PROCESO DE ASEGURAMIENTO A LA CALIDAD DE TERCEROS PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO, RECONOCIMIENTO DE PERSONERIAS JURÍDICAS Y APROBACIÓN DE REFORMAS ESTATUTARIAS – Programas de Adopción y Casas de Madres Gestantes PR03.PEV03 24/12/10 Versión 1.0 Página 1 de 7 1. OBJETIVO Garantizar que el otorgamiento, reconocimiento de las personerías jurídicas y/o aprobación de reformas estatutarias, se realice a través de la verificación estandarizada de los requisitos legales definidos, con el fin de que toda institución que desarrolle programas de protección integral a los niños, niñas adolescentes y a sus familias este bajo los lineamientos de la ley 1098 de 2006 y demás normas legales vigentes. 2. ALCANCE Inicia con la recepción de las solicitudes para otorgar o reconocer personerías jurídicas y/o aprobación de reformas estatutarias, incluye la realización de actividades de verificación de requisitos legales, y la expedición del acto administrativo correspondiente, y termina con el registro en la base de datos de Personerías Jurídicas y Reformas Estatutarias. 3. DEFINICIONES Acto administrativo: Manifestación unilateral de voluntad de quien ejerce función administrativa, conforme a la cual dispone, decide o resuelve una situación administrativa, para como consecuencia crear, modificar o extinguir un derecho o una relación de derecho. Institución: Unidad de servicio en donde se desarrolla el proceso de atención a los niños, niñas, adolescentes y a sus familias. Representa el contexto físico, funcional, operativo y conceptual que sirve de referente para la prestación del servicio. Persona Jurídica: De acuerdo con el artículo 633 del Código Civil, “se llama persona jurídica, una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles y de ser representada judicial y extrajudicialmente”. Otorgamiento de Personería jurídica: Es el reconocimiento legal que efectúa el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF, mediante acto administrativo, de la existencia de una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles en sus relaciones jurídicas dentro del ámbito del Sistema Nacional de Bienestar Familiar. Reconocimiento de Personería Jurídica: Es el acto administrativo mediante el cual el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF le reconoce personería jurídica a una institución, cuando esta ha sido otorgada inicialmente por otra autoridad o cuando se ha registrado inicialmente ante la Cámara de Comercio, por fuera del régimen especial de las instituciones del Sistema Nacional de Bienestar Familiar que prestan servicios de protección integral. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! PROCESO DE ASEGURAMIENTO A LA CALIDAD DE TERCEROS PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO, RECONOCIMIENTO DE PERSONERIAS JURÍDICAS Y APROBACIÓN DE REFORMAS ESTATUTARIAS – Programas de Adopción y Casas de Madres Gestantes PR03.PEV03 24/12/10 Versión 1.0 Página 2 de 7 4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No Actividad Responsable Registro Jefe Oficina de Aseguramiento a la Calidad Memorando Inicio 1 Designar al profesional en Derecho, máximo al día siguiente a la entrega completa de los documentos. Revisar que los documentos de la solicitud de otorgamiento o reconocimiento de la Personería Jurídica y/o aprobación de la Reforma Estatutaria correspondan a la totalidad y al contenido de los requisitos exigidos (Ver Anexo 2: Resolución No. 3899 del 8 de septiembre de 2010. Artículo 7 y 10). 2 ¿Los documentos dan cuenta del cumplimiento de los requisitos? No: Ir a la actividad No. 3 Formato de Solicitud Profesional designado en la Formato itinerario Oficina de Aseguramiento a la Instrumento de Calidad verificación de requisitos Si: Pase a actividad No. 5 3 Solicitar al Representante Legal designado, los documentos faltantes o la corrección o modificación de la información entregada. Profesional Oficio designado en la Oficina de Formato itinerario Aseguramiento a la Calidad Recibir los documentos solicitados, modificados o corregidos. 4 ¿Los documentos fueron complementados, corregidos o modificados en un término máximo de 2 meses calendario? Si: Pase a actividad No. 2 No: Se entiende como desistida la solicitud y se genera auto de trámite. Finaliza Realizar el estudio y la verificación documental del cumplimiento de los requisitos legales. 5 6 Nota: Los dos meses para decidir la solicitud inicia en esta actividad. Elaborar el concepto para el otorgamiento, reconocimiento de una personería jurídica y/o aprobación de reforma estatutaria. Formato itinerario Profesional designado en la Oficina de Instrumento de Aseguramiento a la verificación de Calidad requisitos Auto de trámite Profesional Instrumento de designado en la verificación de Oficina de requisitos Aseguramiento a la Calidad Formato itinerario Profesional designado en la Oficina de Concepto de otorgamiento o reconocimiento Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! PROCESO DE ASEGURAMIENTO A LA CALIDAD DE TERCEROS PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO, RECONOCIMIENTO DE PERSONERIAS JURÍDICAS Y APROBACIÓN DE REFORMAS ESTATUTARIAS – Programas de Adopción y Casas de Madres Gestantes No Actividad PR03.PEV03 24/12/10 Versión 1.0 Página 3 de 7 Responsable Registro Aseguramiento a la de una personería Calidad jurídica y/o aprobación de reforma estatutaria Concepto Solicitar la elaboración del acto administrativo a la Oficina Asesora Jurídica (Sede Nacional). 7 Elaborar el acto administrativo para firma de la Dirección General. (Ver procedimiento revisión de actos administrativos) en el proceso Gestión Jurídico – Administrativa. 8 Notificar al administrativo representante legal del Memorando Oficina Asesora Jurídica Acto administrativo Oficina Asesora Jurídica Acta de notificación acto ¿La institución presenta recurso de reposición dentro del término de los 5 días hábiles siguientes a la notificación? 9 Jefe Oficina de Aseguramiento a la Calidad Si: Tramitar recurso de reposición. Pasa a la actividad 10 No: Expedir constancia de ejecutoria. Finaliza ¿El acto administrativo está en firme? Si: Registrar el acto administrativo en la herramienta definida para tal fin. Pase a la actividad 10 11 No: Verificar el resultado del recurso. Ir a la Actividad No. 9 11 Registrar el acto administrativo en la herramienta definida para tal fin. Remitir copia del Acto Administrativo con la 12 constancia de ejecutoria a la Oficina de Aseguramiento a la Calidad a nivel nacional. Profesional Formato Itinerario designado en la Oficina de Aseguramiento a la Base de datos Calidad Profesional designado en la Formato Itinerario Oficina de Base de datos Aseguramiento a la Calidad Oficina Asesora Jurídica Memorando Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! PROCESO DE ASEGURAMIENTO A LA CALIDAD DE TERCEROS PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO, RECONOCIMIENTO DE PERSONERIAS JURÍDICAS Y APROBACIÓN DE REFORMAS ESTATUTARIAS – Programas de Adopción y Casas de Madres Gestantes No Actividad Actualizar el registro de personerías jurídicas 13 otorgadas, reconocidas o negadas, y las reformas estatutarias aprobadas. Comunicar a la Dirección de Protección, y al Director Regional correspondiente, el acto 14 administrativo sobre personerías jurídicas para el programa de adopción y casa de madres gestantes. Fin PR03.PEV03 24/12/10 Versión 1.0 Página 4 de 7 Responsable Registro Profesional designado en la Formato Itinerario Oficina de Aseguramiento a la Base de datos Calidad Jefe Oficina de Aseguramiento a la Calidad Memorando 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA • • • • • • • Constitución Política de Colombia 1991 (Art. 189) Ley 7 de 1979 Decreto Reglamentario 2388 de 1979 Ley 1098 de 2006 Resolución No. 3899 del 8 de septiembre de 2010 Convenios y Tratados Internacionales relacionados con Adopción vigentes Procedimiento revisión de actos administrativos 6. RELACIÓN DE FORMATOS • • • • • Concepto Formato itinerario Formato de solicitud de otorgamiento o reconocimiento de personerías jurídicas Instrumento de verificación de requisitos para el otorgamiento, reconocimiento de personerías jurídicas y aprobación de reformas estatutarias Base de Datos Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! PROCESO DE ASEGURAMIENTO A LA CALIDAD DE TERCEROS PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO, RECONOCIMIENTO DE PERSONERIAS JURÍDICAS Y APROBACIÓN DE REFORMAS ESTATUTARIAS – Programas de Adopción y Casas de Madres Gestantes PR03.PEV03 24/12/10 Versión 1.0 Página 5 de 7 7. DIAGRAMA DE FLUJO Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! PROCESO DE ASEGURAMIENTO A LA CALIDAD DE TERCEROS PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO, RECONOCIMIENTO DE PERSONERIAS JURÍDICAS Y APROBACIÓN DE REFORMAS ESTATUTARIAS – Programas de Adopción y Casas de Madres Gestantes PR03.PEV03 24/12/10 Versión 1.0 Página 6 de 7 ANEXOS Anexo 1. Naturaleza de los Cambios Anexo 2. Resolución No. 3899 del 8 de septiembre de 2010. Artículo 7 y 10 ANEXO 1: NATURALEZA DE LOS CAMBIOS Ítem Modif. Nombre del ítem Descripción del Cambio ANEXO 2: RESOLUCIÓN NO. 3899 DEL 8 DE SEPTIEMBRE DE 2010. ARTÍCULO 7 Y 10 PERSONERÍAS JURÍDICAS PARA INSTITUCIONES DEL SISTEMA NACIONAL DE BIENESTAR FAMILIAR QUE PRESTAN SERVICIOS DE PROTECCIÓN INTEGRAL A LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES Y A SUS FAMILIAS ARTÍCULO 7.- REQUISITOS.- Los interesados en obtener el otorgamiento o el reconocimiento de personería jurídica por parte el ICBF, deberán presentar ante el Instituto los soportes que demuestren que cumplen con los siguientes requisitos: 1. Estar debidamente representadas, para lo cual se deberá adjuntar el documento de elección o nombramiento del cargo de Representante Legal y de los miembros del Consejo de Fundadores o de la Junta Directiva o quienes hagan sus veces. Así mismo documento donde conste su aceptación al cargo y la copia del documento de identificación de las personas que intervengan en la persona jurídica 2. Encontrarse legalmente constituidas, para lo cual deberán aportar documento de constitución de la persona jurídica y los estatutos vigentes, que expresen: a. El domicilio de la persona jurídica y el de las distintas sedes que se establezcan en el mismo acto de constitución. b. El objeto social, haciendo una enunciación clara y completa de las actividades principales, y donde se observe que incluya el desarrollo de programas y proyectos de protección integral, para niños, niñas, adolescentes y para sus familias. c. La forma de administrar los negocios sociales, con indicación de las atribuciones y facultades de sus administradores. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! PROCESO DE ASEGURAMIENTO A LA CALIDAD DE TERCEROS PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO, RECONOCIMIENTO DE PERSONERIAS JURÍDICAS Y APROBACIÓN DE REFORMAS ESTATUTARIAS – Programas de Adopción y Casas de Madres Gestantes PR03.PEV03 24/12/10 Versión 1.0 Página 7 de 7 d. Las fechas en que se realizan los inventarios y balances generales, y las reservas que deban hacerse. e. El término de duración de la persona jurídica y las causales de disolución anticipada. f. Las facultades y obligaciones del representante legal, el Consejo de Fundadores, los miembros de junta directiva, (principales y suplentes) o de quienes hagan sus veces, y del revisor fiscal, cuando el cargo esté previsto en la ley. g. El quórum decisorio y el régimen de mayorías. 3. Quienes ocupan el cargo de representante legal, de miembros del consejo de fundadores, de junta directiva o quienes hagan sus veces, deberán presentar certificados de antecedentes penales, disciplinarios o fiscales, expedidos por las autoridades competentes en los cuáles conste que no han sido sancionados, ni tienen impedimentos o inhabilidades para desempeñar sus funciones. 4. Contar la persona jurídica con bienes y patrimonio suficientes para el cumplimiento del objeto, de acuerdo con lo señalado en las normas vigentes. Cuando se trate de Fundaciones, se deberá anexar certificación de los bienes afectados y su cuantía, debidamente certificados por el revisor fiscal y registrados en los estados contables. ARTÍCULO 10.- REFORMA DE LOS ESTATUTOS.- En los eventos en que se requiera realizar una reforma a los estatutos de la persona jurídica, el Representante Legal deberá: 1. Presentar la solicitud de reforma estatutaria ante la Dirección General o la Dirección Regional ICBF del domicilio de la persona jurídica, según sea el caso, anexando copia del acta donde conste la aprobación del órgano competente o la instancia autorizada para surtir y aprobar la reforma. 2. Presentar dos (2) ejemplares de los estatutos como quedarían reformados, los cuales deberán estar avalados con la firma del Secretario y Presidente del máximo órgano, o por quienes hagan sus veces. 3. Una vez aprobada la reforma estatutaria por parte del ICBF mediante acto administrativo, uno (1) de los ejemplares será devuelto con la correspondiente constancia. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!