Gestión de la Comunicación Interna y Externa

MANUAL
GESTI
N DE LA COMUNICACI
Código: M-GI-01
N INTERNA Y EXTERNA
Versión 01
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MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO
República de Colombia
GESTiÓN DE LA COMUNICACiÓN
INTERNA Y EXTERNA
GRUPO DE COMUNICACIONES
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GESTION DE LA COMUNICACION INTERNA y EXTERNA
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1. INTRODUCCiÓN
La presente política de Comunicación contiene los principios y normas establecidas para orientar el
comportamiento de los sistemas de comunicación del Ministerio de Justicia y del Derecho, asi como de las
estrategias de comunicación, métodos y herramientas de trabajo que se utilizan para lograr los objetivos de
comunicación que se ha planteado.
La información pública es una herramienta que posibilita la gestión transparente de las entidades del Estado
y facilita la vigilancia ciudadana sobre sus acciones. Un Ministerio que informa suficiente, oportuna y
verazmente, y recoge las demandas informativas de la comunidad, es una entidad que genera confianza,
certidumbre y credibilidad en la población que representa.
La política de comunicaciones del Ministerio de Justicia y del Derecho, establece la relación entre la entidad
y la población en general, determina los espacios de encuentro y de intercambio y fortalece la identidad
institucional de sus colaboradores.
En ese sentido, la politica de comunicación está encaminada a orientar ia forma y el desarrollo de los
diversos medios de información, al igual que el perfeccionamiento de la cultura y los valores institucionales,
con el fin de mejorar la calidad de los servicios ofrecidos y el clima organizacional.
La política de comunicaciones expresa las relaciones entre los procesos del Ministerio; entre los directivos y
el personal; entre los líderes y sus equipos; entre el Ministerio y las entidades públicas y sectoriales; y, en
general con toda la ciudadania.
Este documento fija los parámetros de uso de las comunicaciones
incluyen en su contenido los siguientes documentos complementarios.
en todos sus ámbitos, por lo tanto
Anexo a) Política editorial de contenido Web y de Redes Sociales.
Anexo A1) Estándares de diseño, contenido e imagen institucional.
Anexo A2) Responsabilidades e información obligatoria de publicar.
Anexo A3) Protocolo de uso y administración de cuenta en redes sociales.
(Gestión de la Comunicación en Redes Sociales Versión 0.9/2012 (Urna de Cristal/Fuerza de Tarea Digital)
Anexo b) Protocolo institucional para la organización y realización de eventos del Ministerio de Justicia y
del Derecho.
Anexo 81. Precedencias de Funcionarios del Ministerio de Justicia y del Derecho.
Anexo 82. Formato de habladores.
Anexo c) Manual de uso de carteleras.
Anexo d) Manual de imagen visual.
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2. GLOSARIO
Boletin de prensa: es la forma escrita. oficial y autorizada, que se entrega a los periodistas a modo de
resumen de lo tratado en una rueda de prensa, o bien de cierta reunión o algún hecho de connotación e
interés público,
Dossier informativo: Grupo de información generalmente para periodistas que contiene boletín de prensa,
información complementaria, perfil de exponentes si los hay, copia de videos o fotografías.
Redes sociales: son el acto de socialización en una comunidad en linea. Una red social como twitter, entre
otras permite crear un perfil, agregar amigos, comunicarse y atender a otros miembros y añadir sus propios
medios de comunicación,
Rueda de prensa: es un conjunto de acciones destinadas a informar noticias sobre la entidad. Se fija la
información a transmitir, con claridad y exactitud, para evitar ambigüedades en lo que se busca dar a
conocer.
Mu Itimedia: Multimedia es un sistema que utiliza más de un medio de comunicación
administrar o presentar información, combinando texto, imagen, animación, sonido y video,
para transmitir,
Web: World Wide Web (o la 'Web") es un sistema de documentos de hipertexto enlazados y accesibles a
través de Internet Con un navegador Web, un usuario visualiza páginas web que pueden contener texto,
imágenes, videos u otros contenidos multimedia, y navega a través de ellas usando hiperenlaces,
3. DESARROLLO
1.
Objetivo
Optimizar las herramientas y los procesos comunicativos al interior y exterior del Ministerio de Justicia y del
Derecho, permitiendo establecer flujos de comunicación que sean dinámicos y sólidos en un camino de
mejoramiento continuo.
1.1 Objetivos
Específicos
1. Facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se transmiten entre los funcionarios
Ministerio de Justicia, así mismo entre sus áreas y entidades o públicos externos.
y contratistas del
2, Brindar a las partes interesadas información actual, veraz y oportuna.
3. Optimizar el clima organizacional
funcionarios.
de la entidad,
unificando
criterios
de información
dentro los
Priorizar las acciones dirigidas hacia el diseño de estrategias de comunicación del riesgo y formación de
los actores internos y externos del Ministerio de Justicia y del Derecho, ante eventuales situaciones.
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1.2 Políticas Generales
1. El Ministerio de Justicia y del Derecho contará con un sistema de comunicación e información eficaz,
efectiva, transparente y oportuna. Dicha comunicación debe ser dirigida hacia el público interno y
externo canalizando la información únicamente a través del Grupo de comunicaciones.
2. Todas las herramientas de comunicación, así como el manejo de la información con los medios, será
organizado y coordinado únicamente por el grupo de comunicaciones. Asi mismo, establecerá los
canales apropiados para cada situación y determinará cual es la manera más adecuada para realizar el
seguimiento respectivo.
3. Es deber del Grupo de comunicaciones velar porque la información que sea emítida fortalezca y aporte a
la construcción de la buena reputación e imagen de la entidad. El mantener la buena imagen institucional
se constituye en el principal objetivo y prioridad del Grupo de comunicaciones de la entidad.
2. Comunicación
interna
La comunicación interna hace referencia a los mensajes que emite el Ministerio y la relación que desarrolla
con sus colaboradores. En este sentido, estará orientada a la construcción de sentido de pertenencia y al
establecimiento de relaciones de diálogo y colaboración entre los servidores públicos de la Entidad, que
garanticen la interacción y la construcción de visiones y objetivos comunes.
La Comunicación Interna tiene que ver con la información que se genera dentro de la entidad, en donde
emisor y receptor interactúan constantemente. Esta clase de comunicación es direccionada a partir de varios
niveles:
Comunicación descendente:
Los mensajes que circulan desde la dirección hacia el personal.
Comunicación ascendente:
Desde el personal hacia sus superiores: feedback, sugerencias, preguntas.
Comunicación
horizontal:
2.1 Proceso de construcción
Es la comunicación entre iguales (resolución de problemas, coordinación).
para gestionar
la comunicación
interna
Con la implementación de la política interna y externa se busca mejorar el conocimiento de la entidad por
parte de los funcionarios, logrando la cooperación, colaboración, motivación, inspiración y el compromiso de
todos, de manera que los funcionarios y contratistas laboren de una manera más eficaz y eficiente, dando
una imagen positiva de la entidad y alcanzando más fácilmente sus objetivos.
Para gestionar con éxito esta comunicación, es importante tener en cuenta que todas las personas de la
entidad son importantes y que deben tratarse con respeto y con escucha, creando un marco cultural
apropiado, fortaleciendo el desarrollo de iteración y trabajo en equipo.
Con esto se busca construir un sistema organizacional enfocado al cumplimiento de metas, de manera ágil,
eficaz y competitiva.
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Por tal razón nace la necesidad de identificar y fortalecer los diferentes niveles del sistema que hacen parte
de una óptima comunicación organizacional.
Nivel individual
Se desarrollan los estilos de comunicación interpersonal dentro de los funcionarios, buscando la correcta
emisión de mensajes para el funcionamiento de la entidad.
Nivelorganizacional
Busca poner en común el cambio organizacional para el cumplimiento de las metas.
Nivel grupal
Tiene el objeto de fomentar el trabajo colaborativo y en equipo como medida para el diseño y ejecución de
proyectos y la toma de decisiones.
Nivel de competitividad
Será prioridad dentro del Plan de Capacitación de la entidad la formación de funcionarios en habilidades.
2.2. Canales de comunicación
interna
Reuniones por Área: En este espacio se reúnen todos los funcionarios y contratistas que hagan parte de
un área especifica o de un proyecto e particular. Durante las reuniones por área se discuten cuáles son los
logros que se han alcanzado, cuáles han sido las dificultades durante el proceso, se proponen soluciones y
se establecen compromisos. Este tipo de reuniones se deben hacer por lo menos una vez al mes.
Circulares
Mensuales:
según la necesidad de la entidad o de sus dependencias se emitirán
periódicamente una serie de circulares informativas. Por lo general este tipo de documento tienen como
origen la Secretaria General, el área de Gestión Humana o el área de bienestar
La creación y difusión masiva de este tipo de documentos deberá tener la aprobación del director del área al
cual pertenece el tema objeto del escrito. Adicionalmente deberá tener la autorización y visto bueno de
secretaria General para poder ser distribuido.
Carteleras: Es uno de los medios más usados en para realizar comunicación interna, puesto que este
elemento cuenta con gran efectividad y se puede intervenir en la manera de presentar la información.
El uso de las carteleras como medio de información institucional dependerá del tipo de información que se
pretenda publicar, así mismo de su ubicación e iluminación, dado que son factores determinantes para su
aprobación.
Las carteleras exigen que su contenido este ordenado para una lectura rápida, y es de carácter relevante
que su información esté constantemente actualizada y toda la documentación en ellas consignadas debe
tener el nombre del emisor del mensaje.
De acuerdo con la política de comunicación y con el protocolo de uso de carteleras, se ha determinado que
la información que se debe publicar esté relacionada con los siguientes temas: políticas de nivel
administrativo, programas de capacitación y bienestar, noticias sociales del personal, eventos y noticias de
interés general y avisos clasificados (Siempre y cuando cumpla con los valores éticos y morales de la
entidad y sus funcionarios y contratistas).
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Correo electrónico interno: Este medio facilita el envio y recepción de información entre los funcionarios
de la entidad, garantizando una comunicación ágil y eficaz.
Este canal será empleado únicamente por Secretaria General y por el Grupo de Comunicaciones del
Ministerio y se utilizará para dar a conocer información de carácter urgente e importante y para realizar la
labor de información noticiosa.
Memorandos:
Los memorandos serán controlados, a través del Sistema de Gestión Documental
Ministerio, mediante el sistema SIGOB se da número de radicación y la fecha correspondiente.
del
2~3 Imagen Institucional
El Ministerio de Justicia y del Derecho cuenta con una imagen visual institucional indicada por la Presidencia
de la Republica que le permitirá mantener una identidad fresca y sólida. Bajo los parámetros establecidos en
el manual de Identidad visual se debe tener en cuenta que para toda la entidad rigen ciertos aspectos que
deben estar presentes en cualquier tipo de comunicación.
2.3.1 Articular la Imagen Institucional: La entidad unificará su identidad gráfica interna y externa mediante
el uso fundamental del nuevo logo y las indicaciones del manual de identidad visual.
2.3.2 Posicionamiento
de la imagen del Ministerio de Justicia y del Derecho: La elaboración de
cualquier tipo de elemento que comunicativo deberá contar con el uso de los logos y colores establecidos en
el manual de identidad visual. En el caso de creación de nuevos materiales o diseño de piezas, estas
tendrán que contar con la aprobación o visto bueno del Diseñador Gráfico de la entidad y del Director o Jefe
responsable del área.
2.3.3
Usuarios internos
Incluye funcionarios y contratistas); grupos internos de trabajo (subgerencias, oficinas, coordinaciones de
grupo) y familias de los funcionarios.
La optimización de un buen clima organizacional en la entidad, más que lograr el hecho de que los
funcionarios estén enterados al detalle de lo que se está haciendo en todas las instancias, propende por
construir una visión compartida en torno a los ejes estratégicos organizacionales, por lo tanto los directivos,
los funcionarios, los provisionales y contratistas deben apropiar de la identidad del Ministerio y desarrollar
una actitud de servicio, teniendo presente que con su trabajo están aportando al cumplimiento de los
objetivos misionales.
En este aspecto es importante dar continuidad al trabajo de construcción colectiva, y estructurar la gestión
institucional desde el punto de vista comunicativo, propendiendo a la participación de todos los funcionarios
en la toma de decisiones, involucrándolos en las diferentes actividades e informándolos, construyendo de
esta manera un sentido de compromiso y pertenencia con la entidad, además de generar confianza en
cuanto a su gestión.
3. Comunicación
externa
La comunicación externa, está enfocada hacia las relaciones que establece el Ministerio con entes externos,
como medios de comunicación, organizaciones civiles, entidades sectoriales y nacionales, entre otros.
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En este sentido, la comunicación externa del Ministerio de Justicia y del Derecho se basa en canales de
comunicación en donde se dan a conocer las políticas y se interactúa con el público en general. Este tipo de
comunicaciones serán firmadas únicamente por el personal directivo del Ministerio.
El Ministerio de Justicia y del Derecho en primera instancia acudirá a los medios de comunicación como los
principales ejecutores de estrategias de divulgación y prensa, y como los mejores agentes en la tarea de
informar permanentemente a los colombianos sobre los diferentes aspectos del sector agropecuario.
El Ministerio debe lograr una amplia interacción con los periodistas de los rnedios masivos de información
encargados del tema, entregándoles información veraz y oportuna.
3.1 Proceso de construcción
externa
Para el Ministerio de Justicia y del Derecho tiene un gran significado evaluar la percepción de aquellos que
no hacen parte de la entidad, pero que, de una u otra manera, están vinculados con ella por los servicios
que les presta y por la labor que desempeña.
En este aspecto, la política de comunicación se orientará a que los usuarios del gobierno conozcan las
decisiones adoptadas por la entidad en cuanto a formular, adoptar, dirigir, coordinar y ejecutar la política
pública en materia de ordenamiento juridico, defensa y seguridad jurídica, acceso a la justicia formal y
alternativa, lucha contra la criminalidad, mecanismos judiciales transicionales, prevención y control del delito,
asuntos carcelarios y penitenciarios, promoción de la cultura de la legalidad, la concordia y el respeto a los
derechos; la cual se desarrollará por medio de la institucionalidad que comprende el Sector Administrativo.
De otra parte, y de manera especifica establecerá las líneas de acción en materia de comunicación con
medios, comunicación del riego, comunicación Web y de redes sociales asi como el protocolo para eventos
públicos.
El Ministerio de Justicia y del Derecho recurrirá como primera instancia a los medios de comunicación para
divulgar las diferentes noticias y demás temas de interés en cuanto a la gestión del Ministerio y/o de sus
funcionarios. No obstante, también se implementarán estrategias y canales que le permita a la entidad
socializar la información con sus públicos objetivo.
3.2 Canales de comunicación
externa
La comunicación con medios de comunicación, clientes y partes interesadas se realiza a través de los
siguientes espacios:
3.2.1 Ruedas de Prensa: Es la mejor herramienta cuando la información es abundante y su importancia
requiere de la presencia de un vocero con la credibilidad necesaria para presentar el tema.
Sin embargo hay que identificar las situaciones en las que realmente se requiere, para esto se debe acudir
al análisis de información y establecer la necesidad de convocar o no a una rueda de prensa.
Las ruedas de prensa son tal vez el medio que mayor información puede concentrar en un solo lugar, por
ende es necesario identificar que temas se van a informar y estar preparados para atender las inquietudes
generales de los medios de comunicación.
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Durante la rueda de prensa se debe adecuar un sitio en el que los representantes de los diferentes medios
de comunicación (prensa, radio, televisión) puedan realizar el cubrimiento de la información. Además, los
encargados del Grupo de Prensa deben alistar el material de comunicaciones (boletín, audio, fotografias)
para ser distribuido entre los periodistas asistentes y difundir vla mail a los medios de comunicación que
hacen parte de la base de datos.
3.2.2 Entrevistas Personalizadas:
Tanto en las "Entrevistas Personalizadas" como en las "Solicitudes
imprevistas" deben contar con la autorización de la Ministra de Justicia y del Derecho previa coordinación
con el Jefe del Grupo de Comunicaciones. Frente a las entrevistas, cada funcionario es responsable de la
información que suministre según los parámetros establecidos en las politicas de comunicación
En sítuaciones como la preparación de entrevistas, se debe contextualizar tanto al periodista como al
funcionario sobre cuál es la situación de la entrevista. Determinar un único tema a tratar y especificar que no
se trataran temas relacionados.
Así mismo se deberá concertar un tiempo promedio de entrevista, que tipo de entrevista será (grabada radio o televisión, en vivo o pregrabada, o si es escríta)
Se consolidarán todos los datos de contacto del periodista y se velará porque la información haya quedado
clara por parte del periodista. Sin embargo esto no garantiza ni incide en el resultado de la entrevista, ya que
esto es de injerencia del periodista y del medio para el cual trabaje.
3.2.3 Solicitudes imprevistas: Cuando el periodista llega al Ministerio de Justicia y del Derecho sin ser
convocado, se conducirá a la coordinadora de Comunicaciones, quien le brindará una información básica y
determinará la pertinencia de realizar o no la entrevista.
3.2.4 Envio de información:
Únicamente a través de los funcionarios
Comunicaciones se enviará la información a los medios de comunicación y
sea necesario contactar. La información que sea compartida debe estar
coordinadora del Grupo de Comunicaciones y por parte del funcionario o área
que conforman el Grupo de
demás entidades a las cuales
previamente aprobada por la
considerada como fuente.
3.2.5 Dossier informativo: Es un documento escrito en el cual desarrolla la temática del evento. Esta
información se entrega a los invitados a los eventos académicos, ruedas de prensa y eventos protocolarios
(si se requiere).
Generalmente este documento debe venir redactado y estructurado de manera periodística, permitiendo que
los asistentes relacionen la información con un modelo que los lleve a escribir algo similar.
El dossier completo es un paquete de información, por ende debe contener varias partes:
Boletin de prensa con resumen de lo que se expone en la rueda de prensa o evento.
Si en la rueda de prensa intervienen varias personas, lo más recomendable es poder tener un breve
perfil que explique quienes son la personas que exponen o hacen parte de la mesa (Nombre completo,
Cargo y aspectos más relevantes de su carrera que aporten a la rueda de prensa)
Aunque no es una obligación, existe la posibilidad de entregar fotografias, videos, folletos y textos
complementarios (estudios, encuestas, citas bibliográficas y demás)
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El dossier debe ser entregado lo más ordenado posible y con una copia en digital para mayor facilidad
de los periodistas.
3.2.6 Material Multimedia: Para la consolidación del archivo y uso adecuado de los recursos multimedia, se
presenta a continuación los flujos de manejo para archivar y publicar, dependiendo la necesidad.
El manejo del material multimedia estará bajo la responsabilidad de la persona que desempeñe el papel de
fotógrafo y camarógrafo previa autorización del Jefe del Grupo de Comunicaciones
3.2.7 Artículos Especiales: Instrumento de información dirigido a medios de comunicación y demás
clientes externos en el que se facilita la divulgación de la gestión y demás actividades relacionadas con la
Misión de la entidad, pero, a diferencia del Boletin, éste es más extenso, profundo y generalmente es
dirigido a separatas especiales agropecuarias en periódicos y revistas nacionales a solicitud del Instituto o
de los mismos medios de comunicación que buscan ampliar información actual.
3.2.8 Boletín de Prensa: Es el Instrumento de información dirigido a medios de comunicación y demás
clientes externos en el que se facilita la divulgación de la gestión y demás actividades relacionadas con la
Misión de la entidad.
Los boletines de prensa serán construidos por el Grupo de Comunicaciones bajo las indicaciones de una
persona que lideré el tema u objeto. Una vez se haya construido el documento este deberá contar con la
aprobación del Jefe del Grupo de Comunicaciones y el visto bueno del Director o jefe del área responsable
del tema.
La divulgación del boletín Web se hará mediante correo electrónico a la base de datos de los periodistas que
cubren la fuente del Ministerio. Paralelamente la información del boletln de prensa y las imágenes (si las
hay) que hagan relación al tema serán publicadas en la página Web de la entidad bajo responsabilidad del
Grupo de Comunicaciones.
3.2.9 Página Web: Este portal ofrece de manera detallada a usuarios y demás ciudadanos información
acerca de las diferentes acciones que desarrolla cada una de las áreas que componen el Ministerio y los
servicios que presta a los ciudadanos.
Para el manejo del contenido de la pagma Web se deben tener en cuenta los planteamientos
regalamientos descritos en la Política editorial para contenidos Web.
y
La página Web del Ministerio, debe actualizarse cada vez que haya información nueva relacionada con las
gestiones adelantadas en el cumplimiento de la Misión Institucional.
3.3 Redes sociales
El manejo de la información que se emita a través de las redes sociales con los perfiles oficiales del
Ministerio de Justicia y del Derecho, tendrán que estar sujetas al cumplimiento del protocolo de
comunicación en redes sociales y a las politicas editoriales para contenido Web.
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3.3.1 Twitter
La cuenta de twitter @minjusticiagov estará administrada únicamente por la coordinación del Grupo de
comunicaciones y/o por la persona que esta designe.
Este canal de información y comunicación está destinado a informar situaciones del Ministerio de Justicia y
del Derecho o información que relacione a esta entidad o sus funcionarios. En ningún caso servirá para
divulgar situaciones personales ni para interactuar con situaciones o problemas de otras cuentas.
Los mensajes que sean emitidos así como audio, videos, imágenes y links estarán bajo la responsabilidad
del administrador de la cuenta y serán previamente consultados a la coordinación del grupo de
comunicaciones.
Para efectos de control interno y de monitoreo de operación se hará un informe mensual en el que se refleje
cual ha sido la tendencia en tweets, retweets, followers, unfolíowers, impacto y tendencias relacionadas con
la cuenta.
3.3.2 Youtube
El canal de video del Ministerio de Justicia y del Derecho se creó con la función de poder hacer visibles los
eventos y entrevistas relacionados con la entidad y sus funcionarios.
La cuenta alojada en Youtube será administrada únicamente por la persona que designe la coordinación del
Grupo de comunicaciones.
No se podrá utilizar esta cuenta para acceder a otras cuentas de videos de ninguna otra entidad o personas.
Del mismo modo está prohibido realizar comentarios o descripciones de videos distintas a las autorizadas
por la coordinación del grupo de comunicaciones.
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Al igual que la cuenta de 'fwitter, este medio mantendrá un reporte informativo de su actividad mensual.
Para este caso, las métricas están enfocadas en establecer cuántos videos se han publicado mensualmente
y cuál ha sido el número de visitas.
4. Comunicación
del Riesgo
Lo que se pretende ofrecerles a los usuarios internos y externos es Información de fácil acceso, por lo que
es necesaria la creación de un sistema de notificación que permita tomar acciones oportunas en caso de
situaciones que lo requieran.
Dentro de la gestión del normal desarrollo de actividades del Ministerio, se considera como situación de
riesgo las descritas a continuación:
1.
2.
3.
4.
5.
Cuestionamientos públicos al Ministro (a), Viceministros o funcionarios de la entidad.
Eventos en los que el buen nombre del Ministerio se vea envuelto.
Escándalos politicos
Insatisfacción colectiva de la ciudadania por deficiencia en los trámites ofrecidos.
relacionamiento entre funcionarios del Ministerio y personas que se consideren al margen de la ley o con
obligaciones penales pendientes.
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Con el fin de prevenir estas situaciones o de estar preparados para afrontarlas, se necesita de un monitoreo
constante de noticias, información y percepción de los ciudadanos.
El objetivo de estas acciones es ofrecerle al cliente interno y externo de [a entidad información oportuna, que
sirva de base para la toma de decisiones acertadas.
Frente a este punto de Comunicación del Riesgo el Ministerio de Justicia y del Derecho debe contar un Plan
de Comunicación en Crisis y entrenamiento de voceros para tal tema.
Tanto el plan de comunicación en Crisis, como sus estrategias y preparación de voceros será acorde con lo
indicado por la agencia consultora contratada para tal fin.
4.
CONTROL DE CAMBIOS
VERSiÓN
DESCRIPCiÓN DE CAMBIOS
1
NA
RESPONSABILIDAD
Revisó:
Y AUTORIDAD
Aprobó:
Firma:
Firma:
Firma:
Nomb
Edwi
Cargo:
Profesional Es ecia[izado
Nombre:
Sandra Pureza Gómez
Cargo:
Asesora de Comunicaciones
Nombre:
Sandra Pureza Gó
Cargo:
Asesora de Comunicaciones
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ANEXO A
POLíTICA EDITORIAL DE CONTENIDO WEB y DE REDES SOCIALES
INTRODUCCiÓN:
El Documento "Política editorial para la publicación y actualización de contenidos en la página oficial del
MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO Y demás sitios web relacionados a la entidad" busca que los
usuarios del portal institucional del MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO, conozcan los
lineamientos que dan cumplimiento a los estándares editoriales de publicación de información del Estado
colombiano en la página Web www.minjusticia.gov.co y sitios web adicionales.
Se especifican dentro de este documento las responsabilidades de los diferentes actores, condiciones de la
información a publicar, periodicidad y demás factores determinados para prestar el mejor servicio a los
ciudadanos.
El sitio web de la Entidad, www.minjusticia.gov.co, deberá cumplir con todos los criterios establecidos en las
fases de desarrollo de la estrategia de Gobierno en Linea y lineamientos impartidos por Presidencia de la
República, debe ser dinámico, y contará con información clasificada, ordenada, actualizada y de fácil acceso
para los usuarios. Adicionalmente, contará con herramientas de interacción, secciones y sitios web
adicionales que garanticen la información requerida por los usuarios, así como disponibilidad de información
en el idioma inglés.
La construcción de esta política editorial se llevó a cabo bajo los parámetros establecidos en el Directrices
de usabilidad para sitios web del Estado colombiano y el Manual de Implementación de la Estrategia
Gobierno en Linea versión 3.1. Así mismo, esto se constituye en un documento dinámico que se irá
ajustando de acuerdo los avances tecnológicos que se presenten y a los nuevos requerimientos
establecidos tanto por la Entidad como por el Gobierno Nacional, según lo determine el Comité de Gobierno
en Linea creado para tal fin al interior del Ministerio.
OBJETIVOS:
•
Propender a mejorar la imagen institucional en los medios digitales.
• Establecer los lineamientos que determinen el uso correcto de los espacios digitales que permitan
promover la gestión de la entidad.
• Mejorar la prestación de los servicios y trámites en Internet a través de la página web institucional,
redes sociales y demás espacios digitales relacionados con el ministerio.
• Reglamentar el diseño, politicas y administración del servicio de publicación de información en el portal
web del MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO Y demás sitios relacionados con la entidad,
teniendo en cuenta las políticas, estrategias y estándares del Gobierno colombiano, asi como los objetivos
estratégicos y lineamientos internos de la Institución.
ALCANCE
Reglamentar
los términos y estándares de publicación, uso y administración
del sitio oficial
www.minjusticia.gov.co y demás sitios web de la entidad, con el fin de garantizar la adecuada y oportuna
actualización de la información en cada una de sus secciones, conservando su homogeneidad en diseño y
estructura, y atendiendo los requisitos contemplados en la Estrategía de Gobierno en Linea, Presidencia de
la República y en las normas internas que rigen la publicación de información en la Entidad.
El portal institucional www.minjusticia.gov.co y demás sitios web relacionados, deberán cumplir con los
estándares de identidad institucional que establece Presidencia de la República, y de politica de privacidad
del portal que establece el Ministerio, asi como cumplir con los lineamientos de la Estrategia de Gobierno en
Linea y normativas W3C, para lo cual es necesario tener en cuenta:
• Sistema administrador
de contenidos:
se debe utilizar el software administrador de contenidos y
plantillas de imagen digital, seleccionados por la Subdirección de Sistemas y por el Grupo de
Comunicaciones en su calidad de responsable de mantener la imagen adecuada de la entidad. Estas dos
dependencias deberán trabajar conjuntamente con el fin de lograr que se cumplan los lineamientos de
Gobierno En Linea (GEL) y que los contenidos estén unificados entre la página web de la entidad y sus
espacios digitales adicionales.
• Estándares de contenido: organizar contenidos de acuerdo con las necesidades de la entidad en
proporción adecuada y cumpliendo los lineamientos establecidos en los documentos Directrices de
usabilidad para sitios web del Estado colombiano y Manual de Gobierno en Linea 3.1. El contenido editorial
informativo de la página web del Ministerio, hace relación a cualquier tipo de archivo (Texto, Imagen, Audio y
Video) que sea publicado en el portal digital, redes sociales y páginas web adicionales al sitio Web principal.
• Estándares de diseño y navegación: los sitios web deben ser visibles y ser totalmente funcionales en
cualquier navegador y deben contar con la mayor cantidad de herramientas (Buscador, links activos,
información disponible, contacto con la entidad, solicitudes o inquietudes y seguimiento a trámites) que le
permitan el correcto uso y acceso a los ciudadanos que quieran consultar el contenido del portal Web.
• Duplicación e inconsistencias
de información: no se debe repetir información publicada en el dominio
www.minjusticia.gov.co en páginas relacionadas y/o entre entidades adscritas; para tal caso se deben
establecer enlaces que lleven a la fuente principal, con el fin de evitar inconsistencias en la información.
• Limitaciones en el uso de flash: los contenidos que se generen no deben publicarse en Flash, debido a
que este formato no es rastreable por motores de búsqueda, si no se relacionan correctamente los
metadatos y no pueden actualizarse fácilmente, si no se tienen los archivos fuente. Adicionalmente, es un
formato que no es compatible con algunos dispositivos móviles y/o equipos de cómputo si no tienen
instalado el componente (plugin) adecuado .
• Redes sociales. (Ver anexo A3 - Gestión de la Comunicación en Redes Sociales Versión 0.9/2012
(Urna de Cristal/Fuerza
de Tarea Digital): para la participación de la entidad se creó la cuenta oficial de
Twitter @minjusticiagov por lo tanto no debe crearse ningún otro tipo de cuenta similar o alterno a la ya
mencionada. Para la creación de otro tipo de cuentas en otras redes sociales se debe tener en cuenta que el
lago autorizado del Ministerio de Justicia y del Derecho esta publicado en el manual de imagen digital y
debe ser este el único que se publique. Asi mismo los usuarios de las redes aceptan cumplir las normas
minimas de respeto, consideradas en la politica de privacidad del portal web.
• Herramientas web 2.0: La utilización de herramientas web 2.0 como blogs, webquest, wikis, podcasts,
portafolios, etc., es para propósitos académicos, informativos o el que la dependencia responsable autorice .
• Mecanismos de comunicación
sobre cambios en el diseño y lineamientos
del portal web: El
diseño, imagen y estructura de la página Web, corresponden a lineamientos otorgados por Presidencia de la
República y el equipo de Gobierno en Linea, por lo tanto, la página debe responder a sus directrices. En
caso de cambios y/o restructuración se comunicará directamente con el equipo de la Subdirección de
Sistemas, con el equipo del Grupo de Comunicaciones y con el Web master de la entidad.
1. POLíTICA EDITORIAL WEB:
La política editorial establece en términos generales las caracteristicas que debe tener la entidad al
momento de publicar y actualizar contenidos en el sitio web institucional y demás sitios web relacionados.
Para la publicación y actualización de información
ser entendibles y de fácil uso, cuidando que:
dentro del marco general, los canten idos deben
o/ La información será consultada por personas de diferentes niveles de educación y diferentes regiones del
pais.
Se debe evitar usar siglas y/o abreviaturas sin que se especifique qué significan. Si se requieren, éstas
deben ir referenciadas después de que son utilizadas por primera vez, entre paréntesis, inmediatamente
después del texto al que hacen referencia.
o/
o/ Se debe evitar usar tecnicismos. Si es estrictamente necesario utilizarlos, se debe explicar el significado
del mismo inmediatamente después de que es utilizado por primera vez, incluyendo la explicación dentro de
paréntesis.
Se debe evitar el uso de términos en idiomas extranjeros. Cuando se hace necesario su uso, estos términos
deben presentarse de forma que se diferencien del resto (escribiendo el término en otro tipo de letra) y
deben ser explicados inmediatamente después de ia primera vez que son utilizados.
Se deben seguir las reglas sintácticas, gramáticas y ortográficas del idioma español, de acuerdo con la
Real Academia de la Lengua Española.
o/
Se deben ofrecer sólo aquellos contenidos que sean de competencia de la Entidad, sobre los cuales se
tenga completa seguridad en términos de veracidad de los mismos. En caso de ofrecer contenidos tomados
de un tercero, se debe incluir la fuente de donde fueron tomados preservando siempre la normatividad en
cuanto a derechos de autor.
o/
o/ La fuente de los documentos deberá estar alineada con los lineamientos establecidos en el manual
"Sistema de identidad visual- Gobierno de Colombia", en el cual se sugieren las siguientes tipografias:
~
En la primera linea se debe utilizar la Fuente Futura STO Bold, mientras que la segunda línea, la
Fuente Futura STO Book; y la tercera jerarquia, la Fuente Futura STO Regular; todas con un
tracking (espaciado entre letras) en cero y un interlineado de igual valor al tamaño de la letra. Éste
debe darse especificado para cada tipo de documento, según su formato final. En caso de no
utilizarse, únicamente se permite el uso de la fuente Arial como tipográfica complementaria.
o/ Cuando se publique información en forma de articulas, se deben evitar titulas completamente
mayúscula, deberán ir en negrita y todo su contenido debe ir alineado a la izquierda,
en
./ Se debe evitar usar texto subrayado, a menos que sea un hipervinculo.
o/ Se debe evitar publicar contenidos que puedan generar efectos legales adversos a los directivos,
funcionarios, personal o en general al Ministerio.
o/. Cuando se publique información en forma de articulas, ésta debe provenir de fuentes totalmente
confiables. Si no se tiene certeza de la fuente de donde proviene la información, ésta debe ser corroborada
al menos con tres (3) fuentes adicionales, identificándolas al final del articulo.
-/ Los contenidos que se provean no deben reflejar los intereses, deseos, gustos ni ningún otro tipo de
tendencia de sectores en particular. Igualmente, no deben reflejar posiciones de interés personal, religiosas,
económicas ni de ninguna otra índole, que puedan indicar preferencias con grupos especificos.
-/ Los articulos deben estar en permanente actualización, especificando siempre la fecha de publicación y
la fecha de finalización de la publicación, cuando asi lo requiera la información.
-/ Se prohibe alterar sin autorización la información o los materiales publicados en el Portal.
-/ Los archivos publicados deberán tener las protecciones necesarias de permisos (por ejemplo, copyright)
al ser leidos o descargados.
-/ Se prohibe la publicación de cualquier imagen, logo o información de carácter comercial que persiga fines
de lucro. Del mismo modo esta complemente prohibido el contenido escrito que haga alusión a alguna
marca comercial o que busque la relación distinta a la gubernamental.
-/ No es permitido publicar información institucional en servidores diferentes a los establecidos por el
Ministerio de Justicia y del Derecho, inclusive aquellos que sean gratuitos, esto obedece a que la publicidad
no institucional que estos servidores generan afectan la imagen institucional e incumplen los lineamientos
del Estado Colombiano sobre estándares del sitio web '.
-/ Los gráficos deben ser de formato y extensiones livianas, siendo recomendable utilizar imágenes de tipo
jpg o png, colocando en la imagen publicada una descripción del contenido.
El peso de las imágenes y documentos debe ser controlado por la configuración del sistema de contenidos
(CMS) y debe estar acorde con el indicado en las politicas editoriales de la página web.
-/ Los archivos para descarga deben estar en formato accesible, siendo el más recomendable pdf. Se debe
evitar el uso de archivos en formato Word, Excel, txl o cualquier otro tipo de archivo que sea editable, esto
con el fin de evitar alteración en los contenidos e inconvenientes legales al MINISTERIO DE JUSTICIA Y
DEL DERECHO, Y al directo responsable de la elaboración del documento. Adicionalmente se debe indicar
la fecha de publicación o de su última actualización. (se debe parametrizar en el CMS que solo deje subir
archivos pdf.)
1.1 USO ILEGAL DE CONTENIDO
-/ Los responsables de la publicación de información en los sitios web del Ministerio de Justicia y del
Derecho, no deben publicar información relacionada con ilegalidad en actividades como: distribución no
autorizada o copia de software sin licencia, uso de marcas registradas sin permiso, acoso, fraude, tráfico de
material obsceno, entre otros.
-/ Se prohibe publicar información que infrinja cualquier ley o regulación del Ministerio de Justicia y del
Derecho, la Constitución Nacional, el Código de Policia y demás códigos aplicables, el material protegido
por derechos de autor, la marca registrada, información considerada como restringida y derechos de
propiedad intelectual usada sin la autorización apropiada del autor o la dependencia relacionada.
1.2 RESPONSABLES DE INFORMACiÓN OBLIGATORIA DE PUBLICAR EN LA PÁGINA OFICIAL DEL
MINISTERIO Y SITIOS WEB RELACIONADOS. (VER ANEXO 2)
Son responsables de la publicación de información en el página oficial del Ministerio y demás sitios
relacionados, los usuarios administradores y publicadores asignados para la actualización y publicación de
1
Manual 3.1 para la implementación
Colombia.
de (a estrategia de Gobierno en LÍnea en las entidades del orden nacional de la República de
contenidos, y son los directores o jefes de las dependencias, quienes responderán disciplinaria, civil o
penalmente por las faltas o fallas que la información publicada tenga sobre el nombre del MINISTERIO DE
JUSTICIA Y DEL DERECHO, y/o de cualquier funcionario que haga parte de la entidad, teniendo en cuenta
que:
./
Los administradores y/o publicadores de sitios web del Ministerio de Justicia y del Derecho, tienen el
deber de actualizar el contenido del sitio web asignado permanentemente, relacionando la fecha de
vencimiento de la publicación .
./
Si llegase a ocurrir algún inconveniente con la programación o disponibilidad de la página web, se
debe enviar una solicitud de revisión por medio electrónico preferiblemente a la cuenta
admin [email protected], [email protected] .
./
La instalación de plantillas, banners y componentes para la gestión de los contenidos en el portal, es
competencia y responsabilidad del Web master asignado para tal fin. De lo contrario se contará con
el apoyo técnico de la Subdirección de Sistemas .
./
Los mecanismos de seguridad del portal del Ministerio serán competencia de la Subdirección de
Sistemas .
./
Para la publicación de información, se debe solicitar la aprobación por el jefe o director de la
dependencia correspondiente. Una vez se cuente con la aprobación por escrito, se debe proceder a
la publicación de acuerdo con el anexo 2.
1,3 USO DE DOMINIOS INSTITUCIONALES:
El MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO como entidad gubernamental en el estándar de dominio
debe tener el formato .gov.co (www.minjusticia.gov.co). Por tanto las unidades o proyectos institucionales
que por la complejidad de su información requieran manejar un dominio institucional, como por ejemplo
www.conciliacion.gov.co , el jefe de la dependencia, zona o director del proyecto, debe enviar la solicitud a la
Subdirección de Sistemas, la creación del dominio, la creación del sitio web.
1.4 PÁGINAS PARA CONVENIOS Y PROGRAMAS DE LA ENTIDAD:
Cuando se diseñen páginas para convenios interinstitucionales o para sitios web relacionados a la entidad,
en la imagen digital del sitio se debe publicar el logo del MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO, el
logo de Prosperidad para todos de acuerdo a los lineamientos establecidos en el manual de imagen
impartido por Presidencia de la República, junto con el logo del convenio y especificar la participación y
objetivo del sitio y/o convenio.
1.5 DERECHOS DE AUTOR
Todo el material escrito, visual, gráfico, audiovisual, sonoro, etc., que se publique debe cumplir con la
normatividad de derecho de autor establecidas por leyes colombianas e internacionales, teniendo en cuenta
que:
• El MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO no se hace responsable por el material que sea
publicado sin los debidos permisos y autorizaciones por escrito de sus propietarios, autores, apoderados, o
similares donde rechacen el cobro de beneficios, regalías, honorarios, sueldos, estipendios, etc., sobre el
material publicado.
• Si la información publicada infringe las normas anteriormente mencionadas, la responsabilidad recaerá
exclusivamente sobre la persona que creo el documento, y será acreedor a las investigaciones de ley y las
establecidas por el MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO,
• El MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO no acepta ni se responsabiliza por material que deba
pagar regalías, permisos, dividendos, lucro o similares en cuyo caso los gastos en que se incurra, correrán a
cargo exclusivo de la personá responsable de la creación del documento, archivo gráfico o multimedia.
• Todo material publicado ylo desarrollado para el sitio, debe ser realizado con software de código abierto
(open zurce), GNU y Software libre, o en su defecto con software debidamente registrado y licenciado por el
MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO.
ANEXOA1:
ESTÁNDARES DE DISEÑO, CONTENIDO E IMAGEN INSTITUCIONAL
Uno de los aspectos que con mayor relevancia se destaca en la más reciente versión de Gobierno en Linea
es la arquitectura de información, entendida como la organización de contenidos de un Sitio Web de tal
forma que responda a las necesidades de los usuarios y establezca rutas de navegación inductivas.
Este ejercicio nos obliga a:
1.
2.
3.
4.
Cumplir con el objetivo del Sitio Web
Organizar la información a través de tácticas
Cumplir con criterios de publicación
Hacer evaluaciones periódicas
1. Cumplir con el objetivo del Sitio Web
Bajo la premisa de calidad y pertinencia de información se deben construir los contenidos y presentar los
servicios que se ofrecen a través del Sitio Web del MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO Y sitios
web relacionados. Adicionalmente se debe contar con la definición de personajes y escenarios por cada
portal, esto permitirá conocer los aspectos más importantes para los usuarios del portal Web y cuáles serian
los mecanismos más pertinentes para cumplir con dichas necesidades.
2. Organizar la información
a través de tácticas
De acuerdo con el objetivo del portal, quienes administran y publican información deben poner en práctica
las herramientas de arquitectura de información. Por lo tanto es necesario que cualquier sección, artículo o
micro sitio que se desarrolle contemple las siguientes tareas sugeridas por el Manual 3.1 de Gobierno en
Linea, en su fase de planeación y producción; es decir antes de la publicación final. En este sentido deben
tenerse en cuenta los siguientes aspectos:
- Definición de personajes y escenarios: se refiere a la investigación e identificación de los usuarios.
Esta técnica supone la creación de personajes, determinados por edad, preferencias y hábitos; y las
situaciones reales que se presentarían en cuanto a las tareas que estas personas ejecutarían a través de
nuestro Sitio Web.
Supongamos que se ha definido un usuario, a partir de labores investigativas: su nombre es Carlos Duarte,
tiene 29 años de edad, es abogado y cursa una especialización. Ahora surge la inquietud más importante:
¿qué haría Carlos o qué información demandaría, a través de la Web? Para responder a esto se necesita
conocer los hábitos de este personaje y determinar, por ejemplo, que su tarea más común o critica es
conocer los procedimientos para ser conciliador. Si esa es la transacción que más demandan las personas
que respondan a este perfil, los contenidos deben estructurarse de tal forma que esa tarea puede realizase
fácil y rápidamente.
De esta manera, entonces, se identifícan perfiles de usuario y tareas críticas, y con base a ese diagnóstico
se estructuran los contenidos. Al final, lo que se tíene son rutas de navegación o esquemas, a partir de
perfiles definidos por hábitos o preferencias.
- Card Sorting: generalmente es usado para probar los mapas de navegación. Permite a través de una
técnica de agrupación de tarjetas, obtener información acerca del mapa mental de los usuarios o probar una
estructura ya existente.
¿Cómo funciona? Hay dos formas de hacerlo: abierto y cerrado. En el abierto, se reúne a un grupo de
personas y se les pide que organicen contenidos del Sitio Web y los ubiquen o relacionen a categorías
representadas por tarjetas. Al final, los resultados se evalúan y se hallan las tendencias o frecuencias
marcadas. Por ejemplo, usted podria ubicar en un tablero papeles de dos colores: unos para que sus
participantes definan categorías, y otro, para que ubiquen los contenidos en esas categorias. La idea es
que, de forma espontánea, las personas relacionen un listado de títulos o rótulos y los lleven a categorias
definidas por ellos mismos.
En el cerrado, se hace el mismo proceso; la diferencia es que las categorias se han definido previamente, y
los aspirantes únicamente relacionan los contenidos a las tarjetas que, desde un principio, ya están
rotuladas o definidas.
- Tree Testíng: se emplea para probar especificamente mapas o estructuras. El usuario recibe una tarea
para que intente encontrar lo que busca y se le presenta la estructura del sitio por niveles de jerarquía. De
esta forma, es posible medir el porcentaje de usuarios que llegaron directamente al objetivo y el porcentaje
de retrocesos, entre otros.
Ejemplo: pedirle a un usuario que, a partir de una barra de navegación
hipervinculos, encuentre la forma de realizar un trámite especifico.
que despliega categorias e
- Test de 5 segundos: el principio de este test es ver cómo reaccionan los usuarios en un margen de
tiempo reducido. Los test de 5 segundos presentan al usuario opciones y exigen una respuesta antes del
tiempo estipulado. Es usado para comprobar por ejemplo rótulos a usar en las categorias, o incluso para
identificar qué elementos de la interfaz son memorizados con mayor facilidad.
Ejemplo: solicitarle a una persona que ubique en la pantalla un banner que lleve a información relacionada
con normatividad sobre protección a la mujer.
3. Cumplir con criterios
de publicación
Como fase posterior, se procede a la publicación. Es aqui donde se exige rigurosidad y claridad, con lo cual
se espera que desde cualquier página o sección exista homogeneidad frente a tres pilares: pertinencia de la
información, contenido basado en el usuario, redacción adaptada a la Web.
• Pertinencia de la información: este aspecto se aprecia con mayor claridad desde el Home, pues es alli
el lugar en el cual los usuarios tienen el primer contacto y establecen sus propias rutas de navegación y
estiman qué es lo más importante para ellos.
Es por esta razón que desde el home, el criterio de pertinencia debe ser más evidente. Para el MINISTERIO
DE JUSTICIA Y DEL DERECHO, la pertinencia parte de tres principios:
(1) Proximidad en el sentido de que los contenidos sean actuales y de impacto para el usuario final que
en este caso se refiere a cualquier ciudadano colombiano o extranjero que necesite un intercambio
de información a través de la Web del MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO.
(2) Universalidad, es decir que los contenidos sean de interés general y de impacto universal y que
independientemente de que sean originados en una u otra dirección, la información debe ser publica
para todos los ciudadanos y debe estar lo más completa posible.
(3) Concreción, en el sentido de que los contenidos refieran productos finales y no de fases o versiones.
A continuación, se presentan algunos ejemplos.
Son estos aspectos, los que definen la pertinencia de la información. Como se ha dicho, tienen mayor
impacto y reconocimiento, pero deben tenerse muy en cuenta también en las páginas internas y cada una
de las secciones que componen todo el Sitio Web.
•
Contenido basado en el usuario: La información que se publique en el Sitio Web debe ofrecer
contenido que responda claramente a categorías de información que el usuario demande. Es decir, por
ejemplo cuando se informe sobre un documento con relación a diversos articulos, decretos o leyes; debe
existir un link que lleve a conocer los documentos mencionados en dicho contenido.
De igual manera, el lenguaje debe ser lo suficientemente claro para que cualquier persona lo pueda
comprender. Siempre se debe crear información pensando en la manera que el usuario fínal puede
encontrarla a través de los motores de búsqueda. Para ello, es imperativo:
- Construir titulares inductivos que den cuenta de la información. Por ejemplo, en lugar de lítular un articulo
"Reunión de Inpec y Minjusticia", debemos decir: "Inpec y Minjusticia elaboran plan de mejoramiento
carcelario". Siempre el titulo debe tener la idea central de la información que contiene.
- La información publicada en el home y que lleve a una segunda página, debe contener el resumen
suficiente para poder comprender la totalidad del documento.
- Construir rótulos lógicos para las secciones o menús. Es importante ser claro y lograr que el usuario
utilice su intuición para hallar la información. Se debe evitar los nombres complejos de dificil comprensión o
la denominación por siglas. En caso de tener que poner una sigla en cualquier lugar de la página web, esta
debe estar acompañada por una descripción de significación. Ejemplo: SUIN - Sistema Único de información
normativa.
•
Redacción para la Web: toda información que se ha de publicar debe hacerse bajo la estética que
demanda un medio digital. Esto supone redactar según el esquema de "pirámide invertida".
El concepto sugiere que la parte superior es la más extensa, y la inferior, la más estrecha. Bajo este
esquema, lo más importante estaria al comienzo, y en la medida que descienda el texto, asi mismo se ubica
la información de acuerdo con su relevancia.
Para el Sitio Web es imperativo que los artículos que se publiquen, estén hechos de tal manera que una
persona con tan solo leer los 2 primeros párrafos tenga una idea general del contenido general del artículo y
pueda tener claridad sobre la idea central del contenido.
De igual manera, la estructura del contenido debe mantener una alineación hacia la izquierda, de esta
manera se garantiza que el usuario perciba la mayor cantidad de información en el menor tiempo posible. La
razón de ello, obedece a que la lectura que se realiza en pantalla sigue una secuencia definida por la forma
de la letra "F"; es decir, que la manera de leer de los usuarios es de izquierda a derecha, y a medida que se
desciende, la lectura es cada vez menos pronunciada (líneas más estrechas).
Otras recomendaciones para la redacción en la Web:
o
Trabajar una sola idea por párrafo. Los bloques de texto no deben exceder 4 ó 5 líneas
o
En textos de gran extensión el contenido debe dividirse a través de inter títulos; logrando de esta
manera que el usuario ubique el contenido que más le interese con mayor agilidad.
o
Es importante recordar que el ojo humano se cansa muy rápidamente y que su funcionamiento en la
pantalla es muy rápida, por tal razón se recomienda estructurar contenidos con bloques de texto
cortos, con listados de viñetas y lenguaje sencillo.
o
Emplee títulos concretos y descriptivos e intente expresar las ideas en la menor cantidad de palabras
posible.
o
Todos los hipervínculos deben etiquetarse, yen sí mismos, deben ser lo suficientemente claros. De
esta forma, el usuario y los motores de búsqueda los hallarán. Es por esto, que nunca debe utilizar
expresiones para enlaces como "Haga clic aquí", "Ver más", "Descargar documento", "Más
información" e "Ir a", entre otros.
4. Hacer evaluaciones
periódicas
Las encuestas a usuarios permitirán medir el impacto de la página así como el uso correcto del contenido y
la restructuración de la página web.
Por tal razón, se establece que es necesario realizar evaluaciones periódicas de acuerdo a las necesidades
de información que requieran las áreas. De esta manera, y a partir de esas respuestas, podrán efectuarse
ajustes o mantener aquellos elementos que se perciben de manera positiva. Algunas de las herramientas de
evaluación que sugiere Gobierno en Línea, son:
• Test con usuarios: los test practicados a usuarios, después de la organización y publicación de
contenidos, aportan información real sobre la utilidad del Sitio Web. Es importante planear estas
evaluaciones, acorde a los objetivos del sitio y previamente identificar tareas y necesidades de los usuarios.
• Evaluación de las páginas más visitadas: estudiar cuáles son las secciones más visitadas y aquellas
que reciben menos visitas, permite obtener ideas de cuáles secciones tienen un mayor llamado a la acción o
son más visibles. También permite definir estrategias para posicionar contenidos que sean estratégicos para
la entidad. Estos datos deberán ser solicitados a la Subdirección de Sistemas de acuerdo con el ítem
"Seguimiento y Monitoreo"
• Encuestas a usuarios: las encuestas son un elemento que permite medir la satísfacción del usuario.
Dichas encuestas deben ser elaboradas teniendo en cuenta las motivaciones de los usuarios. Es clave
generar encuestas que sean directas, y que permitan al usuario expresar su opinión de una manera sencilla
y ágil.
RESPONSABILIDADES
ANEXOA2:
E INFORMACiÓN OBLIGATORIA DE PUBLICAR
1. Responsabilidades:
• Respeto: los usuarios internos de los servicios del portal del MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL
DERECHO
deben adoptar las normas de respeto, cortesia, responsabilidad y normatividad, evitando
contenido ofensivo, racista, discriminatorio u obsceno. Se debe evitar el uso de regionalismos o frases
coloquiales que puedan ser consideradas ofensivas. La información que se publique no debe reflejar
intereses distintos a los establecidos en el articulo 4, creación del MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL
DERECHO de la ley 1444 del 2011 yen el decreto 2897 del 2011 Por el cual se determinan los objetivos, la
estructura orgánica, las funciones del MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO Y se integra el Sector
Administrativo de Justicia y del Derecho.
• Privacidad: El Ministerio de Justicia y del Derecho se compromete a resguardar la privacidad de sus
visitantes y usuarios utilizando la información recopilada a través de Internet, únicamente para los fines
establecidos en su misión institucional. No se publicará contenido que revele aspectos confidenciales de las
personas, del mismo modo no se publicaran enlaces a sitios que atenten contra la moral, politicas
institucionales, personas u organizaciones étnicas y/o religiosas .
• Seguridad: La custodia y confidencialidad de la información institucional es responsabilidad de los
administradores de servicios electrónicos", no se debe publicar información institucional en servidores de
internet gratuitos o no institucionales, que estén fuera del control de la Subdirección de Sistemas del
Ministerio de Justicia y del Derecho.
• Consistencia y estándares: los usuarios internos del portal (administradores, editores, publicadores),
se comprometen a utilizar la imagen digital e iconografia institucional considerada por el Grupo de
comunicaciones, quienes a su vez deben regirse por los lineamientos establecidos en Directrices de
usabilidad para sitios web del Estado colombiano, Estrategia Gobierno en Linea y el manual de imagen de
la entidad, estándares para el diseño y publicación de información del portal institucional, con el fin de no
repetir información en los diferentes sitios del portal.
Responsabilidades
de seguimiento
y monitoreo
Para el seguimiento y monitoreo del desempeño y uso del portal www.minjusticia.gov.co y sitios web
relacionados, la Subdirección de Sistemas emplearan las herramientas necesarias para poder verificar el
funcionamiento de los mismos y obtener resultados periódicos en los siguientes items:
De uso del sitio web:
• Número de visitas y de hits por dominios y paises.
• Dias, semanas y meses en que se producen las visitas
• Páginas, servicios y trámites más solicitados
• Porcentaje de páginas no visitadas.
De comportamiento
de los ciudadanos:
• Origen de los enlaces a través de los cuales se llega al sitio web.
• Tiempo promedio de visita
• Promedio de páginas visitadas por ciudadano
• Tasa de crecimiento de visitas
2. Perfiles de Usuarios
2.1 Administrador
del sitio web
Es quien tiene a su cargo la gestión de las herramientas para la actualización del sitio web, vigilando su
disponibilidad y funcionamiento. El Administrador del sitio web se encarga igualmente de verificar el
cumplimiento de los estándares y políticas del sitio, en caso de que sea autorizada la designación de
"usuarios editores" por cada dependencia. Los usuarios editores serán los responsables de mantener
actualizada la información de su competencia. El Administrador suministrará las claves y activará los
permisos para los "Administradores de Salas de Chat, foros, etc." y "Usuarios Editores" que sean
designados por las dependencias de la entidad.
2.2 Usuarios editores
Con el propósito de dinamizar la actualización de los contenidos del portal web de la entidad y demás sitios
web relacionados, se crearán cuentas de "usuarios editores" para la (s) personas (s) designada (s) por cada
dependencia para ser editores de los contenidos de su espacio web.
Los usuarios editores tendrán la responsabilidad de:
• Redactar, crear y editar los contenidos, en la sección o espacio que le corresponda .
• Solicitar por escrito la aprobación de los contenidos por parte del director o jefe del área responsable .
• Crear y publicar los recursos (imágenes, archivos PDF, archivos de video, archivos de audio, etc.) que
estarán disponibles para la descarga desde la página web, en la sección o espacio que le corresponde.
Estos contenidos serán de responsabilidad del área correspondiente y deberán cumplir con lo establecido en
los Lineamientos de Usabilidad de GEL.
Le corresponderá al Comité de Gobierno en Linea del Ministerio determinar las dependencias que tendrán
su sección o espacio en la página web de la Entidad y será responsabilidad de cada dependencia
determinar el o los usuarios editores.
2.3 Administradores
de Sala de Chat, foros, etc.
Personas designadas por las dependencias del Ministerio para la atención de consultas técnicas y legales
que los visitantes al sitio web deseen plantear a través de las herramientas interactivas de salas de chat,
foros, etc., sobre temas de competencia de la Entidad.
3. Información de Publicación Obligatoria
El director o jefe de cada dependencia, debe delegar a un funcionario para realizar la actividad de
administración y publicación de la información pertinente al sitio web, quien a su vez conoce y acepta la
politica editorial para publicación de información en el portal web, entendiendo que el desconocimiento del
mismo no lo exonera de las responsabilidades que representa, el incumplimiento de las normas de respeto y
derechos de autor.
Información mínima2 que debe ser publicada en el portal Web del Ministerio de Justicia y del Derecho,
SECOP y áreas responsables:
2 Manual 3.] para la implementación
de la estrategia de gobierno en línea de la República de Colombia. Ministerio de Tecnologías
de la información y las comunicaciones, Bogotá 2012.
Información
sección
General
de la Entidad:
La siguiente información debe estar publicada y agrupada en una sola
SECCiÓN
- -
~
RESPONSABLE
'
PERIODICIDAD-
I
Misión y visión
La entidad pública su misión y visión, de
acuerdo con la norma de creación o
reestructuración o seg~n lo definidas en el
sistema de gestión de calidad de la
entidad ..
Oficina Asesora de
Cada vez que ocurra un cambio
Planeación
en la información,
Oficina Asesora de
Cada vez que ocurra un cambio
Planeación
en la información.
Objetivos y funciones
La entidad publica sus funciones, de
acuerdo con la norma de creación o
reestructuración. Si alguna norma le
asigna funciones adicionales, éstas
también se deben incluir en este punto.
Este Criterio aplica a sitios web
adicionales: Se deben publicar los
Orgariigram'a'
La entidad pública, de una manera gráfica
y legible, la estructura organizacional de la
entidad.
- -- -.Ofiéina"Ase-sora
de
Planeación
Cada vez que ocurra un cambio
en la información,
Directorio de entidades
La entidad publica el listado de entidades
que integran el mismo sector/
rama/organismo, con enlace al sitio Web
de cada una de éstas, en el caso de existir.
Cada vez que ocurra un cambio
Secretaria General u Oficina
en la información.
Asesora de Planeación
Directorio de agremiaciones,
asociaciones y otros grupos
de interés.
La entidad publica el listado de las
principales agremiaciones o
asociaciones relacionadas con la
actividad propia de la entidad, con
enlace al sitio Web de cada una de éstas.
Asi mismo publica los datos de contacto
de los principales grupos de interés y
organizaciones sociales o poblacionales.
Oficina Asesora de
Cada vez que ocurra un cambio
Planeación
en la información.
Datos de Contacto: La entidad debe publicar en el pie de página
contacto.
Este Criterio aplica a sitios web adicionales
SECCiÓN
I
.-
Teléfonos y
líneas gratuitas y fax
. Teléfonos, lineas gratuitas y fax, incluyendo el
indicativo nacional e internacional, en el formato
(57+Número del área respectiva).
Correo electrónico de contacto o
enlace al sistema de atención al
ciudadano con que cuente la
entidad.
Correo electrónico de contacto o enlace al
sistema de atención al ciudadano con que
cuente la entidad.
La entidad debe establecer los responsables
de manejar este correo electrónico .
..
¡
105
según el contexto
siguientes datos para establecer
del propósito del sitio web.
I
RESPONSABLE
- .
-
PERIODICIDAD
I
.
Secretaria
General
Gestión
Humana
Secretaria
o
Cada vez que ocurra
uncambio
en la información.
General
Cada vez que ocurra un cambio
en la información.
Oficina de Información
en
Justicia
.
Correo electrónico para
notificaciones judiciales
Dirección de correo electrónico para
notificaciones judiciales (ley 1437 de 2011 Y
Directivapresidencial 05 de 2012). Este correo
debe estar de igual fonma disponible en el Portal
del Estado Colombiano, en el campo
, correspondiente de los datos de contacto de la
entidad.
El correo para notificaciones judiciales debe estar.
configurado de forma tal qúe envíe acuse de
recibo al remitente de forma automática.
La entidad debe establecer los responsables
Horarios y dias de atención al
público.
Cada vez que
Oficina Jurídica
requiera
unciudadano
de este canal, o la
oficina lo necesite
comunicarse
Secretaria
General
u
Oficina de Información
en
Justicia
para
con sus públicos.
Cada vez que ocurra un cambio
en la información.
..
Localización física
Localización fisica, incluyendo ciudad y
departamento.
Sucursales o regionales
Enlace a los datos de contacto de las sucursales o
renionales nue tenna la entidad..
Datos de contacto con
funcionarios
Secretaría
General
u
Oficina de Información
Cada vez que ocurra un cambio
en
Secretaría
General
Oficina de Información
u
Cada vez que ocurra un cambio
en
La entidad debe tener un enlace que dirija a las
politicas de seguridad de la información y
protección de datos personales de la entidad.
en la información.
Justicia
Gestión
Humana
Cada vez que ocurra un cambio
en la información
Enlace a la información a los datos de contacto
de la planta de personal de la entidad.
Políticas de seguridad de la
información y protección de datos
personales
en la información.
Justicia
Subdirección
de Sistemas
Cada vez que ocurra un cambio
en la información.
Oficina de información
Justicia
en
Servicios de Información: Este Criterio aplica a sitios web adicionales
según el contexto
del propósito
del sitio web.
~-----~
--
----'1----
SECCiÓN
_
Preguntas
frecuentes
y
_
¡,
--
-
---~-~
~
!
RESPONSABLE
PERIODICIDAD
;
i
I _ __
_
respuestas
La entidad ofrece una lista de respuestas a
preguntas frecuentes relacionadas con la
entidad, su gestión y los servicios y trámites que
presta. Esta infomnacióndeberá estar contenida
en la sección de Servicios de Información al
Ciudadano de acuerdo con los criterios
definidos para el componente de Interacción.
.
Permanente
Todas las dependencias
Glosario
La entidad ofrece un glosario que contenga el
conjunto de términos que usa la entidad o que
tienen relación con su actividad. Esta información
deberá estar contenida en la sección de Atención
al Ciudadano, de acuerdo con los criterios
definidos para el componente de Interacción.
Cada vez que surjan nuevos
Oficina de información
en
términos
Justicia
•Noticias
La entidad habilitar, una sección que contenga las
noticias más relevantes para la entidad y que
. estén relacionadas con su actividad.
Permanente
Grupo de Comunicaciones
Información para niños
La entidad diseña y publica información dirigida
para los niños sobre la entidad y sus actividades,
de manera didáctica y en una interfaz interactiva.
En este último caso, deben seguirse los
lineamientos establecidos en la norma NTC 5854
sobre elementos no textuales. Adicionalmente, la
entidad debe disponer en un lugar visible de la
sección un enlace al buzón de contacto,
peticiones, quejas, reclamos y denuncias.
Calendario de actividades
La entidad habilita un calendario de eventos y
fechas clave relacionadas con los procesos
misionales de la entidad.
Grupo de Comunicaciones
Cuando
se requiera
incluir nueva
información
Oficina de información
en
Justicia
Cada dependencia
con aval
del Grupo de
Cada vez que exista un evento
Comunicaciones
Normatividad, políticas y lineamientos: Se deben publicar la normatividad que rige a la entidad, la que
determina su competencia y la que es aplicable a su actividad o producida por la misma. De igual forma se
deben publicar las politicas, manuales o lineamientos que produzca la entidad. Este Criterio aplica a sitios
web adicionales según el contexto del propósito del sitio web (en este caso es válido hacer el enlace al sitio
web principal, siempre y cuando sea clara la relación de la norma con la temática desarrollada
por el sitio
web adicional).
".'t, •.."
SECCiÓN
RESPONSABLE
PERIODICIDAD
Leyes/ Ordenanzas / Acuerdos
Esta información debe ser desc.argable y estar organizada por
temática, tipo de norma y fecha de expedición de la más reciente
hacia atrás. De lo contrario, deberá habilitar un buscador
avanzado teniendo en cuenta los filtros de palabra clave, tipo de
norma y fecha de expedición.
De igual forma el listado de normatividad dispbnible deberá contar
con la identificación de la norma y la descripción corta de la
misma.
Se deben publicar dentro de los siguientes 5 dias de su
expedición de acuerdo con los principios de oportunidad y
publicidad.
Dirección de Desarrollo
del Derecho y del
Ordenamiento Juridico
Justicia Formal y
Jurisdiccional
Se deben publicar
dentro de los
siguientes 5 días de su
expedición
En la medida en que el Sistema Único de Información Normativa
vaya habil~ando las funcionalidades de consulta focalizada, las
entidades deberán hacer uso de dicho sistema.
Decretos
Esta información debe ser descargable y estar organizada por
temática, tipo de norma y fecha de expedición de la más reciente
hacia atrás. De lo contrario, deberá habilitar un buscador
avanzado teniendo en cuenta los filtros de palabra clave, tipo de
norma y fecha de expedición.
De igual forma el listado de normatividad disponible deberá
contar con la identificación de la norma y la descripción corta de
la misma. Se deben publicar dentro de los siguientes 5 días de su
expedición.
Dirección de Desarrollo
del Derecho y del
Ordenamiento Jurídico
Justicia Formal y
Jurisdiccional
Se deben publicar
dentro de los
siguientes 5 días de su
expedición
En la medida en que el Sistema Único de InformaciónNormativa
vaya habilitando las funcionalidades de consulta focalizada, las
entidades deberán hacer uso de dicho sistema.
Resoluciones, Circulares y/u otros actos
administrativos de carácter general .
Esta información debe ser descargable y estar organizada por
temática, tipo de norma y fecha de expedición de la más reciente
hacia atrás. De lo contrario, deberá habilITar un buscador
avanzado teniendo en cuenta los filtros de palabra clave, tipo de
norma y fecha de expedición.
De igual forma el listado de normatividad disponible deberá
contar con la identificación de la norma y la descripción corta de
la misma.
Se deben publicar dentro de los siguientes 5 dias. de su
expedición. En la medida en que el Sistema Único de
Información Normativa vaya habiiitando las funcionalidades
de consu.a focalizada, las entidades deberán hacer uso
de dicho sistema
Secretaría General
Se deben publicar
dentro de los
siguientes 5 días de su
expedición
Políticas/lineamientos/
manuales
Secretaria
Esta información debe ser descargable y estar organizada por
temática, tipo de documento y fecha de expedición de la más
reciente hacia atrás. De lo contrario, deberá habilITarun buscador
avanzado teniendo en cuenta los filtros de palabra clave, tipo de
norma y fecha de expedición.
General
Oficina Asesora
Cuando se requiera incluir
nueva información
de
y
cuando esta información
Planeación
sea clasificada
información
como
pública
El listado deberá contener una breve descripción de los
documentos.
Información financiera y contable: Este Criterio aplica a sitios web adicionales según el contexto del
propósito del sitio web (en este caso es válido hacer el enlace al sitio web principal, siempre y cuando sea
clara la identificación
de la información relativa al sitio web adicional).
.
,
SECCiÓN
RESPONSABLE
~_
_
:
PERIODICIDAD
,
•
__
,
I
1
_
Presupuesto aprobado en ejercicio
La entidad debe publicar el presupuesto en ejercicio
detallado, que es el aprobado de acuerdo con las
normas vigentes aplicables por tipo de entidad. Se
deben publicar los presupuestos de ingresos y
gastos.
Trimestralmente
Grupo de Gestión
Financiera
y Contable
Se debe publicar igualmente, la ejecución,
minimo cada 3 meses.
Información
presupuestos
histórica
de
La entidad debe publicar la información
detallada del presupuesto de ingresos y
gastos, aprobado y ejecutado, de dos (2)
años anteriores al año en ejercicio, con corte
a diciembre del periodo respectivo.
Grupo de Gestión
Financiera
Anual
y Contable
Estados financieros
La entidad debe publicar los estados financieros de
las dos últimas vigencias: con corte a diciembre del
año respectivo.
Cada vez que exista nueva
Grupo de Gestión
Financiera
información.
y Contable
Planeación, gestión y control
_ __
__
SECCiÓN
Políticas, planes o líneas estratégicas
Las entidades deben publicar sus politicas. planes o lineas
estratégicas y como mínimo su plan estratégico vigente.
I
RESPONSABLE
:
!
. PERIODICIDAD
Oficina Asesora de
Planeación
Dependencia que
desarrolle politicas,
planes o lineas
estratégi~c~a,..s
Cada vez que se produzcan o
que exista alguna actualización.
,-_.:.....
.......J
Plan de acción
La entidad debe publicar el plan de acción en el cual se
especifiquen los objetivos, las estrategias, los proyectos,
las metas, los responsables, los planes generales de
compras y la distribución presupuestal de sus proyectos
de inversión junto a los indicadores de gestión, de
acuerdo con lo establecido en el articulo 74 de la Ley
1474 de 2011 (Estatuto Anticomupción).
Oficina
Asesora
de
Trimestral
Planeación
Se debe publicar su avance, mínimo cada 3 meses.
Este Criterio aplica a sitios web adicionales según el contexto
del propósito del sitio web (en este caso es válido hacer el
enlace al sitio web principal, siempre y cuando sea clara la
identificación de la información relativa al sitio web adicional).
Programas y proyectos en ejecución
La entidad debe publicar, como minimo, el plan operativo
anual de inversiones
o
el instrumento
donde se
consignen los proyectos de inversión o programas que
se ejecuten en cada vigencia. Los proyectos de inversión
deben ordenarse según la. fecha de inscripción en el
Banco de Programas y Proyectos de Inversión nacional,
según lo establecido en el artículo 77 de la Ley 1474 de
2011 (Estatuto Antícorrupcíón).
Oficina
Asesora
de
Planeación
Trimestral
Se debe publicar el avance en su ejecución, minimo
cada 3 meses.
Entes de control que
entidad
vigilan a la
La entidad debe publicar la relación de todas las entidades
que vigilan la entidad y los mecanismos de control que
existen al interior y al exterior para hacer un seguimiento
efectivo sobre la gestión de la misma. Para ello se debe
indicar, como mínimo, el tipo de control que se ejecuta al
interior y exterior (fiscal, social, politico, etc.) y la forma
como un particular puede comunicar una irregularidad ante
la entidad responsable de hacer el control sobre ella
(dirección, correo electrónico, teléfono o enlace al sistema
de denuncias si existe).
•
Oficina
de Control
Interno
Cada
vez que exista
información.
nueva
Informes de Gestión
Informe enviado
La entidad pública, como minimo, los siguientes informes
del periodo en vigencia y del inmediatamente anterior:
• Informe enviado al Congreso/Asamblea/Concejo, según
aplique. Se debe publicar dentro del mismo mes de
enviado.
• Informe de rendición de la cuenta fiscal a la Contraloria
Nacional, de acuerdo con la periodicidad definida. Se
debe publicar dentro del mismo mes de enviado.
• Informe de rendición de cuentas a los Ciudadanos,
incluyendo la respuesta a las solicitudes realizadas por los
ciudadanos, antes y durante el ejercicio de rendición. Se
debe publicar dentro del mismo mes de realizado el
evento.
Este Criterio aplica a sitios web adicionales según el contexto
del propósito del sitio web (en este caso es válido hacer el
enlace al sitio web principal, siempre y cuando sea clara la
identificación de la información relativa al sitio web adicional).
Co ng resol Asam blea/Concej o
al
: Se debe publicar dentro del
mismo mes de enviado.
Oficina de Control
Interno
Informe de rendición
cuenta
fiscal a la Contraloria
Nacional:
Grupo de
de la
Se debe publicar
dentro del mismo mes de
Comunicaciones
enviado.
Informe de rendición
cuentas
de
a los Ciudadanos:
Se debe publicar
dentro del
mismo mes de realizado
el
evento.
Metas e indicadores de gestión
La entidad pública la información relacionada con metas,
indicadores de gestión y/o desempeño, de acuerdo con su
planeación estratégica.
Oficina Asesora
de
Planeación
Se debe publicar su estado, minimo cada 3 meses.
Trimestral
Este Criterio aplica a sitios web adicionales según el
contexto del propósito del sitio web (en este caso es válido
hacer el enlace al sitio web principal, siempre y cuando sea
clara la identificación de la información relativa al sitio web
adicional).
Oficina de Control
Planes de Mejoramiento
La entidad pública los Planes de Mejoramiento vigentes
(exigidos por los entes de control internos o externos)
Los planes de mejoramiento de acuerdo con los hallazgos
de la Contraloria, se deben publicar de acuerdo con la
periodicidad establecida por ésta, dentro del mismo mes
de su envío.
Interno
Oficina Asesora
de
Planeación
Dentro del mismo mes de su
envio a entes de control.
Se cuenta con un enlace al sitio web del organismo de
control en donde se encuentren los informes que éste ha
-",JélbarEdo...obro
I
utros /"'Ianes
La entidad pública otros planes relacionados con temas
anticorrupción, rendición de cuentas, servicio al ciudadano,
antilrámites y los demás que solicite la normatividad
vigente.
Si la entidad realiza un plan de acción unificado es válido
la publicación de éste.
Secretari a General
Oficina Asesora
de
Planeación
Cada vez que exista nueva
información.
Oficina de Información
en Justicia
.
Reportes de control intemo
.
La entidad publica el informe pormenorizado del estado del
control interno de acuerdo con lo señalado en el articulo 9
de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
Dicho informe se debe publicar cada cuatro meses según lo
establecido por el Sistema Integrado de Gestión del
Departamento Administrativo de la Función Pública.
Oficina de Control
Interno
Cada 4 meses
Informes de empalme
La entidad publica el informe de empalme del
representante legal, cuando haya un cambio del mismo.
Cada
Secretaría
General
vez que se presente
cambio
de representante
legal
Se debe publicar cuando haya un cambio del representante
legal y antes de desvincularse de la entidad .
...
.
Información para
población vulnerable
La entidad pública las normas, la politica, los programas y
los proyectos dirigidos a población vulnerable (madre
cabeza de familia, desplazado, personas en condición de
discapacidad, familias en condición de pobreza, niños,
adulto mayor, etnias, desplazados,
reinsertados),
de
.?
1-.
acuerdo con su misión.
Cuando se trate de programas o proyectos, debe publicar
.
el avance de los mismos, cada 3 meses.
Programas sociales
.?
La entidad publica el listado de beneficiarios de los
programas sociales, incluyendo, como minimo: madre
cabeza de familia, desplazado, personas en condición de
discapacidad, familias en condición de pobreza, niños, adulto
mayor, etnias, desplazados, reinsertados, de acuerdo con su
.. _----
1-.
-
Defensa judicial
Las entidades deben publicar, trimestralmente un informe
sobre las demandas contra la entidad, incluyendo:
Número de demandas .
Estado en que se encuentra .
Pretensión o cuantia de la demanda.
Riesgo de pérdida
..
..
-
,
Oficina
Trimestral
Juridica
La entidad podrá hacer enlace a la información que publique
la Agencia de Defensa Juridica de la Nación siempre y
cuando ésta permita identificar claramente los elementos
enunciados anteriormente.
..
Informe de archivo
Grupo
La entidad pública la Tabla de Retención Documental y el
Programa de Gestión Documental.
de Gestión
.?
1-.
Administrativa
Contratación
.
-
-
.
.
I
SECCIÓN-
RESP~NSABL
1
PERJODICIDAD
Plan de compras
La entidad publica el Plan de compras de la vigencia respectiva.
Se debe publicar su ejecución, de acuerdo con la periodicidad de los reportes
establezca Colombia Compra Eficiente.
Oficina
que
Asesora
de Planeación
Anual
1
Publicación de los procesos contractuales en el
Sistema Electrónico para
la Contratación Pública
La entidad debe publicar en el SECOP todos sus procesos de contratación
según lo establecido en el articulo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012.
Para facilitar el acceso a esta información la entidad debe contar con una
sección de contratación que permita al usuario identificar la información
publicada en el SECap
Cada vez que se
Se podrá presentar un listado de procesos de contratación (con la identificación
y objeto del proceso) en el que cada proceso se enlace con la información
respectiva publicada en el SECap. Es válido de igual forma generar un enlace
que direccione a la información publicada por la entidad en el SECap.
realice
Grupo de Gestión
El ingreso a esta sección debe estar ubicado en la página de inicio.
un proceso
de
selección
Contractual
De igual forma. las entidades deberán contar con un espacio ubicado en la
misma sección donde se deberán publicar los avisos de apertura de licitación
siguiendo lo establecido en el numeral 3 del articulo 30 de la Ley 80 de 1993,
modificado por el articulo 32 de la Ley 1150 de 2007 y el articulo 224 del
Decreto 019 de 2012. Lo anterior sin perjuicio de poder hacer una mayor
publicidad en otras secciones del sitio web.
o de contratación
Aquellas entidades que tienen un régimen de contratación especial deberán
publicar sus procesos en el sitio Web de la entidad, incluyendo los documentos
soportes respectivos, en un lugar visible o en el Sistema Electrónico para la
Contratación Pública.
Trámites y servicios:
--
SECCiÓN
-
-
I
RESPONSABLE
-
-
,
PERIODICIDAD
Listado de trámites y servicios
La entidad pública, en un lugar plenamente visible de la página
inicial, un enlace a la sección de trámites y servicios, donde se
proporcione un listado con el nombre de cada trámite o servicio,
enlazado a la infonmación sobre éste en el Portal del Estado
Colombiano (PEC), en el cual cada entidad debe subir, a través
del SUIT, los formatos que exige para cada trámite o servicio. En
los casos en que el trámite o servicio pueda realizarse en linea,
deberá existir junto a su nombre un enlace al punto exacto para
. gestionarlo en linea. Este enlace debe estar disponible de igual
fonmaen el PECo
Oficina Asesora
de
Planeación
Cada vez que exista
un nuevo trámite
La inform¡¡ción de los trámites y servicios que se publica en el
Sistema Unico de Información de Trámites - SUIT, debe estar
actualizada, de acuerdo con los lineamientos establecidos por el
Departamento Administrativo de la Función Pública.
Este Criterio aplica a sitios web adicionales según el contexto del
propósito del sitio web (en este caso es válido hacer el enlace al
sitio web principal, siempre y cuando sea clara la identificaciónde la
infonmaciónrelativa al sitio web adicional).
Informe de peticiones, quejas y reclamos
La entidad pública semestralmente un informe de todas las
peticiones recibidas y los tiempos de respuesta relacionados,
junto con un análisis resumido de este mismo tema.
Secretaría
General -
Oficina de Información
en Justicia
Semestral
Recurso Humano
-
SECCiÓN
-
-
RESPONSABLE
PERIODiciDAD
Manual de funciones
La entidad publica en su srtio web el manual de funciones y
competencias. La entidad pública estos documentos cada vez que
se cambian o ajustan.
Cada vez que se
modifique
Grupo Gestión Humana
Perfiles de los servidores públicos principales
La entidad publica en su srtio web el perfil y hoja de vida de sus
servidores públicos principales,
según su organigrama.
La
entidad debe actualizar esta información cada vez que hay
ingresa un funcionario o cada vez que se desvincula.
Es valido hacer el enlace con la información que dispone el DAFP
a través del sistema SIGEP a este respecto, siempre y cuando el
enlace lleve directamente a la información del servidor.
Cada vez que ingrese
o se desvincule un
funcionario
Grupo Gestión humana
Asignaciones salariales
La entidad
publica en su sitio web la escala salarial
correspondiente a las categorias de todos los servidores que
trabajan en la entidad, independientemente
de su calidad de
empleados, asesores, consultores o cualquier otra modalidad de
contrato. Igualmente, se debe publicar la escala de viaticos Se
actualiza cada vez que hay cambios en la escala salarial.
Es valido hacer el enlace con la información que publique el DAFP a
este respecto en sus portales o sistemas de información, siempre y
cuando el enlace lleve directamente a la información de la entidad.
Permanente
Grupo Gestión humana
Datos de contacto
La entidad pública los datos de contacto de toda la planta de
personal, incluyendo contratistas. Los datos a publicar son: Nombre
completo, profesión, cargo, correo electrónico, número de teléfono.
Se actualiza cada vez que hay cambio de servidores públicos.
Permanente
Grupo Gestión humana
,
Evaluación del desempeño I Acuerdos de
Gestión
La entidad pública los resultados de la evaluación a funcionarios,
asi como el seguimiento a los acuerdos de gestión de los
funcionarios principales. La publicación se hara de acuerdo con
la periodicidad definida para este tipo de procesos al interior de la
. entidad.
Es valido hacer el enlace con la información que publique el DAFP
a este respecto en sus portales o sistemas de información,
siempre y cuando el enlace lleve directamente a la información de
la entidad.
¿?
Grupo Gestión humana
Ofertas
de empleo
Laentidadpúblicala ofertade empleos,e incluyeen estasección
la convocatoria
para los de prestación de servicios.
Igualm
ente, debe publicarlos resultadosde los procesosde ofertade
empleos,incluyendolos de prestaciónde servicios.Se actualiza
cadavez quese tenminanlos procesosde selección,dentrode la
Grupo Gestión humana
semana respectiva.
Cada vez que exista
una oferta de empleo
Si losempleosson provistosa travésde concursoslideradospor la
ComisiónNacionaldel ServicioCivil,la entidaddeberáespecificarel
listadode cargosqueestánen concursoy el enlacerespectivoa la
ComisiónNacionaldel ServicioCivilparaobtenermayor
infonmación.
4. Noticias
del Boletín
Virtual
Ministerio
de Justicia
y del Derecho
A partir de la vigencia del presente documento, regirá una estructura modificada del boletín virtual
MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO. Esto, con el fin de cumplir con dos propósitos
fundamentales:
1. Segmentar el contenido
2. Facilitar la suscripción a canales RSS
Segmentar el contenido
Las categorías de información que debe contener el newsletter son:
Noticias destacadas: una breve descripción de las notas más relevantes durante la semana y que hagan
relación directa con la gestión del Ministerio de Justicia y del Derecho, Esta información debe ir acompaña
con la descripción siguientes: Medio, fecha y link de consulta de la noticia.
,¡'
,¡' Resumen de eventos en la semana: en la parte inferior habrá un espacio para describir cada uno de los
eventos y comunicados gestionados durante la semana. Este espacio tendrá lugar para que el texto este
acompañado por fotografias que hagan alusión al contenido de la información,
Facilitar la suscripción
a canales RSS
De acuerdo con la definición de estas categorías, generaremos los canales RSS. Esto significa que nuestros
usuarios podrán suscribirse a las noticias que se publican en el sítio web de la entidad.
En ese sentido, lograremos que las personas reciban la información que reamente les interese según su
contexto regional u ocupacional. Destinamos, entonces, el siguiente canal RSS a los cuales nuestros
usuarios pueden suscribirse:
Noticias
eventos
y
Noticias
y eventos que se publican diariamente en el sitio
web de la entidad ~
ANEXO A3:
PROTOCOLO DE USO Y ADMINISTRACION DE CUENTA EN REDES SOCIALES Y PERFILES DE
REPRESANTACION DEL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO EN PÁGINAS WEB
Introducción
Las redes sociales han logrado posIcionarse como un elemento fundamental en la estrategia de
comunicación para las instituciones del Estado, porque han permitido un acercamiento directo de los
gobiernos a una sociedad inmersa y activa a través de este tipo de plataformas de comunicación.
Es fundamental generar comunicación a través de las redes sociales porque la institución se convierte en un
facilitador, en un canal directo entre la ciudadanía y las instituciones.
Asimismo se puede escuchar de primera mano que piensa el público objetivo sobre cada institución en
particular. Lo importante ya no es hablar y hablar -ahora es saber escuchar y las redes sociales facilitan
saber qué es lo que quiere la gente y qué está pensando sobre una institución o tema en particular. Esto
permite una interacción especial donde se genera participación ciudadana, información veraz en tiempo reai,
de contenidos especiales para informar a través de las herramientas que brindan las Nuevas Tecnologías de
la Información.
Aunque en el presente documento se describen la generalidades del uso adecuado de los perfiles de Redes
Sociales, se debe acudir al documento "Gestión de la Comunicación en Redes Sociales", elaborado por
Urna de Cristal/Fuerza de Tarea Digital.
El MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO ha creado la cuenta oficial en la red social Twitter, bajo el
perfil @Minjusticiagov
y Prensaminjusticia
en Youtube con el objetivo de dar a conocer de manera más
cercana la información relacionada con la gestión de la entidad y aquellos contenidos que se consideren
importantes de divulgar en relación a la funciones del Ministerio.
La responsabilidad
comunicaciones,
de la emisión de información en Twitter y YouTube
El perfil @Minjusticiagov
en Twitter y Prensaminjusticia
en Youtube
está a cargo del Grupo de
buscan mantener
una efectiva
comunicación a través de un proceso de información e interacción respetuoso, constructivo y transparente,
propendiendo siempre por la veracidad.
Teniendo en cuenta lo anterior, cualquier tipo de mensaje que sea emito desde la cuenta de Twitter o su
perfil en YouTube debe contener información verldica y responder a las reglas básicas y normas de uso que
la entidad debe publicar en su perfil en el espacio de políticas de uso.
1. @Minjusticiagov
en. Twitter
y Prensaminjusticia
en Youtube
son cuentas
oficiales
del Gobierno
Colombiano, por tal razón el contenido acá emitido corresponde a una política integral del Gobierno y no
responde a intereses personales.
2, La información emitida busca dar visibilidad y promocionar las actividades de la entidad.
3. La información es pública y los usuarios podrán emitir comentarios sobre los mensajes emitidos, para lo
cual solicitamos un vocabulario cordial y un lenguaje amable para facilitar una comunicación más efectiva.
4. Los usuarios son responsables de sus aportes y comentarios así como de las consecuencias que puedan
tener sobre su reputación e imagen.
5. La respuesta a comentarios solicitudes, quejas y reclamos serán resueltos según se considere pertinente:
Ejemplo 1: En caso de comentarios relacionados directamente con quejas y reclamos, la respuesta tendrá
que indicar el correo oficial creado para tal trámite. [email protected]
Ejemplo 2: Cuando los comentarios estén relacionados con procesos o solicitud de información sobre el
estado de algún trámite, la respuesta tendrá que indicar el canal pertinente para dar respuesta a este caso.
6. La respuesta a inquietudes de información general o relacionada con los mensajes emitidos serán
resueltas a la mayor brevedad posible. Esto con el fin de que los usuarios queden satisfechos. El tiempo de
respuesta no podrá exceder los 4 dias.
7. Las redes sociales son un espacio de intercambio de opiniones y para cruce de comentario constructivos,
pero no es el ámbito apropiado para crear polémica, descalificar a otros usuarios o a terceros, ni para exigir
el trámite de diligencias que deban hacerse personalmente.
8. Las opiniones expresadas por los funcionarios o por los colaboradores de la entidad en sus cuentas
personales
no reflejan la posición oficial del MINISTERIO
DE JUSTICIA
Y DEL DERECHO
ni de
representan sus principios.
9. El lenguaje de los mensajes siempre debe estar enmarcado en el respeto, la cordialidad y la colaboración.
10. En ningún caso los mensajes emitidos por los perfiles de la entidad tendrán contenido comercial ni
relacionado a temas distintos a los que le corresponden al Ministerio.
11. El MINISTERIO
DE JUSTICIA
Y DEL DERECHO
podrá seguir en sus perfiles corporativos
la
información de entidades, instituciones o personas sin que esto implique aval' alguno de la misma.
12. El Logo del MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO asi como el de los otros programas de la
entidad hacen parte de la Propiedad Intelectual la entidad, por lo tanto los usuarios deben respetarlos y no
utilizarlos sin la debida autorización en cualquiera que sea el medio.
13. El perfil @Minjusticiagov en la red social Twit!er, y Prensaminjusticia en Youtube buscan que todos los
comentarios emitidos, así como los que le sean enviados, correspondan al uso adecuado de la información y
la buena práctica. Por tal razón los comentarios y/o perfiles que indebidamente relacionen al MINISTERIO
DE JUSTICIA Y DEL DERECHO con contenido obsceno o se considere ilegal, irrespetuoso, amenazante,
calumnioso, inapropiado, socialmente discriminatorio, ético o laboralmente reprochable o que de alguna
forma, pueda ocasionar
daños y perjuicios materiales' o morales contra la entidad, sus empleados,
colaboradores o terceros, serán eliminados sin derecho a réplica y serán denunciados ante el administrador
de la red social.
14. El MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO no se hace responsable de los sitios web no propios
que tengan nombres similares o que publiquen información relacionada con la gestión de la entidad o la de
sus funcionarios.
15. Los perfiles @Minjusticiagov
y Prensaminjusticia en Youtube se reservan el derecho a modificar,
suspender, cancelar o restringir el contenido de nuestros perfiles, los vinculas o la información obtenida a
través de ella, sin necesidad de previo aviso.
16. En caso que surjan dudas relacionadas con navegación, contenido y acceso, se debe contactar con el
administrador del perfil.
17. El horario de atención y respuesta de comentarios y solicitudes en redes sociales será de lunes a
viernes de 7:30 am a 6:00 pm. Sin embargo, se podrá dar respuesta a ciertos casos fuera de dichos
horarios.
FUENTES DOCUMENTALES:
• Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (2012). Manual 3.1 para la
implementación de la estrategia de gobierno en línea en las entidades del orden nacional de la República de
Colombia.
• Ministerio de las Tecnologías de la Información
metodologías en Usabilidad para Gobierno en línea.
y las Comunicaciones
(2010).
Lineamientos
y
• Gestión de la Comunicación en Redes Sociales Versión 0.9 I 2012 (Urna de Cristal IFuerza de Tarea
Digital)
•
Ley 1444 del 2011
•
Decreto 2897 del 2011
ANEXO B:
PROTOCOLO INSTITUCIONAL PARA lA ORGANIZACiÓN Y REALlZACION DE lOS EVENTOS DEL
MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO.
OBJETIVO
El Ministerio de Justicia y del Derecho, establece el presente manual como una herramienta básica para el
desarrollo de actividades protocolarias que se llevan a cabo en la entidad o por parte de ella y de sus áreas.
Este es un documento facilitador para el manejo de las relaciones de la entidad con las diferentes
organizaciones o entidades públicas y privadas, con las que establezca relación y que como organizador el
Ministerio debe acatar en cuanto a normas de acción, evitando asi imprecisiones o imprevisiones que
puedan dar mala imagen de la entidad.
GENERALIDADES
Los eventos institucionales organizados por el Ministerio de Justicia y del Derecho deberán contar siempre
con la presencia y colaboración del Grupo de Comunicaciones de la entidad.
El área o dependencia del Ministerio que convoca el evento, se encargará de informar al Grupo de
Comunicaciones para cumplir con los parámetros establecidos en el presente protocolo institucional, en la
oportunidad y términos que se fijan en los numerales siguientes.
Entendiéndose asi por evento a los actos en los que participa el Ministerio o sus dependencias
coordinación con otras entidades diferentes.
•
•
•
•
•
•
•
•
en
Lanzamientos
Talleres
Foros
Congresos
Seminarios
Presentaciones
Mesas de trabajo
Comités
ORGANIZACiÓN DEL EVENTO
Dependencias responsables_: El área o dependencia responsable de realizar un evento, debe comenzar
la preparación con una antelación minimo de veinte (20) días hábiles que permita su planeación y correcta
ejecución.
1. Planificación:
La dependencia responsable deberá solicitar por escrito al despacho del Ministerio o y/o altos directivos la
disponibilidad para participar en el evento si asi lo requiere.
Adicionalmente, como minimo deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:
1.1 Selección y funciones del grupo organizador: La dependencia responsable deberá conformar un
grupo organizador, con máximo cinco (5) funcionarios, tres (3) de los cuales deben ser de la
dependencia organizadora y dos (2) del Grupo de Comunicaciones.
•
Reunirse como minimo con quince (15) dias hábiles de anticipación al evento con el fin de definir los
aspectos previos.
•
Tramitar el préstamo, alquiler o reserva del recinto en el que se realizará el evento, de acuerdo con el
número de invitados y las condiciones necesarias para faciiitar la labor de los exponentes.
•
Definir el listado de invitados
•
Diseñar las tarjetas de invitación, teniendo en cuenta el manual de uso de imagen establecido por la
Presidencia de la República para uso de los Ministerios. Del mismo modo, se debe establecer la
necesidad de elaborar pendones, afiches o cualquier otro material gráfico relacionado con el evento.
•
Realizar una base de datos para el envio de las tarjetas de las invitaciones, la confirmación de la
asistencia al evento, coordinar la entrega de las invitaciones, asi como hacer seguimiento a los cambios
del programa deberá estar a cargo de la dependencia responsabie del tema.
•
El Grupo de Comunicaciones se encargará de realizar el paso a paso del programa del evento de
acuerdo con los insumas que le sean entregados por el área que convoca. Del mismo modo el Grupo de
Comunicaciones será responsable por el registro gráfico, elaboración de material periodístico, elección
de la maestra de ceremonias (si se requiere).
•
En caso de requerir difusión de información a través de los medios de comunicación, el Grupo de
Comunicaciones analizará la pertinencia de realizar una rueda de prensa o si con la difusión mediante el
correo institucional se cumple con la necesidad informativa.
•
Establecer las necesidades de los equipos audiovisuales, hacer la solicitud de préstamo que
corresponda para inspeccionar que se encuentren disponibles y en las condiciones adecuadas será
responsabilidad del Grupo de Comunicaciones.
1.2 Intervención del Ministro (a) de Justicia y del Derecho: La dependencia responsable deberá enviar
en medio magnético a la asistente o secretaria del despacho, con mínimo tres (3) dias de antelación al
evento, el documento que contiene las palabras con que intervendrá el máximo representante de la
entidad.
1.3 Simbolos e invitados especiales: El funcionario designado por el grupo organizador, con ocho (8) dias
hábiles de anticipación deberá solicitar y verificar que el recinto en el que se realizará el evento, cuente
con los simbolos patrios y con los distíntivos de las entidades invitadas, (Si se requiere)
1.4 Invitaciones para los eventos: Las invitaciones que se realicen y que provengan del Ministerio de
Justicia y del Derecho, deberán tener el avalo visto bueno del Diseñador Gráfico de la entidad asi como
el del Grupo de Comunicaciones para su posterior difusión. La imagen gráfica de las invitaciones no
podrá ser distinta a la que el manual de uso de imagen visual lo permita. Las invitaciones deben ser
enviadas por lo menos con quince (15) dias hábiles de anticipación. La dependencia responsable debe
tratar de asegurar la asistencia de cada uno de los invitados, buscando que éste programe su agenda
con el suficiente tiempo.
En caso que el evento sea un conversatorio o similar, en el que se inviten muchas personas sin poder
conocer el número total de asistentes, se sugiere utilizar la frase "Favor presentar la invitación a la
entrada" al final de la invitación.
1.5 Trato especial a personalidades:
El trato especial de "Eminencia" corresponde a los cardenales y para
el encabezamiento de las comunicaciones se usa "Eminencia Reverendísima".
•
El trato de "Excelencia" es el más generalizado, se usa para los Jefes de Estado, Ministros de
Cartera, Nuncios, Legados o Internuncios y Embajadores extranjeros. Al rotular una nota debe
escribirse "Excelentisimo señor", para referirse a los Jefes de Estado y para el resto de
personalidades debe ser "Su excelencia el señor"
•
En el texto de una comunicación no debe emplearse el trato en abreviaturas; este tratamiento es
tolerable solamente en caso de referencia o alusión circunstancial, cuando el que escribe no se dirige
a la persona a quien se aplica y siempre que el titulo y el nombre completo vayan inmediatamente
después. Ejemplo "El Señor Presidente de la República de ... Enrique Santana"
•
Para los exjefe de Estado el tratamiento que se emplea esta precedido por Ex - antes del título que
poseía. Ejemplo: "A continuación con ustedes el Señor Ex Presidente Andrés Rodríguez"
•
Para el jefe de la cartera del Ministerio se una la expresión "Señor Ministro" o "Señora Minístra" y
siempre se le tratará de usted.
EJECUCiÓN DEL EVENTO
1. Registro: El personal designado por el Grupo Organizador debe estar puntualmente en el lugar del
evento para:
•
Recibir y ubicar a los invitados
•
Realizar la inscripción de los invitados
•
Hacer entrega del dossier de prensa y las credenciales a los invitados.
El Grupo Organizador debe estar atento a cualquier tipo de imprevisto que se pueda presentar durante la
ejecución del evento. Se debe poner especial atención a los aspectos técnicos y gráficos, ya que son los
que con mayor frecuencia presentan defectos.
2. Organización
del SaJón
2.1 Escenario: En este sitio se ubicará la mesa de quienes presiden o dirigen la actividad. Para organizar la
mesa príncipal se debe tener en cuenta lo siguiente:
•
La mesa debe estar vestida con un mantel blanco que cubra toda la mesa, encima de éste, debe existir
un mantel de color azul institucional (Pantone 2736c) que termine en punta en el centro de la mesa.
•
De preferencia la mesa principal debe tener invitados de número impar y máximo siete (7) personas.
•
El orden de la ubicación de las personas es de adentro hacia fuera y de adelante hacia atrás. La de
mayor jerarquía ocupa el centro de la mesa, continua por su derecha, luego su izquierda y así
sucesívamente, para lo cual el encargado de organizar la mesa, debe tener en cuenta las precedencias
previstas en el anexo N° 1 del oresente manual.
I Atril
I
_ __
[
Auditorio
)
•
Cuando el evento se encuentren presentes las esposas o esposos de los altos dignatarios de la
República, de los funcionarios nacionales o de los diplomáticos extranjeros; estas (os) deben ser
ubicadas (os) en la primea fila del auditorio y serán nombradas (os) en el saludo protocolario enseguida
del servidor.
•
En la mesa se deben ubicar los nombres de sus ocupantes por ambos lados, para lo cual se utilizarán
los formatos del Anexo N° 2. Cuando el evento sea compartido se ubican los logos de las entidades
externas de acuerdo con los modelos del mismo anexo.
•
Los arreglos florales deben se ubicados en un sitio donde no interfiera con la visibilidad de ninguno de
los participantes de la mesa principal.
•
En la mesa deben ubicarse una jarra con agua y un vaso de cristal en frente de cada silla de los
participantes de la mesa principal. Nota: las jarras deben ser iguales todas, del mimo modo que los
vasos deben ser iguales entre si)
2.2 Pendones: Se deben colocar, en la medida de lo posible el día anterior al evento y guardando la
jerarquización de las entidades participantes. La medida estándar para los pendones cerca de la mesa
principal es de 2 metros de alto por 1.5 metros de ancho, en los posible en impresión mate.
2.3 Atril y micrófonos: El atril debe ir ubicado al lado derecho de quien preside el evento. Los micrófonos
deben ser ubicados uno en el atril y el otro, de ser necesario en la mesa principal. Si la mesa tiene siete (7)
integrantes en lo posible deben existir tres (3) micrófonos en la mesa, uno en el centro y dos en los lados.
2.4 Medios de Comunicación:
se debe determinar la pertinencia o no de convocar medios de
comunicación. De ser necesario contar la presencia de los periodistas, se debe establecer una zona para
ubicar las cámaras de video y los micrófonos. La distancia ideal para ubicar las cámaras y periodistas es a
minimo 2 metros de la mesa principal.
Si la mesa esta sobre una tarima o escenario elevado, las cámaras deben estar en la parte de abajo y no se
podrá invadir el espacio del tránsito de los participantes.
En caso que el evento cuente con público en vivo, las cámaras deberán estar en la parte final del auditorio.
Solo se permitirá el tránsito de cámaras de manera itinerante, no podrán estar fijas delante del público.
~---
--~
/
/
/
,/
Medios
Auditorio
Medios
2.5 Simbolos patrios: En todos los eventos o actos que organice el Ministerio de Justicia y del Derecho
debe estar la bandera de la República de Colombia la cual deberá estar ubicada en a la derecha de la mesa
principal.
.
Cuando la bandera de la República este acompañada de otras banderas, sean de la ciudad, el
departamento o de un pais u organismo de cooperación internacional, estas deberán ubicarse en el
siguiente orden: la de Colombia irá al centro, la segunda bandera en importancia ira a la derecha, la tercera
a la izquierda y así sucesivamente.
2.6 Himno de Colombia: En los actos de carácter público de inauguración o presentación masiva, se debe
entonar el himno de Colombia y en seguida el himno del departamento.
En caso de contar con paises invitados, solo se entona el himno de la República de Colombia y se da inicio
al evento.
2.7 Backing multilogo institucional:
En todos los eventos celebrados en el auditorio del Ministerio de
Justicia y del Derecho, se deberá ubicar el backing multílogo detrás de la mesa principal o atril según sea la
necesidad.
3. Actividades
Conferencias
especificas
para los medios de comunicación
y Ruedas de Prensa
•
La premisa de esta actividad es propender por la proyección de la imagen institucional en los diferentes
escenarios que se atiende a los medios de comunicación.
•
Las ruedas y conferencias de prensa serán convocadas exclusivamente
Comunicaciones mediante orden expresa del Ministro (a) o Viceministros.
•
Los medios de comunicación serán citados a través de boletines de prensa y/o telefónicamente para que
se presenten en el lugar definido, al menos con una (1) hora de anticipación a la hora fijada para el
evento.
•
El sitio asignado para las ruedas de prensa o para celebrar eventos con aforo de periodistas es el
auditorio del noveno (9) piso de la entidad. En ningún otro sitio o piso se permitirá dar declaraciones o
llevará acabo la rueda de prensa.
•
Al finalizar el evento o la rueda de prensa, el Grupo de Comunicaciones prestará la colaboración
necesaria para que los periodistas difundan la información con la mayor claridad posible y a cabalidad
con las declaraciones entregadas.
Entrevistas
por
el
Grupo
de
a medios de comunicación
•
Para las entrevistas concedidas por el (la) Ministro (a) o un funcionario autorizado para tal fin, tendrá que
seguir el siguiente procedimiento:
•
Los medios de comunicación y demás interesados harán su solicitud por escrito al Grupo de
Comunicaciones, informando el tema de la entrevista y presentando un cuestionario de posibles
preguntas, las cuales serán estudiadas y analizada su pertinencia. Después de este procedimiento se
responderá dentro de las próximas 48 horas siguientes.
•
En caso de aceptar la entrevista, el vocero autorizado por el (la) Ministro (a) acordará los detalles y
pormenores con el Jefe del Grupo de Comunicaciones. Este último se comunicará con anticipación con
las personas involucradas para realizar la entrevista: Periodista, vocero autorizado e integrante del
Grupo de Comunicaciones que se designe para su acompañamiento.
•
Los periodistas serán recibidos por el Grupo de Comunicaciones a la hora establecida y se conducirá al
lugar de la entrevista. Así mismo acompañará al periodista durante y después de la entrevista.
•
El Grupo de Comunicaciones grabará para sus archivos la entrevista realizada y su contenido tendrá
carácter reservado.
Anexo B1:
PRECEDENCIA DE FUNCIONARIOS DEL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO.
1. Ministro (a) de Justicia y del Derecho
2. Viceministro de Política Criminal y Justicia Restaurativa
3. Viceministro de Promoción en Justicia
4. Secretario (a) General
5. Director (a) de Justicia Transicional
6. Director (a) de Política Criminal y Penitenciaria
7. Director (a) de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos
8. Director (a) de Justicia Formal y Jurisdiccional
9. Director (a) de Política de Drogas y Actividades Relacionadas
10. Director (a) de Desarrollo del Derecho y del Ordenamiento Juridico
11. Jefe de la Oficina de Asuntos Internacionales
12. Jefe de la Oficina de Información en Justicia
13 Jefe de la Oficina Asesora de Planeación
14. Jefe de la Oficina de Control Interno
15. Jefe de la Oficina Asesora Jurídica
16. Subdirección de Control y Fiscalización de Sustancias Quimicas y Estupefacientes
17. Subdirección Estratégica y de análisis
18 Subdirección de Sistemas
19. Comité sectorial de Desarrollo Administrativo
20. Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno
21. Comisión de Personal
22. Comité de Gerencia
1. PRECEDENCIA DE FUNCIONARIOS DEL GOBIERNO NACIONAL
En concordancia y de acuerdo con el Decreto 0770 DE 1982 del Ministerio de Relaciones Exteriores, por el
cual se expide el reglamento de Protocolo y Ceremonial de la Presidencia de la República., Se acude al
cumplimiento del Artículo 22.- PRECEDENCIA DE FUNCIONARIOS.
Artículo 22. La precedencia de los altos dignatarios de la República y la de los funcionarios nacionales y su
relación con la de los diplomáticos extranjeros queda establecida como se indica a continuación:
1. Presidente de la República
2. Vicepresidente de la República
3. Cardenal Primado
4. Expresidentes de la República
5. (*) Ex vicepresidentes
6. Ministro
de la República
de Relaciones
7. Decano del Cuerpo
8. Embajadores
9. Presidente
Exteriores
(Si hay diplomáticos
Diplomático
Extranjeros
del Congreso
de la República
10. Presidente
de la Corte Suprema
11. Presidente
de la Cámara
12. (*) Presidente
13. Presidente
de Justicia
de Representantes
de la Corte Constitucional
del Consejo
de Estado
14. (*) Presidente
del Consejo
Superior
15. (*) Presidente
del Consejo
Electoral
16. (*) Fiscal General
17. Ministros
o personalidades
de la Judicatura
de la Nación
de Estado en el siguiente
orden:
- Ministro del Interior
- Ministro
de Justicia y del Derecho
- Ministro de Relaciones
Exteriores
- Ministro de Hacienda
- Ministro de Defensa
Nacional
- Ministro de Agricultura
y Desarrollo
- Ministro
Social
de Protección
Rural
- Ministro de Minas y Energia
- M inistro de Comercio,
Industria
- Ministro de Educación
Nacional
- Ministro de Ambiente,
Vivienda
y Turismo
y Desarrollo
Territorial
- Ministro de Comunicaciones
.
- Ministro de Transporte
- Ministro de Cultura
18. Secretario
General
(Alto Comisionado
de la Presidencia
para la Paz)
(Alto Consejero
Presidencial)
(Alto Consejero
para las Comunicaciones)
19. Embajadores
Colombianos
20. Comandante
General
21. Generales
22. Procurador
23. (*) Defensor
de las Fuerzas
y Almirantes
de las Fuerzas
General de la Nación
del Pueblo
Militares
Militares
y de la Policía Nacional
extranjeras)
24. (*) Auditor General de la República
25. Contralor General de la República
26. (*) Contador General de la Nación
27. Registrador del Estado Civil
28. Alcalde Mayor de Bogotá
29. Jefe Departamento Nacional de Planeación
30. Jefes de Departamentos Administrativos (por orden de creación)
a) Aeronáutica Civil (AEROCIVIL)
b) Estadística (DANE)
c) Función Pública
d) Cooperativas (DANCOOP)
31. Secretario General del Ministerio de Relaciones Exteriores (Si hay diplomáticos extranjeros)
32. Mayores Generales y Vicealmirantes
33. Viceministros (mismo orden que los Ministros)
34. Gobernador de Cundinamarca
35. Gobernadores (orden alfabético)
36. Brigadieres Generales y Contralmirantes
37. Arzobispos y Obispos
38. Senadores de la República
39. Representantes a la Cámara
40. (*) Alcaldes de Capitales
41. Magistrados de la Corte Suprema de Justicia
42. (*) Magistrados de la Corte Constitucional
43. Consejeros de Estado
44. (*) Magistrados del Consejo Superior de la Judicatura
45. Jefe de la Casa Militar de la Presidencia
46. Directór General del Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores
(En los actos protocolarios a los cuales asista el Presidente de la República, tendrá Ila precedencia el Jefe
de la Casa Militar. En los demás actos la tendrá el Director General del Protocolo del Ministerio de
Relaciones Exteriores.)
47. Coroneles y Capitanes de Navío
48. Secretarios Departamento Administrativo de la Presidencia
49. Consejeros Presidenciales
50. Encargados de Negocios a. i.
51. Tenientes Coroneles y Capitanes de Fragata
52. Asesores Presidenciales
53. Ministros Consejeros
54. Secretarios Generales de los Ministerios
55. Directores Ministerio Relaciones Exteriores
56. Coordinadores del Protocolo Ministerio de Relaciones Exteriores
57. Gerentes Institutos Descentralizados (orden creación Institutos)
58. Consejeros de Embajada o Legación
59. Edecanes del señor Presidente de la República
60. Mayores o Capitanes de Corbeta
61. Presidente de la Asamblea Departamental
62. Presidente del Tribunal Superior
63. Presidente Concejo Municipal
64. Oficiales Subalternos de las Fuerzas Militares ('se asume es la precedencia que le corresponde en
vista que no ha salido Decreto de acuerdo a la Constitución de 1991)
Precedencia
autoridades
eclesiásticas
1. Papa
2. Cardenales
3. Patriarcas
4. Arzobispos
5. Obispos
6. Prefectos Apostólicos
7. Vicarios Apostólicos
8. Canónigos
9. Monseñores
10. Sacerdotes
Precedencia
organismos
internacionales
1. Coordinación del Sistema de Naciones Unidas
2.
Representación del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo -PNUD-
3. Centro de Información de las Naciones Unidas -CINU4.
Representación Permanente Organización de las Naciones Unidas para la Infancia -UNICEF-
5. Banco Interamericano de Desarrollo -BI D
6. Comisión Económica para América Latina y el Caribe -GEPAL7. Banco Mundial
8. Corporación Andina de Fomento -CAF9. Convenio Andrés Bello -CAB-
10. Organización Panamericana de la Salud -OPS11. Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación -FAO12. Parlamento Andino
13 Organización Internacional para las Migraciones -OIM14. Fondo Latinoamericano de Reservas -FLAR15. Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Derechos Humanos en Colombia
OACNUDH16. Oficina de las Naciones Unidas Contra la Droga y el Delito-UNODC17. Programa Mundial de Alimentos -PMA18. Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados -ACNUR19. Delegación Regional del Comité Internacional de la Cruz Roja -CICR20. Organización de Estados Iberoamericanos -QEI21. Organización de las Naciones Unidas para el Desarrollo Industrial-ONUDI22. Oficina Regional de la Corporación Financiera Internacional- IFC23. Fondo de Población de las Naciones Unidas - UNFPA
24. Centro Mundial de Investigación y Capacitación para la Solución de Conflictos - Universidad para la
Paz
25. Misión de Apoyo al Proceso de Paz (OEA)
26. Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura -IICA27. Centro Regional Área Andina - Organización Iberoamericana de Seguridad Social
28. Organismo Andino de Salud, Convenio Hipólito Unanue (V1I/2006) -ORAS-CON HU29. Centro Internacional de Agricultura Tropical -CIAT.30. Oficina para la Coordinación de Asuntos Humanitarios31. Centro Regional para el Fomento del Libro en América Latina y el Caribe - CERLALC
Anexo B2:
FORMATO DE HABLADORES
Siempre ante cualquier tipo de evento los habladores deben contener el logo horizontal del Ministerio de
Justicia y del Derecho, precedido del logo de Prosperidad para Todos.
SooOl VlIVdl
avOl1l:ldSOlldi.l
hf11IH~3N
' Di: lVIHVl3H8WON
NOMBRE (ARIAL 30 , NEGRILLAI
CARGO (ARIAL 24)
(,PROSPERIDAD
PARA TODOS
En caso que el evento sea organizado por distintas entidades gubernamentales; (Ejemplo: Ministerio de
Justicia y del Derecho, Ministerio de Ambiente y Ministerio de Cultura) se reemplaza el logo principal por el
logo de Gobierno de Colombia, precedido por ellogo de Prosperidad para Todos.
IbVISV 10DOa
\1 blS'OabEISIDVD
(VllIH~3N' Di: WIHVI3H8WON
NOMBRE (ARIAL 30 , NEGRILLAI
CARGO (ARIAL 24)
',PROSPERIDAD
PARA TODOS
Cuando en el evento es organizado en compañia de entidades diferentes a las gubernamentales, se debe
manejar el siguiente orden: Lago Ministerio de Justlcía y del Derecho, Lago Prosperidad para Todos y por
último las entidades participantes.
soaO.l VBVdl
avORl:ldSOlld
lo
ht1'IH~3N• Ol: 'VIHVt 3H8WON
NOMBRE (ARIAL 30 , NEGRILLA)
CARGO (ARIAL 24)
f1PROSPERlDAD
I PARA TODOS
Anexo C
MANUAL DE USO DE CARTELERAS
EN EL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO.
INTRODUCCiÓN.
Las carteleras son un medio de información interna con gran poder de convocatoria y cobertura, dadas las
facilidades de ubicación y la comprensión del material expuesto.
Se caracterizan por tener un sentido informativo que permite la rotación de mensajes, la divulgación de
diferentes eventualidades internas y externas, además, de dar a conocer los múltiples servicios
institucionales.
Debido a la importancia de este medio, el Grupo de Comunicaciones, elaboró el siguiente Manual de uso de
Carteleras que contiene las normas básicas para su diagramación, diseño, ubicación, contenido y
actualización; además, pretende que cada responsable, de las carteleras en la institución, conozca y tenga
una guia para el tratamiento adecuado de las mismas, lo que permitirá coherencia informativa,
fortalecimiento de la imagen y organización en los procesos de comunicación.
Las carteleras corresponden a una parte importante dentro del sistema interno de comunicaciones, por tal
razón es vital hacer de éstas un trabajo coordinado y participativo, en el cual confluyan todos los procesos
de la Entidad.
OBJETIVOS.
•
Informar al público acerca de las actividades que se desarrollan en la Entidad
•
Promover y promocionar los productos y servicios.
•
Servir de canal informativo entre los diversos públicos.
•
Educar para un buen desempeño social y laboral.
•
Promover campañas que fortalezcan la misión y visión.
•
Motivar al público a asumir actitudes que conduzcan al logro de los objetivos sociales y productivos de la
Entidad.
•
Posibilitar la ilustración y la lectura rápida de la información.
REGULACiÓN.
El empleo de las carteleras está abierto a todos los funcionarios del Ministerio de Justicia y del Derecho, con
la condición de acatar las recomendaciones que para ello se han descrito en el presente manual. Es
importante que tenga en cuenta lo siguiente:
Toda persona que haga uso de las carteleras es responsable de lo que a su nombre aparezca en ellas.
Cualquier documento. imagen, ilustración, etc., que no obedezca de manera estricta a lo establecido en el
presente manual será removido en forma inmediata por las personas autorizadas para ello. Algo similar se
hará con avisos o materiales ubicados fuera de las carteleras.
Todos los escritos, afiches u otros documentos de entidades o personas ajenas a la Entidad, y
particularmente aquellos que hagan relación a divulgación de eventos externos, ofrecimiento de bienes o
servicios y proselitismó de cualquier tipo, deberán contar con la autorización previa, respaldada con el
respectivo correo electrónico por parte del Jefe del Grupo de Comunicaciones.
El uso indebido de las carteleras (a titulo de ejemplo: inserción, retiro, mutilación o alteración no autorizada
de materiales; suplantación de nombres o daños físicos a las carteleras, etc.), se considerará falta
disciplinaria.
DESCRIPCION
95Cm
--------~~---------
66 Cm
Las medidas de la carteleras existentes son de 66 Cm por 95 Cm aproximadamente.
de los nueve (9) pisos del Ministerio, cuentan con cartelera,
Actualmente seis (6)
Para poder obtener un mayor aprovechamiento de las carteleras, se debe crear una estructura de manejo
que permita determinar cuál es la mejor ubicación de los mensajes.
Por tal razón la propuesta es dividir el espacio en tres columnas y tres filas, o crear cuatro secciones iguales
de dos por dos.
95Cm
66Cm
UBICACiÓN DE LA INFORMACiÓN
Zona caliente
Zona media
Zona perdida
De acuerdo con un estudio llamado eyetracking se pudo establecer que las personas normalmente tienen un
mismo comportamiento de atención en ciertos espacios.
Para áreas homogéneas como una cartelera, se identificó que las personas siempre ponen mayor atención
a aquello que está situado al lado izquierdo y disminuye su atención de izquierda a derecha de arriba a
abajo.
Del mismo modo se estima que el tiempo de lectura en promedio de un mensaje en una cartelera es de
máximo 3 minutos, la atención de una persona se captura icónicamente y generalmente se recuerdan los
dos primeros párrafos y las cifras.
~!II!!II!!II!!II!J
Zo n a cal ie nt e
La primera zona de una cartelera se denomina como zona caliente, debido a que es el iugar en el más se
fijan las miradas en un primer momento.
Aspectos
a tener en cuenta:
• Los mensajes de esta zona deben ser los que se consideren de mayor interés para las personas que
transitan cerca de a la cartelera .
• Debido a la alta lecturabilidad de la información de esta zona, los mensajes adquieren también una alta
rotación.
Zona media
La segunda sección se llama zona media y como su nombre lo indica el segundo lugar en el que las
personas suelen poner su atención en una cartelera.
Aspectos
a tener en cuenta:
• Los mensajes deben estar construidos de acuerdo con los intereses de las personas que tienen mayor
acceso a esta herramienta. (Análisis de Público)
-
Zona perdida
La última sección se llama zona perdida, puesto que es la parte de la cartelera a la que menos se le presta
atención.
Aspectos
a tener en cuenta:
• Los mensajes deben estar construidos de acuerdo con los intereses de las personas que tiene mayor
acceso a esta herramienta. (Análisis de Público)
• La información debe ir acompañada de gráficos e imágenes fáciles de leer.
DIAGRAMACIÓN
""'''i••
~Ii:
"PROSP£RIDAO
IPARATODOS
I
I
1
1
_1
:-
1::=1-=
~,
CJDD
DO
Interés General
o Clasificados
Actualidad
I--;=::::JII
vIo
I
Actualidad
1
Interés General
Clasificados
Bienestar
1__
I::~==ll::::= LJ
11"--------.1
~r--l
---1
Bienestar
:::::::::::::::=11
1
__ IDO
Generalidades
1. El uso y mantenimiento de las Carteleras debe estar orientado por el Grupo de Comunicaciones. Por lo
tanto si se requiere publicar algún tipo de información en particular se debe comunicar con las personas
integrantes del Grupo de Comunicaciones.
2. El Grupo de Comunicaciones debe seleccionar un "Responsable" por cada piso del edificio y lo debe
capacitar acerca del uso y el mantenimiento de la Cartelera: información relevante, periodo de
publicación y ubicación de la misma.
3. Ninguna persona distinta a las responsables por la publicación de contenido podrá colgar o modificar las
carteleras.
4.
Los seis (6) "Responsables"
Cartelera a su cargo.
deben ser los únicos autorizados para publicar la información
de la
5. No está permitido publicar información que sobrepase las dimensiones de la cartelera.
6. La información publicada tendrá como origen la prensa que llega diariamente a la Entidad, o la generada
en la misma. Para efectos de publicaciones generadas en la entidad destinadas a ser publicadas se
recomienda hacer uso de papel reciclable.
7. Descripción de contenido.
Actualidad: Tecnologia, estilo de vida, actualidad ciudad.
Bienestar: Salud, alimentación, consejos, desarrollo laboral, actividades deportivas organizadas por la
Entidad.
Interés General y/o Clasificados: Información institucional, clasificados, convocatorias.
Cultural o Académico: Eventos internos, Agenda cultural, Fotografías culturales.
8. Está prohibido la publicación de información religiosa, politica, deportiva, con contenido sexual o que
atente contra la buena imagen de la entidad o cualquiera de sus funcionarios.
9. En lo posible la información debe ser la misma en todos los pisos.
Anexo D
MANUAL DE IMAGEN VISUAL.
Consultar documento externo: Manual del sistema gráfico de Ministerio de Justicia y de Derecho - Gobierno
de la República de Colombia. 2012