Diseñar el sistema de medición de calidad de los productos y servicios de acuerdo con el modelo de la Calidad adoptado por el Banco. Buscar, negociar y establecer incluir dentro de los productos crediticios aspectos referidos a seguros, sea a nivel de desgravamen de crédito, riesgo climático, de precio, por incapacidad o inhabilitación del productos u otros de similar naturaleza. Analizar las posibilidades de llevar a cabo alianzas estratégicas con instituciones afines y entidades vinculadas al quehacer y objetivos del Banco, de modo de consolidar su presencia y facilitar el cumplimiento de su misión, desarrollando la relación institucional con los clientes, así como con otras entidades e instituciones, mediante el establecimiento y concertación de convenios y una más activa relación interinstitucional. Monitorear la calidad del servicio que brindan las diferentes unidades del Banco. Controlar y mantener actualizada la información registrada en la Página Web coordinando las mejoras y cambios necesarios, que permitan su vigencia y uso constante así como participar en el diseño de las publicaciones del Banco. Informar y difundir las acciones del Banco a través de los medios de comunicación establecidos; así como analizar las opiniones e informaciones vertidas en dichos medios. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE APOYO ÁREA DE DESARROLLO CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 35 Diseñar y proponer y aplicar la política de prensa, relaciones públicas, publicidad y atenciones oficiales, orientadas a mantener la buena imagen de la Institución ante la colectividad. Asumir las actividades protocolares de la Alta Dirección. Elaborar programas de comunicaciones que provean un entendimiento continuo y mejorado de la imagen de la institución, velando por su cumplimiento. Apoyar la realización de actividades institucionales así como dirigir y coordinar eventos de carácter sectorial, social y administrativos, sean por disposiciones gubernamentales o similares, en apoyo a la Alta Dirección del Banco. Mantener permanente comunicación con las unidades de negocios para coordinar las actividades de prensa, relaciones públicas y atenciones oficiales en sus respectivas jurisdicciones. Dirigir el presupuesto anual, supervisar su ejecución y aprobar el uso de las partidas presupuestales, sugiriendo las modificaciones y ampliaciones necesarias para ser aplicadas sobre cualquier desviación de importancia, entre los gastos e ingresos reales y el presupuesto establecido. Buscar permanentemente oportunidades de innovación operativa, tecnológica y de procesos que permitan obtener eficiencias económicas, de control y de servicio al cliente. Investigar y proponer la adquisición de soluciones tecnologías, que permitan mayor funcionalidad y ahorro de costos; manteniendo la plataforma informática en niveles adecuados de vigencia y competencia. Administrar la arquitectura tecnología del Banco, en cuanto a las computadoras personales, tanto de escritorio como portátil, servidores, redes y equipos de telecomunicaciones de voz y datos, redes y equipos de redes, evaluando permanentemente su correcto funcionamiento. Administrar el software base, software financiero, software de oficina y software antivirus, evaluando permanentemente su vigencia y actualización, asegurando que se encuentre en los niveles óptimos, de acuerdo a las necesidades de los usuarios del Banco. Asegurar los niveles de contingencia tecnológica para resguardar información critica del Banco, a través de una arquitectura adecuada y que esté de acuerdo a las políticas de seguridad y normas de los entes supervisoras. Desarrollar y/o implantar sistemas informáticos y procesos eficientes, en función de las prioridades establecidas que permitan dinamizar la gestión institucional. Evaluar, analizar, diseñar e implantar procesos que permitan mantener un flujo continuo de las actividades y procedimientos idóneos, basados en criterios de racionalización y optimización de los procesos y recursos, apoyados en el uso del sistema mecanizado como de nuevas metodologías de aplicación, manteniendo los controles adecuados. Emitir, distribuir y archivar los documentos normativos que regulan las actividades del Banco. Supervisar y controlar el adecuado funcionamiento de los sistemas automatizados, en cuanto a su disponibilidad y calidad de resultados; así como la correcta aplicación de las tasas y tarifas. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL AGROBANCO CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE APOYO ÁREA DE DESARROLLO CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 36 Asegurar el correcto funcionamiento de los equipos tecnológicos de las diferentes unidades operativas y las agencias regionales, brindándoles el soporte requerido. Supervisar la preparación de informes y diagnósticos situacionales sobre la evolución de la gestión presupuestaria. Establecer indicadores de eficiencia en el manejo de los diferentes rubros del gasto que se relacionan con la generación de negocios. Administrar, establecer y ejecutar el plan anual de capacitación de acuerdo a lo programado y las necesidades de cada una de las áreas del Banco así como implantar programas de inducción para su adiestramiento en las operaciones y administración del Banco. Establecer y mantener actualizado el calendario agronómico nacional, en coordinación con el Ministerio de Agricultura y otras Entidades representativas del sector. Proponer, supervisar y ejecutar las acciones de Asistencia Técnica en coordinación con las instituciones correspondientes para elevar el nivel tecnológico de las actividades de la pequeña y mediana empresa agrícola, ganadera, acuicultura, actividades de transformación, comercialización y de servicios. Mejorar la productividad, identificar nuevos productos financiables o mejorar los ya existentes en calidad, rendimiento, distribución y comercialización. Planificar, diseñar y establecer el Planeamiento Comercial definiendo las necesidades del mercado y los productos agrónomos requeridos para su financiamiento de acuerdo al planeamiento estratégico establecido por el Banco. Negociar y concertar convenios de cooperación técnica con instituciones y organismos locales y del exterior. Administrar la aplicación de los programas de asistencia técnica a fin de que acompañen la política crediticia del banco. Coordinar la programación de estudios que contribuyan a mejorar la eficiencia de la asistencia técnica; así como la evaluación de la inversión realizada. Cumplir con las demás funciones que le asigne la Gerencia General dentro del ámbito de su competencia. El Área de Desarrollo tiene los siguientes procesos y actividades definidas: DEPARTAMENTO DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO Planeamiento Guiar la gestión estratégica mediante la formulación del plan estratégico institucional y modelar el plan de negocios del Banco. Plantear metodologías de medición y monitoreo del planeamiento estratégico. Diseñar y efectuar seguimiento a los Planes Operativos por Gerencia de Línea. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE APOYO ÁREA DE DESARROLLO CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 37 Analizar información estratégica de mercados agropecuarios, diseñando y difundiendo estudios específicos por cultivos y zonas productoras, para la agilización de la evaluación crediticia y el mayor conocimiento del mercado de parte de los funcionarios de créditos y negocios. Generar una base de datos del sector agropecuario, orientado a los negocios de agroexportación, reporte de precios, cultivos y zonas productoras. Diseñar los perfiles de factibilidad para la apertura de nuevos canales de atención, detallando el ámbito de intervención, caracterizando la evolución de su economía, del sector agropecuario, estimando el mercado financiable y proyectando estados financieros. Analizar información regional, generando y difundiendo reportes de comportamiento de las principales variables económicas y agropecuarias por departamento. Establecer la base estadística del Banco, implementando el Sistema de Información Gerencial online (Intranet), que detalle la gestión crediticia por fondo, cultivo, oficina, analista, etc. Dirigir proyectos enmarcados en el sistema nacional de inversión pública, que contemplen la participación del Banco ya sea como ente ejecutor o como co-partícipe. Coordinar con fuentes Oficiales, el abastecimiento de información agro-económica para la creación de la Biblioteca Física Especializada del Banco Agropecuario. Cumplir con otras funciones que le asigne el nivel inmediato superior dentro del ámbito de su competencia. Planeamiento Comercial Planificar, diseñar y establecer el Planeamiento Comercial definiendo las necesidades del mercado y los productos agrónomos requeridos para su financiamiento de acuerdo al planeamiento estratégico establecido por el Banco. Consolidar la formulación y presentar al Directorio el plan Comercial Anual para aprobación, elaborado por las distintas unidades del Área Comercial. Establecer los lineamientos y condiciones para la formulación del plan comercial anual ó según la periodicidad que se establezca. Coordinar y proponer la relación de los productos agropecuarios, zona geográfica, volumen y metas de financiamiento a considerar en el Plan Comercial. Hacer seguimiento y control a la ejecución del plan comercial, coordinando la aplicación de ajustes que viabilicen su cumplimiento. Preparar informes sobre el grado de cumplimiento y avance de la ejecución del plan comercial. Establecer un plan de visitas a las unidades de negocio, a fin de adecuar el plan comercial a las condiciones del mercado, así como la factibilidad de su ejecución. Establecer indicadores de medición de la ejecución y avance de cumplimiento del plan comercial. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL AGROBANCO CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE APOYO ÁREA DE DESARROLLO CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 38 Establecer y mantener actualizado el calendario agronómico nacional. Coordinar con las diferentes instituciones y entidades del sector a fin de considerar las políticas sectoriales dentro de los lineamientos del plan comercial. Cumplir con las demás funciones que le sean asignadas por el nivel inmediato superior dentro del ámbito de su competencia. Presupuesto Desarrollar, proponer y hacer seguimiento del presupuesto y control presupuestal, estableciendo los indicadores de gestión necesarios para su seguimiento y control. Coordinar la centralización de la información gerencial elaboradas por las distintas unidades orgánicas de la institución; que permita contar con una base de datos para el proceso de planeamiento institucional y de control de gestión. Formular, supervisar, evaluar y conducir el proceso presupuestario, en concordancia con las disposiciones legales y administrativas pertinentes, proponiendo además las medidas correctivas que fueran necesarias, de ser el caso. Establecer indicadores de eficiencia en el manejo de los diferentes rubros del gasto que se relacionan con la generación de negocios. Elaborar el seguimiento y control de los costos por unidad a través de los centros de gastos. Reportar la información presupuestal solicitada por los diferentes organismos de control. Cumplir con las demás funciones que le sean asignadas por el nivel inmediato superior dentro del ámbito de su competencia. DEPARTAMENTO DE MARKETING Programar el Plan de Marketing Institucional. Diseñar, gestionar e implementar nuevos productos y servicios bancarios según las demandas de actuales y potenciales clientes así como la estrategia de mezcla de productos. Evaluar la rentabilidad de los productos ofertados por el Banco. Analizar los diferentes métodos y estrategias que deban aplicarse para ofrecer productos, adaptados a las necesidades y requerimientos de los productores agropecuarios. Coordinar la elaboración de los presupuestos de publicidad y difusión de los productos y servicios del Banco. Difundir las fortalezas y beneficios de la nueva oferta de productos a los Departamentos Zonales y Agencias Regionales, capacitándolos en la venta de los mismos. Diseñar y realizar estudios de mercado con la finalidad de acercar los productos y servicios a los requerimientos y necesidades de los clientes y del sector rural. Establecer y monitorear el sistema de calidad de los servicios, estableciendo indicadores que nos permita conocer y percibir el grado de satisfacción de los clientes. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE APOYO ÁREA DE DESARROLLO CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 39 Propiciar alianzas estratégicas con agentes claves para la implementación de los productos (Banca Múltiple, Financieras, Micro Financieras, Casas Comerciales, Proveedores, Compradores, etc.) Segmentar el mercado agropecuario nacional acorde a la oferta de productos planificada. Coordinar estrechamente con las unidades de negocios la promoción y venta de los productos ofertados por el Banco, realizando mediciones periódicas que permitan observar el cumplimiento de metas. Propiciar programas de promoción hacia los clientes y participantes del sector, incentivando su compromiso con el Banco. Monitorear la calidad del servicio que brindan las diferentes unidades del Banco. Tener el control de la administración de los procesos de transparencia de información, coordinando con las diferentes unidades orgánicas del Banco el cumplimiento y control de los principios establecidos. Controlar y mantener actualizada la información registrada en la Página Web coordinando las mejoras y cambios necesarios, que permitan su vigencia y uso constante. Buscar, negociar y establecer incluir dentro de los productos crediticios aspectos referidos a seguros, sea a nivel de desgravamen de crédito, riesgo climático, de precio, por incapacidad o inhabilitación del productos u otros de similar naturaleza. Cumplir con otras funciones que le asigne el nivel inmediato superior dentro del ámbito de su competencia. UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL Informar y difundir las acciones del Banco a través de los medios de comunicación establecidos; así como analizar las opiniones e informaciones vertidas en dichos medios. Diseñar, proponer y aplicar la política de prensa, relaciones públicas, publicidad y atenciones oficiales, orientadas a mantener la buena imagen de la Institución ante la colectividad. Asumir las actividades protocolares de la Alta Dirección. Elaborar programas de comunicaciones que provean un entendimiento continuo y mejorado de la imagen de la institución, velando por su cumplimiento. Apoyar la preparación de eventos y/o ferias que tienen relación directa en los negocios del Banco, en coordinación con las unidades de negocios. Apoyar la realización de actividades institucionales así como dirigir y coordinar eventos de carácter sectorial, social y administrativos, sean por disposiciones gubernamentales o similares, en apoyo a la Alta Dirección del Banco. Dirigir y coordinar eventos de carácter sectorial, social y administrativos, sean por disposiciones gubernamentales o similares, en apoyo a la Alta Dirección del Banco. Mantener permanente comunicación con las unidades de negocios para coordinar las actividades de prensa, relaciones públicas y atenciones oficiales en sus respectivas jurisdicciones. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE APOYO ÁREA DE DESARROLLO CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 40 Participar en el diseño y coordinación de las publicaciones del Banco. Cumplir con las demás funciones que le asigne el nivel inmediato superior dentro del ámbito de su competencia. DIVISIÓN DE SISTEMAS Coordinar con las diferentes unidades orgánicas del Banco la atención de requerimientos de desarrollo y mantenimiento de sistemas de información de acuerdo al Plan de Trabajo aprobado, así como dar el apoyo informático requerido, Desarrollar, implantar y mantener sistemas informáticos y soluciones tecnológicas, que brinden soporte a las operaciones bancarias y administrativas, la contabilidad general, los reportes gerenciales y los requerimientos de los organismos reguladores y supervisores. Mantener los esquemas de interconexión e intercambio de información con todas las instituciones y empresas externas con las cuales el Banco requerirá estar interconectado. Diseñar y mantener vigente la arquitectura tecnológica y la arquitectura de aplicaciones del Banco. Administrar el Centro de Cómputo, instalaciones, comunicaciones y el sistema de redes, manteniendo la operatividad y seguridad en forma continua. Realizar los procesos de todos los sistemas del Banco, tanto los sistemas en línea como en procesos por lotes. Buscar permanentemente mecanismos que reduzcan los costos en el mantenimiento e innovación de la infraestructura informática. Instalar, custodiar, mantener y controlar el uso del software que utilice el Banco; contando en todos los casos con las licencias correspondientes. Elaborar y tener operativo el Plan de Contingencia de Sistemas; a fin de mantener la continuidad del servicio. Supervisar en forma continua la calidad del servicio de prestado por terceros que nos brindan las empresas externas, en lo que se refiere al centro de cómputo, comunicaciones, almacenamiento de página WEB u otros servicios. Brindar soporte microinformático a los usuarios finales. Diseñar y desarrollar sistemas de información, que permitan reducir costos y/o hacer más eficiente los procesos del Banco, brindando información para la tomas de decisiones a los distintos niveles de la Institución. Coordinar con el Oficial de Seguridad a fin de asegurar la implantación de políticas, consignadas en el Manual del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), del Banco. Velar por las buenas prácticas de todo el personal en el uso de los sistemas de tecnología de información. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE APOYO ÁREA DE DESARROLLO CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 41 Cumplir con las demás funciones que le sean signadas por el nivel inmediato superior dentro del ámbito de su competencia. DIVISIÓN DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Evaluar los procesos operativos internos, identificando oportunidades de mejora, e implantar nuevos procesos y optimizaciones, con los controles y medidas de seguridad que las operaciones requieran para su funcionamiento; apoyar a las unidades responsables al desarrollo un eficiente sistema de control interno. Capacitar al personal en cuanto al uso y capacitación de los sistemas informáticos. Diseñar y mantener actualizado el organigrama y la estructura funcional, racionalizando el uso de recursos disponibles en concordancia con los requerimientos de control, soporte, administración y gestión. Proponer y analizar métodos y procedimientos con el propósito de mejorar los servicios y la productividad, perfeccionando los sistemas de control de acuerdo con los requerimientos internos y externos, con la finalidad de reducir tiempos críticos y reducción de costos. Coordinar permanentemente con la División de Sistemas la programación, actualización de los programas que apoyen la automatización y mecanización de los procesos del Banco; permitiendo generar información gerencial oportuna. Llevar el control del diseño de los formatos y formularios, sellos, tarjetas u otros, que den soporte a los procesos, permitiendo de esta forma mantener un estándar y un control ordenado de los documentos. Ser encargado de difundir dentro del Banco y capacitar al personal para la correcta aplicación de las políticas, normas y procedimientos que se establezcan. Llevar el control y tener actualizados los diferentes documentos normativos aprobados del Banco, coordinando las que se encuentren en proceso delaboración y modificación, para su actualización, modificación y aprobación Cumplir con las demás funciones que le sean asignadas por el nivel inmediato superior dentro del ámbito de su competencia. DIVISIÓN DE CAPACITACIÓN Diseñar el programa de capacitación institucional tanto interna como externa en base a los objetivos del planeamiento estratégico del Banco. Administrar, establecer y ejecutar el plan anual de capacitación de acuerdo a lo programado y las necesidades de cada una de las áreas del Banco así como implantar programas de inducción para su adiestramiento en las operaciones y administración del Banco. Coordinar con el Departamento de Asistencia Técnica el desarrollo del plan de capacitación externa, brindando apoyo en lo referente a la metodología de enseñanza. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE APOYO ÁREA DE DESARROLLO CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 42 Diseñar la capacitación a productores de acuerdo con las prioridades comerciales y aplicando los paquetes tecnológicos determinados por el Departamento de Asistencia Técnica en alianza con universidades, MINAG, OPDs y empresas. Evaluar y establecer los puntos críticos en los que el personal requiera ser capacitado desarrollando un plan de capacitación para ello, y que este orientado al logro de los objetivos estratégicos de la institución. Establecer alianzas con centros educativos de primer nivel, buscando las mejores oportunidades para el desarrollo profesional del personal. Cumplir con las demás funciones que le asigne el nivel inmediato superior dentro del ámbito de su competencia. UNIDAD DE ASISTENCIA TÉCNICA Coordinar los programas de los fondos de asistencia técnica en beneficio de los productores agropecuarios, en el marco del apoyo financiero y de asistencia técnica del Banco, coordinando para tal fin con las unidades organizativas involucradas. Coordinar y establecer convenios con entidades representativas calificadas para ejecutar los programas del fondo de asistencia, velando que su ejecución se realice de acuerdo a lo establecido en los convenios y con los resultados esperados, mediante evaluaciones anuales de gestión. Dirigir estudios que contribuyan a mejorar la eficiencia del fondo de asistencia técnica, evaluar la inversión realizada, proponer propuestas de nuevos programas, realizar ajustes en su aplicación e informar de los resultados y su efectividad en su aplicación. Dirigir proyectos de cooperación técnica con fuentes internacionales que fortalezcan nuestro rol dentro del sistema financiero rural, y/o que permitan expandir la asistencia técnica focalizada. Llevar el control actualizado del padrón de las entidades representativas hábiles para ejecutar los diferentes programas llevando carpetas individualizadas por cada programa. Solicitar la conformidad y dar aprobación para los pagos a las diferentes entidades representativas que han ejecutado los programas de acuerdo a lo establecido, con cargo al fondo. Coordinar con otras áreas del Banco a fin de concretar los seguros necesarios para los pequeños productores que les permitan en caso de fallecimiento o de incapacidad, cubrir la deuda con el Banco y obtener una indemnización que permita la continuidad de la unidad de producción para futuras campañas. Coordinar con otras áreas del Banco para mediante el financiamiento de los trámites necesarios los pequeños productores logren las acreditaciones necesarias que les permitan realizar exportaciones AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE APOYO ÁREA DE DESARROLLO CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 43 Coordinar con otras áreas del Banco para financiar los trámites que permitan concretar la titularización de las propiedades de los pequeños productores y la correspondiente regularización de garantías por los créditos otorgados. Establecer y mantener actualizada la hoja de producto, propiciando la estandarización y automatización. Propiciar la certificación de las hojas de producto por instituciones representativas del sector, que confirmen la metodología establecida por el Banco. Brindará asesoría a productores, empresas, asociaciones respecto al manejo del paquete tecnológico de los cultivos que el banco tenga mayor experiencia y de acuerdo al Plan Comercial. Para ello contratará expertos que atenderán las consultas y generaran ingresos por brindarlas. Los expertos serán pagados, algunos por el banco y otros contratados por Agroasiste, en cuyo caso los ingresos serán devueltos al Fondo. Articulación de Clusters- identificar zonas con potencial para estructurar cadenas productivas y brindarles asistencia técnica durante el proceso productivo, asistencia técnica que será financiada por Agroasiste en un porcentaje y el otro pagado por los productores que la requieran. Proyectos que culminarán cuando se estructura la asociación o cuando no se concreten. Apoyo en la gestión de asociaciones Desarrollando proyectos de estructuración empresarial, logística, contable y de mercados, certificaciones, empaques y autorizaciones sanitarias para exportación. Se contratan expertos con fondos Agroasiste y un porcentaje lo paga la asociación. Cumplir con las demás funciones que le asigne el nivel inmediato superior dentro del ámbito de su competencia. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE APOYO ÁREA DE RIESGOS CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 44 C. ÁREA DE RIESGOS MISIÓN Ejercer el control de los riesgos de créditos, de mercado, operativos, tecnológicos, legales u otros de similar naturaleza, mediante la medición, revisión, mitigación y seguimiento que permitan al Banco ubicarse dentro de los límites y ratios permitidos. Ejercer la evaluación y clasificación de la cartera de los créditos del Banco, mediante metodologías de medición, revisión, clasificación y seguimiento del deudor, de acuerdo a las exigencias de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, determinando las provisiones. Ser responsable por la gestión en la recuperación de los créditos vencidos concedidos por el Banco en el periodo de atraso de 30 y 90 días. Identificar los créditos vencidos y gestionar su normalización de acuerdo a las políticas establecidas, la gestión aplicará a las operaciones de créditos de primer y segundo piso, así como en el mantenimiento de las relaciones de carácter comercial ante los clientes. Ser responsable por el otorgamiento y recuperación de los créditos concedidos por el Banco. Asegurar una gestión y control integral y adecuado de la seguridad de la información, consignada en el Manual del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI). UBICACIÓN El Área de Riesgos es una unidad de apoyo que reporta a la Gerencia General. FUNCIONES Evaluar los riesgos y proponer a la Gerencia General la forma en que deben ser administrados para que el Banco pueda conseguir sus objetivos, dentro del marco legal vigente, mediante una adecuada valoración de los riesgos, así como el diseño y aplicación de políticas y herramientas que faciliten su gestión y prevención. Promover y difundir el uso de metodologías y técnicas de medición del riesgo, que permitan proveer una seguridad razonable en el logro de una adecuada organización administrativa y eficiencia operativa, confiabilidad de los reportes que emanan de sus sistemas de AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE APOYO ÁREA DE RIESGOS CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 45 información, apropiada identificación y administración de los riesgos que enfrenta, y el cumplimiento de las disposiciones legales que le son aplicables. Evaluar y calificar a las IFIs, para proporcionar y proponer al Directorio el establecimiento del límite de máximo endeudamiento, tanto crediticio como de operaciones de tesorería u otro tipo de operaciones con instrumentos financieros, verificando antecedentes crediticios y supervisando permanentemente la gestión empresarial y resultados de dichas instituciones. Formular el programa anual de trabajo y el presupuesto anual del área, en base a la normatividad y lineamientos impartidos por la Alta Dirección, así como de las políticas impartidas por la Superintendencia de Banca y Seguros, que permita la preparación del planeamiento estratégico y el presupuesto anual del Banco. Participar y dar opinión en las propuestas crediticias presentadas por las unidades de negocios, analizando el riesgo y estableciendo que los riesgos que se aprueban se encuentren adecuadamente cubiertos y verificando que las condiciones que se establezcan en la Propuesta de Créditos cumplan con las políticas emitidas por la Alta Dirección. Velar por el cumplimiento de los límites legales en las operaciones que realiza el Banco así como los niveles de créditos para IFIs. Identificar los riesgos crediticios que puedan afectar el flujo de caja de nuestros deudores y repago de las obligaciones crediticias. Identificar los riesgos de mercado que puedan afectar las posiciones dentro y fuera del balance como consecuencia de los movimientos en los precios del mercado, que incluyen a los riesgos de tasas de interés, riesgo cambiario, cotización de acciones, commodities y otros. Identificar los riesgos de los productos agrícolas, que puedan afectar las colocaciones otorgadas en los diferentes sectores agropecuarios, diversificando su destino. Evaluar bajo la óptica de riesgo operativo y tecnológico el adecuado registro y los procesos automatizados. Identificar los riesgos presentes en TI y determinar las acciones de mitigación de los mismos en coordinación con la División de Sistemas. Identificar los riesgos en Seguridad de la Información evaluándolos y proponiendo acciones para disminuir las probabilidades de que ocurran eventos de obtención, pérdida y mal uso de información sensible, participando en forma activa en su implantación. Analizar permanentemente con los niveles directivos y de gestión las posiciones afectas a riesgos de negocios, de mercado, operativo y tecnológico, proponiendo y coordinando las acciones pertinentes para su adecuada administración y control; mediante medidas de contingencia que atenúen o eliminen los posibles riesgos. Participar activamente en el diseño y permanente adecuación del sistema de control interno, coordinando con las unidades involucradas en la medición y control del riesgo operativo. Evitar pérdidas al Banco, vigilando y detectando la presencia de riesgos operativos en los procesos, productos o funciones, proponiendo y gestionando los ajustes y modificaciones necesarias. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE APOYO ÁREA DE RIESGOS CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 46 Supervisar el adecuado cumplimiento de los requerimientos establecidos por la Superintendencia de Banca y Seguros para la identificación, administración y asignación patrimonial de los riesgos del negocio, de mercado, operativos y tecnológicos. Elaborar y presentar ante los niveles inmediatos correspondientes los informes pertinentes sobre la marcha institucional en materia de riesgos, recomendando la determinación de las políticas y acciones que a su juicio sean requeridas, según las disposiciones señaladas por la SBS u otra Entidad de Control. Cubrir, validar y remitir los informes obligatorios de responsabilidad del Área de Riesgos, exigidos por las entidades de control y supervisión. Analizar y calificar la cartera de créditos de acuerdo con las disposiciones de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP. Evaluar individualmente y, en forma selectiva, los créditos otorgados mediante revisiones periódicas, observando el cumplimiento de sus obligaciones tanto con el Banco como con las demás instituciones, sean financieras o comerciales. Verificar que el monto y condiciones de repago guarden una razonable relación con la situación económica financiera del cliente, el comportamiento crediticio anterior, la naturaleza y el valor de las garantías ofrecidas; así como la capacidad de pago del deudor y flujo de fondos. Evaluar las exigencias de provisiones, de acuerdo a las disposiciones señaladas por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, luego de haber establecido el resultante, producto de la aplicación de la calificación correspondiente. Establecer metodologías y técnicas de medición de la clasificación de los créditos, que permitan proveer una seguridad razonable en el logro de una adecuada situación crediticia y financiera. Mantener un índice de evaluación y clasificación del deudor en forma interna, a fin de comparar su comportamiento con la calificación otorgada por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP en el sistema financiero, observando su desarrollo. Establecer medios para identificar clientes con obligaciones vencidas en el sistema financiero, mediante la información del Reporte Crediticio de Deudores - RCD - emitido por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, adoptando las precauciones del caso. Coordinar la elaboración, cuadre, centralización y proceso del Reporte Crediticio de Deudores –RCD-, para su presentación oportuna a la SBS, dentro de los plazos establecidos. Clasificar el grado de riesgo, identificando aquellos créditos que implican un riesgo mayor al normal y que, por lo tanto, deben ser estrictamente vigilados, para evitar su mayor deterioro y posible pérdida, así como aquellos créditos que ya se encuentran en grave riesgo de pérdida. Verificar que los refinanciamientos y las reestructuraciones de créditos se efectúen de acuerdo a las disposiciones vigentes para estos casos. Evaluar la cartera calificada, vencida, por liquidar u otros, a fin de evaluar las exigencias de provisiones correspondientes. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE APOYO ÁREA DE RIESGOS CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 47 Realizar la supervisión de los créditos concedidos, mediante controles posteriores a la calificación, para verificar que se cumplan las condiciones estipuladas, evitando que la exposición del Banco se acentúe luego de la ejecución del crédito. Elaborar, evaluar y mantener las hojas de producto del aplicativo Producto Estandarizado Automatizado - PEA, en base a los planteamientos del Área Comercial, realizando el seguimiento de las mismas. Coordinar con las oficinas regionales y los agentes económicos que participan en las cadenas productivas, las actividades relacionadas con la formación, ejecución y resultados de los proyectos productivos, y retroalimentarlos con la información recibida, a fin de adoptar las acciones que fuesen necesarias. Formular el programa anual de recuperaciones y el presupuesto anual del área, en base a la normatividad y lineamientos impartidos por la Alta Dirección, así como de las políticas impartidas por la Superintendencia de Banca y Seguros, que permita la preparación del planeamiento estratégico y el presupuesto anual del Banco. Promover la negociación con los deudores, coordinando la formulación de las propuestas de créditos para su refinanciamiento, reestructuración, mejora de garantía, obtención de cronograma de pagos satisfactorio u otros; con las Áreas Comercial, Administración y Finanzas, Área de Riesgos y Agencias Regionales. Hacer seguimiento de los créditos vencidos hasta su total normalización. Implantar metas de recuperación de créditos a las unidades de negocios, evaluando y controlando su cumplimiento. Elaborar cartas y cedulas de cobranzas extrajudicial a los clientes que mantienen créditos vencidos. Gestionar la recuperación de los créditos vencidos, coordinando con los Analistas de Créditos que otorgaron el crédito las estrategias de recuperación. Supervisar los niveles de morosidad crediticia de la cartera del Banco que se encuentre en el rango de atraso de 30 a 90 días. Informar a la Gerencia General sobre el cumplimiento de objetivos en lo que se refiere a la normalización crediticia. Iniciar los procesos judiciales y de ejecución de garantías a los clientes que no muestren voluntad de pago, deterioro patrimonial u otro de similar naturaleza. Participar en procesos de orden concursal que pudieran presentarse. Supervisar y calificar a los Estudios de Abogados Externos, por la prestación de los servicios de cobranzas y de recuperaciones y otras actividades legales sobre créditos, de similar naturaleza. Elaborar informes a los niveles correspondientes de los resultados de las cobranzas judiciales y la ejecución de las garantías en proceso. Atender y hacer seguimiento a nivel nacional a los litigios de carácter procesal o penal en temas crediticios, iniciados en contra o a favor del Banco, supervisando la labor de los AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE APOYO ÁREA DE RIESGOS CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 48 abogados externos o directamente, no incluyendo acciones laborales ni legalesadministrativas. Cumplir con otras actividades que le asigne la Gerencia General, dentro del ámbito de su competencia. El Área de Riesgos tiene los siguientes procesos y actividades definidas: DIVISIÓN DE RIESGOS CREDITICIOS Evaluar las operaciones de crédito que presenten mediante propuestas de crédito las unidades de negocios, tanto de operaciones nuevas, modificaciones, prórrogas, refinanciaciones y otras de similar naturaleza, siguiendo la normativa impuesta por la SBS sobre dicha materia. Emitir opinión en las propuestas de créditos presentadas luego de haber sido evaluadas, sustentando los motivos por los que se llegó a dicha conclusión. Coordinar con las unidades de negocio las operaciones de crédito que presentan a fin que cumplan con las políticas de crédito y buscar que el sustento sea sólido y se cuenten con mecanismos que permitan mitigar los riesgos de créditos. Solicitar la información y documentación a las unidades de negocios para poder realizar una correcta evaluación y emitir una opinión confiable. Establecer una metodología para la evaluación de las operaciones de crédito, que incluya la metodización de la información presentada. Preparar y proponer pautas de crédito que permita optimizar el proceso de la tramitación de los créditos, estableciendo los controles necesarios para tal fin. Trasladar conocimiento sobre la evaluación y riesgos de créditos a las unidades de negocio, inculcando la cultura del crédito y de conocer al cliente. Buscar en forma permanente que los procesos y productos de crédito que el banco ofrece están de acuerdo al mercado y lo brindado por las diferentes entidades financieras del sector. Cubrir, validar y remitir los informes obligatorios de responsabilidad del Área de Riesgos, exigidos por las entidades de control y supervisión. Elaborar, evaluar y mantener las hojas de producto del aplicativo Producto Estandarizado Automatizado - PEA, en base a los planteamientos del Área Comercial, realizando el seguimiento de las mismas. Elaborar las propuestas para el establecimiento del límite de máximo endeudamiento, tanto crediticio como de operaciones de tesorería u otro tipo de operaciones con instrumentos financieros, para con las IFIS, verificando antecedentes crediticios y supervisando permanentemente la gestión empresarial y resultados de dichas instituciones. Elaborar las propuestas de pautas de crédito. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE APOYO ÁREA DE RIESGOS CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 49 Cumplir con las demás funciones asignadas por el nivel inmediato superior dentro del ámbito de su competencia. DEPARTAMENTO DE RIESGOS CREDITICIOS NO MINORISTAS Evaluar las operaciones de crédito no minoristas que presenten mediante propuestas de crédito las unidades de negocios, tanto de operaciones nuevas, modificaciones, prórrogas, refinanciaciones y otras de similar naturaleza, siguiendo la normativa impuesta por la SBS sobre dicha materia. Emitir opinión en las propuestas de créditos no minoristas presentadas luego de haber sido evaluadas, sustentando los motivos por los que se llegó a dicha conclusión. Coordinar con las unidades de negocio las operaciones de crédito no minoristas que presentan a fin que cumplan con las políticas de crédito y buscar que el sustento sea sólido y se cuenten con mecanismos que permitan mitigar los riesgos de créditos. Solicitar la información y documentación a las unidades de negocios para poder realizar una correcta evaluación y emitir una opinión confiable. Establecer una metodología para la evaluación de las operaciones de crédito no minorista, que incluya la metodización de la información presentada. Preparar y proponer pautas de crédito que permita optimizar el proceso de la tramitación de los créditos no minoristas, estableciendo los controles necesarios para tal fin. Trasladar conocimiento sobre la evaluación y riesgos de créditos no minoristas a las unidades de negocio, inculcando la cultura del crédito y de conocer al cliente. Elaborar las propuestas para el establecimiento del límite de máximo endeudamiento para créditos no minoristas, verificando antecedentes crediticios y supervisando permanentemente la gestión empresarial y resultados de dichas instituciones. Elaborar las propuestas de pautas de crédito para operaciones de créditos no minoristas. Cumplir con las demás funciones asignadas por el nivel inmediato superior dentro del ámbito de su competencia. DEPARTAMENTO DE SEGUIMIENTO DE RIESGOS Preparar, proponer e implementar mecanismos y modelos metodológicos de un sistema de seguimiento y alertas tempranas, que permita hacer seguimiento a los riesgos que pudiera presentar una operación crediticia, incluyendo reportes de control y seguimiento. Preparar, proponer e implementar mecanismos y modelos metodológicos de un sistema de riesgo operativo, que permita identificar, implementar controles y hacer seguimiento a dichos riesgos, mitigando su incidencia, que incluya reportes de control y seguimiento. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE APOYO ÁREA DE RIESGOS CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 50 Elaborar o recibir información sistematizada para su elaboración de los anexos y reportes establecidos mediante las resoluciones y circulares por la SBS. Preparar modelos para la medición de riesgos, en forma preferente modelos de ganancias en riesgo, de cálculo de patrimonio, de valor en riesgo regulatorio, control de límites globales por riesgo cambiario y otros similares. UNIDAD DE CONTROL DE RIESGOS INFORMÁTICOS Y OPERATIVOS Desarrollar, implementar y controlar la Gestión de Seguridad de la Información de la institución, procediendo a su actualización de acuerdo a los productos implementados y estableciendo el procedimiento para su revisión Desarrollar, implementar y controlar el Sistema de Gestión de Continuidad del Negocio procediendo a su actualización de acuerdo a los productos implementados y estableciendo el procedimiento para su revisión Encargado de estudiar, proponer, dirigir, controlar y coordinar las actividades necesarias para mitigar los riesgos de tecnologías de información, riesgos Operativos, Continuidad del Negocio y de seguridad de la información de AGROBANCO. Preparar, proponer e implementar mecanismos y modelos metodológicos de un sistema de riesgo operativo, continuidad de negocios y Gestión del Sistema de Seguridad de la Información que permita identificar, implementar controles y hacer seguimiento a dichos riesgos, mitigando su incidencia, que incluya reportes de control y seguimiento. Evaluar bajo la óptica de riesgo operativo y tecnológico el adecuado registro y los procesos automatizados. Mantener actualizado la identificación, las acciones y los controles de la matriz de los riesgos operativos, actualizando dicha información de acuerdo a la manera que opera el Banco. Mantener actualizado la identificación y controles respecto a los riesgos de tecnología de información, propiciando la participación del personal en las pruebas programadas, de acuerdo a lo establecido por la SBS. Preparar informes de riesgos Operativos y Tecnología de la información para el Comité de Riesgos. Cubrir, validar y remitir los informes de riesgo Operacional y Tecnología de la Información obligatorios de responsabilidad el Área de Riesgos, exigidos por las entidades de control y supervisión. Identificar los riesgos presentes en TI y determinar las acciones de mitigación de los mismos en coordinación con la División de Sistemas. Identificar los riesgos en Seguridad de la Información evaluándolos y proponiendo acciones para disminuir las probabilidades de que ocurran eventos de obtención, pérdida y mal uso de información sensible, participando en forma activa en su implantación. Cumplir con las demás funciones que le sean asignadas por el nivel inmediato superior dentro del ámbito de su competencia. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE APOYO ÁREA DE RIESGOS CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 51 UNIDAD DE EVALUACION DE CARTERA Analizar y calificar la cartera de créditos de acuerdo con las disposiciones de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP. Evaluar individualmente y, en forma selectiva, los créditos otorgados mediante revisiones periódicas, observando el cumplimiento de sus obligaciones tanto con el Banco como con las demás instituciones, sean financieras o comerciales. Verificar que el monto y condiciones de repago guarden una razonable relación con la situación económica financiera del cliente, el comportamiento crediticio anterior, la naturaleza y el valor de las garantías ofrecidas; así como la capacidad de pago del deudor y flujo de fondos. Evaluar las exigencias de provisiones, de acuerdo a las disposiciones señaladas por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, luego de haber establecido el resultante, producto de la aplicación de la calificación correspondiente. Establecer metodologías y técnicas de medición de la clasificación de los créditos, que permitan proveer una seguridad razonable en el logro de una adecuada situación crediticia y financiera. Mantener un índice de evaluación y clasificación del deudor en forma interna, a fin de comparar su comportamiento con la calificación otorgada por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP en el sistema financiero, observando u desarrollo. Establecer medios para identificar clientes con obligaciones vencidas en el sistema financiero, mediante la información del Reporte Crediticio de Deudores – RCD – emitido por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, adoptando las precauciones del caso. Coordinar la elaboración, cuadre, centralización y proceso del Reporte Crediticio de Deudores –RCD-, para su presentación oportuna a la SBS, dentro de los plazos establecidos. Clasificar el grado de riesgo, identificando aquellos créditos que implican un riesgo mayor al normal y que, por lo tanto, deben ser estrictamente vigilados, para evitar su mayor deterioro y posible pérdida, así como aquellos créditos que ya se encuentran en grave riesgo de pérdida. Verificar que los refinanciamientos y las reestructuraciones de créditos se efectúen de acuerdo a las disposiciones vigentes para estos casos. Preparar periódicamente para los niveles inmediatos reportes de la situación y estado de la cartera, dando énfasis a la cartera vencida, refinanciada, causas de incumplimiento así como de los principales productos crediticios y sectores agropecuarios. Evaluar la cartera calificada, vencida, por liquidar u otros, a fin de evaluar las exigencias de provisiones correspondientes. Realizar la supervisión de los créditos concedidos, mediante controles posteriores a la calificación, para verificar que se cumplan las condiciones estipuladas, evitando que la exposición del Banco se acentúe luego de la ejecución del crédito. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE APOYO ÁREA DE RIESGOS CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 52 Cumplir con las demás funciones que le asigne el nivel inmediato superior dentro del ámbito de su competencia. DIVISIÓN DE RECUPERACIONES Formular el programa anual de recuperaciones y el presupuesto anual del área, en base a la normatividad y lineamientos impartidos por la Alta Dirección, así como de las políticas impartidas por la Superintendencia de Banca y Seguros, que permita la preparación del planeamiento estratégico y el presupuesto anual del Banco. Promover la negociación con los deudores, coordinando la formulación de las propuestas de créditos para su refinanciamiento, reestructuración, mejora de garantía, obtención de cronograma de pagos satisfactorio u otros; con las Áreas Comercial, Administración y Finanzas, Área de Riesgos y Agencias Regionales. Gestionar la recuperación de los créditos vencidos, coordinando con los Analistas de Créditos que otorgaron el crédito las estrategias de recuperación. Supervisar los niveles de morosidad crediticia de la cartera del Banco que se encuentre en el rango de atraso de 30 a 90 días. Informar a la Gerencia General sobre el cumplimiento de objetivos en lo que se refiere a la normalización crediticia. Hacer seguimiento de los créditos vencidos hasta su total normalización. Implantar metas de recuperación de créditos a las unidades de negocios, evaluando y controlando su cumplimiento. Elaborar cartas y cedulas de cobranzas extrajudicial a los clientes que mantienen créditos vencidos. Iniciar los procesos judiciales y de ejecución de garantías a los clientes que no muestren voluntad de pago, deterioro patrimonial u otro de similar naturaleza. Participar en procesos de orden concursal que pudieran presentarse. Supervisar y calificar a los Estudios de Abogados Externos, por la prestación de los servicios de cobranzas y de recuperaciones y otras actividades legales sobre créditos, de similar naturaleza. Elaborar informes a los niveles correspondientes de los resultados de las cobranzas judiciales y la ejecución de las garantías en proceso. Atender y hacer seguimiento a nivel nacional a los litigios de carácter procesal o penal en temas crediticios, iniciados en contra o a favor del Banco, supervisando la labor de los abogados externos o directamente, no incluyendo acciones laborales ni legalesadministrativas. Cumplir con las demás funciones que le asigne la Gerencia General, dentro del ámbito de su competencia. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE APOYO SERVICIO DE INSPECTORIA CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 53 D. DEPARTAMENTO DE INSPECTORÍA MISIÓN Efectuar acciones que conduzcan a prevenir y detectar, actos que contravengan la normatividad vigente, así como en los que observen indicios razonables de la comisión de delito, que se cometa en perjuicio del Banco o de sus clientes. UBICACIÓN El Departamento de Inspectoría es una unidad de apoyo que reporta en forma directa a la Gerencia General. FUNCIONES Prevenir, analizar y sistematizar la experiencia de los diversos tipos de fraude internos y externos, cometidos contra El Banco o sus clientes. Investigar, documentar e informar la ocurrencia de actos delictivos, apoyándose en el Área Legal y el Departamento de Operaciones u otras áreas de ser necesario. Realizar las investigaciones acerca de las posibles estafas y/o fraudes internos, resultado de la cual emitirá un informe a la Gerencia General, Área de Riesgos, Órgano de Control Institucional y a la Gerencia de la unidad involucrada en la estafa o fraude. Coordinar con la División de Capacitación, las actividades de capacitación en temas de prevención de fraudes. Intercambiar recomendaciones con las áreas involucradas para mejorar los procesos y evitar estafa y/o fraude interno. Coordinar con las áreas involucradas en caso se haya afectado a algún cliente del Banco con ocasión de una estafa, para dar las satisfacciones del caso. Atender las denuncias presentadas por los trabajadores y/o funcionarios del Banco o terceros, y disponer una investigación comunicando a la Gerencia General. Coordinar con el Área de Riesgos y el Departamento de Operaciones en caso se haya detectado que no se está calificando correctamente a sus clientes conforme a las disposiciones de la SBS u otro organismo supervisor, a fin de dar una solución inmediata. Participar en los Comités de Gerencia, cuando se requiera. Cumplir con otras actividades que le asigne la Gerencia General, dentro del ámbito de su competencia. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL AGROBANCO CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE LÍNEA ÁREA DE FINANZAS CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 54 4. ÓRGANOS DE LÍNEA A. ÁREA COMERCIAL MISIÓN Identificar, promover, implementar, previo análisis de riesgo crediticio y de acuerdo a las políticas establecidas, operaciones de créditos directos de primer piso, 2do piso y otros servicios de créditos así como el mantenimiento de las relaciones de carácter comercial ante los clientes. Identificar, promover e implementar operaciones de créditos directos de segundo piso y otros servicios de créditos así como el mantenimiento de las relaciones de carácter comercial con las IFIS. UBICACIÓN El Área Comercial es un órgano de línea y reporta a la Gerencia General. FUNCIONES Formular el programa anual de negocios y el presupuesto anual del área, en base a la normatividad y lineamientos impartidos por la Alta Dirección, así como de las políticas impartidas por la Superintendencia de Banca y Seguros, que permita la preparación del planeamiento estratégico y el presupuesto anual del Banco. Generar negocios identificando y conformando probables sujetos de crédito considerando la idoneidad de los mismos, analizando los planteamientos de los clientes tomando en cuenta el nivel de riesgo que implique la posibilidad de no-pago y emitir opinión resolutiva. Proponer, sustentar y conceder créditos hasta el monto de la autonomía autorizada por el Directorio; sustentando ante los Comités de Créditos según corresponda las operaciones de créditos que excedan su autonomía. Hacer seguimiento de los créditos concedidos hasta su total cancelación. Verificar y controlar la eficiencia crediticia en la evaluación y supervisión de los créditos otorgados al sector rural, que permita el logro de las metas trazadas y transferencia de gestión, que asegure la permanencia y sostenimiento futuro del sector agropecuario. Planificar y coordinar los programas de negocios a implementar, coordinando con las Jefaturas Zonales y las unidades de negocios, afín de lograr las metas definidas por la Alta Dirección. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE LÍNEA ÁREA DE FINANZAS CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 55 Implantar metas por productos y orientación a las unidades de negocios, evaluando y controlando su cumplimiento, el resultado de la gestión y la rentabilidad de los negocios. Coordinar con las Jefaturas Zonales, Agencias Regionales y los agentes económicos que participan en las cadenas productivas, las actividades relacionadas con la formación ejecución y resultados de los proyectos productivos, y retroalimentarlos con la información recibida, a fin de adoptar las acciones que fuesen necesarias. Representar al Banco en sus áreas de influencia geográfica. Incentivar en las unidades de negocios el desarrollo de relaciones con los clientes, entregando un servicio financiero integral que se traduzca en aumento de los negocios y operaciones. Dirigir programas que permitan identificar, capacitar y mantener un registro activo y de gestión de los Gestores de Negocios, acorde con las necesidades del negocio. Mantener relaciones con Entidades Públicas y Privadas con la finalidad de propiciar y generar negocios de créditos y colaterales que dellos se deriven. Ofrecer y brindar a los clientes los productos y servicios bancarios que forman parte de nuestra cartera de productos. Proponer el establecimiento de Agencias Regionales, Centros Especiales de Atención Remota o Servicios de Orientación y Atención u Otra modalidad de similar naturaleza, que permita una mayor presencia en los centros productivos y cumplimiento de las metas de negocios. Controlar la ejecución del plan comercial, a fin se desarrollen de acuerdo a las metas establecidas, realizando los ajustes pertinentes en los productos agronómicos y los niveles de financiamiento. Ofertar, negociar y asignar a las IFIS las operaciones crediticias con una tasa de interés de mercado y dentro de los límites y condiciones aprobadas por las instancias competentes. Ser interlocutor autorizado para negociar las mejores condiciones de mercado para las operaciones con las IFIS. Establecer programas de negocios para créditos a las IFIS, definiendo metas por productos, controlando el resultado de la gestión en relación al cumplimiento de metas y rentabilidad de los negocios. Proponer operaciones de créditos a las IFIS. verificando que cumplan con las normas y políticas de créditos vigentes, aprobando las propuestas de acuerdo a sus facultades crediticias y sustentando ante los niveles correspondientes las operaciones de créditos que excedan sus facultades. Establecer un programa y plan de visitas a las IFIS. Hacer seguimiento de los recursos canalizados a través de las IFIS con el objeto de determinar y verificar el correcto uso que se les este dando y si están en conformidad a lo establecido en los contratos correspondientes. Cumplir con otras actividades que le asigne la Gerencia General, dentro del ámbito de su competencia. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE LÍNEA ÁREA DE FINANZAS CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 56 El Área Comercial tiene los siguientes procesos y actividades definidas: ZONALES Formular el plan comercial de la zona bajo su cargo, presentándolo al Área Comercial para su consolidación y aprobación. Monitorear y hacer seguimiento a la gestión del cumplimiento del plan comercial y de las metas de las Agencias regionales bajo su cargo. Planificar, administrar, identificar, promover, implementar, además de brindar soporte a las Agencias Regionales del Banco en el desarrollo de las actividades de acuerdo a las políticas establecidas, para generar negocios u operaciones susceptibles de ser financiadas mediante créditos directos a través de Cadenas Productivas y otros servicios de créditos que promuevan el desarrollo del agricultor en todas las Zonas Regionales. Proponer, sustentar y conceder créditos hasta el monto de la autonomía autorizada por el Directorio; sustentando ante los Comités de Créditos según corresponda las operaciones de créditos que excedan su autonomía. Hacer supervisión y seguimiento de los créditos concedidos por las Agencias Regionales hasta su total cancelación. Verificar y controlar la eficiencia crediticia en la evaluación y supervisión de los créditos otorgados por las Agencias Regionales, que permita el logro de las metas trazadas y transferencia de gestión, que asegure la permanencia y sostenimiento futuro del sector agropecuario. Planificar y establecer los programas de negocios a implementar, coordinando con las Agencias Regionales, afín de lograr las metas definidas por la Alta Dirección. Implantar en las Agencia Regionales las metas por productos y orientación encomendados por la Gerencia Comercial, evaluando y controlando su cumplimiento, el resultado de la gestión y la rentabilidad de los negocios. Asesorar y revisar la documentación en aspectos legales, sean contratos, estudios de títulos, poderes, garantías u otras referidas preferentemente a las operaciones crediticias y operativas que rechaza el Banco. Proponer el establecimiento, traslado o cierre de CEAR y/o SOAR en relación al plan comercial establecido. Establecer convenios y/o relaciones con instituciones del Estado de la localidad, empresas productoras y compradoras, asociaciones comunales u otra institución de similar naturaleza que permita ampliar la cobertura en beneficio de los productores del sector. Coordinar y apoyar la gestión crediticia, de riesgos, de recuperaciones, administrativa y operativa de las Agencias Regionales a su cargo, velando por el cumplimiento de las metas y políticas establecidas. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE LÍNEA ÁREA DE FINANZAS CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 57 Establecer un programa y plan de visitas a las Agencias Regionales bajo su cargo, clientes y potenciales clientes; que permita el desarrollo de un portafolio rentable de la cartera asignada. Gestionar y coordinar con las distintas unidades orgánicas de la Oficina Principal las actividades sobre aspectos crediticios, administrativos, operativos, legales u otros de similar naturaleza, con respecto a las Agencias Regionales bajo su cargo. Representar al Banco en sus áreas de influencia geográfica. Cumplir con las demás funciones que le sean asignadas por el nivel inmediato superior dentro del ámbito de su competencia. AGENCIAS REGIONALES / OFICINAS ESPECIALES Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades para el logro de las metas cuantitativas y cualitativas asignadas, de acuerdo a los lineamientos y normas establecidas. Proponer las operaciones de crédito solicitadas por los productores, mediante la conformación de cadenas productivas; verificando que cumplan con las normas y políticas de créditos vigentes, aprobando las operaciones que estén dentro de sus facultades crediticias y sustentar ante los niveles correspondientes las operaciones que excedan sus facultades. Vigilar permanentemente las operaciones de créditos concedidas por los diferentes estamentos y, que correspondan a su cartera, verificando la formalización y vigencia de las garantías, póliza de seguros y demás condiciones estipuladas en las propuestas de créditos. Planear, dirigir y supervisar las acciones consecuentes para la recuperación de los créditos concedidos por los operadores, vigilando se efectúe de acuerdo a lo establecido, hasta su cancelación total. Fomentar con las IFIs de la localidad la utilización de las líneas de financiamiento para este segmento así como la utilización de los fondos de asesoría técnica u otros que el Banco ofrezca y que apoye el fortalecimiento de dichas instituciones. Establecer un plan de visitas a los clientes y clientes potenciales en forma coordinada con los Gestores de Negocios, propiciando la gestión e incremento de negocios, formación de cadenas productivas y apoyo a proyectos rentables de la localidad bajo su cargo. Verificar y evaluar que las operaciones crediticias otorgadas o por otorgar sean rentables y cumplan con los requisitos establecidos en las políticas de créditos. Administrar los recursos humanos, materiales y financieros, observando las políticas, normas y procedimientos establecidos, sustentando las necesidades de recursos humanos y materiales en función de las metas propuestas. Controlar el portafolio del negocio tanto en los activos como en los pasivos, responsabilizando de rentabilizar la unidad. Proponer tener presencia en zonas productivas de la localidad, mediante el estableciendo de unidades de negocios permanentes o convenios con entidades representativas de la localidad para contar con locales de orientación y atención eventual. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE LÍNEA ÁREA DE FINANZAS CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 58 Velar por mantener la imagen de la Oficina Regional, acorde con las políticas establecidas por la unidad de relaciones interinstitucionales. Seleccionar, evaluar y proponer a los operadores, coordinando y supervisando directamente la gestión que estos realizan, brindándole capacitación en la gestión crediticia y, que estén enmarcados dentro de las políticas crediticias establecidas Ejecutar labores de campo trabajando conjuntamente con los Gestores de Negocios en visitas a los productores y los diferentes componentes del proceso de la cadena productiva, que permita incorporar, supervisar y mantener una cartera rentable. Cumplir con las demás funciones asignadas por el nivel inmediato superior dentro del ámbito de su competencia. DEPARTAMENTO DE BANCA DE SEGUNDO PISO Establecer programas de negocios para créditos a las IFIS, definiendo metas por productos, controlando el resultado de la gestión en relación al cumplimiento de metas y rentabilidad de los negocios. Proponer operaciones de créditos a las IFIS, verificando que cumplan con las normas y políticas de créditos vigentes, aprobando las propuestas de acuerdo a sus facultades crediticias y sustentando ante los niveles correspondientes las operaciones de créditos que excedan sus facultades. Velar por el logro de las metas cuantitativas y cualitativas asignadas, de acuerdo a los lineamientos y normas establecidas por la Alta Dirección. Coordinar las acciones consecuentes para la recuperación de los créditos vigilando se efectúe el seguimiento y la cobranza hasta su cancelación total. Establecer un programa y plan de visitas a las IFIS, que permita un rentable portafolio de la cartera de créditos asignada. Gestionar y coordinar con las distintas unidades orgánicas de la Oficina Principal las actividades sobre aspectos crediticios, administrativos, operativos, legales u otros de similar naturaleza, de las IFIS, llevando el seguimiento y control del proceso hasta su finalización. Cumplir con las demás funciones que le sean asignadas por el nivel inmediato superior dentro del ámbito de su competencia. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE LÍNEA ÁREA DE FINANZAS CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 59 DEPARTAMENTO DE MORA OPERATIVA Dirigir las gestiones para la recuperación y/o normalización de los créditos vencidos entre 1 a 30 días de acuerdo con las políticas establecidas por el banco. Supervisar los niveles de morosidad crediticia de la cartera del banco que se encuentre en el rango de atraso de 1 a 30 días. Coordinar permanentemente con las Jefaturas Zonales el seguimiento estricto de los créditos que se encuentran en vencido no contable (día 1 al día 30). Dirigir y supervisar el cumplimiento en la normalización de los créditos de mora operativa para cumplir los plazos establecidos en las Oficinas Regionales. Coordinar permanentemente con la Sub Gerencia de Recuperaciones para informar los créditos que podrían ingresar a vencido contable y sus acciones correctivas. Evaluar individualmente a cada cliente en situación morosa, determinando la existencia de la capacidad de voluntad de pago y la consecuente determinación del plan de acción a seguir en cada caso identificado. Supervisar los niveles de morosidad crediticia de la cartera del banco que se encuentre en el rango por vencer antes de los 90 días. Cumplir con las demás funciones que le sean asignadas por el nivel inmediato superior dentro del ámbito de su competencia. DIVISIÓN DE CRÉDITOS ESPECIALIZADOS Realizar la programación de los viajes de prospección comercial (créditos especializados) en coordinación con las jefaturas zonales, agencias regionales y oficinas especiales. Realizar la revisión, seguimiento y evaluación de las propuestas de créditos especializados que se genera de la prospección comercial. Coordinar con las entidades externas para implementar un programa de créditos sindicados y/o créditos con fondos provenientes de otras instituciones. Articular e identificar potenciales negocios con empresas consolidadas que vienen acopiando producción de terceros. Implementar metas de créditos especializados a nivel de cada agencia regional. Generar negocios identificando y conformando probables sujetos de créditos considerando la idoneidad de los mismos, para analizar planteamientos de propuestas de crédito. Coordinar con las jefaturas zonales, agencias regionales, oficinas especiales y los agentes económicos que participan en las cadenas productivas, las actividades relacionadas con la formación, ejecución y resultados de los proyectos productivos, y retroalimentarlos con la información recibida, a fin de adoptar las acciones que fuesen necesarias. Mantener relaciones con entidades públicas y privadas con la finalidad de propiciar y generar negocios de créditos y colaterales que de ellos se deriven. Cumplir con las demás funciones que le sean asignadas por el nivel inmediato superior dentro del ámbito de su competencia AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE LÍNEA ÁREA DE FINANZAS CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 60 B. ÁREA DE FINANZAS MISIÓN Planificar la administración de los recursos financieros del Banco así como los fondos de asistencia y servicio de intermediación que administramos, enmarcados dentro de los lineamientos de la institución bajo criterios de prudencia y responsabilidad, orientados a maximizar la rentabilidad de los mismos. Administrar los fondos otorgados en administración al Banco bajo la modalidad de comisión de confianza, coordinando su adecuado cumplimiento con las otras áreas del Banco. Gestionar, coordinar y controlar las líneas de crédito de financiamiento que requiera el Banco, que permitan atender las necesidades de recurso de fondeo. Planificar, dirigir y supervisar la elaboración de los Estados Financieros en concordancia con los lineamientos de la institución y organismos reguladores. Proporcionar la información contable y financiera en forma oportuna y confiable siguiendo las Normas Internacionales de Contabilidad y las de la Superintendencia de Banca y Seguros; así como la de cumplir en forma oportuna en la presentación de la información a los diversos organismos de supervisión y de las obligaciones tributarias y fiscales. UBICACIÓN El Área Finanzas es una unidad de línea que reporta en forma directa a la Gerencia General. FUNCIONES Formular el programa anual de trabajo y el presupuesto anual del área, en base a la normatividad y lineamientos impartidos por la Alta Dirección, así como de las políticas impartidas por la Superintendencia de Banca y Seguros, que permita la preparación del planeamiento estratégico y el presupuesto anual del Banco. Preparar la información financiera necesaria para formular las solicitudes y gestionar oportunamente los reembolsos y desembolsos de las respectivas fuentes de financiamiento así como para las rendiciones de cuenta del uso de los fondos. Dirigir y ejecutar las políticas y programas del manejo de los recursos financieros en base a los criterios adecuados y lineamientos aprobados. Dirigir las actividades de recopilación, análisis e interpretación de la información estadística sobre aspectos económicos y financieros de las actividades de los mercados de captación y colocación, con el fin de apreciar la situación de la institución en el sistema financiero. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE LÍNEA ÁREA DE FINANZAS CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 61 Velar por el logro de las metas cuantitativas y cualitativas asignadas, de acuerdo a los lineamientos y normas establecidas por la Alta Dirección. Supervisar la obtención, utilización y disponibilidad de los recursos financieros, estableciendo los criterios idóneos para un eficiente manejo; que permitan la adecuada prestación de los servicios, la cobertura de los gastos administrativos y el cumplimiento de las obligaciones. Supervisar la preparación de informes y diagnósticos situacionales sobre la evolución de la gestión financiera. Evaluar la rentabilidad de los productos y servicios y proponer la actualización de tarifas, de acuerdo con el mercado financiero, las normas y los procedimientos vigentes. Organizar y dirigir la formulación de planes y políticas contables. Llevar el control del uso de las Cajas Chicas en las diferentes Agencias Regionales mediante la revisión de los documentos, verificando el correcto uso de los fondos según su naturaleza. Dirigir y controlar los procedimientos contables en concordancia con las normas establecidas por el Manual de Contabilidad para las Empresas del Sistema Financiero. Dirigir y supervisar la oportuna preparación de los estados financieros, reportes, anexos y toda información contable y financiera requerida. Supervisar la preparación de informes y diagnósticos situacionales sobre la evolución de la gestión financiera, contable y tributaria. Establecer con Entidades Públicas y Privadas de Primera Categoría, Nacionales y del Exterior la suscripción de Contratos de Comisión de Confianza u Otros Fondos de similar naturaleza (garantía, asistencia técnica, etc.). Propiciar el establecimiento de convenios de administración con instituciones y organismos locales e internacionales, orientados al desarrollo del sector rural. Administrar los fondos de asistencia técnica que reciba el Banco, estableciendo los programas necesarios para su adecuada ejecución. Dirigir la realización de estudios, análisis e investigación de mercado de nivel macroeconómico, sectorial y/o de actividades de comercio exterior. Establecer y dirigir las operaciones de negociación de títulos representativos de la deuda pública, interna y externa, así como obligaciones del Banco Central. Estructurar los proyectos de administración de fondos, así como su Reglamentación para ser propuestos a Instituciones o Gobiernos Regionales interesados en constituir Convenios de Comisión de Confianza. Gestionar para el banco líneas de crédito que permita realizar operaciones de colocación o para capital de trabajo ofrecidas a sus clientes. Mantener relaciones interbancarias con banqueros e Instituciones Financieras a través de la Corresponsalía, buscando líneas y coberturas de créditos, que permita contar con recursos financieros. Cumplir con las demás funciones que le asigne la Gerencia General, dentro del ámbito de su competencia. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE LÍNEA ÁREA DE FINANZAS CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 62 El Área de Finanzas tiene los siguientes procesos y actividades definidas: DIVISIÓN DE TESORERÍA Y GESTIÓN FINANCIERA Desarrollar estrategias y planes de acción para la obtención de aportes financieros y líneas de financiamiento, a través de la banca nacional e internacional y/o fondos de organismos internacionales. Administrar la Tesorería del Banco, buscando en el mercado las mejores alternativas de inversión a los excedentes de recursos no colocados, a la mayor rentabilidad y al menor riesgo posible Confeccionar flujos de caja y hacer su seguimiento, para cada uno de los fondos administrados, programando la ejecución del gasto de acuerdo a los requerimientos de las unidades ejecutoras, de conformidad con las normas internas de cada uno de los fondos. Controlar los movimientos y saldos diarios de las cuentas de inversiones, de depósitos como de cheques, cuadrando y revisando la conformidad de la documentación respectiva y la contabilización de las transacciones. Coordinar con el Área de Riesgos el establecimiento de los límites máximos de endeudamiento u operaciones, de las instituciones emisoras de activos financieros, de acuerdo al riesgo de cada una dellas, que nos permita colocar o invertir los recursos excedentes en las instituciones que muestren solvencia y estabilidad financiera. Negociar (comprar y vender) dentro de los niveles autorizados, títulos, valores, u otros activos financieros, previamente establecidos. Llevar el control sobre el destino y del manejo de las cajas Chicas y Fondos con cargo a Rendir Cuenta realizado en las unidades organizativas autorizadas de la Oficina Principal y Agencias Regionales respectivamente. Efectuar el reembolso del uso de la Caja Chica a las diferentes unidades orgánicas que tienen asignada la Caja Chica, de acuerdo a la periodicidad y los montos establecidos. Realizar la revisión, programación y asignación de los recursos para el proceso de pagaduría y facturación. Coordinar y controlar las acciones del Banco tendientes a conformar la estructura del Sistema de Información Gerencial. Apoyar a las Unidades del Banco en la confección y evaluación financiera de los proyectos que consideren plantear a la Gerencia General y consecuentemente al Directorio. Supervisar los proyectos de factibilidad para la apertura, cierre o reubicación de oficinas y su presentación ante los organismos correspondientes. Costear periódicamente productos, servicios, operaciones y evaluar las oportunidades de reducción de costos y coordinar su implementación con las unidades involucradas Realizar el análisis costo – beneficio para las adquisiciones de bienes y servicios del Banco. Brindar la información financiera para la elaboración de la memoria anual. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE LÍNEA ÁREA DE FINANZAS CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 63 Brindar apoyo en la coordinación, formulación y seguimiento de las propuestas presentadas a organismos de cooperación internacional y planes de obtención de capital privado en el Banco. Cumplir con las demás funciones que le sean asignadas por el nivel inmediato superior dentro del ámbito de su competencia. DIVISIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL Conformar, analizar, administrar y asegurar la actualización y seguimiento del Plan de Cuentas. Dar asesoramiento y las pautas para el manejo de la información contable y de los documentos de sustento de las operaciones financieras. Preparar y firmar los Estados Financieros del Banco en soles ajustados por inflación, basados en la información que registren y procesen las diferentes áreas del Banco a nivel de todas y cada una de sus Unidades. Elaborar los requerimientos de información exigidos por la Superintendencia de Banca y Seguros, el Banco Central de Reserva, la SUNAT y la Contaduría General de la República. Atender el apropiado cumplimiento de las obligaciones tributarias, supervisando la correcta aplicación de las normas tributarias, en particular respecto a lo concerniente a la renta de tercera categoría. Revisar el uso de las cuentas contables y las analíticas de registro y control en las distintas unidades orgánicas, supervisando se realicen de acuerdo a las prácticas contables establecidas. Preparar los registros de compra, venta, DAOT y otros anexos requeridos por los organismos de Control. Realizar las conciliaciones en los plazos establecidos por operaciones recíprocas con las Empresas del grupo FONAFE y las Empresas Públicas. Verificar que la información que se procese en el sistema administrativo se transfieran correctamente al sistema bancario en los plazos establecidos. Absolver las consultas sobre la documentación de sustento que deben adjuntarse a las operaciones contables que realicen las distintas unidades del Banco. Verificar los sustentos de gasto de caja chica (facturas, boletas de pago) Cumplir con las demás funciones que le sean asignadas por el nivel inmediato superior dentro del ámbito de su competencia. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE LÍNEA ÁREA DE FINANZAS CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 64 DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE FONDOS ESPECIALES Negociar con entidades del sector público o privado las condiciones para establecer acuerdos de comisión de confianza u otro de similar naturaleza, que permitan brindar asistencia técnica y la colocación de créditos a pequeños productores o faciliten la colocación con recursos del Banco disminuyendo los riesgos de pérdida con fondos de garantía. Establecer y controlar que las actividades relacionadas con los fondos y recursos recibidos sean, comisión de confianza u otro de similar naturaleza, vigilando se cumplan de acuerdo a las condiciones establecidas con los proveedores de los fondos y/o recursos. Realizar el seguimiento de los bienes y recursos entregados por encargo en convenios de comisión de confianza u otros de similar naturaleza. Cumplir y velar por la aplicación de las condiciones y el cumplimiento de todas las cláusulas que estén pactadas en los contratos de comisión de confianza u otras. Informar al comitente por los fondos entregados en comisión de confianza, de acuerdo a las condiciones establecidas en el contrato o convenio pertinente. Coordinar con las diferentes áreas del Banco, la tramitación de las operaciones derivadas de comisión de confianza u otros. Coordinar con las unidades correspondientes la entrega de los fondos o bienes materiales de acuerdo con los contratos establecidos. Vigilar que las unidades correspondientes realicen las cobranzas o recuperaciones de acuerdo a las condiciones establecidas en los contratos correspondientes. Administrar el manejo de los ingresos y gastos de gestión, según lo prevean los respectivos contratos. Administrar los fondos remitidos para Asistencia Técnica, coordinando su ejecución con el departamento de Asistencia Técnica. Coordinar con las unidades correspondientes llevar de manera independiente la contabilidad de los fondos administrados por el Banco. Llevar el registro y control de los contratos y convenios debidamente suscritos y su documentación de sustento y/o complementaria. Cumplir con las demás funciones que le asigne el nivel inmediato superior dentro del ámbito de su competencia. UNIDAD DE CORRESPONSALÍA Realizar la valoración de la eficacia y la relación coste-beneficio de cada una de las acciones de captación de fondos realizadas, de forma que se puedan adoptar medidas para optimizarlas en lo sucesivo. Desarrollar estrategias y planes de acción para la obtención de aportes financieros y líneas de financiamiento, a través de la banca nacional e internacional y/o fondos de organismos nacionales o extranjeros. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE LÍNEA ÁREA DE FINANZAS CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 65 Brindar apoyo en la coordinación, formulación y seguimiento de las propuestas presentadas a organismos de cooperación internacional y planes de obtención de capital en el Banco. Realizar la evaluación de las fuentes alternativas de recursos e identificar las fuentes de ingresos más adecuadas a las necesidades existentes en cada momento. Preparar el plan de acción de la estrategia de captación de recursos del banco. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE LÍNEA ÁREA DE ADMINISTRACIÓN CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 66 C. ÁREA DE ADMINISTRACIÓN MISIÓN Planificar, organizar, conducir y controlar las actividades de abastecimiento de bienes, servicios, administración de bienes patrimoniales, trámite documentario y archivo, mantenimiento de equipos e infraestructura, almacenamiento y distribución para el desarrollo de las actividades del Banco así como velar por la seguridad interna. Establecer y proponer los niveles de puestos, cargos y categorías de acuerdo a la proyección institucional, con el fin de lograr el mayor aprovechamiento de la gestión del talento humano, programando su evaluación de desempeño y su proyección; así como la administración salarial y de los beneficios del personal. Efectuar el proceso de las operaciones bancarias generadas por las diferentes unidades orgánicas del Banco. UBICACIÓN El Área de Administración es una unidad de línea que reporta en forma directa a la Gerencia General. FUNCIONES Formular el programa anual de trabajo y el presupuesto anual del área, en base a la normatividad y lineamientos impartidos por la Alta Dirección, así como de las políticas impartidas por la Superintendencia de Banca y Seguros, que permita la preparación del planeamiento estratégico y el presupuesto anual del Banco. Supervisar la preparación de informes y diagnósticos situacionales sobre la evolución de la gestión administrativa. Dirigir, supervisar y controlar la eficiencia en la administración de los recursos logísticos velando permanentemente el control estricto del gasto y la oportuna atención y mantenimiento de los requerimientos internos, mediante el abastecimiento del economato. Dirigir, supervisar y controlar la contratación de los servicios administrativos, su vigencia, cumplimiento y el oportuno pago de los compromisos ante Terceros así como el pago de los tributos y otras obligaciones. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE LÍNEA ÁREA DE ADMINISTRACIÓN CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 67 Dirigir, supervisar y controlar los servicios de administración, tales como el archivo, trámite documentario, correspondencia, seguros, fotocopiado y otro de similar naturaleza; de acuerdo a las normas establecidas. Supervisar el servicio de seguridad y evaluar las medidas de seguridad previstas, para el resguardo de las instalaciones y del personal, precisando las normas y sistemas operativos que regulen su eficiencia y evaluación de resultados. Mantener operativa la infraestructura y servicios del Banco, supervisando la ejecución de las remodelaciones y mantenimiento de espacios físicos de los inmuebles de su propiedad así como el adecuado mantenimiento de los activos fijos y bienes muebles. Administrar los recursos humanos estableciendo los niveles de puestos, cargos y categorías, número de plazas autorizadas, de acuerdo a la proyección institucional aprobada, programar la evaluación de desempeño y su proyección, así como la administración salarial, de sus beneficios, de modo de alcanzar la satisfacción de sus necesidades y las de la institución. Administrar la planilla del Banco, el proceso de compensaciones por tiempo de servicios y liquidaciones de beneficios sociales, el registro y control de movimientos, asistencia y puntualidad, vacaciones y licencias, controlar el bienestar social, los contratos de trabajo, los seguros, y el archivo de las carpetas del personal, así como el control, registro y provisiones de fondos indemnizatorios. Establecer y controlar el funcionamiento de un sistema de comunicaciones internas eficientes, con el propósito de contribuir a evaluar y mejorar el clima laboral de la Organización. Establecer sistemas de medición de evaluación de desempeño. Llevar el control administrativo del otorgamiento de préstamos al personal, verificando los límites individuales y globales vigentes. Supervisar la ejecución de las operaciones bancarias generadas, así como del correcto proceso con el Banco de la Nación (corresponsalía). Dirigir la ejecución de las actividades de los servicios operativos, planificando las acciones necesarias que mejor contribuyan a la prestación de un eficiente servicio al cliente. Supervisar la ejecución de las operaciones de los productos y servicios bancarios que el Banco está autorizado a realizar de acuerdo a las políticas, normas y procedimientos establecidos. Verificar que los créditos aprobados indicados en la propuesta de crédito, previos a su desembolso, cumplan con todas las condiciones y que estén de acuerdo a las políticas de crédito del Banco y las disposiciones legales y de control. Ser responsable del control y la custodia de los títulos valores u otros recibidos por las operaciones de créditos así como de los talonarios de cheques u otra especie valorada que el Banco emite. Registrar los desembolsos y procesar las cobranzas de los créditos otorgados por el Banco. Asegurar el correcto funcionamiento operativo y tecnológico de las diferentes unidades operativas y las agencias regionales, brindándoles el soporte operativo requerido. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE LÍNEA ÁREA DE ADMINISTRACIÓN CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 68 Cumplir con las tareas que le asigne la Gerencia General, dentro del ámbito de su competencia. El Área de Administración tiene los siguientes procesos y actividades definidas: DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA Y SERVICIOS GENERALES Supervisar la elaboración del Plan Anual de Contrataciones de la Institución y sus modificatorias para el año fiscal correspondiente y proponerlo a la Gerencia para las aprobaciones correspondientes. Supervisar la actualización del inventario. Supervisar la atención de los requerimientos de bienes y servicios solicitados por las distintas unidades del Banco, tanto en almacén como directos, verificando que cumplan con los requisitos establecidos, la partida presupuestal y la conformidad correspondiente. Organizar y mantener un eficaz sistema de control referente a la adquisición, almacenaje, distribución y registro de los bienes y/o recursos materiales requeridos por el Banco. Colaborar con los procesos de selección y su atención. Gestionar la suscripción y liquidación de los contratos de bienes y servicios, coordinando los asuntos legales con la unidad orgánica correspondiente. Proponer a la Gerencia la conformación de los Comités especiales y Comités especiales Permanentes. Apoyar y facilitar la labor de los Comités Especiales. Supervisar la preparación e información referida a las adquisiciones y contrataciones, que será remitida de acuerdo a la normatividad vigente a la Contraloría General de la República, Órgano Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) u otras Entidades del Estado. Supervisar las acciones de custodia y protección de los bienes del activo fijo y del mantenimiento y control patrimonial. Supervisar la ejecución de las remodelaciones y mantenimiento de espacios físicos de los inmuebles que ocupa el Banco. Supervisar y evaluar la ejecución de las acciones implementadas para garantizar la seguridad de la infraestructura institucional, interna como del personal. Supervisar el ingreso, salida y control de las existencias de almacén. Mantener actualizadas las pólizas de seguros y asegurar las coordinaciones necesarias en forma oportuna en caso de requerirlas. Supervisar las actividades de mantenimiento y servicios generales, así como otros servicios logísticos requeridos por la institución. Administrar el archivo general, su clasificación, protección contra destrucción y el control de las salidas y devolución de los documentos. Realizar el control y mantenimiento de las unidades de transporte. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE LÍNEA ÁREA DE ADMINISTRACIÓN CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 69 Llevar el registro, ingreso, movimiento, ubicación y control de los activos fijos, bienes adjudicados y otros similares del Banco. Elaborar informes, atender y efectuar el seguimiento de siniestros en coordinación con las Compañías Aseguradoras y beneficiarios. Coordinar la administración de los servicios generales del Banco a nivel nacional. Realizar el registro, obtener la conformidad del servicio y canalizar la ejecución de pago de factura de los proveedores de bienes, servicios y contratistas en general. Cumplir con las demás funciones que le sean asignadas por el nivel inmediato superior dentro del ámbito de su competencia. DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS Formular el programa anual de trabajo y el presupuesto anual del área, en base a la normatividad y lineamientos impartidos por la Alta Dirección, así como de las políticas impartidas por la Superintendencia de Banca y Seguros, que permita la preparación del planeamiento estratégico y el presupuesto anual del Banco. Administrar los recursos humanos estableciendo los niveles de puestos, cargos y categorías, número de plazas autorizadas, de acuerdo a la proyección institucional aprobada, programar la evaluación de desempeño y su proyección, así como la administración salarial, de sus beneficios, de modo de alcanzar la satisfacción de sus necesidades y las de la institución Dirigir, supervisar y controlar la eficiencia en la administración de los recursos humanos, velando por el mantenimiento de la disciplina y una eficiente productividad, que conduzcan a un eficiente e integral desarrollo del personal y su identificación con la Institución. Establecer y proponer políticas de selección, incentivos, estructuras de sueldos, premios y sanciones para el personal; manteniendo en vigencia el reglamento de trabajo, asegurando su difusión e implantación. Establecer y controlar el funcionamiento de un sistema de comunicaciones internas eficientes, con el propósito de contribuir a evaluar y mejorar el clima laboral de la Organización. Establecer sistemas de medición de evaluación de desempeño, propiciando que el personal cumpla con sus funciones dentro de estándares establecidos, propiciando el desarrollo del personal y su propio autocontrol e identificación con el Banco. Administrar la planilla del Banco, el registro y control de movimientos, asistencia y puntualidad, vacaciones y licencias, controlar el bienestar social, los contratos de trabajo, los seguros, y el archivo de las carpetas del personal. Controlar y mantener actualizado el cuadro de asignación de personal de acuerdo con los programas de racionalización y crecimiento de la empresa. Efectuar el control, registro y proceso de las compensaciones por tiempo de servicios, provisiones de fondos indemnizatorios, vacaciones, y liquidaciones de beneficios sociales. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE LÍNEA ÁREA DE ADMINISTRACIÓN CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 70 Llevar el control administrativo del otorgamiento de préstamos al personal, verificando los límites individuales y globales vigentes. Organizar y coordinar programas de recreación del personal, a fin de garantizar el mantenimiento de las relaciones humanas en el más alto grado de sociabilidad. Cumplir con las demás funciones que le asigne el nivel inmediato superior dentro del ámbito de su competencia DEPARTAMENTO DE OPERACIONES Ejecutar las operaciones generadas por las Áreas operativas, administrativas y de negocios de acuerdo a las políticas, normas y procedimientos establecidos. Supervisar, dirigir, controlar y ejecutar las actividades de los servicios operativos, coordinando y organizando las acciones necesarias que mejor contribuyan a la prestación de un eficiente servicio al cliente. Coordinar diariamente con el Banco de la Nación el envío y recepción de la documentación de los desembolsos como de los pagos; procesando y cuadrando la información oportunamente. Coordinar con las distintas Agencias Regionales el proceso oportuno de los desembolsos y pagos; verificando que se realicen de acuerdo a los lineamientos establecidos. Cuadrar diariamente el movimiento de las operaciones bancarias con los reportes de control y la documentación de sustento; y, en caso de existir diferencias en el cuadre, se efectúen las correcciones. Llevar el control de los saldos de efectivo, cheques, documentos valorados y en garantía, actuando de custodio, así como efectuar el pago de intereses y dividendos de instrumentos emitidos por el Banco. Realizar las coordinaciones con las empresas relacionadas, tales como Banco de la Nación, COFIDE, Instituciones Financieras (IFIs), Chequeras, Transporte de Caudales, Seguros; así como los entes rectores o de control como BCR, SBS, CONASEV. Efectivizar el proceso de desembolso de las operaciones crediticias, verificando previamente que cumpla con los requisitos y condiciones establecidos en la propuesta de créditos. Registrar y contabilizar las garantías y fuentes de repago, debidamente afectadas a favor del Banco, de acuerdo a las condiciones establecidas en las propuestas de créditos; verificando su establecimiento y/o perfeccionamiento. Cumplir con las demás funciones que le sean asignadas por el nivel inmediato superior dentro del ámbito de su competencia. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE LÍNEA DEPARTAMENTO DE FIDEICOMISO CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 71 DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD Elaborar el Plan Integral de Seguridad que alcanzan a todas las unidades organizacionales y locales del Banco. Difundir las acciones y medidas de seguridad a todo el Banco. Planear y ejecutar las acciones y medidas de seguridad necesarias para el cuidado del personal, las instalaciones y los valores del Banco y asegurar su cumplimiento. Supervisar el servicio de seguridad contratado para los locales del Banco. Coordinar aspectos técnicos con el personal de seguridad asignados a las sucursales del Banco. Llevar a cabo indagaciones básicas sobre actos específicos que atenten contra las personas, los bienes y/o valores del Banco, derivándolas a la autoridad correspondiente. Supervisar la permanencia de contratistas en los locales del Banco Desarrollar programas para capacitar al personal del Banco sobre evaluación de riesgos y prevención de desastres. Realizar estudios y presentar propuestas orientadas a alcanzar niveles adecuados de seguridad en el ámbito de su competencia. Coordinar con las autoridades policiales, organismos de seguridad y dirección de vigilancia privada sobre los aspectos referidos a la seguridad del personal así como los bienes y valores del Banco. Asegurar la buena atención, registro y control de visitantes. Participar en los Comités Especiales para las adquisiciones de bienes y contrataciones de servicios que coadyuven a las metas del Departamento. Elaborar e informar sobre los indicadores de gestión de los procesos a cargo del Departamento. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE LÍNEA DEPARTAMENTO DE FIDEICOMISO CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 72 D. DEPARTAMENTO DE FIDEICOMISO MISIÓN Administrar los fondos privados y del estado que sean canalizados hacia el banco, con el propósito de potenciar los servicios financieros continuos y a fortalecer nuestro rol como banca de fomento de la actividad agropecuaria, acuícola, forestal, agroindustrial, con el propósito de contribuir en la inclusión financiera de la población rural. UBICACIÓN El Departamento de Fideicomiso es una unidad de línea que reporta en forma directa a la Gerencia General. FUNCIONES Custodiar y administrar los bienes y recursos materia de fideicomiso. Custodiar y administrar los bienes y recursos entregados por encargo o en convenios de comisión de confianza. Cumplir y velar por la aplicación de las condiciones y el cumplimiento de todas las clausulas que estén pactadas en los contratos de fideicomiso y comisión de confianza. Coordinar con las diferentes áreas del Banco, la tramitación de las operaciones en fideicomiso y en comisión de confianza. Administrar el manejo de ingresos y gastos de gestión, según lo prevean los respectivos contratos. Coordinar con el Departamento de Contabilidad que debe llevar de manera independiente la contabilidad del Banco, la del Fideicomiso o de la Comisión de Confianza. Llevar el registro y control de los contratos debidamente suscritos y su documentación de sustento y/o complementaria. Participar en la elaboración y ejecución del Plan Estratégico del Banco; así como elaborar y ejecutar los proyectos en el Plan Operativo Institucional – POI, y los proyectos internos del Departamento de Fideicomisos. Cumplir eficiente y eficazmente las actividades como administrador de cada patrimonio fideicometido y atender las Comisiones de Confianza que le sean encargadas. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VI FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS ORGANOS DE LÍNEA DEPARTAMENTO DE FIDEICOMISO CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 73 Percibir los beneficios que generen los bienes que conforman cada fideicomiso, los que automáticamente pasarán a integrar parte de los mismos. Colocar en instituciones financieras o en el mercado de capitales, los recursos líquidos que integren los patrimonios fideicometidos. Realizar la difusión y publicidad de las actividades y otros asuntos encargados por dispositivos legales, de los fideicomisos administrados. Las demás que le correspondan de acuerdo con la función de Fiduciario del Banco, de conformidad con las disposiciones legales aplicables y las que se establezcan en los contratos de constitución de cada fideicomiso. Formalizar los contratos de las operaciones de Fideicomisos y Comisiones de Confianza según la normatividad legal vigente. Realizar la gestión eficaz y eficiente de las operaciones de Comisión de Confianza que el Banco haya suscrito. Mantener informado de la gestión realizada por el servicio de Comisión de Confianza a las partes interesadas según lo estipulado en los contratos suscritos, o en su defecto según la normatividad legal vigente. Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos del Departamento, dentro de las políticas de riesgo, límites y procedimientos establecidos para la Gestión Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando adicionalmente la gestión de continuidad del negocio y seguridad de información en el Banco. Asumir ante la Gerencia General, los resultados de la gestión de riesgos correspondiente al Departamento. Administrar el presupuesto asignado al Departamento, realizando un oportuno seguimiento y control de su ejecución. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por el Departamento. Atender e implementar las medidas correctivas recomendadas por el Órgano de Control Institucional y los organismos de control externo. Otras actividades dispuestas por el nivel inmediato superior, dentro del ámbito de su competencia. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VII.- VII DEL MARCO NORMATIVO CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 74 DEL MARCO NORMATIVO El sistema general de normas del Banco está regulado por los acuerdos del Directorio, de la Gerencia General y del Comités, a través de Manuales, Reglamentos o Catálogos elaborados, difundidos e implantados por el Área de Desarrollo. El sistema general de normas comprende los siguientes documentos normativos: Manual de Organización y Funciones – MOF Autonomías y Régimen de Poderes Cuadro de Asignación de Personal – CAP Manual de Normas y Procedimientos – MNP Reglamentos y Catálogos Circulares Instructivos Normativos de Gerencia La descripción y naturaleza de cada uno de los documentos normativos es la siguiente: a. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES “MOF” Establece y define la Organización del Banco y las funciones de cada una de las unidades orgánicas que la conforman. Es elaborado por la División de Organización y Métodos, en función de los proyectos sustentados y revisiones realizados y presentados por las áreas usuarias, autorizado por la Gerencia General y aprobado por el Directorio. En base al “MOF” se prepara el Reglamento de Organización y Funciones “ROF”, que define en forma esquemática la organización del Banco. Es elaborado por la División de Organización y Métodos, en función de los proyectos sustentados y revisiones realizados y presentados por las áreas usuarias, autorizado por la Gerencia General y aprobado por el Directorio. b. AUTONOMIA Y REGIMEN DE PODERES Establecen el marco normativo que define las autonomías y el régimen de poderes tanto crediticia, administrativa, operativa y de representación judicial de los Funcionarios del Banco. Es elaborado por el Área Legal en coordinación con la División de Organización y Métodos, en función de los AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VII DEL MARCO NORMATIVO CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 75 proyectos sustentados y revisiones realizados y presentados por las áreas usuarias, autorizado por la Gerencia General y aprobado por el Directorio. c. CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL “CAP” Establece para cada una de las unidades los niveles de los puestos, su cargo y categoría y el número de plazas autorizadas para cada área. Es elaborado por la División de Recursos Humanos en coordinación con la División de Organización y Métodos, en función de los proyectos sustentados y revisiones realizados y presentados por las áreas usuarias y aprobado por la Gerencia General y el Directorio. De requerirse, dicho documento se remitirá a los representantes de la Junta General de Accionistas. Este documento incluye la descripción de puestos, que establece en forma detallada las características y funciones de cada uno de los puestos especificados. d. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS “MNP” Establece en forma detallada las políticas, las normas y los procedimientos para la administración, ejecución y control de cada uno de los procesos crediticios, financieros, administrativos, operativos y otros, en concordancia con el “MOF”. Es elaborado y actualizado por la División de Organización y Métodos, en función de los proyectos sustentados y revisiones realizados y presentados por las áreas usuarias, y aprobado por la Gerencia General. Los Manuales de Lavado de Dinero, Tasas y Tarifas, Créditos y Riesgos, Riesgos de Mercado, Riesgo de Liquidez, Gestión Integral de Riesgos, así como los Reglamentos de los Comités, adicionalmente requerirán ser aprobados por el Directorio. e. REGLAMENTOS/CATALOGOS Son documentos normativos que tienen por finalidad regular el funcionamiento de los comités y los aspectos relevantes de las políticas de administración interna del Banco. De igual forma, la difusión de las tasas y tarifas, los registros de firmas, el promocional de productos y servicios y otros. Son elaborados por la División de Organización y Métodos, en función de los proyectos sustentados y revisiones realizados y presentados por las áreas usuarias y aprobados por la Gerencia General. AGROBANCO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUCIONAL CAPITULO VII DEL MARCO NORMATIVO CODIGO VIGENCIA CAMBIO PAGINA 001 Rev. 17 Octubre 2004 Octubre 2013 76 f. CIRCULARES Son documentos normativos de carácter transitorios que tienen por finalidad la difusión inmediata de instructivas impartidas por la Gerencia General u otras Gerencias sobre necesidades del negocio; así como regulaciones impartidas por los entes reguladores, entidades gubernamentales u otros, que requieren ser de conocimiento de las distintas unidades del Banco. Son elaborados por la División de Organización y Métodos, en función de los proyectos sustentados y revisiones realizados y presentados por las áreas usuarias y aprobados por la Gerencia General. g. INSTRUCTIVOS NORMATIVOS DE GERENCIA Son documentos normativos de cumplimiento inmediato y de carácter transitorio y temporal, que tienen por finalidad implantar acciones de instructivas impartidas por la Gerencia General sobre necesidades del negocio, operativas y de acciones de control interno. Son elaborados por la División de Organización y Métodos, en función de los acuerdos que se establezcan en los comités afines, aprobados por la Gerencia General y las Gerencias correspondientes.
