instituto de hidrología, meteorología y estudios ambientales ideam

MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
INSTITUTO DE HIDROLOGÍA, METEOROLOGÍA Y ESTUDIOS AMBIENTALES IDEAM
Generar conocimiento y garantizar el acceso a la información sobre el estado de los recursos naturales y condiciones hidrometeorológicas de todo el país para la toma de decisiones de la población, autoridades, sectores económicos y
sociales de Colombia y para:
MISIÓN
Sistema Nacional Ambiental: Apoyo a la gestión ambiental de las autoridades ambientales, ordenamiento territorial y conservación de ecosistemas.
Sistema Nacional de Prevención y Atención de Desastres: Prevención y reducción del riesgo asociado a la ocurrencia de fenómenos hidrometeorológicos extremos.
Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología: Transferencia del conocimiento y tecnologías en temas ambientales y de desarrollo.
Sistema Nacional de Áreas Protegidas: Generación de información que contribuya a la conservación y ordenamiento, monitoreo de glaciares, deforestación (bosque, agua, carbono), estructura ecológica principal, pago por servicios
ambientales, etc.
Sistema Mundial de Información: Pronósticos y predicciones mundiales.
IDENTIFICACIÓN
Proceso
Objetivo
Causas
Gestión Jurídica y
Contractual
Adquirir los bienes y/o servicios requeridos para el desarrollo de la
mision de la entidad a traves de la celebracion de contratos y/o
convenios. Asegurar la viablidad juridica de cada uno de las
actuaciones de instituto, mediante la adecuada aplicacion de
conceptos, procedimientos y normas juridicas.
Supervisores o interventores no remiten documentación sobre la
ejecución contractual de manera oportuna.
Gestión Jurídica y
Contractual
Gestión Jurídica y
Contractual
Adquirir los bienes y/o servicios requeridos para el desarrollo de la
mision de la entidad a traves de la celebracion de contratos y/o
convenios. Asegurar la viablidad juridica de cada uno de las
actuaciones de instituto, mediante la adecuada aplicacion de
conceptos, procedimientos y normas juridicas.
Adquirir los bienes y/o servicios requeridos para el desarrollo de la
mision de la entidad a traves de la celebracion de contratos y/o
convenios. Asegurar la viablidad juridica de cada uno de las
actuaciones de instituto, mediante la adecuada aplicacion de
conceptos, procedimientos y normas juridicas.
# de
Riesgo
1
Personal de Archivo limitado.
Contratistas aportan documentación de forma extemporánea.
Inobservancia de la norma. Deficiencia en la estructuración del
plan de contratación. Estudios previos o de factibilidad superficiales.
Estudios previos o de factibilidas manipulados por personal
interesado en el futuro proceso de contratación. ( Establecimiento
necesidades inexistentes o aspectos que benefician a una firma en
particular)
Disposiciones establecidas en los pliegos de condiciones que
permiten a los participantes direccionar los procesos hacia un
grupo en particular.
Adendas que cambian condiciones generales del procesos para
favorecer a grupos determinados.
Riesgo
Perdida, alteración, ausencia y díficil
acceso a la documentación precontractual y contractual
ANÁLISIS
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
Probabilidad de
Tipo de Administrac
Materialización
Control
ion del
Casi seguro
PREVENTIVO
EVITAR
SEGUIMIENTO
Acciones
Seguimiento a la implementación de los procedimientos y politicas de Gestión
Documental.
Responsable
Grupo de documentación, archivo,
correspondencia y orientación al
ciudadano.
Supervisores de Conttato
Actualizar el manual de contratación de la entidad, divulgacion y capacitación.
2
Fallla en la objetividad en los procesos
de selección de contratación .
Casi seguro
PREVENTIVO
REDUCIR
Garantizar que los estudios previos se construyan de manera conjunta con el
area respectiva.
Oficina Asesora Juridica
Realizar seguimiento a los controles implementados en el proceso de
contratación. (Registros de la revisión de la jefe de la oficina asesora Jurdca)
Actualizar el manual de contratación de la entidad, divulgacion y capacitación.
3
Favorecimiento a terceros
Casi seguro
PREVENTIVO
REDUCIR
Contratar con compañias de papel, las cuales son especialmente
creadas para participar procesos específicos, que no cuentan con
experiencia, pero si con musculo financiero.
Gestión Jurídica y
Contractual
Adquirir los bienes y/o servicios requeridos para el desarrollo de la
mision de la entidad a traves de la celebracion de contratos y/o
convenios. Asegurar la viablidad juridica de cada uno de las
actuaciones de instituto, mediante la adecuada aplicacion de
conceptos, procedimientos y normas juridicas.
No realizar de forma adecuada e intencional la verificación,
evaluación y selección de ofertas .
4
Fallas en las atención de
requerimientos , que se podrían
traducir en pérdidas economicas y/o
sanciones legales.
Casi seguro
PREVENTIVO
REDUCIR
Gestión Jurídica y
Contractual
Adquirir los bienes y/o servicios requeridos para el desarrollo de la
mision de la entidad a traves de la celebracion de contratos y/o
convenios. Asegurar la viablidad juridica de cada uno de las
actuaciones de instituto, mediante la adecuada aplicacion de
conceptos, procedimientos y normas juridicas.
La utilización de las causales de contratación directa en indebida
forma . Desconocimiento de las normas juridicas
5
Aplicación de requisitos indebidos en
la Contratación directa.
Casi seguro
PREVENTIVO
EVITAR
Realizar seguimiento a los controles implementados en el proceso de
contratación.
Oficina Asesora Juridica
Actualizar el manual de contratación de la entidad, divulgacion y capacitación.
Realizar seguimiento a los controles implementados en el proceso de
contratación.
Oficina Asesora Juridica
Actualizar el manual de contratación de la entidad, divulgacion y capacitación.
Realizar seguimiento a los controles implementados en el proceso de
contratación.
Oficina Asesora Juridica
IDENTIFICACIÓN
ANÁLISIS
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
Probabilidad de
Tipo de Administrac
Materialización
Control
ion del
Proceso
Objetivo
Causas
# de
Riesgo
Gestión Jurídica y
Contractual
Adquirir los bienes y/o servicios requeridos para el desarrollo de la
mision de la entidad a traves de la celebracion de contratos y/o
convenios. Asegurar la viablidad juridica de cada uno de las
actuaciones de instituto, mediante la adecuada aplicacion de
conceptos, procedimientos y normas juridicas.
Concentración de labores de supervisión de los contratos de
prestación de servicios en pocos funcionarios . Designación de
funcionarios que no cuentan con la competenia para ejercer la
supervición de contratos de prestación de servicios
6
Designar la supervisión de los
contratos de prestación de servicios
de forma inadecuada.
Casi seguro
PREVENTIVO
Gestión Jurídica y
Contractual
Adquirir los bienes y/o servicios requeridos para el desarrollo de la
mision de la entidad a traves de la celebracion de contratos y/o
convenios. Asegurar la viablidad juridica de cada uno de las
actuaciones de instituto, mediante la adecuada aplicacion de
conceptos, procedimientos y normas juridicas.
Falta de articulación entre los procesos misionales y la Oficina
Asesora Juridica.
Deficiencias en el manejo documental.
Respuesta Inoportuna de la solicitud a las diferentes dependencias.
Respuesta incompleta o no relacionada con la solicitud de parte de
las dependencia.
7
Demora en la respuesta a los
derechos de petición de los usuarios
Casi seguro
Gestión Jurídica y
Contractual
Adquirir los bienes y/o servicios requeridos para el desarrollo de la
mision de la entidad a traves de la celebracion de contratos y/o
convenios. Asegurar la viablidad juridica de cada uno de las
actuaciones de instituto, mediante la adecuada aplicacion de
conceptos, procedimientos y normas juridicas.
El Comité de Conciliacion presenta recomendaciones para las
contestaciones de demandas en contra de la Entidad y puede que
estas no sean tenidas en cuenta por los apoderados externos, a
pesar de que sean dadas a conocer mediante comunicación escrita
por parte del Comité de Conciliación.
8
Omisión a las directrices dadas por el
Comité de Conciliación.
Posible
Legal y sancionatorio
Investigar y fallar sobre presuntas conductas de los servidores publicos
del instituto de conformidad con las disposiciones establecidas en el
CDU y normas concordantes.
Falta de atención a los procesos disciplinarios por parte del
funcionario designado para adelantar el proceso en segunda
instancia.
Riesgo
SEGUIMIENTO
Acciones
Responsable
EVITAR
Realizar capacitación a los supervisores del contrato, respecto a sus deberes
y lineamientos para el seguimiento poscontractual.
Oficina Asesora Juridica
PREVENTIVO
EVITAR
Realizar ruta de seguimiento de respuestas de derechos de peticion. Y
generar alertas a la direccion general.
Oficina Asesora Juridica
PREVENTIVO
EVITAR
Realizar seguimiento a las decisiones emitidas por el comité de conciliacion y
dejarlo por escrito.
Oficina Asesora Juridica
Realizar seguimiento a los apoderados externos, y llevar trazabilidad.
9
Vencimiento de los términos previstos
para el tramite de los procesos
disciplinarios contra funcionarios de la
entidad en segunda instancia.
Posible
PREVENTIVO
EVITAR
Verificar el cumplimiento de los tiempos, y generar alertas a la alta direccion
para tomar correctvos.
Coordinación de control interno
disciplinario
Dificultad en la recoleccion de información.
Gestion de recursos
Informaticos y
tecnologicos.
Servir como apoyo a todos los procesos del Instituto, en cuanto al
mantenimiento y soporte tecnico de los sistemas de información tanto
misionales como de apoyo administrativo, garantizando a los usuarios el
acceso a las herramientas informaticas a traves de una infraestructura
tecnologica adecuada yq eu cumpla con los requisitos de oportunidad,
disponibilida y seguridad.
Conductas que pueden originarse en el anonimato ofrecido por
Internet, ejemplo envío de correo calumniosos
10
Divulgación indebida de contenidos
Posible
PREVENTIVO
EVITAR
Realizar seguimiento a las controles relacionadas con la seguridad de la
informacion en general.
Oficina de Informatica
Gestion de recursos
Informaticos y
tecnologicos.
Servir como apoyo a todos los procesos del Instituto, en cuanto al
mantenimiento y soporte tecnico de los sistemas de información tanto
misionales como de apoyo administrativo, garantizando a los usuarios el
acceso a las herramientas informaticas a traves de una infraestructura
tecnologica adecuada yq eu cumpla con los requisitos de oportunidad,
disponibilida y seguridad.
Estafas por pagos en línea.
11
Suplantación de identidad para desviar
los pagos que se realizan por compra
de información.
Posible
PREVENTIVO
REDUCIR
Realizar seguimiento a las controles relacionados con los pagos en linea.
Oficina de Informatica
Gestion de recursos
Informaticos y
tecnologicos.
Servir como apoyo a todos los procesos del Instituto, en cuanto al
mantenimiento y soporte tecnico de los sistemas de información tanto
misionales como de apoyo administrativo, garantizando a los usuarios el
acceso a las herramientas informaticas a traves de una infraestructura
tecnologica adecuada yq eu cumpla con los requisitos de oportunidad,
disponibilida y seguridad.
Violación de derechos de autor.
12
Utilización de software no autorizado o
no licenciado, instalación de software
indebido.
Casi seguro
PREVENTIVO
REDUCIR
Actualizar y divulgar los procedimientos respecto al uso de software de la
entidad.
Campañas de sensibilizacion respecto a Seguridad de la Información.
Oficina de Informatica
IDENTIFICACIÓN
Proceso
Objetivo
Causas
# de
Riesgo
Gestion de recursos
Informaticos y
tecnologicos.
Servir como apoyo a todos los procesos del Instituto, en cuanto al
mantenimiento y soporte tecnico de los sistemas de información tanto
misionales como de apoyo administrativo, garantizando a los usuarios el
acceso a las herramientas informaticas a traves de una infraestructura
tecnologica adecuada yq eu cumpla con los requisitos de oportunidad,
disponibilida y seguridad.
Falta normatividad sobre uso del software de la entidad
13
Gestion de recursos
Informaticos y
tecnologicos.
Servir como apoyo a todos los procesos del Instituto, en cuanto al
mantenimiento y soporte tecnico de los sistemas de información tanto
Funcionarios que venden la información del instituto para beneficio
misionales como de apoyo administrativo, garantizando a los usuarios el
personal.
acceso a las herramientas informaticas a traves de una infraestructura
Tráfico de influencias
tecnologica adecuada yq eu cumpla con los requisitos de oportunidad,
disponibilida y seguridad.
14
Posible
PREVENTIVO
EVITAR
SEGUIMIENTO
Acciones
Actualizar y divulgar los procedimientos respecto al uso de software de la
entidad.
Responsable
Oficina de Informatica
Fuga de información misional (la razon
de ser) de la entidad
Identificar los canales de fuga de información misional del instituto y los
respectivos controles con el fin de ser evaluados.
Posible
PREVENTIVO
Oficina de Informatica
REDUCIR
Campañas de sensibilizacion respecto a Seguridad de la Información.
15
Ofrecer a todos los ciudadanos/ clientes del instituto, orientacion
oportuna, trato amable y respuestas efectivas, con respecto a todas las
Falta de controles en los procedimientos de ingresos en los tramites.
solicitudes de informacion relacionadas con el cumplimiento de la
mision del instituo, en el marco de la politica, un mejor estado al servicio
de los ciudadanos.
16
Optimizar el manejo de los recursos financieros del instituto
Gestion de Inversiones garantizando el recaudo de los ingresos y el pago de los compromisos
y tesoreria
de manera transparente eficiente y oportuna asi como al admon de los
excedentes en forma eficiente y segura
Sistemas de información susceptibles
de manipulación o alteración.
ANÁLISIS
MEDIDAS DE MITIGACIÓN
Probabilidad de
Tipo de Administrac
Materialización
Control
ion del
Campañas de sensibilizacion respecto a Seguridad de la Información.
Desconocimiento de los terminos legales establecidos para
responder y las consecuencias del incumplimiento.
Ofrecer a todos los ciudadanos/ clientes del instituto, orientacion
No trasladar la queja, reclamo, solicitud o sugerencia o asignarla
oportuna, trato amable y respuestas efectivas, con respecto a todas las
Atención a ciudadanos
equivocadamente
solicitudes de informacion relacionadas con el cumplimiento de la
y usuarios
Falta de idoneidad del funcionario en el tema de la queja, reclamo o
mision del instituo, en el marco de la politica, un mejor estado al servicio
sugerencia asignada.
de los ciudadanos.
Fallas en la revisión periódica del sistema de gestión documental y/o
aplicativo WEB.
Atención a ciudadanos
y usuarios
Riesgo
Sensibilización permanente del responsable de atención al ciudadano de
cada una de las subdirecciones.
Incumplimientos legales de los
terminos de respuesta establecidos
para atender la queja, reclamo.
Posible
PREVENTIVO
REDUCIR
Evaluar la implementacion de alertas en el modulo WEB Orfeo.
Grupo de documentación, archivo,
correspondencia y orientación al
ciudadano.
Realizar seguimiento a los tiempos de respuesta por areas para PQR, e
informar a la Direccio General.
Cobro por realización de trámites que
no requieren cobro.
Posible
PREVENTIVO
REDUCIR
No registrar los cobros recibidos por
los trámites.
Actualización de los procedimientos de los trámites en la entidad, con el fin de
revisar e implementar nuevos controles, si aplica. .
Secretaria General
Oficina Asesora de Planeación
Falta de controles en los procedimientos de supervisión de contratos
y en los procedimientos de pago.
Falta de control desde la generacion del plan de contratación y
programacion del presupuesto
Falta de control en las contrataciones
17
Desviación de recursos del
presupuesto en el proceso de pago.
Posible
PREVENTIVO
EVITAR
Contar con los registros auxiliares que permitan identificar y controlar los
rubros de inversión
Secretaria General